Kymenlaakson Messut ry
SOPIMUS- JA
ILMOITTAUTUMISLOMAKE
Rakennus- ja sisustusmessut
25.-27.4.2014 Kouvolan jäähallissa
Mainitaan messujulkaisuissa, ellei näytteilleasettaja toimita muita yhteystietoja
Verkkolaskuosoite
Välittäjän tunnus
RAK- Näyttelyhalli
m²
á 75 €/m² + alv 24 %
Kesäpiha (yläkerta)
m²
á 200 €/6 m² + alv 24 %
T-osasto
m²
á 45 €/m² + alv 24 %
Ulkoalue
m²
á 25 €/m² + alv 24 %
Huom: Nopean varaajan etu: RAK-Näyttelyhallin hinta 71 €/m² 15.11.2013 mennessä tehdyllä sopimuksella.
Näyttelyrakenteet
Käytämme omia rakenteita
Haluan lisätietoa / tarvitsemme messurakenteet
Muuta:
Osastomme rakentaa:
Järjestäjälle tehdyt tiedustelut näyttelyrakenteista välitetään tapahtuman kokonaisurakoitsijalle. Messurakentaja hoitaa rakenteiden tilauksen, suunnittelun sekä laskutuksen suoraan tilaajalta.
Osastolla esiteltävät tuotteet / palvelut / tuotemerkit sekä yhteistyökumppanit:
Määräaikaan mennessä ilmoitetut osastolla esiteltävät tuotteet / palvelut / tuotemerkit sekä yhteistyökumppanit mainitaan messujulkaisussa näytteilleasettajaa koskevissa lisätiedoissa.
Näytteilleasettaja- ja pysäköintikortit
Tarvitsemme osastollemme:
Sähkö:
Valovirta
Siivous:
1,5 kWsisä 10 A
1,5 kW ulko
3,0 kW ulko
3,0 kWsisä 16 A
Voimavirta
1,6-3,6 kW 16 A
Alakeskus
1,5-3,6 kW 16 A
aloitus
kokoaika
Muut toiveet:
Osaston tarve:
Näytteilleasettajakortteja ________ kpl
Pysäköintikortteja
________ kpl
Asiakaskutsukortit
Tilaamme asiakaskutsukortteja
Internet:
Osaston hintaan sisältyy osaston pintaalan mukaan näytteilleasettajakortteja
ja pysäköintikortteja 3 kpl/1-12 m²
yli menevästä määrästä laskutetaan
hinnaston mukainen maksu
kpl á 8,50 € (+ alv 10 %)
WLAN-yhteys
Kymenlaakson Messut ry täyttää:
Osaston koko m²
Hinta á/m²
alv 0 % Hinta á/m²
alv 24 %
Osaston hinta yhteensä
sis. alv 24 %
Sähkö
sis. alv 24 %
Siivous
sis. alv 24 %
WLAN
Hevosmiehentie 1, 45100 Kouvola
[email protected]
www.kymenlaaksonmessut.fi
Puh. 020 7969 540 Fax. 020 7969 549
Y-tunnus 0591826-7, alv.rek
Kotipaikka Hamina
sis. alv 24 %
Asiakaskutsukortit
sis. alv 10 %
Muut tuotteet/palvelut
sis. alv 24 %
Vahvista osastovaraus toimittamalla
sopimus messutoimistoon 14 vrk:n
kuluessa paikan varauksesta.
SOPIMUSEHDOT
1. TOIMEENPANO
Järjestäjä:
Kymenlaakson Messut ry
Paikka:
Kouvolan Jäähalli
Aika:
25.-27.4.2014
Aukioloajat:
pe 11.00 - 18.00, la 10.00 - 17.00, su 10.00 - 17.00
Sisäänpääsy:
Asiakaskutsukortilla tai pääsylipulla
2. MESSUJEN SISÄLTÖ
Messut ovat rakentamis- ja sisustusteeman erikoisnäyttely siihen liittyvine tuotteineen ja palveluineen.
Messut toteutetaan teemoilla Rakenna, Sisusta, Asu ja Kunnosta. Mukana myös Piha- ja
puutarhateemat. Messuohjelma täydentää tuotetarjontaa.
3. NÄYTTEILLEASETTAJAT JA TUOTTEET
Näytteilleasettajina voivat olla
a) Näyttelysopimuksessa mainittujen tuotteiden valmistajat, tuottajat tai heidän valtuuttamansa
edustajat
b) Edellä mainittujen toiminimien yhteisosastot ja alan tiedotusosastot
c) Julkisen hallinnon laitokset, kaupungit, kunnat, järjestöt sekä seurat ja heidän tuotteensa.
Ainoastaan ne tuotteet ja palvelut, jotka on mainittu ilmoittauduttaessa ja jotka järjestäjä on
hyväksynyt, saadaan asettaa näytteille. Mikäli näytteilleasettajan osastolla on esillä muita tuotteita,
peritään tästä 250 € + alv 24 % suuruinen sakkomaksu.
4. ILMOITTAUTUMINEN
Ilmoittautuminen tehdään messujärjestäjän lähettämällä sopimus- ja ilmoittautumislomakkeella.
Sopimus messujärjestäjän ja näytteilleasettajan välille tehdään sen sisältöisenä, kun näytteilleasettajan
ja messujärjestäjän välillä on kirjallisesti sovittu.
Sopimuslomakkeen toimittamisen voi tehdä printtiversiona tai sähköisesti internetin kautta.
Näytteilleasettajien ilmoittautumisaika päättyy 21.3.2014. Näyttelytilat jaetaan
ilmoittautumisjärjestyksessä.
Näytteilleasettajan on ilmoitettava osastonsa tuotetiedot sekä käsiohjelmatiedot messutoimistoon
ennen ilmoittautumisajan päättymistä.
Nopean varaajan etu on voimassa 15.11.2013 asti. Nopean varaajan etu edellyttää, että sopimus
toimitetaan messutoimistoon 15.11.2013 mennessä.
5. ILMOITTAUTUMISEN SITOVUUS
Ilmoittautuminen on sitova silloin, kun näytteilleasettaja on kirjallisesti tai suullisesti joko
puhelimessa, messujärjestäjän tai asiakkaan luona ilmoittautunut messuille ja on messujärjestäjän
kanssa sopinut näyttelypaikasta. Tilaus vahvistetaan tilausvahvistuksella tai näyttelysopimuksella.
6. SOPIMUKSEN PURKAMINEN
Näytteilleasettajalla on oikeus peruuttaa osallistumisensa tai pienentää varaamansa näyttelytilan
kokoa14 vuorokauden kuluessa tilausvahvistuksen päiväyksestä. Peruutus tai muutos näyttelytilan
kokoon on tehtävä kirjallisesti.Jos näytteilleasettaja peruuttaa ilmoittautumisensa tai muuttaa
näyttelytilansa kokoa myöhemmin, on järjestäjällä oikeus periä osallistumismaksut täysimääräisinä
vahvistetun ilmoittautumisen mukaisesti.
Alle 30 päivää ennen messuja tehdyllä varauksella ei ole perumisoikeutta.
Mikäli paikkavuokraa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, palautuu näyttelytilan käyttöoikeus
järjestäjälle. Järjestäjällä on kuitenkin oikeus periä maksut täysimääräisinä järjestäjän vahvistaman
ilmoittautumisen mukaisesti. Paikkavuokra, samoin kuin aikaisemmin suoritetut maksut, jäävät
järjestäjälle.
Mikäli osastoa ei ole otettu käyttöön viimeistään 25.4.2014 klo 12.00 mennessä, palautuu
näyttelytilan käyttöoikeus järjestäjälle, mutta näytteilleasettaja on velvollinen suorittamaan jo
erääntyneet maksut ja varaamansa paikkavuokran, jotka samoin kuin aikaisemmin suoritetut
maksut jää järjestäjälle.
7. NÄYTTELYTILAN VUOKRAT
Hintoihin lisätään alv 24 %
Näyttelytilat:
Halli
75 €/m²
T-osasto
45 €/m²
Yläkerta / juoksurata
200 €/6 m²
Ulkoalueet
25 €/m²
Hallihinta nopean varaajan etuhinnalla 71 €/m² 15.11.2013 mennessä tehdyllä sopimuksella.
Osaston rakenteet ja kalusteet eivät kuulu paikkavuokraan. Myyntilupa sisältyy hintoihin.
Näyttelyrakenteet voi tilata messujärjestäjän yhteistyökumppanilta, joka hoitaa rakenteisiin liittyvät
työt suunnittelusta laskutukseen. Messujärjestäjällä on oikeus muuttaa osaston kokoa ja muotoa
10 % tai siirtää paikka alkuperäistä varausta vastaavalle paikalle. Mahdollisista muutoksista
ilmoitetaan näytteilleasettajille heti, kun se on mahdollista.
8. MAKSUEHDOT
Näytteilleasettaja maksaa paikanvarausmaksuna näyttelyvuokrasta 50 % 14 vrk:n kuluessa
tilausvahvistuksen päiväyksestä.
Loput näyttelytilavuokrasta erääntyy viimeistään 21.3.2014. Ilmoittautumisajan päätyttyä
näytteilleasettaja maksaa koko näyttelytilan vuokran maksuehdolla 7 päivää netto. Näyttelytila
tulee olla kokonaan maksettu ennen osaston luovuttamista näytteilleasettajan käyttöön.
Viivästyskorko 10 %, laskutuslisä 3 €. Maksukehotus erääntyneestä maksusta 10 €.
9. OSASTOJEN RAKENTAMINEN, PURKAMINEN JA RAKENTEET
Näyttelyosastot tulee rajata asianmukaisin rakentein. Riippumatta osaston muodosta, mallista tai
koosta, osaston tila on oltava rajattu. Osaston rakenteet tai kalusteet eivät saa häiritä viereisiä
osastoja, eikä ylittää osastolle varattua aluetta. Osastolla on oltava otsalauta, ellei kyseessä ole
messujärjestäjällä etukäteen hyväksytetty design osasto. Rakenteiden otsakorkeus tulee olla 30
cm.
Messujärjestäjällä on oikeus tilata rakentamattomille osastoille ehtojen mukaiset rakenteet, joiden
kustannuksista vastaa näytteilleasettaja.
Pystyttämisen ja tavaroiden kuljetuksen aikataulu ilmoitetaan näytteilleasettajille erikseen noin
kahta kuukautta ennen messuja
Näytteilleasettaja huolehtii osastonsa rakentamisesta, somistamisesta ja siivouksesta sekä siitä,
että rakenteet ovat riittävän lujia, siistejä ja turvallisia. Näytteilleasettaja on itse vastuussa osastonsa
rakentamisesta ja somistuksesta tulleen jätteen toimittamisesta osastolta ja sen ympäristöstä
järjestäjän varaamille jätelavoille. Näytteilleasettaja ei saa ilman sopimusta käyttää hyväkseen
toisen näytteilleasettajan rakentamia väliseiniä.
Näytteilleasettajat eivät saa rakentaa tai esitellä tuotteitaan siten, että se aiheuttaa ruuhkautumista
käytävällä tai häiriötä naapuriosastoille tai yleisölle. Osastoilla ei ole oikeutta käyttää osastoillaan
mikrofoneja tai äänitteitä niin että ne aiheuttavat häiriötä naapuriosastoille. Messujohdolla on
oikeus tarkistaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista koskevat piirustukset. Mikäli
näyttelyesineen paino ylittää 1000 kg, sen sijoittamisesta on sovittava messujohdon kanssa.
Rakentamisen ja rakenteiden aiheuttamista vaurioista kiinteistölle tai toisen osaston rakenteille
vastaa näytteilleasettaja.
Osastojen purkamisen saa aloittaa sunnuntaina vasta klo 17.00 jälkeen. Aikaisemmin purkamisen
aloittaneelta näytteilleasettajalta veloitetaan sakkomaksu 150 € (+ alv 24%).
10. SÄHKÖ
Järjestäjä huolehtii yleisvalaistuksesta. Näytteilleasettaja tilaa järjestäjältä
ilmoittautumislomaketta käyttäen osastollaan tarvitsemansa sähkövirran samoin kuin tarpeelliset
asennustyöt, jotka näytteilleasettaja kustantaa itse. Sähköasennuksista vastaa järjestäjän
nimeämä sähköasennusliike.
Sähkötilaukset on tehtävä ilmoittautumisen yhteydessä tai viimeistään 21.3.2014 mennessä. Tämän
jälkeen tehtävien tilausten hintaan lisätään 20 %.Järjestäjä ei vastaa mahdollisista sähkökatkoksen
aiheuttamista vahingoista.
Jatkuvan sähkönsyötön tarpeesta on ilmoitettava messutoimistoon. Sähkön tilaaja sitoutuu noudattamaan
sähköurakoitsijan sähkön käytöstä antamia ohjeita. Sähkölaitteet eivät saa ylittää tehoiltaan tilattua
määrää. Voimavirtaliittymä tarvitsee aina sulakkeellisen alakeskuksen, poikkeuksena suora kytkentä
koneisiin, kontteihin tms. Laitteet kytketään vikavirtasuojattuun verkkoon. Näytteilleasettajan on
huolehdittava, että osaston sisäiset asennukset ovat vikavirtakestoisia ja viranomaismääräyksien mukaisia.
Tilaaja vastaa myös laitteiden kunnosta. Korjauksista laskutetaan tilaajaa. Osastoilta kadonneet liitosjohdot
/ alakeskukset laskutetaan tilaajalta. Osastojen välinen sähkön jakaminen näytteilleasettajalta toiselle
on kielletty. Sähköä saa käyttää vain sähkötilauksen tehnyt messuosasto. Omien aggregaattien, akkujen
tai muiden virtalähteiden käyttö on kielletty.
11. PUHELIN/ANTENNI/DATA/INTERNET
Järjestäjän WLAN-palvelun varaaja huolehtii yhteyden muodostamiseen saamiensa tunnuksien
säilyttämisestä, sekä siitä, etteivät tunnukset siirry kolmannen osapuolen haltuun. WLAN-yhteydestä
veloitetaan hinnaston mukainen maksu. Tilaaja huolehtii itse siitä, että hänellä on käytössään WLANverkolle soveltuva kalusto. Järjestäjä ei vastaa sähkö- tai yhteyskatkosten aiheuttamista vahingoista.
Näytteilleasettaja huolehtii itse osastolleen käyttöönsä verkkoon kytketyn puhelin-, antenni, ja datalinjan.
Puhelinyhtiö veloittaa asennuskustannukset, vuokrat ja muut kustannukset urakoinneista vastaaville
yrityksille, jotka veloittavat palvelut suoraan näytteilleasettajalta. Näytteilleasettaja vastaa haltijana
osastolleen tuomista laitteista.
12. MUUT PALVELUT
Näytteilleasettajan tarvitsemat siivouspalvelut, vesi-, ja viemäriliittymät sekä muut mahdolliset palvelut
on tilattava ilmoittautumislomakkeella ilmoittautumisen yhteydessä tai noin kuukautta ennen toimitettavalla
tilauslomakkeella. Messujärjestäjä välittää palvelutilaukset urakoinneista vastaaville yrityksille. Siivoukseen
kuuluu pölyjen pyyhintä, osaston maton imurointi sekä roska-astioiden tyhjennys.
13. VAKUUTUKSET
Järjestäjän vastuuvakuutus korvaa järjestäjän oman henkilökunnan toimenpiteistä, laitteista tai rakenteista
kolmannelle henkilölle aiheuttamat vahingot. Järjestäjät eivät vastaa näytteilleasettajan tavaroiden,
rakenteiden eikä näytteilleasettajan mahdollisesti kiinteistölle tai kolmannelle henkilölle aiheuttamasta
vahingosta. Tästä syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vastuu-,
palo-, varkaus- ja muista vakuutuksista.
14. JÄRJESTYKSENVALVONTA
Järjestäjä huolehtii yleisestä järjestyksestä näyttelyalueella. Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa tavaroiden,
rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta, tai katoamisesta.
15. PALO- JA MUU TURVALLISUUS
Paloturvallisuuden suhteen on noudatettava yleisiä voimassaolevia paloturvallisuusohjeita.
Paloturvallisuutta vaarantavien laitteiden esittelyyn on saatava paloviranomaisten ja järjestäjän ennakko
lupa.
Tupakointi on sallittu vain sille ohjatuissa tiloissa.
Koneita ja muita välineitä esiteltäessä on noudatettava työturvallisuuslain ja -asetusten vaatimuksia.
16. MESSUJULKAISU
Näytteilleasettajien ilmoittautumisajan puitteissa ilmoittamien yhteystietojen maininta messujulkaisussa
sisältyy ilmoittautumismaksuun. Tiedot julkaistaan ilmoittautumislomakkeella annettujen tietojen
perusteella. Järjestäjä ei vastaa luettelossa olevien mahdollisten virheiden aiheuttamista vahingoista.
17. MESSULEHTI
Järjestäjä julkaisee yhteistyökumppaninsa kanssa oman virallisen messulehden. Messujen alueella eikä
näytteilleasettajien toimesta saa jakaa mitään muuta kyseisiin messuihin liittyvää julkaisua.
18. ASIAKASKUTSUKORTIT
Näytteilleasettajat voivat tilata asiakkaitaan varten kertakäyntiin oikeuttavia asiakaskutsukortteja.
Kutsujan leimalla varustettu ja asiakkaan täyttämä kortti oikeuttaa yhteen käyntiin messuilla. Epäselvällä
kutsujamerkinnällä palautetut kortit veloitetaan järjestäjän tallentaman sarjanumeron perusteella.
Messuille palautuneista asiakaskutsukorteista veloitetaan kutsujaa 8,50 €/kpl (+ alv 10 %)
19. HENKILÖ- JA PYSÄKÖINTIKORTIT
Rakentamis- ja purkamistöiden sekä messujen aikana messualueella saavat oleskella vain ne henkilöt,
joilla on järjestäjän antama henkilökortti. Henkilökortti on pidettävä näkyvästi esillä. Rakentajakortteja
näytteilleasettajat saavat tarvitsemansa määrän.
Näytteilleasettaja- ja parkkikorttien lukumäärä määräytyy osaston pinta-alan mukaan,
3 kpl / 1-12 näyttelypaikkaneliömeriä kohden. Henkilökortit ovat osastokohtaisia, eikä niitä saa
luovuttaa osaston henkilökuntaan kuulumattomille tahoille. Messujen ajaksi on saatavana lisäksi
maksullisia henkilö- ja pysäköintikortteja. Näytteilleasettajan on noudettava henkilökortit messutoimistosta
heti messuille saavuttuaan.
20. HAVAINTOESITYKSET
Näytteilleasettaja vastaa elokuvien ja video-ohjelmien ennakkotarkastuksesta ennen niiden esittämistä
julkisesti sekä tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista esittämänsä musiikin osalta. Havaintoesitykset
eivät saa häiritä naapuriosastoja. Äänen voimakkuutta osastolla valvotaan ja häiriötä aiheuttavat esitykset
keskeytetään. Näytteilleasettajan on huolehdittava siitä, että osastolla oleville televisioille on olemassa
asianmukainen TV-vastaanottolupa. Paljon yleisöä kerääville havaintoesityksille ja niiden yleisölle on
varattava oma tila.
Näytteilleasettaja vastaa osastonsa mahdollisesta Teosto ja Gramex korvauksista.
21. FORCE MAJEURE
Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden messujen peruuttamiseen tai siirtämiseen toiseen ajankohtaan tai
paikkaan ellei niitä voida voittamattomien esteiden vuoksi toimeenpanna ilmoitettuna aikana.
22. YLEISET MÄÄRÄYKSET
Messuilla sallitaan viranomaisten antaman luvan mukaista alan tavaroiden ja palveluiden vähittäismyyntiä.
Allekirjoittamalla ilmoittautumis- / sopimuslomakkeen näytteilleasettaja sitoutuu noudattamaan näitä
osallistumisehtoja sekä näiden täydennykseksi annettavia tapahtumakohtaisia lisäohjeita.
Kaikenlainen kiinnittäminen niin messualueen rakennuksiin, kuin hallien katto-, pilari- ja seinärakenteisiin
on kielletty. Näytteilleasettaja on vastuussa messurakennuksille tai messualueelle aiheuttamastaan
vahingosta. Näistä ehdoista poikkeaminen ilman järjestäjän suostumusta voi aiheuttaa messuosaston
sulkemisen. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan yhden miehen välimiesoikeudessa, jonka osapuolet
sopivat, elleivät sovi, sopimus- ja lainkäyttöpaikkana pidetään molemminpuolisesti Kouvolan kaupunkia.
23. YHTEYSTIEDOT
Kymenlaakson Messut ry
Hevosmiehentie 1, 45160 KOUVOLA
Puh. 020 796 9540, Fax. 020 796 9549
Email: [email protected], Internet: www.kymenlaaksonmessut.fi
Y-tunnus: 0591826-7