SOFIA
Tilgængeliggørelse og brug
af digitalt skabte arkivalier
Sofia på nettet og systemet bag
Ann-Kristin Egeland
Lone Smith Jespersen
www.digitalbevaring.dk
NorDig 3. juni 2014
Emner
www.digitalbevaring.dk
Demonstration af sofia.sa.dk version 1.0
Styring af adgang med adgangsbegrænsninger
Aktuel brug af sofia.sa.dk
Udviklingsbehov og –muligheder
Hvor mange bruger digitale arkivalier?
Sofias styrker
Hvordan laves en søgeformular (DIP)?
Demonstration af det oprindelige Sofiasystem (Offline)
NorDig 3. juni 2014
Sofia på nettet
Udvidelse af Sofia-systemet med en web-applikation
Udviklet i 2012 (resultatkontraktmidler)
Åbnet ved udgangen af 2013 på adressen sofia.sa.dk
På nuværende tidspunkt godt 30 umiddelbart tilgængelige
arkiveringsversioner
Brugeren kan se dokumenter med dokumentation og bruge
prædefinerede søgeformularer
Kopiering og udskrift er ikke mulig
www.digitalbevaring.dk
NorDig 3. juni 2014
Styring af adgang til digitale arkivalier med
adgangsbegrænsninger
NemLogin – den fællesoffentlige login-løsning til NemID
En borger skal anvende NemID og en medarbejder i en
organisation NemID Medarbejdersignatur
NorDig 3. juni 2014
Aktuel brug af sofia.sa.dk
De største interessenter er myndigheder – for at spare
ressourcer til at holde fx gamle e-journaler i live for
lejlighedsvise opslag
Datatilsynet har sagt nej til generel løsning, hvor myndighed
er dataansvarlig og SA dataleverandør (i stedet for
myndighed selv eller anden dataleverandør)
På nuværende tidspunkt ligger der flere konkrete
ansøgninger fra myndigheder hos Datatilsynet
En enkelt myndighed har for flere år siden fået tilladelse til at
slå op i egne arkiverede systemer på læsesalen – de
anvender nu sofia.sa.dk
Der er på nuværende tidspunkt ingen omtaler af eller links til
sofia.sa.dk
NorDig 3. juni 2014
Udviklingsbehov og -muligheder
Arkiveringsversioner efter SIARD (DK)
Mulighed for at se og søge i metadata (detaljerede data om
tabelindhold)
Optimering af dokumentvisning og søgeformularer
Afspilning af umiddelbart tilgængelige digitaliserede lyd- og
videofiler
Integration til arkivdatabasen DAISY
…..
Mulighed for at brugeren selv udarbejder søgeformularer
Forskellige indgange til forskellige brugere
EU-projektet E-ARK’s DIP for strukturerede data vil være
inspireret af Sofia-systemet
NorDig 3. juni 2014
Emner
www.digitalbevaring.dk
Demonstration af sofia.sa.dk version 1.0
Styring af adgang med adgangsbegrænsninger
Aktuel brug af sofia.sa.dk
Udviklingsbehov og –muligheder
Hvor mange bruger digitale arkivalier?
Sofias styrker
Hvordan laves en søgeformular (DIP)?
Demonstration af det oprindelige Sofiasystem (Offline)
NorDig 3. juni 2014
Hvor mange bruger digitale arkivalier?
19 eksterne brugere på 6 år (på læsesalen)
40 interne brugere (medarbejdere i Statens Arkiver)
150 bestillinger på digitale arkivalier om året
•
•
•
•
Enkeltopslag
Eksamensudtræk
Kopi af AIP til forskere
Myndighedsbrug af egen AIP
www.digitalbevaring.dk
NorDig 3. juni 2014
?
Hvorfor ikke benytte et almindeligt
databaseprogram til tilgængeliggørelse af
databaser?
Sofias styrker:
Søgeformularen er brugervenlig
Metadata fra AIP vises i Sofia
Elektronisk dokument knyttes til dokumentregistreringen
Visning af kontekstdokumentation fra AIP
NorDig 3. juni 2014
Hvordan laves en søgeformular (DIP)?
Kan søgeformularen genereres automatisk?
NEJ
NorDig 3. juni 2014
Program
Sofia
View (DIP)
Journalplan
Sager
Dokumenter
Database (AIP)
NorDig 3. juni 2014
Alle views til et sags- og dokumenthåndteringssystem
Journalplan
SagGruppeNr
SagGruppeTekst
UnderNrType
SagsAntal
Blå = søgefelter
Sort = resultat
Undernummer
UnderNrType
UnderNrTypeTekst
UnderNr
UnderNrTekst
Afsender/Modtager
SagsNr
DokNr
AfsMod
Sager
SagGruppeNr
UnderNrType
UnderNr
SagsNr
SagsDato
SagsTitel
PrincipSag
PrincipSagTekst
Indblikskode
Afdeling
SagsBehandler
Sagshenvisninger
SagsNr
SagsHenvisningsType
SagsHenvisning
Sagsoplysninger
SagsNr
AndreSagsOplysningerType
AndreSagsOplysninger
Dokumenthenvisninger
Dokumenter
Dokedoc
SagsNr
DokNr
Dato
Titel
LagringsForm
DokumentID
SagsNr
DokNr
DokDato
DokTypeKode
DokType
DokTitel
AfsMod
DokumentID
SagsNr
DokNr
DokHenvisningsType
DokHenvisning
Dokumentoplysninger
SagsNr
DokNr
AndreDokOplysningerType
AndreDokOplysninger
NorDig 3. juni 2014
Søgeformular i Sofia
View
for sager
SELECT
SAGER.TSAGR1_FGSAID AS SagGruppeNr,
JOURPLAN.TJOUR1_FUNTYP AS UnderNrType,
SAGER.TSAGR1_FUNDNR AS UnderNr,
SAGER.TSAGR1_FSAGNR AS SagsNr,
SAGER.TSAGR1_FSGDTO AS SagsDato,
SAGER.TSAGR1_FGSTX1 + SAGER.TSAGR1_FGSTX2 AS SagsTitel
FROM
JOURPLAN INNER JOIN SAGER
ON JOURPLAN.TJOUR1_FGSAID = SAGER.TSAGR1_FGSAID
NorDig 3. juni 2014
Demonstration af det oprindelige
Sofia-system (Offline)
NorDig 3. juni 2014
Sags- og dokumenthåndteringssystem
fra Civilstyrelsen
Metadata
Forespørgselsværktøj
Søgeformular designer
Snak med din sidemand i 2 minutter:
Er Sofia en løsning I kan bruge?
www.digitalbevaring.dk
NorDig 3. juni 2014