Vejledning for KOMHEN forår 2015
Indsamling af data for selvbetjening
Da der er konstateret problemer med ’Det fællesoffentlige tællerscript’, leverer
KL kun data for en række selvbetjeningsløsning til forårets tælleuger. KL
leverer data for selvbetjeningsdata for opgaverne:








Det gule sundhedskort (CSC)
Det blå EU-sygesikringskort
Anmeld flytning (CSC)
Skift læge og sygesikringsgruppe (CSC)
Byg og Miljø (KOMBIT)
Sygedagpenge (NemRefusion)
Fleksjob (NemRefusion)
Ansættelse med løntilskud (NemRefusion)
Den 8. april 2015
Sags ID: SAG-2015-01751
Dok.ID: 2003729
[email protected]
Direkte 3370 3102
Mobil 5190 7450
Weidekampsgade 10
Postboks 3370
Øvrige data fra andre løsninger skal den enkelte kommune selv fremskaffe.
Denne vejledning er tænkt som inspiration til, hvordan kommunen kan
tilvejebringe de relevante tal. Systemerne er forskellige fra kommune til
kommune. Derfor opfordrer KL kommunerne til at dele viden om dette på
Dialogportalen.
Hvordan skal kommunerne registrere selvbetjening?
KL skaffer de ovenfor nævnte data. De øvrige data kan kommunen fremskaffe
på tre måder:
1. Find statistikken ved at kigge i et statistikmodul, fx i et fagsystem
2. Tjek om data fra tællerscriptet er korrekt – hvis ja, så brug data
3. Medarbejderne registrer selvbetjening manuelt i TraceTool
Bagerst i denne vejledning kan du se, hvordan du indmelder data.
2300 København S
www.kl.dk
Side 1/9
1) Find statistikken ved at kigge i et statistikmodul,
fx i et fagsystem
Langt de fleste selvbetjeningsløsninger bliver leveret enten med et indbygget
statistik-system. Alternativt også er det ofte muligt at se i et fagsystem, ad
hvilken kanal en ansøgning eller anmeldelse er blevet indsendt til kommunen.
Opgaven handler derfor i høj grad om at finde frem til de medarbejdere, som
har adgang til statistikkerne.
Nedenfor følger en række eksempler på, hvordan det er muligt at finde frem til
antallet af indsendte ansøgninger/anmeldelser.
Blanketleverandør – Dafolo Borgeronline
De fleste kommuner har en ”blanketleverandør”, altså en suite af blanketter,
der bliver stillet til rådighed for borgerne på borger.dk og kommunens
hjemmeside. Disse blanketter udgør i mange tilfælde en del af den
selvbetjening, som kommunen stiller til rådighed i forhold til bølgeplanen for
obligatorisk selvbetjening.
Én af de store spiller på markedet er Dafolo med løsningen Borgeronline. Her
er fremgangsmåde:
1. Du logger på - www.borgeronline.dk/administration
2. Vælg ”Statistik” og vælg ..... Type "Blanketter" - Periode = 20/10 2014 9/11 2014 (tællerugerne) - Brugere = Alle
3. (Der er en "Hjælp" knap - som beskriver hele proceduren, samt forklarer de
forskellige åbningsmåder)
Du kommer nå frem til nedenstående et nyt skærmbillede: Vælg og tryk på
"Vis statistik" - eller "Gem som kommasepareret fil"
2
Det tal du skal anvende er tallet for antal indsendte blanketter. Det vi leder
efter er antallet af modtagne ansøgning og anmeldelser. De øvrige tal viser, fx
hvor mange gange startsiden er blevet vist eller blanketten er blevet åbnet. Vi
har brug for tallet der viser, hvor mange gange blanketten er blevet udfyldt OG
indsendt (selvbetjening).
3
Statistik fra Dafolo Vielse
Dafolo har tilsyneladende ikke indarbejdet en statistik-funktion i deres løsning
på vielsesopgaven. I systemet er der en dog "postliste", hvor de digitalt
modtagne ægteskabserklæringer lægger sig. Kommunen kan søge dem frem i
flere sorteringstyper, men anmeldelsesdatoen er én af dem. Se dette eks.:
OBS! Udfordringen for kommunen er her, at så snart ansøgningerne bliver
behandlet, så forsvinder de fra postlisten. Derfor bør medarbejderne i
tælleugerne registrere dagligt, om der er kommet nye ansøgninger.
4
KMD Digital Pladsanvisning
I KMD Digital Pladsanvisning er det muligt at se en liste over hændelser
indenfor en periode. Angiv en start- og slutdato, og så kommer nedenstående
liste frem.
Bemærk at der ligger flere forskellige opgaver indenfor denne løsning. Der er:
 Opskrivning til daginstitution (Institutionsønske) – KLE: 28.09.40
 Udmeldelse af institution – KLE: 28.09.40 (samme som opskrivning)
 Ansøgning om økonomisk friplads – KLE: 28.09.44
Det er kun opskrivningerne, der skal indrapporteres under KLE: 28.09.40.
Bemærk at der også optræder ”pasning af egne børn” (KLE: 28.18.08) og
”privat pasning” (28.18.04).
Tæl antallet af hændelser for hvert opgaveområde (KLE-nummer) per uge og
indberet tallet på Det Digitale Landkort. Version 1.0 6
5
2) Anvendelse af data fra tællerscriptet
Grunden til at kommunerne selv skal grave tallene for selvbetjening frem er, at
der er udfordringer med kvaliteten af data fra tællerscriptet. For nogle
løsninger og nogle kommuner kan data dog godt være retvisende, og dermed
kan du spare tid i forhold til at skulle gå på opdagelse ude i din organisation.
1. Gå ind på http://statistik.borger.dk
2. Klik på ”Søg i anvendelsesdata”
3. Vælg ”interval” som periode og angiv dato-intervallet for en tælleuge. Fold
”Kommune” ud og sæt flueben ud for din kommune og klik på ”Søg”.
4. Herefter kommer du frem til en oversigt over anvendelse af de løsninger,
som har installeret Det fællesoffentlige tællerscript. Det er antallet af
transaktioner, du skal bruge.
6
Denne øvelse skal du lave for hver runde tælleuger, din kommune
gennemfører.
Forhold dig kritisk til tællerscript-data. KL har konstateret fejl hos en række
leverandører, men data kan være korrekte hos netop din kommune. Tjek med
en medarbejder, der har adgang til systemerne på det pågældende område, at
tallene er retvisende.
TIP:
Hvis en selvbetjeningsløsning har flere udfald, skal du klikke på ”Vælg
kolonner og sortering” og sætte flueben ved ”Afstignings-trin”.
7
3) Medarbejderne registrer selvbetjening manuelt i
TraceTool
En tredje måde at indsamle data for selvbetjening på er ganske enkelt at lade
medarbejderne registrere det manuelt. De fleste systemer genererer et ”advis”
til medarbejderne, når der er indsendt en ansøgning eller anmeldelse digitalt, fx
der bliver sendt en e-mail med en advisering.
Hvis det er relevant for et team af registranter, skal de have adgang at kunne
registrere selvbetjening i TraceTool. Når du logger ind i TraceTool som
administrator på www.komhen.dk, kan du redigere i opsætningen for en enhed.
I step 2 ser du denne skærm:
Her skal du sørge for, at der er flueben i ”Selvbetjening”. Dermed får medarbejderen adgang til at registrere henvendelser via denne kanal.
Medarbejderen skal selvfølgelig også have adgang til at registrere på de
relevante opgaver. Se mere om dette på i vejledningen til TraceTool på
http://www.kl.dk/komhenvejledninger
8
Hvordan indmelder jeg data på Det Digital
Landkort?
Nu skal antallet af selvbetjeninger ind i KOMHEN-databasen, så de kan
sammenholdes med de andre henvendelser, der er blevet registreret i tælleugerne (dog ikke hvis medarbejderne har registreret selvbetjening manuelt i
TraceTool).
1. Log ind på http://www.digitaltlandkort.dk/login.aspx.
2. Vælg ”Masse Registrering” i menuen i venstre side
3. Vælg
 ”Indgående” og kanalen ”Selvbetjening”
 Enhed – hvis I har behov for det
 KLE-nummeret for den opgave, du ønsker at indberette for –
 ”Oprettelse ny sag” (’ændring status sag’ i nogle tilfælde)
 ”Straksafsluttet” - Blanket: Hvis integration til fagsystem = ”Nej”. Hvis
ikke = ”Ja”
 Vælg dato: Placer alle henvendelser for den pågældende uge mandag Angiv antal registreringer (henvendelser) for hele ugen (man-søn) Klik på ”Upload til databasen”
4. (Formularen husker dine valg, så ved næste opgave skal du kun rette fx
opgave, dato og antal henvendelser)
5. Under ”Uploads og registreringer” kan du slette hvert enkelt upload.
TIP:
Skriv klokkeslettet ned for, hvornår du indberettede hvad
9