M-Files 10
M-Files® 10 Sisältö 1 Tekijänoikeudet............................................................................................8 2 Johdatus M-Filesiin.....................................................................................9 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto......................................................10 3.1 3.2 3.3 3.4 Järjestelmävaatimukset.....................................................................................................10 Automatisoitu asennus ja jakelu........................................................................................11 Asennuksen läpivienti........................................................................................................11 Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonti..............................................................................16 Uusi dokumenttivarasto....................................................................................................17 Uusi käyttäjätili..................................................................................................................19 Uusi käyttäjä.....................................................................................................................20 3.5 Dokumenttivaraston käyttöönotto......................................................................................21 Dokumenttivarastoyhteydet..............................................................................................22 3.6 Dokumenttivaraston selaus...............................................................................................25 3.7 M-Files-päivityksen asentaminen......................................................................................26 4 M-Filesin päivittäinen käyttö.....................................................................30 4.1 M-Filesin termisanasto......................................................................................................33 4.2 Dokumentin luonti..............................................................................................................36 4.3 Tallentaminen M-Filesiin....................................................................................................38 4.4 Dokumentin palauttaminen muokkauksesta......................................................................39 4.5 Dokumentin poistaminen...................................................................................................40 4.6 Muiden kohteiden luonti.....................................................................................................40 4.7 Näkymien käyttö ...............................................................................................................41 4.8 Dokumentin ja muiden kohteiden löytäminen....................................................................42 4.9 Vanhojen tiedostojen siirtäminen M-Filesiin......................................................................43 4.10 Versiohistoria...................................................................................................................45 4.11 WWW-käyttö....................................................................................................................45 4.12 Mobiilikäyttö.....................................................................................................................47 4.13 M-Files Cloud Vault.........................................................................................................48 4.14 Toiminnot Officessa ja AutoCADissa...............................................................................49 5 Perustoimintojen tarkempi esittely..........................................................50 5.1 Selaa M-Filesia (Näytä-valikko).........................................................................................50 Puhdista näkymä, Piilota näkymä, Näytä näkymä, Palauta näkymiä näkyviin.................55 Tallenna yhteisiksi näyttöasetuksiksi................................................................................57 Palauta näyttöasetukset oletuksiksi..................................................................................57 Vaihda salasana...............................................................................................................58 Raporttien sitominen näkymään ja sijainti........................................................................58 5.2 Uusi-valikko.......................................................................................................................58 Uusi dokumentti................................................................................................................58 Uusi kohde........................................................................................................................70 Uusi dokumenttitiedosto...................................................................................................70 Uusi dokumenttikokoelma.................................................................................................71 ii M-Files® 10 Sisältö Uusi näkymä.....................................................................................................................73 Uusi offline-suodatin.........................................................................................................84 Uusi perinteinen kansio....................................................................................................84 Muunna dokumentiksi.......................................................................................................85 Tuo tiedostoja ja kansioita.................................................................................................85 5.3 Toiminnot-valikko...............................................................................................................86 Tee kopio..........................................................................................................................87 Varaa muokattavaksi.........................................................................................................87 Varaa yhteismuokkaukseen..............................................................................................87 Palauta muokkauksesta....................................................................................................89 Palauta muokkauksesta kommentoiden...........................................................................89 Peru muokkaus.................................................................................................................89 Ominaisuudet...................................................................................................................90 Offline-tilan merkintä ........................................................................................................90 Historia.............................................................................................................................90 Suhteet.............................................................................................................................93 Kokoelman jäsenet...........................................................................................................95 Alikohteet..........................................................................................................................96 Kommentit.........................................................................................................................96 Työnkulku..........................................................................................................................96 Tehtävänanto....................................................................................................................97 Skannaus ja tekstintunnistus (OCR)...............................................................................100 Arkistointi........................................................................................................................101 Kumoa poisto..................................................................................................................102 Muunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi........................................................................102 Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi......................................................................103 Korvaa tiedostolla...........................................................................................................103 Luo pikakuvake tai lähetä kopio......................................................................................104 Jakaminen, sähköposti ja PDF.......................................................................................106 Siirry offline-tilaan...........................................................................................................108 Siirry online-tilaan...........................................................................................................109 Kirjaudu ulos...................................................................................................................109 5.4 Asetukset-valikko.............................................................................................................109 M-Files-palvelimen hallinta.............................................................................................110 Ilmoitusasetukset............................................................................................................110 Päivitä ulkoiset kohteet...................................................................................................112 Sijaiset............................................................................................................................112 Sovellukset.....................................................................................................................113 Vaihda kieli......................................................................................................................114 Tyhjennä paikallinen välimuisti........................................................................................114 5.5 Hakutoiminnot.................................................................................................................114 Pikahaku.........................................................................................................................116 Laajennettu haku............................................................................................................117 Laajennetut hakuehdot...................................................................................................120 Hakutulosten ryhmittely ja tarkennus..............................................................................129 iii 5.6 M-Files-asiakasohjelmiston asetukset.............................................................................129 Dokumenttivarastoyhteydet............................................................................................129 Asetukset........................................................................................................................131 5.7 Näytä tilatietoja................................................................................................................140 Tiedostojen siirto............................................................................................................141 Dokumenttivarastoyhteydet............................................................................................141 5.8 Automaattiset päivitykset.................................................................................................142 5.9 Vaihda kieli......................................................................................................................143 5.10 Vie näkymien tai hakujen tulokset CSV-muotoon..........................................................144 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa.......................145 6.1 Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa ..........................................................145 M-Files-ominaisuudet.....................................................................................................148 Lisää M-Files-ominaisuus...............................................................................................148 6.2 Toiminnot Outlookissa.....................................................................................................150 Tallennusmuodot.............................................................................................................151 Hyödynnä Outlookin sääntöjä ........................................................................................152 Viestien tallennus M-Files-kansioihin..............................................................................153 Yhdistä viestit asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin..............................................................155 M-Files-kategoriamerkintä .............................................................................................158 6.3 Toiminnot AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä ..............................................................158 7 M-Files-palvelimen hallinta.....................................................................160 7.1 M-Files-palvelimet...........................................................................................................163 Uusi yhteys M-Files-palvelimeen....................................................................................164 7.2 Palvelin............................................................................................................................165 Katkaise yhteys, Yhdistä ................................................................................................165 Lisenssinhallinta.............................................................................................................166 Ilmoitukset......................................................................................................................168 WWW-käytön asetukset..................................................................................................171 Varmuuskopioi päätietokanta, Palauta päätietokanta.....................................................180 7.3 Dokumenttivarastot..........................................................................................................180 Uusi dokumenttivarasto..................................................................................................180 Liitä dokumenttivarasto...................................................................................................186 Palauta dokumenttivarasto.............................................................................................187 7.4 Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11 -vaatimustenmukaisuus).................................................................................................188 7.5 Yhteistoiminta eri varastojen välillä..................................................................................189 Metatietomäärittelyiden yhdistäminen............................................................................190 Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä.............................................194 7.6 Välimuistireplikavarastot..................................................................................................195 7.7 Käyttäjätilit.......................................................................................................................199 Uusi käyttäjätili................................................................................................................199 Tuo käyttäjätilejä.............................................................................................................201 Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät..................................................................................202 7.8 Sovellukset......................................................................................................................203 7.9 Ajoitetut työt.....................................................................................................................204 iv M-Files® 10 Sisältö Uusi ajoitettu varmuuskopiotyö ......................................................................................204 8 Yksittäinen dokumenttivarasto...............................................................207 8.1 Uusi dokumenttivarasto, Liitä dokumenttivarasto, Ominaisuudet....................................207 8.2 Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään.........................................................................................207 8.3 Toiminnot.........................................................................................................................208 Varmuuskopioi................................................................................................................208 Kopioi dokumenttivarasto................................................................................................208 Arkistoi vanhoja versioita................................................................................................209 Irrota...............................................................................................................................211 Tuhoa..............................................................................................................................211 Ota pois käytöstä, Ota käyttöön .....................................................................................211 Päivitä ............................................................................................................................211 8.4 Ylläpito.............................................................................................................................212 8.5 Kielet ja käännökset........................................................................................................212 Monikielisen metatietorakenteen toteuttaminen.............................................................214 Kielten lisäys ja vienti käännettäväksi.............................................................................215 Kääntäminen Excelissä .................................................................................................217 Käännösten tuonti M-Filesiin..........................................................................................218 Ohjelmiston ja varaston kielen valinta.............................................................................219 M-Files-ohjelmiston kieliversiot.......................................................................................220 8.6 Tapahtumakäsittelijät.......................................................................................................221 Käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät......................................................................224 8.7 Käyttäjät...........................................................................................................................229 Uusi käyttäjä...................................................................................................................229 Suojausasetukset...........................................................................................................232 Tuo käyttäjiä ...................................................................................................................232 8.8 Käyttäjäryhmät................................................................................................................232 Uusi käyttäjäryhmä ........................................................................................................233 Suojausasetukset...........................................................................................................233 Tuo käyttäjäryhmiä .........................................................................................................234 8.9 Metatiedot........................................................................................................................235 8.10 Kohdetyypit....................................................................................................................236 Uusi kohdetyyppi............................................................................................................236 Lisäasetukset..................................................................................................................238 Suojausasetukset...........................................................................................................239 Yhteys ulkoiseen tietokantaan........................................................................................239 8.11 Arvolistat........................................................................................................................243 Uusi arvolista..................................................................................................................243 Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot)................................................................................244 Automaattiset suojausasetukset.....................................................................................247 Lisäasetukset..................................................................................................................249 Suojausasetukset...........................................................................................................251 Yhteys ulkoiseen tietokantaan........................................................................................251 8.12 Ominaisuusmäärittelyt...................................................................................................251 Uusi ominaisuusmäärittely..............................................................................................252 v Automaattiset arvot.........................................................................................................255 Tarkistus.........................................................................................................................265 Suojausasetukset...........................................................................................................266 8.13 Luokat............................................................................................................................267 Uusi luokka.....................................................................................................................269 Suojaus ja automaattiset suojausasetukset....................................................................270 8.14 Luokkaryhmät ...............................................................................................................271 8.15 Työnkulut........................................................................................................................272 Uusi työnkulku................................................................................................................273 Yksittäinen tila ja sen lisäasetukset................................................................................274 Ehdot..............................................................................................................................284 Toiminnot........................................................................................................................285 Automaattinen tilasiirtymä..............................................................................................292 8.16 Nimetyt käyttöoikeusluettelot.........................................................................................294 Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo...................................................................................294 Suojausasetukset...........................................................................................................295 8.17 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot...........................................................................296 Metatiedot.......................................................................................................................299 Hakukelpoinen PDF........................................................................................................304 8.18 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit...........................................................................306 8.19 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Sähköpostit.......................................................................307 8.20 Tapahtumakirjanpito......................................................................................................312 8.21 Raportointi ja tietojen vienti...........................................................................................314 Metatietojen vienti ja tietojoukon asetukset....................................................................314 Raportin käyttöidentiteetti...............................................................................................319 Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot.......................................................................320 Raportit ja niiden ominaisuudet asiakasohjelmiston puolella.........................................321 8.22 Sisällön replikointi ja arkistointi......................................................................................322 Vie sisältöä.....................................................................................................................324 Tuo sisältöä.....................................................................................................................329 Ajoitetut vienti- ja tuontityöt.............................................................................................335 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset...................................................336 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä ................................................342 10.1 Yhteydenotto tukeen......................................................................................................342 10.2 Usein kysytyt kysymykset..............................................................................................343 Laitteistovaatimukset ja -suositukset..............................................................................343 Suosituksia varmuuskopioinnista....................................................................................343 Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa?........................................................................344 Miten automaattiset päivitykset toimivat?.......................................................................344 Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon?................................................................344 Miksi en voi muokata varattua dokumenttia?..................................................................344 Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut?............................................................345 Miten luon dokumentin, joka näkyy vain itselleni?..........................................................345 Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden?.................................................................345 vi M-Files® 10 Sisältö Miksi tallentaessani uutta dokumenttia Wordilla syntyi himmeämmällä kuvakkeella näkyvä tiedosto M-Files-asemalle?..........................................................................345 Miten lisään uuden arvon arvolistaan?...........................................................................346 Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain?.................................346 Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon?......................................................346 Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää?..........................................................346 Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti?........................................................................347 Miten asiakaskoneen nimi vaihdetaan oikein M-Filesin kannalta?.................................347 Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa?.........................................................................347 10.3 Pikatoiminnot.................................................................................................................348 vii 1 Tekijänoikeudet 1 Tekijänoikeudet M-Files Oy Puhelin: (03) 3138 7500 Internet: http://www.m-files.fi Tekijänoikeudet © M-Files Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Kaikki kirjassa esiintyvät tuote- ja toiminimet ja logot ovat niiden omistajien tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä. 1 Tekijänoikeudet 8 M-Files® 10 2 Johdatus M-Filesiin Onnittelut hyvästä valinnasta hankkia M-Files®-dokumenttienhallintaohjelmisto. M-Files® ECM-ohjelmiston avulla säilytät, järjestät ja käytät dokumentteja ja tietoa helposti ja tehokkaasti. Vallankumouksellinen lähestymistapamme järjestää tietoa perustuu sen sisältöön ja käyttöyhteyksiin, ei tiedon tallennussijaintiin. Perinteisen kansiopohjaisen mallin sijaan löydät kaiken tarvitsemasi tiedon välittömästi helppojen hakutoimintojen ja dynaamisten näkymien avulla.Yksinkertaista, dynaamista ja joustavaa. M-Files on paras valinta aina suuren sisältömäärän hallinnasta vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen. Tarvitsemasi tiedot ovat käytettävissäsi missä vain: M-Files voidaan ottaa käyttöön paikallisena tai pilvipohjaisena palveluna, tai vaihtoehtoisesti näiden kahden hybridiratkaisuna. M-Files-ohjelmistosi koostuu seuraavista ohjelmisto-osista: • Asennusohjelma: Tällä ohjelmisto-osalla asennat itsellesi M-Filesin. • Selaa M-Filesia: Peruskäyttäjän eniten käyttämä, päivittäiseen Windows-työskentelyyn sujuvasti limittyvä ohjelmisto-osa, jossa dokumentit näkyvät erilaisissa näkymissä. • M-Files-asiakasohjelmiston asetukset: Tällä ohjelmisto-osalla otat yhteyden M-Files-palvelimella oleviin dokumenttivarastoihin. Voit myös muokata muita paikallisia asetuksia, kuten esimerkiksi vaihtaa M-Files-aseman levykirjainta. • M-Files-palvelin: Tämä ohjelmisto-osa vastaa tiedon ja dokumenttien keskitetystä tallentamisesta ja jakamisesta. • M-Files-palvelimen hallinta: Tämä on organisaation tietojärjestelmistä vastaavan henkilön työkalu, jolla säädellään M-Files-palvelimen asetuksia, hallitaan dokumenttivarastoa ja muokataan dokumenttivaraston rakennetta. • Näytä tilatietoja: Tällä ohjelmisto-osalla voit seurata tilatietoja tiedostojen siirrosta. Tämä on hyödyllinen työkalu, jos käytät M-Filesia hitaalla verkkoyhteydellä ja haluat seurata tietojen siirtoa. • Web Access: M-Filesia on normaalin Windows-käyttöliittymän (Selaa M-Filesia) lisäksi mahdollista käyttää myös www-selaimen avulla. • Automaattiset päivitykset: Automaattiset päivitykset huolehtivat ohjelmistosi ajantasaisuudesta. M-Filesissa on lisäksi ActiveX/COM API sekä M-Files Web Service API, joka mahdollistaa M-Filesin ohjelmallisen käytön REST-tyyppisessä käyttöliittymässä. M-Files API dokumentointeineen asentuu M-Filesin mukana. M-Files Web Service API:n käyttöön liittyvät ohjeet ovat osoitteessa www.m-files.com/mfws. Kiitos, että valitsit M-Filesin. Tervetuloa tehokkuuden uudelle aikakaudelle. 9 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Tämä luku sisältää seuraavat osiot: • Automatisoitu asennus ja jakelu (usealle koneelle samanaikaisesti) • Asennuksen läpivienti M-Filesin asennusohjelmalla (yhdelle koneelle) • Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonti M-Files-palvelimen hallinnalla • Dokumenttivaraston käyttöönotto M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla • Dokumenttivaraston selaus Selaa M-Filesilla Jos tietokoneellesi on jo asennettu M-Files-ohjelmisto, voit siirtyä lukuun M-Filesin päivittäinen käyttö (sivu 30). 3.1 Järjestelmävaatimukset M-Files on yhteensopiva sekä 32-bittisen että 64-bittisen Windows-käyttöjärjestelmän kanssa. 32-bittisille järjestelmille on eri asennusohjelmisto kuin 64-bittisille. M-Files-ohjelmiston voi asentaa tietokoneisiin, joissa on käyttöjärjestelmänä jokin seuraavista: • Windows 8. • Windows 7. • Windows Vista • Windows XP Service Pack 3 tai uudempi. • Windows Server 2012 • Windows Server 2008 R2 • Windows Server 2008 • Windows Server 2003 Service Pack 2 tai uudempi (vain M-Files-palvelin) Huom. M-Files-asiakasohjelmiston versio 10 toimii vain Windows-versioissa 7, 8 ja Vista. Käyttöjärjestelmä voi olla työasema- tai palvelinversio. M-Files-asiakasohjelmiston asennukseen tulee varata noin 200 megatavua tilaa asennuskohteesta. M-Files-palvelimeen asennukseen tulee varata noin 1 gigatavun verran tilaa asennuskohteesta. Dokumenttivaraston vaatima tila riippuu tallennettavien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä sekä koosta. Macin ja Linuxin käyttäjät pääsevät M-Filesiin selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. Lisätietoja saat teknisten tietojen online-lomakkeesta osoitteessa http://www.m-files.com/Content/documents/en/res/m-filestechnicaldatasheet.pdf. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 10 M-Files® 10 3.2 Automatisoitu asennus ja jakelu M-Files voidaan jakaa ja asentaa keskitetysti usealle koneelle automaattisesti. Tästä on hyötyä erityisesti isoissa organisaatioissa. Lisätietoja M-Filesin jakamisesta Active Directoryn ryhmäkäytäntöjen avulla saat teknisestä tuestamme ([email protected]). Katso lisää kohdasta Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa? (sivu 347) 3.3 Asennuksen läpivienti Sammuta tietokoneesi muut ohjelmat ennen asennusta. Kaksoisnapsauta M-Files-asennuksen kuvaketta, jolloin M-Filesin asennusohjelmisto toivottaa sinut tervetulleeksi. Napsauta Seuraava. Kuva 1: Ohjatun asennuksen ikkunoissa kerrotaan asennuksen edistymisestä. 11 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Kuva 2: Tutustu ohjelmiston käyttöoikeussopimukseen. Jos hyväksyt käyttöoikeussopimuksen ehdot, voit jatkaa asennusta valitsemalla Seuraava. Jos haluat palata asennuksen edelliseen kohtaan, valitse Edellinen. Jos haluat keskeyttää asennuksen, valitse Peruuta. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 12 M-Files® 10 Kuva 3: Tässä valintaikkunassa voit määritellä, mitä ohjelmisto-osia (ohjelmistokomponentteja) haluat asentaa. Oleellista on, haluatko asentaa M-Filesin koekäyttöön vai tehdä normaaliasennuksen. Jos olet M-Filesin peruskäyttäjä, tarvitsee sinun asentaa vain M-Files-asiakasohjelmisto koneellesi. Tällöin esimerkiksi organisaatiosi lähiverkkoon on asennettu M-Files-palvelin, ja M-Filesin ylläpitäjällä on asennettuna M-Files-palvelintyökalut (M-Files-palvelimen hallinta). Asennuksessa koekäyttöön asennetaan kaikki ohjelmisto-osat sekä lisäksi Esimerkkidokumenttivarasto, jonka käyttöön voit tutustua heti asennuksen jälkeen. Voit jatkaa tutustumista Ohjatun esittelyn avulla, jonka löydät kohdasta Käynnistä/Ohjelmat/M-Files/Dokumentaatio. Normaalissa asennuksessa voit valita, mitä ohjelmisto-osia haluat asentaa. Oleellista on, oletko asentamassa peruskäyttäjän tarvitsemaa M-Files-asiakasohjelmistoa vai järjestelmänvalvojan tarvitsemia osia. Normaaliasennuksen jälkeen koneellasi ei ole Esimerkkidokumenttivarastoa (ellet ole sitä aikaisemmin saanut koekäyttöasennuksesta), vaan pääset ottamaan yhteyden palvelimesi dokumenttivarastoon M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla. Jatka asennusta valitsemalla Seuraava. 13 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Kuva 4: Asennusohjelma valitsee oletusasetuksena ohjelmistolle paikaksi C:\Program Files\M-Files. Jos haluat vaihtaa paikkaa, valitse Selaa ja määrittele sen jälkeen uusi paikka. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 14 M-Files® 10 Kuva 5: Voit palata muuttamaan asetuksia vielä tässä vaiheessa. Kun valitset Seuraava vielä yhden kerran, varsinainen asennus lähtee käyntiin. 15 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Kuva 6: Onnistuneen asennuksen jälkeen valitse Valmis. Nyt ohjelma on asennettu. Nyt M-Files-ohjelmisto on asennettu tietokoneellesi. Seuraavaksi tässä luvussa käymme läpi vain normaalista asennuksesta seuraavat tilanteet, koska koekäytön asennuksen jälkeen voit jatkaa tutustumista ohjelmavalikosta löytyvän Ohjatun esittelyn avulla. 3.4 Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonti Jos olet M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjä, voit siirtyä suoraan kohtaan Dokumenttivaraston käyttöönotto (sivu 21). Seuraavassa käydään läpi dokumenttivaraston ja sen käyttäjän luonti M-Files-palvelimen hallinnalla. Dokumenttivaraston ja käyttäjän luonnista kerrotaan tarkemmin luvussa M-Files-palvelimen hallinta (sivu 160), tässä yleisemmin. Voit myös tuoda käyttäjätilejä toimialueelta M-Filesiin. Katso lisää kohdasta Tuo käyttäjätilejä (sivu 201). 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 16 M-Files® 10 Kuva 7: M-Files-palvelimien alta löytyvät palvelimen hallinnan kaikki tasot. Uusi dokumenttivarasto Voit luoda uuden dokumenttivaraston valitsemalla Dokumenttivarastot-kohteen aktiiviseksi ja valitsemalla Toiminta-valikosta Uusi dokumenttivarasto -toiminnon. 17 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Kuva 8: Dokumenttivaraston tiedot. Jos olet huomannut vaikkapa Esimerkkidokumenttivaraston rakenteen olevan hyvä, voit luoda kokonaan uuden dokumenttivaraston kopioimalla dokumenttivaraston ilman sisältöä, katso kohta Kopioi dokumenttivarasto (sivu 208) . Uutta dokumenttivarastoa luodessasi sinun tarvitsee antaa dokumenttivarastolle nimi ja valita dokumenttivaraston tiedostokansio palvelimella.Tiedostokansioon tallentuu fyysisesti kaikki dokumenttivaraston tieto. Valitse myös sisällön mukaan hauissa käytettävä kieli. Kielen valinta vaikuttaa esimerkiksi sanojen taivutusmuotojen käsittelyyn hauissa. Jos dokumenttivarastossa on sisältöä usealla kielellä, valitse hauissa pääasiallisesti käytetty kieli. Dokumenttivarasto ilmestyy M-Files-palvelimen hallinnan puurakenteeseen Dokumenttivarastot-kansion alle. Katso lisätietoja luvusta Dokumenttivarastot (sivu 180). Yksittäisen varaston kuvake voidaan vaihtaa valitsemalla Tuo... ja valitsemalla kuvake luettelosta. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 18 M-Files® 10 Kuva 9: Vaihda kuvake -ikkuna Uusi käyttäjätili Uuden käyttäjätilin luot valitsemalla Käyttäjätilit-kohteen aktiiviseksi ja valitsemalla Toiminto-valikosta Uusi käyttäjätili -toiminnon. Dokumenttivarastolla on käyttäjiä, joiden pitää aluksi tunnistautua M-Files-palvelimelle. Siksi ennen käyttäjien luontia dokumenttivarastoon on luotava käyttäjätilit M-Files-palvelimelle. Näitä käyttäjätilejä liitetään dokumenttivarastoihin käyttäjiksi. Dokumenttivarastoihin voidaan valikoida eri käyttäjät käyttäjätileistä, ja sama palvelimen käyttäjätili voi liittyä useaan dokumenttivarastoon. 19 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Kuva 10: Käyttäjätilin ominaisuudet. Anna tässä käyttäjänimi ja tunnistustapa salasanoineen. Valitse käyttäjätilin lisenssityyppi ostamasi lisenssin perusteella. Jos koekäytät M-Filesia, sinun ei tarvitse määritellä käyttäjätilille lisenssiä, vaan voit valita lisenssityypiksi Ei lisenssiä. Katso lisää tunnistuksesta ja palvelintason rooleista kohdasta Käyttäjätilit (sivu 199). Lisenssihallintaa on käsitelty tarkemmin kohdassa Lisenssinhallinta (sivu 166). Voit myös tuoda toimialuekohtaisia käyttäjätilejä M-Filesiin. Katso lisää kohdasta Tuo käyttäjätilejä (sivu 201). Uusi käyttäjä Uuden käyttäjän luot valitsemalla Käyttäjät-kuvakkeen aktiiviseksi ja valitsemalla Toiminto-valikosta Uusi käyttäjä -toiminnon. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 20 M-Files® 10 Kuva 11: Käyttäjän ominaisuudet. Tässä kohdassa valitaan dokumenttivaraston käyttäjät käyttäjätileistä ja määritellään käyttöoikeudet dokumenttivarastoon. Katso lisää kohdasta Käyttäjät (sivu 229). Voit myös tuoda käyttäjiä toimialueelta M-Filesiin. Katso lisää kohdasta Tuo käyttäjiä (sivu 232). 3.5 Dokumenttivaraston käyttöönotto Ennen kuin ryhdyt ottamaan dokumenttivarastoa käyttöön, varmista organisaatiosi M-Filesin ylläpitäjältä, että lähiverkkoosi on asennettu M-Files-palvelin ja dokumenttivarasto. Valitse seuraavaksi M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla dokumenttivarasto, johon haluat ottaa yhteyden ja jota haluat käsitellä. Yleensä organisaatioissa dokumenttivarastoja on käytössä vain yksi, mutta joissain tapauksissa niitä voi olla useampiakin. Käynnistä M-Files-asiakasohjelmiston asetukset. 21 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Dokumenttivarastoyhteydet Käynnistä M-Files-asiakasohjelmiston asetukset Dokumenttivarastoyhteyksien käyttämiseksi. Kuva 12: M-Files-asiakasohjelmiston asetukset -ikkunassa näkyy lisätyt dokumenttivarastoyhteydet. Dokumenttivarastoyhteys pitää aina näkyä ja sen pitää toimia, jotta voit käyttää esimerkiksi Selaa M-Filesia -toimintoa. Ikkunan sarakkeissa on tietoja dokumenttivarastoyhteyksistä. Ikkuna on oletusarvoisesti Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdellä. Napsauta Lisää-painiketta, jonka jälkeen pääset täyttämään dokumenttivarastoyhteyden tietoja. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 22 M-Files® 10 Kuva 13: Dokumenttivarastoyhteyden tiedot. Nopeutat päivittäistä M-Filesin käyttöä valitsemalla automaattisen sisäänkirjautumisen Windowsin käynnistyessä. Kun haluat luoda verkkoyhteyden dokumenttivarastoon, joudut ensin määrittelemään muutamia kenttiä yhteyteen liittyen. Nimi Anna ensin nimi dokumenttivarastoyhteydelle. Nimi voi olla mikä vain, mutta sen kannattaa kuvata dokumenttivarastoa. Nimi näkyy M:\-asemalla kansiona, joka sisältää dokumenttivaraston sisällön. Palvelin / Nimi Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files-palvelin on asennettuna ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee. Palvelin / Porttinumero Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti, johon ollaan yhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä. Oletuksena M-Files käyttää porttia 2266. 23 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Palvelin / Protokolla Määrittele, mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Voit valita jokoTCP/IP, SPX tai Local Procedure Call (LPC) -protokollan Muodostettaessa yhteys eri koneella olevaan dokumenttivarastoon käytetään yleensä TCP/IP-protokollaa Palvelin / Kokeile yhteyttä Voit kokeilla, saatko yhteyden palvelimeen. Tunnistus Määrittele, miten dokumenttivarasto tunnistaa käyttäjän. Voit valita tunnistustavaksi joko tämänhetkisen Windows-käyttäjän, tietyn Windows-käyttäjän tai M-Files-käyttäjän. Tunnistuksessa tunnistaudutaan aina M-Files-palvelimelle, kun ollaan kirjautumassa esimerkiksi dokumenttivarastoon. M-Files-palvelin osaa tarkistaa kaikki M-Files-käyttäjien tunnukset ja salasanat. Tällaisessa tapauksessa on kyseessä M-Files-tunnistus. Windows-tunnistuksen ollessa kyseessä M-Files-palvelin tarkistuttaa salasanat toimialueen palvelimella. Windows-tunnistuksella dokumenttivarastoon kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin kirjaudutaan paikalliselle tietokoneelle tai organisaation toimialueelle. Jos organisaatiolla on käytössä toimialue, on sen tunnusten käyttäminen nopein ja helpoin tunnistustapa. Tällöin ei tarvita uusia salasanoja eikä tunnuksia, mikä on varsin käyttäjäystävällinen tapa toimia. Eri tunnistustapojen välisiä eroja: Tämänhetkinen Windows-käyttäjä Tietty Windows-käyttäjä M-Files-käyttäjä Kun olet kirjautunut paikalliselle tietokoneelle, voidaan samoilla tiedoilla kirjautua myös M-Files-palvelimelle. Tällöin tunnistustapana on Tämänhetkinen Windows-käyttäjä. Tietyltä Windows-käyttäjältä kysytään aina erikseen tunnus, toimialue ja salasana, eli silloin käyttäjä ei välttämättä kirjaudu M-Files-palvelimelle samoilla tiedoilla, kuin hän kirjautui paikalliselle tietokoneelle. M-Filesin omalla tunnistuksella pääsee kirjautumaan vain M-Filesiin. Jos organisaatiolla ei ole Windows-toimialuetta tai käyttäjää ei haluta tähän liittää, kannattaa dokumenttivarastossa käyttää M-Files-tunnistusta. Varasto Kun palvelimella on useita dokumenttivarastoja, voit tässä kohdassa määritellä, mihin dokumenttivarastoon yhteys muodostetaan. 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 24 M-Files® 10 Automaattinen sisäänkirjautuminen Windowsin käynnistyessä Voit määritellä yhteyden dokumenttivarastoon muodostettavaksi heti, kun Windows käynnistyy. Tämä toiminto kannattaa olla päällä, jos käytät dokumenttivarastoa päivittäin. Katso lisää kohdasta Käyttäjätilit (sivu 199). Näkyy kaikille käyttäjille tällä tietokoneella Windows-käyttöjärjestelmässä voi olla useita käyttäjiä, joilla jokaisella on omat käyttäjäkohtaiset asetukset. M-Filesin dokumenttivarastoja voidaan määritellä näytettäväksi käyttäjäkohtaisesti. Jos haluat, että dokumenttivarasto näkyy tämän tietokoneen kaikille käyttäjille, jotka käyttöjärjestelmään on määritelty, laita rasti tähän kohtaan. Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden dokumenttivarastoon. Yhteyden toimiminen on merkki siitä, että palvelin on vastannut yhteyskokeiluun. 3.6 Dokumenttivaraston selaus Tässä vaiheessa käyttöönottoa on pitänyt tapahtua seuraavaa: • M-Files-palvelin. • Organisaatiosi M-Filesin järjestelmänvalvoja on luonut dokumenttivaraston, käyttäjätunnukset ja käyttäjät. • M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla on otettu dokumenttivarasto käyttöön tietokoneellesi. Sinun pitäisi nyt pystyä aloittamaan M-Files-varastosi käyttö. 25 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Kuva 14: Pääset selaamaan M-Filesia työpöydällesi ilmestyneestä kuvakkeesta, Windowsin Käynnistä-valikon kautta tai virtuaalisen M:\-aseman kautta. Kuva 15: Kirjaudu sisään ja voit aloittaa M-Filesin selaamisen. 3.7 M-Files-päivityksen asentaminen Tietokoneella olevaa vanhempaa M-Files-versiota ei tule poistaa ennen uuden version asentamista. M-Filesin asennusohjelma on suunniteltu toimimaan siten, että se tunnistaa 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 26 M-Files® 10 automaattisesti koneella olevan vanhemman M-Files-version ja ehdottaa sen päivittämistä. Asennusohjelma asentaa uuden version ja siirtää M-Filesin asetukset ja muut paikalliset tiedot vanhasta versiosta uuteen versioon. Lopuksi asennusohjelma poistaa vanhan version asennuksen. Suorita seuraavat toimenpiteet päivittääksesi M-Files uudempaan versioon: 1. Käynnistä uuden M-Files-version asennusohjelma. 2. Hyväksy asennusohjelman ehdottama "Yksinkertainen päivitys" -vaihtoehto. Käytettäessä "Yksinkertainen päivitys" -vaihtoehtoa asennusohjelma valitsee automaattisesti asennettaviksi samat ohjelmisto-osat, jotka koneelle oli vanhemmastakin M-Files-versiosta asennettu. Asennusohjelma asentaa uuden version ja siirtää M-Filesin asetukset ja muut paikalliset tiedot vanhasta versiosta uuteen versioon. Lopuksi asennusohjelma poistaa vanhan version asennuksen. Huomioi lisäksi nämä ehdot: • M-Files-asiakasohjelmisto on yhteensopiva yhtä versiota vanhemman M-Files-palvelimen kanssa. • M-Files-asiakasohjelmisto ei toimi kahta versiota vanhemman M-Files-palvelimen kanssa. • M-Files-palvelimen versio ei voi olla uudempi kuin M-Files-asiakasohjelmiston versio. • M-Files-asiakasohjelmiston versio 9 on yhteensopiva M-Files-palvelimen version 10 kanssa. • Replikapalvelimen version tulee olla samalla tasolla pääpalvelimen version kanssa. 3.7 Suositeltu päivitysten asentamisjärjestys M-Files-järjestelmän päivittäminen uudempaan versioon on suositeltavaa suorittaa seuraavassa järjestyksessä: 1. Päivitetään kaikki työasemat eli M-Files-asiakasohjelmistojen asennukset. 2. Päivitetään palvelin ja mahdolliset replikapalvelimet. Edellä kuvattua asennusjärjestystä kannattaa noudattaa, koska uudemmat M-Files-asiakasohjelmiston versiot ovat yhteensopivia vanhempien M-Files-palvelimen versioiden kanssa. M-Filesin käyttöä voidaan siis jatkaa normaaliin tapaan sen jälkeen, kun M-Files-asiakasohjelmisto on päivitetty uudempaan versioon, vaikka palvelimella onkin edelleen vanhempi M-Files-versio. Kun M-Files-palvelin on päivitetty uudempaan versioon, dokumenttivarastojen käyttäminen vanhemmilla M-Files-asiakasohjelmiston versioilla ei enää onnistu. Tästä syystä on suositeltavaa päivittää ensin kaikki M-Files-asiakasohjelmistojen asennukset ja vasta sen jälkeen M-Files-palvelin. Merkittävä osa uuden M-Files-version uusista ominaisuuksista on käytettävissä vasta sitten, kun sekä M-Files-asiakasohjelmistojen asennukset että M-Files-palvelin on päivitetty uuteen versioon. 27 M-Files® 10 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto Esimerkiksi: Organisaatio on siirtymässä M-Files 9.0 -versiosta M-Files 10.0 -versioon. Järjestelmän päivittäminen suoritetaan siten, että yhden viikon aikana järjestelmänvalvojat huolehtivat siitä, että M-Files-asiakasohjelmisto päivitetään kaikkien käyttäjien tietokoneilla uuteen versioon. Tämän viikon aikana siis osa käyttäjistä käyttää jo uutta versiota ja osa edelleen vanhempaa versiota. Kun kaikki M-Files-asiakasohjelmistot on päivitetty, järjestelmänvalvoja asentaa päivityksen vielä M-Files-palvelimelle. Tämän jälkeen kaikki uuden version uudet ominaisuudet ovat käytettävissä. 3.7 Varautuminen vikatilanteisiin Ennen päivityksen asentamista M-Files-palvelimelle järjestelmänvalvojan tulee varmistaa, että dokumenttivarastoista on saatavilla riittävän tuoreet varmuuskopiot.Varmuuskopioista voi olla hyötyä, mikäli palvelimen päivityksessä kohdataan jokin odottamaton vikatilanne. Vikatilanteen sattuessa ota heti yhteys M-Filesin tekniseen tukeen. Älä yritä korjata vikaa itse, koska vikatilanteen korjaaminen on yleensä paljon helpompaa, kun mitään ylimääräisiä toimenpiteitä ei ole tehty. Huoltopäivitykset (Service Releases) Huoltopäivityksillä tarkoitetaan M-Files-ohjelmiston pienempiä päivityksiä, joiden versionumeroiden kaksi ensimmäistä osaa ovat pysyneet muuttumattomina. Esimerkiksi versiot 6.0.2325.10 ja 6.0.2325.16 ovat M-Files 6.0 -version huoltopäivityksiä. Huoltopäivitykset eivät yleensä sisällä mitään uusia ominaisuuksia. Huoltopäivityksiä julkaistaan, jos ohjelmistossa on havaittuja korjaamista vaativia vikoja tai jos yhteensopivuus muiden ohjelmistojen uudempien versioiden kanssa edellyttää muutoksia M-Filesiin. Huoltopäivitykset, kuten 6.0.2325.10 ja 6.0.2325.16, ovat keskenään yhteensopivia, joten ei ole merkitystä, asennetaanko huoltopäivitys ensin työasemille ja vasta sitten palvelimelle vai päinvastoin. Varsinaisten M-Files-päivitysten asentaminen, esim. päivitys 9.0-versiosta 10.0-versioon, sen sijaan kannattaa tehdä aiemmin kuvatussa järjestyksessä eli ensin päivitetään työasemat ja vasta sitten palvelin. 3.7 Automaattiset päivitykset M-Filesissa on ohjelmakomponentti, joka päivittää ohjelmiston automaattisesti. Lisätietoja automaattisista päivityksistä saat kohdasta Automaattiset päivitykset (sivu 142). 3.7 Automaattiset suojausasetukset Jos haluat käyttää laajennettuja metatietoihin perustuvia automaattisia suojausasetuksia, tulee nämä asetukset ottaa manuaalisesti käyttöön varastokohtaisesti, kun olet päivittämässä varastoa aiemmista versioista 8.0-versioon tai uudempaan. Löydät tämän toiminnon varaston ominaisuuksien lisäasetuksista. Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa 3 Ohjelmiston asennus ja käyttöönotto 28 M-Files® 10 määritellyt arvoille automaattisia suojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa käyttöönoton aktivoinnin jälkeen, että suojausasetukset toimivat edelleen halutulla tavalla. 29 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 4 M-Filesin päivittäinen käyttö Tämä luku on lyhyt ja tiivis opastus siitä, kuinka M-Filesin käyttö limittyy jokapäiväiseen Windows-työskentelyyn. Tutustu lukemisen ohessa, miten asiat tapahtuvat tietokoneellasi. Jos haluat tässä luvussa esitellyistä toiminnoista tarkempia tietoja, voit tutustua niihin luvussa Perustoimintojen tarkempi esittely (sivu 50). Lisäksi M-Filesia voi käyttää www-selaimen kautta. Luvun lopussa on esittely tästä selaimella käytettävästä käyttöliittymästä. M-Filesin www-käyttö on hyvin samanlaista kuin M-Filesin käyttö resurssienhallinnassa. M-Filesilla voit tehdä samoja päivittäisiä tehtäviä muutamalla eri tavalla. Tässä luvussa esitellään M-Filesin päivittäistä käyttöä M-Filesin valikoiden toimintojen kautta. Samoja toimintoja löytyy esimerkiksi pikavalikosta (hiiren oikeanpuoleinen nappi) tietyissä paikoissa. Kuva 16: Tällainen on tyypillinen tilanne, kun M-Files on otettu organisaatiossa käyttöön. M-Files-palvelin ja organisaation työasemat ovat yhteydessä keskenään. Esimerkiksi kannettavan tietokoneen käyttäjä voi käyttää M-Filesia vaikka työmatkalla tai muussa etäkäytössä. Hän pääsee käsiksi juuri samoihin dokumentteihin kuin työpaikallaan. 4 M-Files-asiakasohjelmiston käyttö M-Files-ohjelmiston eri osat löytyvät muiden ohjelmistojen tapaan Windows-käyttöjärjestelmän Käynnistä-valikosta. Voit käynnistää päivittäisessä käytössä eniten tarvitsemasi Selaa M-Filesia -ohjelmisto-osan myös tilanilmaisinalueelta. Seuraavan hakemistotasojen esittelyn avulla on helppo tutustua omalle tietokoneellesi asennettuun M-Filesiin. M-Files-asema, jolle oletusarvoisesti asennuksen yhteydessä on 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 30 M-Files® 10 määritelty kirjain M, näkyy asennuksen jälkeen muiden kiintolevyasemien tapaan Oma tietokone -kansiossa (katso alla oleva kuva). Kuva 17: M-Files-asema ja varastot Windowsin resurssienhallinnassa. Yllä olevassa kuvassa on dokumenttivarastoyhteyden kuvake. Jos haluat kirjautua asiakasohjelmistossa dokumenttivarastoon sisään eri käyttäjänä kuin normaalisti, valitse dokumenttivaraston pikavalikosta toiminto Kirjaudu sisään käyttäjänä. Kuva 18: M-Filesin sisäänkirjautumisen valintaikkuna. Jos et ole kirjautunut sisään Windows-kirjautumisen yhteydessä, järjestelmä kehottaa antamaan kirjautumistunnukset varastoa avattaessa. 31 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 4 Selaa M-Filesia -käyttöliittymä Kuva 19: M-Filesin aloitusnäkymä. Selaa M-Filesia -ohjelmistokomponentin käyttöliittymä koostu neljästä alueesta: tehtäväalue, listausnäkymä, oikea sivupaneeli ja hakutoiminnot. Tehtäväalue on käyttöliittymän vasemmassa reunassa. Oletusarvoisesti tehtäväalueella on valintoja uusien kohteiden luomiseen (Uusi) ja usein käytettyihin näkymiin siirtymiseen (Siirry kohteeseen). Tällaisia ovat esimerkiksi Suosikit ja Äskettäin käyttämäni. Listausnäkymässä näytetään mm. näkymiä ja kohteita. Alue on toiminnallisuudeltaan hyvin samankaltainen kuin Windowsin Resurssienhallinta. M-Filesin listausnäkymässä voit kuitenkin esimerkiksi näyttää ja piilottaa tarpeen mukaan monitiedostoisen dokumentin sisällön. Huom. Joidenkin kohteiden, tiedostojen, näkymien tai virtuaalikansioiden nimi saattaa näkyä käyttäjälle harmaana. Tämä tarkoittaa, että niiden täydellinen polku on liian pitkä Windowsille (yli 259 merkkiä). Tällöin polkua on lyhennettävä, jotta sisältö toimisi oikealla tavalla. Kun aloitusnäkymässä ei ole valittuna mitään, oikeasta sivupaneelista voi luoda uuden kohteen tai valita jonkin Tutustu M-Filesiin -osion linkeistä. Kun kohde on valittuna, oikea sivupaneeli näyttää oletusarvoisesti kohteen metatiedot tai esikatselun. Sivupaneelia voidaan myös muokata käyttäjän tarpeiden mukaisesti. Hakutoiminnot on sijoitettu käyttöliittymän yläosaan. Lisätietoja haun toiminnallisuudesta löydät kappaleesta Hakutoiminnot (sivu 114). 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 32 M-Files® 10 Käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa näkyy varastoon sisään kirjautuneen käyttäjän nimi. Tämän alueen napsauttaminen avaa valikon, jonka avulla käyttäjä voi kirjautua ulos varastosta, käyttää M-Filesia offline-tilassa, tai muuttaa ilmoituksiin, kieliin tai sijaiskäyttäjiin liittyviä asetuksia. Kuva 20: Tämä on yleiskuva M-Filesin käyttöliittymästä, jossa metatiedot ovat näkymän alaosassa ja esikatselu näkymän oikeassa reunassa. M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää voidaan mukauttaa erilaisiin tarpeisiin sopivaksi. Käyttäjät voivat esimerkiksi muuttaa metatietokortin paikkaa käyttöliittymässä. 4.1 M-Filesin termisanasto Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä. M-Files-ohjelmisto Tiedosto ja dokumentti (ja niiden erot) 33 M-Files-dokumenttienhallintaohjelmisto koostuu seuraavista ohjelmisto-osista: Selaa M-Filesia, M-Files-palvelimen hallinta, M-Files-asiakasohjelmiston asetukset, Näytä tilatietoja ja M-Files-palvelin. Lisäksi M-Filesia voi käyttää www-selaimen tai mobiililaitteen kautta. Tiedosto on esimerkiksi Word-tekstinkäsittelyohjelmalla tehty muistio, joka on tallennettu C:\-asemalle. Tiedostosta tulee dokumentti vasta, kun siihen liitetään metatietoja. Kun M-Files otetaan käyttöön ja vanhoja tiedostoja ryhdytään siirtämään M-Filesiin, silloin tiedostoille lisätään metatietoja ja niistä tulee dokumentteja. M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö M-Filesiin voi tallentaa myös muita kohteita, kuten esimerkiksi asiakkaita ja projekteja. Monitiedostoinen dokumentti Monitiedostoinen dokumentti on M-Filesin erityinen dokumenttityyppi, joka voi sisältää useita tiedostoja. Tiedostoilla on vain yhdet metatiedot. Tavanomaisia käyttötapoja ovat sähköisen dokumentin yhdistäminen sen allekirjoitettuun ja skannattuun vastineeseen tai sähköpostiin ja kaikkiin sen liitteisiin tai tapaukset, joissa tiedostoja on yhdistettävä toisiinsa ja käsiteltävä yhtenä yksikkönä. Väliaikainen paikallinen tiedosto Esimerkiksi Microsoft Word luo väliaikaisia tiedostoja työskentelyn aikana. Niistä käytetään nimitystä väliaikaiset paikalliset tiedostot. Jotkut ohjelmistot eivät osaa itse poistaa näitä väliaikaisia tiedostoja, ja silloin ne jäävät näkyviin väliaikaisina paikallisina tiedostoina M-Filesiin. Koska väliaikaisiin paikallisiin tiedostoihin ei liity metatietoja, ne eivät tallennu palvelimelle. Näitä väliaikaisia paikallisia tiedostoja voidaan muuntaa dokumenteiksi, katso kohta Muunna dokumentiksi (sivu 85), ja poistaa, katso kohta Tyhjennä paikallinen välimuisti (sivu 114). Metatiedot Metatieto on dokumenttiin liittyvää ominaisuustietoa, kuten esimerkiksi sopimuksen osapuolet tai kirjeen vastaanottaja. Metatietojen avulla dokumentteja voidaan esimerkiksi hakea ja organisoida. Dokumentin / kohteen suojaus Jokaiseen dokumenttiin voidaan suojauksella määritellä, mitkä oikeudet käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä siihen on. Oikeudet voidaan erikseen joko sallia tai kieltää. Tietyllä käyttäjällä voi olla sallittuja tai kiellettyjäoikeuksia kahdella eri tavalla: käyttäjälle on määritelty oikeudet suoraan tai käyttäjä kuuluu sellaiseen käyttäjäryhmään, jolle on määritelty oikeudet. Mikäli käyttäjälle ei ole määritelty oikeuksia mihinkään, ei hän voi myöskään nähdä dokumenttia tai tehdä sille mitään. Jos taas tietyt oikeudet on sallittu, voi käyttäjä tehdä näiden määrittelemiä toimenpiteitä. Varasto 4 M-Filesin päivittäinen käyttö Dokumenttivarasto on keskitetty dokumenttien ja muiden kohteiden tallennuspaikka. Fyysisesti se sijaitsee M-Files-palvelinta suorittavalla palvelinkoneella. Fyysisestä sijainnista riippumatta kaikki käyttäjät näkevät dokumenttivaraston paikallisen tietokoneensa hakemistona M-Files-asemalla. Dokumenttivaraston käyttäminen on siis samanlaista kuin paikallisen kiintolevyaseman käyttö. 34 M-Files® 10 Näkymä Näkymät ovat paikkoja, joihin dokumentit ja muut kohteet on listattu niiden sisältämän metatiedon mukaan. Näennäinen kansio Näkymien sisältämät kohteet voidaan jakaa näennäisiin kansioihin (ominaisuuskansioihin). Näennäiset kansiot ovat keino jaotella näkymään kuuluvat kohteet omiin kategorioihinsa. Perinteinen kansio Asiakas Kohdetyyppi Kohde Voit luoda M-Filesiin myös perinteisiä kansioita. Perinteisissä kansioissa ei ole näkymien tuomia lisäominaisuuksia ja ne käyttäytyvät kuten esimerkiksi C:\-aseman kansiot. Perinteisiä kansioita voidaan käyttää hyväksi myös tuotaessa tiedostoja M-Filesiin. Asiakaskone on M-Filesin peruskäyttäjän tietokone ohjelmistoineen. Peruskäyttäjän toimiin kuuluu esimerkiksi dokumenttien luontia ja dokumenttivaraston selaamista. M-Filesiin voi määritellä erilaisia kohdetyyppejä, joiden perusteella dokumenttivarastoon voi luoda erilaisia kohteita. Dokumentti on yksi tällainen kohdetyyppi, ja se löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta. Tämän lisäksi M-Filesin ylläpitäjä voi luoda dokumenttivarastoon muita kohdetyyppejä, kuten asiakas, yhteyshenkilö ja projekti. Näin M-Filesilla voidaan hallita esimerkiksi yrityksen asiakas- ja projektirekisterit. Kohde-nimitystä käytetään eri kohdetyyppien ilmentymistä eli kohdetyypeistä luoduista yksittäisistä kohteista. Kohde on esimerkiksi yksittäinen yhteyshenkilö dokumenttivarastossa. Lähes kaikki toiminnot ovat samanlaisia dokumenteille ja muille kohteille. Tässä käsikirjassa toiminnot on usein kuvattu tehtyinä dokumenteille, mutta samat toiminnot ovat käytettävissä myös esimerkiksi dokumenttikokoelmille ja muille kohteille. Yksittäinen dokumentti voidaan siis myös mieltää kohteena. Dokumenttikokoelma Dokumenttikokoelma koostuu erillisistä dokumenteista, jotka sijaitsevat dokumenttivarastossa. Jokaisella kokoelman dokumentilla on omat metatietonsa. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomat metatiedot (vrt. monitiedostoinen dokumentti). Jokainen kokoelman dokumentti on löydettävissä edelleen erillisenä dokumenttina, mutta myös dokumenttikokoelman kautta. Suhteet 35 Kohteiden välille voi myös määritellä suhteita. Suhteiden avulla voidaan linkittää esimerkiksi kaksi M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö dokumenttia liittymään toisiinsa. Suhteiden avulla on helppo seurata kaikkia asiaan liittyviä dokumentteja. Pohja Voit käyttää uuden kohteen pohjana toista kohdetta. Kun valitset listasta halutun pohjan, metatietokortti mukautuu pohjana käytettävän kohteen määrittelyihin. Voit muuttaa ja täydentää metatietoja haluamallasi tavalla. Määrittele kohde pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä. Työnkulku Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan mallintaa kohteen elinkaarta reaalimaailman prosessia vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita. M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti. Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulut (sivu 272). Palvelin M-Files-palvelinsovellusta suoritetaan palvelinkoneella. Asiakaskoneilta otetaan yhteyttä palvelinkoneelle ja haetaan tietoja niin, että dokumenttivaraston sisältöä voidaan näyttää asiakaskoneilla. Palvelinkone on dokumenttivaraston varsinainen sijaintipaikka. 4.2 Dokumentin luonti Kun M-Files on käytössäsi, voit luoda dokumentteja kuten tähänkin asti eri ohjelmistojen kautta. Voit myös luoda dokumentin M-Files-valikon Uusi dokumentti -toiminnolla. Uuden dokumentin luontitoiminto auttaa valitsemaan oikean pohjan ja luokan uudelle dokumentille. Pohjia voidaan hakea kirjoittamalla hakusana. Haku palauttaa kaikki hakuehtoja vastaavat pohjat ja tiedostomuodot ja korostaa tulokset. 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 36 M-Files® 10 Kuva 21: Uuden dokumentin luontitoiminto Valittaessa Kaikki näkyviin tulee kaikki pohjat ja tiedostomuodot, jotka ovat määritettyinä ko. varastolle. Äskettäin käytetyt -vaihtoehto näyttää kaikki pohjat, joita olet äskettäin käyttänyt. Äskettäin käytetyt pohjat näkyvät oletusarvoisesti myös silloin, kun avaat pohjanvalintaohjelman. Tyhjä-vaihtoehto näyttää kaikki tiedostomuodot, jotka voidaan valita uudelle dokumentille. Näiden valmiiksi määriteltyjen vaihtoehtojen jälkeen näytetään luokkalista, jota voidaan myös käyttää pohjan valinnassa. Luokan valinnalla näytetään pohjat, jotka ovat käytettävissä kyseiselle luokalle. Kun olet valinnut pohjan tai tyhjän dokumentin, uuden dokumentin metatietokortti avautuu ja voit aloittaa ominaisuuksien muokkaamisen. 37 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö Kuva 22: Uuden dokumentin metatietokortti Valittaessa Luo dokumentti tallennetaan ja kohde lisätään varastoon. Valittaessa Avaa muokattavaksi dokumentti on varattuna muokattavaksi sinulle, kunnes palautat sen muokkauksesta manuaalisesti. Jos olet valinnut Palauta välittömästi, dokumentti on muiden käytettävissä heti. Valittaessa Peruuta kaikki muutokset hylätään ja valintaikkuna suljetaan. Luodessasi dokumentin jonkin sovelluksen kautta täytät metatietokortin vasta, kun tallennat dokumenttia dokumenttivarastoon M-Files-asemalle. Vinkki: Metatietokorttia täyttäessäsi voit määritellä dokumentille käyttöoikeudet Suojaus-kohdassa. Näin voit esimerkiksi valita, kenelle kaikille dokumentti on näkyvissä, katsottavissa tai muokattavissa. Ctrl+N on pikatoiminto uuden dokumentin luomiselle. 4.3 Tallentaminen M-Filesiin Käyttäessäsi M-Filesia et enää tallenna dokumentteja yhteen tiettyyn kansioon vaan M-Files-asemalle, joka löytyy kiintolevyaseman tapaan tietokoneeltasi. Dokumenttivaraston lisäksi muita paikkoja ei tarvitse määritellä, sillä M-Files sijoittaa dokumentit 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 38 M-Files® 10 metatietokortissa määrittelemiesi metatietojen mukaan oikeisiin näkymiin. Voit tallentaa dokumentit suoraan käyttämistäsi ohjelmistoista M-Filesiin. Tallennuksen uusi osoite on siis dokumenttivarasto. Kuva 23: Dokumentit tallennetaan dokumenttivarastoon. Vinkki: Pikalinkki M-Filesiin löytyy myös tallennusikkunan vasemmasta reunasta. 4.4 Dokumentin palauttaminen muokkauksesta Vaikka olet tallentanut ja sulkenut dokumentin, pysyy se sinulla muokattavana kunnes palautat sen muokkauksesta. Valitse luomasi dokumentti, napsauta se aktiiviseksi ja palauta dokumentti muokkauksesta Palauta muokkauksesta -toiminnolla. Näin muut pääsevät muokkaamaan dokumenttia. Vinkki: Voit palauttaa kaikki varaamasi dokumentit muokkauksesta kerralla Minulla muokattavana -näkymästä. Ctrl+I on pikatoiminto muokkauksesta palauttamiselle. 39 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 4.5 Dokumentin poistaminen Jos haluat poistaa dokumentin, napsauta dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Poista pikavalikosta. Dokumentti ei katoa pysyvästi, vaan se poistetaan ja se löytyy yhä tarkennetulla haulla (katso Poistettu kohdassa Tila (sivu 120)). Näin tapahtuu, jos sinulla on käyttöoikeudet poistettuihin dokumentteihin. Järjestelmänvalvojan oikeuksista Täysillä oikeuksilla ja Näkee kaikki kohteet ja voi lukea kaikkia kohteita (sisältää poistetut kohteet) -oikeuksilla voit käyttää näkymää, jossa näkyvät kaikki poistetut dokumentit. Kts. kohta Uusi näkymä (sivu 73) Katso myös kohta Kumoa poisto (sivu 102). Vinkki: Jos haluat poistaa dokumentin pysyvästi, napsauta poistettua dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Tuhoa. Kun olet poistamassa dokumenttia voit myös merkitä Tuhoa lopullisesti -valintaruudun. 4.6 Muiden kohteiden luonti Dokumenttien lisäksi voit luoda M-Filesiin myös muita kohteita, kuten asiakkaita ja projekteja. Kohteista kysytään ominaisuustiedot dokumenttikortin tapaisesti. Myös poistaminen, muokkaus ja muut toiminnot menevät samaan tapaan kuin dokumenteilla. Näin voit hallita M-Filesin avulla esimerkiksi asiakasrekisteriä tallentamalla ja muokkaamalla asiakas-kohteita dokumenttivarastossa. Kun alat luoda jotain muuta kohdetta kuin uutta dokumenttia, metatietokortti ponnahtaa esiin metatietojen antamista varten. 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 40 M-Files® 10 Kuva 24: Uuden asiakkaan metatietokortti Kun olet antanut arvot pakollisiin kenttiin (merkitty tähtimerkillä), kohde voidaan tallentaa valitsemalla Luo. Valittaessa Peruuta äskettäin luotu kohde poistetaan. Palauta välittömästi -vaihtoehto on valittuna oletusarvoisesti, jotta uusi kohde tallennetaan säilytyspaikkaan heti sen jälkeen, kun Luo on valittu. Voit jättää kohteen itsellesi muokattavaksi varatuksi, jos suunnittelet lisääväsi siihen metatietoja ennen tietojen tallentamista varastoon. Kohdetyypit määritellään M-Files-palvelimen hallinta -ohjelmisto-osalla. Katso lisätietoja luvusta Kohdetyypit (sivu 236). 4.7 Näkymien käyttö M-Filesin päivittäinen käyttö on suurimmaksi osaksi Selaa M-Filesia -ohjelmisto-osan käyttöä. Selaa M-Filesia -toiminnolla pääasiassa selataan näkymiä, joihin dokumentit ja muut kohteet on ryhmitelty halutulla tavalla, kuten esimerkiksi projekteittain tai asiakkaittain kohteiden sisältämän metatiedon mukaan. Esimerkiksi kaikki dokumentit, joille on määritelty metatieto Projekti, voidaan ryhmitellä projekteittain. Tällöin samaan projektiin 41 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö liitetyt dokumentit ja muut kohteet näytetään ko. projektin näennäisessä kansiossa. Katso näkymien ja ryhmittelytasojen määrittelystä kohdasta Uusi näkymä (sivu 73) . 4.8 Dokumentin ja muiden kohteiden löytäminen Dokumentteja ja muita kohteita voi löytää näkymiä selaamatta M-Filesin hakutoiminnoilla. Tämä on käytännöllistä esimerkiksi silloin, kun muistat dokumentista tai kohteesta vain jonkin tietyn yksittäisen asian, kuten vaikkapa luontipäivämäärän tai dokumentin luoneen käyttäjän. 4.8 Pikahaku Pikahaulla (M-Filesin toiminta-alueen yläosassa) voi määritellä hakukriteeriksi sanoja, jotka liittyvät kohteeseen. 4.8 Laajennettu haku Laajennetulla haulla voit määritellä lisää hakuehtoja liittyen kohteen tilaan ja ominaisuuksiin. Jos esimerkiksi haluat näkyviin tietyn käyttäjän muokattavaksi varaamat dokumentit kuukauden ajalta, on tämä etsintä käytännöllisempää tehdä laajennetulla haulla kuin luomalla uusi näkymä. Vinkki: Mitä enemmän käytät hakukriteereitä laajennetussa haussa, sitä tarkemmin löydät juuri haluamasi dokumentin tai muun kohteen. 4.8 Relevantein tulos ensimmäiseksi Seuraavilla tiedoilla on ensisijainen painoarvo hakutuloksia annettaessa: • Koska dokumentti tai muu kohde on luotu? • Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on muokattu? • Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on käsitelty? Näiden tietojen perusteella käyttäjälle annetaan relevanttia tietoa yrityksen uusimmista ja yleisemmin käytetyistä dokumenteista tai muista kohteista. Mikäli dokumentti on luotu monta vuotta sitten eikä sitä ole päivitetty vähään aikaan, ei ko. dokumentti ole luultavimmin käyttäjän kannalta enää kovin relevantti, ja tästä syystä se ei ole ensimmäisten hakutulosten joukossa. Edellä mainittujen dokumentin käsittelyyn liittyvien tietojen lisäksi hakusanan esiintyminen metatiedoissa ja/tai tiedoston sisällössä vaikuttaa hakutulosten järjestykseen. Hakutuloksen sijaintiin vaikuttaa, jos hakusana esiintyy: 1. Dokumentin tai muun kohteen nimessä tai otsikossa 2. Dokumentin tai muun kohteen muissa metatiedoissa kuin nimessä tai otsikossa 3. Tiedoston sisällössä 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 42 M-Files® 10 Erityistä painoarvoa on juuri nimellä, koska usein dokumentti tai kohde on nimetty niin, että itse nimessä on oleellista tietoa sisällöstä. M-Files jättää myös huomiotta tiettyjä metatietoja, jotka heikentävät hakutuloksen osuvuutta. Tiedostojen sisällöstä haettaessa vaikuttaa mm. tiedoston pituus, jolloin saman sanan osumamäärä lyhyessä dokumentissa saa enemmän painoarvoa kuin pitkässä dokumentissa. Hakutulosten järjestys määräytyy kuitenkin aina enemmän metatiedoista kuin tiedoston sisällöstä. Huom. Edellä oleviin hakutuloksiin vaikuttaa tietenkin se, onko hakuehtona haku metatiedoista, tiedostojen sisällöstä vai molemmista. Hakutulosten määrityksiä voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa. Katso lisätietoja kohdasta Hakutoiminnot (sivu 114). 4.9 Vanhojen tiedostojen siirtäminen M-Filesiin Tiedostojen siirtäminen M-Filesiin on erittäin helppoa. Siirtäminen onnistuu "raahaamalla ja pudottamalla” tai kopioimalla tiedostoja tai kansioita M-Filesin dokumenttivarastoon. Yksittäisen tiedoston tapauksessa M-Files pyytää metatietokorttia täytettäväksi, jonka myötä tiedostosta tulee dokumentti. Kuten tässä käsikirjassa edellä on mainittu, yksi tärkeimmistä asioista M-Filesin käytössä on hahmottaa tiedoston ja dokumentin ero. M-Files-dokumentti koostuu nollasta tai useammasta dokumenttitiedostosta sekä metatiedoista. Jos siirrät kerralla esimerkiksi kansion alikansioineen tai useita tiedostoja, M-Files voi halutessasi säilyttää vanhan kansiorakenteen. Jos haluat säilyttää kansiorakenteen, M-Files luo dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita, joihin siirrettävä sisältö sijoitetaan. Voit täyttää dokumenttien ominaisuustiedot siirron yhteydessä tai jälkeenpäin. Katso lisätietoja luvusta Tuo tiedostoja ja kansioita (sivu 85). Voit myös käyttää vanhoja tiedostoja suoraan niiden alkuperäisestä sijainnistaan. Tällöin M-Filesin tuomat lisäominaisuudet (kuten versionhallinta) ovat käytettävissä myös vanhoille tiedostoille, vaikka niitä voidaan edelleen käyttää myös M-Filesin ulkopuolelta. Voit tarvittaessa täydentää dokumenttien metatietoja käytön edetessä. Katso lisätietoja luvusta Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296). Myös erilaisten tietokantojen käyttäminen ja siirtäminen M-Filesiin on mahdollista. Esimerkiksi asiakasrekisterin tiedot voidaan liittää osaksi M-Filesin metatietorakennetta. Tällöin tietoja ei tarvitse kopioida paikasta toiseen. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Kohdetyypit (sivu 236) ja Arvolistat (sivu 243). Kun lisäät M-Filesiin tuoduille dokumenteille metatietoja, nämä dokumentit näkyvät sekä perinteisissä kansioissa että M-Filesin dynaamisissa näkymissä. 43 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö Kuva 25: Tiedosto ja dokumentti. Vinkki: Jos siirrät useita yksittäisiä tiedostoja, joihin liittyy samaa metatietoa, kuten esimerkiksi sama asiakas, muista metatietokorttia täyttäessäsi varmistaa, että ensimmäisellä kerralla määrittelemäsi metatiedot tulevat oletusarvoisesti seuraaviinkin tiedostoihin. Tämän varmistat valitsemalla Käytä näitä arvoja oletuksina seuraaville dokumenteille -kohdan. Kuva 26: Uusi dokumentti -ikkuna monen tiedoston siirrossa. Vinkki: Ohita tämä -painikkeella voit jättää jonkin tiedoston siirtämättä. Tämä on hyödyllinen toiminto, jos olet siirtämässä suurta joukkoa tiedostoja ja huomaat, että joukkoon on tullut sellainen tiedosto, jota et haluakaan siirtää. 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 44 M-Files® 10 4.10 Versiohistoria Aina kun varaat dokumentin tai kohteen käyttöösi, siitä muodostuu uusi versio. Vaikka tallentaisit tekemäsi muutokset, sulkisit kohteen ja palauttaisit sen muokkauksesta, voit palata aikaisempaan, sisällöltään muuttumattomaan versioon, kohteen versiohistorian kautta. Tämä tapahtuu korostamalla kohde ja valitsemalla Historia M-Files-valikosta. Versiohistoria säilyy siis kaikista kohteista. Vinkki: Voit palauttaa dokumentin aikaisemman version uusimmaksi Palauta takaisin -toiminnolla. Versioita voit leimata kätevästiLisää leima tähän versioon -toiminnolla. 4.11 WWW-käyttö M-Filesia voi käyttää myös www-selaimen avulla. Tällöin tietokoneella ei tarvitse olla asennettuna M-Filesin asiakasohjelmistoa, vaan yhteys dokumenttivarastoon muodostetaan selaimen avulla. Näin M-Filesia voi tarvittaessa käyttää miltä tahansa selainyhteyden mahdollistavalta tietokoneelta. M-Filesin www-käyttöliittymän osoitteen saat järjestelmänvalvojaltasi. M-Filesin www-käyttöliittymään kirjaudutaan ensin sisään. Jos sinulla on pääsy useisiin varastoihin, näkyviin tulee varaston valintaikkuna. Jos sinulla on pääsy vain yhteen varastoon, yhteys muodostetaan automaattisesti. M-Filesin WWW-käyttö mahdollistaa kaikkien M-Filesin perustoimintojen käytön. Lisäksi voit käyttää eSigning-toimintoa työnkulun tilasiirtymille (katso Sähköinen allekirjoitus (sivu 276)). 45 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö Kuva 27: M-Filesin WWW-käytön kirjautumissivu. 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 46 M-Files® 10 Kuva 28: M-Filesin www-käyttö. Katso lisätietoja WWW-käytön asetuksista ja dokumenttien julkaisusta verkossa M-Filesin avulla luvustaWWW-käytön asetukset (sivu 171). 4.12 Mobiilikäyttö 4.12 Toiminnot mobiililaitteessa M-Filesiin tallennettuja dokumentteja ja muita kohteita voidaan käyttää myös mobiililaitteella. Voit valita käytettävän varaston ja käyttää seuraavia toimintoja: hakea kohteita ja lukea dokumenttien sisältöä sekä muokata metatietoja. Lisäksi voit käyttää eSigning-toimintoa työnkulun tilasiirtymille (katso Sähköinen allekirjoitus (sivu 276)). 47 M-Files® 10 4 M-Filesin päivittäinen käyttö Kuva 29: Mobiilikäytön kirjautumisikkuna ja varastokohtaiset toiminnot Apple iOS:lle. Huom. Mobiilikäyttöliittymän kieli määräytyy laiteasetusten mukaisesti. 4.12 WWW-käytön salliminen Jotta voit lukea M-Filesiin tallennettuja dokumentteja ja tietoja mobiililaitteella, www-käytön (M-Files Web Access) on oltava määriteltynä ja sallittuna. Lisätietoja www-käytön asetuksista saat kohdasta WWW-käytön asetukset (sivu 171). Tämän jälkeen voit lukea M-Filesiin tallennettuja tietoja matkapuhelimella käyttämällä M-Filesin www-käytön URL-osoitetta (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisäämällä osoitteen perään "/m". Kokonaisuudessaan osoite on siis muotoa "http://www.julkaisut.yritys.com/m". 4.13 M-Files Cloud Vault M-Files Cloud Vault on isäntäpalvelimella toimiva M-Files-versio. Tuote on tarkoitettu yrityksille tehostamaan tärkeiden liiketoimintadokumenttien järjestelyä ja hallintaa ilman, että sitä varten on hankittava oma palvelin ja ylläpidettävä sitä. 4 M-Filesin päivittäinen käyttö 48 M-Files® 10 4.13 Cloud Vault -palvelunhallintaportaali Uuden M-Files Cloud Vault -palvelunhallintaportaalin avulla loppukäyttäjän järjestelmänvalvojat voivat hallita palveluitaan verkossa. Cloud Vault -palvelunhallintaportaali mahdollistaa seuraavat toiminnot: • Uusien lisenssien lisääminen • Uusien käyttäjätilien lisääminen • Käyttäjän tietojen ja lisenssityyppien muuttaminen • M-Files-asennusohjelmien lataaminen Lisätietoja Cloud Vault -palvelusta saat kohdasta http://www.m-files.com/Content/documents/en/res/M-Files_DMS_Cloud_Vault_Getting_Started_Guide.pdf ja http://www.m-files.com/cloudvault. 4.14 Toiminnot Officessa ja AutoCADissa M-Filesiin tallennettuja dokumentteja voidaan muokata eri ohjelmistoissa samaan tapaan kuin muita tiedostoja. Lisäksi M-Files tarjoaa erilaisia omia toimintojaan käytettäväksi Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoissa. M-Filesin hyödyntäminen Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoja käytettäessä on helppoa: • Dokumentit voidaan suoraan avata M-Filesista ja tallentaa M-Filesiin. • M-Filesin oma toimintovalikko nopeuttaa ja helpottaa M-Filesin toimintojen käyttöä. • Dokumentin metatietoja voidaan suoraan muokata Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoissa. • M-Filesiin tallennettuja dokumentin metatietoja voidaan sisällyttää osaksi dokumentin sisältöä. • Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa M-Filesiin. • Sähköpostiviestien tallennus voidaan myös automatisoida, jolloin viestit voidaan tallentaa automaattisesti metatietoineen Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen. • Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti. Edellä mainittujen M-Files-toimintojen käytöstä voit katsoa lisää luvusta M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa (sivu 145). 49 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Tässä luvussa käydään järjestyksessä läpi kaikki toiminnot, joita voit käyttää M-Filesin selauksessa M-Filesin valikoista. Käymme läpi myös M-Files-asiakasohjelmiston asetukset ja Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osien kaikki toiminnot. M-Filesin toimintoja löydät myös tehtäväalueelta sekä pikavalikosta. Voit siis itse valita sinulle sopivimman työtavan. Luvun lopuksi käsitellään myös automaattisia ohjelmistopäivityksiä. 5.1 Selaa M-Filesia (Näytä-valikko) Suurin osa M-Filesin toiminnoista löytyy M-Files-valikoista. Muun muassa seuraavat toiminnot saat näkyviin painamalla näppäimistön Alt-näppäintä: • Uusi -valikon avulla voit luoda uusia kohteita dokumenttivarastoon. • Toiminnot -valikko sisältää kohteisiin liittyviä toimintoja. • Asetukset -valikosta pääset muokkaamaan M-Filesin asetuksia. Muut käyttöliittymässä olevat valikot toimivat samalla periaatteella kuin yleensäkin Windows-ympäristössä. Kuva 30: Yleiskuva M-Filesin käyttöliittymästä, kun kohde on valittuna ja esikatselu on käytössä. Käyttöliittymän yläosasta löydät hakutoiminnot. Keskellä olevassa listausikkunassa voit selata dokumentteja ja muita kohteita. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 50 M-Files® 10 5.1 Näkymien ryhmittely päätasolla Päätason näkymät on ryhmitelty omiin, yhteisiin ja muihin näkymiin. Lisäksi perinteiset kansiot ovat omassa ryhmässään. Näin käyttäjän on helpompi erottaa nämä eri tyyppiset näkymät toisistaan ja navigointi omiin näkymiin on nopeaa. Peruskäyttäjällä ei myöskään usein ole oikeutta muokata yhteisiä näkymiä, joten yhteisten näkymien ryhmittely omakseen selkeyttää myös eroa yhteisten ja omien näkymien välillä. Listausnäkymän alaosassa on mahdollista näyttää myös ennalta määritettyjä näkymiä, kuten Suosikit, Minulla tehtävänä tai Äskettäin käyttämäni. 5.1 Suhteessa olevat kohteet listattuna suoraan pääkohteen alapuolella Kohteeseen suhteessa olevia kohteita on helppo selata suoraan näkymästä tai hakutuloksesta nuolipainikkeita käyttämällä. M-Files näyttää kaikki kohteeseen liittyvät kohteet pääkohteen alapuolella. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja ja yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä. 5.1 Informatiiviset ryhmittelyotsikot Suhteessa olevat kohteet on ryhmitelty automaattisesti kohdetyypeittäin tai ominaisuusmäärittelyn mukaan. Näin löydät helposti ja nopeasti haluamasi dokumentin tai muun kohteen. Jos esimerkiksi etsit projektiin liittyviä yhteyshenkilöitä, löydät ne helposti Yhteyshenkilöt-ryhmittelyotsikon alta. 5.1 Tehtäväalue Käyttöliittymän vasemmasta reunasta (tehtäväalueelta) löydät edellä mainittujen lisäksi myös muita pikatoimintoja: Uusi- otsikon alta löydät pikalinkit uusien kohteiden luomiselle kohdetyypeittäin. Näytä ja muokkaa -otsikon alle voit lisätä näkyviin uusia pikatoimintoja Komennot-toiminnolla. Komennot-toiminnon saat esille hiiren oikealla napilla. Siirry kohteeseen -otsikon alle voit myös itse lisätä uusia pikakuvakkeita. Pikakuvakkeen saat lisättyä valitsemaasi kohteeseen, kansioon tai näkymään napsauttamalla kohteen päällä hiiren oikealla napilla (pikavalikosta) ja valitsemalla toiminnon Lisää pikakuvake tehtäväalueelle. Voit nimetä uudelleen, poistaa ja järjestää pikakuvakkeita tehtäväalueella hiiren oikealla napilla. Äskettäin käyttämäni -pikalinkki avaa näkymän käyttäjän viimeksi avaamiin tai muokkaamiin dokumentteihin ja muihin kohteisiin Voit myös määrittää yhteisiä tehtäväalueen asetuksia, jolloin sinulla tulee olla vähintään Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus.Voit myös poistaa samalla hetkellä käyttäjien mukautetut tehtäväalueen asetukset, jolloin yhteiset asetukset tulevat välittömästi voimaan. Muuten yhteiset asetukset tulevat voimaan, kun käyttäjä palauttaa yhteiset oletusasetukset. Käyttäjä voi myös palauttaa M-Files-ohjelmiston oletusasetukset. Nuolitoiminnot: nuolia napsauttamalla voit avata ja sulkea ko. otsikon alla olevat pikalinkit. 51 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 5.1 Suosikit Omien näkymien ja tehtäväalueen pikakuvakkeiden lisäksi voit lisätä dokumentteja ja muita kohteita suosikkeihin. Suosikit ovat käyttäjäkohtaisia. Voit lisätä ja poistaa kohteita omiin suosikkeihin seuraavilla toiminnoilla (Toiminnot-valikko/pikavalikko): • Lisää suosikkeihin • Poista suosikeista Huom! Et pysty poistamaan suosikkeja Poista-toiminnolla. Pääset kätevästi suosikkeihin käyttämällä tehtäväalueella olevaa pikalinkkiä. 5.1 Työnkulun tilan vaihdon pikatoiminnot Tehtäväalueen pikalinkkien avulla voit suoraan muuttaa työnkulun tilaa. Siirrä tilaan -otsikon alla on suoraan valittavissa työnkulut eri tilat. Voit suoraan tilaa napsauttamalla siirtää kohteen valitsemaasi tilaan. Voit tässä vaiheessa vielä lisätä kommentin tilanvaihdolle halutessasi. Huom! Siirrä tilaan -otsikko ja työnkulun eri tilat ovat näkyvissä tehtäväalueella vain, jos kohteeseen on liitetty työnkulku, jonka tilamuutoksiin käyttäjällä on oikeudet. Voit myös vaihtaa tilaa ominaisuusalueen työnkulun tai tilan linkkiä napsauttamalla. 5.1 Metatietokortti Metatietokortti on oletusarvoisesti käyttöliittymän oikeassa reunassa. Metatietokortin kokoa voidaan säätää käyttäjien tarpeiden ja mieltymysten mukaan. Kuva 31: Metatietokortti käyttöliittymän oikeassa reunassa. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 52 M-Files® 10 Kohteen otsikon alla olevassa valintanauhassa on neljä ikonia: lippu, tähti, ratas ja nuolen kärki. Lippuikonilla voidaan merkitä kohde seuratuksi tai lopettaa kohteen seuraaminen. Kun kohden on merkitty seuratuksi, käyttäjä saa ilmoituksen sähköpostiin, kun kohteeseen tehdään muutoksia. Tähti-ikonia napsauttamalla kohde lisätään käyttäjän Suosikit-näkymään. Ratas-ikoni avaa valikon, jonka avulla metatietokortin sijaintia voidaan muuttaa, tai avata metatietokortti uudessa ikkunassa. Nuolen päätä napsauttamalla metatietokortin otsikkoalue voidaan kutistaa tai laajentaa. Kuva 32: Metatietokortin valintanauha. Työskenneltäessä esimerkiksi näkymissä, joiden listauksissa näkyy useita sarakkeita, tai pienellä näytöllä, metatietokortti kannattaa näyttää alaosassa.Voit siirtää metatietokortin alaosaan avaamalla pikavalikon listausnäkymässä ja valitsemalla Näyttötila > Näytä metatiedot alapaneelissa. Vaihtoehtoisesti tämä voidaan tehdä myös napsauttamalla metatietokortin ratas-ikonia ja valitsemalla Vaihda metatietokortin sijaintia, tai avaamalla Metatiedot-välilehden kontekstivalikko. Oikean sivupaneelin voi myös piilottaa kokonaan napsauttamalla ylimmän välilehden yläpuolella olevaa nuolen kärkeä. "Seuraa tätä kohdetta" -toiminto 53 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Seuraa tätä kohdetta/dokumenttia -toiminnon ollessa päällä käyttäjälle lähetetään sähköpostiviesti silloin, kun dokumenttivarastossa tapahtuu kohdetta tai dokumenttia koskevia muutoksia. Tällaisia muutoksia ovat: • Seuratun kohteen tai dokumentin metatiedot tai tiedoston sisältö muuttuu. • Seurattu kohde tai dokumentti poistetaan tai tuhotaan. • Seurattuun kohteeseen tai dokumenttiin viittaavan muun kohteen metatietoja tai tiedostosisältöä muutetaan (esimerkiksi seurattuun projektiin liittyvää dokumenttia muutetaan). • Seurattuun kohteeseen tai dokumenttiin viittaava kohde luodaan, poistetaan tai tuhotaan. Huom. Kohdetta tai dokumenttia muuttanut käyttäjä ei saa ilmoitusta. Kommentit-näkymä Kommentit-näkymään päästään valitsemalla Kommentit-kuvake metatietokortista. Näkymässä esitetään kaikki tiedostoon liittyvät kommentit aikajärjestyksessä, ja siinä voidaan lisätä uusia kommentteja. Kun kommenttinäkymässä valitaan Ominaisuudet-kuvake, päästään takaisin ominaisuuksen näkymään. 5.1 Esikatselu Voit aktivoida esikatselun avaamalla pikavalikon listausnäkymässä ja valitsemalla Näyttötila > Näytä oikea sivupaneeli ja sen jälkeen Esikatselu-välilehti oikeanpuoleisesta paneelista. Voit käyttää metatietokorttia myös erillisessä ikkunassa napsauttamalla metatietokortin ratas-ikonia ja valitsemalla Avaa metatietokortti ikkunassa. Ominaisuuden ansiosta voit katsella ja muokata useita metatietokortteja rinnakkain ja myös tarkastella dokumentin metatietoja ja esikatseluikkunaa vierekkäin. Kun metatietokortti on irrotettu oletussijainnistaan, sitä voidaan käyttää tavanomaisen ikkunan tavoin käyttöliittymässä. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 54 M-Files® 10 Kuva 33: Metatietokortti irrotettuna dokumentin esikatselussa Esikatselutilassa voit selata ja kopioida dokumenttien sisältöjä helposti. Voit esikatsella esimerkiksi Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- ja AutoCAD-tiedostoja. Esikatselu on mahdollista, mikäli koneelle on asennettu kyseistä tiedostomuotoa tukeva ohjelmisto. Esimerkiksi Office-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Microsoft Office 2007 tai uudempi, ja vastaavasti PDF-tiedostojen esikatseluun tarvitaan Adobe Reader 8 tai uudempi. Siirtäessäsi tiedostoja M-Filesiin esikatselu helpottaa metatietojen täyttämistä. Puhdista näkymä, Piilota näkymä, Näytä näkymä, Palauta näkymiä näkyviin Nämä näkymiin liittyvät toiminnot löydät Näytä-valikosta. Puhdista näkymä on toiminnallisuus, jonka dokumenttivarastoon kirjautunut käyttäjä voi tehdä mille tahansa näkymälle. Tämän toiminnallisuuden avulla poistetaan väliaikaiset paikalliset tiedostot, joista kysytään varmistus, ja kaikki tyhjäksi jääneet kansiot poistetaan automaattisesti. Esimerkkidokumenttivaraston joitakin näkymiä ei voi poistaa, mutta ne voi piilottaa näkyvistä. Peruskäyttäjä ei voi poistaa sellaisia näkymiä, jotka on luotu M-Files-palvelimen hallinnassa. Käytä silloin Piilota näkymä -toimintoa. Jos taas haluat piilotetun näkymän näkyviin, käytä Näytä näkymä -toimintoa. Useita näkymiä voit palauttaa kerralla näkyviin Palauta näkymiä näkyviin -toiminnolla. 55 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 34: Palauta näkymiä näkyviin -toiminnolla voit kerralla palauttaa näkyviin kaikki piilotetut näkymät. Kuva 35: Windows-käyttöjärjestelmän asetuksista voit säätää, näkyvätkö piilotetut tiedostot ja kansiot. Valitse kohta Näytä piilotetut tiedostot ja kansiot. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 56 M-Files® 10 Vinkki: Järjestelmänvalvojan täysillä oikeuksilla, oikeuksilla nähdä kaikki kohteet tai oikeuksilla nähdä poistetut kohteet voit luoda näkymän, jossa näkyvät poistetut dokumentit. Luot näkymän kuten minkä tahansa näkymän, mutta määrittelet vain suodatinasetuksissa Tila -välilehdellä Poistettu-kohtaan Kyllä. Kuva 36: Poistettu-näkymään määritellään Poistettu-kohtaan Kyllä. Tallenna yhteisiksi näyttöasetuksiksi M-Files tarjoaa toiminnon näyttöasetusten tallentamiseen yhteisiksi näyttöasetuksiksi. Tämä toiminto vaatii järjestelmänvalvojan oikeudet dokumenttivarastoon. Toiminnon käyttö tallentaa kyseiset näyttöasetukset käyttäjille samanlaisiksi näkymäkohtaisesti. Voit valita koskeeko toiminto kaikkia käyttäjiä vai vain sellaisia käyttäjiä, jotka eivät ole vielä muokanneet omia näyttöasetuksiaan. Toiminnon avulla voit määritellä esimerkiksi tiettyjä sarakkeita näkymään kaikille käyttäjille. Palauta näyttöasetukset oletuksiksi Voit palauttaa muokkaamasi näyttöasetukset järjestelmänvalvojan asettamiin oletusarvoihin tämän toiminnon avulla.Vaihtoehtoisesti voit palauttaa näyttöasetukset M-Files-ohjelmiston oletusarvoihin. 57 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Vaihda salasana Jos käytät M-Files-tunnistusta, löytyy valikosta toiminto Vaihda salasana, jonka avulla voit vaihtaa käyttämäsi salasanan palvelimelle. Kuva 37: M-Files-salasanan voit vaihtaa tässä valintaikkunassa. Raporttien sitominen näkymään ja sijainti Voit sitoa raportin näkymään, esimerkiksi näkymään Myynti asiakkaittain tai Tarjoukset myyjittäin. Näytä-valikon Raportit-toiminnolla voit sitoa raportin näkymään ja valita sille sijainnin. Mikäli haluat, että tämä asetus tulee kaikille käyttäjille voimaan, muista valita näkymän asetuksissa valinta "Yhteinen kaikille käyttäjille". Näkymän määrittely yhteiseksi vaatii dokumenttivarastoon oikeuden hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä. Katso lisätietoja raporteista kohdasta Raportointi ja tietojen vienti (sivu 314). 5.2 Uusi-valikko Tässä kohdassa käydään läpi Uusi-valikon toiminnot. Uusi dokumentti Uusi dokumentti -toiminto on yksi tapa luoda uusia dokumentteja M-Filesissa. M-Filesissa dokumentti on siis kaksiosainen kokonaisuus, joka koostuu nollasta tai useammasta tiedostosta sekä metatiedoista. Yksittäinen Word-tiedosto ei vielä ole dokumentti, mutta kun tuolle tiedostolle annetaan metatietoja, eli määritellään esimerkiksi luokka ja annetaan ominaisuuksia, syntyy kokonaisuus eli dokumentti. Dokumentin luokan valinnan myötä dokumentti saa automaattisesti joitakin ominaisuuksia, jotka M-Files-palvelimen hallinnassa on määritelty kuuluvaksi kyseiseen luokkaan. Katso lisää uuden dokumentin luomisesta kohdasta Dokumentin luonti (sivu 36). 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 58 M-Files® 10 Luokka Luokka-kentän avulla luokitellaan dokumentti tai kohde kuuluvaksi johonkin tiettyyn ennaltamääriteltyyn luokkaan. Tämä vaikuttaa lähinnä siihen, mitä metatietoja dokumentista tai kohteesta määritellään. Lue lisää luokista kohdasta Luokat (sivu 267). Käytä pohjaa Voit käyttää uuden dokumentin pohjana ennaltamääriteltyä dokumenttipohjaa. Kun valitset pohjan uuden dokumentin luontiohjelmassa, metatietokortti täytetään pohjan sisältämillä tiedoilla. Voit myös muuttaa ja täydentää metatietoja. Uuden dokumentin sisällöksi tulee pohjan sisältö. Hyödyllisiä pohjia ovat esimerkiksi Tarjouspohja, Tilauspohja ja PowerPoint-esityspohja. Dokumentti tai muu kohde määritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä. Pohjat ovat luokkakohtaisia, mutta voit määrittää pohjan vaikuttamaan useisiin luokkiin lisäämällä Muut luokat -ominaisuuden. Huom. Kun haluat tallentaa dokumentin M-Filesissa käytettäväksi dokumenttipohjaksi, tallenna dokumentti Office-dokumentiksi tiedostomuotoon doc(x), ppt(x), xls(x) jne. Älä käytä Office-sovellusten tarjoamia mallitiedostomuotoja (esim. Word Template *.dotx). Katso lisää kohdasta Uusi luokka (sivu 269) sekä pohjadokumenttien käytöstä Automaattiset arvot (sivu 255). Monitiedostoinen dokumentti, Yksitiedostoinen dokumentti Voit luoda monitiedostoisia ja yksitiedostoisia dokumentteja. Monitiedostoinen dokumentti sisältää yleensä useita dokumenttitiedostoja eli nämä tiedostot muodostavat yhdessä metatietojen kanssa yhden monitiedostoisen dokumentin. Kaksoisnapsauttaessasi monitiedostoista dokumenttia näet, mitä se sisältää. Monitiedostoinen dokumentti on siis kiinteä kokonaisuus, joka sisältää useita dokumenttitiedostoja. Esimerkiksi tarjous ja sen liite kannattaa sisällyttää samaan monitiedostoiseen dokumenttiin. Voit myöhemmin muuntaa yksitiedostoisen dokumentin monitiedostoiseksi dokumentiksi ja päinvastoin. Katso lisätietoja luvusta Muunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi (sivu 102). 59 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 38: Monitiedostoinen dokumentti ja yksitiedostoiset Word-dokumentit. Tiedostopääte Uuden dokumentin tiedostopääte määräytyy uuden dokumentin luontiohjelmassa valitun pohjan perusteella (katso Dokumentin luonti (sivu 36)). Vinkki: Jos haluat nähdä kaikki saatavilla olevat tiedostopäätteet ja luoda tyhjän dokumentin, valitse luokka Tyhjä luontiohjelmassa. Ominaisuudet Voit muokata metatietoja suoraan muokkaamalla ominaisuusarvoja metatietokortissa. Sen lisäksi, että voit suoraan muokata ominaisuusarvoja, voit lisätä tai poistaa ominaisuuksia, muuttaa työnkulkuun liittyviä tietoja ja muokata valittujen kohtien suojausasetuksia. Ominaisuuden napsauttaminen metatietokortissa aktivoi oranssin valintanauhan osoittaman muokkaustilan, joka näyttää Tallenna- ja Hylkää-vaihtoehdot sivun alaosassa. Tallenna-painikkeen painaminen tallentaa muutokset, luo kohteesta uuden version ja palauttaa metatietokortin tarkastelutilaan. Hylkää-painikkeella metatietokortti palautetaan tarkastelutilaan tallentamatta muutoksia. M-Files antaa Luotu- ja Lisääjä-kentille automaattisesti arvot tietokoneen kirjautumis- ja aikatiedoista. M-Files osaa täyttää myös muita kenttiä automaattisesti riippuen siitä, mihin kohtaan M-Filesissa tallennat dokumentin. Nimi tai otsikko -ominaisuus on pakollinen täytettävä, koska otsikko muodostaa listauksissa näkyvän nimen. Ominaisuuden vieressä oleva merkki * kertoo, että ominaisuudelle on annettava arvo. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 60 M-Files® 10 Työkalurivi näytetään niiden ominaisuuksien osalta, joilla voi olla lisätoimintoja. Näkyviin tulee ainoastaan toiminnot, jotka ovat käytettävissä valitussa ominaisuudessa. Voit myös käyttää kuvakkeita + ja -, joiden avulla voit lisätä ja poistaa monivalinta-tyyppisen ominaisuuden kenttiä. Näin voit linkittää dokumentin useisiin ominaisuuksiin, kuten projekteihin. Päivitä-kuvakkeella voidaan päivittää arvolistaan perustuvan ominaisuuden arvot. Lisäksi ominaisuudelle voidaan luoda lisää arvoja valitsemalla Lisää arvo -kuvake. Muokkaa-kuvakkeella voidaan avata ikkuna valitun arvon muokkausta varten. Kuva 39: Työkalurivin viisi toimintoa: Lisää kenttä, Poista kenttä, Päivitä, Lisää arvo ja Muokkaa. Voit helposti lisätä metatietokenttiä metatietokorttiin napsauttamalla Lisää ominaisuus -leimaa. Jos haluat luoda uusia ominaisuuksia, siirry M-Files-palvelimen hallintaan: Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251). Suojausasetukset Voit nopeasti valita dokumentin suojausasetukset alasvetovalikosta Suojaus-ikkunassa. Näitä valmiita käyttöoikeuksia voit määritellä M-Files-palvelimen hallinnalla, katso kohta Nimetyt käyttöoikeusluettelot (sivu 294). Käyttöoikeusluetteloon on koottu eri käyttäjäryhmiä tai käyttäjiä sekä määritelty näille käyttöoikeudet. 61 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 40: Näytä Suojaus-ikkuna napsauttamalla Suojaus-kohtaa. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 62 M-Files® 10 Kuva 41: Suojaus-valintaikkunasta voit määritellä suojausasetuksia, jos toiminto on sinulle sallittu. Suojaus-valintaikkuna Pääset Suojaus-ikkunaan napsauttamalla metatietokortin Suojaus-kohtaa. Kun haluat muokata käyttöoikeuksia, napsauta ensin pois päältä Käytä nimettyä käyttöoikeusluetteloa. Lisää-painikkeesta saat näkyviin kaikki M-Filesiin rekisteröidyt käyttäjät, käyttäjäryhmät ja pseudokäyttäjät, joille voit yksilöllisesti muokata käyttöoikeuksia. Poista-painikkeella voit vastaavasti poistaa käyttäjiä, käyttäjäryhmiä ja pseudokäyttäjiä käyttöoikeusluettelosta. Jos haluat muokata käyttäjien listaa, siirry M-Files-palvelimen hallintaan kohtaan Käyttäjät (sivu 229) tai Käyttäjäryhmät (sivu 232). Tutustu myös pseudokäyttäjien määrittelyyn kohdassa Pseudokäyttäjät (sivu 65). Eritasoiset käyttöoikeudet Valittavana on Kaikki, Suojauksen muuttaminen, Poisto, Muokkaus ja Luku. Salli-valinnalla sallit oikeuden ja Estä-valinnalla estät sen. 63 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Lukuoikeudella käyttäjä voi avata dokumentin tiedostoja ja tarkastella sen ominaisuuksia. Varaaminen muokkaukseen on kielletty, eli dokumenttiin ei voi tehdä mitään muutoksia. Mikäli käyttäjällä ei ole lukuoikeutta dokumenttiin, ei hän näe sitä myöskään näkymissä tai hakutuloksissa. Muokkausoikeudella käyttäjä voi vapaasti muokata dokumenttia. Näihin suojausasetuksiin kuuluu automaattisesti lukuoikeus ja muokkausoikeus. Muokkausoikeus ei sisällä poisto-oikeuksia. Poisto-oikeudella käyttäjä voi poistaa dokumentin, mutta ei tuhota sitä, ellei hänellä ole tuhoamisoikeutta. Poisto-oikeuteen ei sisälly muita oikeuksia. Suojauksen muutosoikeudella määritellään, saako käyttäjä muuttaa oikeuksia kyseiselle dokumentille. Tämä oikeus ei sisällä mitään muuta oikeutta, ja sitä voidaan käyttää riippumatta muista oikeuksista. Huom! Jos käyttäjällä on tämä oikeus, voi hän asettaa itselleen minkä tahansa muun oikeuden. Jos jokin oikeus on kielletty, menee se aina sallimisen edelle. Muistisääntönä kannattaa siis pitää, että kielto menee aina sallimisen edelle. Tämä tarkoittaa esimerkiksi seuraavaa: Käyttäjä A kuuluu käyttäjäryhmään B.Käyttäjäryhmälle B on sallittu kirjoitusoikeudet dokumenttiin C. Käyttäjälle A taas on kielletty kirjoitusoikeudet dokumenttiin C. Vaikka käyttäjällä A on oikeudet käyttäjäryhmän B kautta dokumenttiin C, ei hän kuitenkaan voi käyttää kirjoitusoikeuttaan, sillä se on erikseen kielletty käyttäjältä A. Valitut suojausasetukset Dokumentilla tai kohteella itsellään voi olla omat suojausasetuksensa ja lisäksi kohteella voi olla erilaisia automaattisia suojausasetuksia ominaisuuksien kautta. Näiden kaikkien tulee siis sallia tietty oikeus, jotta se tulee voimaan. Kohteen Suojaus-välilehdellä käyttäjä voi katsoa, mitkä kaikki suojausasetukset vaikuttavat kohteen lopullisiin suojausasetuksiin. Jotta tietty oikeus sallitaan tietylle käyttäjälle, kuten kohteen luku- tai muokkausoikeus, tulee kaikkien suojausasetusten samanaikaisesti sallia se. Katso lisätietoja suojausasetusten keskinäisestä rajaavuudesta ja voimassa olevista suojausasetuksista kohdasta Suojausasetusten keskinäinen rajaavuus ja voimassa olevat oikeudet (sivu 67). Lähde Lähde-sarake ilmaisee lähteen, josta kohde on saanut kyseisen suojausasetuksen. Esimerkissä kohteella on projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset (Projektin nimi [Projekti]) sekä kohteen omat suojausasetukset (Tämä kohde). Nämä molemmat rajaavat kohteen lopullisia oikeuksia. Kuvaus 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 64 M-Files® 10 Kuvaus-sarakkeessa on suojausasetusta kuvaava teksti. Huom! Mikäli olet luonut arvo-, arvolista- tai kohdetyyppikohtaisen automaattisen suojausasetuksen ja nimennyt sen, nimi näkyy tässä sarakkeessa. Aktiivinen Mikäli arvon, arvolistan tai kohdetyypin automaattisia suojausasetuksia määriteltäessä käyttäjille on sallittu mahdollisuus ohittaa automaattiset suojausasetukset, voi käyttäjä ottaa kyseisen arvon kautta tulevat automaattiset asetukset pois käytöstä ottamalla ruksin pois päältä ko. suojausasetuksen kohdalla. Tällöin ko. suojausasetus ei enää ole aktiivinen eikä siten vaikuta kohteen lopullisiin suojausasetuksiin. Tiedot Suojaus-valintaikkunaan pääset joko ...-kuvakkeen tai Tiedot-kuvakkeen kautta. Lisääja Poista-painikkeillä voit lisätä ja poistaa käyttäjiä. Voimassa olevat oikeudet Katso lisätietoja suojausasetusten keskinäisestä rajaavuudesta ja voimassa olevista suojausasetuksista kohdasta Suojausasetusten keskinäinen rajaavuus ja voimassa olevat oikeudet (sivu 67). Pseudokäyttäjät Voit määrittää metatietojen mukaan määräytyviä käyttäjiä ominaisuuksien kautta. Näistä käyttäjistä käytetään myös nimitystä pseudokäyttäjät. Voit määritellä pseudokäyttäjiä niin kohteelle suoraan kuin myös hyödyntää näitä automaattisia pseudokäyttäjiä automaattisten suojausasetusten ja nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden yhteydessä. Vastaavia ominaisuuksien kautta määriteltäviä pseudokäyttäjiä voidaan hyödyntää myös työnkuluissa, kun määritellään suorittajia tehtävänannoille, halutaan lähettää ilmoitus käyttäjille tai määritellään tilojen suojausasetuksia. Voit määritellä pseudokäyttäjiä ainostaan sellaisten ominaisuuksien kautta, jotka pohjautuvat Käyttäjät- tai Käyttäjäryhmät-arvolistaan. Voit esimerkiksi määrittää, että tietyn projektin projektipäälliköllä on aina oikeudet kohteeseen, mikäli ko. projekti valitaan kohteen metatietoihin. Tällöin projektipäällikkötieto tulee projektin mukana automaattisesti kohteelle asti, ja ko. käyttäjälle annetaan automaattisten suojausasetusten mukaiset projektipäällikköoikeudet kohteelle. Jos projektipäällikkö vaihtuu, voidaan projektipäällikkötieto vaihtaa helposti projektille ja näin samalla tieto välittyy dokumenteille tai muille kohteille niin, että niille ei tarvitse erikseen yksitellen käydä päivittämässä projektipäällikkötietoa. Voit tehdä myös useampitasoisia ominaisuuksien kautta tulevia käyttäjämäärityksiä. Esimerkiksi voit hakea vastuumyyjätiedon projektin ja asiakkaan kautta.Tällöin asiakkaalle on määritelty vastuumyyjä ja asiakas on taas vastaavasti liitetty tiettyyn projektiin. Tällöin 65 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely vastuumyyjätieto on aina ajan tasalla, kun se on liitetty asiakkaaseen, ei jokaiseen yksittäiseen dokumenttiin erikseen. Voit määritellä tällaisille pseudokäyttäjille oikeuksia kohdekohtaisesti tai hyödyntää näitä automaattisia suojausasetuksia määriteltäessä. Kuva 42: Valitse "käyttäjä metatiedoista", kun haluat määrittää pseudokäyttäjiä. Löydät tämän valintaikkunan Lisää-painikkeen takaa. Tässä on valittuna projektin kautta haettava projektipäällikkötieto. Voit määrittää automaattisia suojausasetuksia sekä hyödyntää pseudokäyttäjämäärityksiä esimerkiksi työsopimusluokalle, jolloin mm. työntekijän esimies saa automaattisesti tietyt oikeudet. Tässä esimerkissä esimies löytyy työntekijätiedon mukaan automaattisesti ja hänelle on annettu tietyt oikeudet sen mukaan. Jos työntekijän esimies muuttuu, saa uusi esimies automaattisesti ko. työntekijän esimiehelle kuuluvat oikeudet. Tässä esimerkissä työntekijä on aito kohdetyyppi, joten käyttäjätietoa varten tarvitaan erillinen ominaisuus, joka pohjautuu Käyttäjät-arvolistaan. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 66 M-Files® 10 Kuva 43: Voit hyödyntää pseudokäyttäjämäärityksiä automaattisissa suojausasetuksissa. Katso lisätietoja automaattisista suojausasetuksista kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247). Suojausasetusten keskinäinen rajaavuus ja voimassa olevat oikeudet Kuten uuden dokumentin suojauksessa mainittiin, kohteella voi olla erilaisia kohteen omia suojausasetuksia sekä ominaisuuksien kautta tulleita automaattisia suojausasetuksia. Onkin tärkeää huomioida, että kaikki nämä suojausasetukset rajaavat kohteiden käyttöä, kun laajennetut automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön. Jotta tietty käyttöoikeus sallitaan tietylle käyttäjälle, kuten kohteen luku- tai muokkausoikeus, tulee kaikkien asetusten samanaikaisesti sallia se. Kaikkien aktiivisten suojausasetusten tulee siis myöntää tietty käyttöoikeus, jotta se tulee voimaan. Esimerkki 1: automaattinen suojausasetus kohteille minkä tahansa projektin kautta Vaikka itse kohteelle on määritelty oikeudet niin, että kaikilla käyttäjillä on tähän dokumenttiin kaikki oikeudet, rajaa projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset 67 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely dokumentin käyttöä niin, että ainoastaan projektipäälliköillä on kaikki oikeudet ja muilla vain luku -oikeudet. Kuva 44: Esimerkki 1: Projektin kautta tulleet automaattiset suojausasetukset rajaavat kohteen omia ("Tämä kohde") suojausasetuksia. Esimerkki 2: suojausasetusten keskinäinen rajaavuus Käyttäjä on määritellyt kohteelle oikeudet niin, että kaikilla käyttäjillä on siihen kaikki oikeudet. Luokan kautta kohteelle on astuneet voimaan suojausasetukset, joiden mukaan johdolla on kaikki oikeudet ja kaikilla muilla vain luku -oikeus. Turvallisuusluokitusominaisuuden kautta kohteelle on lisäksi tullut voimaan suojausasetukset, joiden mukaan johdolla on kaikki oikeudet ja HR-osastolla muokkausoikeus. Koska kaikkien asetusten tulee sallia tietty oikeus, rajaavat edellä mainitut asetukset toisiaan niin, että lopulliseen leikkauspisteeseen jää voimaan seuraavat oikeudet: johdolla kaikki oikeudet, HR-osastolla vain luku -oikeus ja muilla ei oikeuksia ollenkaan. Lopullinen rajaavuus määräytyy aina tiukimpien asetusten mukaan eli kaikkien asetusten tulee samanaikaisesti sallia oikeudet, jotta ne ovat voimassa. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 68 M-Files® 10 Voimassa olevat (efektiiviset) oikeudet käyttäjittäin tai oikeuksittain Suojaus-ikkunasta näet helposti voimassa olevat suojausasetukset käyttäjittäin tai oikeuksittain. Kuva 45: Tässä esimerkissä käyttäjä on valinnut nähtäväksi kaikki käyttäjät ja heidän oikeudet. Miten dokumentin tai muun kohteen lopullisia oikeuksia voi muuttaa Koska kaikki suojausasetukset vaikuttavat kohteiden käyttöön rajaavasti, muutoksia lopullisiin oikeuksiin voidaan tehdä eri tavoin. Asiakasohjelmiston puolella voit muuttaa oikeuksia seuraavin tavoin: Voit muuttaa kohteen omia suojausasetuksia Suojaus-ikkunassa. Jos kohteelle on annettu suojausasetukset ominaisuuksien kautta, Tiedot-painike näkyy Suojausasetukset-välilehdellä. Painikkeella voidaan muuttaa kohteen omia suojausasetuksia (aktivoi ensin Tämä kohde). Jos automaattisten suojausasetusten aktivoinnin poistaminen on sallittu, voit ottaa automaattiset suojausasetukset pois päältä ominaisuuksittain. 69 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Voit muuttaa kohteen ominaisuuksia, joiden kautta on tullut automaattisia suojausasetuksia (jos se on sallittu). Mikäli et pysty muuttamaan kohteen omia suojausasetuksia tai kohteen ominaisuuksia ja niiden kautta tulleita automaattisia suojausasetuksia, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan oikeusmuutosten osalta. Avaa muokattavaksi Jos kohta Avaa muokattavaksi on valittuna, M-Files avaa metatietokortin hyväksymisen jälkeen dokumentin muokattavaksi sopivaan sovellukseen. Uusia dokumentteja luotaessa tämä ominaisuus on oletusarvoisesti päällä. Palauta muokkauksesta heti Jos et halua varata dokumenttia heti dokumenttikortin täyttämisen jälkeen käyttöösi, valitse Palauta muokkauksesta heti. M-Files jättää oletusarvoisesti valitsematta tämän kohdan, jolloin dokumentti on varattu käyttöösi. Uusi kohde M-Filesiin voit luoda dokumenttien lisäksi myös muita ylläpitäjän määrittelemiä kohteita. Valitse Uusi-valikosta haluttu kohdetyyppi (esimerkiksi Asiakas). Lisätietoja muun kohteen kuin dokumentin luomisesta saat kohdasta Muiden kohteiden luonti (sivu 40). Uusi dokumenttitiedosto Lisää tiedosto -toiminnolla luodaan uusia dokumenttitiedostoja monitiedostoiseen dokumenttiin. Kannattaa kuitenkin huomata, että M-Filesin monitiedostoinen dokumentti ei ole samanlainen asia kuin kansio Windowsissa. Monitiedostoinen dokumentti on yksi dokumentti, jossa on nolla dokumenttitiedostoa tai useampia dokumenttitiedostoja sekä yhdet yhteiset metatiedot. Dokumenttitiedosto on kiinteä osa monitiedostoista dokumenttia. Esimerkiksi paperilta skannattu sopimus voi olla käsitteellisesti yksi monitiedostoinen dokumentti ja sopimuksen sivut sen dokumenttitiedostoja. Huom. Voit lisätä olemassa olevan tiedoston monitiedostoiseen dokumenttiin Tuo tiedosto... -toiminnolla. Vaihtoehtoisesti voi vetää ja pudottaa tiedoston monitiedostoisen dokumentin päälle. Varaa muokattavaksi se monitiedostoinen dokumentti, johon haluat uuden dokumenttitiedoston kuuluvan, ja valitse sitten uudelle dokumenttitiedostolle tunniste. Siinä tapauksessa uuden tiedoston metatietoja ei tarvitse täyttää, koska dokumenttitiedosto on osa kokonaisuutta. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 70 M-Files® 10 Kuva 46: Lisää tiedosto -toiminto Uusi dokumenttikokoelma Dokumenttikokoelma on kokoelma toisiinsa yhteydessä olevia dokumentteja. Ero monitiedostoiseen dokumenttiin on siinä, että dokumenttikokoelman jokainen jäsen on itsenäinen dokumentti, jolla on omat metatiedot. Lisäksi dokumenttikokoelmalla on omat jäsendokumenteista riippumattomat metatiedot. Monitiedostoisessa dokumentissa sen sijaan kaikki dokumenttitiedostot jakavat dokumentin ominaisuustiedot. Voit luoda dokumenttikokoelman M-Filesiin Uusi dokumenttikokoelma -toiminnolla. Valitse ensin luokka ja täytä dokumenttikokoelman yhteiset metatiedot. Tämän jälkeen voit liittää dokumenttikokoelmaan jäseniä Jäsenet-toiminnon avulla. Esimerkki dokumenttikokoelmasta:Yritys valmistelee uuden tuotteen myyntilupahakemusta viranomaisille. Myyntilupahakemus koostuu seuraavista erillisistä dokumenteista: saatekirje, yleiskuvaus tuotteesta, tuotteen tekninen spesifikaatio, lausunto turvallisuusviranomaiselta ja yrityksen tilinpäätös. Myyntilupahakemus kannattaa laatia dokumenttikokoelmana, koska sen jäsendokumentteja halutaan hyödyntää myös muissa vastaavissa dokumenttikokoelmissa sekä itsenäisinä dokumentteina. 71 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 47: Kokoelman jäsenet -valintaikkunassa voit muokata dokumenttikokoelman sisältöä. Lisää, Muokkaa, Poista Voit lisätä, muokata ja poistaa kokoelman jäsenyyksiä valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeiden avulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa kohteita kokoelman jäseniksi listausnäkymästä. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 72 M-Files® 10 Uusin versio, Tietty versio Kuva 48: Kohteen versiot. Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun versiokäyttäytymisen koskien lisättyä dokumenttia. Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen versioon. Jälkimmäisessä tapauksessa dokumentin jatkomuokkaus ei vaikuta dokumenttikokoelmassa olevaan dokumenttiin. Uusi näkymä M-Filesissa dokumentteja ja muita kohteita voidaan luokitella eri näkymiin niiden sisältämän metatiedon avulla. Näkymien luonti perustuu pitkälti niiden metatietojen määrittelyyn, joiden avulla dokumentteja haetaan ja luokitellaan. Näkymien avulla voit tallentaa useasti käyttämiäsi hakuja ja määritellä ryhmittelytasoja. Katso hakumäärittelyistä kohdasta Hakutoiminnot (sivu 114). Näkymä määritellään kaksiosaisesti. 1. Määritä suodatin, jotta näkymään tulee vain haluamasi kohteet. Suodattimen määrittely on kuin haun tekemistä. 2. Määritä kohteiden kansiorakenne. Tämä on käytännöllistä, kun kohteita on paljon ja löydetyt kohteet halutaan ryhmitelläeri tasoille erilaisten ominaisuuksien mukaan. 73 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 49: Määrittele näkymä -ikkunassa Suodatin-kohdassa näkyvät ne ehdot, joiden perusteella M-Files muodostaa näkymän. Yllä olevan kuvan esimerkissä dokumenttien täytyy olla varattuja käyttäjälle AnttiN, dokumentit eivät saa olla poistettuja, ja niiden on oltava Piirustus- tai Malli-tyyppisiä. Näyttöhierarkiaan ei ole lisätty tässä ikkunassa yhtään ominaisuutta, eli kriteerit täyttävät dokumentit näytetään kaikki samassa kansiossa. Nimi Määrittele ensin näkymälle nimi. Nimen kannattaa kuvailla tämän näkymän sisältöä mahdollisimman hyvin, koska silloin voi päätellä jo näkymän nimestä, millaisia kohteita se sisältää. Yhteinen kaikille käyttäjille Normaalisti näkymät luodaan vain omaan käyttöön. Voit määritellä näkymän myös yhteiseksi, jolloin se näkyy halutulle käyttäjäryhmälle. Näkymän määrittely yhteiseksi vaatii dokumenttivarastoon oikeuden hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä. Kannattaa miettiä tarkasti, mitä näkymiä kaikki M-Filesin käyttäjät tarvitsevat. Esimerkiksi Projekteittain-näkymä on usein tarpeellinen. Asiakasohjelmiston käyttäjät voivat piilottaa 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 74 M-Files® 10 tarpeettomia näkymiä omalla tietokoneellaan ja ylläpitäjä voi määritellä sopivat suojausasetukset näkymille rajoittaen niiden näkyvyyttä. Näkymiä voidaan koota myös joukoiksi (näkymänipuiksi), josta esimerkiksi myyntiosaston käyttämät näkymät löytyvät kätevästi. Määrittele suodatin Kun määrittelet näkymälle suodatinta, määrittelet ne ehdot, joiden mukaan kohteet listataan näkymään. Voit määritellä näkymälle kriteerejä Tila, Ominaisuudet, Tiedostot ja Suojaus -välilehdillä. Kuva 50: Tila-välilehdeltä voi määritellä esimerkiksi, täytyykö näytettävien kohteiden olla varattuja muokattavaksi. Tila, Ominaisuudet, Tiedostot, Suojaus Näiden välilehtien käytössä on kyse hakuehtojen määrittelyistä, joita käydään läpi laajennetun haun luvussa, katso kohta Suodatinasetukset (sivu 120). Näytä dokumentit ja muut kohteet Oletusasetuksena on, että näkymä näyttää dokumentteja ja kohteita suodatinasetusten ja kansiorakenteen mukaisesti. Tämä valinta voidaan ottaa pois päältä, jos esimerkiksi näkymän alle halutaan luoda uusia näkymiä. Huomaa, että kun näkymän sisään luodaan uutta näkymää, myös ylemmän näkymän ehdot ovat voimassa samaan aikaan. Eli ns. alinäkymään saat ainoastaan tulokseksi kohteet, jotka täyttävät myös ylemmät ehdot. 75 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Etsi kaikista versioista Jos toiminto Etsi kaikista versioista ei ole päällä, näkymässä näytetään vain ne kohteet, joiden uusimmat versiot täyttävät annetut ehdot. Toiminnon ollessa päällä suodatinhaku koskee dokumenttien kaikkia versioita. Vain uusin, ehdot täyttävä dokumenttiversio näytetään. Esimerkiksi jos käyttäjä TiinaS on muokannut dokumentin versioita 1 ja 2 ja AnttiN on päivittänyt dokumentin versioon 3, hakukriteerillä Muokkaaja = TiinaS saadaan haun tuloksiin näkyviin dokumentin versio 2. Näytä viimeisin versio Valinnan Näytä viimeisin versio ollessa päällä listauksessa näytetään kohteiden uusin versio, eikä hakuehtoihin vastannutta vanhempaa versiota. Näkymän lisäasetukset Voit luoda alinäkymän tietyn näkymän näennäiseen kansioon, esimerkiksi Projekteittain > Esimerkkiprojekti > Äskettäin muokatut (katso Näkymän luonti kansion sisälle (sivu 83)). Kun luot uuden näkymän näennäiseen kansioon, voit valita, näytetäänkö tämä näkymä myös muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä. Huom. Mikäli samalla tasolla on näkymiä ja kansioita, kansioiden sisälle luotuja näkymiä ei luoda samalla tasolla olevien näkymien sisälle. Tämä valinta koskee ainoastaan samalla tasolla olevia kansioita. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 76 M-Files® 10 Kuva 51: Mikäli haluat tämän näkymän näkyvän myös muiden samalla tasolla olevien kansioiden sisällä, valitse asetus "Kaikissa tämän tason kansioissa". Edellä olevassa esimerkissä uusi näkymä olisi näkyvissä kaikissa näkymän Asiakkaittain ja luokittain alla olevissa näennäisissä kansioissa. Näkymän indeksointi Näkymän indeksoinnilla voidaan nopeuttaa tiettyjen tärkeimpien näkymien toimintaa suuressa dokumenttivarastossa, jos näkymän suodatinehdot rajaavat kohdejoukkoa riittävästi. Näkymän indeksointi on suositeltavaa ainoastaan, jos näkymä ei sisällä paljoa kohteita (esim. 10 000 kohdetta varastossa, jossa on yhteensä 1 000 000 kohdetta) ja jos kyseessä on käyttäjien päivittäin käyttämä näkymä, joka toimii hitaasti. Näkymien indeksointia on syytä käyttää säästeliäästi ja vain niihin näkymiin, joissa siitä on merkittävää hyötyä, koska jokainen indeksoitu näkymä varastossa hidastaa dokumenttien ja muiden kohteiden luonti- ja muokkausoperaatioita hieman. Näkymäkohtaisen indeksoinnin voi aktivoida käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. 77 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Ryhmittelytasot Lisää...-painikkeella voit aloittaa uuden ryhmittelytason lisäämisen näkymään. Kuva 52: Määrittele ryhmittelytaso -ikkuna Ominaisuus Kun luot uutta, dokumentteja tai muita kohteita sisältävää näkymää, voit käyttää valmiita ominaisuuksia ryhmittelemään dokumentteja. Jos esimerkiksi haluat luoda näkymän, jossa näkyvät kansioina kaikki asiakkaat, valitse ominaisuus Asiakas alasvetovalikosta. Voit muokata tätä listaa M-Files-palvelimen hallinnassa. Lisätietoja aiheesta saat kohdasta Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251). Valinnat Arvolistaan perustuville ominaisuuksille voit Valinnat-kohdassa määritellä, näytetäänkö tietyn arvon mukaisessa kansiossa myös sellaiset dokumentit, joissa on valittuna jokin ko. arvon ali- tai pääarvoista. Katso lisää sisäisesti hierarkkisista arvolistoista kohdasta Arvolistat (sivu 243). Käsittely 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 78 M-Files® 10 Käsittely-toiminnolla voit määrätä päiväys- ja aikaleima-tyyppisille ominaisuuksille käsittelyn, jonka mukaan aikaleima ryhmitellään esimerkiksi kuukausiksi tai vuosiksi. Muille tietotyypeille on mahdollista määritellä alkukirjaimien tai alkukirjainryhmien mukaan ryhmittely. Tason määritys Jos poistat valinnan Näytä tyhjät kansiot, ryhmittelytasolla ei näytetä sellaisia kansioita, joiden sisältö on tyhjä. Jos haluat näyttää ryhmittelytasolla kohteet, joilla tämän ominaisuuden arvo on tyhjä, valitse tämä vaihtoehto. Sen jälkeen voit määrittää, näytetäänkö kohteet listana tällä tasolla tai erillisessä kansiossa. Epäsuorat näkymät Näkymiä voidaan luoda myös suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien avulla. Tällöin itse kohteella ei tarvitse olla kaikkia ryhmittelytasolle määriteltyjä ominaisuuksia, jotta se tulisi suodatetuksi haluttuun näkymään. Määritellyt ominaisuudet voivat tällöin olla kohteeseen suhteessa olevien muiden kohteiden ominaisuuksia (esim. projektin tai asiakkaan ominaisuuksia). Esimerkiksi näkymä dokumenteista Maittain, Asiakkaittain ja Projekteittain voidaan luoda epäsuoruutta käyttäen, vaikka dokumentilla itsellään ei näitä kaikkia ominaisuuksia olisi määriteltynä. Tällöin riittää, että dokumentti on liitetty projektiin, projekti on liitetty asiakkaaseen ja asiakkaalle on määritelty maatieto. Voit määritellä näitä epäsuoria näkymiä helposti napsauttamalla ominaisuuslistassa näkyviä pluspainikkeita ja valitsemalla sen jälkeen suhteessa olevan kohteen ominaisuuden, jonka mukaan haluat muodostaa ja ryhmitellä näkymän sisäisen rakenteen. Esimerkkitapauksessa ylimmäistä ryhmittelytasoa määriteltäessä ominaisuuslistalta on valittu ensin Projekti, sen jälkeen projektin ominaisuus Asiakas ja sen jälkeen vielä projektiasiakkaan ominaisuus Maa, jolloin ominaisuudeksi on muodostunut pisteellinen muoto Projekti.Asiakas.Maa. Tällä tavoin dokumentti on liitetty maatietoon asti, ja näin voidaan muodostaa epäsuora näkymä maittain.Tämän jälkeen näkymän sisäinen rakenne on esimerkkitapauksessa määritelty jakautuvaksi asiakkaittain ja viimeisellä tasolla projekteittain (ks. kuva). 79 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 53: Epäsuoran näkymän luonti on helppoa ja käyttäjäystävällistä. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 80 M-Files® 10 Kuva 54: Voit määritellä epäsuoria näkymiä helposti napsauttamalla ominaisuuslistassa näkyviä pluspainikkeita, jolloin ominaisuudeksi muodostuu pisteellinen muoto. Lisäasetukset Suodatin Kun määrittelet tasolle suodatinta, määrittelet ne ehdot, joiden mukaan kansiot sisällytetään ko. ryhmittelytasolle. Katso ehtojen määrittelystä kohdasta Suodatinasetukset (sivu 120). Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten ominaisuuksia määritellessä (ks. lisätietoja kohdasta Laajennettu haku (sivu 117)). Käyttäjäkohtainen kansiovalinta näkymässä Näkymän ryhmittelytason lisäasetuksissa voit määritellä, näytetäänkö käyttäjälle kaikki ko. tason näennäiset kansiot vai voiko käyttäjä valita ne kansiot, joita hän haluaa käyttää. Kansiovalintaa kannattaa käyttää silloin, kun näkymä tai näennäinen kansio sisältää paljon alikansioita (yli 500). Kansiovalinnan avulla käyttäjä voi helposti valita suoraan ne kansiot, joihin hän haluaa tehdä muutoksia. Kansiovalinnan käyttäminen on huomattavasti 81 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely nopeampaa kuin esimerkiksi alkukirjaimittain ryhmittely, kun kohteita on paljon (yli 10 000). Jos näkymä on esimerkiksi määritelty Asiakkaittain tai Projekteittain ja yrityksellä on tuhansia asiakkaita tai projekteja käytössä, helpottaa käyttäjäkohtainen kansiovalinta käyttäjien päivittäistä työskentelyä usein käyttämissään asiakas- tai projektikansioissa. Tällöin käyttäjä valitsee Valitse kansio -toiminnolla ainoastaan ne kansiot, joita hän haluaa käyttää. Jos alikansioiden listauksen noutaminen on hidasta, voit kokeilla jokaista algoritmia määrittääksesi, mikä on nopein tälle hakutyypille. Kansiorajausta voidaan käyttää, jos ryhmittelytaso määritellään arvolistaa käyttävän ominaisuuden mukaan. Huom. asetus on ryhmittelytasokohtainen. Yhteisiin näkymiin kansiorajauksen voi tehdä käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kuva 55: Kansiovalintarajauksen voit aktivoida ryhmittelytason lisäasetuksissa. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 82 M-Files® 10 Ryhmittelyperuste ja Lisää ryhmittelytaso Ryhmittelytasoja voit myös lisätä Ryhmittelyperuste- tai Lisää ryhmittelytaso -toiminnon avulla. Voit esimerkiksi jakaa Kaikki dokumentit -näkymän kohteet alkukirjainten mukaan tai vaikkapa projektit asiakkaittain. Voit poistaa ja lisätä uusia tasoja tarpeen mukaan. Ryhmittelyperuste- tai Lisää ryhmittelytaso -toiminnon saat näkyviin Näytä-valikosta tai hiiren oikealla napilla. Suojaus Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän näkymän. Tämä välilehti on näkyvissä vain yhteisiä näkymiä määriteltäessä. Näkymän luonti kansion sisälle Myös näennäisten kansioiden sisälle voidaan luoda uusia näkymiä. Avaa näennäinen kansio, jonka sisään haluat luoda uuden näkymän. Valitse toiminto Uusi näkymä ja määrittele asetukset. Voit esimerkiksi luoda Tarjous-kansion sisään Tällä viikolla umpeutuvat tarjoukset -näkymän. Huom. Luotaessa uutta näkymää kansion sisään myös ylemmät näkymä- ja kansioehdot ovat voimassa samaan aikaan, eli uuteen näkymään saat ainoastaan tulokseksi kohteet, jotka täyttävät myös ylemmät ehdot. Kansion mukauttaminen näkymäksi Kansioita voidaan myös mukauttaa näkymiksi. Mukautuksen jälkeen voit muokata tämän näkymäksi muuttuneen kansion näyttöasetuksia sekä luoda ryhmittelytasoja samaan tapaan kuin muillekin näkymille.Tällöin esimerkiksi Muistio-näkymässä, joka on mukautettu Muistio-kansiosta, voidaan ryhmitellä dokumentit vielä kokoustyypin mukaisesti. Koska näkymiä voidaan luoda kansioiden sisälle ja kansioita voidaan mukauttaa näkymiksi, voi näkymiä ja kansioita olla rinnakkain käytettävissä listausalueella. Näkymien sisällä voi siis olla sekä kansioita että näkymiä; vastaavasti kansioiden sisällä voi olla näkymiä ja kansioita. Näkymäksi mukautetun kansion voi muuttaa takaisin kansioksi Poista-toiminnolla, jonka saat esiin hiiren oikeaa napsauttamalla tai valitsemalla näkymän ominaisuuksista toiminnon Poista mukautus. 83 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 56: Valitse näennäisen kansion ominaisuuksista Mukauta-välilehti ja mukauta kansio näkymäksi. Määritä näkymälle haluamasi asetukset. Uusi offline-suodatin Voit määritellä offline-näkymän alle suodattimia, jotka huolehtivat siitä että kaikki tärkeät kohteet ovat saatavilla myös verkkoyhteydettömässä tilassa. Esimerkki: Voit määritellä kaikki tietyn projektin dokumentit aina saataville myös verkkoyhteydettömään tilaan. Myös kaikki uudet projektiin liittyvät dokumentit päivittyvät suodattimen avulla saataville offline-tilaan. Voit poistaa offline-suodattimen valitsemalla suodattimen pikavalikosta toiminnon Poista. Uusi perinteinen kansio Voit luoda uuden perinteisen kansion valitsemalla Uusi perinteinen kansio dokumenttivaraston ensimmäisen tason pikavalikosta tai olemassa olevasta perinteisestä kansiosta. Lisätietoja perinteisistä kansioista saat kohdista M-Filesin termisanasto (sivu 33) ja Tuo tiedostoja ja kansioita (sivu 85). 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 84 M-Files® 10 Muunna dokumentiksi Jos M-Filesiin tuodaan dokumentteja jollain poikkeuksellisella tavalla, esimerkiksi komentokehotteen kautta, M-Files näyttää nuo ns. väliaikaiset paikalliset tiedostot himmennetyllä kuvakkeella. Jos haluat muuttaa tällaisen väliaikaisen paikallisen tiedoston M-Filesin dokumentiksi, valitse väliaikainen paikallinen tiedosto ja toiminto Muunna dokumentiksi. Tuo tiedostoja ja kansioita Tuo tiedostoja ja kansioita -toiminnolla voidaan helposti tuoda M-Filesiin suurikin määrä tiedostoja. Toiminto (Uusi > Tuo tiedostoja ja kansioita... valikkorivillä) avaa valintaikkunan, jossa määritellään tuotavat tiedostot ja kansiot ja niiden käsittely. Huom. Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja suoraan M-Files-asiakasohjelmistoon. Kun tiedosto(t) on pudotettu asiakasohjelmistoon, M-Files käyttäytyy siten kuin olisit luomassa uutta kohdetta tai uusia kohteita (katso Dokumentin luonti (sivu 36)). Kuva 57: Tuo tiedostoja ja kansioita -ikkuna 85 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Lähde Valitse lähde, josta tiedostot tai kansiot tuodaan M-Filesiin. Sisällytä alikansiot Jos haluat sisällyttää operaatioon myös valitun lähteen alikansiot sisältöineen, aktivoi Sisällytä alikansiot. Älä säilytä vanhaa kansiorakennetta Jos haluat siirtää tiedostot M-Filesiin säilyttämättä vanhaa kansiorakennetta, valitse toiminto Älä säilytä vanhaa kansiorakennetta.Tällöin tuodut dokumentit näkyvät normaalisti M-Filesin näkymäkansioissa metatietojensa mukaisesti. Säilytä vanha kansiorakenne Valitsemalla toiminnon Säilytä vanha kansiorakenne voit ylläpitää vanhaa kansiorakennetta myös M-Filesissa. Valitse haluttu perinteinen kansio, johon tiedostot ja kansiot tuodaan. Voit luoda uuden perinteisen kansion painikkeella Uusi kansio. M-Files säilyttää siirrettyjen tiedostojen ja kansioiden hakemistorakenteen. Voit selata rakennetta menemällä siihen perinteiseen kansioon, johon teit tuontioperaation. Tuodut dokumentit näkyvät sekä perinteisissä kansioissa että metatietojensa perusteella myös M-Filesin näkymäkansioissa. Kysy metatietoja Jos haluat antaa tuonnin aikana metatiedot dokumenteista, valitse toiminto Kysy metatietoja. Jos esimerkiksi siirrät muistioita M-Filesiin, voit määritellä metatietokorttiin luokaksi Muistio ja valita toiminnon OK kaikkiin. Tällöin kaikki tuodut dokumentit määritellään kuuluvaksi luokkaan Muistio. Jos jätät tämän ruksin valitsematta, tuodut tiedostot kuuluvat luokkaan Luokittelematon dokumentti. Tällä tavalla voit lisätä dokumentin metatietoja myöhemmin. Suojausasetukset Valitse suojausasetukset tuotaville tiedostoille ja kansioille. Suojaus-kohta on näkyvissä vain, jos dokumenteille ei muuten määritellä ominaisuuksia. Muutoin suojausasetukset kysytään metatietokorttia täytettäessä. 5.3 Toiminnot-valikko Tässä kohdassa käydään läpi Toiminnot-valikon sisältöä. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 86 M-Files® 10 Tee kopio Voit tehdä kopion dokumenttivarastossa olevasta kohteesta Tee kopio... -toiminnolla. Kohteesta luodaan toiminnon avulla kokonaan uusi kohde käyttäen lähteen metatietoja ja sisältöä. Versiohistoria ei kopioidu uuteen kohteeseen. Varaa muokattavaksi Kohteen varaaminen muokattavaksion M-Filesin toiminto, jolla estetään saman kohteen yhtäaikainen muokkaaminen. Muut käyttäjät voivat kuitenkin tarkastella muokattavaksi varattua kohdetta (vain luku). Esimerkiksi dokumentti tulee varattua muokattavaksi samalla, kun avaat sen. Silloin saat seuraavanlaisen ilmoituksen: Kuva 58: Kun avaat dokumentin, voit varata sen muokattavaksi tai avata sen vain luku -tilassa. Kun varaat dokumentin muokattavaksi, dokumentin kuvakkeeseen ilmestyy pieni väkänen sen merkiksi, että dokumentti on varattu muokattavaksi sinulle. Punakeltainen merkki tarkoittaa, että dokumentti on varattu jollekin toiselle käyttöön, jolloin voit avata dokumentin ainoastaan vain luku -muodossa. Kuva 59: Kuvakkeet ilmaisevat, että toinen kohde on varattu muokattavaksi jollekulle muulle ja toinen sinulle. Toiminnot ilman muokkausvarausta Voit lisätä ja poistaa tiedostoja monitiedostoisesta dokumentista ilman, että se tulee varata muokattavaksi. Voit myös nimetä tiedostoja uudelleen ja korvata tiedostoja ilman muokkaukseen varausta. Varaa yhteismuokkaukseen M-Files tarjoaa myös yhteismuokkausmahdollisuuden, jolloin useampi eri käyttäjä voi muokata samaa dokumenttia yhtäaikaisesti. Yhteismuokkaukseen voi osallistua myös 87 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely henkilö, jolla ei ole M-Files-tiliä. Tällainen yhteismuokkaus on mahdollista Microsoft SkyDrive -palvelussa. Muuttamalla rekisteriasetuksia yhteismuokkaus voidaan tehdä myös SharePointissa. Siinä tapauksessa jakaminen tapahtuu SharePointissa eikä SkyDrivessa. Yhteismuokkaukseen varaaminen ja yhteismuokkauksesta palautus M-Filesiin Kun haluat jakaa tiedoston muokattavaksi SkyDriveen, käytä toimintoa Varaa yhteismuokattavaksi. Mikäli haluat jakaa monitiedostoisessa dokumentissa olevan tiedoston yhteismuokkaukselle, käytä toimintoa Aloita yhteismuokkaus. Jos olet jo varannut yksitiedostoisen dokumentin muokattavaksi, voit aloittaa yhteismuokkauksen myös tässä tilassa Aloita yhteismuokkaus -toiminnolla. Kun tiedosto on siirretty SkyDrive-palveluun yhteismuokkausta varten, se on useiden henkilöiden käytettävissä. M-Files antaa tästä seuraavan ilmoituksen: Kuva 60: Yhteismuokkauksessa ei pystytä yksilöimään yksittäisiä käyttäjiä ja käyttäjäkohtaisia oikeuksia. M-Files ohjaa sinut antamaan Windows Live ID -tunnuksesi. Kun siirryt SkyDrive-palveluun, sinulta kysytään varmennuskysymyksiä. Voit jatkaa näistä valitsemalla Kyllä. Saat ilmoituksen, kun tiedosto on valmis jaettavaksi SkyDrive-palvelussa ja voit lähettää SkyDrive-linkin muille käyttäjille. Huomaa, että kaikki linkin saaneet voivat tarkastella ja muokata tiedostoa. Kun valitset Lähetä linkki -toiminnon, M-Files luo automaattisesti sähköpostiin viestin, joka sisältää tiedoston nimen sekä linkin tiedostoon SkyDrivessa. Kun tarvittavat muutokset on tehty tai et halua muuten enää pitää tiedostoa varattuna yhteismuokkaustilassa, palauta se yhteismuokkauksesta, jotta muut M-Files-käyttäjät voivat varata sen muokattavaksi M-Filesiin tai SkyDriveen. Saman M-Files-käyttäjän on varattava dokumentti yhteismuokkaukseen ja palautettava se yhteismuokkauksesta. Muut M-Files-käyttäjät eivät voi palauttaa dokumenttia yhteismuokkauksesta.Tämä M-Files-käyttäjä vastaa dokumenttiin tehdyistä muutoksista: yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset kirjataan M-Files-käyttäjälle, joka varasi dokumentin yhteismuokkaukseen ja palautti dokumentin uuden version M-Filesiin. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 88 M-Files® 10 Voit hylätä yhteismuokkauksessa tehdyt muutokset Peru muokkaus -toiminnolla muokkauksesta palautuksen yhteydessä. Kun dokumentti on palautettu muokkauksesta M-Filesissa, ei se ole enää saatavilla SkyDrivessa. Jos haluat uudestaan jakaa tiedoston yhteismuokkaukseen, varaa tiedosto yhteismuokkaukseen ja lähetä uusi linkki tiedostoon SkyDrivessa. Muokkaus yhteismuokkaustilassa Kun olet saanut linkin yhteysmuokkaustilassa olevaan tiedostoon, voit normaalisti muokata sitä esimerkiksi Wordissa tai PowerPointissa. Yhteismuokkaustilassa voidaan muokata lähinnä Office-tiedostoja Microsoft Office 2010 -versiossa (tai uudemmassa) tai Office Web Appseja käyttäen. Useampi kuin yksi käyttäjä voi esimerkiksi muokata samaa Word-asiakirjaa yhtäaikaisesti käyttäen Microsoft Officea. Saman PowerPoint-esityksen yhtäaikainen muokkaaminen onnistuu Microsoft Office PowerPoint 2010 -sovelluksella (tai uudemmalla). M-Filesin toiminnot (esim. metatietojen lisääminen sisältöön) eivät ole käytössä SkyDrivessa muokattaessa. Myös M-Filesin käyttäjät voivat osallistua yhteismuokkaukseen SkyDrive-linkin avulla tai M-Filesista suoraan. Kun kohde on varattu yhteismuokkaukseen M-Filesissa, myös muut M-Files-käyttäjät voivat muokata sitä yhteismuokkaustilassa SkyDrivessa tai avata viimeisimmän version lukutilassa. Palauta muokkauksesta Kun olet muokannut ja tallentanut dokumentin etkä enää käytä sitä, muutokset kannattaa tallentaa palvelimelle Palauta muokkauksesta -toiminnolla. Tämän jälkeen muut käyttäjät voivat varata dokumentin itselleen muokattavaksi. Helpoin tapa nähdä kaikki itselle muokattavaksi varatut dokumentit on katsoa ne Minulla muokattavana -näkymästä, joka löytyy jokaisesta dokumenttivarastosta. Palauta muokkauksesta kommentoiden Voit kätevästi kommentoida tekemiäsi muutoksia muokkauksesta palautuksen yhteydessä. Palauta muokkauksesta kommentoiden -toiminto avaa teksti-ikkunan, johon voit kirjoittaa vapaamuotoisesti tietoa tekemistäsi muutoksista. Kommentit näkyvät kohteen metatietokortin Kommentit-näkymässä. Peru muokkaus Peru muokkaus -toiminnolla voit poistaa dokumentin tai muun kohteen muokkausvarauksen tallentamatta muutoksia palvelimelle. Silloin menetät kaikki ne muutokset, joita olet tehnyt dokumenttiin muokkausvarauksen aikana. Toiminto on 89 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely käytännöllinen silloin, kun olet varannut dokumentin muokattavaksi, tehnyt siihen muutoksia ja tallentanut dokumentin, mutta et haluakaan muutoksia voimaan. Haluat siis palauttaa dokumentin muokkausvarausta edeltäneeseen tilaan. Dokumentti poistetaan kokonaan Peru muokkaus -toimintoa käytettäessä, jos dokumenttia ei ole koskaan palautettu muokkauksesta. Ominaisuudet Tällä toiminnolla avataan kohteen metatietokortti erilliseen ikkunaan. Offline-tilan merkintä Tässä kohdassa käsitellään kohteiden offline-tilan merkitsemiseen liittyviä toimintoja. Toimintojen avulla voit merkitä kohteita saataville myös offline-tilaan. Katso lisätietoja myös kohdasta Uusi offline-suodatin (sivu 84). Merkitse saataville offline-tilassa Merkitse saataville offline-tilassa -toiminnon avulla voit määritellä, mitkä dokumentit ja muut kohteet ovat käytettävissä myös silloin, kun palvelimeen ei voida muodostaa verkkoyhteyttä. Merkitsemäsi dokumentit näkyvät Offline-näkymässä. Voit valita offline-tilaan saataville yksittäisiä kohteita, joukon kohteita tai kokonaisia näkymiä tai näennäisiä kansioita. Jos merkitset näkymän tai näennäisen kansion saataville offline-tilassa, M-Files luo uuden offline-suodattimen kyseistä näkymää vastaten. Tällöin kaikki suodattimen mukaiset uudet kohteet tulevat automaattisesti saataville myös offline-tilassa suodatinmäärityksen mukaisesti.Voit myös muuttaa luotua offline-suodatinta. Katso lisää offline-suodattimista kohdasta Uusi offline-suodatin (sivu 84). Voit siirtyä offline- ja online-tilojen välillä toimintojen Siirry online-tilaan ja Siirry offline-tilaan avulla. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Siirry offline-tilaan (sivu 108) ja Siirry online-tilaan (sivu 109). Poista offline-tilan merkintä Voit poistaa kohteen offline-merkinnän toiminnon Poista offline-merkintä avulla. Katso myös kohta Merkitse saataville offline-tilassa (sivu 90). Historia M-Filesin yksi merkittävä etu on dokumenttien aikaisempien versioiden säilyminen. Voit palata kohteen historiassa taaksepäin varausten ja varauksesta palauttamisten mukaan. Kun luot dokumentin ja palautat sen muokkauksesta, palvelimelle tallennetaan ensimmäinen versio dokumentista. Kun myöhemmin varaat ja avaat saman dokumentin, 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 90 M-Files® 10 teet siihen muutoksia, tallennat ja palautat muokkauksesta, tallentuu dokumentin toinen versio palvelimelle. Voit myöhemmin palata kumpaan versioon tahansa. Kuva 61: Historia-ikkuna Lisää leima tähän versioon Voit antaa dokumentin versiolle leiman, joka näkyy mm. Versioleima-sarakkeessa Historia-ikkunassa. Lisää leima tähän versioon -toiminnolla voit määritellä dokumentin versioleiman valitsemalla arvon alasvetovalikosta. Voit myös lisätä uuden versioleiman listaan nuolipainikkeen Lisää uusi arvo listaan -toiminnolla. Oletusarvoisesti millekään versiolle ei ole annettu leimaa. Kuva 62: Lisää leima tähän versioon -valintaikkuna 91 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Poista tämä versioleima kohteen muista versioista Jos haluat, että valittu leima poistetaan muista versioista, valitse toiminto Poista tämä versioleima kohteen muista versioista. Tämä on käytännöllistä, kun haluat, että vain yksi versio sopimuksesta on leimattu hyväksytyksi. Muokkaa version tietoja Muokkaa version tietoja -toiminnon avulla voit lisätä yhden tai useamman versioleiman dokumenttiversioon tai lisätä vapaamuotoisen kommentin, joka näkyy dokumentin historiatiedoissa. Nämä kommentit näkyvät myös kohteen metatietokortin kommenttinäkymässä sekä Kommentit-toiminnon kommenttihistoriassa (katso Kommentit (sivu 96)). Kuva 63: Voit lisätä vapaamuotoisen kommentin versioon. Palauta takaisin Kohteiden eri versiot on listattu oletusarvoisesti vanhimmasta uusimpaan luontiajan mukaan. Voit palauttaa dokumenttien vanhoja versioita Palauta takaisin -toiminnolla. Toiminto luo dokumentista uuden version, jossa on vanhan version sisältö, ja säilyttää välissä olevat versiot. Tämä on käytännöllinen toiminto silloin, kun olet tehnyt ja tallentanut dokumenttiin muutoksia, joita et haluakaan voimaan. Voit käyttää Palauta takaisin -toimintoa vain, kun dokumentti ei ole varattuna muokattavaksi. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 92 M-Files® 10 Kuva 64: M-Files vahvistaa version takaisinpalautuksen. Suhteet Voit määrittää suhteita kohteiden välille toisiinsa yhteydessä olevien dokumenttien linkittämiseksi. Esimerkiksi tarjousdokumenttiin voi liittyä tuotteen hinnasto ja yrityksen esite. Jokaista kohdetta voidaan päivittää erikseen ja niiden versiohistoria on itsenäinen. Kohteista ei myöskään tarvitse ottaa turhia kopioita. Kuva 65: Dokumenttivaraston kohteiden välille voi muodostaa suhteita. Lisäksi suhteiden avulla voit muodostaa metatietoyhteyksiä kohteiden välille aivan kuten metatietokortissakin. Voit esimerkiksi liittää kohteeseen tietyn asiakkaan. Tällöin asiakas tulee näkyville myös kohteen metatietoihin. Samoin Suhteet-ikkunassa näkyvät myös dokumenttikortin kautta syötetyt suhteet. 93 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Voit luoda ja muokata kohteiden välisiä suhteita M-Filesin Suhteet -toiminnolla. Valintaikkunassa on kolme erilaista näkymää, joiden avulla voit tarkastella suhteita (suhteet tästä kohteesta, suhteet tähän kohteeseen, kaikki suhteet). Vinkki: Voit käyttää suhteessa olevan kohteen ominaisuuksia hyödyksi, kun luot epäsuoria näkymiä ja hakuja tai kun määrittelet suodatinasetuksia (katso Epäsuorat haut kohdissa Laajennettu haku (sivu 117) ja Suodatinasetukset (sivu 120)). Lisää suhde, Muokkaa suhdetta, Poista suhde Voit lisätä, muokata ja poistaa suhteita valintaikkunan alalaidasta löytyvien painikkeiden avulla. Jos haluat lisätä useita kohteita kerralla, voit kätevästi myös raahata ja pudottaa kohteita valintaikkunaan toisesta ikkunasta. Uusin versio, Tietty versio Lisätessäsi suhteen M-Files varmistaa vielä halutun versiokäyttäytymisen koskien lisättyä kohdetta. Voit valita suhteen osoittamaan aina kohteen uusimpaan versioon tai nykyiseen versioon. Selaa suhteita Kohteet ovat usein suhteessa toisiin kohteisiin. Esimerkiksi dokumentti on usein liitetty projektiin tai asiakkaaseen. Suhteet määritellään kohdekohtaisesti. Katso lisätietoja luvusta Suhteet (sivu 93). Näitä kohteeseen suhteessa olevia kohteita voit selata Selaa suhteita -toiminnolla, jos M-Files-palvelimen hallinnassa on määritelty kohdetyyppien välisiä suhteita (oletuksena pois päältä). Katso lisätietoja luvusta Uusi kohdetyyppi (sivu 236). Suhteessa olevat kohteet näytetään aina listausnäkymässä (hakutulos tai näkymä) riippumatta siitä, onko M-Files-palvelimen hallinnassa määritelty em. kohdetyyppien välisiä suhteita. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja ja yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä. Voit myös siirtyä suhteita käyttäen kohteesta toiseen. Voit esimerkiksi siirtyä dokumentista suhteessa olevaan projektiin ja projektista asiakkaaseen ja asiakkaasta yhteyshenkilöön jne. Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Tällöin kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Voit luoda suhteen raahaamalla kohteen varastosta toiseen tai Suhteet-toimintoa käyttämällä samaan tapaan kuin lisäisit suhteen samassa varastossa olevan kohteen kanssa. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 94 M-Files® 10 Suhteiden lisäksi voit myös korvata tiedoston toisessa varastossa sijaitsevalla tiedostolla samaan tapaan kuin saman varaston sisällä korvattaessa. Pikakuvakkeet Suhteessa oleva kohde, joka sijaitsee toisessa varastossa, näkyy pikakuvakkeena kohdevarastossa. Kun kaksoisnapsautat tällaista kohdetta, M-Files näyttää kohteen alkuperäisessä varastossa samaan tapaan kuin M-Files-pikakuvakkeita käytettäessä. Kohdevarastossa näet suhteessa olevan kohteen (pikakuvake) perusominaisuudet ja alkuperäisen varaston tiedot, mutta varsinaiset muutokset ja kohteen avaus tapahtuu alkuperäisessä varastossa. Sinulla tulee olla oikeudet alkuperäiseen varastoon ja alkuperäiseen kohteeseen, jos haluat nähdä ja muokata ko. suhteessa olevaa kohdetta alkuperäisessä varastossa. Voit nimetä uudelleen pikakuvakkeen kohdevarastossa halutessasi; tämä muutos ei vaikuta lähdevarastossa olevan alkuperäisen kohteen nimeen eikä aiheuta ristiriitoja varastojen välille. Pikakuvakkaiden suojausasetukset Pikakuvakkeella on omat suojausasetuksensa. Oletuksena käytetään kohdevaraston kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille. Synkronoinnin kautta syntyneet pikakuvakkeet Kun eri varastojen välillä synkronoidaan dataa, esim. arkistointia tai julkaisua varten, syntyy myös tällöin tietyissä tapauksissa vastaavia pikakuvakkeita tuotavien kohteiden metatietojen kautta. Esimerkiksi, jos kohdevarastoon tuodaan dokumentti, joka on suhteessa tiettyyn projektiin, mutta ko. projektia ei tuoda kohdevarastoon, luo M-Files projektille pikakuvakkeen kohdevarastoon. Tällöin pikakuvake on siis linkki toisessa varastossa olevaan kohteeseen. Vaatimuksena kuitenkin on se, että tässä tapauksessa "Projekti"-ominaisuusmäärittely pystytään yhdistämään lähde- ja kohdevaraston välillä. Eli aina ensin metatietomäärittelyiden itsessään tulee olla yhdistettävissä, jotta niihin liittyviä kohteita ja arvoja voidaan näyttää tai tuoda pikakuvakkeiksi. Vaatimukset M-Files luo automaattisesti suhteen kohteille, joiden kohdetyyppi on sisäänrakennettu (Dokumentti tai Dokumenttikokoelma). Mikäli kohteen kohdetyyppi on käyttäjän luoma (Asiakas, Projekti jne.) tulee tarkistaa, että kohdetyyppien metatietomäärittelyt saadaan täsmäämään varastojen välillä. Kokoelman jäsenet Kokoelman jäsenet -toiminto näyttää valintaikkunan, jonka avulla voit tarkastella ja muokata dokumenttikokoelman jäseniä. Katso lisää dokumenttikokoelmasta ja sen muokkaamisesta kohdasta Uusi dokumenttikokoelma (sivu 71). 95 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Alikohteet Kohteilla voi olla myös alikohteita. Esimerkiksi asiakas-kohteen alikohde voi olla yhteyshenkilö. Järjestelmänvalvoja voi määritellä kohdetyyppejä ja niiden välisiä suhteita M-Files-palvelimen hallinnassa. Pikatoiminnolla Ctrl+Jnäet kohteeseen liittyvät alikohteet ja voit tarvittaessa myös muokata ja poistaa niitä. Toiminnon avulla voit esimerkiksi lisätä asiakkaalle uuden yhteyshenkilön suoraan etsimällä halutun asiakkaan dokumenttivarastosta ja luomalla Alikohteet-toiminnon avulla uuden yhteyshenkilön. Kommentit Dokumenttivaraston kohteisiin voi liittää vapaamuotoisia kommentteja Kommentit-toiminnolla. Tallennetut kommentit tallennetaan ja näytetään kommenttihistoriassa. Kommentit-toimintoon päästään napsauttamalla kohdetta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Kommentit pikavalikosta. Katso myös kohta Palauta muokkauksesta kommentoiden (sivu 89). Työnkulku Jokaisella dokumentilla on elinkaari, jonka aikana sitä käsitellään ja muokataan. Elinkaaren aikana työpanoksen antaja saattaa vaihtua ja erilaisista päätöksistä vastaavat eri henkilöt. Jokaisen prosessiin osallistuvan henkilön on kuitenkin tärkeää tietää omat vastuualueensa ja työn vaihe. Työnkulkuominaisuuden avulla M-Filesissa voidaan mallintaa dokumentin elinkaarta reaalimaailman prosessia vastaavasti. Työnkulku jaetaan erilaisiin tiloihin, jotka kuvaavat dokumentin tai muun kohteen tiettyjä työvaiheita. Esimerkki työnkulusta: Ostolaskujen sähköinen hyväksymiskierto. M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä organisaation tarpeisiin sopivia työnkulkuja helposti. Katso lisää työnkulkujen määrittelemisestä kohdasta Työnkulut (sivu 272). Muuta tilaa Työnkulun ja tilan muuttaminen tapahtuu Muuta tilaa -toiminnon avulla. Jos kohteelle on määritelty työnkulku, voit muuttaa tilaa myös suoraan pikavalikosta löytyvillä tilan nimeä kuvaavilla toiminnoilla. Tilaa osoittavan toiminnon vieressä oleva väkänen osoittaa työnkulun tämänhetkisen tilan. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 96 M-Files® 10 Kuva 66: Voit kommentoida työnkulun etenemistä tilaa vaihtaessasi. Työnkulku Valitse kohteelle työnkulku. Tila Valitse kohteen uusi tila. Kommentti Voit kommentoida työnkulun etenemistä. Kommentteja voidaan tarkastella metatietokortista tai Kommentit-toiminnolla. Sähköinen allekirjoitus Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tulee sinun antaa tunnistetietosi (käyttäjätunnus ja salasana) sekä kirjautua sisään, jotta voit tehdä tilasiirtymän. Kohde tulee olla palautettuna muokkauksesta, jotta tilaa voidaan vaihtaa. Tilan muutos allekirjoituksen kera voidaan tehdä ainoastaan kohde kerrallaan. Ainoastaan Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan muutoksia, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä", vaan se vaatii aina käyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus (sivu 276). Tehtävänanto Tehtävänantojen avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään oikealle henkilölle. Tehtävänannon avulla voit esimerkiksi pyytää työtoveria tarkastamaan tarjouksen ennen sen lähettämistä asiakkaalle. 97 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Tehtävänannot voivat sisältyä työnkulkuihin tai ne voivat olla riippumattomia. Katso lisää työnkulkuihin määriteltävistä automaattisista tehtävänannoista kohdasta Työnkulut (sivu 272). Kun haluat antaa uuden tehtävän suoritettavaksi, luo uusi Tehtävänanto-kohde. Koska tehtävänannot ovat kohteita, voit määrittää saman tehtävänannon usealle eri kohteelle. Voit vastakohtaisesti lisätä useita eri kohteita samalle tehtävänannolle. Voit esimerkiksi laittaa useita työvedoksia tarkistettavaksi toiselle henkilölle samalla tehtävänannolla. Koska tehtävänannot ovat erillisiä kohteita, niillä on oma versiohistoria ja omat suojausasetukset. Tästä johtuen dokumentilla ja siinä olevalla tehtävänannolla voi olla erilliset suojausasetukset. Sen vuoksi vain käyttäjä, jolla on dokumentin lukuoikeudet, voi merkitä tehtävänannon suoritetuksi. Käyttäjällä ei tarvitse olla muokkausoikeutta dokumenttiin. Käyttäjät, joilla on ainoastaan vain luku -lisenssi käytössä M-Filesiin, voivat myös kuitata tehtävänantoja suoritetuiksi. Tehtävänanto voidaan luoda kolmella tavalla. • Luo tehtävänanto ja lisää siihen kohteita vetämällä ja pudottamalla tai käyttämällä Lisää tiedosto -toimintoa pikavalikosta. • Korosta yksi tai useampi dokumentti ja valitse Tehtävänanto-kohta Uusi-valikosta. • Luo tehtävänanto lisäämättä kohdetta siihen ja määritä koko tehtävä tehtävänannon kuvauskentässä. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 98 M-Files® 10 Kuva 67: Voit määrittää tehtävänantoon liittyviä käyttäjiä ja muita metatietoja tehtävänannon metatietokortissa. Tehtävänannon kuvaus Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa. Tehtävän suorittajat Määrittele ne käyttäjät, joille haluat tehtävän antaa. Voit lisätä käyttäjiä napsauttamalla pluspainiketta (+) työkalurivillä. Aina kun tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien tehtävänannon suorittajien merkitä tehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto muuttuu suoritetuksi. Määräpäivä Valitse halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi poistaa. 99 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät kohteet, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisää näkymistä kohdasta Uusi näkymä (sivu 73). Seuraaja Seuraaja-alueella voit määritellä ne käyttäjät, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävä merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon suorittava henkilö määritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti. Voit muuttaa tai lisätä seuraajia napsauttamalla pluspainiketta (+) työkalurivillä. Suoritetuksi merkitsemisen kuvake Voit merkitä tehtävänannon suoritetuksi napsauttamalla Tehtävän suorittajat -kentän vieressä olevaa huutomerkkiä. Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) Lisää tai korvaa skannerilta M-Filesiin voidaan lisätä skannattavia paperidokumentteja joko käyttämällä ulkoisia yhteyksiä (verkkoskannausta) tai paikallista skanneria. Katso lisää verkkoskannauksesta kohdasta Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit (sivu 306) . Paikallista skannausta käytettäessä skannerin tulee olla kytkettynä suoraan siihen tietokoneeseen, jolla skannattavan tiedoston lisäys tehdään M-Filesiin. Skannaustoiminnot ovat Toiminnot-valikossa. Huom. Skanneri-integraatio M-Files-asiakasohjelmiston puolella käyttää TWAIN-teknologiaa ja WIA-teknologiaa. Skannaus voidaan tehdä skannereilla, joille on saatavilla joko TWAIN-ajuri tai WIA-ajuri. Lisää dokumentteja skannerilta Voit lisätä uusia dokumentteja skannerilta. Tällöin M-Files luo uuden dokumentin skannattavasta tiedostosta. Skannauksen jälkeen M-Files kysyy, haluatko päättää skannaustyön vai lisätä sivuja tai toisen dokumentin. Lisää tiedostoja skannerilta Jos haluat lisätä tiedostoja monitiedostoiseen dokumenttiin, napsauta monitiedostoista dokumenttia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lisää tiedosto > Lisää tiedosto skannerilta pikavalikosta. M-Files lisää uuden tiedoston skannatusta tiedostosta monitiedostoiseen dokumenttiin. Huom. Monitiedostoisella dokumentilla on vain yhdet metatiedot. Monitiedostoiseen dokumenttiin kuuluvilla erillisillä tiedostoilla ei ole erillisiä metatietoja. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 100 M-Files® 10 Korvaa skannerilta tulevalla tiedostolla Voit myös korvata yksittäisen tiedoston skannerilta tulevalla tiedostolla. Tällä toiminnolla voidaan korvata yksitiedostoinen dokumentti tai monitiedostoisen dokumentin osana olevat tiedostot. Skannaus ja tekstintunnistus Mikäli käytössäsi on M-Files OCR -moduuli, M-Files ehdottaa skannauksen lopussa, että tiedosto muunnetaan hakukelpoiseksi PDF:ksi tekemällä sille tekstintunnistus. Voit aktivoida tekstintunnistuksen tai ohittaa sen. Voit myös määrittää lisäasetuksia tekstintunnistukselle. Mikäli raahaat hiirellä kuvatiedostomuodossa olevan tiedoston M-Filesiin, ehdottaa M-Files myös silloin tekstintunnista, jos käytössäsi on M-Files OCR -moduuli. Katso lisätietoja luvusta Hakukelpoinen PDF (sivu 304) . Huom. Mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu M-Filesiin, tiedosto tallennetaan ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta. Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi Mikäli käytössäsi on M-Files OCR -moduuli, voit muuntaa kuvatiedostomuodossa tallennetun tiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi.Tällöin tiedostolle tehdään tekstintunnistus, jolloin sisällön mukaan haku on mahdollista. Muunnoksen jälkeen löydät esimerkiksi sopimusdokumentin käyttämällä hauissa sopimusosapuolten nimiä tai muuta sopimuksessa esiintyvää tekstiä. Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä tekstintunnistus: TIFF, JPEG, BMP, PNG ja GIF. Huomaa, että et siis voi tehdä tekstintunnista tiedostolle, joka on jo tallennettu PDF-muodossa M-Filesiin. Katso lisätietoja kohdasta Hakukelpoinen PDF (sivu 304). Huom. mikäli tekstintunnistus tehdään kuvatiedostolle, jota ei ole tallennettu ja palautettu M-Filesiin, tallennetaan tiedosto ainoastaan PDF-muodossa. Muussa tapauksessa alkuperäinen kuvatiedosto löytyy dokumentin versiohistoriasta. Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin, joka voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. Arkistointi Dokumentteja voi arkistoida, kun niitä ei enää aktiivisesti tarvita dokumenttivarastossa. Järjestelmänvalvoja voi arkistoida esimerkiksi kaikki käyttäjien arkistoitavaksi merkityt dokumentit erilliseen arkistotiedostoon, josta ne voidaan myös palauttaa takaisin aktiiviseen käyttöön. 101 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Merkitse arkistoitavaksi Merkitse arkistoitavaksi -toiminnon avulla voit määritellä dokumentteja arkistoitavaksi. Arkistointi, joka suoritetaan M-Files-palvelimen hallinnalla, siirtää merkityt dokumentit dokumenttivarastosta erilliseen arkistotiedostoon. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322). Poista arkistointimerkintä Voit poistaa dokumentin arkistointimäärityksen Poista arkistointimerkintä -toiminnolla. Katso myös kohta Merkitse arkistoitavaksi (sivu 102). Kumoa poisto Poistetut kohteet voidaan palauttaa tällä toiminnolla. Hae ensin poistetut kohteet joko Poistetut-näkymän avulla tai Laajennetulla haulla ja valitse sitten toiminto Kumoa poisto kohdan pikavalikosta. Poistetut kohteet saat näkyviin vain, jos sinulla on täydet oikeudet dokumenttivarastoon, oikeus nähdä kaikki kohteet tai oikeus nähdä poistetut kohteet. Kuva 68: Valitse pikavalikosta Kumoa poisto -toiminto sen kohteen osalta, jonka poiston haluat kumota. Muunna yksitiedostoiseksi dokumentiksi Monitiedostoisen dokumentin voit muuntaa tavalliseksi yksitiedostoiseksi dokumentiksi, jos se sisältää yhden dokumenttitiedoston. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 102 M-Files® 10 Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi Yksitiedostoisen dokumentin voit muuntaa monitiedostoiseksi dokumentiksi toiminnolla Muunna monitiedostoiseksi dokumentiksi. Kuva 69: Monitiedostoisen dokumentin rakenne. Korvaa tiedostolla Korvaa tiedostolla -toiminnolla voit valita jonkin toisen dokumentin tai tiedoston, jonka sisältö (eli tiedostotieto) korvaa aiemmin valitun dokumenttitiedoston sisällön. Korvatusta dokumenttitiedostosta on silti tallessa ensimmäinen versio, sillä kun dokumentti varattiin muokattavaksi, M-Files teki siitä uuden version. Metatiedot pysyvät ennallaan, eli toiminto koskee vain tiedostotietoa. Voit tarkastella versioita Historia-toiminnolla (katso Historia (sivu 90)). 103 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 70: Korvaa tiedostolla -toiminto kohteen kontekstivalikossa. Luo pikakuvake tai lähetä kopio M-Filesin käyttäjillä voi olla erilaisia nimiä dokumenttivarastoyhteyksillä ja näkymät voivat erota käyttäjäkohtaisesti. M-Files tarjoaa toiminnon, jonka avulla voit muodostaa pikakuvakkeen dokumenttiin. Pikakuvakkeen toiminta on riippumaton edellä mainituista tekijöistä. Tällaisten linkkien käyttöä kannattaa suosia esimerkiksi sähköposteissa, joissa viitataan organisaation dokumentteihin. Valitse Luo tai muodosta pikakuvake -toiminto kohteen pikavalikosta. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 104 M-Files® 10 Kuva 71: Luo tai muodosta pikakuvake -toiminto. Kuva 72: Luo tai muodosta pikakuvake -ikkunassa voit määritellä, missä muodossa haluat luoda pikakuvakkeen. Luo tai lähetä pikakuvake Luo Windowsin pikakuvake- ja Luo M-Filesin pikakuvake -toiminnolla voit luoda uusia pikakuvakkeita työpöydälle. 105 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Lähetä M-Files-pikakuvake sähköpostitse -toiminnolla M-Files luo ja avaa automaattisesti uuden sähköpostiviestin pikakuvakkeineen. Lähetä linkki sähköpostitse -toiminto kohdassa Jakaminen, sähköposti ja PDF luo samaan tapaan uuden sähköpostiviestin pikakuvakkeineen. Kopioi M-Filesin URL-osoite leikepöydälle -toiminnolla näet valitun dokumentin linkkipolun. Jokaisella dokumentilla on oma linkkipolku. Kun käytät tätä valintaa, varmistat, että linkki säilyy käyttökelpoisena, vaikka dokumentti nimettäisiin uudelleen. Tätä toimintoa voit käyttää HTML-muotoisissa sähköpostiviesteissä. Myös syöttämällä linkkipolun Windowsin Suorita-toimintoon voit avata dokumentin suoraan M-Filesissa. Lisäasetuksissa voit määritellä, haluatko pikakuvakkeen osoittamaan aina uusimpaan dokumenttiversioon (Uusin versio) vai versioon (Tämä versio), joka on valittuna. Lähetä M-Files-pikakuvake sähköpostitse Voit liittää tai raahata dokumentteja M-Filesista sähköpostiin samaan tapaan kuin muitakin tiedostoja voidaan liittää. Voit myös käyttää toimintoa Lähetä M-Files-pikakuvake sähköpostitse. Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on valmiiksi liitteenä kopio tiedostosta. WWW-linkit Myös www-linkkejä voidaan käyttää jakamaan M-Filesissa olevia dokumentteja. M-Filesista voidaan muodostaa julkaisujärjestelmä, jonka avulla dokumentit voidaan jakaa sidosryhmille. Katso lisää www-käytöstä ja sen mahdollisuuksista kohdasta WWW-käytön asetukset (sivu 171). Jakaminen, sähköposti ja PDF Jaa SkyDriven kautta Voit jakaa yksittäisiä tiedostoja SkyDriveen luettavaksi ja muokattavaksi. Tällöin lukijalla/muokkaajalla ei tarvitse olla käyttäjätiliä M-Filesiin eikä myöskään Windows Live ID -tunnusta. Jakamista kannattaa käyttää liitetiedostojen lähettämisen tai linkin kautta julkaisemisen sijasta. Jaa tiedosto käyttämällä toimintoja: Jaa SkyDriven kautta tai Jaa SkyDriven kautta PDF:nä. Voit siis jakaa tiedoston esim. alkuperäisessä Word-tiedostomuodossa tai muuntaa tiedoston PDF-muotoon julkaisemisen yhteydessä. Voit ilmaista, haluatko lähettää linkin tiedostoon täyspitkässä vai lyhennetyssä muodossa. Lyhennetty muoto on miellyttävämpi käyttää, mutta luottamuksellisten tiedostojen kanssa 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 106 M-Files® 10 kannattaa käyttää täyspitkää muotoa. Kaikki, joilla on pääsy linkkiin, voivat lukea ja muokata tiedostoa. Voit myös kopioida linkin valintaikkunasta muuhun käyttöön. Huom. Jos tiedostoon tehdään muutoksia M-Filesissa, jaettu tiedosto ei päivity automaattisesti SkyDrivessa. Jos haluat M-Filesissa tehtyjen muutosten näkyvän SkyDrive-versiossa, voit jakaa tiedoston uudelleen ja lähettää uuden linkin vastaanottajille. Tiedoston alun perin jakanut käyttäjä voi hallita jakamiaan tiedostoja oman SkyDrive-tilinsä kautta (https://skydrive.live.com). Voit esimerkiksi poistaa aiemmin jakamiasi tiedostoja SkyDrivesta, jos niiden ei enää ole tarpeen olla muiden saatavilla. Jos haluat jakaa esim. esitteitä ja hinnastoja siten, että jaetut versiot päivittyvät automaattisesti, kannattaa tällaiseen julkaisuun käyttää yhteistoimintaa eri varastojen välillä. Lähetä linkki sähköpostitse Tätä toimintoa käyttämällä M-Files luo uuden sähköpostiviestin, jossa on valmiiksi liitteenä kopio tiedostosta. Käyttäessään M-Files-linkkiä vastaanottajalla on oltava M-Files-varaston ja -tiedoston käyttöoikeus. Lähetä kopio tai PDF:nä sähköpostitse Voit lähettää tiedoston suoraan PDF-muodossa, jolloin tiedosto muutetaan ennen lähetystä PDF-muotoon. Kun PDF on valmis, M-Files luo uuden sähköpostiviestin PDF-tiedoston kera. Voit myös lähettää tiedoston alkuperäisessä muodossaan: valitse tällöin Lähetä kopio sähköpostitse. Molemmissa tapauksissa tiedosto liitetään sähköpostin liitetiedostoksi ilman linkitystä M-Filesiin. Tallenna PDF:ksi Voit tallentaa tiedoston suoraan PDF-muotoon M-Filesin toimintoja käyttämällä. Tällöin tiedostoa ei tarvitse erikseen avata, vaan voit tehdä tallennuksen M-Filesissa käyttämällä toimintoa Tallenna PDF:ksi. Mikäli olet tallentamassa yksitiedostoisesta dokumentista PDF:ää, M-Files luo uuden PDF-muodossa olevan dokumentin ja metatietokortin. Mikäli tallennat monitiedostoisessa dokumentissa olevasta tiedostosta PDF:n, tarjoaa M-Files oletuksena tallennusta samaan monitiedostoiseen dokumenttiin. 107 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 73: Jakaminen, sähköposti ja PDF-toiminto ovat pikavalikossa. Muunna PDF:ksi Voit myös muuntaa tiedoston PDF:ksi. Tällöin alkuperäinen tiedosto (esim. Word-muodossa oleva doc-tiedosto) korvataan vastaavalla PDF-tiedostolla. Voit käyttää toimintoa Muunna PDF:ksi (lisää erillisen tiedoston), kun haluat pitää alkuperäisen version ja tehdä siitä PDF-tiedoston. Jos yksitiedostoinen dokumentti muunnetaan tällä toiminnolla, M-Files muuntaa sen monitiedostoiseksi dokumentiksi PDF-muuntamisen yhteydessä. Siirry offline-tilaan M-Filesia voi käyttää myös verkkoyhteydettömässä tilassa. Voit siirtyä käyttämään M-Filesia verkkoyhteydettömässä tilassa toiminnolla Siirry offline-tilaan. Tällöin käytössäsi on Offline-näkymä, jossa näkyvät kaikki offline-tilassakin saataville merkityt dokumentit ja muut kohteet. Tässä näkymässä näkyvät dokumentit ja kohteet ovat käytettävissä siis myös silloin, kun verkkoyhteyttä M-Files-palvelimeen ei ole saatavilla. Komento Siirry offline-tilaan valmistelee M-Filesin käytettäväksi myös verkkoyhteydettömässä tilassa. Samat valmistelutoimenpiteet tehdään normaalin uloskirjautumisen ja Windowsin sammutuksen yhteydessä. Esimerkki offline-tilan käytöstä: Myyntimies on lähdössä toimistolta pitämään esittelyä asiakkaalle. Hän merkitsee esittelyssä tarvittavan PowerPoint-esityksen saataville offline-tilassa. Asiakkaan luota ei ole pääsyä myyntimiehen toimiston verkkoon, mutta tarvittava PowerPoint-dokumentti on saatavilla M-Filesin kautta Offline-näkymästä. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 108 M-Files® 10 Voit määritellä haluamasi dokumentit ja muut kohteet saataville offline-tilassa komennolla Merkitse saataville offline-tilassa. Katso lisätietoja luvusta Merkitse saataville offline-tilassa (sivu 90). Myös kokoelmien jäsenet, suhteiden kohteet ja alikohteet ovat automaattisesti saatavilla offline-tilassa, mikäli niitä liittyy offline-tilaan saataville merkittyihin kohteisiin. Offline-tilassa on myös mahdollista luoda uusia kohteita, sekä muokata offline-tilassa saatavilla olevia kohteita. Siirry online-tilaan Voit siirtyä offline-tilasta takaisin verkkoyhteydelliseen tilaan komennolla Siirry online-tilaan. Online-tilassa M-Files palauttaa muutkin näkymät näkyviin, ja voit taas selailla dokumenttivarastoa normaalisti.Voit myös esimerkiksi palauttaa Offline-näkymässä olevia dokumentteja muokkauksesta, jolloin muutokset tallentuvat palvelimelle. Online-tilaan siirtyessään M-Files huomaa, mikäli offline-tilassa tehtyjä muutoksia ei voida suoraan palauttaa palvelimelle. Esimerkiksi joku voi olla muokannut dokumenttia palvelimella sillä aikaa, kun olet muokannut samaa dokumenttia offline-tilassa. Jos uusin palvelimelle palautettu versio vastaa sitä versiota, mistä muokkaus offline-tilassa on alkanut, voidaan offline-tilassa muokattu versio tallentaa dokumentin uudeksi versioksi. Tällöin siis mitään muutoksia ei ole offline-tilan aikana kyseiselle kohteelle tehty. Jos taas offline-tilan aikana palvelimelle on muodostunut uusia versioita kohteesta, M-Files ilmoittaa tästä ja käyttäjä voi valita seuraavista toimenpiteistä haluamansa: • Tallenna offline-tilassa muokattu versio uutena dokumenttina (tämä valinta säilyttää palvelimella olevan dokumentin muuttumattomana) • Hylkää tehdyt muutokset (tämä valinta hyväksyy palvelimella olevan uuden version ja hylkää offline-tilan aikana tehdyt muutokset) • Peruuta online-tilaan siirtyminen Jos dokumentin varaa online-tilassa muokattavaksi, epäselviä tilanteita offline-tilan aikana muokkaamisen suhteen ei synny. Käyttäjä voi normaalisti muokata dokumenttia offline-tilan ajan ja muut käyttäjät näkevät dokumentin olevan varattu kyseiselle käyttäjälle. Siirryttyään takaisin online-tilaan käyttäjä voi taas palauttaa kohteen muokkauksesta. Kirjaudu ulos Voit kirjautua ulos dokumenttivarastosta Kirjaudu ulos -toiminnolla. 5.4 Asetukset-valikko Tässä kohdassa käydään läpi Asetukset-valikon sisältämiä toimintoja. 109 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely M-Files-palvelimen hallinta Voit käynnistää tästä M-Files-palvelimen hallintaohjelman. Katso lisää kohdasta M-Files-palvelimen hallinta (sivu 160). Ilmoitusasetukset Voit asettaa M-Filesin ilmoittamaan sähköpostitse kohteisiin tehdyistä muutoksista ja muista tapahtumista. Tämä on käytännöllistä, jos haluat esim. tiedon tietyn dokumentin muokkaamisesta. Ominaisuuden käyttäminen vaatii tapahtumakirjanpidon ja ilmoitusten käyttöönottamista M-Files-palvelimella. Katso lisää palvelimen asetuksista kohdasta Ilmoitukset (sivu 168). Kuva 74: M-Files voi ilmoittaa kohteiden muutoksista sähköpostitse. Ilmoitussäännöt Avaa Uusi ilmoitussääntö -ikkuna napsauttamalla Lisää...-painiketta Ilmoitusten asetukset -ikkunassa. Anna ilmoitussäännölle nimi ja määrittele suodatin. Suodatin määrää kohdejoukon, jota ilmoitussääntö koskee. Katso lisää suodattimista kohdasta Määrittele suodatin (sivu 75). 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 110 M-Files® 10 Valitse sitten tapahtumat, joista haluat ilmoituksen sähköpostitse. Kuva 75: Uusi ilmoitussääntö -ikkuna. Viestin lähetys: Ilmoitusviestit poissa käytöstä Saat ilmoitusviestit pois käytöstä tämän valinnan avulla. Viestin lähetys: Erillinen viesti jokaisesta tapahtumasta Valitse kohta Erillinen ilmoitusviesti jokaisesta tapahtumasta, jos haluat erillisen viestin jokaisesta säännön toteuttaneesta tapahtumasta. Viestin lähetys: Koosteviesti kerran päivässä Voit myös valita koosteviestin, jolloin tapahtumista lähetetään koostettu viesti kerran päivässä. Järjestelmänvalvoja määrittelee koosteviestin lähetysajan M-Files-palvelimen hallinnassa. Katso lisätietoja luvusta Ilmoitukset (sivu 168). 111 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Yksityinen sääntö. Koskee ainoastaan tämänhetkistä käyttäjää. Valitse Yksityinen sääntö, mikäli haluat ilmoituksen tapahtumasta vain itsellesi. Yhteinen sääntö. Koskee ainoastaan erikseen määriteltyjä vastaanottajia. Valitse Yhteinen sääntö, mikäli haluat, että ilmoitus tapahtumasta lähtee määrittelemillesi vastaanottajille yhteisesti. Oikeudet määritellä ilmoitussääntö yhteiseksi annetaan käyttäjälle M-Files-palvelimen hallinnassa. Katso lisätietoja luvusta Uusi käyttäjä (sivu 20). Vastaanottajat Määrittele käyttäjät tai käyttäjäryhmät, joille ilmoituksia lähetetään tämän säännön perusteella. Jätä pois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset Valitse kohta Jätä pois tämänhetkisen käyttäjän aiheuttamien tapahtumien ilmoitukset, mikäli et halua ilmoituksia itse aiheuttamistasi tapahtumista, kuten siitä, että olet itse muokannut jotain kohdetta. Päivitä ulkoiset kohteet M-Files voi olla yhteydessä myös ulkoisiin tietokantoihin. Näin voidaan muodostaa kaksisuuntainen yhteys M-Filesin ja esimerkiksi asiakasrekisterin välillä. Asiakastietoja voidaan käsitellä M-Filesista ja asiakasrekisterin omasta käyttöliittymästä käsin. Muutokset saadaan päivittymään molempiin suuntiin automaattisesti. Päivitä ulkoiset kohteet -toiminnon avulla voit varmistaa, että ulkoisten kohteiden tiedot ovat ajan tasalla M-Filesissa. Sijaiset Voit määrittää itsellesi sijaisia poissaolojen ajaksi. Määrittelemilläsi sijaisilla on oikeudet suorittaa sinulle annettuja tehtäviä. Koska tehtävänannon ja dokumentin suojausasetukset voivat olla erilaiset, voi tehtävänannon suorittaa myös käyttäjä, jolla on ainoastaan lukuoikeus varsinaiseen dokumenttiin. Katso lisää tehtävänannoista kohdasta Tehtävänanto (sivu 97). Mikäli tehtävänanto luodaan sinä aikana, kun sijainen on määriteltynä, saa myös sijainen ilmoituksen tehtävänannosta. Mikäli sijainen on määritelty sen jälkeen, kun tehtävänanto on luotu, sijainen ei saa erillistä ilmoitusta tehtävänannosta. Käyttämällä tehtäväalueelta löytyvää Minulla tehtävänä -pikatoimintoa sijainen kuitenkin löytää kaikki suorittamattomat tehtävänannot. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 112 M-Files® 10 Kuva 76: Sijaisia voit määritellä Sijaiset-toiminnolla, joka löytyy Asetukset-valikosta. Sovellukset M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää on mahdollisuus mukauttaa, jolloin voidaan esimerkiksi luoda ja ottaa käyttöön HTML-pohjaisia metatietokortteja tai muuttaa käyttöliittymän taustakuvaa sekä mukauttaa näytettävien toimintojen määrää. Sovellusten asentamisesta löydät lisätietoja kohdasta Sovellukset (sivu 203). Sovellusten käyttäminen Kun sovellus on asennettu varastokohtaisesti, on se käytettävissä M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjille. Kun kirjaudut seuraavan kerran sisään ko. varastoon, ilmoittaa M-Files sinulle uudesta sovellusta. Jos kyseessä on valinnainen sovellus, voit valita, haluatko sallia sovelluksen käytön. Mikäli kyseessä on pakollinen sovellus, et pysty kirjautumaan ja käyttämään varastoa ennen sovelluksen hyväksymistä. Voit myös ottaa sovelluksia käyttöön M-Files-asiakasohjelmiston Sovellukset-toiminnon kautta. Voit ottaa käyttöön sekä varastokohtaisia että asiakaskonekohtaisia sovelluksia. Nämä sovellusvalinnat ovat tietokonekohtaisia. Tietokonekohtaiset asetukset Huomaa, että tietokonekohtaiset asetukset vaikuttavat myös sovellusten käyttöön. Oletusasetuksena on, että käyttäjä on sallinut tietokonekohtaisesti M-Filesin käyttää sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon. Mikäli tämä asetus on pois päältä, ei valinnaiset eikä pakolliset varastokohtaiset sovellukset ole käytössä. 113 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Vaihda kieli Voit vaihtaa sekä sekä ohjelmiston kielen että varaston kielen. Katso lisätietoja kohdasta Ohjelmiston ja varaston kielen valinta (sivu 219). Tyhjennä paikallinen välimuisti Dokumenttivaraston voi puhdistaa väliaikaisista paikallisista tiedostoista Tyhjennä paikallinen välimuisti -toiminnolla. Toiminnon myötä myös kaikki paikallisessa välimuistissa olevat tiedot tyhjennetään. Tällaisia paikalliseen välimuistiin tallennettavia tietoja ovat mm. dokumenttilistaukset ja ominaisuusarvot. Katso myös kohta Muunna dokumentiksi (sivu 85) ja taulukko Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä (sivu 33). Poistu toiminnosta valitsemalla Lopeta. Kuva 77: Tyhjennä paikallinen välimuisti -ikkunassa näkyvät väliaikaiset paikalliset tiedostot. 5.5 Hakutoiminnot Hakutoiminnoilla voit tehdä sekä pikahakuja että laajennettuja hakuja. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 114 M-Files® 10 5.5 Yleiset hakuehdot Etsi kaikki kohteet: Käyttämällä tätä oletusasetusta M-Files hakee kaikki kohteet hakusanojen perusteella (ellei laajennetussa haussa ole määritelty tarkennettuja hakuehtoja). Esimääritellyt hakuehdot Esimääritellyt hakuehdot nopeuttavat hakua. Voit hakea tietyn kohdetyypin (esimerkiksi pelkät dokumentit) tai muokkausajankohdan mukaan kohteita: • Etsi vain: kohdetyypeittäin • Etsi vain: muokkauspäivämäärän mukaan (tänään, viimeisen viikon/kuukauden/vuoden aikana) • Etsi vain: käyttämäni (tänään, viimeisen viikon/kuukauden/vuoden aikana). 5.5 Muut hakutoiminnot Valitsemalla kohdan Etsi tästä kansiosta voit tarkentaa tulosjoukkoa. Tässä tilassa haku käyttää kansioon edellisen haun ehtoja. Tällöin haku saadaan myös kohdistumaan esimerkiksi edellisen pikahaun tuloksena löytyneisiin kohteisiin. Voit tyhjentää kaikki hakukriteerit käyttöliittymän oikeassa yläkulmassa olevalla Tyhjennä kaikki -painikkeella. 5.5 Hakutulokset Hakutulosten listausjärjestys perustuu ensisijaisesti käyttöön Päätarkoitus on korostaa asioita, jotka ovat tärkeitä käyttäjän kannalta. Seuraavilla tiedoilla on ensisijainen painoarvo hakutuloksia annettaessa: 1. Koska dokumentti tai muu kohde on luotu? 2. Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on muokattu? 3. Koska ja kuinka monta kertaa dokumenttia tai muuta kohdetta on käsitelty? Katso lisätietoja kohdasta Dokumentin ja muiden kohteiden löytäminen (sivu 42). 5.5 Hakusanojen korostus Kun teet M-Filesissa haun, M-Files korostaa käyttämäsi hakusanat keltaisella hakutuloslistauksessa ja metatietokortissa. Myös esikatselua käytettäessä M-Files korostaa hakusanat keltaisella tiedoston sisällössä yleisiä tiedostomuotoja käytettäessä (Word, Excel, PowerPoint ja Outlook). 115 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 78: Hakutulokset listataan käytön perusteella. M-Files korostaa hakusanat keltaisella. Pikahaku Pikahaku on kätevä tapa etsiä dokumentteja ja muita kohteita dokumenttivarastosta. Pikahaulla etsitään kohteita niiden metatiedoissa tai tiedostojen sisällössä esiintyvien sanojen perusteella. Voit määritellä, että tehdäänkö haku metatiedoista, tiedostojen sisällöstä vai molemmista. Oletusasetuksena on haku metatiedoista ja tiedostojen sisällöstä. Jos vaihdat asetusta, M-Files käyttää jatkossa määrittelemääsi asetusta hakuihin. Kirjoita hakukenttään jokin hakusana kohteeseen liittyen, esimerkiksi otsikko, muokkaajan käyttäjätili tai dokumenttiin liittyvä asiakas, ja napsauta nuolipainiketta. Hakusanan ei tarvitse olla kokonainen sana, sillä voit katkaista sanan lisäämällä sen loppuun tähden (esim. tarjou*). Esimerkiksi kun etsit sanalla määritte* tietoja Esimerkkidokumenttivarastosta, löydät muun muassa Tekninen määrittely -dokumentin, jonka nimi sisältää haetun sanan. Jos haluat tehdä sanan tarkan taivutusmuodon mukaisen haun, poista laajennetuista hakuehdoista valinta Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa (sivu 120) . Tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna.Tällöin saat esim. auto-sanahaulla vain ne tulokset, joissa sana "auto" esiintyy juuri tässä muodossa: haun tuloksiin ei tule muodot autot, auton, autossa jne. Haetut sanat ja fraasit tallentuvat alasvetovalikkoon, jonka avulla voit helposti toistaa hakuja uudelleen. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 116 M-Files® 10 Kuva 79: Pikahakuun tarvitsee syöttää vain etsittävä sana. Laajennettu haku Laajennetulla haulla voit määritellä tarkempia hakukriteereitä etsimällesi dokumentille tai muulle kohteelle. Mitä enemmän täytät hakukriteereitä laajennetussa haussa, sitä tarkemmin löydät juuri haluamasi. Näin estät esimerkiksi liian laajat hakutulokset. Laajennettu pikahaku Voit tarkentaa pikahakua hakutyyppien avulla. Laajennetun pikahaun hakutyypit Kaikki sanat Mikä tahansa sanoista Boolen haku Tässä hakutyypissä kaikkien määriteltyjen sanojen tulee löytyä kohteesta. Kohde tulee haun tuloksiin, jos siinä on yksikin annetuista sanoista. Haun avulla voit tehdä tarkempia hakulausekkeita ja käyttää erilaisia operaattoreita Voit käyttää hauissa erilaisia merkintöjä löytääksesi tarkasti tietyt kriteerit täyttäviä dokumentteja ja kohteita. Alla olevassa taulukossa on esitelty osa M-Filesin tarjoamista laajoista hakuominaisuuksista. Operaattori Lainausmerkit: "fraasi" 117 Kuvaus Lainausmerkeissä annettujen sanojen tulee esiintyä kohteessa peräkkäin. M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Esimerkki hausta: "toiminnallinen määrittely" JA (vain Boole-haussa) JA -operaattori yhdistää kaksi erillistä hakutermiä. Molempien hakutermien tulee löytyä. Esimerkki hausta: toiminnallinen JA määrittely TAI (vain Boole-haussa) TAI -operaattori hakee kaikki dokumentit, jotka sisältävät vähintään toisen annetuista hakutermeistä. Esimerkki hausta: pöytäkirja TAI asialista ( ) (vain Boole-haussa) Sulkumerkkien avulla voit ryhmitellä hakutermejä. Esimerkki hausta: (pöytäkirja TAI asialista) JA markkinointi* Haun tuloksena ovat kohteet, joista löytyy joko sana pöytäkirja tai asialista ja näiden lisäksi myös markkinointi-alkuinen sana. Laajennettu haku Laajennetussa haussa voit valita esimerkiksi projektimäärittelyn ominaisuuslistasta. Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, jotka sille määritellään dokumenttikortissa. Näiden ominaisuusarvojen avulla voidaan dokumentteja löytää täsmällisesti. Dokumentin ominaisuutena voi olla esimerkiksi Projekti, ja tämän ominaisuuden arvona Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Jos teet näillä määrittelyillä laajennetun haun, saat hakutulokseksi kaikki ne dokumentit, joille on määritelty Projekti-ominaisuudessa arvoksi Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Voit myös määritellä haun koskemaan vain tiettyä kohdetyyppiä, esimerkiksi asiakkaita tai yhteyshenkilöitä. Kuva 80: Laajennetut hakuominaisuudet. Hakuehtojen alisteisuus Voit helposti määrittää hakuehtoja hyödyntämällä hakuehtojen alisteisuutta, jolloin listoissa näkyvät vaihtoehdot suodatetaan muiden listavalintojen perusteella. Esimerkiksi, jos olet 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 118 M-Files® 10 valinnut hakuehdoksi tietyn työnkulun, tilavaihtoehdot suodatetaan sen jälkeen niin, että vain valitsemaasi työnkulkuun liittyvät tilat ovat näkyvissä ja valittavissa.Vastaava suodatus tehdään automaattisesti myös muillekin toisistaan riippuvaisille arvolistoille. Esimerkiksi yhteyshenkilöt suodatetaan asiakkaan mukaan, mikäli näillä arvolistoilla on hierarkkinen suhde. Alisteiset hakuehdot ovat käytettävissä operaattorin "on" kanssa. Laajennetuissa hakuehdoissa voidaan lisäksi käyttää operaattoria "yksi joukosta". Epäsuorat haut Voit määrittää hakuehtoja myös suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien avulla, jolloin kohteella itsellään ei tarvitse olla kyseistä ominaisuutta. Hakuehtoon valittu ominaisuus on tässä tapauksessa suhteessa olevan kohteen ominaisuus. Epäsuoraa hakua käyttämällä voit esimerkiksi hakea tiettyyn maahaan liittyvät sopimukset, vaikka itse sopimukseen ei olisi määritelty Maa-ominaisuutta, jos se kuitenkin löytyy sopimukseen liittyvän asiakkaan kautta. Tällöin hakuehdoksi määritellään yhdistelmä "Asiakas.Maa".Voit määritellä näitä epäsuoria hakuominaisuuksia napsauttamalla listassa näkyvää pluspainiketta, jolloin voit valita suhteessa olevan kohteen ominaisuuden, jota haluat käyttää hakuehtona. Esimerkkitapauksessa listalta on ensi valittu Asiakas ja sen jälkeen asiakkaan Maa-ominaisuus, jonka jälkeen hakukenttään on tullut hakuehdoksi pisteellinen muoto "Asiakas.Maa". Laajennettuja hakuehtoja käyttämällä voit luoda kolmitasoisia epäsuoria hakuehtoja. Kuva 81: Epäsuorat hakuehdot. 119 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Vinkki: Vastaavasti voit määrittää epäsuoria näkymiä suhteessa olevien kohteiden ominaisuuksia käyttämällä. Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten ominaisuuksia määritellessä. Laajennetut hakuehdot Etsi kaikista versioista Valinnan Etsi kaikista versioista ollessa päällä haku kohdistuu dokumenttien ja muiden kohteiden kaikkiin versioihin. Jos valinta ei ole päällä, haku kohdistuu vain uusimpiin versioihin. Katso myös näkymiin liittyvä kohta Etsi kaikista versioista (sivu 76). Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa Jos haluat tehdä sanan tarkan taivutusmuodon mukaisen haun, niin poista Laajennetuista hakuehdoissa oletuksena oleva Etsi pikahaussa sanan eri taivutusmuodoissa. Tällöin saat esim. auto-sanahaulla vain ne tulokset, joissa sana auto esiintyy juuri tässä muodossa: haun tuloksiin ei tule autot, auton, autossa jne. Näytä viimeisin versio Jos valinta Etsi kaikista versioista on päällä, haku voi palauttaa myös kohteiden vanhempia versioita tuloksena. Valinnan Näytä viimeisin versio ollessa päällä haun tuloksissa näytetään kuitenkin tällaistenkin kohteiden uusin versio eikä hakuehtoja vastannutta vanhempaa versiota. Suodatinasetukset Tila Kohteen tilaan liittyvät hakukriteerit määritellään tällä välilehdellä. Kohdetyyppi Määrittele kohdetyyppi, jonka kohteita haetaan. Jos määrittely ei ole käytössä, haku koskee kaikkia kohteita. Kohteen ID Jokaisella kohteella on oma yksilöllinen tunnus, ID, jonka M-Files-palvelin luo automaattisesti jokaiselle uudelle kohteelle juoksevan numeroinnin mukaan. ID-hakukriteerillä löydät kohteet tehokkaasti ID-lukujen mukaan. Voit tarkentaa ID:n mukaan hakua operaattoreiden avulla. Katso lisätietoja luvusta Ominaisuudet (sivu 122). 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 120 M-Files® 10 Varattu muokattavaksi Jos määrittelet hakukriteeriksi, että dokumentti on varattu muokattavaksi, saat hakutulokseksi kaikki ne dokumentit, jotka on varattu muokattavaksi, kun valitset alasvetovalikosta kyllä. Tämä on käytännöllinen hakukriteeri, jos esimerkiksi haluat nähdä kerralla kaikki ne dokumenttivaraston dokumentit, jotka on varattu muokattavaksi kenelle käyttäjälle tahansa. Varattu muokattavaksi käyttäjälle Voit myös etsiä muokattavaksi varattuja dokumentteja dokumenttivaraston käyttäjien mukaan. Jos esimerkiksi haluat etsiä Esimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit, jotka on varattu muokattavaksi käyttäjälle AnttiN,valitse operaattoriksi =ja käyttäjälistasta AnttiN. Päinvastoin voit valita !=, jolloin näet kaikki ne muokattavaksi varatut dokumentit, joita ei ole varannut AnttiN. Minulla muokattavana -näkymässä näkyvät kaikki ne dokumentit, jotka dokumenttivarastoon kirjautuneella käyttäjällä on muokattavana. Varattu muokattavaksi aikavälillä Kun dokumentti varataan muokattavaksi, se pysyy varattuna, kunnes se palautetaan muokkauksesta. Siksi voit hakea myös dokumentteja, jotka on varattu aikaisemmin, mutta joita ei ole palautettu muokkauksesta. Jos esimerkiksi haluat hakea kaikki dokumentit, jotka on varattu aikavälillä 16.2.–17.2.2013, valitse aloituspäivämääräksi 16.2.2013 ja lopetuspäivämääräksi 17.2.2013. Kohteen liput Yhteistoiminta eri varastojen välillä on tuonut M-Filesiin erityisiä kohteita, joilla käsitellään tietoja eri varastojen välillä. Näitä ovat ns. ristiriidat ja pikakuvakkeet. Ristiriidat ovat eri varastojen välisten versioiden aiheuttamia ristiriitoja. Pikakuvakkeet ovat viittauksia kohteisiin, jotka sijaitsevat eri varastossa. Suodatinta käytettäessä nämä erityiset kohteet voidaan määritellä mukaan hakuun tai jättää haun ulkopuolelle. Poistettu Jos määrittelet hakukriteeriksi, että dokumentti on poistettu, näet kaikki poistetut dokumentit. Kuten tässä käsikirjassa edellä on mainittu, M-Filesissa poistetutkin dokumentit ovat tallessa. Tämän haun käyttämiseen tarvitset käyttöoikeudet, joilla voit nähdä poistettuja dokumentteja. 121 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Ominaisuudet Ominaisuus, Operaattori, Arvo, Valinnat Jokaisella kohteella on ominaisuusarvoja, jotka sille määritellään dokumenttikortissa. Näiden ominaisuusarvojen avulla voidaan dokumentteja löytää täsmällisesti. Dokumentin ominaisuutena voi olla esimerkiksi Projekti, ja tämän ominaisuuden arvona Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Jos teet näillä määrittelyillä laajennetun haun, saat hakutulokseksi kaikki ne dokumentit, joille on määritelty Projekti-ominaisuudessa arvoksi Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Ominaisuus voi olla kohteen ominaisuus tai Arvo listasta -valinta. Arvo listasta -valinnat koskevat kaikkia ominaisuusmäärittelyjä, joissa on käytetty valittua arvolistaa. Esimerkiksi M-Filesin koekäyttöasennuksen mukana asentuvassa esimerkkidokumenttivarastossa ominaisuusmäärittelyt Tilaaja ja Toimittaja käyttävät samaa arvolistaa Asiakkaat. Tällöin Arvo listasta Asiakkaat -tyyppinen hakuehto löytää sellaiset dokumentit, joissa ominaisuus tilaaja tai toimittaja vastaa haettua arvoa. Jos taas hakuehtona on pelkästään ominaisuus Tilaaja, M-Files etsii kyseistä arvoa vain dokumenttien Tilaaja-ominaisuudesta. Kuva 82: Lisähakuehdot-ikkunan Ominaisuudet-välilehti. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 122 M-Files® 10 Operaattori-kentällä voit määrittää muitakin kriteereitä kuin yhtäsuuruuden. Katso lisää alla olevasta taulukosta. Operaattorit Ominaisuudet-välilehdellä. = Yhtäsuuri != Erisuuri > Suurempi kuin Tämä operaattori on käytännöllinen, jos valittavana on jokin numeroita sisältävä arvo. Löydät helposti kaikki arvot, jotka ovat suurempia kuin määrittelemäsi raja-arvo. Esimerkiksi, jos dokumenttivarastossasi on Osasto-ominaisuuden tietotyyppi numeroina, hakukriteerillä > 10 löydät ne dokumentit, joiden Osasto-ominaisuuden arvo on suurempi kuin 10. >= Suurempi tai yhtä suuri kuin < Pienempi kuin <= Pienempi tai yhtä suuri kuin Yksi joukosta Voit valita hakua varten joitakin ominaisuuden arvoja, eli esimerkiksi vain joitakin projekteja, mutta ei kaikkia. Tällöin saat hakutulokseksi vain ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuudella on yksi niistä arvoista, jotka valitsit Yksi joukosta -operaattorin avulla. Esimerkiksi Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin Projekti-ominaisuutena on Pirkanmaan sairaalan lisärakennus. Ei yksi joukosta Päinvastainen hakutoiminto edelliselle Sisältää Kun haluat hakea dokumentteja kirjainyhdistelmien, esim. sanan, mukaan, voit käyttää Sisältää-operaattoria. Jos esimerkiksi haluat etsiä Esimerkkidokumenttivarastosta kaikki ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuuden arvossa esiintyy kirjainyhdistelmä maa, saat hakutulokseksi muun muassa Ikkunakaavio E12.dwg -dokumentin, jonka Projekti-ominaisuutena on ”Pirkanmaan sairaalan lisärakennus”. Pirkanmaan-sanassa on hakukriteeriksi määritelty kirjainyhdistelmä maa. Ei sisällä Päinvastainen hakutoiminto edelliselle 123 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Alkaa Ei ala Vastaa jokerimerkkijonoa Alkaa-toiminto toimii lähes samalla tavalla kuin Sisältää-toiminto. Tässä sanan tulee alkaa annetulla arvolla. Päinvastainen hakutoiminto edelliselle Vastaa jokerimerkkijonoa -toimintoa voit käyttää jokerimerkkien ? ja * avulla. ?-merkin tilalle voidaan kuvitella mikä tahansa yksittäinen merkki ja *-merkin tilalle mitä tahansa merkkejä kuinka monta vain. Jos esimerkiksi haluat etsiä dokumentteja, joiden Suunnitteluala-ominaisuuden arvo alkaa joillakin neljällä yksittäisellä merkillä jota seuraa merkkijono suunnittelu ja sen jälkeen mitä tahansa merkkejä kuinka paljon vain, määrittelet hakukriteeriksi ????suunnitt*. Tulosjoukon dokumenttien Suunnittelualaominaisuuden arvona voisi tällöin olla esimerkiksi Aluesuunnittelu tai LVI-suunnittelu. Ei vastaa jokerimerkkijonoa Päinvastainen hakutoiminto edelliselle On tyhjä Joskus dokumentin ominaisuuksilla ei ole mitään arvoa. Näin tapahtuu, jos metatietokorttia täytettäessä kyseiselle ominaisuudelle ei määritellä mitään arvoa, esimerkiksi Projekti-ominaisuudelle ei ole syötetty mitään arvoa. On tyhjä -operaattorissa on kyse tämän puuttumisen hyödyntämisestä haussa.Voit esimerkiksi kätevästi hakea kaikki ne dokumentit, joiden Projekti-ominaisuudelle ei ole määritelty arvoa. Ei ole tyhjä Päinvastainen hakutoiminto edelliselle 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 124 M-Files® 10 Kuva 83: Voit tehdä useita yksittäisiä valintoja Arvo-kentässä napsauttamalla hiirtä Ctrl-näppäin pohjassa. 125 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 84: "Vastaa jokerimerkkijonoa" on monikäyttöinen operaattori. Haettaessa Projekteista Vastaa jokerimerkkijonoa -operaattorilla (*kehittämi???) Esimerkkidokumenttivaraston tulosjoukon yhtenä dokumenttina on Järjestelmätestausraportti.doc-dokumentti, jonka Projekti-ominaisuudella on arvo Varastonhallintaohjelman kehittäminen. Ominaisuusarvon alku on siis mikä tahansa merkkijono, jota seuraa merkkijono kehittämi, jonka jälkeen on kolme mitä tahansa merkkiä. Mikäli hakuehdoksi määritellään hierarkkiseen arvolistaan perustuva ominaisuusmäärittely, voidaan myös valita sisällytetäänkö määritellyn arvon ali- ja pääarvoja mukaan hakuun. Jos asetat hakuehdoksi aikaleimaan perustuvan ominaisuusmäärittelyn, voit määritellä tälle myös käsittelyn Valinnat-sarakkeesta. Voit esimerkiksi hakea kaikki dokumentit, jotka on luotu lähiaikoina. Aseta hakukriteeriksi Luotu < 7 ja valitse vaihtoehto PäiviäKulunut(). Haun tuloksena näytetään kaikki viikon aikana luodut dokumentit. Tutustu myös hakuehtojen alisteisuuteen sekä epäsuoriin hakuihin kohdassa Laajennettu haku (sivu 117). Epäsuoruuttaa voit hyödyntää aina, kun määrittelet ominaisuuksia suodatinasetuksissa. Tiedostot Kuten aikaisemmin on jo käynyt selville, M-Filesissa dokumentti koostuu metatiedoista ja nollasta tai useammasta tiedostosta. Tällä tarkennetun haun välilehdellä määritellään 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 126 M-Files® 10 hakukriteerejä, jotka kohdistuvat vain dokumenttitiedostoihin, ei siis metatietoihin, joita määriteltiin Ominaisuudet ja Tila -välilehdillä. Kuva 85: Tiedostot-välilehdellä voit määritellä dokumenttitiedostojen hakukriteereitä. Tiedoston nimi Jos muistat tiedoston nimen tai osia siitä, on Tiedostonimi tehokas hakukriteeri. Jos muistat nimen tarkasti, valitse yhtäsuuruus-merkki ja kirjoita seuraavaan kenttään tiedoston nimi. Jos et muista nimeä tarkasti, voit käyttää muita operaattori-määrityksiä kuin yhtäsuuruus-merkkiä, katso lisää kohdasta Ominaisuudet (sivu 122). Tiedoston koko (kt) Jos haluat valikoida hakutulokseksi tiedostot niiden koon mukaan, voit määritellä tässä kohdassa ala- ja ylärajan tiedoston koolle. Tiedosto luotu, Tiedosto muuttunut Tiedostojen aikaleimojen eli luontipäivämäärän ja muutospäivämäärän perusteella voidaan myös tehdä hakuja. Päivämäärien käyttö hakukriteerinä toimii samalla periaatteella joka paikassa. Katso päivämäärien käytöstä hakukriteerinä kohdasta Tila (sivu 120). 127 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Linkitetty ulkoiseen sijaintiin Voit käyttää hakukriteerinä myös tiedostojen linkitystä ulkoiseen sijaintiin. Voit kohdentaa haun tiettyyn ulkoiseen sijaintiin linkitettyihin tiedostoihin tai yleisesti kaikkiin M-Filesin ulkopuolella oleviin linkitettyihin tiedostoihin. Katso lisää tiedostojen linkityksestä kohdasta Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296). Suojausasetukset Jokaisella kohteella on suojausasetukset, jotka sille määritellään dokumenttikortin kohdassa suojaus. Kohteita voidaan hakea myös näiden asetusten mukaisesti. Voit esimerkiksi muodostaa haun, jossa listataan sellaiset kohteet jotka ovat näkyvillä vain yrityksen johtoryhmälle. Näin voit myös tarvittaessa muuttaa tarvittavien kohteiden oikeusasetuksia. Kuva 86: Voit hakea myös tiettyjen suojauasetusten mukaisia kohteita. Vie hakuehdot Vie hakuehdot -toiminnon avulla voit tallentaa hakuehdot. Tämä hakuihin liittyvä toiminto löytyy Tiedosto-valikosta. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 128 M-Files® 10 Hakutulosten ryhmittely ja tarkennus M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin. Tämän ansiosta löydät helposti ja nopeasti etsimäsi kohteen, etsitpä sitten esimerkiksi dokumenttia tai projektia. Mikäli kohdetyyppiotsikon kohdalla on numeron lisäksi +-merkki, hakutuloksia on enemmän kuin hakutuloksessa näytetään (esim. Dokumentit (50+)). Näytä lisää tuloksia -toiminnolla saat lisää hakutuloksia näkyviin. Kuva 87: M-Files ryhmittelee haun tulokset kohdetyypin mukaan. Kokeile uusia hakuja M-Files opastaa käyttäjää monenlaisilla pikaohjeilla halutun hakutuloksen löytämiseksi. M-Files ehdottaa esimerkiksi kokeilemaan toisella hakusanalla tai laajentamaan hakua *-merkillä. 5.6 M-Files-asiakasohjelmiston asetukset M-Files-asiakasohjelmiston asetuksilla luodaan verkkoyhteys asiakaskoneelta palvelinkoneen dokumenttivarastoon. Näin M-Filesin dokumenttivarasto saadaan käyttöön asiakaskoneelle. Asiakaskoneen M-Filesin muita asetuksia voidaan myös muokata tällä toiminnolla. Dokumenttivarastoyhteydet M-Files-asiakasohjelmiston asetusten Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdeltä nähdään asiakkaan verkkoyhteydet dokumenttivarastoihin. Yleensä yhteyksiä on vain yhteen dokumenttivarastoon, mutta niitä voi olla enemmänkin. 129 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 88: M-Files-asiakasohjelmiston asetukset -ikkunan Dokumenttivarastoyhteydet-välilehti. Lisää Kun luot verkkoyhteyden dokumenttivarastoon, joudut ensin määrittelemään yhteyden ominaisuudet. Katso dokumenttivarastoyhteyksistä lisää kohdasta Dokumenttivarastoyhteydet (sivu 22). 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 130 M-Files® 10 Kuva 89: Yhteyden muodostaminen dokumenttivarastoon. Poista Jos haluat poistaa jonkin yhteyden, valitse yhteys ja napsauta Poista. Muokkaus Muokkaa-painikkeesta pääset muokkaamaan dokumenttivarastoyhteyden ominaisuuksia. Painikkeesta avautuu sama Dokumenttivarastoyhteyden tiedot -ikkuna kuin Lisää-painikkeesta. Kun olet tehnyt muutokset, kannattaa varmistaa, toimiiko yhteys dokumenttivarastoon edelleen. Tämä onnistuu parhaiten Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon -painikkeesta. Asetukset Tällä välilehdellä voit määritellä M-Files-asiakasohjelmiston asetuksia. 131 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 90: M-Files-asiakasohjelmiston asetusten Asetukset-välilehti. Käyttäjäkohtaiset asetukset Valintaikkunat ja kehotteet Voit määrittää, että käyttäjältä pyydetään aina kommentteja palauta muokkauksesta -toiminnon yhteydessä. Mikäli tiedoston sulkemiselle on määritetty asetus Palauta välittömästi, kommentteja ei kysytä. Oletusasetuksena on, että käyttäjälle näytetään aina varoitus käyttäjän kirjautuessa ulos, mikäli käyttäjällä on kohteita varattuna muokattavaksi. Samoin em. valintaikkunoille on oletusasetuksena, että valintaikkuna suljetaan aikakatkaisulla. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 132 M-Files® 10 Kuva 91: Käyttäjäkohtaiset asetukset ovat Windows-käyttäjäkohtaisia asetuksia kyseisellä työasemalla. Tiedostopäätteen mukainen käyttäytyminen tiedostoa avattaessa Voit määrittää tiedostopäätekohtaisesti, avataanko ko. tiedostomuotoa oleva tiedosto aina tilaan Varaa muokattavaksi vai tilaan Avaa vain luettavaksi. Voit myös valita tiedostopäätekohtaisesti, että ohjelmisto kysyy joka kerta tiedostoa avattaessa, mihin tilaan käyttäjä haluaa tiedoston avata. 133 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 92: Tiedostopäätekohtainen käyttäytyminen tiedostoa avattaessa. Käyttäytyminen tiedostoa suljettaessa Voit määrittää, mitä tiedostolle tehdään sulkemisen yhteydessä. Tämä määritys koskee kaikkia tiedostomuotoja. Oletusasetuksena on, että käyttäjältä kysytään, mitä hän haluaa tehdä tiedostolle sulkemisen yhteydessä. Mikäli käyttäjä ei muuta oletuskäyttäytymistä (Älä palauta muokkauksesta), suljetaan valintaikkuna automaattisesti määräajan kuluttua ja dokumentti jää käyttäjälle muokattavaksi. Tietokonekohtaiset asema- ja välimuistiasetukset M-Files-asiakasohjelmiston asetukset -ikkunan Asetukset-välilehdellä voit vaihtaa esimerkiksi virtuaalisen kiintolevyaseman levykirjainta. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 134 M-Files® 10 Kuva 93: M-Files-asiakasohjelmiston asema- ja välimuistiasetukset Asema Valitse, mitä levykirjainta M-Files-asemana haluat käytettävän. Oletusarvoisesti asema on M:\. Paikallinen välimuisti M-Filesia käytettäessä dokumentit haetaan palvelimelta tietokoneen paikalliselle kiintolevylle. Paikallinen välimuisti nopeuttaa M-Filesin käyttöä huomattavasti hitailla verkkoyhteyksillä. Dokumenttivarastokohtainen välimuistin maksimimäärä keskusmuistissa Tässä voit määritellä, paljonko dokumenttivälimuisti saa käyttää tietokoneen keskusmuistia. Dokumenttivarastokohtainen välimuistin maksimimäärä levyllä Tässä voit määritellä, paljonko dokumenttivälimuisti saa käyttää tietokoneen levytilaa. 135 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Tuhoa paikalliset tiedostot Kuva 94: Paikalliset dokumenttivarasto-käyttäjä-yhdistelmät ovat listattuna Tuhoa paikalliset tiedostot -ikkunaan. M-Files tallentaa paikallisesti tietokoneen välimuistiin tietoja dokumenteista. Tiedot ovat tallessa palvelimella, mutta välimuisti nopeuttaa M-Filesin käyttöä. Paikalliset tiedostot vievät tilaa tietokoneen kiintolevyasemalta. Siksi joskus voi olla tarpeellista tuhota paikallisia tiedostoja. Tällä toiminnolla voit tuhota paikallisen välimuistin tietoja dokumenteista käyttäjittäin ja dokumenttivarastoittain. Muut tietokonekohtaiset asetukset Valintaikkunat ja kehotteet, Suojaus Oletusasetukset ovat: • Näytä varoitus, jos M-Files-asiakasohjelmisto on yhteydessä vanhempaan M-Files-palvelimeen. • Salli M-Filesin käyttää sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 136 M-Files® 10 Kuva 95: Muut-välilehdelle on koottuna erilaisia tietokonekohtaisia asetuksia. Tallennus M-Filesiin Voit mukauttaa sovelluskohtaisia sääntöjä tiedostojen tallentamiselle M-Filesiin. Sovelluskohtaisia sääntöjä voidaan käyttää, kun esimerkiksi väliaikaisia tai muita ei-toivottuja tiedostoja ei haluta tallentaa dokumenttivarastoon. Sääntöjen avulla voidaan myös mahdollistaa toimivuus sovelluksissa, joissa käytetään erikoisia tallennusmenetelmiä. Säännöillä voidaan taata esimerkiksi metatietokortin näyttäminen uusille tiedostoille, jos automaattinen tunnistus ei toimi. Lisää uusi käyttäytyminen valitsemalla Lisää... 137 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 96: Lisää ja muokkaa prosessikohtaisia tallennuskäyttäytymisiä. Tallennus M-Filesiin: Yleiset Yleisissä asetuksissa voit poistaa oletusasetuksen Havaitse tiedoston tallennustoiminnot standardeista tiedoston valintaikkunoista . Voit myös määrittää prosessikohtaisesti tiedostomuotoja, jotka hyväksytään aina tai joita ei hyväksytä koskaan M-Filesiin tallennettavaksi. Käyttämällä tähtimerkkiä (*) voidaan määritellä, että prosessikohtainen asetus on voimassa kaikille tiedostomuodoille. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 138 M-Files® 10 Kuva 97: Yleiset prosessikohtaiset asetukset. Tallennus M-Filesiin: Lisäasetukset Lisäasetuksissa voit ottaa oletusasetuksen Havaitse tiedoston tallennus ja ota käyttöön käyttäjäkohtainen palauta muokkauksesta -käyttäytyminen pois päältä. Voit myös määrittää prosessikohtaisesti tiedostomuotoja, jotka palautetaan välittömästi muokkauksesta, kun kyseisen tiedostopäätteen mukainen uusi tiedosto on tallennettu ja metatietokortti on täytetty. 139 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 98: Prosessikohtaiset lisäasetukset. Offline-tila Oletusasetus on, että dokumentit pidetään valmistautuneena offline-tilaan. Jos kyseessä on työasema, jota ei koskaan käytetä offline-tilassa, ei dokumentteja ole tarvetta pitää valmistautuneena offline-tilaan. Valinta voidaan poistaa myös, jos offline-tilaa käytetään harvoin tai se tuntuu aiheuttavan ylimääräistä kuormitusta koneelle. Varastoyhteyksien ja asetusten vienti Dokumenttivarastoyhteydet ja asetukset voidaan viedä Windows-rekisteritiedostoksi. Jaa ja ota käyttöön viety rekisteritiedosto muille tietokoneille, jonka jälkeen voit käyttää yhteisiä M-Files-asetustietoja useilla tietokoneilla. 5.7 Näytä tilatietoja M-Filesissa dokumentit ovat M-Files-palvelimella tallessa, ja ne siirtyvät tarvittaessa M-Files-käyttäjien tietokoneiden välimuistiin, jotta M-Filesin käyttö olisi mahdollisimman 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 140 M-Files® 10 nopeaa. Voit seurata tiedostojen siirtoa palvelimelta omalle koneelle. Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osalla saat selville, kuinka kauan dokumentin lataaminen vie aikaa. Tilatietojen näyttäminen on erityisen käytännöllinen työkalu, jos käytät M-Filesia hitailla verkkoyhteyksillä. Tavallisessa lähiverkkokäytössä dokumentit liikkuvat yleensä niin nopeasti, että tilatietoja ei ehdi juuri katsella. Tiedostojen siirto Tila-sarakkeessa näkyy, onko tiedosto siirretty vai siirtymässä. Tila ilmoitetaan prosentteina. Pysäytä-painikkeesta voit pysäyttää dokumentin siirron. Tällöin myös tiedoston avaaminen peruuntuu. Kuva 99: Joki-kuva on siirtynyt kokonaan tietokoneen välimuistiin. Asetukset Asetukset...-painikkeella pääset M-Files-asiakasohjelmiston asetuksiin. Katso lisätietoja luvusta Asetukset (sivu 131). Dokumenttivarastoyhteydet Dokumenttivarastoyhteydet-välilehdeltä näet, mitä dokumenttivarastoyhteyksiä sinulla on käytettävissä ja onko dokumenttivarasto online-tilassa. 141 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 100: Näytä tilatietoja -ohjelmisto-osan Dokumenttivarastoyhteydet-välilehti. Siirry online-tilaan, Siirry offline-tilaan Voit siirtyä offline- ja online-tilan välillä näiden toimintojen avulla. Painikkeen toiminto vaihtelee kyseisen tilan mukaan. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Siirry offline-tilaan (sivu 108) ja Siirry online-tilaan (sivu 109). Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään Jos olet kirjautunut sisään johonkin dokumenttivarastoon, Kirjaudu ulos -toiminnolla kirjaudut ulos ja lopetat Selaa M-Filesia -toiminnon käyttämisen. Painikkeen toiminto vaihtelee kyseisen tilan mukaan. 5.8 Automaattiset päivitykset M-Filesin mukana asentuu aina päivitystarvetta tarkkaileva ohjelmisto. Mikäli uudempi ohjelmistoversio on saatavilla, se ladataan koneellesi valmiiksi ja voit asentaa päivityksen. Näin automaattisten päivitysten avulla ohjelmistosi pysyy aina ajan tasalla. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 142 M-Files® 10 Kuva 101: Ohjelmisto on ajan tasalla. Voit myös estää automaattisen päivitystarpeen tarkkailun poistamalla valinnan kohdasta Tarkista päivitystarve automaattisesti. Tällöin voit tarkistaa itse päivitystarpeen painamalla Tarkista nyt -nappia automaattisten päivitysten Asennus-välilehdellä. Katso lisätietoja M-Files-päivityksen asentamisesta kohdasta M-Files-päivityksen asentaminen (sivu 26). 5.9 Vaihda kieli Voit vaihtaa ohjelmiston kieltä käyttämällä Vaihda kieli -toimintoa. Kielen vaihto vaikuttaa vain ohjelmiston kieleen. Muuttaaksesi kaikkien ohjelmisto-osien kielen (kuten dokumentaation) sinun pitää asentaa haluttu kieliversio suorittamalla M-Filesin asennusohjelma. Voit säilyttää kaikki asetukset ennallaan, vaikka asentaisitkin M-Filesin uudestaan. Nykyinen asennus tulee poistaa siten, että paikallisia tietoja ei poisteta. Tämän jälkeen asennetaan sama versio uudelleen halutulla kielellä. 143 M-Files® 10 5 Perustoimintojen tarkempi esittely Kuva 102: Valitse kieli alasvetovalikosta. Voit myös vaihtaa varaston kielen, mikäli käyttämäsi dokumenttivaraston metatietorakenne on käännetty eri kielille. Katso lisätietoja luvusta Ohjelmiston ja varaston kielen valinta (sivu 219). 5.10 Vie näkymien tai hakujen tulokset CSV-muotoon Vie-toiminnon avulla voit tallentaa näkymien tai hakujen tuloksia CSV-muotoon. Käytä tätä komentoa viedäksesi ominaisuuksia (metatiedot) ja valinnaisesti myös kohteiden tiedostoja M-Filesista. Tämä toiminto löytyy Tiedosto-valikosta sekä listausnäkymän pikavalikosta. 5 Perustoimintojen tarkempi esittely 144 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa M-Filesiin tallennettuja dokumentteja voidaan muokata eri ohjelmistoissa samaan tapaan kuin muita tiedostoja. Lisäksi M-Files tarjoaa erilaisia omia toimintojaan käytettäväksi Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoissa. Näistä M-Files-toiminnoista kerrotaan tässä luvussa tarkemmin. M-Filesin hyödyntäminen Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoja käytettäessä on helppoa: • Dokumentit voidaan suoraan avata M-Filesista ja tallentaa M-Filesiin. • M-Filesin oma toimintovalikko nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä. • Dokumentin metatietoja voidaan suoraan muokata Microsoft Office- ja AutoCAD-ohjelmistoissa. • M-Filesiin tallennettuja dokumentin metatietoja voidaan sisällyttää osaksi dokumentin sisältöä. • Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa M-Filesiin. • Sähköpostiviestien tallennus voidaan myös automatisoida, jolloin viestit voidaan tallentaa automaattisesti metatietoineen Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen. • Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti. 6.1 Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa Dokumenttien käsittely on helppoa Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa olevien M-Files-toimintojen kautta. Toimintoja voit käyttää Tiedosto- tai Office-pudotusvalikon tai M-Filesin oman valikon kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoin riippuen ohjelmistoversioista. 145 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa Kuva 103: Tiedosto- tai Office-pudotusvalikon kautta löydät toiminnot dokumentin avaamiseen M-Filesista ja tallentamiseen M-Filesiin. Kuva 104: M-Files-valikon kautta voit hyödyntää kaikkia M-Files-toimintoja. Seuraavassa esitellyt M-Files-toiminnot löytyvät Microsoft Wordin ja Excelin versioista 2003, 2007, 2010 ja 2013. Vastaavat M-Files-toiminnot löytyvät PowerPointin versioista 2003, 2007, 2010 ja 2013. Huom. Lisää ominaisuus -toiminto on saatavilla PowerPointissa ainoastaan versioissa 2007, 2010 ja 2013. 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 146 M-Files® 10 6.1 Avaa M-Filesista Voit avata dokumentin luettavaksi tai muokattavaksi suoraan dokumenttivarastosta. Jos käytössäsi on useita dokumenttivarastoja, valitse Avaa M-Filesista -toiminnon kautta haluamasi dokumenttivarasto. Tämä toiminto löytyy myös Tiedosto- tai Office-pudotusvalikosta. 6.1 Tallenna M-Filesiin Tallenna-toiminnon kautta tallennat kätevimmin muokkaamasi asiakirjan tai luomasi uuden asiakirjan M-Filesiin. Tallennettaessa suoraan M-Filesiin tarjoaa ohjelma dokumenttikortin täytettäväksi samaan tapaan kuin uutta dokumenttia luodessa M-Files-asiakasohjelmiston kautta. Katso lisätietoja luvusta Uusi dokumentti (sivu 58). Jos käytössäsi on useita dokumenttivarastoja, valitse Tallenna -toiminnon kautta haluamasi dokumenttivarasto. Tämä toiminto löytyy myös Tiedosto- tai Office-pudotusvalikosta. 6.1 Selaa M-Filesia Voit avata M-Filesin käyttöliittymän samanaikaisesti. Jos avoinna oleva tiedosto on M-Filesissä, Selaa M-Filesia -toiminto näyttää ko. tiedoston M-Filesissa, jolloin muiden M-Files -toimintojen suorittaminen tiedostolle on helpompaa (esim. kopion ottaminen tai linkin lähettäminen sähköpostitse). 6.1 Varaa muokattavaksi Varaa muokattavaksi -toiminnon avulla voit varata muokattavaksi dokumentin, joka on ensin avattu vain luku -tilaan. Tätä toimintoa käyttämällä saat dokumentin vain luku -tilasta muokattavaan tilaan. Huom. Jos Varaa muokattavaksi -toiminto tehdään vain luku -tilassa olevalle dokumentille, johon on jo tehty muutoksia, menetetään tehdyt muutokset. 6.1 Peru muokkaus Peru muokkaus -toiminto sulkee nykyisen dokumentin ja peruu sen muokkausvarauksen tallentamatta muutoksia. Jos Peru muokkaus -toiminto tehdään muokatulle dokumentille, menetetään kaikki Varaa muokattavaksi -toiminnon jälkeen tehdyt muutokset. Huom. Peru muokkaus -toimintoa ei voi tehdä monitiedostoisen dokumentin yksittäiselle tiedostolle. Tällöin myöskään ko. toiminto ei ole valittavissa M-Files-valikosta. 6.1 Vertaa Vertaa -toiminnolla voit verrata nykyisen dokumentin sisältöä haluamaasi saman dokumentin vanhempaan versioon. Vertaa-toiminto avaa dokumentin historianäkymän, ja tätä kautta voit valita vanhemman version, johon haluat verrata nykyistä versiota. Tällä tavoin saat tuotettua myös vertailun tuloksen, jossa muutokset ovat näkyvillä. 147 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 6.1 Lisää ominaisuus Katso lisätietoja luvusta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 148). 6.1 Ominaisuudet Katso lisätietoja luvusta M-Files-ominaisuudet (sivu 148). M-Files-ominaisuudet M-Filesissa dokumentille määritellyt ominaisuudet saat näkyville myös Word-, Excel-, ja Powerpoint-ohjelmistojen puolella Ominaisuudet-toiminnon kautta. Tämän toiminnon löydät Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa (sivu 145). Ominaisuudet-toiminnolla avautuva metatietokortti on sama kuin M-Filesissa avautuva metatietokortti. Voit muokata ja tallentaa dokumentin ominaisuuksia samaan tapaan kuin M-Filesissa. Katso lisää kohdasta Ominaisuudet (sivu 60). Lisää M-Files-ominaisuus Voit sisällyttää M-Filesiin tallennettuja dokumentin ominaisuuksia (metatietoja) osaksi dokumentin tekstisisältöä Lisää ominaisuus -toiminnolla. Voit määritellä Word- , Excel ja PowerPoint-dokumentteihin tekstikenttiä tai soluja, joihin valitut M-Files-ominaisuudet täyttyvät automaattisesti. Voit esimerkiksi valita asiakkaan nimen ja osoitetiedot dokumentin ominaisuuksista ja lisätä ne tarjouskirjeen sisältöön vastaanottajan yhteystiedoiksi. Voit samaan tapaan lisätä muita M-Files-ominaisuuksia: esim. voit valita tarjousdokumentin nimen tarjouskirjeen otsikoksi tai lisätä tuotteen tiedot osaksi tarjouskirjettä. Voit myös lisätä sähköisen allekirjoituksen Office-dokumenttiin Lisää ominaisuus -toiminnolla. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus (sivu 276). Voit myös muokata dokumentin metatietoja dokumenttia käsitellessä Wordissa, Excelissä tai PowerPointissa Ominaisuudet-toiminnolla. Katso lisätietoja luvusta M-Files-ominaisuudet (sivu 148). Huom. Lisää ominaisuus -toiminto on saatavilla PowerPointissa ainoastaan versioissa 2007, 2010 ja 2013. 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 148 M-Files® 10 Kuva 105: Voit valita haluamasi M-Files-ominaisuudet dokumentit sisältöön Lisää ominaisuus -toiminnolla. Kuva 106: Lisää ominaisuus -toiminto täyttää automaattisesti dokumentinsisältöön valitsemasi dokumentin ominaisuudet. 149 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa Lisää ominaisuus -toiminnon hyödyntäminen pohjien käytössä Lisää ominaisuus -toiminnolla voidaan kätevästi luoda erilaisia dokumenttipohjia. Tällöin pohjaan määritellään tekstikenttiä tai soluja, joihin valitut ominaisuudet täyttyvät automaattisesti uutta dokumenttia luotaessa. Esim. Tarjouspohjan sisältöön voidaan määritellä kentät ominaisuuksille Asiakas, Yhteyshenkilö, Osoite ja Maa. Kun tällä pohjalla luodaan uusi tarjouskirje, täyttyvät em. tekstikentät automaattisesti metatietoihin määritellyn asiakkaan tietojen mukaisesti. Tällöin osoitetietoja ei tarvitse erikseen käydä kopioimassa asiakastiedoista. Mikäli dokumentti halutaan määritellä pohjaksi, tehdään määrittely M-Filesissa dokumentin metatiedoissa Käytä pohjaa (sivu 59). Oikeudet määritellä dokumentteja pohjiksi annetaan M-Files-palvelimen hallinnassa Suojausasetukset (sivu 266). Pohjaan määritellyt tekstikentät tai solut voivat jäädä myös tyhjiksi dokumenttipohjissa, mikäli ko. ominaisuudelle ei ole määritetty arvoa (Nykyinen arvo on tyhjä). Kun käyttäjä luo uuden dokumentin dokumenttipohjaa käyttäen, täyttyvät nämä tekstikentät tai solut automaattisesti ominaisuuksien nykyisten arvojen mukaisesti. Word-dokumenttiin sisällytetty M-Files-ominaisuus näkyy hiirellä napsauttaessa harmaana tekstikenttänä. Vastaavasti M-Files-ominaisuus näkyy Excel-dokumentissa solun kaavana ja PowerPointissa tekstialueena. Metatietojen automaattinen sisällyttäminen dokumenttiin ei sinänsä vaadi kuitenkaan On pohja -määrittelyä dokumentilta. 6.2 Toiminnot Outlookissa M-Files tarjoaa useita ominaisuuksia sekä monipuolisia etuja sähköpostiviestien päivittäiseen käsittelyyn ja hyödyntämiseen asiakkuuksissa.Voit esimerkiksi automatisoida viestien tallentamisen M-Filesiin hyödyntämällä Outlookin sääntöjä sekä M-Filesin ominaisuuksia. Laaja integraatio Outlookin kanssa tarjoaa mm. seuraavat toiminnallisuudet: • Sähköpostiviestejä ja liitetiedostoja voidaan tallentaa eri tiedostomuodoissa M-Filesiin. • Sähköpostiviestit voidaan tallentaa myös automaattisesti metatietoineen Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen. • Yhteyshenkilöt ja asiakkaat voidaan yhdistää sähköpostiviesteihin automaattisesti. • M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee viestit, jotka on tallennettu M-Filesiin. • Samaan viestiin liittyvät viestit liitetään toisiinsa M-Filesissa. Tällöin viestiketju on helposti saatavilla ja luettavissa M-Filesissa. • Näytä M-Filesissa -toiminnolla saat avattua tallennetun viestin M-Filesin käyttöliittymästä. • Kun sähköpostiviesti tallennetaan M-Filesiin Outlookissa, tulee dokumentin päiväykseksi automaattisesti sama kuin sähköpostiviestin päiväys on ollut riippumatta siitä, koska M-Filesiin tallennus tehdään. 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 150 M-Files® 10 Tallennusmuodot Voit helposti tallentaa sähköpostiviestit liitetiedostoineen Outlookista suoraan M-Filesiin. Seuraavassa esitellyt M-Files-toiminnot löytyvät Microsoft Outlookin versioista 2003, 2007, 2010 ja 2013. Outlook tarjoaa Tallenna M-Filesiin -toiminnolla seuraavat tallennusvaihtoehdot: Kuva 107: Sähköpostiviestit voidaan tallentaa eri muodoissa M-Filesiin. Outlook-viesti (*.msg) Sähköpostiviesti tallennetaan mahdollisine liitteineen msg-tiedostomuodossa M-Filesiin. Tallennettu tiedosto avautuu liitteineen Outlookiin. Outlook-viesti; erilliset liitteet (*.msg; *.*) Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin tekstiosuus tallennetaan msg-muodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennettu msg-tiedosto avautuu Outlookiin. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin. Vain teksti; ei liitteitä (*.txt) Sähköpostiviesti tallennetaan tekstitiedostomuodossa. Tallennettu tiedosto avautuu esim. Notepadiin. Liitteitä ei tallenneta. 151 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa Vain teksti; erilliset liitteet (*.txt; *.*) Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin tekstiosuus tallennetaan tekstitiedostomuodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin. MHTML-dokumentti; ei liitteitä (*.mht) Sähköpostiviesti tallennetaan mht-tiedostomuodossa M-Filesiin. Tallennettu tiedosto avautuu mht-tiedostojen lukemiseen tarkoitettuun ohjelmaan, kuten esimerkiksi Internet Explorer -selaimeen. MHTML-dokumentti; erilliset liitteet (*.mht; *.*) Sähköpostiviesti tallennetaan monitiedostoiseksi dokumentiksi: sähköpostin sisältö tallennetaan mht-muodossa ja liitteet omissa tiedostomuodoissaan. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin. Tallenna liitteet M-Filesiin Voit tallentaa myös pelkät liitteet Tallenna liitteet M-Filesiin -toiminnolla. Liitteet tallennetaan omissa tiedostomuodoissaan. Useita liitetiedostoja sisältävän viestin tiedostot tallennetaan monitiedostoisena dokumenttina. Yhden liitetiedoston sisältävän viestin tiedosto tallennetaan yksitiedostoisena dokumenttina. Tallennetut tiedostot avautuvat ko. tiedostomuotojen mukaisiin sovelluksiin. Hyödynnä Outlookin sääntöjä Outlookin sääntöjä käyttämällä voit helposti automatisoida tiettyjen viestien tallentamisen M-Filesiin, esim. viestin lähettäjän tai otsikon mukaan. Esimerkiksi: Voit määrittää kaikki lähetetyt tarjoukset tallentumaan M-Filesiin sen mukaan, että otsikossa on sana tarjous. Löydät Outlookin säännöt Työkalut-valikosta (valitse Säännöt ja hälytykset). Säännöt ovat käyttäjäkohtaisia. Huom. Yleensä paras käytäntö on siirtää viestin kopio M-Filesiin, jolloin varsinainen viesti säilyy alkuperäisessä kansiossa, kuten Saapuneet- tai Lähteneet-kansiossa. 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 152 M-Files® 10 Kuva 108: Outlookin säännöillä voit automatisoida haluttujen viestien tallennuksen M-Filesiin. Jos käyttäjä saa viestin, joka olisi säännön mukaan tallentumassa M-Filesiin (Outlook suljettuna), M-Files ehdottaa Outlookia avattaessa "Tallenna odottavat viestit nyt ". Viestien tallennus M-Files-kansioihin Tallenna M-Filesiin -toiminnon lisäksi voit tallentaa viestit M-Filesiin käyttämällä M-Files-kansioita. Tämä tarjoaa useita lisätoimintoja viestien tallennukseen: • Voit tallentaa viestit helposti ja nopeasti vetämällä ne Outlookissa oleviin M-Files-kansioihin. • M-Files-kansiot ovat automaattisesti käytössäsi Outlookissa, jos koneellesi on asennettu M-Files (7.0 tai uudempi). Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat niitä M-Files-varastoja, joihin olet lisännyt dokumenttivarastoyhteyden. • Viestit kopioidaan aina niiden alkuperäisestä sijaintikansiosta Outlookissa: M-Files-kansioon siirto ei poista viestejä niiden alkuperäisestä Outlook-kansiosta. • Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja M-Files-kansioittain. 153 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa Edellä esitellyt toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007, 2010 ja 2013. Automaattisesti täyttyvät metatiedot Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja (ominaisuuksia), jotka lisätään sähköpostiviesteille aina M-Filesiin tallennettaessa. Määrittely tehdään M-Files-kansiokohtaisesti, jolloin kyseiselle kansiolle määritellään tietyt ominaisuudet, jotka lisätään sähköpostiviesteille aina tallennettaessa ko. M-Files-kansioon. Huom. Tallennus tulee tehdä vetämällä viesti M-Files-kansioon, jotta tätä ominaisuutta voidaan käyttää. Seuraavassa esitellyt toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007, 2010 ja 2013. Määrittele M-Files-ominaisuudet -toiminnon löydät Outlookista napsauttamalla hiiren oikeaa M-Files-kansion päällä. Kuva 109: Ominaisuudet-ikkuna automaattisesti täyttyville metatiedoille. 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 154 M-Files® 10 Kansiokohtaisia M-Files-ominaisuuksia käyttämällä voit esimerkiksi liittää tiettyyn projektiin liittyvät viestit automaattisesti ko. projektiin. Jos esimerkiksi määrittelet kansiolle ominaisuuden Projekti ja sille kiinteän arvon Taloprojekti Taivas, liitetään kansioon tallennettavat viestit aina automaattisesti projektiin Taloprojekti Taivas. Tai jos haluat tallentaa kaikki työpaikkahakemukset luokkaan Työpaikkahakemukset, valitse kansion ominaisuudeksi Luokka ja sille arvo Työpaikkahakemukset. Voit myös määritellä varsinaisesta sähköpostiviestistä luettavia ominaisuuksia M-Files-kansiolle. Voit lisäksi määritellä, että näytetäänkö metatietokorttia M-Files-kansioon tallennettaessa vai ei. Metatietokortti on hyvä näyttää, jos haluat tarkistaa tai muuttaa automaattisesti täyttyviä metatietoja tallennusvaiheessa tai jos et ole määritellyt kansiokohtaisia ominaisuuksia. M-Files-alikansiot Voit luoda automaattisesti käytössä olevien päätason M-Files-kansioiden alle M-Files-alikansioita. Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat niitä M-Files-varastoja, joihin olet lisännyt dokumenttivarastoyhteyden. Jos käytät ainoastaan yhtä M-Files-varastoa (esim. Yritys), sinulla on vain yksi automaattisesti käytössä oleva M-Files-kansio (Yritys) päätasolla, jonka alle voit luoda alikansioita. Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja M-Files-alikansioille samaan tapaan kuin päätason kansioille. Alikansioon tallennettavat viestit tallentuvat pääkansion mukaiseen M-Files-varastoon. Huom. Jos luot kansion suoraan päätasolle, luot normaalin Outlook-kansion, jolle et voi määrittää M-Files-ominaisuuksia. Määrittele yhteisiä M-Files-kansioita Voit myös määritellä, että luomasi M-Files-alikansio on kaikille yhteinen, jolloin kansio näkyy kaikkien käyttäjien Outlookissa.Yhteisen M-Files-alikansion voi luoda ja määritellä käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kun käyttäjä vetää viestin tällaiseen yhteiseen kansioon, saa viesti ne automaattiset metatiedot (ominaisuudet), jotka yhteiseen kansioon on määritelty. Yhdistä viestit asiakkaisiin ja yhteyshenkilöihin M-Files-palvelimen hallinnassa M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä, että viestin lähettäjäja vastaanottajatietojen mukaan viesti liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihin yhteyshenkilöihin ja/tai asiakkaisiin. Tällöin esim. lähettäjältä [email protected] tullut viesti voidaan liittää automaattisesti yhteyshenkilöön Matti Paija ja asiakkaaseen ESTT Oy. 155 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa Kun käyttäjä on tallentamassa sähköpostiviestiä Outlookissa M-Filesiin, M-Files hakee vastaavuutta viestissä olevien sähköpostiosoitteiden ja M-Files-palvelimen hallinnassa määriteltyjen ominaisuuksien välillä. Vastaavuuden ja ylläpitäjän tekemien määritysten mukaan M-Files liittää viestin automaattisesti asiakkaisiin ja/tai yhteyshenkilöihin, kun viesti tallennetaan Outlookissa M-Files-kansioon. Tämä automatisointi tehdään varastokohtaisesti (varastokohtainen M-Files-kansio Outlookissa), jolloin se on voimassa myös kaikissa kyseisen M-Files-kansion alikansioissa. Huom. Yhdistäminen voidaan tehdä vain, jos viesti tallennetaan Microsoft Outlookin versiossa 2007, 2010 tai 2013. Huom. Viesti on tallennettava Outlookissa Tallenna M-Filesiin -toimintoa käyttämällä tai vetämällä viesti M-Files-kansioon Outlookissa. Mikäli vedät viestin suoraan M-Filesin käyttöliittymään, yhdistämistä asiakkaaseen tai yhteyshenkilöön ei tehdä. Sähköpostiohjelman integraatioasetukset M-Files-palvelimen hallinnassa voit varastokohtaisesti määritellä, millaisia yhteyshenkilötai asiakastietoja sähköpostiviesteihin liitetään. M-Files hakee vastaavuutta yhteyshenkilöiden ja asiakkaiden mukaan. 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 156 M-Files® 10 Kuva 110: M-Filesin sähköpostiohjelman integraatioasetukset -ikkuna. Yhteyshenkilöt M-Files hakee täydellistä vastaavuutta yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen kanssa: M-Files liittää viestin yhteyshenkilöön Matti Paija, jos Matti Paijan ominaisuuksista löytyy täysin sama sähköpostisoite kuin viestissä on ([email protected]). Asiakkaat Mikäli sähköpostiohjelman integraatioasetuksissa on lisäksi määritelty asiakastiedot, niin 1. M-Files hakee lisäksi vastaavuutta yhteyshenkilön kautta asiakkaaseen (Asiakas-kohdetyypin tulee olla Yhteyshenkilö-kohdetyypin omistaja): M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT OY, jos Matti Paija on asiakkaan ESTT Oy:n yhteyshenkilö. 2. Lisäksi M-Files hakee vastaavuutta sähköpostiosoitteessa olevan Internet-toimialueiden ja asiakkaan ominaisuuksien välillä: M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy sähköpostiosoitteen toimialueen [email protected] tai [email protected] perusteella, jos toimialue estt.fi löytyy asiakkaan ominaisuuksista. Viestiä ei tässä tapauksessa liitetä yhteenkään yhteyshenkilöön, mikäli yhteyshenkilötiedoilla ei löydetä täydellistä vastaavuutta. 157 M-Files® 10 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa M-Files-kategoriamerkintä Outlookin viestilistauksessa näkyvä M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee, että olet jo tallentanut viestin M-Filesiin. Mikäli joku toinen käyttäjä (esim. viestin toinen vastaanottaja) on jo tallentanut saman viestin M-Filesiin, M-Files varmistaa, haluatko tallentaa saman viestin uudelleen. Vaikka et tallentaisi viestiä uudelleen, ilmestyy M-Files-kategoriamerkintä myös sinun Outlookiisi ko. viestin kohdalle. Päivitä M-Files-tila -toiminnolla (viestin pikavalikossa) voit saada helposti näkyviin kaikki M-Files-kategoriamerkinnät. Tällöin myös viestit, jotka joku käyttäjä muu on tallentanut jo M-Filesiin, saavat M-Files-kategoriamerkinnän Outlookiin. 6.3 Toiminnot AutoCADissa sekä AutoCAD LT:ssä CAD-piirustusten käsittely on helppoa AutoCADissa ja AutoCAD LT:ssä olevien M-Files-toimintojen kautta. Toimintoja voit käyttää Tiedosto-pudotusvalikon tai M-Filesin oman valikon kautta. Nämä valikot näkyvät hieman eri tavoin riippuen AutoCAD- tai AutoCAD LT -ohjelmistoversioista. Seuraavassa esitellyt M-Files-toiminnot löytyvät Autodesk AutoCAD- ja AutoCAD LT -ohjelmistojen versioista 2007–2013. Toiminnot löytyvät myös näihin AutoCAD-versioihin perustuvista toimialakohtaisista tuotteista, joita ovat mm. AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D ja AutoCAD MEP. 6.3 M-Files-toiminnot • Avaa M-Filesista • Tallenna M-Filesiin • Varaa muokattavaksi • Palauta muokkauksesta • Peru muokkaus Näistä toiminnoista voit katsoa lisätietoja kohdasta Toiminnot Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa (sivu 145) 6.3 Ominaisuudet Tästä toiminnosta voit katsoa lisätietoja kohdasta M-Files-ominaisuudet (sivu 148) 6 M-Files-toiminnot Microsoft Officessa ja AutoCADissa 158 M-Files® 10 6.3 Lisää kenttä Lisää kenttä -toiminnolla voidaan AutoCADin peruskenttien lisäksi lisätä piirustukseen M-Filesin metatietoja. M-Filesin metatietoihin perustuvat kentät löytyvät AutoCADin Field-valintaikkunassa M-Files-nimisestä kenttäkategoriasta (Field category). Katso lisätietoja kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 148). 159 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta 7 M-Files-palvelimen hallinta Tässä luvussa käsitellään M-Files-palvelimen hallinta -toimintoa tarkastelemalla sovelluksen puurakennetta ja Toiminta-valikkoa. Tällä työkalulla siis hallitaan M-Files-palvelinta ja siihen liittyviä asioita. Sovelluksella voidaan määritellä usean dokumenttivaraston asetuksia, jotka esitetään puurakenteena. M-Files-palvelin on M-Files-järjestelmän selkäranka. Se tallentaa kaikki kohteet (esimerkiksi dokumentit, työntekijät ja asiakkaat), valvoo käyttäjäoikeuksia, pitää kirjaa kohteiden muutoksista (versiohistoria) ja antaa järjestelmänvalvojalle mahdollisuuden määrittää yhteyksiä myös toisiin järjestelmiin (esimerkiksi asiakasrekisteri). Käytännössä M-Files-palvelin siis tallentaa ja valvoo kaikkea M-Files-järjestelmään liittyvää tietoa. M-Files-palvelin, kuten myös M-Filesin asiakasohjelmisto, on teknisesti katsoen palvelu. Tämä tarkoittaa sitä, että M-Files-palvelin käynnistyy automaattisesti palvelintietokoneen käynnistyessä. M-Files-palvelinohjelmistoa suoritetaan, vaikka kukaan käyttäjä ei olisikaan kirjautuneena M-Files-palvelinta suorittavalle tietokoneelle. Kuva 111: M-Files-palvelimien alta löytyvät palvelimen hallinnan kaikki tasot, joita tässä luvussa käsitellään. 7 M-Files-palvelimen hallinta 160 M-Files® 10 7 Termit M-Files-palvelimen hallinnassa Varasto Dokumenttivarastoa hallitaan M-Files-palvelimen hallinnalla. Esimerkiksi dokumenttivaraston käyttäjiä lisätään, kohteiden metatietojen rakenteita muutetaan ja kaikille käyttäjille näkyviä näkymiä muokataan täällä. Katso myös taulukko Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä (sivu 33). Käyttäjätili M-Files-palvelimen käyttäjätili, jolla kirjaudutaan M-Files-palvelimelle ja jonka pohjalta dokumenttivarastoon voidaan liittää uusi käyttäjä. Käyttäjä M-Filesin käyttäjä, joka voi palvelintasolla olla joko tavallinen käyttäjä tai järjestelmänvalvoja. Käyttäjät voidaan liittää haluttuihin dokumenttivarastoihin, ja käyttäjän oikeudet dokumenttivaraston hallintaan riippuvat käyttäjälle annetuista dokumenttivarastotason rooleista. Rooleilla määritellään dokumenttivarastotasolla lähinnä käyttäjän oikeudet hallinnoida dokumenttivarastoa. Perusoikeudet tavalliselle käyttäjälle annetaan myös roolien kautta. Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Ulkoisiksi käyttäjiksi voidaan määritellä esimerkiksi asiakkaita. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja ja kohteita, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Järjestelmänvalvoja Järjestelmänvalvoja on käyttäjä, jolle on annettu järjestelmänvalvojan rooli. Järjestelmänvalvoja saa automaattisesti jokaiseen dokumenttivarastoon kaikki oikeudet, eli käytännössä hän voi tehdä kaikkia mahdollisia toimintoja M-Filesissa. Järjestelmänvalvoja voi lisätä mille tahansa toiselle käyttäjälle järjestelmänvalvojan roolin. Järjestelmänvalvoja ei voi kuitenkaan kirjautua dokumenttivarastoon, mikäli häntä ei ole lisätty kyseiseen dokumenttivarastoon käyttäjäksi. Käyttäjäryhmä M-Files-palvelimelle voidaan luoda käyttäjäryhmiä, joihin voidaan liittää yksittäisiä käyttäjiä. Jokainen käyttäjä kuuluu automaattisesti Kaikki sisäiset ja ulkoiset käyttäjät -käyttäjäryhmään. Sisäiset käyttäjät kuuluvat lisäksi automaattisesti käyttäjäryhmään Kaikki 161 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta sisäiset käyttäjät. Käyttäjäryhmiä määritellään dokumenttivarastotasolla. Käyttäjäryhmien avulla voidaan kohteen suojauksessa määritellä valikoidusti, ketkä voivat kohdetta käyttää. Rooli Roolien kautta käyttäjille voidaan antaa lähinnä M-Files-palvelimen hallintaan tarkoitettuja oikeuksia. Roolien kautta saadut oikeudet menevät aina dokumenttien ja muiden kohteiden oikeuksien edelle. Jos käyttäjällä on kaikki oikeudet dokumenttivarastoon, hänellä on pääsy mihin tahansa dokumenttiin, vaikka dokumentissa olisi juuri kohdekohtaisten oikeuksien kautta kielletty tämän käyttäjän pääsy dokumenttiin. Arvolista Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaikki asiakkaiden nimet. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää useissa eri ominaisuuksissa. Ominaisuusmäärittely Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetään dokumenttiluokkiin. Ominaisuusmäärittelyssä määritellään ominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla kuvaava) ja tietotyyppi, joka määrää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen). Työnkulku Työnkulku määrittää organisaation tavan hallita jokin tietty prosessi. Työnkuluksi voidaan määritellä esimerkiksi laskujen kierrätys. Työnkulkuun liittyy erilaisia tiloja ja määritelmiä työn suorittajista, suojauksesta ja tilasiirtymistä. Kohdetyyppi M-Filesin avulla voidaan hallita dokumenttien lisäksi myös muita kohteita, esimerkiksi asiakkaita ja projekteja. Näitä erilaisia tietokokonaisuusmäärittelyjä kutsutaan kohdetyypeiksi. Myös dokumentti on yksi kohdetyyppi. Metatiedot M-Files-palvelimen hallinnassa voidaan muuttaa metatietojen (esim. arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, dokumenttiluokat ja dokumenttiluokkaryhmät) rakenteita ja luoda uusia metatietoja, kun taas päivittäisessä M-Filesin käytössä näille metatiedoille vain annetaan arvoja. Vertaa taulukkoon Termit M-Filesin päivittäisessä käytössä (sivu 33). 7 M-Files-palvelimen hallinta 162 M-Files® 10 7 Yhteydet ulkoisiin tietokantoihin M-Files tarjoaa joustavia tapoja tiedon esittämiseen ja kuljettamiseen myös ulkoisista tietolähteistä. Esimerkiksi tietokantojen osalta vaatimus on, että tietokanta tukee OLE DB- tai ODBC-yhteyksiä.Tietokantayhteys voi olla vain luku -tyyppinen tai kaksisuuntainen. Vain luku -tyyppisessä yhteydessä M-Files lukee tietoja ulkoisesta tietokannasta, esimerkiksi asiakastietokannasta, mutta uusien tietojen syöttäminen M-Filesin kautta ei ole sallittua. Kaksisuuntaisessa yhteydessä myös M-Filesissa tehdyt muutokset ja lisäykset tallentuvat ulkoiseen tietokantaan. Hyvä esimerkki ulkoisesta tietokantayhteydestä on M-Filesin yhteistoiminta ulkoisen asiakastietokannan kanssa. Monilla organisaatioilla on jo olemassa paljon asiakastietoa. Tietokanta koostuu tauluista, joihin tiedot asiakkaista on täytetty. Kun käyttäjä luo uuden tarjousdokumentin M-Filesissa, on luontevaa liittää siihen asiakastieto jo olemassa olevasta tietokannasta. M-Files voidaan järjestää hakemaan asiakastiedot ulkoisesta tietokannasta. Tämän jälkeen tieto on käytettävissä suoraan esimerkiksi dokumenttikortissa uutta dokumenttia luotaessa. Myös olemassa olevien tiedostojen tuonti ja linkitys ulkoisista kohteista on mahdollista. Tämän toiminnallisuuden avulla M-Filesin käyttöönotto on helppoa ja nopeaa, koska kaikki olemassa olevat tiedostot voidaan saavuttaa myös M-Filesista käsin ilman erillistä mittavaa siirtoprosessia. Samalla M-Filesin kautta tiedostoja käytettäessä niihin on myös luontevaa alkaa liittämään metatietoja. Myös esimerkiksi versiohistoria muotoutuu M-Filesiin, yhtäaikaiset muokkaukset vältetään ja varmuuskopiointi on helppoa M-Filesin ajoitettujen töiden ansiosta. Metatietojen lisääminen myös mahdollistaa M-Filesin hakuominaisuuksien paremman hyödyntämisen. 7 Sähköpostiviestien tallennus ja hallinta M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä hallitulla tavalla. Viestit voidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan dokumenttivarastoon, ilman käyttäjien erillisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen voidaan siirtää suoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti dokumenttivarastossa esimerkiksi työnkulkuominaisuuksia käyttäen. Käyttötarkoitus voi liittyä esimerkiksi tilausten keskitettyyn ja hallittuun käsittelyyn tai esimerkiksi lähetettävien tarjousten tallentamiseen. Näin tärkeät tiedot saadaan hallittua M-Filesin avulla ilman vaaraa tietojen hautautumisesta ja unohtumisesta sähköpostilaatikoihin. Voit lukea näistä ja monista muista mahdollisuuksista lisää kohdasta Toiminnot Outlookissa (sivu 150). 7.1 M-Files-palvelimet Toiminto-valikosta pääset aloittamaan uuden palvelimen rekisteröinnin. 163 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Uusi yhteys M-Files-palvelimeen Uusi yhteys M-Files-palvelimeen -toiminnolla otetaan yhteys M-Files-palvelimeen. Yhteyden ottaminen palvelimeen on tällä toiminnolla paljolti samanlaista kuin dokumenttivarastoyhteyden muodostaminen. Katso lisätietoja luvusta Dokumenttivarastoyhteydet (sivu 22). Kuva 112: Palvelimen rekisteröintitiedot. Alias Anna ensin nimi palvelinyhteydelle. Yhteys: Palvelimen nimi Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files-palvelin on asennettuna ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee. 7 M-Files-palvelimen hallinta 164 M-Files® 10 Yhteys: Porttinumero Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti, johon ollaan yhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä. Oletuksena M-Files käyttää porttia 2266. Yhteys: Protokolla Määrittele mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Voit valita jokoTCP/IP, SPX tai Local Procedure Call (LPC) -protokollan Yhteys: Kokeile yhteyttä Voit kokeilla yhteyden toimivuutta palvelimeen Kokeile yhteyttä -painikkeella. Tunnistus Määrittele, miten M-Files-palvelin tunnistaa käyttäjän. Voit valita tunnistustavaksi joko tämänhetkisen Windows-käyttäjän, tietyn Windows-käyttäjän tai M-Files-käyttäjän. 7.2 Palvelin Tässä kohdassa käydään läpi M-Files-palvelimen tietoja M-Files-palvelimen hallintaan liittyen. Verkkolevyjä käytettäessä on suositeltavaa käyttää UNC-muotoisia polkuja, koska verkkolevyihin yhdistetyt levykirjaimet eivät välttämättä näy M-Files-palvelimelle, koska levykirjainmääritykset ovat Windowsissa usein käyttäjäkohtaisia. Myös esimerkiksi arvolistassa käytettävä ulkoinen tietokanta voi sijaita verkkolevyllä. Katso myös kohta Arvolistat (sivu 243). Huomaa, että M-Files-palvelin toimii oletusarvoisesti verkossa käyttäen M-Files-palvelinohjelmistoa suorittavan tietokoneen identiteettiä (TOIMIALUE\TIETOKONE$). Esimerkiksi varmuuskopiointi verkkolevylle on siis mahdollista, kunhan palvelinkonetta edustavalla TOIMIALUE\TIETOKONE$-nimisellä Windows-käyttäjällä on kirjoitusoikeus kyseiselle verkkolevylle. Tietyissä toiminnoissa on mahdollista syöttää tunnukset, joita toiminto käyttää suorituksen aikana. Katkaise yhteys, Yhdistä Katkaise yhteys -toiminnolla voit katkaista verkkoyhteyden palvelimeen. Yhteyden voit myöhemmin yhdistää uudelleen, jolloin ei tarvitse määritellä uudestaan palvelimen rekisteröintitietoja. 165 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Lisenssinhallinta Lisenssinhallinta-asetuksiin päästään napsauttamalla palvelinta hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla Lisenssinhallinta. Katso lisää lisensseistä ja niiden määrittelemisestä käyttäjätunnuksille kohdasta Lisenssityyppi. Kuva 113: M-Filesin lisenssienhallintaikkuna. Lisenssin tilanne Lisenssin tilanne näytetään tässä kohdassa. Käyttäjät saavat ilmoituksen ennen lisenssin vanhentumista. Sarjanumero Tästä näet M-Filesin sarjanumerosi. 7 M-Files-palvelimen hallinta 166 M-Files® 10 Lisenssin omistaja Kohdasta näet lisenssin ostajan nimen. Tämän kohdan avulla voit varmistaa, että käytössä oleva lisenssi on rekisteröity organisaatiollesi Lisenssi umpeutuu Lisenssin umpeutumisajankohta. Yleensä lisenssi ei umpeudu koskaan. Päivityssopimus umpeutuu Päivityssopimuksen umpeutumisajankohta. Päivityssopimuksen voimassaoloaikana sinulla on oikeus saada kaikki uudet M-Files-versiot käyttöösi veloituksetta. Nimetyn käyttäjän lisenssien määrä / Käytössä Asennettujen lisenssien määrä näkyy lisenssityyppikohtaisesti. Alla näytetään myös käytössä olevien lisenssien määrä. Nimetyn käyttäjän lisenssit ovat käyttäjätilikohtaisia. Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi. Yhtäaikaisen käyttäjän lisenssien määrä / Käytössä Käytössä olevien yhtäaikaisen käyttäjän lisenssien määrä lasketaan sisäänkirjautumisista. Lisenssi on käytössä, kun tätä lisenssityyppiä käyttävällä tunnuksella on kirjauduttu sisään M-Filesiin. Lisenssi vapautuu, kun käyttäjä Kirjaudu ulos (sivu 109) M-Filesista. Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi. Vain luku -lisenssien määrä / Käytössä Vain luku -lisenssi oikeuttaa käyttäjän vain lukuoperaatioihin. Tällaista lisenssiä käyttävällä käyttäjätunnuksella ei voida luoda dokumentteja dokumenttivarastoon, eikä myöskään muokata dokumentteja. Katso lisää lisenssityypeistä kohdasta Lisenssityyppi. Lisämoduulit Tästä näet käytössäsi olevat lisämoduulit, esim. OCR-moduuli. Tietokoneen ID M-Files-palvelinkoneen ID (tunniste), jonka perusteella joidenkin M-Filesin lisämoduulien, kuten OCR-moduulin, lisenssikoodi sidotaan tiettyyn palvelinkoneeseen. Tilatessasi lisämoduuleita asiakaspalvelumme tarvitsee tämän ID:n uuden lisenssin toimittamista varten. Päivitä Päivitä-painikkeella päivitetään tiedot käytössä olevista lisensseistä. 167 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Asenna lisenssi Kun koekäyttöaika on kulunut umpeen, tarvitset lisenssin käyttääksesi M-Filesia. Asenna lisenssi käyttämällä toimintoa Asenna lisenssi. Syötä saamasi sarjanumero ja lisenssikoodi ja paina OK. Kuva 114: Lisenssi asennetaan syöttämällä sarjanumero ja lisenssikoodi. Ilmoitukset Ilmoitusten lähettämisen asetukset määritetään palvelimen ominaisuustiedoissa. Kun ilmoitukset ovat käytössä, M-Filesin käyttäjät saavat tilaamansa Ilmoitukset (sivu 168) kohteiden muutoksista sähköpostitse. 7 M-Files-palvelimen hallinta 168 M-Files® 10 Kuva 115: Ilmoitukset on otettu käyttöön M-Files-palvelimella. Ota ilmoitukset käyttöön Ota ilmoitukset käyttöön valitsemalla ruksi tähän kohtaan. Tämän jälkeen voit määritellä tarkemmat tiedot ilmoituksista. SMTP-palvelin Määritä sähköpostin lähetyksessä käytettävä SMTP-palvelin, esimerkiksi smtp.gmail.com. Kysy organisaatiossasi käytettävää sähköpostipalvelimen nimeä verkon ylläpitäjältä. Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS) Merkitse tämä valintaruutu, jos haluat salata yhteytesi SSL/TLS-salauksella. SMTP-palvelimen portti Syötä SMTP-palvelimen portti. Yleensä oletusarvoa ei tarvitse muuttaa. 169 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Yleisimmin käytettyjä portteja ovat 25, 465 ja 587. Oletusportteja ovat 587 (SSL-salauksen kanssa) ja 25 (ilman SSL-salausta). Lähettäjän sähköpostiosoite Sähköpostiosoite, joka merkitään ilmoitusviestien lähettäjäksi, esimerkiksi [email protected]. Osoitetta ei oikeasti tarvitse olla olemassa. Lähettäjän nimi Sähköpostiviestin lähettäjän nimi. Nimi merkitään ilmoitusviestin lähettäjäksi. Esimerkiksi: M-Files. Koosteviestin aika M-Filesin käyttäjä voi tilata ilmoitusviestit erillisinä viesteinä tai koosteena. Valitse aika, jolloin päivittäinen koosteviesti lähetetään. Katso lisätietoja luvusta Ilmoitusasetukset (sivu 110). Ilmoituksissa käytettäviä viestipohjia voidaan myös mukauttaa. M-Files-palvelimen asennushakemistosta löytyvässä tiedostossa notifications_template.txt on pohjia erilaisille viestityypeille. Viesteissä voidaan käyttää paikkamerkkejä. Jos haluat esimerkiksi lisätä kohteen tunnisteen viestitekstiin, lisää viestitekstiin määritys %OBJID%. Paikkamerkkien kuvaukset: Paikkamerkki Kuvaus TIMESTAMP Tapahtuman aika. CAUSEDBY Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän nimi. CAUSEDBYACCOUNT Tapahtuman aiheuttaneen käyttäjän käyttäjätilin nimi. OBJTYPE Kohteen tyyppi. OBJID Kohteen ID. OBJVER Kohteen versio. OBJTITLE Kohteen nimi tai otsikko. FILENAME Tiedoston nimi. ROLLEDBACKTOVERSION Versio, johon kohde palautettiin. MFILESURL M-Filesin URL-osoite, joka ilmaisee kyseisen kohteen viimeisimmän version. MFILESURLTOVERSION M-Filesin URL-osoite, joka ilmaisee kyseisen kohteen määritetyn version. 7 M-Files-palvelimen hallinta 170 M-Files® 10 Paikkamerkki Kuvaus PROPERTY_<id> Kohteen määritetyn ominaisuuden arvo. (Vaihda paikkamerkin määrityksen <id> tilalle ominaisuusmäärityksen tunnus.) . OLDPROPERTY_<id> Kohteen määritetyn ominaisuuden vanha arvo. (Vaihda paikkamerkin määrityksen <id> tilalle ominaisuusmäärityksen tunnus.) NOTIFICATIONRULENAME Tapahtuman aiheuttaneet ilmoitussäännöt. VAULTNAME Dokumenttivaraston nimi. VAULTGUID Varaston yksilöllinen tunnus (GUID). Ilmoitussääntökohtainen viesti Voit luoda ja muokata ilmoitussääntökohtaisia viestejä. Näin voit määrittää viestien sisältöä liittyen jokaiseen ilmoitussääntöön. 1. Lisää uusi ilmoitussääntö M-Files-asiakasohjelmistossa. Hyväksymällä sen ja avaamalla uudelleen Ilmoitusasetukset-valintaikkunan löydät M-Filesin uudelle ilmoitussäännölle luoman ID:n. 2. Luo uusi kansio M-Files-palvelimen asennushakemistoon uutta ilmoitussääntökohtaista viestiä varten: Löydät aiemmin luodut viestikansiot hakemistosta Server\Data\Notifications. Mikäli käytössäsi on useita dokumenttivarastoja, voit tarkistaa dokumenttivaraston ID:n M-Files-palvelimen hallinnasta avaamalla dokumenttivaraston ominaisuudet. Luo uusi kansio valitsemaasi dokumenttivarastoon ja nimeä se lisäämäsi ilmoitussäännön ID:n mukaisesti. Polku kansioon voi olla esimerkiksi muotoa: C:\Program Files\M-Files\6.0.2236.0\Server\Data\Notifications\{967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5}\103. Tässä esimerkissä "967413FE-14F4-4B78-A236-AFED2A86FAD5" on kyseisen dokumenttivaraston ID. Ja kansion nimeksi on valittu "103", koska se on uuden ilmoitussäännön ID. 3. Luo ko. kansioon määrittelemäsi notifications_template.txt. WWW-käytön asetukset Tämän toiminnon avulla voit hallita M-Filesin www-käyttöä. WWW-käyttö mahdollistaa pääsyn dokumenttivarastoon www-selaimen avulla. M-Filesia on siis mahdollista käyttää tarvittaessa miltä tahansa selainyhteyden mahdollistavalta tietokoneelta. M-Filesin www-sivusto sijaitsee samalla tietokoneella, missä M-Files-palvelinta suoritetaan. Normaalissa käyttöönotossa M-Filesin www-käyttö asetetaan kuuntelemaan HTTP-protokollaa TCP-portissa 80. Käyttöönotolle on myös muita mahdollisuuksia. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta. 171 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta M-Filesin www-käyttö on toteutettu käyttäen tavanomaisia menetelmiä, kuten HTML, DHTML, JavaScript ja CSS. Näin M-Filesia voidaan käyttää eri selaimilla, kuten esimerkiksi Microsoft Internet Explorerilla, Mozilla Firefoxilla, Operalla ja Safarilla. M-Filesin www-käyttö hyödyntää Microsoftin IIS-palvelinohjelmistoa ja .NET-kehyksen versiota 4.0 (tai uudempaa). Nämä ohjelmistot tulee olla asennettuna M-Files-palvelinta suorittavassa tietokoneessa, jotta www-käyttö voidaan ottaa käyttöön. Kuva 116: WWW-käytön asetukset Muokkaa olemassa olevaa WWW-sivustoa Valinta Muokkaa olemassa olevaa www-sivustoa asettaa M-Filesin www-käytön tapahtumaan IIS-ohjelmistoon määritellyn www-sivuston kautta.Valitse alasvetovalikosta haluttu www-sivusto, joka asetetaan M-Filesin www-käytön sivustoksi. Luo uusi WWW-sivusto Luo uusi www-sivusto -valinnan avulla voit määritellä M-Filesin www-käytön uudeksi www-sivustoksi IIS-ohjelmistossa. Samalla määrittelet myös www-sivuston nimen ja www-sivustossa käytettävän portin. 7 M-Files-palvelimen hallinta 172 M-Files® 10 Luo uusi näennäiskansio Luo uusi näennäiskansio -valinta luo uuden näennäiskansion valitun www-sivuston alaisuuteen IIS-ohjelmistossa. Tämän valinnan myötä M-Filesin www-käyttö määritellään omaksi näennäiskansiokseen. Määrittele samalla myös näennäiskansion nimi. Mobiilikäyttö Kun olet määrittänyt www-käytön asetukset, voit käyttää M-Filesia myös matkapuhelimella. Voit lukea M-Filesiin tallennettuja tietoja matkapuhelimella käyttämällä M-Filesin www-käytön URLia (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisäämällä osoitteen perään "/m" (esim. http://www.julkaisut.yritys.com/m). Katso lisätietoja matkapuhelintoimintojen osalta kohdasta Mobiilikäyttö (sivu 47). WWW-käytön julkaisuasetukset varastoille Kun dokumentteja julkaistaan Internetissä esimerkiksi sidosryhmille tai asiakkaille, käyttäjille ei välttämättä ole tarpeellista tarjota kaikkia M-Filesin laajoja ominaisuuksia käyttöön. Esimerkiksi, jos käyttäjillä on ainoastaan lukuoikeudet, ei muokkaukseen liittyviä toimintoja ole tarvetta näyttää ollenkaan. Käyttäjille voidaan julkaisuasetusten avulla tarjota juuri sopivat ja riittävät toiminnallisuudet, ja helpottaa ja yksinkertaistaa julkaistujen tietojen lukemista ja käsittelyä. Huom. Voit käyttää toimintoa Muodosta hyperlinkki, joka löytyy tehtäväalueelta, kun haluat lähettää linkin dokumenttiin www-käyttöliittymästä. Julkaisuasetusten määrittelysivusto (sivusto- ja varastokohtaiset asetukset) Voit määritellä erilaisia sivusto- ja varastokohtaisia julkaisuasetuksia erillisellä määrittelysivustolla. Aiemmin vastaavat määritykset on mahdollista ollut tehdä rekisteriasetuksia muuttamalla. Kirjaudu määrittelysivulle käyttäen yrityksesi käyttämän M-Filesin www-käytön URLia (esim. http://www.julkaisut.yritys.com) ja lisää osoitteen perään "/configuration.aspx". Kokonaisuudessaan osoite on siis muotoa "http://www.julkaisut.yritys.com/configuration.aspx". Mikäli olet jo kirjautuneena M-Filesin www-käytön puolelle selaimessa, ei M-Files pyydä sinua uudelleen kirjautumaan. Huom. Sinulla on oltava järjestelmänvalvojan oikeudet, jotta pääset muokkaamaan julkaisuasetuksia. Sivustokohtaiset asetukset Sivustokohtaisissa asetuksissa voit tehdä määrityksiä, jotka koskevat itse määrittelysivustoa sekä kaikkia ko. sivuston varastoja. 173 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Kuva 117: Julkaisuasetusten määrittelysivusto. Rajoita pääsyä määrittelysivuille / Sallittu IP-alue Voit rajata, miltä IP-alueelta määrittelysivustolle on pääsy. Pääsy määrittelysivustolle on yleensä sallittu ainoastaan yrityksen sisältä. Huom. Tämä ei koske normaalia WWW-käyttöä vaan ainoastaan pääsyä tälle määrittelysivustolle. Näyttöasetukset Sivun otsikko Voit vapaasti nimetä tarjoamasi www-sivuston otsikon. Oletuksena sivun otsikkona on "M-Files Web Access". Kieli Automaattinen: Oletusasetuksena M-Files käyttää automaattista kielivalintaa. Tällöin M-Filesin WWW-käytön kielenä käytetään käyttäjän selainasetusten mukaista kieltä. Tällöin kieliversio määräytyy käyttäjäkohtaisesti, ja käyttäjä voi automaattisesti käyttää itselleen tuttua kieliversiota M-Filesista. Huom. Mikäli selainasetusten mukainen kieli on jokin muu kuin M-Filesin tukema kieliversio, käytetään M-Files-palvelimelle asennettua kieliversiota. 7 M-Files-palvelimen hallinta 174 M-Files® 10 Tietty kieli: Voit määrittää www-käyttöliittymän kieleksi jonkin tietyn kielen. Esimerkiksi jos yrityksenne ohjeissa viitataan englanninkielisiin toimintoihin tai käyttäjät ovat erikielisiä, voit määrittää www-käytön kieleksi englannin. Valittavanasi on kaikki M-Filesin tukemat kieliversiot. Windows SSO Kun Windows-tunnistus on käytössä, WWW-käyttö käyttää automaattisesti käyttäjän Windows-tunnuksia sisäänkirjautumisessa.WWW-käytön järjestelmänvalvoja voi määrittää SSO-asetuksen sellaiseksi, että kirjautumistunnuksia ei enää vaadita käyttäjien navigoidessa M-Filesin WWW-käyttöön. Automaattinen tunnistus on oletusarvoisesti poissa käytöstä, mutta se voidaan ottaa käyttöön asettamalla SSO-arvoksi Käytä automaattisesti. SSO:n käyttämisen valinta voidaan näyttää myös kirjautumissivulla valitsemalla Näytä sisäänkirjautumissivulla. Pakota kirjautuminen M-Files-käyttäjänä Mikäli haluat, että käyttäjille ei näytetä Windows-kirjautumisvaihtoehtoa, valitse tämä. Tällöin käyttäjän ei tarvitse miettiä, kumpaa kirjautumista tulisi käyttää, vaan M-Files ohjaa kirjautumaan M-Files-käyttäjänä. Tietoturvasyistä voi olla hyvä joissakin tilanteissa poistaa Windows-kirjautuminen käytöstä. Huom. Tämä ei estä kirjautumista määrittelysivustolle Windows-tunnuksilla. Automaattinen kirjautuminen Valitse automaattinen kirjautuminen, jos haluat, että käyttäjien ei tarvitse antaa tunnuksia www-käyttöä varten. Huomaa, että tällöin kuka tahansa käyttäjä pääsee niihin sivuston varastoihin, joihin kyseiselle tunnukselle on annettu käyttöoikeudet. Anna lisäksi tunnistustiedot automaattista kirjautumista varten. Tunnistus (käyttäjänimi, salasana ja toimialue) Mikäli haluat, että M-Files tarjoaa oletuksena tietyt tunnukset, jolloin käyttäjä voi käyttää näitä oletustunnuksia, tallenna tunnistustietoihin oletustunnukset. Käyttäjä voi kuitenkin käyttää myös muita tunnuksia, jotka saattavat sallia laajemman www-pohjaisen käytön. Huom. Jos automaattinen sisäänkirjautuminen on käytössä, M-Files käyttää näitä tunnistustietoja automaattiseen sisäänkirjautumiseen. Mikäli et määrittele tunnistukseen mitään käyttäjätunnuksia, tulee käyttäjän tietää ja antaa hänelle annetut tunnukset kirjautumissivulla. Varasto Lisäksi voit määrittää varaston, jolle käyttäjä ohjataan. Jos automaattinen kirjautuminen on valittuna ja sivustokohtainen varasto määriteltynä, ohjataan käyttäjät suoraan valittuun 175 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta varastonäkymään. Mikäli varastoa ei ole määriteltynä, näkee käyttäjät kaikki ne varastot, joihin ko. tunnuksella on pääsy. Varastokohtaiset perusasetukset Voit varastokohtaisesti määrittää esimerkiksi: 1. onko varasto käytössä www-käytön puolella 2. varastokohtaisen oletusnäkymän 3. varaston käyttöliittymän asettelun. Salli pääsy tähän varastoon Valitse, otetaanko varasto käyttöön www-käytön puolelle. Huom! Käyttäjällä on aina oltava oikeudet varastoon, jotta hän voi käyttää varastoa. Oletusnäkymä Voit määrittää, mikä näkymä avataan oletuksena. Muussa tapauksessa aloitusnäkymä avataan oletuksena. Asettelu • Oletus • Ei Java-sovelmaa • Ei Java-sovelmaa eikä tehtäväaluetta • Ei Java-sovelmaa eikä tehtäväaluetta, mutta Siirry kohteeseen -pikakuvakkeet • Ei navigointialuetta, ei Java-sovelmaa, ei tehtäväaluetta • Ainoastaan listaus- ja ominaisuusalue • Ainoastaan listausalue Jos valitset "Ei Java-sovelmaa" -asetuksen, niin käyttäjät eivät voi suoraan avata dokumentteja sovelluksiin, vaan ne tulee ensin ladata. Muista aina hyväksyä muuttamasi asetukset OK-painikkeella. Jos näytät ainoastaan listaus- ja ominaisuusalueen tai ainoastaan listausalueen, huomaa, että käyttäjät eivät voi tehdä hakuja. Tällöin on tärkeä määrittää oletusnäkymä tähän käyttöön sopivaksi. Estä navigointi oletusnäkymän ulkopuolella Voit lisäksi estää navigoinnin oletusnäkymän ulkopuolella valitsemalla Estä navigointi oletusnäkymän ulkopuolella. Tällöin edes jäljityspolkua käyttämällä ei pysty tekemään navigointia. Oletushakuehdot ja -asetukset Varastokohtaisissa perusasetuksissa voit myös valita, säilytetäänkö käyttäjien viimeisimmät valinnat hakuehtojen ja -asetusten osalta vai haluatko ottaa käyttöön jonkin tietyn ehdon 7 M-Files-palvelimen hallinta 176 M-Files® 10 ja asetuksen. Käytössäsi on vastaavat valinnat kuin M-Files-asiakasohjelmistossa on valittavissa. Navigointi varaston sisällä Voit näyttää tai piilottaa ylävalikon (Uusi, Toiminnot ja Asetukset) tai/ja jäljityspolun. Vinkki: M-Filesin www-käyttöliittymä voidaan asettaa näyttämään "Ainoastaan listausalue", jolloin kohteiden metatiedot sekä hakutoiminnot eivät näy käyttäjille. Tällöin käyttäjillä on vain oikeus selata ja muokata listauksessa näkyviä kohteita heille annettujen käyttöoikeuksien mukaisesti. Varaston käyttöasetukset • Tallenna sarakeasetukset Mikäli useampi käyttäjä käyttää samaa käyttäjätunnusta (esim. automaattisen kirjautumisen yhteydessä) on suositeltua estää sarakeasetusten tallentaminen. • Työnkulun pikakuvakkeet ominaisuusalueella • Varaa muokattavaksi -valintaikkuna Mikäli www-käyttäjille on annettu vain luku -oikeudet, jolloin heillä ei ole oikeutta muokata kohteita, ei heille kannata näyttää Varaa muokattavaksi -valintaikkunaa. • Piilotetut ominaisuudet Ulkoisilta käyttäjiltä on saatettu piilottaa joitakin ominaisuuksia. Tällöin ominaisuusalueella tai metatietokortissa näkyy ominaisuuden kohdalla tieto "(piilotettu)". Myös nämä (piilotettu)-tiedot kannattaa piilottaa. • Dokumenttikortti • Pikavalikko (löytyy hiiren oikeaa napsauttamalla) • Laajennettu haku Tehtäväalueella näytettävät pikakuvakkeet Lisäksi voit määrittää, mitä pikalinkkejä näytetään tehtäväalueella, mikäli sitä ei ole piilotettu varastokohtaisissa perusasetuksissa. Dokumenttikohtainen julkaisu www-linkin avulla M-Filesin avulla voit jakaa dokumentteja sidosryhmille suorien www-linkkien avulla.Tämän ominaisuuden ansiosta yritys voi esimerkiksi laittaa www-sivuilleen suoraan linkin M-Filesissa olevaan hinnastoon. Linkki voidaan asettaa osoittamaan aina dokumentin uusimpaan versioon, jolloin kuluttajat saavat aina ajantasaista tietoa. Linkki toimii kuten tavallinen www-linkki (URL). 177 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Käyttöönotto Normaalikäytössä M-Filesin www-käyttö varmistaa aina käyttäjätunnuksen ja salasanan. Julkaisutoiminnassa on kuitenkin monesti tarve antaa käyttäjien nähdä halutut dokumentit ilman käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. M-Filesin voi asettaa käyttämään tiettyä esimääriteltyä käyttäjätiliä, ja tälle tilille voidaan sallia esimerkiksi lukuoikeus tiettyihin dokumentteihin. Luo julkaisutoiminnassa tarvittava käyttäjätili ja käyttäjä dokumenttivarastoon: 1. 2. 3. 4. 5. Luo palvelimelle käyttäjätili, jota käytetään julkaisutoiminnassa. Valitse käyttäjän tunnistustavaksi M-Files-tunnistus ja aseta salasana ja muut tiedot. Aseta käyttäjä haluttuun dokumenttivarastoon käyttäjäksi. Määritä käyttäjä ulkoiseksi käyttäjäksi dokumenttivarastossa. Anna käyttäjälle lukuoikeus julkaistaviin dokumentteihin. Varmista, että M-Filesin www-käyttö on asetettu oikein. Katso lisää www-käytöstä ja sen mahdollisuuksista kohdasta WWW-käytön asetukset (sivu 171). Jotta julkaisutoimintaa voidaan käyttää ilman sisäänkirjautumista, pitää M-Files asettaa tilaan, jossa sisäänkirjautuminen www-käytön kautta tapahtuu automaattisesti. Näin käyttäjän ei tarvitse syöttää tunnusta ja salasanaa katsoakseen julkaistua dokumenttia. Käyttöoikeuden takaamiseksi vaaditaan rajoittamaton vain luku -käytön lisenssi. Alla ohjeet automaattisen sisäänkirjautumisen mahdollistamiseksi. Luo M-Files-palvelinkoneella alla kuvattu rekisteriavain, jossa <versio> viittaa M-Filesin versionumeroon (esimerkiksi 9.0.3074.0) ja <sivuston tunniste> on IIS:n antama yksikäsitteinen tunniste (ID) M-Filesin www-käytön sivustolle. Jos sivustoja on vain yksi, sivuston tunniste on tavallisesti 1. Jos M-Filesin www-käytön sivustoa suoritetaan sivuston virtuaalihakemistossa, sivuston tunnisteen jälkeen lisätään kaksoispiste ja virtuaalihakemiston nimi. Esimerkiksi jos sovellus on määritelty koneen ainoan sivuston alla olevaan virtuaalihakemistoon MFWA, tällöin sivuston tunniste on 1:MFWA. Windows 2003 -version IIS-palvelinohjelmisto näyttää tunnisteen (ID) yhtenä sarakkeena. HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\<versio>\Server\MFWA\Sites\<sivuston tunniste>\ Esimerkki rekisteriavaimesta: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Motive\M-Files\7.0.1234.0\Server\MFWA\Sites\1\ Määrittele avaimen alle arvot, joita automaattinen sisäänkirjautuminen käyttää. Alla on lueteltu mahdolliset arvot. Automaattisen sisäänkirjatumisen rekisteriarvot Arvo Tyyppi Kuvaus Toimialue REG_SZ Tällä arvolla voidaan määritellä toimialue, mikäli käytössä on Windows-tunnistus. 7 M-Files-palvelimen hallinta 178 M-Files® 10 Arvo Tyyppi Kuvaus Salasana REG_SZ Tunnuksen salasana. UserName REG_SZ Käyttäjätili, esimerkiksi "julkaisu". Varasto REG_SZ Dokumenttivaraston tunniste. Arvo voi olla esimerkiksi {A8DCB561-913F-4318-A276-E7E171EAFBE6}. Näet arvon dokumenttivaraston ominaisuuksista M-Files-palvelimen hallinnassa. WindowsUser REG_DWORD Kertoo käytettävän tunnistuksen. M-Files-tunnistuksessa arvo on 0, ja Windows-tunnistuksessa arvo on 1. Käyttö Kun automaattinen sisäänkirjautuminen on käytössä, voit muodostaa www-linkkejä dokumenttien tiedostoihin suoraan esimerkiksi yrityksen sivustolta. Avaussivu on nimeltään openfile.aspx. Tälle sivulle voi antaa seuraavassa taulukossa olevia parametreja. Dokumentin avauksen parametrit www-käytössä Parametri Kuvaus docid Dokumentin ID, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä on pakollinen arvo. docver Dokumentin versio, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä ei ole pakollinen parametri. Mikäli tätä parametria ei anneta, linkki osoittaa aina dokumentin uusimpaan versioon. fileid Sen tiedoston ID, joka halutaan avata. Tämä ei ole pakollinen, mikäli dokumentti johon tämä tiedosto kuuluu, on yksitiedostoinen dokumentti. filever Tiedoston versio. objtype Kohteen kohdetyypin ID, johon avattava tiedosto kuuluu. Tämä ei ole pakollinen parametri. Mikäli tätä parametria ei anneta, linkki osoittaa aina Dokumentti-kohdetyypin tiedostoihin. 179 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Parametri Kuvaus showopendialog Tämän parametrin avulla voidaan määritellä, näyttääkö www-selain käyttäjälle avausikkunan vai ei. Jos arvo on 0, valintaikkunaa ei näytetä. Voit siis määritellä sivuille linkin, jossa viitataan suoraan dokumenttiin. Alla on esimerkkejä tällaisista www-linkeistä. Esimerkeissä <palvelin> viittaa käytetyn palvelimen www-osoitteeseen. http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71 http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71&docver=7 http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71&docver=7&fileid=71 http://<palvelin>/openfile.aspx?docid=71&showopendialog=0 Lisäksi voit käyttää Jaa SkyDriven kautta -linkkejä yksittäisten dokumenttien versiokohtaiseen julkaisuun. Varmuuskopioi päätietokanta, Palauta päätietokanta M-Filesin päätietokanta sisältää palvelimen käyttäjätunnukset ja ajoitetut työt. Jos tulee esimerkiksi laiterikko, varmuuskopiosta voidaan palauttaa päätietokanta eli käyttäjätunnukset ja palvelintasoiset asetukset kuten varmuuskopiotöiden ajoitukset. 7.3 Dokumenttivarastot Tässä kohdassa käsitellään M-Files-palvelimella sijaitsevia dokumenttivarastoja ja niiden hallintaa. Uusi dokumenttivarasto Voit aloittaa uuden dokumenttivaraston luomisen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Dokumenttivarastot puunäkymässä ja valitsemalla Uusi dokumenttivarasto... 7 M-Files-palvelimen hallinta 180 M-Files® 10 Kuva 118: Uuden dokumenttivaraston luonti-ikkuna Nimi Uutta dokumenttivarastoa luotaessa dokumenttivarastolle on annettava nimi. M-Files luo tämän jälkeen automaattisesti dokumenttivarastolle ID:n eli tunnisteen. ID:n voit vaihtaa Muuta-toiminnolla jälkikäteen. Kielen valinta Valitse myös sisällön mukaan hauissa käytettävä kieli. Kielen valinta vaikuttaa esimerkiksi sanojen taivutusmuotojen käsittelyyn hauissa. Jos dokumenttivarastossa on sisältöä usealla kielellä, valitse hauissa pääasiallisesti käytetty kieli. Voit määrittää ensisijaisen kielen lisäksi toissijaisen kielen, mikäli ensisijaiselle kielelle on kielianalysaattorituki. Kielianalysaattorituki kattaa epäsäännöllisiin taivutusmuotoihin liittyviä hakuparannukset sekä sanojen pilkkomisen osiin yhdyssanojen osalta. Valitse ensisijaiseksi kieleksi käytetyin kieli ja lisäksi halutessasi toissijaiseksi kieleksi vähemmän käytetty kieli. Käytännössä näiden kielten järjestyksellä ei ole suurta merkitystä hakutuloksiin. Huom. Kielen tai kielten valinnat vain lisäävät hakutulosten löytyvyyttä. Vaikka tiettyä kieltä ei olisi lisätty, saat kuitenkin tuloksia sisällön mukaan haussa käyttämällä ko. kielen sanoja. Kielen valinta vaikuttaa lähinnä juuri sellaisissa tapauksissa, kun haetaan esimerkiksi sanan eri taivutusmuodoilla. Katso myös huomautukset kohdasta Palvelin (sivu 165). 181 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Kuvake Voit vaihtaa uuden varaston kuvakkeen, jotta sopivan varaston valinta tapahtuu helpommin, mikäli ympäristössä on käytössä useita varastoja. Kuvakkeen valintaikkuna avataan napsauttamalla Tuo.... Voit palata oletuskuvakkeeseen napsauttamalla Käytä oletusta. Lisäasetukset Tietokantamoottorin määrittely Dokumenttivaraston lisäasetuksissa sinun tulee määrittää, käytätkö Firebirdiä vai Microsoft SQL Serveriä dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen. Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Se toimii osana M-Files-palvelin-palvelua, ja sitä on yksinkertaista käyttää, koska se ei vaadi mitään erillisasennuksia. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa tai ellet osaa vielä tässä vaiheessa arvioida valinnan vaikutusta. Siirtyminen myöhemmin Firebird-tietokantamoottorin käytöstä Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttöön on helppoa. Siirtyminen Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käytöstä Firebirdiin sen sijaan ei ole mahdollista. Microsoft SQL Server on erikseen hankittava ja asennettava SQL-tietokantamoottori. Microsoft SQL Serverin käyttö on suositeltavaa suurten dokumenttivarastojen kanssa, mutta se edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan. Huom. Dokumenttivaraston tietokannan rakennetta tai sisältöä ei saa koskaan muokata suoraan esimerkiksi tietokantajärjestelmän hallintatyökaluilla.Vain M-Files-palvelin-palvelu saa muokata tietokannan sisältöä. Muuta kautta tehdyt muutokset vaarantavat tietokannan loogisen eheyden ja saattavat johtaa ohjelmiston virheelliseen toimintaan ja tiedon häviämiseen. Dokumenttivaraston rakennetta ja sisältöä saa siis muokata ainoastaan M-Files-asiakasohjelmiston, M-Files-palvelimen hallinta -työkalun ja M-Files APIn kautta. 7 M-Files-palvelimen hallinta 182 M-Files® 10 Kuva 119: Valitse tietokantamoottori, jota käytät dokumenttivaraston tietojen tallentamiseen. Käytä Firebirdiä Firebird on M-Filesiin sisältyvä sulautettu SQL-tietokantamoottori. Valitse tietokantamoottoriksi Firebird, ellei sinulla ole erityistä syytä valita Microsoft SQL Server -vaihtoehtoa. Tässä kohdassa määritettävään varaston kansioon palvelimella tallentuvat fyysisesti kaikki dokumenttivaraston tiedot. Oletusarvoisesti tiedostot tallennetaan saman kansion alle kuin metatiedotkin. Voit määritellä tiedostotyyppisen tiedon sijaitsemaan kuitenkin eri paikkaan kuin metatiedot Lisäasetuksista löytyvän Erillinen sijainti tiedostodatalle -valinnan avulla. Näin voit määritellä tiedostojen sijainniksi vaikkapa ison verkkolevyn tai tiedostopalvelimen tarjoaman tallennuspaikan. Suositus on, että metatiedot ja tiedostot sijaitsevat samassa paikassa. 183 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Kuva 120: Metatietojen ja tiedostodatan sijainnit Firebirdiä käytettäessä. Käytä Microsoft SQL Serveriä Firebirdin lisäksi tietokantajärjestelmänä voidaan käyttää Microsoft SQL Serveriä (2005, 2008, 2008 R2 tai 2012). M-Files tukee kaikkia versioita, kuten Express Editionia, Standard Editionia ja Enterprise Editionia. SQL Serveriä käytettäessä tietokantapalvelimen muistia voidaan käyttää tehokkaammin ja myös suurten tietovarastojen varmuuskopiointi tehostuu. Esimerkiksi ongelma- tai virhetilanteissa voidaan viiveettä siirtyä käyttämään peilattua tietokantapalvelinta. Suosittelemmekin Microsoft SQL Serveriä käytettäväksi suurien dokumenttivarastojen kanssa, jotka sisältävät satojatuhansia tai tätä suurempia määriä dokumentteja tai muita kohteita. Isojen dokumenttivarastojen kanssa Microsoft SQL Serverillä saavutetaan parempi kokonaissuorituskyky kuin Firebirdillä. Microsoft SQL Server -tietokantamoottorin käyttö kuitenkin edellyttää, että järjestelmänvalvoja osaa entuudestaan Microsoft SQL Serverin hallinnan. Huom. Microsoft SQL Server -lisenssit eivät sisälly M-Filesin lisensseihin, eli ne on hankittava erikseen. Microsoft SQL Server voi sijaita samalla koneella kuin M-Files-palvelin, tai se voi olla sijoitettuna eri palvelimelle. Mikäli SQL Server sijaitsee eri palvelimelle, tulee M-Files-palvelimen ja SQL Serverin välillä olla nopea verkkoyhteys. Ohjeita SQL Serverin tehokkaan toiminnan varmistamiseksi löytyy Microsoft SQL Server -tuotteen dokumentaatiosta.Yleensä kannattaa ensimmäiseksi varmistaa, että SQL Server -koneella on paljon muistia. Luonnollisesti myös prosessorien määrä ja nopeus sekä kiintolevyjen nopeus vaikuttavat tehokkuuteen merkittävästi. 7 M-Files-palvelimen hallinta 184 M-Files® 10 Kuva 121: M-Files tarjoaa tietokannan nimeksi dokumenttivarastolle annettua nimeä. Kun dokumenttivaraston tietokantamoottorina käytetään Microsoft SQL Serveriä, M-Files-palvelin varastoi dokumenttivaraston tiedot kyseiseen tietokantaan. Tietokannan ulkopuolelle jäävät tietyt toissijaiset tiedot, joita ei tarvitse varmuuskopioida, kuten hakuja nopeuttavat hakuindeksit ja tietyt väliaikaiset tiedostot. Tiedostodatan sijainti Tiedostodata voidaan tallentaa Microsoft SQL Serverin tietokantaan tai muuhun sijaintiin, esimerkiksi verkkolevylle. Voit valita: • Tallenna tiedostodata varaston tietokantaan. • Tallenna tiedostodata tiedostojärjestelmäkansioon. Tällä vaihtoehdolla voit määrittää vapaasti sijainnin, esim. tallentaa tiedostot verkkolevylle tai muuhun sijaintiin. Voit myös suojata tiedostodatan määrittämällä tilin tiedostodatan käsittelyä varten. Varmuuskopiointi Järjestelmänvalvoja vastaa dokumenttivaraston tietokannan varmuuskopioinnista ja varmuuskopioinnin ajastamisesta. Varmuuskopiointi suoritetaan käyttäen SQL Serverin omia hallintatyökaluja tai kolmansien osapuolten tarjoamia varmuuskopiointiratkaisuja. Varmuuskopiota palautettaessa järjestelmänvalvoja ensin palauttaa dokumenttivaraston tietokannan SQL Serveriin valitsemallaan menetelmällä, ja sen jälkeen dokumenttivarasto liitetään uudelleen M-Filesiin Liitä dokumenttivarasto -toiminnolla. 185 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Siirrä Microsoft SQL Serverille Voit helposti siirtyä käyttämään Firebirdin sijasta Microsoft SQL Serveriä dokumenttivaraston tietokantamoottorina. Siirrä Microsoft SQL Serverille -toiminnon löydät Toiminta-valikosta. Voit ainoastaan siirtää Firebirdiä käyttäviä dokumenttivarastoja käyttämään Microsoft SQL Serveriä. Siirtoa Microsoft SQL Serveriltä Firebirdille ei tueta. Jäljitysketjun ominaisuudet M-Files tukee sähköisten tiedostojen ja allekirjoitusten hallintaa FDA 21 CFR Part 11 -vaatimusten mukaisesti. Sähköinen allekirjoitus vaatii eSigning and Compliance -moduulin (aiemmin FDA 21 CFR Part 11 -moduuli), joka on saatavana lisämaksusta. eSigning and Compliance -moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Jotta voit ottaa eSigning and Compliance -moduuli käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi asennettuna. Tämän lisäksi jäljitysketjun varastokohtaiset ominaisuudet on aktivoitava. Avaa Ominaisuudet-ikkuna siitä varastosta, jolle haluat aktivoida nämä ominaisuudet, ja ota Lisäasetukset-välilehdellä käyttöön Jäljitysketjun ominaisuudet: eSigning and Compliance . Sähköiset allekirjoitukset toimivat automaattisesti lisenssikoodin asennuksen myötä ilman varastokohtaista aktivointia. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11 -vaatimustenmukaisuus) (sivu 188). Suojausasetusten ominaisuudet Jotta voit käyttää laajennettuja automaattisia suojausasetuksia sen jälkeen, kun olet päivittänyt dokumenttivaraston 7.0-versiosta tätä uudempaan versioon, tulee laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset ottaa manuaalisesti käyttöön. 8.0-versiossa (tai uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut automaattiset suojausasetukset ovat oletuksena käytössä, jolloin tätä aktivointia ei tarvitse erikseen tehdä. Huom. Et voi perua tätä toimintoa. Huom. Jos olet aiemmissa M-Files-versioissa määritellyt arvoille automaattisia suojausasetuksia, on erittäin suositeltavaa tarkistaa, että suojausasetukset toimivat edelleen halutulla tavalla. Tutustu automaattisiin suojausasetuksiin kohdassa Automaattiset suojausasetukset (sivu 247). Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppitai luokkakohtaisesti. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tulee sinun lisäksi sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Katso lisätietoja kohdasta Uusi ominaisuusmäärittely (sivu 252). Liitä dokumenttivarasto Dokumenttivarasto on saatettu irrottaa (katso kohta Yksittäinen dokumenttivarasto (sivu 207)) M-Files-palvelimelta, jolloin kaikki dokumenttivaraston tiedot säilyvät tallessa valitussa 7 M-Files-palvelimen hallinta 186 M-Files® 10 tiedostokansiossa kiintolevyasemalla, mutta dokumenttivarasto ei ole rekisteröitynä palvelimella. Jos dokumenttivarasto halutaan ottaa uudelleen käyttöön, voidaan se liittää takaisin M-Files-palvelimelle tällä toiminnolla. Jos esimerkiksi tilanpuutteen vuoksi haluat siirtää dokumenttivaraston C: -asemalta E: -asemalle, se onnistuu Irrota- ja Liitä-toiminnoilla. Katso lisätietoja dokumenttivaraston alkuperäisestä identiteetistä kohdasta Palauta dokumenttivarasto (sivu 187) . Kuva 122: Useimmissa tapauksissa on suositeltavampaa käyttää oletusasetusta Liitä käyttämällä alkuperäistä identiteettiä. Palauta dokumenttivarasto Dokumenttivarastosta otetun täyden varmuuskopion ja muutosvarmuuskopion (katso Uusi ajoitettu varmuuskopiotyö (sivu 204)) voi palauttaa Palauta dokumenttivarasto -toiminnolla. Määrittele ensin lähde (varmuuskopiotiedostot palvelimella), josta varmuuskopio (ja halutessasi myös muutosvarmuuskopio) palautetaan. Voit määritellä myös, palautetaanko dokumenttivarasto uutena (jolloin M-Files luo dokumenttivarastolle uuden identiteetin) vai käyttäen dokumenttivaraston alkuperäistä identiteettiä. Identiteetti vaikuttaa siten, että dokumenttivarastoyhteydet otetaan palvelimelle dokumenttivaraston identiteetin mukaan (palvelimella dokumenttivaraston nimeä voidaan muuttaa ja dokumenttivarastoyhteyden nimihän voi olla peruskäyttäjällä asiakasohjelmistossa mikä tahansa). 187 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Vaikka dokumenttivarasto olisi esimerkiksi tuhottu, voit palauttaa sen, mikäli varmuuskopio on otettu. Katso lisää varmuuskopioinnista kohdasta Ajoitetut työt (sivu 204). Kuva 123: Varmuuskopiot palautetaan tarvittaessa Palauta varmuuskopio -toiminnolla. 7.4 Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11 -vaatimustenmukaisuus) M-Filesin avulla yritykset voivat hallita dokumenttejaan sekä prosessejaan laadukkaasti ja tehokkaasti. M-Filesin toimintojen avulla voidaan noudattaa erilaisia määräyksiä, hyviä tuotantotapoja, yleisiä toimintamenettelyitä sekä standardien mukaista dokumentointia. Lisäksi M-Filesin avulla voidaan hallita ja seurata päivittäiseen liiketoimintaan liittyviä yleisiä dokumentteja. M-Files vastaa myös erikoistarpeisiin, jotka koskevat tallenteita sekä erilaisten määräysten ja standardien noudattamista. M-Files tukee esimerkiksi seuraavia standardeja ja ohjeistuksia: ISO 9000 -sarja, FDA 21 CFR Part 11, EU GMP Annex 11, HIPAA ja Sarbanes-Oxley. M-Filesin avulla voidaan toteuttaa myös TLL-4-yhteensopivia 7 M-Files-palvelimen hallinta 188 M-Files® 10 tietojärjestelmiä (TLL 4 on valtionhallinnossa ja Puolustusvoimissa käytössä oleva tietoturvaluokitus). M-Files tarjoaa tuen sähköisten tallenteiden ja allekirjoitusten hallinnalle, joilla täytetään FDA 21 CFR Part 11 -vaatimukset. Tähän sisältyy niin dokumenteille tehtyjen toimenpiteiden yksityiskohtaisen jäljitysketjun ylläpito, yksittäisten toimenpiteiden suojattu seuraaminen kuin myös käyttäjätunnuksella varmennettavat sähköiset allekirjoitukset. Aktivointi eSigning and Compliance -moduuli sisältää edellä mainitut tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. sSigning and Compliance -moduuli on lisämaksullinen osio. Jotta voit ottaa eSigning and Compliance -moduuli käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä lisenssikoodi M-Files-palvelimen hallinnassa (katso lisätietoja kohdasta Lisenssinhallinta (sivu 166)). Tämän lisäksi jäljitysketjun ominaisuudet tulee aktivoida varastokohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Lisäasetukset (sivu 182). Sähköiset allekirjoitukset toimivat automaattisesti lisenssikoodin asennuksen myötä ilman varastokohtaista aktivointia. Lisätietoja Lisätietoja eSigning and Compliance -laajennuksista sekä sähköisistä allekirjoituksista saat kohdista Tapahtumakirjanpito (sivu 312) ja Sähköinen allekirjoitus (sivu 276). M-Filesin avulla voidaan noudattaa myös muita standardeja, laatujärjestelmiä, vaatimustenmukaisuustarpeita, ohjeistuksia sekä eri alojen omia käytäntöjä ja prosesseja. Lokimerkinnät, kirjausketjut, versiohistoria sekä sähköiset allekirjoitukset ovat osa M-Filesin tarjoamia toiminnallisuuksia. Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka M-Files voi tukea liiketoimintaasi noudattamalla soveltuvia standardeja ja määräyksiä, ota meihin yhteyttä osoitteessa [email protected]. 7.5 Yhteistoiminta eri varastojen välillä M-Files mahdollistaa monentasoisen yhteistoiminnan eri dokumenttivarastojen välillä. Yhteistoiminnan avulla voit esimerkiksi: • replikoida dataa eri toimipisteiden välillä, mikä mahdollistaa työskentelyn eri toimipisteiden välillä aina, vaikka verkkoyhteydet olisivat hitaita tai katkeaisivat • arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon • varmuuskopioida dataa omalle palvelimelle asennetusta varastosta pilvipalvelussa olevaan varastoon, jolloin käyttäjät voivat ottaa yhteyden välittömästi pilvipalveluun, mikäli omalle palvelimelle asennetun varaston kanssa on ongelmia • keskittää dataa useista M-Files-varastoista yhteen varastoon 189 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta • käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin, jolloin eri varastojen sisällöt, metatietorakenteet ja suojausasetukset voidaan mukauttaa eri toimintoihin tai liiketoimintayksiköille sopiviksi • julkaista tietyt dokumentit erilliseen varastoon sidosryhmiä varten • luoda suhteita eri varastoissa olevien kohteiden välille, jolloin kohteet voivat sijaita eri varastoissa yrityksen toimintojen mukaisesti. Yhteistoiminnan avulla voit siis jakaa dokumentteja ja muita kohteita tehokkaasti eri varastojen välillä. Voit esimerkiksi määrittää tietyt dokumentit jaettaviksi yrityksen varastosta julkaisuvarastoon. Näin voit helposti tarjota aina ajan tasalla olevat hinnastot, tuotekuvaukset, esitteet ja muut tiedot asiakkaille tai yhteistyökumppaneille erillisessä julkaisuvarastossa ilman manuaalista kopiointia tai tietojen vanhentumista. Huom. Jos M-Files on asennettu usealle palvelimelle, lisäpalvelimilla on oltava M-Files-lisäpalvelinlisenssi asennettuna. Esimerkiksi, jos haluat replikoida tietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, lisäpalvelimilla on oltava tämä lisenssi asennettuna. 7.5 Yhteistoiminnan vaatimat asetukset Metatietomäärittelyiden yhdistäminen Jotta voit yhdistää ja synkronoida metatietoja varastojen välillä, metatietomäärittelyiden on myös oltava yhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä Metatietojen yhdistämisen lisäksi kohteet ja arvot tulee päivittää eli synkronoida tietyin aikavälein, jotta eri varastoissa sijaitseva data olisi ajan tasalla. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Tällöin lähdevarastosta viedään dataa, joka sitten vastaavasti tuodaan toiseen varastoon. Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla tämä sisällön synkronointi voidaan tehdä esimerkiksi 15 minuutin välein. Näin kohdevarastossa on aina ajan tasalla olevaa dataa. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322). Synkronointi voi olla myös kahdensuuntaista eri varastojen välillä tai synkronointi voidaan tehdä usean eri varaston välille. Vientityötä määriteltäessä voit käyttää suodatinta, mikäli haluat viedä ja julkaista ainoastaan tietyt dokumentit tai muut kohteet kohdevarastoon. Metatietomäärittelyiden yhdistäminen Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä, tulee metatietomäärittelyiden myös olla yhdistettävissä varastojen välillä. Metatietomäärittelyiden välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Tietyt metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti. Osa 7 M-Files-palvelimen hallinta 190 M-Files® 10 yhdistetään automaattisesti varaston rakenteen mukaisesti, mutta joidenkin osalta metatietomäärittelyiden yhdistäminen on tehtävä manuaalisesti aliaksia käyttäen. Varaston käyttötarkoitus vaikuttaa metatietorakenteen luontiin ja yhdistämiseen Metatietojen välinen yhdistäminen voidaan tehdä eri tavoin riippuen varastojen käyttötarkoituksesta. Kohdevarastoa voidaan käyttää arkistointiin, replikointiin, varmuuskopiointiin ja julkaisuun. Tämän takia ennen mahdollisen kohdevaraston luontia kannattaa käydä läpi, mikä on toteutukseltaan helpoin ja paras tapa luoda haluttu kohdevarasto. Mikäli yhdistäminen ja synkronointi tehdään kahden tai useamman olemassa olevan varaston välillä, tarkista metatietomäärittelyiden yhdistäminen ja määrittele ajoitetut vientija tuontityöt varastojen välille. Täydellinen kopio (esim. replikointi, arkistointi ja varmuuskopiointi) Mikäli halutaan, että varastot ovat täydellisiä vastineita toisiinsa nähden niin metatietojen kuin sisällön osalta, ensin kannattaa luoda kohdevarasto varmuuskopioinnin tai varaston kopioinnin kautta, jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tällöin varsinkin metatietomäärittelyt saadaan automaattisesti täsmäämään niin nimien kuin ID:eiden osalta eikä erillistä aliasten määrittelyä tarvitse tehdä metatietomäärittely kerrallaan. Huom. Varaston luonnin jälkeen luodut metatietomäärittelyt tulee kuitenkin manuaalisesti yhdistää eri varastojen välillä aliaksia käyttäen. Osittain sama metatietorakenne ja osittain sama sisältö (esim. yrityksen sisällä eri käyttöön tarkoitetut varastot) Mikäli haluat, että metatiedot täsmäävät suurimmaksi osaksi eri varastojen välillä, kannattaa harkita, luodaanko kohdevaraston metatietorakenne metatietorakenteen viennin kautta (katso Vie rakenne (sivu 328)), jonka jälkeen vasta määritellään vienti- ja tuontityöt. Tämän jälkeen kohdevarastossa on hyvä tarkistaa, että metatietorakenne vastaa kohdevaraston käyttöä. Huom. Varaston luonnin jälkeen luodut metatiedot on kuitenkin manuaalisesti yhdistettävä eri varastojen välillä aliaksia käyttäen. Eri metatietorakenne, mutta osittain sama sisältö (esim. tiettyjen kohteiden julkaisu varastosta toiseen) Mikäli vain tietyt kohteet ja tietyt metatiedot halutaan julkaista ns. julkaisuvarastoon, kannattaa yleensä julkaisuvaraston metatietorakenne luoda erillään lähdevaraston metatietorakenteesta. Tällöin kaikille muille kuin sisäänrakennetuille metatietomäärittelyille on määriteltävä aliakset, jotta metatiedot voidaan yhdistää synkronoinnin yhteydessä. 191 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Metatietojen yhdistäminen M-Files yhdistää metatietoja oletusarvoisesti seuraavilla tavoilla (merkitysjärjestyksessä): • Sisäänrakennetut metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti riippumatta siitä, miten varastojen metatietorakenteet on luotu tai miten yhdistäminen tehdään. Tällaisia metatietomäärittelyitä ovat esimerkiksi Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut, Avainsanat jne. Julkaisukäytössä voidaan haluta piilottaa jotakin näistä; esimerkiksi dokumentin luojaa ei välttämättä haluta näyttää julkaisuvarastossa. Näitä sisäänrakennettuja metatietoja voidaan muokata julkaisukäyttöön sopivaksi rekisteriasetuksissa ja oikeusasetuksilla. • Kaikilla arvoilla on GUID-tunniste (globally unique identifier). Mikäli varastojen välillä GUID-tunnisteet täsmäävät, metatietomäärittelyt yhdistetään aina automaattisesti. • Mikäli varastojen välillä aliakset täsmäävät, tehdään aina metatietomäärittelyiden yhdistäminen. Alias on määritettävä manuaalisesti jokaisessa varastossa erikseen kyseiselle metatietomäärittelylle. Lisätietoja saat kohdasta Aliakset varastojen välisten metatietojen yhdistämiselle. • Mikäli sekä metatietomäärittelyn ID että nimi täsmäävät, tehdään metatietojen yhdistäminen automaattisesti. Tätä oletusasetusta voidaan muuttaa rekisteriasetuksissa. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. Huomaa myös, että mikäli metatietorakenteet on luotu erillisinä eri varastoissa, ID:t eivät tällöin ole samat ja yhdistäminen on tehtävä aliaksia käyttäen. • Voit myös käyttää tuodun metatietomäärittelyn nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole käytettävissä. Siinä tapauksessa sinun on määritettävä alias ainoastaan kohdevarastoon käyttämällä lähdevaraston metatietomäärittelyn nimeä. Lisätietoja saat lukemalla Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla kohdasta Tuo sisältöä (sivu 329). • Mikäli edellä mainittujen lisäksi halutaan tehdä yhdistäminen pelkän nimen mukaan, voidaan tämä määritys ottaa mukaan rekisteriasetuksissa. Tällöin metatietomäärittelyn nimen, esim. Puhelinnumero, on oltava sama eri varastoissa. Oletusasetuksia käytettäessä pelkkä nimi ei riitä yhdistämään metatietoja. Huomaa, että yhdistämisessä nimen mukaan käytetään varastojen oletuskielten mukaisia nimiä. Aliakset eri varastojen väliselle metatietojen yhdistämiselle Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja "ID+nimi"-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetään automaattisesti, tulee muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen tehdä aliaksia käyttäen. Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa. Ts. alias on yhteinen tunniste samalle metatietomäärittelylle eri varastojen välillä. 7 M-Files-palvelimen hallinta 192 M-Files® 10 Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojen välille. Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core. Tarkista, että kaikille haluamillesi metatietomäärittelyille löytyvät riittävät määrittelyt yhdistämistä varten. Käy läpi: kohdetyypit, arvolistat, ominaisuusmäärittelyt, luokat ja luokkaryhmät, työnkulut ja työnkulut tilat, käyttäjäryhmät sekä nimetyt käyttöoikeusluettelot. Löydät näiden metatietomäärittelyiden ominaisuuksista Lisäasetukset-välilehden, jossa voit määritellä aliaksen tai aliaksia metatietomäärittelylle. Esimerkiksi lähdevarastossa on ominaisuusmäärittely Puhelinnumero, jonka varastokohtainen ID on 1001. Semanttisesti vastaava ominaisuusmäärittely on myös kohdevarastossa, mutta varastokohtainen ID on 1005 (nimi voi olla sama Puhelinnumero tai eri, esim. Puhelin tai Phone number) oletuskielellä. Mikäli nämä halutaan yhdistää, tulee molempiin varastoihin määrittää ko. ominaisuusmäärittelyille yhteinen alias. Alias voi olla mikä tahansa, esim. Puhelinnumero tai dc.PhoneNumber, kunhan se on molemmissa varastoissa sama. Alias ei näy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmiston puolella, eli käyttäjät näkevät varastokohtaisen ominaisuusmäärittelyn nimen kuten ennenkin. Huom. Jos kohdevarastosta löytyy useita metatietomäärittelyitä samalla aliaksella, yhdistäminen ohitetaan näiden osalta eikä tietoja tuoda kohdevarastoon. Käyttäjätilit Kohdevaraston käyttötarkoituksesta riippuen kohdevaraston käyttäjät voivat olla samoja tai täysin eri käyttäjiä kuin lähdevaraston käyttäjät. Mikäli haluat antaa tietyille käyttäjille oikeudet molempiin varastoihin ja/tai metatiedot halutaan synkronoida Käyttäjät-arvolistan osalta, luo käyttäjille samannimiset käyttäjätilit molempiin varastoihin. Käyttäjätilejä ei siis automaattisesti synkronoida varastojen välillä. Suhteessa olevat kohteet eri varastoissa Yhteistoiminta eri varastojen välillä mahdollistaa myös suhteiden luonnin kohteiden välillä, jotka sijaitsevat eri varastoissa. Kohteita ei viedä varastosta toiseen, vaan suhde luodaan viittaamalla toisessa varastossa sijaitsevaan kohteeseen, eli alkuperäiseen kohteeseen luodaan linkki. Myös tällöin kohteiden kohdetyypit pitää olla yhdistettävissä, mutta kohteiden synkronointia (sisällön replikointia) ei tarvitse tehdä, koska kohteita ei siirretä varastosta toiseen. Katso lisätietoja kohdasta Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä (sivu 94). 193 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä Tässä luvussa on kerrottu lisätietoja kohteiden ja niiden arvojen synkronointiin liittyen. Nämä asiat on hyvä käydä läpi ennen varsinaisen synkronoinnin määrittämistä. Varsinainen synkronointi toteutetaan sisällön replikointi -toimintoja käyttäen. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322). Kohteet Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat metatietomäärittelyt voidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja arvojen synkronointi varastojen välillä. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Katso lisätietoja luvusta Sisällön replikointi ja arkistointi (sivu 322). Huom. Ainoastaan arvot, joille on sisäänrakennettu kohdetyyppi, synkronoidaan automaattisesti. Muiden kohdetyyppien osalta tulee joko aliaksen tai "ID+nimi"-yhdistelmän täsmätä, jotta ko. kohdetyyppiä olevat kohteet tuodaan kohdevarastoon tuontityön yhteydessä. Tarkista siis, että nämä määrittelyt ovat kunnossa. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Valittujen kohteiden julkaisu varastosta toiseen Mikäli haluat julkaista vain tietyt kohteet varastosta toiseen, voit tehdä sen käyttämällä hakusuodatinta sisällön vientityötä määriteltäessä. Tarkista lisäksi, että julkaistavien kohteiden kohdetyypit voidaan yhdistää joko automaattisesti tai aliasten avulla. Ristiriidat ja niiden selvittäminen Kun kohteita muokataan samaan aikaan eri varastoissa, saattaa tämä aiheuttaa ristiriitatilanteita, kun tietoja ollaan synkronoimassa esimerkiksi lähdevarastosta A kohdevarastoon B. Ristiriidan havaitessaan M-Files luo kohteesta ns. ristiriitakohteen, joka voidaan selvittää lähde- tai kohdevaraston version hyväksi. Löydät tällaiset ristiriitakohteet suhteiden kautta: jos kohteella on ristiriitoja, löydät nämä Ristiriidat-ryhmittelyotsikon alta. Lisäksi löydät kaikki ristiriitakohteet Ristiriidat-näkymää käyttäen (oletuksena piilotettu). Selvitä ristiriidat joko pitämällä kohdevaraston muutokset ( Pidä nämä muutokset ) tai hylkäämällä ne (Hylkää nämä muutokset). Jälkimmäisellä vaihtoehdolla lähdevaraston versio tulee käyttöön. Ristiriitaa selvitettäessä sinulla tulee olla muokkausoikeus varsinaiseen kohteeseen sekä ko. ristiriitakohteeseen samassa varastossa. Mikäli synkronointi (sisällön replikointi) on kahdensuuntainen, selvitä ristiriita molemmissa varastoissa, jotta ristiriitatilanne saadaan päättymään. Metatietojen arvot Arvolistojen arvot 7 M-Files-palvelimen hallinta 194 M-Files® 10 Kun varastojen metatietorakenteet on määritelty tarpeiden mukaan ja tarvittavat metatietomäärittelyt voidaan yhdistää, tehdään varsinainen kohteiden ja niiden arvojen synkronointi varastojen välillä. Eri varastojen välinen datan synkronointi tapahtuu sisällön replikoinnin avulla. Huomaa kuitenkin, että jos arvoa ei ole olemassa kohdevarastossa tai sitä ei pystytä luomaan normaalina arvolistan arvona tuontityön yhteydessä (esim. sisäänrakennetut, kuten luokat, työnkulut ja käyttäjät), silloin arvon nimi näkyy metatiedoissa muodossa "Arvon nimi XYZ(poistettu)". Eli jos arvoa ei löydy tuonnin jälkeen kohdevaraston metatietorakenteesta, se näkyy "Arvon nimi XYZ (poistettu)" -arvona. Huom. Tuotavien arvojen oletussuojausasetuksena käytetään kohdevaraston arvolistoittain asetettua oletussuojausta uusille arvoille. Tästä seuraa, että arvon nimi saattaa olla näkyvissä riippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi dokumentin luojan nimi näkyy julkaistun dokumentin metatiedoissa "Luonut: Käyttäjä XYZ (poistettu)" -arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli et halua näitä tietoja näkyviin toisessa varastossa. Suhteessa olevat kohteet Kohteen metatiedot sisältävät tietoa suhteessa olevista toisista kohteista. Esimerkiksi dokumentti voi olla suhteessa projektiin tai asiakkaaseen. Kun kohteita viedään toiseen varastoon, ei niihin suhteessa olevia kohteita välttämättä kuitenkaan haluta viedä kohdevarastoon. Esimerkiksi kohdevarastoon voidaan viedä dokumentteja, mutta ei projekteja tai asiakkaita (esimerkiksi julkaisukäytössä julkaistaan hinnastot ja esitteet, mutta ei asiakastietoja).Tällöin suhteessa oleva kohde näkyy kuitenkin kohteen metatiedoissa pikakuvakkeena (tai harvemmissa tapauksissa "Arvon nimi XYZ(poistettu)" -arvona). Tällöin kohde viittaa lähdevarastoon eikä sitä ole tuotu aitona kohteena kohdevarastoon. Lisätietoja saat kohdasta Suhteet eri varastoissa sijaitsevien kohteiden välillä (sivu 94). Huom. Suhteessa olevan kohteen oletussuojausasetuksena käytetään tuonnin yhteydessä kohdevaraston kohdetyypeittäin asetettua oletussuojausta uusille kohteille. Tästä seuraa, että suhteessa olevan kohteen nimi saattaa olla näkyvissä tuodun/julkaistun kohteen metatiedoissa riippumatta sen suojausasetuksista lähdevarastossa. Esimerkiksi asiakkaan tai projektin nimi saattaa näkyä julkaistun dokumentin metatiedoissa pikakuvakkeena tai "Arvon nimi XYZ (poistettu)" -arvona. Tarkista tarvittaessa suojausasetukset ja metatietomäärittelyiden yhdistäminen, mikäli et halua näitä tietoja näkyviin toisessa varastossa. 7.6 Välimuistireplikavarastot Dokumenttivarastoja voidaan replikoida pääpalvelimelta maantieteellisesti eri paikassa sijaitseville replikapalvelimille. Kohteiden haku replikapalvelimelta nopeuttaa useasti käytettävien dokumenttien avaamista, koska haku pääpalvelimelta voi olla hidasta johtuen tietoliikenneyhteyksistä. Replikapalvelimen käyttö siis nopeuttaa toistuvasti käytettävien 195 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta dokumenttien hakua maantieteellisesti eri paikoissa sijaitsevien toimipisteiden asiakaskoneilla. Välimuistireplikavarastot tarvitsevat yhteyden pääpalvelimelle, kun taas täysreplikointia voidaan käyttää, vaikka yhteys pääpalvelimelle katkeaisi. Katso lisätietoja täysreplikoinnin toteuttamisesta kohdasta Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 189). Dokumenttivarasto replikoidaan pääpalvelimelta replikapalvelimelle (ns. välipalvelimelle). Replikapalvelimella sijaitsevasta dokumenttivarastosta käytetään nimitystä välimuistireplikavarasto. M-Files-asiakasohjelmiston asetuksissa dokumenttivarastoyhteys muodostetaan välimuistireplikavarastoon samaan tapaan kuin muihin dokumenttivarastoihin. M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjä näkee ainoastaan välimuistireplikavaraston nimen. Eli käyttäjä ei tiedä, onko varasto replikoitu vai ei. 7.6 Tarvittavat oikeudet replikoinnille M-Files-ohjelmiston asennusta varten tulee olla järjestelmänvalvojan oikeudet replikapalvelinkoneelle. Nämä oikeudet tarvitaan, jotta M-Files-ohjelmisto saadaan asennettua replikapalvelimelle. Lisäksi järjestelmänvalvojan oikeuksia tarvitaan siinä vaiheessa, kun välimuistireplikavarastoa määritetään. Lisäksi välimuistireplikavaraston määritystä varten tulee olla tavallisen käyttäjän käyttäjätunnus, jolla on tavalliset oikeudet pääpalvelimella sijaitsevaan dokumenttivarastoon. Huom. Vaatimus järjestelmänvalvojan oikeuksista koskee siis kuitenkin vain oikeuksia replikapalvelimelle. Pääpalvelimelle ei replikoinnin määrittämisen yhteydessä tarvita missään vaiheessa järjestelmänvalvojan oikeuksia. Lisätietoja saat kohdastaPalvelintason roolit / Järjestelmänvalvoja. 7 M-Files-palvelimen hallinta 196 M-Files® 10 Kuva 124: Välimuistireplikavaraston ominaisuuksissa määritellään replikoitavan dokumenttivaraston tiedot. 7.6 Palvelimen nimi Anna sen palvelinkoneen verkkonimi tai IP-osoite, jolle M-Files-palvelin on asennettuna ja jolla dokumenttivarasto sijaitsee. 7.6 Porttinumero Edellisessä kohdassa määriteltiin palvelin ja tässä kohdassa kyseisen palvelimen portti, johon ollaan yhteydessä. Määrittele nyt, mihin palvelimen porttinumeroon otetaan yhteyttä. Oletuksena M-Files käyttää porttia 2266. 7.6 Protokolla Määrittele, mitä protokollaa verkkoyhteys käyttää. Voit valita joko TCP/IP-, SPX- tai HTTPS-protokollan. 197 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta 7.6 Testiyhteys palvelimelle Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden dokumenttivarastoon. Yhteyden toimiminen on merkki siitä, että palvelin on vastannut yhteyskokeiluun. 7.6 Lähdevarasto Määrittele, mikä dokumenttivarasto palvelimelta replikoidaan. 7.6 Kokeile yhteyttä dokumenttivarastoon Kun olet määritellyt edellä läpikäydyt kentät, voit kokeilla, saatko yhteyden dokumenttivarastoon. Yhteyden toimiminen on merkki siitä, että dokumenttivarasto on vastannut yhteyskokeiluun. 7.6 Nimi Välimuistireplikavaraston nimi on automaattisesti sama kuin lähdevaraston. 7.6 Päivitä Päivitä-toiminnolla voit päivittää välimuistireplikavaraston nimen, kun lähdevaraston nimi on muuttunut. 7.6 Yksilöllinen ID Yksilöllinen ID on varastotunniste välimuistireplikavarastolle. Välimuistireplikavaraston ID on automaattisesti sama kuin lähdedokumenttivaraston yksilöllinen tunniste. M-Files-palvelin erottelee dokumenttivarastot tunnisteiden perusteella, jolloin se esimerkiksi osaa estää sen, että samaa varastoa ei voida replikoida kahteen kertaan samalle palvelimelle. 7.6 Välimuistin sijainti palvelimella Määrittele, mihin hakemistoon dokumenttivarasto replikoidaan palvelimelle. 7.6 Määritä käyttäjätili Valitse käyttäjätili, jota käytetään yhteyden muodostamiseen välimuistin sijaintihakemistoon. M-Files-palvelin käyttää tämän käyttäjätilin identiteettiä, kun se tallentaa tiedostoja välimuistin sijaintihakemistoon tai avaa tiedostoja sieltä. Käyttäjätili pitää olla määriteltynä silloin, kun sijaintihakemisto sijaitsee esimerkiksi verkkolevyllä, joka vaatii todentamisen (autentikoinnin) yhteyden muodostamiseksi. 7 M-Files-palvelimen hallinta 198 M-Files® 10 7.6 Välimuistitiedostodatan sijainti Välimuistitiedostodatan sijainti ilmaisee replikoitujen tiedostojen tarkan sijainnin välimuistin sijaintihakemiston alla. 7.7 Käyttäjätilit Dokumenttivarastolla on käyttäjiä, joiden pitää aluksi tunnistautua M-Files-palvelimelle. Siksi ennen käyttäjien luontia on luotava käyttäjätilit M-Files-palvelimelle. Näitä käyttäjätilejä liitetään dokumenttivarastoihin käyttäjiksi. Dokumenttivarastoihin voidaan valita eri käyttäjät käyttäjätileistä. Uusi käyttäjätili Voit aloittaa uuden käyttäjätilin luomisen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Käyttäjätilit puunäkymässä ja valitsemalla Uusi käyttäjätili... Kuva 125: Uuden käyttäjätilin luonti-ikkuna. 199 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Windows-tunnistus M-Files-palvelimen tunnistuksessa voidaan käyttää Windows-tunnistusta, jolloin dokumenttivarastoon kirjaudutaan samoilla tiedoilla kuin kirjaudutaan Windowsiin tai organisaation toimialueelle. Toimialueen tunnusten käyttäminen on nopein ja helpoin tunnistustapa. Tällöin ei tarvita uusia salasanoja eikä tunnuksia, mikä on varsin käyttäjäystävällinen tapa toimia. Katso lisää taulukosta Dokumenttivarastoyhteydet (sivu 22). M-Files-tunnistus M-Filesin omalla tunnistuksella pääsee kirjautumaan vain M-Filesiin. Jos organisaatiolla ei ole Windows-toimialuetta tai käyttäjää ei haluta tähän liittää, dokumenttivarastossa kannattaa käyttää M-Files-tunnistusta. Henkilötiedot Syötä käyttäjätilillesi sähköpostiosoite ja koko nimi. Näitä tietoja käytetään ilmoituksissa. Katso lisää ilmoituksista kohdasta Ilmoitukset (sivu 168). Jos käytössä on Windows-tunnistus, voit hakea henkilötiedot toimialueelta valitsemalla toiminnon Päivitä tiedot toimialueelta. Lisenssityyppi Valitse käyttäjätilille lisenssityyppi. Alla on lueteltu erilaiset lisenssityypit. Lisensseistä saat lisätietoa kohdasta Lisenssinhallinta (sivu 166). Nimetyn käyttäjän lisenssi Nimetyn käyttäjän lisenssi osoitetaan tietylle käyttäjätilille. Tällä käyttäjätilillä voidaan lisenssin puolesta aina käyttää M-Filesia, riippumatta muista käyttäjistä. Yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi Yksi yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi varataan, kun tätä lisenssityyppiä käyttävällä käyttäjätilillä kirjaudutaan sisään M-Filesiin. Kun käyttäjä kirjautuu ulos M-Filesista, kyseinen lisenssi vapautuu muiden tätä lisenssityyppiä käyttävien käyttäjätilien käytettäväksi. Vain luku -lisenssi Vain luku -lisenssit osoitetaan tietyille käyttäjätileille. Tällaisella käyttäjätilillä voidaan lisenssin puolesta aina käyttää M-Filesia, riippumatta muista käyttäjistä. Lisenssi on rajoitettu, joten kaikki M-Filesin toiminnot eivät ole käytössä tätä lisenssityyppiä käyttävillä käyttäjätileillä. Käytännössä tällaisen lisenssin käyttö estää dokumenttien luomisen ja muokkaamisen M-Filesissa, mutta lukuoikeudet säilyvät. Ulkoisen yhteyden lisenssi 7 M-Files-palvelimen hallinta 200 M-Files® 10 Ulkoisen yhteyden lisenssien avulla kolmannen osapuolen järjestelmät voivat lukea M-Files-tietokantaa anonyymisti. Tätä lisenssityyppiä tarvitaan esim. silloin, kun M-Files-dataa julkaistaan ohjelmallisesti intranet- tai extranet-ympäristössä rajoittamattomalle käyttäjämäärälle. Käyttäjätili on poissa käytöstä Tällä toiminnolla voit kätevästi määritellä, voiko käyttäjä kirjautua palvelimelle vai ei. Toimintoa kannattaa käyttää, jos tiliä ei haluta kokonaan poistaa, vaan sulkea se toistaiseksi pois käytöstä. Palvelintason roolit: Järjestelmänvalvoja Tämä rooli oikeuttaa käyttäjän tekemään kaikkia mahdollisia muutoksia palvelintasolla. Näitä ovat esimerkiksi muutokset palvelimen käyttäjätunnuksiin ja dokumenttivarastojen luonti sekä poisto. Järjestelmänvalvoja voi siis tehdä myös dokumenttivarastolle mitä vain. Tuo käyttäjätilejä Voit avata Tuo käyttäjätilejä -valintaikkunan napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Käyttäjätilit puunäkymässä ja valitsemalla Tuo käyttäjätilejä... 201 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Kuva 126: Käyttäjätilien tuonti toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin. Valitse tuotavat käyttäjät toimialueen, organisaatioyksikön sekä käyttäjäryhmän perusteella. Lisätietoja käyttäjäryhmien tuomisesta saat kohdasta Tuo käyttäjäryhmiä (sivu 234). Valitse myös lisenssityyppi uusille käyttäjätileille. Lisätietoja lisensseistä saat kohdista Lisenssityyppi ja Uusi käyttäjätili (sivu 199). Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät Voit palvelinkohtaisesti katsoa kyseisellä hetkellä sisäänkirjautuneet käyttäjät ja heidän lisenssityyppinsä napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Käyttäjätilit puunäkymässä ja valitsemalla Näytä sisäänkirjautuneet käyttäjät. Voit tarvittaessa pakottaa uloskirjautumisen tietyille käyttäjille, mikä mahdollistaa esimerkiksi muiden käyttäjien kirjautumisen sisään käytettäessä yhtäaikaisen käyttäjän lisenssejä. Toiminnot vaativat järjestelmänvalvojan oikeudet. 7 M-Files-palvelimen hallinta 202 M-Files® 10 7.8 Sovellukset Voit mukauttaa M-Files-asiakasohjelmiston käyttöliittymää ja toimintoja niin, että saat yrityksesi tehokkuuden kannalta tärkeät toiminnot etusijalle: Voit esimerkiksi luoda ja ottaa käyttöön HTML-pohjaisen metatietokortin ja muokata sen noudattamaan yrityksenne visuaalista ilmettä. Voit myös vähentää käyttäjille näytettävien toimintojen määrää M-Files-asiakasohjelmiston puolella. Huom. Sovellusten luominen vaatii ohjelmointiosaamista, HTML-kielen ja JavaScriptin tuntemusta. Ohjelmointiin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisää dokumentaatiota, integraation ohjekirja ja näytesovelluksia on sivulla http://www.m-files.com/UI_Extensibility_Framework. Huom. M-Files Web Access ei ole mukautettavissa. 7.8 Sovellusten asentaminen Sovellukset asennetaan aina varastokohtaisesti. Löydät Sovellukset napsauttamalla varaston päällä hiiren oikealla painikkeella. Kuva 127: Sovellukset asennetaan zip-paketteina. Voit myös asentaa sovelluksen suoraan M-Files-asiakasohjelmiston kautta (Asetukset > Sovellukset). Kysy lisätietoja teknisestä tuesta: [email protected]. 203 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta 7.8 Sovellusten käyttäminen Kun sovellus on asennettu M-Files-palvelimen hallinnassa varastokohtaisesti, on se käytettävissä M-Files-asiakasohjelmiston käyttäjille. Kun käyttäjä seuraavan kerran kirjautuu sisään ko. varastoon, ilmoittaa M-Files käyttäjälle uudesta sovellusta. • Jos kyseessä on valinnainen sovellus, voi käyttäjä valita, haluaako hän sallia sovelluksen käytön. • Mikäli kyseessä on pakollinen sovellus, käyttäjä ei pysty kirjautumaan ja käyttämään varastoa ennen sovelluksen hyväksymistä. Järjestelmänvalvoja voi tehdä myös esihyväksynnän käyttäjien puolesta rekisteriavaimen avulla. Käyttäjä voi myös ottaa sovelluksia käyttöön M-Files-asiakasohjelmiston Sovellukset-toiminnon kautta. Käyttäjä voi ottaa käyttöön sekä varastokohtaisia että asiakaskonekohtaisia sovelluksia. Nämä sovellusvalinnat ovat tietokonekohtaisia. Tietokonekohtaiset asetukset Huomaa, että tietokonekohtaiset asetukset vaikuttavat myös sovellusten käyttöön. Oletusasetuksena on, että käyttäjä on sallinut tietokonekohtaisesti M-Filesin käyttää sovelluksia, jotka on asennettu dokumenttivarastoon. Mikäli tämä asetus on pois päältä, ei valinnaiset eikä pakolliset varastokohtaiset sovellukset ole käytössä. 7.9 Ajoitetut työt Ajoitetuilla töillä teet varmuuskopioinnista automaattisen toiminnon. Varmuuskopiot tallentuvat kiintolevyasemalle tai verkkolevylle, josta ne voi siirtää esimerkiksi nauha-asemalle. Varmuuskopioita voi tarpeen tullen palauttaa M-Files-palvelimen hallinnassa (katso Palauta dokumenttivarasto (sivu 187). Töissä on lisäksi listattuna muita ajoitetusti suoritettavia toimintoja, kuten esimerkiksi tietokannan optimointi. Tietokannan optimointi mm. huoltaa tietokannan hakuindeksit, mikä varmistaa sen, että dokumenttivaraston käyttö pysyy nopeana tietomäärän muutoksista riippumatta. Uusi ajoitettu varmuuskopiotyö Dokumenttivarastoista voidaan ottaa kahdentyyppisiä varmuuskopioita: täysiä varmuuskopioita ja muutosvarmuuskopioita. Päätietokannasta voi ottaa vain täysiä varmuuskopioita. Täydet varmuuskopiot kannattaa ajastaa toistumaan harvemmin ja muutosvarmuuskopiot useammin. Sopiva varmuuskopiorytmi voisi olla esimerkiksi siten, että täysi varmuuskopio otetaan kerran viikossa ja muutosvarmuuskopio päivittäin. Näin levytilaa säästyy. Muista myös asettaa varmuuskopioinnit erikseen sekä dokumenttivarastolle että päätietokannalle. 7 M-Files-palvelimen hallinta 204 M-Files® 10 Kuva 128: Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät. 205 M-Files® 10 7 M-Files-palvelimen hallinta Kuva 129: Ajoitetun varmuuskopiotyön ominaisuudet -ikkunassa määritellään varmuuskopioinnin yksityiskohtia. Täysi varmuuskopio on kaikista kattavin kopio, mitä M-Filesilla saa. Se sisältää esimerkiksi kaikkien dokumenttien kaikki historiatiedot. Muutosvarmuuskopiota ei voi ottaa, jos ei ole ensin ottanut täyttä varmuuskopiota. Muutosvarmuuskopio sisältää kaikki muuttuneet tiedot edellisen täyden varmuuskopion jälkeen. Palauttaessa tällaista muutosvarmuuskopiota tarvitset täyden varmuuskopion ja viimeisimmän muutosvarmuuskopion tiedostot. Katso myös kohta Palvelin (sivu 165). 7 M-Files-palvelimen hallinta 206 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Tässä luvussa käsitellään kaikkia M-Files-palvelimen hallinnassa yksittäiselle dokumenttivarastolle käytettävissä olevia toimintoja ja asetuksia. Kuva 130: Dokumenttivarastolle käytettävissä olevia asetuksia. 8.1 Uusi dokumenttivarasto, Liitä dokumenttivarasto, Ominaisuudet Lisätietoja dokumenttivarastojen luomisesta ja liittämisestä sekä dokumenttivaraston ominaisuuksista saat kohdasta Dokumenttivarastot (sivu 180). 8.2 Kirjaudu ulos, Kirjaudu sisään Tällä toiminnolla voit kirjautua ulos dokumenttivarastosta palvelintasolla. Jos olet kirjautunut dokumenttivarastosta ulos, tämä toiminto vaihtaa nimekseen Kirjaudu sisään, jolla voit kirjautua dokumenttivarastoon sisään palvelintasolla. 207 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.3 Toiminnot Tässä luvussa selitetään Toiminnot-valikon varastotoiminnot. Varmuuskopioi Dokumenttivaraston varmuuskopiointi voidaan tehdä tällä toiminnolla myös ilman ajastusta. Voit myös lisätä tätä kautta työn ajoitettuihin töihin. Lisätietoja varmuuskopioinnista saat kohdasta Ajoitetut työt (sivu 204). Kopioi dokumenttivarasto Kopioidessasi dokumenttivaraston alkuperäisestä dokumenttivarastosta tulee kopio näkyviin sekä M-Filesiin että tietokoneen kiintolevyasemalle samaan tapaan kuin uuden dokumenttivaraston luonnissa (katso Dokumenttivarastot (sivu 180)). Dokumenttivarastosta voit kopioida myös vain osia, joita voit valita Kopioitavat tiedot -kohdassa. Jos esimerkiksi haluat kopioida uuteen dokumenttivarastoon vanhan dokumenttivaraston hyvän rakenteen ilman varsinaista sisältöä, voit tehdä sen kätevästi painamalla Vain rakenne -painiketta. Voit hyödyntää tällä tavalla esimerkiksi M-Filesin asennuksessa mukana tullutta Esimerkkidokumenttivarastoa. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 208 M-Files® 10 Kuva 131: Kopioi dokumenttivarasto -ikkuna. Arkistoi vanhoja versioita Toiminnon Arkistoi vanhoja versioita avulla voit siirtää arkistotiedostoon dokumenttien vanhoja versioita. Tällöin valitut dokumenttiversiot siirtyvät dokumenttivarastosta arkistotiedostoon. 209 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 132: Arkistoi vanhoja versioita -ikkuna. Mikäli lähdeasetuksena on valittuna Arkistoitavaksi merkityt dokumentit, voit valita versioarkistoinnin käsittelemät dokumentit toiminnolla Merkitse arkistoitavaksi, katso kohta Merkitse arkistoitavaksi (sivu 102). Tällöin siis toiminto koskee vain arkistoitavaksi merkittyjen dokumenttien määriteltyjä versioita. Voit rajoittaa arkistoinnin koskemaan vain tietyt ehdot täyttäviä dokumenttiversioita. Arkistoidut dokumentit voidaan palauttaa takaisin dokumenttivarastoon toiminnolla Tuo sisältö kohdassa Sisällön replikointi ja arkistointi. Mikäli olet arkistoinut dokumentteja aiemmissa M-Files-versioissa kuin 9.0, huomioi, että et voi palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota tai uudempaa käyttävään varastoon. Mikäli haluat palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevan arkistotiedoston, käytä palautuksessa varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi.Tämän jälkeen voit päivittää varaston ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva 9.0-version ja uudempien versioiden kanssa. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 210 M-Files® 10 Irrota Voit irrottaa dokumenttivaraston palvelinyhteydestä, jolloin tieto ei tuhoudu vaan jää talteen tietokoneen kiintolevyasemalle. Irrota ja Liitä dokumenttivarasto ovat toimintoina toistensa vastakohtia. Dokumenttivarasto, joka on irrotettu, voidaan liittää takaisin M-Files-palvelimelle kiintolevyasemalta. Lisätietoja dokumenttivaraston liittämisestä saat kohdasta Liitä dokumenttivarasto (sivu 186). Tuhoa Tuhoa-toiminnolla dokumenttivarastosta tuhotaan kaikki tieto peruuttamattomasti. Tuhoa-toiminto ei tietenkään koske varmuuskopioita, jotka ovat kiintolevyasemalla. Sieltä dokumenttivarasto voidaan palauttaa, jos varmuuskopio on otettu. Ota pois käytöstä, Ota käyttöön Kun otat dokumenttivaraston pois käytöstä, M-Files sulkee varaston. Se myös sulkee käyttäjillä mahdollisesti olevat avoimet istunnot. Käytöstä pois otettuun dokumenttivarastoon ei voi kirjautua, ennen kuin samasta paikasta löytyvällä Ota käyttöön -toiminnolla otat dokumenttivaraston uudelleen käyttöön. Päivitä Jos dokumenttivaraston tietokannan sisäinen rakenne muuttuu, mitä tapahtuu yleensä ohjelmistoversion päivityksen yhteydessä, dokumenttivarasto täytyy päivittää. Dokumenttivarasto tarvitsee päivittämistä silloin, kun M-Filesin asennuksen yhteydessä olet valinnut, ettet päivitä dokumenttivarastoa, mutta myöhemmin haluatkin sen päivittää. Kuva 133: Dokumenttivaraston päivittämisen varmistaminen on ratkaistava ennen päivitystä. 211 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.4 Ylläpito Ylläpito-alavalikossa on toimintoja tietokannan sisäisen rakenteen eheyden tarkistamiseksi ja optimoimiseksi. Voit myös muodostaa uudelleen sisällön mukaan haun indeksin. Tietokannan rakenteen eheyttäminen ja optimointi takaa nopean toiminnan myös isoilla dokumenttimäärillä. Samoin voit myös muodostaa dokumenttitiedostojen esikatselukuvat uudelleen. 8.5 Kielet ja käännökset 8.5 Ohjelmiston kielen vaihtaminen M-Files-ohjelmistoa voidaan käyttää usealla eri kielellä. Kielen vaihto on helppoa, ja kieli voidaan vaihtaa käytön aikana. Eri kielet löytyvät Vaihda kieli -toiminnolla napsauttamalla M-Filesin kuvaketta tilailmaisinalueella ja valitsemalla Asetukset > Vaihda kieli. M-Files-ohjelmisto tarjoaa automaattisesti nämä kielivaihtoehdot. Tällöin esimerkiksi käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston kieleksi englannin, näkee seuraavat valinnat englanniksi: "Check Out", "Check In"ja "Workflow". Käyttäjä, joka on valinnut ohjelmiston kieleksi vastaavasti suomen, näkee nämä valinnat suomeksi: "Varaa muokattavaksi", "Palauta muokkauksesta" ja "Työnkulku". Mikäli ohjelmistosta halutaan uusia kieliversioita, joita ei vielä ole tarjolla, tulee tästä käännöstyöstä sopia erikseen M-Filesin kanssa. 8.5 Varaston metatietorakenteen kääntäminen Dokumenttivaraston metatietorakenne voidaan kääntää usealle eri kielelle. Dokumenttivaraston metatietorakenteella tarkoitetaan mm. dokumenttivarastoon määritettyjä kohdetyyppejä, luokkia, ominaisuusmäärittelyitä, arvolistoja ja työnkulkuja. Esimerkiksi dokumenttiluokkien nimet, kuten "Tarjous", "Tilaus" ja "Sopimus", voidaan kääntää halutuille kielille. Yritys voi itse hoitaa kokonaisuudessaan metatietorakenteen kääntämisen tai käännättämisen. Käännösmateriaalin käsittely on helppoa: järjestelmänvalvoja voi viedä ja tuoda käännösmateriaalia dokumenttivarastoon XML-tiedostomuodossa. Varsinaisen käännöksen voi tehdä joku muu henkilö yrityksessä, tai materiaali voidaan käännättää ammattikääntäjällä tai käännöstoimistossa. Varsinainen käännöstyö ei siis ole sidoksissa M-Files-palvelimen hallintaan tai sen käyttöoikeuksiin. Metatietorakenteen kääntämisestä on erityistä etua silloin, kun yrityksellä on esimerkiksi toimintoja kahdessa tai useammassa maassa. Tällöin jokainen käyttäjä voi lisätä dokumentteja ja muita kohteita käyttämällä oman äidinkielen mukaista metatietorakennetta. Lisäksi metatietorakenteen monikielisyydestä on hyötyä, jos yrityksessä on käytössä useampia yrityskieliä muusta kuin maantieteellisestä syystä. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 212 M-Files® 10 8.5 Ohjelmistolla ja metatietorakenteella eri kieli M-Filesin varsinaisten toimintojen lisäksi myös dokumenttivarastokohtaiset metatiedot ovat valittavissa ja muokattavissa käyttäjän valitsemalla kielellä silloin, kun myös metatietorakenne on käännetty. Mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty eri kielille, esimerkiksi suomesta englanniksi, käyttäjän on usein vaikea hahmottaa, miksi välillä jokin tieto näkyy suomeksi ja välillä englanniksi. Ainoastaan käyttäjät, joilla on järjestelmänvalvojan oikeudet, voivat nähdä ja muokata varsinaista metatietorakenteen sisältöä. Esimerkiksi luokka "Proposal", kohdetyyppi "Customer" sekä ominaisuusmäärittely "Document date" kuuluvat osaksi metatietorakennetta. Mikäli käyttäjä on valinnut ohjelmiston kieleksi suomen, mutta varsinaista metatietorakennetta ei ole käännetty suomeksi, näkee käyttäjä nämä valinnat ainoastaan englanniksi, koska ne on metatietorakenteeseen lisätty ja nimetty englanniksi. Tällöin esimerkiksi uutta dokumenttia luotaessa osa metatietokortin tiedoista näkyy suomeksi ("Käytä pohjaa", "Suojausasetukset" ja "Avaa muokattavaksi") ja osa englanniksi ("Proposal", "Customer" ja "Project"). Tämä johtuu siis siitä, että esimerkiksi teksti "Suojausasetukset" on osa M-Files-ohjelmistoa, joka on käännetty suomeksi, mutta metatietorakenteeseen kuuluvaa "Proposal"-käsitettä ei ole käännetty suomeksi. 213 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 134: Esimerkiksi metatietokortti voi sisältää käsitteitä suomeksi ja englanniksi, mikäli metatietorakennetta ei ole käännetty käyttäjän valitsemalle ohjelmiston kielelle.Tässä esimerkkitapauksessa ohjelmiston kieleksi on valittu suomi, mutta metatietorakenne on ainoastaan englanniksi. Monikielisen metatietorakenteen toteuttaminen Metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen, ja varastolla voi olla monikielinen metatietorakenne. Esimerkiksi seuraavat metatietorakenteen käsitteet voidaan kääntää usealle eri kielelle: • luokkien ja luokkaryhmien nimet • kohdetyyppien nimet • arvolistojen nimet ja arvot (esim. kokoustyypit) • ominaisuusmäärittelyiden nimet • käyttäjäryhmien ja nimettyjen käyttöoikeusluetteloiden nimet • työnkulkujen ja niiden tilojen nimet • näkymien nimet. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 214 M-Files® 10 Huom. Varsinaisten dokumenttien tai muiden kohteiden nimet eivät ole käännettävissä. Arvolistojen oletusasetuksena on, että arvolistan sisältöä ei käännetä. Mikäli haluat, että arvolistan sisältö, eli arvot, käännetään myös, aktivoi Arvolistan ominaisuudet -kohdan Lisäasetukset-välilehdellä oleva toiminto Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää. kielet ja käännökset Kielet ja käännökset löydät M-Files-palvelimen hallinnasta: aktivoi dokumenttivarasto, jonka metatietorakenteen haluat kääntää. Kielet ja käännökset -toiminnon löydät Toiminta-valikosta tai napsauttamalla varastoa hiiren oikealla painikkeella. Lisää -toiminnolla voit helposti lisätä, muokata ja poistaa käännettäviä kieliä. Voit halutessasi määrittää koodin käännöskielelle (valinnaista). Varsinainen käännöstyö voidaan tehdä Excelillä, Wordilla tai ammattilaisen käännösohjelmalla, kuten SDL Trados tai SDL Passolo. Esimerkkitapauksessa olemme käyttäneet Exceliä, jossa käännöstyön tekeminen on helppoa ja selkeää. Kuva 135: Oletuskieli on se kieli, jota järjestelmänvalvoja käyttää ja jolla dokumenttivaraston metatietorakenne on alun perin luotu. Kielten lisäys ja vienti käännettäväksi Vie-toiminnolla voit määrittää, mille kielelle käännös tehdään ja missä muodossa käännettävän materiaalin halutaan olevan: 215 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 136: Kun käytät Exceliä kääntämiseen, valitse sekä lähdekieli että kohdekieli vietäväksi. Tiedostomuodoksi valitse yksinkertainen XML. Kielet Valitse lähdekieli ja kohdekieli. Huomaa, että voit kääntää metatietorakenteen vain yksi kieli kerrallaan. Tässä esimerkkitapauksessa käännös tehdään Excelillä, jolloin sekä lähdekieli että kohdekieli viedään käännösmateriaaliin. Tällöin lähdekielen merkkijonot, eli käännettävät sanat, ovat omassa sarakkeessaan ja vastaavasti kohdekielen käännökset lisätään omaan sarakkeeseensa. Voit myös halutessasi viedä pelkän lähdekielen. Mikäli käytät käännöstoimistoa tai erillistä käännösohjelmistoa kääntämiseen, selvitä missä muodossa käännösmateriaali tulee olla. Merkkijonot Kun aloitat kääntämisen ensimmäistä kertaa, valitse vietäväksi kaikki merkkijonot. Merkkijono tarkoittaa yhtä käsitettä, nimettyä määritettä metatietorakenteessa, eli käytännössä sanaa tai sanoja, jotka käännetään. Jokaisella kielellä on omat merkkijononsa, eli oma sanastonsa metatietorakennetta varten. Myöhemmin voit halutessasi kääntää pelkästään uudet tai muuttuneet merkkijonot. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 216 M-Files® 10 Tiedostomuoto Valittavat tiedostomuodot ovat yksinkertainen XML ja XLIFF. Valitse yksinkertainen XML, jos haluat kääntää merkkijonot Microsoft Wordissa tai Excelissä. Valitse XLIFF, jos aiot käyttää ammattilaisen käännöstyökalua, kuten SDL Trados tai SDL Passolo. Esimerkissä käännös tehdään Excelissä. Sen vuoksi tiedostomuotona on oltava yksinkertainen XML. Tallenna XML-tiedosto haluamallasi nimellä ja aloita kääntäminen Excelissä tai toimita tiedosto käännettäväksi. Kääntäminen Excelissä Metatietorakenne on helppo kääntää kohdekielelle Excelissä. Avaa yksinkertainen XML-tiedosto Excelissä: valitse oletusasetukset Avaa XML-taulukkona (As an XML table) ja Excel luo rakenteen XML-lähdedatan mukaisesti (Excel will create a schema based on the XML source data.) ja aloita kääntäminen. Identifier on kyseisen käsitteen, käännettävän sanan, tunniste. Esimerkiksi PropertyDef-alkuinen tunniste kertoo, että kyseessä on ominaisuusmäärittelyn nimi. ObjectType on vastaavasti kohdetyypin nimi ja UserGroup on käyttäjäryhmän nimi. M-Files luo automaattisesti nämä tunnisteet. Kääntäjän ei varsinaisesti tarvitse näistä tunnisteista välittää, mutta hän voi hyödyntää tunnistetietoa sopivaa käännöstä valitessaan. Source- sarakkeesta löytyy kaikki käännettävät käsitteet. Target-sarake on tyhjä. Kääntäjä kirjoittaa käännökset tähän sarakkeeseen. 217 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 137: Tässä esimerkissä käännöstä on aloitettu tekemään englannista suomeksi.Target-sarakkeeseen on lisätty jokaista lähdekielen merkkijonoa vastaava suomennos. Käännetty merkkijono on merkitty käännetyksi vaihtamalla 0:n tilalle 1. Käännösten tuonti M-Filesiin Kun käännös tehdään Excelissä, merkkijono voidaan merkitä käännetyksi vaihtamalla Translated-sarakkeen solun arvoksi 1. Arvo 0 ilmaisee, että merkkijonoa ei ole käännetty; arvo 1 ilmaisee, että merkkijono on käännetty. Arvolla ei kuitenkaan ole merkitystä silloin, kun tuotaessa käännöstä takaisin M-Filesiin valitaan vaihtoehto Tuo kaikki merkkijonot. Jos haluat tuoda ainoastaan käännetyiksi merkityt merkkijonot, valitse Tuo ainoastaan merkkijonot, jotka on merkitty käännetyiksi. Tällöin M-Filesiin tuodaan ainoastaan ne merkkijonot, joilla on Translated-sarakkeessa arvo 1. Esimerkiksi silloin, kun lähdekieleen on tullut muutama uusi käsite myöhemmässä vaiheessa, tällä valinnalla voidaan tuoda pelkästään uusien käsitteiden käännökset M-Filesiin. Mikäli lähdekieleen tehdään muutoksia, niin tämä versiotieto löytyy source-version-sarakkeesta: kun lähdekielen merkkijonoon on tehty muutoksia, nousee 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 218 M-Files® 10 ko. merkkijonon solun arvo aina yhdellä. Tällöin kohdekielen käännös tulee tarkistaa ja muuttaa lähdekielen muutosta vastaavaksi. Lisäksi mikäli translated-sarakkeeseen on muutettu käännettyjen merkkijonojen kohdalle aiemmin arvoksi 1, palautuvat nämä arvoon 0, mikäli ko. merkkijonoihin tehdään muutoksia lähdekielen osalta. Tämän takia on hyvä ohjeistaa kääntäjä merkitsemään käännetyt ja hyväksytyt käännökset käännetyiksi, jolloin arvo 1 kertoo, että kohdekielen käännökset ovat ajan tasalla. Kun käännös halutaan tuoda takaisin M-Filesiin Excelistä, tallennetaan käännetty XML-tiedosto Excelissä valitsemalla tallennusmuoto XML Data. Tämän jälkeen tiedosto tuodaan M-Filesiin Tuo-toiminnolla. Tiedoston nimi voi olla tuontivaiheessa eri kuin vientivaiheessa. Kuva 138: Käännösten tuonti M-Filesiin on helppoa. Valitse oikea kohdekieli, mikäli käytössä on useita eri kieliä. Tuonnin jälkeen M-Files kysyy, haluatko muodostaa uudelleen sisällön mukaan haun indeksin metatietojen osalta. Muokattuja käännöksiä ei käytetä hauissa, ennen kuin haun indeksi on muodostettu uudelleen. Tämä voi kestää minuutteja tai jopa useita tunteja riippuen dokumenttivarastossa olevien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä. Ohjelmiston ja varaston kielen valinta M-Files-asiakasohjelmiston puolella käyttäjä voi vaihtaa sekä ohjelmiston kielen että varaston kielen. Ohjelmiston kielivalinta on integroitu ohjelmistoon. Varaston kieli tarkoittaa metatietorakenteen kieltä, koska metatietorakenne on aina dokumenttivarastokohtainen. Tämä kielivalikoima sisältää kaikki ne kielet, joille kyseinen dokumenttivarasto on käännetty. 219 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 139: Vaihda kieli -toiminto löytyy Asetukset-valikosta. Järjestelmänvalvoja voi myös määrittää jokaiselle käyttäjälle käyttäjäkohtaisen varaston oletuskielen , joka voi olla mikä tahansa varaston kielistä. Tällöin käyttäjän ei tarvitse erikseen vaihtaa varaston kieltä asiakasohjelmiston puolella. Muussa tapauksessa käyttäjillä on varaston lähdekieli oletuskielenä. Käyttäjäkohtainen varaston kieli määritellään Käyttäjän ominaisuuksissa. Mikäli ohjelmiston asennuskieliversio, ohjelmiston kieli sekä varaston kieli on valittu samaksi, näkyy käyttäjälle kaikki M-Filesin toiminnot, kyseisen dokumenttivaraston metatietorakenne sekä ohjelmiston koko dokumentaatio ko. kielen mukaisesti. Huom. Mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, tämä uusi arvo (käsite) lisätään alkuperäiseen metatietorakenteeseen eli lähdekielen sisältöön riippumatta siitä, mikä käyttäjän varaston kieli on. Esimerkiksi käyttäjä, jolla on suomen kieli valittuna varaston kieleksi, voi lisätä uuden arvon " LVI-piirustus " arvolistaan " Drawing Types/Piirustustyypit ". Jos lähdekielenä on ollut englanti, näkyy tämä uusi suomenkielinen arvo " LVI-piirustus " englanninkielisten arvojen seassa: " Architectural, LVI-piirustus, Mechanical, Services " jne. Ko. arvon nimi voidaan vaihtaa Arvolistan ominaisuuksissa lähdekielen mukaiseksi, jonka jälkeen se voidaan kääntää takaisin suomeksi. Yhteisten näkymien nimeäminen tapahtuu samalla tavalla käyttäjän lisäämän tekstin mukaisesti riippumatta lähdekielestä. Huom. Mikäli metatietorakenne on käännetty usealle eri kielelle, käyttäjän valitsema ohjelmiston tai varaston kieli ei vaikuta hakutuloksiin. Esimerkiksi, jos käyttäjä on valinnut kieleksi suomen ja lisännyt dokumentin luokkaan "Hinnasto", tulee kyseinen dokumentti hakutuloksiin mukaan, kun käytetään hakumäärittelyä " Price List". Tällöin kuitenkin käsitteiden " Price List " ja "Hinnasto " tulee olla toistensa käännöksiä, eli saman käsitteen eri käännösversioita. M-Files-ohjelmiston kieliversiot M-Filesin kieliversiot ovat tällä hetkellä: • suomi • englanti • ruotsi • venäjä 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 220 M-Files® 10 • ranska • saksa • espanja • kiina (Traditional/Taiwan) • kiina (Simplified/PRC) • japani • unkari • italia • portugali (Brasilia) • puola • hollanti • turkki • kreikka • kroatia • sloveeni • vietnam • tshekki • bulgaria • arabia (betaversio) • heprea (betaversio). Voit vaihtaa ohjelmiston ja dokumenttivaraston (metatietorakenteen) kieltä ajonaikaisesti. Vaikka koneelle olisi asennettu esimerkiksi suomenkielinen versio M-Filesista, se voidaan tarpeen tullen nopeasti muuttaa englanninkieliseksi asentamatta ohjelmistoa uudelleen. Yhteiskäyttöisillä koneilla tämä on merkittävä etu. Katso lisätietoja kohdasta Ohjelmiston ja varaston kielen valinta (sivu 219). WWW-käyttoliittymän kieli riippuu järjestelmänvalvojan määrittelemästä kielivalinnasta www-sivustolle tai käyttäjän selainasetuksista. Mobiilikäyttöliittymän kieli määräytyy puhelinasetusten mukaisesti. Katso lisätietoja kohdasta WWW-käytön julkaisuasetukset varastoille (sivu 173). 8.6 Tapahtumakäsittelijät Tapahtumakäsittelijöiden avulla voit määrittää erilaisia toimintoja, jotka suoritetaan kohteiden muokkauksen yhteydessä. Toiminnot määritellään muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Tapahtumakäsittelijöitä voit luoda ja muokata M-Files-palvelimen hallinnassa: Aktivoi dokumenttivarasto, jolle haluat määrittää tapahtumakäsittelijöitä. Tämän jälkeen löydät tapahtumakäsittelijät Toiminta-valikosta tai napsauttamalla varastoa hiiren oikealla painikkeella. Voit lisätä samalle tapahtumakäsittelijälle useita eri toimintoja nimeämällä ne erikseen. 221 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.6 Erilaisia esimerkkejä tapahtumakäsittelijöiden hyödyntämisestä • Voidaan määrittää, että kun kohteen ominaisuuksia (metatietoja) muutetaan, myös kohteen suojausasetukset muuttuvat automaattisesti. • Kun lisäät uuden projektin, lisää siihen tiettyjä perusdokumentteja ennalta määritetyn projektimallin kautta. • Tallenna tietyt Word-tiedostot aina PDF-muodossa, jotta kun Word-tiedosto palautetaan muokkauksesta, tiedostosta tehdään palvelimella automaattisesti myös PDF-muodossa oleva versio. • Valokuvaan liittyvät tiedot, kuten päivämäärä ja kuvan koko, voidaan automaattisesti lisätä valokuvadokumentin metatietoihin. • Mikäli käyttäjä lisää uuden arvon arvolistaan, voidaan tapahtumakäsittelijän avulla tarkistaa, että lisättävä arvo on syötetty oikein. • Sisäänkirjautumiset M-Filesiin voidaan estää työajan ulkopuolella, esimerkiksi yöllä ja viikonloppuisin. • Tiettyjen tiedostojen lataamista voidaan seurata, suurien tiedostomäärien lataaminen voidaan estää tai epäilyttävistä lataamisista voidaan lähettää hälytys järjestelmänvalvojalle. Huom. Tapahtumakäsittelijöiden luominen vaatii ohjelmointiosaamista ja on tarkoitettu vain edistyneille järjestelmänvalvojille. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected] kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 222 M-Files® 10 Kuva 140: Lisää ensin tapahtumakäsittelijä ja muokkaa sen jälkeen koodia, johon tapahtumakäsittelijää käytetään. Esimerkki Tapahtumakäsittelijän avulla voidaan tarkistaa esimerkiksi uutta kohdetta luotaessa, onko varastossa jo valmiiksi tämän niminen kohde. Jos on, saa käyttäjä virheilmoituksen. Tällöin VBScript-koodi on muotoa (huom. alla oleva esimerkki on ainoastaan englanniksi): ' The ID of the title property. Dim titleProperty titleProperty = MFBuiltInPropertyDefNameOrTitle ' Find the title property of the current object. Dim currentTitleProp currentTitleProp = PropertyValues.SearchForProperty(titleProperty) ' Get the title of the object. Dim currentTitle currentTitle = currentTitleProp.Value ' Search for objects on the basis of title. Dim titleSearch 223 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Set titleSearch = CreateObject("MFilesAPI.SearchCondition") Dim titleExpression Set titleExpression = CreateObject("MFilesAPI.Expression") titleExpression.SetTypedValueExpression MFDatatypeText, -1, MFParentChildBehaviorNone, Nothing Dim titleTypedValue Set titleTypedValue = CreateObject("MFilesAPI.TypedValue") titleTypedValue.SetValue MFDatatypeText, currentTitle titleSearch.Set titleExpression, MFConditionTypeEqual, titleTypedValue Dim SearchResults Set SearchResults = Vault.ObjectSearchOperations.SearchForObjectsByCondition(titleSearch, false) ' If an existing object with the same title was found, raise an error. If SearchResults.Count > 1 Then Err.Raise MFScriptCancel, _ "The document vault already contains an object with the same title." End if Käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät Alta löydät käytettävissä olevat tapahtumakäsittelijät muuttujineen sekä selityksineen. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336). Dokumenttivaraston tapahtumakäsittelijät BeforeSetProperties / AfterSetProperties Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer ja PropertyValues Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun dokumenttivarastoon tallennetun kohteen ominaisuusarvot asetetaan uudelleen. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 224 M-Files® 10 BeforeCreateNewObjectFinalize / AfterCreateNewObjectFinalize Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer ja PropertyValues Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun uusi kohde luodaan dokumenttivarastoon. AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on voitu jo palauttaa muokkauksesta. Tästä johtuen metatietoja tai tiedostoja ei voi enää muokata tapahtumakäsittelijän toiminnan aikana. BeforeCancelCreateObject / AfterCancelCreateObject Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun dokumenttivarastosta poistetaan sellainen kohde, jota ei ole kertaakaan palautettu muokkauksesta. Suoritus tapahtuu esimerkiksi silloin, kun käyttäjä suorittaa tällaiselle kohteelle "Peru muokkauksesta" -toiminnon tai poistaa kohteen dokumenttivarastosta. BeforeCheckInChanges / AfterCheckInChanges Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun käyttäjä palauttaa kohteen muokkauksesta. Tapahtumakäsittelijöitä ei suoriteta, jos kohdetta ei ole muutettu; tässä tapauksessa BeforeCancelCheckOut- ja AfterCancelCheckOut-tapahtumakäsittelijät suoritetaan. AfterCheckInChanges-tapahtumakäsittelijän suorituksen aikana kohteeseen ei enää voi tehdä muutoksia, koska kohde on palautettu muokkauksesta. BeforeCheckOut / AfterCheckOut Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun jokin dokumenttivaraston kohde varataan muokattavaksi. BeforeCheckOut-tapahtumakäsittelijän suorituksen aikana kohdetta ei ole vielä varattu muokattavaksi, joten kohteeseen ei tällöin voi tehdä muutoksia. BeforeCancelCheckOut / AfterCancelCheckOut Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer 225 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Suoritus: Tapahtumäkäsittelijät suoritetaan, kun muokattavaksi varattuun kohteeseen tehdyt muutokset perutaan esimerkiksi "Peru muokkaus" -toiminnolla. Tapahtumakäsittelijät suoritetaan myös, jos kohde palautetaan muokkauksesta ilman, että kohteeseen on tehty mitään muutoksia. AfterCancelCheckOut-tapahtumakäsittelijän suorituksen aikana kohteeseen ei enää voi tehdä muutoksia, koska kohde ei ole enää varattu muokattavaksi. BeforeDeleteObject / AfterDeleteObject Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohde merkitään poistetuksi. BeforeDestroyObject / AfterDestroyObject Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohde tuhotaan dokumenttivarastosta. BeforeDestroyObjectVersion / AfterDestroyObjectVersion Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohteen yksittäinen versio tuhotaan dokumenttivarastosta. BeforeSetObjectPermissions / AfterSetObjectPermissions Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer ja ObjectAccessControlList Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun kohteen suojausasetukset muuttuvat. BeforeFileUpload Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault ja FileTransferSessionID Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun käyttäjä aloittaa tiedoston siirron M-Files-palvelimelle. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 226 M-Files® 10 AfterFileUpload Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, FileTransferSessionID ja FileVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun tiedostonsiirto palvelimelle on valmistunut. BeforeFileDownload / AfterFileDownload Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, FileTransferSessionID ja FileVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun käyttäjä lataa tiedoston M-Files-palvelimelta asiakaskoneen paikalliseen välimuistiin. Näiden tapahtumakäsittelijöiden avulla voidaan tarvittaessa estää joidenkin tiedostojen siirto käyttäjien koneille. BeforeCreateNewValueListItem / AfterCreateNewValueListItem Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault ja ValueListItem. Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun dokumenttivaraston johonkin arvolistaan lisätään uusia arvoja. Näiden tapahtumakäsittelijöiden avulla voidaan esimerkiksi varmistaa, että kaikki arvolistaan syötettävät arvot ovat halutulla tavalla määrämuotoisia. BeforeLoginToVault Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault ja LoginAccount Suoritus: Tapahtumakäsittelijä suoritetaan juuri ennen kuin käyttäjä kirjataan sisään dokumenttivarastoon. Tässä vaiheessa käyttäjä on jo tunnistettu M-Files-palvelinta vasten, joten tapahtumakäsittelijää ei esimerkiksi suoriteta, jos kirjautumista yrittävällä käyttäjällä ei ole käyttäjätiliä palvelimella. AfterLoginToVault Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault ja LoginAccount Suoritus: Tapahtumakäsittelijä suoritetaan, kun käyttäjä on kirjautunut onnistuneesti sisään dokumenttivarastoon. BeforeLogoutFromVault Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID jaVault Suoritus: 227 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Tapahtumakäsittelijä suoritetaan juuri ennen kuin käyttäjä kirjataan ulos dokumenttivarastosta. Uloskirjautumista ei voi keskeyttää tämän tapahtumakäsittelijän aikana. Asiakasohjelmisto ei myöskään reagoi tästä tapahtumakäsittelijästä peräisin oleviin virheilmoituksiin. AfterLogoutFromVault Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault ja LoggedOutUserID Suoritus: Tapahtumakäsittelijä suoritetaan, kun käyttäjä on kirjattu ulos dokumenttivarastosta. Uloskirjautumista ei voi keskeyttää tämän tapahtumakäsittelijän aikana. Asiakasohjelmisto ei myöskään reagoi tästä tapahtumakäsittelijästä peräisin oleviin virheilmoituksiin. Replikointi: AfterCheckInChanges Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault, RestoredVersions ja ObjVer Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun sisältöpaketista tuodaan olemassa olevalle kohteelle uusia versioita tai ristiriita ratkaistaan kahden kohteen välillä lähdevaraston version hyväksi. AfterCheckInChanges-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on jo palautettu muokkauksesta. Tästä johtuen metatietoja tai tiedostoja ei voi enää muokata tapahtumakäsittelijän toiminnan aikana. Replikointi: AfterCreateNewObjectFinalize Muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, Vault ja LoggedOutUserID Suoritus: Tapahtumakäsittelijät suoritetaan, kun sisältöpaketista tuodaan uusi kohde dokumenttivarastoon. AfterCreateNewObjectFinalize-tapahtumakäsittelijää suoritettaessa kohde on jo palautettu muokkauksesta. Tästä johtuen metatietoja tai tiedostoja ei voi enää muokata tapahtumakäsittelijän toiminnan aikana. Palvelimen tapahtumakäsittelijät BeforeRunScheduledJob / AfterRunScheduledJob Muuttujat: MFScriptCancel, CurrentUserID, ScheduledJob ja ScheduledJobOutputInfo Suoritus: Tapahtumakäsittelijä suoritetaan, kun jokin palvelimen ajastetuista töistä suoritetaan. Näiden tapahtumakäsittelijöiden avulla on mahdollista esimerkiksi valvoa automaattisesti ajastettujen töiden suoritusta.Virhetilanteessa tapahtumakäsittelijä voi esimerkiksi lähettää ylläpitäjälle automaattisesti sähköpostiviestin, jolloin ongelmatilanteeseen voidaan helposti puuttua. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 228 M-Files® 10 8.7 Käyttäjät Käyttäjät-kohdassa dokumenttivarastoon liitetään käyttäjät, eli annetaan käyttäjälle nimi ja määritellään käyttöoikeudet dokumenttivarastoon. Jokaisella käyttäjällä täytyy olla tätä ennen palvelimen käyttäjätili, katso lisää kohdasta Käyttäjätilit (sivu 199). Kun käyttäjätili on luotu, M-Files antaa yksilöllisen tunnisteen käyttäjälle ja lisää uuden käyttäjän dokumenttivarastoon. Uusi käyttäjä Käyttäjän ominaisuudet -ikkunassa voit määrittää dokumenttivaraston uuden käyttäjän ominaisuudet. Ominaisuuksien mukaan määräytyvät käyttäjien oikeudet dokumentteihin ja itse dokumenttivarastoon. Kuva 141: Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna. 229 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Käyttäjätili, Koko nimi Käyttäjätileihin luotu käyttäjätili on valittavissa alasvetovalikosta, ja Koko nimi -kenttään voit määritellä käyttäjän koko nimen. Kts. kohta Uusi käyttäjätili (sivu 199) Käyttäjätili on poissa käytöstä Kun käyttäjätili on poissa käytöstä, käyttäjä ei voi käyttää dokumenttivarastoa. Tällöin sisäänkirjautuminen dokumenttivarastoon on estetty, mutta käyttäjän tiedot säilyvät tallessa. Tällä toiminnolla käyttäjä saadaan helposti takaisin tarvittaessa. Esimerkiksi loman ajaksi työntekijän käyttäjätili voidaan haluta tietoturvasyistä poistaa käytöstä. Käyttäjä ei voi luoda dokumentteja tai muita kohteita Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon dokumentteja tai muita kohteita, mutta voi esimerkiksi lukea niitä, jos hänellä on siihen oikeudet. Käyttäjä ei voi luoda tai muokata perinteisiä kansioita Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon perinteisiä kansioita eikä muokata olemassa olevia perinteisiä kansioita. Ulkoinen käyttäjä Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Käyttäjä voidaan määritellä ulkoiseksi käyttäjäksi valitsemalla kohta ulkoinen käyttäjä. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Tällainen käyttäjä voisi olla esimerkiksi asiakas, joka halutaan päästää tarkastelemaan yrityksen dokumenttivarastossa olevia kyseiseen asiakkaaseen liittyviä dokumentteja. Ulkoinen käyttäjä ei siis oletusarvoisesti näe mitään dokumentteja. Dokumentit, jotka halutaan jakaa ulkoisen käyttäjän kanssa, tulee erikseen määritellä dokumenttikohtaisten suojausasetusten kautta. Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus Tämän ominaisuuden myötä käyttäjä saa käyttöönsä kaikki dokumenttivaraston hallintaoikeudet, jotka esitellään yksitellen seuraavissa kohdissa. Näkee kaikki kohteet ja voi lukea kaikkia kohteita (sisältää poistetut kohteet) Riippumatta dokumentille tai kohteelle määritellystä suojauksesta, tämän oikeuden haltija näkee ja voi lukea kaikkia kohteita - myös poistetuksi merkittyjä kohteita. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 230 M-Files® 10 Näkee poistetut kohteet ja voi kumota poiston Oikeus nahdä ja palauttaa poistetuiksi merkittyjä dokumentteja sekä muita kohteita. Kohteiden tuhoaminen Oikeus tuhota dokumentteja ja muita kohteita lopullisesti. Pakotettu muokkauksen peruminen Tämän oikeuden käyttäjä voi perua toisen käyttäjän muokkausvarauksen. Jos käyttäjä on esimerkiksi unohtanut palauttaa muokkauksesta dokumentin, jota muiden pitäisi päästä muokkaamaan, voidaan tällä oikeudella ottaa tuo varattu dokumentti käyttöön. Tällöin muokkausvarauksen aikana dokumenttiin tehdyt muutokset eivät tallennu palvelimelle. Kaikkien kohteiden suojausasetusten muuttaminen Oikeus muuttaa minkä tahansa dokumentin tai kohteen suojausta. Voit muokata kohteen käyttöoikeuksia eli esimerkiksi poistaa muilta käyttäjiltä kirjoitusoikeuden dokumenttiin. Tämän oikeuden saanut käyttäjä voi käsitellä dokumentteja, joihin hänellä ei dokumentin suojausmääritysten mukaan olisi oikeutta. Metatietojen rakenteen muuttaminen Oikeus muuttaa dokumenttivarastossa olevan metatiedon rakennetta.Voit vaikkapa lisätä uusia dokumenttiluokkia tai arvolistoja. Jos esimerkiksi haluat muuttaa Lasku-dokumenttiluokkaa siten, että jokaiseen laskuun täytyy täyttää myös Projekti-ominaisuuden kenttä, voit tehdä muutoksen tällä oikeudella. Tämän oikeuden puuttuminen ei estä käyttäjää lisäämästä yksittäisiin kohteisiin uusia metatietokenttiä Selaa M-Filesia -käyttöliittymän dokumenttikortissa. Käyttäjätilien hallinta Oikeus hallita dokumenttivaraston käyttäjätunnuksia. Tällä oikeudella voit esimerkiksi lisätä tai poistaa käyttäjiä dokumenttivarastosta. Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus Oikeus hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä ja ilmoitussääntöjä. Tällä oikeudella voit esimerkiksi luoda näkymän, joka näkyy kaikille käyttäjille dokumenttivarastossa. Voit myös määrittää yhteisiä ilmoitussääntöjä.Yhteiset näkymät ja ilmoitukset luodaan M-Filesin asiakasohjelmistolla. 231 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Suojausasetukset Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän käyttäjän. Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseisen käyttäjä. Käyttäjä voidaan tällä tavoin tehdä näkymättömäksi tietyille käyttäjille. Huom. Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen dokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät. Tuo käyttäjiä Voit tuoda käyttäjiä M-Filesiin Tuo käyttäjiä -toiminnolla. Valitse käyttäjäryhmä ja tuotavat käyttäjät. Valitse myös lisenssityyppi uusille käyttäjätileille. Katso lisää kohdasta Tuo käyttäjätilejä (sivu 201). Lisensseistä saat lisätietoa kohdasta Lisenssityyppi. 8.8 Käyttäjäryhmät Tässä kohdassa voit luoda, muokata ja poistaa käyttäjäryhmiä. Erilaisten käyttäjäryhmien luonnilla nopeutat dokumentille annettavien käyttöoikeuksien määrittelyä. Voit yhdistellä yksittäisistä käyttäjistä käyttäjäryhmiä, joilla on tietynlainen yhdistävä tekijä esimerkiksi työtehtävien (johto, tuotekehitys...) mukaan. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 232 M-Files® 10 Uusi käyttäjäryhmä Kuva 142: Anna käyttäjäryhmälle nimi ja lisää siihen haluamasi käyttäjät. Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Suojausasetukset Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän käyttäjäryhmän. Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseinen käyttäjäryhmä. Käyttäjäryhmä voidaan tällä tavoin tehdä näkymättömäksi tietyille käyttäjille. Huom. Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen dokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät. 233 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Tuo käyttäjäryhmiä Voit tuoda käyttäjäryhmiä M-Filesiin Tuo käyttäjäryhmiä -toiminnolla. Voit tuoda käyttäjäryhmiä toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin. Tämä helpottaa ja nopeuttaa käyttäjäryhmien tuontia M-Filesin käyttäjiksi. M-Files päivittää halutessasi uudet ja poistuneet käyttäjäryhmään kuuluvat käyttäjät M-Filesiin. Käyttäjäryhmien tuonti toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin Valitse tuotava käyttäjäryhmä toimialueen ja organisaatioyksikön perusteella. Valitse myös lisenssityyppi uusille käyttäjätileille. Katso lisätietoja luvusta Tuo käyttäjätilejä (sivu 201). Lisätietoja lisensseistä saat kohdista Lisenssityyppi ja Uusi käyttäjätili (sivu 199). Voit määrittää M-Filesin tarkistamaan ryhmän uudet ja poistetut jäsenet 15 minuutin välein. Muuten päivitys tehdään haluttaessa Päivitä nyt -toiminnolla. Kuva 143: Voit tuoda käyttäjäryhmiä toimialueittain ja organisaatioyksiköittäin. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 234 M-Files® 10 Muuttuneen toimialuekohtaisen käyttäjäryhmän tuonti Toimialueen käyttäjäryhmän tuonti M-Files-käyttäjäryhmäksi voidaan myös poistaa tai vaihtaa tapahtumaan toisesta käyttäjäryhmästä. Jos esimerkiksi toimialueen käyttäjäryhmä vaihtuu (esim. nimi muuttuu tai ryhmissä tehdään muutoksia), voidaan aiemmin määritelty M-Files-käyttäjäryhmä yhdistää uuden toimialueen käyttäjäryhmän kanssa. Tällöin M-Files-käyttäjäryhmän identiteetti säilyy samana toimialueen ryhmässä tapahtuneista muutoksista huolimatta, eikä käyttäjäryhmään viittaavien dokumenttien suojausasetuksia tarvitse muuttaa. Valitse Käyttäjäryhmän jäsenet tuodaan toimialueelta ja Määritä. Vaihda sen jälkeen tuotavan käyttäjäryhmän tiedot. Kuva 144: Määritä-toiminnolla voit vaihtaa tuotavan käyttäjäryhmän tiedot. 8.9 Metatiedot Kun M-Filesin peruskäytössä annat dokumentille tai muulle kohteelle metatietoja metatietokorttia täyttäessäsi, voit tehdä sen joissain tapauksissa valmiiksi määritellyistä 235 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto vaihtoehdoista. Näitä vaihtoehtoja voit muokata M-Files-palvelimen hallinnan tässä kohdassa. Metatietoja ovat esimerkiksi erilaiset kohdetyypit, arvolistat, ominaisuusmäärittelyt ja luokat. Luokkaryhmiin on ryhmitelty eri luokkia. Dokumenttien ja kohteiden metatietoja hyödynnetään M-Filesissa lähes kaikkialla, esimerkiksi näkymissä ja hakutoiminnoissa, eli niiden tarkoitukseen kannattaa perehtyä huolella. Dokumenttivaraston metatietomäärityksiä voit tarkastella myös hierarkkisen näkymän kautta. 8.10 Kohdetyypit Tallennettavat kohteet määritellään M-Filesissa kohdetyyppeinä. Tällaisia valmiita kohdetyyppejä ovat myös dokumentti ja dokumenttikokoelma. Organisaation tarpeista riippuen voit lisäksi määritellä dokumenttivarastoon esimerkiksi kohdetyypit asiakas tai yhteyshenkilö. Tällöin näitä kohteita voidaan hallita M-Filesin kautta ja muutoshistoria tallentuu myös näiden kohteiden osalta. Versioitumisen lisäksi M-Files tarjoaa kaikille kohteille lajittelun dynaamisissa näkymissä, suojan yhtäaikaista muokkausta vastaan, helppokäyttöiset suojausominaisuudet ja erittäin monipuoliset hakuominaisuudet. Dokumenttien osalta M-Files tarjoaa käyttäjän täytettäväksi ja muokattavaksi dokumenttikortin, johon dokumentin ominaisuustiedot täytetään. Samalla tavalla täytetään myös esimerkiksi Asiakas-kohdetyyppiä olevan kohteen tiedot. Muut kohdetyypit eroavat dokumenteista siten, että niihin ei liity tiedostoja. Uusi kohdetyyppi Uusia kohdetyyppejä luodaan M-Files-palvelimen hallinnan avulla. Valitse kohta Kohdetyypit ja valitse valikosta toiminto Uusi kohdetyyppi. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 236 M-Files® 10 Kuva 145: Voit luoda dokumenttivarastoon uusia kohdetyyppejä. Nimi (yksikkö) Anna kohdetyypille nimi (esim. Asiakas). Nimi (monikko) Anna nimi arvolistalle, joka listaa kaikki tämän objektityypin kohteet. Arvolistan nimi on yleensä monikkomuoto objektityypin nimestä (esim. Asiakkaat). Kuvake Valitse tai tuo haluamasi kohdetyyppiä kuvaava kuvake. Käyttäjät voivat luoda tämän tyyppisiä kohteita Määrittele, voivatko käyttäjät luoda uusia tämän tyyppisiä kohteita M-Files-asiakasohjelmiston kautta. 237 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Tämän tyyppiset kohteet voivat sisältää tiedostoja Voit määritellä myös tiedostojen liittämisen haluamiesi kohdetyyppien ominaisuudeksi. Jotkin kohdetyypit, kuten dokumenttikokoelma, eivät sisällä tiedostoja vaan koostuvat muista kohteista. Kohdetyypit, joita käyttäjät voivat selata tämän kohdetyypin kohteille Kohteet ovat usein suhteessa toisiin kohteisiin. Esim. dokumenttiin on usein liitetty projekti ja asiakas. Näitä kohteeseen suhteessa olevia kohteita voit selata Selaa suhteita -toiminnoilla M-Files-asiakasohjelmiston puolella. Kohdetyypit, joita käyttäjät voivat selata tämän kohdetyypin kohteille -toiminnolla voit määritellä kohteet, jotka ovat käytettävissä valitulla kohdetyypillä. Esimerkiksi jos kohdetyyppi Projektit on valittu käytettäväksi Asiakas-kohdetyypillä, valitsemalla asiakas M-Files-asiakasohjelmistossa ja käyttämällä Selaa suhteita -toimintoa nähdään listaus kaikista kyseiseen asiakkaaseen liitetyistä projekteista. Huom. Oletusasetuksessa näitä kohdetyyppejä ei ole määritelty, koska suhteessa olevia kohteita on helppo selata suoraan listausnäkymässä. Tätä asetusta kannattaa käyttää siis ainoastaan erikoistapauksissa. Huom. Tämä asetus ei vaikuta listausnäkymässä (hakutulos tai näkymä) näytettäviin suhteessa oleviin kohteisiin, jotka on ryhmitelty pääkohteen alapuolelle kohdetyypeittäin. Oletussuojausasetukset uusille kohteille Voit määritellä uusille kohteille oletussuojausasetuksen kohdetyyppikohtaisesti. Kun luot tähän kohdetyyppiin kuuluvan kohteen, saa uusi kohde nämä oletussuojausasetukset. Lisäasetukset Kohdetyypin hierarkia Kohdetyypeillä voi olla hierakkisia suhteita. Esimerkiksi suhde asiakkaan ja asiakkaan yhteyshenkilön välillä voidaan määritellä siten, että Asiakas-kohdetyypin alityypiksi määritellään Yhteyshenkilö-kohdetyyppi. Asiakas-kohdetyypin arvolistan sisältöä tarkasteltaessa nähdään tällöin myös yhteyshenkilöt suodatettuna asiakkaan mukaan. Voit myös määritellä esimerkiksi ominaisuudet Tilaaja ja Tilaajan yhteyshenkilö, jolloin yhteyshenkilön valinta suodattuu Tilaaja-kenttään valitun asiakkaan mukaisesti. Voit lisätä ja poistaa alityyppejä painikkeilla Lisää ja Poista. Voit myös määritellä muokattavana olevan kohdetyypin jonkin muun kohdetyypin alityypiksi. Katso lisää kohdasta Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot) (sivu 244). Huom. Kohdetyypille ei voi määritellä sisäistä hierarkiaa. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 238 M-Files® 10 Oletus automaattisille suojausasetuksille Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset. Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti. Voit määrittää kohdetyyppikohtaisesti automaattiset suojausasetukset samaan tapaan kuin arvokohtaisesti. Huom. Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin asetuksiin nähden. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247). Aliakset Aliaksia käytetään tunnistamaan merkitykseltään vastaavat metatiedot. Esimerkiksi, kun tuodaan kohteita toisesta varastosta, niiden Päiväys- ja Kuvaus-ominaisuudet voidaan yhdistää kohdevaraston vastaaviin ominaisuuksiin perustuen aliaksiin, vaikka ominaisuuksien sisäiset ID:t ja/tai nimet olisivat erilaiset. Aliakset viittaavat siis samaa tarkoittaviin metatietoihin eri varastoissa, eli alias on yhteinen tunniste samalle metatietomäärittelylle eri varastojen välillä. Alias määritellään sekä lähde- että kohdevarastoon samannimisenä yhteisenä tunnisteena eri varastojen välille. Aliasta määriteltäessä voidaan hyödyntää erilaisia ulkoisia tietotyyppi- ja arkistostandardeja, joita ovat esimerkiksi SÄHKE2, MoReq2 ja Dublin Core. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Suojausasetukset Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä kohdetyyppi ja kuka saa luoda kohdetyyppiin kuuluvia kohteita. Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. kohdetyypin nimeä, kohdetyyppi ei näy valintana M-Files-asiakasohjelmiston puolella (esim. luotaessa uutta kohdetta tai hakukriteerinä). Vaikka kohdetyypin nimi olisi piilotettu, näkee käyttäjä silti kaikki tämän kohdetyypin kohteet esim. näkymissä tai haun tuloksena. Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä kohdetyypin nimeä, ei hän myöskään voi luoda kohteita tähän kohdetyyppiin. Käyttäjällä voi olla kuitenkin oikeus nähdä kohdetyypin nimi, mutta ei silti oikeutta luoda kohteita. Yhteys ulkoiseen tietokantaan Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehdellä voit määrittää kohdetyypin, joka käyttää yhteyttä ulkoiseen tietokantaan. 239 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 146: Uusi kohdetyyppi -valintaikkunan Yhteys ulkoiseen tietokantaan -välilehti. Käytä yhteyttä ulkoiseen tietokantaan tuodaksesi ja muokataksesi kohteita, jotka ovat ulkoisessa tietokannassa Ottaa toiminnon käyttöön. Voit määritellä M-Filesin ottamaan yhteyden esimerkiksi organisaation asiakastietokantaan. OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) M-Files-palvelin käyttää yhteysmääritystä muodostaakseen OLE DB -yhteyden ulkoiseen tietokantaan. Yhteysmäärityksen syntaksi riippuu OLE DB -tarjoajasta, jota käytetään yhteydessä ulkoiseen tietokantaan. Jos tietovarastoon saadaan yhteys vain ODBC:n avulla, niin tällöin tietovarastoa pitää käyttää OLE DB:n ja ODBC:n kautta. Tarkka yhteysmääritys riippuu käytetystä tietokannasta. Huomaa, että teknisistä syistä johtuen M-Files-palvelimen hallinnassa näytetään ne OLE DB -tarjoajat, jotka ovat saatavilla sillä tietokoneella, jossa M-Files-palvelimen hallinta -työkalua suoritetaan. M-Files-palvelin voi kuitenkin sijaita eri tietokoneella. Varmista, että valittu OLE DB -yhteysmääritys toimii juuri M-Files-palvelimelta. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 240 M-Files® 10 Huom. JET-ajuri on usein 32-bittinen ja toimii M-Files-palvelinta ajettaessa 32-bittisessä tilassa. Suosituksia sopivista tarjoajista Tietokanta Tarjoaja MS SQL Server Microsoft OLE DB Provider for SQL Server. Access Microsoft JET OLE DB Provider. Excel Microsoft JET OLE DB Provider. Lisäksi tulee määritellä Extended Properties -kohdalle arvoksi "Excel 8.0;". Excel-taulukkoon tulee määritellä data-alue Määritä nimi -toiminnolla. Tällainen nimetty data-alue Excelissä vastaa tietokannan taulua. Taulun sarakkeiden niminä käytetään data-alueen ensimmäisen rivin arvoja. MySQL Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers (MySQL Connector/ODBC). • Muodosta uusi järjestelmätietolähde valvontatyökaluista löytyvän Tietolähteet (ODBC) -työkalun avulla. • Valitse ODBC-ajuriksi MySQL Connector/ODBC. • Määrittele tietolähde. • Laita ajurin ominaisuuksista päälle kohta Disable Transactions. Valitse yhteysmäärityksessä tarjoajaksi Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers ja tietolähteeksi määrittelemäsi järjestelmätietolähde. Yhteysmäärityksen alkuperäinen luettelo jätetään tyhjäksi. Tietokanta määritellään siis vain ajurin määrittelyssä. MySQL:n kanssa voi myös käyttää MySql.OLEDB Provider -nimistä tarjoajaa SELECT-tietokantalause M-Files-palvelin käyttää SELECT-tietokantalausetta hakeakseen tietueita ulkoisesta tietokannasta. Esimerkkejä SELECT-tietokantalauseesta: SELECT AsiakasNumero, AsiakasNimi FROM Asiakkaat 241 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto SELECT ID, Nimi + ' ' + Osasto FROM Yhtiot SELECT ID, Nimi, AsiakasID FROM Yhteyshenkilot SELECT * FROM Asiakas Päivitä sarakkeet Hakee SELECT-tietokantalauseen määrittelemät tiedot Sarakkeet-kohtaan. Sarakkeet Sarakkeet-kohdassa näkyvät vastaavuudet ulkoisesta tietokannasta haettujen sarakkeiden ja dokumenttivaraston ominaisuusmäärittelyjen välillä. Voit muokata lähdesarakkeiden ja kohdeominaisuuksien vastaavuuksia. Kohdetyypillä tulee aina olla vastaavuudet yksilölliseen tunnisteeseen (ID) ja nimeen. Alityypeillä tulee myös löytyä sarakeyhteys omistajakohteeseen. Jos kenttä on päivitettävissä UPDATE-tietokantalauseella ulkoisessa tietokannassa, voit määritellä Päivitä-kohtaan merkinnän tästä. Lisää-kohdalla määritellään ne kentät, joita voidaan lisätä INSERT INTO -tietokantalauseella ulkoiseen tietokantaan. UPDATE-tietokantalause Kun käyttäjä muokkaa kohdetta M-Filesissa M-Files-palvelin käyttää UPDATE-tietokantalausetta muokatakseen vastaavaa tietuetta ulkoisessa tietokannassa. Merkitse kysymysmerkillä (?) kaikkien päivitettävien sarakkeiden arvot. Esimerkkejä UPDATE-tietokantalauseesta: UPDATE Asiakkaat SET AsiakasNimi = ? WHERE AsiakasID = ? UPDATE Yhteyshenkilo SET Nimi = ?, AsiakasID = ? WHERE YhteyshenkiloID = ? INSERT INTO -tietokantalause Käyttäjän luodessa uutta kohdetta M-Filesiin M-Files-palvelin käyttää INSERT INTO -tietokantalausetta lisätäkseen vastaavan uuden tietueen ulkoiseen tietokantaan. Käytä kysymysmerkkiä (?) osoittamaan jokaisen sarakkeen arvoa. Esimerkkejä INSERT INTO -tietokantalauseista: INSERT INTO Asiakkaat( AsiakkaanNimi ) VALUES( ? ) INSERT INTO Yhteyshenkilot( Nimi, AsiakkaanID ) VALUES( ?, ? ) Huom. M-Filesiin syötettävässä INSERT INTO -lauseessa ei määritellä arvoa ID-sarakkeelle. Tietokannan tulee toimia siten, että se tuottaa uudelle tietueelle ID-arvon automaattisesti. Esim. SQL Server -tietokannassa tämä onnistuu määrittelemällä ID-sarake identity-tyyppiseksi ja Access-tietokannassa käyttämällä AutoNumber-tyyppistä 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 242 M-Files® 10 ID-saraketta. Excelin kanssa INSERT INTO -lausetta ei voi käyttää, koska uuden ID-arvon tuottaminen ei Excelillä onnistu. DELETE-tietokantalause Kun käyttäjä poistaa kohteen M-Filesista, M-Files-palvelin käyttää DELETE-tietokantalausetta poistaakseen vastaavan tietueen ulkoisesta tietokannasta. Merkitse kysymysmerkillä (?) poistettavan kohteen ID. Esimerkkejä DELETE-tietokantalauseesta: DELETE FROM Asiakkaat WHERE AsiakasID = ? DELETE FROM Yhteyshenkilot WHERE YhteyshenkiloID = ? Ei käytössä Ulkoinen yhteys voidaan tilapäisesti poistaa käytöstä merkitsemällä Ei käytössä -valintaruutu. 8.11 Arvolistat Arvolista on lista, joka sisältää erilaisia arvoja, esimerkiksi kaupunkien nimilistan. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää useissa eri ominaisuuksissa. Seuraava esimerkki selkeyttää arvolistan merkitystä: 1. Kirjaudu sisään Esimerkkidokumenttivarastoon. 2. Luo uusi dokumentti, joka kuuluu Tarjous-luokkaan. 3. Metatietokorttia täyttäessäsi valitset vaihtoehdon Toimittaja-ominaisuudelle, joka saa tietonsa Asiakkaat-arvolistasta. Samaa arvolistaa voidaan hyödyntää myös useissa ominaisuusmäärittelyissä (esim. Tilaaja). Arvolista on eräänlainen tietotyyppi (tietotyypeistä kerrotaan myöhemmin lisää). Arvolistojen luominen ja käyttö nopeuttaa huomattavasti metatietojen antamista dokumentille. Monissa tapauksissa on järkevämpää valita arvo listasta kuin kirjoittaa sitä joka kerta erikseen. Toisaalta kaikkia arvoja ei ole järkevää valita listasta. Tällainen arvo on esimerkiksi kohteen otsikko. Uusi arvolista Arvolistan tyyppi voi olla joko sisäinen tai ulkoinen. Sisäisen arvolistan sisältö on tallennettuna dokumenttivaraston tietokantaan, eli sitä käytetään vain dokumenttivaraston sisällä. Sen sijaan ulkoinen arvolista voi esimerkiksi päivittyä jonkin ulkoisen tietokannan mukaan. Tällöin joudut määrittelemään, miten palvelin hakee arvolistan sisällön toisesta tietokannasta. Esimerkiksi erillisellä tietokantapalvelimella sijaitsevan työntekijätietokannan 243 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto voi yhdistää M-Filesin arvolistoihin määrittelemällä yhteyden tietokantaan. Katso myös kohta Palvelin (sivu 165). Kuva 147: Uuden arvolistan luonti-ikkuna. Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän arvolistaan Valitsemalla tämän vaihtoehdon voit antaa käyttäjille mahdollisuuden lisätä arvoja arvolistaan metatietokorttia täyttäessään. Tällöin käyttäjä voi esimerkiksi dokumenttia lisätessään lisätä myös mahdollisesti puuttuvan tiedon järjestelmän tietoihin. Oletussuojausasetukset uusille arvoille Suojausasetuksissa voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä oletuksena arvolistan uudet arvot. Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot) Arvolistan sisällössä voit luoda uusia arvoja sekä sisäisesti hierarkkisille arvoille uusia aliarvoja. Voit myös määritellä arvolistojen arvojen välisiä hierarkiasuhteita. Lisätietoja 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 244 M-Files® 10 saat kohdasta Lisäasetukset (sivu 249). Lisäksi voit määritellä arvokohtaisen suojausasetuksen sekä oletussuojausasetukset arvoa käyttävälle kohteelle. Arvolistan arvojen kuvakkeet Sen lisäksi, että voit lisätä kohdetyypeille kuvakkeita, voit myös lisätä, muuttaa ja poistaa kuvakkeita arvolistan arvoille. Näin voit tehdä M-Filesin käyttöliittymästä entistä havainnollisemman. Esimerkiksi työnkulun tiloille ja kokoustyypeille voidaan määrittää omat kuvakkeensa. Koska työnkulun tilan vaihto voidaan tehdä suoraan tehtäväalueen tai metatietokortin pikatoimintoja käyttämällä, kuvakkeilla voidaan erottaa tilat toisistaan myös visuaalisesti. Kuva 148: Arvolistan sisältö, jossa Asiakkaat-arvolistan alilistana on Yhteyshenkilöt-arvolista. 245 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 149: Sisäisesti hierarkkisen arvolistan sisältö. Arvoille voit luoda aliarvoja Lisää aliarvo -toiminnolla. Suojausasetukset Suojausasetuksissa voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän arvolistan arvon. Tällöin voit esimerkiksi sallia arvolistan arvon näkymisen vain tietylle kohderyhmälle. Automaattiset suojausasetukset Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset. Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247). 8.0-versiota vanhemmat versiot: Oletussuojaus-välilehdellä voit määrittää oletussuojausasetukset kohteelle, jonka ominaisuuksiin tämä arvo kuuluu. Täten voidaan toteuttaa esimerkiksi projektin valinnan mukaan määräytyvä suojausasetus. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 246 M-Files® 10 Automaattiset suojausasetukset Automaattiset suojausasetukset ovat kohdassa Yleinen > Sisältö... > Suojausasetukset... > Automaattiset suojausasetukset. Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti. Huom. Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset. Kuva 150: Tässä esimerkissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön. Kaikille käyttäjille on sallittu lukuoikeudet ja projektipäälliköille on määritelty erilliset oikeudet. Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon Aktivoi toiminto Rajoita käyttöoikeuksia kohteissa, jotka viittaavat tähän arvoon, kun haluat ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset. Käytä arvon omia suojausasetuksia 247 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Voit myös käyttää liitettävän arvon tai kohteen, esimerkiksi projektin, omia suojausasetuksia automaattisina suojausasetuksia. Tällöin esimerkiksi taloprojektisuunnitelma saisi automaattisesti siihen liitettävän projektin suojausasetukset. Esimerkiksi projektille Taloprojekti Taivas voisi olla määriteltynä omat suojausasetukset niin, että vain projektipäälliköllä ja projektiryhmällä on oikeudet tähän projektiin. Kun ko. projekti liitettäisiin taloprojektisuunnitelmaan, saisi taloprojektisuunnitelma vastaavat oikeudet. Tällöin siis projektille ei määritellä erillisiä automaattisia suojausasetuksia, vaan automaattiset suojausasetukset ovat samat kuin projektin omat suojausasetukset. Huom. Mikäli liitettävällä arvolla tai kohteella on itsellään automaattisia suojausasetuksia ominaisuuksien kautta, nämä automaattiset suojausasetukset eivät periydy varsinaiselle kohteelle asti. Nimi Nimeä määrittelemäsi automaattiset suojausasetukset mahdollisimman kuvaavasti, koska tämä tieto näkyy asiakasohjelmiston puolella. Määrittele suojausasetukset Tämän jälkeen voit määrittää automaattiset suojausasetukset, jotka otetaan aina käyttöön automaattisesti kohteelle silloin, kun automaattisia suojausasetuksia käyttävä arvo, kohde tai luokka lisätään kohteen metatietoihin. Katso lisätietoja käyttöoikeuksista kohdasta Uusi dokumentti (sivu 58). Tutustu myös pseudokäyttäjien määrittelyyn kohdassa Pseudokäyttäjät (sivu 65). Huom. Mikäli et salli mitään oikeuksia, tällaisen arvon tai kohteen käyttö rajaa kaikki oikeudet lopulliseen kohteeseen. Salli käyttäjien poistaa aktivointi näiden rajoitusten osalta Lisäksi voit määrittää, sallitaanko käyttäjien poistaa tämän arvon kautta tulevien automaattisten suojausasetusten rajoitusten aktivointi, jolloin käyttäjät voivat halutessaan poistaa ennalta määritetyt automaattiset suojausasetukset. Hyväksy sen jälkeen määritetyt automaattiset suojausasetukset. Kun olet lisännyt jollekin arvolle, kohteelle, luokalle, arvolistalle tai kohdetyypille automaattisia suojausasetuksia, M-Files ilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön ja missä ei. Tarkista, että haluamassasi ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettu käyttöön. Katso lisätietoja kohdasta Uusi ominaisuusmäärittely (sivu 252). Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle, jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset. Huom. Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin asetuksiin nähden. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 248 M-Files® 10 Huom. Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia sen jälkeen, kun olet päivittänyt dokumenttivaraston 7.0-versiosta tätä uudempaan versioon, laajennetut metatieto-ohjatut suojausasetukset on otettava manuaalisesti käyttöön varastokohtaisesti. 8.0-versiossa (tai uudemmissa) luoduissa varastoissa laajennetut automaattiset suojausasetukset ovat oletuksena käytössä, jolloin tätä aktivointia ei tarvitse erikseen tehdä. Katso lisätietoja kohdasta Lisäasetukset (sivu 182). Lisäasetukset Arvolistan hierarkia Arvolistoilla voi olla hierarkkisia suhteita kahdella tapaa: Sisäisesti hierarkkinen arvolista Arvolista voi olla sisäisesti hierarkkinen, jolloin lista voi sisältää pää- ja aliarvoja. Pääarvo kokoaa alleen siihen liittyvät aliarvot. Tämän avulla voidaan luoda esimerkiksi arvolista, joka kattaa jaotellusti piirustustyypit. Pääarvona voi olla esimerkiksi pohjapiirustus ja sen aliarvoina eri mittakaavoissa esitettävät pohjapiirustukset. On tärkeää, että sisäisesti hierarkkisen arvolistan kaikki arvot ilmentävät keskinäisestä hierarkiastaan huolimatta samaa käsitettä (esim. pääarvo Pohjapiirustus ja sen aliarvot Pohjapiirustus 1:100 ja Pohjapiirustus 1:50). Jos pääarvot ja aliarvot kuvaavatkin eri käsitteitä, esimerkiksi maat ja niiden kaupungit, sinun tulee laatia kaksi erillistä arvolistaa, Maat ja Kaupungit, ja määritellä hierarkiasuhde näiden arvolistojen välille. Hierarkkinen arvolista voidaan luoda valitsemalla Sama lista (määrittelee sisäisesti hierarkkisen arvolistan) kohdassa Tämä arvolista on seuraavan arvolistan alilista. Tämän ansiosta voit luoda arvolistan arvoille aliarvoja. Katso lisätietoja luvusta Arvolistan sisältö (yksittäiset arvot) (sivu 244). Arvolistojen välinen hierarkiasuhde Asiakkaat ja niiden yhteyshenkilöt tulee määritellä taasen kahtena erillisenä arvolistana, joiden välillä on hierarkiasuhde. Tällöin Asiakkaat-arvolistan arvo (yrityksen nimi) toimii omistaja-arvona Yhteyshenkilöt-arvolistan arvoille. Asiakkaat-arvolista on tällöin pääarvolista, ja Yhteyshenkilöt-arvolista on alilista. Hierarkiasuhde on syytä lisäksi aina määritellä myös näitä arvolistoja käyttävien ominaisuusmäärittelyiden välillä (suodatettua arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely). Katso lisätietoja luvusta Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251). 249 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 151: Lisäasetuksissa voit määritellä erilaisia hierarkiasuhteita. Oletus automaattisille suojausasetuksille Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti. Voit määrittää arvolistakohtaisesti automaattiset suojausasetukset samaan tapaan kuin arvokohtaisesti. Huom. Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset. Huom. Arvokohtaiset asetukset ovat aina etusijalla arvolista- ja kohdetyyppikohtaisiin asetuksiin nähden. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247). Tämän arvolistan sisällöt voidaan kääntää Aktivoi arvolistakohtaisesti sisällöt, jotka voidaan kääntää eri kielille. Katso lisätietoja kohdasta Kielet ja käännökset (sivu 212). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 250 M-Files® 10 Aliakset Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. arvolistalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Suojausasetukset Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä arvolista ja kuka saa lisätä tähän arvolistaan kuuluvia arvoja. Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. arvolistaa, niin arvolista ei näy valintana M-Filesissa (esim. hakukriteerinä). Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä arvolistaa, hän ei myöskään voi lisätä arvoja siihen. Käyttäjällä voi olla kuitenkin oikeus nähdä arvolista, mutta ei silti oikeutta lisätä arvoja. Yhteys ulkoiseen tietokantaan Määritellään samalla tavalla kuin ulkoiset kohdetyypit. Kts. kohta Yhteys ulkoiseen tietokantaan (sivu 239) 8.12 Ominaisuusmäärittelyt Ominaisuusmäärittelyillä määritellään ominaisuuksia, joita liitetään luokkiin. Ominaisuusmäärittelyssä määritellään ominaisuuden nimi (jonka kannattaa olla kuvaava) ja tietotyyppi, joka määrää millaista syötettävä tieto on (ominaisuuteen liittyen). 251 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 152: Ominaisuusmäärittelylle annetaan nimi ja tiedot sen mahdollisesta sisällöstä. Erilaisten ominaisuuksien yhdistelmistä voidaan muodostaa luokkia, katso kohta Luokat (sivu 267). Esimerkiksi Työsopimus on luokka, johon on liitetty ominaisuudet Otsikko, Dokumentin päiväys, Työntekijä, Avainsanat ja Kuvaus. Ominaisuusmäärittelyillä määritellään, millaisia metatietoja dokumentista pitää kertoa metatietokorttiin. Dokumenttiluokkaan liitetyt ominaisuudet näkyvät metatietokortissa. Uusi ominaisuusmäärittely Uudessa ominaisuusmäärittelyssä pitää ominaisuuden nimeämisen jälkeen määritellä tietotyyppi. Esimerkiksi jos luot Dokumentin päiväys -nimisen ominaisuuden, sille on loogista määritellä tietotyypiksi Päiväys. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 252 M-Files® 10 Kuva 153: Uusi ominaisuusmäärittely -ikkuna. Ominaisuusmäärittelyn tietotyypit Teksti Mikä vain kirjoitettu teksti, esimerkiksi otsikko. Teksti (monirivinen) Mikä vain kirjoitettu teksti. Teksti voi jatkua useammalle riville. Valitse listasta Voit valita yhden arvon arvolistan vaihtoehdoista. Valitse listasta (monivalinta) Voit valita useita arvoja arvolistan vaihtoehdoista. Päiväys Voit valita päivämäärän. M-Files ehdottaa oletusarvoisesti meneillään olevaa päiväystä. Aika Voit valita kellonajan. Numero (kokonaisluku) Voit kirjoittaa halutun kokonaisluvun. Numero (reaaliluku) Voit kirjoittaa halutun reaaliluvun. 253 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Totuusarvo (kyllä/ei) Voit määrittää totuusarvon kyllä tai ei halutulle muuttujalle. Tietotyyppi kuvastaa, minkälaisesta ominaisuudesta on kyse. Jos esimerkiksi luot uuden ominaisuuden nimeltä Luottamuksellinen ja annat sille tietotyypiksi Totuusarvo (kyllä/ei), täyttäessäsi metatietokortin Luottamuksellinen-kohtaa sinun pitää valita joko kyllä tai ei. Näin tapahtuu vain, jos Luottamuksellinen-ominaisuus on liitetty siihen dokumenttiluokkaan (esimerkiksi Raportti, Muistio, Pöytäkirja), johon luomasi dokumentti kuuluu. Kun olet luonut tämän ominaisuuden, voit luoda uuden näkymän, johon on listattu dokumentit sen mukaan, ovatko ne luottamuksellisia vai eivät. Dokumentit saat määriteltyä näkymähierarkian avulla Kyllä- ja Ei-ominaisuuskansioihin. Arvolistat ovat tehokkaasti hyödynnettävissä ominaisuusmäärittelyissä. Esimerkiksi Asiakkaat-arvolistaa hyödynnetään lukuisissa Esimerkkidokumenttivaraston ominaisuusmäärittelyissä. Kun määritellään vaikkapa Laatijaorganisaatiota, haetaan vaihtoehdot arvolistasta Asiakkaat, johon on helppo lisätä uusia arvoja (asiakkaita). Näin samoja yritysten nimiä ei tarvitse kirjoittaa uudestaan, vaan sen sijaan hyödynnetään jo olemassa olevaa listaa. Listavalinnat vähentävät syötevirheitä ja tehostavat toimintaa. Esisuodatus ominaisuuksille Voit määritellä esisuodatuksen ominaisuusmäärittelylle, joka näyttää kohteita. Tällä tavoin voidaan rajata listaa näytettävistä kohteista tietyillä kriteereillä, jolloin käyttäjä löytää nopeammin etsimänsä kohteen, esimerkiksi lisätessään haluamansa asiakkaan metatietokorttiin. Esisuodatuksella voidaan esimerkiksi jakaa: • asiakkaat prospekteihin ja varsinaisiin asiakkaisiin • asiakkaat tilaajiin ja toimittajiin • asiakkaat henkilöasiakkaisiin ja yrityksiin • projektit sisäisiin ja ulkoisiin • projektit voimassa oleviin ja päättyneisiin. Asiakkaan luokkaa voidaan käyttää myös esisuodattimena asiakaslistaukselle.Vastaavasti esimerkiksi projektin luokkaa voidaan käyttää esisuodattimena projektilistaukselle. Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa Suodatettua arvolistaa käyttävä ominaisuusmäärittely kannattaa määritellä suodattuvaksi siihen liittyvän pääarvolistaa käyttävän ominaisuusmäärittelyn mukaisesti. Kyseessä on tällöin ns. dynaaminen suodatus sen mukaan, mitä käyttäjä valitsee metatietokortissa. Esimerkiksi: Ominaisuudet Tilaaja ja Tilaajan yhteyshenkilö täytetään dokumenttikorttiin. Oikean tilaajan valitseminen suodattaa tällöin Tilaajan yhteyshenkilö -arvolistaan ainoastaan tämän tilaajan yhteyshenkilöt. Tilaaja-ominaisuusarvo voi käyttää pohjanaan 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 254 M-Files® 10 Asiakkaat-arvolistaa ja Tilaajan yhteyshenkilö voi käyttää pohjanaan Yhteyshenkilö-arvolistaa. Yhteyshenkilöt-arvolista suodattuu asiakkaiden mukaisesti. Lisäksi Tilaajan yhteyshenkilö -ominaisuus on määritelty suodattumaan Tilaaja-ominaisuuden mukaisesti. Katso lisää arvolistojen ja kohdetyyppien välisistä hierarkiasuhteista kohdista Arvolistat (sivu 243) ja Kohdetyypit (sivu 236). Voit myös valita automaattisen suodatuksen, jolloin M-Files etsii parhaimman mahdollisen suodatusvalinnan metatietokortissa kyseisen ominaisuuden suodattamiseen. Tällöin esimerkiksi arvolistojen kaksisuuntainen suodatus postinumeroiden ja kaupunkien välillä toimii käyttäjäystävällisesti: voit valita metatietokortissa ensin postinumeron, jolloin M-Files valitsee automaattisesti sopivan kaupungin listasta. Jos valitset ensin kaupungin, M-Files suodattaa valittavissa olevat postinumerot automaattisesti kaupungin mukaan. Lajittele luettelon arvot seuraavaan järjestykseen Voit määrittää, onko ominaisuusmäärittelyssä käytettävä arvolista kasvava vai laskeva. Salli tämän ominaisuuden käyttäminen tietyn kohdetyypin kanssa Tarvittaessa voit myös rajoittaa ominaisuuden käytön vain tiettyyn kohdetyyppiin. Ota käyttöön automaattiset suojausasetukset tämän ominaisuuden kautta Jotta voit käyttää automaattisia suojausasetuksia tietyn ominaisuuden kautta, tulee sinun sallia tämä ko. ominaisuusmäärittelyn ominaisuuksissa. Luokka-ominaisuusmäärittelylle automaattiset suojausasetukset on oletuksena käytössä, joten sille niitä ei erikseen tarvitse sallia. Kun olet lisännyt jollekin arvolle, arvolistalle tai kohdetyypille automaattisia suojausasetuksia, M-Files ilmoittaa vielä, missä ominaisuusmäärittelyissä automaattiset suojausasetukset on otettu käyttöön ja missä ei. Tarkista, että haluamassasi ominaisuusmäärittelyssä on automaattiset suojausasetukset otettu käyttöön. Huomioi, että määrittelemäsi arvo tulee olla valittuna juuri sille ominaisuusmäärittelylle, jolle olet ottanut käyttöön automaattiset suojausasetukset. Aliakset (Lisäasetukset-välilehti) Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. ominaisuusmäärittelylle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Automaattiset arvot Ominaisuudelle voidaan määrittää myös automaattinen arvo. Tällöin esim. laskuille voidaan määrittää yrityksen käytännön mukaisesti juokseva numerointi. Automaattinen arvo voi olla myös tekstiä sisältävä, jolloin se koostetaan muista ominaisuuksista: esimerkiksi jos tarjouksen otsikoiden halutaan olevan aina samaa muotoa (kuten 255 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Luokka/Tuote/Asiakas), ne voidaan määritellä aina muodostuvaksi automaattisesti näiden ominaisuuksien mukaan (Tarjous/Mach20A/ESTT Oy). Automaattisia arvoja käyttämällä dokumenttien ja muiden kohteiden metatiedot ovat entistä enemmän hyödynnettävissä tietoa tallennettaessa ja etsittäessä. Automaattisten arvojen käyttäminen lisäksi yhtenäistää dokumenttien ja muiden kohteiden nimeämistä sekä vähentää tiedon uudelleensyöttämistä. Ominaisuuden automaattisia arvoja voidaan hyödyntää erityisesti kohteen nimeämisessä (katso lisää kohdasta Uusi luokka (sivu 269)) sekä metatietojen automaattisessa sisällyttämisessä dokumenttiin (katso lisää kohdasta Lisää M-Files-ominaisuus (sivu 148)). Automaattinen numero ja arvo Ominaisuudelle voidaan laskea automaattinen numero tai arvo. Automaattinen numero lasketaan kerran, ja se pysyy muuttumattomana. Automaattista numerointia voidaan hyödyntää esimerkiksi yrityksen erilaisissa sisäisissä käytännöissä ja kirjauksissa. Automaattinen arvo voi myös koostua muista ominaisuuksista, jotka tavallisesti kytkevät toisiinsa vähintään kaksi ominaisuutta. Tällöin esim. dokumentin nimeksi (automaattiseksi arvoksi) voidaan määritellä Luokka (Asiakas), joka antaa arvoksi esim. Tarjous (ESTT Oy). Automaattinen arvo muuttuu, kun kohdetta muokataan. Jos automaattinen arvo luodaan käyttämällä luokkaa ja asiakkaan nimeä (Tarjous (Asiakas A)), automaattinen arvo muuttuu, kun toinen asiakas valitaan (Tarjous (Asiakas B)). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 256 M-Files® 10 Kuva 154: Tälle ominaisuudelle on määritelty juokseva numerointi, joka kasvaa aina yhdellä (Lisäys: 1). Viimeksi käytetyksi arvoksi on määritelty 1000. Näin ollen tätä ominaisuutta käyttävälle kohteelle annetaan seuraavaksi juokseva numero 1001. Laskujärjestysarvoksi on määritelty 10. Juokseva numerointi Antaa arvoksi juoksevan numeron. Voit määritellä lisäksi, millä arvolla juokseva numerointi kasvaa (Lisäys). Oletuksena on yksi (1). Mukautettu automaattinen numerointi (VBScript) Antaa arvoksi automaattisen numeron, joka voi sisältää kirjaimia ja/tai numeroita. Mukautetun automaattisen numeron muodostaminen määritellään yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScripitin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä. Katso lisätietoja luvusta VBScript-koodin muokkaus (sivu 260). 257 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Ominaisuuksien liittäminen yhteen Liittää yhteen valitut ominaisuudet (esim. Tarjous/Laite/Asiakas). Kun määrittelet arvoa, voit kirjoittaa valittujen ominaisuuksien väliin mitä tahansa merkkejä tai tekstiä. Esim. Tarjous: Asiakas (Projekti) tai Tarjous, Asiakas, Projekti. Saatavana olevien paikkamerkkien lista voidaan avata määritettäessä ominaisuuden automaattista arvoa. Lisää paikkamerkki… -painikkeella avataan ominaisuusmäärittelyiden ja muiden käytettävissä olevien paikkamerkkien lista. Kuva 155: Voit käyttää paikkamerkkejä lisäämällä niihin %-merkin molemmin puolin. Näin muodostat automaattisen arvon yhdistämällä muita ominaisuuksia. Paikkamerkki Kuvaus OBJID Dokumentin tai muun kohteen tunnus. OBJVER Dokumentin tai muun kohteen versio. OBJTYPE_<id> Kaikkien niiden ominaisuuksien arvot, jotka voivat viitata määritettyyn kohdetyyppiin. (Vaihda paikkamerkin määrityksen <id> tilalle kohdetyypin tunnus.) PROPERTY_<id> Kohteen määritetyn ominaisuuden arvo. (Vaihda paikkamerkin määrityksen <id> tilalle ominaisuusmäärityksen tunnus.) Epäsuorat paikkamerkit 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 258 M-Files® 10 Epäsuoria paikkamerkkejä ovat epäsuoraan kohteeseen liittyvät metatiedot. Jos esimerkiksi asiakas-kohteeseen liittyy sopimus, asiakkaan maa on dokumentin epäsuoraa metatietoa. Jos määritetään asiakkaan maa epäsuorana paikkamerkkinä, käytetään syntaksia %PROPERTY_1079.PROPERTY_1088%, jossa 1079 on ominaisuusmäärittelyn tunnus asiakkaalle ja 1090 ominaisuusmäärittelyn tunnus maalle. Laskettu arvo (VBScript) Automaattisen arvon muodostaminen voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä. Tällöin ominaisuudelle määritellään laskettu arvo. Lasketun arvon määrittelystä kerrotaan tarkemmin kohdassa VBScript-koodin muokkaus (sivu 260). Viimeksi käytetty arvo Ilmoittaa arvon, josta juoksevan numeron/arvon laskeminen aloitetaan. Oletuksena on nolla (0). Voit myös muuttaa arvon, esim. jos juokseva numerointi halutaan aloittaa 3000:sta Laskujärjestys Laskujärjestys ilmaisee automaattisen arvon laskujärjestyksen (järjestys pienimmästä suurimpaan). Tällä on merkitystä silloin, kun käytetään useita automaattisia arvoja ja näiden yhdistelmiä muodostamaan uusia automaattisia arvoja. Laskujärjestyksellä on merkitystä esimerkiksi silloin, jos kohteen nimeksi halutaan ominaisuuden automaattinen arvo, joka muodostuu kahdesta muusta automaattisesta arvosta. Tällöin lasketaan ensin näille kahdelle oma automaattinen arvonsa ja tämän jälkeen vasta viimeisenä yhteisarvo. Itse arvoilla ei ole muuta merkitystä kuin että laskujärjestys on pienimmästä suurimpaan. Laskujärjestysarvot eri ominaisuuksille voivat olla esim. 10, 12, 17 ja 20. Tällöin ensimmäisenä lasketaan arvo ominaisuudelle, jonka laskujärjestys on 10. Sen jälkeen lasketaan arvo ominaisuudelle, jonka laskujärjestys on 12 jne. Laske uudelleen Laske uudelleen -toiminto näkyy tehtäväalueella toimintona (myös hiiren oikealla napilla pikavalikossa), kun valittuna on ominaisuus, jolle on määriteltynä automaattinen arvo. Laske uudelleen tyhjät arvot Laskee automaattisen arvon ominaisuuksille, joilla sitä ei vielä ole laskettu. Tämä on oletuksena automaattisia arvoja laskettaessa. Asetusten muutokset koskevat ainoastaan uusia arvoja. Jos esimerkiksi muokkaat kohtaa Viimeksi käytetty arvo, vain uudet kohteet saavat uuden arvon. Vanhat arvot säilyvät entisellään; toisin sanoen kertaalleen annetut arvot säilyvät. 259 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Laske uudelleen kaikki arvot Laskee kaikille ominaisuuksille uuden automaattisen arvon. Laske uudelleen kaikki arvot -toiminto muuttaa siis myös aiempia automaattisia arvoja. Jos on esimerkiksi käytetty juoksevaa numerointia ja Viimeksi käytettyä arvoa muutetaan, tämä toiminto muuttaa kaikkien kohteiden juoksevan numeroinnin uuden asetuksen mukaisesti. Pohjadokumentin nimeäminen ilman automaattista arvoa Pohjaksi määritellyt dokumentit toimivat eri tavoin ominaisuuksien automaattisia arvoja käytettäessä: Pohjadokumentin metatiedossa kaikki ominaisuusmääritellyt toimivat ilman automaattisen arvon laskemista. Pohjille siis automaattiset ominaisuusmäärittelyt toimivat kuin ne eivät olisi automaattisia: niille voidaan syöttää normaalin tapaan arvo eikä palvelin laske ominaisuudelle automaattista arvoa. Esimerkiksi Tarjous-luokan kohteiden nimenä voi olla ominaisuuden automaattinen arvo, esim. Tarjous <nro> - <asiakkaan nimi> Tarjous-luokan pohjille halutaan silti antaa pohjan nimi, koska automaattiseen ominaisuuteen perustuva nimi on mielekäs vain varsinaisille tarjouksille, ei pohjille. Tällöin pohjalle voidaan antaa nimeksi esim. Tarjouspohja, ja kuitenkin pohjasta luodut varsinaiset tarjousdokumentit saavat ominaisuuden automaattisen arvon perusteella muodostuvan nimen Tarjous 35 - ESTT Oy. Katso lisää eri mahdollisuuksista kohdista Käytä pohjaa (sivu 59) ja Uusi luokka (sivu 269). VBScript-koodin muokkaus Mukautetun automaattisen numeron ja lasketun arvon muodostaminen voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin M-Files APIa ja VBScriptin yleisiä ominaisuuksia käyttämällä. Seuraavassa on kerrottu lisäohjeita VBScriptin käytöstä automaattisten arvojen yhteydessä. Huom. Kohteille voidaan luoda automaattisia ominaisuuksia myös niin, että kaikki laskettavat ominaisuudet eivät ole kohteen omia ominaisuuksia, vaan ne voivat olla kohteeseen suhteessa olevan toisen kohteen ominaisuuksia. Esimerkiksi jos projektiin on liitetty ominaisuus Asiakas, mutta dokumenttiin ei, voidaan dokumentille antaa automaattinen nimi perustuen dokumentin ja/tai projektin ominaisuuksiin. Tällöin dokumentin automaattinen nimi voi olla esimerkiksi muotoa "Talosuunnitelma Tähti / ESTT Oy". Muokkaa VBScript-koodia VBScript-koodi kirjoitetaan Muokkaa VBScript-koodia -ikkunassa. Syötetty VBScript-koodi suoritetaan aina, kun ominaisuuden arvo tarvitsee laskea uudelleen, eli käytännössä aina, kun kohteen jotain ominaisuutta muokataan. VBScript-koodin tehtävänä on muodostaa haluttu arvo ja asettaa se lopuksi Output-nimiseen muuttujaan. Tämä arvo tallentuu ominaisuuden arvoksi kohteen metatietoihin. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 260 M-Files® 10 Yksinkertaisimmillaan automaattisen arvon muodostava VBScript-koodi voisi olla esimerkiksi seuraava: Output = "Automaattinen arvo" Yleensä automaattinen arvo halutaan muodostaa kohteen muiden ominaisuuksien perusteella, esimerkiksi yhdistelemällä ominaisuuksia. VBScript-koodissa voidaankin hyödyntää saman tai jonkin muun kohteen ominaisuuksien arvoja ja perustietoja seuraavien käytettävissä olevien VBScript-koodin muuttujien avulla: CurrentUserID Muuttujan nimi : CurrentUserID Muuttujan tietotyyppi : Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus : CurrentUserID-niminen muuttuja sisältää sen käyttäjän ID:n, jonka tekemän toiminnon seurauksena komentosarjaa suoritetaan. DisplayID Muuttujan nimi: DisplayID Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: DisplayID-niminen muuttuja sisältää kohteen yksikäsitteisen tunnisteen (ID:n). Tämä ID näkyy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmistossa ominaisuusalueella, kun kohde on valittuna listauksessa. DisplayID voi sisältää numeroiden lisäksi myös kirjaimia. Usein DisplayID on sama kuin kohteen ns. sisäinen ID, jonka arvo on saatavilla ObjVer-muuttujan kautta. Kohteen sisäinen ID on kuitenkin aina numero. DisplayID eroaa kohteen sisäisestä ID:stä yleensä silloin, kun kohde on tuotu ulkoisesta tietokannasta. MFScriptCancel Muuttujan nimi : MFScriptCancel Muuttujan tietotyyppi : Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus : MFScriptCancel-niminen muuttuja sisältää virhekoodin, jonka avulla komentosarjat voivat näyttää käyttäjille selkeitä virheilmoituksia. Tavallisesti M-Files saattaa lisätä virheilmoituksiin tarkennuksia, jotka MFScriptCancel-muuttujan sisältämän virhekoodin avulla voidaan estää. Esimerkiksi: Err.Raise MFScriptCancel, "This is the error message shown to the user." ObjVer 261 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Muuttujan nimi: ObjVer Muuttujan tietotyyppi: ObjVer (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: ObjVer-niminen muuttuja sisältää kohdeversion täydellisen yksikäsitteisen tunnisteen, joka koostuu kohdetyypin ID:stä, kohteen sisäisestä ID:stä ja kohteen versionumerosta. PropertyValues Muuttujan nimi: PropertyValues Muuttujan tietotyyppi: PropertyValues (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: PropertyValues-niminen muuttuja on kokoelma, joka sisältää kohdeversion kaikki tämänhetkiset ominaisuusarvot (esim. Nimi, Projekti, Asiakas). Kukin ominaisuusarvo on PropertyValues-kokoelmassa PropertyValue-tyyppisenä muuttujana. Tietyn ominaisuusarvon voi etsiä kokoelmasta käyttäen kokoelman SearchForProperty-metodia. Tarkemmat tiedot löydät M-Files APIn dokumentaatiosta. PropertyDef Muuttujan nimi: PropertyDef Muuttujan tietotyyppi: PropertyDef (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: PropertyDef-niminen muuttuja sisältää laskettavana olevan ominaisuusmäärittelyn tiedot, kuten ominaisuusmäärittelyn ID:n, nimen ja tietotyypin. LastUsed Muuttujan nimi: LastUsed Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: LastUsed-niminen muuttuja on saatavilla vain, jos laskettavana on mukautettu automaattinen numerointi -tyyppinen automaattinen numero. Automaattisen numeroinnin arvo määräytyy yleensä edellisen laskennan mukaan. Esim. tavallisessa juoksevassa numeroinnissa automaattinen arvo kasvaa joka kerta yhdellä. Mukautettua automaattista numerointia muodostettaessa edellisen laskentakerran tulos on VBScript-koodin käytettävissä LastUsed-muuttujan kautta. Esimerkiksi yksinkertainen joka kerta yhdellä kasvava automaattinen numerointi voitaisiin toteuttaa seuraavalla VBScript-koodilla: Output = LastUsed + 1 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 262 M-Files® 10 Output Muuttujan nimi: Output Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: VBScript-koodin suorituksen alussa Output-muuttuja sisältää laskettavan ominaisuusarvon tämänhetkisen arvon (ei kuitenkaan automaattisessa numeroinnissa). VBScript-koodin päätarkoituksena on yleensä muodostaa uusi haluttu arvo ja asettaa se Output-muuttujan uudeksi arvoksi, jolloin se tallentuu kohteen metatietoihin. Mikäli VBScript-koodi ei aseta Output-muuttujan arvoa, laskettavan ominaisuuden arvo kohteen metatiedoissa ei muutu. Output-muuttujan arvon voi yksinkertaisissa tapauksissa asettaa suoralla sijoituslauseella, esimerkiksi seuraavasti: Output = 123 Mikäli laskettavan ominaisuuden tietotyyppi on esimerkiksi Valitse listasta, on suositeltavaa asettaa Output-muuttujan arvo käyttämällä sen SetValue-metodia (ks. M-Files API) esimerkiksi seuraavasti: Output.SetValue MFDatatypeLookup, 101 Varasto Muuttujan nimi : Varasto Muuttujan tietotyyppi : Varasto (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus : Vault-niminen muuttuja edustaa dokumenttivarastoa, jonka puitteissa komentosarjaa ollaan suorittamassa. Muuttujan kautta komentosarja pystyy käsittelemään dokumenttivaraston sisältöä samalla tavalla kuin on mahdollista M-Files API -rajapinnan avulla. Virhetilanteessa kaikki Vault-olion kautta dokumenttivarastolle tehdyt muutokset perutaan. Vault-olion käyttöön komentosarjoissa liittyy myös joitakin rajoituksia. Komentosarjat eivät pysty Vault-olion kautta muuttamaan sen objektin tilaa, jolle komentosarjaa ollaan suorittamassa.Tilan muuttamiseksi lasketaan kohteen varaaminen muokattavaksi, kohteen palauttaminen muokkauksesta, muokkausvarauksen peruminen sekä kohteen poistaminen ja tuhoaminen. Lisäksi kaikki komentosarjassa muokattavaksi varatut muut kohteet pitää saman komentosarjansuorituksen aikana myös palauttaa muokkauksesta. VaultSharedVariables Muuttujan nimi : VaultSharedVariables Muuttujan tietotyyppi : NamedValues (ks. M-Files API) 263 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Muuttujan käyttötarkoitus : VaultSharedVariables-niminen muuttuja on kokoelma nimettyjä arvoja, jotka tallennetaan dokumenttivaraston tietokantaan. Muuttujan avulla komentosarjat voivat tallentaa omia arvojaan tietokantaan siten, että ne ovat kaikkien muidenkin komentosarjojen käytettävissä. Sallittuja tietotyyppejä nimetyille arvoille ovat kokonaislukumuuttujat, totuusarvot ja merkkijonot. Seuraava esimerkki tallentaa arvon 123 nimetyksi arvoksi ja asettaa sen jälkeen numeroperustaisen lasketun arvon arvoksi. VaultSharedVariables( "Message" ) = 123 Output = VaultSharedVariables( "Message" ) Esimerkkikoodi Seuraavassa on esimerkkikoodi, joka muodostaa ominaisuusmäärittelylle "Tarjouksen otsikko"automaattisen arvon hyödyntämällä kohdeversion metatiedoissa olevia tietoja tarjousnumerosta ja asiakkaasta. Tarjousnumero-ominaisuusmäärittelyn ID on tässä esimerkissä 1156 ja Asiakas-ominaisuusmäärittelyn ID 1288. Esimerkiksi dokumentille, jonka tarjousnumero on 5577 ja asiakas ESTT-yhtiöt, alla oleva koodi muodostaa tarjouksen otsikoksi tekstin "Tarjous #5577 / ESTT-yhtiöt". Option Explicit ' Hae tarjousnumero. Dim szNumber szNumber = PropertyValues.SearchForProperty( 1156 ).TypedValue.DisplayValue ' Hae asiakas. Dim szCustomer szCustomer = PropertyValues.SearchForProperty( 1288 ).TypedValue.DisplayValue ' Muodosta tarjouksen otsikko. Dim szName szName = "Tarjous #" & szNumber & " / " & szCustomer ' Aseta lopputulos. Output = szName M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja automaattisten arvojen muodostamisesta VBScript-koodilla saat osoitteesta [email protected]. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 264 M-Files® 10 M-Files API:n kanssa työskentelyyn ja VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. Tarkistus Tarkistus-välilehdellä voit määritellä ehdot, jotka ominaisuuden arvojen tulee täyttää. Voit tarkistaa esimerkiksi, että ominaisuuden arvo sisältää tietyn määrän verran merkkejä. Tällä tavoin voidaan tarkistaa, että asiakkaan puhelinnumero tai laskunumero lisätään kohteelle oikein. Lisäksi voidaan esimerkiksi tarkistaa, voidaanko arvo hyväksyä muut ominaisuudet huomioon ottaen tai että arvo ei saa olla tyhjä. Tarkistus määritellään muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Ehdoissa käytettävät muuttujat ovat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyDefja PropertyValue. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336). Esimerkkikoodi Alla olevan koodin avulla tarkistetaan, että annetun ominaisuuden arvo sisältää 10 merkkiä: Option Explicit value = PropertyValue.GetValueAsUnlocalizedText If Len(value) <> 10 Then Err.Raise MFScriptCancel, "Syöttämäsi arvon pitää olla 10 merkkiä pitkä" End If Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 265 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 156: Voit määritellä tarkistuksen ominaisuuden arvoille Tarkistus-välilehdellä. Suojausasetukset Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän ominaisuuden ja muokata tämän ominaisuuden arvoa. Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä ominaisuus ja kuka saa muokata ominaisuutta kohteiden metatiedoissa. Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ko. ominaisuutta, ominaisuus ei näy valintana M-Filesissa (esim. hakukriteerinä tai dokumenttikortissa Lisää ominaisuuksia -valinnassa). Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia nähdä ominaisuutta, ei hän myöskään voi muokata sitä. Käyttäjällä voi olla kuitenkin oikeus nähdä ominaisuus, mutta ei kuitenkaan oikeutta muokata sitä. Muokkausoikeus tarkoittaa tässä tapauksessa sitä, että käyttäjä pystyy muokkaamaan ominaisuutta kohteiden metatiedoissa kaikilla tavoilla: muokkaamaan ominaisuuden arvoa, lisäämään ominaisuuden tai poistamaan ominaisuuden. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 266 M-Files® 10 8.13 Luokat Luokka on kohteen tyyppi, johon on yhdistelty erilaisia ominaisuuksia, joita käsiteltiin kohdassa Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251). Esimerkkidokumenttivarastossa Työsopimus-luokkaan on liitetty seuraavat ominaisuudet: • Otsikko • Dokumentin päiväys • Työtehtävä • Työntekijä • Avainsanat • Kuvaus. Kuva 157: Dokumenttiluokan ominaisuudet -ikkunassa voit valita ominaisuudet, jotka ovat pakollisia täyttää. Valitse Vaadittu-sarakkeessa haluttu ominaisuus. M-Files-palvelimen hallinnassa voidaan luoda uusia luokkia ja määritellä ne ominaisuudet, jotka kuuluvat kuhunkin luokkaan. M-Filesin peruskäyttäjä antaa arvot ominaisuuksille 267 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto uutta kohdetta luodessaan. Luokan valinnan myötä metatietokorttiin tulevat täytettäväksi ne kentät, jotka järjestelmänvalvoja on määritellyt kuuluvaksi tähän luokkaan. Kuva 158: Luokka valitaan ensin uuden kohteen metatietokortissa. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 268 M-Files® 10 Uusi luokka Kuva 159: Dokumenttiluokan ominaisuudet -ikkunassa voit valita ominaisuudet, jotka ovat pakollisia täyttää.Valitse Vaadittu-sarakkeeseen halutut pakolliset ominaisuudet ko. luokalle. Yllä olevan kuvan esimerkissä ollaan luomassa uutta luokkaa dokumenttivaraston metatietoihin. Suurin osa ominaisuuksista tässä dokumenttiluokassa valitaan arvolistoista, mutta Otsikko-, Avainsanat- ja Kuvaus-ominaisuuksien tietotyyppi on tekstiä, eli arvoksi voi kirjoittaa mitä vain. Lisää...-painikkeella voit lisätä uuden ominaisuuden dokumenttiluokkaan. Aseta nimeksi Mikä tahansa luokan ominaisuus voidaan määrittää kohteen nimeksi, eli ominaisuus valitaan luokan nimiominaisuudeksi. Tällöin kohteen nimeä ei tarvitse erikseen kirjoittaa, vaan tietty ominaisuus voidaan aina määrittää ko. luokkaan kuuluvaksi kohteen nimeksi, "otsikoksi". Tämä määrittely yhdenmukaistaa kohteiden nimeämistä luokan sisällä. 269 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Tätä ominaisuutta voidaan hyödyntää hyvin ominaisuuksien automaattisten arvojen yhteydessä (katso lisää kohdasta Automaattiset arvot (sivu 255)). Tällöin ominaisuuden automaattinen arvo voi samalla olla tarjousdokumentin nimi ("Tarjous/ESTT Oy"). Huom. Pohjadokumenttien nimeäminen toimii ilman automaattista arvoa. Päivitä nimet-toiminnolla voidaan myös muuttaa kaikkien jo olemassa olevien luokkaan kuuluvien kohteiden nimi uuden asetuksen mukaiseksi. Oletustyönkulku uusille kohteille Voit määritellä oletuksena käytettävän työnkulun tähän luokkaan kuuluville uusille kohteille. Esimerkiksi kaikki laskut voidaan määritellä käymään läpi työnkulku laskujen kierrätys. Pakota tämä työnkulku uusille kohteille Mikäli tietty työnkulku pakotetaan ko. luokkaan kuuluville uusille kohteille, ei tätä työnkulkua voida poistaa tai vaihtaa. Esimerkiksi Ostolasku-luokkaan luotavalle uudelle dokumentille voidaan määrittää pakolliseksi työnkuluksi aina Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku. Pohjat Voit määritellä pohjia käytettäväksi tämän luokan uusien kohteiden pohjana. Dokumentti tai muu kohde määritellään pohjaksi lisäämällä siihen ominaisuus On pohja ja antamalla sille arvoksi Kyllä. Pohjat ovat luokkakohtaisia. Voit määritellä pohjan kuuluvaksi useampaan luokkaan määrittelemällä pohjana käytettävälle kohteelle useita luokkia Muut luokat -ominaisuuden avulla. Aliakset (Lisäasetukset-välilehti) Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää luokalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Suojaus ja automaattiset suojausasetukset Suojausasetukset Suojaus-välilehdellä voit määritellä käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokan. Automaattiset suojausasetukset Voit ottaa käyttöön automaattiset suojausasetukset arvo-, arvolista-, kohdetyyppi- tai luokkakohtaisesti.Voit määrittää luokkakohtaisesti automaattiset suojausasetukset samaan tapaan kuin arvokohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Automaattiset suojausasetukset (sivu 247). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 270 M-Files® 10 Huom. Automaattiset suojausasetukset tarkoittavat niitä asetuksia, jotka varsinainen lopullinen kohde saa, kun sille lisätään arvo, jolle on määriteltynä automaattiset suojausasetukset. 8.0-versiota vanhemmat versiot: Oletussuojaus kohteille -välilehdellä voit määritellä oletuksena käytettävät suojausasetukset, jotka asetetaan uutta kyseisen luokan kohdetta luotaessa. 8.14 Luokkaryhmät Luokkaryhmiin voit ryhmitellä erilaisia luokkia. Tämä auttaa luokan valitsemisessa luodessasi uutta kohdetta dokumenttivarastoon. Voit luoda uuden luokkaryhmän napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Dokumentti-leimaa kohdassa Dokumenttivarastot > (Varasto) > Metatietorakenne (hierarkkinen näkymä) ja valitsemalla Uusi luokkaryhmä... 8.14 Uusi luokkaryhmä Alla olevassa kuvassa on ominaisuusikkuna luokkaryhmän Kokoukset luomiseksi. Jäsenet-kentässä listataan tähän ryhmään kuuluvat luokat. Metatietokorttia täytettäessä luokat näkyvät järjestyksessä valikossa. Voit kätevästi muuttaa listan järjestystä numeroinnilla. 271 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 160: Luokkaryhmän ominaisuudet -ikkuna ja Uusi dokumentti -ikkuna, josta nähdään eri luokkaryhmät. 8.14 Suojausasetukset Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän luokkaryhmän. 8.15 Työnkulut M-Files sulautuu kiinteäksi osaksi organisaation tapaa hallita ja toteuttaa tarvittavat työt. Työn määrittely ja seuraaminen on kätevä tehdä siellä missä työhön liittyvät dokumentitkin sijaitsevat. Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida laajasti yrityksen rutiineja ja suorittaa tehtävänannot oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Käyttäjät saavat ilmoitukset sähköpostitse tarvitsemistaan työhön liittyvistä asioista, ja esimiehet voivat seurata työn edistymistä ja hyväksyä suoritettuja asioita. Työnkulkuja voidaan käyttää esimerkiksi ostolaskujen kierrättämiseen. Tällöin työnkulun tilat voisivat olla esimerkiksi seuraavat: • Odottaa hyväksymistä • Hyväksytty • Hylätty 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 272 M-Files® 10 • Maksettu Tilojen välille voidaan muodostaa erilaisia määritelmiä siitä, ketkä saavat siirtää kohteen tilasta toiseen ja keiden vastuulla on hoitaa seuraava työtehtävä työnkulkuun liittyen. Esimerkiksi laskut voisi hyväksyä maksettavaksi vain johtoryhmään kuuluva henkilö. Kun lasku on merkitty Hyväksytty-tilaan, ilmoitetaan työnkulun määrittelyn mukaan automaattisesti rahaliikenteestä vastaavalle osastolle uudesta maksettavasta laskusta. Kun maksu on suoritettu, lasku siirretään Maksettu-tilaan. Uusi työnkulku Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja. Voit aloittaa uuden työnkulun luomisen napsauttamalla hiiren oikealla painikkeella Työnkulut puunäkymässä ja valitsemalla Uusi työnkulku... Kuva 161: Työnkulku-ominaisuuden avulla voidaan automatisoida yrityksen rutiineja. Nimi Anna työnkululle nimi. Nimi näkyy valintana Selaa M-Filesia -käyttöliittymässä. 273 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuvaus Työnkulun vapaamuotoinen kuvaus. Tilat Tilojen järjestystä listassa voi muuttaa valintaikkunan oikealta reunalta löytyvillä nuolipainikkeilla. Voit luoda, muokata ja poistaa tiloja painikkeilla Lisää, Muokkaa ja Poista. Salli käyttää tätä työnkulkua seuraavan luokan kanssa Voit sallia, että tätä työnkulkua voidaan käyttää kaikkien luokkien kanssa tai voit sallia tämän työnkulun käytön vain jollekin luokalle. Esimerkiksi voit määrittää, että ainoastaan Ostolasku-luokkaan kuuluville dokumenteille voidaan valita Ostolaskujen hyväksyntä -työnkulku. Tällöin kyseinen työnkulku ei ole valittavissa muihin luokkiin kuuluville dokumenteille. Suojausasetukset Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä tämä työnkulku. Jos tätä oikeutta ei ole, eivät myöskään työnkulun eri tilat ole näkyvissä. Aliakset (Lisäasetukset-välilehti) Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää työnkululle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Yksittäinen tila ja sen lisäasetukset Työnkulku koostuu erilaisista tiloista, jotka ovat määritelmiä työn suorittajista, suojauksesta ja tilasiirtymistä. Nimi Tilan nimi. Käyttäjät ja ylläpitäjät voivat nimen avulla tunnistaa tilan. Tilan nimi näkyy käyttäjille Selaa M-Filesia -käyttöliittymässä. Kuvaus Tilan tarkempi kuvaus. Lisäasetukset Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. tilalle aliaksen. Katso lisätietoja kohdasta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 274 M-Files® 10 Tilasiirtymän suojausasetukset Voit siirtyä tilasiirtymän suojausasetuksiin lisäämällä ja valitsemalla tilan, napsauttamalla Muokkaa...-painiketta ja valitsemalla Tilasiirtymän suojausasetukset -välilehden. Valitse, mitkä tilasiirtymät sallitaan ja määrittele suojausasetukset tilan muuttamiselle tilasiirtymäkohtaisesti. Valitse tilasiirtymä, jolle haluat määritellä suojausasetukset. Suojausasetukset Määrittele, ketkä käyttäjät saavat tehdä tilasiirtymän. Kuva 162: Määrittele suojausasetukset tilan muuttamiselle tilasiirtymäkohtaisesti. Käyttäjä metatiedoista Voit hyödyntää pseudokäyttäjiä myös tilasiirtymissö. Voit esimerkiksi määrittää, että laskun voi hyväksyä vain laskuun liitetyn projektin projektipäällikkö. Voit siis määrittää käyttäjiä kohteen metatietojen kautta. Tällöin tilasiirtymän suorittamisoikeus ei ole 275 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätellään dynaamisesti kohteen metatietojen perusteella. Käyttäjä tilasiirtymästä Voit valita käyttäjät myös aiempien tilasiirtymien perusteella. Voit esimerkiksi määrittää, että asiakirjan saa siirtää tilasta "Hyväksytty" tilaan "Hyväksyntä peruttu" vain se käyttäjä, joka alun perin siirsi kyseisen asiakirjan "Hyväksytty"-tilaan. Tällöin tilasiirtymän suorittamisoikeus ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se päätellään dynaamisesti sillä perusteella, kuka on siirtänyt kohteen määrityksessä mainittuun tilaan. Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle Asetukset M-Files 8.0 -yhteensopivuuden säilyttämiselle ovat oletuksena päällä 8.0-versiossa ja sitä vanhemmissa versioissa luoduille työnkuluille ja niiden tiloille. Kun luot uuden työnkulun tilan 9.0-versiossa (tai uudemmassa), nämä asetukset eivät ole päällä. Uusia työnkulkuja ja niiden tiloja määrittäessä kannattaa tilasiirtymän oikeudet määritellä ainoastaan tilasiirtymän suojausasetuksissa . Myös aiemmin luotujen työnkulkujen osalta suositellaan siirtymään käyttämään pelkästään tilasiirtymän suojausasetuksia työnkuluissa. Käyttäjällä tulee olla muokkausoikeus kohteeseen Aiemmin käyttäjillä on tullut olla muokkausoikeus itse kohteeseen. 9.0-versiossa (ja sitä uudemmissa) tilasiirtymiä voidaan tehdä myös pelkillä lukuoikeuksilla. Mikäli haluat sallia tämän myös aiemmin luotujen tilojen tilasiirtymien osalta, ota asetus pois päältä. Jotta tilasiirtymä esimerkiksi tilasta A tilaan B olisi mahdollinen käyttäjälle, jolla ei ole muokkausoikeutta kohteeseen, tulee tämä asetus ottaa pois päältä sekä tilan A että B asetuksista. Tarkista tilakohtaiset suojausasetukset Tarkista myös aiemmin luotujen työnkulkujen ja tilasiirtyminen osalta, onko tätä määritystä enää tarvetta käyttää vai voidaanko tilasiirtymän oikeudet määrittää pelkästään tilasiirtymän suojausasetuksia käyttäen. Poista asetus, mikäli et enää halua käyttää tätä asetusta aiemmin luotujen työnkulkujen ja tilojen osalta. Sähköinen allekirjoitus eSigning and Compliance -moduulin tarjoama sähköinen allekirjoitus laajentaa M-Filesin monipuolisia työnkulkuja: tilasiirtymä voidaan varmentaa käyttäjätunnistuksella. Tällä toiminnallisuudella voidaan helposti varmentaa esimerkiksi dokumenttien hyväksyntä. sSigning and Compliance -moduuli on lisämaksullinen osio. Moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Katso lisätietoja kohdasta Sähköinen allekirjoitus ja vaatimustenmukaisuus (FDA 21 CFR Part 11 -vaatimustenmukaisuus) (sivu 188). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 276 M-Files® 10 Sähköinen allekirjoitus työnkulun tilasiirtymille Valitse työnkulun tila, jonka tilasiirtymälle haluat lisätä sähköisen allekirjoituksen ja paina Muokkaa...painiketta. Valitse Tilasiirtymän suojausasetukset -välilehti. Valitse haluamasi tilasiirtymä ja paina Suojausasetukset ja allekirjoitus -painiketta. Valitse Sähköinen allekirjoitus -välilehti ja määrittele allekirjoitus. Ota sähköinen allekirjoitus käyttöön ko. tilasiirtymälle valitsemalla Vaadi sähköinen allekirjoitus tälle tilasiirtymälle. • Allekirjoituksen syy: Valitse lyhyt otsikkotason kuvaus allekirjoitukselle, esim. Ohjedokumentin hyväksyminen tai Laskun hyväksyminen. Syy näytetään allekirjoittamisen yhteydessä käyttäjälle, joka on hyväksymässä tilan muutoksen sähköisellä allekirjoituksella. • Allekirjoituksen merkitys (manifestaatio): Voit muokata ja lisätä tähän haluamasi tiedot (maksimimerkkimäärä 500). Tämä teksti (paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla) näytetään käyttäjälle, joka on hyväksymässä tilan muutoksen sähköisellä allekirjoituksella. Tämän tekstin avulla allekirjoittajan tulee ymmärtää, mitä hän on hyväksymässä allekirjoituksellaan. • Lisätiedot (ei näytetä allekirjoituksen yhteydessä): Voit muokata ja lisätä tähän haluamasi tiedot (maksimimerkkimäärä 500). Paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla. Huom. Nämä määritykset näkyvät myös allekirjoituskohteen ominaisuuksissa tai allekirjoitusominaisuuden sisältönä. 277 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 163: Määrittele sähköinen allekirjoitus ja valitse, luodaanko siitä erillinen allekirjoituskohde vai lisätäänkö allekirjoituksen sisältö ominaisuudeksi kohteelle, jota allekirjoitus koskee. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 278 M-Files® 10 Kuva 164: Kun määrittelet allekirjoituksen syyn ja merkityksen, huomaa, että ne näytetään allekirjoittajalle allekirjoittamisen yhteydessä. Allekirjoittaja hyväksyy tilasiirtymän näiden tietojen perusteella antamalla käyttäjätietonsa. Luo erillinen allekirjoituskohde Valitse tämä, mikäli haluat, että allekirjoituksesta luodaan uusi kohde. Allekirjoituskohde on tällöin automaattisesti suhteessa kohteeseen, jota tilamuutos koskee. Tunniste Tunniste on vapaamuotoinen. Voit laittaa tunnisteeksi esimerkiksi Ostolaskun hyväksyminen. Kun allekirjoituskohde luodaan, on tunniste yksi kohteen metatiedoista. Tunniste-ominaisuutta voit käyttää hyödyksi esimerkiksi tilasiirtymien toimintojen komentosarjoissa tai hauissa yksilöimään tietyntyyppinen allekirjoitus. Allekirjoituskohteen metatietomääritykset Jotta automaattisia allekirjoituskohteita voidaan luoda M-Filesiin, uudelle kohdetyypille ja tarvittaville ominaisuusmäärittelyille on luotava aliakset. Aliaksia käytetään kohteiden luomiseen allekirjoittamisen yhteydessä. Mikäli käytät M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä määritykset valmiina käytössäsi. Muussa tapauksessa luo alla olevat metatietomääritykset, jotta voit ottaa käyttöön erilliset allekirjoituskohteet. Kohdetyyppi Luo uusi kohdetyyppi ja nimeä se esimerkiksi "Allekirjoitus"-kohdetyypiksi. Määrittele kohdetyypin aliakseksi lisäasetuksissa: 279 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto M-Files.QMS.Signature.ObjectType Luo pakolliset ominaisuusmäärittelyt allekirjoituskohdetta varten: Kun olet luonut uuden kohdetyypin, luo M-Files automaattisesti vastaavan ominaisuusmäärittelyn. Valitse ominaisuusmäärittelyistä tämä ominaisuusmäärittely (esimerkiksi "Allekirjoitus") ja lisää aliakseksi: M-Files.QMS.Signatures Luo uusi ominaisuusmäärittely tunnisteelle tietotyypillä Teksti. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Tunniste. Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Identifier Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen syylle tietotyypillä Teksti. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Allekirjoituksen syy. Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Reason Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen merkitykselle tietotyypillä Teksti (monirivinen). Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Allekirjoituksen merkitys. Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Meaning Luo uusi ominaisuusmäärittely allekirjoituksen allekirjoittajalle tietotyypillä Valitse listasta Käyttäjät. Anna ominaisuusmäärittelyn nimeksi esimerkiksi Allekirjoittaja. Lisää tämän ominaisuusmäärittelyn Lisäasetukset-välilehdellä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.Signer Voit nimetä edellä mainitut pakolliset ominaisuusmäärittelyt vapaasti, mutta nimeämisessä kannattaa käyttää mahdollisimman kuvaavia nimiä, koska edellä olevat tiedot näkyvät allekirjoituskohteen metatiedoissa. Lisäksi voit määrittää erilaisia valinnaisia ominaisuusmäärittelyitä allekirjoituskohteelle. Voit esimerkiksi luoda uuden ominaisuusmäärittelyn allekirjoituksen lisätiedoille tietotyypillä Valitse listasta (monivalinta) ja lisätä aliakseksi: M-Files.QMS.Signature.AdditionalInfo. Suojausasetukset Automaattista allekirjoituskohdetta varten luodut metatietomäärittelyt (kohdetyyppi ja ominaisuusmäärittelyt) on hyvä suojata niin, että allekirjoituskohteita ei pysty manuaalisesti luomaan eikä sen metatietoja pysty muuttamaan. Myös ominaisuusmäärittely, jolla allekirjoitettu kohde sidotaan allekirjoitukseen, tulee suojata vastaavasti. Mikäli käytät M-Files QMS -tuotetta, ovat nämä määritykset valmiina käytössäsi. Erillinen allekirjoituskohde Kun olet tehnyt tarvittavat määrittelyt ja valinnut, että allekirjoituksesta luodaan erillinen kohde, luodaan kohde automaattisesti allekirjoittamisen jälkeen. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 280 M-Files® 10 Allekirjoituskohteen nimi muodostuu automaattisesti allekirjoituksen syystä, allekirjoittajasta sekä aikaleimasta. Muut metatiedot luodaan allekirjoituskohteelle automaattisesti allekirjoituksen määritysten mukaisesti. Suoritetut, tyhjät ja mitätöidyt allekirjoituskohteet ja niiden hyödyntäminen Voit luoda myös ns. tyhjiä allekirjoituskohteita, joiden avulla voit seurata, mitkä allekirjoitukset odottavat vielä allekirjoittamista ja mitkä allekirjoitukset on jo tehty. Voit hyödyntää näitä tyhjiä, suoritettuja ja mitätöityjä allekirjoituskohteita luomalla allekirjoituskohdetyypille eri luokkia. Kun nämä aliakset on määritetty Allekirjoitus-kohdetyypin luokille, M-Files käyttää niitä sähköisen allekirjoittamisen eri vaiheissa: M-Files.QMS.Signature.Class.Empty M-Files.QMS.Signature.Class.Executed M-Files.QMS.Signature.Class.Invalidated 281 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 165: Allekirjoituskohteen metatiedoista löydät tiedon siitä, kuka on tehnyt allekirjoituksen ja koska, ja mitä allekirjoitus koskee sekä muita tietoja allekirjoituksesta. Tallenna allekirjoituksen sisältö tekstinä ominaisuudelle Valitse ominaisuus: Valitse, mihin ominaisuuteen määrittelemäsi allekirjoitus liitetään. Tällöin määrittelemäsi allekirjoituksen sisältö näytetään kohteen metatiedoissa ko. ominaisuuden arvona. Oletusominaisuutena M-Files tarjoaa ominaisuusmäärittelyä "Allekirjoituksen sisältö". Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö muodostuu allekirjoituksen syystä, merkityksestä ja lisätiedoista. Huom. Jos käytät ko. työnkulun kaikkien tilasiirtymien allekirjoituksen ominaisuutena samaa ominaisuutta, esim. oletusominaisuutta Allekirjoituksen sisältö, silloin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista ainoastaan viimeisimmän allekirjoituksen sisällön (manifestaation). Muut allekirjoitukset sisältöineen (manifestaatioineen) löydät kohteen versiohistorian kautta. Voit luoda myös erillisen oman ominaisuusmäärittelyn jokaiselle ko. työnkulun tilasiirtymän allekirjoitukselle. Tällöin näet kohteen viimeisimmän version metatiedoista kaikki luodut ominaisuudet allekirjoitussisältöineen (manifestaatioineen). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 282 M-Files® 10 Huom. Jos luot ominaisuuden ensin Ominaisuusmäärittelyissä, aseta sille oikeudet niin, että käyttäjät vain näkevät ko. allekirjoituksissa käytettävän ominaisuuden, mutta eivät pääse muokkaamaan sitä. Allekirjoitusominaisuuden sisällyttäminen Office-dokumenttiin (Word, Excel ja PowerPoint) Allekirjoitusominaisuuden tekstisisältö voidaan lisätä Office-dokumenttiin samaan tapaan kuin muutkin M-Files-ominaisuudet voidaan lisätä. Kun käyttäjä valitsee lisättävän ominaisuuden listalta, näkyy hänelle ominaisuuden nimi, esim. sisäänrakennetun ominaisuuden nimi "Allekirjoituksen sisältö". Tämän takia ominaisuuden nimi kannattaa määrittää mahdollisimman yksiselitteisesti. Kun ominaisuus on valittu, M-Files lisää automaattisesti tekstisisällön dokumenttiin. Tämä kannattaa myös huomioida allekirjoituksen syytä ja merkitystä määriteltäessä. Kuva 166: Allekirjoituksen sisältö (manifestaatio) voidaan lisätä Office-dokumentteihin "Lisää ominaisuus" -toiminnolla. Huom. Mikäli allekirjoitus on sisällytetty Office-dokumenttiin ja tilasiirtymä halutaan peruuttaa, peruminen on tehtävä manuaalisesti poistamalla ominaisuuden arvo (allekirjoituksen sisältö) tai ominaisuus itsessään, jotta peruminen tulee voimaan dokumenttiin asti. Useimmissa tapauksissa tällaisen tilasiirtymän palauttaminen edelliseen tilaan tai alkuperäiseen tilaan vaatii järjestelmänvalvojan oikeudet. 283 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Sähköinen allekirjoittaminen tilasiirtymän yhteydessä Mikäli tilasiirtymälle on määritelty sähköinen allekirjoitus, tämä vaaditaan automaattisesti aina käyttäjältä ko. tilan muutosta tehtäessä. Kohde tulee olla palautettuna muokkauksesta, jotta tilaa voidaan vaihtaa, ja tilan muutos allekirjoituksen kera voidaan tehdä ainoastaan kohde kerrallaan . Ainoastaan Windows-tunnistusta käyttävät käyttäjät voivat tehdä tilan muutoksia, jotka vaativat sähköisen allekirjoituksen. Käyttäjä lisää sähköisen allekirjoituksen tilasiirtymälle kirjoittamalla tunnistetietonsa ja kirjautumalla sen jälkeen sisään. Sähköinen allekirjoitus ei siis tarkoita sähköistä "sormenjälkeä", vaan se vaatii aina käyttäjätunnusten antamisen sekä kirjautumisen sisään. Ehdot Ehdot-välilehdellä voidaan määritellä erilaisia esi- ja jälkiehtoja tilasiirtymille. Esimerkiksi dokumentille voidaan määritellä tietyt ominaisuudet tai niiden arvot ennen kuin se voidaan siirtää tähän tilaan. Ehdoilla voidaan myös määritellä, että esimerkiksi projektiin liittyvien perusdokumenttien (esim. määrittelydokumentti, ohjeet käyttöönotolle ja projektiaikataulu) on oltava tietyllä tasolla, ennen kuin seuraavaan tilaan voidaan siirtyä. Ehtoja voidaan määritellä laajemmin ja yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Laajennetuissa ehdoissa käytettävissä olevat muuttujat ovat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues ja StateID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336). Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. Esiehdot Tilan esiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi siirtyä tähän tilaan. Voidaan esimerkiksi määrittää, että ominaisuus Hyväksyjän nimi pitää olla täytettynä, jotta dokumentti voidaan siirtää tilaan Hyväksytty. Jälkiehdot Tilan jälkiehdoissa määritellään ne ominaisuudet, jotka kohteella tulee olla, jotta se voi siirtyä pois tästä tilasta. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 284 M-Files® 10 Voidaan esimerkiksi määrittää, että ostolaskun Kustannuspaikka pitää olla täytettynä, jotta dokumentti voidaan siirtää pois tilasta Odottaa kustannuspaikan määrittämistä. Kuva 167: Ehdot-välilehdellä voit määritellä erilaisia esi- ja jälkiehtoja. Toiminnot Toiminnot-välilehdellä valitut toiminnot suoritetaan, kun kohde siirtyy tiettyyn tilaan. 285 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 168: Tilan ominaisuuksien Toiminnot-välilehti. Aseta suojausasetukset, poista ja merkitse arkistoitavaksi Voit asettaa tilasiirtymän yhteydessä tapahtumaan uuden suojausasetuksen, kohteen poistamisen ja merkitsemisen arkistoitavaksi. Useita toimintoja voi olla valittuna Toiminnot-välilehdellä samanaikaisesti. Älä käytä automaattisia suojausasetuksia Voit määrittää kohteen automaattiset suojausasetukset poistettavaksi käytöstä tilasiirtymän tuloksena. Ohita viimeksi muokkauksesta palautetun version suojausasetukset tälle versiolle Merkitse tämä valintaruutu, kun haluat tilasiirtymän kautta luodun uuden kohdeversion ohittavan tulevien versioiden suojausasetukset. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 286 M-Files® 10 Anna tehtäväksi käyttäjälle Tehtävänannot ovat tärkeä osa työnkulkuja. Näiden avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään automaattisesti oikealle henkilölle tilasiirtymän yhteydessä. M-Files tarjoaa kahdentyyppisiä tehtävänantoja käytettäväksi työnkulkujen yhteydessä. Anna tehtäväksi käyttäjälle -valinnalla voit luoda tehtävänannon, josta ei synny erillistä kohdetta. Tällä valinnalla luotu tehtävänanto muuttuu suoritetuksi, kun yksi suorittajista muuttaa dokumentin tilaa työnkulussa (yleensä siirtämällä kohteen seuraavaan tilaan). Kohteen ominaisuuksista voit nähdä tehtävänannon suorittajat, jos kohde on tilassa, johon liittyy tehtävänanto. Tehtävänannon suorittaja voi tehdä tilan siirron tehtäväalueen, metatietokortin tai Selaa M-Filesia-toiminnon pikavalikon toiminnoilla. Luo erillinen tehtävänanto (lisäasetukset) Voit luoda myös erillisiä tehtävänantoja, jolloin tehtävänannosta syntyy oma kohteensa. Tällaisen tehtävänannon saat luotua Luo erillinen tehtävänanto -valinnalla. Erillinen tehtävänanto eroaa ns. sulautetusta tehtävänannosta myös siten, että kaikkien tehtävänannon suorittajien tulee merkitä tehtävänanto suoritetuksi, jotta tehtävänanto muuttuu suoritetuksi. Jos lisäksi halutaan, että työnkulun tila muuttuu, kun erillinen tehtävänanto on suoritettu, tulee automaattisen tilasiirtymän ehdoissa aktivoida ehto "Muuta tilaa, kun erillinen tehtävänanto on merkitty suoritetuksi". 287 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 169: Määrittele suoritettava tehtävä Tehtävänanto-valintaikkunassa. Lisää, Poista Määritä tehtävän vastuuhenkilöt käyttämällä Anna tehtäväksi käyttäjälle- ja Luo erillinen tehtävänanto (lisäasetukset) -toimintojen Lisää- ja Poista-painikkeita. Valitse henkilö tai henkilöt, joille haluat tehtävän antaa. Käyttäjä metatiedoista (ns. pseudokäyttäjät) Käyttäjät voidaan määritellä myös kohteen, johon työnkulku on liitetty, metatietojen mukaan. Tällöin esimerkiksi henkilö, joka on määritelty kohteen metatiedoissa Hyväksyjäksi, voidaan määritellä automaattisesti esimerkiksi tehtävänannon suorittajaksi. Näin tehtävänanto ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se on automatisoitu ja liitetty varsinaiseen kohteen ominaisuuteen (esim. Hyväksyjä, Luonut tai Viimeksi muokannut). Voit määritellä tällaisia automaattisia käyttäjiä valinnallaKäyttäjä, joka on määritelty ominaisuudessa 'X'. X edustaa sitä ominaisuutta, jonka arvoa käytetään käyttäjän arvona, kun tilasiirtymä astuu voimaan. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 288 M-Files® 10 Tätä automaattista käyttäjävalintaa voidaan käyttää työnkuluissa, kun määritellään suorittajia tehtävänannoille, halutaan lähettää ilmoitus käyttäjille tai kun määritellään tilojen suojausasetuksia. Katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät (sivu 65). Käyttäjä tilasiirtymästä Voit myös määrittää, että kun kohde siirtyy tähän tilaan, lähtee siitä automaattisesti tehtävänanto tai ilmoitus käyttäjälle, joka on aiemmin muuttanut jotakin tilaa. Esimerkiksi käyttäjä X on siirtänyt dokumentin tilaan "Odottaa hyväksyntää". Tämän jälkeen toinen käyttäjä, jonka tehtävänä on hyväksyä tai hylätä dokumentti, muuttaa tilaksi "Hylätty". Tällöin voidaan lähettää automaattinen tehtävänanto tai ilmoitus käyttäjälle X, joka oli alunperin siirtänyt dokumentin tilaan "Odottaa hyväksyntää", eli käytännössä palauttaa dokumentti takaisin kyseiselle käyttäjälle. Käyttämällä valintaa "Käyttäjä, joka on siirtänyt kohteen tilaan 'xyz'" voidaan varmistaa, että tehtävänanto tai ilmoitus lähtee automaattisesti oikealle käyttäjälle. Kuva 170: Valitse ns. automaattinen käyttäjä, mikäli haluat lähettää automaattisen tehtävänannon tai ilmoituksen käyttäjälle, joka on tehnyt jonkin aiemmista tilasiirtymistä. Voit valita useita automaattisia käyttäjiä. Seuranta Seuranta-osioon (Toiminnot > Luo erillinen tehtävänanto (lisäasetukset) > Seuranta) voit määritellä ne henkilöt, joiden haluat saavan ilmoituksen joka kerta, kun tehtävänanto merkitään suoritetuksi. Tehtävänannon antaja määritellään tehtävän seuraajaksi automaattisesti. 289 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Jos tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien tehtävänannon suorittajien merkitä tehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto muuttuu suoritetuksi. Suorittamattomalle ja suoritetulle tehtävänantokohteelle on määritelty erilliset kuvakkeet, jolloin suorittamattomat tehtävänannot on helppo erottaa suoritetuista. Tehtävänannon kuvaus Lisää vapaamuotoinen kuvaus tehtävästä. Kuvaus välitetään tehtävänannon suorittajalle sähköposti-ilmoituksessa. Kuvaukseen voit liittää myös M-Filesin tukemia viestipohjista. Lue lisää viestipohjista ja paikkamerkeistä kohdasta Ilmoitukset (sivu 168). Määräpäivä Määritä halutessasi määräpäivä tehtävänannolle. Käyttäjä saa automaattisesti muistutuksen, jos hän ei ole merkinnyt tehtävänantoa suoritetuksi ja määräpäivä on lähestymässä. Tämä muistutus lähetetään yhteisen ilmoitussäännön avulla, jonka järjestelmänvalvoja voi halutessa poistaa. Määräpäivää voidaan hyödyntää myös näkymien muodostamisessa: järjestelmänvalvoja tai käyttäjä voi määritellä näkymän, jossa näkyvät tehtävänannot, joiden määräpäivä on lähellä. Katso lisää näkymistä kohdasta Uusi näkymä (sivu 73). Lähetä ilmoitus Ilmoituksen lähettämisessä määrittele ensin halutut käyttäjät ja käyttäjäryhmät vastaanottajiksi. Tämän jälkeen kirjoita viestin otsikko ja viesti. Voit määrittää käyttäjän myös metatiedoista tai tilasiirtymistä. Aseta ominaisuudet Voit asettaa kohteelle erilaisia ominaisuuksia ja niiden arvoja, kun kohteen tilaa muutetaan. Voit esimerkiksi määrittää piirustukselle versioleiman "Julkaistu", kun piirustus siirtyy tilaan "Hyväksytty". Kuva 171: Riippuen ominaisuuden tyypistä, voit valita arvon listasta tai kirjoittaa sen tekstinä. Käytettäessä automaattisia ominaisuuksia arvo lasketaan automaattisesti. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 290 M-Files® 10 Muunna PDF:ksi Kohteen tiedostot voidaan muuttaa automaattisesti PDF-muotoon palvelimella, kun kohteen tilaa muutetaan. Palvelimella tapahtuva PDF-muotoon muuntaminen toimii mm. Word-, Excel-, PowerPoint-, Outlook- ja Visio-tiedostoille sekä RTF- ja OpenOffice-tiedostoille. PDF-muotoon muuntamisen yhteydessä M-Files päivittää Word- ja Excel-asiakirjoissa mahdollisesti olevat M-Files-ominaisuuskentät käyttäen kohteen sen hetkisiä metatietoja. Muunnosasetukset Kun aktivoit Toiminnot-välilehdellä asetuksen Muunna PDF-muotoon, M-Files muuntaa yksitiedostoisen tai monitiedostoisen dokumentin tiedostot PDF-muotoon automaattisesti, kun kohteen tilaa muutetaan. Voit määritellä lisäasetuksia muunnokselle: Varastoi jokainen PDF-tiedosto erillisenä tiedostona alkuperäisen tiedoston rinnalle Mikäli haluat säilyttää myös alkuperäisen tiedostomuodon, valitse PDF-tiedoston tallennus alkuperäisen tiedoston rinnalle. Tällöin alkuperäistä tiedostoa ei korvata PDF-tiedostolla. PDF luodaan samannimisenä kuin alkuperäinen tiedosto on. Mikäli tämä toiminto koskee yksitiedostoista dokumenttia, muuttaa M-Files sen monitiedostoiseksi PDF:n luonnin yhteydessä. Korvaa olemassa olevat PDF-tiedostot Mikäli monitiedostoisessa dokumentissa on jo olemassa samannimisiä PDF-tiedostoja, valitse tämä, mikäli haluat, että olemassa olevat samannimiset PDF-tiedostot korvataan tämän toiminnon kautta syntyvillä versioilla. Jos tätä asetusta ei ole valittu ja monitiedostoisessa dokumentissa on jo samanniminen PDF-tiedosto, M-Files ilmoittaa virheestä, eikä PDF:ää luoda. Muunna PDF/A-1b-muotoon Valitse PDF/A-1b-muotoon tallennus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset. PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen. Estä tilasiirtymä, jos kohde sisältää tiedostoja, joiden tiedostomuotoja ei tueta Valitse tämä, mikäli haluat, että tilasiirtymä estetään, jos PDF-muunnoksen aikana kohdataan tiedostoja, joita ei tiedostomuodostaan johtuen voida muuntaa PDF-muotoon (esim. ZIP-tiedostoja). Tällöin käyttäjälle näytetään virheilmoitus, ja koko tilasiirtymä estyy. 291 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Suorita komentosarja Toimintoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää juoksevan numeroinnin eri julkaisuversioille tai lähetyspäivämäärän lisäyksen dokumentille, kun se siirtyy tilaan "Lähetetty". Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues ja StateID. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336). Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. Automaattinen tilasiirtymä Voit määritellä automaattisen tilasiirtymän tästä tilasta toiseen, kun määritetyt ehdot on täytetty. Tila voidaan määritellä vaihtumaan esimerkiksi silloin, kun kaikki valitut käyttäjät ovat merkinneet tehtävän suoritetuksi. Automaattinen tilasiirtymä tapahtuu suojausasetuksista riippumatta, koska palvelin suorittaa kyseisen tilasiirtymän. Tietyn tilasiirtymän suoritus voidaan siis suojausasetuksilla estää kaikilta käyttäjiltä, mutta lisäksi määritellä, että kyseinen tilasiirtymä tapahtuu automaattisena tilasiirtymänä, kun kaikki käyttäjät ovat merkinneet tehtävänannon suoritetuksi. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 292 M-Files® 10 Kuva 172: Automaattisten tilasiirtymien avulla voidaan automatisoida työnkulun vaiheita. Vaihda tilaa, kun kohde täyttää seuraavat ehdot Voit määritellä, että automaattinen tilasiirtymä tapahtuu, kun kohde täyttää tietyt ehdot. Voit esimerkiksi määritellä, että kohde siirtyy seuraavaan tilaan, kun sille asetetaan tietty ominaisuus tai tietty ominaisuuden arvo. Esimerkiksi viestien käsittelyyn liittyvässä työnkulussa voitaisiin määritellä, että kun dokumentille täytetään Lähetetty-kenttään päivämäärä, dokumentti siirtyy sen jälkeen automaattisesti työnkulun tilaan Lähetetty. Jos halutaan, että työnkulun tila muuttuu, kun erillinen tehtävänanto on suoritettu, tulee automaattisen tilasiirtymän ehdoissa aktivoida ehto "Muuta tilaa, kun erillinen tehtävänanto on merkitty suoritetuksi". Katso lisätietoja suodatinasetuksista kohdasta Suodatinasetukset (sivu 120) . Vaihda tilaa, kun seuraava komentosarja sallii sen Automaattisen tilasiirtymän ehtoja voidaan määritellä yksityiskohtaisemmin muuttujia, VBScriptin yleisiä ominaisuuksia ja M-Files APIa käyttämällä. Voit esimerkiksi määrittää samalla kertaa useita ominaisuuksiin ja ominaisuuksien arvoihin liittyviä tilasiirtymiä. 293 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Tässä komentosarjassa ovat käytettävissä seuraavat muuttujat: VaultSharedVariables, MFScriptCancel, CurrentUserID, Vault, DisplayID, ObjVer, PropertyValues, StateID, NextStateID ja AllowStateTransition. Katso lisätietoja muuttujista kohdasta Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset (sivu 336) . Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 8.16 Nimetyt käyttöoikeusluettelot Tässä kohdassa käydään läpi nimetyt käyttöoikeusluettelot M-Files-palvelimen hallintaan liittyen. Nimetyillä käyttöoikeusluetteloilla helpotat ja nopeutat M-Filesin jokapäiväistä käyttöä. Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo Nimetyn käyttöoikeusluettelon ominaisuudet -ikkunassa määritellään, ketkä kuuluvat käyttöoikeusluetteloon sekä heille annettavat käyttöoikeudet. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 294 M-Files® 10 Kuva 173: Uusi nimetty käyttöoikeusluettelo -ikkuna. Metatietokorttia täytettäessä voit Suojaus-kohdassa määritellä kohteelle erilaisia käyttöoikeuksia eri käyttäjien mukaan, katso lisää kohdasta Uusi dokumentti (sivu 58). M-Files-palvelimen hallinnalla voit luoda näitä käyttöoikeusluetteloita, jotka tulevat valittaviksi peruskäyttäjille. Voit määritellä myös pseudokäyttäjiä, katso lisätietoja kohdasta Pseudokäyttäjät (sivu 65). Lisäasetukset-välilehdellä voidaan määrittää alias nimetylle käyttöoikeusluettelolle. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Suojausasetukset Määrittele käyttäjät, jotka saavat nähdä tämän nimetyn käyttöoikeusluettelon. Suojaus-välilehdellä voit määritellä, kenellä on oikeus nähdä kyseinen nimetty käyttöoikeusluettelo. Nimetty käyttöoikeusluettelo voidaan tällä tavoin tehdä näkymättömäksi tietyille käyttäjille. Huom. Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen dokumenttivarastoon, näkevät aina kaiken. 295 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.17 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot Käyttämällä yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voit merkittävästi nopeuttaa M-Filesin käyttöönottoa. Toiminnon avulla voit esimerkiksi linkittää olemassa olevan verkkolevyn M-Filesiin, jolloin tiedostoja voidaan muokata M-Filesissa ja M-Filesin ulkopuolella verkkolevyn kautta. Voit myös tuoda tiedostoja ulkoisesta lähteestä.Tuomisen yhteydessä tiedostot kopioidaan M-Filesiin. Tällöin M-Filesiin tuotujen tiedostojen muuttaminen ei vaikuta alkuperäisiin tiedostoihin. Yhteyksiä ulkoisiin lähteisiin voi käyttää hyväksi myös esimerkiksi luotaessa yhteyttä M-Filesin ja skannerin välille. Voit asettaa M-Files-palvelimen hakemaan uusia tiedostoja lähdekansiosta, johon skannatut dokumentit tallentuvat. Lisätietoja: Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit (sivu 306). 8.17 Uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen Luo uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen toiminnolla Uusi yhteys ulkoiseen lähteeseen. Esiin tulee alla oleva valintaikkuna. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 296 M-Files® 10 Kuva 174: Yhteysominaisuuksien määrittäminen. 8.17 Kuvaus Anna nimi yhteydelle. 8.17 Lähde: Polku palvelimelta Valitse tiedostojen sijainti M-Filesin ulkopuolella. Polku tulee määritellä M-Files-palvelinkoneen näkökulmasta. 8.17 Lähde: Sisällytä alikansiot Sisällytä alikansiot -toiminnolla voit yhdistää koko kansiopuun M-Filesiin. 8.17 Lähde: Määritä käyttäjätili Määritä käyttäjätili, jota M-Files käyttää ulkoisen sijainnin tiedostojen käsittelemiseen. Oletusarvona M-Files käyttää palvelinkoneen identiteettiä (Local System). 297 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.17 Lähde: Suodattimet Määrittele käsiteltävät tiedostot. Voit esimerkiksi jättää kaikki tmp-loppuiset tiedostot käsittelemättä lisäämällä suodattimen *.tmp pois jätettäviin tiedostoihin. 8.17 Toiminta: Linkitä tiedostot Linkitä tiedostot -toimintatilassa M-Files käyttää alkuperäisiä tiedostoja.Tiedostoja voidaan muokata M-Filesissa ja M-Filesin ulkopuolella. M-Filesissa tehdyt muutokset näkyvät myös M-Filesin ulkopuolisille käyttäjille, ja M-Filesin ulkopuolella tehdyt muutokset näkyvät myös M-Filesissa. M-Files säilyttää linkitettyjen dokumenttien versiohistorian siten, että ainakin kaikki M-Filesilla muokatut dokumenttiversiot ovat tallessa, vaikka tiedostoa muokattaisiin myös M-Filesin ulkopuolelta. Linkitys on hyödyllinen esimerkiksi M-Filesin käyttöönottovaiheessa, kun kaikille käyttäjille ei välttämättä ole vielä hankittu M-Files-lisenssiä. 8.17 Toiminta: Tuo tiedostoja Tuo tiedostoja -toimintatilassa tiedostot kopioidaan M-Filesiin. Dokumenttien muokkaaminen M-Filesissa ei vaikuta alkuperäisiin tiedostoihin. 8.17 Poista lähdetiedosto tuonnin jälkeen Lähdetiedosto poistetaan M-Filesiin siirron jälkeen, mikäli tämä ominaisuus on valittuna. Tämä valinta on hyödyllinen esimerkiksi noudettaessa skannattuja tiedostoja M-Filesiin. 8.17 Säilytä kansiorakenne Säilyttää tuodun kansiorakenteen perinteisten kansioden avulla M-Filesissa. 8.17 Kohdekansio Kohdekansio on M-Filesin perinteinen kansio, johon linkitetyt tai tuodut tiedostot tulevat näkyviin. 8.17 Päivitä uudet ja poistuneet tiedostot väliajoin Kohdan ollessa valittuna M-Files tarkistaa lähdekansiota määritellyin välein ja päivittää uudet ja poistuneet tiedostot ja kansiot M-Filesiin. Näin lähdekansioon tehdyt muutokset näkyvät myös M-Filesissa. 8.17 Päivitä nyt Päivitä nyt -toiminto aloittaa lähdekansion päivityksen heti. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 298 M-Files® 10 8.17 Ei käytössä Merkitsemällä Ei käytössä -valintaruudun voit poistaa yhteyden käytöstä. 8.17 Lisäasetukset Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. tiedostolähteelle aliaksen. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Metatiedot Kuva 175: Metatiedot-välilehdellä voit määrittää ulkoisen sijainnin kautta luotujen dokumenttien ominaisuudet. Ominaisuudet Määrittele Ominaisuudet-kohtaan metatiedot, jotka lisätään uusille dokumenteille automaattisesti. Voit lisätä, muokata ja poistaa ominaisuuksia. Ominaisuudelle voi määritellä kiinteän arvon tai M-Files voi lukea sen esimerkiksi skannerin tuottamasta 299 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto XML-tiedostosta tai OCR-arvolähteestä. Katso lisätietoja OCR-arvolähteen määrittelystä kohdasta Käytä OCR-arvolähdettä (sivu 301). Kuva 176: Määrittele ominaisuuden arvo, joka lisätään automaattisesti ulkoisesta lähteestä tuotaville tiedostoille. Suojausasetukset Määrittele uuden dokumentin suojausasetukset. "Tämänhetkinen käyttäjä" -arvon merkitys riippuu dokumentin "Luonut"-ominaisuuden arvosta. Voit määritellä arvon haluamaksesi Ominaisuudet-kohdassa. XML-tiedosto M-Files osaa lukea arvoja XML-tiedostosta. XML-tiedoston nimen tulee olla sama kuin tuotavan tiedoston nimi. Jos haluat, että M-Files hakee ominaisuuksien arvoja XML-tiedostosta, valitse toiminto Lue arvoja XML-tiedostosta. Tarvittaessa M-Files voi poistaa XML-tiedoston käytön jälkeen. Tuetut tiedostomuodot: • tavallinen XML-tiedostomuoto 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 300 M-Files® 10 • HP Digital Sending Software (DSS) -ohjelmiston tuottama XML-tiedostomuoto HP DSS -ohjelmiston tapauksessa voit määritellä skannerilla syötettäväksi esimerkiksi arvon Asiakas. Jos haluat M-Filesin käyttävän syötettyä tietoa hyväksi, määrittele ominaisuuden arvo luettavaksi HP DSS -ohjelmiston tuottamasta XML-tiedostosta ja anna luettavan arvon nimeksi Asiakas. Tavallisen XML-tiedoston tapauksessa määrittele luettava XML-tiedoston kohta XPath-lausekkeella. XPath on W3C-standardisyntaksi XML-dokumentin kohtien määrittelyyn. Käytä OCR-arvolähdettä Ulkoisesta lähteestä tuotaville tiedostoille voit myös määrittää automaattisesti lisättävän ominaisuuden, joka käyttää OCR-arvolähdettä. OCR-arvolähde on sivulle määriteltävä alue. Tekstintunnistuksen avulla siitä saadaan valitulle ominaisuudelle arvo. Määrittele ominaisuus -välilehdellä voit tällöin valita toiminnon Käytä OCR-arvolähdettä. Katso lisää erilaisten ominaisuuksien määrittelystä kohdasta Metatiedot (sivu 299) . OCR-arvolähteen käyttö on mahdollista ainoastaan ulkoista lähdettä käyttämällä. OCR-arvolähdettä ei voida määritellä M-Files-asiakasohjelmiston puolella. Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin. Se voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhan lisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Lisenssinhallinta (sivu 166). OCR:n käyttöön ottamiseksi sinun on ladattava ja asennettava lisätiedostoja M-Files-palvelimelle (lisätietoja saat ottamalla yhteyttä M-Files-tukeen tai -asiakaspalveluun). Tämän jälkeen OCR:ään liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files-palvelimen hallinnassa sekä M-Files-asiakasohjelmiston puolella. M-Files käyttää I.R.I.S.:n tarjoamaa OCR-moottoria. M-Files OCR sisältää myös viivakooditunnistuksen. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä myyntiimme osoitteessa [email protected]. Alueen tyyppi Voit valita, haluatko tehdä tunnistuksen viivakoodille vai tekstille. Alueen sijainti Voit määrittää alueen, josta tunnistetaan tietyt merkit määrittelemäsi ominaisuuden arvoksi. Merkit voivat olla mitä tahansa kirjaimia, numeroita tai välimerkkejä. Esimerkiksi paperilla näkyvä laskun numero voidaan lisätä Laskun numero -ominaisuuden arvoksi skannattavalle dokumentille. Tällä tavoin voidaan automatisoida esimerkiksi määrämuotoisten lomakkeiden skannaus ja tallennus M-Filesiin aina oikeilla metatiedoilla. Useimmissa tapauksissa skannaus kannattaa tehdä lasilevyltä syöttönä (asettelu käsin) ennemmin kuin arkinsyöttölaitteesta, jotta määritelty alue osuu oikeaan kohtaan paperia skannausvaiheessa. 301 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Joissakin tapauksissa tekstintunnistus ei kuitenkaan aina anna oikeaa tulosta: esimerkiksi fonttityypistä tai fontin koosta johtuen numero 1 voidaan tulkita I-kirjaimeksi. Mikäli halutaan varmistaa, että merkit lisätään oikein dokumentin metatietoihin, voidaan ominaisuuksien arvojen tarkistus tehdä tapahtumakäsittelijöiden ja VBScriptin avulla. Tällöin VBScriptin avulla voidaan tarkistaa esimerkiksi, että kaikki lisätyt merkit ovat numeroita. Katso lisätietoja kohdasta Tapahtumakäsittelijät (sivu 221) . Viivakooditunnistus M-Filesin viivakoodituki tunnistaa suurimman osan 1D-viivakoodeista sekä lisäksi kahdentyyppisiä 2D-viivakoodeja: PDF417 ja QR Code. Mikäli sivulla on ainoastaan yksi viivakoodi, joka halutaan tunnistaa, voit määritellä alueeksi vaikka koko sivun. Mikäli sivulla on useampia viivakoodeja, rajaa alue sisältämään ainoastaan haluamasi viivakoodi.Viivakooditunnistukselle kannattaa määritellä varsinaista viivakoodia suurempi alue, mikäli kyseessä on QR-tyyppinen 2D-viivakoodi. Mikäli määritellyllä alueella on useampia viivakoodeja, luetaan nämä kaikki ominaisuuden arvoksi. Jos käytät OCR-tuettua lisenssikoodia, joka on toimitettu ennen versiota 9.0, pyydä M-Files-asiakaspalvelusta uusi lisenssikoodi, jos haluat käyttää viivakooditunnistusta. Ohjeet tekstintunnistukselle (OCR) Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä sekä kyrillisiä merkistöjä, mutta käytettävien kielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua. Esimerkiksi epäselvässä rajatapauksessa tunnistuksen tulos voidaan tällöin ratkaista kieleen liittyvän sanaston perusteella (esim. ä-kirjaimen tunnistus suomen kielessä). Toissijaisten kielten lista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 302 M-Files® 10 Kuva 177: Määrittele alue, josta tunnistetaan merkit määrittelemäsi ominaisuuden arvoksi. 303 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 178: Alueen sijainti määrittelee kaksi alueen kulmaa (vasen-ylä ja oikea-ala) suhteessa koordinaatiston lähtöpisteeseen, joka on sivun vasemmassa yläkulmassa. Tässä esimerkissä arvot ovat: vasen 144 mm, ylä 59 mm, oikea 170 mm ja ala 68 mm. Huom. OCR-arvolähdettä voidaan käyttää ilmankin, että Hakukelpoinen PDF-välilehdellä on valittuna toiminto Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan tehdä hakuja sisällön mukaan. Hakukelpoinen PDF Mikäli haluat, että skannerilta tuotaville tiedostoille tehdään M-Filesissa automaattinen tekstintunnistus, aktivoi valinta Käytä OCR:ää, jotta skannatuille dokumenteille voidaan tehdä hakuja sisällön mukaan . Silloin M-Files muuntaa tuotavan kuvatiedoston hakukelpoiseksi PDF:ksi. Tämä mahdollistaa sen, että skannattavan tiedoston sisällön mukaan voidaan tehdä hakuja. Muunnoksen jälkeen löydät tällaisen PDF-muotoa olevan sopimusdokumentin esimerkiksi käyttämällä hauissa sopimusosapuolten nimiä tai muuta sopimuksessa olevaa tekstiä. Seuraaville tiedostomuodoille voidaan tehdä tekstintunnistus: TIFF, JPEG, BMP, PNG ja GIF. Huom. Hakukelpoiseksi PDF:ksi muuntaminen ei vaikuta siihen, miltä skannattu asiakirja näyttää sitä katseltaessa. Käyttäjät näkevät edelleen alkuperäisen skannatun kuvan. M-Files tallentaa automaattisen tekstintunnistuksen tulokset PDF-tiedostoon 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 304 M-Files® 10 näkymättömänä tekstinä, jonka avulla tiedosto voidaan löytää hauilla. Mahdolliset epätarkkuudet tekstintunnistuksen tuloksissa eivät siis vaikuta mitenkään siihen, miltä näin käsitelty skannattu asiakirja näyttää, kun sitä katsellaan kuvaruudulla tai kun se tulostetaan. Muunna PDF/A-1b-muotoon Valitse tämä asetus, kun haluat täyttää sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen ISO 19005-1:2005 -standardin vaatimukset. PDF/A-1b-muoto on ominaisuuksiltaan normaalia PDF-muotoa rajoittuneempi, joten PDF/A-muotoon muunnetut tiedostot ovat usein suurikokoisempia kuin normaaliin PDF-muotoon muunnetut tiedostot. Lisäksi PDF/A-muotoon muunnettaessa tietyt vaativammat graafiset ulkoasuasetukset saattavat jäädä pois. PDF/A-muotoon muuntamista kannattaakin käyttää vain, jos sen käyttö on nimenomaisesti tarpeen esimerkiksi pitkäaikaissäilytykseen liittyvistä vaatimuksista johtuen. Kuva 179: Tekstintunnistus tunnistaa kaikkia länsimaisia kieliä, mutta kielten valinta parantaa usein tunnistustulosten laatua.Toissijaisten kielten lista sisältää vain ne kielet, jotka on sallittu käytettäväksi valitsemasi ensisijaisen kielen kanssa. 305 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Myös M-Files-asiakasohjelmiston puolella voidaan tehdä tekstintunnistus. Katso lisätietoja luvusta Muunna hakukelpoiseksi PDF:ksi (sivu 101). Mikäli tekstintunnistusta halutaan käyttää ainoastaan M-Files-palvelimen hallinnan kautta ulkoisia lähteitä käyttämällä, voidaan tämä rajaus tehdä rekisteriasetuksia muuttamalla. Rekisteriasetuksilla voidaan tehdä myös muita rajauksia. Lisätietoja rekisteriasetuksista saat teknisestä tuesta: [email protected]. Huom. M-Files OCR -moduuli on maksullinen lisäosa M-Filesiin. Se voidaan ottaa käyttöön lisenssikoodin avulla. M-Files OCR:n käytön mahdollistava lisenssikoodi tulee vaihtaa vanhan lisenssikoodin tilalle. Katso lisätietoja luvusta Lisenssinhallinta (sivu 166). Tämän jälkeen OCR:ään liittyvät toiminnot ovat käytettävissä M-Files-palvelimen hallinnassa sekä M-Files-asiakasohjelmiston puolella. M-Files käyttää I.R.I.S.:n tarjoamaa OCR-moottoria. Mikäli haluat ostaa M-Files OCR -moduulin, ota yhteyttä myyntiimme: [email protected]. 8.18 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Skannerit Skanneriyhteyden myötä dokumenttivarastoon saadaan helposti tallennettua myös paperimuotoiset dokumentit. M-Filesin hakuominaisuudet saadaan näin koskemaan myös skannattuja paperimuotoisia dokumentteja. Ulkoisia lähteitä käytettäessä M-Files ei kommunikoi suoraan skannereiden kanssa, vaan ulkoisen yhteyden avulla M-Files lukee skannerin tuottaman tiedoston esimerkiksi skannerin omalta verkkolevyltä.Yhteys määritellään M-Files-palvelimen hallinnan kohdassa Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296). Tällaisia yhteyksiä voidaan muodostaa esimerkiksi Hewlett-Packardin MFP-sarjan laitteilla käyttäen HP Digital Sending Sofwarea (DSS). Tällöin laite on suoraan kytkettynä lähiverkkoon ja käyttäjät skannaavat paperimuotoiset dokumentit käyttäen laitetta. Laitteen kosketusnäytöltä on myös mahdollista syöttää metatietoja. Skannattu tiedosto ja syötetyt metatiedot lähetetään DSS-ohjelmistolle, joka tekee tiedostolle tekstintunnistuksen (OCR). Skannattu kuva ja tunnistettu teksti yhdistetään yhdeksi PDF-tiedostoksi. PDF-tiedosto ja XML-muotoinen metatietotiedosto tallennetaan kansioon, jota M-Files valvoo ulkoisen sijaintimäärittelyn avulla. Huomattuaan uusia tiedostoja M-Files siirtää tiedostot dokumenteiksi metatietoineen dokumenttivarastoon. Huom. Tekstintunnistus voidaan tehdä myös M-Files OCR -moduulin avulla. Katso lisätietoja luvusta Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Tiedostot (sivu 296). Huom. Voit myös skannata käyttämällä paikallista skanneria, joka on liitetty suoraan tietokoneeseesi. Katso lisätietoja luvusta Skannaus ja tekstintunnistus (OCR) (sivu 100). 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 306 M-Files® 10 8.19 Yhteydet ulkoisiin lähteisiin: Sähköpostit M-Files tarjoaa mahdollisuuden tallentaa, hallita ja jakaa tärkeitä sähköpostiviestejä hallitulla tavalla. Viestit voidaan siirtää sähköpostipalvelimelta suoraan dokumenttivarastoon, ilman käyttäjien erillisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi organisaation yleiseen sähköpostilaatikkoon tulevat viestit liitetiedostoineen voidaan siirtää suoraan dokumenttivarastoon. Tuodut viestit voidaan käsitellä hallitusti dokumenttivarastossa esimerkiksi työnkulkuominaisuuksia käyttäen. Käyttötarkoitus voi liittyä esimerkiksi tilausten keskitettyyn ja hallittuun käsittelyyn tai esimerkiksi lähetettävien tarjousten tallentamiseen. Näin tärkeät tiedot saadaan hallittua M-Filesin avulla ilman vaaraa tietojen hautautumisesta sähköpostilaatikoihin. Organisaatio voi myös haluta tallentaa tärkeät lähetetyt sähköpostit M-Filesiin. Tällaisia tärkeitä sähköposteja ovat esimerkiksi tarjoukset ja tilausvahvistukset. Organisaatiossa voidaan luoda uusi sähköpostitili arkisto, johon M-Files yhdistetään. M-Files tuo kyseisestä laatikosta kaikki sähköpostit dokumenttivarastoon ja poistaa sitten sähköpostipalvelimelta viestit. Kun tärkeä viesti lähetetään, voidaan se arkistoida M-Filesiin lähettämällä viesti myös arkisto-laatikkoon käyttäen kopio- tai piilokopio-kenttiä. Roskapostin välttämiseksi voidaan sähköpostitili hyväksyä vastaanottamaan sähköpostia vain sisäisiltä käyttäjiltä. 307 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 180: Sähköpostipalvelimen yhteysmääritykset. 8.19 Kuvaus Anna nimi yhteydelle. 8.19 Lähde: Palvelimen tyyppi Valitse yhteystapa sähköpostipalvelimeen. 8.19 Lähde: Sähköpostipalvelin Anna sähköpostipalvelimen verkko-osoite (IP-osoite tai verkkonimi, esimerkiksi mail01.omayritys.fi) Käytä salattua yhteyttä (SSL/TLS) Valitse tämä valintaruutu suojataksesi yhteytesi SSL/TLS-suojauksella. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 308 M-Files® 10 8.19 Lähde: Kansio (vain IMAP-yhteyksissä) Valitse kansio, josta sähköposteja luetaan järjestelmään. 8.19 Lähde: Porttinumero Syötä porttinumero, jossa kyseinen palvelin kuuntelee yhteydenottopyyntöjä. 8.19 Lähde: Käyttäjänimi Syötä tarvittavat tiedot käyttäjän tunnistamiseksi. Käyttäjä tunnistetaan sähköpostipalvelimella syöttämiesi tietojen perusteella. Käyttäjä on muotoa käyttäjä@toimialue (esimerkiksi [email protected]). 8.19 Lähde: Salasana Syötä tarvittavat tiedot käyttäjän tunnistamiseksi. Käyttäjä tunnistetaan sähköpostipalvelimella syöttämiesi tietojen perusteella. 8.19 Toiminta: Sisällytä liitetiedostot Sisällytä liitetiedostot -toimintatilassa sähköpostien mukana tulevat liitetiedostot sisällytetään viestien mukana M-Filesiin. 8.19 Toiminta: Tuo vain liitetiedostoja sisältävät viestit Tämän toiminnon ollessa valittuna dokumenttivarastoon siirretään vain sellaiset viestit, joissa on liitetiedostoja. Pelkät yksittäiset viestit ilman liitetiedostoja pysyvät koskemattomina sähköpostipalvelimella. 8.19 Toiminta / Poista viestit palvelimelta tuonnin jälkeen Toiminnon avulla voit poistaa viestit sähköpostipalvelimelta automaattisesti niiden siirryttyä M-Filesiin. Näin voidaan esimerkiksi säästää levytilaa ja selkiyttää vastuujakoa sähköpostiliikenteessä. 8.19 Toiminta: Poista liitteet palvelimelta tuonnin jälkeen (vain IMAP-yhteyksissä) Viestien mukana olevat liitteet voidaan poistaa sähköpostipalvelimelta IMAP-yhteyden ollessa käytössä. Tämän toiminnon avulla voidaan esimerkiksi kaikki sähköpostin liitteenä tulleet tiedostot siirtää suoraan dokumenttivarastoon, eivätkä ne enää kuormita sähköpostipalvelinta. 309 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.19 Toiminta: Tallenna Outlook-viestimuodossa (*.msg) Tämän toiminnon ollessa valittuna viestit tallennetaan M-Filesiin Microsoft Outlook -sovelluksen MSG-tiedostomuodossa.Viestin mahdolliset liitteet tallentuvat MSG-tiedoston sisään, ja viesti näkyy M-Filesissa aina yksitiedostoisena dokumenttina. 8.19 Toiminta: Erottele liitteet viestistä Tämän toiminnon ollessa valittuna viestin liitteet tallennetaan erilleen viestin varsinaisesta sisältöosasta. Viesti ilman liitteitä tallennetaan MSG-tiedostoksi, ja mahdolliset liitteet tallennetaan MSG-tiedoston rinnalle alkuperäisissä tiedostomuodoissaan. Jos viesti sisältää liitteitä, viesti liitteineen näkyy M-Filesissa monitiedostoisena dokumenttina. 8.19 Päivitä väliajoin uudet ja poistuneet tiedostot Kohdan ollessa valittuna M-Files tarkistaa uudet tiedot sähköpostipalvelimelta määritellyin välein ja päivittää ne M-Filesiin 8.19 Päivitä nyt Päivitä nyt -toiminto aloittaa päivityksen heti. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 310 M-Files® 10 Kuva 181: Metatiedot-välilehdellä voit määrittää ulkoisen sijainnin kautta tuotujen viestien ominaisuudet. 8.19 Ominaisuudet Määrittele Ominaisuudet-kohtaan metatiedot, jotka lisätään uusiin sähköpostiviesteistä luotuihin dokumentteihin automaattisesti. Voit lisätä, muokata ja poistaa ominaisuuksia. Ominaisuudelle voi määritellä kiinteän arvon tai M-Files voi lukea sen esimerkiksi sähköpostin otsikkokentästä. 8.19 Suojausasetukset Määrittele uuden dokumentin suojausasetukset. Tämänhetkinen käyttäjä -arvon merkitys riippuu dokumentin Luonut-ominaisuuden arvosta. Voit määritellä arvon haluamaksesi Ominaisuudet-kohdassa. 8.19 Lisäasetukset Lisäasetukset-välilehdellä voit määrittää ko. yhteydelle aliaksen. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). 311 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 8.20 Tapahtumakirjanpito Tapahtumakirjanpitoon kirjautuvat dokumenttivaraston tapahtumat, kuten esimerkiksi uusien kohteiden luonnit ja käyttäjien sisäänkirjautumiset. Tapahtumakirjanpito otetaan käyttöön valitsemalla tehtäväalueelta toiminto Ota tapahtumakirjanpito käyttöön. Voit katsella ja järjestää tapahtumia haluamaasi järjestykseen. Tapahtumakirjanpito on edellytys ilmoitusten toimimiselle. Katso lisää ilmoituksista kohdasta Ilmoitukset (sivu 168). Näytetään tapahtumat X–XXXX Voit selata tapahtumia sivu kerrallaan nuolikuvakkeita käyttäen.Yhdellä sivulla näytetään maksimissaan 10 000 tapahtumaa. Määrittele suodatin Voit määritellä kohdetyypin tai kohteen ID:n mukaan tapahtumat, jotka näytetään listalla. Vie Voit viedä ja arkistoida kaikki tai valitut tapahtumat XML-tiedostomuodossa. Poista tapahtumat X–XXXX Sen lisäksi, että voit poistaa kaikki tapahtumat, voit valita poistettavaksi ko. sivulla listattuna olevat tapahtumat (ei koske suodatettuja listoja). 8.20 Yksittäisen tapahtuman yksityiskohtaiset tiedot Tapahtuman tiedot antaa yksityiskohtaista tietoa tallennetuista muutoksista. Huom. Jotta voit tutkia yksittäisen tapahtuman tietoja tarkemmin, sinulla tulee olla eSigning and Compliance -moduuli käytössä. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 312 M-Files® 10 Kuva 182: Tapahtuman tiedot -ikkuna. 8.20 Tapahtuminen määrä ja tapahtumatyypit Mikäli eSigning and Compliance -moduuli on käytössä, tallentaa tapahtumakirjanpito kaikki tapahtumat ilman rajoituksia (palvelintilan se salliessa). Muussa tapauksessa M-Files-palvelin poistaa vanhimpia tapahtumia automaattisesti, mikäli tapahtumien määrä ylittää 10 000. Raja-arvoa voidaan muuttaa rekisteriasetuksella (kysy lisää M-Filesin teknisestä tuesta). M-Files tarjoaa monipuolisen tapahtumakirjanpidon, mutta eSigning and Compliance -moduulin mukana tulee lisäksi lukuisia uusia tapahtumatyyppejä, jotka sisältyvät kirjanpitoon. Listan eSigning and Compliance -moduulin tarjoamista lisätapahtumatyypeistä saat teknisestä tuesta: [email protected]. 8.20 FDA 21 CFR Part 11 -yhteensopivuusmoduuli eSigning and Compliance -moduuli sisältää tapahtumakirjanpidon laajennukset sekä sähköisen allekirjoituksen. Moduuli on lisämaksullinen osio. Jotta voit ottaa eSigning and Compliance -moduuli käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi 313 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä lisenssikoodi M-Files-palvelimen hallinnassa (katso lisätietoja kohdasta Lisenssinhallinta (sivu 166)). Tämän lisäksi jäljitysketjun ominaisuudet tulee aktivoida varastokohtaisesti. Katso lisätietoja kohdasta Lisäasetukset (sivu 182). 8.21 Raportointi ja tietojen vienti Tiedon tallentaminen ja turvaaminen on tärkeää, mutta sen lisäksi tallennettu tieto tulee olla hyödynnettävissä analysoitavaksi. Sen lisäksi, että M-Filesiin voidaan tallentaa monenlaisia tietoja, tietojen avulla voidaan luoda erilaisia raportteja. Raporttien avulla saadaan koottua tietoa esimerkiksi myyntiprosesseista, toteutuneista projekteista, tarjouskannan koosta, tilausten määristä, koulutusosallistumisista tai vaikka henkilökohtaisista myynneistä asiakkaittain.Visuaalisten raporttien avulla tiedon analysointi on helppoa ja nopeaa. Käytännössä raportteja voidaan luoda mihin tahansa metatietoihin perustuen. 8.21 Lisenssikoodin päivittäminen raportointia varten Raportointimoduuli on M-Filesin maksullinen lisätuote. Se voidaan ottaa käyttöön mukana toimitettavan lisenssikoodin avulla. Raportointimoduuli mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista raporttien luontia varten sekä raporttien näyttämisen M-Filesin käyttöliittymässä. Jotta voit ottaa raportointimoduulin käyttöön, sinulla tulee olla käytön mahdollistava lisenssikoodi asennettuna. Lisenssin saat tilauksen yhteydessä. Asenna tai päivitä lisenssikoodi M-Files-palvelimen hallinnassa (katso lisätietoja kohdasta Lisenssinhallinta (sivu 166)). Jos haluat lisätietoja, kuinka M-Files voi tukea liiketoimintaasi M-Files-raporttien avulla, ota yhteyttä sähköpostiosoitteessa [email protected]. 8.21 Raportti-kohdetyyppi ja -luokka Jotta raportteja voidaan näyttää, on M-Filesissa sisäänrakennettuna uusi kohdetyyppi ja luokka raporteille. Raportti-kohdetyyppi on oletuksena piilotettu käyttäjiltä. Anna raportti-kohdetyypille tarvittavat oikeudet, jotta varsinaisia raportteja voidaan luoda asiakasohjelmiston puolella. Metatietojen vienti ja tietojoukon asetukset M-Filesin raportointitietopalvelut mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista ulkopuolisiin tietokantoihin (SQL Server). Järjestelmänvalvoja voi määritellä tiedot, jotka viedään manuaalisesti tai ajastetusti M-Filesista raportointikäyttöön tai muuhun käyttöön. M-Filesin raportointitietopalvelut asentuvat samalla, kun asennat M-Files-palvelimen. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 314 M-Files® 10 Voit varastokohtaisesti määritellä M-Files-palvelimen hallinnassa, mitä tietoja haluat viedä raportointikäyttöön. Voit viedä tietoja myös muuhun käyttöön. Valitse Tietojen vienti ja raportointi ja luo uusi tietojoukko, jonka haluat viedä. Tietojoukon yleiset asetukset Nimi Anna tietojoukkoa kuvaava nimi. Vietävät tiedot Määrittele, mitä kohteita ja ominaisuuksia haluat viedä ulkoiseen tietokantaan. Esimerkiksi voit viedä erilaisia asiakas-, projekti- ja tapahtumatietoja, joilla voit luoda raportteja. Näiden tietojen perusteella voit luoda erilaisia raportteja, kuten myynti kuukausittain, tarjouskannan koko tai vaikka avoimet projektit asiakkaittain. OLE DB -yhteysmääritys Katso lisätietoja kohdasta Yhteys ulkoiseen tietokantaan (sivu 239). Ei käytössä Tietojoukko voidaan poistaa käytöstä merkitsemällä Ei käytössä -valintaruutu. 315 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 183: Tässä esimerkissä viedään tilausdokumentit ja asiakkaat ja näihin liittyviä ominaisuuksia, joita halutaan käyttää raportissa. Esim. näiden tietojen perusteella voidaan luoda myyntiraportteja asiakkaittain ja maittain. Tietojoukon lisäasetukset Käyttäjän identiteetti Valitse käyttäjä, jonka identiteettiä haluat käyttää tietojen lukemiseen M-Filesista raportointipalveluihin. Käyttäjäksi kannattaa valita ns. peruskäyttäjä, jolla ei ole laajennettuja oikeuksia. Mikäli käytät esimerkiksi omaa käyttäjäidentiteettiäsi, jolla on järjestelmänvalvojan rooli, voi asiakasohjelmiston puolella näytettäviin raportteihin päätyä sellaista tietoa, mitä ei haluta näyttää kaikille käyttäjille. Ajastus Käytä ajastusta, mikäli haluat, että raportteihin vietävät tiedot päivitetään tietyn väliajoin. Tietojen vienti suositellaan ajastettavaksi kerran päivässä, viikossa tai kuukaudessa tapahtuvaksi. Raportit päivitetään samalla. Mikäli et valitse ajastusta, ei tietoja päivitetä sen jälkeen, kun olet ne kerran vienyt. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 316 M-Files® 10 Lisäksi voit luoda raportointipalveluissa erillisen päivityslinkin, jolla käyttäjä voi päivittää raportin asiakasohjelmiston puolella aina halutessaan ajan tasalle. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta: [email protected]. Kuva 184: Määrittele lisäasetuksissa identiteetti, jolla tietoja luetaan M-Filesista raportointipalveluun, sekä ajastus tietojen päivittämiselle. Ominaisuuden historia ja vanhat arvot Voit määrittää ominaisuuskohtaisesti, haluatko viedä myös ominaisuuden muutoshistorian tai vanhat arvot. Jos haluat viedä myös ominaisuuden muutoshistorian tai vanhat arvot, valitse ensin ominaisuus, jonka historiatiedot haluat viedä. Ominaisuuden historiatietovalintoihin pääset Muokkaa...-toiminnon kautta. Valitse tämän jälkeen Historia ja vanhat arvot -välilehti. Vie tämän ominaisuuden muutoshistoria Muutoshistoria lisää tiedon ominaisuuden jokaisesta arvon muutoksesta tietojoukkoon. Tämä mahdollistaa vastaamisen sellaisiin kysymyksiin, kuten: "Mikä oli elokuussa saatujen kauppojen kokonaisarvo?". Tällöin raportti tulkitsee muutosta Ei-tilasta Kyllä-tilaan elokuun aikana. 317 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Vie tämän ominaisuuden vanhat arvot käyttäen näytteenottoa Näytteenotto lisää otantahistorian ominaisuuden arvoista tietojoukkoon.Tämä mahdollistaa vastaamisen sellaisiin kysymyksiin, kuten: "Mikä oli avointen laskujen kokonaisarvo elokuun lopussa?". Tällöin raportin luontitoiminto laskee avointen laskujen (Ei maksettu -tilassa) kokonaisarvon tiettynä hetkenä. Ota näyte: Voit määritellä, otetaanko näytteenotto päivän, viikon, kuukauden vai vuoden lopussa. Tällöin näyte otetaan ko. vuorokauden viimeisenä ajanhetkenä ennen vuorokauden vaihtumista. Lisäksi voit määritellä kuinka pitkältä ajalta haluat vielä muutoshistorian tai näytteenoton. Jos näytteenottoväli on tiheä (esim. päivittäin), kannattaa historian pituutta rajoittaa, jolla vältetään tarpeettoman suureksi paisuva tietokanta ja nopeutetaan vientitoimintoa. Historian pituus Voit viedä koko historian, historiatiedot tietyltä kiinteämittaiselta aikaväliltä tai alkaen tietystä päivämäärästä lähtien. Kuva 185: Voit valita, haluatko viedä ominaisuuden mukana muutoshistorian tai vanhat arvot. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 318 M-Files® 10 Raportin käyttöidentiteetti Raportin käyttöidentiteetti tarkoittaa sitä identiteettiä, millä raportteja haetaan ja luetaan raportointipalveluista M-Files-asiakasohjelmistoon. Löydät tämän toiminnon tehtäväalueelta, kun olet valinnut Raportointi ja tietojen vienti -toiminnot. Windows-käyttäjän identiteetti Raportteihin on pääsy käyttäjän Windows-käyttäjätilin kautta.Tämä on suositeltu vaihtoehto Windows-toimialueympäristössä. Tietty identiteetti Tässä määritelty identiteetti voi olla paikallinen Windows-käyttäjätili, toimialueen käyttäjätili tai joku muu käyttäjätili, jonka raportointipalvelu tunnistaa. Määrittele tähän käyttöön varattu raportointikäyttäjätili rajoitetuilla käyttöoikeuksilla raportointipalveluiden puolella. Kuva 186: Määrittele, mitä identiteettiä käytät raporttien lukemiseen raportointipalveluista M-Filesiin. 319 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Raporttien luonti ja tarvittavat ohjelmistot M-Filesin raportointitietopalvelut mahdollistaa tietojen viennin M-Filesista ulkopuolisiin tietokantoihin.Varsinaiset raportit luodaan käyttämällä Microsoftin SQL Server Reporting Servicesin infrastruktuuria, joka tulee ottaa käyttöön ja konfiguroida oikein. Kun raportit on luotu ja niitä halutaan käyttää M-Filesissa, ottaa SQL Server -raportointipalvelut yhteyden tietokantaan, johon M-Filesin tiedot on viety, ja muodostaa raportin, kun M-Files-asiakasohjelmisto sen pyytää. Microsoftin SQL Server Reporting Servicesin infrastruktuuri voidaan asentaa käyttämällä SQL Server -asennuspakettia (SQL Server 2008 tai SQL Server 2008 R2). Lisäksi raportointiin voidaan käyttää SQL Server Express -versioita. Valitse tällöin SQL Server 2008 R2 Express with Advanced Services -asennuspaketti. Voit ladata sen Microsoftin www-sivuilta osoitteessa http://www.microsoft.com/express/Database. Lisätietoja saat osoitteessa http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms159106.aspx (SQL Server Books Online). Raporttien suunnitteluun tarvitset lisäksi Business Intelligence Development Studion tai yksinkertaisemman Report Builderin. Raporttien suunnittelijalla tulee olla kokemusta ja osaamista raporttien luonnista. Ota yhteyttä konsultointipalveluihimme, niin autamme sinua raporttien suunnittelussa ([email protected]). Lisätietoja Microsoftin raportointipalveluiden asentamisesta saat Microsoftin www-sivuilta sekä M-Filesin teknisestä tuesta ([email protected]). Huom. Raporttien suunnitteluun ja luontiin sekä kolmannen osapuolen ohjelmistojen käyttöön liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 320 M-Files® 10 Kuva 187: M-Files tarjoaa pikalinkit SQL Server -raportointipalveluihin, mikäli palvelut on asennettuna. Linkki raportin käyttöidentiteetin määrittelyyn löytyy myös tehtäväalueelta. Raportit ja niiden ominaisuudet asiakasohjelmiston puolella Kun raportti on luotu, voidaan se hakea M-Files-asiakasohjelmistoon käyttäjien käyttöön. Jotta raportteja voidaan näyttää M-Filesissa, tulee .NET Framework 3.5 Service Pack 1 tai .NET Framework 4.0 olla asennettuna. Client Profile -versio käy myös. Tarvittaessa M-Files ehdottaa asennusta, jos käyttäjällä on mahdollisuus suorittaa asennus. Luo raportille uusi raportti-kohde asiakasohjelmiston puolella (huom. sinulla tulee olla oikeudet luoda Raportti-kohdetyyppiin kuuluvia kohteita). Määrittele raportin ominaisuudet: Raportin nimi Anna raportille mahdollisimman kuvaava nimi. Raportin URL Tähän tulee antaa raportin URL, jolla raportti haetaan raportointipalveluista M-Filesiin. URL on muotoa http://palvelimennimi/instanssi?/raportin_polku. Saman URL-osoitteen avulla voidaan hakea raportti selaimeen. Huomaa, että osoite ei kuitenkaan jää selaimen 321 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto osoitekenttään raportin avaamisen jälkeen. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta: [email protected]. Raportin sitominen näkymään Voit sitoa raportin näkymään, esimerkiksi näkymään Myynti asiakkaittain tai Tarjoukset myyjittäin. Näytä-valikon Raportit-toiminnolla voit sitoa raportin näkymään ja valita sille sijainnin. Mikäli haluat, että tämä asetus tulee kaikille käyttäjille voimaan, muista valita näkymän asetuksissa valinta "Yhteinen kaikille käyttäjille". Näkymän määrittely yhteiseksi vaatii dokumenttivarastoon oikeuden hallita dokumenttivaraston yhteisiä näkymiä. Raportti-kohteen liittäminen muihin kohteisiin Voit liittää raportti-kohteen muihin kohteisiin, esimerkiksi asiakkaaseen. Raportointipalveluissa määriteltyjen asetusten mukaan voit näyttää raporttitiedot asiakkaittain valitsemalla asiakkaan listalta. Tällöin M-Files näyttää ainoastaan ko. asiakkaan tiedot raportissa, esim. myynnin kuukausittain. Kun valitset toisen asiakkaan, raportti päivittyy ko. asiakkaan tietojen mukaan. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta: [email protected]. Raportin ajantasaisuus ja päivittäminen Käyttäjälle näytettävän raportin tiedot perustuvat niihin tietoihin, jotka on viimeksi viety ajastuksella tai manuaalisesti M-Filesista raportointipalveluun. Mikäli raportointipalveluissa on luotu erillinen päivityslinkki ko. raporttia varten, voi käyttäjä päivittää raportin ajan tasalle aina halutessaan asiakasohjelmiston puolella. Lisätietoja saat M-Filesin teknisestä tuesta: [email protected]. Vie-toiminto Voit viedä raportin sellaisenaan eri tiedostoihin (esim. PDF-, Word- ja XML-muotoihin). Huom. Raportti viedään staattisessa muodossa, jolloin sitä ei pääse muokkaamaan muissa sovelluksissa. 8.22 Sisällön replikointi ja arkistointi Sisällön replikointi ja arkistointi -toiminnallisuudet mahdollistavat kohteiden synkronoinnin varastojen välillä, jolloin eri varastojen tiedot ovat ajan tasalla toisiinsa nähden. Sisällön replikoinnin ja arkistoinnin avulla voidaan esimerkiksi: • replikoida dataa eri toimipisteiden välillä • arkistoida dataa aktiivikäytössä olevasta varastosta arkistovarastoon • arkistoida dataa pitkäaikaista säilytystä varten standardien mukaisesti XML- tai PDF/A-muotoon • kerätä dataa useista M-Files-varastoista yhteen keskitettyyn varastoon • käyttää eri varastoja yrityksen eri toimintoihin • julkaista tietyt dokumentit sidosryhmiä varten 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 322 M-Files® 10 • varmuuskopioida • palauttaa järjestelmä virhetilanteesta luotettavasti. Maailmanlaajuiset yritykset voivat esimerkiksi replikoida dataa etäpalvelimille, jolloin tietoihin taataan nopea pääsy, vaikka verkkoyhteydet pääpalvelimelle olisivat hitaita tai katkeaisivat. Tämän lisäksi voidaan esimerkiksi julkaista dokumentteja kumppaneiden, asiakkaiden ja alihankkijoiden käyttöön erilliseen julkaisuvarastoon, joka voi olla pilvipalvelussa tai omalle palvelimelle asennettuna. Näin kaikki dokumentit ja muut kohteet ovat aina ajan tasalla ja eri käyttäjien saatavilla helposti! Sisällön replikointiin ja arkistointiin liittyvät toiminnallisuudet löydät M-Files-palvelimen hallinnasta. Replikointi ja arkistointi toteutetaan sisällön vienti- ja tuontitöiden avulla. Jos haluat kattavamman kuvauksen replikoinnista ja arkistoinnista, katso M-Filesin replikoinnin ja arkistoinnin käsikirja. Huom. Jotta kohteita ja niiden metatietoja voidaan yhdistää ja synkronoida eri varastojen välillä, metatietomäärittelyiden on myös oltava yhdistettävissä varastojen välillä. Katso lisätietoja luvusta Metatietomäärittelyiden yhdistäminen (sivu 190). Kuva 188: Määrittele replikoinnissa käytettävät vienti- ja tuontityöt varastoittain. Huomaa, että mikäli M-Files asennetaan useille eri palvelimille, tulee lisäpalvelimille olla asennettuna M-Files-lisäpalvelinlisenssi ( M-Files Additional Server License). Esimerkiksi, 323 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto jos haluat replikoida tietoa eri palvelimilla sijaitsevien varastojen välillä, tulee lisäpalvelimilla olla tämä lisenssi asennettuna. Mikäli olet arkistoinut dokumentteja aiemmissa M-Files-versioissa kuin 9.0, huomioi, että et voi palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevaa arkistotiedostoa 9.0-versiota käyttävään varastoon. Mikäli haluat palauttaa mfa-tiedostomuodossa olevan arkistotiedoston, käytä palautuksessa varastoa, jossa on asennettuna 8.0-versio tai vanhempi. Tämän jälkeen voit päivittää ko. varaston 9.0-versioon ja tehdä arkistoinnin, joka on yhteensopiva 9.0-version ja uudempien versioiden kanssa. Vie sisältöä Kun haluat viedä kohteita ja niiden metatietoja lähdevarastosta, määrittele vientityö lähdevarastossa. Vientiä voidaan käyttää sisällön pitkäaikaiseen arkistointiin, useiden varastojen väliseen tietojen synkronointiin tai levytilan vapauttamiseen palvelimella. Valitse varasto, jota haluat käyttää metatietorakenteen replikoinnissa. Aloita sitten vienti valitsemalla Sisällön replikonti ja arkistointi > Vie sisältöä… Huom. Muihin kohteisiin viittaavien kohteiden vienti saattaa aiheuttaa ristiriidan. Mikäli ristiriitaa ei voida automaattisesti korjata, joitakin valittuja kohteita ei välttämättä sisällytetä vientipakettiin.Tuonnin yhteenvetoraportti kannattaa käydä tarkkaan läpi ennen replikoinnin suorittamista. Vienti-ikkunassa on kolme välilehteä: Paketin sijainti, Kohteet ja tiedostot ja Rakenne. Paketin sijainti (vienti) Valitse sijainti sisältöpaketille. M-Files nimeää tiedostot automaattisesti varaston ID:n ja aikaleiman mukaan, jolloin löydät haluamasi sisältöpaketin jälkikäteen helposti. Valitse käyttäjätili, jolla on oikeudet määrittelemääsi tallennuspaikkaan. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 324 M-Files® 10 Kuva 189: Vie sisältöä -ikkunan Paketin sijainti -välilehti Vie kohteita ja tiedostoja Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön vientiasetuksia. 325 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 190: Vie sisältöä -ikkunan Kohteet ja tiedostot -välilehti Vie olemassa olevat kohteet Käytä hakusuodatinta Voit määrittää suodatinta käyttäen, mitkä olemassa olevia kohteet haluat viedä. Voit esimerkiksi viedä tietyt kohteet kohdetyypin tai ominaisuuden perusteella. Varsinkin julkaistaessa ainoastaan tiettyjä dokumentteja sidosryhmille, kuten esitteitä tai lehdistötiedotteita, hakusuodatinta käyttäen voit tehdä julkaisun esimerkiksi tietyn luokan ja ominaisuuden täyttyessä. Jos aiemmin viety kohde ei enää ole osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa Jos haluat poistaa kohdevarastosta aiemmin sinne tuomiasi kohteita, valitse tämä asetus. Kun asetus on käytössä, nämä kohteet poistetaan kohdevarastosta samalla, kun sisältöä tuodaan. Tämä asetus on valittava aina, kun kohdevarastosta halutaan poistaa kohteita, jotka eivät enää täytä lähdevarastosta viemisen kriteereitä. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 326 M-Files® 10 Esimerkki: hinnasto ei ole enää voimassa etkä halua enää tarjota sitä kumppaneillesi kumppanivarastossasi. Sinun on määritettävä hinnasto siten, ettei se täytä viennin kriteereitä ja sen jälkeen käytettävä asetusta siten, että hinnasto poistetaan kohdevarastosta. Tätä asetusta käyttämällä kaikki kohteet, jotka eivät enää kuulu vientijoukkoon, poistetaan kohdevarastosta. Huomaa, että asetus koskee vain ajastettua vientiä ja tuontia ja että asetus on työkohtainen. Huomaa, että jos olet aktivoinut asetuksen Älä tuo kohteiden tuhoamisia tuotaessa tätä sisältöä kohdevarastoon, tämä vientiasetus korvataan. Sisällytä viimeisimmät versiot ainoastaan Voit valita arkistoitavaksi ainoastaan viimeisimmät versiot valituista kohteista. Tällöin valittujen kohteiden vanhempia versioita ei arkistoida. Tallenna tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa Voit valita, haluatko tallentaa tiedostot myös PDF/A-1b-muodossa arkistoinnin yhteydessä. PDF/A-1b-muoto on sähköisille dokumenteille asetetun pitkäaikaisen säilytyksen 19005-1:2005 -standardin vaatimuksen mukainen. PDF/A-1b-tallennus voidaan tehdä Office-tiedostoille sekä standardeille PDF-tiedostoille. PDF/A-1b-muodossa olevia tiedostoja ei tuoda tuonnin yhteydessä. PDF/A-1b-tallennus hidastaa vientiä jonkin verran. Poista arkistointimerkintä Mikäli olet valinnut vietäväksi kohteet, joille on määritelty ominaisuus Merkitty arkistoitavaksi, voit määrittää näille ko. ominaisuuden poiston viennin jälkeen. Tällöin viennin jälkeen näitä kohteita ei enää ole merkitty arkistoitavaksi. Tuhoa viedyt kohteet viennin jälkeen Voit määrittää, haluatko tuhota viedyt kohteet viennin jälkeen. Mikäli olet valinnut vietäväksi ainoastaan viimeisimmät versiot, et voi valita tätä asetusta. Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista Olemassa olevien kohteiden sijaan voit valita, että viet tietoja ainoastaan tuhotuista kohteista ja tuhotuista kohdeversioista. Tämä toiminto on tarkoitettu lähinnä varaston siivoamiseen tuhottujen kohteiden osalta. Vie ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset Voit valita vietäväksi ainoastaan viimeisimmän ajon jälkeiset muutokset. Oletuksena M-Files tarjoaa ajankohtaa, jolloin vienti on viimeksi tehty (tai kun on viimeksi tuotu vietyjä kohteita lähdevarastoon edellistä vientiä vanhemmalla aikaleimalla. 327 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Esikatselu Esikatselu-painikkeella voidaan katsoa viennin piiriin kuuluvien kohteiden määrä. Vie rakenne Vie rakenne -välilehdellä voit valita metatietorakenteesta vietävät osat. Kuva 191: Vie sisältöä -ikkunan Rakenne-välilehti. Vie rakenne Voit valita varastosta vietävät metatietorakenteen elementit. Voit myös valita kaikki elementit aktivoimalla Kaikki elementit. Merkitsemällä Vie valittujen arvolistojen sisältö -valintaruudun kaikki arvolistan sisältö viedään. Huom. Kaikki poistetut arvot myös replikoidaan. Tällöin kohdevaraston arvot voidaan poistaa metatietorakenteen tuonnilla. Arvot eivät poistu kokonaan, vaan ne ainoastaan merkitään poistetuiksi. Tämän ansiosta kaikkia poistettuja arvoja voidaan hakea tai ottaa uudelleen käyttöön lähde- tai kohdevarastossa M-Files-palvelimen hallinnan avulla. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 328 M-Files® 10 Huom. Sisäänrakennetut elementit luodaan aina M-Filesissa oletusarvoisesti, ja ne sisältävät esimerkiksi ominaisuusmäärittelyt Nimi tai otsikko, Luonut, Viimeksi muokannut ja Avainsanat. Näiden lisäksi järjestelmänvalvojat voivat luoda uusia käyttäjän määrittämiä elementtejä. Valitsemalla OK luodaan vientipaketti valituista metatiedoista Paketin sijainti -välilehdellä määritettyyn paikkaan. Tuo sisältöä Luotuasi vientipaketin voit tuoda sen sisällön valitsemaasi varastoon. Tuo sisältö -toimintoa käytetään erityisesti silloin, kun tietoja halutaan tuoda toiseen varastoon esimerkiksi replikointia, julkaisua, arkistointia tai varmuuskopiointia varten. Tällöin kohteet ja niiden metatiedot tuodaan ja synkronoidaan kohdevarastoon. Tuonti tehdään aina niin, että M-Files tuo ainoastaan uudet tai muuttuneet versiot kohdevaraston sen hetkisiin versioihin nähden. Tuonti-ikkunaan päästään kohdasta Sisällön replikointi ja arkistointi > Tuo sisältöä… Tuonti-ikkuna on jaettu samoihin kolmeen välilehteen kuin vienti-ikkuna: Paketin sijainti, Kohteet ja tiedostot ja Rakenne. Huom. Jos sinulla on arkistoituja dokumentteja versiossa 8.0 tai sitä vanhemmassa versiossa, et voi palauttaa arkistoitua tiedostoa mfa-tiedostomuodossa version 9.0 varastoon. Jos haluat palauttaa arkistoidun tiedoston mfa-tiedostomuodossa, palauta tiedosto asennettuna olevan version 8.0 tai sitä vanhemman version varastoon. Sen jälkeen voit päivittää varaston versioon 9.0 ja arkistoida sisältöä. Paketin sijainti (tuonti) Paketin sijainti -välilehdellä on asetuksia kohteet ja tiedostot sisältävälle paketille sekä tuotaville tiedostoille ja/tai metatietorakenteelle. Katso vastaavat asetukset kohdasta Vie sisältöä (sivu 324), kun olet tuomassa sisältöpaketin valitsemaasi varastoon. Sijainnin tulee olla sama kuin mihin sisältöpaketti on viety lähdevarastosta, eli M-Filesin tulee löytää viedyt tiedot, jotta tuonti voidaan tehdä. Sijainti voi myös olla eri, mutta tällöin sijaintien välillä pitää olla toteutettuna erillinen datan siirto sijainnista toiseen. Huom. Viety paketti voi sisältää eri merkintätiedostoja. M-Files tuo ainoastaan sisältöpaketteja, joissa on Ready-merkintätiedosto mutta ei Imported-merkintätiedostoa kohdevarastolle. Voit myös tuoda useita paketteja samalla kertaa merkitsemällä Tuo useita sisältöpaketteja -valintaruudun. Näin voit valita kansion yksittäisen tiedoston sijasta. Sisältöpaketti voidaan myös automaattisesti poistaa tuonnin jälkeen merkitsemällä valintaruutu "Poista sisältöpaketti tuonnin jälkeen". 329 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 192: Tuo sisältöä -ikkunan Paketin sijainti -välilehti Tuo kohteet ja tiedostot Kohteet ja tiedostot -välilehdellä voidaan muuttaa kohteen ja tiedoston sisällön tuontiasetuksia. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 330 M-Files® 10 Kuva 193: Tuo sisältöä -ikkunan Kohteet ja tiedostot -välilehti Asetukset Tuo kohteiden muokkausvaraustilat Mikäli kohde on varattu muokattavaksi toisessa varastossa, josta olet tekemästä tuontia, voit tuoda muokkausvarauksen myös kohdevarastoon. Tällöin kohde varataan muokattavaksi myös kohdevarastossa, jolloin muut käyttäjät eivät sitä pääse muokkaamaan. Tämä vähentää mahdollisten ristiriitojen syntymistä, joita samanaikaiset muokkaukset eri varastoissa saattavat aiheuttaa. Käytä tuodun elementin nimeä sen aliaksena, jos muita aliaksia ei ole saatavilla Koska ainoastaan sisäänrakennetut ja "ID+nimi"-täsmäävät metatietomäärittelyt yhdistetään automaattisesti, muiden metatietomäärittelyiden osalta yhdistäminen on tehtävä aliaksia käyttäen. Lähdevarastossa ei kuitenkaan ole välttämättä tehty tarvittavia aliasten määrittelyitä. Tällöin tietojen vientiä voidaan helpottaa käyttämällä tätä asetusta. Kun tämä asetus on valittuna, alias tulee määritellä ainoastaan kohdevarastossa lähdevaraston nimen mukaiseksi eikä lähdevarastossa tarvitse erikseen määrittää aliaksia. Haluat esimerkiksi tuoda Projekti-kohdetyyppiä olevat kohteet, mutta et ole määritellyt Projekti-kohdetyypille aliasta lähdevarastossa. Valitsemalla tämän asetuksen sekä lisäämällä kohdevarastossa vastaavalle projektikohdetyypille lähdevaraston nimeä vastaavan aliaksen (tässä tapauksessa alias on "Projekti") saat tarvittavat määritykset kuntoon tuonnin osalta. 331 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Huomaa, että sinun tulee käyttää kohdevaraston metatietomääritysten aliaksina lähdevaraston oletuskielen mukaisia nimiä, jotta metatietomäärittelyiden yhdistäminen voidaan tehdä. Huomaa, että tämä asetus toimii ainoastaan silloin, kun ko. metatietomäärityksellä (kohdetyyppi, ominaisuusmäärittely, arvolista tai muu vastaava) ei ole mitään aliasta määriteltynä lähdevarastossa. Palauta viennin aikaleimat, jotta tuodut muutokset voidaan viedä eteenpäin Jos haluat viedä kohteita ja niiden muutoksia yhdestä varastosta toiseen, esimerkiksi A-varastosta B-varastoon ja siitä eteenpäin esim. C-varastoon, ota tämä asetus käyttöön B-varastoon tuonnin yhteydessä. Tällöin vastaavat kohteet ja niiden muutokset voidaan taas viedä B-varastosta eteenpäin C-varastoon uusina tietoina aikaleimojen palautuksen ansiosta. Tarkista, että sinulla on tässä tapauksessa B-varastoon viennin yhteydessä aktivoitu valinta Vie tietoja tuhotuista kohteista ja kohdeversioista. Älä tuo kohteiden tuhoamisia Valitse tämä asetus, mikäli: • Et halua tuhota kohteita kohdevarastosta, jotka olet tuhonnut lähdevarastossa. Esimerkiksi, jos käytät kohdevarastoa tuhottujen kohteiden arkistointiin, valitse tämä asetus. • Et halua tuhota kohteita, jotka eivät enää ole osa vientijoukkoa. Huomaa siis, että mikäli olet valinnut viennin yhteydessä asetuksen "Jos aiemmin viety kohde ei ole enää osa vientijoukkoa, merkitse se tuhottavaksi kohdevarastossa", näitä kohteita ei tuhota kohdevarastossa tämän tuontiasetuksen ollessa valittuna. Tuo rakenne Rakenne-välilehdellä voit poistaa käytöstä ulkoiset tietokantayhteydet kohdetyyppeihin, arvolistoihin ja käyttäjäryhmiin sekä aktiivisena olevien tapahtumakäsittelijöiden replikoinnin. 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 332 M-Files® 10 Kuva 194: Tuo sisältöä -ikkunan Rakenne-välilehti. Valittaessa OK luodaan raportti, josta nähdään kaikki kohdevarastorakenteeseen tehdyt muutokset. Suojaukset Suojausasetukset-välilehdellä voit muuttaa tuotavan sisällön suojausasetuksia. 333 M-Files® 10 8 Yksittäinen dokumenttivarasto Kuva 195: Sisällön tuonnin Suojaukset-välilehti. Tuotavien kohteiden suojausasetukset Tämä valinta määrittää, mitä suojausasetuksia tuotaville kohteille käytetään. Suojausasetukset voidaan valita tuotavaksi suoraan tuontipaketista, tai vaihtoehtoisesti voidaan käyttää kohdetyyppien oletusasetuksia tai määrittää tuotavalle sisällölle omat suojausasetukset. Jos esimerkiksi tuodaan kohteita yrityksen sisäisestä varastosta julkaisuvarastoon, suojausasetukset on yleensä määritettävä uudelleen. Automaattiset suojausasetukset Näiden valintojen avulla voit muuttaa tuotavan sisällön automaattisten suojausasetusten ominaisuuksia. Aktivoi uusien tai muuttuneiden suojausasetusten määritykset Jos sisältöpaketti sisältää uusia tai muuttuneita automaattisten suojausasetusten määrityksiä, sisällön tuonti tämä valintaruutu valittuna aktivoi kohdevarastossa kaikki kyseisten määritysten mukaiset automaattiset suojausasetukset. Vaikka tämä valintaruutu ei olisi valittuna, kyseiset määritykset tuodaan kohdevarastoon. Niitä ei tällöin vain aktivoida. Ohita tuotavien kohteiden automaattisten suojausasetusten määritykset Kun tämä valintaruutu on valittuna, tuontipaketissa olevien kohteiden automaattisten suojausasetusten määrityksiä ei tuoda kohdevarastoon. Näin voidaan säilyttää 8 Yksittäinen dokumenttivarasto 334 M-Files® 10 kohdevaraston kohteiden määritykset automaattisille suojausasetuksille ohittamalla tuontipaketin kohteiden mahdollisesti aiheuttamat muutokset kyseisiin määrityksiin. Tuonnin yhteenvetoraportti Ennen kohdevarastoon tehtävien muutosten hyväksymistä M-Files esittää yksityiskohtaisen koosteen tuotavasta sisältöpaketista. On erittäin suositeltavaa, että sisällön tuonnin tulokset selittävä yhteenvetoraportti tarkastetaan huolellisesti. On hyvin tärkeää varmistaa, että rakenne-elementtien kopioita ei luoda tahattomasti ja että kaikki kohdevaraston metatietorakenteen muutokset ovat odotetun kaltaisia. Siinä tapauksessa, että ilmenee virheellisiä kohdennuksia, prosessi on peruutettava ja lähdetai kohdevaraston elementtien nimiä tai aliaksia on muutettava sen mukaisesti. Huom. Tuodut metatietorakenteen elementit korvaavat niiden olemassa olevat vastineet kohdevarastossa. Ei ole suositeltavaa määrittää samanlaisia kohdetyyppirakenteita päävarastoon ja replikavarastoon, jos varastoilla on erilaiset yhteydet määritettyihin ulkoisiin tietokantoihin. Ajoitetut vienti- ja tuontityöt Jotta eri varastot voidaan pitää ajan tasalla toisiinsa nähden ja yhteistoiminnassa, tulee varastoille määritellä ajoitetut vienti- ja tuontityöt. Ajoitettujen vienti- ja tuontitöiden avulla synkronoidaan kohteet ja niiden metatiedot eri varastojen välillä. Ajoitettu vientityö voidaan määritellä myös muuta käyttöä varten. Ajoitettu vienti Määrittele ajoitettu vientityö lähdevarastossa, josta haluat ajastetusti tallentaa vietävän sisällön. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen viennin yhteydessä. Katso lisätietoja kohdasta Vie sisältö. Vietävä data voidaan tuoda toiseen varastoon julkaisua, replikointia, arkistointia tai varmuuskopiointia varten. Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät. Ajoitettu tuonti Kun haluat tuoda sisällön toiseen varastoon synkronointia tai muuta käyttöä varten, määrittele kohdevarastoon ajoitettu tuonti. Käytössäsi on vastaavat asetukset kuin yksittäisen tuonnin yhteydessä. Katso lisätietoja kohdasta Tuo sisältö. Ajoitus toimii samalla periaatteella kuin Windowsin ohjauspaneelin ajoitetut tehtävät. Huom. Eri varastojen välistä yhteistoimintaa varten tulee sisällön viennin ja tuonnin lisäksi pystyä yhdistämään metatietomäärittelyt, jotta synkronointi voidaan tehdä arkistoinnin avulla. Katso lisätietoja luvusta Yhteistoiminta eri varastojen välillä (sivu 189). 335 M-Files® 10 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset VBScript-koodi kirjoitetaan Muokkaa VBScript-koodia -ikkunassa. Seuraavia muuttujia voidaan käyttää VBScript-koodissa: AllowStateTransition Muuttujan nimi: AllowStateTransition Muuttujan tietotyyppi: Boolen haku (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: AllowStateTransition-nimisen muuttujan avulla automaattisen tilasiirtymän komentosarjaa suoritettaessa voidaan automaattinen tilasiirtymä joko sallia tai estää. Jos muuttujan totuusarvo komentosarjan päättyessä on "tosi", kohde siirretään muuttujan NextStateID määräämään kohdetilaan. CurrentUserID Muuttujan nimi: CurrentUserID Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: CurrentUserID-niminen muuttuja sisältää sen käyttäjän ID:n, jonka tekemän toiminnon seurauksena komentosarjaa suoritetaan. DisplayID Muuttujan nimi:DisplayID Muuttujan tietotyyppi: TypedValue (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: DisplayID-niminen muuttuja sisältää kohteen yksikäsitteisen tunnisteen (ID:n). Tämä ID näkyy käyttäjille M-Files-asiakasohjelmistossa ominaisuusalueella, kun kohde on valittuna listauksessa. DisplayID voi sisältää numeroiden lisäksi myös kirjaimia. Usein DisplayID on sama kuin kohteen ns. sisäinen ID, jonka arvo on saatavilla ObjVer-muuttujan kautta. Kohteen sisäinen ID on kuitenkin aina numero. DisplayID eroaa kohteen sisäisestä ID:stä yleensä silloin, kun kohde on tuotu ulkoisesta tietokannasta. FileTransferSessionID Muuttujan nimi: FileTransferSessionID Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset 336 M-Files® 10 FileTransferSessionID-niminen muuttuja sisältää käyttäjäkohtaisen tiedonsiirtotunnisteen. Tiedonsiirtotunniste muodostetaan, kun tiedonsiirtoa ollaan käynnistämässä palvelimella ja samassa yhteydessä tämä sama tiedonsiirtotunniste annetaan BeforeFileUpload- ja BeforeFileDownload-tapahtumakäsittelijöille. Myöhemmin, kun tiedonsiirto on päättynyt, annetaan samainen tiedonsiirtotunniste AfterFileUpload- ja AfterFileDownload-tapahtumakäsittelijöille.Tiedonsiirtotunnisteen avulla on siis mahdollista liittää yhteen Before-tyyppiset tapahtumakäsittelijät After-tyyppisiin tapahtumakäsittelijöihin. FileVer Muuttujan nimi: FileVer Muuttujan tietotyyppi: FileVer (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: FileVer-niminen muuttuja sisältää kohdetiedoston täydellisen yksikäsitteisen tunnisteen, joka koostuu tiedoston ID:stä ja tiedoston versionumerosta. LoggedOutUserID Muuttujan nimi: LoggedOutUserID Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: LoggedOutUserID-niminen muuttuja sisältää uloskirjautumisen jälkeen uloskirjautuneen käyttäjän ID:n. LoginAccount Muuttujan nimi: LoginAccount Muuttujan tietotyyppi: LoginAccount (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: LoginAccount-niminen muuttuja sisältää kirjautumistilanteessa käyttäjän käyttäjätilin tiedot. MFScriptCancel Muuttujan nimi: MFScriptCancel Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: MFScriptCancel-niminen muuttuja sisältää virhekoodin, jonka avulla komentosarjat voivat näyttää käyttäjille selkeitä virheilmoituksia. Tavallisesti M-Files saattaa lisätä virheilmoituksiin tarkennuksia, jotka MFScriptCancel-muuttujan sisältämän virhekoodin avulla voidaan estää. 337 M-Files® 10 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset Esimerkiksi: Err.Raise MFScriptCancel, "This is the error message shown to the user." NextStateID Muuttujan nimi: NextStateID Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: NextStateID-niminen muuttuja sisältää automaattista tilasiirtymää suoritettaessa sen tilan tunnisteen, johon automaattinen tilasiirtymä suoritetaan. Muuttamalla tämän muuttujan arvoa voidaan automaattisen tilasiirtymän komentosarjassa määrittää seuraava tila. Oletuksena kohdetila on sama kuin käyttöliittymässä asetettu Seuraava Tila. ObjectAccessControlList Muuttujan nimi: ObjectAccessControlList Muuttujan tietotyyppi: AccessControlList (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: ObjectAccessControlList-niminen muuttuja sisältää tarkasteltavana olevan kohteen nykyiset suojausasetukset. ObjVer Muuttujan nimi: ObjVer Muuttujan tietotyyppi: ObjVer (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: ObjVer-niminen muuttuja sisältää kohdeversion täydellisen yksikäsitteisen tunnisteen, joka koostuu kohdetyypin ID:stä, kohteen sisäisestä ID:stä ja kohteen versionumerosta. PropertyDef Muuttujan nimi: PropertyDef Muuttujan tietotyyppi: PropertyDef (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: PropertyDef-niminen muuttuja sisältää laskettavana olevan ominaisuusmäärittelyn tiedot, kuten ominaisuusmäärittelyn ID:n, nimen ja tietotyypin. PropertyValue Muuttujan nimi: PropertyValue Muuttujan tietotyyppi: PropertyValue (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset 338 M-Files® 10 PropertyValue-niminen muuttuja sisältää tarkasteltavana olevan ominaisuusarvon. Varmistettaessa ominaisuusarvon oikeellisuutta voidaan virheellisestä ominaisuusarvosta ilmoittaa käyttäjälle oheisen esimerkin mukaisesti: Err.Raise MFScriptCancel, "The value you entered is not valid." PropertyValues Muuttujan nimi:PropertyValues Muuttujan tietotyyppi:PropertyValues (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: PropertyValues-niminen muuttuja on kokoelma, joka sisältää kohdeversion kaikki tämänhetkiset ominaisuusarvot (esim. Nimi, Projekti, Asiakas). Kukin ominaisuusarvo on PropertyValues-kokoelmassa PropertyValue-tyyppisenä muuttujana. Tietyn ominaisuusarvon voi etsiä kokoelmasta käyttäen kokoelman SearchForProperty-metodia. Tarkemmat tiedot löydät M-Files APIn dokumentaatiosta. RestoredVersions Muuttujan nimi: RestoredVersions Muuttujan tietotyyppi: IDs (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: RestoredVersions-niminen muuttuja sisältää viedyn kohteen kohdeversiot, jotka tuotiin sisältöpaketista. ScheduledJob Muuttujan nimi: ScheduledJob Muuttujan tietotyyppi: ScheduledJob (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: ScheduledJob-niminen muuttuja sisältää suorituksessa olevan ajastetun työn kuvauksen. ScheduledJobOutputInfo Muuttujan nimi: ScheduledJobOutputInfo Muuttujan tietotyyppi: ScheduledJobOutputInfo (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: ScheduledJobOutputInfo-niminen muuttuja sisältää ajastetun työn suorittamisen jälkeen tietoa ajastetun työn lopputuloksesta. StateID Muuttujan nimi: StateID 339 M-Files® 10 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset Muuttujan tietotyyppi: Numero (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: StateID-niminen muuttuja sisältää työnkulun tilan tunnisteen, jonka avulla työnkulkuihin liittyvissä komentosarjoissa voidaan yksikäsitteisesti tunnistaa käsiteltävä tila. ValueListItem Muuttujan nimi: ValueListItem Muuttujan tietotyyppi: ValueListItem (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: ValueListItem-niminen muuttuja sisältää arvolistan arvon, jota tapahtumakäsittelijässä ollaan käsittelemässä. Varasto Muuttujan nimi: Varasto Muuttujan tietotyyppi: Varasto (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: Vault-niminen muuttuja edustaa dokumenttivarastoa, jonka puitteissa komentosarjaa ollaan suorittamassa. Muuttujan kautta komentosarja pystyy käsittelemään dokumenttivaraston sisältöä samalla tavalla kuin on mahdollista M-Files API -rajapinnan avulla. Virhetilanteessa kaikki Vault-olion kautta dokumenttivarastolle tehdyt muutokset perutaan. Vault-olion käyttöön komentosarjoissa liittyy myös joitakin rajoituksia. Komentosarjat eivät pysty Vault-olion kautta muuttamaan sen objektin tilaa, jolle komentosarjaa ollaan suorittamassa.Tilan muuttamiseksi lasketaan kohteen varaaminen muokattavaksi, kohteen palauttaminen muokkauksesta, muokkausvarauksen peruminen sekä kohteen poistaminen ja tuhoaminen. Lisäksi kaikki komentosarjassa muokattavaksi varatut muut kohteet pitää saman komentosarjansuorituksen aikana myös palauttaa muokkauksesta. VaultSharedVariables Muuttujan nimi: VaultSharedVariables Muuttujan tietotyyppi: NamedValues (ks. M-Files API) Muuttujan käyttötarkoitus: VaultSharedVariables-niminen muuttuja on kokoelma nimettyjä arvoja, jotka tallennetaan dokumenttivaraston tietokantaan. Muuttujan avulla komentosarjat voivat tallentaa omia arvojaan tietokantaan siten, että ne ovat kaikkien muidenkin komentosarjojen käytettävissä. Sallittuja tietotyyppejä nimetyille arvoille ovat kokonaislukumuuttujat, totuusarvot ja merkkijonot. 9 Muuttujat ja niiden käyttötarkoitukset 340 M-Files® 10 Seuraava esimerkki tallentaa arvon 123 nimetyksi arvoksi ja asettaa sen jälkeen numeroperustaisen lasketun arvon arvoksi. VaultSharedVariables( "Message" ) = 123 Output = VaultSharedVariables( "Message" ) Huom. Järjestelmänvalvojan oletetaan osaavan VBScript-ohjelmointikielen käyttö entuudestaan. VBScript-koodin kirjoittamiseen liittyvä ohjeistus ei sisälly M-Filesin tai M-Files APIn dokumentaatioon. M-Files APIn dokumentaatio löytyy M-Filesin asennuksen jälkeen kohdasta Käynnistä / Ohjelmat / M-Files / Dokumentaatio / M-Files API (vain englanniksi). Lisätietoja VBScript-koodiin ja M-Files APIin liittyen saat osoitteesta [email protected]. VBScript-koodin kirjoittamiseen ja M-Files APIin liittyvä neuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin, vaan siitä veloitetaan erikseen. 341 M-Files® 10 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä Tähän lukuun on koottu muutamia yleisimpiä ohjeita ja kysymyksiä, jotka liittyvät M-Filesin käyttöön. Pikanäppäinten käyttäminen tekee M-Filesin käytöstä entistä nopeampaa. Samoin pikavalikosta (hiiren oikean puoleinen nappi) löytyy usein käytettäviä toimintoja. 10.1 Yhteydenotto tukeen Jos ongelmaan ei löydy ratkaisua tästä dokumentista, voit ottaa yhteyttä M-Filesin tekniseen tukeen sähköpostiosoitteessa [email protected] . Ongelman sanallisen kuvauksen lisäksi kannattaa ilmoittaa mahdollisimman kattavasti seuraavia tietoja tukiprosessin nopeuttamiseksi: • Windows-versio ja järjestelmän tyyppi (64-bittinen vai 32-bittinen). • M-Files-versionumero (esim. 9.0.3372.6). • Ongelmaan liittyvien käyttäjien määrä. • Ongelman/toimintahäiriön ilmenemistiheys ja toistuvuus. • Ongelman/toimintahäiriön toistumista edellyttävät vaiheet. • Sovellustason virheilmoitukset Windows-tapahtumienvalvonnassa. • Tapahtumienvalvontaan päästään kohdasta Ohjauspaneeli > Valvontatyökalut > Tapahtumienvalvonta. • Ilmoita M-Files-palvelimen ja M-Files-asiakasohjelmiston virheilmoitukset erikseen. • Ilmoita asennetun virustorjuntaohjelmiston nimi ja versionumero. • Mahdollisen M-Files-virheilmoitusikkunan sisältö (esim. näyttökuva virhepinosta Tiedot >> -painikkeella). • Jos tiedostoa ei saada auki M-Filesissa, voidaanko se vetää työpöydälle ja avata paikallisasemalla? Office-tuotteet • Microsoft Office -versio. • Ohjelma (Word, Excel, Outlook tms.), joka aiheuttaa ongelman/toimintahäiriön. Varaston tila • Onko varasto Firebird- vai Microsoft SQL -pohjainen? • Ovatko tiedoston tiedot tietokannassa vai onko ne tallennettu erilliseen paikkaan? • Onko varasto optimoitu äskettäin? • Optimointi asettaa varaston offline-tilaan. • Onko varasto tarkistettu ja korjattu äskettäin? 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä 342 M-Files® 10 • Jos M-Files Administratoria käytetään varaston tarkistukseen ja korjaukseen, ilmoittaako se virheistä? • Onko varasto indeksoitu äskettäin? • Sisältyykö M-Filesin asennukseen integrointeja tai muita lisätuotteita (Dynamics, SharePoint, Salesforce jne.)? • Anna täydet versiotiedot kaikista integroinneista ja lisätuotteista. Huom. Kaikki näyttökuvat tilanteesta ja asetuksista ovat hyödyksi. 10.2 Usein kysytyt kysymykset Tässä luvussa käsitellään M-Filesin käyttöön liittyviä yleisimpiä kysymyksiä. Laitteistovaatimukset ja -suositukset Katso tekniset tiedot kohdista Järjestelmävaatimukset (sivu 10) ja http://www.m-files.com/Content/documents/en/res/m-filestechnicaldatasheet.pdf. Alle 40 käyttäjän järjestelmässä M-Files-palvelinta voidaan suorittaa sellaisessa tietokoneessa, joka täyttää Windows-käyttöjärjestelmän laitevaatimukset. Yhtäaikaisten käyttäjien määrän kasvaessa laitteistovaatimukset kasvavat. Tilantarve riippuu tallennettujen dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä. Versiohistoria ei kuitenkaan tarvitse levytilaa lineaarisessa suhteessa, koska M-Files-palvelin tallentaa tiedot muutoksista eri versioiden välillä. M-Files-palvelin ja sen dokumenttivarastot voidaan myös helposti siirtää toiselle palvelimelle laitevaatimusten kasvaessa. Suosituksia varmuuskopioinnista M-Files-palvelin tallentaa tärkeitä tietoja, joten varmuuskopioinnin järjestäminen hyvin on erittäin tärkeätä. Jokainen palvelimella oleva dokumenttivarasto ja päätietokanta tulee varmuuskopioida säännöllisin väliajoin. Varmuuskopiointi on helppo järjestää M-Files-palvelimen hallinnassa Ajoitetut työt (sivu 204). Suosittelemme järjestämään M-Filesin varmuuskopioinnin tapahtumaan joka yö. Jokainen varmuuskopiotyö tuottaa tiedostoja, jotka tulee siirtää hyvään talteen. Esimerkiksi: Organisaatiossa on erillinen levypalvelin. M-Files-palvelimella suoritetaan joka yö päätietokannan ja dokumenttivaraston varmuuskopiointi ajoitettujen töiden avulla. Työt on määritelty siten, että ne tuottavat kumpikin yhden tiedoston ja korvaavat aina aikaisemmat. Varmuuskopiotiedostot on määritelty siirtymään levypalvelimelle talteen, josta ne vielä siirretään nauha-asemalle. Ongelmatilanteen, esimerkiksi laiterikon, sattuessa voidaan varmuuskopioiden avulla palauttaa M-Files toimintakuntoon nopeasti. 343 M-Files® 10 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä Mitä uutta on M-Filesin tässä versiossa? Voit tutustua M-Filesin versiokohtaisiin uusiin ominaisuuksiin tarkemmin M-Filesin www-sivustolla osoitteessa http://www.m-files.com/latest-ecm-features. Miten automaattiset päivitykset toimivat? M-Files sisältää toiminnallisuuden, jonka avulla se pystyy tarkkailemaan päivitystarvetta. Kun uusi M-Files-versio julkaistaan, M-Filesin asennus huomaa sen automaattisten päivitysten tarkastuksen yhteydessä. Tällöin päivitys ladataan käyttäjän tietokoneelle ja asennus voidaan suorittaa käyttäjän niin halutessa. Automaattiset päivitykset ovat erittäin kätevä tapa pitää ohjelmisto ajan tasalla. Monet järjestelmänvalvojat kuitenkin haluat estää tämän, koska isoissa organisaatioissa on helpompaa hoitaa päivitykset keskitetysti. Siksi automaattiset päivitykset voi myös ottaa pois käytöstä. Automaattiset päivitykset hakevat tiedot uusista päivityksistä päivityspalvelimelta käyttäen HTTP-protokollaa TCP-portissa 80. Tämän ansiosta yleensä ei tarvita mitään muutoksia palomuureihin. Katso myös Automaattiset päivitykset (sivu 142). Miksi en pääse sisään dokumenttivarastoon? Ongelma voi johtua joko tunnistuksesta tai verkkoyhteydestä. Verkkoyhteysongelmissa virheilmoitus yleensä kertoo, mistä ongelmassa on kyse. Tunnistuksessa voi olla muutama syy, joiden pitäisi selvitä seuraavilla tarkistuksilla. 1. Tarkista, että M-Files-palvelimen hallinnassa on sinulle käytössä oleva käyttäjätili (katso kohta Käyttäjätilit (sivu 199)) ja että käyttäjätilille on dokumenttivarastoon luotu käyttäjä (katso kohta Käyttäjät (sivu 229)). 2. Varmista, että salasanasi on oikein. 3. Tarkista, että käytät sellaista tunnistusta (Windows/M-Files), jollainen sinun käyttäjätilillesi on määritetty. Näet oman tunnistuksesi käyttäjätunnuksissa Tunnistus-sarakkeessa. Jos ongelma ei ratkea, ota yhteyttä M-Filesin järjestelmänvalvojaan. Miksi en voi muokata varattua dokumenttia? Et voi muokata dokumenttia, koska dokumentin on varannut muokattavaksi joku toinen, eikä hän ole palauttanut dokumenttia muokkauksesta. Näin estetään useiden erilaisten kopioiden syntyminen M-Filesissa. Järjestelmänvalvojan oikeuksilla dokumentti voidaan 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä 344 M-Files® 10 pakottaa palautumaan muokkauksesta, mutta silloin menetetään muutokset, jotka dokumenttiin on tehty varauksen aikana. Miten löydän dokumentit, jotka olen itse luonut? Voit hakea dokumentteja perustuen tiettyihin määrittelyihin Laajennettu haku -toiminnon laajennettuja hakuehtoja käyttämällä. 1. 2. 3. 4. Avaa Laajennettu haku -alue ja valitse Laajennetut hakuehdot... Avaa Ominaisuudet-välilehti. Napsauta Lisää hakuehto -painiketta. Määritä kohdetyypiksi dokumentti, käyttäjäksi oma tunnuksesi ja operaattoriksi yhtäsuuruusmerkki (=). 5. Suorita haku napsauttamalla ensin OK ja sitten Hae-painiketta. Huom. Voit myös luoda näkymän, jossa näkyvät vain ne dokumentit, jotka olet luonut. Katso kohdat Ominaisuudet (sivu 122) ja Uusi näkymä (sivu 73). Miten luon dokumentin, joka näkyy vain itselleni? Metatietokorttia täyttäessäsi valitse Suojaus-kohdasta vaihtoehto Vain minulle. Miten lisään luokkaan uuden ominaisuuden? Jos olet M-Filesin peruskäyttäjä, voit lisätä ominaisuuksia täyttäessäsi metatietokorttia. Voit valita metatietokortissa Lisää ominaisuus -leiman lisätäksesi kohteelle uuden ominaisuuden. Huomaa, että tämä ominaisuus lisätään vain tälle tietylle kohteelle eikä luokan kaikille kohteille. Jos haluat lisätä ominaisuuden luokan kaikille dokumenteille, siirry M-Files-palvelimen hallinnassa kohtaan Luokat, napsauta hiiren oikealla painikkeella luokkaa ja valitse Ominaisuudet pikavalikosta. Voit lisätä oletusominaisuuksia luokalle Lisää...-painikkeella. Jos haluttua ominaisuutta ei ole listassa, sinun on luotava uusi ominaisuusmäärittely (katso Ominaisuusmäärittelyt (sivu 251)). Miksi tallentaessani uutta dokumenttia Wordilla syntyi himmeämmällä kuvakkeella näkyvä tiedosto M-Files-asemalle? Tiedostosta on tullut väliaikainen paikallinen tiedosto dokumenttivarastoon. Voit muuntaa väliaikaisen paikallisen tiedoston dokumentiksi, katso kohta Muunna dokumentiksi (sivu 85). 345 M-Files® 10 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä Miten lisään uuden arvon arvolistaan? Voit lisätä arvoja arvolistaan täyttäessäsi dokumenttikorttia työkalurivin Lisää arvo -painikkeella. Näin voit tehdä vain, jos arvolistan ominaisuuksiin on määritelty, että peruskäyttäjät voivat lisätä uusia arvoja tähän listaan. Jos olet M-Filesin järjestelmänvalvoja, mene M-Files-palvelimen hallinnassa Arvolistat-tasolle, napsauta hiiren oikealla painikkeella haluamaasi arvoa ja valitse pikavalikosta Ominaisuudet. Napsauta Sisältö... -painiketta ja lisää uusi arvo napsauttamalla Uusi arvo -painiketta. Jos sinulla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia, varmista järjestelmänvalvojalta, että Salli käyttäjien lisätä uusia arvoja tähän listaan -valintaruutu on merkittynä arvolistan ominaisuuksissa. Jos arvolista perustuu kohdetyyppiin, tapahtuu arvolistan muokkaus kohdetyypin kautta. Siinä tapauksessa uusi kohdetyyppi luodaan Selaa M-Filesia -liittymässä. Miten luon uuden näkymän, jossa kohteet näkyvät asiakkaittain? 1. Siirry dokumenttivarastossa aloitusnäkymään. 2. Valitse Uusi näkymä pikavalikosta. Nyt sinulla pitäisi olla auki Määrittele näkymä -ikkuna. 3. Napsauta Lisää...-painiketta ja valitse Asiakas ominaisuuden alasvetovalikosta. 4. Napsauta OK. 5. Määritä nimi uudelle näkymällesi. 6. Napsauta OK. Miten lisään uuden käyttäjän dokumenttivarastoon? 1. Mene M-Files-palvelimen hallinnassa Käyttäjät-tasolle. 2. Valitse Uusi käyttäjä -toiminto tehtäväalueelta. Nyt sinulla pitäisi olla auki Käyttäjän ominaisuudet -ikkuna. 3. Käyttäjätili-alasvetovalikossa näkyvät kaikki ne käyttäjätilit, joita ei ole liitetty dokumenttivarastoon. Jos haluat luoda aivan uuden käyttäjätilin, katso kohta Käyttäjätilit (sivu 199). 4. Napsauta OK. 5. Määrittele oikeudet uudelle käyttäjälle ja napsauta Hyväksy ja sen jälkeen vielä OK. Miksi en löydä Minulla muokattavana -näkymää? Minulla muokattavana -näkymä on jokaisella M-Files-käyttäjällä, eikä sitä voi tuhota. Sen sijaan näkymä on voitu piilottaa. Saat piilotetut näkymät esille seuraavasti: 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä 346 M-Files® 10 1. Valitse näkymien ikkunassa pikavalikosta toiminto Palauta näkymiä näkyviin. 2. Valitse piilotettu näkymä listasta ja valitse Näytä. Huom. Näkymiä piilotetaan valitsemalla näkymä ja valitsemalla Näytä-valikosta toiminto Piilota näkymä. Voinko käyttää M-Filesia ohjelmallisesti? Voit käyttää M-Filesia ohjelmallisesti sen tarjoaman ohjelmointirajapinnan (M-Files API) avulla. Sen avulla voit esimerkiksi muodostaa raportteja dokumenttivaraston sisällöstä tai integroida M-Filesin muuhun ohjelmistoosi. Ohjelmointirajapinnan tarkemman dokumentaation löydät M-Filesin Dokumentaatio-valikosta (Käynnistä > Ohjelmat > M-Files > Dokumentaatio). M-Files API on COM- / ActiveX-komponentti, joka tarjoaa ohjelmointirajapinnan M-Files-palvelimeen. Miten asiakaskoneen nimi vaihdetaan oikein M-Filesin kannalta? Jos dokumentteja on varattuna muokattavaksi kyseiselle tietokoneelle, kun sen nimi vaihdetaan, muokatut tiedot saatetaan menettää. Tämä johtuu siitä, että muokkausvaraukset ovat käyttäjä- ja tietokonekohtaisia. Tietokone tunnistetaan sen nimen perusteella. Koneen nimen vaihdon jälkeen M-Files pitää muokkausvarauksia toisen tietokoneen varauksina eikä päästä käyttäjää käsiksi muokattuihin tietoihin. Palauta kaikki kyseiselle asiakaskoneelle muokattavaksi varatut dokumentit ja kohteet muokkauksesta ennen tietokoneen nimen muuttamista. Mistä saan lisätietoja aina tarvittaessa? Voit etsiä apua tämän käsikirjan lisäksi myös M-Filesin aloitusoppaasta tai kysyä organisaatiosi M-Filesin ylläpitäjältä. Tekninen tuki Muista, että M-Filesin päivityssopimukseen kuuluu tekninen tuki (katso myös Yhteydenotto tukeen (sivu 342)) Teknisen tuen sähköposti: [email protected] , puh. +358 3 3138 7500. Huomaa, että käyttöneuvonta ei kuulu teknisen tuen piiriin. Lisätietoja Katso lisätietoja osoitteesta http://www.m-files.fi. 347 M-Files® 10 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä 10.3 Pikatoiminnot Pikahaku Ctrl+F Kts. kohta Pikahaku (sivu 116) Uusi dokumentti Ctrl+N Kts. kohta Uusi dokumentti (sivu 58) Varaa muokattavaksi Ctrl+O Kts. kohta Varaa muokattavaksi (sivu 87) Palauta muokkauksesta Ctrl+I Kts. kohta Palauta muokkauksesta (sivu 89) Palauta muokkauksesta kommentoiden Ctrl+Shift+I Kts. kohta Palauta muokkauksesta kommentoiden (sivu 89) Näytä suhteet Ctrl+L Kts. kohta Suhteet (sivu 93) Kokoelman jäsenet Ctrl+Shift+L Kts. kohta Kokoelman jäsenet (sivu 95) Kommentit Ctrl+M Kts. kohta Kommentit (sivu 96) Alikohteet Ctrl+J Kts. kohta Alikohteet (sivu 96) Näytä historia Ctrl+H Kts. kohta Historia (sivu 90) 10 Ohjeita, kysymyksiä ja pikanäppäimiä 348 Hakemisto A H aliakset 190 arkistointi 322 arvolistan arvojen kuvakkeet 244 arvolistan sisältö 244 automaattinen arvo 255 automaattiset suojausasetukset 182, 247 automatisoitu asennus 11 hakuehtojen alisteisuus 117 hakukelpoinen PDF 100, 101, 304 hakukriteeri 40 hakusana 114 hakutoiminnot 114 hakutulosten ryhmittely 129 hallintaoikeudet 229 B I Boolen haku 251 Business Intelligence 314 ID 120 ilmoitukset 110, 168 INSERT INTO -tietokantalause 243 IP-osoite 22, 164 C CFR 188 cloud vault 48 D dokumenttikokoelma 33 dokumenttikortti 43 dokumenttitiedosto 43 dokumenttivarasto 16, 30, 38, 180 dokumenttivarastoyhteys 22 dokumenttivälimuisti 131 E efektiiviset oikeudet 67 epäsuora haku 117 epäsuora näkymä 78 eSigning and Compliance 188 esikatselu 50 esimerkkidokumenttivarasto 11 F FDA 21 CFR Part 11 182, 188 Firebird 182 J jokerimerkki 122 järjestelmänvalvoja 73 K keskusmuistin käyttö 131 kielet ja käännökset 212 kielivalinnat 219 Kohdetyyppi 236 kohteen historia 90 komentokehote 85 koosteviesti 110 käyttäjä 16 Käyttäjäkohtaiset asetukset 132 käyttäjäryhmä 58 käyttäjät metatiedoista 65 käyttäjätili 229 käyttöoikeudet 16 käyttöoikeusluettelo 58, 294 L laajennettu haku 117 Hakemisto linkkipolku 104 lisätiedot 342 lukuoikeus 58 luokat 267 lähetä sähköpostitse 104 lähiverkko 22 M M-Files URL 104 M-Files-kansiot Outlookissa 153 M-Files-kategoriamerkintä Outlookissa 158 M-Files-palvelin 25 M-Files-tunnistus 22 M-Files-valikko 145 M-Filesin raportointipalvelut 314 matkapuhelinkäyttö 47 metatiedot 43, 60, 126 metatieto-ohjatut suojausasetukset 182 Metatietorakenteen monikielisyys 212 Microsoft SQL Server 182 Mobile Access 47 monitiedostoinen dokumentti 33 mukautus 113, 203 muokkausoikeus 58 P paikalliset tiedostot 131 paikkamerkki 168 palauttaa muokkauksesta 229 palvelintason roolit 16 PDF 106 perintä 267 pikahaku 42 poistetut dokumentit 40, 120 protokolla 164 pseudokäyttäjät 65 päivittäminen 26 päiväys 251 R raportin käyttöidentiteetti 319 raportin URL 321 Raportit 314 replikointi 189, 190, 194, 195, 322, 324, 325, 329, 335 ristiriitakohteet 194 ryhmittelyotsikot 50 ryhmittelytaso 78 N S numero (kokonaisluku) 251 numero (reaaliluku) 251 näkymien ryhmittely 50 näkymähierarkia 251 näkymän indeksointi 76 SELECT-tietokantalause 243 sijaiset 112 skannaus 100, 101 SkyDrive 106 sovellukset 113, 203 suodatinasetukset 120 suojausasetukset 120, 128 suojausasetusten rajaavuus 67 suosikit 50 sähköinen allekirjoitus 96, 276 Sähköpostiohjelman integraatioasetukset 155 O OCR-arvolähde 301 OCR-moduuli 301 ohjelmiston kieli 114, 219 oikeuksien muutosoikeus 58 OLE DB -yhteysmääritys (palvelimelta) 243 ominaisuudet 60 ominaisuusalue 50 ominaisuusmäärittely 251 operaattori 122 Outlook 150 Outlookin säännöt 152 350 T Tapahtumakäsittelijät 221 tehtäväalue 50 Tehtävänanto 97 tekstintunnistus 100, 101, 304 tiedostojen siirtäminen M-Filesiin 43 tiedostotunniste 58 M-Files® 10 Hakemisto tietojoukko 314 Tietokonekohtaiset asetukset 134 tietotyyppi 122 toimialue 22 toiminnot 208 tuki 342 tunnistus 16 tuo kieliä 218 työkalurivi 60 työnkulun tehtävänanto 285 täysi varmuuskopio 204 verkkonimi 22, 164 versiohistoria 45 vie kieliä 215 vinkki 36, 39, 40, 42, 43, 45, 73 väliaikaiset paikalliset tiedostot 73 välimuisti 131, 140 W Web Access 171 Windows-versiot 10 www-julkaisun määrittelysivusto 173 U ulkoinen arvolista 243 uusi tiedosto 58 uusi versio 45 V varaston kieli 114, 219 varmuuskopio 204 Y yhteinen sääntö 110 Yhteistoiminta eri varastojen välillä 94 yhteistoiminta varastojen välillä 189 yhteys ulkoiseen sijaintiin 296 yhtäaikainen muokkaaminen 87 yksilöllinen tunnus 120 yksittäinen dokumenttivarasto 208 351
© Copyright 2024