MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 1 ELINKAARIHANKKEIDEN NEUVONTAPALVELUIDEN TARJOUSOHJELMA Konsulttityö sisältää Mäntsälän kunnan avustamisen tilahankkeiden elinkaarimallitoteutuksen valmistelussa ja läpiviemisessä tässä tarjouspyynnössä kuvatuissa ja myöhemmin sovittavissa tehtävissä. 1 Yleistä 1.1 Tavoitteet Mäntsälän kunta aikoo hankkia tilapalvelut (tilojen käyttöoikeus ja toimintaa tukevat kiinteistö- ja ylläpitopalvelut) Riihenmäen yhtenäiskoulun alakouluosan, Sälinkään koulun laajennuksen ja peruskorjauksen, Hyökännummen yhtenäiskoulun yläkouluosan ja päiväkodin sekä keskustan uuden päiväkodin. Uudisrakennusinvestointien kustannusarvio on noin 33 M€, alv 0 %. Kohteet on tarkoitus rakentaa tai peruskorjata elinkaarimallilla, jossa palvelun tuottaja vastaa itse, käyttäen omia kumppaneita ja alihankkijoita, kiinteistöjen rakentamisesta, omistamisesta, kunnossapidosta ja tilojen käytettävyydestä (kiinteistöpalveluista) koko sopimusajan. Hankintakokonaisuutta kutsutaan nimellä ”Mäntsälän investointien elinkaaritoteutus”. Elinkaarihankkeella tarkoitetaan hanketta, jossa rakennushankkeen julkisen sektorin tilaaja on sopimuksessa edellyttänyt rakennusliikkeeltä rakennettavan kohteen suunnittelun ja rakentamisen lisäksi vähintään 10 vuoden elinkaarivastuun kantamista rakennettavasta kohteesta Suomen olosuhteita ja markkina- ja lainsäädäntöä vastaavassa ympäristössä. Elinkaarivastuu pitää sisällään tällöin taloudellisen ja suoritusvastuun kohteen hoidon ja ylläpidon toteuttamisesta tavalla, jossa kohteen sovitut käytettävyys- ja luovutuskuntokriteerit saavutetaan (tilojen vuokraaminen ei ole elinkaarihanke). 1.2 Tilaajan organisointi Tilaajan puolelta hanketta johtaa tekninen johtaja Hannu Seppälä. Hankkeen rakennuttamistehtäviä hoitaa rakennuttamispäällikkö Pekka Savolainen. Elinkaarihankkeen valmistelua johtaa kunnanjohtajan 23.12.2012 nimeämä toimitilahankkeiden ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii tekninen johtaja Hannu Seppälä ja sihteerinä rakennuttamispäällikkö Pekka Savolainen. Ohjausryhmän muut jäsenet ovat toimialajohtajat: Pekka Lintonen / sivistyspalvelut, Eija Rintala / perusturvapalvelut ja Esa Siikaluoma / hallintopalvelut ja kaavoitusjohtaja Lauri Pouru. Lisäksi Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 2 ohjausryhmään on nimetty kunnankamreeri Anja Tupamäki, jonka päävastuu on rahoitus. Riihenmäen yhtenäiskoulun hankesuunnitelma on valmis ja pääpiirustusvaihe on käynnissä. Suunnitelmat valmistuvat rakennusluvan edellyttämään vaiheeseen toukokuussa 2014. Suunnittelusopimus kattaa myös koulun toteutussuunnittelun. Sälinkään koulun laajennuksesta ja peruskorjauksesta, Hyökännummen yhtenäiskoulun yläkouluosasta ja päiväkodista sekä keskustan uudesta päiväkodista on tehty ainoastaan tilaohjelmat ja tavoitteet suunnittelulle. Mäntsälän kunta käyttää oman ja konserniin kuuluvien organisaatioiden asiantuntijoita konsultin tekemien ehdotusten tarkistajina ja kommentoijina. Kaikki esitykset laatii konsultti tilaajan edustajiltaan saamien kommenttien pohjalta. 1.3 Hankkeen taustaa Mäntsälän kunnassa on talouden tasapainottamisen ja varsin vahvan väestökasvun seurauksena muodostunut erittäin haastava investointitarve seuraavien noin viiden vuoden ajalle. Syksyllä 2013 Mäntsälän kunnassa teetettiin Inspira Oy:llä investointihankkeiden vaihtoehtoisten rahoitus- ja toteutusmallien vertailu. Vertailussa käytiin läpi kuusi erilaista vaihtoehtoa: 1) investoinnit toteutettuna omaan taseeseen 2) kiinteistöyhtiö 3) kiinteistöleasing 4) oma tase + elinkaarimalli 5) kiinteistöyhtiö + elinkaarimalli 6) kiinteistöleasing + elinkaarimalli Mäntsälän kunnanhallitus päätti 25.11.2013 § 338 käynnistää ensimmäisessä vaiheessa elinkaarimallitoteutuksen neuvontapalveluun liittyvän kilpailutuksen välittömästi ja kunnanhallitus valtuutti teknisen johtajan käynnistämään valitun neuvontapalveluasiantuntijan tai – asiantuntijoiden kanssa elinkaarikilpailutukseen liittyvän valmistelun. Päätös toteutusmallista viedään kunnanhallituksen ja edelleen valtuuston päätettäväksi. Talousarviossa vuodelle 2014 kunnanvaltuusto hyväksyi investointiosaan kirjauksen, että em. kohteet ovat mukana elinkaarimalliselvityksessä. Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 3 Kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti laadittiin markkinakartoitus, jossa käsiteltiin elinkaarihankkeen kiinnostavuutta, palvelun sisältöä, vakuuksia, maksumekanismia ja sopimukseen liittyvä asioita. 1.4 Hankkeen yleiset tavoitteet ja riskit Hankkeen tavoitteena on löytää investoinneille optimaalinen toteuttamismalli ja suunnitteluratkaisu sekä sitoutuneet yhteistyökumppanit ottaen huomioon investoinnin koko elinkaaren aikainen kokonaistaloudellisuus ja käyttäjien elinkaaren kuluessa muuttuvat tarpeet. Projektin riskejä on pyritty tunnistamaan ja varautumaan niihin mahdollisimman hyvin etukäteen. Alle on kerätty tunnistettuja riskejä: • haasteellinen aikataulu • uusi toimintamalli voi kohdata muutosvastarintaa sekä organisaatiossa että päättäjissä • rahoitusmarkkinoiden tilanne ja sen kehittyminen • suunnitteluvapauden ja käyttäjien toiveiden yhteensovittaminen • ei saada tarpeeksi tarjoajia • vaatii asiantuntemusta ja opettelua sekä sitoutumista organisaatiolta • ei osata määritellä riittävän tarkasti, mitä halutaan ja mistä on järkevä maksaa • ”sopimusviidakko” Keskeisiä tavoitteita ovat mm. • investoinnit ei suoraan kunnan taseessa • kiinteistöjen käytettävyyden maksimointi • kiinteistöjen korkea tekninen jäännösarvo • optimaalisen riskienjaon löytäminen sekä rakentamis- että käyttövaiheeseen • elinkaariedullisuuden toteutuminen • elinkaaren pituuden ja jäännösarvon optimaalinen määrittely (riskien jakaminen) • energiatehokkuus • tilojen toiminnallisuus ja muunneltavuus 1.5 Hankesuunnitelmat Riihenmäen yhtenäiskoulun hankesuunnitelma on valmis ja parhaillaan toimielinkäsittelyssä. Muiden kohteiden tilaohjelmat ja budjettitason kustannusarviot on esitetty tässä tarjousohjelmassa. Tarvittavien palveluiden tason määrittely sekä tilojen käytettävyyskriteerit maksuperusteiden pohjaksi määritetään alkuvuonna 2014. Kaikkien tarjousohjelmaan sisältyvien nykyisten rakennusten kuntoarviot laaditaan syksyyn 2014 mennessä. Samalla tehdään tarvittavat haitta- Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 4 ainekartoitukset. Kaikki tontit ovat kunnan omistuksessa ja tarvittavat asemakaavojen muutokset saadaan valmiiksi riittävän ajoissa ennen tulevaa rakentamista. 1.6 Kustannusarviot Tilaajan laatimat arviot hankkeiden uudisrakentamisen investointikustannuksista (alv 0 %) ovat seuraavat: Kohde 1. Riihenmäen yhtenäiskoulu 2. Sälinkään koulun laajennus ja peruskorjaus 3. Sälinkään päiväkoti (sisältyy koulun arvioon) 4. Keskustan päiväkoti 5. Hyökännummen yhtenäiskoulu 6. Hyökännummen päiväkoti (sisältyy koulun arvioon) Kustannusarvio 11 300 000 € 6 550 000 € 3 900 000 € 11 300 000 € 1.7 Aikataulu 1.7.1 Rakennushankkeiden aikataulu 1. Riihenmäen yhtenäiskoulu tulee olla valmis kesäkuun lopulla 2016 2. Sälinkään koulun laajennus ja peruskorjaus, valmis kesäkuussa 2017 3. Sälinkään päiväkoti, valmis kesäkuussa 2017 4. Keskustan päiväkoti, valmis kesäkuussa 2017 5. Hyökännummen yhtenäiskoulu, valmis kesäkuussa 2018 6. Hyökänummen päiväkoti, valmis kesäkuussa 2018 1.7.2 Alustava hankeaikataulu TEHTÄVÄ Poliittinen valmistelu ja neuvonantajien valinta Tekninen lautakunta, päätösesitys käynnistämisestä Kunnanhallitus, päätös osallistumisesta Kunnanvaltuusto. päätös kilpailutuksen käynnistämisestä Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Alustava tarjouspyyntö Neuvottelut (tarjouspyynnön tarkentaminen, suunnitelmien kommentointi Lopulliset tarjoukset Hankintapäätös Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 AIKATAULU Tammi - Helmikuu 2014 Helmikuu 2014 Maaliskuu 2014 Maaliskuu 2014 Maaliskuu 2014 Huhtikuu 2014 Toukokuu 2014 Toukokuu - Lokakuu 2014 Marraskuu 2014 Joulukuu 2014 – Tammikuu 2015 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 TEHTÄVÄ Palvelusopimuksen allekirjoitus 5 AIKATAULU Helmikuu 2015 – Maaliskuu 2015 2 Konsulttitoimeksianto ja sen sisältö 2.1 Konsulttitehtävän tavoitteet Valittavan konsultin tulee: • valmistella yhteistyössä tilaajan työryhmän kanssa tarjouspyyntö- ja sopimusasiakirjat • varmistaa, että hanke on taloudellisesti, rahoitukseltaan, kaupallisesti ja julkisten hankintojen säännösten kannalta kelpoinen ts. sopimusrakenne tulee laatia sellaiseksi, että se toteuttaa tehokkaimmin hankkeen tavoitteita ja varmistaa, että kaikki hankkeeseen liittyvät maksusuoritukset, verotus yms. on huomioitu • avustaa tilaajaa kilpailuttamisprosessin läpiviemisessä (kilpailullinen neuvottelumenettely) • arvioida tulevat tarjoukset ja antaa lausunto tilaajalle jatkokäsittelyä varten • vertailla yhteistyössä tilaajan työryhmän kanssa vaihtoehtoisia toteutustapoja (perinteinen malli vs. elinkaarimalli) • avustaa kunnan päätöksentekoa lopullisessa tarjouksen valinnassa ja palvelusopimusten laatimisessa 2.2 Työn sisältö Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumishakemusten arviointi vaihe Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumishakemusten arviointi vaiheessa konsultti laatii esityksen sopimusrakenteesta sekä kilpailuttamismallista ohjausryhmän käsiteltäväksi ja edelleen kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Asiantuntijatyön sisältö kuvataan vaiheittain seuraavassa Aloituskokous tilaajan kanssa Hankintailmoituksen laatiminen Osallistumishakemusten arviointi Tarjouspyyntöasiakirjojen laadinta o Ylläpito ja palvelut  Palvelukuvaus  Käytettävyys- ja palvelutasovaatimukset  Maksumekanismi  Käytettävyysvähennykset  Energiatehokkuusvaatimukset ja energiavastuumalli  Käyttöajat ja käyttäjämäärät  Kohteen luovutuskunto Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 o o 6  Palveluntuottajan otettavat vakuutukset  Asiakastyytyväisyyskyselyllä selvitettävät asiat Suunnittelu- ja rakentaminen  Toiminnan kuvaus  Yleiset suunnitteluohjeet  Tekniset vaatimukset  Turvallisuusasiakirja  Vastuurajataulukko  Projektiohjelma Elinkaaripalvelutarjoajan laatiman projektisuunnitelman sisällön kuvaus Konsultti laatii tilaajan käyttöön kriteerit, joilla arvioidaan tarjousten taloudelliset ja sopimustekniset laatu- ja hintaominaisuudet. Kriteerit vahvistetaan ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Nekin tarjousten ominaisuudet, joita ei voida tarkasti rahassa mitata, on voitava ottaa laatupisteytyksessä huomioon objektiivisesti. Tarjouspyyntöasiakirjojen laadinta sisältää myös valmiiden sopimusasiakirjojen laatimisen. Sopimusasiakirjoja muutetaan tarjousvaiheessa elinkaaripalvelutarjoajien kanssa käytävien neuvottelujen perusteella. Sopimusasiakirjoihin kuuluvat ainakin seuraavat asiakirjat: urakkasopimus liitteineen (lukuun ottamatta liitteitä, jotka tarjoaja valmistelee osana tarjoustaan) palvelusopimus keskeisine liitteineen kuten palvelukuvaus, maksumekanismi ja luovutuskuntovaatimukset (lukuun ottamatta liitteitä, jotka tarjoaja valmistelee osana tarjoustaan kuten PTS-suunnitelma) Sopimusrakenteen tavoitteena on varmistaa kilpailullisesti, rahoituksellisesti ja taloudellisesti kestävä sopimusrakenne, jolla myös tarjoajaosapuolet voivat katsoa osallistuvansa hankkeeseen. Mallin tehokkuus verotuksellisesti ja taloudellisesti tulee varmistaa. Vertailulaskelmat Mäntsälän nykyiseen investointi- ja kiinteistöpitotapaan tulee laatia päätöksenteon pohjaksi. Sopimuksen päättymisvaiheeseen liittyvien vaihtoehtojen ja riskien käsittely sisältyy myös toimeksiantoon. Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 7 Tarjouspyyntövaihe Asiantuntijatyön sisältö kuvataan vaiheittain seuraavassa. Tarjousvaiheen neuvotteluiden organisointi Teknisten neuvottelujen valmistelu Yhteensä kolme teknistä neuvottelua tarjoajien kanssa Kaupallisten neuvottelujen valmistelu Yhteensä kolme kaupallista neuvottelua tarjoajien kanssa Tarjouspyyntöasiakirjojen päivittäminen perustuen neuvotteluihin ja siihen liittyvät kokoukset tilaajan kanssa Yhteensä kolmen tarjouksen taloudellinen arviointi ja siihen liittyvät kokoukset tilaajan kanssa Tarjouspyynnön laatupisteytyskriteerit Riskianalyysi sisältäen arvion tilaajalle jäävien euromääräisten riskien arvosta elinkaarihanketoteutuksena sekä parhaana vaihtoehtoisena toteutuksena Hankintapäätöksen laatiminen Päätöksentekomateriaalin valmistelu Esittelyt lautakunnille, kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle Sopimusvaihe Asiantuntijatyön sisältö kuvataan vaiheittain seuraavassa. sopimusneuvottelujen organisointi tilaajan avustaminen sopimusneuvotteluissa uusien sopimusluonnosten valmistelu käytyjen neuvottelujen pohjalta sopimusaineiston kokoaminen allekirjoitusta varten valmiiksi Mahdollisia työhön kuuluvia lisätöitä, jotka tilataan erikseen tarpeen mukaan tuntityönä, ovat seuraavat työt: Hankesuunnitelman ja tilaohjelman laatiminen tai tarvittaessa hankesuunnitelman päivitys Arkkitehtonisten ja kaupunkikuvallisten tavoitteiden kuvaus / suunnitteluohje Toiminnallisten vaatimusten kuvaaminen suunnittelun lähtökohdaksi Teknisten vaatimusten, kuten ympäristö-, elinkaari- ja energiatehokkuusvaatimusten kuvaaminen suunnittelun lähtökohdaksi Kiinteistöyhtiön perustamiseen liittyvät tehtävät Kiinteistöyhtiön rahoituksen kilpailuttamiseen liittyvät tehtävät Kiinteistöleasingrahoituksen kilpailuttamiseen ja siihen liittyvän dokumentaation valmisteluun liittyvät tehtävät Useammat neuvottelut tarjousvaiheessa kuin edellä on mainittu Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 8 Tarjoajalla on oltava riittävä asiantuntemus ja kokemus kaikista em. lisätyötehtävien suorittamisesta vastaavissa elinkaarihankkeissa ja tämä tulee mainita tarjoajan tarjouksessa sekä esittää niiden tilaajien yhteystiedot, joissa vastaavat tehtävät suoritettu. Selvityksessä tulee nimetä tilaajien yhteystiedot tehtäväkohtaisesti. 2.2.1 Kilpailuttamismenettely Konsultti avustaa tilaajaa kilpailuttamisessa. Menettelynä käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Kaikkien tarjouksen jättämisestä kiinnostuneiden osapuolien kanssa käytävissä neuvotteluissa konsultti selvittää yhteistyössä tilaajan kanssa tarjoajien esiin nostamia lisäselvitystä kaipaavia asioita. Toisaalta neuvotteluissa tulee testata laadittua sopimusrakennetta ja sen elinkelpoisuutta siten, että tarjoajien kiinnostus varmistetaan. Lopullinen hankerakenne, maksuperusteet ja tarjouspyyntöaineisto muotoillaan tarjouspyynnöksi neuvottelujen jälkeen. 2.2.2 Tarjousten käsittely Konsultti avustaa tilaajaa tarjousten vertailussa. Vaatimuksena on tarjousten tasapuolinen käsittely. Konsultti osallistuu urakoitsijoiden kanssa käytäviin neuvotteluihin vaitiolo- ja salassapitovelvollisuuden alaisena. Tarjoajilta voidaan pyytää uudet tarkennetut tarjoukset neuvotteluvaiheenjälkeen. Konsultti arvioi tarjousten esittämät rahoitusmallit ja sopimuskokonaisuudet tavoitteena löytää tilaajan kannalta taloudellisesti ja toiminnallisesti paras vaihtoehto. 2.2.3 Toteutusehdotuksen ja valintaesityksen tekeminen Konsultti laatii kunnan toimielimien käsittelyyn ja hyväksyttäväksi: • vertailulaskelmat ja niiden pohjalta ehdotuksen projektin käynnistämiseksi, alkuperäisen laajuisena tai muutettuna, tai esityksen tarjousten hylkäämisestä ja tilahankkeiden toteuttamisesta muulla konseptilla. • ehdotuksen valittavasta tarjouksesta, sopimuskokonaisuudesta ja sopimusehdoista • arvion kunnan vastuista sopimusaikana, ennakoiduilla kustannusten ja rahoituksen ehtojen muutoksilla tarkistettuna, ja sopimuksen päättyessä. 2.2.4 Lopullisten sopimusten laatiminen Konsultti osallistuu asiantuntijana lopullisten sopimusten laatimiseen yhdessä tilaajan ja valitun tarjoajan, rahoittajan yms. kanssa. Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 2.2.5 9 Toiminnan aikaiset konsultin tehtävät Varsinaisten elinkaarisopimusten allekirjoituksen ja sen voimaan saattamiseen liittyvien tehtävien jälkeisistä tehtävistä sovitaan erikseen. Konsultti on käytettävissä kaikkien rakennusinvestointien ajan viimeisen kohteen käyttöönottoon saakka tilaajan asiantuntijana. 2.3 Työsuunnitelma Työnsuunnitelmassa tarjoajan tulee kuvata hankintaprosessin aikataulu vaiheineen. Lisäksi työsuunnitelmassa tulee kuvata vaiheittain elinkaarihankkeen asiantuntijatyöskentely projektissa. Työsuunnitelmassa kuvattavat elinkaarihankkeen vaiheet ovat seuraavat: 1. Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumisilmoittautumisten arviointi 2. Tarjousvaihe 3. Sopimusvaihe Tarjoajan tulee kuvata työsuunnitelmassa enintään kolme vaiheeseen 1 liittyvää tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa selkeästi perusteltuna. Tarjoajan tulee kuvata työsuunnitelmassa enintään neljä vaiheeseen 2 liittyvää tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa selkeästi perusteltuna. Tarjoajan tulee kuvata työsuunnitelmassa enintään kolme vaiheeseen 3 liittyvää tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa selkeästi perusteltuna. 2.4 Konsulttitehtävän aikataulu Konsulttityö pyritään käynnistämään mahdollisimman nopeasti konsultointipalvelun valintapäätöksen jälkeen. Konsulttien tehtävänä on hankintamenettelyn aikataulun laadinta. Tarjoukseen on liitettävä alustava aikatauluehdotus. Tilaajan tavoitteena on, että elinkaarihankkeen alustavat tarjouspyynnöt ovat lähetettävissä hyväksytyn osallistumishakemuksen jättäneille tarjoajille viimeistään toukokuussa 2014. Lopulliset tarjoukset tulisi olla marraskuussa 2014. Tavoitteena on, että valintaesitys tehdään viimeistään joulukuussa 2014 ja varsinainen palvelusopimus/-sopimukset päätöksen lainvoimaistumisen jälkeen. Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 10 Sopimusrakenteen, alustavan sopimusmallin ja maksumekanismien alustavan ehdotuksen tulee olla valmis ennen varsinaisen hankkeen hankintailmoituksen jättämistä. 2.5 Konsultin vastuu Tämän toimeksiannon yleisinä sopimusehtoina käytetään SKOL:n konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995. Mahdolliset tästä sopimuksesta tulevat riitaisuudet, joita osapuolet eivät pysty keskenään sopimaan, annetaan Tuusulan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 2.6 Palkkio Konsultin palkkio on kiinteä kokonaishinta koskien osavaihetta A ”Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumisilmoittautumisten arviointi”. Tarjoajan tulee arvioida tuntimäärä asiantuntijaryhmittäin osavaiheessa B ”Tarjousvaihe ja Sopimusvaihe” ja ilmoittaa tuntiveloitus tarjouslomakkeella liite 3. (kts. kappale 2.8.2). Näin laskettu tuntiarvion ja –veloituksen perusteella laskettu palkkio on kattohinta, jota ei voi ylittää ilman tilaajan suostumusta. Palkkio veloitetaan käyttäen henkilöryhmittäin sovittuja tunti- tai muita aikaveloituksia, joihin sisältyvät palkat sekä sosiaali- ja yleiskustannukset. Matka-aikaa ei korvata. 2.6.1 Kulut Matkakulut sisältyvät kiinteään kokonaishintaan ( osa A ). Muilta osin tarjouksessa tulee esittää arvio matkakuluista. Konsultti saa veloittaa kuluina työohjelman mukaisten matkojen matka-, majoitus- ja päivärahakorvaukset tositteiden mukaisesti. Yleisistä sopimusehdoista poiketen palkkion tulee sisältää avustavat toimistotyöt, postitukset ja A4materiaalin kopioinnin. Konsulttitehtävän laskutus tapahtuu kuukausittain hyväksytyn työmääräilmoituksen mukaan. Laskujen maksuaika on 21 pv netto. 2.7 Vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tai tarjoajana olevan ryhmittymän tulee liittää tarjoukseensa referenssit. Tarjoavan yrityksen tulee olla toiminut tilaajaorganisaation päävastuullisena asiantuntijana vähintään yhdessä suurehkossa rakennuskustannukseltaan vähintään 20 miljoonan euron laajuisessa julkisena hankintana toteutetussa elinkaarihankkeessa viimeisen kolmen vuoden aikana. Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 11 Toimeksiannon / toimeksiantojen on tullut sisältää hankkeen projektinjohto-, taloudellinen, oikeudellinen ja tekninen neuvonanto koko hankintaprosessin aikana aina hankintapäätökseen asti. Vähimmäisvaatimusten täyttyminen tulee esittää tarjouspyynnön / hankintailmoituksen mukaisessa referenssiluettelon muodossa. Referensseistä on mainittava kohde, laajuus, tilaaja ja yhteyshenkilö, ajankohta ja tarjoajan / ryhmittymän roolit hankinnan konsultoinnissa. Tarjouksessa esitettyjä referenssejä tai niihin liittyviä yksityiskohtia ei tarjouksessa saa merkitä liike- tai ammattisalaisuuksiksi. Vain vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoukset otetaan mukaan tarjouskilpailuun. Vastuuhenkilöä ei voida vaihtaa kesken toimeksiantoa ilman tilaajan suostumusta. 2.8 Tarjouksen valintaperusteet 2.8.1 Laatuarviointi Laadun painoarvo on 60 % Tilaajan laatuarviointi koostuu kahdesta osasta: A. Päävastuullisten asiantuntijoiden referenssit (maksimi 50 pistettä ) B. Työsuunnitelma (maksimi 10 pistettä) Laatuarviointi suoritetaan liitteenä 3 olevalla Tarjousten vertailulomakkeella ( excel- laskentataulukko), jossa on myös määritelty tarkemmin tarjoajan saamien laatupisteiden määrä. A. Päävastuullisten asiantuntijoiden kokemus (50 pistettä) Arvioidaan tarjoajan nimeämien vastuuhenkilöiden kokemusta elinkaarihankkeiden hankintaprosessissa tilaajan vastuullisena asiantuntijana toimimisesta: 1. Projektinjohtaja (maksimi 20 pistettä) 2. Taloudellisen neuvonannon vastuuhenkilö (maksimi 10 pistettä) 3. Juridisen neuvonannon vastuuhenkilö (maksimi 10 pistettä) 4. Teknisen neuvonannon vastuuhenkilö (enintään 10 pistettä) Projektinjohtaja voidaan nimetä enintään yhden toisen vastuualueen vastuuhenkilöksi. Muutoin vastuuhenkilöiden tulee olla eri osa-alueilla eri henkilöitä. Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 12 Kunkin vastuuhenkilön kokemusta arvioidaan elinkaarihankkeita koskevien referenssien kautta. Referenssit tulee esittää tarjouspyynnön liitteen mukaisessa referenssiluettelon muodossa. Referensseistä on mainittava kohde, laajuus, tilaaja ja yhteyshenkilö, ajankohta ja vastuuhenkilön rooli hankinnan konsultoinnissa. Tarjouksessa esitettyjä referenssejä tai niihin liittyviä yksityiskohtia ei tarjouksessa saa merkitä liike- tai ammattisalaisuuksiksi. Tilaaja arvioi kunkin vastuuhenkilön kohdalla ilmoitettujen referenssien vastaavuutta nykyisen hankinnan kohteen kanssa sekä niiden relevanssia vastuuhenkilön tehtävien kannalta. Referenssien vastaavuus nykyisen hankinnan kohteen ja vastuuhenkilön tehtävien kannalta sekä referenssien määrän osoittama kokemus vaikuttavat pisteytykseen. Tilaaja varaa mahdollisuuden tarkistaa esitettyjen elinkaarihankereferenssien paikkaansa pitävyyden ja asiantuntijan roolin ko. hankkeessa ja ristiriitatilanteessa hylkäämään tarjouksen. B. Työsuunnitelma (10 pistettä) Työsuunnitelmasta arvioidaan tarjoajan esittämät (kappale 2.3) kymmenen tilaajan kannalta merkittävää asiantuntijatyöskentelyssä huomioitavaa ja tarjousten arvioinnissa arvioitavaa seikkaa sekä niiden perustelut. Tilaaja kiinnittää huomiota työsuunnitelmissa esitettyjen seikkojen innovatiivisuuteen, olennaisuuteen kokonaisuuden kannalta sekä niille esitettyjen perustelujen kattavuuteen. Laatuarviointi suoritetaan liitteenä 3 olevalla Tarjousten vertailulomakkeella (excel- laskentataulukko), jossa on myös määritelty tarkemmin tarjoajan saamien laatupisteiden määrä. 2.8.2 Hinta-arviointi Hinnan painoarvo on 40 %. Hinta tulee tarjouksessa esittää liitteellä 3 seuraavasti: Osa A: Kiinteä kokonaishinta koskien vaihetta ”Hankintailmoituksen jättäminen ja osallistumisilmoittautumisten arviointi” Osa B: Asiantuntijoiden tuntihinta koskien vaihetta ”Tarjousvaihe ja Sopimusvaihe” Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi MÄNTSÄLÄN KUNNAN TILAHANKKEIDEN ELINKAARITOTEUTUS Tekniset palvelut 28.1.2014 13 Tarjoajan esittämän hintojen osissa A ja B avulla lasketaan tarjouksen kokonaishinta. Tarjoaja syöttää hintatiedot liitteeseen 3 ja kokonaishinnan laskenta määritellään liitteessä 3. 2.8.3 Kokonaistaloudellinen arviointi Kokonaistaloudellisessa arvioinnissa laadun painoarvo on 60 % ja hinnan painoarvo on 40 %. Kokonaistaloudellinen arviointi suoritetaan liitteenä 3 olevalla Tarjousten vertailulomakkeella ( excel- laskentataulukko). 2.9 Tarjouksen antaminen Tarjoukseen tulee liittää ne yrityksen ja henkilöstön tiedot, jotka tarjouksen tekijä haluaa valinnassa otettavan huomioon. Työohjelmassa tulee antaa selkeä kuvaus toimeksiannon hoitotavoista, toimenpiteistä ja tässä hankkeessa käytettävistä laadunvarmistusmenettelyistä. Tarjous tulee toimittaa viimeistään torstaina 13.2.2014 klo 12.00 osoitteeseen Mäntsälän kunnan tekniset palvelut, Palvelupiste ”Vinkki”, 04600 MÄNTSÄLÄ. Kuoreen merkintä ”Tarjous elinkaarihankkeen neuvontapalveluista”. Myöhässä saapuneet tarjoukset palautetaan avaamattomina Mäntsälässä 28.1.2014 Hannu Seppälä tekninen johtaja LIITTEET: 1. Tarjoavan yrityksen referenssilomake vähimmäisvaatimuksia varten 2. Tarjoajan nimeämien asiantuntijoiden referenssilomake laatupisteytystä varten 3. Tarjousten vertailulomake ( excel- laskentataulukko) Mäntsälän kunta, Tekniset palvelut Heikinkuja 4, 04600 Mäntsälä puh. (019) 264 5000 fax (019) 264 5212 [email protected] www.mantsala.fi