Ruokapalvelut Hämeenlinna tarjouspyyntö 20120131
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 1 (32) RUOKAPALVELUT Kalvola ja Renko Seutukeskus Oy Häme pyytää Hämeenlinnan kaupungin toimeksiannosta tarjoustanne Kalvolan ja Rengon alueiden ruokapalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on 1.1.2013–31.7.2016 + optio 1.8.2016–31.7.2018. Hankintakausi alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) palveluntuottaja. Seutukeskus Oy Häme hoitaa Hämeenlinnan kaupungin toimeksiannosta hankintaprosessin, mutta tarjouspyynnön allekirjoittaa ja hankintapäätöksen tekee Hämeenlinnan kaupungin toimivaltaiset viranomaiset. Seutukeskus Oy Hämeestä käytetään termiä tarjouksen pyytäjä. Hämeenlinnan kaupungista käytetään termiä ostaja. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/palveluntuottaja. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan Hämeenlinnan kaupunkia ja valituksi tulevaa tarjoajaa. Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta tarjoajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussakkona 10 000 euroa (€), alv 0 %. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on ruokapalvelujen tuottaminen Hämeenlinnan kaupungin Kalvolan ja Rengon alueiden yksiköiden asiakkaille ja henkilökunnalle (yksiköt sekä niiden asiakas- ja henkilökuntamäärät on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 4). Ruokapalvelut tuotetaan Hämeenlinnan kaupungin Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen omistamissa tiloissa (keittiölaiteluettelot ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 6). Palveluntuottaja ei maksa tiloista vuokraa. Pidätetään oikeus hankkia Kalvolan ja Rengon alueiden kotiateriapalvelut (kylmien aterioiden toimittaminen) valitulta palveluntuottajalta. Kotiateriapalvelujen mahdollisesta järjestämisestä neuvotellaan erikseen. Hämeenlinnan kaupungilla on oikeus hankkia Kalvolan ja Rengon alueiden kotiateriapalvelut muualta kuin valitulta palveluntuottajalta. Palvelukuvaukset ja laatuvaatimukset ovat tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Tilaus- ja toimitusprosessit on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Prosessi- ja kustannusvastuutaulukko on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. Raportointi on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 5. Muut tiedot hankinnasta on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 7. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 2 (32) Kalvolassa järjestetään esittelytilaisuus 8.2.2012 klo 13.00 alkaen. Esittelykierros alkaa Iittalan koulun aulasta (Hollaajantie 2, Kalvola). Ilmoittautumiset esittelyyn on tehtävä 7.2.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen [email protected] (viestin aiheeksi on merkittävä ”Ilmoittautuminen Kalvolan esittelykierrokseen”). Tarjoajien edellytetään osallistuvan esittelytilaisuuteen. Jos tarjoaja ei osallistu esittelytilaisuuteen, on se tarjouksen hylkäysperuste. Rengossa järjestetään esittelytilaisuus 15.2.2012 klo 13.00 alkaen. Esittelykierros alkaa Kirkonseudun koulun pihasta (Urheilutie 2, Renko). Ilmoittautumiset esittelyyn on tehtävä 14.2.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen [email protected] (viestin aiheeksi on merkittävä ”Ilmoittautuminen Rengon esittelykierrokseen”). Tarjoajien edellytetään osallistuvan esittelytilaisuuteen. Jos tarjoaja ei osallistu esittelytilaisuuteen, on se tarjouksen hylkäysperuste. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on liitteen B palvelu. Hankinnasta on 31.1.2012. tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) Hankintapäätöksen jälkeen Hämeenlinnan kaupunki tulee käymään valitun tarjoajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset sopimusneuvottelut, joiden tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana tiloissa ja niiden toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä palveluntuottajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Laajentamisen osalta ei järjestetä erillistä tarjouskilpailua, vaan palvelut ostetaan nyt valittavalta palveluntuottajalta voimassa olevin sopimushinnoin. Laajentamisella tarkoitetaan esimerkiksi uuden yksikön perustamista alueelle (laajentamisella ei tarkoiteta alueen laajentamista Kalvolan ja Rengon alueiden ulkopuolelle). Supistamisella tarkoitetaan esimerkiksi jonkin yksikön lopettamista (supistamisella ei tarkoiteta alueen supistamista pienemmäksi). Kalvolaan Iittalan koulun viereen rakennetaan päiväkodin uudisrakennus (paikkalukuarvio 115), josta ei tule olemaan yhdyskäytävää kouluun. Uudisrakennuksen arvioitu käyttöönottoajankohta on syksy 2013. Nykyinen päiväkoti tulee siirtymään kokonaan uudisrakennukseen. Uusi päiväkoti korvaa vanhan päiväkodin ja Vilkkilän sekä alueen ryhmäperhepäiväkodit, eli kaiken muun päivähoitotoiminnan paitsi perhepäivähoidon. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 3 (32) Mikäli Rengon Kirkonseudun koulun remontti viivästyy, voidaan sopimuskauden alkua joutua siirtämään ja/tai tarjouspyynnön kohteena olevaa hankintaa/toimintaa järjestämään toisella tavalla, laajentamaan tai supistamaan. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä palveluntuottajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. Mikäli Rengon ja Kalvolan ikäihmisten pitkäaikaishoivan ja asumisen tarveselvitysten (Hämeenlinnan kaupunki, ikäihmisten lautakunta 17.10.2011 § 75) seurauksena ikäihmisten palveluissa tapahtuu muutoksia, voidaan tarjouspyynnön kohteena olevaa hankintaa/toimintaa joutua järjestämään toisella tavalla, laajentamaan tai supistamaan. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä palveluntuottajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus asiassa on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu (tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn). Tietojensaantioikeutta ei kuitenkaan ole muiden tarjousten sisältämiin liike- ja ammattisalaisuuksiin. Salassa pidettävät tiedot tulee tarjouksessa esittää omina liitteinään. Tarjouksessa esiintyvät liikesalaisuudet tulee nimenomaisesti merkitä salassa pidettäviksi liikesalaisuuksiksi. Muutoin ne katsotaan julkisiksi. Hinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä (sama tarjoaja ei voi tehdä kahta eri tarjousta). Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön ja oikeuskäytännön sallimissa rajoissa. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaatia tarjouksen pyytäjältä eikä ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Palveluntuottaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 4 (32) Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan tarjouksen pyytäjän/ostajan sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja palveluntuottajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun tarjoajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja. Sopimus tulee voimaan 1.1.2013 (kuitenkin aikaisintaan silloin, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus) ja päättyy aikaisintaan 31.7.2016 ja viimeistään 31.7.2018. Optiovuosien käytöstä päätetään viimeistään 31.12.2015 mennessä. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta (kuitenkin enintään 1,0 miljoonaa euroa kalenterivuodessa) toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen (kuitenkin enintään 1,0 miljoonaa euroa) sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopimusosapuolen kannalta kohtuuttomana. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos palveluntuottaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on ostajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen purkautuessa palveluntuottajaa sitoo avustamisvelvollisuus, joka tarkoittaa sitä, että palveluntuottaja on velvollinen purkamishetkellä voimassa olevin sopimusehdoin tuottamaan palvelun siihen asti, kunnes ostaja on saanut järjestettyä palvelut toisella tavalla (velvollisuus jatkuu korkeintaan siihen asti, kun sopimuksen päättymisestä on kulunut kolme (3) kuukautta). Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 5 (32) Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on Kanta-Hämeen käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan sopimusosapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy palveluntuottajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Ostaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan kohteena olevien palvelujen seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman (koskee myös tilannetta, jossa sopimus puretaan tai irtisanotaan). SOPIMUKSEN SIIRTOKIELTO Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä palveluntuottajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö ja muutokset alihankkijoissa (selvyyden vuoksi todetaan, että palveluntuottajan materiaalitoimittajat eivät ole alihankkijoita) on kuitenkin aina hyväksytettävä etukäteen ostajalla kirjallisesti. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 10). Hinnat on ilmoitettava euroina (€) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä, lukuun ottamatta erikoistilaisuuksia, joihin pyydetään erillinen tarjous. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät 31.12.2013 saakka, minkä jälkeen hinnat ovat kiinteät kalenterivuoden kerrallaan. Hintavaraumia ei hyväksytä. Ehdotus seuraavan kalenterivuoden hinnoiksi (hinnastoksi) on esitettävä toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään neljä (4) kuukautta ennen seuraavan kalenterivuoden alkua ja alustavat keskustelut hinnoista on aloitettava viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen seuraavan kalenterivuoden alkua. Jos palveluntuottaja ei noudata tätä aikataulua (esimerkiksi kirjallinen hinnanmuutosesitys toimitetaan ostajalle vasta lokakuussa), niin seuraavan kalenterivuoden hinnat eivät voi nousta. Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutosta seuraavalle kalenterivuodelle voi esittää sekä palveluntuottaja että ostaja. Ostajan esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan kaksi (2) kuukautta. Ostaja pyrkii käsittelemään palveluntuotta- Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 6 (32) jan esittämät hinnanmuutokset/muut muutokset viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa. Esittäessään hinnankorotusta seuraavalle kalenterivuodelle tulee valitun tarjoajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista ja omasta kulurakenteestaan. Hinnankorotusesitys voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa postitse tai sähköpostitse. Hinnanmuutos voi astua voimaan vasta Hämeenlinnan kaupungin ikäihmisten palvelujen vastuualueen tilaajajohtajan sekä lasten, nuorten ja elämänlaadun vastuualueen tilaajajohtajan päätöksessä mainitusta ajankohdasta lukien. Muu muutos kuin hinnanmuutos voi astua voimaan vasta Hämeenlinnan kaupungin ruokapalvelupäällikön tai hänen esimiehensä hyväksymisen jälkeen. Ostaja pidättää oikeuden irtisanoa hankintasopimus päättymään palveluntuottajan esittämän hylätyn hinnankorotuksen esitettynä voimaantulopäivänä tai esittämänsä hinnanalennuksen hylättynä voimaantulopäivänä, ellei asiaa saada sopimusosapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Palveluntuottajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään esittämänsä hylätyn hinnankorotuksen esitettynä voimaantulopäivänä, ellei asiaa saada sopimusosapuolten välisin neuvotteluin päätökseen. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero, lukuun ottamatta arvonlisäverotonta palvelua. Tarjoajien tulee huomioida seuraava Sisä-Suomen yritysverotoimiston ennakkoratkaisu (voimassa 31.12.2012 saakka) oppilasaterioita ja esiopetusoppilaiden aterioita koskien: Kun Hämeenlinnan kaupunki ostaa ateriapalvelun kokonaispalveluna palveluntuottajalta kyseessä on veroton AVL 39 §:n 3 mom:ssa tarkoitettu oppilaitoksessa koulutuksen saajalle tapahtuva ravintola- ja ateriapalvelun luovutus. Hämeenlinnan kaupungilla ei ole oikeutta AVL 130 §:n mukaiseen kuntapalautukseen ateriapalvelun ostosta palveluntuottajalta. Esiopetusoppilaiden ateriat; aamupala, lounas ja välipala katsotaan kokonaisuudessaan koulujen oppilasaterioiksi. Tarjottuihin ruokapalvelujen hintoihin sisältyvät kaikki ruokapalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut, kuten työpalkat sivukuluineen, raaka-aineet ja muut tarveaineet sekä materiaalit, vakuutukset ja hallinnolliset kulut sekä muut ruokapalvelun tuottamisesta aiheutuvat kulut. Hintoihin eivät sisälly sellaiset kulut, jotka on tässä tarjouspyynnössä liitteineen ilmoitettu yksiselitteisesti kuuluvan jonkun muun kuin palveluntuottajan vastuulle. Jos palvelutarpeessa tapahtuu olennaisia muutoksia sopimuskauden aikana, sopimusosapuolet sopivat yhdessä hintojen muutoksista. Ostajalla on oikeus olla maksamatta laskua tai osaa siitä, mikäli palvelu on todettu tekemättömäksi tai se on tehty puutteellisesti, laiminlyönnistä on reklamoitu ajoissa, eikä palveluntuottaja ole reklamoinnista huolimatta korjannut tilannetta sovittuun päivämäärään mennessä. Ostaja ja palveluntuottaja neuvottelevat hintojen muutoksista, jos yksittäisen kohteen palvelutarve muuttuu tai loppuu kokonaan. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 7 (32) ALIHANKINTA Palveluntuottaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omasta työstään ja tuloksista kuin omista tuloksistaan. Alihankkijoiden käyttö on aina hyväksytettävä etukäteen ostajalla kirjallisesti. ASIAKASREKISTERINPITO JA TIETOSUOJA Hämeenlinnan kaupunki toimii hankinnan kohteena olevien palvelujen osalta henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta Hämeenlinnan kaupungin lukuun. Hämeenlinnan kaupunki vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja palveluntuottaja sen saatavilla pidosta toimintayksikössään. Hämeenlinnan kaupunki rekisterinpitäjänä päättää tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat Hämeenlinnan kaupunki ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että sopimuksen piiriin kuuluvat asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että sen tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa arkistoitavat asiakastiedot siirretään veloituksetta ostajan käyttöön ja palveluntuottaja huolehtii omien tietojensa ja saamiensa kopiokappaleiden tuhoamisesta. Palveluntuottaja noudattaa asiakirjojen arkistoinnissa, säilyttämisessä ja hävittämisessä vastaavaa kunnallista toimintaa koskevia säännöksiä ja ohjeita. Sopimusosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. SANKTIOT Palveluntuottajan laiminlyödessä ruokapalvelujen yksittäisen tehtävän suorituksen tai poiketessa tehtävän suoritusohjeista tai laatutaso jää saavuttamatta ostaja voi antaa palveluntuottajalle kirjallisen huomautuksen tai määritellä sanktion alla olevan taulukon mukaisesti. Tehtävien toistuvat puutteet ja laiminlyönnit, joista on edellä olevan mukaisesti huomautettu ja/tai sakotettu ovat sopimuksen purkuperuste. TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Poikkeama/virhe (poikkeamien/virheiden ilmenemiskertojen laskeminen alkaa aina jokaisen kuukauden alusta uudelleen) Puutteellinen työsuoritus Esimerkiksi: ateriakuljetukset puutteellisia, aterian lisäke (leipä, maito, tms.) puuttuu kokonaan, likaiset astiat jätetty noutamatta, jne. Tehtävän laiminlyönti (ei aiheuta vaaraa asiakkaalle/ostajalle tai asiakkaan/ostajan omaisuudelle) Esimerkiksi: ateria myöhästyy sovitusta aikataulusta vähintään 20 minuuttia, erityisruokavalioiden ateriat puuttuvat, ruoka loppuu kesken, ravintosuositukset jääneet noudattamatta, jne. Huolellisuusvelvollisuuden laiminlyönti (aiheuttaa vaaraa asiakkaalle/ostajalle, eikä asiakas/ostaja voi omalla toiminnallaan sitä estää, tai aiheuttaa vahinkoa asiakkaan/ostajan omaisuudelle) Esimerkiksi: allergia-aterioita ei ole valmistettu ja asetettu tarjolle riittävällä huolellisuudella, mikä aiheuttaa riskin ruokailijalle; ruokamyrkytys; epidemia; jne. 8 (32) Ensimmäinen kerta (kohteissa yhteensä) Huomautus Toinen kerta (kohteissa yhteensä) Kolmas kerta (kohteissa yhteensä) Seuraavat kerrat (kohteissa yhteensä) Huomautus Huomautus Huomautus 10 % palvelun päiväkustannuksista (arkipäivä) kohteessa 15 % palvelun päiväkustannuksista (arkipäivä) kohteessa 20 % palvelun päiväkustannuksista (arkipäivä) kohteessa 25 % palvelun päiväkustannuksista (arkipäivä) kohteessa 20 % palvelun kuukausikustannuksista (jos aiheutettu laajamittaista, vakavaa vaaraa, on tässä vaiheessa kyseessä sopimuksen purkamisperuste) Sopimuksen purkamisperuste + 30 % palvelun kuukausikustannuksista Sopimuksen purkamisperuste + 40 % palvelun kuukausikustannuksista Sopimuksen purkamisperuste + 50 % palvelun kuukausikustannuksista Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos poikkeama/virhe on ollut ostajasta johtuva (palveluntuottajan on tarvittaessa näytettävä tämä asia toteen). Sanktiot eivät estä ostajaa vetoamasta sopimusrikkomukseen, eikä siitä mahdollisesti aiheutuviin seuraamuksiin, kuten vahingonkorvaukseen tai sopimuksen purkamiseen. Mikäli palveluntuottajan palvelut (palvelutuotannon aloittaminen) viivästyvät palveluntuottajasta johtuvasta syystä, ostajalla on oikeus viivästyssanktioon. Viivästyssanktio on viisi (5) prosenttia (%) kultakin alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sopimuksessa palvelujen aloittamiselle sovitun määräpäivän 2.1.2013 (tavoite). Viivästyssanktio lasketaan sopimuksen 12 kuukauden arvosta, alv 0 %. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 9 (32) Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus suoraan Hämeenlinnan kaupungilta yksikkökohtaisesti kuukausittain jälkikäteen verkkolaskutuksena. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei ostajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Koulujen ja varhaiskasvatuskeskusten laskuissa tulee eritellä lounaat, ruokavaliorajoitteet, erityisruokavaliot, valvonta-ateriat ja henkilökuntalounaat erikseen. Varhaiskasvatuskeskusten laskuissa tulee lisäksi eritellä esiopetusoppilaiden ryhmät. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SEURANTA JA REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Palveluntuottaja vastaa siitä, että tuotetut palvelut ovat laadukkaita sekä tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen mukaisia. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä, mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Palveluntuottaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palvelun tuottajalta. Jos palvelu poikkeaa tarjouspyynnöstä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen esitetystä, siinä on virhe. Jos palvelussa on virhe, ostajan tulee ilmoittaa virheestä palveluntuottajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun virhe olisi tullut havaita. Jos palvelussa on virhe, palveluntuottajan tulee korjata se viivytyksettä. Palveluntuottaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu palveluntuottajan vastuulla olevasta seikasta. Ostajalla on oikeus korjaamisen sijasta vaatia hinnanalennusta. Palveluntuottaja sitoutuu aina tarvittaessa (ja joka tapauksessa vähintään kolme (3) kertaa kalenterivuodessa) osallistumaan ilman eri veloitusta seurantapalaveriin, johon osallistuvat Hämeenlinnan kaupungin edustajat, yksiköiden henkilökunnan/asiakkaiden edustajat sekä palveluntuottajalta ainakin vastuunalainen myyjä ja palvelusta vastaava esimies/vastaavat esimiehet. Ostajalla on oikeus valvoa sopimuksen perusteella järjestetyn toiminnan sisältöä. Ostajalla on myös oikeus seurata sopimuskauden aikana palveluntuottajan toimintaa laadunvalvontamenetelmin (asiakaspalautteet, asiakaskyselyt ja/tai muu auditointi). AVUSTAMISVELVOLLISUUS SOPIMUKSEN PÄÄTTYESSÄ Palveluntuottajan vaihtuessa palveluntuottaja on velvollinen avustamaan ostajaa sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle palveluntuottajalle tai ostajan itsensä hoidettavaksi. Osana avustamisvelvollisuutta palveluntuottaja on velvollinen veloituksetta avustamaan siirron edellyttämien tehtävien suorittamisessa ja osallistumaan siihen toimittamalla tietoa (erityisesti erityisruokavalioihin yms. liittyvän tiedon toimittaminen), Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 10 (32) aineistoa ja tukea toimimalla yhteistyössä ostajan ja sen kanssa, jolle palveluntuottajan tehtävät siirtyvät. Avustamisvelvollisuus alkaa jo ennen sopimuksen päättymistä, kun sopimus on irtisanottu tai purettu päättyväksi tai kun ostaja ilmoittaa käynnistävänsä hankinnan, joka koskee sopimuksen alaisia palveluja. Velvollisuus jatkuu korkeintaan siihen asti, kun sopimuksen päättymisestä on kulunut kolme (3) kuukautta. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 8. Hankintapäätöksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 9. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee Hämeenlinnan kaupunginhallitus. Sopimus tehdään vain valitun tarjoajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 20.2.2012 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä ”Kysymykset ruokapalveluista”. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 10). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 11 (32) toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt (sähköisten lomakkeiden osalta lomakkeet on allekirjoitettava ja skannattava allekirjoituksella/-kirjoituksilla varustettuna sähköiseen muotoon). VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 12.3.2012 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään 31.12.2012 saakka. VASTAUSOSOITE Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä ”Ruokapalvelutarjous”). sähköposti: [email protected] PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 31.1.2012 HÄMEENLINNAN KAUPUNKI puolesta ____________________ Jukka Lindberg tilaajajohtaja ____________________ Markku Rimpelä tilaajajohtaja Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 LIITE 10 Palvelukuvaukset ja laatuvaatimukset Tilaus- ja toimitusprosessit Prosessi- ja kustannusvastuutaulukko Yksiköt Raportointi Keittiölaiteluettelot Muut tiedot hankinnasta Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake 12 (32) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 13 (32) LIITE 1 PALVELUKUVAUKSET JA LAATUVAATIMUKSET Palvelukuvaukset ja osa laatuvaatimuksista ovat erillisissä tiedostoissa, jotka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Ateriat vastaavat ravitsemuksellista laatutasoa ja ateriasisällöt vastaavat ko. asiakasryhmille asetettuja ravitsemussuosituksia asiakkaiden yksilölliset tarpeet (erityisruokavaliot ja eettiset ruokavaliot) huomioon ottaen. Kaikissa aterioissa noudatetaan valtion ravitsemusneuvottelukunnan suosituksia ravitsemuksellisesta laadusta ja ruokapalvelun omavalvontaohjelmaa. Laatutason tulee pysyä vähintään sopimuksentekohetken mukaisena koko sopimuskauden ajan, ellei asiasta sopimuskauden aikana kirjallisesti muuta sovita. Kouluruokailun osalta sopimus tulee noudattamaan kouluruokaa koskevia lakeja ja asetuksia. Aterioiden raaka-aineiden tulee olla puhtaudeltaan korkeatasoisia ja alkuperältään jäljitettäviä siten kuin yleisessä jäljitettävyysvaatimuksessa (178/2002) on määritelty elintarvikealan toimijoiden osalta. Elintarvikelain (23/2006) 17 §:n mukaan elintarvikealan toimijoilla tulee olla järjestelmä, jonka avulla voidaan lain tarkoituksen mukaisella riittävällä tarkkuudella yhdistää tiedot saapuneista ja lähteneistä eristä toisiinsa. Myös valmiiden aterioiden tulee olla jäljitettäviä. Aterioiden raaka-aineissa ehdoton salmonella- ja listeriavapaus (vaatimuksena 0-taso). Lihatuotteissa dokumentoitu ehdoton hormoni- ja lääkejäämävapaus (vaatimuksena 0-taso). Yersinia- ja norovirusvapauteen on erityisesti omavalvontasuunnitelmassa oltava kiinnitetty huomiota. Ruokapalveluissa käytettävät elintarvikkeet eivät saa olla tai sisältää muuntogeenisiä aineksia (GMO = geeniteknisesti muunneltu organismi). Palveluntuottajan on tunnettava elintarvikkeisiin ja niiden käsittelyyn liittyvät terveysvaarat (mikä tahansa biologinen, kemiallinen tai fysikaalinen tekijä tai tila, joka saattaa vaarantaa elintarvikkeen turvallisuuden) sekä elintarviketurvallisuuden ja muiden elintarvikelain mukaisten vaatimusten kannalta kriittiset kohdat toiminnassaan. Palveluntuottajalla on elintarvikelaissa tarkoitettu kirjallinen suunnitelma omavalvonnasta (omavalvontasuunnitelma). Palveluntuottaja noudattaa omavalvontasuunnitelmaa ja pitää sen toteutumisesta kirjaa. Omavalvontasuunnitelmassa on kuvattu elintarvikelaissa tarkoitetut kriittiset kohdat ja niihin liittyvien riskien hallinta. Palveluntuottaja pitää omavalvontasuunnitelman ajan tasalla ja perehdyttää (mikäli tulee valituksi palveluntuottajaksi) tämän hankinnan mukaisia ruokapalveluja toteuttavat työntekijänsä ja mahdolliset alihankkijansa omavalvontaan. Palveluntuottaja kustannuksellaan varmistaa, että elintarvikkeita käsitteleviä työntekijöitä ja mahdollisia alihankkijoita koulutetaan ja ohjataan heidän työtehtäviensä edellyttämällä tavalla. Omavalvontasuunnitelma ja siihen liittyvä kirjanpito, jotka voivat olla kokonaan tai osittain sähköisiä asiakirjoja, ovat milloin tahansa ostajan tarkastettavissa. Palveluntuottajan on välittömästi ilmoitettava ostajalle merkittävistä omavalvonnassa tai muulla tavoin esille tulleista terveysvaaroista sekä toimenpiteistä, joihin kyseisten epäkohtien korjaamiseksi on ryhdytty. Palveluntuottajan on, saatuaan tiedon palveluun kuuluvan elintarvikkeen aiheuttamasta ruokamyrkytyksestä tai epäillessään palveluun kuuluvan elintarvikkeen voivan aiheuttaa ruokamyrkytyksen, ilmoitettava siitä välittömästi ostajalle. Ruokamyrkytyksen aiheuttajaksi epäilty elintarvike tai näyte siitä on säilytettävä niin, että se voidaan tutkia laboratoriossa mahdollisen ruokamyrkytyksen syyn selvittämiseksi. Palveluntuottajan on kustannuksellaan annettava elintarvikelain mukaista valvontaa, tarkastusta ja näytteenottoa varten tarpeellinen apu. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 14 (32) Palveluntuottaja vastaa siitä, että palveluun kuuluvat elintarvikkeet tai niistä annetut tiedot eivät aiheuta terveysvaaraa, vaaranna elintarvikkeesta annettujen tietojen oikeellisuutta tai riittävyyttä, johda elintarvikkeiden käyttäjiä tai ostajaa harhaan taikka ole muutoin elintarvikemääräysten vastaisia. Palveluntuottaja vastaa kustannuksista, joita sille aiheutuu, kun se noudattaa viranomaisten elintarvikelain 7 luvun säännösten nojalla tekemiä päätöksiä. Henkilökunnan työvaatteiden tulee olla puhtaita ja asianmukaisia ja palvelussa tulee huolehtia hygieenisistä työtavoista. Työvuorossa ei saa toimia henkilöä, jonka tiedetään tai epäillään kantavan elintarvikkeiden välityksellä tarttuvaa tautia tai jolla on kuumetta tai vatsatauti, tai jolla on tulehtunut haava taikka jolla on rakennekynsi, lävistyskoru tai muita koruja, jos niitä ei voi suojavaatetuksella peittää. Ravitsemussuositukset Valtion ravitsemusneuvottelukunnan ravitsemussuositukset: www.ravitsemusneuvottelukunta.fi | www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/fi/ravitsemussuositukset/ Imeväis- ja leikki-ikäiset lapset: Sosiaali- ja terveysministeriön Imeväis- ja leikki-ikäisten lasten, odottavien ja imettävien äitien ravitsemussuositus www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/fi/ravitsemussuositukset/erillisryhmat/raskaana_olevat__imettavat_naiset__lapset/ Koululaiset: Valtion ravitsemusneuvottelukunnan Kouluruokailusuositus www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/fi/ravitsemussuositukset/erillisryhmat/koululaiset/ Ikääntyneet: Valtion ravitsemusneuvottelukunnan Ravitsemussuositukset ikääntyneille www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/fi/ravitsemussuositukset/erillisryhmat/ikaantyneet/ Sairaalat, terveyskeskukset, palvelu- ja hoitokodit sekä kuntoutuskeskukset: Valtion ravitsemusneuvottelukunnan Ravitsemushoitosuositus www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/fi/ravitsemussuositukset/erillisryhmat/ravitsemushoitosuositus/ Lisäksi erillisissä tiedostoissa olevissa palvelukuvauksissa ilmoitetut ravitsemussuositukset. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 15 (32) LIITE 2 TILAUS- JA TOIMITUSPROSESSIT Vuosisuunnittelu Ostaja ilmoittaa alustavat volyymitiedot ja arvion toimintapäivistä seuraavaa kalenterivuotta koskien palveluntuottajalle huhtikuun loppuun mennessä. Ostaja ilmoittaa vuosittain tarvittavat ateriamäärät yksiköittäin syyskuussa ennen seuraavan kalenterivuoden alkua. Ilmoitus sisältää arvion toteumasta kuukausittain. Ateriamäärien ilmoittamisessa otetaan huomioon ennakkoon tiedossa olevat ruokailijamääriä vähentävät tekijät sekä väistöt, muutot yms. ruokapalvelun toimittamiseen vaikuttavat tekijät. Kesken toimintavuoden tapahtuvista olennaisista talousarvioon sekä vuosittaisiin ja kuukausittaisiin ateriamääriin vaikuttavista muutoksista (toimintayksikköjen paikkamäärän muutokset, lopetukset, siirrot ja yhdistämiset) ostaja ilmoittaa palveluntuottajalle viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen muutoksen toteuttamista. Toiminnallisista muutoksista palveluntuottajan tulee neuvotella ostajan kanssa vähintään yksi (1) kuukausi ennen muutosta. Yksikkökohtaiset käytännöt Tarjoajan on pystyttävä kehittämään laskutustaan ja toteuttamaan laskutuksensa siten, että se pystytään muuttamaan sopimuskauden aikana niin, että laskutus pohjautuu toteutuneisiin määriin. Varhaiskasvatus Varhaiskasvatuksen yksikköjen toimintavuosi käynnistyy elokuussa ja heinäkuun valtaosa yksiköistä on kiinni. Tämän vuoksi vuosittaisia ateriamääriä korjataan heinäkuun osalta 15.5. mennessä ja syyskauden osalta 1.8. mennessä. Samanaikaisesti ilmoitetaan valvonta-aterioiden määrä. Henkilömuutokset ruokailijamäärissä ilmoitetaan edellisellä viikolla tiistaihin mennessä (laskutuksen peruste). Opetuspalvelut Opetuspalvelujen yksiköt tarkentavat syksyn ja samalla koko lukuvuoden oppilasmäärät heti lukuvuoden käynnistyttyä. Samanaikaisesti ilmoitetaan valvonta-aterioiden ja toimintapäivien määrät. 1-5 henkilön (esimerkiksi kokousvieraat) satunnaisia läsnäoloja ei tarvitse tilata palveluntuottajalta etukäteen. Ruokailijoilta laskutetaan voimassa oleva henkilöstöaterian hinta. Erityisruokavaliot ilmoitetaan lomakkeella, jonka allekirjoittaa oppilas huoltajineen, terveydenhoitaja, lääkäri tai ravitsemusterapeutti. Rehtorit huolehtivat lomakkeiden jakelusta oppilaille lukuvuoden alussa. Erityisruokavalioiden prosessi sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Ostaja toimittaa koulukohtaisesti lukukauden alussa sähköisessä muodossa asiakasluettelon, johon palveluntuottaja merkitsee erityisruokavalioasiakkaat luokittain. Erityisruokavalioasiakkaiden luettelo toimitetaan rehtoreille tiedoksi. Ostaja/asiakas ilmoittaa keittiölle, jos erityisruokavalioasiakkaiden luetteloon tulee muutoksia lukukauden aikana. Mikäli erityisruokavalioateriaa ei noudeta kolmen (3) viikon aikana (palveluntuottajalla on oikeus laskuttaa tuo kolme (3) viikkoa), ateriatilaus perutaan pysyvästi ja muutetaan normaaliksi koululounaaksi. Mahdolliset ruokapalvelun muutokset runkotilauksiin tehdään erilliselle lomakkeelle (laskutuksen peruste), joka toimitetaan palveluntuottajalle kaksi (2) viikkoa ennen muutosta. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 16 (32) Ikäihmisten palvelut Ikäihmisten palvelujen yksiköt toimittavat yksiköittäin kuukausittain pysyvän asiakasluettelon, jossa huomioidaan erityisruokavaliot. Ostaja ylläpitää asiakasluetteloa ja ilmoittaa asiakasmäärän muutokset sähköpostitse. Henkilömuutokset ruokailijamäärissä ilmoitetaan palveluntuottajalle keskiviikkona (laskutuksen peruste), seuraavan viikon ruokatilauksen yhteydessä, jotta asiakaskohtainen erityisruokavalio tulee huomioitua. Muutosten ollessa äkillisiä tieto voidaan ilmoittaa vielä edellisenä päivänä. TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 17 (32) LIITE 3 PROSESSI- JA KUSTANNUSVASTUUTAULUKKO KUSTANNUSVASTUUTAULUKKO TILAAJA TUOTTAJA 31.1.2012 Hämeenlinnan kaupunki, tilaajapalvelut Tilaajan ja tuottajan vastuut käyttökustannuksista, toimitiloista ja investoinneista YKSIKÖT: palvelun määrittäminen asiakasmäärien mukaiset tilaukset ateriasisältösuunnittelu ruokalistasuunnittelu ja ravintoarvolaskelmat keittiö ja ruokasalitilojen suunnittelu ateriakuljetukset Kuljetukset yleinen palautejärjestelmä Sopimuslaatu-, ympäristö ja turvallisuusohjeet yhteistyö omavalvonta laadunvalvonta tilavuokra: keittiö Tilat: keittiö tuotantokeittiöiden laitteet ja kalusteet, kylmiöt laitteineen, laitehuolto ja korjaukset palvelukeittiöiden laitteet ja kalusteet, kylmiöt laitteineen, laitehuolto ja korjaukset vesi, sähkö ( sis.vuokraan) kunnossapito(sis. vuokraan) (rakennukset, kiinteät rakenteet) jätehuolto ( sis. vuokraan) avaimet ja kulkuluvat tilavuokra: ruokasali Tilat: ruokasali tuolit ja pöydät jakelulinjastot pöytä- ja lautasliinat verhot ruokailutiloissa ruokasalin koristelu, kukat tms. ruokasalin laitteet, laitehuolto ja korjaukset Siivous: ruokasalit: kalusteet päivittäin Siivous: ruokasalit: esim.lattiat päivittäin, ikkunat tilojen vuokraus ulos (siivous) Koneet, välineet, tuotanto-, palvelu- ja jakelukeittiöiden keittiölaitteet (kiinteät) sekä kylmiöt laitteineen kalusto ruoanvalmistusastiat ja työvälineet palvelukeittiön ruokailuastiat - ja välineet, aterimet jakelukeittiön ruokailuastiat - ja välineet, aterimet ruuankuljetusastiat tasovaunut, astioiden palautusvaunut lämpövaunut siivousvälineet puhelin, modeemi IT-laitteet ja atk- laitteet ohjelmistot uudet atk-asennukset ja kaapeloinnit ym. atk- ohjelmistot elintarvikkeet Hankinnat astianpesu- ja puhdistusaineet roskapussit ja jätesäkit saniteettitarvikkeet- ja paperit henkilöstökustannukset Henkilöstö Suunnittelu kuka vastaa käyttökustannuksista kuka vastaa hankinnoista Palvelun- Tilaaja Palvelun Tilaaja-asiakas, Linnan palvelualue, Tilapalveluttuottaja tuottaja palveluyksikkö liikelaitos (esim. koulu ja päiväkoti) x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 18 (32) LIITE 4 YKSIKÖT Kalvolan alue Asiakasmäärät voivat muuttua, joten alla tai muualla tarjouspyynnössä liitteineen ilmoitetut asiakasmäärät eivät sido ostajaa. Arviot (eivät sido ostajaa) toteumasta: - varhaiskasvatus: aamupala 70 % asiakasmäärästä, lounas 95 % asiakasmäärästä, välipala 80 % asiakasmäärästä - opetuspalvelut: 98 % asiakasmäärästä - ikäihmisten palvelut: 100 % asiakasmäärästä Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa hintavertailussa käytettävät asiakasmäärät ovat vain hintavertailua varten. KALVOLA Ruokapalvelut katuosoite postiosoite keittiötyyppi Iittalan varhaiskasvatuskeskus, päiväkoti Peukaloinen Päiväkotilapsen ruokailu 0-2 v Päiväkotilapsen ruokailu 3-6 v Henkilökunnan ruokailu Päiväkotiryhmä Vilkkilä Päiväkotilapsen ruokailu 1-6 v Henkilökunnan ruokailu Päiväkotiryhmä, vuorohoito, ryhmis Peipposet Päiväkotilapsen ruokailu 0-6 v Peipposet Henkilökunnan ruokailu Päiväkotiryhmä,Haikarat Päiväkotilapsen ruokailu 1-6 v Henkilökunnan ruokailu Iittalan koulu Peruskoululaiset 1-6 lk. Peruskoululaiset 7-9 lk. Henkilökunnan ruokailu, valvonta-ateriat Palvelukoti Koivurinne Pitkäaikaishoiva, Franssila, Solaris Tehostettu palveluasuminen, Kanttarelli, Aalto Tuettu palveluasuminen, Keikkala Päivätoimintakeskus Henkilökunnan ruokailu Nordstedtintie 2 14500 IITTALA palvelukeittiö ASIAKASMÄÄRÄ YHTEENSÄ asiakasmäärät 10 72 7 Antintie 1 14500 IITTALA jakelukeittiö 15 1 Nordstedtintie 4 14500 IITTALA palvelukeittiö 14 0 Hallintotie 2 B as 1 14500 IITTALA jakelukeittiö 8 2 Hollaajantie 2 14500 IITTALA valmistuskeittiö 193 126 10 Iittalantie 404 14500 IITTALA palvelu- /valmistuskeittiö 22 16 9 17 10 532 Palveluntuottajan muu liiketoiminta ko. tiloissa Palveluntuottajalla on oikeus harjoittaa muuta liiketoimintaa ko. tiloissa, mikäli palveluntuottajalla on käytössään ylimääräistä resurssia ja kapasiteettia ja mikäli muu liiketoiminta ei haittaa tämän hankinnan kohteena olevaa toimintaa. Palveluntuottaja on muun liiketoiminnan osalta velvollinen maksamaan ostajalle puolivuosittain summan, joka on 15 % palveluntuottajan ko. tiloissa tapahtuvan muun liiketoiminnan arvonlisäverottomasta liikevaihdosta. TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 19 (32) Rengon alue Asiakasmäärät voivat muuttua, joten alla tai muualla tarjouspyynnössä liitteineen ilmoitetut asiakasmäärät eivät sido ostajaa. Arviot (eivät sido ostajaa) toteumasta: - varhaiskasvatus: aamupala 70 % asiakasmäärästä, lounas 95 % asiakasmäärästä, välipala 80 % asiakasmäärästä - opetuspalvelut: 98 % asiakasmäärästä - ikäihmisten palvelut: 100 % asiakasmäärästä Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa hintavertailussa käytettävät asiakasmäärät ovat vain hintavertailua varten. RENKO Ruokapalvelut katuosoite postiosoite keittiötyyppi Rengon varhaiskasvatuskeskus, päiväkoti Aurinkopiha Päiväkotilapsen ruokailu 0-2 v Päiväkotilapsen ruokailu 3-6 v Henkilökunnan ruokailu Kirkonseudun koulu Peruskoululaiset Henkilökunnan ruokailu Palvelukoti Raitaharju Pitkäaikaishoiva, Tuettu palveluasuminen, vanhustentalo Henkilökunnan ruokailu Rengonraitti 42 14300 RENKO valmistuskeittiö ASIAKASMÄÄRÄ YHTEENSÄ asiakasmäärät 12 67 13 Urheilutie 2 14300 RENKO palvelukeittiö 169 11 Rengonraitti 21 D 14300 RENKO palvelu-/valmistuskeittiö 31 4 307 Palveluntuottajan muu liiketoiminta ko. tiloissa Palveluntuottajalla on oikeus harjoittaa muuta liiketoimintaa ko. tiloissa, mikäli palveluntuottajalla on käytössään ylimääräistä resurssia ja kapasiteettia ja mikäli muu liiketoiminta ei haittaa tämän hankinnan kohteena olevaa toimintaa. Palveluntuottaja on muun liiketoiminnan osalta velvollinen maksamaan ostajalle puolivuosittain summan, joka on 15 % palveluntuottajan ko. tiloissa tapahtuvan muun liiketoiminnan arvonlisäverottomasta liikevaihdosta. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 20 (32) LIITE 5 RAPORTOINTI Palveluntuottajan tulee toimittaa seuraavat raportit ostajalle veloituksetta (muualla tarjouspyynnössä liitteineen vaadittujen raporttien lisäksi): - kuukausittain koulujen palvelukeittiöissä toteutuneet asiakasmäärät yksikkökohtaisesti (esimerkiksi tarjottimien tai lautasten laskeminen) - kuukausittain ruokalistakierron mukaisesti laadunarviointitulokset (ravitsemuksen laatu ja kustannusyhteenvedot ruokalistatasolla, toteutuneen ruokalistan vertaaminen suosituksiin) - kuukausittain palveluntuottajan ruokapalveluja koskeva sähköinen palaute - kuukausittain tiloissa tapahtuvan palveluntuottajan muun liiketoiminnan liikevaihdon - kolmannesvuosittain tilaajapäälliköille kokonaismyynnit alueellisilta organisaatiotasoilta - kolmannesvuosittain jatkuvan palautteen kerääminen ja analysointi - kolmannesvuosittain raaka-aineiden osuus, kuljetusten osuus ja muiden tekijöiden osuus laskutuksesta - kaksi kertaa vuodessa (kesä- ja joulukuussa) biojätehävikkien laadunarviointitulokset (tarjoiluhävikki, lautastähde ja kouluilla myös asiakashävikki) - vuosittain ympäristöohjelman mukaiset raportit Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 21 (32) LIITE 6 KEITTIÖLAITELUETTELOT Keittiölaiteluettelot ovat erillisessä tiedostossa, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Sopimuskauden alkaessa tehdään/teetetään ostajan ja/tai Hämeenlinnan kaupungin Linnan Tilapalvelut -liikelaitoksen toimesta kuntoarvio keittiölaitteista ja tiloista, joka uusitaan sopimuskauden päättyessä. Jos sopimuskauden aikana ilmenee tai sopimuskauden päättyessä tehdyssä/teetetyssä kuntoarviossa ilmenee, että keittiölaitteet tai tilat ovat kuluneet normaalia kulumista enemmän (esimerkiksi laitteita on käytetty niiden käyttöohjeiden vastaisesti tai laitteita/tiloja on tahallisesti rikottu), on palveluntuottaja velvollinen korvaamaan Linnan Tilapalvelut -liikelaitokselle tarvittavat korjaus/uusimiskustannukset. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 22 (32) LIITE 7 MUUT TIEDOT HANKINNASTA Palveluntuottaja ottaa kokonaisvastuun tiloissa tapahtuvasta palvelutoiminnasta ja sitoutuu jatkuvaan kehittämiseen, lähtökohtana ostajan tarpeet ja asiakastyytyväisyys. Ruokapalveluja tilataan tarpeen mukaan, eikä ostajalla ole määräostovelvoitetta. Palveluntuottaja varmistaa, että palvelua on suorittamassa riittävästi ammattitaitoista ja riittävän pätevyyden omaavaa henkilöstöä. Palveluntuottajan on kaikin kohtuudella käytettävissä olevin keinoin vältettävä sellaisia palveluhenkilöstön vaihdoksia, joilla voi olla vaikutusta palvelujen laatuun tai palvelutasoon. Palveluntuottaja käyttää palvelujen suorittamiseen soveltuvan pätevyyden ja kokemuksen omaavia henkilöitä. Palveluntuottajan on viivytyksettä ja veloituksetta vaihdettava palveluhenkilöstönsä, jolta ostajan perustellun näkemyksen mukaan puuttuu riittävä ammattitaito tai joka muutoin ei ole sopiva kyseiseen tehtävään. Palveluntuottaja varmistaa, että työssä käytettävät materiaalit ja työvälineet ovat tarkoituksenmukaisia ja että ne täyttävät työturvallisuudelle asetetut vaatimukset. Palveluntuottaja vastaa siitä, että työssä noudatetaan voimassa olevia työntekijöiden suojaamista koskevia säädöksiä ja viranomaisten antamia määräyksiä. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan koulujen ruokalistat säännöllisesti paikallisille tiedotusvälineille. Tämä asia käydään tarkemmin läpi sopimusneuvotteluissa. Aterioiden kuljetukset sovittuihin toimituspisteisiin kuuluvat palveluntuottajalle. Palveluntuottaja on velvollinen järjestämään asiakastyytyväisyyskyselyn kohteiden ruokailijoille vähintään joka vuosi sekä kokoamaan asiakastyytyväisyyskyselyn vastaukset yhteen ja raportoimaan tulokset sekä sähköisessä muodossa että suullisesti erikseen järjestettävässä palaverissa ostajalle. Sopimuksen alkaessa ja päättyessä ostaja ja palveluntuottaja tarkistavat yhdessä kiinteistön, koneet ja irtaimiston yms. Uusien koneiden ja irtaimiston yms. hankinnasta vastataan tämän tarjouspyynnön liitteen numero 3 mukaisesti. Palveluntuottajan on varauduttava korvaaviin tuotteisiin sähkökatkojen tms. palveluntuottajasta ja sen alihankkijoista riippumattomien poikkeustilanteiden varalta (jotain tarjottavaa on aina oltava). Päiväkerhotoiminnasta vastaa ulkopuolinen taho, jolla on tarvittaessa oikeus käyttää palveluntuottajan tuottamaa ruokapalvelua välipalahinnan mukaisesti. EU:n koulumaitotuki Tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa on omat hintakohdat koskien EU:n koulumaitotuen edellyttämän kirjanpidon hoitamista ja toimittamista säännöllisesti Hämeenlinnan kaupungille. Tähän liittyen laskutus tapahtuu jälkikäteen kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa (tammi-heinäkuu ja elo-joulukuu); laskuissa on mainittava kohdejakso sekä veloitushinta. Palveluntuottaja on velvollinen pitämään EU:n koulumaitotuen edellyttämää kirjanpitoa ja toimittamaan kirjanpidon säännöllisesti Hämeenlinnan kaupungille. Koulumaitotuen hakemisesta vastaa Hämeenlinnan kaupunki. Tarjoaja on velvollinen perehtymään Maaseutuviraston koulumaitotuen hakuoppaaseen. Maaseutuviraston koulumaitotuen hakuopas: www.mavi.fi | www.mavi.fi/fi/index/markkinatuet/koulumaitotuki.html Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 23 (32) EU:n koulumaitotuen osalta palveluntuottajalle kuuluvat seuraavat tehtävät: - Laskea EU-koulumaitotukeen oikeuttavat tuotteet kuormakirjoista - Täyttää Maaseutuviraston (Mavin) ohjeistuksen mukaisesti yksikkökohtaiset koontilomakkeet - Täyttää kaikista yksiköistä tuen tilityskausittain yhteisen hakulomakkeen - Toimittaa hakulomakkeen Hämeenlinnan kaupungille elokuun ja tammikuun loppuun mennessä EU:n koulumaitotuen osalta Hämeenlinnan kaupungille kuuluvat seuraavat tehtävät: - Rekisteröityä EU-koulumaitotuen hakijaksi - Toimittaa yksiköiden rekisterinumerot palveluntuottajalle - Toimittaa yksiköiden toimintapäivät ja henkilömäärät Henkilöstöruokailu ja valvonta-ateriat Henkilöstöruokailun ja valvonta-aterioiden osalta periaate on se, että henkilöstöruokailusta ja valvonta-aterioista laaditaan erillinen sopimus valitun palveluntuottajan ja Hämeenlinnan kaupungin henkilöstöhallinnon kesken. Valvonta-aterioiden lista (laskutuksen peruste), joka toimitetaan keittiöille, on sama lista kuin joka toimitetaan palkkahallintoon. Valvonta-aterialla tarkoitetaan koulun, päiväkodin tai vastaavan laitoksen henkilökunnan oppilaiden tai hoidettavien ruokailun valvonnan yhteydessä saamaa ravintoetua. Kyseisen ravintoedun arvo 2012 on Verohallinnon päätöksen luontoiseduista mukaan 3,36 euroa ateriaa kohden (tieto 28.11.2011). Vakuutukset Palveluntuottajalla on koko sopimuskauden ajan voimassaoleva vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin nähden ja joka kattaa hankinnan kohteena olevassa työssä ostajalle, kolmannelle osapuolelle taikka ostajan omaisuudelle tai kolmannen osapuolen omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Palveluntuottaja huolehtii myös muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Palveluntuottaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista ja oman omaisuutensa vakuuttamisesta. Palveluntuottaja on vastuussa myös siitä, että sen mahdollisesti käyttämillä alihankkijoilla on kunnossa vastaavat asiat. Palveluntuottajan vastuut Muualla tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen vastuiden lisäksi. Palveluntuottajan vastuut työnantajana: - palveluntuottaja vastaa työnantajana omasta henkilökunnastaan ja siitä, että henkilökunta noudattaa sovittuja laatu- ja muita vaatimuksia - palveluntuottaja on työntekijöiden työnantaja ja vastaa kaikista työnantajalle kuuluvista velvoitteista työntekijään nähden - palveluntuottaja vastaa työntekijöiden työnantajana henkilöstönsä palvelussuhteen ehdoista, työsopimuksen solmimisesta sekä palvelussuhteen ehtoihin perehdyttämisestä - palveluntuottaja vastaa työntekijöidensä palkoista, lakisääteisistä vakuutuksista ja kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta loma- ja matkakorvaukset mukaan lukien - palveluntuottaja vastaa työntekijöiden alku- ja jatkoperehdytyksestä sekä sijaisten perehdyttämisestä - palveluntuottaja vastaa siitä, että työntekijä sitoutuu noudattamaan annettuja työohjeita sekä laatu- ja muita vaatimuksia - palveluntuottaja vastaa siitä, että henkilöstö käyttää kohteissa yhtenäistä työasua ja henkilökorttia - palveluntuottaja vastaa siitä, että palveluntuottajan koko henkilökunnalla on voimassaolevat hygieniapassit Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö - - TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 24 (32) kaikista työntekijöistä (myös mahdollisten alihankkijoiden työntekijöistä) on toimitettava rikostaustaselvitys (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002) palveluntuottaja vastaa siitä, että työntekijöillä on työtehtävien ja ostajan tarjouspyynnössä liitteineen edellyttämä koulutus, ammattitaito ja kokemus palveluntuottaja vastaa siitä, että työntekijöillä on työn vaatima riittävän hyvä suomen kielen taito palveluntuottaja vastaa sijaisjärjestelyistä mahdollisten sairaustapausten tai muiden yllättävien poissaolojen varalle palveluntuottaja vastaa henkilökuntansa puolesta ostajalle ja asiakkaille aiheutetuista vahingoista palveluntuottaja on ottanut ja pitää voimassa työntekijöilleen tapaturmavakuutukset, jotka kattavat mahdollisesta työtapaturmasta ja ammattitaudista aiheutuvat vahingot jos palveluntuottajalla on hankinnan kohteena olevassa työssä palveluksessaan ulkomaalainen työntekijä, on palveluntuottaja velvollinen pyydettäessä toimittamaan ostajan edustajalle ja tarvittaessa edelleen toimitettavaksi työntekijästä voimassaolevan työntekijän oleskeluluvan tai työ- ja elinkeinotoimiston hyväksyvän päätöksen mikäli työpaikalla syntyy epäselvyyttä siitä, onko palveluntuottaja maksanut palveluksessaan olleille työntekijöille alalla yleisesti sitovan työehtosopimuksen mukaista palkkaa tai ellei tällaista ole, työstä tavanomaisena ja kohtuullisena pidettävää palkkaa, ja muita työehtosopimuksen edellyttämiä korvauksia, on palveluntuottaja velvollinen esittämään palkan ja muiden korvausten maksusta asian selvittämiseksi tarvittavat luotettavat tositteet ostajalle Sopimuskauden alussa palveluntuottaja ilmoittaa palveluja suorittavan henkilöstönsä yksiköiden vastuuhenkilöille. Mikäli palvelua suorittavalle henkilöstölle tarvitaan sijaisia sairauden, loman tai muun vastaavan seikan johdosta, tulee palveluntuottajan asiasta tiedon saatuaan viipymättä ilmoittaa sijaisen nimi ja arvioitu sijaisuuden kesto yksikön vastuuhenkilölle sähköpostitse. Muut palveluntuottajan vastuut: - palveluntuottaja palauttaa avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä ostajan nimeämälle yhteyshenkilölle/nimeämille yhteyshenkilöille - mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on palveluntuottaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset - palveluntuottaja ei hyödynnä ostajan luovuttamia tietoja muuhun tarkoitukseen - palveluntuottaja sitoutuu osallistumaan ostajan ja palveluntuottajan välillä toimiviin yhteistyöryhmiin - palveluntuottaja vastaa lain vaatimukset täyttävän omavalvontasuunnitelman järjestämisestä - palveluntuottaja sitoutuu toiminnassaan energiaa säästäviin toimintamalleihin sekä omalta osaltaan lajittelee syntyvät jätteet ja sitoutuu käyttämiensä tuotantomenetelmien sekä pesu- ja puhdistusaineiden ympäristöhaittojen minimointiin - palveluntuottaja suunnittelee palvelun tuottamisen tarjouspyynnössä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen mainittujen vaatimusten mukaisesti - palveluntuottaja hankkii palvelutuotannon vaatimat tuotantotekijät, esimerkiksi raaka-aineet ja työvälineet, sekä vastaa niistä aiheutuvista kustannuksista - palveluntuottaja hoitaa sopimuskauden aikana käyttöönsä saamaa ostajan omaisuutta huolellisesti ja palauttaa sen sopimuskauden päätyttyä hyvässä kunnossa, ottaen kuitenkin huomioon luonnollisen kulumisen - palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelun suorittamisessa noudatetaan toiminnassa vallitsevia turvallisuus-, kulunvalvonta- ja työturvallisuusohjeistuksia - palveluntuottaja vastaa siitä, että poikkeamista ilmoitetaan ostajalle välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutukset voidaan minimoida - palveluntuottaja toimii siten kuin aiempaa kokemusta ravintolapalvelujen hoitoon perehtyneeltä palveluntuottajalta voidaan edellyttää Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 25 (32) Lähiruoan määritelmä Lähiruokatyöryhmän määritelmän mukaan (YTR 6/2000) lähiruoka on ruoantuotantoa ja kulutusta, joka käyttää oman alueensa raaka-aineita ja tuotantopanoksia edistäen oman alueensa taloutta ja työllisyyttä. Lähiruokaa eivät pelkästään rajaa kunnan tai maakunnan rajat, vaan ajattelun periaatteena on tuoreus, turvallisuus, joustavuus sekä tarpeeseen perustuva oikea määrä ja laatu (esimerkiksi pakkaukset ovat juuri tarpeeseen sopivat, jalostusaste on käyttötarkoitukseen sopiva ja tuotteiden laatu säilyy kuljetusten ja varastoinnin ajan). Luomuruoan määritelmä Luomu tarkoittaa luonnonmukaista. Virallisesti luomulla tarkoitetaan valvottua ja sovittuihin tuotantomenetelmiin sitoutunutta kasvinviljelyä, kotieläintuotantoa sekä elintarvikkeiden jalostusta ja markkinointia. Luomuelintarvikkeiden koko tuotantoketju perustuu luonnonmukaisiin ja ympäristöä säästäviin valintoihin. Tuotantotapa ulottuu pellolta aina valmiisiin elintarvikkeisiin asti. Luomuruoan hankinnassa tulee noudattaa lähiruoan periaatteita, esimerkiksi Kiinasta tuotua sipulia ei lasketa tässä hankinnassa luomuruoaksi. Luomuruoan osalta on huomioitava ympäristöasiat (mm. hiilijalanjälki). Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 26 (32) LIITE 8 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat täyttävät Lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) 5 §:n mukaiset perusteet. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys siitä, että tarjoajayritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. - Kohtien 2, 3 ja 4 mukaiset selvitykset, otteet ja todistukset on pyydettäessä toimitettava (myös mahdollisten alihankkijoiden osalta) ostajalle ennen sopimuksen allekirjoittamista. - Kohtien 2, 3 ja 4 mukaiset selvitykset, otteet ja todistukset on pyydettäessä toimitettava (myös mahdollisten alihankkijoiden osalta) sopimusaikana ostajalle kerran kalenterivuodessa. 5. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayrityksen kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta vähintään toisen liikevoiton on oltava positiivinen. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. 6. Tarjoajalla on vuosilta 2009–2011 vähintään yksi (1) vastaavanlainen referenssi. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohde ja referenssikohteen yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen. - Vastaavanlaiseksi referenssiksi katsotaan ruokapalvelujen tuottaminen siten, että ruokapalveluja on tuotettu saman asiakkaan kohdalla päiväkoteihin, kouluihin ja vanhainkoteihin vähintään kahden (2) vuoden ajan. 7. Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaksi esimieheksi viimeistään sopimuskauden alkaessa nimettävällä henkilöllä on riittävä ammattitaito. Palvelusta vastaavia esimiehiä voi olla yksi tai kaksi (toinen vastaa Kalvolan alueesta ja toinen vastaa Rengon alueesta). Tarjouksen liitteenä on toimitettava esimieheksi nimettävän henkilön ansioluettelo/esimiehiksi nimettävien henkilöiden ansioluettelot, josta/joista ilmenee riittävän ammattitaidon vaatimuksen täyttyminen, tai allekirjoitettu sitoumus siitä, että viimeistään sopimuskauden alkaessa esimieheksi nimettävällä henkilöllä/esimiehiksi nimettävillä henkilöillä on vaadittu riittävä ammattitaito. - Riittäväksi ammattitaidoksi katsotaan soveltuva ravitsemusalan tutkinto ja vähintään kolmen (3) vuoden kokemus suurtalousalan työnjohtotehtävistä TAI vähintään kuuden (6) vuoden kokemus suurtalousalan työnjohtotehtävistä. Soveltuvan tutkinnon vähimmäisvaatimus on restonomin tutkinto/suurtalousesimiehen erikoisammattitutkinto. 8. Tarjoaja sitoutuu siihen, että kaikkien aterioiden ravitsemuksellinen laatutaso täyttyy ja että ateriasisältö vastaa kullekin asiakasryhmälle asetettuja ravitsemussuosituksia asiakkaiden yksilölliset tarpeet (erityisruokavaliot ja eettiset ruokavaliot) huomioon ottaen. Ks. ravitsemussuositukset tarjouspyynnön liitteestä numero 1. Pyydettäessä tarjoajan on toimitettava yhden (1) viikon sisällä ravintoarvolaskelmat ruokalistoista. Tarjouksen liitteenä on toimitettava kuuden (6) viikon kiertävä ruokalistamalli jaoteltuna seuraavasti: - kuuden (6) viikon kiertävä ruokalistamalli varhaiskasvatuksen osalta - kuuden (6) viikon kiertävä ruokalistamalli opetuspalvelujen osalta - kuuden (6) viikon kiertävä ruokalistamalli ikäihmisten palvelujen osalta 9. Kaikilla hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavilla työntekijöillä on hygieniapassi. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 27 (32) 10. Kaikki hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavat työntekijät ovat suorittaneet ravitsemusalan/suurtalousalan tutkinnon. 11. Tarjoajalla on hyväksytty omavalvontaohjelma. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys tarjoajan hyväksytystä omavalvontaohjelmasta. 12. Tarjoajalla on käytössään laatujärjestelmä/-menetelmä toimintansa laadun varmistamiseksi. 13. Tarjoajalla on suunnitelma tuoteturvallisuudesta, eli esimerkiksi siitä, kuinka aterioiden takaisinveto toteutetaan. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajan suunnitelma tuoteturvallisuudesta. 14. Tarjoaja ottaa toiminnassaan huomioon ympäristöasiat ja edistää kestävää kehitystä sekä tarjoajalla on ympäristöohjelma. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys siitä, kuinka tarjoaja ottaa toiminnassaan huomioon ympäristöasiat ja edistää kestävää kehitystä (esimerkiksi kierrätys, ympäristöystävälliset materiaalit, henkilöstön työvaatteiden ja niiden pesun ympäristötekijät sekä kuljetusten ympäristöystävällisyys), sekä selvitys tarjoajan ympäristöohjelmasta. 15. Tarjoajalla on vastuuvakuutus. Tarjouksen liitteenä on toimitettava vakuutusyhtiön todistus, josta ilmenee tarjoajayrityksen voimassa olevan vastuuvakuutuksen suuruus. 16. Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavalla henkilöstöllä ei saa olla rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Työntekijöinä kohteissa voivat toimia vain sellaiset henkilöt, joilla ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa. Tarjoaja vastaa siitä, että työntekijöiden (mukaan luettuna vastaava esimies) rikostausta selvitetään ja että kohteissa ei käytetä henkilöitä, jotka rikostaustansa vuoksi eivät saa työskennellä lasten kanssa (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002). Hyväksytyn tarjouksen tehneen tarjoajan vastuulla on vaatia nähtäväkseen rikosrekisterin ote työntekijöiltä, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja. - Ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjoajan toimivaltaisen henkilön on allekirjoitettava vakuutus (tilaaja laatii vakuutuspohjan) siitä, että tarjoaja on nähnyt rikosrekisterin otteen kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja, ja että työntekijöillä ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa, ja että tarjoaja vaatii nähtäväkseen rikosrekisterin otteen kaikilta uusilta työntekijöiltä (myös sijaiset) koskien koko sopimuskautta. Tilaajalla on oikeus vaatia tarjoajalta vastaavaa vakuutusta myös sopimuskauden aikana. o Vastaavan vakuutuksen allekirjoittaminen koskee kaikkia hankinnan kohteena olevia palveluja hoitavia alihankkijoita (mukaan luettuna kuljetusyritykset). 17. Tarjoaja on sitoutunut noudattamaan toiminnassaan Suomen työturvallisuuslainsäädäntöä, -määräyksiä ja ohjeita sekä Suomen työlainsäädäntöä ja työsopimusehtoja. 18. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 19. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. Lisäksi kaikilla hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavilla työntekijöillä on asianmukainen suomen kielen suullinen (asiakaspalvelu) ja kirjallinen (kirjalliset ohjeet osattava lukea siten, että ohjeet tulevat ymmärretyiksi) taito. Ostajalla on oikeus haastatella puhelimitse työntekijät ennen sopimuksen allekirjoittamista ja myös sopimusaikana (koskee lähinnä yksittäisiä tapauksia); työntekijä, jonka suomen kielen suullinen tai kirjallinen taito ei ole ostajan mielestä asianmukainen, on vaihdettava työntekijään, jolla on asianmukainen suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. 20. Tarjoaja sitoutuu tuottamaan ruokapalvelut myös poikkeusoloissa. Tarjoajalla on oltava toiminnan alkaessa valmiussuunnitteluohjeet kohteisiin. Tarjoaja on tietoinen siitä, että valmiuslain (1080/1991) kuvaamissa poikkeusoloissa ostajan rooli varautumisessa on keskeinen, koska peruspalvelujen ja muiden yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen järjestäminen on normaalioloissakin erityisesti kuntien vastuulla. Tämä edellyttää ostajan ja palveluntuottajan yhteistyötä ja toimien yhteensovittamista kaikissa tilanteissa. Palveluntuottaja sitoutuu etukäteisvalmisteluin sekä muin toimenpitein varautumaan valmiuslain 2 §:ssä määriteltyihin poikkeusoloihin sekä muihin vaikutukseltaan vastaaviin vakaviin häiriötilanteisiin. 21. Tarjoajan on osallistuttava kohteissa järjestettäviin esittelytilaisuuksiin (ks. tarjouspyynnön HANKINNAN KOHDE -kohta). TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 28 (32) LIITE 9 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Hinta Palvelukyky Toiminnan ympäristöystävällisyys YHTEENSÄ Painoarvo 60 % 30 % 10 % 100 % Pistemäärä 0 – 60 pistettä 0 – 30 pistettä 0 – 10 pistettä 0 – 100 pistettä Hinta Edullisin hinta saa vertailussa 60 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 60 pistettä. Palvelukyky Palvelukyvyn osalta arvioidaan toimintavarmuutta, asiakastyytyväisyyden mittaamista ja reklamaatioiden käsittelyä, henkilöstön ammattitaidon ylläpitoa ja perehdyttämistä sekä ruokailutottumusten opettamista. Toimintavarmuuden osalta arvioidaan palvelun toimintavarmuuden varmistamista palvelun jokaisena tuotantopäivänä seuraavien tekijöiden perusteella: - Elintarvikkeiden saatavuus - Kuljetusten toimivuus - Riittävän hygienia- ja puhtaustason ylläpito - Henkilöstön sairaus- ja muut äkilliset poissaolot - Alihankkijoiden toiminta Toimintavarmuuden osalta arvostetaan em. kohtiin liittyen monipuolista ja järjestelmällistä varautumista erilaisiin poikkeustilanteisiin ja poikkeamiin sekä sitä, että poikkeustilanteessa tai poikkeaman ilmetessä ostajalle tuotettavalle ruokapalvelulle aiheutuu mahdollisimman vähän haittaa ja häiriöitä. Parhaaksi arvioitu toimintavarmuus saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimintavarmuuteen. Asiakastyytyväisyyden mittaamisen ja reklamaatioiden käsittelyn osalta arvioidaan seuraavia tekijöitä: - Asiakastyytyväisyyden mittaamiseen käytettävät mittarit ja työkalut - Palvelun kehittäminen asiakastyytyväisyyskyselyn tulosten perusteella - Käytettävä asiakaspalautejärjestelmä (mahdollisuus antaa palautetta päivittäin) - Palvelun kehittäminen asiakaspalautteen perusteella - Reklamointikanavat - Reklamaatioprosessit Asiakastyytyväisyyden mittaamisen ja reklamaatioiden käsittelyn osalta arvostetaan em. kohtiin liittyen monipuolista ja järjestelmällistä asiakastyytyväisyyden mittaamista, monipuolista ja järjestelmällistä palvelun kehittämistä asiakkailta saadun informaation perusteella, asiakkaan kannalta helppokäyttöistä asiakaspalautejärjestelmää, asiakaspalautejärjestelmään tulleen palautteen tiheää raportointia ostajalle, monipuolisia reklamointikanavia sekä järjestelmällisiä ja nopeita reklamaatioprosesseja. Parhaaksi arvioitu asiakastyytyväisyyden mittaaminen ja reklamaatioiden käsittely saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun asiakastyytyväisyyden mittaamiseen ja reklamaatioiden käsittelyyn. TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 29 (32) Henkilöstön (hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaava henkilöstö) ammattitaidon ylläpidon ja perehdyttämisen osalta arvioidaan seuraavia tekijöitä: - Henkilöstön ammatillisen koulutuksen koulutuspäivien lukumäärä vuodessa - Henkilöstön työajan ulkopuolella tapahtuvan kouluttautumisen tukeminen - Henkilöstön perehdyttäminen työkohteeseen Henkilöstön ammattitaidon ylläpidon ja perehdyttämisen osalta arvostetaan em. kohtiin liittyen suurta ammatillisen koulutuksen koulutuspäivien lukumäärää vuodessa, monipuolista ja järjestelmällistä työajan ulkopuolella tapahtuvan kouluttautumisen tukemista sekä monipuolista ja järjestelmällistä perehdyttämistä työkohteeseen. Parhaaksi arvioitu henkilöstön ammattitaidon ylläpito ja perehdyttäminen saa vertailussa kuusi (6) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun henkilöstön ammattitaidon ylläpitoon ja perehdyttämiseen. Ruokailutottumusten opettamisen osalta arvioidaan sitä, kuinka toimivana tarjoajan tapaa opettaa ruokailutottumuksia asiakkaille pidetään (toisin sanoen sitä, kuinka todennäköistä on, että tarjoajan opetustapa tuottaa sellaisia tuloksia, että asiakkaat oppivat hyvät ruokailutottumukset). Opetustavan osalta tarjoajan on huomioitava selvityksessään ainakin ruokailun sujuvuus, ruokailuopetuksen järjestäminen (valvonta, ohjaus, yhdessä ruokailu, tms.) ja ruokailun ilmapiiri/kulttuuri. Parhaaksi arvioitu ruokailutottumusten opettaminen saa vertailussa neljä (4) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun ruokailutottumusten opettamiseen. Toiminnan ympäristöystävällisyys Toiminnan ympäristöystävällisyyden osalta arvioidaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoitettuja asioita. Toiminnan ympäristöystävällisyyden eri kohdista annettavat pisteet on ilmoitettu tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa. Toiminnan ympäristöystävällisyyden eri kohdista annetut pisteet lasketaan yhteen ja saatu summa jaetaan luvulla kolme (3), jolloin maksimipistemäärä toiminnan ympäristöystävällisyydestä on kymmenen (10) pistettä. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 30 (32) LIITE 10 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Niiden aterioiden osalta, joille ei ole tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa erillistä erityisruokavalion hintaa, tarjottaviin hintoihin sisältyvät myös erityisruokavaliot. KOULURUOKAILUSSA NOUDATETTAVA HINTARYHMITTELY Hintaryhmät: 1. Normaali (perus) hinta 2. Ruokavaliorajoite 3. Erikoisruokavalio Kriteerit: 1. Perus, vähälaktoosinen, kasvis ja diabetes ruokavaliot. Harvoin erikseen valmistettava. 2. n. 1 kerran viikossa erikseen valmistettava. Raaka-ainehinta ei ole kalliimpi kuin 1.ryhmän. Ei teetä työtä paljon 3. Lähes joka päivä erikseen valmistettava. Monta rajoitusta yhdellä ruokavaliolla ja tarvitaan erityistuotteita. Teettää paljon työtä. Hintaryhmä 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Perusruokavalio Diabetes Kasvis kala ja kana käy Kasvis kala käy Kasvis kana käy Kasvis, kala käy VL Kasvisruokavalio Kiivitön Maksaton Mango kielletty Vähälaktoosinen ruokavalio Alle 1-vuotias Henkilökunta- ja valvonta-ateriat: Gluteeniton henkilökunta Gluteeniton valvonta-ateria Henkilökunta-ateria Kalaton laktoositon valvonta-a Kalaton luontaisetuateria Kalaton valvonta-ateria Kasvis henkilökunta Kasvis luontaisetuateria Kasvis maidoton valvonta-ateri Kasvis valvonta-ateria Kasvis,kala käy henkilökunta Kasvis,kala käy valvonta-ateri Kasvis,kana ja kala käy luonta Kasvis,kana ja kala käy valvon Kasvis,kana käy henkilökunta Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Laktoositon henkilökunta Laktoositon luontaisetuateria Laktoositon ruokavalio Laktoositon valvonta-ateria Luontaisetuateria Maidoton henkilökunta Maidoton valvonta-ateria Pähkinätön luontaisetuateria Raaka omena ei sovi valvonta-a Soijaton valvonta-ateria Valvonta-ateria Vilja-allergia valvonta-ateria Vähälaktoosinen luontaisetuate Vähälaktoosinen valvonta-ateri Hintaryhmä 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Ananas ei sovi Banaaniton Herneetön Kala-allergia Kala-allergia laktoositon Kala-allergia VL Kala-herne ei sovi Kala-maksa kielletty Kala-palsternakka-selleri ei s Kasvis laktoositon Mansikaton Muna-allergia Muna-allergia VL Muna-soija-allergia Omenaton Palsternakka-selleri ei sovi Paprikaton Pähkinätön Raaka hedelmä ei sovi Raaka herne ei sovi Raaka lanttu ei sovi Raaka omena ei sovi Raaka omena ja päärynä ei sovi Raaka paprika ei sovi Raaka sitrus ei sovi Sianlihaton ruokavalio Sika-kana kielletty Sika-maksa kielletty Sitrushedelmätön Soijaton TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 31 (32) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Hintaryhmä 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 Curryton Gluteeniton maitoallergia Gluteeniton muna-maitoallergia Gluteeniton ruokavalio Gluteeniton, kaura käy Gluteeniton-munaton Hiivaton Kaaliton Kala-tomaatti ei sovi Kala-vilja-allergia Kasvis maidoton Kaura-ruis ei sovi Laktoositon ruokavalio Maitoallergia Maito-kala-allergia Maito-maksa-sika kielletty Maito-muna-allergia Maito-muna-kala-allergia Maito-muna-pippurit-allergia Maito-sika-veri kielletty Maito-soija-allergia Maito-soija-pippurit-allergia Maito-vilja-allergia Muna-kala-allergia Muna-vilja-allergia Oma lista Pippuriton Porkkana-omena-päärynä ei sovi Porkkanaton Raaka juures ja hedelmä ei sov Raaka porkkana ei sovi Raaka porkkana-omena-päärynä Raaka tomaatti ei sovi Rukiiton Sipuliton Sosemainen kalaton Sosemainen munaton Sosemainen Re ruokavalio Sosesalaatti Tomaatiton Vilja-allergia TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hämeenlinnan kaupungin Dnro KH 36/2010 32 (32)
© Copyright 2024