QlikView | Customer Success Story | Imatran kaupunki QlikView tuo nopeutta ja läpinäkyvyyttä kuntapäätöksentekoon Imatran kaupunki Imatra on vajaan 30 000 asukkaan kaupunki Etelä-Karjalassa. Kaupunki työllistää noin 2 000 henkilöä. Toimiala Julkinen sektori Maantieteellinen alue Imatra ” On tärkeää, että päätöksentekijät osaavat tehdä oikeita päätöksiä oikeiden mittareiden avulla. QlikViewn merkittävin vahvuus onkin se, ettei päätöksentekijän tarvitse kerätä tietoa raporteista, vaan hän pääsee itse suoraan tiedon lähteelle” Kari Perälä, Controller, tietohallintopäällikkö, Imatran kaupunki Imatran 29 000 asukkaan kaupungissa erikoissairaanhoidon ostopalvelut ovat merkittävin ulkoinen menoerä. Palveluntuotannon sisältöön kaivattiin enemmän läpinäkyvyyttä. Imatran terveyspalvelujen tietohallinnan haasteena oli suurien tietomassojen järjestelmistä käsin ja raporttien tekeminen vei paljon aikaa. Halusimme selvittää, miten voisimme lisätä läpinäkyvyyttä manuaalityötä vähentämällä, muistelee Imatran kaupungin Controller Kari Perälä. – Tiedot jouduttiin tuottamaan ulos eri Terveyspalvelujen, erityisesti erikoissairaanhoidon ostopalvelujen palveluntuotantoon kaivattiin enemmän läpinäkyvyyttä. Ratkaisu Päätöksentekijät pääsevät suoraan tiedon lähteille, myös mobiililaitteilla, eikä ”mutujohtamista” enää ole. Visuaalisesti helppolukuisilla mittareilla voidaan seurata paitsi tehokkuutta, myös palvelujen laatua ja asettaa niille selkeät tavoitteet. Arvo Laadun mittarointi on tullut mahdolliseksi ja esimerkiksi erikoissairaanhoidossa konkreettisesti hoitojaksojen määrä on vähentynyt eikä kalliita ylipäiviä ole kertynyt enää. QlikView tarjosi ratkaisun Lähdejärjestelmät Vuonna 2008 Perälä törmäsi business intelligence -järjestelmiä tarjoavaan QlikTechiin, joka herätti hänen kiinnostuksensa. Avoterveydenhuollon Effica CGI:n Pegasos Aditro Oy:n IntimePlus THL:n data RAISoftin ympärivuorokautisen hoidon laatumittaroinnin tietolähde Järjestelmän tapa johdon raportointiin poikkesi perinteisistä BI-ratkaisuista, sillä erillistä tiedon varastointia ei välttämättä tarvita. Perälä ei ollut uskoa, miten nopeasti ja helposti tiedot löytyivät kuvaruudulle tarkasteltavaksi. tiivistäminen päätöksentekoa tukevaksi informaatioksi. Asiakaskäynteihin liittyvä tieto on käytännössä useassa eri tietokannassa. Imatran asukkaiden erikoissairaanhoidon käynti- ja toimenpidetiedot ovat Etelä-Karjalan yhteisessä potilastietojärjestelmä Efficassa, ja palveluntuottajien tiedot heidän omissa suljetuissa tietokannoissaan. Haaste – Olin hämmästynyt. Pilotti osoitti, että suuri tietovaranto voidaan avata lyhyessä ajassa, jopa parissa kolmessa päivässä, Perälä hehkuttaa. Onnistuneen pilotin jälkeen kaupunki täydensi jo useita vuosia käytössä ollutta Baswaren QlikView-lisenssiä käyttösuunnitelman raportoinnista QlikViewn kehitystyövälineeksi. Uuden välineen mukana tuli myös QlikTech partneri Infrastone Oy QlikView | Customer Success Story | Imatran kaupunki haasteita. – Tietokannan avaaminen on aina haasteellista sen tietosisällön takia. Yksittäisten tietokenttien sisältö, eli mikä tarkoittaa mitäkin, pitää selvittää. Ongelmiin voidaan puuttua nopeasti Yksi QlikView´n merkittävistä eduista on sen selkeys, mikä edistää kaupungin päätöksentekoa. – Sovelluksen käyttöönoton jälkeen eri toimialat ovat pystyneet esimerkiksi tarkastelemaan edellisen kuukauden tarkan henkilökuntamäärän ja poissaolot jopa yksittäisen työpisteen tarkkuudella. Esimerkiksi henkilöstötilinpäätökseen tarvittavia sairauspoissaolotietoja ei tarvitse hakea enää eri järjestelmistä ja niiden vertailu on helpompaa. – Ongelmakohdat löydetään nyt helposti ilman erillisen IT-henkilön tukea. Jos jossain yksikössä on paljon sairauslomia, voidaan aiheeseen tarttua nopeasti. Seurannan parantamisessa ei ole kyse työntekijöiden kyttäämisestä, vaan haasteiden tunnistamisesta ja aikaisesta puuttumisesta. Perälän mukaan ongelmiin voidaan vaikuttaa esimerkiksi esimiestyöllä, jos ne vaan tiedostetaan ajoissa. Joustavuus ja läpinäkyvyys tärkeintä Imatralla saatujen kokemusten mukaan QlikView´n parhaisiin puoliin kuuluu paitsi tiedonhankinnan nopeus myös raportoinnin joustavuus ja käyttäjälähtöisyys. – On tärkeää, että päätöksentekijät osaavat tehdä oikeita päätöksiä oikeiden mittareiden avulla. QlikView´n merkittävin vahvuus onkin se, ettei päätöksentekijän tarvitse kerätä tietoa raporteista, vaan hän pääsee itse suoraan tiedon lähteelle, Perälä muotoilee. Ohjelman käyttäjiä, eli lisenssinhaltijoita on Imatran kaupungilla tällä hetkellä parikymmentä henkeä. Alkuvaiheessa käyttäjiä olivat toimialojen henkilöstövastaavat ja terveystoimen toimialajohto ja hyvien kokemusten jälkeen käyttöä laajennettiin myös muille toimialoille. Koulutusta ei tarvita, sillä sovelluksen käyttö on helppoa vain "klikkaamalla". – Toiminta selittää kustannuksia ja porautumalla siihen saadaan aikaan tehokkuutta. Pelkillä numeroilla johtaminen on ohutta. Ympärille tarvitaan muutakin tietoa, Perälä summaa. ”Mutu-johtamisen” aika on ohi QlikView´n käytön joustavuutta lisää myös mobiiliulottuvuus. Imatralla pidetään tärkeänä, että raportointimenetelmä on helppolukuinen ja reaaliaikainen. Tähän tarpeeseen vastaa QlikView´n iPad-sovellus, joka pitää reaaliaikaiset raportit päätöksentekijöiden mukana kaikkialla. – ”Mutu-tuntumalla” johtamisen aika on ohi. Vaikka rahalla on voimansa, myös laatu on entistä voimakkaammin esillä, kertoo Imatran kaupungin sosiaali- ja terveystoimen hoitotyön johtaja Jaana Peltola. seurataan entistä tarkemmin. Imatran siirtyessä ensi vuoden alusta sopimusohjausmalliin, tulee tilaajan määritellä tilauksessaan, millaista laatua palvelutuotannon tulee tuottaa. – Kun laatutavoitteet määritellään konkreettisesti, voidaan myös niiden toteutumista seurata. Raitoimintakykymittariston tiedot muuntuvat QlikView-raportoinnissa selkeiksi ”saunamittareiksi”, joista saa yhdellä vilkaisulla näkemyksen laadun toteutumisesta, Peltola summaa. Nykyisen terveydenhuolto- sekä tulevan niin sanotun ”ikälain” myötä palvelujen laatua “ Vaikka rahalla on voimansa, myös laatu on entistä voimakkaammin esillä.” Jaana Peltola, Sosiaali- ja terveystoimen hoitotyön johtaja, Imatran kaupunki © 2010 QlikTech International AB. All rights reserved. QlikTech, QlikView, Qlik, Q, Simplifying Analysis for Everyone, Power of Simplicity, New Rules, The Uncontrollable Smile and other QlikTech products and services as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of QlikTech International AB. All other company names, products and services used herein are trademarks or registered trademarks of their respective owners. The information published herein is subject to change without notice. This publication is for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and QlikTech shall not be liable for errors or omissions with respect to this publication. The only warranties for QlikTech products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting any additional warranty. www.qlikview.com