Uusi hankintadirektiivi Mitä muutoksia ja reunaehtoja se tuo sähköisiin hankintoihin? Kuntatalo 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies, Suomen Kuntaliitto Taustaa • Sähköistyminen komission keskeisiä painopisteitä jo pitkään » Euroopan digitaalistrategia (KOM 2010 245 lopullinen) » Sähköisen hallinnon toimintasuunnitelma (KOM 2010 743 lopullinen) » Komission tiedonanto sähköisiä hankintoja koskevasta strategiasta (KOM 2012 179 lopullinen) • Sähköistämisellä kustannussäästöjä? 2 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Siirtyminen sähköisiin viestintävälineisiin • Uudet hankintadirektiivit sisältävät velvoitteen ottaa käyttöön sähköiset viestintävälineet hankinnoissa » Sähköiset viestintävälineet: hankintailmoitus, tarjouspyyntö, tarjoukset, hankintapäätös, sopimus » Sähköisiin järjestelmiin perustuvat hankintamenettelyt/ niiden osat: sähköinen huutokauppa, dynaaminen hankintajärjestelmä, sähköiset luettelot » Tarjousten sähköinen käsittely hankintayksikössä » Sopimuskaudelle sijoittuvat sähköiset toimenpiteet: tilaukset, laskutus, sopimuksen valvonta, reklamaatiot 3 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Hankintojen ilmoittaminen • Hankinnat tulee ilmoittaa sähköisesti » Suomessa käytännössä toteutuukin HILMAn kautta • HILMAn kehittäminen uusien direktiivien mukaiseksi » Uudet vakiolomakkeet: innovaatiokumppanuus, sähköiset luettelot, sotepalvelut, sopimusmuutokset » Uudet tilastovelvoitteet: pk-yritysten osallistuminen • Rakenteellinen muutos: EU-KA:t ylittävien hankintojen ilmoitusta ei saa julkaista kansallisesti ennen kuin ilmoitus on julkaistu EU-tasolla (TED) » Rajapinnat kuntoon » Edellyttää myös kansallisten kilpailutusjärjestelmien mukauttamista uusiin vaateisiin 4 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Hankinta-asiakirjat • Lähtökohta: Hankinta-asiakirjat on asetettava sähköisessä muodossa ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville siitä päivästä, jolloin hankintailmoitus on julkaistu. » Poikkeuksia: muulla tavalla kuin sähköisesti (huom. vaikutus määräaikoihin) • Terminologinen uudistus? Hankinta-asiakirjat vs. tarjouspyyntö 5 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Sähköiset viestintävälineet • Jäsenvaltioiden on varmistettava, että kaikessa direktiivin mukaisessa viestinnässä ja tietojenvaihdossa ja erityisesti tarjousten sähköisessä toimittamisessa käytetään sähköisiä viestintävälineitä • Sähköisessä viestinnässä käytettävien välineiden ja laitteiden sekä niiden teknisten ominaisuuksien on oltava syrjimättömiä, yleisesti saatavilla ja yhteensopivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologisten tuotteiden kanssa, eivätkä ne saa rajoittaa toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintamenettelyyn » Sääntö koskee sekä hankintayksikön laatimia asiakirjoja että tarjoajan jättämää tarjousta 6 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Tarjousten vastaanotto • • • Tarjoukset pitää jättää sähköisesti 22 art mukaisilla välineillä Poikkeukset: » Hankinnan erityisluonteen vuoksi sähköisten viestintävälineiden käyttö edellyttäisi erikoisvälineitä, -laitteita tai tiedostomuotoja, joita ei ole yleisesti saatavilla tai joita yleisesti saatavilla olevat sovellukset eivät tue » Sovelluksissa, jotka tukevat tarjousten kuvaamiseen soveltuvia tiedostomuotoja, käytetään sellaisia tiedostomuotoja, joita ei voida käsitellä millään muulla avoimilla tai yleisesti saatavilla olevilla sovelluksilla tai jotka kuuluvat omistusoikeudelliseen lisensointijärjestelmään, eikä niitä voida antaa hankintaviranomaisten saataville latausta tai etäkäyttöä varten » Sähköisen viestinnän käyttö edellyttäisi erikoislaitteita, joita ei ole yleisesti hankintaviranomaisen saatavilla » Hankinta-asiakirjoissa vaaditaan toimittamaan fyysinen malli tai pienoismalli, jota ei voida toimittaa sähköisillä välineillä Omana poikkeuksenaan erityisen arkaluonteiset tiedot 7 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Tarjousten vastaanottamisessa käytettävät välineet ja laitteet • Direktiivi edellyttää (uutena) • Lisäksi liitteen IV vaatimukset » Aikaleimausta » Turvallisuustason määrittämistä » Viittaus sähköiseen allekirjoittamiseen » Tarjousten täsmällinen jättöpäivämäärä ja –aika käyvät tarkasti ilmi » Voidaan kohtuudella varmistaa, että vaatimusten mukaisesti toimitettuihin tietoihin ei ole pääsyä ennen vahvistettuja määräaikoja » Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat vahvistaa tai muuttaa toimitettujen tietojen avaamispäivämääriä » Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat päästä kaikkiin toimitettuihin tietoihin tai osaan niistä hankintamenettelyn eri vaiheissa » Ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat sallia pääsyn toimitettuihin tietoihin ja vasta määrätyn päivän jälkeen » Vaatimusten mukaisesti vastaanotettuihin ja avattuihin tietoihin on pääsy ainoastaan niihin perehtymiseen valtuutetulla henkilöllä » Jos sääntöjä rikotaan, voidaan kohtuudella varmistaa, että rikkominen on selkeästi havaittavissa 8 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Turvallisuustaso ja allekirjoitukset • Jäsenvaltioiden on määritettävä turvallisuustaso, joka sähköisiltä viestintävälineiltä vaaditaan hankintamenettelyn eri vaiheissa • Kansallinen lainsäädäntö » Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa (681/2010) » Arkistolaki (831/1994) » Henkilötietolaki (523/1999) » Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) » Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) • Turvallisuustaso ja laitteille asetetut vaatimukset sulkevat tavallisen, suojaamattoman sähköpostin käytön pois • Luotettava tunnistaminen ja sähköiset allekirjoitukset –jos asetettu turvataso niin edellyttää 9 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Arkistointi • Hankintadirektiivin mukaisia arkistointivelvoitteita » » » » » » Hankinta-asiakirjat/tarjouspyynnöt/kutsut liitteineen Tarjoukset Hankintapäätös Dokumentointi neuvotteluista Yleinen eurooppalainen hankinta-asiakirja Voittajan soveltuvuutta koskevat dokumentit (poislukien rikosrekisteri) » Hankintasopimus • Hankinta-asiakirjat tulisi arkistoida riippumatta siitä, ovatko ne sähköisessä muodossa • HILMAn/hankintajärjestelmien päivitys: Virtual Company Dossier 10 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Siirtymäajat • Direktiiveissä siirtymäaika siirryttäessä käyttämään sähköisiä viestintävälineitä » Yhteishankintayksiköille 18.4.2017 » Muille hankintayksiköille 18.10.2018 » Huom. kansallinen implementointi! • Siirtymäaika ei koske » » » » Sähköistä huutokauppaa Dynaamista hankintajärjestelmää Sähköisiä luetteloita Hankinta-asiakirjojen saatavuus sähköisessä muodossa 11 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto e-Certis • Komission perustama sähköinen todistushakemisto soveltuvuutta koskevien dokumenttien osalta » Perustettu rajat ylittävää kilpailuttamista helpottamaan • Jäsenvaltioilla velvoite pitää ajan tasalla • Hankintaviranomaisten on käytettävä e-Certisjärjestelmää ja niiden on vaadittava ensisijaisesti järjestelmään kuuluvia todistuksia tai muunlaista asiakirjanäyttöä • VCD rajapinta e-Certikseen, kieliversiot • Kilpailutusjärjestelmien rajapinnat? 12 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja • Komission vakiolomakkeeseen perustuva • Yksinomaan sähköinen asiakirja » Aluksi PDF-muotoinen » Myöhemmin rakenteinen • Käytetään osoittamaan tarjoajan soveltuvuutta » Hankintayksikkö valitsee hankintakohtaisesti käyttämänsä soveltuvuusehdot asiakirjasta, tarjoaja täydentää • Lähtökohtaisesti samanlainen kaikissa jäsenmaissa • Arkistointi, uudelleenkäytettävyys? 13 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Sähköiset luettelot • Kun sähköiset viestintävälineet ovat pakollisia, hankintayksikkö voi vaatia tarjouksen tai sen osan tekemistä luettelomuodossa » Jäsenvaltiot voivat tehdä katalogien käytöstä pakollista joissain hankinnoissa • Luettelon käytöstä ilmoitettava tarjouspyynnössä • Luettelon käyttö puitejärjestelyn osana » Hankintayksiköt voivat pyytää tarjoajia antamaan minikilpailutusvaiheessa päivitetyt luettelot TAI » Ilmoittaa, että hankintayksikkö itse kerää jo annetuista luetteloista yksittäisen tilauksen mukaiset tuotteet – tarjoajille kuitenkin annettava mahdollisuus tarkistaa kerätyn tiedon paikkansapitävyys » Hankintayksikön on ilmoitettava päivä ja kellonaika, jolloin tiedot kerätään » Tarkistamismahdollisuuden tarjoamisella pyritään poistamaan virheiden mahdollisuus 14 11.11.2014 Katariina Huikko Lakimies | © Kuntaliitto Kiitos! Avoimin mielin kohti uusia tuulia… [email protected] 050-5664327