UUsia työkalUja SISÄISEEN VIESTINTÄÄN
[Teema: Sisäisen viestinnän sähköiset mahdollisuudet] Uusia työkaluja sisäiseen viestintään Hyvin toteutettu sisäinen viestintä tehostaa koko yrityksen toimintaa ja vähentää tarpeettomien viestien kuormitusta. Teksti Tiina Åhlgren | Kuva Futureimagebank T eknologia on osa arkeamme niin vapaa-ajalla kuin työelämässäkin. Lähtökohtana on, että se helpottaa arkielämää ja kanssakäymistä. – Kun ihmiset käyttävät vapaa-ajalla paljon viestintäteknologiaa ja erilaisia sovelluksia, sitä kautta tulee painetta myös yritysviestintään. Siksi uusien viestintäkanavien ja teknologioiden tuominen työelämään on luontevaa. Pitää lähteä liikkeelle sekä työelämän että ihmisten vaatimuksista, toimitusjohtaja Pia Jännes Viestintätoimisto Akvamariini Porter Novellista sanoo. Myös työn tekemisen tavat ovat muuttuneet hurjasti viime vuosina: ajankäyttö on pirstaloitunut, käsitys työajasta ja ‑paikasta on murroksessa. Kaikki tämä aiheuttaa omat vaatimuksensa myös yritysviestinnälle. Perinteiset kanavat ensin kuntoon Perinteisesti sisäisen viestinnän sähköiset välineet ovat olleet sähköposti ja intranet. Uusia välineitä tulee markkinoille jatkuvana virtana. 28 S&A Helmikuu | 2013 Miten kaiken tarjonnan ristitulessa osaa valita oikeat välineet? – Uusia sisäisen viestinnän kanavia mietittäessä pitäisi huomioida se, mitä halutaan viestiä ja kenelle, ja sen mukaan valita tarkoituksenmukaiset kanavat ja sovellukset. Kaikkea teknologiaa ei kannata ottaa käyttöön, mutta toisaalta, jos käyttää liian harvoja kanavia, sekin voi estää tiedonkulkua. Ydinasia on tarkoituksenmukaisuus, Pia Jännes neuvoo. Pelisäännöt ovat myös tärkeitä. Usein intranetin suuri ongelma on se, että siitä tulee epämääräinen suo, jossa on valtavasti koordinoimatonta tietoa. – Intran sisältö pitäisi käydä läpi, jäsennellä ja selkeyttää kunnolla, ennen kuin suuntaa uusiin kanaviin. Intranetin tarkoitus on täydentää sitä tietoa, mitä yrityksen julkisilla nettisivuilla on esillä, Jännes toteaa. Intraan voi luoda muuttuvaa ja ajankohtaista tietoa, esimerkiksi luoda blogeja ja verkkolehtitoimintoja. Se voi toimia myös kommunikointikanavana ja keskusteluareenana, jolloin sen arvo esimerkiksi ideoinnissa ja innovoinnissa on merkittävä. – Vaatii työtä, että saadaan työkaluille sellainen kulttuuri, jossa ihmiset osaavat käyttää niitä oikein. Kannattaa esimerkiksi miettiä, miten vuorovaikutteisuutta voidaan lisätä, saadaan aidot mielipiteet kuuluviin ja viestitys on avointa ja asiallista. Nämä ovat hyvin yrityskohtaisesti räätälöitäviä ratkaisuja. Uudet sähköiset viestintäkanavat Uutena toimistoihin ovat tulleet viime vuosina Sharepoint-työkalut. Ne ovat eräänlaisia verkossa toimivia infotauluja, joihin pääsee salasanojen kautta. Sharepointista löytyy useita ominaisuuksia, joiden avulla voi rakentaa viestintäkanavan joko tietylle ryhmälle tai koko organisaatiolle, esimerkiksi muistitaulu, omat ryhmäsivustot ja keskustelupalsta. Samalla idealla toimivat monet pilvipalvelut, kuten Applen mobiililaitteisiin kehitetty iCloud, Windows live skydriver ja Dropbox, joihin pääsee netin kautta kaikkialla, missä on nettiyhteys. – Pilvipalveluiden suosiota voivat rajoit- Tarkoitushan on teknologian avulla yksinkertaistaa viestintää.’’ taa tietoturva-asiat, sillä kaikki yritykset eivät halua jakaa tietojaan omien palomuuriensa ulkopuolelle, Jännes muistuttaa. Yammer on yritysten ja yhteisöjen sisäiseen viestintään ja vuorovaikutukseen tarkoitettu mikrobloggauspalvelu eli eräänlainen yritysten sosiaalinen intranet. Organisaation jäsenet voivat tehdä oman käyttäjäprofiilinsa ja muun muassa keskustella keskenään, käydä yksityiskeskusteluja, jakaa tiedostoja, linkkejä ja kuvia sekä arkistoida kaikki dokumentit. Uudet pikaviestintäpalvelut, kuten Microsoftin Lync, mahdollistavat kahdenkeskisen keskustelun, keskusteluryhmät, näköyhteyden, oman näytön jakamisen ja työskentelyn yhteisessä työtilassa muiden henkilöiden kanssa. Lisäksi on Skype ja Free conference ‑palvelut ja erityisesti sosiaalisessa mediassa suositut Pinterest- ja Instagram-kuvapalvelut, joissa voi jakaa netistä poimittuja kuvia. – Tällaiset lyhyet tekstillä täydennetyt syötteet kuvan kanssa voisivat olla yksi uusi kanava myös sisäisessä viestinnässä, Jännes arvioi. Hänen mukaansa tiedon visualisointi on mielenkiintoinen asia, jota kannattaa hyödyntää. Yksi kuvahan kertoo tunnetusti enemmän kuin tuhat sanaa. Nykytekniikkakin mahdollistaa sen aika helposti. – On kuitenkin oma työnsä saada hyviä oivalluksia, mutta jos siinä onnistuu, vastaanottaja pystyy paljon nopeammin ja havainnollisemmin omaksumaan viestin. Sitä kannattaa miettiä myös sisäisessä viestinnässä. tehokkaimmat kanavat. Tarkoitushan on teknologian avulla yksinkertaistaa viestintää, rakentaa yrityskulttuuria ja tehostaa yrityksen toimintaa. Se mikä on järkevää ja tarkoituksenmukaista liittyy esimerkiksi yrityksen kokoon, toimialaan ja siihen, miten hajallaan työntekijät ovat. – Ei ole järkevää lähteä mihin tahansa mukaan. Mutta kun on tehnyt taustatyön kunnolla, kannattaa lähteä mukaan kokeilemaan ja muuttaa kurssia sen mukaan, mitä käytäntö tuo tullessaan. Olennaista on muistaa se, että ihmiset yleensä haluavat informaatiota. – Pitää rakentaa eri foorumeita eri tilanteisiin ja pohtia tapauskohtaisesti esimerkiksi, milloin on syytä pitää palaveri, milloin chatataan, milloin käydään ryhmäkeskustelua, löytyvätkö pöytäkirjat Sharepointista ja niin edelleen. Jännes muistuttaa tietyistä sisäisen viestinnän perussäännöistä, jotka on hyvä pitää mielessä: Pitää tehdä töitä, että ihmiset sitoutuvat sovittuun systeemiin, ja yrityskulttuuri vaikuttaa siihen, miten vastuullisesti ihmiset osallistuvat. Koko yrityskulttuuri ja esimiesalaissuhteet ovat avainasemassa. – Suhteiden täytyy toimia myös kasvokkain, jotta ne voisivat linjoillakin toimia. Teknologia on vain yksi työväline. Sisäisessä viestinnän hallitsemisessa ratkaisevaa on yrityskulttuuri, arvot ja ihmisten arvostaminen sinänsä. Arvojen pitäisi tulla esiin kaikessa viestinnässä, sisäisessä ja ulkoisessa, Jännes korostaa. Sisäisen viestinnän uusia työkaluja: • • • • • • • • • Sharepoint-ohjelmat Microsoft Lync Yritysten omat somesivustot, kuten Yammer ja Chatter iCloud Windows live skydriver Dropbox Skype Free conference Pinterest- ja Instagram -kuvapalvelut Eri foorumeita eri tilanteisiin Hyvin halittu sisäisen viestinnän suunnittelu lähtee yrityksen tarpeista ja etsii siihen S&A Helmikuu | 2013 29
© Copyright 2024