Podio som samarbejdsværktøj til eksterne partnere
”Podio erstatter i udpræget grad excelark og mailkorrespondace i særdeleshed
i forhold til CC og mailtråde. Den tid vi investerer i at oprette opgaver gennem
Podio, sparer vi flere gang på ikke at have de der afklarende ping pong dialoger
via e-mails.”
Som ansvarlig for den tekniske udvikling hos Jobzonen A/S, har udviklingschef Rasmus
Lindahl Andreasen taget kampen op med den uendelige mail korrespondance, som var
roden til mange fejl og misforståelser. Rasmus leder et team på 4 udviklere og har derudover
eksterne partnere der også kræver et profesionel samarbejde. Jobzonen A/S er en
selvstændig jobportal, med flest jobannoncer i Danmark, og er ejet af Berlingske Media.



Før Podio brugte Rasmus alt for meget tid på dobbeltarbejde ved kommunikation
internt og eksternt, på tværs af organisatoriske grænser. Da mail var deres primære
redskab, havde teamet svært ved at holde struktur på dokumentversioner, og brugte
hver især meget tid på at sikre deres egne dokumenter bedst. Tid der kunne have
været brugt langt mere produktivt. Strukturen omkring den eksterne kommunikation via
email medførte manglende overblik samt usikkerhed omkring, hvor langt de var fra
målet.
Derfor opstod der et helt overordnet behov for at finde et værktøj der, gennem
versionstyring af dokumenter, kunne give dem et overblik over kommunikation i den
rigtige kontekst. Formålet var at skabe en strukturet dialog. Derudover havde de brug
for lettere kommunikation om opgaverne gennem tagging af dokumenter med historik.
Jobzonen har haft forsøgt sig med Sharepoint, da det var det mest oplagte i forhold til
deres skift til Microsoft platform. Det blev dog en kort fornøjelse.
“Sharepoint var et tungt værktøj, der var ressourcekrævende at sætte op, og i forsøget på at
tilpasse det til vores behov, krævede selv små ændringer ekstern bistand, der i længden ville
blive dyrt og tidkrævende.”


Rasmus har haft kendskab til Podio tilbage fra dengang det hed Hoist, og syntes at
tiden var kommet. Han ville prøve på en generisk måde at lokke folk til at se
muligheden i at samarbejde på en anden måde omkring projekter og dokumenter i den
daglige kommunikation.
Det var Rasmus, der besluttede at indføre Podio hos Jobzonen i alliance med sine
medarbejdere. Der blev oprettet spaces til alle, men grundet et specifikt behov i
udviklingsafdelingen, var Rasmus’ team de første til at implementere det. De øvrige
afdelinger efterspurgte en status på deres udviklingsprojekter. Derfor blev det en
oplagt 1. case på Podio at invitere alle til at kunne gæstedeltage på deres
statusmøder, og se hvordan Podio virkede. Da Podio hurtigt blev et vigtigt
arbejdsredskab for Rasmus og hans team, var de øvrige afdelinger tvunget til at bruge
Podio, hvis de ville holde sig updateret på udviklingsprojekterne. Der blev uddelegeret
opgave i Podio til respektive medarbejdere, og var der noget, der ikke fungerede,
opfordrede Rasmus dem til at viderformidle eller selv gøre noget ved det. De havde
alle samme muligheder i Podio. Denne fremgangsmåde har været af stor betydning for
implementeringen generelt.

Det krævede ikke meget overtalelse for Rasmus at få de eksterne partnere med som
eksterne medlemmer på Podio. Han satte Podio op og lavede app’en for dem, derfra
klarede de resten selv. Med deres konkrete behov for strukur i det daglige samarbejde
med eksterne partnere, var fejlraportering et oplagt sted at starte.

Rasmus har få gange skulle kontakte Podio for hjælp, og han mener at det hænger
sammen med Podio Supports rigtig gode opfølgning, hvor de på eget initiativ
henvender sig, for at høre om brugeren har haft brug for hjælp. Det skal Podio have
stor ros for, forklarer Rasmus

Implementering: Rasmus stod i spidsen for at få sat Podio op, oprettede workspaces,
og brugte disse til at introducere det til de øvrige afdelinger, med tanke på at nu skal
tingene gøres gennem Podio. At det var i udviklingsafdelingen Podio først blev taget i
brug, skal forklares med nogle helt konkrete behov. Hans team var trætte af at det
hele gik op i mails og excel-arks. Omvendt manglede de øvrige afdelinger status på
udviklingsprojekterne. Rasmus inviterede alle med på statusmøderne som
gæstedeltagere, og fra den dag måtte de øvrige afdelinger gennem Podio, hvis de
ville holde sig opdateret. Podio var nu blevet et vigtigt
arbejdsredskab for
udviklingsafdelingen. En forudsætning for korrekt implementering er, at ledelsen også
benytter sig af det, og derfor påbegyndte de også at bruge Podio til møder,
indkaldelser og referater, hvor tingene blev skrevet direkte på Podio ved møderne via
iPad.
I samme omdrejning indførte Jobzonen en ny arbejdsmetode (Scrum) til at kunne styre
komplekse opgaver. Denne metode blev sat op sammen med Podio for at tilsikre
effektiviteten og samle det om opgaverne heri, samt at få mest muligt ud af deres
indsats.
Implementering var en legende proces, hvilket også betød at nogle begyndte at bruge
Podio til at sende sjove beskeder o.l. Her blev medarbejderne opfordret til at oprette et
særskilt workspace, og dermed blev “sjov og spas” workspacet oprettet. Der opstod
herefter forskellige initiativer og aktiviteter, nogle mest for at komme tættere på Podio.
Et råd Rasmus gerne vil give videre herunder er, at der skal være én person der står
for styring, samt én overordnet ejer indtil processerne går over og bliver en kultur.
Ellers risikerer de nye processer at dø hen!

”Start med noget simpelt, en app og lad være med at tro at man SKAL lave ALT på én
gang”
I en implementering som denne valgte Rasmus og ledelsen at undgå at trække Podio ned
over hovedet på medarbejderne. I stedet gav de medarbejderne tid til selv at mærke i
hverdagen, hvilke ting de mente der kunne forbedres, og så vise dem hvordan tingene kunne
løses med Podio. En strategi, der lidt efter lidt giver pote.
Det handler om at få folk til selv at tage initiativ. Det har Ramus blandt andet gjort ved at
opfordre medarbejderne i hele virksomheden til at melde ud, når noget ikke fungerer længere
eller hvis de mangler noget. Så har medarbejderen frihed til selv at forsøge at løse det via
Podio og meldingen er klar, alle må bruge apps og tilpasse dem til netop deres behov.
Implementering bliver dermed en legende proces, hvor små forbedringer og ”aha” oplevelser
generer flere idéer til flere forbedringer og dermed gror med det.
Timeline: Sign up--Oprettelse af workspaces---Apps blev bygget ---Flere workspaces blev tilføjet
”Podio strømliner processerne og sørger for at de involverede parter er informeret og
involveret i processen”
U
se cases:
”Den transperans man opnår ved Podio gør det muligt at følge struktureret op
på det samarbejde, vi har med de eksterne partnere.”

Kommunikation i ledergruppen:
Den største udfordring i ledergruppen var mangel på referater og dermed ikke nogen
reel To do liste at tage udgangspunkt i. Derudover var beslutningsreferaterne gemt
godt i undermapperne i mailboksen, så det krævede tid at finde dem frem. Rasmus er
helt holdt op med at have blok og pen med til møderne. Nu nøjes han med en iPad,
hvor han skriver alle referater direkte ind i Podio. Så kopierer man punkterne ind fra
sidst, og dermed bliver ingen information tabt på gulvet. En anden afgørende forskel,
er at der altid er dokumentation på, hvem der har besluttet hvad. Diskusionen om
hvilken version, der er den nyeste er nu væk, da der nu findes kun én version af
eksempelvis beslutningsreferatet. Fordelen er, at der nu er dokumentation på alt,
hvilket er enormt tidsbesparende.

Samarbejdet med eksterne Partnere
Èn af Jobzonens samarbejdspartnere er leverandører af annoncer. Her blev mailen
flittigt brugt til at rapportere fejl i annoncerne, såkaldt bug håndtering. Det var oplagt at
bygge en bug app i Podio. Denne blev oprettet med status og ejerskab, således at det
altid fremgik, hvilke bugs der var tale om, hvad status var, og hvem der håndterede
dem. Den samlede bug liste blev taget frem og brugt ved de månedlige statusmøder.
Fordelene ved dette er, at der altid er overblik over hvor mange rettede fejl, hvilke der
manglede, og hvor langt udviklingsafdelingen var fra deres mål. Den transparens man
opnår ved Podio, gør det muligt at følge struktureret op på det samarbejde, vi har med
de eksterne partnere.
A
pps:
Rasmus bruger oftest de prædefinerede app fra app market og tilpasser dem til deres
specifikke formål.
Rasmus byggede en ”Operation” app i hans arbejde med sine udviklere. Her bliver alle
informationer omkring håndtering af forbedringer lagt ind. Alle detaljerede informationer
omkring, hvem der tager hånd om den, hvad status er o.l.
En anden app Rasmus har bygget har navnet ”Sprint ”, som hænger sammen med
udviklingsafdelingens scrum processer. Alle processer og opgaver bliver lagt i denne app.
Her bruger Rasmus en app reference, der sikrer sammenhængen mellem delopgaverne og
planlægningen.
”Vores samarbejde med de eksterne partnere er blevet mere professionelt og effektiviseret
efter implementeringen af Podio. Vi har fået en mere struktureret kommunikation, vi mister
ikke længere tråd på tingene, og vi har langt færre misforståelser, der i sidste ende er
tidsbesparende for begge parter.”


Resultat:
Væsentlig reducering af e-mail: Der er ingen tvivl om, at mailen er reduceret
væsentligt. Nu er det slut med fejl grundet i misforståelser, der følger med e-mailen.
Det afgiver vigtig tid til de øvrige opgaver.
Tidsbesparende: Der er, hvis man spørger Rasmus, ingen tvivl om, at de hos
Jobzonen sparer hinandens tid ved at kommunikere med Podio i en rigtig kontekst.
Den tid vi bruger på oprettelse af eks. en opgave, sparer vi mange gange i den anden
ende, i sammenligning med de langvarige trådediskussioner via mail. Tid man kan
bruge til vigtigere ting.
”Selvom de hurtige kommentarer og ping pong på Podio ikke bliver brugt lige meget af alle
hos Jobzonen, erstatter den uden tvivl excel ark med apps der strukturere processen og
overblikket og mailkorrespondance med trådediskussioner.”

Fremtid: Men Jobzonens udvikling stopper ikke her. Af fremtidige projekter kan
Rasmus nævne:
o Bedre udnyttelse af app referencer: Rasmus erkender, at han indtil videre ikke
har udnyttet Podio 100%. Muligheden for at linke apps sammen for at skabe
mere sammenhæng, er han ikke i tvivl om, vil have mange fordele. Derfor vil
det være en del af hans fremtidige projekt.
o En anden feature som Rasmus glæder sig til at påbegynde, er muligheden for
at oprette opgaver fra mailen.