1. No category

Problemer med NemRefusion?
Læs her!
Lanceringen af NemRefusion har givet anledning til en række henvendelser ang. systemets funktionaliteter
og muligheder.
Denne vejledning indeholder svar på de spørgsmål, som stilles hyppigst, og er et supplement til informationerne, som findes på hjemmesiden www.nemrefusion.dk. Vejledningen henvender sig til både arbejdsgivere og kommuner.
Indhold
1. Hvad sker der ved anmeldelse af fravær i NemRefusion? ............................................................................ 1
2. Hvorfor kan anmeldelsen ikke signeres med det samme?............................................................................ 2
3. Hvad er venteregisteret? ............................................................................................................................... 3
5. Hvornår kan jeg signere anmeldelser og anmodninger?............................................................................... 3
6. Underretningsbreve ...................................................................................................................................... 3
7. Konverterede indberetninger ........................................................................................................................ 4
8. Ha’ styr på CVR-, SE- og P-numre. ................................................................................................................. 6
9. Hvordan håndteres sletning af indberetninger og hvem kan gøre det? ....................................................... 6
10. Kan jeg indberette ’gamle’ fravær? ............................................................................................................. 6
11. Hvordan skal lønnen angives og skal den være inklusiv pensionsbidrag? .................................................. 6
1. Hvad sker der ved anmeldelse af fravær i NemRefusion?
NemRefusion giver mulighed for digital anmeldelse af sygefravær eller anmodning om syge- eller barselsdagpenge.
Der er udarbejdet forskelligt informationsmateriale, som beskriver de nye muligheder, som arbejdsgivere og
kommuner har fået med NemRefusion. Du kan finde materialet på www.nemrefusion.dk under henholdsvis
’Arbejdsgiver’/’Selvstændig’/’A-kasse’ og ’Myndighed’.
Figuren på næste side viser sammenhængen mellem NemRefusion og de øvrige it-systemer på syge- og
barseldagpengeområdet.
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
Figur 1: Sammenhæng mellem NemRefusion og tilgrænsende systemer på syge- og barseldagpengeområdet
2. Hvorfor kan anmeldelsen ikke signeres med det samme?
NemRefusion indeholder en række kontroller (valideringer) og regelsæt, som understøtter den gældende
lovgivning omkring indberetninger af fravær og anmodninger om refusion. De væsentligste regler er:
•
Arbejdsgiverperiode (15-dages reglen): Anmeldelser for lønmodtagere, hvor der er en arbejdsgiverperiode på 21 dage, kan først signeres og stilles til rådighed for kommunen på dag 15 efter første fraværsdato. Reglen er implementeret på baggrund af drøftelser mellem Arbejdsmarkedsstyrelsen og
Kommunernes Landsforening (KL).
Er der grundlag for tidlig refusion – eksempelvis § 56 eller fleksjob – kan indberetningen signeres og
stilles til rådighed for kommunen på datoen for dagpengerettens indtræden (typisk første fraværsdato
eller dagen efter for de forsikrede arbejdsgivere).
•
Månedsreglen: Der kan maksimalt signeres en ny refusionsanmodning med en måneds mellemrum.
Reglen er baseret på den gældende lovgivning og gælder kun sygdomsfravær.
Reglen gælder kun ’løbende fravær’, hvorfor man gerne må signere anmodningen tidligere, såfremt
den fraværende er raskmeldt.
For begge regler gælder, at de skal være overholdt for at kunne signere en anmeldelse eller en anmodning
og dermed færdiggøre indberetningen.
Man kan altid gemme indberetninger som kladder, hvis ikke alle informationer er tilgængelige, eller indberetningen ikke overholder ovennævnte regler. Indberetningen vil så blive placeret i NemRefusions venteregister indtil datoen for mulig signering indtræder og have statussen Kladde.
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
2
3. Hvad er venteregisteret?
NemRefusions venteregister er det register, som gemmer de indberetninger, der på baggrund af første fraværsdato eller seneste dato for indberettet refusionsanmodning, endnu ikke kan signeres og afleveres til
kommunen.
I venteregistret gemmes datoen for hvornår det er muligt at signere indberetningen og aflevere den til
kommunen. Venteregistret kan ikke indeholde signerede indberetninger.
Hvis f.eks. første fraværsdato er angivet med en fremtidig dato, placeres anmeldelsen automatisk i venteregistret.
Hvordan får jeg besked om indberetninger i venteregistret?
Venteregistret indeholder en oversigt over arbejdsgiverens indberetninger, som endnu ikke er færdigbehandlede eller venter på at blive signeret, når det er muligt grundet tidsfristerne.
I NemRefusion dannes der en række meddelelser, som man kan vælge at få vist, når en given dato indtræffer og indberetningen f.eks. kan signeres. Det er den enkelte arbejdsgivers ’Virk-administrator’, der skal
registrere, hvilke meddelelser I ønsker at modtage. Det gøres i NemRefusions administrationsmodul.
OBS: Du kan finde detaljeret information om brugen af NemRefusions meddelelser i brugervejledningens
afsnit 3.7 og 3.10.
5. Hvornår kan jeg signere anmeldelser og anmodninger?
Anmeldelser for lønmodtagere, hvor der er en arbejdsgiverperiode på 21 dage, kan først signeres og stilles
til rådighed for kommunen på dag 15 efter første fraværsdato, jf. beskrivelsen af 15-dages reglen ovenfor.
Alle andre typer anmeldelser kan signeres på datoen for dagpengerettens indtræden.
Der kan maksimalt signeres en ny refusionsanmodning ang. sygdomsfravær med en måneds mellemrum.
Dette gælder dog kun ’løbende fravær’, hvorfor man gerne må signere anmodningen tidligere, såfremt den
fraværende er raskmeldt.
6. Underretningsbreve
Hver gang en indberetning (anmeldelse, sygefraværssamtale eller ny refusionsanmodning) signeres udsendes der et såkaldt underretningsbrev, som indeholder kopi af de indberettede oplysninger. Underretningsbrevet tilgår den fraværende med henblik på kontrol af de indberettede oplysninger.
I perioden 23. aug. til 27. sept. 2010 blev der desuden udsendt et underretningsbrev, når arbejdsgiveren
rettede en allerede signeret indberetning eller når kommunen rettede i indberettede beregningsoplysninger
(sådanne rettelser sendes automatisk retur til NemRefusion, hvor arbejdsgiveren kan se dem).
Hvem gør hvad med underretningsbrevene?
Hver gang en indberetning signeres, udsender NemRefusion et underretningsbrev til den fraværende.
NemRefusion stiller automatisk brevet til rådighed for kommunen (det vedhæftes indberetningen, som hentes ind i det kommunale fagsystem).
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
3
Kan arbejdsgiveren se underretningsbrevene i NemRefusion?
Den indberettende arbejdsgiver har ikke adgang til at se underretningsbrevet. Det skyldes, at underretningsbrevet bl.a. fungerer som en kontrol af arbejdsgiverens indberetning.
Hvordan forholder arbejdsgiver og kommunen sig?
For visse indberetninger skal den fraværende besvare underretningsbrevet med supplerende oplysninger og
returnere det til kommunen inden for en given tidsfrist. Svaret anvendes af kommunen i den videre sagsbehandling.
Underretningsbreve sendes aldrig til arbejdsgiveren.
7. Konverterede indberetninger
I forbindelse med lanceringen af NemRefusion blev der foretaget konvertering af tidligere indberetninger.
Konverteringen omfatter indberetninger foretaget i den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk og indberetninger foretaget på papir (disse konverteres fra det kommunale fagsystem). Konverteringen sker for at
hjælpe arbejdsgiverne til at indberette anmodninger på baggrund af eksisterende anmeldelser.
Der konverteres udelukkende indberetninger i forbindelse med fravær, hvor en arbejdsgiver har refusion til
gode. De følgende typer indberetninger konverteres derfor ikke til NemRefusion:
•
•
•
Lukkede fravær, hvor refusionen er færdigudbetalt
’Løbende’ fravær, hvor der ikke kan anmodes om refusion (blanketterne dp200a og dp400a)
Selvstændiges indberetninger (blanketterne dp200a og dp400a).
Efter lanceringen af NemRefusion konverteres indberetninger indberettet på papir én gang ugentligt (typisk
mandag nat). Alle papir-indberetninger, som kommunen har modtaget og indtastet i det kommunale fagsystem (KMD’s Dagpengesystem), og hvor der samtidig – efter den kommunale ’ugekørsel’ – er refusion til
gode hos arbejdsgiver, konverteres. Sådanne indberetninger vil typisk være tilgængelige for arbejdsgiveren i
NemRefusion tirsdag morgen.
OBS: Hvis arbejdsgiveren har et fravær i NemRefusion, som oprindelig er baseret på en konverteret anmeldelse, så vil fraværet ikke blive opdateret med evt. nye refusionsdatoer, såfremt disse efterfølgende er indberettet af arbejdsgiveren på papir.
Hvorfor foreslår NemRefusion en forkert fra-dato ved oprettelse af en anmodning på baggrund af en konverteret indberetning?
I det kommunale fagsystem (KMD’s Dagpengesystem) kan der ikke optræde ’huller’ i den indberettede refusionsperiode. Tilsvarende tillader NemRefusion heller ikke ’huller’ i indberettede refusionsperioder. Ved
oprettelse af en ny anmodning foreslår NemRefusion således en fra-dato ud fra de oplysninger, der allerede
er indberettet om fraværet.
Desværre kan der for konverterede fravær være tilfælde, hvor der opleves ’huller’ i perioden i forhold til de
anmodninger man tidligere har indberettet via den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk eller på papir
(dette skyldes en uhensigtsmæssighed i samspillet mellem NemRefusion og det kommunale fagsystem, som
senere vil blive rettet). I disse tilfælde bør fra-datoen sættes, så der ikke bliver ”hul” i refusionsperioden. I
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
4
praksis anbefales det derfor, at den indberettende arbejdsgiver for konverterede fravær lader NemRefusion
fastsætte fra-datoen.
OBS: Det har ingen betydning for udbetalingen, at en fra-dato evt. overlapper med, hvad arbejdsgiveren
tidligere har indberettet via den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk eller på papir. Det skyldes, at allerede udbetalte perioder vil være registreret i kommunens fagsystem.
Hvordan optræder konverterede indberetninger i NemRefusion?
En konverteret indberetning fremgår – ligesom de øvrige indberetninger – af NemRefusions overbliksside,
Overblik over fravær. Deres status vil være markeret med Konverteret.
En konverteret anmeldelse svarer til en DP201 eller DP401 med få oplysninger.
OBS: Det er ikke muligt at rette eller annullere en konverteret anmeldelse. Det skyldes, at den udelukkende
har til formål at hjælpe arbejdsgiveren til at foretage nye refusionsanmodninger eller foretage en raskmelding.
Hvorfor kan jeg ikke finde en konverteret indberetning?
Der kan være forskellige årsager til, at en indberetning, der er foretaget via den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk eller på papir ikke er tilgængelig i NemRefusion:
•
•
•
Indberetningen kan oprindeligt være indberettet og registreret i kommunens fagsystem (KMD’s Dagpengesystem) på et SE-nr., som peger på et andet CVR-nr. end det CVR-nr., man er logget ind i NemRefusion med. Man vil så kun kunne se den konverterede indberetning, hvis man logger ind med det korrekte CVR-nr.
Indberetningen kan oprindeligt være indberettet på et SE-nr., som ikke har et overliggende CVR-nr.
Sådanne indberetninger konverteres ikke ind i NemRefusion, da forudsætningen er, at der kan ’peges’
på et CVR-nr.
Medarbejderen, som indberetter, har ikke rettigheder til at se den pågældende arbejdsgivers indberetninger. Rettigheder til NemRefusion tildeles af arbejdsgiverens Virk-administrator på Virk.dk under
‘Brugeradministration’. Medarbejdere, som havde rettigheder til at indberette i den tidligere indberetningsløsning på Virk.dk, har også rettigheder til at indberette i NemRefusion.
Hvorfor er mine indberetninger ikke konverteret til NemRefusion?
Hvis arbejdsgiver ikke har refusion til gode fra kommunen i forbindelse med et fravær, konverteres de tilhørende indberetninger ikke.
Kan oplysninger på en konverteret indberetning opdateres?
Arbejdsgivere kan ikke rette i konverterede indberetninger.
Kommunen har mulighed for at rette i de indberettede beregningsoplysningerne (timer, løn og fraværsdatoerne). Sådanne rettelser sendes automatisk retur til NemRefusion, hvor arbejdsgiveren kan se dem.
Jeg har på ny indberettet på papir, da jeg ikke kunne finde den konverterede indberetning. Hvad sker der
så?
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
5
Hvis der på baggrund af indberetningen på papir oprettes en sag i det kommunale fagsystem (KMD’s Dagpengesystem) bliver indberetningen automatisk overført til NemRefusion og markeret som Konverteret.
Har de konverterede indberetninger en speciel markering?
Alle konverterede indberetninger er markeret med statussen Konverteret.
Der kan oprettes en ny anmodning på baggrund af en konverteret indberetning via ikonerne på NemRefusions overbliksside, Overblik over fravær. Der er ingen forskel på ikonerne for konverterede indberetninger
og normale indberetninger.
8. Ha’ styr på CVR-, SE- og P-numre.
I forbindelse med indberetningen er det vigtigt at anføre det rigtige SE-nr., såfremt der ikke skal ske udbetaling til arbejdsgiverens CVR-nr. I sådanne tilfælde vil det nemlig være SE-nr., som afgør hvortil refusionen
udbetales.
Arbejdsgiveren kan altid vælge at begrænse en medarbejders adgang til NemRefusion til et eller flere af
arbejdsgiverens P-numre. Det er derfor vigtigt at være omhyggelig med anvendelsen af P-numre, da de er
vigtige i forhold til, hvad medarbejdere kan indberette og se i NemRefusion.
9. Hvordan håndteres sletning af indberetninger og hvem kan gøre det?
Arbejdsgivere kan annullere deres egne anmeldelser, så længe anmeldelserne har status Behandles eller
Sagsbehandlet. Annulleres anmeldelsen af arbejdsgiveren får kommunen automatisk besked. Er sagsbehandlingen af fraværet afsluttet af kommunen kan anmeldelsen ikke annulleres.
Anmodninger kan ikke annulleres.
Derudover slettes oplysninger i NemRefusion på følgende vis for at beskytte de fraværendes persondata:
•
•
•
Signerede indberetninger slettes 24 måneder efter sidste fraværsdato.
Kladder slettes 6 måneder efter oprettelsen.
Læste meddelelser slettes efter 14 dage.
10. Kan jeg indberette ’gamle’ fravær?
Arbejdsgivere kan frit indberette fravær i NemRefusion, selv om medarbejderens første fraværsdag ligger
flere år tilbage i tiden.
Indtil den 27. sept. var det ikke muligt at indberette fravær, hvor den første fraværsdag lå længere end to år
tilbage.
11. Hvordan skal lønnen angives og skal den være inklusiv pensionsbidrag?
Det er muligt at indberette oplysninger om medarbejderes løn både inkl. eller ekskl. arbejdsmarkedsbidrag.
Det vælger man på skærmbilledet i NemRefusion.
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
6
Dog er det altid lønnen ekskl. arbejdsmarkedsbidrag, der videregives til kommunen, idet syge- og barseldagpenge ifølge loven beregnes ’på grundlag af […] den timefortjeneste, som lønmodtageren ville have været berettiget til under fraværet efter betaling af arbejdsmarkedsbidrag.’
OSB: Den løn, som indberettes, består af grundlønnen samt sædvanlige tillæg. Feriegodtgørelse, søgnehelligdagsbetaling, pensionsbidrag (arbejdsgiveradministrerede indbetalinger) og ATP-bidrag skal ikke medregnes i den løn, som indberettes.
Vers. 1.1, 19. okt. 2010
7