PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI
PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI Käyttöohje LUOTTAMUKSELLINEN Versio 2.0 Digia OYJ | HIOMOTIE 19 | 00380 HELSINKI | PUH 010 313 3000 | FAX 010 313 3700 KOTIPAIKKA: HELSINKI | Y-TUNNUS: 083 1312-4 | WWW.DIGIA.COM PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN SISÄLLYSLUETTELO 1 2 3 YLEISTÄ ............................................................................................... 3 1.1 Käyttäjätunnukset ja järjestelmään kirjautuminen ..................................... 3 1.2 Järjestelmän rakenne ............................................................................. 3 OMAVALVONTASUUNNITELMA ................................................................ 5 2.1 Rakenne ............................................................................................... 6 2.2 Omavalvontadokumentit ......................................................................... 7 MYYMÄLÄN PERUSTIEDOT ...................................................................... 9 3.1 Uuden myymälän luominen ..................................................................... 9 3.2 Myymälän perustietojen muokkaaminen ..................................................10 4 KÄYTTÄJIEN HALLINTA ........................................................................ 20 5 OMAVALVONTALOMAKKEET .................................................................. 22 5.1 Lämpötilavalvonta.................................................................................23 5.2 Vastaanottotarkastus ............................................................................24 5.3 Jäähdytettynä myytävät tuotteet ............................................................24 5.4 Siivouksen ja puhdistuksen aistinvarainen seuranta ..................................24 5.5 Puhtausnäytteiden seuranta ...................................................................24 5.6 Jätehuolto-ohjelman aistinvarainen seuranta ............................................24 5.7 Astiahuolto...........................................................................................24 5.8 Tuhoeläintorjunta .................................................................................25 5.9 Asiakaspalautteet .................................................................................25 5.10 Ruokamyrkytysepäilyt ...........................................................................25 5.11 Naudanlihaerien kirjaaminen ..................................................................25 5.12 Naudanlihan merkintäjärjestelmä / Virheet ja korjaavat toimenpiteet ..........25 5.13 Henkilökunnan perehtyminen omavalvontaan ...........................................25 5.14 Hygieniaosaamistestin suorittaneet .........................................................25 5.15 Konsulentit ja tilapäiset ulkopuoliset toimijat ............................................25 5.16 Tupakan, alkoholin ja nikotiinivalmisteiden myynnin omavalvonta...............26 5.17 Pelaaminen sekä tietokone- ja konsolipelien, elokuvien ja lehtien myynti .....26 6 TAPAHTUMIEN SELAUS ........................................................................ 27 7 MUISTUTUKSET .................................................................................. 29 8 RAPORTIT .......................................................................................... 32 8.1 Tapahtumaraportti ................................................................................32 8.2 Poikkeamaraportti .................................................................................34 8.3 Tapahtumien tilastoraportti ....................................................................35 8.4 Järjestelmän tilastoraportti ....................................................................35 Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 2 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 1 1.1 LUOTTAMUKSELLINEN YLEISTÄ Käyttäjätunnukset ja järjestelmään kirjautuminen Kirjaudu järjestelmään antamalla käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin. Antaessasi käyttäjätunnusta pienillä ja isoilla kirjaimilla ei ole merkitystä, mutta salasana tulee syöttää pienet ja isot kirjaimet huomioiden. Voit kirjautua järjestelmään myös myymäläkohtaisilla yleiskäyttäjätunnuksilla. Jos kirjaudut yleiskäyttäjätunnuksilla, järjestelmä kysyy erikseen etu- ja sukunimesi. 1.2 Järjestelmän rakenne Annettuasi käyttäjätunnuksesi ja salasanasi pääset järjestelmän pääsivulle. Perustiedot-otsikon alla olevista linkeistä pääset tarkastelemaan omavalvontasuunnitelmaa sekä muokkaamaan ja tarkastelemaan myymälän perustietoja ja käyttäjiä. Omavalvontatapahtumat-otsikon alla olevista linkeistä pääset kirjaamaan ja tarkastelemaan omavalvontatapahtumia sekä lisäämään ja käsittelemään muistutuksia. Raportit-otsikon alla olevista linkeistä pääset tarkastelemaan tapahtuma- ja poikkeamaraportteja. Napauttamalla hiirellä vasemmassa yläkulmassa olevaa PTY:n logoa, pääset kaikilta järjestelmän sivuilta pääsivulle. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 3 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Koulutus-otsikon alta löydät linkin ikärajapassien selaukseen ja hallintaan. Otsikon alta löydät myös linkit suomen- ja ruotsinkielisiin ikärajapassioppaisiin. Ohjeet-otsikon alta löydät linkin PTY:n omavalvontaohjeistukseen sekä järjestelmän käyttöohjeen (tämä dokumentti). Ylä-oikealla olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä napauttamalla kirjaudut pois järjestelmästä, linkki löytyy aina käyttöliittymän oikealta puolelta ylhäällä. Etusivun alalaidasta löydät myös Muistutukset-osion, jos myymälä tai ketju on asettanut muistutuksia kirjauksien teolle. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 4 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 2 LUOTTAMUKSELLINEN OMAVALVONTASUUNNITELMA Omavalvontasuunnitelma-linkin kautta pääset tarkastelemaan omavalvontasuunnitelmaa. Valitse myymälä, jonka omavalvontasuunnitelmaa haluat tarkastella ja napauta Hae-painiketta. Mikäli käyttäjätunnuksesi on nimetty myymälätasolle, järjestelmä ohjaa sinut suoraan oman myymäläsi omavalvontasuunnitelmaan. Omavalvontasuunnitelman tietoja ylläpidetään Myymälän perustiedot -linkin kautta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 5 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 2.1 LUOTTAMUKSELLINEN Rakenne Omavalvontasuunnitelma koostuu seuraavista osa-alueista: • Myymälän perustiedot • Omavalvontadokumentit o Kaupparyhmän yhteiset dokumentit o Myymälän omat dokumentit • Yhteyshenkilöt • Vastuualueet • Omavalvontaseurantapisteet • Kylmäkalusteet • Jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta • Näytteenottosuunnitelma • Tavarantoimittajien laatuarvioinnit • Myymälän toiminnot Alla on käyty tarkemmin huomionarvoisia kohtia omavalvontasuunnitelmasta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 6 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 2.2 LUOTTAMUKSELLINEN Omavalvontadokumentit Omavalvontadokumenttien alla on nähtävissä sekä kaupparyhmän määrittelemät yhteiset omavalvontadokumentit että myymälän itse tallentamat dokumentit. 2.2.1 Omavalvontadokumenttien kuittaaminen luetuksi Myymälän henkilöstö voi kuitata omavalvontadokumentin luetuksi omavalvontasuunnitelman kautta. Luetuksi voi kuitata niin kaupparyhmän kautta myymälään ohjatut dokumentit kuin myymälän itse lisäämät dokumentit. Luetuksi merkitseminen tapahtuu valitsemalla linkki Avaa halutun dokumentin kohdalla. Linkki on merkitty punaisella ympyrällä alla olevaan kuvaan. Dokumenttia ei voi merkitä luetuksi, jos sitä ei ole avattu luettavaksi käynnissä olevan selainistunnon (tietopankkiin kirjautumisen) aikana. Linkkiä painalla avautuu dialogi, johon voit syöttää nimesi. Esitäytettynä on kirjautuneen käyttäjän nimi, mutta jos myymälässä on käytössä yhteistunnus pitäisi nimeksi korjata dokumentin lukeneen käyttäjän nimi. Voit antaa myös vapaaehtoiset kommentit dokumentin luvusta. Kuittaus tallentuu painamalla Merkitse luetuksi -painiketta. Voit peruuttaa dialogin painamalla raksia oikeassa yläkulmassa. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 7 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 2.2.2 LUOTTAMUKSELLINEN Omalvontadokumenttien kommentointi Myymälän pääkäyttäjä voi antaa tarkentavat kommentit kaupparyhmän antamaan dokumenttiin. Kommenttien avulla voidaan kertoa myymäläkohtaista lisätietoa tai poikkeamia yleiseen kuvaukseen. Myymälän pääkäyttäjälle on näkyvissä kaupparyhmän dokumentin yhteydessä linkki Lisää tai Muokkaa, jotka on merkitty alla olevaan kuvaan punaisella ympyrällä. Lisää-linkki näytetään jos dokumenttiin ei liity kommentteja. Muokkaa linkki näytetään jos kommentti löytyy jo ennestään. Linkkiä painalla avautuu dialogi, jolla kommentin muokkaus on mahdollista. Talletus tapahtuu painamalla Tallenna-painiketta. Voit peruuttaa dialogin painamalla raksia oikeassa yläkulmassa. Voit kasvattaa avatutuneen syöttöikkunan kokoa raahaamalla hiiren painike pohjassa ala-oikealla olevasta vinoviivoitetusta reunasta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 8 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3 LUOTTAMUKSELLINEN MYYMÄLÄN PERUSTIEDOT Myymälän perustiedot -linkin kautta pääset luomaan uusia myymälätietoja, muokkaamaan järjestelmässä olemassa olevien myymälöiden tietoja ja poistamaan myymälätietoja. Päivittämällä myymälän perustietoja, päivität samalla myymälän omavalvontasuunnitelmaa. Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä. Mikäli pakollisia tietoja ei ole annettu, järjestelmä ei tallenna antamiasi tietoja. 3.1 Uuden myymälän luominen Luodessasi uuden myymälän tietoja järjestelmään, valitse ensin kaupparyhmä, johon haluat myymälän liittää. Napauta tämän jälkeen >> -painiketta, jolloin pääset valitsemaan ketjun, johon haluat uuden myymälän liittää. Mikäli haluat vaihtaa Kaupparyhmä- tai Ketju -tietoja, napauta ao. kentän perässä olevaa Vaihda painiketta. Napauta tämän jälkeen Luo uusi myymälä -painiketta. Määrittele avautuvaan ikkunaan uuden myymälän perustiedot. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 9 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2 LUOTTAMUKSELLINEN Myymälän perustietojen muokkaaminen Omavalvontasuunnitelma-linkistä pääset tarkastelemaan myymälän omavalvontasuunnitelmaa, jonka sisältö esiteltiin tarkemmin luvussa 2. HUOM. Useasti yksittäisen tietokokonaisuuden yhteydessä on tarjolla myös linkki PTY:n tarjoamaan ohjeistukseen aiheesta. Löydät linkin sivun vasemmasta alalaidasta nimellä Omavalvontaohjeistus. 3.2.1 Omavalvontadokumentit Omavalvontadokumetit-linkistä pääset tarkastelemaan, lisäämään ja poistamaan omavalvontaan liittyviä dokumentteja. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 10 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Omavalvontadokumentin lisääminen Omavalvontaohjeistuksen kohta, johon ohje liittyy kertoo PTY:n omavalvontasuunnitelman otsikkojaottelun mukaisen omavalvonnan osa-alueen johon dokumentin sisältö kohdistuu. Voit jättää valinnan antamatta (valitsemalla valinnan Ei koske nimettyä kohtaa). Liitteen nimi on tarkentavaa tietoa otsikon alla, voit jättää nimen antamatta jos olet määritellyt omavalvontaohjeistuksen kohdan. Sähköinen dokumentti lisätään dokumenttiin painamalla Browse… tai Selaa…-painiketta ja määrittelemällä hakupolun tietokoneeltasi. Tallenna dokumentti tietopankkiin painamalla Lisää dokumentti -painiketta. Tämän jälkeen järjestelmä pyytää sinulta vielä kuvauksen tekemistäsi muutoksista Omavalvontasuunnitelman päivitys –kirjauksen muodossa. Omavalvontadokumenttien muokkaaminen Talletetut dokumentit näet sivun alalaidassa. Pääset muokkaamaan tai poistamaan tietoja napauttamalla ko. rivin perässä olevia Muokkaa- ja Poista -painikkeita. Ohjeistuksen kohta -tiedon lisäys vanhoille dokumenteille, joilta se puuttuu Vanhoilta omavalvontadokumenteilta saattaa puuttua omavalvontaohjeistuksen kohta -tieto, jolloin ne esitetään myymälän omavalvontasuunnitelmassa kohdassa Ei ryhmää / tyyppiä. Ryhmätiedon saat lisättyä myymälän perustietojen omavalvontadokumentit-sivulla muokkaamalla olemassa olevan dokumentin tietoja Muokkaa-painikkeella. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 11 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.2 LUOTTAMUKSELLINEN Kaupparyhmän omavalvontadokumentit Kaupparyhmän omavalvontadokumentit –sivulla voit ilmoittaa ne dokumentit, joita sovelletaan myymälän harjoittamassa toiminnassa. Dokumenttien hallintasivulle pääset myymälän päätietosivulta linkin Kaupparyhmän dokumentit kautta. Järjestelmä pyytää syöttämään jokaiselle dokumentille tiedon siitä, että onko kyseinen dokumentti myymälän käytössä. Jos valitset Käytössä-valinnan dokumentille, ilmestyy se myymäläsi omavalvontasuunnitelman. Tallenna tiedot painamalla Tallenna-painiketta tehtyäsi valinnat. Järjestelmä tarkistaa myymälän pääkäyttäjän kirjautumisen yhteydessä, että onko kaupparyhmä toimittanut uusia dokumentteja, joihin myymälä ei ole vielä ottanut kantaa. Jos dokumentteja löytyy, näytetään myymälän pääkäyttäjälle ilmoitus tietopankin pääsivulla. Omavalvontasuunnitelma-sivulla pystyt myös antamaan lisäkommentteja ja tarkennuksia dokumenttiin liittyen (katso kohta 2.2.2). Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 12 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.3 LUOTTAMUKSELLINEN Yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöt-linkistä pääset lisäämään ja muokkaamaan myymälän yhteyshenkilötietoja. Aloita uuden yhteyshenkilön tietojen lisääminen valitsemalla aluksi yhteyshenkilön tyyppi hakuselaimen vaihtoehdoista. Saat avattua hakuselaimen napauttamalla Tyyppi-kentän perässä olevaa alavetovalikkopainiketta. Tyyppi voi olla esimerkiksi omavalvonnan vastuuhenkilö myymälässä tai sidosryhmien yhteyshenkilö. Anna muut yhteyshenkilön tiedot ja napauta Lisää-painiketta. Kaikki myymälän yhteyshenkilötiedot näkyvät sivun alalaidassa ja pääset muokkaamaan tai tarvittaessa poistamaan tietoja napauttamalla ao. yhteyshenkilön tietojen rivin perässä olevia Muokkaa- ja Poista painikkeita. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 13 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.4 LUOTTAMUKSELLINEN Kylmäkalusteet Kylmäkalusteet–linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan tietoja myymälän kylmätiloista tai -kalusteista ja niiden sijainnista. Voit lisätä tietoa myymälän kylmäkalusteista antamalla Kylmätila/ -laite -tieto sille varattuun kenttään. Valitse Sijainti-kentän hakuselaimesta kylmätilan / -laitteen sijaintitieto. Sijainti voi olla joko Myyntitila tai Takatila. Voit myös valita vapaaehtoisen tiedon ryhmästä, joka jaottelee kylmäkalusteet omavalvontasuunnitelmalla ryhmäkohtaisesti. Napauta Lisää-painiketta, jolloin järjestelmä tallentaa tiedon ja se näkyy sivun alalaidassa. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 14 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.5 LUOTTAMUKSELLINEN Jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta Jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta –linkin kautta pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan tietoja, kuinka jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta on myymälässä järjestetty. Mikäli tehtävä on annettu ulkopuolisen yrityksen hoidettavaksi, merkitse tiedon perässä oleva valintaruutu valituksi napauttamalla sitä hiirellä. Kuvaus-kenttään voit kirjoittaa vapaamuotoisen kuvauksen, kuinka tehtävän toteutus on suunniteltu. Tallenna tiedot napauttamalla Tallennapainiketta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 15 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.6 LUOTTAMUKSELLINEN Näytteenottosuunnitelma Näytteenottosuunnitelma–linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan myymälän näytteenottosuunnitelmaa. Anna Päivämäärä-kenttään suunnitelman alkupäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv. Valitse Tuoteryhmä-kentän hakuselaimesta tuoteryhmä, jonka näytteenottosuunnitelmaa olet lisäämässä. Tarkenna halutessasi tietoa tuotetasolle lisäämällä suunnitelmaan Tuote-tieto. Syötä Näytteitä / vuosi -kenttään numeerinen tieto, kuinka monta kertaa vuodessa näyte otetaan. Lisää Tutkimuspaketti- ja Näytteenoton suorittaja –kenttiin tiedot ja napauta Tallennapainiketta. Tallennetut näytteenottosuunnitelman tiedot näet sivun alalaidassa, mistä pääset muokkaamaan ja poistamaan tietoja napauttamalla rivin perässä olevia Muokkaa- ja Poista painikkeita. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 16 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.7 LUOTTAMUKSELLINEN Tavarantoimittajien laatuarvioinnit Tavarantoimittajien laatuarvioinnit -linkistä pääset lisäämään ja muokkaamaan tavarantoimittajien tietoja. Napauttamalla Luo uusi tavarantoimittaja -painiketta pääset lisäämään uuden tavarantoimittajan yhteystiedot, tiedot tavarantoimittajan omavalvontasuunnitelmasta sekä tuotevastuu- ja reklamaatiotilanteista. Listan tavarantoimittajista näet Tavarantoimittajien laatuarvioinnit-sivulla. Tavarantoimittajien tietoja pääset muokkaamaan napauttamalla linkkiä haluamasi tavarantoimittajan nimen kohdalta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 17 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Napauttamalla Muokkaa-painiketta järjestelmä vapauttaa sivun kentät käyttöösi ja pääset muuttamaan tietoja. Napauttamalla Luo uusi tuote-painiketta pääset halutessasi lisäämään tavarantoimittajalle tuotetietoja. Toimittajalle tallennetut tuotteet näkyvät Toimittajan laatuarviointi-sivun alalaidassa. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 18 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 3.2.8 LUOTTAMUKSELLINEN Muut myymälän perustiedot Vastuualueet–linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan myymälän vastuualueita sekä kunkin alueen vastuu- ja varahenkilöiden tietoja. Omavalvontaseurantapisteet–linkistä pääset lisäämään ja muokkaamaan omavalvontasuunnitelman mukaisia seurantapisteitä. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 19 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 4 LUOTTAMUKSELLINEN KÄYTTÄJIEN HALLINTA Käyttäjien hallinta –linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjätietoja sekä luomaan uusia käyttäjiä järjestelmään. Hakiessasi tietoja käyttäjistä, voit käyttää hakukriteereinä käyttäjätunnusta, käyttäjän etunimeä tai sukunimeä. Valitse, haluatko tarkastella aktiiviseksi vai lukituksi määriteltyjä käyttäjiä. Kaikki-valinnalla saat listauksen kaikista hakukriteereihin sopivista käyttäjistä huolimatta siitä, onko käyttäjä määritelty aktiiviseksi vai lukituksi. Hakutulokset saat näkyviin napauttamalla Haepainiketta. Käyttäjien tietoja pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjätunnuksen linkistä. Käyttäjätiedot ovat omavalvontajärjestelmässä hierarkkisesti. Käyttäjätietojen muutosoikeus on sidottu käyttöoikeushierarkiaan. Voit luoda uusia ja muuttaa oikeushierarkiassa alemmalla tasolla olevien käyttäjien tietoja. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 20 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Luodessasi uuden käyttäjän tietoja valitse Kaupparyhmä-, Ketju- ja Myymälä -kenttien hakuselaimesta tiedot, joihin käyttäjän liität. Pääset muuttamaan tietoja napauttamalla kentän perässä olevaa Vaihda-painiketta. Anna käyttäjälle käyttäjätunnus, etunimi ja sukunimi. Määrittele käyttäjälle Omavalvontajärjestelmän salasana ja varmista antamasi kirjoittamalla salasana uudelleen Salasanan varmistus-kenttään. Voit halutessasi kertoa myös käyttäjän sähköpostiosoitteen hallinnollisena tietona. Määrittele käyttäjä joko aktiiviseksi tai lukituksi. Lukituksi määrittelemäsi käyttäjät eivät pääse kirjautumaan järjestelmään. Voit myös valita valinnan Salasana vaihdettava, jolloin käyttäjää pyydetään vaihtamaan salasana ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Määrittele käyttäjälle oikeushierarkian mukainen profiili sekä käyttäjän tyyppi. Käyttäjän profiilissa voi käyttää valintaa Ei oikeutta myymälätietoihin, jos käyttäjälle halutaan antaa oikeus vain esimerkiksi koulutustietojen selaamiseen. Jos käyttäjällä ei ole oikeutta myymälätietoihin, käyttäjä ei pääse käsiksi tapahtumakirjauksiin, myymälän tietoihin tai muihin raportteihin. Omavalvontakoulutussuoritusten ylläpito-valinnalla käyttäjälle annetaan oikeus selata ja luoda oikeushierarkiansa mukaisesti koulutussuorituksia. Tämä oikeus lisää profiilin mukaisia oikeuksia koulutussuoritusten osalta. Vastuullisten valvojien ylläpito-valinnalla käyttäjälle annetaan oikeus luoda oikeushierarkiansa mukaisesti myymälöihin uusia vastuullisia valvojia. Tämä oikeus lisää profiilin mukaisia oikeuksia koulutussuoritusten osalta. Käyttäjä voi olla joko Normaali käyttäjä -tyyppinen, jolloin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus, tai Myymälätunnus -tyyppinen, jolloin käyttäjä kirjautuu järjestelmään myymäläkohtaisilla yleistunnuksilla ja kirjautumisen yhteydessä järjestelmä kysyy erikseen käyttäjän etu- ja sukunimen. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 21 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 5 LUOTTAMUKSELLINEN OMAVALVONTALOMAKKEET Pääsivun Omavalvontalomakkeet-linkistä pääset kirjaamaan tietoja omavalvontalomakkeille. Linkistä avautuvalla sivulla näet omavalvontalomakkeet ja lomakkeen nimeä napauttamalla pääset kirjaamaan omavalvontatietoja kyseiselle lomakkeelle. Osa lomakkeiden kentistä voit jättää täyttämättä. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä. Anna päivämäärät aina muodossa pp.kk.vvvv. Järjestelmä tallentaa kaikille lomakkeille automaattisesti kirjauspäivämäärän, jolloin tapahtuma on kirjattu järjestelmään. Tapahtumapäivämäärän oletuksena on myös kirjauspäivämäärä, mutta voit muuttaa päivämäärän tapahtuman mukaiseksi. Järjestelmä tuo lomakkeelle kuittaaja-tiedon kirjaajan käyttäjätunnuksen mukaan. Järjestelmä tekee tarkistuksen lomakkeille kirjatuista lämpötilojen mittaustuloksista. Jos kirjaamasi lämpötila poikkeaa lakisääteisistä raja-arvoista, on kyseessä ns. ylityskirjaus. Anna ylityskirjauksissa aina Toimenpiteet-kenttään tieto poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä. Ylityskirjauksissa järjestelmä antaa huomautuksen sivun ylälaitaan eikä tallenna tietoja ensimmäisellä tallennuskerralla. Tarkista kirjaamiesi tietojen oikeellisuus ja tallenna lomake uudelleen. Myymälän peruskäyttäjä voi korjata kirjauksiaan yhden vuorokauden sisällä kirjauksen tekemisestä. Myymälän pääkäyttäjä voi korjata kirjauksia vuoden ajan kirjauksen tekemisestä. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 22 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 5.1 LUOTTAMUKSELLINEN Lämpötilavalvonta Kirjaa lomakkeelle lämpötilavalvontaan liittyvät havainnot ja lämpötilan mittaustulos kokonaislukuna (astetta) kalustekohtaisesti. Voit syöttää tiedot haluamillesi kalusteille ja jättää haluamiesi kalusteiden tiedot kertomatta. Järjestelmä luo automaattisesti jokaista kalustetta kohden omavalvontakirjauksen järjestelmään. Tämä tarkoittaa sitä, että jos kirjaat tiedot neljälle riville (kalusteelle), muodostuu tapahtumien selaukseen neljä eri kirjasta, yksi jokaista kalustetta kohti – alempi punainen laatikko kuvaa kirjauksen rajan. Jokainen kirjaus merkitään samalla päivälle (ylempi punainen laatikko). Et voi vaihtaa ajankohtaa kalustekohtaisesti. Mikäli kyseessä on ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä, tarkista tietojen oikeellisuus ja tallenna lomake uudestaan. Voit kirjata lomakkeelle myös tiedot kylmälaitteen sulatuksesta ja puhdistuksesta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 23 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 5.2 LUOTTAMUKSELLINEN Vastaanottotarkastus Kirjaa lomakkeelle tavaran vastaanottotarkastuksessa tehdyt havainnot. Valitse Tuoteryhmä-kentän hakuselaimesta tuoteryhmä, jonka kuljetuksen jälkeinen lämpötila on mitattu ja merkitse Lämpötila-kenttään mittaustulos kokonaislukuna (astetta). Mikäli kyseessä on ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä, tarkista tietojen oikeellisuus ja tallenna lomake uudelleen. 5.3 Jäähdytettynä myytävät tuotteet Kirjaa lomakkeelle jäähdytettynä myytävien tuotteiden lämpötilan mittaustulos kokonaislukuna (astetta). Mikäli kyseessä on ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja tallenna lomake uudelleen tietojen tarkastuksen jälkeen. 5.4 Siivouksen ja puhdistuksen aistinvarainen seuranta Kirjaa siivouksen ja puhdistuksen aistinvaraisen arvioinnin tulos vähintään kerran viikossa. Kirjaa lomakkeelle tapahtuman kellonaika, seurannan kohde ja valitse hakuselaimesta aistinvaraisen arvion tulos. 5.5 Puhtausnäytteiden seuranta Kirjaa puhtausnäytteiden tulos lomakkeelle näytteenottosuunnitelman mukaisesti. 5.6 Jätehuolto-ohjelman aistinvarainen seuranta Kirjaa lomakkeelle aistinvarainen arvio jätehuollon toimivuudesta vähintään kerran viikossa. 5.7 Astiahuolto Kirjaa lomakkeelle koneellisen astianpesun pesu- ja huuhteluveden lämpötilat kerran viikossa. Kirjaa lämpötilat kokonaislukuna (astetta) ja valitse hakuselaimesta aistinvaraisen arvion tulos. Mikäli lämpötila poikkeaa lakisääteisistä raja-arvoista, on kyseessä ylityskirjaus. Mikäli kyseessä on ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä. Ylityskirjauksissa järjestelmä antaa aina huomautuksen sivun ylälaitaan eikä tallenna tietoja ensimmäisellä tallennuskerralla. Tarkista aina, että tiedot ovat oikein ja tallenna lomake uudestaan. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 24 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 5.8 LUOTTAMUKSELLINEN Tuhoeläintorjunta Kirjaa lomakkeelle tuhoeläintilanteen seurantatiedot. Kirjaa lomakkeelle Kohde-tieto, josta teet seurannan sekä Tuhoeläin-tieto. Voit tarvittaessa tarkentaa kirjausta tuoteryhmätasolle sekä kirjata mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset. 5.9 Asiakaspalautteet Asiakaspalautteet-lomakkeelle voit kirjata asiakaspalautteen aiheen, kuvauksen asiakaspalautteen käsittelystä (kuinka kerätään, missä säilytetään ja miten reagoidaan) ja mahdolliset toimenpiteet sekä huomautukset asiakaspalautteisiin liittyen. 5.10 Ruokamyrkytysepäilyt Kirjaa lomakkeelle ruokamyrkytysepäilyt ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet. 5.11 Naudanlihaerien kirjaaminen Kirjaa lomakkeelle myymälään saapuneiden naudanlihaerien tiedot. 5.12 Naudanlihan merkintäjärjestelmä / Virheet ja korjaavat toimenpiteet Kirjaa lomakkeelle merkinnässä tapahtunut virhe sekä mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset. 5.13 Henkilökunnan perehtyminen omavalvontaan Kirjaa lomakkeelle henkilö, joka on perehtynyt omavalvontaan ja henkilö, joka on toiminut perehdyttäjänä. Voit kirjata mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset perehtymiseen liittyen. 5.14 Hygieniaosaamistestin suorittaneet Kirjaa lomakkeelle hygieniaosaamistestin suorittanut henkilö sekä paikka, johon tiedot on tallennettu. 5.15 Konsulentit ja tilapäiset ulkopuoliset toimijat Kirjaa lomakkeelle, kuka toimii konsulentin yhteyshenkilönä myymälässä, konsulentin / esittelijän nimi ja yritys. Voit kirjata myös tapahtuman, jossa konsulentti / esittelijä on käynyt. Mikäli Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 25 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN konsultti on perehtynyt omavalvontasuunnitelmaan ja sitoutunut noudattamaan sitä, merkitse valintaruutu valituksi. Voit kirjata myös mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset. 5.16 Tupakan, alkoholin ja nikotiinivalmisteiden myynnin omavalvonta Kirjaa lomakkeelle edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset alkoholin myynnissä, edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset tupakan myynnissä ja edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset nikotiinivalmisteiden myynnissä. HUOM. Voit syöttää tiedot myös viikkosyöttönä, jolloin jokaiselle päivälle, joka sisältää tietoja tehdään automaattisesti oma kirjauksensa. Viikkosyöttö aukeaa erillisestä viikkosyöttö-linkistä lomakevalinnassa. Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmä pyytää vielä valitsemaan viikon. Viikon valinnan jälkeen pääset syöttämään päiväkohtaiset tiedot järjestelmään. Alla olevassa kuvassa punaisella merkitty sarake muodostaa järjestelmään yhden kirjauksen. Täyttämällä kaksi saraketta (päivää), tapahtumien selaukseen tulee kaksi kirjausta, yksi kummallekin päivälle. 5.17 Pelaaminen sekä tietokone- ja konsolipelien, elokuvien ja lehtien myynti Kirjaa lomakkeelle edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset eri osa-alueiden osalta. HUOM. Voit syöttää tiedot myös viikkosyöttönä, jolloin jokaiselle päivälle, joka sisältää tietoja tehdään automaattisesti oma kirjauksensa. Tämä vastaa alkoholimyynnin valvonnan viikkolomaketta. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 26 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 5.18 LUOTTAMUKSELLINEN Vakavat ongelmatilanteet Kirjaa lomakkeelle tiedot ongelmatilanteeseen liittyneestä tuoteryhmästä, kuvaus ongelmatilanteesta ja tehdyt toimet tilanteen korjaamiseksi. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 27 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 6 LUOTTAMUKSELLINEN TAPAHTUMIEN SELAUS Tapahtumien selaus -linkistä pääset selaamaan omavalvontalomakkeille kirjattuja tietoja. Valitse lomake, jonka tietoja haluat tarkastella. Määritä Pvm alku- ja Pvm loppu -kenttiin päivämäärät, miltä väliltä haluat tietoja tarkastella. Kun napautat Hae-painiketta, sivulle tulee näkyviin hakukriteerien mukaiset tiedot, jokainen tapahtumakirjaus omalla rivillään. Rivin perässä olevasta Muokkaa-linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan kunkin omavalvontatapahtuman tietoja. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 28 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 7 LUOTTAMUKSELLINEN MUISTUTUKSET Voit asettaa omavalvontajärjestelmään omavalvontalomakekohtaisia muistutuksia, jolloin järjestelmä muistuttaa, milloin tapahtuma tulee kirjata. Myymälän pääkäyttäjä voi tehdä omalle myymälälleen myymäläkohtaisia muistutuksia ja ketjun pääkäyttäjä voi tehdä ketjukohtaisia muistutuksia kaikille ketjun myymälöille. Muistutukset-linkistä pääset luomaan omavalvontakirjauksiin liittyviä muistutuksia. Valitse lomake, jolle haluat asettaa muistutuksen. Aseta muistutus-painiketta napautettuasi pääset määrittelemään muistutusten ajankohdat. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 29 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Voit määritellä muistutukset päivä-, viikko- tai kuukausikohtaisiksi. Päiväkohtaisen muistutuksen voit määritellä tapahtuvaksi tietyin päivävälein, esimerkiksi joka 2. päivä. Viikkokohtaisen muistutuksen voit asettaa tietyin viikkovälein ja lisäksi määritellä viikonpäivät, jolloin haluat järjestelmän muistuttavan tapahtumakirjauksesta, esimerkiksi joka toisen viikon maanantai ja torstai. Kuukausittaiselle muistutukselle voit asettaa tietyn päivän kuukaudesta ja lisäksi kuukausivälin, esimerkiksi joka toisen kuukauden 1. päivä. Anna Alkaen-kenttään päivämäärä, mistä alkaen haluat järjestelmän muistuttavan lomakkeen kirjaamisesta. Huom/Info -kenttään voit halutessasi antaa muistutukseen liittyviä lisätietoja. Asetetut muistutukset näkyvät järjestelmän pääsivun alalaidassa Muistutukset-otsikon alla. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 30 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Jokaisesta muistutuksesta näkyy pääsivulla lomake, johon muistutus kohdistuu, päivämäärä, jolloin omavalvontakirjaus tulee tehdä sekä muistutuksen Huom/Info -kenttä. Muistutukset näkyvät käyttäjälle kaksi päivää asetetun kirjausajankohdan jälkeen ja viisi päivää etukäteen. Napauttamalla lomakkeen nimeä pääset suoraan kyseiselle omavalvontalomakkeelle kirjaamaan tapahtuman. Kun olet kirjannut tapahtuman, poistuu tapahtumaan kohdistuva muistutus järjestelmän pääsivulta. Asetettuja muistutuksia pääset poistamaan ja muokkaamaan Muistutusten asetus -sivulla. Napauttamalla Poista-painiketta voit poistaa kaikki kyseiseen lomakkeeseen kohdistuvat muistutukset. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 31 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 8 LUOTTAMUKSELLINEN RAPORTIT Raportointiosio tietopankissa eroaa ulkoasultaan hieman muusta tietopankista. Tiedot esitetään leveässä formaatissa ja eri raporttien pikalinkit tarjotaan vasemmassa reunassa koko ajan näkyvillä nopeuttamaan käyttämistä. 8.1 Tapahtumaraportti Tapahtumaraportin avulla voit tarkastella kaikkia järjestelmään kirjattuja tapahtumia. Haku Valitse kaupparyhmä, ketju ja myymälä sekä yksi tai useampi omavalvontalomake, joiden tietoja haluat tarkastella. Lisäksi voit halutessasi rajata tarkasteltavia tietoja asettamalla päivämäärävälin. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 32 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE LUOTTAMUKSELLINEN Hakutulokset Hakutuloksissa esitetään ylityskirjaukset punaisella taustavärillä. Jos kirjaukseen liittyy toimenpidetieto tai lisätieto, näytetään rivillä puhekupla ko. sarakkeen kohdalla. Puhekuplaan liittyvän tiedon saat auki siirtämällä hiiren puhekuplan päälle. Voit tulostaa lomakkeen tapahtumatiedot Excel-muotoon napauttamalla lomakkeen alla olevaa Excel-linkkiä. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 33 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 8.2 LUOTTAMUKSELLINEN Poikkeamaraportti Poikkeamaraportin avulla voit tarkastella omavalvontalomakkeille tehtyjen kirjausten poikkeamia lakisääteisiin säilytys- ja myyntilämpötiloihin, eli ylityskirjauksia. Valitse kaupparyhmä, ketju ja myymälä sekä yksi tai useampi omavalvontalomake, joiden poikkeamia haluat tarkastella. Lisäksi voit halutessasi rajata tarkasteltavia tietoja asettamalla päivämäärävälin. Tiedot poikkeamista tulevat näkyviin lomakekohtaisesti sivun alaosaan. Mikäli poikkeamia ei ole kirjattu, järjestelmä ilmoittaa lomakekohtaisesti Ei hakutuloksia -tiedon. Voit tulostaa lomakkeen poikkeamatiedot Excel-muotoon napauttamalla lomakkeen alla olevaa Excel-linkkiä. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 34 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 8.3 LUOTTAMUKSELLINEN Tapahtumien tilastoraportti Tapahtumien tilastoraportilla voit tulostaa tilastotietoa järjestelmään tehdyistä kirjauksista. Raportille tulostuu lomakekohtainen kirjausten lukumäärä. Järjestelmä tulostaa lomakkeiden poikkeamatiedot omille riveilleen ja Poikkeama-sarakkeeseen tulostuu Poikkeamat-tieto. Valitse kaupparyhmä, jonka tilastotietoja haluat tarkastella. Voit myös rajata haun ketju- ja myymäläkohtaisesti. Jos merkitset Näytä myymälän tiedot -valintaruudun valituksi, raportille tulostuu myös kirjauksen tehneen myymälän nimi. Valitse yksi tai useampi lomake, jonka tilastotietoja haluat tarkastella. Voit halutessasi rajata tietoa myös myymälän koon, henkilökunnan minimi- ja maksimimäärän, kunnan ja läänin mukaan sekä päivämäärävälillä. Jos merkitset Näytä vain poikkeamat -valintaruudun valituksi, raportille tulostuu ainoastaan poikkeamarivit. 8.4 Järjestelmän tilastoraportti Järjestelmän tilastoraportista näet, kuinka paljon kirjauksia järjestelmään on tehty. Valitse yksi tai useampi omavalvontalomake, jonka tilastotietoja haluat tarkastella. Vertailuväli-valinnalla määrittelet, tulostuuko tilastotieto vuosi- päivä vai viikkotasolla. Voit rajata tulostettavan tiedon myös päivämäärävälin, kunnan ja läänin mukaan. Raportille tulostuu kirjaustien lukumäärä lomakkeittain, kukin vertailuvälin mukainen aikajakso omalle rivilleen. Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 35 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 8.5 LUOTTAMUKSELLINEN Omavalvonnan aktiivisuus Omavalvonnan aktiivisuuden raportilla voit tutkia täyttääkö myymälä(t) tietyllä aikavälillä omavalvonnan aktiivisuuden kriteerit. Kriteerit täyttyvät perustuen kirjausten määrään ja tiheyteen. Raportti luodaan aina ketjukohtaisesti, ketjun vaihtaminen on mahdollista kaupparyhmän pääkäyttäjälle, myymälä saa vain oman myymälänsä tiedot. Oletuksena raportti rakennetaan edelliselle täydelle kuukaudelle, mutta voit myös halutessasi rajata hakua ajankohdalle. Huomioi, että muu kuin yksi täysi tarkastelukuukausi ei anna välttämättä vertailukelpoisia tuloksia. Kaupparyhmä voi tallettaa tietopankkiin ketjukohtaisesti aktiivisuuden tarkastelun vertailuarvot, jolloin ketjun myymälöiden kokoerot voidaan huomioida kirjausmäärävaatimuksissa. Vaadittujen kriteerien alle tulostetaan vahvennettuna tiedot käytetyistä laskenta-arvoista (katso kuva alla). Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 36 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved. PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE 8.6 LUOTTAMUKSELLINEN Ketjun omavalvontatilanne Ketjun omavalvontatilanneraportti kertoo ketjun myymäöiden kokonais- ja ylityskirjausten lukumäärän annetulla aikavälillä myymäläkohtaisesti. Raportti on saatavilla kaupparyhmän pääkäyttäjille ja ketjun pääkäyttäjille. Raportin tuloslistauksen rivit jakautuvat hyödyllisiin linkkeihin: • Vasemman reunan kuvake antaa mahdollisuuden seurata kehitystä graafisesti aikavälillä • Myymälän nimi toimii linkkinä porautumiseen myymälätason raporttiin • Lukumäärä-kentän arvo toimii linkkinä tapahtumaraportille, josta tulokset on laskettu • Ylityskirjaukset toimii linkkinä poikkeamaraportille, josta tulokset on laskettu Omavalvonta_kayttoohje.doc Sivu 37 / 37 Copyright © Digia, All rights reserved.
© Copyright 2024