Opas laskutukseen myynninhallintaan 2014
OPAS LASKUTUKSEEN & MYYNNINHALLINTAAN Tässä oppaassa Ter vehdys yrittäjä! Asiakkuudenhallinta Jokaisen yrityksen myynnin kulmakivi on toimiva asiakkuudenhallinta. Tai ainakin sen pitäisi olla, asiakkaathan mahdollistavat yrityksen liiketoiminnan pyörittämisen ja kasvattamisen. Oppaassamme kuvataan asiakkuudenhallintaa käytännössä. Voit poimia vinkkejä oman asiakastyösi parantamiseksi. Arkhimedes-ohjelmistoperheemme on jo kymmenen vuoden ajan auttanut yrittäjiä keskittymään olennaiseen ja välttämään turhaa toimistotyötä. Tarjoamme aina vain helppokäyttöisempiä työkaluja yrittäjän myynnin-, laskutuksen- ja asiakkuudenhallintaan. Vähintään yrittäjällä tulisi mielestämme olla käytössään hyvä laskutusohjelma. Sen tarjoamme ilmaiseksi. Tässä oppaassa annamme kokemuksemme pohjalta lyhyen oppimäärän yrittäjän osuudesta laskutuksessa ja myynninhallinnassa. Yrittäjä ei voi vältellä vastuutaan yrityksensä myyntityössä tai asiakassuhteissa. Vaikka kirjanpito on yleensä järkevintä tehdä yhteistyössä asiantuntevan tilitoimiston kanssa, on yrittäjä lopulta vastuussa myös taloushallintonsa oikeellisuudesta. Onnea yrittäjyyden aallokkoon! Mikko Ilomäki Yrittäjä Isolta Oy Myynninhallinta Myyntityön arki on pitkälti asiakkuudenhallintaa, jossa osa keskusteluista johtaa muodossa tai toisessa tarjouspyyntöön, tarjoukseen, myyntitilaukseen, toimitukseen ja lopulta laskuttamiseen tai käteismaksuun. Ketju on sama toimialasta riippumatta, vaikkakin myymälässä tarjouspyyntöä vastaa asiakkaan astuminen sisään liikkeeseen. Näytämme myynninhallinnan ketjun ja annamme erityisesti vinkkejä tarjousten tekemiseen sekä tutustutamme sinut tilauskirjaan. Laskutus Vaikka laskuttaminen sinänsä on yksinkertaista, siihen liittyy usein yrittäjälle eniten etukäteen vieraita asioita. Mitä verottaja vaatii? Mitä kirjanpitäjäsi tarvitsee? Miten käänteinen verovelvollisuus merkitään? Autamme tutustumaan hyvän laskun laatimiseen ja annamme vinkkejä kuinka muodostaa toimivia laskutuskäytäntöjä. Lisäksi kannustamme laskuttamaan sähköisesti ja seuraamaan myyntisaatavia. Myynnin seuranta ja raportointi Tiedätkö ketkä asiakkaistasi ovat ostaneet sinulta eniten? Tai minkä tyyppiset asiakkaat ovat sinulle kannattavimpia? Olennainen osa onnistunutta myynnin hallintaa on myynnin seuraaminen. Voit seurata mikä on kesto ensikontaktista kauppaan, mikä on tarjousten läpimenoprosentti ja paljonko myyntikatetta yritykseesi jää. ASIAKKUUDENHALLINTA Mistä asiakkaita löytyy? Miten asiakkaan saa ostamaan? Luulisi, että asiakkaiden löytäminen on vaikeampaa kuin mitä se oikeasti onkaan. Tee työtä, jota asiakkaasi myyvät mielellään seuraaville. Ja ne ensimmäiset asiakkaat? Pidä rima alhaalla ja leuka rinnassa. Aloita tutuista ja puolitutuista. Lupaa hieman vähemmän kuin mitä aiot toimittaa. Todista ensimmäisten asiakkaiden kanssa toimintasi erinomaisuus ja korjaa epäkohdat. On ensiarvoisen tärkeää hoitaa, kehittää ja kasvattaa saatuja asiakkuuksia. Uusien asiakkaiden saaminen on moninkertaisesti työläämpää kuin nykyisten asiakkuuksien kehittäminen. Ensimmäinen ostos voi olla vahinko, mutta toinen ostos samalta asiakkaalta on jo todiste toimivasta yrityksestä! Maksavia asiakkaita saat, kun voit tarjota selkeää arvoa ja ratkaisun tunnistettuun tarpeeseen. Mahdollisia keinoja saada asiakkaaltasi rahaa on siis kaksi. Voit auttaa potentiaalista asiakastasi tunnistamaan tarpeita, joita hänellä jo on. Voit myös pyrkiä kasvattamaan asiakkaan halua ratkaista tarpeitaan avullasi. Asiakassuhteen kehittämisessä kannattaa olla kärsivällinen ja muistaa, että asiakas ostaa vain kun hän tarvitsee sinulta jotain, ei silloin kun sinä haluat. Pyri siis pysymään mielessä sekä pitämään palvelusi tuttuna ja lähestyttävänä. Opi tuntemaan asiakkaan tarpeet Seu raa va yh tey d Ensimmäinen yhteydenpito o pit n e Asiakkuudenhallinnan rutiini EI Kaikki yhteydenotot eivät ole potentiaalisia asiakkuuksia. Tällainen tilanne on hyvä havaita nopeasti. Kannattaa ohjata kriteereihisi sopimattomat asiakkaat oikeaan suuntaan. Tämä jättää sinusta hyvän mielikuvan. Voidaanko asiakkaan tarpeet täyttää? Muista silti kirjata yhteydenpito asiakkuudenhallintaan! Asiakkuuksia ylläpidetään melkein kuin ystävyyssuhdetta. Olemalla tarpeeksi usein mielekkäässä yhteydessä asiakkaasi kanssa pysyt mielessä, sinua on helpompi lähestyä ja sanaasi voi luottaa. Tästä perusperiaatteesta on helppo laatia toimiva rutiini asiakkuudenhallintaan: Ole yhteydessä asiakkaisiisi niin usein kuin mahdollista. Ainakin seuraavien kolmen seikan tulisi motivoida sinua ottamaan useammin yhteyttä: Asiakkuuden arvo ja tärkeys liiketoiminnallesi Ole useammin yhteydessä asiakkaisiisi, jotka tuovat sinulle eniten myyntikatetta nyt tai tulevaisuudessa ja uusia asiakkuuksia suosittelun kautta. ? Tunteeko muita joita voisit palvella Asiakkuuden tilanne ja luonne Ole useammin yhteydessä asiakkaisiisi, jotka ovat uusia, vakiintumattomia tai joiden uskot etsivän vaihtoehtoja. Voidaanko etenemisestä päättää heti? Tarjous KYLLÄ Tilaus EI Kirjaa asiakkuudenhallintaan Milloin seuraava yhteys? Toimitus Muista jälkityö ja lisä- / uudelleenmyynti Tätä asiakkuudenhallinnan kehää noudattamalla teet yhteydenpidosta järjestelmällistä ja tavoitteellista. Aseta asiakassuhteillesi tavoite, kriteeri sinulle sopivasta asiakkaasta, sekä päätä kuinka usein pyrit kontaktoimaan. Laskutus Muistijäljen kesto Ole useammin yhteydessä asiakkaisiisi, jotka eivät muuten muista sinua, ota itsenäisesti yhteyttä tai aktiivisesti käytä tuotettasi tai hyödynnä palveluitasi. Varmistaaksesi, että otat aktiivisesti yhteyttä oikeisiin asiakkaisiin, pyri pitämään kontrolli kaikkien asiakkuuksien tilanteesta. Pystyt tähän, kun jokaisen yhteydenpidon jälkeen kirjaat kalenteriisi, milloin otat asiakkaaseen seuraavaksi yhteyttä. MYYNNINHALLINTA Myynti kannattaa kirjata tarjouksiksi ja myyntitilauksiksi, sillä niiden avulla on kätevä seurata tehtyä myyntityötä ja tapahtunutta kauppaa. Vertaamalla tarjouksia ja niistä tehtyjä myyntitilauksia saat arvion myynnin onnistumisprosentista. Myyntitilauksilla puolestaan pidät “Tilauskirjaa”, jolla ohjaat toimituksia ja laskutusta. Laskun aika tulee yleensä, kun kaikki sovittu on tehty. Toisinaan voidaan laskuttaa myös osissa tai etukäteen. Vinkkejä tarjousten tekemiseen Vinkkejä myyntitilaukseen Toimitus voi olla sovitun työn tekeminen tai tuotteiden lähettäminen/luovuttaminen asiakkaalle. Älä käytä liikaa aikaa tarjouksen tekemiseen. Keskity mieluummin itse myyntityön tekemiseen. Nopeasti tehty tarjous, joka sisältää asiakkaan tarvitsemat asiat, on usein riittävä. Luo myyntitilaus suoraan hyväksytyn tarjouksen pohjalta. Tällöin vältät virheet ja kirjaat tilausvahvistukseen aina kaikki tarjouksessa sovitut asiat. Ole asiakkaaseen yhteydessä heti tarjouksen antamisen jälkeen. Näin varmistat, että asiakas on vastaanottanut tarjouksen ja että se vastaa hänen tarpeeseensa. Ota yhteyttä myöhemmin tilanteen tarkistamiseksi. Älä jätä yhteydenottoa ja kaupantekoa asiakkaan vastuulle. Älä sokeudu tarjouskannasta. Tarjous ei ole lupaus tulevasta kaupasta. Arvion tulevasta kaupasta saat vertaamalla hyväksyttyjen ja hylättyjen tarjousten suhdetta tai vertaamalla tarjouskantaa tilauskantaan pidemmältä aikaväliltä. Mausteiden Maahantuonti Oy Satamakatu 10900 Hanko 040-1234567 Chilin Ystävät Ry c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie 89400 Hyrynsalmi Tarjouspyyntö TARJOUSLASKELMA Seuraa tilauskannassa toimitettavia, laskutettavia ja laskutettuja myyntitilauksia. Tällöin tiedät, mitkä tilaukset pitää vielä toimittaa ja mitkä voi jo laskuttaa. Tarjous Myyntitilaus Laskun vaihtoehto on kassatapahtuma, asiakas maksaa käteisellä tai pankkikortilla Sivu 1 26.2.2014 Päivämäärä 23 Numero Tarjous 23 Viitteenne 17 26.2.2014 Asiakasnumero Viitteemme Toimituspäivä Toimitustapa Toimitusehto 14 pv netto Maksuehdot sä asiakasuhteessa myynti jatkuu usein Uudessa tai pidempään kestänees 7 vrk Huomautusaika potenttiaalisen asiakkaan tekemä, sopimusta on yntö Tarjouspy tarjouspyynnöllä. Viivästyskorko (%) 8 / myyjälle tehdä tarjous. TILAUSVAHVISTUS Paprika tulinen, 40g Chili kokonainen, 25g Tarjouskilpailu Curry, 280g Jauhelihamauste, 250g Tex-Mex maustesekoitus, 370g Rosepippuri kokonainen, 200g Basilika 15 g Oregano 20 g Stubb's Beef Spice Rub, 56g 28.2.2014 Arvonlisävero 24 % Suullinen tarjous Mausteiden Maahantuonti Oy Myyvä tarjous Tarjouksen sisältö Viitteenne Toimitusosoite tarjouspy€yntöjen kautta. Alv-% Ale% aanYhteishinta à-hinta €t nimenom Määräa toimittaja Tuotenrokilpailutta Tilaaja hintaa tavaran tai palvelun laatuun 24 useasti edullisinta2,00 2,00 1 kpl ssa haetaan 20 pailutukse Tarjouskil 3,45edullisintä hintaa. Kannattaa 24 3,45 monet etsivät vain sitä 1 kpl a. Tosin 19 verrattun ja määrään ä hyvää. Tarjouksessa kannattaakin 4,50 ei 24 1 aina ole välttämätt4,50 18 että halpa muistaa, kuitenkin 3,60 24 1 kplkautta.3,60 17 a laadun erottautu 6,00 24 6,00 1 kpl 15 mahdollisimman nopeasti tärkeää vastata vastaanot 6,00 siihen tarjouspyyntö Kun 14 24 on25 8,00 etaan 1 jossa kuuluu tarjoukse 1,80 normaalisti tekstiosa, ja eritellyllä 24 Tarjoukseen selkeällä 1,80 lla. 1 22 lma, jossa eritellään hintalaske sekä , tarjotaan mitä 2,20 htaisesti yksityisko 24 kerrotaan 2,20 1 23 toimittajan välillä syntyy vasta, kun tilaajan ja5,90 Sopimus 24 t palvelut 5,90 tarjottava 1 kpl ja tuotteet. 16 n. roton hinta 35,45 tilaaja hyväksyy tarjoukse Arvonlisäve Chilin Ystävät Ry Partanen Lasse Kuoliontie 5 93630 Kuoliovaara Tuotenro Nimi 20 Paprika tulinen, 40g 19 Chili kokonainen, 25g 18 Curry, 280g 17 Jauhelihamauste, 250g 15 Tex-Mex maustesekoitus, 370g 14 Esimerkkitarjouksessa ja -myyntitilauksessa sisältönä tarkempia neuvoja tarjouksiin ja tilauksiin. Viitteemme Hyväksymällä tarjouksen, asiakas tilaa tarjouk Chilin Ystävät Ry c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie 89400 Hyrynsalmi 22 Tilausvahvistus 28.2.2014 sen mukaisen tuotteen tai palvelun. Tilaus kannattaaToimitusaika kirjata suoraan myynnin hallinnan järjestelmää Tilausnumero n, josta voit tehdä asiakkaalle tilausvahvistuksen 70 kaupan vahvistamiseksi. Laskutusosoite 8,51 mutta suullinen tarjous on yhtä Tarjouksella tarkoitetaan yleensä kirjallista tarjousta, 35,45 voidaan pitää tarjouksena. roa arvonlisäve ilman a hinnastoa ilmoitettu tiviestissä sähköpos sitova. Myös Yhteensä 8,51 , kuten kaikesta muustakin. ro yhteensä saada€mustaa valkoisella Arvonlisävehyvä Tarjouksesta on kuitenkin sopimuksen purkamisehdot), sopimus €(poikkeuksena Hyväksytty tarjous on sitovaYhteishinta 43,96 asiakkaalle vain suullisen teet Jos tti. dokumen virallinen olla jolloin siitä kannattaa ään. Tällöin tarjouksen, kirjaa tarjotut hinnat kuitenkin myynninhallinnan järjestelm Ry mitä on tarjottu ja kenelle. Ystävät Chilin siitä, kärryillä pysyt Tarjouksen Kirjallinen tarjous ei ole pelkkä dokumentti siitä, mitä ollaan tarjoamassa. tai tulee herättää potenttiaalisen asiakkaan mielenkiinto niin tarjottavaa tuotetta siis olla palvelua kohtaan kuin sitä tarjoavaa yritystäkin kohtaan. Tarjouksen tulee intia, myyvä muutenkin kuin vain hintojen osalta. Tarjous on osa yrityksen markkino kannattaa en Tarjoukse ilmettä. visuaalista yrityksen nuodattaa myös joten sen tulee laittaa vähintään yrityksen logo. tietysti Tärkeää tarjouksessa on helppolukukuisuus, hyvä ja selkeä rakenne sekä : seuraavat vähintään mainittu olla tulisi ssa Tarjoukse laillinen pätevyys. - Kuka tarjoaa ja kenelle (nimi, Y-tunnus, osoite) - Mitä ollaan tarjoamassa (tuote- / palvelukuvaus) - Mihin tarpeeseen tarjotaan (kartiota tarve ensin) - Hinnat (kiinteä hinta tai hinnasto) - Päivämäärä ja tarjouksen voimassaoloaika - Toimitusaika tai työn kesto Chilin Ystävät Ry c/o Lahtelan Lihatukku & Poika Ky Lahtela Lauri Laskutie 89400 Hyrynsalmi Päivämäärä edeltävä kehotus toimittajalle Nimi Seuraa tilauskantaa vähintään kuukausittain nähdäksesi, mitkä ovat myydyimmät tuotteesi tai palvelusi ja ketkä ovat parhaimmat asiakkaasi. Keskity heihin! Rosepippuri kokonainen, 200g Basilika 15 g 23 Oregano 20 g 16 Stubb's Beef Spice Rub, 56g Mausteiden Maahantuonti Oy Tilausvahvistus kannattaa tehdä eritysesti silloin jos tarjous on tehty suullisesti Maksuehdot Toimitusehto eikä sopimuksesta ole muuta todistusta. Tällöin tilausvahvistukseen kanna 14 pv netto ttaa kirjata kaikki suulisessä tarjouksessa mainit ut sopimusehdot. Toimitustapa Myyntitilaus on osa tilaus-toimitus prosessia, joka päättyy laskuun tai kassatapahtumaan. Tarjous aloittaa kaupan teon, mutta tilaus aloittaa toimitusprosessin. Tilausvahvistuksessa kanna ttaakin mainita jo kaikki toimittamiseen ja laskuttamiseen liittyvät asiat: - Tilaajan ja toimittajan tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite) - Tilatut tuottee tai palvel Määrät ja /à-hinta utAle% Yhteishinta € € - Kappalemää1rät 2,00 2,00 - Hinnat ja lisäku 1 lut 3,45 3,45 4,50 - Maksuehdot1 4,50 3,60 - Toimitusaika1 ja -tapa 3,60 1 6,00 6,00 - Yksilöivä tilausn umero8,00 1 25 6,00 - Sopimusehd1ot (tilausvahvis tuksen tekstio1,80 1,80 sa) 1 Tilausvahvistuksen 2,20amise 2,20 toimitt n ajankohta riippuu yrityksen toimialasta kaupan 5,90 tyypistä. Tilaus1 vahvistus lähetetään yleens5,90 ä ennen tavaran tai palvelun Arvonlisäveroton hinta 35,45 toimitusta, mutta joissain tilanteissa se on kätevä lähettää toimituksen Arvonlisävero 24 % 8,51 yhteydessä. Esim. tavaraa toimittaessa tilausv ahvistuksen voi laittaa tilattujen tavaroiden mukaan. Yhteensä ilman arvonlisäveroa 35,45 Käytännössä tilausvahvistus on ilmoitus syntyn Arvonlisävero yhteensä € 8,51 eestä sopimuksesta, mutta se ei vaikuta sopimuksen ehtoihin. Se toimii kuinte nkin dokumenttina sopimuksesta Yhteishinta € 43,96 jos tarjous on tehty vain suullisesti eikä siitä ole mitään muuta aineistoa. Ongelmatilanteita tilausvahvistuksista tuleek in nimenomaan tilanteissa, jossa sopimus on tehty suullisesti ja sopimuksen osapuolilla on eriävä kuva sopimuksen sisällöstä. Mausteiden Maahantuonti Oy Chilin Ystävät Ry LASKUTUS Lasku on yksinkertaisesti asiakirja, jolla asiakkaalta pyydetään rahaa. Laskutuksessa on kuitenkin otettava huomioon asiakaskokemus, verottajan vaatimukset sekä oma tarve varmistaa rahan saaminen. Lasku on samalla myös perusta kirjanpidon tekemiseen. Hyvä laskutusohjelma auttaa kaikissa näissä asioissa. Millainen on hyvä lasku? Hyvästä laskusta asiakkaan on helppo tarkistaa, että häntä on laskutettu sovitusti. Hyvä lasku on helppo maksaa. Luonnollisesti se myös täyttää verottajan vaatimukset. Viereisellä sivulla on esimerkki hyvästä laskusta ja muutama seikka, jotka on hyvä ottaa huomioon. Logo antaa vastaanottajalle nopeasti käsityksen kuka häntä laskuttaa Laskun numeron tulee olla juoksevasti suureneva numero, joka yksilöi laskun ja osoittaa sen järjestyksen suhteessa muihin yrityksen laskuihin. Viitenumero ohjaa maksusuorituksen juuri tähän laskuun. Laskutusohjelma antaa laskulle oikean viitenumeron. Toimituspäivämäärä on verottajan vaatima laskumerkintä Koostimme tähän aukeamaan vinkkejämme laskutuksen hoitamiseen. Pyri laskuttamaan valmiit asiat samana päivänä Laskun viivästyminen viikolla viivästyttää myös rahan saantia viikon. Lisäksi sovitut asiat saattavat unohtua. Nopeasti saapuva lasku antaa asiakkaalle hyvän kuvan toiminnan ammattimaisuudesta. Kirjaa lasku valmiiksi laskutusta varten tarjouksena, myyntitilauksena tai laskuluonnoksena niin aikaisin kuin mahdollista. Itse laskutushetken ei tulisi kestää minuuttiakaan. Laskun veroton yhteissumma, arvonlisäveron osuus ja verollinen summa tulee eritellä laskulla. Myös eri verokantojen summat tulee eritellä. Lähetä lasku asiakkaan toivomassa muodossa Verkkolaskuna jos asiakas niin toivoo, sähköpostitse jos olette siitä sopineet tai perinteisesti paperisena mikäli et ole varma miten asiakas laskun haluaa. Laskulta tulee löytyä laskuttajan Y-tunnus Ennen laskun lähettämistä tarkista vielä, että verottajan vaatimukset täyttyvät ja että asiakkaan ja laskun tiedot ovat oikein. Asiakkaan velvollisuus on olla maksamatta laskua, jossa tiedot ovat väärin. Huolehdi myös laskujen arkistoinnista Yrittäjä on velvollinen säilyttämään kaiken kirjanpitoaineiston seitsemän vuoden ajan. Sähköinenkin arkistointi riittää, mikäli se on tehty vähintään kolmeen sijaintiin. Perinteistä tilisiirtolomaketta ei vaadita laskulle. On kuitenkin hyvä huomioida, että maksaminen on helppoa ja maksamiseen tarvittavat tiedot on tiivistetty laskun alaosaan selkeästi Beringe Catering Hans Jaakkola Bulevardi 15 00180 Helsinki Älä koskaan muokkaa lähetettyä laskua Mikäli asiakkaalle lähetettyyn laskuun jäi virhe, tulee lasku hyvittää ja tehdä uusi lasku tilalle. Voit toki muokata laskua vapaasti siihen saakka, että olet sen lähettänyt asiakkaalle ja kirjanpitoosi. Viivakoodi sisältää laskun maksuun tarvittavat tiedot. Se voidaan lukea viivakoodinlukijalla tai vaikkapa mobiililaitteen pankkiohjelmalla. Viivakoodi ei ole laskussa pakollinen. SÄHKÖINEN LASKUTUS MYYNTISAATAVIEN HALLINTA Sähköinen laskutus on yleistä Seuraa myyntisaataviasi Lasku tulisi aina lähettää vastaanottajan toivomassa muodossa. Yhä useammin toivottu muoto on verkkolasku. Sähköinen lasku on kuitenkin mikä tahansa lähettäjältä sähköisesti lähtevä lasku. Kaikki laskut voi lähettää sähköisesti. Valitse välitystapa asiakkaan mukaan. Sähköpostiin välittäminen on monelle hyvä tapa vastaanottaa lasku nopeasti. Verkkolaskuna laskunsa haluaa yritys, joka voi myös käsitellä ostolaskunsa sähköisesti: hyväksyttää, maksattaa ja toimittaa kirjanpitoon ilman manuaalista kirjausta. Tällöin laskun vastaanottaja säästää aikaa ja välttää virheitä laskun käsittelyssä. Myös perinteisen postiluukusta tipahtavan laskun voi lähettää sähköisesti. Verkkolasku Verkkolasku on ”se aito sähköinen lasku”. Sen lähettäminen on pelotteluista huolimatta jopa helpompaa kuin tulostaminen. Tarvitset vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja laskutusohjelman, joka voi lähettää verkkolaskuja. @ Yrittäjän on tärkeää pitää huolta myyntireskontrastaan - eli pitää itsensä ja kirjanpitonsa ajan tasalla maksamattomista laskuista. Saatavien hallinta on myös osa asiakaspalvelua. Mikäli asiakkaan suoritusta ei syystä tai toisesta kuulu, ajantasaisen reskontran avulla tietää, ketä pitää muistuttaa. Hoitamalla saatavat hyvin pidät huolen siitä, että tehdystä työstä laskutettavat saatavat tulevat tilille. Vinkkejä saatavien hallintaan Merkitse maksumerkinnät laskuihin pankin sähköisen viiteaineiston avulla. Säästät aikaa ja vältät virheitä Seuraa avoimia, erääntyneitä ja osittain maksettuja laskuja Lähetä maksumuistutukset pian eräpäivän jälkeen. Usein kannattaa ensin jopa soittaa. Monesti kyse on vain unohduksesta tai väärään osoitteeseen lähetetystä laskusta. Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua? Mikäli asiakas ei maksa laskuaan, tulee asiakasta muistuttaa laskusta. Muistutus on ensimmäinen ilmoitus erääntyneestä laskusta. Näin asiakkaalla on mahdollisuus hoitaa erääntynyt lasku ilman merkittäviä kuluja. Jos asiakas ei maksa muistutuksen jälkeenkään eikä vaihtoehtoinen maksusopimus tule kysymykseen, esim. eräpäivän siirto, riidaton saatava voidaan periä perintäkirjeellä. Kuluttajasaatavissa maksuhuomautuksen voi lähettää kaksi viikkoa laskun erääntymisestä, mikäli sen yhteydessä veloitetaan huomautuskuluja. Kaksi viikkoa tämän jälkeen voidaan lähettää perintäkirje. Yrityssaatavissa perintälain mukaan ei ole päivämäärärajoitteita muistutukselle tai perintäkirjeelle. Suositeltavaa on odottaa viikko eräpäivän jälkeen muistuttamista, minkä jälkeen edelleen viikko ennen perintään siirtämistä. Lasku sähköpostiin Sähköisen laskun voi lähettää myös sähköpostiin. Toki se onnistuu PDF-tiedostoliitteenä omatoimisestikin, mutta hyvä laskutusohelma tekee enemmän. Se lähettää laskun itse vastaanottajan sähköpostiin sekä valvoo että viesti menee perille ja että asiakas saa laskun avattua. Lunttilappu yrittäjän arkeen Tulostuspalvelun kautta Sähköisen laskun ja perinteisen paperisen laskun välimallina voidaan pitää laskutustapaa, jossa laskuttaja lähettää laskun sähköisesti, mutta vastaanottaja saa laskun paperille tulostettuna. Tällöin lasku lähetetään laskutusohelmasta tulostuspalveluun, josta lasku postitetaan asiakkaalle. Päivittäin Yhteydessä asiakkaisiin Laskutus Viikottain t laskuille Verkkopankista maksusuoritukse taminen stut mui ujen lask en neid nty Erää Ostolaskujen maksaminen Myynninseuranta Kuukausittain Kirjanpitoraportit kirjanpitäjälle äjälle Ostolaskut ja kulukuitit kirjanpit et tuks moi Viranomaisil en päivitys Kassavirtalaskelman ja -ennuste MYYNNIN SEURANTA JA RAPORTOINTI Sinun tulisi valita itsellesi viisi liiketoiminnassasi päivittäin tai ainakin viikottain seurattavaa asiaa. Nämä viisi mittaria kertovat sinulle miten liiketoimintasi voi ja kehittyy. Vinkki: Aseta vain sellaisia mittareita, joita seuraamalla voit oppia tekemään asioita paremmin. Mittarien ei tulisi kertoa vain sitä miten meni vaan myös sitä, mitä tehdä seuraavaksi. Tällä aukeamalla annamme viisi esimerkkiä seurattavista mittareista. Voit käyttää niitä lähtökohtana, kun valitset seuraamiasi asioita. Myyntikate tehdyistä myynneistä Aseta itsellesi tavoite saatavasta myyntikatteesta viikossa, niin pysyt päivittäin tietoisena tulisiko myyntiä tehdä lisää voitolle pääsemiseksi. Yksikin kauppa viikossa voi riittää, jos myyntikatetta saadaan tarpeeksi. Arvio tulevasta laskutuksesta Tänään lähetetty lasku lämmittää melko varmasti pankkitilillä kahden viikon päästä. Mutta entä sitten? Rahantulon jatkuvuus on hyvä varmistaa seuraamalla tulevan kaupan määrää ja todennäköisyyttä: • Paljonko viime aikoina on tehty tarjouksia? • Kuinka todennäköisesti tarjoukset hyväksytään? • Montako tilausta on toimitettavana? • Milloin ne voidaan laskuttaa? Kauppojen määrä Kun seuraat montako myyntiä vaikkapa viikon aikana on tullut, seuraat samalla sekä onnistumista asiakaskohtaamisissa että myös mahdollisuutta tuloksen tekemiseen. Kontaktitapahtumien määrä Yhteydenpitojen määrää seuraamalla varmistat, että tavoitat tarpeeksi aktiivisesti potentiaalisia tai nykyisiä asiakkaitasi. Varmista, että tavoitat tarpeeksi uusia asiakkaita ja että et myöskään unohda jo sinulta ostavia asiakkaita. Positiivisen palautteen määrä Kun teet riittävän laadukasta työtä, asiakkaasi myyvät sinua eteenpäin. Mistä tiedät, että näin on? Positiivisesta palautteesta. Seuraan ssäni myynni asiaa ä t t i i v näitä Raportointi Yrityksen täytyy olla tietoinen oman liiketoimintansa tilanteesta. Yrityksen toiminnan kannalta merkittävää tietoa saadaan erilaisista raporteista. Pääsääntöisesti kaikille yrityksille on tärkeää tuottaa raportit kirjanpitoa varten sekä seurata myyntiä ja myyntisaatavia. Myynninedistämiseksi voidaan kuitenkin tarkastella raportteja syvemmin: milloin mitäkin tuotetta on myyty, kuinka paljon ja millä katteella. Voitko laskea ne kerrat, kun asiakas sanoo olleensa tyytyväinen työsi laatuun? Kirjanpito Raportoinnin avulla voi seurata oman liiketoiminnan kannalta keskeisiä asioita: • • • • Asiakaskohtaiset myyntiraportit Tuotekohtaiset myyntiraportit Raportit tarjouksista, tilauksista ja laskuista Raportointi kirjanpitäjälle Kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia ja yrittäjä on itse vastuussa sen järjestämisestä. Kokemuksiemme mukaan kirjanpito on usein paras hoitaa yhteistoimin asiantuntijan kanssa. Suositeltava toimintamalli on lähettää tilitoimistolle valmiit raportit kirjanpitoa varten. Tämä helpottaa kirjanpitäjän työtä säästäen aikaa ja kirjanpidon kustannuksia. Hyviä raportteja kirjanpitäjälle toimitettavaksi ovat esimerkiksi: • • • Päivä- ja pääkirja myynneistä Päivä- ja pääkirja saaduista suorituksista Kooste myyntisaatavista ARKHIMEDES-TUOTEPERHE Arkhimedes Mini Arkhimedes Laskutus Arkhimedes Myynti Arkhimedes Toiminnanohjaus Arkhimedeksen ilmaislaajuus tarjoaa helppokäyttöisen laskutusohjelman, jolla luot ammattimaiset, tyylikkäät ja lain vaatimukset täyttävät laskut helposti – ja lähetät ne myös sähköisesti. Arkhimedes Laskutuksella saat tarvittavat työkalut liiketoimintasi vaivattomaan hallintaan. Se kattaa perustarpeet asiakkuudenhallinnasta, myynnin seurannasta ja laskutuksesta. Arkhimedes Myynti tarjoaa työkalut tehokkaaseen myynnin, asiakkuuden, raportoinnin ja reskontran hallintaan. Se parantaa asiakkuudenhallintaa sekä tarjoaa raportointitoiminnot liiketoiminnan tueksi. Arkhimedes Toiminnanohjaus-osio sisältää yrityksesi taloushallinnon ja toiminnanohjauksen. Sen avulla hallitset liiketoimintasi aina tarjouksesta toimitukseen asti, pidät yllä varastojasi, seuraat myyntiä ja ostoja sekä raportoit niistä itsellesi sekä kirjanpitäjälle. Laskutus Laskutus ja sähköiset laskut Laajennetut laskutustoiminnot Laajennetut laskutustoiminnot Sähköiset laskut Asiakkuudenhallinta Asiakkuudenhallinta Asiakkuudenhallinta Valmiit laskupohjat myös eri kielille Asiakkaan kanssa käydyn yhteydenpidon seuranta Tarjouslaskenta Kassa Laskuluettelo Asiakaskohtainen myynnin seuranta Myyntitilaukset Varastonhallinta Liiketoimintasuunnitelma Laskukohtainen reskontra Kassa Myyntireskontra Laskuluettelo ja laskujen kuukausiraportti Myyntireskontra Ostoreskontra Tuoterekisteri Myyntiraportit Muokattavat raportointitoiminnot Maksuhuomautukset ja hyvityslaskut Kirjanpidon vakioraportit Keräilylista varastoon ja varastosta Myyntiputki (tarjous, tilaus, lasku / kassa) Kirjanpidon vakioraportit 0 €/kk 5 ,90€/kk Myyntiputki (tarjous, tilaus, ostotilaus, ostolasku, toimitus, lasku / kassa) 15 ,90 €/kk Käyttöönotto + 99 € 59,90€/kk Arkhimedes Online Arkhimedes Online on tuoteperheen verkkopohjainen palvelu, jolla voit hoitaa laskutuksesi suoraan selaimella päätelaitteesta riippumatta. Laskutus -ja asiakastiedot kulkevat aina mukanasi! Asiakkuudenhallinta Yksinkertainen reskontra Laskuluettelo aika- ja tilarajauksilla Laskutus Asiakaskohtainen myynnin seuranta Sähköiset laskut Asiakaskohtainen yhteydenpidon seuranta 9 ,90€/kk Käyttöönotto + 499 € Vaivatonta laskutusta yrittäjälle www.isolta.fi
© Copyright 2024