POMEN SODELOVANJA MED ARHIVOM SPLOŠNE
BOLNIŠNICE CELJE IN ZGODOVINSKIM ARHIVOM
CELJE OB PREVZEMU ARHIVSKEGA GRADIVA
BOLNIŠNICE LETA 2013
Andreja Zelič, univ. dipl. org., vodja splošne službe, SBC
Bojana Aristovnik, prof., arhivska svetovalka, Zgodovinski arhiv Celje
Celje, 3. 12. 2014
Predstavitev Splošne bolnišnice Celje (SBC)
• Prva izročitev in prevzem fonda Splošna bolnišnica
Celje v letu 2013
• Intenzivno sodelovanje z Zgodovinskim arhivom Celje od
leta 2003
• Okrnjen fond zaradi uničujočih poplav (1954, 1990)
11,2 tekočih metrov
Zgodovinski mejnik za Splošno bolnišnico Celje
27. oktober 1887
Po cesarjevi hčeri poimenovana nova bolnišnica
Gizelina bolnišnica
Zgodovinski opis bolnišničnega zdravstva od srednjega
veka dalje v Monografiji Splošne bolnišnice Celje,
2007 – ob 120 letnici bolnišnice
Letno ustvarjamo dokumentarno gradivo za:
• več kot 1.750 zaposlenih
• več kot 38.000 hospitalno zdravljenih pacientov
• oz. več kot 42.000 s spremljevalci pacientov
• več kot 345.000 pregledov v specialističnih ambulantah (brez
storitev funkcionalne diagnostike, ki se spremlja ločeno)
Organigram SBC – sept . 2014
Upravljanje z dokumentarnim gradivom v Splošni
bolnišnici Celje
• Stalna zbirka - centralni arhiv
• Tekoče zbirke - oddelki
- dokumentacijski center
Hramba je prostorsko razpršena
Gradivo je v ustrezni opremi.
Ni urejeno po veljavnih klasifikacijskih načrtih.
Arhivsko gradivo ni ločeno.
Dokumentarno gradivo ločimo na:
• poslovno dokumentacijo
• medicinsko dokumentacijo
Skrb za dokumentarno gradivo:
• uslužbenci zdravstvene administracije
• uslužbenci posameznih poslovnih področij
• strokovni delavci arhiva
Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 1
Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 2
Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 3
Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 4
Priprave za varno uničenje
-
da bo prostor za vse debelejše popise
Sprehod po regalih in policah v arhivskih prostorih 5
Iz arhiva ZAC – Poplava 1990
Poslovni arhiv (kletni prostor) – 2013
Sprejemanje dokumentarnega gradiva iz tekočih zbirk in
posledični problemi…1
…do umestitve - na tla
Kaj pa vsebina – je enaka zapisanemu na ovitku ?
Sprejemanje dokumentarnega gradiva iz tekočih zbirk in
posledični problemi…2
..kam že spada ta dokument ?
Arhivsko gradivo je - a kako arhivirano ?
Sprejemanje dokumentarnega gradiva iz tekočih zbirk in
posledični problemi…3
Pregledovanje po policah in
(pred )označevanje …
Pregledovanje po mapah in sestavljanje
okvirnega predloga seznama za odbiranje…
Povzetek ovir pri pripravah na PRVO odbiranje
dokumentarnega gradiva za arhivsko gradivo
• dokumentarno gradivo razpršeno po vseh prostorih
• ni evidenc arhiviranega gradiva
• ni klasifikacijskega načrta
• roki hrambe niso označeni
• vsebine ne ustrezajo napisom na ovitkih
• zaradi neustrezne hrambe gradivo poškodovano
(kondenz, rja, posledice poplav in zatekanja…)
• arhivirane kopije dokumentarnega gradiva
• gradivo brez podpisov in žigov
• gradivo v dvojnikih ali celo več izvodih
• manjkajoči sklopi gradiva…
Ob reševanju nejasnosti
- preverjanje znanja po razpoložljivih predpisih
- komunikacija med strokovnimi delavkami arhiva in
ustvarjalci dokumentarnega gradiva po oddelkih
- posvetovanja s strokovno svetovalko ZAC
- iskanje informacij zunaj bolnišnice
- medsebojno psihično podpiranje za dosego cilja
Prvič dosežen cilj
•
ob vztrajnosti strokovnih delavk – arhivark
•
z usposabljanjem zaposlenih
•
z obveščanjem zaposlenih preko internega glasila in intranetne strani
•
z dobrim sodelovanjem z Zgodovinskim arhivom Celje
•
s projektnim iskanjem rešitev za področje administracije
•
z vzpostavitvijo pravil na nivoju SBC – Pravilnik o arhiviranju
• Soočenje z dejstvom, da je vsa arhivirana dokumentacija - DG do leta
2013 podobno (NE)urejena
Intenzivno sodelovanje med SBC in ZAC 2003 – 2013
• Redni pregledi arhiva
• Svetovanja
• Sestanki z odgovornimi osebami
• Izobraževanja
• Valorizacija gradiva
• Priprava navodila za odbiranje
• Dajanje dodatnih pojasnil
• Prevzem arhivskega gradiva
Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter
delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Ur. l.
RS, 132/2006, 38/2008)
2. člen
(1) Delavec, ki dela z dokumentarnim gradivom, mora biti strokovno
usposobljen za delo z dokumentarnim gradivom.
(2) Strokovna usposobljenost za delo z dokumentarnim gradivom se izkazuje s
potrdilom o opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti po
opravljenem strokovnem usposabljanju.
V letih 2004, 2005, 2013, 2014 izvedemo več seminarjev samo za SBC.
Število uslužbencev Splošne bolnišnice Celje,
ki so opravili preizkus strokovne usposobljenosti
Leto
Število
opravljenih
preizkusov
1998
2
ZAL
2003
1
ZAC
2004
16
2
ZAC
2005
61
4
ZAC
2010
1
ZAC
2011
9
ZAC
2013
9
1
ZAC
2014
23
3
ZAC
Skupaj
122
10
Število seminarjev
samo za SBC
Kje
SB Celje, 21. 2. 2014
Splošna bolnišnica Celje 1923 – 1980, 11, 2 tm (SI_ZAC/1485) s predspisi iz leta 1860.
Arhivski fond:
Splošna bolnišnica Celje 1923 – 1980,
11, 2 tm (SI_ZAC/1485) s predspisi iz leta
1860
• 112 tehničnih enot
• 789 popisnih enot
SBC - drugi prevzem načrtujemo za
obdobje 1981 - 1992
Zapisnik o izročitvi in prevzemu javnega arhivskega gradiva
• Popis gradiva v Excelovi tabeli
• V ZAC prenesemo popis v program Scope
• Popis dostopen na SIRA.net
• http://www.siranet.si/detail.aspx?ID=45416
Težave s katerimi se ukvarjamo na
„terenu“ pri ustvarjalcih arhivskega
gradiva s področja zdravstva
• Večina JPO ni imela/nima pravilnikov o
arhiviranju DG in AG
• Niso določeni roki hrambe DG
• Uredba o varstvu dokumentarnega in
arhivskega gradiva (Ur. l. RS, 86/2006) 59. člen
(2) Javnopravna oseba določi roke hrambe dokumentarnega
gradiva na podlagi predpisov in potreb poslovanja. (in tudi
področna zakonodaja JPO zavezuje k temu)
• Enotni klasifikacijski načrt sprejet šele leta 2014
• Medicinska dokumentacija kot arhivsko gradivo vzorčno 1%
• Odločba ustavnega sodišča, marec 2014
Odločba ustavnega sodišča:
http://www.us-rs.si/media/u-i-70-12.pdf
Državni zbor mora ugotovljeno protiustavnost odpraviti v roku enega
leta po objavi te odločbe v Uradnem listu Republike Slovenije.
Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju arhivskega
gradiva iz dokumentarnega gradiva:
• zagotoviti hrambo trajnega gradiva in ostalega
dokumentarnega gradiva do poteka rokov hrambe
• skrbeti za urejenost zbirk dokumentarnega gradiva
• izvajati odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega
v stalni zbirki na 5 let, z navodili pristojnega arhiva,
hramba ločeno
iz prakse
za prakso
namesto zaključka…
Ugotovitve
iz prakse
za prakso
namesto zaključka…
• Urejanje dokumentarnega gradiva zahteva znanje in čas
na vseh ravneh, ne le v arhivu.
• Interdisciplinarno povezovanje nujno že na nivoju države
(ustavna odločba v praksi, enotni klasifikacijski načrti …).
• Ustrezni arhivski prostori in oprema v njih so nujen pogoj
za ohranjanje DG, ter za uspešno delo in tudi za
duševno zdravje zaposlenih.
• E hramba in E arhiviranje zahtevata natančnost – če te
ne premorejo ustvarjalci DG, bo tudi AG izgubljeno.
V SBC nadaljujemo z delom:
Arhivarke centralnega arhiva SBC
pripravljajo seznam DG za izročitev
Skupnosti zavodov osnovne zdravstvene
dejavnosti celjske regije (do leta 1993)
Gradnja urgentnega centra
Hvala za pozornost!
Andreja Zelič, univ. dipl. org., vodja splošne službe, SBC
Bojana Aristovnik, prof., arhivska svetovalka, Zgodovinski arhiv Celje