CAPTURE Paikka: Aika: Läsnä: 1 (2) PÖYTÄKIRJA Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Keskiviikko 23.2.2011 klo 11.30 – 14.07 Minna Hämäläinen, kehityspäällikkö, Metsäteollisuus ry Paula Siitonen, koulutusjohtaja, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy Jarmo Luoma-aho, arkistonjohtaja, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto Pentti Hiltunen, ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto Mårten Stenius, projektipäällikkö, Kansallisarkisto Jari Joutsjärvi, tuotepäällikkö, Innofactor Documenta Oy Ritva Toivonen, Team Leader, Senior Project Manager, Affecto Finland Oy Katariina Ryhänen, asiakaspalvelupäällikkö, Etelä-Savon tietohallinto Oy Tanja Rasila, suunnittelija, Yleisradio Oy Osmo Palonen, projektipäällikkö, Liikearkistoyhdistys ry Eveliina Pekkanen, suunnittelija, Etelä-Savon maakuntaliitto Olli Alm, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (projektipäällikkö) 1§ Kokouksen avaus Arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho avasi kokouksen ja suoritettiin lyhyt esittäytymiskierros. 2§ Puheenjohtajien ja sihteerin valinta Puheenjohtajaksi valittiin Ritva Toivonen, varapuheenjohtajaksi Osmo Palonen ja sihteeriksi Olli Alm. 3§ Lähtötilanteen esittely Jarmo Luoma-aho esitteli Elkan historiaa, hallintoa ja toimintaa. Toimintaympäristö on nyt muuttumassa sähköiseksi eivätkä entiset työmenetelmät ja tietojärjestelmät enää vastaa tarvetta. Luoma-aho esitteli myös Elkan aiempaa projektiyhteistyötä Mikkelin ammattikorkeakoulun kanssa sekä yhteistyötä Digital Mikkeli –konsortiossa. 4§ Projektisuunnitelman läpikäynti Projektipäällikkö Olli Alm esitteli projektisuunnitelman, jonka läpikäynnin yhteydessä käytiin vilkasta keskustelua. Projektisuunnitelmaan toivottiin täsmennyksiä palvelukuvausten, vaikutusarvioinnin, muutoksenhallinnan sekä seurannan ja raportoinnin osalta. Projektipäällikkö kirjaa muutokset palvelunkuvausdokumentaation ja maakuntaliiton kanssa pidetyn aloituspalaverin tietojen pohjalta. Keskustelua käytiin mm. testiympäristön hyödyntämisestä projektin jälkeen tapahtuvassa tuotantojärjestelmän hankinnassa, käyttötapausesimerkkien keskeisestä roolista osana ohjelmiston suunnittelua sekä muissa sähköisen arkistoinnin projekteissa laadittujen määritysten hyödyntämisestä Captureprojektissa. Valmiita ratkaisuja olisi löydettävissä esimerkiksi julkishallinnon CAPTURE 2 (2) PÖYTÄKIRJA VAPA- ja KDK-PAS –hankkeista, mutta niiden suorasta sovellettavuudesta kirjavaan yritysaineistoon esitettiin epäilevä kommentti. Valmiiden ratkaisujen lisäksi huomioidaan myös kansainvälinen MoReq2010-standardi. Keskusteluissa myös peräänkuulutettiin ulkoisen asiakasnäkökulman keräämistä järjestelmän suunnittelua varten. Projektipäällikkö kertoi jo tehdyistä ja parhaillaan työn alla olevista selvityksistä ja opinnäytetöistä, joista pyritään saamaan apua erityisesti käytettävyyden suunnittelussa. Kyseisiä opinnäytteitä toivottiin myös ohjausryhmäläisten saataville. 5§ Projektin tämänhetkinen tilanne Projektipäällikkö esitteli taulukon avulla mitä projektissa on toistaiseksi saatu aikaiseksi ja mitä on seuraavana asialistalla. Palvelunkuvaukset ovat puhtaaksikirjoittamista vaille valmiita ja maaliskuun alussa käynnistetään vaatimusmäärittely –vaihe. Tiedotustoiminta etenee projektin viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tiedotustoimintaan ehdotettiin avuksi myös EK:n viestintäkanavia. Lisäksi keskusteltiin mahdollisuudesta saada EK:n kautta foorumi yritysten asiakirjahallinnon kehittämiseksi. 6§ Ohjausryhmätyöskentely rahoittajan näkökulmasta Eveliina Pekkanen kertoi ohjausryhmätyöskentelystä ja ohjausryhmän asemasta EAKR –rahoitteisissa projekteissa. Ohjausryhmä päätehtävänä on ohjata projektia oikeaan suuntaan. Ohjausryhmä mm. käsittelee muutoshakemuksia, seuraa projektin laadullisia ja määrällisiä tavoitteita, ottaa kantaa projektin sisältöasioihin ja osaltaan edesauttaa projektin tunnettavuutta ja hyvien käytänteiden leviämistä. Koska kyseessä on tutkimusprojekti, niin ohjausryhmä ei ole juridisessa vastuussa vaan siitä vastaa toteuttaja. Ohjausryhmä ei puutu rahoitukseen vaan ohjaa työtä, jotta projektissa tehtäisiin oikeita asioita. Ohjausryhmä käsittelee väli- ja loppuraportit. 7§ Muut asiat Keskusteltiin Capture-projektin yhteyksistä muihin hankkeisiin sekä Digital Mikkeli yhteistyössä että valtakunnallisesti. 8§ Seuraava kokous Seuraava kokous päätettiin pitää Elkassa 16.6.2011 kello 11.30 alkaen. 9§ Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 14.07 Mikkelissä __/__ 2011 Ritva Toivonen puheenjohtaja Olli Alm sihteeri