Matkalla kohti avointa digitaalista arkistoa
Matkalla kohti avointa digitaalista arkistoa Tietopalvelun toimintamuotojen päivittäminen tietoyhteiskunnan aikakaudelle Ylemmän arkistotutkinnon kirjoitelma Olli Alm Filosofian maisteri Mikkeli 25.7.2013 2 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO........................................................................................................................................... 3 1.1. Digitaalinen vallankumous koskettaa arkistojakin ....................................................................... 3 1.2. Tutkimustehtävä........................................................................................................................... 6 1.3. Lähteet ja kirjallisuus .................................................................................................................... 7 2. ASIAKIRJOJEN KERÄILYSTÄ DIGITAALIARKISTOIHIN .......................................................................... 10 2.1. Asiakirjalähteiden keräily- ja julkaisutoiminta ........................................................................... 10 2.2. Hakemistojen kehittäminen ja tutkijapalvelu ............................................................................ 12 2.3. Ensimmäiset digitaaliset palvelut ............................................................................................... 14 2.4. Digitaaliset arkistot ja digitaalisen aineiston kasvu.................................................................... 19 2.5. Perinteisen tietopalvelun nykyiset muodot ............................................................................... 22 3. KOHTI AVOINTA DIGITAALISTA KULTTUURIA .................................................................................... 27 3.1. Sanastopohjaiset ontologiat....................................................................................................... 27 3.2. Tiedon yhdisteleminen ............................................................................................................... 29 3.3. Julkisten tietovarantojen linkittäminen ..................................................................................... 31 3.4. Käyttäjien panoksen hyödyntäminen eli crowdsourcing ........................................................... 33 3.5. Sosiaalinen media ja vuorovaikutteisuus ................................................................................... 34 4. ESIMERKKITAPAUKSET (CASE STUDIES)............................................................................................. 37 4.1. Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä ...................................................................... 37 4.2. Arkistokuvailun uudistaminen.................................................................................................... 39 4.3. Kansalliset ontologiapalvelut ..................................................................................................... 43 5. MÄÄRÄNPÄÄNÄ AVOIN JA ASIAKASLÄHTÖINEN ARKISTO................................................................ 46 LÄHTEET................................................................................................................................................. 50 3 1. JOHDANTO 1.1. Digitaalinen vallankumous koskettaa arkistojakin Digitaalisten palveluiden keskellä kasvaneelle nuorelle saapuminen arkistoon voi olla melkoinen elämys. Mikä on tämä kummallinen vanhalta paperilta tuoksuva paikka, jossa tieto tuodaan käyttäjälle kärryillä jostakin toisesta huoneesta? Minkä takia asiakkaiden on istuttava tiukasti tutkijasalissa, miksi he eivät voi katsella asiakirjoja omassa kodissaan tietokoneelta? Edellä kuvatun kaltaisia tilanteita tulee eteen meille arkistojen asiakaspalvelussa työskenteleville henkilöille päivittäin. Eikä kyse ole vain teineistä tai nuorista aikuisista. Vastaavia ”eikö nämä olekaan netissä?” –kysymyksiä kuulee tänä päivänä yhä useammin myös eläkeläisiltä. Arkistojen perinteisiä tietopalvelun toimintatapoja voi aivan perustellusti pitää jonkinlaisena muinaisjäänteenä 1900-luvulta – ellei jopa varhaisemmaltakin ajalta. Toki kyse on ennen kaikkea arkistojen resurssien rajallisuudesta suhteessa säilytyksessä oleviin valtaviin aineistomääriin. Vaikka digitointimenetelmät ovat kehittyneet vauhdilla ja tallennusjärjestelmien kapasiteetit myös, niin siitä huolimatta Suomen arkistojen kaiken aineiston digitointi olisi vuosikymmenien tai jopa vuosisatojen urakka. Resurssit – kuten käytettävissä oleva rahoitus ja teknologia – sanelevat pitkälti arkistojen toimintaa.1 Toinen hyvin merkittävä hidaste on kuitenkin henkistä laatua. Arkistot ovat olleet hyvin varovaisia uuden teknologian hyödyntämisessä. Pelkona on ennen kaikkea se, että vapaassa 1 Esimerkiksi Kansallisarkiston hyvin mittavissa digitointihankkeissa vuosina 2009 ja 2010 digitoitiin yhteensä noin 8,75 miljoonaa asiakirjaa, joka vastaa noin 875 hyllymetriä. Kuitenkin samaan aikaa Arkistolaitoksen kokonaisaineistomäärä karttui 14 537 hyllymetrillä. Lähde: Kansallisarkiston digitointihankkeen loppuraportti; Arkistolaitoksen vuosikertomuksien 2009 ja 2010 tilasto-osio. 4 jakelussa olevia aineistoja ei voida kontrolloida riittävästi, ja että arkisto ei tällöin voi säilyttää omaa auktoriteettiasemaansa suhteessa aineistoon. Käsitys, jonka mukaan arkistonhoitaja on säilyttämänsä aineiston paras asiantuntija, elää sitkeästi. Maailma kuitenkin muuttuu ympärillämme vinhaa vauhtia. Niin yrityksiltä kuin viranomaisiltakin vaaditaan digitaalisia palveluita. Julkisella rahalla tuotettujen aineistojen – niin syntysähköisten kuin myös digitoimalla luotujen – odotetaan olevan vapaasti jaossa. Internetistä on kehittynyt hallitsematon avoin tietoverkko, joka kilpailee perinteisten muistiorganisaatioiden kanssa ihmisten tiedonjanon tyydyttämisestä. Nykyaikana tietoa, joka ei ole Internetissä, ei ole olemassakaan. Wikipedia, YouTube, Flickr ja Google tarjoavat käyttäjilleen lähes äärettömän määrän tietoa ja digitaalisia aineistoja. Luotettavan tiedon tarjoamisen sertifikaatistaan tiukasti kiinni pitävät muistiorganisaatiot ajautuvat tiedonetsinnässä entisestään syvemmälle marginaaliin. Jokaisella Internetin käyttäjällä on ulottuvillaan valtava määrä jatkuvasti uudistuvaa tietoa. Internet-palveluista on vihdoin tullut myös aidosti vuorovaikutteisia ja kaksisuuntaisia. Enää ei pelkästään katsella sisältöjä, vaan nyt niitä myös luodaan, muokataan, kommentoidaan ja jaetaan kavereille. Sosiaalisesta mediasta on tullut arkipäivää. Twitterin ja Facebookin avulla voidaan organisoida mielenosoituksia, kaataa hallituksia, äänestää omaa suosikkia reality-ohjelmassa tai vaikkapa pistää pystyyn mielenilmaus jotakin havaittua epäkohtaa vastaan. Ei ole pelkkä latteus todeta, että maailma on muuttunut pienemmäksi, hektisemmäksi ja pinnallisemmaksi digitaalisen vuorovaikutuksen ansiosta. Elinkeinoelämän tutkimuslaitoksen (ETLA) julkaisemassa tuoreessa tutkimuksessa (2012) kerrotaan, että olemme digitaalisessa palvelutaloudessa siirtymässä rakentamisesta hyödyntämiseen. Digitaalitaloudessa korostuvat itsepalvelu, vertaistuotanto, epäsuorat ansaintamallit ja muu kuin markkinavaihdanta. Tutkimuksen perusajatus on se, että näkyvän talouden rinnalle on syntynyt näkymätön virtuaalitalous, jonka kasvavaa merkitystä emme ole 5 vielä ymmärtäneet ja joka menee pääosin taloudellisen tilastoseurannan ohi. ICT-teknologia2 on aiheuttamassa suurempaa muutosta kuin höyrykoneen edesauttama teollinen vallankumous tai siirtyminen teollisuustuotannosta palveluyhteiskuntaan.3 Tämän muutoksen voi sanoa aiheuttaneen suurta hämmennystä myös arkistonhoitajien keskuudessa. Ammattikuntamme on yllätetty muutoksen nopeudella aivan samalla tavalla kuin suuri yleisökin. Tietojenkäsittelyn automatisoinnin hyödyt aineiston hallinnassa ymmärrettiin arkistoissa kyllä nopeasti, mutta 1990-luvun puolivälin jälkeen alkaneen ICTvallankumouksen merkitystä ei ole samalla tavalla ymmärretty. Tästä hyvänä esimerkkinä toimii the American Archivistin erikoisnumero talvelta 1994, jonka teemana on visio 2020. Ennustuksissa kyllä luotiin tarkkoja arvioita laitteisto- ja ohjelmistokehityksestä, tietokoneiden laskentakapasiteetin kasvamisesta, tallennuskapasiteetin kehittymisestä ja jopa tietoverkkojen nopeuden kasvamisesta, mutta Internetin läpimurto, palveluiden vuorovaikutteisuus, sosiaalinen media ja käyttäjien osallistaminen puuttuvat niin sanoina kuin ajatuksinakin.4 Edellä on lyhyesti kuvattu niin sanotun ICT-vallankumouksen aiheuttamia muutoksia maailmassa viimeisen parinkymmenen vuoden ajalta sekä tuotu esille se, että arkistot ja arkistonhoitajat olivat valmistautumattomia nopean muutoksen kohtaamiseen. Tarkoitukseni ei kuitenkaan ole jälkiviisastella, vaan tässä tutkimuksessa pyrin ensinnäkin lyhyesti kuvaamaan sen kehityskaaren, kuinka arkistojen nykyiset tietopalvelut ovat syntyneet. Sen jälkeen selvitän niitä isoja kehitystrendejä, joiden mukaan nykyinen tietoyhteiskunta ja digitaaliset palvelut kehittyvät. Lopuksi esittelen kolme esimerkkitapausta, jotka toivottavasti selventävät aiemmissa luvuissa esiteltyjä asioita. Aihe on minulle henkilökohtaisesti tärkeä, sillä työskentelen Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelun, aineistonhallinnan ja kehittämishankkeiden parissa juuri 2 Lyhenne ICT tarkoittaa Information and Communications Technology, eli suomeksi tieto- ja viestintäteknologia. Se on viime vuosina korvannut käytössä suppeampaa IT-lyhennettä, joka tarkoittaa informaatioteknologiaa. Aikaisemmin käytettiin yleisesti myös lyhennettä ATK, eli automaattinen tietojenkäsittely, mutta se termi on nykyään hävinnyt lähes kokonaan pois käytöstä. 3 Lehti, Rouvinen & Ylä-Anttila 2012, 5-21. 4 the American Archivist. Special Issue 2020 Vision. 6 näiden kyseisten asioiden äärellä. Vastaan arkistomme tietopalvelusta, aineistojen hallinnasta ja käsittelystä sekä kehittämistoiminnasta. ’Leipätyössäni’ askartelen siis näiden tässä tutkielmassa mainittujen asioiden parissa päivittäin. 1.2. Tutkimustehtävä Tutkimukseni tavoite on selvittää, kuinka arkistot voisivat uudistaa digitaalisia palveluitaan vastaamaan 2010-luvun vaatimuksia. Aluksi täytyy kuitenkin tehdä niin sanottu nykytilan kuvaus, joten ensimmäinen tutkimuskysymys koskee sitä, kuinka arkistojen tietopalvelun nykyiset toimintamuodot ovat syntyneet? Käyn vaihe vaiheelta läpi arkistojen tietopalvelun eri vaiheita, jolloin tuloksena syntyy käsitys siitä, kuinka nykyhetkeen on tultu. Toinen ja kolmas tutkimuskysymys koskee sitä, että mitkä ovat muistiorganisaatioiden kannalta merkittävimmät verkkopalveluiden kehittämiseen liittyvät kehitystrendit ja kuinka niitä voitaisiin hyödyntää esimerkiksi arkistosektorilla? Pyrin vastaamaan näihin kysymyksiin kirjoitelman kolmannessa pääluvussa, jossa esittelen näitä trendejä ja niiden sovellusmahdollisuuksia. Konkreettiselle tasolle edetään neljännessä pääluvussa, jossa esimerkkitapausten (case) avulla esittelen kolmannessa luvussa esiteltyjen tekniikoiden varhaisia sovelluksia. Merkittävyytensä takia Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoiman Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä saa kunnian olla ensimmäisenä vuorossa. Toisena case-esimerkkinä nostan esille Kansallisen arkistokuvailun kehittämisen, koska se on kontekstuaalisen kuvailun kärkihankkeita koko maailmassa. Kolmas case on FinnONTO-hanke ja kansallisten ontologiapalveluiden kehittäminen. 7 Lukija voi halutessaan nähdä tämän opinnäytetyön osana arkistot 2.0 –viitekehystä. Kyseisellä termillä tarkoitetaan niin sanottujen web 2.0 –tekniikoiden soveltamista arkistojen sähköisessä tietopalvelussa. 2.0 palveluiden kohdalla viitataan usein teknologioihin, mutta luonteeltaan muutos vanhaan on pikemminkin ideologinen. 2.0 palvelut korostavat sosiaalisuutta ja vuorovaikutteisuutta. Niissä käyttäjän tuottamalla tiedolla on keskeinen rooli, ja monesti koko palvelun menestys perustuu käyttäjien osallistamiseen. Arkistot 2.0 ajattelussa asiakkaista tulee passiivisten vastaanottajien sijasta aktiivisia osallistujia, jotka itse käyttävät, täydentävät ja jakavat sisältöä.5 Tässä tutkimuksessa käsittelemäni asiat ovat kuitenkin jonkin verran laajempia kuin vain arkistot 2.0 –ajatteluun liittyviä. Esimerkiksi arkistokuvailun kehittämistä ja ontologioiden hyödyntämistä koskevat osiot keskittyvät syvemmälle arkistokuvailun rakenteisiin kuin pelkästään asiakasrajapinnalla tapahtuviin asioihin. Asiakaslähtöisesti ajateltuna esittämäni asiat kuitenkin näkyvät loppukäyttäjälle nimenomaan aikaisempaa vuorovaikutteisempana, sosiaalisempana ja tasa-arvoisempana palveluna. Siksi arkistot 2.0 –näkökulma käy ihan hyvin, jos aihetta katsotaan nimenomaan palvelun järjestämisen, eikä esimerkiksi tietojärjestelmien suunnittelun kannalta. 1.3. Lähteet ja kirjallisuus Kotimaisen arkistotieteellinen tutkimuksen ohuudesta johtuen tutkimukseni lähteet ovat pääasiassa peräisin ulkomaisista arkistoalan julkaisuista, tai sitten vaihtoehtoisesti kotimaisesta muun alan tutkimuskirjallisuudesta. Kotimaisista lähteistä nostaisin esille Ari Häyrisen väitöskirjan Open Source Digital Heritage – Digital Surrogates, Museums and Knowledge Management in the Age of Open Networks (2012), joka vaikkakin koskettelee museosektoria, niin sen huomiot ovat yhtälailla tärkeitä arkistosektorillakin. 5 Ks. esim. Kilkki 2010, 9-10. 8 Kotimaisesta tutkimuskirjallisuudesta nostaisin esille vielä pari teosta. Ensinnäkin Etlatieto Oy:n hankkeessa Uusi palvelutalous sekä Elinkeinoelämän Tutkimuslaitoksen ETLAn hankkeessa ICT, palveluinnovaatiot ja tuottavuus syntynyt teos Suuri hämmennys. Matti Lehden, Petri Rouvisen ja Pekka Ylä-Anttilan kirjoittamassa teoksessa käsitellään työtä ja tuotantoa digitaalisessa murroksessa. Olen käyttänyt kirjaa ennen kaikkea kuvaamaan sitä muutosta, jonka ICT-vallankumous on Suomessa ja maailmalla aiheuttanut. Viimeisimpänä, muttei suinkaan vähäisimpänä, kotimaisista teoksista mainitsen Martti Kerkkosen kirjan Suomen arkistolaitos Haminan rauhasta maan itsenäistymiseen. Kyseinen teos toimii päälähteenä luvuissa, joissa käsittelen arkistojen tietopalvelun varhaisia vuosia. Kotimaisia arkisto-alan oppikirjoja olen käyttänyt kuvaamaan käsittelemäni ajankohdan käsityksiä esimerkiksi automaattisen tietojenkäsittelyn mahdollisuuksista. Oppikirjat ovat varmasti kaikille arkistonhoitajille hyvin tuttuja, ja siten olleet vahvasti muovaamassa kulloinkin vallalla ollutta paradigmaa. Näistä oppikirjoista mainittakoon Pirkko Rastaan kirjoittamat ’klassikot’ Keskiasteen arkisto-oppi (1985) ja Arkistotoimi ja asiakirjahallinto (1991) sekä hieman tuoreempi, Jari Lybeckin toimittama, Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti (2006). Hieman vastaavalla tavalla olen koettanut saada ajankuvaa vanhoista arkistoalan aikakauskirjoista, kuten Liikearkisto-lehdestä (nykyinen Faili). Ulkomaiset lähteet ovat pääasiassa tieteellisiä artikkeleita, joita olen löytänyt Internetin artikkelitietokannoista tai arkistoalan aikakauskirjoista. Useimmat niistä käsittelevät niin sanottua Arkistot 2.0 –ajatusta, joka on arkistosektorille tuotu käsite Web 2.0 –tekniikoiden ja toimintamallien hyödyntämisestä arkistojen tietojärjestelmissä. Näistä mainittakoon Joy Palmerin artikkeli Archives 2.0: If We Build It, Will They Come sekä Marta Nogueiran Archives in Web 2.0: New Opportunities. Kumpaakin artikkelia voidaan pitää jo osittain vanhentuneena, mutta se ehkä osaltaan kuvastaa muutoksen etenemisnopeutta; perinteiset tieteelliset julkaisut eivät meinaa pysyä perässä. Kotimaassa aihetta on käsitellyt ennen kaikkea Jaana Kilkki, jonka Faili-lehdessä julkaistu artikkeli Tutkijasali-tilasta virtuaalitietopalveluun saattoi toimia jonkinlaisena alkukipinänä koko tämän opinnäytetyön kirjoittamiselle. 9 Tutkimuskirjallisuuden lisäksi käytän tutkielmassani lähteinä mm. eri arkistojen toimintakertomuksia sekä kehittämishankkeiden loppu- ja väliraportteja sekä muita julkaisuja. Näistä mainitsemisen arvoisia ovat Arkistolaitoksen ja Yksityisten keskusarkistojen vuosien 2009 ja 2010 isojen digitointihankkeiden loppuraportit sekä Outi Hupaniitun laatima tutkimus Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot vuodelta 2012. Jälkimmäinen on niitä harvoja lähteitä, joissa tuodaan esille muistiorganisaatioiden asiakkaiden toiveet digitaalisten palveluiden osalta. 10 2. ASIAKIRJOJEN KERÄILYSTÄ DIGITAALIARKISTOIHIN 2.1. Asiakirjalähteiden keräily- ja julkaisutoiminta Arkistot ovat kautta olemassaolonsa palvelleet ensisijaisesti hallintoa, olipa kyse sitten julkishallinnosta tai yksityisestä toiminnasta. Arkiston tehtävä on ollut tukea asiakirjat luonutta tahoa, kuten esimerkiksi kirkkoa, hallitsijaa tai kauppiasta. Arkistoon päätyneet asiakirjat on säilytetty siksi, että niistä on ollut hyötyä hallinnolle. Vasta tieteellisen historiantutkimuksen syntymisen seurauksena on asiakirjoilla katsottu olevan laajempaakin yhteiskunnallista informaatioarvoa.6 Suomessa valtiolliseksi keskusarkistoksi syntyi autonomian ajan alussa senaatin arkisto, johon Haminan rauhansopimuksen mukaisesti siirrettiin Suomea koskevat asiakirjat Ruotsin arkistoista. Senaatin arkisto sai ensimmäisen arkistonhoitajan vuoden 1817 alussa, mutta edelleenkin arkiston ainut tehtävä oli palvella keskushallintoa. Arkisto avattiin yleisön käyttöön vasta 1859, ja vuonna 1869 sen nimi muutettiin Valtionarkistoksi.7 Historiantutkimuksen lähdeaineistona 1800-luvun alkuvuosikymmeninä käytettiin ensisijaisesti painettua kirjallisuutta, käsikirjoituksia, asiakirjajäljennöksiä sekä alkuperäisiä asiakirjoja. Yksityiset keräilijät pyrkivät keräämään historiallista aineistoa omiin kokoelmiinsa niin yksityisistä arkistoista kuin viranomaisarkistoistakin. Historiantutkimuksen lähdeaineistona käytettiinkin etupäässä näitä yksityisiä kokoelmia, eikä varsinaisia arkistolähteitä. Tutkimuksen käyttöön yksityisissä kokoelmissa olevia asiakirjoja saatiin entistä paremmin, kun niitä alettiin julkaista julkaisusarjoissa. Kirkollisten ja valtiollisten asiakirjojen julkaiseminen alkoi Ruotsissa vuonna 1829, kun valtionantikvaari J. G. Liljegren 6 7 Lybeck 2006, 205-214. Kerkkonen 1988, 9-14, 11 käynnisti Diplomatarium Suecanumin toimittamisen. Siinä julkaistiin monia Suomessakin säilytettyjä asiakirjoja niin yksityisistä kokoelmista kuin myös julkisista arkistoista.8 Suomalaisista tutkijoista Carl Axel Gottlund oli merkittävässä asemassa julkaistessaan Ruotsin valtionarkiston Suomen historiaa koskevia dokumentteja teoksissaan Otava I ja II vuosina 1828 ja 1832. Gottlund alkoi vuonna 1838 myös julkaista luetteloa keräämistään asiakirjoista ja käsikirjoituksista, ja vuonna 1860 senaatti lunasti Gottlundin asiakirjakokoelman valtiolle.9 Liljegrenin ja Gottlundin aikakaudella kiinnostus asiakirjalähdepohjaiseen historiantutkimukseen oli selvästi jo alkanut, mutta toimintatapa oli vielä arkaaista ’metsästäjä-keräilyä’. Arkistot eivät palvelleet tutkijoita asianmukaisilla tutkijasaleilla ja kattavilla arkistoluetteloilla, vaan tutkijat itse penkoivat Ruotsin kuninkaanlinnan pölyisiä kellareita ja ullakoita toiveenaan löytää ”mehukkaita” asiakirjalöytöjä. Kukin tutkija keräsi näitä asiakirjahelmiä omiin kokoelmiinsa ja julkaisi niitä ehkä sitten omissa julkaisuissaan tai julkaisusarjoissa. Viranomaiset avasivat arkistonsa tutkijoille, ja samalla syntyi läheinen vuorovaikutussuhde arkistojen ja historiantutkijoiden välille. Toimintatapoja siirtyi myös tutkijoilta arkistonhoitajille, ja 1800-luvulla syntyikin niin sanottu historiantutkijanarkistonhoitajan – käsite. Arkistonhoitajalla oli tiiviit suhteet tutkijayhteisöön ja hän itsekin piti julkaisutoimintaa keskeisenä osana työnkuvaansa. Historiantutkija-arkistonhoitajan – perinne on säilynyt vahvana nykypäivään saakka, koska edelleenkin suuri osa meistä arkistonhoitajista on suorittanut historiantutkijan opinnot yliopistossa. Tuolloin 1800-luvun alkupuoliskolla ymmärrettiin siis jo alkuperäisasiakirjojen arvo historiantutkimuksessa, mutta ei ehkä vielä nykykielellä ilmaistuna asiakirjakokonaisuuksien eheyttä ja alkuperäisyyttä. Keräämällä ’rusinoita pullasta’ pystyttiin jo luomaan jonkinasteista kuvaa Ruotsin valtakunnan – ja siinä sivussa myös Suomen alueen – historiasta, mutta missään nimessä kattavaa kuvaa sillä menetelmällä ei saatu. Seuraavassa luvussa 8 9 Kerkkonen 1988, 9-27. Kerkkonen 1988, 20-22. 12 kerrotaankin, kuinka arkistokokonaisuuksien luetteloinnilla pyrittiin systemaattisempaan ja kattavampaan kokonaiskuvaan.10 2.2. Hakemistojen kehittäminen ja tutkijapalvelu Asiakirjojen keräily ja julkaiseminen oli toimintaa, joka alkuvaiheessa tapahtui yksityisten harrastelijoiden toimesta, mutta johon myöhemmin osallistuivat myös arkistoinstituutiot. Arkistoihin kertyneen aineiston kasvaessa syntyi tarve luetteloida, ja siten saada paremmin haltuun, säilytettävät asiakirjat. Suomessa tosin järjestämis- ja luettelointityön käynnistäjänä toimi Senaatin arkistossa tehty voudintilikirjojen kansilehtilöytö. Edvard Grönbladin mukaan kansilehdistä löydettyjä fragmentteja voitiin yhdistellä vasta kun koko tilikirja-aineisto oli järjestetty ja luetteloitu. Grönblad saikin senaatilta tehtäväkseen läpikäydä, järjestää ja luetteloida koko senaatin arkiston vanha osa. Grönbladin tehtävään sisältyi edelleen julkaisuperinteen mukaisesti tehtävä ”valikoida ja isänmaan hyväksi käyttää” historian ja tilastojen kannalta huomion arvoista ainesta.11 Vaikka järjestelytyön lähtölaukauksena asiallisessa mielessä toimikin kansilehtilöytö, oli sen aloittaminen kuitenkin aineiston kertyessä joka tapauksessa vääjäämätöntä. Logistisessa mielessä ajatellen vaatii tavaramäärän ja henkilöstön kasvu aina tehokkaampaa hallintajärjestelmää, koska aineiston hallinta ei voi olla enää yksittäisten ihmisten muistin varassa. Tutkimuskirjallisuudessa tällaisia käytännön sanelemia ratkaisuja, sekä niiden toteuttamisesta päättäneitä henkilöitä, pyritään usein vähän liikaakin glorifioimaan. Toki toiminnan vaikuttimena voi olla ideologista ja koulutuksellista taustaa, mutta useat seuranneiden vuosikymmenten aineistonhallintaa koskevat ratkaisut syntyivät hyvin käytännönläheisistä tarpeista. Arkistotoiminta Suomessa on perinteisesti ollut aina enemmän käytäntö- kuin teorialähtöistä. 10 11 Kerkkonen 1988, 9-35. Kerkkonen 1988, 48-49. 13 1800-luvun aikana asiakirjojen määrä kääntyi räjähdysmäiseen kasvuun niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa. Syynä tähän oli erityisesti hallinnon paisuminen ja eriytyminen. Seuranneesta tilanteesta Lybeck käyttää kirjassaan ilmaisua ”arkistointijärjestelmien kriisi”. Sen seurauksena arkistotoimea jouduttiin tarkastelemaan entistä systemaattisemmasta näkökulmasta. Enää pelkkä historiallisesti mielenkiintoisten asiakirjojen keräily ja julkaiseminen eivät riittäneet. Asiakirjojen hallintaan oli kehitettävä aiempaa systemaattisempia apuvälineitä, kuten luokitteluja ja arkistokaavoja.12 Edvard Grönblad ymmärsi, että järjestely- ja luettelointityö palveli paitsi fragmenttien kokoamista niin myös arkiston käyttäjäkuntaa. Syntyvät luettelot opastaisivat siten myös aineiston tulevia käyttäjiä.13 En aio tässä käsitellä järjestämistyön edellyttämiä arkistoteoreettisia päätelmiä – erityisesti provenienssiteorian soveltamista – koska tutkimukseni näkökulma on arkistojen tietopalvelussa. Käyttäjän kannalta on oleellista tietää lähinnä luetteloiden laatimistapa ja ’sortteeraus’. Luetteloita ryhdyttiin laatimaan organisaatiokohtaisesti, ei esimerkiksi aiheen mukaisesti tai aikajärjestyksessä. Senaatin arkistossa, joka vuonna 1869 muutettiin nimeltään Valtionarkistoksi, systemaattinen lähestymistapa aineiston hallintaan löi läpi Karl August Bomanssonin toimesta 1860-luvulla. Asiakirjojen epäjärjestys, ja monien aktien puuttuminen, vaativat enemmän huolenpitoa asiakirjojen säilyttämisestä. Bomansson sitoutui koko aineiston järjestämiseen ja luettelointiin sekä antoi ohjeet asiakirjojen lainaustoiminnasta. Tuolloin asiakirjojen käyttäjiä olivat pääasiassa senaatin ja eri virastojen virkamiehet, jotka tarvitsivat asiakirjoja omissa virantoimituksissaan. Bomanssonin toiminnan ansiosta Valtionarkisto pystyi ensimmäistä kertaa ottamaan haltuun oman aineistonsa. Toisin sanoen pitämään aineiston järjestyksessä, tietämään mitä aineistoja sillä oli hallussaan ja siten hoitamaan myös arkiston tietopalvelun luotettavasti.14 12 Lybeck 2006, 214. Kerkkonen 1988, 51. 14 Kerkkonen 1988, 73. 13 14 Grönbladin 1840-luvulla senaatin arkistossa aloittama järjestämistyö on säilynyt aivan keskeisenä toimintana kaikissa Suomen arkistoissa tähän päivään saakka ja on sitä varmasti vielä tulevaisuudessakin. Järjestämistyön periaatteetkin ovat pääsääntöisesti pysyneet samoina. Sen sijaan luettelointitietojen esittäminen aineistojen käyttäjille on vuosien saatossa muuttunut. Perinteinen arkistoluettelo on säilyttänyt asemansa ehkä keskeisimpänä tietopalvelun apuvälineenä jo 160 vuoden ajan. Luettelomuotoinen ja selkeästi jäsennelty paperinen arkistoluettelo on edelleenkin monissa tapauksissa käytettävyydeltään ylivertainen ’esittämisformaatti’. Luettelomuotoinen hakemisto mahdollistaa arkistoaineiston viitetietojen nopean etsimisen ja selailun. Hyvin jäsennelty luettelo myös auttaa asiakasta visualisoimaan arkistokokonaisuutta mm. sarjanmuodostuksen, aineistomäärien ja ajallisen kerrostuneisuuden suhteen. Edellä mainittiinkin monta nykypäivän verkkopalveluiden suunnittelijalle tuttua termiä, kuten ”käytettävyys”, ”jäsentely”, ”haku- ja selauspalvelu” sekä ”visualisointi”. Voi siis perustellusti sanoa, että paperisen arkistoluettelon ’käyttöliittymä’ on huolellisesti suunniteltu ja siksi se onkin kestänyt aikaa erinomaisen hyvin. Perinteinen paperinen arkistoluettelo toimii erittäin hyvin ympäristössä johon se on suunniteltu, eli siis arkiston tutkijasalissa. Seuraavissa luvuissa käsitellään tarkemmin arkistoluettelon rajoitteita. Miksi se ei enää toimikaan ajasta ja paikasta riippumattomissa verkkopalveluissa. 2.3. Ensimmäiset digitaaliset palvelut Viimeistään 1980-luvun alkupuolella suomalaisessa arkistoalan kirjallisuudessa ryhdyttiin toden teolla kirjoittamaan automaattisen tietojenkäsittelyn mahdollisuuksista 15 asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa15. Tuohon aikaan tietokoneet olivat jo monissa toimistoympäristöissä syrjäyttäneet perinteiset kortistot ja reikäkorttikoneetkin olivat jäämässä pois käytöstä. 1980-luvun alussa perinteisten keskustietokoneiden rinnalla alkoivat yleistyä henkilökohtaiset tietokoneet IBM PC:n johdolla. Ohjelmointi oli tuohon aikaan asia, jota pidettiin tietokoneiden käyttöön liittyvänä perustaitona, ja sitä opetettiin niin yliopistoissa kuin kansalaisopistoissakin. Arkistonhoitajien kiinnostus kohdistui aluksi automaattiseen tekstinkäsittelyyn, koska se helpotti arkistoluetteloiden kirjoittamista, mutta hieman myöhemmin jo tietokantasovelluksiin.16 Tietokannat – joissa niin sanottu relaatiomalli osoittautui potentiaalisimmaksi – nähtiin aluksi lähinnä kortiston kehittyneempänä versiona (’kortisto 2.0’:na). Kortistojen tavoin tietokantaohjelmat mahdollistavat tiedon nopean etsimisen, mutta sen lisäksi ne mahdollistavat myös nopeamman päivittämisen ja raportoinnin. Ymmärrettiin arkiston viitetietojen käsittelyn helpottuminen tietokantaohjelmiston avulla. Havainnollistan tuon aikakauden kehitystä yhden esimerkin avulla. Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto sai ensimmäisen tietokoneensa vuonna 1984, jonka jälkeen aloitettiin valtakunnallisen yritysarkistotietokannan suunnittelu. Työn tuloksena julkaistiin vuosina 1987 ja 1988 Suomen yritysarkisto I ja II. Toisin sanoen ensimmäistä tietokonetta hyödynnettiin sähköisenä kortistona, joka helpotti aineiston viitetietojen hallintaa ja mahdollisti kahden yleisluettelon julkaisun.17 15 Ks. esim. Rastas 1985, 171-181. Hyvän kuvan asiakirjahallinnon sähköistymisestä saa 1980-luvulla tehdyistä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tutkintojen opinnäytetöistä. Esimerkkinä Pirjo Koposen Imatran Voima Oy:n asiakirjahallinnosta tekemä tutkielma Meillä on Basis! sekä Martti Meurosen tekemä tutkielma ATK:n hyväksikäytöstä Suomen Yhdyspankin asiakirjahallinnossa. 17 Elkan toimintakertomukset 1984, 1987 ja 1988; Lakio 1984, 4-5. 16 16 Kuva 1. Arkistonjärjestäjä Jari Lehtonen luetteloimassa arkistoa Elkan ensimmäisellä tietokoneella. ”…kesällä 1984 ELKA siirtyi atk-kauteen. Mikrotietokonetta käytetään erilaisten rekisterien ja hakemistojen laadintaan, joiden avulla voidaan entistä nopeammin ja tarkemmin saada tarvittavat tiedot. Tässä yhteydessä on syytä korostaa sitä, että tiedostojen siirto atk:n avulla käsiteltäväksi on vasta alussa ja osittain vielä suunnitteluasteella, mutta vähitellen asiassa päästään eteenpäin.” ”…Tarkoituksena on valtionarkiston kanssa yhteisesti sovittavalla tavalla ryhtyä kokoamaan keskeisiä tietoja yritysarkistoista, niiden sijainnista, laajuudesta, järjestyksestä, käytettävyydestä jne.”18 Ensimmäiset tietokoneet ja niiden tietokantasovellukset olivat kuitenkin tiukasti vielä arkistonhoitajien työkaluja. Asiakkaita ei niiden äärelle päästetty, vaan tietopalvelu hoidettiin edelleen tietokannasta koostettujen paperiluetteloiden avulla. 1990-luvulla tietokoneet yleistyivät arkistoissa ja niiden ohjelmistot kehittyivät. Ohjelmointi ei ollut enää käsityötä, koska valmiita kaupallisia ohjelmistoja oli tarjolla yhä enemmän. Yleisimpinä olivat tietenkin Windows-käyttöjärjestelmä 18 Lakio 1984, 4-5. sekä erilaiset tekstinkäsittelyohjelmat, kuten Teko ja 17 WordPerfect. Tutkijasaleihin voitiin nyt asentaa erillisiä asiakaspäätteitä, joiden avulla asiakkaat pystyivät itse suorittamaan tiedonhakuja tietokannasta.19 Suurin muutos tapahtui kuitenkin tietoliikenteessä, kun Internetin käyttö yleistyi 1990-luvun puolivälin tienoilla räjähdysmäisesti20. Tietoverkkoja kehitettiin aluksi eri maiden sotilasorganisaatioiden yliopistomaailmassa. käyttöön 1990-luvulla ja myöhemmin myös tavalliset ne yleistyivät ihmiset pääsivät ennen kaikkea hyödyntämään tietoverkkoja, kun toiminta kaupallistettiin. Vuosikymmenen jälkipuoliskolla arkistojen tietokantoja alettiin siirtämään tietoverkkoon, jotta asiakkailla olisi mahdollisuus tutustua viitetietoihin esimerkiksi työpaikaltaan tai kotoaan käsin21. Muutamaa vuotta myöhemmin ilmestyivät kattavammat ja kehittyneemmät arkistotietokannat, kuten esimerkiksi kuvassa 2 näkyvä Arkistolaitoksen VAKKA. 19 Ks. esim. Rastas 1991, 134-145; Samanlainen kehityskulku on ollut myös museosektorilla. Häyrinen 2012, 47. Lehti, Rouvinen & Ylä-Anttila 2012, Kuvio 2.2, 43. 21 Elkan vuoden 1997 toimintakertomuksen mukaan Yksityiset keskusarkistot saivat kyseisenä vuotena Opetusministeriön myöntämällä Suomi tietoyhteiskunnaksi –määrärahalla ensimmäiset Internet-sivustonsa. Sen lisäksi Elka ja muutama muu arkisto sai samana vuonna ensimmäiset sähköiset hakemistonsa julkaistuksi. Elka hoiti kyseisen projektin hallinnoinnin ja taloudenpidon. 20 18 Kuva 2. VAKKA-arkistotietokannan tarkennettu haku. Tuonaikaiset Internet-yhteydet olivat nykymittapuun mukaan hyvin hitaita. 2000-luvulla tiedonsiirtonopeudet ovat moninkertaistuneet ja esimerkiksi 3G-verkon rakentamisen myötä on mahdollistanut nopeat mobiiliyhteydet ja nopeat Internet-yhteydet myös syrjäseuduilla. Tietoliikenneyhteyksien nopeutuminen on näkynyt selvästi Internet-sivujen graafisen ilmeen kehittymisessä sekä monissa uudenlaisissa verkkopalveluissa. Esimerkiksi reaaliaikaisen liikkuvan kuvan siirtäminen verkossa oli 1990-luvulla vielä kaukaista unelmaa, mutta YouTuben, Yle Areenan ja muiden verkkopalveluiden myötä nykyisin täysin arkipäivää. 19 2.4. Digitaaliset arkistot ja digitaalisen aineiston kasvu Sähköisiä arkistoja ei Suomessa lähdetty rakentamaan ensiksi syntysähköisille aineistoille – mikä voi monen mielestä tuntua oudolta – vaan digitoiduille analogisille asiakirjoille. Halvat skannerit ja kehittyneet digitointimenetelmät saivat 2000-luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä aikaan varsinaisen digitointibuumin, joka huipentui vuosina 2008–2010 elvytysrahoilla toteutetuissa jättidigitointihankkeissa.22 Osaltaan tätä digitointibuumia oli käynnistämässä EU-tasolla sekä kansallisesti julkaistut poliittisen ohjelmat, jotka koskivat kulttuuriaineistojen digitointia ja sähköistä saatavuutta. Osittain näiden isojen hankkeiden ja virheellisen uutisoinnin takia suuren yleisön keskuuteen levisi käsitys, että kohta kaikki kulttuuriaineistot saatavissa digitaalisessa muodossa. Se, miksi sähköisiä arkistoja lähdettiin ensiksi rakentamaan digitoiduista asiakirjoista eikä syntysähköisistä tiedostoista, johtuu ensisijaisesti arkistojen pitkistä siirtoajoista. Asiakirjat luovutetaan useimmiten arkistoon vasta vuosikymmeniä niiden laatimisen jälkeen. Siten arkistot elävät jatkuvasti menneisyydessä, ja vasta nyt 2010-luvulla, ollaan tarttumassa syntysähköisten aineistojen arkistointiin. Sähköisiä arkistoja oli siis luotava sellaisesta aineistosta, jota oli valmiiksi saatavilla eli vanhoista paperiasiakirjoista, valokuvista, kartoista, piirustuksista ja audiovisuaalisista tallenteista. Ensimmäiset sähköiset arkistot olivat luonteeltaan pikemminkin digitaaliarkistoja, jotka rakennettiin perinteisten arkistotietokantojen päälle lisäämällä metatietojen yhteyteen skannaamalla luotuja digitaalisia objekteja.23 22 Digitointihanke 2010 –loppuraportti, 3. Yksi esimerkki tällaisesta ”päälle liimatusta” tavasta esittää digitaalisia objekteja on vuonna 2002 julkaistu Elma-arkistotietokanta, jonka asiakirjanäkymään ja erillisrekistereihin on mahdollista lisätä esikatselukuvia tai pdf-tiedostoja. 23 20 Kuva 3. Elma-arkistotietokannan luettelonäkymä. Elmassa on mahdollista lisätä digitaalisia tiedostoja arkistoyksiköiden yhteyteen sekä erityismateriaalirekistereihin. Jälkiviisaus ei tunnetusti ole viisautta, mutta mielestäni tässä asiassa on edetty niin sanotusti ”peräpää edellä puuhun”. Ensiksi olisi tullut ratkaista syntysähköisen aineiston talteen saaminen ja koettaa minimoida kuuluisaa digitaalisen ajan mustaa aukkoa. Uudemman aineiston käyttötarve on yleensä myös suurinta, joten sen avulla olisi helposti rakennettu tietoyhteiskunnan sähköisiä palveluita yhteiskunnallista merkittävyyttä ja ja samalla vaikuttavuutta. ehkä Tästä jopa korotettu arkistojen arkistojen suoranaisesta epäonnistumisesta luoda ajoissa luotettavia digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja ei 21 voi ainakaan syyttää ongelman tiedostamattomuutta. Aihetta nimittäin käsitellään jo Pirkko Rastaan kirjoittamassa Keskiasteen arkisto-opissa.24 Relaatiotietokantoihin liitettyjen digitaalisten objektien lisäksi on rakennettu runsaasti myös erillisiä sovelluksia digitoitujen aineistojen jakelua varten. Näistä tunnetuimpia lienevät Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto, Kansalliskirjaston Historiallinen sanomalehtikirjasto sekä Suomen Sukuhistoriallisen Yhdistyksen Digiarkisto.25 Näitä – kuten arkistotietokantojakin – on yleensä vaivannut hyvin heikko käytettävyys. Hupaniitun tutkimuksessa SSY:n digiarkisto oli ainut, joka selvisi käyttäjien arvioinnista puhtain paperein. Kaikista muista järjestelmistä löytyi enemmän tai vähemmän – yleensä enemmän – huomautettavaa. Esimerkiksi Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston ElkaD-sovellusta on nimetön historian jatko-opiskelija kuvannut sanoilla ”järjestelmä täysin mahdoton”.26 Arkiston työntekijöiden mielestä hyvin järkevältä ja loogiselta tuntuva tietojärjestelmä voi asiakkaan näkökulmasta olla täysin käsittämätön. Arkistonhoitaja koettaa hallinnoida aineistoa ja sen takia ryhmitellä niitä aiheen tai (useimmiten) asiakirjatyypin mukaisesti. Asiakas taas yrittää etsiä näistä formaaleista, mutta usein mitäänsanomattomista, rakenteista itseään kiinnostavia asiasisältöjä. Asiakaslähtöinen toimintatapa on paljon toistettu korulause, mutta arkistoissa tietojärjestelmät on perinteisesti tehty henkilökuntaa varten. Ei siis ihme, että käyttäjien tekemä järjestelmä erottui käytettävyydeltään ylivertaiseksi verrattuna ns. virkatyönä tehtyihin järjestelmiin verrattuna.27 Nämä sähköiset järjestelmät ovat luonnollisesti hyvin tärkeä osa tämän tutkimuksen sisältöä, koska niiden avulla toteutetaan suuri osa arkistojen tietopalveluista nykypäivänä ja tulevaisuudessa. Järjestelmien kehittämistä sekä niiden sisältämien aineistojen hankkimista käsitellään siis vielä useissa luvuissa tutkimuksen myöhemmillä sivuilla. 24 Rastas 1985, 177-179. Hupaniittu 2012, 26. 26 Hupaniittu 2012, 27-34. 27 Hupaniittu 2012, 27-34; Aihetta on käsitellyt myös Jukka Liukkonen ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon lopputyössään Elkan arkistotietokanta-sovelluksen käytettävyystutkimus (2011). 25 22 2.5. Perinteisen tietopalvelun nykyiset muodot Edellisissä luvuissa käsiteltiin lyhyesti arkistojen asiakaspalvelun kehittymisen eri vaiheita ja toimintamuotoja. Tässä luvussa erittelen ensiksi, että millaisina nämä tietopalvelun perinteiset muodot näyttäytyvät tänä päivänä arkistojen asiakaspalvelussa. Sen jälkeen analysoin kyseisiä palveluita niiden toimintamallin mukaisesti. Nykyäänhän asiakaspalvelut rakentuvat tutkimuksen kohteena olevissa arkistoissa melko samalla tavalla ja koostuvat pääsääntöisesti seuraavista osioista: 1) Tutkijasalipalvelut, 2) kaukolainapalvelut, 3) kirjastopalvelut, 4) selvityspalvelut, 5) jäljenne- ja kopiopalvelut, 6) näyttelytoiminta, 7) julkaisutoiminta ja 8) esittelyt vierailuryhmille.28 Julkaisutoiminta ei tosin nykyisin tarkoita enää yksittäisten asiakirjojen tai paperisten hakemistojen julkaisua, vaan yleensä sähköisiä julkaisuja ja erinäisten hankkeiden loppuraportteja. Esimerkiksi Arkistolaitos on viime vuosina julkaissut useita verkkonäyttelyitä, joista mainittakoon vaikkapa Asiakirjanäyttely Titanic 100 – vuotta. Hyvin perinteistä arkistojen tietopalvelua on myös tutkijasaliasiakkaiden palvelu sekä selvitysten laadinta. Arkistolaitos jakaa selvityksensä kahteen luokkaan – virallisiin tarkoitukseen tuleviin julkisoikeudellisiin selvitykseen sekä muihin maksullisiin selvityksiin. Yksityisillä arkistoilla tällaista jaottelua ei ole, vaan kaikki selvitykset käsitellään maksullisina selvityksinä. Tosin useimmissa arkistoissa tiedonetsinnän ensimmäisestä puolesta tunnista ei veloiteta, vaan kysymys kirjataan siinä tapauksessa vain tiedusteluksi.29 Tutkijasaliasiakkaiden ja selvitysten tilaajien palvelemiseen sisältyy useasti myös jäljenne- ja kopiointipalveluita, jotka nykypäivänä useimmiten tarkoittavat digitaalisten jäljenteiden ottamista. Samoin kaukolainapalvelut ja arkistojen kirjastopalvelut kohdistuvat fyysisesti tutkijasaliin saapuvaan asiakkaaseen – kaukolainojen tapauksessa tietysti asiakas asioi vaan toisen arkiston tutkijasalissa. Monet arkistot harrastavat edelleen myös melko aktiivista näyttelytoimintaa, vaikkakin näyttelytoiminnan painopiste on alkanut siirtymään digitaaliseen 28 Ks. esimerkiksi Arkistolaitoksen verkkosivut http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/. Ks. esimerkiksi Keskustan ja maaseudun arkiston verkkosivut http://www.keskusta.fi/Suomeksi/KMA/Palvelut.iw3. 29 23 muotoon. Silti edelleen esimerkiksi Kansallisarkistolla on aktiivista näyttelytoimintaa, samoin kuin esimerkiksi Päivälehden arkistolla yhdessä Päivälehden museon kanssa. Vuosittaiset Arkistojen päivän näyttelyt keräävät monessa arkistossa paikalle kiinnostunutta yleisöä. Arkistojen näyttelytoimintaa ei tulisi suinkaan väheksyä, kuten ei myöskään arkistoissa vierailevia ryhmiäkään, sillä niiden avulla on mahdollista tavoittaa sellaisia asiakasryhmiä, jotka eivät muuten ehkä arkistoon tietään löytäisi. Edellä on lyhyesti kuvattu useimpien arkistojen palveluvalikoimaan sisältyvät asiakaspalvelut. Nämä edellä mainitut palvelut voisi ryhmitellä vielä isompiin joukkoihin sillä tavalla, että tutkijasali-, kaukolaina- ja kirjastopalvelut muodostavat fyysisen lainauspalvelun kokonaisuuden. Selvitys-, jäljenne- ja digitointipalvelut taas edustavat käyttäjäkohtaista ’ondemand’ –palvelua, jossa yksittäiselle käyttäjälle tarjotaan tämän tarvitsemaa palvelua – yleensä maksua vastaan. Tästä kategoriasta voitaisiin käyttää vaikkapa termiä tilauspalvelut. Tämän tutkimuksen kannalta olennaisin kategoria on kuitenkin näyttely- ja julkaisutoiminnan muodostama kokonaisuus, varsinkin jos julkaisutoimintaan lasketaan kuuluvaksi myös tietokantojen, hakemistojen ja digitaalisten aineistojen julkaisu- ja ylläpitotoiminta. Nämä palvelut eivät ole luonteeltaan suoraa asiakaspalvelua, vaan niitä käytetään itsepalvelun periaatteella. Arkistojen tarjoamia palveluita voi tietysti luokitella monella eri tavalla, mutta tässä tutkimuksessa käyttämäni tapa on laadittu palvelun toimintamallin perusteella. Esimerkiksi selvitystä tai digitointitilausta tehdessään asiakas ulkoistaa työsuoritteen tekemisen arkiston henkilökunnalle. Näyttely- ja julkaisutoiminta taas edustavat kokonaan itsepalveluperiaatetta. Fyysiset lainauspalvelut sijoittuvat näiden kahden välimaastoon ollen luonteeltaan lähinnä avustettua itsepalvelua. 24 Taulukko 1. Arkistopalveluiden kategorisointi palvelutilanteen toimintamallin perusteella. Palvelukategoria Alatyypit Palvelun toimintamalli (Fyysiset) lainauspalvelut Tutkijasalipalvelu Avustettu itsepalvelu Kaukolainapalvelu Kirjastopalvelu Näyttely- ja julkaisutoiminta Näyttelytoiminta Itsepalvelu Julkaisutoiminta Verkkopalvelut Tilauspalvelut Selvityspalvelut Tilauspalvelu Digitointipalvelut Jäljennepalvelut Edelleen voidaan arvioida sitä, kuinka tiiviissä yhteydessä asiakas on palvelun aikana arkiston henkilökuntaan ja arkistoon fyysisenä instituutiona. Esimerkiksi tutkijasaliasiakas tekee itsenäistä tutkimustyötä, mutta hän on kuitenkin fyysisesti arkiston tiloissa ja suorassa kontaktissa arkiston henkilökunnan kanssa. Tilauspalveluiden toimeksianto tapahtuu useimmiten puhelimella tai sähköpostilla, jolloin kontakti henkilökuntaan ja vähäisemmäksi, eikä asiakas myöskään fyysisesti vieraile arkiston tiloissa. Julkaisutoiminnan ja verkkopalvelun asiakkailta puuttuu kontakti arkistoon ja henkilökuntaan lähes kokonaan. Kaaviossa 1. on havainnollistettu tämä sama asia nelikentän avulla: 25 Kaavio 1. Palvelukategoriat ryhmiteltynä nelikenttään toimintamallin ja henkilökuntakontaktien mukaisesti. Nelikentän vasemmassa alakulmassa näkyvä julkaisupalveluiden kategoria on se asia, joka verkkopalveluiden kehittämisessä on viime vuosina puhuttanut.30 Lainauspalveluiden asiakkaalle tutkijasalin päivystäjä oli se ’portinvartija’, joka osasi neuvoa asiakkaan tutkimustyönsä alkuun ja neuvoa ongelmatilanteissa. Päivystäjä oli myös henkilö, joka osasi 30 Ks. esim. Kilkki 2010, 9-11. 26 valottaa aineiston kontekstia ja ottaa kantaa mahdollisiin virheisiin tai puutteisiin. Tätä kynnystä madaltamaan on esimerkiksi Arkistolaitos julkaissut Portti –palvelunsa.31 Tämän tutkimuksen kolmannessa pääluvussa syvennytään tarkemmin sähköisten palveluiden kehittämiseen ja uuden tekniikan tarjoamiin mahdollisuuksiin. Yksi keskeinen asia kaikissa uusissa digitaalisissa palveluissa on vuorovaikutteisuus, sosiaalisuus ja jakaminen. Jo tässä yhteydessä on kuitenkin hyvä huomioida, että sosiaalisesta mediasta levinneet toimintamallit eivät välttämättä lisää vuorovaikutusta arkiston ja asiakkaiden välillä, vaan asiakkaiden keskinäistä vuorovaikutusta. Avoin digitaalinen tietoverkko on siis kuin tuhatpaikkainen tutkijasali, jossa asiakkaat voivat vapaasti keskenään jakaa, muokata ja kommentoida aineistoa ilman että arkistonhoitajalla on keinoja kontrolloida tilannetta. Tämä on asia, joka herättää runsaasti huolestuneisuuttakin ammattikuntamme keskuudessa. 31 Kilkki 2010, 11. 27 3. KOHTI AVOINTA DIGITAALISTA KULTTUURIA 3.1. Sanastopohjaiset ontologiat Semanttinen verkko – tai web, kuten se yleensä kirjoitetaan – on ’älykäs’ tietoverkko, jossa myös tietokoneet ymmärtävät tiedon merkityksen. Perinteisesti tietoverkossa tietokoneet ovat ainoastaan välittäneet tietoa, ja tiedon merkityksen ja kontekstin ymmärtäminen on jäänyt käyttäjän tehtäväksi. Semanttisessa verkossa sen sijaan tietoa voidaan tulkita koneellisesti, joten se mahdollistaa entistä parempien ja keskenään yhteentoimivampien sisältöpohjaisten verkkosovellusten kehittämisen.32 Ontologia taas on filosofian osa-alue, joka tutkii ja kategorisoi olemassaoloa. Ontologioita hyödynnetään myös tietojenkäsittelytieteissä, jossa niiden avulla pyritään kuvaamaan käsitteitä ja niiden välisiä suhteita. Semanttisen verkon kehittämisessä ontologioilla on keskeinen rooli, koska niiden avulla on mahdollista luoda koneluettavia sanastoja33. Muistiorganisaatioissakin on ymmärretty semanttisen verkon ja erityisesti sanastopohjaisten ontologioiden hyödyntäminen tiedonhaussa. Kirjastoilla, arkistoilla ja museoilla on kaikilla suuria tietomassoja, joiden tehokas hyödyntäminen on haasteellista. Perinteisesti niitä on hallittu luokitteluiden avulla sekä liittämällä kuvailutietoihin asiasanoja sisältöhakuja varten. Esimerkiksi Antti Juutilaisen kirjoittamalle teokselle ”Mottien maa” on voitu kirjastossa antaa asiasanoiksi ”Suomi”, ”talvisota”, ”sodanjohto” ja ”sotatoimet”. Tällöin käyttäjän on helppo päätellä, että kirja kertoo talvisodan mottitaisteluista eikä polttopuiden teosta. 32 33 Hyvönen 2008, 1. Hyvönen 2005, 1-2. 28 Tietokoneelle asiasanat ovat pelkästään merkkijonoja, eikä se ymmärrä niiden merkitystä tai keskinäisiä suhteita, ellei sitä ”opeteta” ymmärtämään34. Opettaminen tapahtuu siten, että käsitteiden välille luodaan suhteita koneluettavassa muodossa. Tällöin tietokonekin ymmärtää, että ”talvisota” liittyy esimerkiksi toiseen maailmansotaan ja Moskovan rauhaan, ja voi ehdottaa käyttäjälle muita relevantteja hakutuloksia. Ohessa on esimerkki suomalaisesta sanastopohjaisesta ontologiapalvelusta. Kuva 4. Yleinen suomalainen ontologia YSO Lähde: http://onki.fi/fi/browser/overview/yso Muistiorganisaatiot ovat perinteisesti käyttäneet asiasanastoja aineiston kuvailussa. Kontrolloitujen sanastojen käyttäminen yhtenäistää tiedon indeksointia ja siten parantaa 34 Hyvönen 2005, 2-3. 29 aineiston löydettävyyttä ja saantia35. Merkityksen perusteella organisoituja asiasanastoja kutsutaan tesauruksiksi, ja niitä voidaan pitää myös eräänlaisina ontologisina kuvauksina maailmasta. Viimeisen kymmenen vuoden aikana monia tesauruksia onkin lähdetty kehittämään ontologioiksi. Suomessa tätä työtä on tehnyt erityisesti FinnONTO – hanke, joka on vastannut mm. keskeisten kansallisten ontologioiden kehittämisestä. Näistä tärkein on ’yläontologiaksi’ aiottu Yleinen suomalainen ontologia YSO, joka pohjautuu Kansalliskirjaston ylläpitämään Yleiseen suomalaiseen asiasanastoon YSA. Tarkempien alakohtaisten ontologioiden on tarkoitus linkittyä YSOon ja muodostaa yhdessä suomalaisten ontologioiden verkoston.36 Yleistä suomalaista ontologiaa sekä FinnONTO –hanketta käsitellään tarkemmin esimerkkitapauksissa tämän tutkimuksen neljännessä luvussa. 3.2. Tiedon yhdisteleminen Eri tietolähteistä saatavan datan yhdisteleminen on nykypäivänä hyvin tärkeä ja ajankohtainen asia, joten sitä käsitelläänkin nyt kahdessa seuraavassa luvussa. Ensimmäiseksi käsittelyyn otan muistiorganisaatioiden tietojärjestelmät ja niissä olevan tiedon yhdistelemisen. Seuraavassa luvussa taas käsitellään julkisten tietovarantojen avaamista sekä niissä järjestelmissä olevan tiedon hyödyntämistä. Mika Nyman on kirjoittanut eri sukupolvien kulttuuriperinnön tietojärjestelmistä Mikkelin ammattikorkeakoulun Viva3 – projektin julkaisussa ”Muistilla on kolme ulottuvuutta”. Nymanin mukaan muistiorganisaatioiden ensimmäisen sukupolven digitaaliset järjestelmät painottuivat organisaatioiden omien kokoelmien luettelointitietoihin. Niiden tehtävä oli kertoa, että jokin aineisto on organisaation hallussa tai omistuksessa. Luettelointitietoja käytettiin myös tiedonhaussa ja esineiden tai asiakirjojen paikallistamisessa.37 35 Hyvönen 2005, 1. FinnONTO-hankkeen Internet-sivut. 37 Nyman 2012, 14. 36 30 Nymanin mukaan toisen sukupolven järjestelmät yhdistelevät eri organisaatioiden (ensimmäisen sukupolven) järjestelmistä saatavaa tietoa, jolloin saadaan kansallisia, kansainvälisiä tai jopa maailmanlaajuisia hakemistoja. Esimerkkeinä toisen sukupolven järjestelmistä Nyman käyttää kulttuuriperintöportaali Europeanaa ja kirjastotietokanta WorldCat:ia. Tyypillistä toisen sukupolven järjestelmille on se, että ne sisältävät massiivisia määriä metadataa, joka on kuitenkin sisällöltään suppeaa.38 Kolmannen sukupolven järjestelmät ovat Nymanin mukaan säilyttäneet ensimmäisen sukupolven kyvyn taata luettelointitietojen autenttisuuden ja toisen sukupolven tavoin ovat linkittyneet kulttuuriperintöalan kansainvälisiin infrastruktuureihin. Edellä mainittujen seikkojen lisäksi kolmannen sukupolven järjestelmien tulisi metatietojen lisäksi sisältää myös alkuperäisaineistoja ja niiden korkealaatuisia representaatioita. Kolmannen sukupolven vaatimuksiin kuuluvat keskeisesti myös avointen rajapintojen hyödyntäminen, avoin data, avoimen saatavuuden edistäminen sekä käsitteistöjen semanttinen yhdenmukaistaminen. 39 Arkistosektorilla – Nymanin luokittelua käyttäen – toisen sukupolven tietojärjestelmiksi laskettavat metatietojen yhdistämispalvelut alkoivat yleistyä 2000-luvulla. Sellaiseksi voidaan luokitella esimerkiksi Yksityisten keskusarkistojen yhteisrekisteri, joka kerää yhteen paikkaan yhdeksän eri yksityisen keskusarkiston arkistoaineiston luettelointitiedot.40 Toisen sukupolven järjestelmäksi voitaneen laskea myös kahden arkiston (Työväen arkiston ja Kansan arkiston) ja kuuden museon yhteinen Arjen historia –verkkoportaali.41 Se toki sisältää pelkkien viitetietojen lisäksi myös esikatselukuvia valokuvista ja esineistä, mutta Nymanin tarkoittamista korkealaatuisista representaatioista ei kuitenkaan ole kyse. Sen sijaan caseesimerkeissä käsiteltävä Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä on vaikeammin luokiteltava tapaus. Ehkäpä aika tulee kertomaan, tullaanko se lukemaan toisen vai kolmannen sukupolven kulttuuriperinnön tietojärjestelmäksi. 38 Nyman 2012, 14. Nyman 2012, 17-23. 40 www.yksityisetkeskusarkistot.fi. 41 www.arjenhistoria.fi. 39 31 3.3. Julkisten tietovarantojen linkittäminen Julkisten tietovarantojen hyödyntäminen on yksi tämän päivän puhutuimmista asioista informaatio- ja viestintäasioiden kanssa työskentelevien keskuudessa. Sillä tarkoitetaan julkisrahoitteisten ja julkisen sektorin hallinnoimien digitaalisten tietoaineistojen vapauttamista uudelleenkäyttöön. Suomen hallitus teki vuonna 2011 periaatepäätöksen tietoaineistojen saatavuuden ja uudelleenkäytön lisäämisestä yhteiskunnan kaikilla alueilla. Päätöksen taustalla vaikuttivat Euroopan Unionissa tehdyt periaatepäätökset ja direktiivit, niistä tärkeimpinä julkisen datan kaupalliseen hyödyntämiseen tähtäävä PSI – direktiivi sekä paikkatietojen yhteiskäyttöä koskeva INSPIRE – direktiivi.42 Julkisten tietovarantojen hyödyntäminen on tutkimusaiheeni kannalta relevantti oikeastaan kahtakin eri kautta. Ensinnäkin kaikki arkistoissa julkisrahoitteisesti tehtävä kuvailu, luettelointi ja digitointi synnyttävät digitaalisia tietovarantoja, joita tämä hallituksen periaatepäätös koskee. Toiseksi arkistot voivat omia tietojärjestelmiä kehittäessään pyrkiä hyödyntämään muualla julkisin varoin kerättyjä tietoaineistoja. Julkisin varoin toimivan arkiston on siis tarvittaessa luovutettava metatietonsa – käyttö- ja näyttörajoituksiin liittyvien rajoitteiden puitteissa tietenkin – kolmansille osapuolille, jotka voivat hyödyntää aineistoa myös kaupallisesti.43 Arkisto ei siis voi mustasukkaisesti omia kuvailu- ja luettelointitietoja vain itselleen, koska ne ovat julkisin varoin tuotettuja. Tämä voi asettaa ongelmia sellaisille muistiorganisaatioille, jotka hyödyntävät – tai suunnittelevat tulevaisuudessa hyödyntävänsä – metatietojaan kaupallisesti. Periaatteessa tämän saman pitäisi koskea myös digitaalisia objekteja, esimerkiksi digitoituja valokuvia, mutta edelleen lähes kaikki muistiorganisaatiot perivät kuva-aineistojensa käyttämisestä julkaisumaksuja. 42 Ehdotus valtioneuvoston periaatepäätökseksi julkisen sektorin digitaalisten aineistojen saatavuuden parantamisesta ja uudelleenkäytön edistämisestä 2011, 1.; Johdatus tietovarantojen avaamiseen 2010, 50. 43 Tämä periaate on arkistosektorilla kirjattu esimerkiksi Arkistokuvailun kansallisen kehittämisen viitekehykseen, 9-10. 32 Muualla tuotettujen julkisten tietovarantojen hyödyntäminen muistiorganisaatiokentän tietojärjestelmissä toisi kirjastoille, arkistoille ja museoille suuria hyötyjä. Esimerkiksi monet auktoriteetti- ja paikkatietoasiat voitaisiin keskitetyllä tavalla ratkaista huomattavasti tehokkaammin. Yksi käytännön esimerkki on Patentti- ja rekisterihallituksen sekä Verohallinnon yhdessä ylläpitämä Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, josta löytyy ajan tasalla oleva rekisteritieto yrityksistä ja säätiöistä. Vielä hyödyllisempää olisi tietysti Väestörekisterikeskuksen Väestörekisterijärjestelmässä olevien henkilötietojen saaminen muistiorganisaatioiden käyttöön. Tässä törmätään kuitenkin heti erääseen toiseen nykyyhteiskunnan megatrendiin, nimittäin pyrkimykseen anonyymiyteen ja henkilötietojen salaamiseen. Julkisten tietovarantojen avaaminen ja niiden uudelleenkäyttö on hieno ja kannustettava periaate, mutta en usko sen kuitenkaan aiheuttavan kovin suuria mullistuksia Suomessa. Ensinnäkin viranomaisten tietovarannot ovat hyvin siiloutuneet, eikä tieto tahdo liikkua järjestelmien välillä, joten tuskin kovin helposti ulospäinkään. Toisekseen on hyvin työlästä miettiä, mikä on niin julkista tietoa, että sen voi vapaasti julkaista. Esimerkiksi juuri henkilötietoihin liittyvien käytänteiden kiristyminen lisää ongelmia. Arkiston asiakirjoista on hyvin vaikeaa löytää sellaisia, jotka eivät lainkaan sisältäisi jonkinlaisia henkilötietoja. Sama koskee varmasti viranomaisten aktiivikäytössä olevia tietojärjestelmiäkin. Jos taas ulospäin annettavaa tietoa lähdetään saksimaan arkaluonteisten tietojen osalta, käy helposti niin, että koko tietoaineiston käyttöarvo vesittyy. Julkisten tietovarantojen avautumisen suurin hyöty muistiorganisaatioille koskee varmaankin tiettyjen ”tukipalveluiden” käyttöä yhteiskäyttöportaaleissa. Esimerkiksi Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymään voidaan integroida ulkopuolisia palveluita, jotka helpottavat esimerkiksi aineiston haussa. Toisaalta kyllä yksityisten sovelluskehittäjien tabletti- ja älypuhelinympäristöihin tekemät, käytettävyydeltään hyvin toimivat, applikaatiot voivat tuoda monia positiivisia asioita arkistoille ja lisätä niiden tunnettavuutta ja vaikuttavuutta. 33 3.4. Käyttäjien panoksen hyödyntäminen eli crowdsourcing Crowdsourcing, eli suomeksi yleisöosallistaminen tai joukkoistaminen, on yksi viime vuosien puhututtaneimpia teemoja muistiorganisaatiokentällä. Ajatus sen taustalla pohjautuu siihen olettamukseen, että säilyttävän organisaation resurssit eivät nykypäivänä enää millään riitä kaiken aineiston laadukkaaseen ja kattavaan luettelointiin ja kuvailuun.44 Toinen yleisöosallistamisen lähtöolettamuksista on se, että aineiston käyttäjillä on paljon sellaista tietoa, jota luetteloijilla ei ole. Ainakin arkistosektorilla tämä on jonkin asteinen paradigman muutos perinteisestä mallista, jossa arkistonhoitaja on aineiston tuntemisen suurin auktoriteetti. Maailmalta löytyy jo runsaasti esimerkkejä yleisöosallistamisen käytöstä menestyksellisesti aineiston kuvailutietojen rikastamisessa. Ehkä tunnetuimpia tapauksia on Australian kansalliskirjaston hanke, jossa käyttäjät tarkastavat ja korjaavat digitoidun aineiston OCR – tekstintunnistuksen tuloksia.45 Vastaavaa on Suomessa tehty usean vuoden ajan Kansalliskirjaston historiallisen sanomalehtikirjaston myyräpelissä.46 Olennaisesti molempiin tapauksiin liittyy käyttäjille tuotettava kannustuksellisuus, esimerkiksi erilaisten rankingtilastojen avulla. Crowdsourcing on otettu niin maailmalla kuin Suomessakin melko innostuneesti ja positiivisesti vastaan, erityisesti juuri kuvailutyön tehostamisen kannalta. Täysin varauksetonta luottamusta se ei kuitenkaan ole mielestäni vielä saavuttanut, sillä hyvin usein keskustellaan vielä käyttäjien syöttämien tietojen luotettavuudesta. Yleisöosallistamisella luotuja kuvailutietoja ei myöskään ole haluttu kohdella samanvertaisesti ns. ’virkatyönä’ tehtyjen kuvailuiden kanssa, vaan ne on haluttu pitää omana kerroksenaan varsinaisten kuvailutietojen päällä. Tämä on harmi, sillä juuri crowdsourcing olisi asia, jolla käyttäjät saataisiin sopivalla tavalla sitoutettua mukaan muistiorganisaatioiden toimintaan. 44 Tämä lähtökohta on kirjattu mm. Arkistokuvailun kansallisen kehittämisen viitekehyksessä, 22. Siinä arkiston tehtäväksi määritellään aineiston kontekstuaalinen kuvailu, eli kytkeminen toimijoiden, toiminnan, tapahtumien ja paikkojen muodostaman verkostoon. Sen sijaan aineistoresurssien tarkempi kuvailu nähdään ensisijaisesti käyttäjien tehtävänä. 45 Australian kansalliskirjaston digitaalinen kirjasto Trove: http://trove.nla.gov.au/. 46 Kansalliskirjaston Digitalkoot –hankkeen verkkosivut: http://www.digitalkoot.fi/fi/splash. 34 Arkistosektorilla mukaan voitaisiin vielä kytkeä käyttäjien omat muistiinpanot, opinnäytetyöt sekä muut julkaisut. Pysyvien tunnisteiden avulla voitaisiin tehdä ristikkäisiä viitteitä aineistoista julkaisuihin ja päinvastoin. Jos esimerkiksi väitöskirjan tekijä käyttää tiettyä asiakirjaa lähteenään, vastaväittäjä voisi helposti alaviitettä klikkaamalla tarkastaa lähteen. Vastaavasti taas asiakirjan yhteydessä voitaisiin ilmaista, että tätä asiakirjaa on käytetty lähteenä siinä ja siinä väitöskirjassa. Yleisöosallistamisessa – tai muutamien vuosien kulutta puhutaan varmaankin vain vuorovaikutuksesta aineiston ja sen käyttäjien välillä – on olemassa paljon potentiaalia. Sen käyttöönotto ja kehittäminen tulevat varmasti jatkossakin etenemään kirjastovetoisesti, mutta arkistojen kannattaa seurata kehitystä suurella mielenkiinnolla. 3.5. Sosiaalinen media ja vuorovaikutteisuus Crowdsourcing on hyvä tapa saada käyttäjät entistä tiiviimmin mukaan aineiston kuvailuun ja muistiorganisaatioiden toimintaan, mutta kyse on vain yhdenlaisesta vuorovaikutuksen tavasta tai kohteesta, joten crowdsourcingia ei pidä lähteä yleistämään muuhun toimintaan. Ihmisten ja asioiden verkottuminen ja vuorovaikutuksen lisääntyminen ovat faktoja, jotka tulevat vaikuttamaan elämäämme kaikilla inhimillisen toiminnan aloilla.47 Ehkä vahvimmin ovat 2000-luvulla olleet esillä sosiaalisen median palvelut, kuten Facebook, Twitter, Youtube ja MySpace. Kolmea ensiksi mainittua käytetään tänä päivänä runsaasti jopa arkistosektorillakin, mikä ei ole aina ollut kaikista nopeimmin vaikutteita ympäröivästä maailmasta vaikutteita imevä toimiala. Sosiaalista mediaa ei pitäisi nähdä liian yksiulotteisesti vain esimerkiksi Facebookin ja sen tarjoamien hyvien ja huonojen puolien kautta. Koko ala on vielä niin nuorta, että se kehittyy huimaa vauhtia eteenpäin. Siksi on lähes mahdotonta ennustaa, miltä sosiaalinen media 47 ETLAn tutkimuksen mukaan nyt ollaan vasta matkalla digitaaliseen palveluyhteiskuntaan, jossa tuotannon mittakaavaeduista päästään käytön mittakaavaetuihin. Lehti, Rouvinen & Ylä-Anttila 2012, 27. 35 näyttää vaikkapa kymmenen vuoden kuluttua. Kehittyipä sosiaalinen media mihin suuntaan tahansa, niin arkistojen sosiaalisen median hyödyntäminen tulee kulkemaan jälkijättöisesti. Siksi pidän melko turhana, että lähdetään kehittämään sosiaalisen median strategioita tai toimintamalleja. Pikemminkin olisi järkevää koettaa kehittää organisaatioista joustavia ja ketteriä, jotta ne pystyisivät sopeutumaan mahdollisimman nopeasti maailman muuttumiseen. Edellä mainittu ehdotus voi kuulostaa ehkä vähän radikaalilta, mutta tuskinpa kovin moni lähtee kiistämään, etteikö sosiaalinen media ja vuorovaikutteisuuden (verkottumisen) lisääntyminen olisi 2000-luvun suurimpia muutostrendejä. Tämä on todennettavissa seuraamalla esimerkiksi nykypäivän kansainvälisiä kriisejä ja aseellisia konflikteja. Youtuben Twitterin ja Facebookin on todettu olleen yksiä keskeisimmistä tiedonvälityskanavista esimerkiksi ns. Arabikevään (2011) sekä Israelin ja Palestiinalaisten Gazan alueen konfliktin (2012) aikana.48 Tämän vuoksi on vaarana, että organisaatiot ja instituutiot, jotka eivät ole vahvasti mukana sosiaalisessa mediassa, voivat marginalisoitua. Se ei tekisi arkistojen jo nykyisinkin marginaaliselle asemalle kovin hyvää. Jo kymmenkunta vuotta sitten kuuli asiantuntijoiden toteavan, että yritystä, joka ei ole internetissä, ei ole olemassakaan. Tai yliopistomaailmassa professorien tuskailua nuorten opiskelijoiden tiedonhankintatavoille, kun kaiken tiedon pitäisi löytyä Googlesta.49 Sosiaalisesta mediasta voi hyvinkin muodostua 2010-luvun Google. Ei välttämättä niinkään tiedon etsinnän kannalta, vaan keskinäisen vuorovaikutuksen. Sosiaalisessa mediassa ideat, aatteet ja protestit liikkuvat fyysiseen maailman verrattuna valon nopeudella. Parhain (tai ehkäpä huonoin) esimerkki on monet virheellisen uutisoinnin pohjalta syntyneet ad hoc – protestit ja adressit, jotka yhden iltapäivän aikana saattavat kerätä kymmenien tuhansien ihmisten joukkoaallon. Virheellisen uutisoinnin korjaamisesta huolimatta vahinko on voinut jo tapahtua, ja sitä voi myöhemmin olla vaikea korjata. Edellä mainittu ”lumivyöryskenaario” on täysin mahdollinen myös arkistojen kohdalla. Aihe liittyisi arkiston tapauksessa todennäköisesti salailuun tai salaisten aineistojen hävittämiseen. 48 49 Häyrinen 2012, 28. Nicholas, David 2010, 3. 36 Esimerkiksi Agricolan keskustelupalstalla on jo levitetty tietoa, että ”Elinkeinoelämän keskusliiton alaisessa arkistossa Mikkelissä tuhotaan arkaluontoisia entisen Sota-arkiston asiakirjoja vuodelta 1944”. Hyvin kirjoitettuna tämän kaltainen uutinen voisi sosiaalisessa mediassa levitä hyvin nopeasti ja aiheuttaa huomattavia imagohaittoja kaikille osapuolille. Huhut pitäisi pystyä ampumaan alas jo ensimmäisen päivän aikana, ennen kuin lumipallo on ennättänyt kasvaa liian suureksi. Torjuntatoimenpiteisiin pitäisi kyetä ryhtyä myös virka-ajan ulkopuolella iltaisin ja viikonloppuisin. Edellä on ehkä kuvattu liiankin synkkää kuvaa verkottumisen ja sosiaalisen median vaikutuksista. Ehkäpä ne kuitenkin osaltaan kuvaavat myös aiheen tärkeyttä ja merkityksen laajuutta. Muistiorganisaatioiden oikeanlainen esiintyminen sosiaalisessa mediassa omalta osaltaan onkin juuri oikeanlaisen tiedon jakamista ja siten väärän tiedon levittämisen ennaltaehkäisyä. Jos esimerkiksi arkistot eristäytyvät muusta maailmasta omien makasiiniensa suojaan, silloin emme myöskään pysty vaikuttamaan siihen, miten muu maailma ajattelee meistä. 37 4. ESIMERKKITAPAUKSET (CASE STUDIES) 4.1. Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä Kansallinen Digitaalinen Kirjasto on Opetus- ja kulttuuriministeriön toimialatasoinen hanke, jossa pyritään luomaan kirjasto-, arkisto- ja museosektoreille yhteisiä palveluita digitaaliseen pitkäaikaiseen säilyttämiseen (niin sanottu PAS-ratkaisu) sekä aineistojen hakemiseen yhden luukun palveluna (kansallinen asiakasliittymä Finna). Hankkeen tavoitteena on varmistaa kulttuurin ja tieteen digitaalisten tietovarantojen tehokas ja laadukas hallinta, jakelu ja pitkäaikaissäilytys. Kansalliskirjasto vastaa asiakasliittymän ylläpitämisestä toimialatasoisena palvelujärjestelmänä.50 KDK-hanke alkoi vuonna 2008, ja asiakasliittymän piti alun perin olla tuotantokäytössä vuonna 2011. Kaupalliselta toimijalta tilattu asiakasliittymäohjelmisto ei kuitenkaan vastannut kaikilta osin asetettuja vaatimuksia, joten sopimus päätettiin purkaa. Tämän jälkeen kehitystä päätettiin jatkaa avoimen lähdekoodin ratkaisuna ja lähtökohdaksi valittiin Villanovan yliopistossa kehitetty VuFind-ohjelmisto. Ohjelmiston vaihtaminen kuitenkin viivästytti aikataulua, ja niinpä pilotit toteutettiin vuonna 2012 ja tuotantokäyttöön päästään asteittain vuodesta 2013 eteenpäin. Asiakasliittymän on tarkoitus olla kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteinen helppokäyttöinen verkkopalvelu, joka tarjoaa pääsyn muistiorganisaatioiden kaikkiin aineistoihin ja palveluihin51. Finna on tarkoitettu niin tietoa tarvitseville tutkijoille kuin myös elämyksiä hakeville satunnaisemmille käyttäjille. Asiakasliittymä on niin sanottu yhden luukun palvelu, jonka kautta käyttäjä voi saada käyttöönsä kaikkien kirjastojen, arkistojen ja 50 51 Kansallinen Digitaalinen Kirjasto –hankkeen verkkosivut http://www.kdk.fi/fi/tietoa-hankkeesta. Kansallinen Digitaalinen Kirjasto –hankkeen verkkosivut http://www.kdk.fi/fi/asiakasliittyma. 38 museoiden aineistoja. Tavoite on siis nykysuuntauksen mukaisesti toteuttaa palveluita asiakaslähtöisesti ja häivyttää toteuttajaorganisaatiot taka-alalle. Kuva 5. Näkymä Finnan etusivulta. Finnan toteuttamisesta ja kehittämisestä vastaa Kansalliskirjaston asiakasliittymätoimisto, mutta sen suunnitteluun on osallistunut monia KDK-hankkeen asiantuntijatyöryhmiä. Asiakasliittymän Beta-versio saatiin koekäyttöön loppuvuodesta 2012. Järjestelmää kuitenkin 39 kehitetään jatkuvasti ketterän kehityksen menetelmien mukaisesti kolmen viikon sykleissä, ja ainakin näin varhaisten merkkien perusteella vaikuttaa siltä, että Finnasta tulee hyvä ja toimiva järjestelmä. Varsinaisen ”kansallisen näkymän” lisäksi organisaatioilla ja konsortioilla on mahdollisuus luoda Finnaan omia näkymiään. Näitä ovat nykyisten suunnitelmien mukaisesti ainakin sektorikohtaiset näkymät sekä joidenkin organisaatioiden laatimat organisaatiokohtaiset näkymät. Räätälöintitapauksissa kuitenkin muutostöiden toteuttamisesta vastaa (rahallisesti) kukin toimija itse. Useamman toimijan tarvitsema ominaisuus taas voidaan nostaa yhteiseksi palveluksi. Toistaiseksi on vielä auki, kuinka moni organisaatio aikoo toteuttaa oman näkymän asiakasliittymästä ja kuinka omien palveluiden integroiminen Finnaan tulee sujumaan. 4.2. Arkistokuvailun uudistaminen Arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva asetti 4.6.2012 kansallisen kehittämistyöryhmän uudistamaan arkistokuvailua Suomessa. Työryhmän tavoitteena on toimikautensa aikana 1.6.2012 – 31.12.2014 tuottaa erityyppisten analogisten ja digitaalisten aineistojen kuvailuun soveltuva käsitemalli, kuvailusäännöt sekä luettelointisäännöt. Asettamispäätöksen mukaan työryhmän tulee työssään pyrkiä yhdenmukaisuuteen International Council on Archives’in laatimien kansainvälisten arkistokuvailun standardien kanssa. Työryhmän jäsenistöön pyrittiin saamaan kattavasti edustusta niin Arkistolaitoksesta, yksityisistä keskusarkistoista kuin kuntien ja valtion viranomaisistakin.52 Työryhmän toimeksianto ja tavoitteet asetettiin tarkemmin Arkistoaineisto ja sen kuvailun kehittäminen 2010-luvulla –esityksessä. Kyseisen dokumentin mukaan arkistokuvailun 52 Työryhmän asettamiskirja, AL/9734/07.01.01.00/2012. 40 kehittämisen tavoite on erityyppisen aineiston käytön ja käyttäjien tukeminen tietopalvelun muuttuvassa ympäristössä. Tällä tarkoitetaan mm. analogisen ja digitaalisen aineiston elinkaaren eri vaiheissa tapahtuvan kuvailun harmonisointia sekä pyrkimystä aineiston kontekstualisointiin. Motiivin tälle kehittämistyölle antoi tietopalvelun siirtyminen yhä enenevissä määrin tietoverkkoon. Dokumentissa kuvataan lähtökohtia, joidenka mukaan aineisto on jatkossa käytettävissä yhteisten käyttöliittymien kautta, asiakkaat osallistuvat itse aineiston kuvailuun, julkisia aineistoja voidaan hyödyntää avoimena linkitettynä datana ja paperiaineistot tilataan sähköisen asioinnin kautta.53 Kuvailun kehittämishankkeen taustalla on siis tavoite uudistaa arkistokuvailu perinteisestä mallista vastaamaan paremmin uutta toimintaympäristöä, ja nimenomaan arkistojen tietopalvelun osalta. Perinteinen arkistokuvailu on aina lähtenyt liikkeelle yhden toimijan muodostaman arkistokokonaisuuden luetteloinnista ja kuvailusta. Provenienssiperiaatteen mukaan arkisto on yhden toimijan toiminnan tuloksena syntynyt asiakirjakokonaisuus. Perinteinen arkistokuvailu on siten aina lähtenyt tiukasta arkistonmuodostaja – arkisto – yhteydestä. Tällä on haluttu varmistaa ennen kaikkia asiakirjojen todistusvoimaisuus, sillä asiakirjan luotettavuus syntyy vain sen yhteydestä kontekstiin.54 Perinteinen arkistokuvailu joutuu kuitenkin vaikeuksiin silloin, kun arkistonmuodostuksen selvittäminen on hyvin vaikeaa tai jopa mahdotonta. Tänä päivänä organisaatiot niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla muuttavat nimiään ja toimintamuotojaan hyvin tiuhaan tahtiin. Organisaatioita myös yhdistetään, erotetaan, perustetaan ja lakkautetaan hyvin nopeasti. Asioiden käsittely ei myöskään ole välttämättä sidottu enää yhteen toimijaan. Julkisella sektorilla asian käsittely voi kesken prosessin siirtyä viranomaiselta toiselle. Yksityisellä sektorilla taas yritykset voivat ulkoistaa vaikkapa kaikki konttoripalvelunsa toiselle yritykselle. Näissä tilanteissa perinteinen arkistonmuodostaja – arkisto linjaus ei enää toimi. Arkistokuvailua on tarkoitus kehittää pois perinteisestä arkistonmuodostaja – arkisto – akselista kohti kontekstuaalista kuvailua. Siinä kuvailun lähtökohdaksi hyväksytään ajatus, 53 54 Arkistoaineisto ja sen kuvailun kehittäminen 2010-luvulla, s.1-9. Ks. esimerkiksi Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt vuodelta 1997. 41 että on olemassa tiettyjä kuvailtavia kokonaisuuksia – entiteettejä – joilla on erilaisia suhteita keskenään. Suomalaisessa mallissa kuvailtaviksi entiteeteiksi on ajateltu aineistoa, toimijaa, toimintaa, tapahtumaa, paikkaa ja subjektia. Kuva 6. Luonnos (pvm 25.1.2013) arkistokuvailun uudesta kansallisesta käsitemallista Kontekstuaalinen kuvailu muodostaa eräänlaisen verkoston, joka mallinnetaan kuvailtavilla kohteilla sekä niiden välisillä suhteilla. Tämä kuvailu voidaan tehdä semanttisesti siten, että se on tietokonekielellä luettavissa. Näin ollen tietojärjestelmä osaa ’ehdottaa’ loppukäyttäjälle hänen kannaltaan mielenkiintoisia asiakirjakokonaisuuksia. Perinteiseen malliin verrattuna ’arkistolla’ – eli siis aineistolla – voi olla suhteita useamman eri toimijan kanssa. Toimijat ovat sellaisia henkilöitä tai organisaatioita, jotka ovat olleet luomassa, tallentamassa, säilyttämässä tai käyttämässä kyseisiä asiakirjoja.55 55 Kansallisen arkistokuvailun käsitemallin luonnos. 42 Kontekstuaalisen kuvailun tavoitteena on, että se tekisi arkistoaineiston paremmin löydettäväksi loppukäyttäjälle. Perinteinen kuvailu edellyttää, että käyttäjä osaa ensiksi löytää oikean arkistonmuodostajan, ja sen jälkeen etsiä tämän arkistosta haluamansa tiedon. Vanhat arkistot ovat vielä useimmiten järjestetty asiakirjan tyypin, ei tietosisällön, mukaisesti. Tämä on entisestään hankaloittanut loppukäyttäjän työtä. Kontekstuaalisen kuvailun avulla loppukäyttäjän uskotaan paremmin löytävän haluamansa aineiston. Loppukäyttäjä kun on yleensä kiinnostunut asiasisällöstä, ei asiakirjoista sinänsä. Kontekstuaalisessa kuvailussa nimenomaan asiasisältö nousee keskiöön. Vanhat kuvailu- ja luettelointisäännöt olivat suunniteltu vain perinteisen arkistoaineiston kuvailuun. Arkistokuvailun kehittämishankkeen tuloksena syntyvän tietomallin sekä kuvailuja luettelointisääntöjen taas on tarkoitus soveltua yhtälailla myös digitoidulle tai syntysähköiselle aineistolle. Uudet säännöt siis tulevat yhtenäistämään eri tyyppisten arkistoaineistojen kuvailua ja luettelointia, ja siten myös helpottamaan niiden käyttöä. Tavoitteena on myös yhteismitallistaa arkistoaineistoa muiden muistiorganisaatioiden aineistojen kanssa, jotta kulttuuriperintöaineistojen haku onnistuisi yhteisistä käyttöliittymistä, kuten Kansallisen Digitaalisen Kirjaston Finna-asiakasliittymästä tai Europeanasta.56 Arkistokuvailun kansallisen kehittämistyöryhmän tavoite on saada käsitemalli, kuvailusäännöt sekä luettelointisäännöt valmiiksi vuoden 2014 loppuun mennessä. Hanke on herättänyt myös kansainvälistä kiinnostusta, sillä ICA:n funktionaalisen kuvailun standardeja ei vastaavassa laajuudessa ole vielä yritetty implementoida. Kuvailun kehittäminen liittyy kiinteällä tavalla Arkistolaitoksen vetämään AHAA-hankkeeseen, jossa ollaan kehittämässä uuttaa hakemistopalvelua Arkistolaitoksen yksiköille sekä yksityisille keskusarkistoille.57 Tätä kirjoittaessa sekä kuvailun kehittäminen että AHAA-hanke ovat vielä pahasti keskeneräisiä. Valmistuessaan sekä uudet kuvailukäytänteet että AHAA-tietojärjestelmä tulevat todennäköisesti olemaan moderneimpia arkistosektorilla koko maailmassa. Kuinka 56 57 Arkistokuvailun kansallisen kehittämisen viitekehys, s. 4-5. Asettamiskirja AL/9734/07.01.01.00/2012. 43 hyvin ne sopivat 2010-luvun jälkipuoliskon käyttäjien tarpeisiin on vielä kokonaan arvoitus. Joka tapauksessa on mielestäni selvää, että ainakin ne tekevät aineiston hakemisesta, hyödyntämisestä ja jakamisesta huomattavasti aiempaa helpompaa. 4.3. Kansalliset ontologiapalvelut FinnONTOprojekti oli vuosina 2003 – 2012 toiminut laaja kansallinen hanke, jonka tarkoituksena oli kehittää avoimeen lähdekoodiin pohjautuva perusta suomalaiselle semanttisen webin infrastruktuurille. Semanttisen laskennan tutkimusryhmän (SeCo) vetämän hankkeen tavoitteena oli siirtyä asiasanoista ontologioihin, saada kansalliset ontologiapalvelut verkkoon, käyttää avoimia standardeja ja sisältöjä sekä edistää liiketoimintaa ja julkisia palveluita.58 Projektin käytännön tuloksia oli Yleinen suomalainen ontologia (YSO), josta toivottiin eräänlaista yläontologiaa, johon alakohtaiset ontologiat voisivat liittyä. Jälkimmäisistä esimerkkeinä ovat Museoalan ontologia MAO, valokuvausalan ontologia VALO sekä toimijaontologia TOIMO. Kansallisista ontologiapalveluista on toivottu saatavan apua erityisesti muistiorganisaatiosektorilla, joten niiden on toivottu integroituvan osaksi Kansallisen Digitaalisen Kirjaston yhteisiä palveluita. Tätä kirjoittaessa on varmistumassa se, että ontologiapalveluiden ylläpito tulee FinnONTOhankkeen nyt päätyttyä siirtymään Kansalliskirjastolle. Ontologioiden toimintaperiaatteista on kerrottu tarkemmin luvussa 3.1., joten keskityn tässä ainoastaan kuvaamaan FinnONTOhankkeessa toteutettuja ontologiapalveluita niiden 58 FinnONTO-hankkeen Internet-sivut http://www.seco.tkk.fi/projects/finnonto/index.fi.php. 44 mahdollisuuksineen ja heikkouksineen. Jälkimmäisiin lukisin sen, että FinnONTOpalveluissa termien välisiä suhteita on vain hyvin harvaa eri tyyppiä. FinnONTO – hankkeessa käytetyt keskeisimmät terminen väliset suhteet ovat laajempi termi, suppeampi termi, rinnakkaistermi, käytä, korvaa ja huomautus. Esimerkiksi kuvassa 4 näytetyn termin ”talvisota” laajempi termi on sodat (tapahtumat) ja yksi rinnakkaistermeistä Afganistanin sota. Termeillä käytä ja korvaa pyritään ohjaamaan käyttäjää tiettyjen yleisemmin hyväksyttyjen synonyymien käyttämiseen. Käytä termin avulla osoitetaan suositeltavampi synonyymi ja korvaa termi ilmaisee ei-suositeltavan nimimuodon. Arkistoissa ontologioita voitaisiin hyödyntää niiden perusajatuksen mukaisesti sisällönkuvauksessa. Perinteisten asiasanastojen sijaan ryhdyttäisiin vain käyttämään ontologioita, esimerkiksi korvaamalla YSA:n käyttö YSO:lla. Haasteena on kuitenkin se, että arkistoissa ei viime aikoina ole juuri keskitytty sisällönkuvailuun. Arkistojen hallinta on perustunut ryhmittelyille ja luokitteluille. Luettelointi on tapahtunut pääasiassa ryhmittelemällä arkistoaines asiakirjatyyppien tai toimintojen mukaisiin sarjoihin. Varsinaista asiakirjojen sisällönkuvailua tehdään hyvin vähän. Ilman sisällön tarkempaa läpikäymistä ja kuvailua ontologisointi uhkaa jäädä hyvin pintapuoleiseksi. Esimerkiksi asiakirjasarja ”sisäinen tarkastus” saattaisi hyvinkin saada asiasanoikseen vaan ”sisäisen tarkastuksen”, ”raportit” ja ”pöytäkirjat”, eli toisin sanoen hyvin vähän tietoa asiakirjojen varsinaisesta sisällöstä. Arkistojen järjestämis- ja kuvailutyön luonteesta johtuen en usko ontologioiden olevan taianomainen ratkaisu arkistoaineksen hallintaan ja erityisesti tiedonhaun helpottumiseen. Ontologioiden täysimittainen hyödyntäminen edellyttäisi järjestämis- ja luettelointityön radikaalia uudistamista kohti sisältökeskeisempää ajattelua. En usko sähköisenkään toimintaympäristön muuttavan tilannetta, koska dokumentteihin (pääasiassa automaattisesti) kertyvä metatieto on enimmäkseen käsittelyprosesseihin liittyviä auktoriteetti- ja aikaleimatietoja kuin varsinaista sisällönkuvailua. Dokumenttien täystekstianalyysi ja automatisoitu ontologisointi ratkaisi tietysti ongelman, mutta vähänkin isommassa 45 sähköisessä arkistossa hakutulosten massiivinen määrä aiheuttaisi suuren haasteen oikean tiedon löytämiselle. Ehkä todennäköisin - ja lyhyellä aikavälillä mahdollisin - skenaario liittyisi ontologioiden hyödyntämiseen toimijoiden (ent. arkistonmuodostajat) ja toimintojen kuvailussa. Niitä voitaisiin linkittää tapahtuma- ja paikka-ontologioihin, esimerkiksi juuri YSO:on ja SAPO:on. Näin esimerkiksi arkistonmuodostaja ”Jalkaväkirykmentti 34” linkittyisi YSO:n tapahtumaan ”Kollaanjoen taistelu” ja SAPO:ssa paikkaan ”Suistamo (1865-1939)”. Arkistonmuodostajien edeltäjä-seuraaja – suhteiden kuvaamisessa ontologiat voisivat myös olla mainio apuväline, mutta silloin FinnONTO – hankkeessa käytettyä termistöä tulisi laajentaa esimerkiksi ”edeltäjä” ja ”seuraaja” elementeillä. Toivottavasti ontologioiden hyödyntäminen yleistyisi arkistokentällä, koska ne ovat asiasanoitusta näppärämpi apuväline sisällönkuvailussa ja tiedonhaun apuvälineenä. Mutta kuten jo edellä totesin, niin ontologioiden täysimittainen hyödyntäminen edellyttäisi laajaa toimintatapojen muutosta arkistoissa. Meillä ei muutenkaan ole yhtä vahvaa dokumenttien sisältöön perustuvaa asiasanoitusperinnettä, kuten vaikkapa kirjastoilla. FinnONTO – hankkeessa käytetyt käsitteiden välisiä suhteita kuvaavat termit ovat vielä melko vähäisiä. Ehkäpä näitä termejä tulisi vielä lisätä kuvaamaan muunkinlaisia suhteita kuin vain ala- ja yläkäsitteitä. 46 5. MÄÄRÄNPÄÄNÄ AVOIN JA ASIAKASLÄHTÖINEN ARKISTO Tässä tutkimuksessa olen käynyt läpi arkistojen tietopalvelun eri toimintamuotojen kehitystä Senaatin arkiston alkuajoista aina nykypäivään saakka. Sen lisäksi olen esitellyt joitakin mielestäni arkistojen toimintaympäristön kannalta olennaisimpia kehityssuuntia ja pyrkinyt esimerkkitapausten avulla viemään käsiteltävät asiat konkreettisemmalle tasolle. Tässä viimeisessä luvussa tarkoituksenani on vetää aiemmin käsitellyt asiat yhteen ja lisäksi pyrkiä esittämään oma arvioni tietopalveluiden tulevasta kehityssuunnasta. Teen myös joitakin hyvin konkreettisia esityksiä siitä, että millä tavalla arkistojen tietopalvelua voisi mielestäni kehittää. Arkistojen tietopalvelun varhaisin muoto – asiakirjojen julkaisutoiminta – voi tänäkin päivänä erinomaisen hyvin. Oikeastaan julkaisutoiminnalle voisi povata jopa uutta kultaista aikakautta. Liljegrenin ja Gottlundin aikoihin verrattuna ainoastaan julkaisuväline on muuttunut. 1800-luvun alkupuolella käytetyt julkaisusarjat, kuten Diplomatarium Suecanum, ovat korvautuneet korkealaatuisia digitaalisia representaatioita sisältävillä digitaalisilla järjestelmillä. Arkistolaitoksen Digitaaliarkisto on 2010-luvun vastine Gottlundin Otava I ja II –teoksille. Edvard Grönbladin aloittama asiakirja-aineistojen järjestämis- ja luettelointityö on edelleen kaikkien arkistojen perustehtävä. Nykytermeillä puhumme käytettävyyden edistämisestä, kuvailun kehittämisestä, haku- ja tilausjärjestelmien parantamisesta ja niin edelleen. Kuitenkin kyse on pohjimmiltaan aivan samasta asiasta kuin Grönbladinkin aikana: kuinka asiakas löytää haluamansa tiedon asiakirjamassasta. Tietokoneiden yleistyminen ja tietoliikenneyhteyksien nopeutuminen niin kotikäytössä kuin työpaikoillakin on muuttanut tapaamme tehdä työtä ja kuluttaa palveluita. Työasemakohtaiset sovellukset alkoivat ensiksi keskustelemaan sisäverkoissa ja myöhemmin maailmanlaajuisesti Internetissä. 1990-luvulla kehitystä oli se, kun arkisto sai kotisivut Internetiin, ja sinne tiedot kokoelmissaan olevista arkistofondeista. 2000-luvulla edistystä oli, kun arkiston 47 tietokantasovelluksessa olevia viitetietoja pystyi katsomaan Internetin kautta ajasta ja paikasta riippumatta. 2010-luvulla ollaan kehityksen harjalla, kun arkistojen korkealaatuisia representaatioita sisältävät tietojärjestelmät ovat avointen rajapintojen kautta yhteydessä keskenään ja osaavat hyödyntää myös julkisin varoin tuotettuja ulkopuolisia palveluita. Lisäksi käyttäjät voivat vapaasti jakaa ja kommentoida sisältöjä keskenään. Ideaalitapauksessa tulevaisuuden arkistotietojärjestelmän tulisi toimia seuraavalla tavalla: Arkistoaineisto kuvailtaisiin kontekstuaalisesti yhdessä toimija-, toiminta-, paikka- ja tapahtumatietojen kanssa, jolloin tuloksena olisi kuvailutietojen verkosto. Muiden kuin aineistoentiteetin kohdalla kuvailutieto saataisiin ulkopuolisesta ontologiapalvelusta tai auktoriteettitietokannasta. Näin varmistettaisiin aineiston yhteiskäytettävyys niin arkistosektorin sisällä kuin myös suhteessa kirjastojen ja museoiden aineistoihin. Arkistotietokanta-sovelluksen tulisi myös osata hyödyntää ulkopuolelta tulevaa avointa linkitettyä dataa esimerkiksi paikkatietoa ja karttapalveluita. Tärkeintä kuitenkin olisi se, että 2010-luvun arkistotietojärjestelmä suunniteltaisiin asiakkaita, ei arkiston työntekijöitä varten. Asiakkaiden tulisi tuntea järjestelmä ’omakseen’, ja siinä auttaisi erityisesti mahdollisuus käyttöliittymän personoimiseen. Ehkäpä isoin muutos tarvitaan sittenkin arkistonhoitajien korvien välissä. Mustasukkainen suhde vartiomaamme aineistoon tulisi unohtaa ja päinvastoin pyrkiä tyrkyttämään aineistoa maailmalle. Arkistonhoitaja ei enää ole (ja jos tarkkoja ollaan, niin ei ole koskaan ollutkaan) säilyttämänsä aineiston paras ja tärkein asiantuntija. Rohkenen epäillä, että tulevaisuuden arkistonhoitaja ei ole portinvartija, joka laskee asiakkaita sisälle ja opastaa heitä käyttäytymissäännöissä. Arkistonhoitaja on pikemminkin fasilitaattori, joka toimii näkymättömästi kulisseissa huolehtimassa siitä, että järjestelmä toimii. Ei myöskään ole kestävä tapa ajatella, että on olemassa joku ainut oikea ”virallinen” kanava aineiston jakelulle. Olkoonpa se sitten arkiston oma käyttöliittymä, AHAA-järjestelmän tapainen palvelu tai Kansallisen Digitaalisen Kirjaston asiakasliittymä. Arkisto tulisi nähdä eräänlaisena informaation kierrätyskeskuksena, joka saa aineistoa monesta eri ”tuutista”, 48 jalostaa ja rikastaa tietoa, ja jakaa sitten eteenpäin niin montaa eri letkua pitkin kuin vaan on mahdollista. Miksi ihmeessä jakelukanavien määrää tulisi rajoittaa? Tulevaisuutta on vaikea ennustaa, mutta tällä hetkellä tietopalveluiden kehityssuunta näyttää melko selvältä. Kaaviosta 1 näemme, että esimerkiksi Arkistolaitoksessa tutkijasaliasiakkaiden määrä on romahtanut neljässä vuodessa 17 prosenttia. Oletettavasti kyse on ennen kaikkea sukututkijoista, jotka ovat siirtyneet mikrofilmisaleista yhä enemmän kotikoneilleen käyttämään digitaaliarkistoja. Tällä hetkellä on vaikea nähdä syytä, joka voisi kääntää tutkijasaliasiakkaiden määrän jälleen noususuuntaan. Todennäköisempää on, että laskusuunta tulee jatkumaan. Kaavio 1. Tutkijasaliasiakaskäynnit Arkistolaitoksen yksiköissä 2008 – 2011.59 70000 60000 59352 56294 52323 50000 49303 40000 30000 20000 10000 0 2008 2009 2010 2011 Todennäköistä on myös se, että myös akateeminen tutkimus tulee yhä enemmän siirtymään verkkoon. Vielä kymmenkunta vuotta sitten jako oli selvä: vakavaa tutkimusta tehtiin tutkijasaleissa ja Internet-palvelut olivat kevyempää viihdekäyttöä varten. Nyt digitointityön edetessä ja virtuaalisten tutkimustilojen yleistyessä, myös vakavaa tutkimusta voidaan tehdä omalta työasemalta käsin. Kysymys ei enää olekaan siitä, mikä on vakavaa ja mikä 59 Arkistolaitoksen vuosikertomukset 2008 – 2011. 49 kevyempää tutkimusta. Kyse on pikemminkin siitä, että kuinka hyvin asiakas tuntee arkiston ja sen aineiston. Akateemiset tutkijat ja sukututkijat tuntevat hyvin arkisto-organisaatiot aineistoineen ja palveluineen. Siksi he ovat myös hanakimpia siirtymään käyttämään uusia digitaalisia palveluita. Voi olla jopa mahdollista, että vanha asetelma kääntyy päälaelleen: vakavaa tutkimusta tehdään digitaalisesti ja viihdekäyttö tapahtuu tutkijasalissa. Koska arkiston satunnainen käyttäjä ei varmastikaan ole rohkeasti ensimmäisenä uusia palveluita käyttämässä. Ei fyysistä asiakaspalvelua tule kuitenkaan aliarvioida ja pyrkiä lopettamaan kokonaan. Ensinnäkin kaiken arkistoaineiston digitointi ei tule valmistumaan tämän vuosisadan ensimmäisellä puoliskolla, ja todennäköisesti resurssit eivät edes riitä kaiken aineiston digitointiin. Analogisia aineistoja joudutaan toimittamaan asiakkaiden käyttöön vielä vuosikymmenten ajan. Toisekseen vanhat pölyiset asiakirjat ovat koko arkistoimagon ydinjuttu. Vanhojen asiakirjojen selaaminen ja löytöjen tekeminen niiden sisällöstä on suuri elämys niin asiakkaille kuin meille arkiston henkilökunnallekin. Elämys onkin sana, jota arkistosektorilla kuulee liian harvoin käytettävän. Vierailuryhmien ja tutkijasalikäyntien kohdalla pitäisi pyrkiä aidon arkistoelämyksen maksimointiin. Se herättäisi asiakkaiden kiinnostuksen historiallisten kysymysten äärelle. Toivottavasti 2020-luvun arkisto on kaikille avoin, yhteistyökykyinen ja hyvästä asiakaspalvelustaan tunnettu instituutio. Sellainen, joka ei omahyväisellä tavalla korosta omaa asiantuntemustaan vaan pikemminkin kuuntelee asiakkaitaan ja pyrkii vastaamaan heidän tarpeisiinsa. Arkistonhoitajien ei tulisi mustasukkaisesti vartioida ”omia aarteitaan” vaan pikemminkin iloita siitä, kun saa jakaa aineistoa käyttäjille. Asiakaslähtöisyys on sana, jota tuodaan virallisessa liturgiassa jatkuvasti esille. Toivottavasti se tulevaisuudessa myös konkretisoituisi arkistojen asiakaspalvelun toteuttamisessa. Tutkielmani käsitteli hyvin paljon eri teknisiä menetelmiä tietopalvelun kehittämiseksi, mutta loppujen lopuksi kehitys lähtee arkistonhoitajien ajattelutavasta, ei käytetyistä työvälineistä. Kuten Joy Palmer ja moni muu on todennut, arkistot 2.0:ssa on ennen kaikkea kyse ajattelutavan muutoksesta. 50 LÄHTEET Painamattomat lähteet Asiakirjalähteet Kansallisarkisto (KA), Helsinki Arkistokuvailun kansallinen kehittämistyöryhmä Asettamiskirja Arkistoaineisto ja sen kuvailun kehittäminen 2010-luvulla Arkistokuvailun kansallinen viitekehys Työryhmän pöytäkirjat sekä käsitemalliluonnokset Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen vuosikertomukset 1980 – 2011 Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston toimintakertomukset 1981 – 2012 Muut painamattomat lähteet Hormia-Poutanen, Kristiina 2013. Kansalliset ontologiapalvelut – käyttöönottosuunnitelma. Esitelmä Kansalliskirjaston ONKI-sektorikoulutuksessa 12.2.2013. Hyvönen, Eero 2005. Miksi asiasanastot eivät riitä vaan tarvitaan ontologioita? Teknillinen Korkeakoulu, Viestintätekniikka. Hyvönen, Eero 2008. FinnONTO-malli kansallisen semanttisen webin sisältöinfrastruktuurin perustaksi – visio ja sen toteutus. Teknillinen Korkeakoulu, Viestintätekniikka. Kansallisarkiston digitointihanke 2009 – Loppuraportti, 27.4.2010. Kansallisarkisto, Helsinki. Kansallisarkiston digitointihanke 2010: Aineistojen turvaaminen ja saattaminen sähköiseen muotoon – Loppuraportti, 21.4.2011. Kansallisarkisto, Helsinki. Koponen, Pirjo 1990. arkistonhoitotutkintoon. Meillä on Basis! Tutkielma Liikearkistoyhdistyksen 51 Liukkonen, Jukka 2011. Elkan arkistotietokanta-sovelluksen käytettävyystutkimus. Mikkelin ammattikorkeakoulun ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon lopputyö. Meuronen, Martti päiväämätön. ATK:n hyväksikäyttö asiakirjahallinnossa. Tutkielma Liikearkistoyhdistyksen arkistonhoitotutkintoon. Nicholas, David 2010. The Google Generation: challenges and changes for libraries, archives and museums. Esitelmä Kansallisen Digitaalisen Kirjaston seminaarissa Yhdessä enemmän Helsingissä 16.11.2010. Nogueira, Marta 2010. Archives in Web 2.0: New Opportunities. Ariadne 63/2010. Nyman, Mika 2012. Kohti kolmannen sukupolven kulttuuriperinnön tietojärjestelmiä. Teoksessa Muistilla on kolme ulottuvuutta. Mikkelin ammattikorkeakoulun tutkimuksia ja raportteja 67, Mikkeli. Palmer, Joy 2009. Archives 2.0: If We Build It, Will They Come? Ariadne 60/2009. Internet – sivustot Arjen historia – verkkoportaali: www.arjenhistoria.fi (luettu 2.9.2012) Australian Kansalliskirjaston Trove digitaaliarkisto: http://trove.nla.gov.au/ Keskustan ja maaseudun arkiston Internet-sivut: http://www.keskusta.fi/Suomeksi/KMA/Etusivu.iw3 ONKI – kansallinen ontologiapalvelu. https://wiki.helsinki.fi/display/ONKI/ONKI++kansallinen+ontologiapalvelu Semantic Computing Research Group (Seco). FinnONTO – Suomalaiset semanttisen webin ontologiat (2003 – 2012). http://www.seco.tkk.fi/projects/finnonto/index.fi.php (luettu 19.7.2012) Suomen Kansalliskirjaston Digitalkoot –hankkeen Internet-sivut: http://www.digitalkoot.fi/fi/splash Yksityisten keskusarkistojen Internet-sivut: www.yksityisetkeskusarkistot.fi (luettu 2.9.2012) 52 Painetut lähteet Aalto, Teemu 1982. Yrityksen arkistonhoito, Saarijärvi. Digimaan kartta. Puheenvuoroja digitaaliseen tietohuoltoon 2002. Opetusministeriön julkaisuja, Helsinki. Duranti, Luciana 1989. The Odyssey of Records Managers. Part II: From the Middle Ages to Modern Times. Records Management Quarterly, Volume 23, Number 4, 3-11. Hupaniittu, Outi 2012. Tutkijoiden ääni ja sähköiset aineistot. Selvitys muistiorganisaatioiden asiakkaitten digitoitujen aineistojen tarpeista ja saatavuudesta. Svenska litteratursällskapet i Finland, Helsinki. Häyrinen, Ari 2012. Open Sourcing Digital Heritage. Digital Surrogates, Museums and Knowledge Management in the Age of Open Networks. Jyväskylä Studies in Humanities 187. Jyväskylä. Julkinen Data – Johdatus tietovarantojen avaamiseen. Liikenne- ja viestintäministeriö, Helsinki 2010. Kansallinen Digitaalinen Kirjasto – Yhteistyössä ja yhteentoimivasti. Opetus- ja kulttuuriministeriön julkaisuja 2011:18. Kerkkonen, Martti 1988. Suomen arkistolaitos Haminan rauhasta maan itsenäistymiseen. Helsinki. Kilkki, Jaana 2010. Arkistot 2.0 mullistaa arkistojen tietopalvelua. Akti – Arkistolaitoksen asiakaslehti 3/2010. Helsinki. Lakio, Matti 1984. ELKA:n toiminta monipuolistuu. Liikearkisto-lehti 3-4, Helsinki. Lehti, Matti, Rouvinen, Petri & Ylä-Anttila, Pekka 2012. Suuri Hämmennys. Työ ja tuotanto digitaalisessa murroksessa. ETLA B254, Helsinki. Lybeck, Jari et al 2006. Arkistot – Yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja (Versio 1.0). Arkistolaitoksen toimituksia 2, Helsinki. Pohjola, Marja & Hakala, Petra (toim.) 2003. Arkistot kuntoon. Tieteellisten seurojen arkistokäsikirja, Vaasa. 53 Rastas, Pirkko 1985. Keskiasteen arkisto-oppi. Valtion painatuskeskus, Helsinki. Rastas, Pirkko 1991. Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. Opetushallitus, Helsinki. Renvall, Pentti 1947. Historiantutkimuksen työmenetelmät. Teorioita, käytäntöjä, tavoitteita suomalaiseen ainekseen sovellettuina. Turku. Renvall, Pentti 1965. Nykyajan historiantutkimus. Porvoo. Schellenberg, T.R. 1975. Modern Archives. Principles and Techniques. Chicago. Tuottava ja uudistuva Suomi – Digitaalinen agenda vuosille 2011 – 2020. Valtioneuvoston selonteko eduskunnalle. Liikenne- ja viestintäministeriön muut julkaisut, 2010. Valtionarkiston ohjeet kunnallisten arkistojen asiakirjain hoitamisesta 1941, Helsinki.
© Copyright 2025