1. No category

Office 2013
TÄSMÄTIETO
Muiden alustojen Officet
Teksti: Jouni Junkkaala
Office for Mac
Tuorein Office for Mac -versio on vuodelta 2011. Senkin saa
Office 365 -tilauksella, mutta tuote ei vastaa uusinta windowsOfficea. Myöskään virtuaalisovellus Office on Demand ei toimi
maceissä.
Office uudistui
monella tavalla
Valitsemalla oikean hankintamallin voi säästää
parhaimmassa tapauksessa satoja euroja.
Office
13 eurolla
Office 2013
Professional maksaa
hulppeat 539 euroa,
mutta onnekkaimmat voivat saada sen
12,95 eurolla.
Jos työpaikallasi
on käytössä Microsoftin ohjelmistoja
volyymilisenssillä,
voit olla oikeutettu
Office-kotikäyttöetuun. Lisätietoja:
mpc.fi/101o
48 MikroPC 4/2013
M
icrosoft on uudistanut Officeohjelmistoaan
kolmella hyvin
erilaisella tavalla. Perinteisin uudistus koskee ohjelmien ominaisuuksia: Office 2013:ssa on lisää
toimintoja, sen käyttöliittymää on
säädetty ja pilvitallennusmahdollisuuksia parannettu.
Toinen uudistus koskee ohjelmiston verkkoversio Office Web Appsia,
jonka ominaisuudet ottivat isohkon
askeleen lähemmäksi työpöytäversiota. Kolmas ja merkittävin uudistus on
uudenlainen hankintamalli eli Office
365. Kyseessä on kuukausi- tai vuosimaksullinen palvelu, joka sisältää
perinteisten Office-ohjelmien lisäksi
muun muassa tilaa SkyDrive-pilvitallennuspalvelussa ja Skype-puheaikaa.
Julkistaessaan uudistukset Microsoft ei mainostanut juurikaan perinteisen Office-paketin uusia ominaisuuksia. Markkinoinnin painopiste oli
selvästi Office 365:ssä, mikä osoittaa
kuinka yhtiö haluaa tehdä satunnaisesti uuden Office-version hankkivista
kuluttajista tasaisen varmaa tuottoa
tuovia tilaajia.
Voi tuntua hölmöltä ryhtyä maksamaan jatkuvaa tilausmaksua sen
sijaan, että saisi ohjelmiston könttäsummalla. Microsoft on kuitenkin
lisännyt tilausmaksulliseen Office
365:een niin paljon ominaisuuksia,
että monille se on parempi vaihtoehto kuin kertamaksullinen Office 2013.
Kertamaksulla
vai tilauksena?
Office 2013 kannattaa hankkia kertaostona erityisesti silloin, kun tarvitsee
vain paketin koti- ja opiskelijaversion,
eikä asenna sitä kuin yhdelle koneelle.
Jos kotiversion ohjelmat eivät
riitä tai Officea tarvitsee vähintään
kolmella koneella, kannattaa tilata
Office 365, jonka voi asentaa viiteen
laitteeseen. Lisäksi tilaaja saa laajemman Office-paketin, 20 gigatavua
lisää SkyDrive-tilaa, tunnin Skype-puheaikaa joka kuukausi sekä mahdollisuuden käyttää Office-sovellusten
täysversioita missä tahansa internetyhteyden muodostaneessa tietokoneessa, jossa on Windows 7 tai 8 ja
Office on Demand.
Kannattaa myös ottaa huomioon,
että tilaaja saa automaattisesti kaikki
ohjelmistopäivitykset. Mahdollisten
turvapäivitysten lisäksi Officen tilausversiot päivittyvät neljännesvuosittain.
Näin tilaaja saa uusia ominaisuuksia
vähitellen, kun taas kertaostoksen
tehnyt saa ne halutessaan vasta sitten, kun Microsoft tuo markkinoille
seuraavan erikseen ostettavan paketin
ehkäpä kolmen vuoden päästä.
Office RT
Windows RT -taulutietokoneiden mukana tuleva Office RT sisältää Wordin, Excelin, PowerPointin ja OneNoten. Ohjelmisto
muistuttaa ulkoisesti täysveristä työpöytä-Officea, mutta se on
optimoitu tablettikäyttöön poistamalla lähinnä virransäästösyistä esimerkiksi animointeja ja joitakin muita ominaisuuksia.
Pääosin rajoitukset liittyvät vanhoihin tiedostomuotoihin ja
Jos tarvitset myös Accessia tai Publisheria: Tietokantaohjelma Access
ja taitto-ohjelma Publisher sisältyvät
kertaostospaketeista vain Office 2013
Professionaliin, joka maksaa 539 euroa. Samalla summalla saa Office 365
Home Premiumin yli viideksi vuodeksi
– ja vaikka viiteen eri koneeseen.
Hankintamallien lisäksi uudesta
Officesta on muutama erilainen versio
koti- ja pienyrityskäyttöön. Seuraavassa tarkastelemme, minkälainen
hankintamallin ja version yhdistelmä
sopii kenellekin. Huomaa, että Office
2013 Home & Student -lisenssi ei oikeuta käyttämään ohjelmistoa kaupallisiin tarkoituksiin eli esimerkiksi
pienyrittäjän työvälineenä.
Jos sinulla on vain yksi kone: Jos et
tarvitse kuin Wordiä, Exceliä ja PowerPointia etkä halua käyttää aina
uusinta Office-versiota, voit käyttää
Office 2013 Home & Studentia miten
pitkään tahansa 139 eurolla. Lisenssi oikeuttaa siirtämään ohjelmiston
toiselle koneelle, joten jos uskot selviäväsi 2013-versiolla vaikkapa viisi
vuotta, ei kannata tehdä 365-tilausta,
koska sen hinnaksi tulisi 495 euroa.
Jos sinulla on useita koneita: Kahdelle koneelle asennettuna Office
2013 Home & Student maksaa 278
euroa. Noin sadan euron hintaista
(mutta monipuolisempaa) Office 365
Home Premiumia saa käyttää samaan
hintaan lähes kolme vuotta. Kertaostos siis kannattaa, jos uskoo 2013-version riittävän itselleen vielä vuonna
2016. Kolmen tai useamman koneen
tapauksessa vaaka painuu selvästi
365-tilauksen suuntaan.
W W W . M I K R O P C . N E T
Jos haluat käyttää Officen täysversiota muiden koneilta: Office 365
sisältää Office on Demand -ominaisuuden, jolla voi ladata virtualisoidun
version Accessista, Excelistä, PowerPointista, Publisherista tai Wordistä
vaikka nettikahvilan tai kaverin windows-koneelle.
vähemmän tärkeisiin ominaisuuksiin. Isoin rajoite on makrojen
puuttuminen. Lisätietoja: mpc.fi/104.
Office Mobile
Windows-puhelimiin sovitettu Office sisältää Wordin, Excelin,
PowerPointin ja OneNoten. Tiedostot tallentuvat SkyDrivepilveen, joten ne ovat kätevästi käytettävissä eri päätelaitteilta.
Office Web Apps
Ilmaiset, selaimella käytettävät versiot Wordistä, Excelistä,
PowerPointista ja OneNotesta uudistuivat viime syksynä ja
kilpailevat tiukasti web-toimisto-ohjelmien paremmuudesta
Google Driven kanssa.o
Jos et halua ryhtyä vuokralaiseksi:
Tilaussopimusta tehdessä kannattaa
ottaa huomioon, että palvelun tarjoaja voi nostaa hintaa myöhemmin.
Ja kun Office 365 -tilauksen lopettaa,
poistuu ohjelma välittömästi käytöstä. Tiedostot eivät tietenkään häviä
mihinkään ja niitä voi ainakin jossain
määrin muokata ilmaisohjelmilla.
Jättäisinkö
kokonaan väliin?
Office 2013 ei ole mitenkään välttämätön päivitys, vaikka Officea tarvitsisikin. Varsinkin versiot 2007 ja 2010
ovat edelleen aivan päteviä. Sitä vanhemmillakin pärjää, mutta uusien
Office xml -tiedostomuotojen (docx/
xlsx/pptx) käsittely edellyttää Office
Compatibility Packin asentamista.
Jos tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentatarpeet ovat yksinkertaisia, ei
toimisto-ohjelmapaketista välttämättä kannata maksaa mitään. Office-dokumentteja voi muokata varsin monipuolisesti ilmaisessa Office Web Apps
-verkkopalvelussa tai sitten koneelle
voi asentaa esimerkiksi ilmaisen Libre
Office -paketin.
Windows XP - ja Vista-käyttäjien ei
kannata haikailla uusimman Officen
perään, sillä se edellyttää toimiakseen
vähintään Windows 7:ää.o
> Uudet Office-tuotteet*
Tilausmalli
Kertaosto
Office 365 Home
Premium
Office 365 Office 365 Small
University Business
Office 365 Small
Business Premium
Office 2013 Home
& Student
Office 2013 Home
& Business
Office 2013
Professional
Hinta
99 €/vuosi
70 €/
vuosi**
49,20 €/käyttäjä/
vuosi
124,80 €/käyttäjä/
vuosi
139 €
269 €
539 €
Sovellukset
Access, Excel, OneNote,
Outlook, PowerPoint, Publisher,
Word
(vain Office Web
Apps)
Access, Excel,
InfoPath, Lync,
OneNote, Outlook,
PowerPoint,
Publisher, Word
Excel, OneNote,
PowerPoint, Word
Excel, OneNote,
Outlook, PowerPoint, Word
Access, Excel,
OneNote, Outlook,
PowerPoint,
Publisher, Word
Lisenssien
määrä
Home & Student -versio viidelle
koneelle
Home & Student
-versio kahdelle
koneelle
Yhdelle
koneelle***
Yhdelle
koneelle***
Yhdelle
koneelle***
Lisäksi
20 Gt lisää SkyDrive -tilaa, 60 min
Skype-puheaikaa kuukaudessa,
mahdollisuus käyttää Officesovellusten täysversioita missä
tahansa internetyhteyden muodostaneessa windows-tietokoneessa
(Office on Demand)
W W W . M I K R O P C . N E T
Sähköposti,
jaettu kalenteri,
verkkosivusto,
verkkokoukset,
10 Gt pilvitallennustilaa (+ 100 Mt/
käyttäjä)
Sähköposti,
jaettu kalenteri,
verkkosivusto,
verkkokoukset,
10 Gt pilvitallennustilaa (+ 100 Mt/
käyttäjä)
* Taulukossa on vain kuluttajille ja pienyrityksille
suunnatut tuotteet.
** Ainoastaan yliopisto- ja korkeakouluopiskelijoille
tiedekunnat ja henkilökunta mukaan lukien.
*** Asennuksen voi siirtää koneesta toiseen.
MikroPC 4/2013 49
Office 2013
TÄSMÄTIETO
Teksti: Jouni Junkkaala
Animaatiot pois
Kursori eli kohdistin liikkuu uusissa Office-ohjelmissa sulavammin kuin aiemmissa versiossa. Jos hieman aavemainen liike tuntuu
ärsyttävältä, voi sen ottaa pois päältä:
1) Avaa Windowsin Helppokäyttökeskus näppäinyhdistelmällä
Win + U. 2) Valitse Käytä tietokonetta ilman näyttöä. 3) Valitse
Poista käytöstä tarpeettomat animaatiot tarvittaessa ja OK.o
Kannattaako hankkia?
Microsoftin Office on yhä kaikkein monipuolisin toimistoohjelmapaketti. Kun sen sovelluksia on oppinut käyttämään
hyvin, on vaikea vaihtaa mihinkään muuhun. Varsinkin, kun
paketin markkina-asema on niin dominoiva ja sähköposti suoltaa docxeja ja xlsxiä, vaikkei haluaisi.
On vaikea nähdä mitään erityisen painavaa syytä päivittää
2013-versioon, jos käytössä on vanhempi ja siihen on tyytyväinen. Selkein peruste versionvaihtoon on tablettikäyttö. Vaikka
uusikaan versio ei ole sataprosenttisen kosketusohjattava, toimii
Office 2013:n uudet ominaisuudet
Ohjelmistopaketin olennaisimmat uudistukset liittyvät
kosketusnäyttöihin ja pilvitallennukseen.
Wordiin ja PowerPointiin voi lisätä kuvia suoraan eri nettipalveluista. Bing etsii oletusarvoisesti kuvia,
joissa on vapaa käyttöoikeus.
Ensisilmäys Office 2013:een tuo mieleen
värikkään Windows 8:n. Mutta kun ohjelmia
alkaa käyttää, mielikuva muuttuu. Ohjelmaikkunoiden värimaailma on todella haalea ja ikkunoista on poistettu kaikki kolmiulotteisuus,
joten yleisilme on ihmeellisen vaisu. Tämäkö
on markkinoiden pähein toimisto-ohjelmisto?
Office on paisunut niin massiiviseksi paketiksi, että sen runsaus alkaa jo olla rasite.
Siksi askel askeettisempaan suuntaan lienee
tarkoituksellinen. Microsoft haluaa varmasti
myös totuttaa käyttäjät Windows 8 -maailman
litteyteen ja tasaisiin väripintoihin.
Käyttäjä voi vaihtaa ikkunoiden kehysvärin
valkoisesta harmaaksi, mutta ainakin tämän
kirjoittajan mielestä ohjelmaikkunan ja dokumentin välinen kontrasti jää liian pieneksi. Toisin kuin aiemmissa versioissa, 2013:n
ikkunoiden väriin ei voi vaikuttaa windowsin
asetuksista.
Käyttöliittymää on uudistettu myös sopivammaksi kosketusnäyttölaitteille. Painikkeet
voi vaihtaa hieman väljemmin aseteltuihin ja
suurempiin, mutta osa niistä on silti hankalan
pieniä sormella tökittäväksi. Ohjelmat myös
50 MikroPC 4/2013
tunnistavat monenlaisia kosketuseleitä, kuten nipistys-zoomauksen ja sivujen vierityksen
pyyhkäisemällä. Tablettikäyttäjille on tarjolla
myös varsin toimiva virtuaalinäppäimistö.
Suora yhteys pilveen
Käyttöliittymäuudistuksen jälkeen merkittävin koko pakettia koskeva uudistus liittyy
tiedostojen ja asetusten pilvitallennukseen.
Officeen voi kirjautua Microsoft-tunnuksella,
jolloin käyttäjän asetukset tallentuvat SkyDrive-verkkopalveluun ja synkronoituvat sieltä
kaikille koneille, joilla käyttäjä uutta Officea
kirjautuneena käyttää. Ominaisuus säästää
paljon vaivaa niiltä, jotka osaavat säätää Officea monipuolisesti ja käyttävät sitä vähintään
kahdella laitteella.
Word ja PowerPoint muistavat myös, mihin
kohtaan käyttäjä edellisellä kerralla dokumenttia tarkastellessaan jäi.
Kaikki Office-ohjelmat tarjoavat tiedostojen tallennuspaikaksi ensisijaisesti SkyDriveverkkopalvelua. Sinne tallentamisessa on
monta etua. ”Pilveen” tallennettuja tiedostoja ei tarvitse koskaan ottaa mukaan, koska
niihin pääsee käsiksi niin kirjaston koneelta
kuin kaverin tabletiltakin, jos nettiyhteys vain
pelaa. SkyDriveen tallennettuja tiedostoja voi
muokata myös koneilla, joilla ei ole Officea,
sillä ohjelman verkkoversio toimii kaikissa
moderneissa selaimissa.
Pilvipalvelu antaa myös mahdollisuuden
jakaa tiedostoja helposti. Sähköpostilla saapuvasta linkistä tiedoston saa auki kuka tahansa,
mutta muokkaaminen edellyttää Microsofttunnuksia.
SkyDriveen tallennetusta tiedostosta syntyy aina kaksoiskappale koneeseen, jossa sitä
käytetään. Näin tiedostoja voi muokata, vaikkei
nettiyhteys olisikaan aina käytettävissä. Paikallisesta kaksoiskappaleesta voi olla hyötyä
myös silloin, jos tekee vahingossa muutoksia
pilvitallenteeseen tai poistaa sen. Varsinainen
varmuuskopiointi on kuitenkin syytä hoitaa
jotenkin muuten (MikroPC 2/2013).
SkyDriveen tarvittavat Microsoft-tunnukset
saa esimerkiksi osoitteesta live.fi ja niillä voi
käyttää tallennuspalvelun lisäksi Officen verkkoversiota sekä sähköpostia (entinen Hotmail).
Word
Wordin merkittävin uusi ominaisuus on mahdollisuus muokata pdf-tiedostoja. Muokkaus
toimii varsin hyvin, jos tiedosto on yksinkertainen, mutta monimutkaisempien pdf:ien
käsittelyyn tarvitaan edelleen muita ohjelmia.
Kuvien lisäämiseen on tullut kaksi hyvää
parannusta. Ruutukaappauksen eli näyttökuvan ottamiseen on tarjolla melko näppärä
toiminto ja kuvia voi lisätä myös suoraan vaikkapa omasta Flickr-arkistostaan.
Uudistettu lukutila tarjoaa puhtaan näkymän, jossa voi selailun lisäksi kommentoida
tekstiä. Kommentointia on muutenkin viilattu
selkeämpään suuntaan.
se taulutietokoneissa ratkaisevasti paremmin kuin vanhemmat.
Toinen hyvä syy versionvaihtoon voi joillekin olla tilausmalli Office 365, jos sen tarjoamat viisi lisenssiä, päivittyvyys
ja muut lisäominaisuudet osoittautuvat muita vaihtoehtoja
edullisemmiksi.
Enemmän kuin uuden version hankkimiseen kannustan
opettelemaan käyttämään kunnolla sitä, joka on käytössä.
Vaikkapa MikroPC:n avustuksella. Esimerkiksi seuraavasta
numerosta löytyy olennaisia Excel-ohjeita.o
PowerPointin esittäjänäkymässä on paljon esittäjälle tarpeellisia apuvälineitä.
jopa käyttäjän Facebook-albumeista, jos
on valtuuttanut Officen siihen. Bing-haku
etsii oletusarvoisesti Creative Commons
-lisenssillä julkaistuja käyttövapaita kuvia.
Excel
Exceliin on tullut runsaasti uusia ominaisuuksia, joista vaikuttavimpia ovat
pikatäydennys ja pika-analyysi. Pikatäydennys ymmärtää parhaimmillaan lähes
maagisen tuntuisesti käyttäjän tarpeet
erotella tai yhdistellä viereisten sarakkeiden tietoja.
Pika-analyysi on hieman sekava valikoima pikamuotoiluja, kaavioita, laskukaavoja ja yhteenvetotaulukoita, joilla voi
havainnollistaa tai vetää yhteen taulukon
tietoja parilla napautuksella.
Tietojen analysointi- ja raportointimahdollisuuksia on parannettu ja laajennettu usealla eri tavalla. Esimerkiksi
pivot-taulukon tekeminen ei voisi enää
juuri helpottua. Kerromme lisää Excelin
analyysityökaluista tulevissa numeroissamme.
Pieni, mutta odotettu, usean tiedoston
yhtä aikaista muokkaamista helpottava
parannus on se, että Excel-tiedostot aukeavat nyt aidosti omiin ikkunoihinsa.
Valittuihin soluihin on muotoiltu tietopalkit pika-analyysi-toiminnolla.
Outlook
Outlookin muutokset ovat pieniä: lukemattomien viestien pikasuodatus, vastaaminen
lukuruudussa, kalenterin sääpalkki, jne.o
Soluun B2 on kirjoitettu hetua vastaava
päivämäärä ja soluun B3 vain ”10”. Niiden perusteella pikatäydennys tarjoaa
oikeaa päivämäärää koko sarakkeeseen.
PowerPoint
Kuvan Outlookissa on
käytössä Officen teema
”Tummanharmaa”, joka
parantaa hieman kontrastia ohjelmaikkunan ja
dokumentin välillä.
PowerPointin käyttäjiä ilahduttaa varmasti
eniten uusi esitysnäkymä, jossa esityksen pitäjä näkee omalla näytöllään kuuntelijoille näytettävän dian lisäksi muistiinpanot, seuraavan
dian, kellon ja esittämiseen liittyvät työkalut.
Kuvia voi lisätä myös suoraan verkosta,
W W W . M I K R O P C . N E T
W W W . M I K R O P C . N E T
Soluun D2 on kirjoitettu ”Mr. Mäki” ja
soluun D3 vain ”D”, minkä perusteella
pikatäydennys osaa yhdistellä samat
tiedot koko sarakkeeseen.
MikroPC 4/2013 51