Sähköinen asianhallinta – tehoa ja säästöä Mirja Loponen / Informaatio- ja mediatekniikan laitos Esittely Mirja Loponen, tietokanta-asiantuntija (puh 0153 556 826, 0405458410) Työ: MAMK 09-2004 alkaen – Sähköisen säilyttämisen kehittäminen, ElkaD, Kunda, SARKK Koulutuksen kehittäminen; Sähköinen asianhallinta ja arkistointi erikoistumisopinnot, Sähköinen asiointi ja arkistointi YAMK Osallistuminen erilaisiin kehittämisryhmiin; JHS, Moreq2, Sanastotyö Honeywell Oy Kansainväliset teollisuusautomaation suunnittelu- ja kehittämistehtävät, tuotekehitys ja koulutus Tietotehdas Oy (nyk Tieto Finland) rahoitus-toimialan suunnittelu- ja asiantuntijatehtävät Muuta: Kunnallisarkistoyhdistys ry, puheenjohtaja Kunnallispolitiikka ja luottamustoimet Pieksämäen kaupunki Mikään ei ole niin tärkeää kuin puutarhanhoito….. Sähköinen asianhallinta – tehoa ja säästöä Sisältö Terminologiaa - mitä asianhallinta on ? Käytännön lukuja manuaalinen / sähköinen toimintaan Mitä ja miten pitäisi tehdä? Koulutusta Terminologiaa - mitä asianhallinta on ? ASIA Organisaatiolle säädettyjen ja määriteltyjen tehtävien mukainen yksi toimenpide/käsittelykokonaisuus. Asialla on elinkaari. (VALDA 2006) Käsiteltäväksi annettu tai otettu tehtävä, jossa tulee saada aikaan ratkaisu (päätös). Asia voi syntyä ilman, että siihen aluksi liittyy asiakirjoja joko suullisen toimeksiannon tai oma-aloitteisen harkinnan perusteella. (SÄHKE-hanke 2005.) Asia on viranomaisen käsiteltäväkseen saama tai ottama kokonaisuus. Käsittelyn lopputuloksena syntyy asiaan liittyvä ratkaisu tai muu lopputulos. Asiaan liittyvä käsittely voi muodostua yhdestä tai useammasta toimenpiteestä. Kuhunkin toimenpiteeseen voi liittyä asiakirjoja. (JHS176) Terminologiaa - mitä asianhallinta on ? ASIANHALLINTA Asianhallinnalla tarkoitetaan organisaation käsittelemien ja sen toimintaan kuuluvien asioiden sekä niihin liittyvien asiakirjojen hallintaa. Asian käsittely / asiankäsittely on joukko toimenpide-/käsittelyvaihekokonaisuuksia, joiden muodostama kokonaisuus hoitaa säädetyn ja määritellyn tehtävän lopputulokseen (VALDA 2006) Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjallisten tietojen hallintaa (VAHTI 5/2006). (JHS176) Hallitsetko asioita vai hallitsevatko asiat sinua? Asianhallintaa ? Sähköinen asianhallinta Sähköinen asianhallinta tarkoittaa käytännössä sitä, että kehitetään järjestelmiä, joiden avulla organisaation käsittelemät asiat voidaan hallita sähköisessä toimintaympäristössä ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen mukaisesti. Järjestelmä sisältää tai siihen integroidaan erilaisia tietovarantoja, palveluita ja toimistotyökaluja, joista tärkeimpiä ovat diaari, asiakirjojen hallinta sekä tekstinkäsittely. (JHS 156, ’Hyvä sähköinen hallinto’, Voutilainen) Sähköistä asianhallintaa ? Mitä pitäisi tehdä? ROHKEASTI TUTKIMAAN OMIA TOIMINTOJA JA TEHTÄVIÄ! AVOIMIN MIELIN JA KEHITTÄVIN AJATUKSIN PROSESSIEN LÄPIKÄYNTI! UNOHDA VANHAT LUUTUNEET RUTIINIT! ÎTOS = tiedonohjaussuunnitelma (eAMS) ÎMahdollistaa tehokkaan siirtymisen sähköiseen työtapaan, siirtymä voidaan tehdä paloitellen Miksi pitäisi tehdä jotain? Tietojen hallinnassa on kysymys lainsäädännössä asetettujen toiminnallisten ja laadullisten vaatimusten toteuttamisesta organisaation toiminnassa. Toteuttamisessa on käytännön haasteena tietojen käsittelyn jakautuminen erilaisiin järjestelmiin ja asiointikanaviin. Mitä etuja tästä on organisaatiolle: Tietojen käsittelyn tehostaminen Henkilötyön säästäminen Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen Tiedon löydettävyyden parantaminen Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen. (JHS 176) Hallinnassa? Mikä meitä ohjaa? Arkistolaki (831/1994), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) , Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003), Henkilötietolaissa (523/1999) ….. JHS-suositukset mm 143, 152, 156, 176 ….. Sähke 1 ja joulukuusta 2008 alkaen SÄHKE2 määräykseen (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, Arkistolaitos AL 9815/07.01.01.00/2008, 19.12.2008). Arkistolaitoksen ohjeistus tietojen hävittämisestä, tietojen siirtämisestä pysyväissäilytykseen Toimialakohtainen erityislainsäädäntö Organisaation omat hallintosäännöt ja ohjeet Mitä se on? Viranomaisella tulee olla sellaiset tiedon hallinnan välineet, jotka palvelevat viranomaistoiminnan julkisuutta, avoimuutta ja tietosuojan sekä tietoturvallisuuden toteuttamista. Viranomaisella täytyy olla tieto siitä, miten sen tehtävien hoitoon liittyvät asiakirjat ja tiedot kertyvät, miten ne etenevät organisaation käsittelyprosesseissa ja miten ne säilytetään ja hävitetään. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) ja sitä täydentävä asetus (1030/1999) ) Miten siirrymme tehokkaaseen tiedonohjaukseen Sitoutuminen kehittämiseen Johto mukaan heti alusta alkaen Asiantuntemus esille prosesseja tekeviltä henkilöiltä Asiantuntijoilta (ks edell) myös kehittämisehdotukset talteen ja käytäntöön. Tiedottaminen Avointa tekemistä, yhdessä tekemistä, ei salatiedettä. Pidä asia näkyvillä koko ajan, ei vain aloituksen aikana Puhu ja kuuntele Koulutusta Koulutammeko oikeita asioita? Arkistolaitoksen näkökulma, ylitarkastaja Armi Helenius, Kansallisarkisto 19.5.2010 Koulutusta Sähköinen asiointi ja arkistointi , 30 op erikoistumisopinnot Arkistovastaavat julkisella sektorilla ja yrityksissä. Sähköisen aineistonhallinnan tietojen ja taitojen tarvitsija sekä jatko-opiskelijat. 5. kurssi alkaa tammikuu 2011, haku syksyllä 2010 Sähköinen asiointi ja arkistointi , 90 op ylempiAMK Koulutusohjelman tavoitteena on, että opiskelijat osaavat kehittää sähköiseen arkistointiympäristöön, aineiston hallintaan sekä arkistointiin liittyviä keskeisiä prosesseja ja niihin liittyviä tietojärjestelmiä. Tavoitteena on myös, että opiskelijat ymmärtävät, miten sähköisiä palveluja tuotetaan ja oppivat palvelujen tuottamiseen liittyviä tekniikoita ja menetelmiä. 01-2008, 01-2010, seuraava 01-2012? Kannattaa lukea Voutilainen 2007 Tomi Voutilainen: Hyvä sähköinen hallinto. Edita 2007 Kaario-Peltola 2008 Kimmo Kaario ja Tuomo Peltola: Tiedonhallinta; Avain tietotyön tuottavuuteen. WSOY/Docendo 2008. Vuodesta sataan 2009 Liikearkistoyhdistys ry:n julkaisuja 18, Vuodesta sataan – sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen. Liikearkistoyhdistys ry, Helsinki 2009. Kiitos!