Brugervejledning til NemRefusion
NemRefusion Brugervejledning til Virksomhedsdialog Digital indberetning af syge- og barseldagpenge og sygefraværssamtaler på Virk.dk Version 2.0 - 09.03.2011 Indhold Dokument og versionsoversigt .................................................................................................... 3 1 Introduktion til NemRefusion ............................................................................................. 5 1.1 Læsevejledning ................................................................................................................. 5 1.2 Begreber .......................................................................................................................... 6 1.3 Hvad er NemRefusion ......................................................................................................... 8 2 Sådan kommer du på NemRefusion .................................................................................... 9 2.1 Systemkrav ...................................................................................................................... 9 2.2 Digital signatur ................................................................................................................. 9 2.3 Rettigheder og brugerprofiler ............................................................................................... 9 2.4 Sådan logger du på NemRefusion ....................................................................................... 10 2.5 Valg af fuldmagt .............................................................................................................. 11 2.6 Valg af rolle .................................................................................................................... 11 3 Sådan bruger du NemRefusion ......................................................................................... 13 3.1 Overblikssiden ”Overblik over fravær” ................................................................................. 13 3.2 Sådan anmelder du et nyt fravær ....................................................................................... 17 3.3 Sådan søger du om refusion .............................................................................................. 19 3.4 Raskmelding og sygefraværssamtale .................................................................................. 20 3.5 Redigering, kopiering og annullering ................................................................................... 20 3.6 Sådan signerer du ........................................................................................................... 21 3.7 Meddelelser .................................................................................................................... 23 3.8 Udbetalinger ................................................................................................................... 27 3.9 Skabeloner ..................................................................................................................... 27 3.10 Administration ................................................................................................................ 29 3.11 Kommuneadministration ................................................................................................... 31 4 Arbejdsgiver: Sådan udfylder du en indberetning .............................................................. 33 4.1 Anmeldelse af sygdom – løn under fravær ........................................................................... 34 4.2 Anmeldelse af sygdom - IKKE løn under fravær .................................................................... 41 4.3 Anmeldelse af barsel – løn under fravær.............................................................................. 48 4.4 Anmeldelse af barsel – IKKE løn under fravær ...................................................................... 54 4.5 Anmodning om refusion – Sygdom eller barsel ..................................................................... 61 4.6 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn – løn under fravær ............................................ 64 4.7 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn – IKKE løn under fravær..................................... 70 KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 2 NemRefusion 4.8 Sygefraværssamtale ........................................................................................................ 75 5 Selvstændig: Sådan udfylder du en indberetning............................................................... 80 5.1 Anmeldelse af sygdom...................................................................................................... 80 5.2 Anmeldelse af barsel ........................................................................................................ 86 5.3 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn ...................................................................... 90 6 A-kasse: Sådan udfylder du en indberetning ..................................................................... 97 6.1 Anmeldelse af sygdom...................................................................................................... 97 6.2 Anmeldelse af barsel ....................................................................................................... 102 6.3 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn ..................................................................... 106 7 Problemløsning .............................................................................................................. 111 8 Appendiks ..................................................................................................................... 112 8.1 Brug musen mindre – Genveje i NemRefusion ..................................................................... 112 8.2 Oversigt over oprindelige indberetningsblanketter ................................................................ 114 8.3 Ikoner – forklaring .......................................................................................................... 116 Dokument og versionsoversigt Dokumentnavn NemRefusion brugervejledning til Virksomhedsdialog Dokumentejer KOMBIT A/S Version Dato Ændring 1.0 Første endelige version af brugervejledningen 1.1 Struktur ændret og tekster omskrevet for lettere tilgængelighed 1.21 28.10.2010 Nyt support telefonnummer 2.0 09.03.2011 Nyt kapitel 4, 5 og 6 der indeholder gennemgang af de for- KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 3 NemRefusion skellige indberetningsforløb. Mindre ændringer KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 4 NemRefusion 1 Introduktion til NemRefusion Med NemRefusion opnås et grundlag for fuld digitalisering og dermed effektivisering af indberetningen af fravær i forbindelse med sygdom, barsel eller alvorligt syge børn. Helt konkret vil iværksættelsen af NemRefusion betyde signifikante forbedringer for både virksomheder og kommuner i form af: Nemmere og hurtigere indberetning for virksomheder, selvstændige og a-kasser. Færre fejl i indberetninger på grund af automatisk tjek og godkendelse af data samt forudfyldninger. Nemmere sagsbehandling i kommunerne. Mere præcis udbetaling af syge- og barseldagpenge. NemRefusion giver desuden mulighed for at arbejde med indberetningskladder, venteregister, tilstandsstyring, digital kvittering og hændelsesstyring. Alle disse elementer, vil højne kvaliteten af kommunikationen mellem virksomheder og kommuner, både hvad angår tilgængelighed, eliminering af fejl og overholdelse af tidsfrister. NemRefusion har to indgangskanaler til at indberette. Det betyder at virksomhederne har mulighed for enten at indberette via et guidet forløb i deres internetbrowser (dette kaldes Virksomhedsdialogen) eller via den automatiserede system-til-systemløsning hvor virksomhedens løn-, HR- og fraværssystemer direkte sender indberetninger mellem de forskellige systemer (kaldes Virksomhedsservice). Denne vejledning er til brug af virksomhedsdialogen og når der herefter nævnes NemRefusion menes NemRefusion-Virksomhedsdialog. Hvis du ønsker at læse mere om Virksomhedsservicen henvises til www.nemrefusion.dk 1.1 Læsevejledning Vejledningen er delt op i fem afsnit. Hvert afsnit indeholder forklaring til et emne eller område i forbindelse med brug af NemRefusion. Afsnit et er en introduktion til NemRefusion løsningen samt en liste over centrale begreber. Introduktion Afsnit to beskriver hvordan NemRefusion tilgås og startes, og hvilke tekniske forudsætninger der er for at benytte NemRefusion. Start NemRefusion Afsnit tre beskriver hvordan NemRefusion benyttes, samt central funktionalitet i NemRefusion. Sådan bruger du NemRefusion Afsnit fire, fem og seks er en gennemgang af de mest brugte indberetninger for henholdsvis arbejdsgivere, selvstændige og A-kasser. Det er her du finder hjælp til hvordan du udfylder din indberetning korrekt. Sådan udfyldes en indberetning Afsnit syv er en liste over muligheder for hjælp til systemet. Listen rummer henvisninger med information om hvor der kan hentes hjælp. Der Hjælp til NemRefusion KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 5 NemRefusion henvises her til brugervejledningen, systemets onlinehjælp, eksterne kilder og support. Afsnit otte indeholder en liste over genveje i forbindelse med navigation uden mus. Afsnittet indeholder også et register over blanketter som tidligere har været anvendt til indberetninger, samt en oversigt over ikoner i løsningen. Appendiks Igennem vejledningen henvises der til hjemmesiderne www.virk.dk og www.nemrefusion.dk. De to hjemmesider fungerer som informationssider til systemet og indeholder supplerende informationer om bl.a. diverse regler i forbindelse med indberetning af dagpenge. 1.2 Begreber Igennem denne vejledning bliver der brugt enkelte begreber som er IT relaterede og specifikke i forbindelse med NemRefusion. For ikke at skabe tvivl hos brugeren er begreberne forklaret i dette afsnit. - Anmeldelse af et fravær, er den første indberetning der sendes når en medarbejder er blevet syg eller går på barsel. Det er her at fraværet anmeldes til kommunen. En anmeldelse kan (men behøver ikke) indeholde en refusionsanmodning og/eller en raskmelding. - Anmodning om refusion kan ske i forbindelse med en anmeldelse af et fravær eller som en selvstændig indberetning. Der skal altid eksistere en anmeldelse, før der kan oprettes en selvstændig refusionsanmodning. Efter kommunens behandling af refusionsanmodningen vil virksomheden enten modtage en udbetalingsspecifikation eller et afslag - Berigelse – Indberetningerne beriges af NemRefusion ved opslag i forskellige registre. Dermed opnås der færre fejl i indberetningerne. - Digital kvittering – Ved indberetning udskrives en digital kvittering på skærmen, som også kan gemmes. - Digital signatur er den digitale identifikation som bl.a. anvendes til at logge på NemRefusion og signering af indberetninger. I NemRefusion benyttes moces/medarbejdersignatur og ikke NemID. - Indberetning er enten en anmeldelse, anmodning, raskmelding eller en sygefraværssamtale der indsendes til kommunen i forbindelse med sygdom, barsel eller pasning af sygt barn. - Kladder - Dialogbrugeren kan påbegynde en indberetning og vælge at gemme den som en kladde, der på et senere tidspunkt kan fremfindes og færdiggøres. En kladde er således en indberetning der endnu ikke er signeret. - Meddelelse – Modtages fra kommuner eller systemet i forbindelse med indberetninger. Det kan f.eks. dreje sig om et afslag fra kommunen eller at en tidsfrist er ved at blive overskredet. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 6 NemRefusion - Overblikssiden ”Overblik over fravær” er den første side brugeren mødes af efter login. Siden findes via linket ”Overblik over fravær” i menuen. Det er herfra du kan arbejde videre med eksisterende fravær, finde gamle fravær frem mm. - Raskmelding – Sker når en medarbejder raskmeldes efter en fraværsperiode i forbindelse med sygdom. - Refusion er til virksomheder som udbetaler løn under fravær. Refusion udbetales af kommunen efter aftale. - Signering sker inden afsendelsen af indberetningen til kommunen. Signeringen foregår med din digitale signatur, og er en gyldig underskrift. - Skabeloner – Virksomheden kan oprette skabeloner, som kan anvendes til andre lignende fremtidige indberetninger af samme type, hvor der er identiske arbejds- og lønforhold. En skabelon danner grundlag for en indberetning indeholdende informationer som skal anvendes gentagende gange. - Stamoplysninger – Oplysninger omkring virksomheden i form af CVR-nummer, SE-nummer og P-nummer. - Statustilstande – Et fravær kan have status som åbent eller lukket. Indberetninger kan have status ”kladde”, ”signeret”, ”behandles”, ”sagsbehandlet”, ”annulleret” eller ”konverteret”. De enkelte tilstande er nærmere beskrevet under afsnittet ”tilstande” - Udbetalinger/Udbetalingsspecifikationer – På siden ”Udbetalinger” kan ses opgørelser over udbetalinger af refusion. Siden tilgås fra menuen ved klik på linket ”Udbetalinger”. - Underretningsbrev, er et brev der sendes til den fraværende borger, hvor det er noteret hvilke oplysninger virksomheden har indberettet. Virksomheden har ikke mulighed for at se underretningsbrevet. - Validering – Valideringen sker automatisk i forbindelse med at der indberettes for, at sikre at indholdet er tilstrækkeligt. Brugeren vil blive gjort opmærksom hvis en indberetning er mangelfuld. - Venteregister - NemRefusion lagrer indberetninger som endnu ikke kan stilles til rådighed for kommunen, i henhold til første fraværsdato, eller 1 måneds frist for seneste refusionsanmodning. Indberetningerne får et datostempel for hvornår de kan signeres og sendes til kommunen. Der sendes en meddelelse til virksomheden når den givne dato indtræder. - Virksomhedsdialogen – Begreb i NemRefusion for indgangen via internetbrowseren, som er den ene af de to indgange til NemRefusion. - Virksomhedsservice – Er den anden indgang til NemRefusion og er den automatiserede system til system løsning mellem Løn- og ERPsystemerne og NemRefusion. Virksomhedsservice bygger på de samme processer, valideringer og metoder som virksomhedsdialog. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 7 NemRefusion 1.3 Hvad er NemRefusion NemRefusion er en fuldt digitalt webbaseret løsning til indberetning af sygdom, barsel, pasning af sygt barn og sygefraværssamtaler. NemRefusion er designet til at tilfredsstille såvel den rutinerede bruger som førstegangsbrugeren med lige præcis den støtte og det overblik der er brug for, for at komme hurtigt og fejlfrit igennem med indberetninger. En webbaseret applikation Brugeren ledes igennem en række trin hvor de nødvendige oplysninger indtastes. Under indberetningsforløbet tilpasses indholdet automatisk til den enkelte brugertype og den konkrete situation. Proceslinie ved indberetning Proceslinie ved anmeldese af sygdom for virksomhed Det anbefales at alle brugere, uanset erfaringsniveau, læser denne vejledning og supplerende informationer om bl.a. Projektet, Løsningen og Lovstof på www.nemrefusion.dk samt om digital signatur www.virk.dk inden systemet tages i brug. Det vil give en bedre forståelse for den nye indberetningsform og arbejdsgangene i NemRefusion. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 8 NemRefusion 2 Sådan kommer du på NemRefusion Der er fire ting du skal have i orden inden du kan benytte NemRefusion Opfylde systemkrav For at kunne logge på NemRefusion skal du have en digital moces/medarbejdersignatur. Du skal i Virk.dk brugeradministration have opsat rettigheden "Ret til at anmode om refusion". Enhver anvendelse af NemRefusion indebærer accept af vilkårene for løsningen, som du kan finde på hjemmesiden www.nemrefusion.dk. 2.1 Systemkrav Adgang via internet browser NemRefusion tilgås via en internet browser (eksempelvis Internet Explorer, Firefox m.fl.). Følgende browsere er testede, godkendt og supporteret til brug af NemRefusion: MS Internet Explorer 7.0+ (Windows XP/Vista) Mozilla Fire Fox 2+ (Windows XP/Vista og Mac OS) Anvendelse af andre browsere og styresystemer vil ikke blive supporteret. 2.2 Digital signatur For at logge på NemRefusion skal du have en digital signatur (moces/medarbejdersignatur). Den digitale signatur indeholder oplysninger om dig som medarbejder og om virksomheden, du arbejder for. Digital signatur ved login Du kan læse mere på hjemmesiden virk.dk/digital_signatur om hvordan du bestiller, installerer og bruger den digitale signatur. OBS: Det er ikke muligt at benytte NemID i NemRefusion 2.3 Rettigheder og brugerprofiler For at benytte NemRefusion er det nødvendigt at have tildelt rettigheden ”Ret til at anmode om Refusion” i Virk.dk brugeradministration. Rettigheden tildeles af din virksomheds Virk-administrator. Rettigheder Det er også muligt for Virk-administrator at opsætte afgrænsninger på pnummer, således at enkelte medarbejdere kun har adgang til enkelte pnumre. OBS! Tildeles en medarbejder adgang til NemRefusion, vil medarbejderen uden yderligere varsel have adgang til indberetninger foretaget af Virksomheden. Indberetningerne kan indeholde personfølsomme oplysninger, KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 9 NemRefusion herunder, men ikke begrænset til lønoplysninger, for de medarbejdere, som indberetningerne vedrører. Læs mere om hvad en virk-administrator er på virk.dk/rettigheder og læs også her hvordan man opsætter rettigheder. Virk-administrator I NemRefusion findes desuden et særligt administrationsmodul, som kun virksomhedens Virk-administrator har adgang til. Her kan hun f.eks. opsætte et standard p-nummer der forudfyldes på alle indberetninger, opsætte meddelelser og meget mere. Læs mere i afsnit 3.10 Administration. 2.4 Sådan logger du på NemRefusion Når du har installeret din digitale signatur, fået opsat rettigheder og læst og accepteret vilkårene, er du klar til at logge på NemRefusion. 1. Gå til webadressen virk.dk/nemrefusion 2. Tryk på knappen ”Gå til NemRefusion” for at indberette i NemRefusion. 3. Hvis du allerede er logget på Virk med din digitale signatur, vil du gå direkte til NemRefusion. Hvis du ikke er logget på vil indlogningssiden vises 4. Er der flere forskellige digitale signaturer installeret på din pc, vil du blive bedt om at vælge den digitale signatur, du vil logge på med. Markér din signatur i listen og vælg knappen OK. 5. Indtast herefter adgangskoden til din digitale signatur og vælg knappen OK. Du er nu logget på Vælg signatur Personlig adgangskode 6. Hvis din virksomhed administrerer fuldmagter bliver du bedt om at vælge hvilken virksomhed du vil indberette på vegne af. Se afsnit 2.5 nedenfor for uddybende oplysninger. 7. Inden du kommer ind i NemRefusion skal du vælge om du vil indberette som virksomhed eller selvstændig. Se afsnit 2.6 nedenfor for uddybende oplysninger. 8. Du er nu logget ind i NemRefusion Når du er logget på, bliver alle oplysninger sendt med en sikker forbindelse. Sikker forbindelse https://www. I nogle browsere kan du se, at du er inde på en sikker forbindelse, ved KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 10 NemRefusion at der fremkommer en lille hængelås nederst i browservinduet. Adressen er desuden angivet med https://www. i browserens adressefelt. 2.5 Valg af fuldmagt For brugere som administrerer indberetninger for flere virksomheder, er det nødvendigt at vælge fuldmagt for virksomheden der skal indberettes for. I det tilfælde, at brugeren er en ”Fuldmagtshaver” der har adgang til at indberette for flere forskellige virksomheder, vil systemet bede brugeren om at vælge (ud fra en liste med CVR-nr og virksomhedsnavne), hvilken virksomhed der indberettes på vegne af. Det er også muligt at vælge at indberette for egen virksomhed ved at vælge den lange knap "eller fortsæt som dig selv….". Når der er logget på NemRefusion med valg af fuldmagt, er det efterfølgende muligt at skifte fuldmagt. I boksen På vegne af er det vist hvilken fuldmagt der er valgt, og her kan der via linket ”Skift fuldmagt” skiftes til anvende en anden fuldmagt. 2.6 Valg af rolle Ved login skal du vælge om du vil indberette enten som ”selvstændig” eller som ”virksomhed”. Du skal vælge selvstændig hvis du skal indberette et fravær som selvstændig erhvervsdrivende eller som medarbejdende ægtefælle. Hvis du er selvstændig, men skal indberette for dine ansatte, skal du vælge Virksomhed. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 11 NemRefusion Hvis du er Virk-administrator kan du desuden vælge, om der ved fremtidige indberetninger, skal logges automatisk på som virksomhed eller som selvstændig ved at sætte kryds i ”Spørg ikke om dette igen”. Dette valg har betydning for alle, der indberetter for samme CVR-nummer. Hvis det fortrydes, kan virksomhedens Virk-administrator efterfølgende ændre det under Administration. OBS! Når der logges på som A-kasse, vil det være nødvendigt at angive om der ønskes at indberette for ansatte eller for medlemmer. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 12 NemRefusion 3 Sådan bruger du NemRefusion Når du er logget på NemRefusion har du en række forskellige muligheder. Du kan oprette nye fravær, arbejde videre med eksisterende fravær, læse meddelelser, se udbetalingsspecifikationer mm. 3.1 Overblikssiden ”Overblik over fravær” Fravær og indberetninger Det første skærmbillede du mødes af ved login i NemRefusion er overblikssiden ”Overblik over fravær”, hvor brugeren kan se eksisterende fravær og indberetninger. D C B A Overblikssiden er delt op i fire overordnede dele: A. Liste over fravær og indberetninger B. Søgefunktion C. Menu D. Logininformationer 3.1.1 Liste over fravær og indberetninger På overblikssiden er hver enkelt indberetning grupperet under det overordnede fravær. Ved at klikke på det blå kryds ud for hvert enkelt fravær udvides fraværet, og de tilhørende indberetninger vises. Det enkelte fravær kan således indeholde flere indberetninger i form af en anmeldelse, en eller flere anmodninger, en sygefraværssamtale eller en raskmelding. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 13 NemRefusion Overskriften for hver kolonne i listen er et aktivt link, hvorfra listens indhold kan sorteres. Således er det muligt eksempelvis at sortere listen på stigende eller faldende CPR-nr eller dato for 1. fraværsdato. Ved første klik på linket vil listen blive sorteret faldende og ved andet klik vil listen blive sorteret stigende. 3.1.2 Status På overblikssiden vises også fraværets og indberetningernes status. Status Et fravær kan enten have status Åben eller Lukket Åben – Fraværet er åbent. Lukket – Fraværet er færdigbehandlet. Den sidste udbetalingsspecifikation er udbetalt og den fraværende er raskmeldt. De enkelte indberetninger kan have følgende status: Kladde – Indberetningen er endnu ikke signeret. Indberetningen kan genoptages på et givent tidspunkt, og vil efter signering blive afhentet af kommunen. Signeret – Indberetningen er signeret af virksomheden og ligger klar til afhentning af kommunen. Virksomheden skal ikke foretage sig yderligere ved denne indberetning, men blot afvente kommunens behandling. Behandles – Indberetningen er under behandling hos kommunen. Sagsbehandlet – Indberetningen er blevet behandlet hos kommunen. Hvis det drejer sig om en refusionsanmodning vil virksomheden enten modtage en udbetalingsspecifikation eller et afslag. Annulleret – Indberetningen er annulleret af enten kommunen eller virksomheden. Konverteret – Indberetningen er blevet overført til NemRefusion fra en tidligere indberetning der enten er indberettet via papirblanket eller den gamle indberetningsløsning på Virk.dk. Der kan ikke rettes i konverterede KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 14 NemRefusion indberetninger, men du kan bruge dem som udgangspunkt for nye indberetninger. 3.1.3 Vis kvittering Når du har signeret en indberetning vil du altid kunne finde den igen på overblikssiden. Kvitteringen bliver vist ved at klikke på selve typen. Kvittering Hvis der klikkes på en signeret indberetning vises kvitteringen. Hvis det derimod er en kladde, vil indberetningsforløbet starte, så du kan færdiggøre kladden. 3.1.4 Find din indberetning - søgefunktion Under søgefunktionen findes en række muligheder for at fremfinde de indberetninger du ønsker at arbejde videre med. Der gives bl.a. mulighed for at søge på CPR-nr samt en række genveje. Som udgangspunkt vises kun igangværende fravær (Åbne). Ved klik i checkboksen vises også lukkede fravær. På samme måde vises som udgangspunkt alle virksomhedens indberetninger, men du kan også vælge kun at vise de indberetninger du har arbejdet med, ved at vælge checkboksen "Vis kun mine indberetninger". Under søgeboksen vises dine søgekriterier, og hvor mange indberetninger der er fundet. De fundne indberetninger vises i listen over fravær og indberetninger. TIP: Hvis din søgning ikke giver nogle resultater, så vær her opmærksom på hvilke søgekriterier der er søgt med. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 15 NemRefusion Du kan slette søgekriterierne ved at vælge "avanceret søgning" og trykke på "Ryd felter". Genveje I NemRefusion er udvalgt seks prædefinerede søgninger, der giver let adgang til ofte anvendte søgninger samt en brugerdefineret genvej – "Min genvej". Tidsfrist tæt på udløb: Fremsøger alle de indberetninger, hvor der er 7 dage til tidsfristen for at signere indberetningen udløber Klar til genanmodning: Fremsøger alle de igangværende fravær, hvor det er fire uger eller mere siden der er søgt om refusion. Anmodninger med udbetalinger seneste 9 uger: Fremsøger alle de indberetninger, hvor der er sket en udbetaling inden for de sidste 9 uger. Rettet af kommunen: Fremsøger alle de indberetninger, hvor kommunen har foretaget en rettelse. Afslåede indberetninger: Fremsøger alle de indberetninger, hvor kommunen har afslået indberetningen. Annullerede anmeldelser: Fremsøger alle de indberetninger, hvor enten kommunen eller virksomheden har annulleret anmeldelsen Min Genvej: Er en mulighed for hver enkelt medarbejder til at opsætte sin egen personlige genvej. Under avanceret søgning trykkes på knappen "Gem som Min genvej", hvorefter den aktuelle søgning gemmes. Næste gang du logger på NemRefusion, vil denne personlige søgning automatisk fremsøges når du er logget på. Avanceret søgning Der er derudover også mulighed for en ”Avanceret søgning”, hvor det ved hjælp af yderligere kriterier er muligt at specificere søgningen. Det er og- KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 16 NemRefusion så her du gemmer "Min genvej". Via linket ”Simpel søgning” skjules felter for avanceret søgning og vender tilbage til en simpel søgning. 3.2 Sådan anmelder du et nyt fravær Det er via venstremenuen muligt at anmelde nye fravær. Ved at klikke på linket for: - Sygdom Barsel Pasning af sygt barn Sygefraværssamtale igangsættes indberetningsforløbet for en anmeldelse af et fravær. Det er kun virksomheder, der kan indberette sygefraværssamtaler. Dette link findes således ikke, hvis du er logget ind som akasse eller selvstændig. Ud fra virksomhedens stamoplysninger stiller NemRefusion automatisk det korrekte forløb op, som brugeren skal igennem i forbindelse med indberetningen. Der vil derfor være forskel på indberetningsforløbet for enkelte brugere alt efter om man er logget ind som arbejdsgiver, selvstændig eller a-kasse. Proceslinie ved indberetning Proceslinie ved indberetning af sygdom for virksomhed KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 17 NemRefusion Ved hver indberetning vises der i toppen af siden en proceslinje. Den gør det let at følge med i hvor langt man er med indberetningen. Den orange markering viser hvilket trin, der er nået til i indberetningen. Proceslinjens enkelte punkter er klikbare links, og det er muligt at springe mellem de forskellige trin. Første "faneblad i anmeldelsen indeholder centrale data som CPR.nummer., dato for første fraværsdato mm. NemRefusion forudfylder CVR-nummer og en liste med tilgængelige p-numre. Forudfyldning af oplysninger TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt Første "faneblad" ved anmeldelse af barsel for virksomhed Undervejs i et indberetningsforløb foretager systemet løbende kontrol af de indberettede oplysninger der indtastes, samt logiske sammenhænge mellem oplysninger. Hvis der er fejl ved udfyldelsen i indberetningen, vil det fremgå i form af en tydelig markering. Der skelnes imellem ”stoppende” og ”ikke stoppende” fejl. En stoppende fejl vil være markeret med et rødt ikon, og en ikke stoppende vil være markeret med et gult ikon. Løbende valideringer OBS For alle indberetninger i NemRefusion gælder det, at alle felter markeret med * som minimum skal være udfyldt for at kunne signere. Når du har udfyldt alle de obligatoriske felter, klikker du på "gem og fortsæt". Herefter henter NemRefusion navn og adresse for den fraværende. I tilfælde af, at den fraværende er under adressebeskyttelse, vises oplys- KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 18 NemRefusion ningerne ikke og felter vil blot være udfyldt med ”-”. Hvis den fraværende har bopæl i udlandet, giver NemRefusion mulighed for, at virksomheden selv kan indtaste den udenlandske adresse. For at undgå misbrug af NemRefusion til at finde navn og adresse på baggrund af et kendt CPR-nr, foretager løsningen opslag i eIndkomst for at godkende, at den fraværende er ansat i virksomheden. Således kan en virksomhed kun få vist personoplysninger på egne ansatte. Undgår misbrug af personoplysninger Det sidste trin i indberetningsforløbet er altid signering. Det vil først være muligt at klikke på signering, når alle nødvendige oplysninger er indtastet. Læs mere om signering i afsnit 3.6 "Sådan signerer du". TIP. Hvis du undervejs ønsker at forlade indberetningen for, på et senere tidspunkt at vende tilbage og gøre den færdig, tryk da på knappen ”Gem og luk”. Din indberetning vil blive gemt som en kladde, som du vil kunne finde igen på overblikssiden. Hvis du har brug for hjælp til at udfylde indberetningen, kan du ud for Gem som kladde Hjælp til indberetningen hvert indtastningsfelt klikke på det lille , hvorefter du får vist en hjælpetekst. Du kan også se den mere grundige gennemgang af nogle indberetningsforløb i kapitel 4 ”Arbejdsgiver: Sådan udfylder du en indberetning” på side 33. Når indberetningen er gennemført, vil NemRefusion oprette et fravær i listen på overblikssiden. Ved at klikke på det blå kryds vises den anmeldelse du netop har udfyldt. Søg eventuelt på CPR-nr. for at finde det korrekte fravær. 3.3 Sådan søger du om refusion Det er muligt at søge om refusion i samme arbejdsgang, som du anmelder fraværet. Du udfylder blot det relevante faneblad, når du udfylder anmeldelsen. Hvis du vælger ikke at søge om refusion i din anmeldelse eller der er tale om en gentagen refusionsanmodning, skal du oprette en ny refusionsanmodning fra overblikssiden. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 19 NemRefusion 1. På overblikssiden finder du det fravær du vil søge om refusion på. 2. Tryk på ikonet ”indberet refusionsanmodning” ud for fraværet. 3. Et indberetningsforløb åbner nu op, hvori mange data allerede er udfyldt fra din anmeldelse. På den måde behøver du ikke taste de samme ting to gange. 4. Udfyld de resterende obligatoriske felter (markeret med rød stjerne *) 5. Signer med din digitale signatur. Hvis du undervejs ønsker at forlade indberetningen for, på et senere tidspunkt at vende tilbage og gøre den færdig – tryk da på knappen ”Gem og luk”. Din indberetning vil blive gemt som en kladde, som du vil kunne finde igen på overblikssiden. OBS. Oprettelse af anmodning om refusion kræver, at der eksisterer en signeret anmeldelse. Hvis anmeldelsen kun eksisterer som kladde, er det ikke muligt at søge om refusion. 3.4 Raskmelding og sygefraværssamtale På samme måde som du søger om refusion, har du også mulighed for at raskmelde og indberette sygefraværssamtale på en let og enkel måde. Raskmeldingen foretager du ved at klikke på dende fravær. ikonet ud for det pågæl- Sygefraværssamtalen opretter du ved at klikke på ikonet. Det er også muligt at oprette en sygefraværssamtale via linket ”Sygefraværssamtale” i venstremenuen. Dette bruges dog kun i de tilfælde, hvor fraværet endnu ikke er anmeldt. OBS: Hvis du indberetter en sygefraværssamtale inden fraværet er anmeldt, skal du efterfølgende oprette en anmeldelse for at få adgang til refusion. Sygefraværssamtalen tjener ikke som en anmeldelse. 3.5 Redigering, kopiering og annullering Ud for hver enkelt indberetning findes en række "handlingsikoner", som kan bruges til at arbejde med indberetningen. Hvis ikonerne er "grålige", er det ikke muligt at foretage den givne handling. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 20 NemRefusion Du kan redigere en indsendt anmeldelse ved at klikke på ikonet. Denne funktionalitet benyttes hvis du opdager, at du ved en fejl er kommet til at indsende ukorrekte oplysninger. Du kan kopiere en indberetning ved at klikke på ikonet. Hermed kopieres alt fra den givne indberetning, som du kan bruge til at lave en ny indberetning med. Det kan for eksempel være nyttigt, hvis du skal oprette et nyt fravær, hvor den fraværende har samme løn og timeforhold, som en allerede eksisterende indberetning. Du kan annullere en indberetning ved at klikke på ikonet. Hvis indberetningen har tilstanden kladde betyder annulleringen, at den slettes fra NemRefusion, og den vil ikke kunne genfindes. Hvis du derimod annullerer en indberetning med status "Behandles" eller "Sagsbehandlet", vil annulleringen sendes til kommunen. Indberetningen vil herefter få tilstanden "annulleret". Vær opmærksom på, at kommunen også kan annullere en indberetning. I det tilfælde vil du modtage en meddelelse om, at kommunen har annulleret indberetningen. OBS: Det er ikke muligt at annullere eller redigere indberetninger med status "signeret". Hvis du ønsker at annullere indberetningen, bliver du nødt til at vente til status skifter til "Behandles". Normalt vil dette ske efter ca. 10 min. 3.6 Sådan signerer du Hver gang du skal foretage en indberetning, er det nødvendigt at signere den for at gennemføre indberetningen. Når du klikker på fanebladet "Signering", vil NemRefusion tjekke om indberetningen er udfyldt korrekt og indeholder alle nødvendige oplysninger. Hvis det er tilfældet vil du se nedenstående skærmbillede. Når du klikker på "Signer indberetning knappen" åbner et nyt vindue, hvor du kan signere med din digitale signatur. Det er vigtigt, at du her slår din "popupblocker" fra, ellers vil du ikke kunne signere. Vælg "tillad altid pop op-vinduer fra dette websted…" så du undgår at blive spurgt igen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Tillad popup fra Virk.dk Side 21 NemRefusion Eksempel på hvordan popup tillades i Internet Explorer 8 OBS: Hvis du efter at have tilladt popup bliver logget ud af NemRefusion, log blot ind igen og fremsøg indberetningen på CPR-nr. NemRefusion har gemt den som en kladde, og du kan nu signere den. Når popup fra Virk.dk er tilladt, præsenteres alle indtastede oplysninger for indberetningen i et rullevindue. Eksempel på præsentation af indtastede oplysninger Ved tryk på knappen ”Underskriv” signeres indberetningen, når du har indtastet din digitale kode. Rent teknisk betyder det, at indberetningen godkendes og digitalt underskrives af brugeren. Herefter kommer du tilbage til NemRefusion, hvor du har mulighed for enten at udskrive en kvittering, downloade den som pdf eller gå tilbage til overblikssiden. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Præsentation af indtastede oplysninger Udskriv eller download kvittering Side 22 NemRefusion Når du har signeret, vil indberetningen skifte status fra "Kladde" til "Signeret". Kommunesystemet afhenter automatisk indberetningen og når det er sket, vil status igen skifte til "Behandles". TIP: Den indberetning du lige har signeret vil ikke altid ligge øverst på overblikssiden. Hvis du ikke kan finde din signerede indberetning, så prøv at søge på CPR-nr. 3.7 Meddelelser Meddelelser I NemRefusion er det muligt at modtage en række forskellige meddelelser, som eksempelvis påmindelse af tidsfrister eller besked om, at der er kommet en udbetalingsspecifikation. Virksomhedens Virk-administrator skal i administrationsmodulet vælge hvilke typer af meddelelser virksomheden vil modtage. Læs mere om opsætning af meddelelser i afsnit 3.10 "Administration". Der er to måder at læse sine meddelelser på. - Via meddelelsessiden, hvor samtlige meddelelser vises i en liste - Via overblikssiden, hvor hver enkelt indberetning, der har en meddelelse tilknyttet, vil blive vist med en lille kuvert Siden ”Meddelelser” tilgås via venstremenuen. På siden er de enkelte meddelelser listet i tabellen ”Meddelelser”, med oplysninger om ”Status”, ”Modtaget”, ”Meddelelsestype”, ”Fraværstype”, ”CPR-nr.” og ”1. Fraværsdato”. Meddelelser via meddelelsessiden Meddelelsen læses ved at klikke på meddelelsestypen, eksempelvis udbetaling. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 23 NemRefusion Liste med meddelelser Ud for hver meddelelse er et lille brev-ikon. Brev-ikonet indikerer om meddelelsen er læst eller ulæst, med henholdsvis en åben eller lukket kuvert. Ved at markere en meddelelse med afkrydsning af tjekbox og trykke på knapperne ”Marker som læst” og ”Marker som ulæst”, er det muligt at ændre status for valgte meddelelser til henholdsvis læst og ulæst. Ved at klikke på kolonneoverskrifterne sorteres listen faldende ud fra den pågældende kolonnes oplysninger. Ved klik på samme link anden gang sorteres listen stigende. Meddelelser kan også tilgås via overblikssiden. Hvis indberetningen har et lille brevikon (lukket og åbent brev) betyder det, at der er vedhæftet én eller flere meddelelser. Ved at klikke på kuverten åbnes meddelelsen. Meddelelser via overblikssiden Tryk på ikonet (lukket brev) ud for et fravær. Ved tryk på ikonet åbnes den vedhæftede meddelelse i en selvstændig boks. Hvis der er flere meddelelser vil det fremgå i beskedboksen og der vil være en knap, som ved klik åbner siden ”Meddelelser” med de meddelelser, der vedrører den aktuelle indberetning. Selv om beskeden har været læst og er markeret med ikonet KOMBIT A/S Vers. 2.0 (åbent brev), er det stadig muligt at læse meddelelsen. Side 24 NemRefusion I selve meddelelsen kan du også se oplysninger om den fraværende medarbejder samt hvem der har foretaget indberetningen. Ved tryk på knappen ”Vis fravær”, lukkes meddelelsen. Meddelelsen markeres som læst og siden ”Overblik over fravær” åbnes hvor det fravær som meddelelsen drejer sig om er foldet ud. I Beskedboksen er der mulighed for at annullere via linket ”Annuller”, lukker boksen og returnerer til meddelelsesvinduet, hvorefter beskeden stadig vil være markeret som ulæst. Beskeden markeres som læst via linket ”Marker som læst”. Boksen lukkes og der returneres til meddelelsesvinduet. Beskeden vil nu være markeret som læst. Beskeden kan slettes via linket ”Slet”. Meddelelsen slettes og der returneres til meddelelsesvinduet. Nedenfor ses en liste med de forskellige typer af meddelelser Meddelelsestype Forklaring Ny refusionsanmodning Modtages når der er mulighed for at indberette en ny refusionsanmodning. Signering af refusionsanmodning Modtages når der er mulighed for at færdiggøre og signere den pågældende refusionsanmodning, der ligger klar som kladde. Modtages når der er mulighed for at færdiggøre og signere den pågældende anmeldelse, der ligger klar som kladde. Anmeldelse af fravær Rettet af kommunen Modtages når kommunen har foretaget en rettelse i den indsendte indberetning. Lukket af kommunen Modtages når kommunen har lukket fraværet. Genåbnet af kommunen Modtages når fraværet er blevet genåbnet af kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 25 NemRefusion Annulleret af kommunen Modtages når kommunen har annulleret indberetningen. Ikke accepteret Modtages når indberetning er blevet afvist af kommunesystemet, og er ikke sendt videre til sagsbehandling i kommunen. Udbetaling Modtages når kommunen har foretaget en udbetaling af refusion Afslag fra kommunen Modtages når indberetning har fået afslag af den kommunale sagsbehandler. Frist for anmeldelse af fravær Modtages når der er 7 dage til fristen for at indsende anmeldelsen udløber. Frist for refusionsanmodning Modtages når der er 7 dage til fristen for at søge om refusion udløber. Frist for sygefraværssamtale Modtages når der er 7 dage til fristen for at udfylde sygefraværssamtalen udløber. OBS: Det er dit eget ansvar at sikre, at indberetning sker rettidigt. Dette gælder også ved evt. nedbrud i NemRefusion eller andre it-systemer, hvorfor det altid anbefales, at der indberettes i rimelig tid. 3.7.1 Søgning blandt meddelelser Under ”Søg i meddelelser” er det muligt at søge blandt alle meddelelser ud fra en række forskellige kriterier. Der er mulighed for at definere søgningen efter kriterierne ”Meddelelsestype”, ”CPR-nr”, ”fra og til dato”, ”vis læste meddelelser”, P-nr samt ”vis kun meddelelser der kræver en handling”1. Der kan fremfindes meddelelser ud fra en simpel og en avanceret søgning. Ved den avancerede søgning søges der ud fra flere kriterier, som derved giver et mere specifikt resultat. Når søgningen er specificeret og udført, vises resultatet i listen på siden. 1 Nogle meddelelser i NemRefusion er blot en orientering (f.eks. meddelelse om udbetaling). Andre kræver, at brugeren handler på baggrund af meddelelsen (f.eks. en meddelelse angående tidsfrister). KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 26 NemRefusion OBS: som standard vises kun ulæste meddelelser. Hvis du også vil se læste meddelelser, skal du klikke i den lille checkboks, der hedder "Vis også læste meddelelser". 3.8 Udbetalinger Det er i NemRefusion muligt at få en oversigt over alle de udbetalingsspecifikationer virksomheden har modtaget fra kommunen. Der er to måder at se virksomhedens udbetalingsspecifikationer på. - Via udbetalingssiden, hvor samtlige udbetalingsspecifikationer vises i en liste - Via overblikssiden, hvor hver enkelt indberetning, der har en udbetaling tilknyttet, vil have vist en lille stak mønter Ved at gå til udbetalingssiden, vises en liste med udbetalingsspecifikationer, hvor beløb, udbetalingsdato mm. er noteret. For bare at få vist en udbetaling på en enkelt indberetning klikkes på det lille "Mønt-ikon" indberetning. , og udbetalingsspecifikationen vises for den valgte 3.9 Skabeloner Skabeloner er en ny hurtig måde at foretage anmeldelser på. Det er her muligt at forudfylde en anmeldelse (for enten sygdom, barsel eller pasning af sygt barn). Det er praktisk hvis virksomheden f.eks. har en gruppe medarbejdere, der alle har samme løn, eller følger samme timeskemaer. På den måde behøver du kun udfylde dette en gang, og så kan det genbruges igen næste gang. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 27 NemRefusion I en skabelon kan man gemme oplysninger, der vedrører generelle forhold som arbejdstider, løn, arbejdssted mm. - svarende til alt, der ikke er personhenførbare oplysninger eller oplysninger om et konkret fraværsforløb. Det er f.eks. ikke muligt at gemme cpr-nr. Felter der ikke kan gemmes i skabelonen, er inaktive når man opretter skabelonen. I praksis vil det være op til brugeren at vælge et passende detaljeringsniveau i en skabelon, afhængigt af forholdene i den enkelte virksomhed. Sådan opretter du en ny skabelon i NemRefusion 1. I den grå boks skriver du navn og beskrivelse for skabelonen. 2. Vælg Type (Sygdom, Barsel, Pasning af sygt barn) i dropdown. 3. Tryk på knappen ”Gem”. Skabeloner gemmes på CVR-nummer, hvilket betyder, at alle dine kolleger også kan benytte de skabeloner du har oprettet. Vær derfor opmærksom på ikke at slette skabeloner du ikke selv har oprettet. Ved hjælp af ikonerne placeret ud for den enkelte skabelon, er det muligt at administrere hver enkelt skabelon. De enkelte ikoner giver mulighed for at anvende, redigere og slette den enkelte skabelon. Sådan anvender du en skabelon 1. Tryk på ikonet anvend skabelon. Et indberetningsforløb starter hvor alle de informationer du har udfyldt i din skabelon er udfyldt, så du let kan lave en ny anmeldelse. Det er derudover også muligt at redigere og slette en skabelon, ved at bruge de respektive ikoner. Ved tryk på ikonet ikonet lig. slettes skabelonen fra listen og vil ikke længere være tilgænge- KOMBIT A/S Vers. 2.0 åbnes der for at redigere skabelonen. Ved tryk på Side 28 NemRefusion 3.10 Administration Administrationssiden tilgås via linket ”Administration” under menu. Det er kun virksomhedens Virk-administrator, der kan benytte administrationsdelen i NemRefusion. Brugere uden administrationsrettigheder vil ikke få vist linket til administrationssiden. På administrationssiden kan Virk-administrator redigere forskellige oplysninger om virksomhedens forhold, i form af forudfyldte felter, tilslutning til Virksomhedsservice, forsikringsaftale og abonnement på meddelelser. OBS: Alt hvad der opsættes i administrationen påvirker alle i virksomheden, da der registreres på CPR-nr. Vær derfor opmærksom på, at opsætningen også gælder for dine kolleger. Forudfyldt SE-nr og P-nr. Ved at udfylde disse to felter vil henholdsvis SE-nr og P-nr blive forudfyldt i alle fremtidige indberetninger. Det betyder, at man slipper for at indtaste samme tal hver gang der skal foretages en indberetning. Det er altid muligt at ændre SE-nr eller P-nr under indberetningsforløbet hvis det ønskes. SE-nr. er det nummer, som virksomheden er registreret under hos SKAT. En virksomhed med mange afdelinger på forskellige adresser, kan have flere P-nr. for at identificere afdelingernes fysiske beliggenhed. § 55 forsikringsaftale. Her kan virksomheden registrere hvis de har en § 55-forsikringsaftale samt en start- og slutdato for aftalen. Med en § 55-aftale har virksomheden ret til refusion fra lønmodtagerens 2. fraværsdag. Når det er gemt at KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 29 NemRefusion virksomheden er forsikret, vil dette blive overført til indberetningerne og feltet vil være forudfyldt i indberetningen. Tilmelding af meddelelser. Her kan virksomheden vælge hvilke meddelelser de gerne vil modtage i NemRefusion. Ved tryk på knappen ”Ret tilmeldinger” kan virksomhedens tilmeldinger administreres, hvor der afkrydses hvilke meddelelser virksomheden skal være tilmeldt, og hvilke meddelelser de ikke ønsker at modtage. Derudover er det muligt at få en notifikations e-mail eller sms, når der er kommet nye beskeder i NemRefusion. Ved at klikke på linket "Se dine abonnementer på Virk-servicebeskeder", kan du tilmelde virksomhedens email eller mobiltelefon. Vær opmærksom på, at notifikationen fungerer på CVR-nummer, så der kan kun tilmeldes én e-mail eller ét telefonnummer pr. virksomhed. Brugertype ved login Hver gang en bruger logger på NemRefusion, vil de blive spurgt om de ønsker at logge på som virksomhed eller selvstændig. Det er i administrationsmodulet muligt at vælge dette, så brugeren ikke bliver spurgt ved hvert login. I administrationsmodulet vil det fremgå hvilken af de to typer der er registreret, at der logges ind med. Ved tryk på knappen ”Ret indberetningstype”, er det muligt at angive, om der ønskes at logge på NemRefusion som virksomhed eller selvstændig, eller om dette skal angives ved hvert login. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 30 NemRefusion Til- og framelding af virksomheden til Virksomhedsservice Her er det muligt at til- eller framelde sig system-til-systemløsningen (Virksomhedsservice). Hvis virksomheden ikke er tilmeldt klikkes på "tilmeld virksomhedsservice, og du bliver bedt om at indtaste kontaktoplysninger. NemRefusion Support vil derefter kontakte den pågældende for at igangsætte et tilslutningsforløb. Læs desuden mere om tilslutning af system-tilsystemløsningen på nemrefusion.dk/systemleverandoer.aspx. 3.11 Kommuneadministration Fra kommunens side er der desuden mulighed for at administrere kommunens oplysninger i NemRefusion. Det er kun kommunens Virkadministrator, der har adgang til kommuneadministrationen. Her er der mulighed for at vedligeholde kommunens retur-adresse ved underretningsbreve, tilmelding af kommunens systemer samt på et senere tidspunkt udtrække statistik for brugen af NemRefusion. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 31 NemRefusion Rette kommunens adresseoplysninger. Administratoren kan her rette oplysninger for returadresse. Adressen bliver benyttet ved udsendelse af underretningsbreve (UDP) til den fraværende borger. I administrationen er det muligt at redigere kommunenavn (til), adresseoplysninger (vej, postnr og by), telefonnummer og emailadresse. Sådan retter du oplysninger om Returadresse til underretningsbreve 1. Tryk på knappen ”Ret oplysninger” under fanen ”Returadresse til underretningsbreve”. Der navigeres til siden ”Administration - Kommune – ret oplysninger”. 2. Indtast oplysninger om adresse, telefonnr og email. Tryk på knappen ”Gem”. Gemmer indtastede oplysninger og returnerer til ”Administration – Kommune”. Hvis det alligevel ikke ønskes at rette oplysninger om returadresse – tryk på knappen ”Annuller”. Der Returneres til ”Administration - Virksomhed” uden at gemme ændringer. Tilmelde kommunens systemer. Under oversigten over kommunens tilmeldte systemer, er det muligt at se hvilke systemer kommunen har tilmeldt NemRefusion. Dette er kun et overblik og det er ikke muligt redigere de tilmeldte systemer. Hvis der skal ændres på de tilmeldte systemer, skal supporten kontaktes via linket ”Kontakt til NemRefusion support KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 32 NemRefusion 4 Arbejdsgiver: Sådan udfylder du en indberetning Dette Kapitel vil være en gennemgang af de forskellige indberetninger for arbejdsgivere. En hjælp til hvilke felter der skal udfyldes og hvordan. Du kan også finde denne hjælp i NemRefusion Onlinehjælpen, så du hurtigt kan finde frem til hvordan du udfylder de forskellige indberetninger, når du sidder i NemRefusion. Er du selvstændig eller A-kasse bør du i stedet læse: Kapitel 5 ”Selvstændig: Sådan udfylder du en indberetning” på side 80 Kapitel 6 ”A-kasse: Sådan udfylder du en indberetning” på side 97 Dette kapitel vil således med skærmbilleder samt forklaringer gennemgå hvordan de forskellige faneblade på de forskellige indberetninger skal udfyldes, og om der er særlige ting du som arbejdsgiver skal være opmærksom på. Følgende indberetninger vil blive gennemgået 4.1 Anmeldelse af sygdom – løn under fravær 4.2 Anmeldelse af sygdom - IKKE løn under fravær 4.3 Anmeldelse af barsel – løn under fravær 4.4 Anmeldelse af barsel – IKKE løn under fravær 4.5 Anmodning om refusion – Sygdom eller barsel 4.6 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn – løn under fravær 4.7 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn – IKKE løn under fravær 4.8 Sygefraværssamtale OBS: Sygeligt forløbende graviditet – indberettes som barsel ikke sygdom. Hvis lønmodtageren er fraværende pga. sygeligt forløbende graviditet, skal du anmelde fraværet som et barselfravær, idet fravær pga. sygeligt forløbende graviditet ligger i barselloven og ikke sygedagpengeloven. Sygeligt forløbende graviditet Inden du læser dette kapitel bør du have orienteret dig i afsnit 3.2 ”Sådan anmelder du et nyt fravær” på side 17 afsnit 3.3 ”Sådan søger du om refusion” på side 19 KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 33 NemRefusion Ved hver indberetning vises der i toppen af siden en proceslinje. Den gør det let at følge med i hvor langt man er med indberetningen. Den orange markering viser hvilket trin, der er nået til i indberetningen. Proceslinjens enkelte punkter er klikbare links, og det er muligt at springe mellem de forskellige trin. Proceslinie ved indberetning af sygdom for arbejdsgiver 4.1 Anmeldelse af sygdom – løn under fravær Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af sygdom, hvor arbejdsgiver udbetaler løn under fravær. Når du som arbejdsgiver skal anmelde et nyt sygefravær, vælger du Sygdom i venstremenuen. 4.1.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af sygdom for virksomhed CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – hvis du ønsker refusionen overført til et SE-nr. i stedet for virksomhedens CVR-nr., skal du angive et SE-nr. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 34 NemRefusion P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du anmelder for. Lønmodtagerens stilling – her skal du oplyse lønmodtagerens stilling. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Arbejdsskade – du skal oplyse, om fraværet skyldes en arbejdsskade. Hvis det er tilfælde og skaden er anmeldt, skal du oplyse datoen for anmeldelsen af arbejdsskaden samt til hvem skaden er anmeldt. Løn under fravær – her oplyser du, om du udbetaler løn under fraværet. Hvis du svarer, at du ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Svarer du, at du udbetaler løn under fraværet, kan du søge refusion for lønnen, der er udbetalt. Forsikring (§55) eller §56 aftale, kronisk sygdom: Hvis du har tegnet en forsikring (§ 55) eller du har indgået en såkaldt § 56 aftale med lønmodtageren, som er godkendt af dennes bopælskommune, skal du anmelde fraværet, som var du arbejdsgiver der udbetalte løn under fraværet. Forsikringer §55 og §56 aftale Du oplyser blot på det faneblad, hvor du søger refusion at du har en §55 forsikring eller §56 aftale. OBS: ”Løn under fravær”-feltet låses efterfølgende, idet svaret har betydning for de spørgsmål, du skal besvare. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 35 NemRefusion 4.1.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 36 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 4.1.3 Fanebladet ”Ansættelse” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens ansættelsesforhold, f.eks. arbejdstid. Ansat i mere end 13 uger – du skal svare på, om lønmodtageren har været ansat i 13 uger. Hvis lønmodtageren ikke har været ansat i 13 KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 37 NemRefusion uger, skal du oplyse ansættelsesdatoen og det antal timer, han har arbejdet siden ansættelsen og frem til fraværets begyndelse. Disse oplysninger bruges til at vurdere, om lønmodtageren opfylder beskæftigelseskravet, som er en betingelse for at kunne få sygedagpenge. Genoptagelse af arbejde – her skal du oplyse, om lønmodtageren har genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. For at være delvis raskmeldt skal medarbejderens fravær være på mindst 4 timer om ugen. Er fraværet mindre, betragtes lønmodtageren som raskmeldt. Der ud over skal du oplyse hvor mange timer og minutter, lønmodtageren har genoptaget arbejdet i de uger, hvor det er tilfældet. Har lønmodtageren genoptaget arbejdet delvist i to uger, udfylder du først for den ene uge, hvorefter du tilføjer en ny uge. Oplysninger om lønmodtageren arbejdstid. Har lønmodtageren fast arbejdstid, kan du vælge nogle fast definerede arbejdstider eller selv indtaste timerne. Hvis lønmodtageren har varierende arbejdstid, skal du oplyse hvor mange timer han i gennemsnit har arbejdet de sidste 4 uger. Du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Arbejder lønmodtageren i turnus, skal du oplyse start og slut datoen for turnus samt antal uger, turnussen løber over. Er der tale om weekendarbejde, der i henhold til gældende overenskomst som udgangspunkt alene udføres på lørdage eller søndage, skal du oplyse timer og minutter for både lørdag og søndag. Det sidste du udfylder på fanebladet er at oplyse, om lønmodtagerne er ansat under særlige ordninger, i det her tilfælde løntilskud eller fleksjob. Lønmodtageren er ansat i fleksjob Fleksjob Hvis lønmodtageren er ansat i fleksjob, er indberetningen ikke anderledes end for en lønmodtager, der er ansat under normale forhold. Du skal blot oplyse om fleksjobbet under spørgsmålet Særlige ordninger og når du søger refusion. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 38 NemRefusion 4.1.4 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Sygedagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. Da det er forskelligt hvorvidt virksomheder registrerer løndata inkl. eller eksklusiv AM-bidrag, skal du først vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AM-bidrag. Efterfølgende skal du oplyse, om lønnen varierer. Hvis lønmodtageren ikke har fast løn, skal varierende løn benyttes, hvor du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige timeløn i de seneste 4 uger før sygdommens indtræden. Hvis lønnen ikke varierer, skal du oplyse lønmodtagerens aktuelle løn, som er den løn, han normalt får udbetalt. Beløbet angives enten som kr. pr. time, pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. Efterfølgende skal du oplyse størrelsen på sygelønnen, dvs. den løn du udbetaler til lønmodtageren, som du senere kan søge refusion for. Beløbet angives enten som kr. pr. time, pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. Hvis der er sket ændringer i enten den aktuelle løn eller sygelønnen, skal du oplyse en dato for ændringen samt den nye løn. Du skal ikke angive forskellen mellem ny og gammel løn. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 39 NemRefusion Hvis du ikke fortsætter med at udbetale løn, skal du angive en dato for hvornår lønnen stopper samt en årsag. Datoen for lønstop er ikke den dag, hvor du sidste gang udbetaler løn, men datoen for hvornår lønmodtageren ikke længere er berettiget til løn. Hvis årsagen til lønstop er, at lønmodtageren er opsagt, skal du oplyse datoen for hvornår du meddelte opsigelsen til lønmodtageren samt datoen for sidste dag med løn/dagpenge. Derudover skal du oplyse, hvor ofte du har udbetalt løn. Det kan enten være hver uge, 14. dag i lige uger, 14. dag i ulige uger eller hver måned. Det sidste du skal oplyse er, om lønmodtageren får udbetalt løn- eller dagpenge for søgnehelligdage. En søgnehelligdag er en helligdag, der falder på en dag, som ellers ville være en normal arbejdsdag. Fx skærtorsdag. 4.1.5 Fanebladet ”Refusion” Her har du mulighed for at anmode om refusion. Det er også her du oplyser, om lønmodtageren har afholdt ferie. Når du søger refusion, skal du oplyse en fra- og en tildato. Hvis du søger om refusion fra 1. hele sygefraværsdag eller 2. hele sygefraværsdag, skal KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 40 NemRefusion du oplyse en årsag hertil, da du normalt er forpligtiget til at udbetale løn i de første 21 dage af fraværet, den såkaldte arbejdsgiverperiode. Den kan f.eks. være på grund af en §55 forsikring eller en §56 aftale. Hvis du ikke har en gyldig grund til at søge tidlig refusion, kan du først signere indberetningen, når der er gået minimum 14 dage fra første fraværsdag. Er det ikke tilfældet, eller hvis du søger om refusion frem i tiden, gemmes indberetningen som en kladde. Du vil så få en meddelelse når du kan signere indberetningen (læs mere i ”Tilmelding af meddelelser. ” på side 30). Har lønmodtageren afholdt ferie, skal du desuden oplyse datoerne for ferieperioden. 4.1.6 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 4.2 Anmeldelse af sygdom - IKKE løn under fravær Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af sygdom, hvor arbejdsgiver IKKE udbetaler løn under fravær. Hvis ar- KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 41 NemRefusion bejdsgiveren ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Når du som arbejdsgiver skal anmelde et nyt sygefravær, vælger du Sygdom i venstremenuen. 4.2.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af sygdom for virksomhed CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – dette felt er kun relevant, når man vil søge refusion.. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du anmelder for. Lønmodtagerens stilling – her skal du oplyse lønmodtagerens stilling. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 42 NemRefusion Arbejdsskade – du skal oplyse, om fraværet skyldes en arbejdsskade. Hvis det er tilfælde og skaden er anmeldt, skal du oplyse datoen for anmeldelsen af arbejdsskaden samt til hvem skaden er anmeldt. Løn under fravær – her oplyser du, om du udbetaler løn under fraværet. Hvis du svarer, at du ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Svarer du, at du udbetaler løn under fraværet, kan du søge refusion for lønnen, der er udbetalt. Forsikring (§55) eller §56 aftale, kronisk sygdom: Hvis du har tegnet en forsikring (§ 55) eller du har indgået en såkaldt § 56 aftale med lønmodtageren, som er godkendt af dennes bopælskommune, skal du anmelde fraværet, som var du arbejdsgiver der udbetalte løn under fraværet. Forsikringer §55 og §56 aftale Du oplyser blot på det faneblad, hvor du søger refusion at du har en §55 forsikring eller §56 aftale. OBS: ”Løn under fravær”-feltet låses efterfølgende, idet svaret har betydning for de spørgsmål, du skal besvare. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 4.2.2 Fanebladet ”Fraværende” KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 43 NemRefusion Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. Udenlandsk adresse Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 44 NemRefusion 4.2.3 Fanebladet ”Ansættelse” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens ansættelsesforhold, fx arbejdstid. Ansat i mere end 13 uger – du skal svare på, om lønmodtageren har været ansat i 13 uger. Hvis lønmodtageren ikke har været ansat i 13 uger, skal du oplyse ansættelsesdatoen og det antal timer, han har arbejdet siden ansættelsen og frem til fraværets begyndelse. Disse oplysninger bruges til at vurdere, om lønmodtageren opfylder beskæftigelseskravet, som er en betingelse for at kunne få sygedagpenge. Genoptagelse af arbejde – her skal du oplyse, om lønmodtageren har genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. For at være delvis raskmeldt skal medarbejderens fravær være på mindst 4 timer om ugen. Er fraværet mindre, betragtes lønmodtageren som raskmeldt. Oplysninger om lønmodtageren arbejdstid. Har lønmodtageren fast arbejdstid, kan du vælge nogle fast definerede arbejdstider eller selv indtaste timerne. Hvis lønmodtageren har varierende arbejdstid, skal du oplyse hvor mange timer han i gennemsnit har arbejdet de sidste 4 uger. Du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Arbejder lønmodtageren i turnus, skal du oplyse start og slut datoen for turnus samt antal uger, turnussen løber over. Er der tale om weekendarbejde, KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 45 NemRefusion der i henhold til gældende overenskomst som udgangspunkt alene udføres på lørdage eller søndage, skal du oplyse timer og minutter for både lørdag og søndag. Du skal også oplyse, om lønmodtageren er ansat under særlige ordninger, i det her tilfælde løntilskud eller fleksjob. Det sidste du udfylder på fanebladet ”Ansættelse” er, om lønmodtageren er ansat som vikar/løsarbejder. Er han det, skal du oplyse om han var på arbejde dagen før 1. fraværsdag og om det var aftalt, at han skulle på arbejde den dag, hvor han blev sygemeldt. 4.2.4 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Sygedagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. Først skal du vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AMbidrag. Efterfølgende skal du oplyse, om lønnen varierer. Hvis lønmodtageren ikke har fast løn, skal varierende løn benyttes hvor du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige timeløn i de seneste 4 uger før sygdommens indtræden. Hvis lønnen ikke varierer, skal du oplyse lønmodtagerens aktuelle løn, som er den løn, han normalt får udbetalt. Beløbet angives enten som kr. pr. time, pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 46 NemRefusion Derudover skal du oplyse, hvor ofte du har udbetalt løn. Det kan enten være hver uge, 14. dag i lige uger, 14. dag i ulige uger eller hver måned. Det sidste du skal oplyse er, om lønmodtageren får udbetalt løn- eller dagpenge for søgnehelligdage. En søgnehelligdag er en helligdag, der falder på en dag, som ellers ville være en normal arbejdsdag. Fx skærtorsdag. 4.2.5 Fanebladet ”Sygedagpenge” Her skal du oplyse, om du har udbetalt løn i hele arbejdsgiverperioden. Du er normalt er forpligtiget til at udbetale løn i de første 21 dage af fraværet, den såkaldte arbejdsgiverperiode. Derfor skal du oplyse en årsag, hvis du ikke har udbetalt løn i de første 21 dage af fraværet. Hvis årsagen til at du ikke har udbetalt løn er, at lønmodtageren er opsagt, skal du oplyse datoen for hvornår du meddelte opsigelsen til lønmodtageren samt datoen for sidste dag med løn/dagpenge. 4.2.6 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 47 NemRefusion OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 4.3 Anmeldelse af barsel – løn under fravær Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af barsel, hvor arbejdsgiver udbetaler løn under fravær. Når du som arbejdsgiver skal anmelde et nyt barselfravær, vælger du Barsel i venstremenuen. 4.3.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af barsel for virksomhed CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 48 NemRefusion SE-nr. – hvis du ønsker refusionen overført til et SE-nr. i stedet for virksomhedens CVR-nr., skal du angive et SE-nr. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du anmelder for. Lønmodtagerens stilling – her skal du oplyse lønmodtagerens stilling. Dato for første fraværsdag – – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Vær opmærksom på, at hvis der er tale om et almindeligt barselforløb, dvs. der er ikke tale om fravær før fire uger før forventet fødsel (sygeligt forløbende graviditet, arbejdets særlige karakter eller offentligt fastsatte bestemmelser), kan første fraværsdag tidligst være fire uger før forventet fødsel, på trods af at lønmodtageren er gået fra mere end fire uger før. At lønmodtageren er gået på barsel mere end fire uger før, kan skyldes overenskomstmæssige regler, som ikke berettiger til barseldagpenge. Løn under fravær – her oplyser du, om du udbetaler løn under fraværet. Hvis du svarer, at du ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Svarer du, at du udbetaler løn under fraværet, kan du søge refusion for lønnen, der er udbetalt. OBS: ”Løn under fravær”-feltet låses efterfølgende, idet svaret har betydning for de spørgsmål, du skal besvare. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 4.3.2 Fanebladet ”Fraværende” KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 49 NemRefusion Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 50 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 4.3.3 Fanebladet ”Ansættelse” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens ansættelsesforhold, f.eks. arbejdstid. Ansat i mere end 13 uger – du skal svare på, om lønmodtageren har været ansat i 13 uger. Hvis lønmodtageren ikke har været ansat i 13 uger, skal du oplyse ansættelsesdatoen og det antal timer, han har arbejdet siden ansættelsen og frem til fraværets begyndelse. Disse oplysninger bruges til at vurdere, om lønmodtageren opfylder beskæftigelseskravet, som er en betingelse for at kunne få barseldagpenge. Genoptagelse af arbejde – her skal du oplyse, om lønmodtageren har genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. Der ud over skal du oplyse hvor mange timer og minutter, lønmodtageren har genoptaget arbejdet i de uger, hvor det er tilfældet. Har lønmodtageren genoptaget arbejdet delvist i to uger, udfylder du først for den ene uge, hvorefter du tilføjer en ny uge. Oplysninger om lønmodtageren arbejdstid. Har lønmodtageren fast arbejdstid, kan du vælge nogle fast definerede arbejdstider eller selv indtaste timerne. Hvis lønmodtageren har varierende arbejdstid, skal du oplyse hvor mange timer han i gennemsnit har arbejdet de sidste 4 KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 51 NemRefusion uger. Du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Arbejder lønmodtageren i turnus, skal du oplyse start og slut datoen for turnus samt antal uger, turnussen løber over. Er der tale om weekendarbejde, der i henhold til gældende overenskomst som udgangspunkt alene udføres på lørdage eller søndage, skal du oplyse timer og minutter for både lørdag og søndag. Det sidste du udfylder på fanebladet er at oplyse, om lønmodtagerne er ansat under særlige ordninger, i det her tilfælde løntilskud eller fleksjob. 4.3.4 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Barseldagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. Da det er forskelligt hvorvidt virksomheder registrerer løndata inkl. eller eksklusiv AM-bidrag, skal du først vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AM-bidrag. Efterfølgende skal du oplyse, om lønnen varierer. Hvis lønmodtageren ikke har fast løn, skal varierende løn benyttes hvor du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige timeløn i de seneste 4 uger før fraværet. Hvis lønnen ikke varierer, skal du oplyse lønmodtagerens aktuelle løn, som er den løn, har normalt får udbetalt. Beløbet angives enten som kr. pr. time, KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 52 NemRefusion pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. Efterfølgende skal du oplyse størrelsen på orlovslønnen, dvs. den løn du udbetaler til lønmodtageren, som du senere kan søge refusion for. Beløbet angives enten som kr. pr. time, pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. Hvis der er sket ændringer i enten den aktuelle løn eller orlovslønnen, skal du oplyse en dato for ændringen samt den nye løn. Du skal ikke angive forskellen mellem ny og gammel løn. Hvis du ikke fortsætter med at udbetale løn, skal du angive en dato for hvornår lønnen stopper. Datoen for lønstop er ikke den dag, hvor du sidste gang udbetaler løn, men datoen for hvornår lønmodtageren ikke længere er berettiget til løn. Hvis du stopper lønudbetalingen, men på et senere tidspunkt genoptager udbetalingen, skal du oplyse datoen for hvornår du igen udbetaler løn. 4.3.5 Fanebladet ”Barseldagpenge” Her har du mulighed for at anmode om refusion. Det er også her du oplyser, om lønmodtageren har afholdt ferie/omsorgsdage. Du skal oplyse årsagen til fraværet. For alt fravær der ligger før 4 uger beregnet fra forventet fødsel, skal du oplyse datoen for forventet fødsel. Det er samme dato, som lønmodtageren har oplyst til dig. Hvis fødslen har fundet sted, skal du alligevel oplyse datoen, da datoen benyttes til at beregne hvornår der er ret til barseldagpenge. Er der tale om fædreorlov eller forældreorlov, skal du oplyse datoen for den sidste dag, der holdes orlov. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 53 NemRefusion OBS: Forældreorlov – udskudt orlov Udskudt orlov er forældreorlov, som endnu ikke er anvendt. Derfor skelnes der ikke mellem udskudt orlov og forældreorlov, når der udbetales barseldagpenge. Du skal derfor indberette udskudt orlov som forældreorlov. Forældreorlov – udskudt orlov Hvis du søger refusion, skal du oplyse en fra- og en til-dato. Hvis du søger om refusion frem i tiden, gemmes indberetningen som en kladde. Du vil så få en meddelelse når du kan signere indberetningen (læs mere i ”Tilmelding af meddelelser. ” på side 30). Har lønmodtageren afholdt ferie/omsorgsdage, skal du oplyse datoerne for ferieperioden. 4.3.6 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 4.4 Anmeldelse af barsel – IKKE løn under fravær Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af barsel, hvor arbejdsgiver IKKE udbetaler løn under fravær. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 54 NemRefusion Når du som arbejdsgiver skal anmelde et nyt barselfravær, vælger du Barsel i venstremenuen. 4.4.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af barsel for virksomhed CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – dette felt er kun relevant, når man vil søge refusion. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du anmelder for. Lønmodtagerens stilling – her skal du oplyse lønmodtagerens stilling. Dato for første fraværsdag – – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Vær opmærksom på, at hvis der er tale om et almindeligt barselforløb, dvs. der er ikke tale om fravær før fire uger før forventet fødsel (sygeligt forløbende graviditet, arbejdets særlige karakter eller offentligt fastsatte bestemmelser), kan første fraværsdag tidligst være fire uger før forventet fødsel, på trods af at lønmodtageren er gået fra mere end fire uger før. At lønmodtageren er gået på barsel mere end fire uger KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 55 NemRefusion før, kan skyldes overenskomstmæssige regler, som ikke berettiger til barseldagpenge. Løn under fravær – her oplyser du, om du udbetaler løn under fraværet. Hvis du svarer, at du ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Svarer du, at du udbetaler løn under fraværet, kan du søge refusion for lønnen, der er udbetalt. OBS: ”Løn under fravær”-feltet låses efterfølgende, idet svaret har betydning for de spørgsmål, du skal besvare. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 4.4.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 56 NemRefusion OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. Udenlandsk adresse Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 4.4.3 Fanebladet ”Ansættelse” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens ansættelsesforhold, f.eks. arbejdstid. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 57 NemRefusion Ansat i mere end 13 uger – du skal svare på, om lønmodtageren har været ansat i 13 uger. Hvis lønmodtageren ikke har været ansat i 13 uger, skal du oplyse ansættelsesdatoen og det antal timer, han har arbejdet siden ansættelsen og frem til fraværets begyndelse. Disse oplysninger bruges til at vurdere, om lønmodtageren opfylder beskæftigelseskravet, som er en betingelse for at kunne få barseldagpenge. Genoptagelse af arbejde – her skal du oplyse, om lønmodtageren har genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. Der ud over skal du oplyse hvor mange timer og minutter, lønmodtageren har genoptaget arbejdet i de uger, hvor det er tilfældet. Har lønmodtageren genoptaget arbejdet delvist i to uger, udfylder du først for den ene uge, hvorefter du tilføjer en ny uge. Oplysninger om lønmodtageren arbejdstid. Har lønmodtageren fast arbejdstid, kan du vælge nogle fast definerede arbejdstider eller selv indtaste timerne. Hvis lønmodtageren har varierende arbejdstid, skal du oplyse hvor mange timer han i gennemsnit har arbejdet de sidste 4 uger. Du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Arbejder lønmodtageren i turnus, skal du oplyse start og slut datoen for turnus samt antal uger, turnussen løber over. Er der tale om weekendarbejde, der i henhold til gældende overenskomst som udgangspunkt alene udføres på lørdage eller søndage, skal du oplyse timer og minutter for både lørdag og søndag. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 58 NemRefusion Det sidste du udfylder på fanebladet er at oplyse, om lønmodtagerne er ansat under særlige ordninger, i det her tilfælde løntilskud eller fleksjob. 4.4.4 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Barseldagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. Da det er forskelligt hvorvidt virksomheder registrerer løndata inkl. eller eksklusiv AM-bidrag, skal du først vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AM-bidrag. Efterfølgende skal du oplyse, om lønnen varierer. Hvis lønmodtageren ikke har fast løn, skal varierende løn benyttes hvor du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige timeløn i de seneste 4 uger før fraværet. Hvis lønnen ikke varierer, skal du oplyse lønmodtagerens aktuelle løn, som er den løn, har normalt får udbetalt. Beløbet angives enten som kr. pr. time, pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. Der ud over skal du oplyse, hvor ofte du har udbetalt løn. Det kan enten være hver uge, 14. dag i lige uger, 14. dag i ulige uger eller hver måned. Hvis du på et senere tidspunkt genoptager udbetalingen, skal du oplyse datoen for hvornår du igen udbetaler løn. 4.4.5 Fanebladet ”Barseldagpenge” Her oplyses årsagen til fraværet. For alt fravær der ligger før 4 uger beregnet fra forventet fødsel, skal du oplyse datoen for forventet fødsel. Det KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 59 NemRefusion er samme dato, som lønmodtageren har oplyst til dig. Hvis fødslen har fundet sted, skal du alligevel oplyse datoen, da datoen benyttes til at beregne hvornår der er ret til barseldagpenge. Er der tale om fædreorlov eller forældreorlov, skal du oplyse datoen for den sidste dag, der holdes orlov. OBS: Forældreorlov – udskudt orlov Udskudt orlov er forældreorlov, som endnu ikke er anvendt. Derfor skelnes der ikke mellem udskudt orlov og forældreorlov, når der udbetales barseldagpenge. Du skal derfor indberette udskudt orlov som forældreorlov. Forældreorlov – udskudt orlov 4.4.6 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 60 NemRefusion 4.5 Anmodning om refusion – Sygdom eller barsel For at starte selve refusions-indberetningen bør du læse afsnit 3.3 ”Sådan søger du om refusion” på side 19. Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af de enkelte faneblade til en refusionsanmodning til sygdom eller barsel. 4.5.1 Fanebladene ”Fravær” og ”Fraværende” Begge faneblade indeholder de oplysninger, som du indberettede ved anmeldelsen. Oplysningerne kan ikke rettes, og du kan derfor roligt gå direkte til fanebladet ”Lønforhold”. 4.5.2 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold, hvis der er sket ændringer i disse siden anmeldelsen. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Sygedagpenge og barseldagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 61 NemRefusion Først skal du vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AMbidrag. Dernæst skal du oplyse, om lønmodtageren har Genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. For at være delvist fraværende skal medarbejderens fravær være på mindst 4 timer om ugen, når der er tale om sygefravær. Er fraværet mindre, betragtes lønmodtageren som værende raskmeldt. Er arbejdet genoptaget delvist, skal du oplyse hvor mange timer og minutter, lønmodtageren har genoptaget arbejdet i de uger, hvor det er tilfældet. Har lønmodtageren genoptaget arbejdet delvist i to uger, udfylder du først for den ene uge, hvorefter du tilføjer en ny uge. Hvis du ikke fortsætter med at udbetale løn, skal du angive en dato for hvornår lønnen stopper. Datoen for lønstop er ikke den dag, hvor du sidste gang udbetaler løn, men datoen for hvornår lønmodtageren ikke længere er berettiget til løn. Hvis lønnen først stopper om f.eks. to måneder, skal du vente med at oplyse dette til næste gang, du søger refusion. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 62 NemRefusion Hvis der er sket ændringer i enten den aktuelle løn eller sygelønnen for sygdom eller orlovsløn for barsel, skal du oplyse en dato for ændringen samt den nye løn. Du skal ikke angive forskellen mellem ny og gammel løn. For barsel gælder endvidere, at hvis lønnen stopper og genoptages senere, skal du oplyse datoen for hvornår lønudbetalingen genoptages. 4.5.3 Fanebladet ”Refusion” Her søger du refusion og oplyser, om lønmodtageren har afholdt ferie hhv. ferie/omsorgsdage. Når du søger refusion, får du forslag til en periode. Fra-datoen er altid den dag, hvor du er berettiget til at søge fra. Til-datoen er altid den dato, som du kan søge til. Det er enten dags dato, datoen for lønmodtageren sidste fraværsdag eller sidste dag med løn. Har lønmodtageren afholdt ferie hhv. ferie/omsorgsdage, skal du oplyse datoerne for ferieperioden. Hvis du søger om refusion frem i tiden, gemmes indberetningen som en kladde. . Du vil så få en meddelelse når du kan signere indberetningen (læs mere i ”Tilmelding af meddelelser. ” på side 30). 4.5.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 63 NemRefusion på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 4.6 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn – løn under fravær Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn, hvor arbejdsgiver udbetaler løn under fravær. Når du som arbejdsgiver skal anmelde et nyt fravær som følge af pasning af alvorligt sygt barn, vælger du Pasning af sygt barn i venstremenuen. Pasning af alvorligt sygt barn For at kunne få dagpenge i forbindelse med pasning af alvorligt sygt barn, er det jf. barselloven en betingelse, at barnets sygdom skønnes at medføre behov for ophold på hospital eller lignende institution i 12 dage eller mere. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 64 NemRefusion 4.6.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse pasning af alvorligt sygt barn CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – hvis du ønsker refusionen overført til et SE-nr. i stedet for virksomhedens CVR-nr., skal du angive et SE-nr. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du anmelder for. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Løn under fravær – her oplyser du, om du udbetaler løn under fraværet. Hvis du svarer, at du ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Svarer du, at du udbetaler løn under fraværet, kan du søge refusion for lønnen, der er udbetalt. OBS: ”Løn under fravær”-feltet låses efterfølgende, idet svaret har betydning for de spørgsmål, du skal besvare. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 65 NemRefusion Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 4.6.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 66 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 4.6.3 Fanebladet ”Ansættelse” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens ansættelsesforhold, fx arbejdstid. Ansat i mere end 13 uger – du skal svare på, om lønmodtageren har været ansat i 13 uger. Hvis lønmodtageren ikke har været ansat i 13 uger, skal du oplyse ansættelsesdatoen og det antal timer, han har arbejdet siden ansættelsen og frem til fraværets begyndelse. Disse oplysninger bruges til at vurdere, om lønmodtageren opfylder beskæftigelseskravet, som er en betingelse for at kunne få dagpenge. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 67 NemRefusion Genoptagelse af arbejde – her skal du oplyse, om lønmodtageren har genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. Oplysninger om lønmodtageren arbejdstid. Har lønmodtageren fast arbejdstid, kan du vælge nogle fast definerede arbejdstider eller selv indtaste timerne. Hvis lønmodtageren har varierende arbejdstid, skal du oplyse hvor mange timer han i gennemsnit har arbejdet de sidste 4 uger. Du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Arbejder lønmodtageren i turnus, skal du oplyse start og slut datoen for turnus samt antal uger, turnussen løber over. Er der tale om weekendarbejde, der i henhold til gældende overenskomst som udgangspunkt alene udføres på lørdage eller søndage, skal du oplyse timer og minutter for både lørdag og søndag. 4.6.4 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Dagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. Da det er forskelligt hvorvidt virksomheder registrerer løndata inkl. eller eksklusiv AM-bidrag, skal du først vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AM-bidrag. Efterfølgende skal du oplyse, om lønnen varierer. Hvis lønmodtageren ikke har fast løn, skal varierende løn benyttes hvor du skal oplyse den gen- KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 68 NemRefusion nemsnitlige ugentlige timeløn i de seneste 4 uger før fraværets indtræden. Hvis lønnen ikke varierer, skal du oplyse lønmodtagerens aktuelle løn, som er den løn, han normalt får udbetalt. Herefter skal du oplyse, hvor ofte du har udbetalt løn. Det kan enten være hver uge, 14. dag i lige uger, 14. dag i ulige uger eller hver måned. Hvis der er sket ændringer i den aktuelle løn, skal du oplyse en dato for ændringen samt den nye løn. Du skal ikke angive forskellen mellem ny og gammel løn. Hvis du ikke fortsætter med at udbetale løn, skal du angive en datoen for hvornår lønnen stopper. Datoen for lønstop er ikke den dag, hvor du sidste gang udbetaler løn, men datoen for hvornår lønmodtageren ikke længere er berettiget til løn. 4.6.5 Fanebladet ”Refusion” Her har du mulighed for at anmode om refusion. Når du søger refusion, skal du oplyse en fra- og en til-dato. Hvis du søger om refusion frem i tiden, gemmes indberetningen som en kladde. Du vil så få en meddelelse når du kan signere indberetningen (læs mere i ”Tilmelding af meddelelser. ” på side 30). 4.6.6 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 69 NemRefusion OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 4.7 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn – IKKE løn under fravær Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn, hvor arbejdsgiver udbetaler løn under fravær. Når du som arbejdsgiver skal anmelde et nyt fravær som følge af pasning af alvorligt sygt barn, vælger du Pasning af sygt barn i venstremenuen. Pasning af alvorligt sygt barn For at kunne få dagpenge i forbindelse med pasning af alvorligt sygt barn, er det jf. barselloven en betingelse, at barnets sygdom skønnes at medføre behov for ophold på hospital eller lignende institution i 12 dage eller mere. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 70 NemRefusion 4.7.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse pasning af alvorligt sygt barn CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – dette felt er kun relevant, når man vil søge refusion. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du anmelder for. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Løn under fravær – her oplyser du, om du udbetaler løn under fraværet. Hvis du svarer, at du ikke udbetaler løn under fraværet, er det lønmodtageren, der modtager dagpengene. Svarer du, at du udbetaler løn under fraværet, kan du søge refusion for lønnen, der er udbetalt. OBS: ”Løn under fravær”-feltet låses efterfølgende, idet svaret har betydning for de spørgsmål, du skal besvare. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 71 NemRefusion Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 4.7.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 72 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 4.7.3 Fanebladet ”Ansættelse” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens ansættelsesforhold, fx arbejdstid. Ansat i mere end 13 uger – du skal svare på, om lønmodtageren har været ansat i 13 uger. Hvis lønmodtageren ikke har været ansat i 13 uger, skal du oplyse ansættelsesdatoen og det antal timer, han har arbejdet siden ansættelsen og frem til fraværets begyndelse. Disse oplysninger bruges til at vurdere, om lønmodtageren opfylder beskæftigelseskravet, som er en betingelse for at kunne få dagpenge. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 73 NemRefusion Genoptagelse af arbejde – her skal du oplyse, om lønmodtageren har genoptaget arbejdet fuldt, delvist eller fortsat er fuldt fraværende. Hvis arbejdet er genoptaget fuldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. Hvis arbejdet er genoptaget delvist, skal du oplyse datoen for hvornår arbejdet blev genoptaget delvist. Oplysninger om lønmodtageren arbejdstid. Har lønmodtageren fast arbejdstid, kan du vælge nogle fast definerede arbejdstider eller selv indtaste timerne. Hvis lønmodtageren har varierende arbejdstid, skal du oplyse hvor mange timer han i gennemsnit har arbejdet de sidste 4 uger. Du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Arbejder lønmodtageren i turnus, skal du oplyse start og slut datoen for turnus samt antal uger, turnussen løber over. Er der tale om weekendarbejde, der i henhold til gældende overenskomst som udgangspunkt alene udføres på lørdage eller søndage, skal du oplyse timer og minutter for både lørdag og søndag. 4.7.4 Fanebladet ”Lønforhold” Her skal du indtaste oplysninger om lønmodtagerens lønforhold. Vær opmærksom på, at udbetaling af ekstraordinært overarbejde, feriepenge, ATP, pensionsbidrag og tilsvarende ikke skal medregnes i lønnen. Dagpenge beregnes ud fra den angivne løn fratrukket AM-bidrag. Da det er forskelligt hvorvidt virksomheder registrerer løndata inkl. eller eksklusiv AM-bidrag, skal du først vælge, om den løn du oplyser, er inkl. eller ekskl. AM-bidrag. Efterfølgende skal du oplyse, om lønnen varierer. Hvis lønmodtageren ikke har fast løn, skal varierende løn benyttes hvor du skal oplyse den gennemsnitlige ugentlige timeløn i de seneste 4 uger før fraværets indtræden. Hvis lønnen ikke varierer, skal du oplyse lønmodtagerens aktuelle løn, KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 74 NemRefusion som er den løn, har normalt får udbetalt. Beløbet angives enten som kr. pr. time, pr. uge, pr. 14. dag eller pr. måned. Du skal desuden oplyse, hvor ofte du har udbetalt løn. 4.7.5 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 4.8 Sygefraværssamtale Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en sygefraværssamtale. Når du som arbejdsgiver skal indberette oplysninger fra en sygefraværssamtale, vælger du Sygefraværssamtale i venstremenuen. 4.8.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 75 NemRefusion OBS: Hvis fraværet allerede er anmeldt, er disse oplysninger forudfyldt. CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – dette felt er kun relevant, når man vil søge refusion. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor den fraværende arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, der er afholdt sygefraværssamtale med. Lønmodtagerens stilling – her skal du oplyse lønmodtagerens stilling. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis den fraværende har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 76 NemRefusion 4.8.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er den korrekte lønmodtager, der indberettes for. I tilfælde af at lønmodtageren er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for lønmodtageren, med mindre der er tale om en lønmodtager med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 77 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 4.8.3 Fanebladet ”Samtale” Her skal du indtaste oplysninger fra sygefraværssamtalen. Du skal oplyse datoen for afholdelsen af samtalen. Hvis du indtaster en dato, der ligger frem i tiden, vil indberetningen gemmes som en kladde. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 78 NemRefusion Herefter skal du svare på, om I forventer at fraværet kommer til at vare mere end 8 uger. Hvis der svares ja, skal du herefter svare på, om der er mulighed for at genoptage arbejdet delvist. Hvis det er muligt, skal du oplyse en dato for hvornår I forventer, at den fraværende kan gøre det. Til sidst skal du oplyse navn på en kontaktperson i virksomheden, som kommunen i deres opfølgningsforløb med den fraværende, kan kontakte. Oplys gerne telefonnummer og e-mail. 4.8.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 79 NemRefusion 5 Selvstændig: Sådan udfylder du en indberetning Dette kapitel vil være en gennemgang af de forskellige indberetninger for selvstændige. En hjælp til hvilke felter der skal udfyldes og hvordan. Du kan også finde denne hjælp i NemRefusion Onlinehjælpen, så du hurtigt kan finde frem til hvordan du udfylder de forskellige indberetninger, når du sidder i NemRefusion. Er du arbejdsgiver eller A-kasse bør du i stedet læse: Kapitel 4 ”Arbejdsgiver: Sådan udfylder du en indberetning” på side 33 Kapitel 6 ”A-kasse: Sådan udfylder du en indberetning” på side 97 Dette kapitel vil således med skærmbilleder samt forklaringer gennemgå hvordan de forskellige faneblade på de forskellige indberetninger skal udfyldes, og om der er særlige ting du som selvstændig skal være opmærksom på. Følgende indberetninger vil blive gennemgået 5.1 Anmeldelse af sygdom 5.2 Anmeldelse af barsel 5.3 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn Inden du læser dette kapitel bør du have orienteret dig i afsnit 3.2 ”Sådan anmelder du et nyt fravær” på side 17 afsnit 3.3 ”Sådan søger du om refusion” på side 19 Ved hver indberetning vises der i toppen af siden en proceslinje. Den gør det let at følge med i hvor langt man er med indberetningen. Den orange markering viser hvilket trin, der er nået til i indberetningen. Proceslinjens enkelte punkter er klikbare links, og det er muligt at springe mellem de forskellige trin. Proceslinie ved indberetning af sygdom for arbejdsgiver 5.1 Anmeldelse af sygdom Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af sygdom for selvstændige Når du som selvstændig skal anmelde et nyt sygefravær, vælger du Sygdom i venstremenuen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 80 NemRefusion 5.1.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af sygdom for selvstændig CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – hvis du ønsker refusionen overført til et SE-nr. i stedet for virksomhedens CVR-nr., skal du angive et SE-nr. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor du arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende. Erhverv – her skal du oplyse den selvstændiges erhverv. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Arbejdsskade – du skal oplyse, om fraværet skyldes en arbejdsskade. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis du har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 81 NemRefusion 5.1.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den fraværende, så du kan kontrollere, at det er den korrekte person, der indberettes for. I tilfælde af at personen er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for personen, medmindre der er tale om en person med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 82 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 83 NemRefusion 5.1.3 Fanebladet ”Oplysninger” Her skal du indtaste oplysninger om bl.a. dine arbejdsforhold, løn og hvorfor du er fraværende. Du skal først svare på omfanget af din selvstændige virksomhed. Ifølge sygedagpengeloven er det et krav for at kunne få udbetalt sygedagpenge, at du i væsentligt omfang har arbejdet som selvstændig eller medarbejdende ægtefælle i mindst 6 måneder inden for de sidste 12 måneder. Heraf skal du have arbejdet som selvstændig den seneste måned forud for fraværsperioden. Hvis du ikke kan opfylde dette krav, skal du indsende dokumentation for de sidste 6 måneders beskæftigelse til din bopælskommune. Du skal oplyse din gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Hvis du modtager løn/sygedagpenge fra andre arbejdsforhold, skal du oplyse typen af indkomst, indkomsten (det ugentlige skattepligtige beløb) samt hvor mange timer og minutter, du arbejder om ugen i det andet arbejdsforhold. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 84 NemRefusion Hvis du har tegnet en sygedagpengeforsikring, skal du oplyse, om du er sikret fra 3. fraværsdag (type 1-forsikring) eller fra 1. fraværsdag (type 2-forsikring) og endvidere til hvilken sats. Du skal også oplyse, om du er fuldt eller delvist uarbejdsdygtig. Hvis du på et senere tidspunkt genoptager arbejdet delvist, eller når det skønnes, at et arbejde vil kunne bestrides delvist, skal du rette henvendelse til kommunen. Det vil fx blive betragtet som delvis genoptagelse af arbejdet, hvis du passer firmaets telefon, ordner momsregnskab eller lignende. Hvis du genoptager arbejdet med højst en fjerdedel af din normale arbejdstid, kan du få udbetalt 75 % af din dagpengesats. Hvis du genoptager arbejdet med højst halvdelen af din normale arbejdstid, kan du få udbetalt 50 % af din dagpengesats. Du skal oplyse, om fraværet skyldes et ulykkestilfælde. Hvis det er tilfældet, skal du oplyse om der er en ansvarlig skadevolder. Er der en ansvarlig skadevolder/modpart, skal du udfylde oplysninger om dennes forsikringsselskab. Under sygdommens art, skal du oplyse, hvad du fejler – årsagen til fraværet. Hvis du allerede er raskmeldt, skal du oplyse datoen for sidste fraværsdag. 5.1.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 85 NemRefusion OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 5.2 Anmeldelse af barsel Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af barsel for selvstændige. Når du som selvstændig skal anmelde et nyt sygefravær, vælger du Barsel i venstremenuen. 5.2.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af barsel for selvstændig CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – hvis du ønsker refusionen overført til et SE-nr. i stedet for virksomhedens CVR-nr., skal du angive et SE-nr. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor du arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende. Erhverv – her skal du oplyse den selvstændiges erhverv. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 86 NemRefusion Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis du har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 5.2.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den fraværende, så du kan kontrollere, at det er den korrekte person, der indberettes for. I tilfælde af at personen er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for personen, medmindre der er tale om en person med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 87 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 88 NemRefusion 5.2.3 Fanebladet ”Oplysninger” Her skal du indtaste oplysninger om bl.a. dine arbejdsforhold, løn og hvorfor du er fraværende. Du skal først svare på omfanget af din selvstændige virksomhed. Ifølge sygedagpengeloven er det et krav for at kunne få udbetalt sygedagpenge, at du i væsentligt omfang har arbejdet som selvstændig eller medarbejdende ægtefælle i mindst 6 måneder inden for de sidste 12 måneder. Heraf skal du have arbejdet som selvstændig den seneste måned forud for fraværsperioden. Hvis du ikke kan opfylde dette krav, skal du indsende dokumentation for de sidste 6 måneders beskæftigelse til din bopælskommune. Du skal oplyse din gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Hvis du modtager løn/barseldagpenge fra andre arbejdsforhold, skal du oplyse typen af indkomst samt indkomsten (det ugentlige skattepligtige beløb). Hvis du har tegnet en forsikring, skal du oplyse hvilken sats, du er forsikret til. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 89 NemRefusion Du skal oplyse årsagen til fraværet. Hvis du er fraværende pga. graviditetskomplikationer eller barsel med evt. fravær op til 4 uger før fødsel, skal du oplyse datoen for den forventede fødsel. Har fødslen fundet sted, skal datoen alligevel oplyses og barnets cpr. nr. skal angives. Du skal også oplyse, om du er fuldt eller delvist fraværende. Er fraværsårsagen adoption, skal du oplyse barnets cpr. nr. og datoen for barnets modtagelse. Du skal efterfølgende indsende en kopi af meddelelsen om bevilling af adoption til bopælskommunen. Er der tale om 2 ugers fædreorlov eller forældreorlov, skal du oplyse barnets cpr. nr. og for forældreorlov skal du endvidere oplyse, om du er fuldt eller delvist fraværende. 5.2.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. Når du signerer, giver du samtidig samtykke til, at kommunen kan indhente oplysninger, der er nødvendige for behandlingen af sagen om dagpenge jf. retssikkerhedslovens § 11a, stk. 1. Kommunen kan indhente oplysningerne fra egen læge/indlæggelsessted. 5.3 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af pasning af et alvorligt sygt barn for selvstændige. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 90 NemRefusion Når du som selvstændig er fraværende som følge af pasning af alvorligt sygt barn, vælger du Pasning af sygt barn i venstremenuen. Pasning af alvorligt sygt barn For at kunne få dagpenge i forbindelse med pasning af alvorligt sygt barn, er det jf. barselloven en betingelse, at barnets sygdom skønnes at medføre behov for ophold på hospital eller lignende institution i 12 dage eller mere. 5.3.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af pasning af alvorligt sygt barn for selvstændig CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – hvis du ønsker refusionen overført til et SE-nr. i stedet for virksomhedens CVR-nr., skal du angive et SE-nr. P-nr. – her skal du vælge det sted, hvor du arbejder. Hvis der er tilknyttede flere p-numre til CVR-nummeret, vil de alle fremgå af en liste. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer og standard SE-nummer i administrationsmodulet, vil disse også være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 91 NemRefusion Dato for sidste fraværsdag – her skal du angive datoen for sidste fraværsdag. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af lønmodtageren. Du bør kun anvende dette felt, hvis du har to ansættelsesforhold i virksomheden. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 5.3.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den fraværende, så du kan kontrollere, at det er den korrekte person, der indberettes for. I tilfælde af at personen er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, hvis ansættelsesforholdet ikke kan bekræftes via SKATs eIndkomst-register. OBS: Selvom ansættelsesforholdet ikke umiddelbart kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for personen, medmindre der er tale om en person med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 92 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 93 NemRefusion 5.3.3 Fanebladet ”Oplysninger” Her skal du indtaste oplysninger om bl.a. dine arbejdsforhold, løn og hvorfor du er fraværende. Du skal først svare på omfanget af din selvstændige virksomhed. Ifølge sygedagpengeloven er det et krav for at kunne få udbetalt sygedagpenge, at du i væsentligt omfang har arbejdet som selvstændig eller medarbejdende ægtefælle i mindst 6 måneder inden for de sidste 12 måneder. Heraf skal du have arbejdet som selvstændig den seneste måned forud for fraværsperioden. Hvis du ikke kan opfylde dette krav, skal du indsende dokumentation for de sidste 6 måneders beskæftigelse til din bopælskommune. Du skal oplyse din gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 94 NemRefusion Hvis du modtager løn/dagpenge fra andre arbejdsforhold, skal du oplyse typen af indkomst samt indkomsten (det ugentlige skattepligtige beløb). Hvis du har tegnet en forsikring, skal du oplyse hvilken sats, du er forsikret til. Du skal oplyse den periode, hvor barnet var indlagt samt barnets cpr. nr. Du skal også oplyse hvor barnet har været indlagt (hospital) samt hvilken afdeling, barnet var tilknyttet. Du skal oplyse, om du er enlig forsørger. Hvis du ansøger om dagpenge til mere end én forælder, skal du oplyse navn og cpr. nr. på vedkommende. 5.3.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. Når du signerer, giver du samtidig samtykke til, at kommunen kan indhente oplysninger, der er nødvendige for behandlingen af sagen om dagpenge jf. retssikkerhedslovens § 11a, stk. 1. Kommunen kan indhente oplysningerne fra egen læge/indlæggelsessted. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 95 NemRefusion KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 96 NemRefusion 6 A-kasse: Sådan udfylder du en indberetning Dette kapitel vil være en gennemgang af de forskellige indberetninger for a-kasser. En hjælp til hvilke felter der skal udfyldes og hvordan. Du kan også finde denne hjælp i NemRefusion Onlinehjælpen, så du hurtigt kan finde frem til hvordan du udfylder de forskellige indberetninger, når du sidder i NemRefusion. Er du arbejdsgiver eller selvstændig bør du i stedet læse: Kapitel 4 ”Arbejdsgiver: Sådan udfylder du en indberetning” på side 33 Kapitel 5 ”Selvstændig: Sådan udfylder du en indberetning” på side 80 Dette kapitel vil således med skærmbilleder samt forklaringer gennemgå hvordan de forskellige faneblade på de forskellige indberetninger skal udfyldes, og om der er særlige ting du som a-kasse skal være opmærksom på. Følgende indberetninger vil blive gennemgået 5.1 Anmeldelse af sygdom 5.2 Anmeldelse af barsel 5.3 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn Inden du læser dette kapitel bør du have orienteret dig i afsnit 3.2 ”Sådan anmelder du et nyt fravær” på side 17 afsnit 3.3 ”Sådan søger du om refusion” på side 19 Ved hver indberetning vises der i toppen af siden en proceslinje. Den gør det let at følge med i hvor langt man er med indberetningen. Den orange markering viser hvilket trin, der er nået til i indberetningen. Proceslinjens enkelte punkter er klikbare links, og det er muligt at springe mellem de forskellige trin. Proceslinie ved indberetning af sygdom for arbejdsgiver 6.1 Anmeldelse af sygdom Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af sygdom for a-kasser. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 97 NemRefusion Når du som a-kasse skal afgive oplysninger til kommunen om et sygemeldt medlem, vælger du Sygdom i venstremenuen. 6.1.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af sygdom for a-kasser CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – er ikke relevant for a-kasserne, idet feltet kun bruges i forbindelse med refusion. P-nr. – her skal du vælge den a-kasse, som medlemmet er tilknyttet. Hvis den enkelte afdeling har sit eget p-nummer, vil der som regel kun være ét p-nummer knyttet til CVR-nummeret. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer i administrationsmodulet, vil dette være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du indberetter for. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af medlemmet. Feltet er umiddelbart ikke relevant for a-kasserne. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 98 NemRefusion Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 6.1.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er det korrekte medlem, der indberettes for. I tilfælde af at personen er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, Hvis der ikke kan bekræftes et tilhørsforhold mellem a-kassen og medlemmet, gives der besked om dette. OBS: Selvom tilhørsforholdet mellem a-kassen og medlemmet ikke kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for personen, medmindre der er tale om en person med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 99 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 6.1.3 Fanebladet ”Oplysninger” Her skal du indtaste oplysninger om medlemmet, f.eks. om medlemmet er fuldtidsforsikret og om medlemmet har modtaget ydelser umiddelbart før fraværet. Du skal oplyse om medlemmet er fuldtids- eller deltidsforsikret og du skal oplyse datoen medlemmets første ledighedsdag. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 100 NemRefusion Efterfølgende skal du oplyse, om der umiddelbart før fraværet er udbetalt ydelser til medlemmet. De efterfølgende spørgsmål afhænger af dette svar. Hvis der ikke er udbetalt ydelser før fraværet, skal du oplyse årsagen hertil. Hvis der derimod er udbetalt ydelser før fraværet, skal du oplyse om det er fulde eller supplerende arbejdsløshedsdagpenge, der er udbetalt. Har du udbetalt fulde arbejdsløshedsdagpenge, skal du oplyse hvilken type ydelse, der blev udbetalt samt størrelsen af ydelsen. Beløbet skal angives som kr. brutto pr. uge. Har du udbetalt supplerende arbejdsløshedsdagpenge, skal du som minimum oplyse for hvor mange timer og minutter, medlemmet har fået supplerende arbejdsløshedsdagpenge for i ophørsugen. Du skal også oplyse beløbet. Hvis der er foretaget fradrag i timerne eller beløbet, skal du angive en årsag (fx konflikt) samt en periode. 6.1.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 101 NemRefusion 6.2 Anmeldelse af barsel Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af barsel for a-kasser. Når du som a-kasse skal afgive oplysninger til kommunen om et medlem, der skal på barsel, vælger du Barsel i venstremenuen. 6.2.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af barsel for a-kasser CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – er ikke relevant for a-kasserne, idet feltet kun bruges i forbindelse med refusion. P-nr. – her skal du vælge den a-kasse, som medlemmet er tilknyttet. Hvis den enkelte afdeling har sit eget p-nummer, vil der som regel kun være ét p-nummer knyttet til CVR-nummeret. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer i administrationsmodulet, vil dette være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du indberetter for. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 102 NemRefusion Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af medlemmet. Feltet er umiddelbart ikke relevant for a-kasserne. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. 6.2.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er det korrekte medlem, der indberettes for. I tilfælde af at personen er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, Hvis der ikke kan bekræftes et tilhørsforhold mellem a-kassen og medlemmet, gives der besked om dette. OBS: Selvom tilhørsforholdet mellem a-kassen og medlemmet ikke kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for personen, medmindre der er tale om en person med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 103 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 6.2.3 Fanebladet ”Oplysninger” Her skal du indtaste oplysninger om medlemmet, f.eks. om medlemmet er fuldtidsforsikret og om medlemmet har modtaget ydelser umiddelbart før fraværet. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 104 NemRefusion Du skal oplyse om medlemmet er fuldtids- eller deltidsforsikret og du skal oplyse datoen medlemmets første ledighedsdag. Efterfølgende skal du oplyse, om der umiddelbart før fraværet er udbetalt ydelser til medlemmet. De efterfølgende spørgsmål afhænger af dette svar. Hvis der ikke er udbetalt ydelser før fraværet, skal du oplyse årsagen hertil. Hvis der derimod er udbetalt ydelser før fraværet, skal du oplyse om det er fulde eller supplerende arbejdsløshedsdagpenge, der er udbetalt. Har du udbetalt fulde arbejdsløshedsdagpenge, skal du oplyse hvilken type ydelse, der blev udbetalt samt størrelsen af ydelsen. Beløbet skal angives som kr. brutto pr. uge. Har du udbetalt supplerende arbejdsløshedsdagpenge, skal du som minimum oplyse for hvor mange timer og minutter, medlemmet har fået supplerende arbejdsløshedsdagpenge for i ophørsugen. Du skal også oplyse beløbet. Hvis der er foretaget fradrag i timerne eller beløbet, skal du angive en årsag (fx konflikt) samt en periode. Du skal også oplyse årsagen til fraværet. Er der tale om fædreorlov eller forældreorlov, skal du også oplyse datoen for den sidste dag, der holdes orlov. 6.2.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 105 NemRefusion signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. 6.3 Anmeldelse af pasning ved alvorligt sygt barn Dette afsnit gennemgår udfyldelsen af fanebladene til en anmeldelse af pasning af alvorligt sygt barn for a-kasser. Når du som a-kasse skal afgive oplysninger til kommunen om et medlem, der er fraværende som følge af alvorligt sygt barn, vælger du Pasning af sygt barn i venstremenuen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 106 NemRefusion 6.3.1 Fanebladet ”Fravær” På første faneblad i anmeldelsen skal du udfylde centrale grunddata. Alle felter med rød stjerne (*) skal udfyldes for at indberetningen kan signeres. Felter uden stjerne er valgfrie. Første "faneblad" ved anmeldelse af pasning af alvorligt sygt barn for a-kasser CVR-nr. – feltet er forudfyldt med det CVR.-nummer, som tilhører den digitale signatur, du er logget ind med. SE-nr. – er ikke relevant for a-kasserne, idet feltet kun bruges i forbindelse med refusion. P-nr. – her skal du vælge den a-kasse, som medlemmet er tilknyttet. Hvis den enkelte afdeling har sit eget p-nummer, vil der som regel kun være ét p-nummer knyttet til CVR-nummeret. TIP: Hvis din Virk-administrator har opsat standard p-nummer i administrationsmodulet, vil dette være forudfyldt CPR-nr. – her indtastes CPR. nr. for den fraværende, du indberetter for. Dato for første fraværsdag – her skal du angive datoen for første hele fraværsdag. Ansættelses-ID – her kan du indtaste en identifikation af medlemmet. Feltet er umiddelbart ikke relevant for a-kasserne. Egen reference – her kan du indtaste egen reference, som du kan bruge til efterfølgende udsøgninger. Oplysningen videresendes ikke til kommunen. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 107 NemRefusion 6.3.2 Fanebladet ”Fraværende” Dette faneblad indeholder oplysninger om den, du indberetter for, så du kan kontrollere, at det er det korrekte medlem, der indberettes for. I tilfælde af at personen er under adressebeskyttelse, hentes oplysningerne ikke og felterne udfyldes med '-'. Adressebeskyttelse Navn og adresseoplysninger er desuden skjult for dig som bruger, Hvis der ikke kan bekræftes et tilhørsforhold mellem a-kassen og medlemmet, gives der besked om dette. OBS: Selvom tilhørsforholdet mellem a-kassen og medlemmet ikke kan bekræftes, så kan indberetningen godt udfyldes og signeres og afleveres til kommunen, som også får navn og adresse med. Du har ikke mulighed for at rette i navn og adresse for personen, medmindre der er tale om en person med bopæl i udlandet. I det tilfælde, vil der fremkomme seks felter, hvor du kan indtaste den udenlandske adresse. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Udenlandsk adresse Side 108 NemRefusion Da der ikke findes standarder for adresser, er de seks felter forslag til rækkefølgen i adresseoplysningerne. Hvis du ikke har brug for 6 felter, skriver du oplysningerne ind uden at springe felter over. 6.3.3 Fanebladet ”Oplysninger” Her skal du indtaste oplysninger om medlemmet, f.eks. om medlemmet er fuldtidsforsikret og om medlemmet har modtaget ydelser umiddelbart før fraværet. Du skal oplyse om medlemmet er fuldtids- eller deltidsforsikret og du skal oplyse datoen medlemmets første ledighedsdag. Efterfølgende skal du oplyse, om der umiddelbart før fraværet er udbetalt ydelser til medlemmet. De efterfølgende spørgsmål afhænger af dette svar. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 109 NemRefusion Hvis der er udbetalt ydelser før fraværet, skal du oplyse om det er fulde eller supplerende arbejdsløshedsdagpenge, der er udbetalt. Har du udbetalt fulde arbejdsløshedsdagpenge, skal du oplyse hvilken type ydelse, der blev udbetalt samt størrelsen af ydelsen. Beløbet skal angives som kr. brutto pr. uge. Har du udbetalt supplerende arbejdsløshedsdagpenge, skal du som minimum oplyse for hvor mange timer og minutter, medlemmet har fået supplerende arbejdsløshedsdagpenge for i ophørsugen. Du skal også oplyse beløbet. Hvis der er foretaget fradrag i timerne eller beløbet, skal du angive en årsag (fx konflikt) samt en periode. 6.3.4 Fanebladet ”Signering” Her har du to muligheder. Du kan enten gemme indberetningen som en kladde, eller du kan fuldføre indberetningen ved at foretage en godkendelse (en signering). Hvis du har gemt indberetningen som en kladde, kan du på et senere tidspunkt vende tilbage for at godkende den. Ved signering godkendes indberetningen via din digitale underskrift. I forbindelse med signeringen vises alle indtastede oplysninger og du får en kvittering, som kan udskrives eller gemmes. Den signerede indberetning gemmes i NemRefusion. Når du har signeret indberetningen, videresendes den automatisk til kommunen. OBS: Hvis du har problemer med at signere din indberetning, så læs afsnit 3.6 ”Sådan signerer du” på side 21. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 110 NemRefusion 7 Problemløsning Du kan få hjælp til NemRefusion på flere måder: I denne "Brugervejledning" kan du finde trin-for-trin-beskrivelser af de opgaver du skal løse i NemRefusion. Denne vejledning Når du ser dette ikon ud for et felt, betyder det, at du kan få hjælp til at udfylde feltet. Felthjælp Ved at klikke på ”Hjælp” i venstremenuen, finder du Onlinehjælpen, hvor du kan få en uddybende forklaring vedrørende brug af NemRefusion. Onlinehjælp På hjemmesiderne www.virk.dk og www.nemrefusion.dk findes supplerende oplysninger om NemRefusion, indberetning samt andre nødvendige svar på de problemer og spørgsmål du har. Ofte stillede spørgsmål på www.nemrefusion.dk/hjaelp/oftestillede-spoergsmaal.aspx Hvis du har spørgsmål til NemRefusion, henvises der til support på www.nemrefusion.dk/hjaelp/support.aspx Hvis du har spørgsmål til rettigheder, login og digital signatur, læs mere på o http://www.virk.dk/hjaelp/virklog-in_hjaelp o http://www.virk.dk/rettigheder o http://www.danid.dk Supplerende oplysninger Support til NemRefusion Ved nedbrud eller timeout Hvis browseren lukkes eller der er time-out under indberetning, gemmer NemRefusion automatisk den påbegyndte indberetning som en kladde. Brugeren kan derved efterfølgende genoptage arbejdet med indberetningen. Det er dog en forudsætning, at der som minimum er indberettet CVR-NR, CPR-NR og 1. fraværsdag. Ved nedbrud i indberetningsforløbet og automatisk registrering af indberetningen som kladde, vil kladden være at finde i listen over fravær og indberetninger. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 111 NemRefusion 8 Appendiks 8.1 Brug musen mindre – Genveje i NemRefusion Afsnittet beskriver hvordan tastaturet kan anvendes til flere funktioner i NemRefusion frem for at bruge musen. Genveje kan benyttes på alle sider, hvor det giver mening. Det er f.eks. ikke muligt at udskrive CTRL + ALT + u på sider, hvor der ikke er noget at udskrive. Hvis man som bruger ikke har rettighed til Administration, virker CTRL + ALT + a heller ikke. P Hvis du vil Skal du Flytte markøren til næste felt eller knap Ctrl + Tab Flytte markøren til NemRefusion-logo Ctrl + Shift + Alt + 0 Flytte markøren til liste over ”Fravær og indberetninger” Ctrl + Shift + Alt + 1 Flytte markøren til Genveje for søgning (Drop down boks) Ctrl + Shift + Alt + 2 Flytte markøren til Fold alle fravær ud/ind Ctrl + Shift + Alt + 3 Flytte markøren til Download liste Ctrl + Shift + Alt + 4 Fold ud og fold sammen Ctrl + venstre og højre piletast Flyt til næste eller forrige fravær (plus/minus) Ctrl + op og ned piletast Navigere til siden ”Fravær og indberetninger” Ctrl + Alt + F Navigere til siden ”Anmeldelse af sygefravær” (Sygdom) Ctrl + Alt + S Navigere til siden ”Anmeldelse af barsel” (Barsel) Ctrl + Alt + B Navigere til siden ”Anmeldelse og anmodning om dagpenge” (Pasning af sygt barn) Ctrl + Alt + P Navigere til siden ”Sygefraværssamtale” Ctrl + Alt + Y Navigere til siden ”Meddelelser” Ctrl + Alt + M KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 112 NemRefusion Navigere til siden ”Skabeloner” Ctrl + Alt + K Navigere til siden ”Administration” Ctrl + Alt + A Navigere til siden ”Hjælp” Ctrl + Alt + H Naviger til siden ”Udbetalinger” Ctrl + Alt + E Udskriv liste over ”Fravær og indberetninger” Ctrl + Alt + U Download liste over ”Fravær og indberetninger” (PDF) Ctrl + Alt + D Download liste over ”Fravær og indberetninger” (XLS) Ctrl + Alt + X Download liste over ”Fravær og indberetninger” (CSV) Ctrl + Alt + C KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 113 NemRefusion 8.2 Oversigt over oprindelige indberetningsblanketter Brugertype Indberetningstype Omstændigheder Blanketnummer Arbejdsgiver (+AkasseAnsatte) Anmeldelse Løn under fravær dp201 Arbejdsgiver (+AkasseAnsatte) Anmeldelse Ingen løn under fravær dp200A Arbejdsgiver (+AkasseAnsatte) Anmeldelse Løn under fravær dp401 Arbejdsgiver (+AkasseAnsatte) Anmeldelse Ingen løn under fravær dp400A Arbejdsgiver (+AkasseAnsatte) Anmeldelse - dp480 Arbejdsgiver (+AkasseAnsatte) Sygefraværssamtale - dp333 AkasseMedlemmer Anmeldelse - dp200B AkasseMedlemmer Anmeldelse - dp400B AkasseMedlemmer Anmeldelse - dp481 Selvstændig Anmeldelse - dp200C - dp400C - dp482 - dp202/dp402 Sygdom Sygdom Barsel Barsel Pasning af sygt barn Sygdom Barsel Pasning af sygt barn Sygdom Selvstændig Anmeldelse Barsel Selvstændig Anmeldelse Pasning af sygt barn Alle KOMBIT A/S Vers. 2.0 Ny anmodning v. sygdom/barsel Side 114 NemRefusion Ny raskmelding - dp212 Alle KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 115 NemRefusion 8.3 Ikoner – forklaring I NemRefusion findes en række ikoner, der har vigtig funktionalitet gemt bag sig. Her kan du se hvilke ikoner du kan bruge i NemRefusion; Generelle ikoner Ikonet åbner for visning af indholdet for det enkelte fravær. Plusikonet placeret øverst i listen over indberetninger åbner samtlige fravær i listen, for derved at vise al indhold ved ét klik. Plus-ikonet vises umiddelbart for alle fravær. Ved klik og efterfølgende visning af indhold, skifter ikonet til minus-ikon. Ikonet folder det enkelte fravær sammen og skjuler fraværets indhold. Ved klik på minus-ikonet som vises øverst i listen over indberetninger, folder samtlige fravær sammen og skjuler deres indhold. Ved klik på minus-ikonet skjules indhold og ikonet skifter til plu -ikonet. Felthjælp-Ikonet indikerer mulighed for at få vist en hjælpende tekst i forbindelse med felter eller indberetninger. Teksten vises ved at holde musen over ikonet. Hjælpetekst indikerer en hjælpende tekst til den pågældende side. Teksten er desuden fremhævet med en differentierende baggrundsfarve. Ikoner til oprettelse af nye indberetninger på fraværet Oprettelse af anmodning om refusion. Oprettelse af sygefraværssamtale. Oprettelse af raskmelding. Ikoner til videre arbejde med eksisterende indberetninger Ret en signeret anmeldelse. Ikonet åbner op for at rette en signeret anmeldelse. Kopier. Du kan kopiere en anmeldelse eller anmodning, så der kan oprettes en ny indberetning på baggrund af den gamle. Annuller. Det er muligt at annullere end anmeldelse eller anmodning. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 116 NemRefusion Udbetalingsspecifikation. Viser specifikation for udbetaling af refusion for fraværet. Ved klik på ikonet åbnes specifikationen. Meddelelsesikonet Betyder at fraværet eller indberetningen har en tilknyttet meddelelse, som evt. kræver en handling. Hvis der er vist et ikon, som illustrerer et åbent brev, betyder det, at den tilknyttede meddelelse er læst. Ikoner til skabeloner Anvende en skabelon. Ved tryk på ikonet vælges skabelonen til brug ved indberetning. Redigere en skabelon. Ved tryk på ikonet åbnes der for at redigere skabelonen. Slette en skabelon. Ved tryk på ikonet fjernes skabelonen fra listen og vil ikke længere være tilgængelig. KOMBIT A/S Vers. 2.0 Side 117 NemRefusion
© Copyright 2024