Pomen sodelovanja med arhivom Splošne bolnišnice Celje in
POMEN SODELOVANJA MED ARHIVOM SPLOŠNE BOLNIŠNICE CELJE IN ZGODOVINSKIM ARHIVOM CELJE OB PREVZEMU ARHIVSKEGA GRADIVA BOLNIŠNICE LETA 2013 Andreja Zelič, univ. dipl. org., vodja splošne službe, SBC Bojana Aristovnik, prof., arhivska svetovalka, Zgodovinski arhiv Celje Celje, 3. 12. 2014 Predstavitev Splošne bolnišnice Celje (SBC) • Prva izročitev in prevzem fonda Splošna bolnišnica Celje v letu 2013 • Intenzivno sodelovanje z Zgodovinskim arhivom Celje od leta 2003 • Okrnjen fond zaradi uničujočih poplav (1954, 1990) 11,2 tekočih metrov Zgodovinski mejnik za Splošno bolnišnico Celje 27. oktober 1887 Po cesarjevi hčeri poimenovana nova bolnišnica Gizelina bolnišnica Zgodovinski opis bolnišničnega zdravstva od srednjega veka dalje v Monografiji Splošne bolnišnice Celje, 2007 – ob 120 letnici bolnišnice Letno ustvarjamo dokumentarno gradivo za: • več kot 1.750 zaposlenih • več kot 38.000 hospitalno zdravljenih pacientov • oz. več kot 42.000 s spremljevalci pacientov • več kot 345.000 pregledov v specialističnih ambulantah (brez storitev funkcionalne diagnostike, ki se spremlja ločeno) Organigram SBC – sept . 2014 Upravljanje z dokumentarnim gradivom v Splošni bolnišnici Celje • Stalna zbirka - centralni arhiv • Tekoče zbirke - oddelki - dokumentacijski center Hramba je prostorsko razpršena Gradivo je v ustrezni opremi. Ni urejeno po veljavnih klasifikacijskih načrtih. Arhivsko gradivo ni ločeno. Dokumentarno gradivo ločimo na: • poslovno dokumentacijo • medicinsko dokumentacijo Skrb za dokumentarno gradivo: • uslužbenci zdravstvene administracije • uslužbenci posameznih poslovnih področij • strokovni delavci arhiva Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 1 Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 2 Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 3 Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 4 Priprave za varno uničenje - da bo prostor za vse debelejše popise Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 5 Iz arhiva ZAC – Poplava 1990 Poslovni arhiv (kletni prostor) – 2013 Sprejemanje dokumentarnega gradiva iz tekočih zbirk in posledični problemi…1 …do umestitve - na tla Kaj pa vsebina – je enaka zapisanemu na ovitku ? Sprejemanje dokumentarnega gradiva iz tekočih zbirk in posledični problemi…2 ..kam že spada ta dokument ? Arhivsko gradivo je - a kako arhivirano ? Sprejemanje dokumentarnega gradiva iz tekočih zbirk in posledični problemi…3 Pregledovanje po policah in (pred )označevanje … Pregledovanje po mapah in sestavljanje okvirnega predloga seznama za odbiranje… Povzetek ovir pri pripravah na PRVO odbiranje dokumentarnega gradiva za arhivsko gradivo • dokumentarno gradivo razpršeno po vseh prostorih • ni evidenc arhiviranega gradiva • ni klasifikacijskega načrta • roki hrambe niso označeni • vsebine ne ustrezajo napisom na ovitkih • zaradi neustrezne hrambe gradivo poškodovano (kondenz, rja, posledice poplav in zatekanja…) • arhivirane kopije dokumentarnega gradiva • gradivo brez podpisov in žigov • gradivo v dvojnikih ali celo več izvodih • manjkajoči sklopi gradiva… Ob reševanju nejasnosti - preverjanje znanja po razpoložljivih predpisih - komunikacija med strokovnimi delavkami arhiva in ustvarjalci dokumentarnega gradiva po oddelkih - posvetovanja s strokovno svetovalko ZAC - iskanje informacij zunaj bolnišnice - medsebojno psihično podpiranje za dosego cilja Prvič dosežen cilj • ob vztrajnosti strokovnih delavk – arhivark • z usposabljanjem zaposlenih • z obveščanjem zaposlenih preko internega glasila in intranetne strani • z dobrim sodelovanjem z Zgodovinskim arhivom Celje • s projektnim iskanjem rešitev za področje administracije • z vzpostavitvijo pravil na nivoju SBC – Pravilnik o arhiviranju • Soočenje z dejstvom, da je vsa arhivirana dokumentacija - DG do leta 2013 podobno (NE)urejena Intenzivno sodelovanje med SBC in ZAC 2003 – 2013 • Redni pregledi arhiva • Svetovanja • Sestanki z odgovornimi osebami • Izobraževanja • Valorizacija gradiva • Priprava navodila za odbiranje • Dajanje dodatnih pojasnil • Prevzem arhivskega gradiva Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, 132/2006, 38/2008) 2. člen (1) Delavec, ki dela z dokumentarnim gradivom, mora biti strokovno usposobljen za delo z dokumentarnim gradivom. (2) Strokovna usposobljenost za delo z dokumentarnim gradivom se izkazuje s potrdilom o opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti po opravljenem strokovnem usposabljanju. V letih 2004, 2005, 2013, 2014 izvedemo več seminarjev samo za SBC. Število uslužbencev Splošne bolnišnice Celje, ki so opravili preizkus strokovne usposobljenosti Leto Število opravljenih preizkusov 1998 2 ZAL 2003 1 ZAC 2004 16 2 ZAC 2005 61 4 ZAC 2010 1 ZAC 2011 9 ZAC 2013 9 1 ZAC 2014 23 3 ZAC Skupaj 122 10 Število seminarjev samo za SBC Kje SB Celje, 21. 2. 2014 Splošna bolnišnica Celje 1923 – 1980, 11, 2 tm (SI_ZAC/1485) s predspisi iz leta 1860. Arhivski fond: Splošna bolnišnica Celje 1923 – 1980, 11, 2 tm (SI_ZAC/1485) s predspisi iz leta 1860 • 112 tehničnih enot • 789 popisnih enot SBC - drugi prevzem načrtujemo za obdobje 1981 - 1992 Zapisnik o izročitvi in prevzemu javnega arhivskega gradiva • Popis gradiva v Excelovi tabeli • V ZAC prenesemo popis v program Scope • Popis dostopen na SIRA.net • http://www.siranet.si/detail.aspx?ID=45416 Težave s katerimi se ukvarjamo na „terenu“ pri ustvarjalcih arhivskega gradiva s področja zdravstva • Večina JPO ni imela/nima pravilnikov o arhiviranju DG in AG • Niso določeni roki hrambe DG • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Ur. l. RS, 86/2006) 59. člen (2) Javnopravna oseba določi roke hrambe dokumentarnega gradiva na podlagi predpisov in potreb poslovanja. (in tudi področna zakonodaja JPO zavezuje k temu) • Enotni klasifikacijski načrt sprejet šele leta 2014 • Medicinska dokumentacija kot arhivsko gradivo vzorčno 1% • Odločba ustavnega sodišča, marec 2014 Odločba ustavnega sodišča: http://www.us-rs.si/media/u-i-70-12.pdf Državni zbor mora ugotovljeno protiustavnost odpraviti v roku enega leta po objavi te odločbe v Uradnem listu Republike Slovenije. Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva: • zagotoviti hrambo trajnega gradiva in ostalega dokumentarnega gradiva do poteka rokov hrambe • skrbeti za urejenost zbirk dokumentarnega gradiva • izvajati odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega v stalni zbirki na 5 let, z navodili pristojnega arhiva, hramba ločeno iz prakse za prakso namesto zaključka… Ugotovitve iz prakse za prakso namesto zaključka… • Urejanje dokumentarnega gradiva zahteva znanje in čas na vseh ravneh, ne le v arhivu. • Interdisciplinarno povezovanje nujno že na nivoju države (ustavna odločba v praksi, enotni klasifikacijski načrti …). • Ustrezni arhivski prostori in oprema v njih so nujen pogoj za ohranjanje DG, ter za uspešno delo in tudi za duševno zdravje zaposlenih. • E hramba in E arhiviranje zahtevata natančnost – če te ne premorejo ustvarjalci DG, bo tudi AG izgubljeno. V SBC nadaljujemo z delom: Arhivarke centralnega arhiva SBC pripravljajo seznam DG za izročitev Skupnosti zavodov osnovne zdravstvene dejavnosti celjske regije (do leta 1993) Gradnja urgentnega centra Hvala za pozornost! Andreja Zelič, univ. dipl. org., vodja splošne službe, SBC Bojana Aristovnik, prof., arhivska svetovalka, Zgodovinski arhiv Celje
© Copyright 2024