JANAKKALAN SEURAKUNTA Kirkkoneuvosto 11.6.2013 PÖYTÄKIRJA 5/2013 Aika 11.6.2013 klo 17.30 - 19.05 Paikka Turengin seurakuntakeskus Läsnä Riikonen Pekka Elo Veijo Ilmarinen Liisa Kiukkonen Sirpa Pihkala Isto Selinummi Aila Kostamo Pirkko Virtanen Markku puheenjohtaja jäsen jäsen jäsen jäsen varapuheenjohtaja varajäsen jäsen Poissa Lassila Mirja Stenberg-Salonen Heli Aarnio-Närhi Hannele jäsen jäsen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Muut osallistujat Taponen Auvo, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Virtanen Arja, talouspäällikkö Jokela Sinikka, tiedottaja Asiat 75 - 92 Allekirjoitukset Pekka Riikonen puheenjohtaja Arja Virtanen sihteeri Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty 13.6.2013 Liisa Ilmarinen Sirpa Kiukkonen ____________________________________________________________________________________ Kuulutus pöytäkirjan nähtävänä olosta on ollut seurakunnan ilmoitustaululla 14.6. – 13.7.2013 Arja Virtanen talouspäällikkö ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 A s i a l u e t t e l o 5/2013 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88. 89. 90. 91. 92. Kokouksen avaus Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Työjärjestys Pöytäkirjan tarkastajat Kirkkoneuvoston kokousasiakirjojen lähettäminen sähköisesti neuvoston jäsenille Tiedoksi saatettavien pöytäkirjojen tuominen kirkkoneuvoston nähtäväksi Kolehtisuunnitelma heinä-joulukuu 2013 Yhteisvastuukeräyksen tulos Vuoden 2014 talousarvion sekä vuosien 2015 - 2016 toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelu Harkinnanvaraisen palkanosan maksaminen 1.4.2013 alkaen Tampereen IT-yhteistyöalueen seurakuntien tietoturvapolitiikka Salassapitositoumukset Leppäkosken seurakuntatalon myynnin edistyminen Henkilöstöasia Henkilöstöasia Ilmoitusasiat Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Kokouksen päättäminen PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 75. Kokouksen avaus Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.30. 76. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Ehdotus: Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kirkkoneuvoston päätös: Todettiin. 77. Työjärjestys Ehdotus: Hyväksytään asiat käsiteltäviksi esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 78. Pöytäkirjan tarkastajat Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi aakkosjärjestyksen mukaan Liisa Ilmarinen ja Sirpa Kiukkonen. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 79. Kirkkoneuvoston kokousasiakirjojen lähettäminen sähköisesti neuvoston jäsenille Kirkkoneuvoston kokouksiin lähetetään nykyään sekä kutsu että esityslista liitteineen paperisina tulosteina postitse. Suurin osa käsiteltävistä asioista on luonteisia, ettei liitteitä ole tarkoituksenmukaista säilyttää kokouksen jälkeen. Muutoinkin kokouspapereista kertyy säilytettävää materiaalia jäsenille vuosien aikana melkoisesti. Useissa seurakunnissa on otettu käyttöön sähköinen kokouspapereiden lähettäminen. Tästä on hyviä kokemuksia, sillä tämä toimintatapa on nopeuttanut ja tukenut tiedonsaantia, poissaolojen ilmoittamista ja neuvoston jäsenten omaa sähköistä arkistointia. Tarkoituksenmukaista olisi kuitenkin edelleenkin lähettää talousarvio- ja tilinpäätösmateriaali paperitulosteena, sillä niiden tulostaminen kotona on kallista ja aikaa vievää. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto keskustelee kokousasiakirjojen lähettämisestä sähköisesti ja päättää, että 20.8.2013 alkavasta kokouksesta lähtien kirkkoneuvoston PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 kokousmateriaali lähetetään pääsääntöisesti sähköisesti niille jäsenille, joilla on sähköpostiosoite. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 80. Tiedoksi saatettavien pöytäkirjojen tuominen kirkkoneuvoston nähtäväksi Kirkkovaltuuston ja eri johtokuntien pöytäkirjat on ennen kirkkoneuvoston kokousta kopioitu ja lähetetty kokousasiakirjojen kanssa tiedoksi kirkkoneuvoston jäsenille. Johtokuntien pöytäkirjat valmistuvat eri aikatauluilla kokousten jälkeen. Paperitulosteiden vähentämiseksi tarkastetut pöytäkirjat voisi jatkossa lähettää kirkkoneuvoston esityslistan liitteinä sähköisesti. Johtokunnan kokouksessa olleet liitteet ja alkuperäiset pöytäkirjat olisivat nähtävillä kirkkoneuvoston kokouksessa. Kirkkovaltuuston pöytäkirjat on nähtävillä pöytäkirjantarkastuksen jälkeen seurakunnan internet-sivuilla Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto keskustelee kirkkovaltuuston ja johtokuntien pöytäkirjojen paperikopioiden tarpeellisuudesta kirkkoneuvoston esityslistan liitteenä. Kirkkoneuvosto päättää, että alkuperäiset pöytäkirjat liitteineen on nähtävillä kirkkoneuvoston kokouksessa ja tarkastetut johtokuntien pöytäkirjat lähetetään kirkkoneuvoston jäsenille sähköisesti ennen kirkkoneuvoston kokousta niille jäsenille, joilla on sähköpostiosoite. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 81. Kolehtisuunnitelma heinäkuu-joulukuu 2013 Ehdotus kolehtisuunnitelmaksi heinäkuu- joulukuu 2013 on esityslistan liitteenä. Kirkkoherran ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan liitteen mukaisen kolehtisuunnitelman liitteen nro 1 mukaan. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 82. Yhteisvastuukeräyksen tulos 2013 Vuoden 2013 yhteysvastuukeräyksen bruttotuotot olivat 8.304,54 (v. 2012 tuotot olivat 10.281,77) €. Keräyskulut olivat 1.063,13 (485,30) €. Keräyksen nettotulos oli 7.241,41 (9.796,47) €, joten kasvua edellisestä vuodesta oli -2.555,06 (2.204,75) € eli -26,08 (29,04) %. Liite nro 2. PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 Talouspäällikön ehdotus: Merkitään tiedoksi. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 83. Vuoden 2014 talousarvion sekä vuosien 2015 - 2016 toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelu Talouspäällikkö on laatinut selvityksen tämänhetkisestä taloudellisesta tilanteesta vuoden 2014 talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatimista varten. Liite nro 3. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto keskustelee vuoden 2014 talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman valmistelusta ja hyväksyy talousarvion laadintaohjeet. Kirkkoneuvoston päätös: Kirkkoneuvosto keskusteli ja hyväksyi talousarvion laadintaohjeet. Lisäksi päätettiin perustaa kiinteistöjä ja investointeja pohtimaan työryhmä. Työryhmänä toimii johtoryhmä lisättynä Isto Pihkalalla. 84. Harkinnanvaraisen palkanosan maksaminen 1.4.2013 alkaen. Kirkkoneuvosto on päätöksellään 4.9.2012 päättänyt ottaa seurakunnassa käyttöön harkinnanvaraisen palkanosan. Ensimmäinen kuuden kuukauden arviointijakso on päättynyt 31.3.2013 ja palkanosan maksaminen alkaa 1.4.2013. Kirkon työmarkkinalaitokselta on saatu lupa maksaa palkanosa takautuvasti 1.4.2013 lähtien kesäkuun loppuun mennessä, jotta tarvittavat neuvottelut, arvioinnit ja päätökset ehditään tällä ensimmäisellä jaksolla tehdä. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää maksaa 13 viran-/toimenhaltijalle harkinnanvaraista palkanosaa yhteensä 576,74 euroa kuukaudessa. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 85. Tampereen IT-yhteistyöalueen seurakuntien tietoturvapolitiikka Tampereen IT-alueen johtokunta on hyväksynyt yhteistyöalueen seurakuntien tietoturvapolitiikan ja henkilöstön tietoturvaoppaan kokouksessaan 13.3.2013. Tampereen IT-yhteistyöalue on lähettänyt yhteistyöalueen seurakunnille Tietoturvapolitiikan (liite 4). Tietoturvallisuuden tavoitteena on mahdollistaa kirkossa määritellyn ja ITalueella sovitun tietoturvan saavuttaminen luomalla menettelyt ja hallintaprosessit palveluiden turvalliseen ylläpitoon, kehittämiseen sekä hankintaan. PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 Tietoturvan ja muiden tietohallinnon riskien hallinnan tulee olla osa seurakunnan kokonaisvaltaista riskienhallintaa ja johtamisjärjestelmää. Riskienhallinnassa on kyse järjestelmällisestä seurakunnan tavoitteisiin ja toimintaan vaikuttavien epävarmuus- ja uhkatekijöiden tunnistamisesta ja niihin varautumisesta. Tietoturvapolitiikka, tietoturvamääräykset ja IT-yhteistyöalueen toiminnassa sovellettavat tietoturvakäytännöt perustuvat Kirkkohallituksen tietoturvapolitiikkaan ja tietoturvamääräyksiin sekä säädöksiin ja määräyksiin, toiminnan riskiarviointeihin ja julkishallinnon JHSsuosituksiin. Henkilöstön tietoturvaoppaaseen (liite 5) on koottu keskeisimmät tietoturvallisuuden perusasiat muistilistamuotoisena helpottamaan sen käyttöä. Opas toimii myös uuden työntekijän perehdytyksen yhteydessä. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy IT-yhteistyöalueen tietoturvapolitiikan ja henkilöstön tietoturvaohjeet. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 86. Salassapitositoumukset Edellisessä pykälässä mainittuun tietoturvallisuuteen liittyen jokaisen seurakunnan työntekijän ja vapaaehtoisen tulee allekirjoittaa salassapitositoumus, jos hänen tehtävää hoitaessaan on mahdollista saada salassapidon piiriin kuuluvia tietoja. Ohessa (liite nro 6) on Tampereen IT-yhteistyöalueen laatimat salassapitolomakkeet seurakunnan palveluksessa oleville ja luottamushenkilöille sekä vapaaehtoisille molemmille omansa. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää ottaa käyttöön ohessa olevat salassapitolomakkeet. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 87. Leppäkosken seurakuntatalon myynnin edistyminen Leppäkosken seurakuntatalosta on kirjoitettu esisopimus ilman kaupanvahvistajan allekirjoitusta (ehdollisuus) 1.2.2013. Kirkkovaltuusto teki päätöksen myynnistä 12.3.2013. Sen jälkeen pyydettiin lausunto Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulilta, joka lähetti lausuntonsa Kirkkohallitukseen, joka on käsitellyt asian 2.5.2013. Kirkkohallitus vahvisti (kirkkovaltuuston päätöksen) kaupan ostajan Taina Toivasen kanssa kauppahinnalla 145.000 euroa. Kauppa ei kuitenkaan toteutunut esisopimuksessa asetettuun viimeiseen kauppakirjan allekirjoituspäivään 31.5.2013 mennessä. Näin ollen kauppa katsotaan rauenneeksi. PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 Koska myynnistä on kirkkovaltuuston päätös, aloitetaan myynti uudelleen ja kaupan peruuntumisesta viedään tieto valtuustolle. Uuden ostajan löydyttyä kirkkovaltuusto tekee päätöksen myynnistä. Kaupasta tulee pyytää lausunto Tampereen tuomiokapitulilta ja vahvistus Kirkkohallitukselta. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi, ettei kiinteistökauppa Taina Toivasen kanssa toteutunut ja että Leppäkosken seurakuntatalon myynti lähtee uudelleen käyntiin. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 88. Henkilöstöasia ----------------------------------------- 89. Henkilöstöasia ------------------------------------------- 90. Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirjeet Nro 9/2013 - Sähköiseen asiakirjahallintoon yhteinen tehtäväluokitus ja esimerkkimalleja Työmarkkinalaitoksen yleiskirjeet Nro A10/2013 - Kirkon työpaikkatorin käyttöönotto Nro A11/2013 - Henkilöstövaihdoksia Kirkon työmarkkinalaitoksen toimistossa - Kirkon työmarkkinalaitoksen toimisto suljettuna Yleiskirjeet löytyvät netistä osoitteesta www.sakasti.fi/yleiskirjeet Kokouksessa nähtävänä: Nuorisotyön johtokunnan pöytäkirja 15.5.2013 Lapsityön johtokunnan pöytäkirja 4.6.2013 Kirkkohallitus on vahvistanut kokouksessaan 2.5.2013 Leppäkosken seurakuntataloa koskevan kirkkovaltuuston päätöksen. Osavuosikatsaus I/2013 tammi-huhtikuulta 2013. PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU ____________________________________________________________________________________ JANAKKALAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2013 Kirkkoneuvosto 11.6.2013 Kirkkopalvelujen yhdistyksen kokouksessa 17.5.2013 valittiin kirkkoherra Pekka Riikonen Kirkkopalvelut ry:n valtuustoon. Hilda-Pauliina säätiön tilinpäätös Hilda-Pauliina säätiö on kokouksessaan 6.5.2013 § 19 ilmoittanut valmiutensa avustaa taloudellisesti vanhuksille järjestettäviä tilaisuuksia. Kirkkoherran ehdotus: Merkitään tiedoksi. Kirkkoneuvoston päätös: Ehdotuksen mukaan. 91. Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Kirkkoneuvoston päätös: Liite nro 8. 92. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja totesi kokouksen päättyneeksi kello 19.05 PÖYTÄKIRJA TARKASTETTU