Lync-käyttöohje
AinaUCX
16.09.2013
Lync-käyttöohje
AinaUCX
2 (15)
16.9.2013
Sisällysluettelo
Yleistä ................................................................................................................................................3
Salasanat ...........................................................................................................................................3
Salasanan resetointi itsepalveluna ..............................................................................................4
Yhteystiedon etsiminen ja lisääminen .............................................................................................4
Omien yhteystietoluetteloiden luominen ...................................................................................5
Ulkopuolisen yhteyshenkilön (ei Lync käyttäjä) lisääminen yhteystietoihin .............................6
Äänilaitteen tarkistaminen ..............................................................................................................7
Kommunikointi yhteystiedon kanssa ..............................................................................................8
Pikaviestintä..................................................................................................................................8
Puhelun soittaminen ....................................................................................................................9
Puheluun vastaaminen ...............................................................................................................10
Puhelun välittäminen/siirtäminen toiselle henkilölle tai omaan matkapuhelimeen .............11
Välipuhelu ...................................................................................................................................12
Työpöydän tai ohjelman jakaminen ..........................................................................................12
Online-kokous .................................................................................................................................13
Online-kokouksen järjestäminen ...............................................................................................13
Kokouksen oletusasetusten muuttaminen ...............................................................................14
Lync-käyttöohje
AinaUCX
3 (15)
16.9.2013
Yleistä
Tässä ohjeessa esitellään Microsoft Lync 2013 työasemasovelluksen yleisimpien ominaisuuksien
käyttäminen ja yleisimpien asetusten määrittäminen. Lisää ohjeita löytyy Microsoftin tukisivuilta
Usein kysyttyjä kysymyksiä Lyncistä.
Salasanat
Lyncin salasana on hyvä vaihtaa tietoturvasyistä
heti palvelua käyttöönotettaessa.
Salasana vaihdetaan kirjautumalla omalla
käyttäjätunnuksella
(sähköpostiosoite)
ja
annetulla
salasanalla
hallintaportaaliin
osoitteeseen https://hallinta.ainaratkaisu.fi/
Saman sivun kautta voi myös resetoida
unohtuneen salasanan.
Hallintaportaalista löytyy 5 eri osiota: My details omien tietojen ylläpitämiseen, Change
Password salasanan vaihtamiseen, FAQ käyttöohjeisiin, Outlook client sekä Lync client –osiot
ohjelmistojen lataukseen.
My details omien tietojen ylläpitämistä varten. Osioon voi myös lisätä ns Secondary
email address –osoitteen, jolloin lisätyn sähköpostiosoitteen kautta salasana voidaan
resetoida. AinaCom suosittelee, että kenttään lisätään käyttäjän ensisijainen
sähköpostiosoite, jos toissijaista osoitetta ei ole käytössä¹
Change password –osiossa voi vaihtaa salasanan uuteen.
Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja siinä tulee olla sekä isoja, että pieniä
kirjaimia sekä vähintään 1 erikoismerkki (esim. @, €, £, $, &)
FAQ (Frequently Asked Questions) osiosta löytyy pikaohjeet Lync-asetuksiin ja
Exchange –sähköpostin asetuksiin (AinaCom Kalenteri & Sähköposti –palvelu)
Outlook Client –osiosta voi ladata Microsoft Outlook 2010 –ohjelmiston. Huomioithan,
että ohjelmiston lisäksi tarvitaan myös erillinen Outlook –lisenssi, jotta ohjelmiston
käyttö olisi laillista. Lisenssejä myy mm. AinaCom
Lync Client –osiosta voi ladata Microsoft Lync 2013 –ohjelmiston.
Huomioithan, että ohjelmiston lisäksi tarvitaan myös erillinen lisenssi, jotta ohjelmiston
käyttö olisi laillista. Lisenssit sisältyvät AinaUCX-palveluun.
¹ Asiakkaiden joilla on AinaComin Exchange –palvelu käytössään tulee lisätä sekundääriseksi
osoitteeksi muu kuin työsähköpostiosoitteensa, jotta salasanan voi resetoida itsepalveluna.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
4 (15)
16.09.2013
Salasanan resetointi itsepalveluna
Salasana voidaan resetoida sivun https://hallinta.ainaratkaisu.fi/ kautta.
Sivulta valitaan linkki
(Forgot password?)
Avautuvaan Reset password –ikkunaan
kohtaan
Login
syötetään
Lyncin
käyttäjätunnus (=oma sähköpostiosoite)
ja valitaan SUBMIT REQUEST.
Saat tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka
sisältää linkin salasanan resetoimiseksi My
details -ikkunassa Secondary email address
–kenttään lisättyyn sähköpostiosoitteeseen.
Yhteystiedon etsiminen ja lisääminen
Yhteystiedot on luettelo henkilöistä ja heidän yhteystiedoistaan, joihin voit olla yhteydessä
Lyncin kautta. Yhteystiedot ja yhteystietoluettelot ovat keskeinen osa Lyncin käyttöä. Lyncin
käyttöä aloitettaessa yhteystietoluettelo on oletuksena tyhjä. Lista on henkilökohtainen, jolloin
jokainen käyttäjä voi muokata kontaktilistasta omiin tarpeisiinsa sopivan.
-
Kirjoita lisättävän henkilön nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero Lyncin pääikkunassa
olevaan hakukenttään. Hakukentän kautta sinulla on mahdollisuus hakea kaikki yrityksen
muita Lync käyttäjiä, eli tätä kautta kaikki organisaation käyttäjät on löydettävissä.
-
Kun yhteystietoluettelo tulee näkyviin, vie osoitin henkilön kuvan tai kuvan näyttöalueen
päälle ja valitse Lisää asetuksia.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
5 (15)
16.09.2013
-
Vie osoitin Lisää yhteystietoluetteloon -kohdan päälle ja valitse uudelle yhteyshenkilölle
ryhmä.
Omien yhteystietoluetteloiden luominen
Voit luoda omia yhteysluetteloita seuraavasti:
-
Valitse oikealla hiiren näppäimellä
Muut yhteystiedot
-
Valitse Luo uusi ryhmä
-
Kirjoita
haluamasi
yhteystietoluettelolle
nimi
Lync-käyttöohje
AinaUCX
6 (15)
16.09.2013
Ulkopuolisen yhteyshenkilön (ei Lync käyttäjä) lisääminen yhteystietoihin
Perusta ensin ko. yhteystiedolle oma ryhmä
valitsemalla merkin
takaa Perusta uusi
ryhmä, ja nimeä se esim. ”Maija Meikäläinen”.
Kirjoita yhteyshenkilön puhelinnumero ”Etsi/hae
henkilöitä –kenttään.
Puhelinnumero siirtyy näkymään yhteystietoluettelo alueella.
Valitse rivin päällä hiiren oikealla ja
Lisää yhteystietoluetteloon
Maija Meikäläinen
Tämä jälkeen ko. tieto löytyy yhteystietoluettelostasi.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
7 (15)
16.09.2013
Äänilaitteen tarkistaminen
Toinen tärkeä toimenpide ennen Lyncin käytön aloittamista on määritä ääni- ja videolaite. Voit
käyttää tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai liittää kuulokemikrofonin.
1. Valitse Valitse ensisijainen laite Lyncin vasemmassa alakulmassa.
Vinkki!
Tarkista äänen laatu aina
ennen kuin soitat puhelun tai
osallistut neuvotteluun Lyncillä.
Jatkossa voit valita ensisijaisen
laitteen vieressä mainitusta
riippuvalikosta
2. Valitse Äänilaiteasetukset.
3. Valitse valikko kohdassa Valitse laite, jota haluat käyttää äänipuheluissa.
4. Jos sinulla on useampi kuin yksi laite, valitse haluamasi laite.
5. Säädä kaiuttimia ja mikrofonia vetämällä liukusäädintä Mukauta äänilaitetta -kohdassa.
Halutessasi
kuulla ääninäytteen
napsauta
kaiuttimen vieressä olevaa vihreää nuolta.
Säädä ja testaa mikrofonia.
Sininen merkkivalo auttaa sinua valitsemaan
sopivan tason.
Jos sinulla on luurimikrofoni tai lankapuhelin,
nosta luuri ja puhu mikrofoniin.
Jos
sinulla
on
sankakuulokkeet,
sankakuulokkeiden mikrofonia.
käytä
Lync-käyttöohje
AinaUCX
8 (15)
16.09.2013
Kommunikointi yhteystiedon kanssa
Kommunikointi sekä yrityksen sisäisten että ulkoisten Lync käyttäjien kesken on mahdollista
usealla eri tavalla. Pikaviestiminen, puhelut, videopuhelut sekä sisällönjakaminen ovat
yleisimmät käyttötarkoitukset joka päiväsessä toimistotyössä. Seuraavissa osioissa esitellään
peruskäytön kannalta oleellisimmat toimintatavat.
Pikaviestintä
Pikaviesti on puheluiden lisäksi yksi yleisin Lyncin perustoiminto. Aloita pikaviestikeskustelu
seuraavasti:
1. Hae pikahaun avulla tai yhteystietoluettelosta henkilö, jolle haluat lähettää pikaviestin. Voit
aloittaa kommunikoinnin usealla eri tavalla:



Kaksoisnapsauta mitä tahansa yhteystietoluettelon kohtaa.
Napsauta käyttäjää hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä pikaviesti.
Pysähdy haluamasi henkilön kuvan kohdalle yhteystietoluettelossa ja napsauta Lyncpikavalikon Pikaviesti-painiketta. Tämä on esitetty alla:
2. Kirjoita viesti ikkunan alaosassa olevaan tekstikenttään ja paina Enter-näppäintä.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
9 (15)
16.09.2013
Puhelun soittaminen
Puhelun soittaminen on yhtä helppoa kuin pikaviestiminen.
1. Valitse yhteystietoluettelossa se henkilö, jolle haluat soittaa.
Vinkki!
Voit käyttää Lynciä yrityksen
sisäisenä puhelinluettelona.
Paina puhelin-ikonin vieressä
olevaa nuolta, jolloin näet
käyttäjän puhelinnumerot
2. Soita yhteyshenkilölle napsauttamalla Puhelin-kuvaketta.
Lyncillä voi soittaa myös mihin tahansa muuhun numeroon. Huomioi, että sinulla pitää olla
käytössään Standard Plus tai Enterprise Plus –lisenssi.
Jos puhelut ulkoisiin numeroihin eivät toimi ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään.
1. Valitse Lyncin pääikkunassa Puhelin-välilehti.
2. Napsauta valintapaneelin numeroita tai kirjoita
numerot hakuruutuun.
3. Valitse Soita.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
10 (15)
16.09.2013
Puheluun vastaaminen
Kun joku soittaa sinulle, näyttöön tulee ilmoitus.
Jos Lync tunnistaa soittajan (esim. saman yrityksen
toinen
käyttäjä)
näkyy
saapuvan
puhelun
ilmoituksessa nimi sekä myös soittajan kuva, jos kuva
on viety Lync-palveluun.
Jos Lync ei tunnista soittajaa, näkyy saapuvan
puhelun ilmoituksessa ainoastaan puhelinnumero.
Jos puhelu on tehty ulkoverkosta esimerkiksi matkapuhelimella, näkyy nimen ja kuvan lisäksi
myös soittajan numero.
Saapuvan puhelun ilmoituksen ilmestyessä, voit tehdä seuraavat toiminteet:
 Jos haluat vastata puheluun, napsauta mitä tahansa kuvan kohtaa
 Valitse Ohita, jos et halua vastata puheluun
 Valitse Asetukset, jolloin voit tehdä jotain seuraavista
o Ohjata puhelun omaan mobiilinumeroon, jolloin voit vastata puheluun
mobiilipäätelaitteesta Lyncin sijasta
o Jättää vastaamatta puheluun ja samalla määrittämällä itsesi ”Älä häiritse” tilaan,
o jolloin myös seuraavat puhelut estetään sinulle
Voit määrittää, että saapuvat puhelut soivat
samanaikaisesti myös esim. matkapuhelimessasi
- valitsemalla
soitonsiirto-asetuksien
pikavalikko Lyncin pääikkunan alaosasta
ja
- valitsemalla
sieltä
matkapuhelinnumerosi
tai
- lisäämällä kohtaan Uusi numero mikä
tahansa muu numero.
Voit siirtää Lync puhelun välittömästi myös mihin tahansa muuhun numeroon valitsemalla
Siirrä puhelut.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
11 (15)
16.09.2013
Puhelun välittäminen/siirtäminen toiselle henkilölle tai omaan matkapuhelimeen
Kun olet vastannut puheluun ja näet kommunikointi-ikkunan, voit välittää puhelun esimerkiksi
omaan matkapuhelimeesi, jolloin voit tarvittaessa jatkaa puhelua esim. tilanteessa, jossa sinun
täytyy lähteä työpisteeltäsi kesken puhelun.
Voit myös välittää puhelun yrityksen muille käyttäjille.
-
Puhelun välittäminen aloitetaan viemällä
hiiren osoitin Puhelin-ikonin päälle
-
Ponnahdusikkunasta
puhelu” välilehti
-
Voit valita oman matkapuhelimen tai
sitten valita ”Toinen henkilö tai numero”
valitaan
”Siirrä
Jos valitsit ”Toinen henkilö tai numero”, voit kirjoittaa vapaavalintaisen numeron hakukenttään
tai hakea nimellä yrityksen muita käyttäjiä.
Puhelun siirtäminen mihin numeroon tahansa onnistuu kirjoittamalla se hakukenttään ja
hyväksymällä se. Puhelu siirretään seuraavaksi kohteelle, ja siitä tulee ilmoitus Lyncin
kommunikointi-ikkunaan.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
12 (15)
16.09.2013
Välipuhelu
Vastaa puheluun normaalisti ja laita se pitoon valitsemalla puhelin-ikonin takaa ”Aseta puhelu
pitoon”.
Soita Lyncistä uusi puhelu ja odota että siihen vastataan. Alkuperäinen puhelu säilyy edelleen
pidossa.
Kun olet konsultoinut/keskustellut henkilön kanssa välipuhelun, voit yhdistää sen valitsemalla
alkuperäisestä puhelusta nykyiset keskustelut ja puhelu yhdistyy tai lopettamalla sen ja voit
palata alkuperäiseen puheluun.
Työpöydän tai ohjelman jakaminen
Lyncillä voit jakaa työasemasi joko jakamalla työpöytää tai jakamalla yksittäistä ohjelmaa.
Työpöydän jakaminen - käytä, jos sinun tarvitsee vaihtaa ohjelmasta toiseen tai työstää
tiedostoja eri ohjelmissa. Tällöin vastapuoli näkee kaiken mitä koko sinun työpöydälläsi näkyy.
Ohjelman jakaminen - käytä, jos sinun tarvitsee esittää tiettyä ohjelmaa tai tiedostoa, etkä halua
osallistujien näkevän mitään muuta tietokoneeltasi. Tämä valinta parantaa yksityisyyden suojaa,
kun vastapuoli näkee ainoastaan tietyn sovelluksen/ikkunan, eikä koko työpöytääsi.
Kun sisällön jakaminen on hyväksytty vastapuolelta, Lync näyttää sisällön jakamisen alueen
kultaisella reunuksella. Näin näet mikä alue milläkin hetkellä on näkyvissä vastapuolelle. Sisällön
jakaminen voidaan aloittaa, kun olet valinnut jonkun kontaktin kaksoisklikkaamalla sitä
kontaktiluettelosta.
-
Pysähdy esitys -painikkeen kohdalle, Esitä –välilehti näkymään.
Voit valita eri vaihtoehdoista haluamasi, jolloin vastapuolelle ilmoitetaan sisällön jakamisen
aloittamisesta. Vastapuolen pitää vahvistaa jakamispyyntö, ennen kuin jakamistoiminto
käynnistyy.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
13 (15)
16.09.2013
Toiminnot ovat:
 Valitse Työpöytä, jos haluat jakaa koko
työpöytäsi sisällön
 Valitse Ohjelma, jolloin voit valita yhden
työpöydällä avoinna olevista sovelluksista.
Vastapuoli
näkee
ainoastaan
kyseisen
sovelluksen näkymän.
 Valitse PowerPoint, jolloin avautuu hakemiston
selausikkuna. Voit hakea minkä tahansa
PowerPoint esityksen työasemaltasi ja jakaa
ainoastaan sen sisältö vastapuolelle.
 Valitse Luonnoslehtiö, jolloin avautuu tyhjä
piirroslehtiö jota voitte käyttää vastapuolen
kanssa vapaasti esimerkiksi eri ideoiden
työstämiseen
 Valitse Kysely, jolloin voit luoda kevyen kyselyn,
jonka kaikki keskustelussa olevat käyttäjät
näkevät. Voit luoda kyselylomakkeen ja sille eri
vaihtoehtoja, johon muut keskustelun henkilöt
voivat vastata.
-
Lync-tilaksesi muuttuu Esitetään, etkä saa pikaviestejä tai puheluita.
-
Jos haluat lopettaa jakamisen, käytä näytön ylälaidassa olevaa jakamistyökalupalkkia tai anna
hallinnointioikeus muille osallistujille.
Online-kokous
Lyncin avulla voit järjestää neuvotteluita usean henkilön kesken myös ajastetusti. Tarvitset Lync
Enterprise tai Lync Enterprise Plus lisenssin järjestääksesi online-kokouksia, mutta voit millä
tahansa lisenssillä osallistua niihin. Lync Enterprise lisenssi oikeuttaa järjestämään vain yrityksen
sisäisiä online-kokouksia, kun taas Lync Enterprise Plus lisenssin myötä voit järjestää lisäksi
online-kokouksen, johon voi osallistua henkilöitä myös organisaatiosi ulkopuolelta.
Online-kokouksen järjestäminen
Aloita Online-kokouksen järjestäminen siirtymällä Outlook-clientin Kalenteri –näkymän puolelle,
josta yleensä perustaisit uuden tapaamisen.
Valintarivillä näkyy kuvake:
Uusi Lync-kokous, jota painamalla
pääset
suoraan
tekemään
Lynckokousta.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
14 (15)
16.09.2013
Painamalla Online-kokous painiketta, ilmestyy uuteen kokouskutsuun automaattisesti Onlinekokoukseen liittyvät asetukset, jotka näet alla. Tämä riittää online-kokouksen järjestämiseksi.
Viimeistele kokouspyynnön osallistujat, aikataulut ja muu sisältö, olet valmis lähettämään alla
olevat online-kokousta koskevat tiedot osana kokousta muille osallistujille.
.........................................................................................................................................
 Liity Lync-kokoukseen
Liity puhelimella
+358 937-897-691 (Finland)
Etsi paikallinen numero
Neuvottelutunnus: 64932
Unohditko PIN-tunnuksesi? |Ohje
.........................................................................................................................................
Kokouksen oletusasetusten muuttaminen
Oletusasetukset ovat riittävät Online-kokouksen
perustamiseen, mutta voit tarvittaessa muuttaa
oletusmäärityksiä.
Valitsemalla hiirellä Kokousasetukset –painikkeen
aukeaa määritysikkuna, joka näkyy alla.
Oleellisia asetuksia ovat käyttöoikeuteen ja
esittäjiin liittyvät määritykset.
Tämän ikkunan kautta voit määritellä haluatko
- rajoittaa osallistuvia henkilöitä riippuen
organisaatiosta (Käyttöoikeus –osio)
tai
- rajoittaa
oikeutta
esittää
sisältöä
(Esittäjät-osio).
Lisäksi voit valita käyttäjäryhmät joilta vaaditaan
vahvistus sinulta kokouksen osallistujaksi
(Seuraavien henkilöiden ei tarvitse odottaa).
Ja voit valita käyttäjäryhmät, jotka määritellään
automaattisesti esittäjiksi (Kuka on esittäjä),.
Näillä käyttäjillä on kaikki online-kokouksen
ominaisuudet käytettävissä.
Lync-käyttöohje
AinaUCX
15 (15)
16.09.2013
Edellä esitetty liittymislinkin ID on mahdollista generoida joko yksilölliseksi, jolloin tekemäsi
online-kokoukset luodaan aina samalla ID:llä ja tunnuksella. Tai ne voi olla vaihtuvia, jolloin
jokaiseen kokoukseen luodaan uusi ID.
Yksilöllinen ID
 Paina ”Minulle varattu kokoustila” ja tämän jälkeen ”Muista asetukset” ja lopuksi ”OK” –
näppäintä. Tällöin jatkossa jokaiseen järjestämääsi online-kokoukseen generoidaan
samat kokoustunnisteet, jolloin samoja tunnuksia käyttämällä päästään aina sinun
luomiin kokouksiin.
Vaihtuva ID
 Paina ”Uusi kokoustila” ja tämän jälkeen ”Muista asetukset” ja lopuksi ”OK” –näppäintä.
Tällöin jokaiseen järjestämääsi online-kokoukseen generoidaan uusi kokoustunniste, joka
erottelee esimerkiksi kokoukset, joista toinen alkaisi samaan aikaan kun toinen loppuisi.
Näin kokoukset ja osallistujat eivät mene päällekkäin, joka voisi tapahtua, jos käytetään
samaa tunnusta.