Let i gang med NemRefusion
Digital indberetning af syge- og barseldagpenge og sygefraværssamtaler på Virk.dk
Denne lille guide giver dig en introduktion til, hvordan du kan indberette syge- og barseldagpenge via NemRefusion på internettet. Guiden giver ikke en fuldstændig gennemgang af alle muligheder i NemRefusion –
her henvises i stedet til den mere omfattende brugervejledning, som du kan finde på www.nemrefusion.dk.
Du kan f.eks. udskrive guiden og hænge den op på opslagstavlen til senere brug. Vi håber den kan hjælpe
dig til en problemfri oplevelse med NemRefusion.
Indhold
1. Login ........................................................................................................................................................ 2
2. Overblik over fravær og indberetninger ................................................................................................... 3
3. Opret anmeldelse (anmeld fraværet) ....................................................................................................... 5
4. Opret refusionsanmodning (søg om refusion) .......................................................................................... 8
5. Meddelelser............................................................................................................................................. 9
6. Hjælp ......................................................................................................................................................10
Vers. 1.0, 09.2010
1. Login
Du finder NemRefusion på www.virk.dk. Du kan også skrive www.virk.dk/nemrefusion direkte i din browser. For at benytte NemRefusion skal du logge på med din digitale signatur (moces/ medarbejdersignatur).
Start NemRefusion ved at klikke på "Gå til NemRefusion".
Det er en forudsætning, at din virksomheds Virk-administrator har givet dig rettigheder hertil på Virk.dk
under ’Brugeradministration’. Har du rettigheder til at indberette i den tidligere sygedagpenge-løsning på
Virk.dk, har du også rettigheder til at indberette i NemRefusion.
Tildeles en medarbejder rettigheder til
NemRefusion, vil medarbejderen uden
yderligere varsel have adgang til virksomhedens indberetninger, herunder
oplysninger om løn for de fraværende
medarbejdere.
Figur 1: NemRefusion-startsiden på Virk.dk
Derefter vil du blive spurgt om du indberetter som selvstændig eller arbejdsgiver.
Har din virksomhed fuldmagt
til at indberette for andre
virksomheder, vil du efter du
har klikket på Start indberetning, blive bedt om at vælge,
hvilken virksomhed du vil
indberette for.
Vers. 1.0. 09.2010
2
Du vil herefter møde overblikssiden Overblik over fravær.
2. Overblik over fravær og indberetninger
Ved login i NemRefusion mødes du af Overblik over fravær, som viser alle virksomhedens aktuelle og tidligere indberetninger. Du har også mulighed for at søge i indberetningerne.
Figur 1: Overblik over fravær, som brugeren bliver mødt af ved login
Herfra kan du oprette nye anmeldelser (anmelde fraværet)
på både sygdom, barsel og pasning af sygt barn, og du kan
arbejde videre med eksisterende indberetninger. F.eks. kan du
let oprette nye anmodninger og
søge om refusion hos kommunen.
Alle indberetninger der inden idriftsættelsen af NemRefusion
eksisterede i kommunens sagsbehandlingssystem er blevet konverteret over i NemRefusion, og vil have status ”konverteret” på
overblikssiden.
Det er også på denne side du let kan få et overblik over de indberetninger du allerede har oprettet.
Vers. 1.0. 09.2010
3
Figur 2: Et barselsfravær, der er foldet ud. Fraværet har tre tilhørende indberetninger.
Ved at klikke på det lille
ud for hvert enkelt fravær, udvides fraværet og de tilhørende indberetninger
bliver synlige. Således er indberetninger om det samme fravær altid samlet og du kan hurtigt finde dem
frem igen.
Klik på
igen for at folde fraværet sammen igen.
Ved at klikke på en signeret indberetning vises en kvittering, så du kan se hvad du har indberettet. Klikker
du på en indberetning der endnu ikke er signeret (en kladde) åbnes indberetningsforløbet op i stedet, og du
kan arbejde videre med indberetningen.
Vers. 1.0. 09.2010
4
3. Opret anmeldelse (anmeld fraværet)
Når du har en medarbejder, der er syg, på barsel eller passer et alvorligt sygt barn, er det første du skal
gøre at anmelde fraværet. Det gør du ved at klikke på menuen i venstre side af skærmbilledet, hvor det er
muligt at oprette anmeldelser for:
Sygdom.
Pasning af sygt barn.
Barsel.
Sygefraværssamtale.
Når du har klikket på linket, vil du blive ledt igennem indberetningsforløbet, der indeholder en række faner.
Figur 3: Eksempel på anmeldelse af sygdom. Første faneblad ‘Fravær’ er markeret.
De obligatoriske felter er alle markeret med en lille rød stjerne *.
Når du har udfyldt felterne, trykker du på
Vers. 1.0. 09.2010
for at komme til næste faneblad.
5
Figur 4: Eksempel på anmeldelse af sygdom. Tredje faneblad ‘Ansættelse’ er markeret.
Der er i anmeldelsen også mulighed for at søge om refusion i samme arbejdsgang (på fanebladet Refusion).
Når du har udfyldt felterne på fanebladene, er det muligt at signere (’underskrive’) indberetningen. En ny
side med signeringen vil blive vist, når du klikker på fanebladet Signering. Signerer du ikke indberetningen,
vil den ikke blive videregivet til kommunen.
Figur 5: Signering af en indberetning.
Vers. 1.0. 09.2010
6
Efter du har signeret indberetningen, bliver du vist tilbage til NemRefusion, hvor du enten kan udskrive din
kvittering eller gå til overbliksbilledet.
Figur 6: Signeringskvitteringen, der vises efter korrekt signering.
Når indberetningen er signeret vil den blive vist under den fraværende medarbejder i listen over Overblik
over fravær (med status signeret).
Hvis du i stedet for at signere trykkede knappen Gem og luk, vil indberetningen have status kladde. Du vil så
kunne arbejde videre med den inden videregivelse til kommunen.
Vers. 1.0. 09.2010
7
4. Opret refusionsanmodning (søg om refusion)
Når du har anmeldt et fravær vil du i mange tilfælde efterfølgende have behov for at lave yderligere refusionsanmodninger på samme fravær.
For hvert fravær i listen på oversigtssiden er der en gruppe af ikoner, som hver giver adgang til forskellige
handlinger til administration af det enkelte fravær.
Ikonerne placeret på listen ud for det enkelte fravær giver mulighed for:
Ny refusionsanmodning: Giver mulighed for at indberette en ny anmodning for den fraværende medarbejder.
Ny sygefraværssamtale: Giver mulighed for at indberette en sygefraværssamtale for den fraværende
medarbejder.
Ny raskmelding: Giver mulighed for at meddele kommunen, at den fraværende medarbejder er blevet
rask.
Klik således på ikonet for Ny Refusionsanmodning for at indberette en anmodning. På samme måde som
ved anmeldelsen vil der åbne et forløb med forskellige faneblade, som du skal udfylde. Til sidst skal du signere anmodningen.
Vers. 1.0. 09.2010
8
5. Meddelelser
I NemRefusion er det muligt at modtage meddelelser når det for eksempel er tid til at søge om refusion
igen, når der er kommet en udbetaling fra kommunen eller andre relevante beskeder.
Meddelelserne ses ved at klikke i venstremenuen på "Meddelelser".
NemRefusion er dog som standard sat op, så du ingen meddelelser modtager. For at modtage meddelelser
kræver det altså at virksomhedens Virk-administrator1 logger på NemRefusion og i administrationsmodulet
vælger hvilke meddelelser der skal abonneres på.
1
Læs mere på Virk.dk om rettigheder og brugerprofiler
Vers. 1.0. 09.2010
9
6. Hjælp
NemRefusion indeholder mange ekstra funktionaliteter, som kan hjælpe dig:
•
•
•
•
Kopiering af indberetninger
Brug af skabeloner
Meddelelser (om f.eks. tidsfrister)
Overblik over udbetalingsspecifikationer
Du kan læse mere om dette og meget mere i brugervejledningen til NemRefusion, som du kan finde på
www.nemrefusion.dk. I NemRefusion findes der også en omfattende online-hjælp, som du kan benytte ved
tvivlsspørgsmål.
Har du spørgsmål til NemRefusion kan du kontakte NemRefusion Support.
Har du spørgsmål til opsætning af rettigheder? Læs mere her: www.virk.dk/rettigheder
Har du problemer med at logge på Virk.dk? Læs mere her: www.virk.dk/hjaelp/virklog-in_hjaelp
Hvis du har spørgsmål, eller problemer med din Digitale Signatur kontakt DanID læs mere på www.danid.dk
Har du har yderligere spørgsmål til brugen af Virk.dk, digital signatur og opsætning af adgangsrettigheder
kan du kontakte Virk Support.
Vers. 1.0. 09.2010
10