KAUSTISEN KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJE Kunnanhallitus 7.5.2012, § 103 Voimaantulo 1.6.2012 Sisällysluettelo 1. Mitä sisäinen valvonta on? 2. Ohjeistamisen lähtökohdat 3 4 3. Sisäisen valvonnan toteuttaminen 3.1. Valvonnan vastuutahot ja raportointi 3.1.1. Kunnanhallitus 3.1.2. Kunnanjohtaja 3.1.3. Toimialajohtaja 5 5 5 5 5 3.2. Valvonnan yleinen toteutus 3.2.1. Viranomaistoiminta 3.2.2. Kunnan viestintä ja tiedottaminen 5 5 6 3.3. Valvonnan erityismääräykset 3.3.1. Arkistotoimi 3.3.2. Henkilöstöhallinto 3.3.3. Talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta 3.3.3.1. Strateginen suunnittelu 3.3.4. Käteiskassaohjeet 3.3.5. Käteiskassojen määrittely 3.3.6 Käteiskassojen perustaminen 3.3.7. Kassatulot 3.3.8. Rahan tilitys 3.3.9 Kassantarkastukset 3.3.10. Kassan lopettaminen 3.3.11. Saatavien perintä ja laskutus 3.3.12. Ostolaskut 6 6 7 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11 3.3.13. Projektien valvonta 3.3.14. Riskien hallinta 3.3.15. Sijoitustoiminnan tavoitteet 3.3.16. Taloudenhoito 3.3.17. Tavaroiden ja palvelusten hankinta ja omaisuuden hoito 3.3.18. Avustukset 3.3.19. Sopimukset 3.3.20. Valtionosuudet ja –avustukset sekä muut avustukset 3.3.21. Arviointi 11 12 12 13 13 15 15 16 16 4. Sisäinen valvonta kuntakonsernissa 4.1. Omistajapolitiikka ja omistajaohjaus 16 16 Liitteet: Liite 1 Kassantarkastusraportti Liite 2 Lomake sisäisen valvonnan toteuttamisesta 2 1. Mitä sisäinen valvonta on? Kunnan tarkastusorganisaatio on kolmiportainen:  Tarkastuslautakunta  Tilintarkastajat  Sisäinen valvonta Kunnan toimintaa koskeva valvonta jakaantuu sisäiseen ja ulkoiseen valvontaan. Kaustisen kunnan hallintosäännössä määrätään, että ulkoinen valvonta on järjestettävä toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoinen valvonta tarkoittaa tarkastuslautakunnan toimintaa ja tilintarkastusta. Ulkoinen valvonta tapahtuu kuntalain ja kunnanvaltuuston hyväksymien ohjeiden mukaisesti. Kuntalain mukaan tilintarkastajan on annettava lausunto siitä, onko sisäinen valvonta ja konsernivalvonta kunnassa järjestetty asianmukaisesti. Tämän selvityksen tarkoituksena on ohjeistaa sisäisen valvonnan toteuttamista Kaustisen kunnassa. Kunnassa ei ole erikseen sisäisen tarkastuksen henkilöstöä. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus ja sitä johtaa kunnanjohtaja. Kunnanvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan jäsenet ja tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan on oltava valtuutettuja. Tarkastuslautakunta on suoraan valtuuston alainen toimielin, joka esittää omat keskeiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteensa kunnanhallituksen välittäminä. Tarkastuslautakunta antaa kunnanvaltuustolle arvionsa valtuuston edellisenä vuonna asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Kunnanvaltuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavia vuosia varten tilintarkastajat. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Kukin toimielin ja viranhaltija vastaa johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta jakaantuu kolmeen osa-alueeseen: sisäinen tarkkailu, sisäinen tarkastus ja seuranta. Sisäinen tarkkailu: Sisäinen tarkkailu kuuluu luonnollisena osana johtovastuussa olevien tehtäviin. Se tarkoittaa jatkuvaan toimintaan liittyvien työvaiheiden, toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa, jolla varmistetaan tehtävien hoitaminen oikeaan aikaan, aiotulla ja hyväksyttävällä tavalla sekä tehtäviin osoitettujen määrärahojen puitteissa. Sisäinen tarkastus: Sisäinen tarkastus on aktiivista, julkista ja systemaattista toimintaa, jossa tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Se suoritetaan kunnanjohtajan johdolla ja alaisuudessa ja siitä laaditaan raportti. Kohteena ovat toimintalinjaukset, -periaatteet, resurssit ja tavoitteiden toteuttaminen. Luottamushenkilön suorittama seuranta: Seuranta kuuluu luottamushenkilöille ja toimielimille. Seuranta sisältää tehtyjen päätösten ja aikaansaatujen tulosten vertailun. Toimielin vaalii hyvää hallintotapaa ja seuraa, että esimiehet toteuttavat sisäistä tarkkailua. 3 2. Ohjeistamisen lähtökohdat Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto määrää tilinpäätöksen laatimisohjeessaan sisäisestä valvonnasta. Esimiesasemassa olevien on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan sääntöjen vastaista, epätaloudellista ja tehotonta toimintaa. Sisäisen valvonnan toteutumisesta on raportoitava vuosittain tilinpäätöksen toimintakertomuksessa, erityisesti silloin jos toiminnassa on havaittu puutteita, virheitä, ongelmia tai negatiivisia seurauksia. Riskienhallinnan järjestämisestä on tehtävä suunnitelma. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että     kunnan toiminta on taloudellista ja asetetut tavoitteet saavuttavaa päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielimien päätöksiä noudatetaan omaisuus ja voimavarat turvataan Kaustisen kunnan strategian 2010 - 2015 arvot ohjaavat kunnan päätöksentekoa ja päivittäistä toimintaa, täten myös sisäisen valvonnan toteuttamista. Näitä ovat:  oikeudenmukaisuus ja tasa-arvoisuus, jotka toteutuvat päätöksenteossa ja ihmisten kohtelussa  avoimuus, joka ilmenee mm. rehellisenä tiedottamisena  turvallisuus ja yhteisvastuullisuus  tuloksellisuus, joka ilmenee työntekijöiden vastuullisuutena ja yritteliäisyytenä  luonnon kunnioittaminen eli kestävä kehitys Kaustisen kunnan sisäisen valvonnan järjestämisessä ovat taustalla seuraavat ohjeet:  Hallintosääntö 17.12.2008  Kaustisen kunnan arkistotoimen toimintaohje 1.12.2004, Asialuokittelu- ja arkistokaava 1.1.2008, Arkistonmuodostussuunnitelmat ja Dynasty for SQL ohjeistukset  Kaustisen kunnan konserniohje 21.2.2008  Kunnan laskutus ja saatavien perintä kunnanhallituksen pysyväismääräys 5.9.2005  Kaustisen kunnan strategia 2010 - 2015  Kaustisen kunnan tietoturvapolitiikka 5.5.2008  Kaustisen kunnan yleiset hankintaohjeet 17.1.2011  Vuosittainen talousarvion täytäntöönpano-ohje  Talousarvion käyttösuunnitelmat 4 3. Sisäisen valvonnan toteuttaminen 3.1. Valvonnan vastuutahot ja raportointi 3.1.1. Kunnanhallitus Kaustisen kunnassa kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kunnanhallitus vahvistaa valvonnan ohjeet ja käsittelee vuosittain kunnanjohtajan laatiman kuvauksen sisäisen valvonnan järjestämisestä eri tulosalueilla. 3.1.2. Kunnanjohtaja Kunnanjohtaja järjestää sisäisen valvonnan niin, että hänellä on jatkuva tuntuma tavoitteiden toteuttamiseen ja riskien hallintaan. Hän laatii vuosittain kuvauksen sisäisen valvonnan järjestämisestä eri tulosalueilla talousarvion ja taloussuunnitelman yhteydessä. 3.1.3. Toimialajohtaja Kukin toimialajohtaja järjestää, hoitaa ja valvoo johtamansa yksikön sisäistä tarkkailua. Hän toimittaa vuosittain yksikkönsä kuvauksen (lomakkeen kysymykset) sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toteutumisesta edelliseltä vuodelta asianomaiselle toimielimelle, tarkastuslautakunnalle ja kunnanjohtajalle talousarvioraporteissa ja toimintakertomuksen liitteenä. 3.2. Valvonnan yleinen toteutus Sisäinen valvonta toteutetaan vertaamalla tulosyksiköiden ja niissä toimivien henkilöiden toiminnan tuloksia ja toimintatapaa säädettyihin lakeihin, kunnan säännöksiin, sopimuksiin, resursseihin sekä valtuuston asettamiin taloudellisiin ja toiminnallisiin tavoitteisiin. Jokainen työntekijä on velvollinen kehittämään työtään. 3.2.1. Viranomaistoiminta Hyvä hallintotapa edellyttää, että toimielimien päättämät asiat valmistellaan huolellisesti. Lakien säännöksiä, toimielinten päätöksiä ja viranomaisohjeita noudatetaan. Kirjaamisessa on huolehdittava siitä, että kaikki kirjattavat asiat, myös kunnan itsensä vireille panemat asiat kirjataan viipymättä Dynastyn asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjeen mukaan. Ohjeessa selvitetään myös kirjaajat ja heidän sijaisensa sekä kirjaamatta jätettävät asiat. Kaustisen kunnan kaikessa viranomaistoiminnassa käytetään Innofactor Oyj:n Dynasty for SQL -ohjelmaa. Viranomaispäätökset laaditaan valmiille päätöspohjille, joissa on mukana oikaisuvaatimus-/valitusosoitusohje. Hyvä valmistelu tarkoittaa päätettävän asian esittämistä lyhyesti ja selkeästi, päätökseen vaikuttavien säännöksien ja määräyksien selvittämistä sekä kustannusvaikutusten ja eri päätösvaihtoehtojen esittämistä. Asian valmistelija ilmenee esityslistasta, 5 johon merkitään kuka asiaa on valmistellut ja hänen yhteystietonsa. Kaustisen kunnassa asioita voi laittaa vireille kirjeitse, sähköisellä lomakkeella tai sähköpostilla. Viran-/toimenhaltijoiden henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita ei saa käyttää kunnan viralliseen asiointiin, vaan osoitteena on oltava kunnan virallinen sähköpostiosoite ([email protected]), josta vastaanottokuittaus toimitetaan lähettäjälle riippumatta siitä, onko tietty viran- tai toimenhaltija työpaikalla. Viranomaistoiminnassa käytetään pääasiassa Dynasty for SQL-ohjelmaa. Sen lisäksi kunnan palkanlaskennassa on käytössä Pegasos henkilöstöhallinto. Kirjanpidossa, budjetoinnissa osto- ja myyntireskontran hoidossa käytetään Pro Economicaa. Tekninen osasto käyttää Logican ohjelmia vesilaskutuksessa ja rakennusvalvonnassa. Käytössä ovat myös Logican väestörekisteri ja karttaliittymäohjelmat. Päivähoidossa on käytössö Pro Consona päivähoito. 3.2.2. Kunnan viestintä ja tiedottaminen Kunnan tiedottaminen perustuu lainsäädäntöön. Kunnan tiedottamista johtaa kunnanhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kunnan viestinnän periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kunnan viranhaltijoista. Kunnan tiedottamisesta vastaa kunnanjohtajan ohella talousjohtaja. Toimialajohtajat tiedottavat puolestaan oman hallinnonalansa päätöksistä. Kunnanvaltuuston, -hallituksen ja lautakuntien esityslistasta lähetetään tieto tiedotusvälineille ja kokousten jälkeen järjestetään tiedotustilaisuuksia tiedotusvälineille. Kunnanvaltuuston ja –hallituksen sekä lautakuntien esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan viipymättä liitteineen internetissä kunnan kotisivuilla Dynasty for SQLasianhallintajärjestelmän kautta. Kuntatiedote ilmestyy kuukausittain lukuun ottamatta heinäkuuta. Asiakirjajulkisuus on julkisuuslain mukainen pääperiaate, josta salassapito on poikkeus. 3.3. Valvonnan erityismääräykset 3.3.1. Arkistotoimi Arkistotoimi on osa kunnan tietopalvelua. Sisäisen valvonnan kannalta kyse on erityisesti avoimuudesta ja oikeudenmukaisuudesta eli kuntalaisten oikeusturvasta. Jokaisella kunnan palveluksessa olevalla työntekijällä on vastuu hallussaan olevista asiakirjoista. Asiakirjojen säilyminen on turvattava koko niiden elinkaaren ajan. Arkistonmuodostajien ja arkistovastuuhenkilöiden vastuut määritellään kunnan arkistotoimen toimintaohjeessa ja arkistonmuodostussuunnitelmissa. Asiakirjojen hävittämistä ei saa toimeenpanna ennen kuin keskusarkistonhoitaja on tarkastanut hävittämisluettelon. Arkistolaki koskee myös sähköistä aineistoa (laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja laki sähköisestä allekirjoituksesta. Tietojärjestelmistä on laadittava 6 tietojärjestelmäseloste ja henkilörekisterin ollessa kyseessä henkilörekisteriseloste. Selosteet säilyttää atk-neuvoja. Asiakirjoja saa antaa yksityisten käyttöön ainoastaan viraston omissa tiloissa ja arkistovastuuhenkilön valvonnassa. Asiakirjojen lainaaminen viraston ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Asiakirjoja ei saa hakea keskusarkistosta ilman keskusarkistonhoitajan lupaa eikä niitä myöskään saa viedä sinne ilman lupaa. Lainatut asiakirjat palautetaan keskusarkistonhoitajalle ja ainoastaan hän saa sijoittaa ne takaisin paikoilleen, jolloin myös lainauskuitti hävitetään. Arkiston käyttö tulee tapahtua arkistovastaavan valvonnassa, ts. yksityisiä henkilöitä, tutkijoita jne. ei päästetä arkistoon ilman valvontaa. Keskusarkistonhoitaja valvoo hallintokuntien arkistotoimen hoitamista ja suorittaa tarvittaessa arkistotarkastuksia. Arkistotarkastuksista laaditaan kirjalliset raportit. 3.3.2. Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallintoon liittyy sisäisen valvonnan näkökulmasta vaatimus oikeudenmukaiseen ja tasa-arvoiseen kohteluun. Tämä koskee myös virka- ja työehtosopimusten tarkoittamia harkinnanvaraisia etuja. Henkilöstöhallinnossa tulee noudattaa virka- ja työehtosopimuksia. Päätökset tehdään Dynasty for SQL-asianhallintajärjestelmällä. Avainhenkilöiden sijaisjärjestelyistä huolehtivat toimialajohtajat hallintosäännön määräysten mukaisesti. Lomauttamisen ja sijaisten palkkaamisen on oltava koordinoitua. Sijaisten määräämisen viran-/toimenhaltijan loman ajaksi palvelutoiminnan jatkuvuuden vuoksi on perustuttava virallisiin päätöksiin. Kunnan avoimiksi tulevat virat ja toimet julistetaan julkisesti haettaviksi. Täyttämisiin pyydetään lupa kunnanhallitukselta. Lisäksi on varmistettava, että talousarviossa ja –suunnitelmassa on varauduttu kaikkiin vakanssista aiheutuviin kustannuksiin. Henkilöstöhallinnossa on sisäisessä tarkkailussa kiinnitettävä huomiota          henkilöstösuunnitteluun henkilöstöhankintaan henkilöstön kehittämiseen palkka- ja muihin palvelussuhdeasioihin työhyvinvointiin työsuojeluun henkilöstöpalveluihin yhteistoimintajärjestelmiin henkilöstöohjaukseen ja –valvontaan Palkkausta määriteltäessä päätöstä tekevän viranomaisen on otettava huomioon KVTES:n ja muiden virka- ja työehtosopimusten, kunnanhallituksen ja henkilöstöjaoston antamat määräykset ja ohjeet sekä organisaation sisäiset palkkasuhteet. Harkinnanvaraisia etuja henkilöstölle myönnettäessä asianomaisen viranomaisen on aina otettava huomioon kunnan etu ja henkilöstön tasapuolinen kohtelu. Palkanlaskennan ketju tulosyksiköistä maksatukseen on oltava valvottua. Palkkausasiapäätösten tekijät vastaavat päätösten oikeellisuudesta. Tarkemmin vastuut mää7 ritellään kunnan hallintosäännössä. Tasa-arvoista kohtelua edistetään mm. järjestämällä henkilöstökokouksia vähintään kaksi kertaa vuodessa ja käymällä kehityskeskusteluja vuosittain. Henkilöstön työhyvinvoinnista ja riittävästä koulutuksesta huolehditaan. Tehtävänkuvaukset Henkilökohtaiset tehtävänkuvaukset valmistelee lähin esimies yhteistyössä työntekijän kanssa. Tehtävänkuvauksessa määritellään henkilön asema ja tehtävä vastuualueella sekä tulosalueet ja tavoitteet. Työnjako hoidetaan niin, ettei väärinkäytösten mahdollisuuksia eikä vastuuepäselvyyksiä aiheuttavia työyhdistelmiä synny. Henkilöstöasioiden seuranta ja raportointi Johtamista, henkilöstön osaamista, ammattitaitoa sekä työyhteisön hyvinvointia arvioidaan mm. henkilöstökyselyin ja asiakaspalauttein. Seurantaa ja raportointia toteutetaan myös vuosittain laadittavassa henkilöstötilinpäätöksessä. 3.3.3. Laskentatoimi ja rahaliikenne 3.3.3 Talouden ja toiminnan suunnittelu ja seuranta 3.3.3.1 Strateginen suunnittelu Strategia on valtuuston väline ohjata kunnan tulevaisuutta kilpailukykyä vahvistavaan suuntaan. Strategian avulla voidaan hahmottaa yhteiset pelisäännöt ja suuntalinjat, jotka ohjaavat kunnallisen päätöksenteon valmistelutyötä. Se auttaa myös suuntaamaan resurssit menestystä varmistaviin kohteisiin. Kaustisen kuntastrategia tarkistetaan vähintään valtuustokausittain. Toimialat ja liikelaitokset laativat valtuustotason palvelustrategioihin pohjautuen omat, yksityiskohtaisemmat tavoitteensa. Tavoitteisen asettamista kehitetään organisaation toimintaperiaatteiden edellyttämällä tavalla. Kirjanpito ja maksuliikenne Laskentatoimea ja rahaliikennettä on hoidettava sisäisen valvonnan periaatteiden mukaan taloudellisesti ja tuloksellisesti. Talouspäällikkö huolehtii siitä, että kirjanpito noudattaa lakeja ja säännöksiä. Kirjanpidossa menot ja tulot kirjataan oikeille tulosyksiköille, lajeille ja alaerittelyille kirjanpitolain mukaisesti suoriteperusteisesti. Kirjaus ohjautuu kirjanpitoon tositepäivämäärän mukaisesti. Kassanhallinta on järjestettävä siten, ettei toimintoihin sitoudu tarpeettomasti pääomaa. Maksuvalmiussuunnitelmasta vastaa talouspäällikkö. Toimialat vastaavat alaisuudessaan toimivista käteiskassoista. Käteiskassoille on nimettävä vastuullinen hoitaja ja tälle varahenkilö. Kassojen varat on säilytettävä turvallisesti ja erillään yksityisistä varoista. Kassat on tilitettävä kuukausittain kuukauden viimeisenä työpäivänä, jolloin rahat viedään pankkiin. Talousjohtajan tai hänen määräämiensä henkilöiden on vuosittain tarpeellisin väliajoin suoritettava kirjanpidossa olevien kassojen tarkastus. Tarkastuksista on laadittava asianmukainen kirjallinen raportti. 8 Kirjanpidon tuottamaa informaatiota käytetään sisäisen valvonnan apuna. Kirjanpito hoidetaan niin, että raportit ovat riittävän nopeasti ja ajantasaisesti saatavilla järjestelmästä. Kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvät tarkistukset ja täsmäytykset on tehtävä säännöllisesti. Tilinpäätöksen yhteydessä tarkastetaan pankki- ja rahatilit, kassat, alitilittäjät ja arvopaperit. Pankkitilien käyttöoikeudet myöntää talousjohtaja, (aikaisemmin kunnanhallitus). Päätöksistä pidetään päätöspöytäkirjaa. Talousjohtajan tilinkäyttöoikeuden myöntää kunnanhallitus. Pankkitilien avaamisesta ja talletuksista päättää talousjohtaja. 3.3.4 Käteiskassaohjeet Kaustisen kunnan käteiskassaohjeet koskevat kunnan toimintaan liittyvien käteiskassojen hoitamista, toimialat vastaavat alaisuudessaan toimivista käteiskassoista. Ohjeistuksella pyritään turvaamaan asianmukainen ja sääntöjen mukainen kassarahavirtojen käsittely. 3.3.5 Käteiskassojen määrittely Kaustisen kunnan käteiskassat ovat: 1. Kassapäätejärjestelmä-kassoja tai 2. Yksiköiden toimintaan liittyviä lipaskassoja. Käteiskassojen tarkoituksena on vastaanottaa ja tulouttaa Kaustisen kunnalle kuuluvia maksuja tai myyntituloja. 3.3.6 Käteiskassojen perustaminen Käteiskassan perustamisesta päättää talousjohtaja. Käteiskassan perustamispäätös annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle, ko. toimialan toimialajohtajalle sekä talouspäällikölle. Perustamispäätöksessä määritellään käteiskassan sijainti ja pohjakassan suuruus. Lipaskassat avataan perustettaessa taseeseen. Käytössä olevista kassoista pitää luetteloa talouspäällikkö. Käteiskassan vastuuhenkilöstä ja mahdollisista varahenkilöistä päättää se toimialajohtaja, jonka vastuualueeseen asia kuuluu. Kassavastuu on sidottu tehtävään tai asemaan. Vastuuhenkilö vastaa kassavarojen asianmukaisesta hoidosta ja säilytyksestä. Käteiskassan perustamisen yhteydessä otetaan käyttöön kassakirjanpito. Mikäli käytössä on kassapäätejärjestelmä, ei erillistä kassakirjanpitoa käytetä vaan raportit saadaan kassaohjelmasta. Kassakirjanpito säilytetään keskusarkistonhoitajan antamien arkistointiohjeiden mukaisesti, kirjanpito pitää laatia arkistokelpoisin materiaalein. Kassa säilytetään turvallisesti siten, että sivulliset eivät pääse siihen käsiksi, esim. kassakaapissa tai lukittavissa olevassa kaapissa. 9 3.3.7 Kassatulot Kunnan nimissä tapahtuvan kassaliikenteen pitää sisältyä kunnan kirjanpitoon. Kaikki kassatositteet on numeroitava ja numerosarjojen on oltava aukottomia. Keskusarkistonhoitaja pitää luetteloa käytössä olevista tulotositteista. Käteisen rahan käsittelyyn liittyy aina riskejä, tämän vuoksi kunnan maksut maksetaan ensisijaisesti kunnan pankkitileille. Poikkeuksellisen suuret käteissuoritukset tilitetään kunnan tilille välittömästi. Vastaanotettaessa maksuja kassaan maksusta laaditaan maksupäivää osoittavalla merkinnällä varustettu tulotosite sekä annettava maksajalle kuitti tai muu todistus maksun suorittamisesta. Mikäli käytössä on kassapäätejärjestelmä, ei erillistä kuittia tarvitse kirjoittaa. Kirjoitettavassa kuitissa eritellään palvelun tai tavaran nettosumma, alv-summa, alvprosentti sekä bruttosumma. 3.3.8 Rahan tilitys Kassan tulee täsmätä tulotositteisiin, huomioon ottaen myös pohjakassan. Mikäli kassatilitys eroaa tositteisiin verrattuna laskelman summaan, kirjanpito kirjaa eron rahoitustuloihin/-menoihin merkinnällä liikavara/vajaus ja lähettää tiedon tilittäjälle sekä pyytää asiasta selvityksen. Toimialajohtaja seuraa tilitysten oikeellisuutta. 3.3.9 Kassantarkastukset Talouspäällikön tulee tehdä kassatarkastus vähintään kerran vuodessa ja aina kassavastuuhenkilömuutosten yhteydessä. Kassatarkastuksen suoritusajankohtaa ei saa sopia etukäteen vaan tarkastus tapahtuu ennakoimatta. Kassatarkastuksessa tulee olla paikalla vähintään kassatarkastuksen suorittaja ja kassavastuuhenkilö. Kassapäätejärjestelmä-kassan kassatarkastuksessa tarkastetaan, että järjestelmän antama raportti vastaa saldoltaan kassassa olevia varoja. Lipaskassan kassatarkastuksessa tarkastetaan edellisen tilityksen jälkeisen ajan kassavarojen, tositteiden ja kassakirjanpidon toisiensa vastaavuutta, tositteiden numeroinnin aukottomuutta, kassakirjanpidon hoitoa ja kassan asianmukaista hoitoa ja säilytystä. Kassatarkastuksesta täytetään erillinen kassatarkastusraportti (Liite 1). 3.3.10 Kassan lopettaminen Kassan lopettamisesta tekee päätöksen talousjohtaja. Kassan lopputilityksen tarkastaa talouspäällikkö. Päätös kassan lopettamisesta ja raportti kassatarkastuksesta annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle, yksikön esimiehelle ja ao. toimialajohtajalle. 10 Kassan pohjakassa tuloutetaan kassatilityksen yhteydessä pankkiin. Kassakirjanpito säilytetään voimassa olevien arkistointiohjeiden mukaisesti. 3.3.11 Saatavien perintä ja laskutus Saatavien perinnässä noudatetaan kunnanhallituksen pysyväisohjetta kunnan laskutuksesta ja saatavien perinnästä. Kunnan laskutus kokonaisuudessaan kulkee myyntireskontran kautta ja saatavat laskutetaan kuukausittain. Kunnan perintäohjeessa on myös määräykset maksuajoista, maksukehotuksista ja erääntymisestä. Jokaisen hallintokunnan on nimettävä vastuuhenkilö laskutukseen. Saatavien perintätilanne tuodaan kunnanhallituksen tiedoksi raporttien yhteydessä. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista sekä perimättä jääneen saatavan poistamisesta tileistä päättää kunnanhallitus. Vakuuksien voimassaolosta huolehtii asianomaisen vastuualueen vastuuhenkilö. Vakuusasiakirjat säilytetään keskitetysti keskusarkistossa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. 3.3.12 Ostolaskut Sähköinen ostolaskujen kierrätys on järjestetty siten, että tarkastajina on aina kaksi eri henkilöä; asiatarkastaja ja hyväksyjä. Maksatuksesta huolehtii kolmas henkilö. Kaikki tulosalueiden ja kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat ja laskujen hyväksyjät päätetään/todetaan talousarvion käyttösuunnitelman yhteydessä. Hyväksyjä vastaa tiliöinnin oikeellisuudesta, myös alv-merkinnän osalta. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti lautakunnille ja määrärahojen käytöstä vastaaville henkilöille. 3.3.13. Projektien valvonta Kunnanhallitus nimeää rahoituspäätöksen yhteydessä kunnan hallinnoimalle hankkeelle ohjausryhmän ja kunnan henkilöstöstä vastuuhenkilön. Ohjausryhmän tehtävät määräytyvät hyväksytyn hankesuunnitelman ja kunnan antamien ohjeiden mukaan. Projektien kokousmenettelyssä noudatetaan kunnan hallintosäännön määräyksiä. Ohjausryhmän pöytäkirjat toimitetaan kunnanhallitukselle tiedoksi. Projekteja seurataan omilla kustannuspaikoillaan. Lautakuntien on sisällytettävä projektit talousarvioon ja tarvittaessa lisätalousarvioon jos projekteihin ei ole tiedetty varautua varsinaisen talousarvion yhteydessä. Projektitoiminnassa käytetään kunnan viranomaistoiminnassa käytössä olevia sovelluksia ja ohjelmia. Projektien tilitositteet arkistoidaan ja säilytetään erillään muista tositteista kunnan keskusarkistossa, koska projektitositteiden säilytysaika on pidempi. Projektin vastuuhenkilö vastaa tositteiden asianmukaisesta arkistoinnista. Kaustisen kunta voi hallinnoida projekteja tai olla mukana muiden hallinnoimissa projekteissa. Hankkeesta vastaavan toimielimen tulee hallinnoimistaan projekteista tehdä ainakin seuraavat päätökset:  projektisuunnitelman hyväksyminen  rahoituksen hakeminen 11  projektin aloituspäätös sisältäen: o projektin talousarvion sisällyttäminen kunnan talousarvioon o projektin organisoinnin; ohjausryhmän ja projektipäällikön o valintaprojektista vastaavan viranhaltijan nimeämien o tehtävien sekä valvontavelvollisuuksien määrittely o projektin raportointivelvollisuus o projektin loppuraportin hyväksyminen o projektin päättäminen. Projektin kirjanpito tulee järjestää siten, että projektin tuloja ja menoja voidaan seurata omana kokonaisuutena johtamisessa ja valvonnassa vaadittavalla tarkkuudella. Projektin kirjanpidon järjestämisvastuu on projektista vastaavalla viranhaltijalla. Projektista vastaavan viranhaltijan tehtävänä on valvoa projektin etenemistä sekä huolehtia projektia koskevien tilitysten ja raporttien toimittamisesta projektin rahoituspäätöksen edellyttämällä tavalla. Kunnanjohtaja päättää osallistumisesta ja kuntaosuuden maksamisesta muiden hallinnoimiin projekteihin 100.000 €:oon saakka (ks. hallintosääntö). Osallistumisen edellytyksenä on tarkoitukseen varattu määräraha. Päätöksestä on käytävä ilmi projektin tarkoitus ja tavoitteet, projektin kesto ja vastuuhenkilöt, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma, hallinnoija ja projektin valvonnan järjestämisen sekä projektin toiminnasta tapahtuva raportointi. 3.3.14. Riskien hallinta Kunnanhallitus vastaa riskien hallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Jokainen kunnan työntekijä on velvollinen estämään riskien toteutumista. Tärkeää on oppia tunnistamaan riskit, jotta niitä voidaan ennakoida. Sisäinen valvonta edellyttää, että kunnalla on ajan tasalla oleva ja kattava riskikartoitus. Riskien hallintaan liittyvät vastuut ovat selvät ja vastuuhenkilöt ovat asiantuntevia. Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta, yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kunkin tulosalueen on tiedotettava ja kartoitettava omat rahoitus-, henkilö-, omaisuus- ja toimintariskinsä ja ryhdyttävä itse riskien ehkäisemistoimiin tai tehtävä niistä esitys hallitukselle. Kunnan riskikartoitus tehdään vähintään kerran valtuustokaudessa. Kunnan vakuutusten kattavuus tarkistetaan säännöllisesti. Kunnan omaisuuden vahinkoriskejä hallitaan vakuuttamalla omaisuus. Vakuuttamisesta päättää kunnanhallitus. Rahoitusriskejä hallitaan ensisijaisesti rahoitus- ja maksuvalmiussuunnittelulla, edullisuusvertailulla ja kustannuslaskennalla. 12 Toimintariskejä hallitaan johtamisella, suunnittelu- ja seurantajärjestelmällä, organisaatiorakenteilla, säännöillä ja toimintaohjeilla sekä toimitilojen kokonaishallinnalla. Henkilöriskejä hallitaan henkilöstöhankinnan menettelyillä, sisäisen liikkuvuuden edistämisellä, yhteistoimintajärjestelmillä, vaarallisten työyhdistelmien estoilla, henkilöstöohjauksella ja valvonnalla, perehdyttämisellä ja koulutuksella sekä kehityskeskusteluilla. Kaustisen kunnan tietoturvatyössä keskeistä on tietoriskien hallitseminen. Päämääränä on taata kunnan tietojärjestelmien häiriötön toiminta siten, että tietojen käsittely pohjautuu luottamuksellisuudelle, eheydelle ja käytettävyydelle sekä soveltuvilta osin pääsynvalvonnalle ja kiistämättömyydelle. Sisäisiä ja ulkoisia riskejä ja niiden seurauksia on pystyttävä ennakoimaan, ehkäisemään ja hallitsemaan. Taustalla ovat tietosuojan ja tietoturvan järjestämistä koskevat säännökset ja lait. Erilaiset tietoturvallisuuteen liittyvät vastuut määritellään Kaustisen kunnan tietoturvapolitiikassa. Mm. hallinnollisesta tietoturvallisuudesta vastaa kunnan johto. Henkilöstöturvallisuudesta, kuten osaston Henkilöstön perehdyttämisestä työtehtäviin liittyviin tietoturvavelvoitteisiin huolehtii atk-neuvoja. Käyttöturvallisuuden toteutumisesta vastaa kunnan koko henkilöstö noudattamalla annettuja ohjeistuksia ja määräyksiä. Henkilöstö perehdytetään tietoturvapolitiikan mukaiseen tietoturvaan ja tietosuojaan koulutuksen avulla sekä sitoutetaan noudattamaan tietoturva- ja tietosuojaohjeita käyttäjäsitoumuksella. Jokaisen tulee myös itse perehtyä työtehtävissä vaadittaviin tietoturva-asioihin, siten että tietää vastuunsa ja on sitoutunut noudattamaan ohjeita ja päätöksiä. Havaituista ongelmatilanteista tai tietoturvapoikkeamista on velvollisuus ilmoittaa oman osastonsa esimiehelle ja atkneuvojalle, jotta ongelma voidaan ratkaista ja varautua tuleviin ongelmiin tehokkaammin. Esimerkiksi mahdollisten ongelmien aiheuttaja voidaan jäljittää käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Käyttöoikeuksia annetaan henkilöille vain niihin ohjelmiin ja ohjelmaosuuksiin, joita hän tarvitsee työssään. Käyttöoikeuksien luettelointi ja lokilistojen seuranta ovat atk-neuvojan tehtäviä. Dynastyn osalta nämä tehtävät kuuluvat keskusarkistonhoitajalle. Luottamushenkilöt ovat sitoutuneet vaitioloon viranomaistoiminnassa saamiensa tietojen osalta kirjallisilla vaitiolositoumuksilla. 3.3.15. Sijoitustoiminnan tavoitteet Sijoitustoiminnalla tarkoitetaan rahavarojen sijoittamista rahamarkkinainstrumentteihin, joukkovelkakirjoihin, rahoitusarvopapereihin, pankkitalletuksiin ja muihin rahoitusomaisuuden instrumentteihin. Rahoitus, maksuliikenne ja sijoitustoiminta on hoidettava riskit halliten. Valtuusto päättää lainan ottamista, antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista sekä maksujen yleisistä perusteista. Konserniohje määrittelee, millaista yhteistyötä konsernitasolla tehdään mm. sijoitustoiminnassa. 13 3.3.16. Taloudenhoito Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kunnan toiminta on taloudellista ja saavuttaa asetetut tavoitteet. Tilivelvollisten viranomaisten on valvottava, että tulosyksiköt noudattavat hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita. Valtuusto hyväksyy talousarvion. Käyttösuunnitelmilla toimielimet jakavat määrärahat kustannuspaikoille ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhteneväiset, tarkennetut tavoitteet kustannuspaikoittain. Talousarvion noudattaminen on lautakuntien ja tilivelvollisten vastuulla. Lautakuntien vastuulla on huolehtia, että kunnan päätettävissä olevat maksut tarkistetaan kustannusten nousua vastaavasti ja kunnalle kuuluvat tulot peritään tehtyjen sopimusten ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Toimielimet raportoivat valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisesta ja poikkeamisista neljännesvuosittain. Avustusten maksamista ja rahan käyttöä on seurattava. Yli 10.000 euron avustukset jaksotetaan tilivuodelle. 3.3.17. Tavaroiden ja palvelusten hankinta ja omaisuuden hoito Kunnan ja kuntakonsernin hankinnoista määrää Kaustisen kunnan yleinen hankintaohje 2.6.2008. Taustalla ovat hankintalaki (348/2007), erityisalojen hankintalaki (349/2007), niitä täydentävät säädökset, kuntalaki ja hallintolaki sekä kunnan hallintosääntö. Sisäisen valvonnan kannalta kyse on kunnan omaisuuden ja voimavarojen turvaamisesta noudattamalla avoimuuden, oikeudenmukaisuuden ja kestävän kehityksen periaatteita. Käyttöomaisuuden ostosta ja myynnistä päättää yleensä kunnanhallitus kunnanvaltuuston hyväksymän määrärahan puitteissa. Tulosyksikön johtaja päättää mm. irtaimen omaisuuden hankinnoista talousarvion puitteissa ja myynnistä enintään 10.000 euroon saakka. Suunnitelmapoistojen perusteet määrää valtuusto. Tarkemmat määräykset tästä ovat Kaustisen kunnan hallintosäännössä. Hankinnat jakautuvat kansallisen kynnysarvon alittaviin ja ylittäviin sekä EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin. Kunnan yleisiä hankintaohjeita sovelletaan kaikkiin kunnan hankintoihin. Hankintaoikeuksista päätetään vuosittain käyttösuunnitelman yhteydessä ja tiedotetaan alueen liikkeille. Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti ja niissä käytetään hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet. Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Hankinnoissa noudatetaan avoimuutta, tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä. Mahdollisuuksien mukaan hankinnat tehdään keskitetysti. Keskitetysti hoidettavat hankinnat:      14 ict-hankinnoista päättää talousjohtaja toimistotarvikehankinnoista päättää talousjohtaja elintarvikehankinnat päättää tekninen johtaja oppikirja-, koulu- ja askartelutarvikehankinnoista päättää sivistysjohtaja siivoustarvikkeiden hankinnoista päättää tekninen johtaja  LVI-töiden, kirvesmiestöiden, konetöiden, sakokaivojen tyhjennysten, LVItarvikkeiden, sähkötöiden ja polttoöljyn hankinnasta päättää tekninen johtaja Hankinnat kilpailutetaan riittävällä laajuudella ja valinta suoritetaan avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen saatuihin tarjouksiin perustuen. Tarjouksia pyydettäessä selvitetään vertailuperusteet ja tärkeää on, ettei tarjousehtojen salaisuutta vaaranneta. Kilpailuneutraalisuuden periaatteen mukaan yritys, jolla on ennakolta erityistietoa kilpailun kohteena olevasta hankkeesta siten, että yritysten keskinäinen objektiivinen kilpailuasetelma vaarantuu, ei voi osallistua tarjouskilpailuun. Hankintasopimukset laaditaan käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Hankintayksikön on asetettava laatuvaatimukset riittävän korkeiksi ja kestävän kehityksen mukaisiksi. Se, keneltä tarjouksia on pyydetty tai ketkä ovat jättäneet osallistumishakemuksen, on julkinen asia sen jälkeen, kun asia on päätetty viranomaisessa. Saapuneet tarjoukset eivät ole vielä avaamisen jälkeen julkisia. Varastot ja tarvikkeet inventoidaan kerran vuodessa ja inventoinnista laaditaan raportti. Irtain käyttöomaisuus on luetteloitava, jos sen arvo ylittää 500 euroa. Irtaimisto poistetaan käytöstä huutokaupalla, romuttamalla tai myymällä henkilökunnalle. Rakennuskiinteistöille tehdään kuntokatselmukset määräajoin ja niistä raportoidaan. Huoltotoimenpiteistä täytetään huoltokirjaa, johon merkitään mitä on tehty ja milloin. Tehdyistä huolloista raportoidaan tekniselle lautakunnalle neljännesvuosittain raportoinnin yhteydessä. Vuokraustoiminnassa huolehditaan, että kunnan asunnoissa on käyttö- ja huolto-ohjeet, jotta asukkaille tai kunnalle kuuluvista huoltotoimenpiteistä ei ole epäselvyyksiä. Talojen järjestyssäännöt pidetään ajan tasalla. 3.3.18 Avustukset Kukin toimielin huolehtii oman toimialansa avustusten myöntämisestä. Avustuksen myöntäjän tulee valvontavelvollisuuteensa liittyen sopia avustuksen saajan kanssa riittävästä seurantajärjestelmästä ja raportoinnista. Milloin yhteisölle on annettu avustusta, on myöntäneen viranomaisen vaadittava tilitys, joka osoittaa avustuksen käytön. Mikäli avustusta ei ole käytetty avustuspäätöksen mukaisesti, voidaan avustus periä takaisin tai maksaminen keskeyttää. Kunnan tilintarkastajille on varattava mahdollisuus avustusta saaneen yhteisön hallinnon ja tilien tarkistamiseen. Valtion viranomaisten valvonnassa olevien avustusten käytöstä olevia määräyksiä on noudatettava sellaisenaan. 3.3.19 Sopimukset Ulkopuolisten tuottajien kanssa tehtyjen sopimusten valvontavastuu on sopimuksen tehneellä viranomaisella. Sopimusta tehtäessä tulee nimetä valvontavastuussa oleva viranhaltija ja varmistaa, että kunnalla on tarvittaessa oikeus tarkistaa palvelutuottajan toimintaa. Kaustisen kunnan kaikki sopimukset tehdään Dynasty for SQL sopimustenhallinta -sovelluksella. Sopimustenhallinnasta on laadittu oma ohjeistus, allekirjoitukset hallintosäännön mu15 kaan. 3.3.20 Valtionosuudet ja –avustukset sekä muut avustukset Toimialajohtaja vastaa toimialansa valtionosuuksien ja –avustusten sekä muiden avustusten hakemisesta, perusteiden oikeellisuudesta sekä tilityksistä. Valtionosuuksien kertymistä seurataan osana talousarvion normaalia toteutumisseurantaa. 3.3.21 Arviointi Arviointi on oleellinen osa johtamisjärjestelmää sekä toiminnan ja kehittämisen apuväline. Kunnan arviointijärjestelmä kattaa valtuuston ja lautakuntien arvioinnin ohella kytkennät tulosyksiköissä toteutettaviin arviointeihin sekä tilintarkastukseen ja sisäiseen valvontaan. Arviointi ulottuu valtuuston, hallituksen ja tarkastuslautakunnan suorittamasta arvioinnista aina yksittäisen työntekijän kanssa käytäviin kehityskeskusteluihin ja kuntalaispalautteeseen asti. Valtuusto hyväksyy arviointijärjestelmän perusteet osana kunnan strategista johtamista. Tulosalueiden esimiehet varmistavat riittävän arvioinnin toteuttamisen tehtäväalueellaan. 4. Sisäinen valvonta kuntakonsernissa 4.1. Omistajapolitiikka ja omistajaohjaus Omistajapolitiikalla linjataan kunnan suora omistajuus ja välillinen, eri yhteisöjen kautta tapahtuva omistajuus. Omistajapolitiikan tavoitteena on osaltaan tukea kunnan palvelutuotannon ja muiden tehtävien laadukasta ja taloudellista toteuttamista. Omistajaohjauksesta vastaa kunnanhallitus. Talousarvioon sisällytetään vuosittain kunnan konserniin kuuluvia yhtiöitä koskevia tavoitteita. Konserniyhtiöiltä edellytetään omassa toiminnassaan hyvää johtamis- ja hallintotapaa. Kunta huolehtii siitä, että kunnan edustajat kunnan määräysvallassa olevissa yhteisöissä toimivat kunnan strategisessa suunnittelussa sekä toiminnan ja talouden ohjauksen prosessissa asetettujen tavoitteiden mukaisesti ja että näiden yhteisöjen toiminnasta ja taloudesta on saatavissa riittävästi seurantatietoa. Tytär- ja osakkuusyhtiöiden ohjaus- ja valvontavastuuta koskevat määräykset sisältyvät konserniohjeisiin. Sisäisen valvonnan vaatimukset koskevat laajemmassa mittakaavassa koko kuntakonsernia. Konserniohje sisältää johtamiseen, ohjaukseen ja seurantaan liittyviä asioita sekä määrittelee, minkälaista yhteistyötä konsernitasolla tehdään esimerkiksi rahoituksessa, sijoitustoiminnassa, riskien hallinnassa ja henkilöstöasioissa. Konserniohje koskee Kaustisen kuntaa (emoyhteisö) ja sen tytäryhteisöjä. Tytäryhteisön on varmistettava, ettei ohje ole ristiriidassa kyseisen yhtiölainsäädännön, yhteisön sääntöjen tai yhteisöjärjestyksen kanssa. Ristiriidoista on ilmoitettava kunnanhallitukselle. Konserniohje väistyy ristiriitatilanteessa, mutta muuten konserniohje on tytäryhteisöä velvoittava. 16 Kunnanvaltuusto on kuntakonsernin ylin valvoja. Kunnanhallitus valvoo, että konserniyhteisöjen valvonta on järjestetty, seuraa tytäryhteisöjen toimintaa ja tekee tarvittaessa toimenpide-ehdotukset havaitsemistaan epäkohdista. Kunnanjohtaja seuraa omistajapolitiikan toteutumista ja tytäryhteisöjen taloutta ja ilmoittaa havaitsemistaan epäkohdista kunnanhallitukselle. Edustajien valinnassa otetaan huomioon esteellisyyttä koskevat säännökset siten, ettei kunnan hallinnossa tytäryhteisön asiaa käsiteltäessä synny kuntalain tarkoittamaa yhteisöjääviyttä. Jos kunnan edustajana yhtiön hallintoon valittu henkilö on tilanteessa, jossa hän joutuisi toimimaan kunnan edun vastaisesti, on hänen pyydettävä kunnalta selkeät toimintaohjeet ja viime kädessä erottava hallituksen jäsenyydestä. Kunnan puhevaltaa ja kyselyoikeutta (tietojensaantioikeutta) tytäryhteisössä käyttävät kunnanhallitus sekä sen nimeäminä edustajina kunnanjohtaja ja talousjohtaja. Tytäryhteisöjen tulee toimittaa kunnalle tilikauden aikana kahdesti raportit toiminnastaan ja taloudestaan talousarvion täytäntööpano-ohjeiden mukaisesti talousjohtajalle. Konsernitilinpäätöksen laatimisen mahdollistamiseksi on tytäryhteisöjen järjestettävä talous- ja tiliasioidensa hoito riittävän yhdenmukaiseksi kunnan talous- ja tiliasioiden kanssa. Tilintarkastajaksi valitaan vähintään yksi kunnan tilintarkastaja. Tytäryhteisöt esittävät omien hallitustensa muotoilemat keskeiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet yhdistettäviksi kuntakonsernin keskeisiksi toiminnallisiksi tavoitteiksi. Valtuusto vahvistaa kuntakonsernin keskeiset tavoitteet, jotka kunnanhallitus on muokannut kuntakonsernin tavoitteiksi. Konsernissa toteutetaan yhtenäistä riskienhallintaa siten, että tytäryhteisön tulee hankkia etukäteen kunnan johdon kirjallinen suostumus toiminnan laajentamiseen, suuriin investointeihin ja merkittäviin omaisuuden muutoksiin sekä omaisuuden kiinnittämiseen ja muuhun vakuuden antamiseen. 17 Liite 1 KASSATARKASTUSRAPORTTI Kassatarkastuksen paikka ja aika: KASSAN TIEDOT Kassan muoto: Kassapäätejärjestelmä Lipaskassa Muu, mikä Kassan sijainti yksikkö ja tasetili: Kassan pohjakassan suuruus: Kassavastuuhenkilö/-t: KASSATARKASTUS Kassatarkastaja: Kassatarkastajan asema tai tehtävä: Muut kassatarkastuksessa läsnä olevat: Kassatarkastuksen toteutustapa: Kassatarkastajan lausunto (mm. vertailu siitä täsmääkö kassa tulotositteisiin): 18 ALLEKIRJOITUKSET JA NIMENSELVENNYKSET Raportti lähetetään tiedoksi: - 19 talousjohtaja ao. toimialajohtaja kunnanhallitus tarkastuslautakunta Liite 2 Lomake sisäisen valvonnan toteutumisesta  lomake voidaan liittää esim. toimielinten neljännesvuosittain suorittamaan raportointiin valtuustolle (toimialajohtaja täyttää lomakkeen omalta osaltaan, raportti käsitellään lautakunnissa, jonka jälkeen raportit siirtyvät kunnanjohtajalle, joka puolestaan raportoi kunnanhallitukselle; tarkastuslautakunta valvoo)  sisäisestä valvonnasta tehdään raportit kirjallisesti ja ne tallennetaan asianhallintajärjestelmään  sisäisen valvonnan ohje tarkistetaan valtuustokausittain ja päivitetään tarvittaessa  sisäisen valvonnan menettelytapoja ei voi määritellä samanlaisina kaikkia yksikköjä koskevaksi, eikä yhtä kattavaa luetteloa sisäisen valvonnan kohteista ja tavoista ole -> lomakkeen kysymykset ovat suuntaa antavia, jos vastaus kysymykseen on kielteinen, on annettava selvitys siitä, mihin korjaaviin toimenpiteisiin on ryhdytty  tilintarkastaja antaa lausunnon sisäisen valvonnan toteutumisesta 1. Viranomaistoiminnan valvonta Onko kaikki kirjattavat asiat kirjattu viipymättä? Onko kirjaajille määrätty sijaiset? Ovatko valmisteluasiakirjat lyhyitä, selkeitä sekä lain- ja sääntöjenmukaisia? Onko valmisteluasiakirjoissa selvitetty kustannusvaikutukset ja päätösvaihtoehdot mahdollisuuksien mukaan? Ovatko esittelijöiden mahdolliset esteellisyydet selvitetty? Onko esittelijöille määrätty sijaiset? Onko sopimukset allekirjoitettu hallintosäännön ja lainmukaisesti? Ovatko oikaisuvaatimusotteet ja valituskirjat lainmukaisia? 2. Kunnan viestintä ja tiedottaminen Ovatko esityslistat ja pöytäkirjat pidetty lainmukaisesti nähtävillä? Onko päätöspöytäkirjat pidetty yleisesti nähtävillä? Onko tiedottaminen ollut avointa (kunnan tekemistä päätöksistä ja niiden taustoista tiedotettu riittävästi ja ymmärrettävästi?) Onko asiakirjojen julkisuus/salassapito toteutunut lainmukaisesti? 3. Valvonnan erityismääräykset Arkistotoimi Onko asiakirjojen säilyminen turvattu koko niiden elinkaaren ajan? Ovatko arkistoluettelot ajan tasalla? Onko hävitettävistä asiakirjoista tehty hyväksytty hävittämisluettelo? Onko rekisterit laadittu ja ajan tasalla? 20 Henkilöstöhallinto Onko sijaisista tehty kirjalliset päätökset (oikeuksien todentaminen)? Ovatko kunnan avoimiksi tulevat virat ja toimet julistettu julkisesti haettaviksi? Onko palkkauspäätökset tehty lainmukaisesti? Onko henkilöstökokouksia järjestetty vähintään kaksi kertaa vuodessa? Onko kehityskeskusteluja pidetty vuosittain? Onko henkilöstön hyvinvoinnista huolehdittu (järjestetty tyky-toimintaa)? Onko henkilöstön koulutuksesta huolehdittu? Onko henkilöstön palkkaamiseen lupa kunnanhallitukselta? Onko lomautukset tehty lainmukaisesti? Laskentatoimi ja rahaliikenne Onko kirjanpito hoidettu lainmukaisesti? Onko rahoitus, maksuliikenne ja sijoitustoiminta hoidettu riskit halliten? Onko käteiskassat tarkistettu vuosittain? Onko käteiskassat, pankki- ja rahatilit, kassat, alitilittäjät ja arvopaperit tarkastettu ohjeen mukaisesti ja tarkastuksesta laadittu liitteen mukainen raportti? Onko laskutukselle ja saatavien perinnälle määrätty vastuuhenkilöt? Onko saatavien perinnästä raportoitu kunnanhallitukselle? Onko laskutus ja saatavien perintä hoidettu ajallaan ja sääntöjen mukaisesti? Onko vakuuksien hoitamiselle määrätty vastuuhenkilöt? Onko vakuutukset kilpailutettu? Toteutuuko laskujen asiatarkastus, hyväksyntä ja maksatus oikein? Projektien valvonta Onko projektille määrätty ohjausryhmä? Onko ohjausryhmä hoitanut tehtävänsä? Onko ohjausryhmien pöytäkirjat toimitettu kunnanhallitukselle? Onko projektit sisällytetty talousarvioon? Onko projekteille avattu omat kustannuspaikat? Riskien hallinta Onko riskikartoitus tehty ja ajan tasalla? Onko riskienhallinnalle määrätty vastuuhenkilöt? Onko henkilöstö perehdytetty tietoturvallisuuteen? Onko mahdollisista tietoturvaongelmista ilmoitettu esimiehelle tai atkneuvojalle? Onko henkilöstö tehnyt käyttäjäsitoumukset? Onko henkilöstön käyttöoikeudet luetteloitu ja lokilistoja seurattu? Käyttääkö jokainen vain omaa tunnustaan? Onko salasanat vaihdettu määräajoin? 21 Taloudenhoito Noudattaako tulosyksikkö hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita? Onko toimielinten raportointi toteutunut neljännesvuosittain? Onko avustusten maksaminen valvottua? Onko kunnan saamien myönteisten hankepäätösten maksatukset haettu ajallaan? Tavaroiden ja palvelusten hankinta ja omaisuuden hoito Onko käyttöomaisuuden osto ja myynti määrärahojen mukaista? Ovatko poistot suunnitelman mukaisia? Onko hankinnat suoritettu kunnan yleisten hankintaohjeiden mukaisesti? Onko hankintasopimukset laadittu yleisten sopimusehtojen mukaan? Onko varastot inventoitu ja inventoinnista raportoitu? Onko irtain käyttöomaisuus luetteloitu? Onko rakennuskiinteistöille tehty kuntokatselmukset? Onko huolloista täytetty huoltokirjaa ja raportoitu lautakunnalle? Onko kunnan asunnoissa käyttö- ja huolto-ohjeet sekä järjestyssäännöt ja noudattavatko asukkaat näitä sääntöjä? Kuntakonserni Onko konserniyhteisöjen valvonta järjestetty? Ovatko tytäryhteisöt toimittaneet raportit toiminnastaan ja taloudestaan kahdesti vuodessa talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaisesti? Onko edustajien valinnassa otettu huomioon esteellisyyttä koskevat säännökset? Onko tilintarkastajana ollut vähintään yksi kunnan tilintarkastaja? Onko kunnan johdon kirjallinen suostumus hankittu merkittäviin toiminnan muutoksiin? 22