RYHMÄ- JA KOKOUSVARAUSTEN SOPIMUSEHDOT
Sopimusehdot koskevat kaikkia Scandic ja Hilton hotellien kokous-, ravintola- ja ryhmävarauksia. Voidaksemme taata, että ryhmä- ja kokousjärjestelymme onnistuvat sovitulla tavalla edellytämme, että seuraavia ehtoja ja suosituksia noudatetaan, mikäli ei ole erikseen toisin sovittu.
Varauksen vahvistus ja sitovuus
Varaus peruutusehtoineen astuu sitovasti voimaan ilman allekirjoitusta kun asiakas vahvistaa varauksen joko suullisesti tai kirjallisesti ja myyntipalvelu vahvistaa varauksen kirjallisesti. Varauksesta vastaa tilaaja.
Varausvahvistus pitää sisällään varauksen yksityiskohdat, varausehdot ja hinnat. Muutokset varaukseen on tehtävä kirjallisesti tai puhelimitse
myyntipalveluun.
Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle. Jos osallistujamäärä muuttuu olennaisesti, hotellilla on oikeus osoittaa toinen tila varaajalle sekä neuvotella uudelleen tilaisuuden yksityiskohdista ja kustannuksista.
Tilaisuuden yksityiskohtainen ohjelma on toimitettava kaksi (2) viikkoa ennen tilaisuutta.
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman Scandicin kirjallista suostumusta.
Yleiset peruutusehdot
Peruutukset ja muutokset varauksiin voidaan tehdä ilman kuluja viimeisimmästä vahvistetusta huonevuorokausimäärästä tai henkilömäärästä alla
olevan taulukon mukaisesti;
Varauksen
1-10 osallistujaa
11-20 osallistujaa
21-50 osallistujaa
51-100 osallistujaa 101-200 osallistujaa
arvonalennus tai huonevuorokautta tai huonevuorokautta tai huonevuorokautta tai huonevuorokautta tai huonevuorokautta
yli 200 osallistujaa
tai huonevuorokautta
100 %
7 pvä
14 pvä
30 pvä
60 pvä
120 pvä
180 pvä
50 %
3 pvä
7 pvä
14 pvä
30 pvä
60 pvä
120 pvä
25 %
1 pvä
3 pvä
7 pvä
14 pvä
30 pvä
60 pvä
10 %
n/a
1 pvä
3 pvä
7 pvä
14 pvä
30 pvä
5%
n/a
n/a
1 pvä
3 pvä
7 pvä
14 pvä
Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, joissa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta.
Scandicilla on oikeus täyteen korvaukseen palveluista, joita ei voida peruuttaa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi alihankintana tilattuja palveluita.
Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä. Peruutustilanteissa peruutuskulut lasketaan taulukon mukaisesti erikseen majoituksen sekä kokous- ja ravintolapalveluiden osalta.
scandichotels.fi
Käsitteet taulukossa
Osallistuja
Kokous- tai ravintolavaraukseen osallistuja
(varauksen henkilömäärä)
Huonevuorokausi
Majoitusvarauksen huonevuorokausimäärä. Kun
varauksessa on 20 huonetta kahdeksi yöksi on huonevuorokausia yhteensä 40 (20 huonetta x 2 yötä).
Varauksen
arvonalennus
Varauksen euromääräinen arvonalennus voi olla
maksimissaan näin monta prosenttia viimeisimmän
päivityksen mukaisesta varauksen kokonaisarvosta
(hotellihuoneet ja kokous- / ravintolavarausten arvo
lasketaan erikseen).
Peruutusehdoista
Koko varausta sitovat yhdet peruutusehdot. Varaus pysyy koko varauskaaren ajan samassa taulukon sarakkeessa vaikka varaus pienenisikin.
Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien noustessa hotellilla
on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Jos
varauksessa on sekä kokousta että majoitusta ja ne eivät mene samaan
sarakkeeseen, sovelletaan suuremman varauksen ehtoja.
Esimerkkejä:
1. Varaat 25 hengen kokouksen kolmeksi päiväksi sekä 25 hotellihuonetta 3 yöksi. -> Huonevuorokausia kertyy yhteensä 75 joten
ehdot 51-100 sarakkeen mukaisesti.
2. Varaat 100 huonetta neljäksi yöksi. -> Huonevuorokausia yhteensä
400, ehdot yli 201 sarakkeen mukaisesti.
Maksuehdot
Tilaaja vastaa kaikista kustannuksista, ellei kirjallisesti toisin sovita.
Laskutus on mahdollista vain, jos yrityksellä on voimassa oleva
laskutussopimus Scandic Hotels Oy:n kanssa. Kaikkiin laskuihin
lisätään kulloinkin voimassa oleva laskutuslisä, jollei toisin ole sovittu.
Jos maksuehtoja ei ole muuten määritelty, asiakas maksaa käteisellä,
pankkikortilla tai luottokortilla. Kun maksu suoritetaan paikan päällä,
varauksen takuuksi tarvitaan luottokortin numero ja voimassaoloaika
etukäteen. Hotelli voi tarvittaessa tehdä koko- tai osaennakkolaskun
varauksesta. Maksuajan ylittyessä Scandicilla on oikeus periä kulloinkin
voimassa olevan korkokannan mukaista viivästyskorkoa määräpäivästä
lukien. Jos sovittua maksua ei hoideta eräpäivään mennessä, hotellilla
on oikeus perua varaus.
Tilauksen muutos
Scandicilla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta lakon, työsulun,
tulipalon, räjähdyksen, sodan tai sodankaltaisten olosuhteiden, tarvikkeisiin liittyvien merkittävien rajoitusten ja muiden sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin Scandic ei voi vaikuttaa. Niistä aiheutuvia vahinkoja
ei korvata. Hotelli voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa
tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa
hotellin maineen tai turvallisuuden.
Hinnat
Kaikki ilmoitetut hinnat koskevat kuluvaa vuotta, jos muuta ei ole
ilmoitettu. Hotelli pidättää oikeuden hintojen tarkistukseen tulevina
vuosina ja myös mikäli veroissa tai muissa viranomaisen määräämissä
julkisissa maksuissa tapahtuu muutoksia. Tällaisissa tapauksissa Scandicin tulee ilmoittaa muutoksista sopimusosapuolelle.
Kaikki kokonaishinnat on arvioitu saatujen tietojen ja päivämäärien
mukaisesti, ja niihin sisältyy arvonlisävero. Pidätämme oikeuden hinnanmuutoksiin mikäli varaus muuttuu (päivämäärät, varauksen kesto,
henkilö-, tilojen tai huoneiden määrä).
Hinnat eivät sisällä komissiota jollei vahvistuksessa toisin mainita.
scandichotels.fi
Tilaajan vastuu
Scandic ei vastaa esineistä, joita säilytetään hotellin tiloissa tai hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat sinne. Tilaaja on velvollinen suojelemaan
vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Tilaaja vastaa kaikista
vahingoista, joita tilaajan laitteet, henkilökunta, esiintyjät tai osallistujat aiheuttavat kiinteistölle tai irtaimelle omaisuudelle. Tilaaja vastaa
itse tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja sitoutuu
noudattamaan yrityksen henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden
ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Tilaaja vastaa varauksesta
kokonaisuudessaan.
Erityistoiveet
Erityistoiveet – liittyen esimerkiksi erityisruokavalioon tai turvajärjestelyihin – tulee ilmoittaa myyntipalveluun mahdollisimman ajoissa.
Liian myöhäisessä vaiheessa esitettyjä toiveita emme pysty välttämättä
toteuttamaan.
Muutokset hotellin tiloissa
Tilaajalla ei ole oikeutta tehdä muutoksia varaamiinsa tiloihin, pystyttää
tai kiinnittää tilapäisiä rakenteita, opasteita tai muuta sopimatta tästä
erikseen Scandicin kanssa.
Tarjoilut ja juomat
Hotellilla on yksinoikeus aterioiden tarjoiluun tilaisuudessa. Hotelli on
anniskelualuetta ja omien juomien nauttiminen on Suomen alkoholilain
nojalla kielletty.
Aineiston toimittaminen hotelliin
Hotelliin toimitettavasta aineistosta tulee ilmoittaa ajoissa. Scandic ei
vastaa kadonneista lähetyksistä. Kaikki hotelliin toimitettava aineisto
(mukaan lukien pakkausmateriaalit) on vietävä pois tilaisuuden päätyttyä. Mikäli aineistoa jää paikalle, Scandicilla on oikeus toimittaa se pois
asiakkaan kustannuksella.
Valokuvaaminen hotellissa
Valokuvien ja liikkuvan kuvan tallentaminen hotellissa ei ole sallittua
ilman Scandicin lupaa.
Hotellin mahdollinen kiinniolo ja remontointi
Hotellin sopiessa tilojensa saneerauksesta tai korjaamisesta tämän
sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, hotelli sitoutuu kohtuulliseksi katsottavan ajan kuluessa ilmoittamaan asiakkaalle kirjallisesti seuraavista
asioista:
a. hankkeen suunniteltu laajuus
b. töiden aloitus ja valmistumisaikataulu
c. hankkeen mahdolliset vaikutukset asiakkaan varaamiin tiloihin
d. hotellin suunnitelma häiriöiden vähentämiseksi asiakkaan
tilaisuuteen.
Hotellin saneeraus- tai korjaushanke ei ole sopimuksen irtisanomisperuste, ellei osapuolten kesken muuta sovita.
Ristiriitatilanteet
Mahdolliset riitatilanteet Scandicin ja asiakkaan välillä tulee ratkaista
kulloinkin kyseessä olevassa maassa voimassa olevien sääntöjen
mukaisessa välimiesmenettelyssä.
Tervetuloa Scandiciin!