Aula- ja turvallisuuspalvelut Verkatehdas tarjouspyyntö 20120316
Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 1 (15) AULA- JA TURVALLISUUSPALVELUT Seutukeskus Oy Häme pyytää Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n (www.verkatehdas.fi) toimeksiannosta tarjoustanne aula- ja turvallisuuspalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on 9.7.2012–31.7.2015 + optio 1.8.2015–31.7.2017. Hankintakausi alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Seutukeskus Oy Hämeestä käytetään termejä tarjouksen pyytäjä/Seutukeskus. Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:stä käytetään termejä ostaja/tilaaja/Verkatehdas. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/toimittaja. Tarjouksen pyytäjällä/ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat aula- ja turvallisuuspalvelut. Palvelukuvaukset on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 1. Palvelut tilataan suoritettavaksi Verkatehtaan kiinteistöissä sekä alueella. Piirivartiointi on järjestetty erikseen, eikä se siten kuulu tämän tarjouskilpailun perusteella solmittavan sopimuksen piiriin. Aula- ja turvallisuuspalvelujen toimittajalta edellytetään voimassaolevaa vartioimisliikelupaa. Pidätetään oikeus hankkia valitulta toimittajalta myös muita kuin tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittuja aula- ja turvallisuuspalveluja, edellyttäen, että ne ovat hinnoittelultaan markkinahintoihin nähden samassa suhteessa kuin nyt annettavat tarjoushinnat. Pidätetään oikeus liittää (ilman erillistä tarjouskilpailua ja tämän tarjouskilpailun perusteella solmittavan sopimuksen hinnoin ja ehdoin) myöhemmin sopimukseen mukaan muita Verkatehtaan kiinteistöjen sekä alueen toimijoita. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on liitteen B palvelu. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 16.3.2012. Hankintapäätöksen jälkeen Verkatehdas tulee käymään valitun toimittajan kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 2 (15) Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana tiloissa ja niiden toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä toimittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen ostaja/tarjouksen pyytäjä tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on ostajalla/tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta. SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohte- Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 3 (15) lua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta/tarjouksen pyytäjältä korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Sopimus laaditaan ostajan/tarjouksen pyytäjän sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja valitun toimittajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoaja ei saa liittää tarjoukseensa mitään omia ehtoja tai oman alan sopimusehtoja. Sopimus tulee voimaan 9.7.2012 (kuitenkin aikaisintaan silloin, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus), ja päättyy aikaisintaan 31.7.2015 ja viimeistään 31.7.2017. Optiovuosien mahdollisesta käytöstä neuvotellaan erikseen ja niiden mahdollisesta käytöstä päätetään viimeistään 31.5.2015 mennessä. Ostaja pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes tämän hankinnan seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Osapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamis- Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 4 (15) ta on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen osapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan ohjeiden noudattamatta jättäminen, toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta tai toimittajan henkilökunnan tai alihankkijan suomen kielen taidon puute sellaisessa kohteessa, jossa se katsotaan turvallisuuden vuoksi tarpeelliseksi. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan turvallisuusja salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on ostajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on ostajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Mikäli tilaaja perustellusti katsoo, että kohteessa työskentelevä työntekijä ei sovellu kyseiseen työtehtävään tai ei suoriudu kyseisestä työstä, tulee toimittajan vaihtaa ko. henkilö toiseen työntekijään seuraavan työvuoron alusta. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, mikäli toinen sopimusosapuoli asetetaan konkurssiin tai selvitystilaan. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN JA ALIHANKINTA Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö on kuitenkin aina hyväksytettävä ostajalla kirjallisesti etukäteen. HINNAT JA HINNOITTELU Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 4). Hinnat on ilmoitettava euroina (€) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä tilaajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä. Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 5 (15) Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät 31.7.2015 saakka. Optiovuosien hinnoista neuvotellaan erikseen. Hintavaraumia ei hyväksytä. Tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Toimittajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Toimittaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. SALASSAPITOVELVOLLISUUS JA TIETOSUOJA Ostaja noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta sekä voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Sopimusosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopimusosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen käyttäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen, kun sopimus päättyy tai kun sopimusosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Ostajalla on oikeus luovuttaa aineisto sille, jolle ostajan tehtävät siirtyvät. Kummallakin sopimusosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopimusosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus kuukausittain jälkikäteen mielellään verkkolaskutuksena. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei ostajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 6 (15) SEURANTA JA REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY Toimittaja vastaa siitä, että tuotetut palvelut ovat laadukkaita sekä tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen mukaisia. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä, mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Toimittaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palvelun toimittajalta. Jos palvelu poikkeaa tarjouspyynnöstä liitteineen ja myöhemmin sopimuksessa liitteineen esitetystä, siinä on virhe. Jos palvelussa on virhe, ostajan tulee ilmoittaa virheestä toimittajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun virhe olisi tullut havaita. Jos palvelussa on virhe, toimittajan tulee korjata se viivytyksettä. Toimittaja voi vapautua vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu toimittajan vastuulla olevasta seikasta. Ostajalla on oikeus korjaamisen sijasta vaatia hinnanalennusta. Toimittaja sitoutuu aina tarvittaessa ja vähintään kaksi (2) kertaa kalenterivuodessa (puolivuosittain) osallistumaan ilman eri veloitusta seurantapalaveriin, johon osallistuvat Verkatehtaan edustajat sekä toimittajalta ainakin vastuunalainen myyjä ja palvelusta vastaava esimies. SANKTIOT Jos tarjouspyynnön liitteineen ehdot täyttävää henkilöstöä ei ole paikalla vähintään tilattua määrää tilauksen mukaisena aikana ja tilauksen mukaisessa paikassa, annetaan toimittajalle asiasta kirjallinen huomautus, eikä ostajalla ole velvollisuutta maksaa toimittajalle mitään puuttuvasta henkilöstöstä. Mikäli kirjallisia huomautuksia on annettu toimittajalle viisi kappaletta kalenterivuoden alusta laskien, niin ostajalla on oikeus sopimuksen välittömään yksipuoliseen purkamiseen. Jos tarjouspyynnön liitteineen ehdot täyttävän henkilöstön puuttuminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia ostajalle, on toimittaja aina velvollinen maksamaan ostajalle täysimääräisesti ostajalle aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Tällaisia kustannuksia voivat olla esimerkiksi puuttuvan henkilöstön korvaaminen hankkimalla henkilöstöä muulta toimittajalta sekä kuluttajille mahdollisesti maksetut hyvitykset, jotka ovat johtuneet nimenomaan henkilöstön puuttumisesta. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. Hankintapäätöksen perusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 3. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen ja sopimuksen tekee Verkatehdas. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 7 (15) TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään 28.3.2012 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä ”Kysymykset aula- ja turvallisuuspalveluista”. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 4). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt (sähköisten lomakkeiden osalta lomakkeet on allekirjoitettava ja skannattava allekirjoituksella/-kirjoituksilla varustettuna sähköiseen muotoon). VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä 17.4.2012 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITE Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. TARJOUSPYYNTÖ 2012 Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö 8 (15) Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä ”Tarjous aula- ja turvallisuuspalveluista”). sähköposti: [email protected] PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa 16.3.2012 SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta ____________________ Jussi Oksa hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 Palvelukuvaukset Soveltuvuusperusteet Hankintapäätösperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 9 (15) LIITE 1 PALVELUKUVAUKSET Tilaaja luovuttaa toimittajalle tarpeelliseksi katsomansa määrän (ainakin yksi avain vartija-vahtimestarille) avaimia kuittausta vastaan. Toimittajan on palautettava avaimet välittömästi sopimuksen päätyttyä tilaajan yhteyshenkilölle. Lisäksi tilaaja luovuttaa toimittajan henkilöstölle tarpeelliseksi katsomansa määrän avaimia käyttöön aina työvuoron ajaksi. Toimittajan henkilöstön on palautettava avaimet välittömästi työvuoron päätyttyä tilaajan yhteyshenkilölle. Mikäli kaikki avaimet eivät ole palautuneet määräajassa tai avaimia katoaa sopimuskauden aikana, on toimittaja velvollinen korvaamaan lukkojen uudesta sarjoituksesta aiheutuneet kustannukset. Vartija-vahtimestari (vuonna 2011 tilattu työaikaa noin 1 700 tuntia; tuntimäärä voi olla tulevaisuudessa enemmän tai vähemmän; ostaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn tuntimäärään) Työtehtävien oleellisena osana on ystävällinen asiakaspalveluhenkisyys. Vartija-vahtimestarin työ on monipuolista asiakaspalvelutyötä, joka ohjaa, neuvoo ja opastaa alueen vierailijoita sekä hoitaa mahdolliset häiriötilanteet. Vartijavahtimestari toimii joko vartijan tai järjestyksenvalvojan oikeuksilla tilanteesta/tilaisuudesta riippuen. Vartijavahtimestarin tunnuksista vastaa toimittaja (tunnisteliivit, tunnistelaatat) voimassaolevan asetuksen mukaisesti. Työ voi olla sisä- ja/tai ulkotyötä. Yleisen valvonnan ja asiakaspalvelun ohella työhön liittyy seuraavia tehtäviä: - hälytysvalvontajärjestelmien seuranta ja tarvittavien toimenpiteiden suorittaminen o paloilmoitin-, rikosilmoitin-, kulunvalvonta-, oviohjaus-, videovalvontajärjestelmät ja LVIS sekä henkilöhälytykset - mahdollisissa hätätilanteissa lisäavun hälyttäminen sekä osata aloittaa perusensiapu, evakuointi ja opastus - pääsylipuntarkastus- ja naulakkopalvelutehtävät, naulakkomaksun rahastus asiakkaalta sekä tilitys Verkatehtaan ohjeen mukaisesti - löytötavaroiden kirjaus sekä luovuttaminen - toimii kokous- ja muissa tapahtumissa avustavissa tehtävissä, kuten o av- ja kokousteknisten laitteiden käyttökuntoon laittaminen o eri tilojen järjestelyt ohjeiden mukaisesti o asiakkaiden vastaanotto ja opastus - tilojen kalustustyöt, varastojen järjestely- ja ylläpitotehtävät sekä roudaustyöt - katsomorakenteiden muutostyöt sekä siirtokatsomon ja nostinlaitteiden ajaminen - toimittajan kanssa erikseen sovittaessa vartija-vahtimestari voi toimia järjestyksenvalvojana, järjestyksenvalvojien ja naulakonhoitaja-tapahtuma-avustajien esimiehenä tilaisuuksissa Järjestyksenvalvoja (vuonna 2011 tilattu työaikaa noin 3 400 tuntia; tuntimäärä voi olla tulevaisuudessa enemmän tai vähemmän; ostaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn tuntimäärään) Järjestyksenvalvojatehtäviä suorittavilla henkilöillä tulee olla voimassa oleva poliisin myöntämä hyväksyminen järjestyksenvalvojaksi (järjestyksenvalvojakortti). Järjestyksenvalvojia voidaan asettaa yleisötilaisuuksiin, yleisiin kokouksiin, majoitus- ja ravitsemusliikkeisiin valvomaan järjestystä ja turvallisuutta. Järjestyksenvalvojan tunnuksista vastaa toimittaja (tunnisteliivit, tunnistelaatat) voimassaolevan asetuksen mukaisesti. Työ voi olla sisä- ja/tai ulkotyötä. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 10 (15) Lisäksi järjestyksenvalvojan työtehtäviin kuuluu: - työvuoronsa puitteissa mahdolliset kalustus- ja roudaustyöt sekä katsomorakenteiden muutostyöt - pääsylipuntarkastus- ja naulakkopalvelutehtävät, naulakkomaksun rahastus asiakkaalta sekä tilitys Verkatehtaan ohjeen mukaisesti - asiakkaiden opastus, liikenteenohjaus - mahdollisissa hätätilanteissa lisäavun hälyttäminen sekä osata aloittaa perusensiapu, evakuointi ja opastus Naulakonhoitaja-tapahtuma-avustaja (vuonna 2011 tilattu työaikaa noin 1 000 tuntia; tuntimäärä voi olla tulevaisuudessa enemmän tai vähemmän; ostaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn tuntimäärään) Naulakonhoitajat vastaanottavat ja luovuttavat asiakkaiden naulakkoon jättämät tavarat ja valvovat naulakkoon asiakkaiden jättämää omaisuutta tilaisuuden ajan. Naulakonhoitaja-tapahtuma-avustaja on vähintään 18 vuoden ikäinen ja asiakaspalveluhenkinen. Lisäksi naulakonhoitaja-tapahtuma-avustajan työtehtäviin kuuluu: - yleisön ja asiakkaiden opastus, vastaanotto, neuvonta - pääsylipuntarkastus- ja naulakkopalvelutehtävät, naulakkomaksun rahastus asiakkaalta sekä tilitys Verkatehtaan ohjeen mukaisesti - työvuoronsa puitteissa mahdolliset kalustus- ja roudaustyöt sekä katsomorakenteiden muutostyöt Roudari (vuonna 2011 tilattu työaikaa noin 300 tuntia; tuntimäärä voi olla tulevaisuudessa enemmän tai vähemmän; ostaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn tuntimäärään) Työtehtäviin kuuluu kalustus- ja roudaustyöt sekä katsomorakenteiden muutostyöt sekä siirtokatsomon ja nostinlaitteiden ajaminen. Palvelusta vastaava esimies tai muu esimies (arvio vuosittaisesta tuntimäärästä noin 360 tuntia; tuntimäärä voi olla enemmän tai vähemmän; ostaja ei sitoudu mihinkään tiettyyn tuntimäärään) Työtehtäviin kuuluu toimittajan henkilöstön esimiestehtävät sekä toimiminen ainakin työvuorojen aikana ensisijaisena yhteyshenkilönä tilaajan suuntaan. Sopimusneuvotteluissa tarkennetaan se, onko toimittajan esimiehen oltava paikalla aina työvuorojen aikana vai tilataanko esimiehen työvuorot erikseen, kuten muiden työntekijöiden. Tilaajan asema työntekijöihin nähden Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas Oy:n aula- ja turvallisuuspalveluista vastaa Verkatehtaan nimeämät toimihenkilöt. Toimittajan työntekijät eivät ole työsuhteessa tilaajaan. Tilaajalla ei ole toimittajan henkilöstöön varsinaista työnantajan direktiovaltaa. Toimittajan henkilöstö toimii työvuorossa Verkatehtaan nimeämän toimihenkilön antamien ohjeiden ja ohjauksen mukaisesti. Työvuorosuunnittelusta vastaa Verkatehdas. Työvuorot tilataan toimittajalta Verkatehtaan käyttämän työvuorosuunnitteluohjelman kautta. Tilaukset toimitetaan toimittajalle sähköisessä muodossa (pdf tai Excel). Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 11 (15) Tilattavien työvuorojen suunnittelu vartija-vahtimestarin osalta tapahtuu neljän viikon jaksoissa ja annetaan toimittajalle kolme viikkoa ennen tilausjakson alkamista. Järjestyksenvalvojien, naulakonhoitaja-tapahtuma-avustajien sekä roudareiden tilattavien työvuorojen suunnittelu tapahtuu kahden viikon jaksoissa. Tilaus annetaan toimittajalle viikoittain joka torstai klo 16.00 mennessä, josta ilmenee mahdolliset muutokset alkavan viikon tilauksiin. Radiopuhelinjärjestelmä Verkatehtaalla Toimittaja sitoutuu toimittamaan henkilökuntansa käyttöön kahdeksan radiopuhelinta tarvittavin lisätarvikkein ja vastaamaan niiden kunnosta ja toimivuudesta. Radiopuhelinjärjestelmän on toimittava Verkatehtaan radioverkkojärjestelmän kanssa. Toimittaja vastaa kaikista ohjelmointikuluista radiopuhelimiensa osalta. Yhtenäinen työvaatetus Toimittajan henkilöstön pukeutumisen on oltava siistiä ja yhdenmukaista sekä noudatettava Verkatehtaan tilaisuuden luonteen mukaista pukeutumista. Esimerkiksi iltajuhlassa tai konsertissa on henkilökunta pukeutunut pukuun. Työvaatetuksesta on selkeästi erotuttava toimittajana toimivan yrityksen nimi tai logo tai henkilökunnalla on oltava IDkortti (henkilökortti). Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 12 (15) LIITE 2 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 1. Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava ote kaupparekisteristä, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Tarjouksen liitteenä on toimitettava verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tarjouksen liitteenä on toimitettava todistus maksetuista työeläkemaksuista, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 4. Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat täyttävät Lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) 5 §:n mukaiset perusteet. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys siitä, että tarjoajayritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. Tarjouksen liitteenä on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. - Kohtien 2, 3 ja 4 mukaiset selvitykset, otteet ja todistukset on pyydettäessä toimitettava (myös mahdollisten alihankkijoiden osalta) hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista. - Kohtien 2, 3 ja 4 mukaiset selvitykset, otteet ja todistukset on pyydettäessä toimitettava (myös mahdollisten alihankkijoiden osalta) sopimusaikana hankintayksikölle kerran kalenterivuodessa. 5. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava tarjoajayrityksen tuloslaskelma ja tase kahden (2) edellisen tilinpäätöksin vahvistetun tilikauden osalta. 6. Tarjoajalla on vartioimisliikelupa. Tarjouksen liitteenä on toimitettava kopio voimassaolevasta vartioimisliikeluvasta. 7. Tarjoajalla tulee olla riittävästi kokemusta vastaavista aula- ja turvallisuuspalveluista. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään viiden (5) vuoden kokemusta palvelun toimittajana. Aula- ja turvallisuuspalveluja on tullut tuottaa vähintään yhdelle (1) vastaavan kokoluokan ja vastaavan sisällön (kulttuuri-, kokous- ja kongressitoiminta) kohteelle siten, että aula- ja turvallisuuspalveluja on tuotettu ko. kohteelle vähintään kahden (2) vuoden ajan. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohde ja referenssikohteen yhteyshenkilö suorine yhteystietoineen. 8. Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaksi esimieheksi viimeistään sopimuskauden alkaessa nimettävällä henkilöllä on riittävä ammattitaito. Tarjouksen liitteenä on toimitettava esimieheksi nimettävän henkilön ansioluettelo, josta ilmenee riittävän ammattitaidon vaatimuksen täyttyminen, tai allekirjoitettu sitoumus siitä, että viimeistään sopimuskauden alkaessa esimieheksi nimettävällä henkilöllä on vaadittu riittävä ammattitaito. Riittäväksi ammattitaidoksi katsotaan vähintään kahden (2) vuoden kokemus vastaavista työnjohtotehtävistä. 9. Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus, jonka korvaussumma on vähintään 500 000 euroa, ja tarjoaja on huolehtinut vastuuvakuutukseen kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjouksen liitteenä on toimitettava vakuutusyhtiön todistus, josta ilmenee tarjoajayrityksen voimassaolevan vastuuvakuutuksen suuruus sekä josta ilmenee vakuutusmaksujen suorittaminen. Todistus ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä lukien. 10. Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavaa henkilöstöä koulutetaan säännöllisesti (sisältäen myös asiakaspalvelukoulutuksen). Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 13 (15) 11. Hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavalla henkilöstöllä (henkilöstö, jota Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä koskee) ei saa olla rikostaustaa, joka estää työskentelyn lasten kanssa. Työntekijöinä kohteissa voivat toimia vain sellaiset henkilöt, joilla ei ole rikos-taustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa. Tarjoaja vastaa siitä, että työntekijöiden (mukaan luettuna vastaava esimies) rikostausta selvitetään ja että kohteissa ei käytetä henkilöitä, jotka rikostaustansa vuoksi eivät saa työskennellä lasten kanssa (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä, 504/2002). Hyväksytyn tarjouksen tehneen tarjoajan vastuulla on vaatia nähtäväkseen rikosrekisterin ote työntekijöiltä, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjoajan toimivaltaisen henkilön on allekirjoitettava vakuutus (tilaaja laatii vakuutuspohjan) siitä, että tarjoaja on nähnyt rikosrekisterin otteen kaikkien niiden työntekijöiden osalta, jotka hoitavat hankinnan kohteena olevia palveluja, ja että työntekijöillä ei ole rikostaustan vuoksi estettä työskentelyyn lasten kanssa, ja että tarjoaja vaatii nähtäväkseen rikosrekisterin otteen kaikilta uusilta työntekijöiltä (myös sijaiset) koskien koko sopimuskautta. Tilaajalla on oikeus vaatia tarjoajalta vastaavaa vakuutusta myös sopimuskauden aikana. o Vastaavan vakuutuksen allekirjoittaminen koskee kaikkia hankinnan kohteena olevia palveluja hoitavia alihankkijoita. 12. Tarjoaja on sitoutunut noudattamaan toiminnassaan Suomen työturvallisuuslainsäädäntöä, -määräyksiä ja ohjeita. 13. Tarjoajalla on varajärjestelyt poissaolojen varalle normaali- ja poikkeustilanteissa. 14. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. 15. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. Lisäksi hankinnan kohteena olevasta palvelusta vastaavilla työntekijöillä on asianmukainen suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Ostajalla on oikeus haastatella puhelimitse työntekijät ennen sopimuksen allekirjoittamista ja myös sopimusaikana; työntekijä, jonka suomen kielen suullinen tai kirjallinen taito ei ole ostajan mielestä asianmukainen, on vaihdettava työntekijään, jolla on asianmukainen suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. HUOM! Kohtien 2-4 ja 9 mukaiset selvitykset, otteet ja todistukset on toimitettava myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 14 (15) LIITE 3 HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätöksen perusteena on halvin hinta. Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ 2012 15 (15) LIITE 4 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/
© Copyright 2024