Videndeling i Praksis
Et eksempel…..
Af Teknikumingeniør Steen Bruce Corfitsen, Master i Projektledelse
I teorien er der ikke forskel på teori og praksis – det er der i praksis
27-03-2011
1
Udfordringen til i dag
Find ligheden mellem at købe en
Eller en
… ja måske også en
Og så en ......... !
27-03-2011
2
Formål med indlæg
• At beskrive et eksempel på Videndeling i
praksis herunder:
• Belyse anledningen eller behovet for videndeling i
mit arbejde
• Resultat af empirisk undersøgelse om videndeling
blandt projektledere
• Projektledelse i Praksis, PIP
• Eksempel på implementering af videndeling
• Erfaringer med videndeling
27-03-2011
3
Behov for videndeling
•
•
•
•
•
•
•
Lagre viden i organisationen
Være fleksibel i et miljø der er i konstant forandring
Hæve kvaliteten af det udførte arbejde (konsekvenser)
Sikre gennemskuelighed og ensartethed i opgaveløsningen
Forskellig tilgang til opgaverne og dermed resultaterne
Dele erfaringer, lære og optimere processer
Kulturen er vigtig, svær at regulere, tager tid
• Umiddelbart syntes en kollektiv sammenlægning af viden at
være nem……
• Videndeling er hurtigt gjort og resultaterne umiddelbare…
4
•27-03-2011
Videndeling en nødvendighed ellers …..
Resultat af undersøgelse om Videndeling
Spørgsmål:
Hvad er forudsætningerne for videndeling om projektledelse mellem
projektledere i projektledelsessektionen?
Svar:
Samlet kan vi konkludere, at blandt andet følgende er forudsætninger for
videndeling om projektledelse i projektledelsessektionen:
• Kommunikere overordnet formål med og for videndeling i organisationen
(videndeling skal gøres legitimt)
• Videndeling bliver mere målrettet hvis tilgængelig viden er identificeret
(Videnkort)
• Tid til videndeling skal prioriteres (fravælges aktivt uden forankring)
• Synlige incitamenter fremmer videndeling (behøver ikke at komme fra ledelsen)
Refleksioner over konklusionen
• Kunne et øget strategisk fokus på videndeling have negativ virkning på motivation til videndeling
(autonomi)
• Kunne et ”videnkort” begrænse genereringen af ny viden (Cut and Paste)
• Hvordan vægtes den tidsmæssige indsats til videndeling i relation til projekterne
27-03-2011
5
• Er autonomi et incitament for videndeling
Implementering
• Forretningen og det faglige virke - en forudsætning for
definitionen af hvad videndeling er (for netop os)
• Tilpasning gennem høstede erfaringer
• Defineret Forretningsgang
• Defineret Projektledelse (fagligt virke) i relation til
Forretningen
• Videndeling defineret i.r.t Projektledelsen herunder
opsamling/dokumentation af erfaringer, PIP
• Ledelse af Videndeling (fokusering, rum og rammer)
27-03-2011
6
Projektledelse i Praksis, PIP
Implementering
Formål:
Systematisk og dynamisk forankring og deling af erfaringer i
projektledelsespraksis for materielprojekter.
Virkemidler:
-Identifikation af temaer, hvor relevant erfaring er til stede
-Temaansvarlige udpeges
-Beskrive temaet i en PowerPoint-præsentation
-Kommunikation til projektledere og andre dele af
Forretningen
-Erfaringsudveksling og –udvikling
-Forankring af erfaringer i vejledninger og checklister.
Afvikling:
Projektledelsesdage, sektionsmøder, seminarer, ATA
27-03-2011
7
Forretning Vs Fagligt virke
Implementering
Bestemmelse for
Materielanskaffelser
Bestemmelse for
XXXX
Bestemmelse for
XXXX
Bestemmelse for
Ledelsen af
Materielprojekter
Bestemmelse for
XXXX
Vejledning i ledelsen
af
anskaffelsesprojekter
Vejledning i ledelsen
af
Bortskaffelsesprojekter
27-03-2011
Tjeklister
Tjeklister
Tjeklister
forLedelsen
Ledelsenafaf
for
for
Ledelsen
af
anskaffelsesprojekter
anskaffelsesprojekter
Tjeklister
anskaffelsesprojekter
forUnder
Ledelsen
af
udarbejdelse
Under
udarbejdelse
AnskaffelsesUnderVed
udarbejdelse
TDB/PDA
Ved TDB/PDA
projekter
Ved TDB/PDA
Tjeklister
Tjeklister
Tjeklister
forLedelsen
Ledelsen af
for
for
Ledelsen afaf
Tjeklister
anskaffelsesprojekter
anskaffelsesprojekter
anskaffelsesprojekter
for Ledelsen af
Under udarbejdelse
BortskaffelsesUnder udarbejdelse
Under
udarbejdelse
Ved
TDB/PDA
projekter
Ved TDB/PDA
Opsamling af
erfaringer
(Videndeling)
Projektledelse i Praksis
(PIP)
Projektportal på INTRANET
Ved TDB/PDA
8
Opdateringsregime
Implementering
P
R
O
J
E
K
T
L
E
D
S
E
S
P
O
R
T
A
L
E
N
27-03-2011
Bestemmelse for ledelse af materielprojekter
BESTEMMELSE
Ejer:
Udførende:
Frekvens:
Metode:
Chefen for Projektledersektionen
Udpeget medarbejder fra Projektledersektionen
Sjældent (ca. 1-2 år)
Løbende opsamling af ændringsønsker.
Inddragelse af alle interessenter i f.m. sagsbehandling
og granskning.
Vejledning i an- og bortskaffelsesprojekter
VEJLEDNING
VEJLEDNING
Projektledelse
i Praksis
CHECKLISTE
CHECKLISTE
CHECKLISTE
CHECKLISTE
Ejer:
Udførende:
Frekvens:
Metode:
Chefen for Projektledersektionen
Projektleder support
Mellem (ca. 6-12 måneder)
Løbende opsamling af ændringsønsker via PiP
Inddragelse af erfaringer fra projektledere.
Godkendes af sektionschefen.
Projektledelse i Praksis (PiP)
Fortløbende proces for videndeling og –forankring.
Checklister for gennemførelse af materielprojekter
Ejer:
Udførende:
Frekvens:
Metode:
Chefen for Projektledersektionen
Den projektleder, der er udpeget som ansvarlig jf. PiP.
Jævnligt (når behov erkendes)
Løbende opsamling af ændringsønsker via PiP
Inddragelse af erfaringer fra projektledere.
Godkendes af sektionschefen.
9
Forretning og PRINCE2 Projektledelse
Implementering
Planlægning
Analyse af muligheder
Materielanskaffelse
Materielanskaffelse
Gennemførelse
Afslutning
Tilbuds-
EU-udbud
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
Udbud
evaluering
MarkedsSP
IP
BBrief1
BBrief2
undersøg.
Dialog/
Undtagelse
PRINCE 2 Projektledelse
PRINCE 2 Projektledelse
Udbud
Tilbuds-
Leverandør-
IP
indgåelse
styring
ProjektTeknisk
afslutning
evaluering prioritering forhandling
LFb
Styring af en Fase
Kontrolleret start
Kontrakt-
Kontrakt-
LFa
SP
KontraktBevilling
LFc
Styring af en Fase
AP
SF
Kontrolleret
afslutning
Kontrolleret fremdrift
Materielbortskaffelse
Materielbortskaffelse
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
SP
27-03-2011
IP
Briefing for
forretningen
Trin 1 – Analyse af omfang og afhændelsesmetode
BBrief
Trin 2 – iværksættelse og
klargøring af
afhændelse
Trin 3
afhændelse
af materiel
Trin 4
ProjektTeknisk
afslutning
10
Forretning og PRINCE2 Projektledelse
Implementering
Planlægning
Analyse af muligheder
Materielanskaffelse
Materielanskaffelse
Gennemførelse
Tilbuds-
EU-udbud
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
Udbud
evaluering
MarkedsSP
Afslutning
IP
BBrief1
BBrief2
undersøg.
Dialog/
Undtagelse
Udbud
Tilbuds-
Leverandør-
Kontrakt-
Kontrakt-
indgåelse
styring
Bevilling
ProjektTeknisk
afslutning
Kontrakt-
evaluering prioritering forhandling
PRINCE 2 Projektledelse
LFa
SP
IP
LFb
Styring af en Fase
Kontrolleret start
LFc
Styring af en Fase
AP
SF
Kontrolleret
afslutning
Kontrolleret fremdrift
Materielbortskaffelse
Materielbortskaffelse
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
SP
27-03-2011
IP
Briefing for
forretningen
Trin 1 – Analyse af omfang og afhændelsesmetode
BBrief
Trin 2 – iværksættelse og
klargøring af
afhændelse
Trin 3
afhændelse
af materiel
Trin 4
ProjektTeknisk
afslutning
11
Forretning og PRINCE2 Projektledelse
Implementering
Planlægning
Analyse af muligheder
Gennemførelse
Afslutning
Materielanskaffelse
Tilbuds-
EU-udbud
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
Udbud
evaluering
MarkedsSP
IP
BBrief1
BBrief2
undersøg.
Dialog/
Undtagelse
Udbud
Tilbuds-
Leverandør-
Kontrakt-
Kontrakt-
indgåelse
styring
Bevilling
ProjektTeknisk
afslutning
Kontrakt-
evaluering prioritering forhandling
PRINCE 2 Projektledelse
LFa
SP
IP
LFb
Styring af en Fase
Kontrolleret start
LFc
Styring af en Fase
AP
SF
Kontrolleret
afslutning
Kontrolleret fremdrift
Materielbortskaffelse
Materielbortskaffelse
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
SP
27-03-2011
IP
Briefing for
forretningen
Trin 1 – Analyse af omfang og afhændelsesmetode
BBrief
Trin 2 – iværksættelse og
klargøring af
afhændelse
Trin 3
afhændelse
af materiel
Trin 4
ProjektTeknisk
afslutning
12
Forretning og PRINCE2 Projektledelse
Implementering
Planlægning
Analyse af muligheder
Gennemførelse
Afslutning
Materielanskaffelse
Tilbuds-
EU-udbud
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
Udbud
evaluering
MarkedsSP
IP
BBrief1
BBrief2
undersøg.
Dialog/
Undtagelse
Udbud
Tilbuds-
Leverandør-
Kontrakt-
Kontrakt-
indgåelse
styring
Bevilling
ProjektTeknisk
afslutning
Kontrakt-
evaluering prioritering forhandling
PRINCE 2 Projektledelse
LFa
SP
IP
LFb
Styring af en Fase
Kontrolleret start
LFc
Styring af en Fase
AP
SF
Kontrolleret
afslutning
Kontrolleret fremdrift
Materielbortskaffelse
Ledelsesbeslutning
om iværksættelse
SP
27-03-2011
IP
Briefing for
forretningen
Trin 1 – Analyse af omfang og afhændelsesmetode
BBrief
Trin 2 – iværksættelse og
klargøring af
afhændelse
Trin 3
afhændelse
af materiel
Trin 4
ProjektTeknisk
afslutning
13
Ledelse af Videndeling
Implementering
• Skabe rummet til videndeling.
• Være facilitator for videndeling og følge op
på nye initiativer - PIP
• Skabe relationer mellem medarbejdere
gennem porteføljeoverblik
• Forankrer videndeling opad i organisationen
• Formidle de gode eksempler ud til alle i
organisationen
27-03-2011
14
Erfaringer
• Reprocialt forhold mellem struktur og videndeling (vidst nok)
• Videndeling skal fokuseres - således syntes rammer og retning
en forudsætning
• Citronmåne-lederskab. Der skal rum og legalisering til
Videndeling indenfor fastsatte/aftalte rammer
• Videndeling er ikke et absolut begreb. Skal defineres i relation
til det miljø og den virksomhed som det skal virke i
• Videndeling bliver også reguleret af brugerne (medarbejderne)
• Videndeling er mere end en proces der blot skal
sættes i gang. Videndeling skal vedligeholdes
27-03-2011
15
Perspektivering
• Videndeling som integreret del af projektledelsen
• ”Simulering” af Projektledelsen ved projektopstart
27-03-2011
16
SPØRGSMÅL
Man begriber med de begreber man har
27-03-2011
17
tavs
tavs
tavs
eksplicit
tavs
eksplicit
eksplicit
27-03-2011
eksplicit
18