PAREMPI POMO HENKILÖARVIOINNIT TYÖSUHDE ILMAN ARVIOINTIA OLISI MENTY METSÄÄN ”Meillä on tehty linjapäätös: me käytämme aina henkilöarviointeja. Meillä ei ole työnantajana varaa tehdä virhearvioita”, sanoo Palkansaajajärjestö Pardian hallintopäällikkö Anne Puolakka. Puolakka kertoo, että Pardiassa on oltu henkilöarvioijan kanssa hyvin pitkälle samaa mieltä, ja ilman arviointia olisi myös menty metsään. Esimerkki valaisee sen, miltä Pardia välttyi: ”Pardiassa oli kaksi erillistä työtehtävää auki. Kävimme hakemukset läpi, haastattelimme hakijat ja pyysimme molempiin työtehtäviin arvioinnit kahdesta henkilöstä. Olimme laittaneet henkilöt järjestykseen. Meidän ykkössijalle asettamamme sijoittui arvioinneissa kaikkein huonoimmaksi. Se, jonka olimme ajatelleet valita, oli meille entuudestaan tuttu neuvottelupöydistä – kokenut neuvottelija, joka tunsi ammattijärjestömaailman. Hänet olisi ollut helppo istuttaa meille töihin. Emme kuitenkaan olleet nähneet häntä kouluttajana, emmekä tienneet millainen hän on tekstin tuottajana. Henkilöarvioinnissa paljastui, että molemmilla alueilla oli selviä puutteita. Päädyimme siihen, ettei meillä ollut varaa palkata häntä. Myöhemmin kuulimme, että tämä henkilö oli palkattu muualle ja hän oli ollut töissä vain muutaman viikon ennen työsuhteen lopettamista.” Mitä opitte? ”Henkilöarviointi helpottaa meidän päättämisprosessiamme senkin takia, ettei ulkopuolisella ole rasitteita. Meille oli rasite että tunsimme sen henkilön”, Puolakka sanoo. 44 huhtikuu 2012 Sitä saat MITÄ SIMULOIT Pelkkien testien aika on ohi rekrytoinnissa, sillä simulaatiot ja työnäytteet toimivat paremmin. Hyvää henkilöarviota voi käyttää johtamisen apuna rekrytoinnin jälkeenkin. E E VA  R I I T TA S E I E S R ekrytointikonsultin toimistolla arviointipäivä muistuttaa mahdollisimman paljon oikeata työpäivää. ”Havainnoimme, miten henkilö tekee täällä työpäivän oikeita töitä, oikeilla välineillä. Työpäivän aikana selviää henkilön työtapa. Sekin kertoo jotakin, kuinka usein henkilö tulee kysymään neuvoa”, Taplow Finlandin toimitusjohtaja Timo Toivanen kertoo. Hakija voi saada tehtäväkseen suunnitella jonkin tulevaan työhönsä liittyvän asian toteutuksen seuraavalla tilikaudella. Myynnin tehtäviin pyrkivä voidaan pyytää soittamaan kylmä soitto. Puhelimessa asiakkaita esittävät Taplowin konsultit arvioivat miltä soittaminen tuntui ja miten hakija onnistui. Postikoriharjoitus on käytössä yleisesti: annetaan paljon tekemistä ja rajallinen määrä aikaa. Se paljastaa sen, mitä henkilö priorisoi, miten tekee päätöksiä ja miten sietää painetta. Myös kalenteria voidaan käyttää harjoituksessa. Sen avulla selviää, miten henkilö koordinoi, ottaa kokonaisuuden haltuun ja mitä tekee esimerkiksi päällekkäisille tapaamisille. Hakija voidaan myös lähettää kaupungille havainnoimaan kilpailijoita. Mystery shopping näyttää sen, mihin henkilö kiinnittää huomiota ja miten raportoi. Testaaminen ei riitä Taplowilaiset eivät puhuisi ollenkaan testaamisesta. ”Testi-sana viittaa siihen, että arviointi olisi helppoa, liian helppoa”, sanoo Toivanen. Taplowin partneri Merja Kaitueelle testeihin liittyy ylitulkinnan vaara. Hänet saa puistelemaan päätä huhu, että jokin yritys olisi vaatinut net- titestin tekemistä samalla kun hakija lähettää hakupaperit. ”Esimerkiksi älykkyyttä mittaavia testejä ei meillä tehdä, kun testataan johtotehtäviin. Lisäksi testitulosta pystyy harjoittelemalla parantamaan jopa 15 prosenttia”, Kaitue sanoo. Taplow käyttää itse arviointiensa osana yhtä testiä, Tanskassa kehitettyä MPA-itsearviointitehtävää (Master Person Analysis). Sen antama palauteraportti kuvaa henkilön toimintatyyliä, suhteita muihin, motivaatiota ja ajattelutyyliä. Haastattelussa käydään sitten MPA-proﬁili läpi ja mietitään hakijan kanssa miten proﬁili näkyy käytännössä. Aiemmin HRD Groupin nimellä toiminut Taplow on erikoistunut johdon ja keskijohdon rekrytointeihin. Yritys tekee kolmisensataa henkilöarviointia vuodessa. Rekrytoinnin ydinosaaminen tulee Toivasen mukaan käyttäytymistieteestä. Sen lisäksi on ymmärrettävä bisnestä ja tunnettava yritys, joka rekrytoi. ”Rekrytointi ei ole vain yksittäinen ta- HENKILÖARVIOINTIPROSESSI TAPLOWIN TAPAAN Arvioinnin tavoitteet y Rekrytoiva esimies ja konsultti tapaavat Toimintaympäristö y Kriittiset menestystekijät, organisaation erityispiirteet ja henkilövalinta toimintastrategian tukena Haettava osaaminen y Toimintaroolit, tiimityöskentelytaidot, vuorovaikutustaidot ja esimiestaidot Osaamisedellytykset muovataan arviointikriteereiksi. Case-työsimulaatiot y vastuukonsultti suunnittelee 2-3 työsimulaatiota Simulaatioilla arvioidaan hakijan toimintaympäristön tuntemusta, osaaymista sekä työkäyttäyja. tymistä ja erityistaitoja. ➧ ➧ ARVIOINTI VALINNAN KONSULTOINTI Ehdokkaan oma uratilanteen arviointi 1-2 haastattelua Case-työsimulaatiot MPA-työpsykologinen itsearviointitehtävä ja palautekeskustelu Postikoriharjoitus Raportointi y Henkilökohtainen tapaaminen ja kirjallinen raportti Päätöksen konsultointi y Kannanotto arvioidun valintaan liittyvistä mahdollisuuksista ja riskeistä sekä kehityspotentiaalista, ehdokkaiden ominaisuuksien ja potentiaalin vertailu sekä valintasuositus Perehdytyksen tukeminen y Vastuukonsultin henkilökohtainen palaute arvioidulle ja kehittymisen apuvälineet ➧ Raportin kokoaminen y Vastuukonsultti kokoaa eri lähteistä kerätyn informaation. ➧ ARVIOINTIPÄIVÄN RÄÄTÄLÖINTI ➧ VALINTAKRITEERIEN MUODOSTAMINEN SEURANTA Lähde: Taplow Finland Oy pahtuma vaan prosessi, jonka kautta päästään konsultoimaan asiakasta.” Ota johtaminen mukaan Johtamisen näkökulma kannattaa ottaa mukaan jo rekrytointivaiheessa, sanovat Toivanen ja Kaitue. ”Arvioinneissa on usein ongelmana se, että saadaan kyllä selville, että tämä on tämmöinen ihminen, ja hänellä on tällainen motivaatio. Mutta miten se näkyy meidän johtamiskulttuurissa, asiakkaiden tarpeissa ja siinä miten tätä ihmistä johdetaan”, Toivanen kysyy ja tulee samalla kertoneeksi sen, mihin kysymyksiin Taplow haluaa vastata. Asiakkaat luulevat usein, että valintakriteerien määrittely on helppoa. ”Monesti asiakas haluaa lähettää ne kahdeksan valintakriteeriä. Muttei se niin mene”, Merja Kaitue sanoo. Taplowissa valintakriteerit käydään läpi palaverissa, joka kestää noin tunnin. Palaverin aikana taplowilaiset ottavat sel- X TYÖNÄYTTEET PAREMPI KUIN KYKYTESTI ”Simulaatiot ja työnäytteet perustuvat työnantajan todelliseen tilanteeseen ja tarpeisiin. Ne osoittavat kykytestiä tarkemmin henkilön todellisen ammattiosaamisen omalla erikoisalueellaan ja mittaavat myös työtehokkuutta”, sanoo Sodexon entinen henkilöstöjohtaja, parhaillaan sapattivapaalla oleva Matti Vähäkuopus. Vähäkuopuksen mukaan testaus ei saa olla ratkaiseva tekijä rekrytoinnissa. ”Hyvä henkilöarviointi on monipuolinen, jolloin se innostaa myös kandidaatteja suorittamaan arviointitehtävät motivoituneesti. Joskus aktiiviselle työnhakijalle testit toistuvat samankaltaisina eri testausyrityksissä ja siten mielenkiinto niitä kohtaan vähenee ja testisuoritus rutinoituu.” Vähäkuopus suosittelee henkilöarvioinnin käyttöä, kun henkilöä valitaan vaativiin asiantuntijatehtäviin tai esimiesasemaan. ”Erityisesti huomiota tulee kiinnittää kandidaatteihin, joille esimiestehtä- vä on ensimmäinen. Henkilöarvioinnin voi pyytää myös, kun tehdään sisäisiä siirtoja. Ylimmän johdon rekrytoinneissa referenssilausunnot ovat tärkeämpiä kuin henkilöarvioinnit.” ”Investointi henkilöarviointiin on pieni raha verrattuna siihen, kuinka paljon virherekrytointi maksaa.” ”Oikein laadittu henkilöarviointi on arvokas dokumentti, jota voi hyödyntää valitun henkilön työn ohjauksessa. Hyvin laaditus- sa arvioinnissahan tuodaan esille henkilöä motivoivat tekijät, osaamisalueet sekä kehittämisalueet. Näin esimies mahdollistaa työsuhteelle parhaan mahdollisen alun.” Henkilöarvioinnin tulee Vähäkuopuksen mukaan hyödyttää myös kandidaattia, sillä se auttaa suuntautumaan tehtäviin, jossa todetut ominaisuudet ja osaamisalueet voi parhaiten hyödyntää. Kielteisenkin henkilöarvioinnin voi kääntää halutessaan positiiviseksi. 45 PAREMPI POMO KUN VALITSET ARVIOIJAA, TARKISTA y arvioijan kokemus ja koulutus y arvioijan käyttämät menetelmät ja onko menetelmillä suomalainen normiaineisto y sertiﬁointi – sekä menetelmän että henkilön y onko tämä koulutettu juuri sen menetelmän käyttäjäksi jota käyttää y referenssiyritykset y hakijoilta kerätty palaute VARO y nettitestejä y liian helppoja ratkaisuja y lupauksia sadan prosentin varmuudesta vää, mitä rekrytoitava henkilö saa päättää, mitä hänen on ymmärrettävä toimialasta, millaisia ovat aikataulut hänen työssään. ”Joku saattaa sanoa haluavansa proaktiivisen ihmisen, ja me kysymme mitä proaktiivisuus teillä tarkoittaa, minkälaista toimintatapaa odotat”, Toivanen kertoo. Kerättyjen tietojen pohjalta määritellään caset, joita käytetään arvioinnissa. Vältä ryhmätilanteita Taplow ei järjestä ryhmäkeskusteluja eikä muitakaan ryhmätilanteita, koska ei voida arvata ketkä tuntevat toisensa. ”Samaan tehtävään hakeneita emme kutsu edes arvioitavaksi samana päivänä”, Kaitue sanoo. HENKILÖARVIOINNIT ”Ja mitä ryhmäkeskustelut kuvaavat? Niitä on helppo harjoitella ja lukea ohjeita netistä.” Miten sitten saadaan selville ryhmätyötaidot? ”Omilla arvioinneilla, käymällä läpi aiempaa historiaa, kysymällä miten henkilö on toiminut”, Kaitue vastaa. Toivasen mukaan haastattelu on henkilöarvioinnin tärkein työkalu. Kun johtotehtävien hakijoita arvioidaan, haastattelemassa on aina kaksi konsulttia. Käyttäytymistilannehaastattelussa kysytään, mikä on tilanne missä olet menestynyt ja käydään myös epäonnistumiset läpi. Hakijaa on myös pyydetty miettimään etukäteen, mikä on oma osuus ja mikä muiden osuus. Raportissa on tulevaisuus Kirjallinen raportti antaa esimiehelle vihjeitä rekrytoitavan tulevaisuudesta, urapolusta, ja siitä miten henkilöä on hyvä johtaa. Raportti kertoo, miten pystytään vähentämään riskejä ja autetaan ottamaan kehityskohteet haltuun. Se toimii valmennuksen tukena ja kehityskeskusteluissa. Raportti on tärkeä myös ehdokkaille itselleen. Niille jotka eivät tule valituiksi, raportti on työnhakuohjausta. Taplowilta ehdokas saa raportin kun pyytää. Lähes kaikki pyytävät. ”Harvoin raportissa on ehdokkaille itselleen yllätyksiä. Yleensä sanovat, että raportti näyttää minulta”, Kaitue kertoo. ”Seuranta on tärkeää. Soitamme esimiehille 4–5 kuukauden kuluttua ja kysymme arviota. Useiden asiakkaiden kanssa on kerran vuodessa palaveri, jossa arvioidaan miten rekrytoinnit onnistuneet.” Asiakkaat eivät aina palkkaa sitä, jota konsultti suosittelee. Henkilöarviointi on vain yksi osa päätöksenteossa. Tuleeko yllätyksiä? ”Tulee, myyntitehtävissä eniten. Myynti-ihmisiä on vaikea arvioida koska he myyvät itseään henkilöarvioinnissakin.” ■ ARVIO VOI ESTÄÄ PSYKOPAATIN VALINNAN ”Henkilöarvioinnin tarkoitus on paitsi valita paras mahdollinen hakija, myös karsia sopimattomat hakijat”, sanoo psykologi Juha Sandberg Työterveyslaitoksen henkilöarviointi ja kompetenssien kehittäminen -yksiköstä. ”Voidaan estää vaikkapa psykopaatin valinta - sen taitavan manipuloijan, joka pystyy peittämään psykopaattisuuden työhaastattelussa. Arvioinnissa suojaus pettää todennäköisemmin.” Kaikkia virherekrytointeja henkilöarviointijärjestelmä ei tietenkään voi estää. Ideaalitilanteessa on tarpeeksi hakijoita, 46 huhtikuu 2012 mutta tosielämässä voi olla vain yksi hakija ja hänkin sellainen jota arvioija ei suosittele. Kun valitaan vastoin suositusta, arvioija voi Sandbergin mukaan auttaa siinä, etteivät riskit toteudu. ”Jos riskitekijät on arvioitu, voidaan vaikkapa ﬁksata tehtäväkuvaa tai antaa valitulle juuri oikeanlaista tukea mahdollisilla ongelma-alueilla.” Sandberg listaa henkilöarvioinnin etuja: ”Sen avulla voidaan nähdä henkilön vahvuuksia ja potentiaaleja paremmin kuin työnantajan tekemässä haastattelussa. Tietoja voi käyttää rekrytoidun kehittymisen apuna sekä tuleva esimies että coach. Arviointi tuottaa hyötyä myös arvioidulle: suhde tehtävään kirkastuu, itsetuntemus paranee ja urasuunnitteluun saa uusia näkökulmia”. Suomessa lainsäädäntö edellyttää, että työnantaja varmistaa käyttämänsä henkilöarviointipalvelun tarjoajien olevan asiantuntevia. Laki ei sinänsä edellytä sertiﬁkaattia, mutta sertiﬁointi on työnantajalle yksi keino arvioida palveluntarjoajien asiantuntevuutta. Sertiﬁkaatin myöntää Psykologiliiton sertiﬁointilautakunta ja se pitää uusia viiden vuoden välein. Sen saamiseksi on oltava kahden vuoden kokemus henkilöarviointien tekemisestä sekä riittävä koulutus tai suoritettu näyttökoe. Sertiﬁoituja valvotaan ja sertiﬁoinnin voi menettää. Työterveyslaitos järjestää sertiﬁkaattiin pätevöittävää koulutusta. Suurin osa henkilöarvioinneista on Sandbergin mukaan sertiﬁoitujen konsulttien tekemiä. ”Ongelmana on ollut, että on ollut yhden testin yrityksiä, jotka ovat tarjonneet arviointina vain yksittäistä kyselyä”, Sandberg sanoo.