”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä QlikView -ohjelmaan sekä Pengoniin kyseisen järjestelmän toimittajana. Meillä on nyt käytössämme lähes reaaliaikainen selainpohjainen raportointijärjestelmä.” Tiina Pakarinen – Talousjohtaja – Kopijyvä Oy Kopijyvä Oy on Jyväskylästä lähtöisin oleva valtakunnallinen paino- ja tulostusalan palveluyritys. Reilun 30 miljoonan liikevaihdollaan yritys sijoittuu alan johtavien toimijoiden kärkijoukkoon. Kymmenellä paikkakunnalla toimintaansa pyörittävä yritys on myös merkittävä työllistäjä, jonka palveluksessa toimii yli 300 työntekijää. Pengon Oy toimitti reaaliaikaisen johdon ja myynnin raportointijärjestelmän Kopijyvä on kasvanut 2000-luvun aikana voimakkaasti. Nopeasti tulleen kasvun myötä yritys havaitsi olevansa tilanteessa, jossa toiminnan ohjaamiseen tarvittavia tietoja oli hajallaan useissa eri järjestelmissä. Lisäksi seurantatietojen vertaileminen Excel raporttien avulla oli hidasta ja työlästä. ”Havaitsimme tarpeen sellaiselle johdon ja myynnin raportointijärjestelmälle, joka pystyisi yhdistämään tietoa useista eri lähteistä sekä tuottamaan ajantasaista tietoa ilman käsityötä” muistelee yrityksen talousjohtaja Tiina Pakarinen. Pakarinen tutustui Pengon Oy:n asiantuntijoihin heidän käydessään esittelemässä QlikView -ohjelmaa Kopijyvälle. Ohjelmassa tuntui olevan kaikki tarpeelliset elementit kasassa, joten yrityksen referenssien tarkistamisen jälkeen päätös yhteistyöstä Pengonin kanssa oli suhteellisen helppoa tehdä. QlikView otettiin käyttöön Kopijyvä Oy:n myynnissä, kun Pengonin rakentamat puitteet ohjelmiston käyttöönotolle olivat valmiit. Ensimmäisiä raportteja Pakarinen pääsi tarkastelemaan kesäkuussa 2012. Pian sen jälkeen ohjelma otettiin käyttöön myös yrityksen talouspuolella. Pengonin asiantuntijan avulla halutut lähdetietojärjestelmät saatiin yhdistettyä keskenään. Nyt raporteissa yhdistyy tietoa sekä yrityksen CRM-, tilaustenkäsittelysekä taloushallintajärjestelmistä että erilaisista Excel-tiedostoista. ”Olemme tehneet raportointia muun muassa liikevaihtoennusteita varten. Ohjelma on ollut käytössä myös tilausten kiertoaikaraportoinnissa.” Pakarinen täsmentää. ”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä itse ohjelmaan sekä Pengoniin kyseisen järjestelmän toimittajana. Meillä on nyt käytössämme lähes reaaliaikainen selainpohjainen raportointijärjestelmä” Tiina Pakarinen toteaa. Case: Kopijyvä Oy Kopijyvä Oy Kopijyvä on suomalainen paino- ja tulostusalan palveluyritys. Reilun 30 miljoonan vuosittaisella liikevaihdolla yritys kuuluu alan johtaviin toimijoihin. Valtakunnallisen painotalon palveluksessa on reilut 300 työntekijää. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Jyväskylässä. Toimiala Painopalvelut Maantieteellinen alue Toimipisteitä kymmenessä eri kaupungissa Keski-, Itä- ja LänsiSuomen alueella sekä pääkaupunkiseudulla. Palveluita tuotetaan valtakunnallisesti. Haaste Yritys on kasvanut nopeasti ja tietoja oli hajallaan useissa eri järjestelmissä. Seurantatietojen vertaileminen Excel-tiedostojen avulla oli hidasta ja työlästä. Ratkaisu Pengon Oy toimitti Kopijyvä Oy:lle QlikView -ohjelmiston, jonka avulla yritys pystyy yhdistämään tietoa useista eri lähdejärjestelmistä helppokäyttöisen ja selainpohjaisen käyttöliittymän avulla. Hyöty Pengonin määrittämän sovelluksen avulla yrityksen toiminnan sekä myynnin seurattavuus ja ennakoitavuus on parantunut. Tämän lisäksi taloushallintoon liittyvä työn määrä on vähentynyt. Lähdejärjestelmät CRM-. tilaustenkäsittely- ja taloushallintojärjestelmät sekä Exceltiedostot. saamisen jälkeen yhteistyö hoituu ensisijaisesti puhelimitse”. Pakarinen kiittelee myös Pengon Oy:tä järjestelmän toimittajana: ”Yhteistyömme on sujunut erittäin hyvin. Pyytämämme asiat ovat aina toteutettu nopeasti ja kaiken kaikkiaan he pystyvät reagoimaan asioihin nopeassa aikataulussa. Koemme, että tarpeemme on ymmärretty hyvin.” Reaaliaikaisuus ja helppokäyttöisyys ovat avainasemassa Parantunut toiminnan seurattavuus ja ennakoitavuus Pengonin toimittama ratkaisu on Pakarisen mielestä saanut aikaan kehitystä Kopijyvä Oy:n toiminnassa. Nykypäivän maailma ja talouselämä muuttuvat kovalla vauhdilla. Reaaliaikainen tulostieto onkin avainasemassa kilpailukyvyn kannalta. Tämä tiedetään myös Kopijyvä Oy:ssä. ”Toimintamme seurattavuus ja ennakoitavuus on parantunut. Pystymme esimerkiksi tekemään liikevaihtoennusteita paremmin kuin aikaisemmin. Myös taloushallintoon kulunut työmäärä on vähentynyt.” ”Saamme tarvittavat tiedot lähes reaaliaikaisesti. Emme siis joudu odottamaan viikkoja tai kuukausia saadaksemme tarvitsemiamme tietoja” Pakarinen kertoo. Ohjelmisto on auttanut yritystä myös havaitsemaan erilaisia virheitä ennen kuin ne niin sanotusti ovat ehtineet mennä käytäntöön. Myös Pengonin tuottaman ratkaisun helppokäyttöisyys saa talousjohtaja Pakariselta kiitosta. Kun Exceltiedostoja ei enää tarvitse syöttää käsin eri järjestelmiin, säästyy myös selvää työaikaa. ”Käytössämme on nyt järjestelmä, jonka avulla tietoa pystyy jalostamaan helposti sekä itsellemme että asiakkaillemme. Lisäksi tapahtuma- tai tositetasolle porautuminen mahdollistaa myös yksityiskohtaisten tapahtumien tarkastelemisen. Erilaisilla käyttäjäoikeuksilla pystymme myös helposti määrittämään, kuka raportteja pääsee tarkastelemaan” Pakarinen kuvailee järjestelmän ominaisuuksia. Talousjohtaja Tiina Pakarisen mielestä QlikView ohjelma on helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen. On kuitenkin tärkeää, että yrityksessä on pohdittu sen raportointitarpeita etukäteen, jotta erilaiset raportit saadaan rakennettua organisaation tarpeiden mukaisesti. Varsinaiset käyttäjäkoulutukset ohjelman käyttöön hoituvat Pakarisen mielestä yrityksen sisäisesti. ”Työkalun käyttöönotto työllisti meitä melko vähän. Jos raportointi olisi tehty käsin, siihen olisi mennyt paljon enemmän aikaa. Pidimme muutaman aloituspalaverin Pengon Oy:n asiantuntijoiden kanssa ennen ohjelman käyttöönottoa ja raporttien ”Olemme esimerkiksi pystyneet havaitsemaan asiakkaiden laskutukseen liittyneitä virheitä ja korjaamaan ne ennen kuin laskut ovat lähteneet eteenpäin.” Pakarinen kertoo. Toimiva ratkaisu saa kiitosta Kopijyvän talouspäällikkö Tiina Pakarinen on ollut Pengonin tuottamaan ratkaisuun erittäin tyytyväinen. Heillä ollut tiedonhallinnan haaste on saatu ratkaistua siltä osin, että erillään olevista järjestelmistä pystytään nyt yhdistämään tietoa helposti ymmärrettävään muotoon yhden helppokäyttöisen käyttöjärjestelmän avulla. ”Suosittelen QlikView -ohjelmaa yrityksille, joilla on tietoa useissa eri järjestelmissä ja jotka kaipaavat suhteellisen reaaliaikaista raportointia toimintansa suunnitteluun ja ennakointiin. Pengon Oy on ollut meille tässä hyvä ja asiantunteva yhteistyökumppani.” ”Yrityksen on tärkeää miettiä etukäteen omia raportointitarpeitaan. Tätä työtä ulkopuolinen konsultti ei voi asiakasyrityksen puolesta tehdä. Näiden asioiden pohdinta onkin hyvä tapa laittaa asia vireille” Pakarinen vinkkaa lopuksi. Aki Autere puh. 040 545 2166 [email protected] www.pengon.fi