”Pengonin toteuttama raportointijärjestelmä on vienyt meidät ihan
uuteen maailmaan raportoinnissa.”
Heikki Viitanen – kehitysjohtaja – Finnfrost Oy
Finnfrost Oy on vuonna 1991 perustettu yhtiö,
joka tuottaa asiakasomistajilleen pakasteisiin
ja jäätelöihin liittyviä hankinta- ja
logistiikkapalveluita. Inex Partners Oy:n ja
Tuko Logistics Oy:n yhteisomistuksessa olevan
yhtiön liikevaihto on noin 400 miljoonaa euroa
(v. 2013).
Finnfrostin pääkonttori ja logistiikkakeskus
sijaitsevat Tuusulassa. Pääkaupunkiseudun
välittömässä läheisyydessä yhtiöllä on hyvät
yhteydet jakelujärjestelmäänsä, joka kattaa
koko Suomen lisäksi myös Baltian maat.
Vuonna 2012 yritys työllisti 200 työntekijää.
Pengon Oy toimitti ratkaisun yhtiön
raportointihaasteeseen
Raportointi on olennainen osa Finnfrostin
toimintaa. Se on tärkeää niin yrityksen oman
toiminnan kuin asiakastyytyväisyydenkin
kannalta. Yhtiön käytössä olleen
toiminnanohjausjärjestelmän
raportointiominaisuus oli kuitenkin
käyttäjilleen varsin monimutkainen ja sen
käyttö työllisti myös yhtiön IT-osastoa
merkittävästi. Tästä syystä Finnfrost Oy:ssä
tehtiin päätös erillisen
raportointiohjelmiston hankinnasta.
”Halusimme käyttäjäystävällisen ja
helppokäyttöisen raportointijärjestelmän,
jonka avulla erilaiset raportointiajot olisi
helppoa tehdä. Tutkimme useita eri
järjestelmiä ja lopulta QlikView osoittautui
meille sopivimmaksi raportointisovellukseksi.
Lisäksi QlikView:n käyttöönottoprojekti
todettiin nopeaksi ja kevyeksi” muistelee
yrityksen kehitysjohtaja Heikki Viitanen.
Finnfrost valitsi Pengon Oy:n QlikViewsovelluksen toimittajaksi, sillä heidän
toimintatapansa ja kokonsa sopi hyvin
Finnfrostin tarpeisiin: ”Yhteinen
sävel löytyi helposti ja Pengon
tuntui heti sellaiselta kumppanilta,
joka sopii meille. Lopullisesti
meidät vakuutti Pengonin
asiantuntijan tekemä ohjelmiston
testiversio, jossa hyödynnettiin
tietoja SAP-järjestelmästämme”
Viitanen kertoo.
Käyttöönottoa nopeutti
raportointikokonaisuuden
pilkkominen pienempiin osiin
Finnfrost halusi saada käyttöönsä
raportointijärjestelmän, jota
voitaisiin hyödyntää hyvin laajaalaisesti yhtiön toiminnassa.
Pengonin suosituksen mukaan
raportointikokonaisuus pilkottiin
kuitenkin ensin pienemmiksi osaalueiksi. Näin projektista ei tullut
liian raskas ja ensimmäiset
käyttäjät pääsivät käyttämään
ohjelmistoa mahdollisimman
nopeasti.
”Raportointikokonaisuuden
pilkkominen osiin on ollut hyvä
ratkaisu. Tällä tavalla sovelluksen
jokainen osakokonaisuus on saatu
käyttöön nopeasti ja jouhevasti.
Pengonin asiantuntija on käynyt
haastattelemassa jokaisen eri osaalueen puitteissa meidän
henkilökuntaamme, jotta sovellus
on saatu rakennettua
mahdollisimman
käyttäjäystävälliseksi ja juuri
meidän tarpeita vastaavaksi.”
Heikki Viitanen kertoo.
Pengon Oy | http://www.pengon.fi | 045 230 1660 | [email protected]
Case: Finnfrost Oy
Finnfrost Oy on pakasteiden ja
jäätelön hankintaan ja logistiikkaan
erikoistunut yhtiö.
Omistaja-asiakkailleen palveluita
tuottavan Finnfrostin liikevaihto on n.
400 miljoonaa euroa (vuonna 2013).
Yhtiön palveluksessa on 200
työntekijää.
Toimiala
Hankinta- ja logistiikkapalvelut
pakasteille ja jäätelöille.
Maantieteellinen alue
Yhtiön pääkonttori ja
logistiikkakeskus sijaitsevat
Tuusulassa. Jakelua koko Suomen
alueella sekä Baltian maihin.
Haaste
Yhtiöllä käytössä olleen
toiminnanohjausjärjestelmän
raportointiohjelmisto koettiin
monimutkaiseksi käyttää. Yhtiö halusi
itselleen käyttäjäystävällisen
raportointijärjestelmän, jonka avulla
raportointiajot saadaan tehtyä
nopeasti ja tehokkaasti.
Ratkaisu
Pengon Oy toimitti Finnfrostille
helppokäyttöisen selainpohjaisen
QlikView -ohjelmiston, joka on otettu
käyttöön laaja-alaisesti yhtiön eri
osa-alueilla (hankinta,
tuotannonohjaus, talous)
Hyöty
Tehostuneen raportoinnin ansiosta
Finnfrost Oy pystyy tekemään
laadukkaampia päätöksiä aiempaa
nopeammin. Tämän lisäksi
henkilökunnan työajankäyttö on
tehostunut. Yhtiön uusi
raportointitapa on myös lisännyt
asiakastyytyväisyyttä.
Lähdejärjestelmät
SAP-järjestelmä
Tällä hetkellä Pengonin määrittämää QlikView-sovellusta
hyödynnetään yhtiön hankinnoissa,
tuotannonohjauksessa sekä talouteen liittyvien lukujen
tarkastelussa. Sovellus on tarkoitus ottaa käyttöön vielä
myös johdon raportoinnissa.
Avainasemassa käyttäjälähtöisyys
Kehitysjohtaja Heikki Viitasen mukaan Pengonin
asiantuntijat ymmärsivät hyvin yhtiön tarpeet uuden
raportointijärjestelmän käyttäjäystävällisyydelle: ”Heillä
oli heti projektin alusta lähtien hyvin asiakaslähtöinen
suhtautuminen siihen, miten sovellus tulee toteuttaa.
Pengonin vuorovaikutteisen työskentelytavan ansiosta
käyttäjät ovat päässeet heti projektin alkuvaiheessa
mukaan ideoimaan ja antamaan ajatuksia sovelluksen
toimintaan liittyen” Viitanen kertoo.
Heikki Viitasen mielestä raportointisovelluksen
käyttöönotto on tapahtunut nopeasti jokaisen eri
osakokonaisuuden osalta ja se on työllistänyt Finnfrostin
henkilöstöä kohtuuden rajoissa: ”Olemme pitäneet
muutaman aloituspalaverin kunkin raportointiosion
tiimoilta, mutta muutoin työt on tehty ensisijaisesti SAPjärjestelmämme pääkäyttäjän kanssa. Myös
henkilöstömme koulutustarve on ollut pienempi kuin alun
perin arvioin. Ohjelmisto on osoittautunut vielä
helppokäyttöisemmäksi kuin etukäteen kuvittelin”
Viitanen tuumaa.
Tehostunutta raportointia ja tyytyväisiä asiakkaita
Kehitysjohtaja Viitanen on ollut tyytyväinen Pengonin
määrittämään ja toteuttamaan raportointisovellukseen.
Viitasen mukaan yhtiön raportointi tapahtuu nyt aiempaa
tehokkaammin ja kaikki siihen liittyvät muutostarpeet
ovat nopeita toteuttaa: ”Meillä on nyt käytössämme
ajantasaisemmat ja helppokäyttöisemmät raportit kuin
aiemmin.”
Projektin tuloksia Viitanen kuvailee seuraavanlaisesti:
”Parantunut raportointi on nopeuttanut ja tarkentanut
tietojemme analysointia. Sen ansiosta olemme saaneet
tehtyä laadukkaampia päätöksiä nopeammin kuin
aikaisemmin. Toinen merkittävä hyöty on ollut
henkilökunnan työajan säästö. Koska työntekijämme ovat
vapautuneet Exceleiden pyörityksestä, heille on jäänyt
enemmän aikaa tärkeämpien työtehtävien tekemiseen.”
Viitanen kokee myös asiakastyytyväisyyden kasvaneen:
”Pengonin toteuttama raportointijärjestelmä on vienyt
meidät ihan uuteen maailmaan raportoinnissa.”
Pengon Oy on asiantunteva ja luotettava
yhteistyökumppani
Finnfrostin tietohallintopäällikkö suoritti auditoinnin
Pengonin toiminnalle heidän yhteistyönsä alkuvaiheessa.
”Auditoinnin tavoitteena oli tarkistaa, että prosessit
tapahtuvat sopimuksen kuvaamalla tavalla. Pengonin
osalta kaikki meni varsin mallikkaasti, eikä auditoinnin
aikana havaittu mitään isompia kehityskohteita.” Heikki
Viitanen kertoo.
Kaiken kaikkiaan kehitysjohtaja Viitanen on ollut hyvin
tyytyväinen Pengonin kanssa tehtyyn yhteistyöhön:
”Työskentely heidän kanssaan on sujunut varsin
mallikkaasti. Yhteyshenkilömme on hyvin pätevä ja
olemme saaneet kaiken avun ja tuen, mitä olemme
tarvinneetkin. Pengon on ollut meille oikea
yhteistyökumppani ja voin suositella heitä lämpimästi”
Viitanen sanoo.
Lisätietoja
Aki Autere
puh. 040 545 2166
[email protected]
www.pengon.fi
Pengon Oy | http://www.pengon.fi | 045 230 1660 | [email protected]