Ohjausryhmän kokouksen pöytäkirja 1-2011

CAPTURE
Paikka:
Aika:
Läsnä:
1 (2)
PÖYTÄKIRJA
Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto
Keskiviikko 23.2.2011 klo 11.30 – 14.07
Minna Hämäläinen, kehityspäällikkö, Metsäteollisuus ry
Paula Siitonen, koulutusjohtaja, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Oy
Jarmo Luoma-aho, arkistonjohtaja, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto
Pentti Hiltunen, ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto
Mårten Stenius, projektipäällikkö, Kansallisarkisto
Jari Joutsjärvi, tuotepäällikkö, Innofactor Documenta Oy
Ritva Toivonen, Team Leader, Senior Project Manager, Affecto Finland Oy
Katariina Ryhänen, asiakaspalvelupäällikkö, Etelä-Savon tietohallinto Oy
Tanja Rasila, suunnittelija, Yleisradio Oy
Osmo Palonen, projektipäällikkö, Liikearkistoyhdistys ry
Eveliina Pekkanen, suunnittelija, Etelä-Savon maakuntaliitto
Olli Alm, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, Suomen Elinkeinoelämän
Keskusarkisto (projektipäällikkö)
1§
Kokouksen avaus
Arkistonjohtaja Jarmo Luoma-aho avasi kokouksen ja suoritettiin lyhyt
esittäytymiskierros.
2§
Puheenjohtajien ja sihteerin valinta
Puheenjohtajaksi valittiin Ritva Toivonen, varapuheenjohtajaksi Osmo Palonen
ja sihteeriksi Olli Alm.
3§
Lähtötilanteen esittely
Jarmo Luoma-aho esitteli Elkan historiaa, hallintoa ja toimintaa.
Toimintaympäristö on nyt muuttumassa sähköiseksi eivätkä entiset
työmenetelmät ja tietojärjestelmät enää vastaa tarvetta. Luoma-aho esitteli
myös Elkan aiempaa projektiyhteistyötä Mikkelin ammattikorkeakoulun kanssa
sekä yhteistyötä Digital Mikkeli –konsortiossa.
4§
Projektisuunnitelman läpikäynti
Projektipäällikkö Olli Alm esitteli projektisuunnitelman, jonka läpikäynnin
yhteydessä käytiin vilkasta keskustelua. Projektisuunnitelmaan toivottiin
täsmennyksiä palvelukuvausten, vaikutusarvioinnin, muutoksenhallinnan sekä
seurannan ja raportoinnin osalta. Projektipäällikkö kirjaa muutokset
palvelunkuvausdokumentaation ja maakuntaliiton kanssa pidetyn
aloituspalaverin tietojen pohjalta.
Keskustelua käytiin mm. testiympäristön hyödyntämisestä projektin jälkeen
tapahtuvassa tuotantojärjestelmän hankinnassa, käyttötapausesimerkkien
keskeisestä roolista osana ohjelmiston suunnittelua sekä muissa sähköisen
arkistoinnin projekteissa laadittujen määritysten hyödyntämisestä Captureprojektissa. Valmiita ratkaisuja olisi löydettävissä esimerkiksi julkishallinnon
CAPTURE
2 (2)
PÖYTÄKIRJA
VAPA- ja KDK-PAS –hankkeista, mutta niiden suorasta sovellettavuudesta
kirjavaan yritysaineistoon esitettiin epäilevä kommentti. Valmiiden ratkaisujen
lisäksi huomioidaan myös kansainvälinen MoReq2010-standardi.
Keskusteluissa myös peräänkuulutettiin ulkoisen asiakasnäkökulman
keräämistä järjestelmän suunnittelua varten. Projektipäällikkö kertoi jo tehdyistä
ja parhaillaan työn alla olevista selvityksistä ja opinnäytetöistä, joista pyritään
saamaan apua erityisesti käytettävyyden suunnittelussa. Kyseisiä opinnäytteitä
toivottiin myös ohjausryhmäläisten saataville.
5§
Projektin tämänhetkinen tilanne
Projektipäällikkö esitteli taulukon avulla mitä projektissa on toistaiseksi saatu
aikaiseksi ja mitä on seuraavana asialistalla. Palvelunkuvaukset ovat
puhtaaksikirjoittamista vaille valmiita ja maaliskuun alussa käynnistetään
vaatimusmäärittely –vaihe. Tiedotustoiminta etenee projektin
viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tiedotustoimintaan ehdotettiin avuksi myös
EK:n viestintäkanavia. Lisäksi keskusteltiin mahdollisuudesta saada EK:n
kautta foorumi yritysten asiakirjahallinnon kehittämiseksi.
6§
Ohjausryhmätyöskentely rahoittajan näkökulmasta
Eveliina Pekkanen kertoi ohjausryhmätyöskentelystä ja ohjausryhmän
asemasta EAKR –rahoitteisissa projekteissa. Ohjausryhmä päätehtävänä on
ohjata projektia oikeaan suuntaan. Ohjausryhmä mm. käsittelee
muutoshakemuksia, seuraa projektin laadullisia ja määrällisiä tavoitteita, ottaa
kantaa projektin sisältöasioihin ja osaltaan edesauttaa projektin tunnettavuutta
ja hyvien käytänteiden leviämistä. Koska kyseessä on tutkimusprojekti, niin
ohjausryhmä ei ole juridisessa vastuussa vaan siitä vastaa toteuttaja.
Ohjausryhmä ei puutu rahoitukseen vaan ohjaa työtä, jotta projektissa
tehtäisiin oikeita asioita. Ohjausryhmä käsittelee väli- ja loppuraportit.
7§
Muut asiat
Keskusteltiin Capture-projektin yhteyksistä muihin hankkeisiin sekä Digital
Mikkeli yhteistyössä että valtakunnallisesti.
8§
Seuraava kokous
Seuraava kokous päätettiin pitää Elkassa 16.6.2011 kello 11.30 alkaen.
9§
Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 14.07
Mikkelissä __/__ 2011
Ritva Toivonen
puheenjohtaja
Olli Alm
sihteeri