Projektledelse i det offentlige Kristian B. Lauritsen, m indbiz IDA Program Kort præsentation Indledende om ” landskabet” og ” hvorfor og hvordan” M ennesker og processer Lidt m ere om projektfaglige em ner: 1. Projekt eller ej? 2. Innovationsprojekter 3. Porteføljestyring 4. Agil projektledelse Øvelser/opgaver undervejs - og spørgsm ål/erfaringer/indspil er velkom ne! IDA Kort om mindbiz og KBL Fem partnere; lang erfaring m ed ledelse og projektledelse Dannet i 2007 KBL: Ingeniør(K), industri og rådgivning, 300 projekter i 14 lande, proceskonsulent m ed interesse for kaosteori… Nogle af kunderne på projekter/projektledelse: IDA Det fagopdelte, hierarkiske bureaukrati... M agt- og bevillingslinjer Big bosses Sm all bosses No bosses Nobodies IDA De 7 plager… Sam taler på forskelligt grundlag Uklarhed om opgaven Ubevidst m odvilje m od at afgøre en sag Ledere der støtter i detaljen M odvilje m od specialister Substansløse journalister Politikere der behandler sager IDA Hvor svært kan det være? IDA Projekter er en del af svaret Forudsat at projektlederen får ansvar og beføjelser der er en enkel projektm odel begreber er klare og vi anvender dem konsekvent projektledere og linjeledere får uddannelse resultater belønnes (penge eller påskønnelse) IDA Et eksempel: Projektmodel, Herning Kommune Afklaringsfase Projektejer el. indstiller Planlægnings -fase Gennemførelsesfase Projektleder Afslutningsfase Projektet afl. og i drift Derudover: 12 siders projekthåndbog Værktøjer og skem aer efter behov PL-uddannelse og m øder m ed linjelederne IDA Et andet eksempel: Organisering, Silkeborg Kommune 19/09/12 HTH Camp oplæg 9 Et tredje eksempel: Fra leverancer til tidsplan, Fjernvarme Fyn Leverancer kan nu deles op i aktiviteter, vi placerer dem tidsm æssigt, finder afhængigheder og m ilepæle etc. Kort sagt: IDA Første opgave Fortæl de andre om et vildt godt projekt – eller om et, der gik helt i ged (kun et projekt/deltager) Opsam l derpå i lyset af gruppens historier: M indst 2 betingelser for et succesfuldt projekt Tid: 20 m inutter – derpå frem læggelse fra hver gruppe IDA Og det handler om mennesker, hvis nogen skulle være i tvivl •Udvikling af projektledelse – inklusive håndtering af usikkerhed og interessent- og konflikthåndtering. •Hvad betyder opgaven, ressourcerne og tiden i praksis og til hverdag IDA 1. Er der dømt projekt eller ej? Business Case/udbyttevurdering er et m ust – m en det skal stå m ål m ed projektets volum en! II. Afklaringsfase/opstart skal derudover starte på m ålnedbrydning – m en ikke nødvendigvis gøre den endelig III. Indkredsning af roller og organisering. IV. Styregruppen, der ikke m å blive et repræsentantskab I. Opgave: Del erfaringer og succeser! IDA 2. Porteføljeledelse, overblik og handlekraft      Porteføljer på flere niveauer Porteføljeledelse vedr. kapacitet og frem drift Præcisering af porteføljeledelsens opgave Udfaldsrum : skru op, skru ned, tidsforskyd, luk! Træning i porteføljem øder IDA Porteføljeledelse vedr. kapacitet 19/09/12 HTH Camp oplæg 15 Porteføljeledelse vedr. fremdrift 10,0 9,0 Risiko, fra planlægning Implementering af eDoc Indførsel af (foreløbigt) 7 eblanketter 8,0 Udvikling med KMD Pilotptojekt, inddragelse af civilsamfundet 7,0 Digitale rapporter 6,0 Strategi og metode til samarbejde med eksterne partnere Disponering i SAP 5,0 FrontDesk fase 2 Fælles vision for NoM 2015, VP, årshjul Samarbejde med Aarhus Vand Model for Digital naturformidling kompetencestyring i NoM Ledelsesinformation vers. Udfasning af farlige stoffer 1.0 4,0 Kursus: Smart med SAP Energigennemgang af Reduktion af el-forbrug ved kapeller Tidsstyring model 1.0 Valdemarsgade Samarbejde med AU 3,0 Opgavestyring i Outlook Større datasikkerhed (vand) Energibesparelser ved Job i Naturen 2,0 0,0 20,0 40,0 60,0 Kvalitetsledelse i GO Vigtighed, scoret 80,0 Boldens størrelse = projektets økonom iske volum en Rød/grøn = off/ on track IDA 100,0 120,0 Porteføljeledelse, proces A. Input fra projektledere og frem stilling af oversigt(er) og stikord B. Tavlem øder om oversigt og beslutninger om projekter (m en ikke om im plem enteringen! ) C. Besked retur til projektledere – evt. opgaver i forbindelse m ed im plem entering af beslutningerne Opgave: Hvem har gavn af porteføljeledelsen – og hvorfor? IDA 3. Innovation – som projekt A. Vær bevidst om innovationsfokus B. Dom æne (” boksen”, ram m erne) C. Vogtere (spilleregler, fokus, anerkendelse) D. Individer (forskellighed, deltagelse, sam tale) IDA Værdiinnovation Omkostninger Værdi-innovation Værdi for borgerne Opgave: Hvordan får vi form idlet ” vilkår” og ” m uligheder” ? IDA 4. Agil projektledelse  Et overordnet m ål, budget og plan  Tids – bokse m ed detailplaner og delleverancer af kortere varighed (1 – 3 m åneder).  Opdeling i nødvendige leverancer, nyttige leverancer og behagelige leverancer.  Ændring og revurdering af projektet hvis om verden og vilkår ændrer sig  Det kører ret fint i forståelsen: ” fasem odel gentaget hyppigt” ! ! www.mindbiz.dk IDA Iterativ projektmodel Projekt Etablering Fundering Udvikling Afslutning Iteration Dag 1 Iterationsplanlægning Dag 2-27 Arbejde 4 ugers iterationer (Nogle laver kortere/længere) Dag 28 Iterationsevaluering Dag 28+3 Iterationsdem o