Wärtsilä Guidelines for Implementation e-Invoices Document ID: Revision: 1. lMIKÄ ON VERKKOLASKU? Verkkolasku sisältää samat tiedot kuin paperilasku ja koostuu laskun tiedoista sekä laskun kuvasta. Verkkolasku voidaan vastaanottaa suoraan sähköiseen ostolaskujenkäsittelyjärjestelmään, jossa se voidaan käsitellä ilman tiettyjä manuaalisia työvaiheita. Kuva alkuperäisestä laskusta helpottaa laskun tarkistusta, hyväksyntää ja muuta käsittelyä. Verkkolasku voidaan käsittelyn lisäksi arkistoida kuten paperilasku, mutta kustannustehokkaammin. 2. HYÖDYT MOLEMMILLE OSAPUOLILLE Sähköisestä laskutuksesta hyötyvät molemmat osapuolet. Sekä laskuttaja että laskun vastaanottaja säästävät kustannuksissa. Verkkolaskutuksen ansiosta ei tarvita laskujen tulostusta, postitusta eikä skannausta. Lisäksi laskujen sähköinen arkistointi säästää sekä tilaa että aikaa. HYÖDYT VERKKOLASKUJEN LÄHETTÄJÄLLE  Nopea laskun välitys  Sähköisten laskujen seuranta on helppoa  Ei tulostus- tai postituskustannuksia  Asiakaspalvelu paranee  Manuaaliset työvaiheet vähenevät  Sähköinen arkistointimahdollisuus Laskun vastaanottaja saa laskun suoraan laskunkäsittelyjärjestelmäänsä, joten monet käsin tehtävät työvaiheet jäävät pois. Se säästää runsaasti aikaa laskun käsittelyssä. Verkkolaskuun voi sisällyttää myös enemmän tietoa, mikä nopeuttaa hyväksymisprosessia. Verkkolasku vertautuu myös automaattisesti sähköiseen tilaukseen, mikäli tällainen toiminto on lisätty laskunkäsittelyjärjestelmään. 2 (13) Document ID: Revision: 3. VERKKOLASKUJEN LÄHETTÄMISEN VAIHTOEHDOT Verkkolaskujen lähettämiseen on olemassa erilaisia vaihtoehtoja. Verkkolaskut lähetetään eri operaattoreiden tai välittäjien avustuksella. Wärtsilän operaattori verkkolaskujen vastaanotossa on Tieto. Yhteistyökumppanimme voivat vapaasti valita heille sopivimman palveluntarjoajan verkkolaskutukseen liittyen. Wärtsilälle verkkolaskuja voi lähettää seuraavilla tavoilla: 1. Yhteistyökumppani valitsee oman palveluntarjoajansa Mikäli toimittaja valitsee jonkin muun palveluntarjoajan kuin Tieto, on syytä tarkistaa että operaattoreiden välinen liikenne valitun palveluntarjoajan ja Tiedon välillä toimii. Tiedolla on roaming-sopimuksia tällä hetkellä kaikissa pohjoismaissa, Euroopassa ja Yhdysvalloissa. Suomessa operaattorien välinen yhdysliikenne toimii erittäin laajasti. Verkkolaskuoperaattorin valinnassa on yrityksellä monia eri vaihtoehtoja. Lähes kaikki kotimaiset pankit tarjoavat verkkolaskujen välityspalveluita, minkä lisäksi on olemassa useita eri operaattoreita sekä tilitoimistoja, jotka tarjoavat palvelua verkkolaskutukseen liittyen. 2. Yhteistyökumppani valitsee Tiedon palveluntarjoajakseen Mikäli olette kiinnostuneita valitsemaan saman verkkolaskuoperaattorin kuin Wärtsilä, toivomme teidän ottavan yhteyttä suoraan Tietoon. 3. Verkkolaskuportaalin käyttäminen Toimittaja voi myös valita käyttöönsä Internet-pohjaisen verkkolaskuportaalin, minkä kautta laskut voi lähettää Wärtsilälle ja muille asiakkaille. Portaalin tarjoaa Tieto. Portaali sopii erityisesti pienille toimittajille, jotka lähettävät Wärtsilälle vain vähän laskuja vuosittain. 3 (13) Document ID: Revision: 4. KUINKA ALOITTAA VERKKOLASKUTUS? Verkkolaskutuksen aloittamiseen liittyvässä päätöksenteossa tulisi ottaa huomioon ainakin seuraavanlaisia seikkoja: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ovatko asiakkaat ja toimittajat valmiita verkkolaskutukseen? Miten verkkolaskutus hoidetaan? Mitä formaattia tai standardia käytetään? Miten palveluntarjoaja valitaan? Millaisia muutoksia tarvitaan yrityksen tietohallinnossa? Millaisia muutoksia tarvitaan yrityksen sisäisissä prosesseissa? Ovatko kirjanpitoa hoitavat henkilöt valmiita muutokseen? Onko organisaatio valmis muutokseen? Ensimmäisenä askeleena verkkolaskutuksessa on yleensä oman myyntilaskutusjärjestelmän tarjoamien mahdollisuuksien selvittäminen. Mikäli järjestelmä on valmis verkkolaskutukseen tai se voidaan päivittää verkkolaskutuksen vaatimusten mukaiseksi, yrityksen kannattaa ottaa yhteyttä verkkolaskutuspalveluita tarjoaviin tahoihin ja sopia verkkolaskutuksen järjestämisestä. Mikäli olemassa oleva järjestelmä ei päivitysten jälkeenkään kykene käsittelemään verkkolaskuja, on hyvä ottaa yhteyttä tilitoimistoihin tai pankkeihin ja tutkia mahdollisuutta ottaa verkkolaskutus käyttöön myyntilaskutusjärjestelmän puutteista huolimatta. 5. VERKKOLASKUOSOITTEET Verkkolaskuosoite kertoo sen, kenelle laskut on osoitettu ja kuka laskut on lähettänyt. Tästä syystä sekä lähettäjällä että vastaanottajalla tulee olla verkkolaskuosoite. Yleensä osoitteet ovat joko OVT*, DUNS* tai EAN*** - koodeja. Suomessa osoite on tyypillisesti muotoa 0037 + 8 -numeroinen organisaation tunniste, esimerkiksi 003711111111. Wärtsilän verkkolaskuosoitteet löytyvät kotisivuiltamme sekä virallisesta, suomalaisesta TIEKEn rekisteristä. 4 (13) Document ID: Revision: 6. TEAPPSXML-yksityiskohdat Wärtsilä käyttää tiettyjä verkkolaskun muotoon ja sisältöön liittyviä vaatimuksia. Näiden vaatimusten olisi täytyttävä jotta lasku voidaan ottaa käsiteltäväksi. Wärtsilän sisältöön liittyvät vaatimukset ovat rajoitetummat kuin mitä TEAPPSXML 2.7 – viesti vaatii. Wärtsilän erityiset vaatimukset on koottu alla olevaan kappaleeseen. Lain mukaiset vaatimukset: 1. Wärtsilä-yhtiön virallinen nimi ja ALV-tunnus 2. Wärtsilä-yhtiön virallinen osoite 3. Toimittajan virallinen nimi, ALV-tunnus ja osoite Laskun sisällön minimivaatimukset Wärtsilässä: 4. Viite: Wärtsilän ostotilauksen numero tai ostajan nimi/sähköpostiosoite ([email protected]) 5. Kuvaus laskutettavista tuotteista tai palveluista sekä niiden hinta, määrä ja sovitut maksuehdot 6. Mikäli Wärtsilä on toimittanut myyjälle ostotilauksen, on laskun oltava tilauksessa määriteltyjen ehtojen mukainen. Laskun ja ostotilauksen tietojen on täsmättävä 7. Oikeat ja voimassa olevat pankkitili-tiedot Lisäksi kaikkien laskujen tulee täyttää EU:n, arvonlisäverolain ja kirjanpitolain sekä muiden kyseeseen tulevien lakien vähimmäisvaatimukset. Mikäli lasku ei täytä näitä vähimmäisvaatimuksia, joutuu toimittaja lähettämään Wärtsilälle uuden, korjatun laskun. 5 (13) Document ID: Seuraavassa taulukossa noudattamiseksi: on tekninen ohje TEAPPSXML Revision: 2.7 6 (13) viestimuodon 1 HEADER structure Required structures for each invoice Explanation Selite TEAPPSXML 2.7 structure Invoice number Laskun numero //HEADER/INVOICE_ID Message type Sanoman tyyppi (koodi) //HEADER/INVOICE_TYPE 00 = sales invoice, 01 = credit note, 02 = collecting invoice Date stamp Sanoman päivämäärä //HEADER/INVOICE_DATE/DATE Due date Laskun eräpäivä //HEADER/DUE_DATE/DATE|VERBOSE_DA TE Optional in credit notes. Invoicing period or Laskutusjakso tai toimituspvm Date of delivery //HEADER/START_PERIOD/PERIOD_TEXT, or //HEADER/START_PERIOD/DATE and //HEADER/END_PERDIOD/DATE, or DELIVERY_DATE/DATE Required in invoice or row level, but only if different than invoice date. Terms of payment, free text Maksuehdot, vapaa teksti //HEADER/TERMS_OF_PAYMENT Optional in credit notes. Currency for total sum incl taxes Verollisen loppusumman valuutta //HEADER/CURRENCY/CODE Order number Tilausnumero //HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDE R_TYPE="CO"]/ ORDER_NUMBER Required if Wärtsilä has given the order number. Do not include any letter or empty space in the beginning of the order number. Correct format e.g. “4500765038”, wrong format e.g. “E 4500765038”. Optional in credit notes. Name of a buyer's contact person Tilaajan yhteyshenkilön nimi //HEADER/ORDER_INFORMATION[@ORDE R_TYPE="CO"]/ ORDER_REFERENCE Required in sales invoices if the invoice do not contain order number given by Wärtsilä. Optional in credit notes. Document ID: Revision: 7 (13) Also required for credit notes Credit note number Hyvitettävän laskun numero //HEADER/CREDIT_INVOICE_NUMBER Explanation Selite TEAPPSXML 2.7 structure Supplier (name) Toimittaja //PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/CUST OMER_NAME VAT number Toimittajan VATtunnus //PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/VAT_ NUMBER 2 PAYEE structure Required structures for each invoice Correct format is without space or hyphen (-). Bank's name Pankin nimi //PAYEE/BANKS[1]/BANK_NAME Account number Tilin numero //PAYEE/BANKS[1]/BANK_ACCOUNT_NUM BER Bank SWIFT code Pankin SWIFT-koodi //PAYEE/BANKS[1]/SWIFT_CODE IBAN number Tilin kansainvälinen IBAN-numero //PAYEE/BANKS[1]/IBAN_ACCOUNT_NUM BER Supplier e-ID Toimittajan e-tunnus //PAYEE/NET_SERVICE_ID Add this information in case you have it. Home town Kotipaikka //PAYEE/DOMICILE Payment reference Maksuviite //PAYEE/DETAILS_OF_PAYMENT/ FI_PAYMENT_REFERENCE|IPI_REFERENC E Seller identifier Toimittajan Y-tunnus //PAYEE/CUSTOMER_INFORMATION/ORG ANIZATION_NUMBER Correct format is without space or hyphen (-). Document ID: Revision: 8 (13) 3 RECEIVER structure Required structures for each invoice Explanation Selite TEAPPSXML 2.7 structure Invoicee (name) Laskutettava //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/C USTOMER_NAME Invoice address Laskutusosoite //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A DDRESS/ STREET_ADDRESS1 or STREET_ADDRESS2, or STREET_ADDRESS1 and STREET_ADDRESS2 Zip code Laskutettavan postinumero //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A DDRESS/ POSTAL_CODE Post office/ postal code Laskutettavan postitoimipaikka //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A DDRESS/ POST_OFFICE Country Laskutettavan maa //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/A DDRESS/COUNTRY VAT number Laskutettavan VATtunnus //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/V AT_NUMBER See allowed values below. Correct format is without space or hyphen (-). Name of a invoicer's contact person Laskutettavan yhteyshenkilö //RECEIVER/ CUSTOMER_INFORMATION /CONTACT_INFORMATION/CONTACT_PER SON Invoicee e-ID Laskutettavan e-tunnus //RECEIVER/NET_SERVICE_ID Laskutettavan Ytunnus //RECEIVER/CUSTOMER_INFORMATION/O RGANIZATION_NUMBER In EU´s intra-Community invoices also required Invoicee identifier Correct format is without space or hyphen (-). 4 ROW structure Required structures for each invoice Document ID: Revision: 9 (13) Explanation Selite TEAPPSXML 2.7 structure Row type Rivin tyyppi //ROWS/ROW/@ROW_TYPE=”SPECIFICATI ON” In collecting invoices that contain Wärtsilä´s posting information, each row that contains DEFAULT_ROW_POSTING structure must be specified as SPECIFICATION row. Description Osan nimi //ROWS/ROW/ARTICLE/ARTICLE_NAME Invoicing period or Date of delivery Laskutusjakso tai Toimituspvm //ROWS/ROW/START_PERIOD/PERIOD_TEX T, or //ROWS/ROW/START_PERIOD/DATE and //ROWS/ROW/END_PERDIOD/DATE, or //ROWS/ROW/ARTICLE/DELIVERY_DATE Required if different than invoice date and varies between lines (i.e. invoice rows) Quantity Määrä //ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED When quantity is included, also Q_UNIT attribute must be included. Unit Yksikkö (Tuotteiden) //ROWS/ROW/QUANTITY/CHARGED/@Q_U NIT Must be defined in English according to ISO standard i.e. as an ISO measurement unit. Correct format e.g. PC, wrong format e.g. KPL Order number Tilausnumero //ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION[@OR DER_TYPE="CO"] /ORDER_NUMBER Required only if the invoice concerns several orders given by Wärtsilä i.e. the order number varies between lines (i.e. invoice rows). Optional in credit notes. Do not include any letter or empty space in the beginning of the order number. Correct format e.g. “4500765038”, wrong format e.g. “E 4500765038”. Line number Tilauspositio //ROWS/ROW/ORDER_INFORMATION[@OR DER_TYPE='CO']/ ORDER_POSITION Correct format “10”, “20”, “30”, “40”, “50”, “60”, etc. Optional in credit notes. Unit price (VAT 0 %) á-hinta (alv 0%) //ROWS/ROW/PRICE_PER_UNIT/AMOUNT[ @VAT='EXCLUDED'] Document ID: Revision: 10 (13) Total sum per line including taxes Rivin verollinen summa //ROWS/ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VA T='INCLUDED'] Total sum per line excluding taxes Rivin veroton summa //ROWS/ROW/ROW_TOTAL/AMOUNT[@VA T='EXCLUDED'] VAT % ALV-% //ROWS/ROW/VAT/RATE G/L -tili //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/C REDIT_ACCOUNT In collecting invoices Wärtsilä´s posting information is expressed in following structures: G/L account e.g. 7420100 Cost Center Kustannuspaikka Mandatory: //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI MENSIONS/DIMENSION/LEVEL Fixed value ”1” Mandatory: //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_VAL UE Example value e.g. 10404 Optional: //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_NAM E Informative name = “Cost pool” WBS element WBS-elementti Mandatory: //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI MENSIONS/DIMENSION/LEVEL Fixed value ”2” Mandatory: //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_VAL UE Optional: //ROWS/ROW/DEFAULT_ROW_POSTING/DI MENSIONS/DIMENSION/DIMENSION_NAM E Informative name = e.g. “Project” 5 SUMMARY structure Document ID: Revision: 11 (13) Required structures for each invoice Explanation Selite TEAPPSXML 2.7 structure Total sum incl taxes Verollinen loppusumma //SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@ VAT="INCLUDED"] Tax free total sum Veroton loppusumma //SUMMARY/INVOICE_TOTAL/AMOUNT[@ VAT="EXCLUDED"] VAT % ALV veroprosentti //SUMMARY/VAT_SUMMARY/RATE Amount of taxes Verojen määrä //SUMMARY/VAT_TOTAL/AMOUNT Verottomuuden peruste //SUMMARY/VAT_SUMMARY/VAT_DESCR IPTION Total VAT amount in Euros Veron määrä euroina //SUMMARY/VAT_SUMMARY[CURRENCY_ CODE='EUR']/ VAT_RATE_TOTAL/AMOUNT Currency Tilivaluutta //SUMMARY/INVOICE_TOTAL_IN_OTHER_ CURRENCY/AMOUNT and //SUMMARY/INVOICE_TOTAL_IN_OTHER_ CURRENCY/ CURRENCY/CODE Invoices where amount of taxes is 0 also requires The grounds for VAT 0% Invoices where currency is not EUR also requires Lisätietoja verkkolaskutuksesta antaa: Arda Özdemir Process Developer Wärtsilä Shared Service Center Tel. +358 10 709 1997 [email protected] ***************************************** Tai voitte lähettää sähköpostia verkkolaskutiimillemme: [email protected] Document ID: Revision: Appendix Service Provider/Operator Operator ID Tieto Corporation 003701011385 Wärtsilä Business Unit Old/Supplement Definitions E-invoice Address VAT Number TE00370773744300 FI07737443 Wärtsilä Finland Oy - Ship Power TE00370773744301 FI07737443 Wärtsilä Finland Oy Services TE00370773744302 FI07737443 TE00370773744303 FI07737443 TE00370773744304 FI07737443 TE00370773744305 FI07737443 TE00370773744306 FI07737443 TE003701286311 FI01286311 TENL801144632B01 NL801144632B01 TECH229218 CHE-108.762.947 Wärtsilä Finland Oy Administration Wärtsilä Finland Oy – Delivery Centre Vaasa Communications, HR, Finance Engine, WIO, PowerTech, DCV Wärtsilä Finland Oy - Power Plants Wärtsilä Finland Oy – Research & Development Technology, PCE, Ecotech, R&D Wärtsilä Finland Oy - Real Estate Wärtsilä Corporation Wärtsilä Switzerland GLS Wärtsilä Switzerland Ltd Oyj Wärtsilä Global Logistics Services 12 (13) Document ID: Revision: Wärtsilä Projects TE003725085581 FI25085581 Wärtsilä Technology TE003707742066 FI07742066 Wärtsilä Solutions TE003725085629 FI25085629 TE0007556046955201 SE556046955201 TEDK14281746 DK14281746 TENO940193575 NO940193575 TENO985958246 NO985958246 TENL001449679B01 NL001449679B01 TEDE118603561 DE118603561 Wärtsilä Sweden AB Wärtsilä Danmark A/S Wärtsilä Norway AS Wärtsilä Moss AS Wärtsilä Netherlands B.V. Wärtsilä Deutschland GmbH 13 (13)