1/2015 - Senaatti
kontrahti Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti 1/2015 Ylijohtaja Terttu Savolainen: AVI siirtyy monitilaympäristöön s. 18 > Valtion toimitilastrategia linjaa, miten työympäristöjä kehitetään s. 10 > Senaatti-kiinteistöt pääsi mittaviin säästöihin s. 16 > Valtorin fuusio hakee vertaistaan s. 23 »Ajattelen »A Ajja atttel att elen e julkisia ju ulki ul k si sia a ti tiloja, iloja ja, työpai työpaikkoja, aikk kkoj oja, ttoi toimistoja, o mi misst stoja ojja, a, jjoi joissa oiissa a as asioimme, sio i imme m , ka kaup kaupunkien up pun unki k en lliikennettä, ki iike ii kenn ke nnetttä nnet nn tä, informaatiota iin nfo form rmaa aatiotta ympärillämme. ymp ym päri pä rill lläm ä me me.. Yh Y Yhä ä tärkeämpää tä ärk rkeä eä ämpää mp pää äo on n miel mi mielestäni iele elles estä äni ni v vai vaihtoehtojen aiht htoe o htoj ojjen lluo luominen, uomi m ne mi nen, nen n, yleispätevän yle leis ispä is päteevän pä n suunnittelun poikkeamat, rauhoittavat tilat.» suun su unn nitttelun p oikk oi kk keama at, rrentouttavien en ento nto out utta tavi viien llevähdyspaikkojen eväh väh ähdy ysp pai aikkoj ojen luo lluominen, u miine uo n n, rau uhoit itta tava ta vat tti ilat lla at.» Maija Maij Ma ijja La L Lavonen von vone ne en 2 kontrahti 1/2015 teos ja minä Teksti Tuija Holttinen · Kuva Jari Härkönen Polaris loistaa kirkkaimpana Maija Lavosen loistava Polaris-teos ilahduttaa ministeriön työntekijöitä ja vierailijoita TEMin Aleksanterinkadun sisääntuloaulassa. T aide on aina ollut läsnä työ- ja elinkeinoministeriön tiloissa. Aleksanterinkatu 4:n aulan mahtavien pylväiden ja kiiltävän kivilattian luomaa tunnelmaa pehmentämään saatiin marraskuussa taiteilija Maija Lavosen tekstiiliteos. Mistään aivan perinteisestä ryijystä ei kuitenkaan ole kyse. Lavosen Polaris-teos on käsin kudottu, mutta materiaaleja ovat pellava, valokuitu ja akryyli. »Olemme todella kiitollisia, että saimme aulaamme näin upean teoksen», henkilöstö- ja hallintojohtaja Kari Mäkinen toteaa. »Polaris vetää katseen puoleensa ja sopii sekä ulkonäöllisesti että symboliikkansa ansiosta erinomaisesti juuri meille. Itseäni on aina viehättänyt vanhan ja uuden yhdistäminen ja rohkea eteenpäin katsominen. Uudistuskyky ja luovuus – ne ovat toiminnan kulmakiviä myös innovaatioita käsittelevälle ministeriölle.» Onnellisten tähtien alla Kari Ka K arrii M Mäk Mäkisen äkis äk isen en m mukaan uka uk aan Maija Ma M aijija La LLavosen avvvo ose en tunn tunnettu net e tu tu jja ao oman man sektorinsa ma se ektor ktorin in nsa s kärjessä oleva kkä ärrjjesssä o levva le va taide tai a de e sopii ssop opiiii opi erit er ityi tyi yise se sen en hyvin hyvvi hy vin samoja sa samo amo moja a erityisen teemoja te eem e oja kannattavan kann ka nat atta t va ta van TEMin TE T EMin tiloihin. tillo ti loih ihin n. Taiteilija kertoo teoksen kulkeneen onnellisten tähtien alla. Alun perin työ tilattiin jo vuonna 2005 sisäministeriön remontoituihin tiloihin Kirkkokadulle. Sinne ryijy ei kuitenkaan koskaan päätynyt tilojen sopimattomuuden takia. Teos oli ensimmäistä kertaa esillä Laterna Magican joulunäyttelyssä vuonna 2005. Sen jälkeen työ lähti maailmalle. Ensin taiteilijan mukana pieneen ranskalaiskylään ja sieltä Pariisiin suureen kuvataidenäyttelyyn. Sieltä se ostettiin Suomen Pariisin suurlähetystöön ja lopulta suurlähettilään residenssiin. Ja nyt Ranskan-kiertueellaan nimensä saanut Polaris vihdoin palasi kotiin – aika lailla samoille nurkille, mihin sitä alunperinkin kaavailtiin. Myös aivan taiteilijan kotinurkille. »Samalla lailla onnellisten tähtien alla toivon meidänkin kulkevan, kun olemme menossa monitilaratkaisuun. Siinähän ei ole kyse vain tiloista, vaan koko ministeriöltä vaaditaan aivan uusia toimintatapoja. Digitalisaatio, tietotyö ja sähköinen työskentely haastavat meidät aivan uudella tavalla. Aleksanterinkadun talo on myös menossa peruskorjaukseen, joten niissäkin toimissa toivon kaiken sujuvan hyvin», Mäkinen sanoo. Q kontrahti 1/2015 3 Matti Immonen Tässä numerossa 6 Onnistunut muutos tarvitsee vuorovaikutusta 10 Valtion kokonaisedun vuoksi Monitilaympäristöt ja tilojen yhteiskäyttö lisääntyvät. 14 Turvattu tieto lisää luottamusta Turvallisuuspäällikkö Tuomas Lehmusmetsä kertoo, miten valtionhallinnossa pidetään tieto tallessa. 16 Monitilaympäristö toi selvät säästöt Senaatti-kiinteistöt säästi tilatehokkuudessa ja -kustannuksissa sekä energiankulutuksessa. 18 Tieto kulkee ja työ sujuu Pohjois-Suomen AVI pilotoi uutta työympäristöä. 23 Valtorin fuusio hakee vertaistaan Massiivisessa fuusiossa yhtenäistetään toimitilaverkostoa. 26 Työhyvinvointi Seisomalla terveemmäksi. 28 Tarinoiden linnat Olavinlinnassa kummittelee. 31 Lyhyesti 34 Resumé 4 kontrahti 1/2015 Juha Sarkkinen Muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkisen mukaan keskeneräisyys houkuttelee tekemään kehitystyötä yhdessä. pääkirjoitus kontrahti Kontrahti on Senaatti-kiinteistöjen sidosryhmälehti, joka ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Seuraava lehti ilmestyy toukokuussa 2015. Tilaukset ja osoitteenmuutokset: katri.tulander@senaatti.fi Päätoimittaja: Outi Tarkka Puhelin 0205 811 356 Toimituskunta: Annika Ahonala, Jari Auer, Tuomo Hahl, Kaj Hedvall, Kati Jokelainen, Sonja Nybonn, Leena Suomela ja Suvi Vanto. Toimitus: Legendium Oy, puhelin 010 229 1630 Toimituspäällikkö: Marjo Tiirikka Ulkoasu: Markku Jokinen Paino: Libris Oy Paperi: Galerie Art Matta 130 g/m2 Kannessa: Terttu Savolainen Kansikuva: Juha Sarkkinen Senaatti-kiinteistöt, Lintulahdenkatu 5 A, PL 237, 00531 Helsinki Valtakunnallinen vaihde 0205 8111 fax 0205 811 360 www.senaatti.fi Sähköpostiosoitteemme: etunimi.sukunimi@senaatti.fi Senaatti-kiinteistöt on työympäristöja toimitila-asiantuntija, joka tarjoaa tiloja ja niihin liittyviä palveluja valtionhallinnolle. Toiminta perustuu yhteiskuntavastuulliseen liiketoimintaan, hyvään palveluun, pitkäaikaisiin asiakkuuksiin ja kumppanuuteen. Toimitilojen vuokraus, investoinnit sekä palvelujen ja kiinteistöjen kehittäminen muodostavat liiketoiminnan perustan. Tehdäänkö näytelmää varten ensin kulissit? Kysymys on enemmän uusista työtavoista kuin uusista työtiloista. Tämä on keskeinen oivallus, kun uusia työympäristöjä kehitetään. Ratkaisevaa ovat työn tekemisen tavat, toimivat tilat vain edesauttavat uusien tapojen käyttöönottoa. Aluksi työympäristöjen kehittämishankkeissa ajatukset kohdistuvat fyysiseen ympäristöön kuten tiloihin ja kalusteisiin. Vähän kuin näytelmää harjoiteltaessa ensimmäiseksi rakennettaisiin kulissit ja vasta myöhemmin käsikirjoitettaisiin itse näytelmä. Jokainen ymmärtää, että tämä on väärä järjestys. Uusien työskentelytapojen hahmottaminen ei ole helppoa. Mitä oikeasti tarkoittaa työn tekeminen, joka ei ole sidottu paikkaan tai jopa aikaan? Voiko ilman paperia tulla toimeen? Tukevatko järjestelmät aidosti tällaista työtä? Osaammeko hyödyntää järjestelmiä riittävän hyvin? Miten johtaa omaa tiimiä tällaisessa ympäristössä? Kärsiikö ryhmähenki? Voiko minun työssäni tehdä esimerkiksi etätyötä? Perinteisesti Senaatti-kiinteistöt on tuottanut fyysisen työympäristön ja yhä useammin myös siihen välittömästi liittyvät palvelut. Valtorilla tulee olemaan keskeinen rooli yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa, kun virtuaalinen työympäristö rakennetaan. Tavoitteena on, että tilat ja niiden edellyttämät palvelut toimitetaan virastoille ja laitoksille avaimet käteen -periaatteella. Mutta tulevaisuuden työympäristössä on kolmaskin ulottuvuus ja se on tärkein: työympäristön sosiaalinen tai toiminnallinen ulottuvuus. Miten työ organisoidaan ja miten sitä johdetaan? Mitä tiloilta ja virtuaaliselta ympäristöltä tulee tämän johdosta edellyttää? Tämän määrittely on luonnollisesti asiakkaidemme tehtävä. Me senaattilaiset voimme olla kuitenkin avuksi, kun työympäristöjä kehitetään. Kliseinen sanonta on, että asia vaatii johdon sitoutumista, jotta se toteutuisi aidosti. Tämä on totta erityisesti uusien innovatiivisten työtapojen suunnittelussa ja käyttöönotossa. Haastankin virastojen ja laitosten johdon pohtimaan näitä asioita ja laittamaan riman ennakkoluulottomasti riittävän korkealle. Jari Sarjo toimitusjohtaja kontrahti 1/2015 5 »Puhumalla ihminen jäsentää, sisäistää ja tekee itselleen merkityksiä», sanoo muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkinen Senaattikiinteistöistä. Vasemmalla kollega, markkinointijohtaja Annika Ahonala. 6 kontrahti 1/2015 Onnistunut MUUTOS tarvitsee vuorovaikutusta Muutoksen onnistuneeseen läpiviemiseen eivät pelkät faktatiedot riitä. Tarvitaan keskustelua. Teksti Minna Saano · Kuvat Matti Immonen yöympäristön muutoksessa perustavanlaatuinen lähtökohta – niin yksinkertaiselta kuin se kuulostaakin – on keskustelu. Todellinen muutos ihmisen toiminnassa ja tekemisessä tapahtuu keskustelu keskustelulta», sanoo Senaatti-kiinteistöjen muutosjohtamisen asiantuntija Pertti Siekkinen. »Kun ihminen puhuu muutoksesta ja siihen liittyvistä asioista, hän samalla jäsentää, sisäistää ja tekee itselleen merkityksiä», jatkaa Siekkinen. Työympäristön kehittäminen, työtapojen tarkasteleminen ja monitilojen hyödyntäminen ovat monisyisiä asioita. Niitä ei ratkota ylhäältä käsin lähettämällä tiedotteita, piirtämällä kaavakuvia tai järjestämällä infotilaisuuksia. Niin kauan kun tieto tulee annettuna ilman sisäistystä, on se Siekkisen mukaan exformaatiota. Vasta kun ihminen saadaan miettimään ja keskustelemaan omasta näkökulmastaan kokemusperäisesti, alkaa tieto muuttua informaatioksi ja todellinen muutosprosessi saa alkunsa. »Fokus on käännettävä tiedon jakamisesta vuorovaikutustilanteiden johtamiseen ja fasilitointiin. Mutta keskustelu ei tapahdu itsestään, vaan sitä on johdettava – ja sitä voidaan johtaa. Oleellista on saada tiimit tai ryhmät, jotka päi- vittäin kommunikoivat yhdessä, havainnoimaan omaa työtään ja tekemisiään, miettimään, mitä oma työ oikeasti on, mitä vuorovaikutustarpeita siihen liittyy ja millainen tila parhaiten palvelisi työn tekemistä. Muutosvastarinnan torjumisen sijaan kehitämme asiakkaittemme kanssa työn tekemisen tapoja ja tuemme heitä muutosmatkan aikana. Siekkinen muistuttaa, että virallisen toiminnan tarkasteleminen on vain jäävuoren huippu. Näkyvän toiminnan alla jylläävät ihmissuhteet, poliittinen peli ja monet muut tunteisiin ja toimintaan vaikuttavat asiat. »Pitää ymmärtää ja hyväksyä, että käsittelemällä vain jäävuoren huippua, ei voida tehdä todellisia ratkaisuja. Keskusteluissa pinnan alla olevia asioita saadaan nousemaan esiin ja on tärkeää huomata, että myös niihin voidaan johtamisen kautta vaikuttaa.» Keskeneräisyys käyttöön Siekkinen peräänkuuluttaa henkilöstön ottamista mukaan miettimään ja suunnittelemaan ratkaisuja ennen kuin ne on ylemmältä taholta päätetty ja lukkoon lyöty. Muutosjohtamiseen tukea Kun valtion toimitilastrategian mukaiseen monitilatoimistoon siirryttäessä lähdetään kehittämään työympäristöä, kehitetään niin fyysistä, sosiaalista kuin virtuaalistakin ympäristöä. Fyysinen ympäristö pitää sisällään tilat, sosiaalinen työn tekemisen tavat ja virtuaalinen laitteet, verkot, sovellukset sekä niiden käytön. Huolehtimalla työympäristön kaikkien kolmen elementin samanaikaisesta kehittämisestä päästään vaikuttamaan tietotyön suorituskyvyn tehostumiseen. Jotta lopputulos kokonaisuutena olisi onnistunut, täytyy työympäristön muutos- ja kehitysprosessia johtaa asiantuntevasti. Näihin muutoksiin Senaattikiinteistöillä on tarjota erilaisille organisaatiolle soveltuvia menetelmiä ja työkaluja niin johdolle, esimiehille kuin henkilöstöllekin. Muutosjohtamisen asiantuntijana Senaatti-kiinteistöissä toimii Pertti Siekkinen (kuvassa) puh. 0205 811 856, 050 386 1102, pertti.siekkinen@senaatti.fi kontrahti 1/2015 7 »Keskeneräisyys houkuttaa kehittämään yhdessä.» »Jos kaikki on valmiiksi mietitty, on vastaanottajalla vaihtoehto sanoa vain kyllä tai ei», hän toteaa. »Perinteisesti ajatellaan, että on heikkoa johtamista, jos johto ei pysty linjaamaan asioita. Itse näkisin, että on heikkoa johtamista, jos henkilöstöön ei luoteta ja anneta sen osallistua asioiden käsittelyyn. Mikäli henkilöstölle annetaan mahdollisuus, saadaan siltä eforttia asioiden järkevään toteuttamiseen. Keskeneräisyys houkuttelee tekemään kehitystyötä yhdessä.» Jotta kehittäminen sujuisi hyvässä yhteistyössä, täytyy johdon tarkkaan määritellä reunaehdot sekä selittää peittelemättä, mihin asioihin henkilökunta voi vaikuttaa, mihin ei. Muutoksentekijät-verkosto tutustui helmikuussa Senaatti-kiinteistöjen pääkonttorin monitilaympäristöön. Pelko ja epäilys käsittelyyn Mikään muutos ei ole sellainen, että kaikki siinä toisi kaikille hyvää. Ei olekaan ihme, että muutos herättää epäilyksiä ja pelkoja. »Hetken aikaa pelko on ihmiselle itselleen totta. Huoli voi olla vaikka se, mihin talvikengät jossakin tilassa laitetaan. Johtamisen kannalta asia voi tuntua mitättömältä, mutta se voi olla akuutti ja ratkaiseva asia ihmiselle itselleen.» Epäilysten, huolten ja pelkojen käsittelylle täytyy antaa tilaa. Kun keskusteluissa kuulee eri ihmisten näkemyksiä, saa asioihin perspektiiviä – osa voi vahvistaa omia pelkoja, osa lieventää niitä ja tuoda aivan erilaisia näkökulmia. »Kaikki indikaattorit osoittavat, että monitilaympäristö antaa parhaan vasteen viihtyvyyden ja tehokkuuden näkökulmasta, ja kun työympäristö toimii ja työntekijä viihtyy, syntyy tulosta. »Jotta henkilöstö saataisiin pois poteroistaan suojautumasta muutokselta, keskustelemaan rakentavasti ja tarkastelemaan työnsä tekemistä, täytyy muutosjohtamisessa merkittävästi lisätä keskusteluiden ja vuorovaikutusten johtamista sekä niiden suunnittelua», Siekkinen kehottaa. Q 8 kontrahti 1/2015 »Senaatti-kiinteistöt on moderni organisaatio, jossa kuvastuu innostavalla tavalla tämän päivän ja erityisesti tulevaisuuden työnteko», sanoo VM:n kehittämispäällikkö Virpi Einola-Pekkinen. Oikealla tj. Jari Sarjo. Muutosagentit vievät kohti uusia toimintatapoja Muutoksentekijät-verkosto koostuu ministeriöiden uudistushenkisistä edelläkävijöistä. He haluavat muuttaa vanhaa virkamieskulttuuria ja uudistaa työnteon toimintatapoja paremmin vastaamaan tämän ajan tarpeita. M uutoksentekijöissä kyse on siitä, että asioita yritetään lähteä muuttamaan alhaalta ylöspäin», kertoo valtiovarainministeriön kehittämispäällikkö Virpi Einola-Pekkinen Muutoksentekijät-verkoston ideasta. »Perinteisesti meillä asiat suunnitellaan yksityiskohtaisesti etukäteen, asetetaan tavoitteet ja aikataulut. Malli ei kuitenkaan enää toimi yhteiskunnan yhä kompleksisempiin ongelmiin, ja niihin Muutoksentekijät pyrkii löytämään uudenlaisia ratkaisu- ja valmistelutapoja.» Muutoksentekijät-verkosto syntyi kaksi vuotta sitten. Alkunsa se sai KEHUhankkeesta, jossa mietittiin, miten 12 eri ministeriöstä saataisiin identiteetiltään ja toimintatavoiltaan yksi yhtenäinen Muutoksentekijät-verkoston väkeä ryhmäkuvassa. Senaatti-kiinteistöjen isännöimässä tilaisuudessa keskusteltiin muun muassa siitä, miltä työn tekemisen muutos tällä hetkellä näyttää, mihin ollaan menossa ja miten tilaratkaisut voivat muutosta tukea. ministeriö. Yhteen organisaatioon ei päästy, mutta jo varhaisessa vaiheessa ymmärrettiin, että kyse on ennen kaikkea yhteisten toimintatapojen ja -kulttuurien rakentamisesta. »Jotta voisimme rakentaa yhtenäisiä toimintatapoja ministeriöiden välille, lähdimme tunnistamaan muutosagentteja omista ministeriöistämme ja verkostoistamme. Muutosagentit eivät välttämättä toimi kehittäjätehtävissä, mutta ovat sielultaan kehittäjiä ja edelläkävijöitä ja tunnistavat muutoksen tarpeen.» On uskallettava epäonnistua voidakseen oppia uutta. Nyt verkoston postituslistalla on toista sataa nimeä, ja kerran kuussa järjestettäviin tapaamisiin osallistuu 30–50 henkilöä. Muutoksentekijät-verkosto toimii epävirallisesti ja epämuodollisesti, mutta pitää kiinteää yhteyttä kansliapäälliköihin. Virheistä oppia ja uutta suuntaa Käytännössä verkoston toiminta on esimerkiksi edistää kokeiluja, joissa testataan uusien asioiden toimivuutta. »Hyvän virkamiehen rooli on historian saatossa pitkälti rakentunut niin, ettei tehdä virheitä eikä epäonnistuta. Tämä näkökulma on nyt osin muuttumassa, sillä uusien asioiden kokeilussa pitääkin uskaltaa epäonnistua, jotta voidaan oppia uutta ja hakea uudenlaista suuntaa.» Mahdollisuudet uuden toimintakulttuurin kehittämiselle paranevat, kun kaikille ministeriöille tarkoitettu yhteinen toimitila aukeaa maaliskuussa Kirkkokatu 14:ään Helsingissä. Senaatti-kiinteistöt vuokraa ja kunnostaa tilat, toiminnan suunnittelee valtioneuvoston kanslia yhdessä Muutoksentekijät-verkoston kanssa. »Suuri merkitys on sillä, minkälaisissa tiloissa ja työympäristöissä töitä tehdään. Kun niihin voidaan yhdistää mahdollisuus työstää asioita kokeilevin ja osallistavin ottein, uskomme yhdistelmästä saatavan paljon hyötyjä. Juuri näihin kokeiluihin konkretisoituu tämän kevään toimintamme», Einola-Pekkinen kertoo. Q www.muutoksentekijat.com kontrahti 1/2015 9 Senaatti-kiinteistöjen Juha Lemströmin ja VM:n Pauliina Pekosen mukaan valtion toimitilastrategian tavoitteisiin pääseminen vaatii monitilaympäristöihin siirtymistä. Myös tilojen ja palvelujen yhteiskäyttöä on järkevää lisätä. »Monen lähekkäin sijaitsevan viraston tai ministeriön kannattaa hyödyntää yhdessä varausjärjestelmässä olevaa kokouskeskusta ja samoja sosiaalitiloja», Pekonen sanoo. VALTION kokonaisedun vuoksi Valtioneuvosto hyväksyi joulukuussa vuoteen 2020 ulottuvan valtion toimitilastrategian, joka korostaa kokonaisetua. Tilojen pitää edistää entistä parempia työsuorituksia ja parantaa kustannustehokkuutta. Teksti Vesa Ville Mattila · Kuva Jari Härkönen · Piirrokset Getty Images 10 kontrahti 1/2015 T oimitilastrategia tähtää valtionhallinnon työympäristöjen muokkaamiseen vastaamaan uudistuvan työn vaatimuksia ja sen tarjoamia mahdollisuuksia. Tämä merkitsee muuntojoustavien toimitilojen yleistymistä ja tilatehokkuuden parantamista. Tavoitteena on toteuttaa 100 miljoonan euron vuosittaiset säästöt toimitilakustannuksissa kahdeksassa vuodessa. Strategia linjaa tilaratkaisuja aina vuokrasopimuksen päättyessä, peruskorjausta suunniteltaessa tai organisaatiota »Monitila on aika arkinen asia. Se muistuttaa nykyaikaista kirjastoa, jossa ihminen valitsee itselleen ja tarpeilleen kulloinkin sopivan tilan.» muutettaessa. Uutta toimistotilaa ei pidä rakentaa, jos valtion omistamia tai jo vuokraamia tiloja on helppo hyödyntää. Toimitilojen sijainnissa korostuvat hyvät kulkuyhteydet, rakentamisessa harmaan talouden torjuminen, lopputuloksessa terveelliset ja turvalliset ratkaisut. Tilat työkaluja tavoitteeseen Valtion toimitilastrategian päivittämistyöryhmän puheenjohtajana toiminut valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies Pauliina Pekonen ja jäsenenä työskennellyt Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Juha Lemström ovat tyytyväisiä tulevien vuosien linjauksiin. »Valtiolla tehtävän työn pitää mahdollisimman hyvin palvella yhteiskuntaa. Tilat eivät ole tavoitteita, vaan haluttuun lopputulokseen vieviä työkaluja. Muita työkaluja ovat mobiilit työnteon välineet, etätyö ja liikkuva työ», Lemström toteaa. Pekonen korostaa monitilojen merkitystä. »Hankittavan tai peruskorjattavan toimistotilan tehokkuustavoite on nyt 18 m²/henkilö, uudisrakennuksen 15 m²/ henkilötyövuosi. Tavoitteiden saavutta- minen vaatii nykyaikaiseen tietotyöhön sopivia monitilaratkaisuja ja siirtymistä pitkälti paperittomuuteen.» »Useat valtion toimitilat edustavat 1970-luvun paperiaikakautta, vaikka ihmiset muuten elävät ihan toisenlaisessa maailmassa. Ristiriita on melkoinen», Lemström pohtii. Monitila kuin kirjasto Pekonen ja Lemström myöntävät siirtymisen monitilaan vaativan totuttelua. Onhan kyse keskeisesti työntekijöiden arkeen vaikuttavasta asiasta. Iso askel eteenpäin kontrahti 1/2015 11 »Tilat eivät ole tavoitteita, vaan haluttuun lopputulokseen vieviä työkaluja.» edellyttää hyvää suunnittelua, paljon tietoa sekä määrätietoista muutosjohtamista. »Muutos varmasti arveluttaa aluksi, mutta onneksi monitila on aika arkinen asia. Se muistuttaa nykyaikaista kirjastoa, jossa ihminen valitsee itselleen ja tarpeilleen kulloinkin sopivan tilan», Lemström sanoo. Pekonen painottaa käytäntöjen yhtenäistämistä ja tilojen yhteiskäyttöä. »Monen lähekkäin sijaitsevan viraston tai ministeriön kannattaa hyödyntää yhdessä varausjärjestelmässä olevaa kokouskeskusta ja samoja sosiaalitiloja. Lisäksi tiloista tulisi tehdä mahdollisimman yleispäteviä, jolloin yhdelle virastolle suunniteltu sopii tarvittaessa toisellekin ilman suuria muutoksia.» »Vaikka valtaosa valtion työntekijöistä työskentelee toimistotiloissa, erilaisia käyttösidonnaisia tiloja on määrällisesti enemmän. Niissä pitää pohtia käyttöä, käyttäjiä ja käyttöastetta», Pekonen muistuttaa. Lemströmin mukaan myös esimerkiksi ainutlaatuisessa ydinturvallisuuslaboratoriossa voidaan miettiä käyttöastetta ja sitä, kuinka tilat tukevat tutkimustyötä. Asiantuntemusta tarjolla Valtion toimitilastrategia on jatkossa kaikkien Senaatti-kiinteistöjen tilankehittämishankkeiden kulmakivi. Strategian pohjalta jokainen valtionvirasto ja ministeriö laatii tämän vuoden aikana oman toteutussuunnitelmansa. »Hallinnonalojen kannattaa hyödyntää Senaatti-kiinteistöjen asiantuntemusta pohtiessaan strategian vaikutuksia toimintaansa jatkossa», Pekonen toteaa. »Strategia on asiakkaidemme kanssa käydyn keskustelun ytimessä. Meidän puolestaan pitää jatkaa työ- ja osaamisresurssiemme uudelleensuuntaamista», Lemström arvioi. Q 12 kontrahti 1/2015 HTH-palvelu auttaa tilojen johtamisessa Senaatti-kiinteistöjen valtion toimijoille tarjoama HTHtietopalvelu muuttui vuoden 2015 alusta käyttäjille maksuttomaksi. Uutena palveluun sisältyy tilaehdotusmalli, jonka Senaatti-kiinteistöt tekee asiakkaittensa puolesta. H Käyttöön vai purettavaksi? Valtion toimitilastrategian toimeenpano vie monilta rakennuksilta nykyisen käytön ja käyttäjät. »Senaatti-kiinteistöt pyrkii löytämään tehokasta käyttöä kaikille tyhjiksi jääneille kiinteistöille», sanoo Senaatti-kiinteistöjen operatiivinen johtaja Juha Lemström. »Saattaa silti käydä niin, että kaupunkirakenteen muutosten vuoksi väärässä paikassa sijaitseva, teknisesti ja taloudellisesti vanhentunut virastorakennus kannattaisi purkaa tai muuttaa vaikka asuinkäyttöön.» TH-palvelun (hallinnon tilahallinta) uudistusten tavoitteena on parantaa valtionhallinnon puolivuosittain julkaistavan konserniraportoinnin tasoa ja tilatietojen vertailtavuutta. »Vastedes Senaatti-kiinteistöt antaa kullekin virastolle raportin sen tilankäytön tunnusluvuista. Ensimmäiset tilankäytön raportit lähtevät vastaanottajille maaliskuun aikana. Kukin virasto voi ottaa kantaa esitettyjen lukujen oikeellisuuteen ja tehdä omia muutosehdotuksiaan», Senaatti-kiinteistöjen HTH-asiantuntija Tomi Niskakangas kuvailee. Verkkopohjaiseen HTH-tietopalveluun on koottu keskitetysti valtionhallinnon tilojen kaikki sopimus-, tila- ja käyttäjätiedot. Palvelun kautta voi näin ennakoida tilojen käyttöä ja hallita käytöstä aiheutuvia kuluja. Tilatietoja on hyödynnetty esimerkiksi remonttien suunnittelussa ja säästöpotentiaalien kartoittamisessa. Tähän asti virastot ovat pitäneet itse yllä tilatietojaan HTH-palvelussa. Ongelmana on ollut, että virastot ovat kirjanneet tietonsa eri tarkkuudella, jolloin tunnuslukujen vertailtavuus eri virastojen ja hallinnonalojen välillä on kärsinyt. »Senaatti-kiinteistöt haluaa todella panostaa kyseisen palvelun kehittämiseen. HTH on nyt maksuton palvelu. Jatkossa otamme isomman roolin järjestelmän ylläpidossa. Tarvitsemme faktatietoa tehostaaksemme valtionhallinnon tilankäyttöä», Niskakangas toteaa. Senaatti-kiinteistöt pyrkii myös kaikin muun tavoin tukemaan virastoja tilatietojen kokoamisessa ja kirjaamisessa. Tarkoituksena on yhtenäistää vaihtelevat seurantakäytännöt. Senaatti-kiinteistöjen on helpompi auttaa virastoja näiden ongelmissa, kun käsiteltävä tieto on yhtenäistä. Viimeisetkin virastot mukaan palveluun Valtiovarainministeriön muutama vuosi sitten käynnistämän projektin tavoitteena on hillitä julkishallinnon toimitilakulujen kasvua ja jopa vähentää niitä. Niskakangas arvioi, että kuluvan vuoden aikana viimeisetkin valtionhallinnon toimijat saadaan mukaan hankkee- seen. Ministeriöt allekirjoittivat palvelun puitesopimukset jo toissa vuonna, mutta joillakin hallinnon aloilla palvelun käyttöönotto on hieman viivästynyt. »Aktiivinen tilanhallinta vie aikaa ja vaatii usein toimintatapojen muutosta. Toimenpiteet on suunniteltava huolellisesti ja harkiten», Niskakangas muistuttaa. Hankkeessa jo mukana olevien kokemukset palvelun käytöstä vaihtele- vat. Helpoimmin palvelu on hanskattu Niskakankaan mukaan pienissä yksiköissä, joiden toimitilasalkku myös on pieni. Vastaavasti suuremmissa virastoissa palvelun käyttöönotto ja ylläpito on saattanut vaatia useiden ihmisten täyspäiväisen panostuksen, jolloin se on koettu työlääksi. Nyt valtionhallinnon virastoja pyritään tukemaan entistä paremmin palvelun ylläpidossa, kun Senaatti-kiinteistöt ottaa siinä isomman roolin. »Aikaisemmin ongelmallista on myös ollut tietojen pikkutarkka kerääminen jopa henkilötasolla. Tämä on paitsi teettänyt runsaasti työtä, myös nostanut kysymyksen yksilön tietoturvasta. Tarkoituksena on jatkossa mahdollistaa tietojen kerääminen myös karkeammalla tasolla ja yhtenäistää käytäntöjä. Tarvitsemme yhteiset pelisäännöt tilatietojen seurantaan», Niskakangas summaa. Q kontrahti 1/2015 13 Turvattu tieto lisää LUOTTAMUSTA Liikkuva ja digitalisoituva työ altistaa meidät uudenlaisille uhkille. Voiko verkottuvassa maailmassa työskennellä ilman pelkoa tietojen vuotamisesta vääriin käsiin? Kun tietoturvaan liittyvät kysymykset otetaan ennakoivasti mukaan osaksi organisaation riskienhallintaa, luodaan samalla luottamusta herättävä turvallisuuskulttuuri. Teksti Olli Manninen · Kuva Matti Immonen 14 kontrahti 1/2015 P alvelunestohyökkäykset, salasanojen kalastelut, asiakasrekisterien varkaudet tai arkaluonteisten asioiden tietovuodot ovat nykyään kiusallisen arkisia uutisia ja omiaan nakertamaan luottamusta digitalisoituvaan talouteen. Miten kannattaa turvata luottamukselliset ja toiminnalle tärkeät tiedot aikana, jolloin etätyö yleistyy myös valtionhallinnossa? »Usein työnantajan tahtotila ja asenne ratkaisevat, miten vastuullisesti työntekijät suhtautuvat työhönsä liittyviin »Luottamus valtion tarjoamia tietopalveluja kohtaan ei saa horjua.» Turvallisuuspäällikkö Tuomas Lehmusmetsä kehottaa pitämään tietoturva-asiat kunnossa, jottei tieto pääse karkaamaan. riskeihin. Hyvässä turvallisuuskulttuurissa pyritään tunnistamaan ennalta turvallisuuteen kohdistuvat uhkatekijät ja varautumaan niihin», sanoo Senaattikiinteistöjen turvallisuuspäällikkö Tuomas Lehmusmetsä. Lehmusmetsä puhuu turvallisuuden kokonaisuuskolmiosta, jolla on hyvä arvioida turvallisuuskulttuuria. Kun arvot ja asenteet, turvallisuutta edistävät käytännöt ja ratkaisut on mietitty huolellisesti, turvallisuuteen liittyvät vastuut ovat selkeitä ja henkilöstöä opastetaan ja koulutetaan säännöllisesti, voidaan varautua tehokkaasti organisaation turvallisuuteen kohdistuviin uhkatekijöihin. Valtionhallinnossa tietoturvallisuuden kehittämisen lähtökohtana on jokaisen organisaation vastuu oman toimintansa tietoturvallisuudesta. Valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta määrittelee valtionhallinnon viranomaisten yleiset tietoturvavaatimukset asiakirjojen ja toimitilojen osalta. Valtio luokittelee tietonsa neljään eri suojatasoluokkaan tiedon vuodon aiheuttamien potentiaalisten vahinkojen näkökulmasta. Tiedon salassapidon luonne vaikuttaa paljolti siihen, miten tietoja voidaan käsitellä ja säilyttää. »Julkisen ja perustason tiedot ovat riskiluonteeltaan sellaisia, ettei niiden käsittelyyn esimerkiksi etätyönä liity suuria velvoitteita tai rajoitteita. Jos on kyse jo kolmostason tiedosta, ei etätyö tai edes mobiilin päätelaitteen käyttäminen ole yleensä mahdollista.» Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi turvallisuustekniikkaan ja -ratkaisuihin tai tietyt maanpuolustukseen liittyvät tiedot, samoin arkaluonteiset henkilö- tai terveystiedot. »Näiden tietojen säilyttäminen edellyttää korotetun turvatason toimitiloja, vahvaa käyttäjätunnistusta ja valvottuja yhteyksiä, jolloin etätyöskentely ei ole mahdollista. Jos aineistoja on paperimuodossa, edellyttää niiden säilyttäminen turvakaappeja, joita ei kotoa tai julkisista tiloista yleensä löydy.» Turvallisuussopimusmalli jakaa riskiä Siirtymäaika valtioneuvoston asetuksesta koskien tietoturvallisuutta on täyttymässä, ja tämän vuoden loppuun mennessä toimitiloja koskevat perustason vaatimukset on viimeistään toteutettava. Senaatti-kiinteistöt on yhdessä sidosryhmäkumppaniensa kanssa laatinut turvallisuussopimusmalleja, jotka velvoittavat palveluntoimittajia suojaamaan ja turvaamaan toimitilansa, asiakirjansa ja tiedonhallintansa. Sopimusmallit pohjautuvat tietoturva-asetuksen ja Vahti-ohjeiden periaatteisiin. »Kun asiakas tekee kanssamme turvallisuussopimuksen, me huolehdimme toimitilojen tietoturva-asioista kiinteistöön liittyvän palvelutuotannon osalta. Asiakkaalla on kuitenkin edelleen tietoturvavastuu oman toiminnan osalta», Lehmusmetsä sanoo. Senaatti-kiinteistöt pitää myös huolta, että alihankintana toteutetuissa palveluissa noudatetaan turvallisuussopimuksen periaatteita ja velvoitteita. Haukka lähti lentoon Senaatti-kiinteistöjen toimitilaratkaisujen turvallisuusmalli on vuosi sitten lanseeratun Haukka-palvelun kaltainen riskienhallintapalvelu, jolla voidaan arvioida ja kehittää toimitilojen jo voimassa olevaa turvallisuustasoa, kartoittaa uusien toimitilojen osalta riskit ja tarpeet sekä laatia suositukset ja vaatimukset lopputulokselle. Lehmusmetsän mukaan Haukka-turvallisuusasiantuntijapalvelu on herättänyt runsaasti kiinnostusta ja keskustelua turvallisuuteen liittyvistä asioista. Turvallisuuskysymyksistä on tullut luonteva osa vuoropuhelua, kun uusia tiloja suunnitellaan tai entisiä muunnetaan toimivammiksi. »Tiedon turvaamisen merkitys on korostunut, kun niin monet tietopalvelut ovat joutuneet erilaisten kyberhyökkäysten kohteeksi. Luottamus valtion tarjoamia tietopalveluja kohtaan ei saa horjua. Turvallisuusasioiden pitäisikin olla proaktiivisesti osa kaikkien valtionhallinnon toimijoiden kokonaisvaltaista riskienhallintaa», Lehmusmetsä sanoo. Q kontrahti 1/2015 15 Monitilaympäristö toi SELVÄT SÄÄSTÖT Reilun vuoden ajan monitilaympäristössä toiminut Senaatti-kiinteistöt on onnistunut säästämään tila- ja energiakustannuksissa selvästi. Myös henkilöstö on ottanut uuden työympäristön omakseen. Teksti Marjo Tiirikka · Kuva Senaatti-kiinteistöt –22 % Senaatti-k iin t Tilatehokkuus – 45 % tos muutetaan vähitellen säädeltäviksi ergonomiasyistä», Ripatti kertoo. Aiemmin työfysioterapeutti sääti senaattilaisille henkilökohtaisesti työpisteet, uu Senaatti-k iin t Kolmen kuukauden kuluttua muutoksesta tehtiin laajempi SmartWow-analyysi*, joka oli osa tietotyön suorituskykymittausta. Sen avulla seurattiin työympäristömuutoksen euromääräisiä tuottavuusvaikutuksia. Tulosten mukaan senaattilaiset ovat varsin tyytyväisiä uuteen työympäristöönsä. »Monitilaympäristöstä näyttää löytyvän aina hyvin tila keskittymistä ja hiljaisuutta vaativaan työhön. Myös neuvotteluhuoneita muodollisiin ja epämuodollisiin palavereihin koetaan olevan tarpeeksi», kertoo johtava asiantuntija Reetta Ripatti Senaatti-kiinteistöistä. mutta nykyisin paikan vaihtuessa säädöisKeskeytysten ei ole koettu lisääntytä pitää huolehtia itse. Tätä helpottavat neen monitilaympäristössä. Tämä johtusähkökäyttöiset työpöydät. nee siitä, että monitilaympäristöstä löytyy »Olemme lisänneet sähköpöytien aina tila, jossa työskentelevää ei yhteisten määrää ja monet tykkäävät työskennellä pelisääntöjen mukaan saa häiritä. seisten», Ripatti sanoo. »Keskeytyksellisyys on toisaalta nykyaikaisen tietotyön ominaisuus, ja Uudet työvälineet hallussa pääosa siitä syntyy digitaalisten kanavien Senaattilaiset osaavat hyödyntää hyvin kautta. Se ei siis riipu niinkään fyysisestä uusia sähköisiä työtapoja, kuten Lynctyöympäristöstä», tietotyön tuottavuuden pikaviestinpalvelua ja sähköisiä ryhmäasiantuntija Heljä Franssila Senaattityötiloja. Niiden käyttöönottoa helpotti kiinteistöistä selventää. ICT-ajokortti, mikä jokaisen piti suorittaa. Ergonomiaan liittyvät asiat askarruttiTyöskentelytavoista eniten pyyhkeitä vat senaattilaisia jonkun verran. saivat talon omat kokous»Kotipesäkerroksessa vanhoja käytännöt. hyväkuntoisia kalusteita haluttiin n työympäri e j »Meillä on paljon hyödyntää yhteiskuntavastuun stö stö ei varsin laajoja joukhengessä, mutta nyt niitäkin m Monitilaympäristössä työ sujuu kontrahti 1/2015 ö tos Energiankulutus enaattikiinteistöjen pääkonttorin väki Helsingin Lintulahdenkadulla on työskennellyt monitilaympäristössä vuoden 2014 alusta. Aiempi avokonttori ei enää palvellut nykyaikaisia tietotyön teon tapoja. Nimetyistä työpisteistä luovuttiin lähes kokonaan, ja nyt paikat valitaan aina kulloisenkin tehtävän mukaan. Ylibuukkausaste on lähes 30 prosenttia eli työpisteitä on vajaa kolmannes vähemmän kuin työntekijöitä. Senaattilaiset ovat usein toisaalla palavereissa, joten paikkoja on riittänyt hyvin kaikille tarvitsijoille. Monitilaympäristö saavutti sille asetetut tavoitteet selkeästi. Tilatehokkuus parani 45 prosenttia. Nyt se on 14,9 m2/ htv, mikä on selkeästi alle valtion toimitilastrategiassa asetetun tavoitteen. Tähän päästiin luopumalla kokonaan yhdestä kerroksesta. Tilakustannuksissa säästettiin 26 prosenttia. Myös energian kulutus on vähentynyt viidenneksen ja hiilijalanjälki on 14 prosenttia aiempaa pienempi. 16 öympä ris t uu S ty jen m stö ei koja osallistavia ja aikaavieviä kokouksia. Tämä saattaa vaikuttaa tulokseen», Ripatti pohtii. Mobiilivyöhyke sopii erinomaisesti tiimityöskentelyyn. tos Ylibuukkausaste noin ö uu Senaatti-k iin t öympä ris t m uu tos Senaatti-k iin t ty jen 30 % m Kyselyn jälkeen kokouskäytäntöjä on »Työskentelemme tyypillisesti useissa kehitetty järjestämällä aiheeseen liittyviä erilaisissa projekteissa ja hankkeissa yhtä teemaviikkoja ja koulutusta. aikaa. Siksi saattaa tuntua, ettei omaan Etätyön tekeminen on kyselyn muajankäyttöön voi aina riittävästi vaikutkaan omaksuttu hyvin yleiseksi käytäntaa», Ripatti pohtii. nöksi. Osan mielestä yhteistyö oman tiimin »Työaikalainsäädännön mukaan on sisällä on niin ikään heikentynyt. mahdollista tehdä yksi päivä viikossa »Kun ei istuta enää vierekkäin oman etätöitä ja esimiehen luvalla enemmänkin. yksikön kanssa, voi syntyä irtautumisen Pilotoimme parhaillaan etätyön seurantaa, tunnetta. Toisaalta nyt voidaan hakeutua jossa tietokoneelta voi vaikkapa entistä helpommin yhteistyökotoa merkata työpäivänsä hön niiden henkilöiden öy en ty mpäris j ö alkavaksi ja päättyväksi», kanssa, joiden kanssa tö st ei Ripatti kertoo. yhteistyötä kulloinkin pitää tehdä», Ripatti Entäpä tuottavuus? Tilasummaa. kustannukset Oma työ sujuu Lintulahtelaiset antoisen sijaan hyvin. vat itselleen arvosanakSenaattilaiset kokevat si itse koetusta tuottasaavansa aikaiseksi vuudesta 8+. Osan miehyviä tuloksia suhteessa lestä työaikaa ei pystytä tavoitteisiinsa ja osaavansa käyttämään oikeanlaisten hoitaa työtehtävänsä tehokasioiden tekemiseen tai työryhkaasti ja laadukkaasti. Q miä ei koeta riittävän tehokkaiksi. stö ei –26 % *SmartWow-analyysin toteutti Tampereen teknillinen yliopisto. Se liittyy RYM Oy:n Built Environment Process Re-Engineering (PRE) -ohjelman New Ways of Working -hankkeeseen, johon myös Senaattikiinteistöt osallistuu. kontrahti 1/2015 17 TIETO KULKEE ja työ sujuu 18 kontrahti 1/2015 Työ tehdään uudella tavalla, kun tilat antavat siihen mahdollisuuden. Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa vuorovaikutus parani ja työ tehostui. Teksti Pirkko Koivu · Kuvat Juha Sarkkinen Viihtyisään kahvihuoneeseen kokoonnutaan tauolle, jota nyt viettävät Ulla Silventoinen ja Jaana Jämsä. V iranomaislausunnot voivat Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa syntyä tähän malliin: asiantuntijat siirtyvät monitoimitilasta pienen vetäytymishuoneen sohville. Monitori näyttää seinältä tekstin, jota luonnostellaan yhdessä, ja lausunto on valmis yhdellä istumalla. Näin lausunnot valmistuvat nopeammin kuin ennen, kertoo johtaja Jukka Erkkilä aluehallintoviraston hallintopalveluista. »Aiemmin pidettiin ensin pohjapalaveri, sitten kukin laati osuutensa lausunnosta ja sitä hiottiin ja kierrätettiin vielä kaikilla.» Mikään ei estä muokkaamasta käytäntöjä perinteisessäkin toimistossa, mutta uudenlaiset työtilat avaavat silmiä muutokselle. Pohjois-Suomen aluehallintovirastossa pilotoidaan uutta työympäristö- ja toimitilakonseptia. Ylijohtaja Terttu Savolainen kertoo, että jo suunnitteluvaiheessa huomattiin tarve luoda uutta työympäristöä. »Tilat mahdollistavat uudenlaiset työtavat. Ne edistävät sähköistä, paperitonta työskentelyä, johon muutenkin koko ajan mennään.» Työkäytännöt ovat muuttuneet jo niiden viiden vuoden aikana, kun Savolainen on ollut Avin johdossa. Esimerkiksi puhelinta käytetään vähemmän, sähköpostia ja intranetiä enemmän. Älypuhelin vapauttaa työpöydän äärestä ja videokokoukset ovat yleistyneet. »Ihmiset liikkuvat paljon työmatkoilla, ovat palavereissa tai tekevät etätyötä, joten työhuoneita on entistä enemmän tyhjillään.» Valmiina kokeilemaan Mahdollisuutta pilotointiin tarjottiin vuonna 2013 Pohjois-Suomen aluehallintovirastolle, ja se oli kokeiluun valmis. Nykyisten tilojen tiedettiin joka tapauksessa tarvitsevan muutosta, neliöitäkin pitää käyttää jatkossa tehokkaammin. »Nyt toimistotyyppistä tilaa on valtion toimitilastrategian näkökulmasta liikaa, kontrahti 1/2015 19 »Työnteko on jopa tehostunut.» Jukka Erkkilä noin 30 neliömetriä henkilötyövuotta kohti. Työhuoneet ovat isoja», Terttu Savolainen sanoo. Virasto toimii Oulun keskustassa kolmessa eri rakennuksessa. Pilottiin valittiin vanhimman, vuonna 1859 valmistuneen talon yksi kerros, jossa on entisten 12:n sijaan nyt 22 työpistettä. Muutostyöt valmistuivat syksyllä 2014. Jukka Erkkilä kertoo, että avoimia tiimitiloja kohtaan oli myös ennakkoluuloja, pelättiin melua ja työrauhan menetystä. Matkan varrella pelot kuitenkin karisivat. »Muutos tehtiin projektimuotoisena ja henkilöstö osallistui projektiin, ihmisiä haastateltiin ja henkilöstötyöpajoissa oli henkilöstön edustajat eri toiminnoista.» Jukka Erkkilän mukaan pilottitiloilta odotettiin paljon ennen niiden valmistumista, mutta käyttäjäkyselyn perusteella odotukset pitkälti täyttyivät ja ylittyivätkin. »Palautteen mukaan työnteko on jopa tehostunut. Vuorovaikutus toimii entistä 20 kontrahti 1/2015 paremmin. Ihmiset tietävät, mitä organisaatiossa tapahtuu ja mitä muut tekevät.» Kyselyssä kehuttiin myös toimivuutta ja ergonomiaa, muun muassa sähköisesti säädettäviä pöytiä. Rauhaa keskittyä Pieni kävelykierros todistaa, että avotiloihin liitettyä hälinää, kopinaa ja kaikua ei monitilaympäristössä ole. Ihmiset ovat työhön keskittyneitä. Osa työntekijöistä seisoo, osa istuu työpöytiensä ääressä. Vapaina on lasiovellisia vetäytymistiloja, joissa voi pitää pikapalavereita tai puhua puhelimessa. Yhdessä kokoushuoneessa on meneillään videoneuvottelu. Aluehallintoviraston jokainen työntekijä käy vuorollaan kolme kuukautta kokeilemassa uudistuneita tiloja. Ylijohtaja Terttu Savolaisen iso työhuone vaihtui pilotin ajaksi monitilaympäristön tiimitilaan, jossa hänen lisäkseen työskentelivät sihteeri, hallinto- sekä viestintäpäällikkö ja neuvotteleva virkamies. »Tieto kulki kohisten ja aikaa säästyi varsinaiseen työhön», Savolainen tiivistää kokemuksen. Kun tuli asiaa, ei tarvinnut soittaa tai kävellä koputtamaan toisen ovea. Riitti kun nosti päätään ja kysyi. »Menisin ilman muuta takaisin valoisiin, uusiin tiloihin. Oma työhuone tuntui hämärältä ja paluu sinne oudolta.» Työhyvinvointi parani Pilottiin ovat vuorollaan osallistuneet myös liikuntatoimen ylitarkastaja Ulla Silventoinen ja suunnittelija Jaana Jämsä. Silventoinen jakoi työtilansa viiden, Jaana Jämsä yhden työtoverin kanssa. »Minulle muutos ei ollut iso, olin ennenkin työskennellyt kahden hengen huoneessa, joten käytänteet olivat valmiina», Jaana Jämsä kertoo. Ulla Silventoinen korostaa, että monitilaympäristössä työskentely kannattaa valmistella hyvin. »Sovitaan etukäteen säännöt, joiden mukaan toimitaan. Näin työrauha säilyy.» Tila joustaa työn mukaan T ulevaisuudessa aluehallintovirastojen työntekijöiden määrä vähenee ja työn luonne muuttuu. Tämä on otettu huomioon valtakunnallisessa työympäristö- ja toimitilakonseptissa, joka ohjaa aluehallintovirastojen suunnittelua. Kun virastojen toimitilat tehdään valmiin konseptin pohjalta, säästyy suunnittelu-, hankinta ja kalustekustannuksia ja samalla toimintatavat yhtenäistyvät. Avien tulosohjauksesta vastaa valtiovarainministeriö. Ylitarkastaja Mikko Saarinen valtiovarainministeriöstä sanoo, että konsepti on nyt luonnosvaiheessa, mutta pilotoinnin tulosten valmistuttua siitä tulee osa aluehallintovirastojen toimitilastrategiaa. Työympäristön konsepti tuo muutoksia työtapoihin, työtilojen tunnelmaan ja kokonaisuuteen. Henkilöstölle tarjotaan erilaisia, kuhunkin työtehtävään soveltuvia tiloja. »Myös kustannuksia hillitään. Nykyisin aluehallintovirastojen toimitilakustannukset ovat noin 9 miljoonaa euroa vuodessa ja ne ovat palkkamenojen jälkeen toiseksi suurin kuluerä», Saarinen sanoo. Mikko Saarisen mukaan odotukset konseptin tuloksista ovat korkealla ja ainakin pilotin tähänastiset tulokset hyviä. Oulun tuloksia odotetaan Asiantuntijapalveluna tuotettavaa konseptointihanketta johtaa Senaatti-kiinteistöjen Anne Sundqvist yhteistyössä asiakkuusvastaava Petri Porkan kanssa. »Senaatti-kiinteistöt vastaa jatkossa konseptin tilojen toteuttamisesta. Asiakkaiden tehtävä on sitouttaa henkilöstö toimimaan uusilla tavoilla», Porkka sanoo. Konseptissa työtilat jaetaan vyöhykkeisiin. Julkiselle ja puolijulkiselle vyöhykkeelle pääsevät asiakkaat. Tiimityö-, vetäytymis- ja kokoontumistiloihin menevät vain työntekijät. Omia työhuoneita ei ole, vaan ihmiset työskentelevät monitilaympäristössä. »Muutamassa avissa Oulun pilotin tuloksia odotetaan jo. Konseptin mukaiset tilat tukevat työtapojen muuttumista, ovat tehokkaat ja säästävät vuokria», Porkka tiivistää työympäristömuutoksen ja konseptoinnin etuja. Konseptin mukainen työympäristö tukee nykyaikaista tietotyötä, ihmiset kohtaavat toisiaan enemmän ja asiat hoituvat nopeammin. »Vyöhykemalli lisää myös turvallisuutta, niin tieto- kuin fyysistäkin turvallisuutta», Porkka sanoo. Q kontrahti 1/2015 21 »Uudessa kahvihuoneessa tutustuin työtovereihin, joita en ennestään hyvin tuntenut.» Jos on kysyttävää toiselta, odotetaan hetkeä, jolloin hän ei ole syventyneenä työhön. Puheluita ei puhuta yhteisissä tiloissa, vaan vetäytymistilassa. Langattoman verkon ansiosta niissäkin voi työskennellä kannettavilla tietokoneilla. »Vetäytymistila tarvitsee vielä korkeammat pöydät, jotta siellä voi tehdä keskittymistä vaativaa työtä», Ulla Silventoinen ja Jaana Jämsä toivovat. Silventoinen on tyytyväinen kokemuksiinsa. »Voin paremmin raikkaan sisäilman ja valoisien työtilojen ansiosta. Uudessa kahvihuoneessa tutustuin työtovereihin, joita en ennestään hyvin tuntenut. Kaikki kahvittelevat yhä aikaa kello 9 ja 14.» Jatkoa suunnitellaan Työympäristö- ja toimitilakonseptiin sisältyy ajatus vyöhykkeistä, asiakkaille tarkoitetut julkiset tilat sekä henkilöstön työtilat pidetään erillään. Jukka Erkkilä muistuttaa, että yhteen kerrokseen rajautuvassa pilotissa vyöhykejako on vasta osittain mukana. Aluehallintovirastossa selvitetään tilojen muuttamista myös laajemmin, lähtökohtana on sovittaa toiminta valtion toimitilastrategian mukaisiin neliöihin eli 18 neliömetriin henkilöä kohti. Tämä vapauttaisi tilaa myös muiden, kuten Pohjois-Suomen maistraatin käyttöön. Pohjois-Suomen aluehallintovirasto toimii arvokkaassa vanhassa rakennuksessa. Tämä otettiin huomioon myös tilojen suunnittelussa, kertoo rakennuttajapääl- 22 kontrahti 1/2015 likkö Marita Rovamo Senaatti-kiinteistöiltä. Museovirasto oli mukana suunnittelussa, ja sisustusratkaisut kunnioittavat talon henkeä. »Esimerkiksi ilmastointikanavat on vedetty näkymättömiin lattian rajaan. Myös ikkunat ovat entisessä muodossaan leveine ikkunalautoineen.» Q Senaatti-kiinteistöjen Marita Rovamo vaihtaa kuulumiset ylijohtaja Terttu Savolaisen kanssa. Savolainen kertoo, että uudenlaiset tilat ovat kiinnostaneet myös esimerkiksi Oulun kaupungin organisaatiota. VALTORIN FUUSIO hakee vertaistaan Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin organisoituminen on suururakka, jossa toimitiloilla on tärkeä rooli. Palvelukeskuksen tavoitteena on yhtenäistää toimitilaverkostoaan niin, että jokaisella toimipaikkakunnalla on vain yksi toimitila. Teksti Pirjo Kupila · Kuvat Petteri Kivimäki V altion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toimitusjohtaja Kari Pessi on innostunut työstään jättifuusion luotsina. Vain vuosi sitten maaliskuussa perustettuun Valtoriin ollaan siirtämässä 80 valtionhallinnon yksikön toimialariippumattomat ict-tehtävät. Niitä hoitaa noin 1 000 henkilöä yli 30 paikkakunnalla ympäri Suomea. »Vastaavankokoista fuusiota ei valtiolla ole aiemmin tehty. Esimerkiksi samaan suuruusluokkaan kuuluva Valtion talousja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet muodostettiin yhdistämällä neljä toimivaa palvelukeskusta», Pessi sanoo. Hän tähdentää, että jokainen tehtävänsiirto on vietävä läpi hyvässä yhteistyössä luovuttavan viraston kanssa. Siinä auttaa aktiivinen ja säännöllinen viestintä. Pessi arvioi, että vuoden 2016 lopussa, kun organisaatio on täysin valmis, Valto- rilla on 1 000 työntekijää ja lähes 250 miljoonan euron budjetti. Kolmannes työntekijöistä sijoittuu pääkaupunkiseudulle ja loput kaksi kolmasosaa eri puolille maata. Sitä ennen samalla paikkakunnalla tai seudulla työskentelevät valtorilaiset pitäisi saada samoihin toimitiloihin. Vielä toistaiseksi yli puolet Valtorin henkilöstöstä työskentelee asiakkaiden tiloissa. Pelkästään pääkaupunkiseudulla työntekijöitä on 30 eri osoitteessa. kontrahti 1/2015 23 Näin suurta fuusiota ei valtiolla ole ennen tehty. Muutokset asiakasvirastojen ja -laitosten toiminnassa vaikuttavat Valtorin toimipisteiden ja henkilökunnan sijoittumiseen. Jokainen neliö on kustannus Toimitusjohtaja Karri Pessi sanoo, että toimitiloilla on tärkeä rooli Valtorin järjestäytymisessä. Valtorin perustamisella tavoitellaan tehokkuutta ja kustannussäästöjä valtion ict-toimintaan. Valtiolla on lähes 100 000 työasemaa ja 8 000 palvelinta. Valtori vastaa kaikista työasemiin ja tietoliikenneverkkojen ylläpitoon liittyvistä palveluista. Lisäksi se huolehtii sähköisen asioinnin tukipalve- luista ja erilaisista asiantuntijapalveluista, kuten tietoturvapalveluista. Palvelukeskus rahoittaa toimintansa asiakasmaksuilla. Budjetistaan se käyttää kaksi kolmasosaa palveluiden ostoihin ja hankintoihin. Toimitilojen hankinnassa ja työympäristön kehittämisessä Valtori hyödyntää Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijapalveluita. »Senaatti-kiinteistöiltä yhteistyö vaatii joustavuutta sekä eri toimijoiden ja alueyksiköiden välistä tiivistä yhteistyötä. Yllätyksiltäkään ei tiukassa aikataulussa voida Strategiapokkari kiteyttää olennaisen toimitiloista V altion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toimitilastrategia valmistui joulukuussa. Strategia tehtiin yhdessä Senaattikiinteistöjen kanssa osana uuden palvelukeskuksen organisoitumista. Valtorilla on yli 90 toimipistettä yli 30 paikkakunnalla ympäri Suomea ja suuri tarve tilojen keskittämiselle. 24 kontrahti 1/2015 »Toimitilastrategian avulla varmistamme työympäristön nivoutumisen kokonaisstrategiaamme», sanoo Valtorin toimitusjohtaja Kari Pessi. Pokkarimuotoon tiivistetyssä strategiassa on kerrottu ne periaatteet, joilla Valtorin tilaratkaisut ei toimipaikkakunnilla tehdään. »Siihen on myös kiteytetty hyvin meille tärkeän monipaikkaisen työskentelyn ja virtuaalityön ajatus», Pessi sanoo. Valtorin toimitilastrategia painottuu henkilökunnan käyttämiin toimistotiloihin. Konesalien kehittämisessä palvelukeskus noudattaa valtion konesali- ja kapasiteettipalvelustrategiaa. Toimitila-asiantuntija Matias Koponen Senaattikiinteistöistä sanoo, että toimitilojen kriittinen tarkastelu on hyödyllistä kaikenkokoisille organisaatioille. »Toimitilastrategian tarve kuitenkin korostuu, kun kyse on valtakunnallisesta organisaatiosta, jolla on useita toimipisteitä eri puolilla Suomea.» Senaatti-kiinteistöt on kehittänyt strategiapokkarin nimellä kulkevan asiantuntijapalvelun asiakkaidensa toimitilajohtamisen avuksi. Siinä valtion virastoille ja laitoksille laaditaan määräajassa toimitilastrategia, joka esitetään tiiviissä ja helposti omaksuttavassa muodossa. Strategiapokkari sisältää konkreettisia linjauksia ja ohjeita toimitilojen johtamiseen. Se toimii myös selviytymisoppaana, kun virasto yrittää suoriutua toimitilojen säästövelvoitteistaan tai sen toiminta muuttuu esimerkiksi fuusion seurauksena. Senaatti-kiinteistöt lupaa, että strategiapokkari syntyy kahdeksassa viikossa aloituskokouksesta lukien. Prosessi sisältää kolme asiantuntijoiden vetämää puolen päivän mittaista työpajaa. Senaatti-kiinteistöt tarjoaa strategiapokkarille myös vuosihuollon nimellä kulkevan päivityksen. Q aina välttyä», sanoo Valtorin asiakasvastaava, toimitila-asiantuntija Matias Koponen Senaatti-kiinteistöistä. Tähän mennessä Valtori on tehnyt Senaatti-kiinteistöjen kanssa vuokrasopimukset uusista toimitiloista Jyväskylään ja Helsinkiin. Lisäksi se on sopinut asiantuntijapalvelujen käytöstä työympäristön kehittämisessä ja toimitilastrategian laatimisessa. Valtorin päätoimipaikka on Jyväskylässä virastotalo Sinetissä. Siellä tulee työskentelemään enimmillään neljäkymmentä valtorilaista Verohallinnolta vapautuneissa tiloissa. Pääkaupunkiseudulla Valtorin henkilökunta muuttaa lokakuussa Senaatti-kiinteistöjen naapuriksi Lintulahdenkadulle Helsingin Sörnäisiin. Nykyaikainen toimitila tarvitsee modernin ict:n Valtorin uudet toimitilat ovat pääsääntöisesti monitilatoimistoja, joissa on huomioitu erilaiset työtehtävät sekä virtuaaliset työtavat ja -välineet. »Lähdemme siitä, että työtä on voitava tehdä missä tahansa: toimistossa, kotona, matkalla ja asiakkaan tiloissa. Rohkaisemme työntekijöitä etätyöhön niissä tehtävissä, joissa se on mahdollista», Kari Pessi sanoo. Monipaikkainen ja virtuaalinen työskentely edellyttävät paljon myös johtamiselta. Valtorissa esimies ei aina työskentele samalla paikkakunnalla työntekijän kanssa. »Se vaatii esimiehiltä erilaista tapaa toimia ja alaisilta suurta vastuuntuntoa», Pessi sanoo. Toimistotilojen lisäksi Valtori hallinnoi 120 konesalia joko toimistojen yhteydessä tai muissa tiloissa. »Aiomme vähentää radikaalisti konesalien määrää keskittämällä, kasvattamalla yksikkökokoja ja lisäämällä konesalipalveluiden yhteiskäyttöä», Pessi kertoo. Valtori ja Senaatti-kiinteistöt ovat yhteisten asiakkaiden ja tulevan Helsinginnaapuruutensa innoittamina kehitelleet ajatusta palveluyhteistyöstä. Pessi uskoo, että siinä molemmilla on paljon annettavaa asiakkaille. »Senaatti-kiinteistöillä on toimitilaosaamista, ja me pystymme puolestamme sparraamaan heitä siinä, miten tietotekniikka kannattaa ottaa huomioon työympäristön suunnittelussa», hän sanoo. Q kontrahti 1/2015 25 työhyvinvointi T oimistotyössä suuri osa päivästä kuluu helposti istuen työpöydän ääressä. Istumisen määrään kannattaa kiinnittää huomiota, sillä istuessa lihakset eivät joudu tekemään työtä kannattelemalla kehoa, mistä seuraa verenkierron hidastumista. Kun verenkierto hidastuu, hidastuu myös aineenvaihdunta. »Kuona-aineet jäävät elimistöön, lihakset happamoituvat ja kipuja aistitaan eri puolilla kehoa. Kipujen takia lihakset jännittyvät entisestään, mikä edelleen heikentää verenkiertoa ja noidankehä on valmis. Jos istuma-asento on vielä huono, etukumara ja lysy, jalka toisen päällä tai jalat puolihuolimattomasti, kertautuvat vaikutukset», sanoo työfysioterapeutti Jaana Iisakkila. Tutkimusten mukaan paikallaan istuminen on kohtalokasta. Sen on todettu lisäävän riskiä liikapainoon, sydän- ja verisuonisairauksiin, kakkostyypin diabetekseen, tuki- ja liikuntaelinten sairauksiin sekä ennenaikaiseen kuolemaan. Seisominen kannattaa Toimistotyöhön suositellaan säädeltävää sähköpöytää, sillä se mahdollistaa erilaisten työasentojen käytön ja niiden vaihtelun päivän mittaan. »Sähköpöytä monilla onkin jo käytössä, mutta sen säädettävyyttä ei hyödynnetä tarpeeksi. Huomattavasti enemmän voitaisiin työskennellä seisten», Iisakkila sanoo. Seisominen vähentää liikuntaelinten kuormitusta ja lisää jonkin verran perusaineenvaihduntaa. »Hyvässä seisoma-asennossa seistään keskiasennossa, jalat vierekkäin tai hieman kuin käyntiasennossa, polvet eivät saa olla lukossa taakse yliojennettuina, vaan joustavina. Samoin kuin istuen työskennellessä on hyvä välillä seisominenkin katkaista muutamalla askeleella vaikka printterille tai juomavettä hakemaan.» 26 kontrahti 1/2015 Seisomisen aktivoimiseksi voi jalkojen alle laittaa loivan uun muotoisen tasapainokaaren. Kaarella seistessä lihakset joutuvat tekemään dynaamista pumppausliikettä painopisteen vaihdellessa. Näin keho pysyy hereillä ja aineenvaihdunta vilkkaampana kuin paikallaan ollessa. Jos tasapainolautaa ei halua käyttää, voi seisomisen lomassa välillä nousta varpaille ja keinahdella hieman. Koko päivän seisomista ei suositella. Parasta olisi työskennellä päivän mittaan sekä istuen että seisten, ei kuitenkaan niin, että aamupäivän seisoo ja iltapäivän istuu, vaan vuorotellen pitkin päivää kumpaakin. Työtehon ja vireydenkin on todettu olevan parempi, kun vuorotellaan istumista ja seisomista. »Yksiselitteistä ohjetta siitä, kuinka paljon kannattaa päivän aikana seistä, kuinka paljon istua on vaikea antaa. Polvitai lonkkavaivat vaikuttavat seisomisen määrään, mutta tavoitteena voisi olla puolet päivästä istuen ja puolet seisten.» Seisten työskentely on senkin vuoksi hyvä mahduttaa päivään, että tutkimus- Kipeytyykö selkä, pakottaako niskaa ja hartioita? Istutko koko päivän? Työssä istuminen on hyvä vaihtaa välillä työssä seisomiseen, sillä istuminen on vaarallista. Teksti Minna Saano · Kuvitus Juha Helasto SEISOMALLA terveemmäksi tulosten mukaan vapaa-ajan liikkumisen määrä ei korvaa työssä istumisen määrää. Katse työtuoliin Jotta istuminen kuormittaisi kehoa mahdollisimman vähän, on työtuolin ja istuma-asennon oltava kunnossa. »Työtuoli hankitaan aina yksilöllisesti käyttäjän ja työtehtävän mukaan sekä koekäytetään ennen ostopäätöstä. Hyvässä työtuolissa korkeus, istuimen syvyys ja kaltevuus sekä selkänojan korkeus ja kallistukset ovat säädettävis- sä, mielellään siinä on keinumekanismi sekä kyynärtukien mahdollisimman laaja säätö. Työtuolissa istutaan oikein, kun ollaan keskiasennossa, molemmat jalat tukevasti maassa, ryhti suorana», neuvoo Iisakkila. Yksi vaihtoehto on satulatuoli tai jokin muu toimistotuoli, joka saadaan säädettyä puoli-istuvaan asentoon. Joidenkin mielestä puoli-istuva asento on epämukava, mutta se johtuu yleensä siitä, etteivät säädöt ja työasento ole kohdallaan. Säätöjen tekemiseen ja oikean työasennon löytämiseen kannattaakin pyytää ergonomia-ohjausta. Iisakkila kehottaa hyödyntämään mahdollisuuksia asennon vaihtamiseen ja liikkeen saamiseen työpäivän aikana. »Puhelut voi puhua seisten, portaat kulkea jalan hissin sijaa ja tauoilla juoda kahvi seisten. Myös palavereissä ja infotilaisuuksissa voitaisiin antaa lupa seistä, jos se suinkin on mahdollista. On hyvä muistaa, että kunnossa pysyminen kannalta hyvä ryhti ja liikunta ovat avaintekijöitä», sanoo Iisakkila. Q kontrahti 1/2015 27 tarinoiden linnat OLAVINLINNAN HARMAA HERRA JA PÄSSI Jyhkeä 540-vuotias Olavinlinna kätkee muuriensa suojaan lukemattoman määrän tarinoita – tosia ja vähemmän tosia. Teksti Marjo Tiirikka · Kuvat Lehtikuva, Vastavalo, Savonlinnan Oopperajuhlat ja Museovirasto O lavinlinnan Kirkkotornissa harmaisiin keskiaikaisiin vaatteisiin pukeutunut, huolestuneen ja ehkä vähän vihaisenkin näköi- nen herra tuijottaa huoneeseen tulijaa. Hän poistuu nopeasti linnan sotilaiden ruokatupana toimineeseen Linnantupaan. Jos hahmoa yrittää seurata, se katoaa jäljettömiin. Keskushallin katonrajassa kulkevaa puolustuskäytävää kutsutaan kummituskäytäväksi. Vastarannalla asuvat ovat kertoneet, että käytävän ikkunoissa näkyy ilta-aikaan valoa. Jotkut epäilevät sen liittyvän kummituksiin. Joidenkin mielestä kyseessä on taas rakastavaisten tapaaminen, jossa täyden kuun aikaan elävältä linnan seinään muurattu linnanneito tapaa rakastettunsa, jota ei elinaikanaan saanut tavata. Olavinlinnan tapahtumatuottaja Anne Paulasuo kertoo, että monille jo Olavinlinnaan päin katsominen virittää mielikuvituksen mitä hurjimpiin lentoon. Usein omituisille asioille löytyy selitys. Esimerkiksi linnan viimeisintä asukasta, 1960-luvulla linnassa asunutta vahtimestaria häiritsi pitkään varsinkin tuulisina öinä kuulunut sydäntä särkevä valitus. Valittajaksi paljastui myöhemmin Ritarisalin tervattu ovi. »Valot, varjot ja sääolosuhteet tai esimerkiksi linnan pulut saattavat tehdä tepposia linnassa työskenteleville tai kävijöille. Kovalla tuulella tornien yläkerrosten katot voivat aiheuttaa uhkaavaa pauketta puhumattakaan kovan ukkoskuuron pelottavista äänistä», Paulasuo rauhoittelee. Mustat kalat Vastavalo / Mauri Mahlamäki Vanhimmat linnaan liittyvät uskomukset ulottuvat vuonna 1555 julkaistuun Pohjoismaisten kansojen historiaan, jossa Olaus Magnus kertoo Suomen kaukaisimmassa osassa sijaitsevasta Uudesta linnasta. Sen vieressä kulkee syvä virta, jonka pohja värjäsi veden ja virrassa uivat kalat mustiksi. Jos linnan vouti tai käskynhaltija kuoli yllättäen, ilmestyi virralle harppua soittava vedenjakaja, onnettomuutta enteilevä vetehinen. 28 kontrahti 1/2015 Lehtikuva / Sari Gustafsson Savonlinnan oopperajuhlat Olavinlinnan historia Suuri osa Suomesta kuului keskiajalla Ruotsin valtakuntaan, joka muodosti Tanskan ja Norjan kanssa Kalmarin unionin. Olavinlinna rakennettiin alun perin juuri tämän puolustukseksi itärajalle. Työt aloitettiin 1475. Pyhimyksen mukaan nimetyn linnan rakennutti Viipurin linnan päällikkö Eerik Akselinpoika Tott. Linnan herruus vaihtui monta kertaa satojen vuosien saatossa. Välillä sitä isännöi Ruotsi, välillä Venäjä. Puolustuslinnana se palveli lähes 400 vuoden ajan ja 1800-luvun puolessa välissä vankilana. Myöhemmin Olavinlinnasta tuli suosittu nähtävyys ja vuosittaisten Savonlinnan oopperajuhlien näyttämö. Venekuljetukset korvaava ponttoonisilta valmistui linnan 500-vuotisjuhliin vuonna 1975. Linna on avoinna ympäri vuoden. Tarkemmat tiedot: www.olavinlinna.fi kontrahti 1/2015 29 tarinoiden linnat Syvän virran mustat kalat päätyivät aina Olavinlinnaan sijoittuvan dekkarin nimeksi asti. Huhuttiin, että Eeva Tenhusen 1960-luvulla kirjoittaman dekkarin henkilöhahmot olisivat saaneet inspiraationsa sen ajan tutkijoista ja arkeologeista. Tätä kirjailija itse ei ole halunnut vahvistaa. Niin tai näin, kirja on yhä Suomen luetuimpia dekkareita. Pässi karkotti valtaajat Tallisaaressa kököttävään, kuvanveistäjä Anton Ravander-Rauaksen ikuistamaan pässiin liittyy myös mielenkiintoinen tarina. Linnassa pidettiin jo ammoisista ajoista lähtien elättipässejä, joista yhden sanotaan jopa pelastaneen linnan venäläisiltä piirittäjiltä keväällä 1656. Pässi oli kiivennyt pohjoispatterille etsimään suuhunpantavaa ja samalla iski ukkosmyrsky. Pässi säikähti jyrinää ja nousi pystyyn kahdelle jalalle. Vastarannalla venäläiset säikähtivät näkyä: mustalla muurilla tanssi hirmuinen, valtavasarvinen olento. Sen suusta näytti sinkoutuvan liekkejä salamoiden leiskuessa takana. Venäläiset pakenivat kauhuissaan ja ahtautuivat veneisiinsä, jotka kaatuivat ja uimataidottomat hukkuivat. Palkinnoksi siitä, että pässi pelasti Olavinlinnan väen, pidettiin pässistä sen loppuelämän ajan poikkeuksellisen hyvää huolta. Tästä tulee tarinan mukaan sanonta »elää kuin linnan pässi». Q Lähteet: s +AAKKOIS3UOMENJA,UOTEIS6ENËJËN linnat ja linnoitukset. 2014. s 4ARINOITALINNOISTA+AAKKOIS3UOMESTA ja Luoteis-Venäjältä. Museovirasto. 2014. s !PU+OTIKESKIAJALLA Toim. Salme Saure. Museovirasto Korjaukset Museoviraston suojeluksessa Riina Kangasluoma konservoi ampuma-aukkojen tiiliholveja. O lavinlinna siirtyi Museovirastolta Senaatti-kiinteistöjen hallintaan vuoden 2014 alusta. Yhteistyö jatkuu tiiviinä. Kulttuurihistoriallisesti arvokasta kohdetta kunnostetaan tiukasti vanhaa kunnioittaen. Työnjako on selkeä: Museovirasto jatkaa museotoimintaa linnassa vuokralaisena ja toimii asiantuntijana Senaattikiinteistöjen toteuttamissa korjaus- ja restaurointitöissä. »Kaikki suunnitelmat hyväksytetään Museovirastolla, ja toteutusvaiheessakin viraston väki seuraa töiden edistymistä. Näin tulee varmistettua, että arvokohteen korjaukset tehdään varmasti oikein», kertoo rakennuttajapäällikkö Seppo Kinnunen Senaatti-kiinteistöistä. 30 kontrahti 1/2015 Myrskyt irrottivat Kellotornin kattopeltejä viime vuoden lopulla. Kaikkien korjaustöiden tavoitteena on entisöiminen ja pyrkimys pitää linna alkuperäisen näköisenä. Uuden tekniikan soveltaminen vanhaan ei aina onnistu ilman erityistoimenpiteitä. »Esimerkiksi sähkömuuntajien uusiminen vaatii oviaukkojen väliaikaista suurentamista, ja purkutyön jälkeen paikat laitetaan taas entiselleen», Kinnunen kuvailee. Monta työmaata Tänä vuonna jatkuvat suurimpina töinä vesiportin bastionin muurinkorjaustyöt ja ampuma-aukkojen sekä tiiliholvien konservointityöt. »Työt etenevät vaiheittain, ja työt tehdään pääosin talvella. Kesällä töitä ei tehdä Savonlinnan Oopperajuhlien takia.» Työmaita on ympäri linna-aluetta: talveksi keskeytetyt kellotornin peltikattotyöt jatkuvat kevään tullessa. Kongressisalin ilmanvaihtokone uusitaan ja pohjoispatterissa tehdään eristystöitä veden sisääntulon estämiseksi. Kulkuteiden turvallisuudesta on myös huolehdittava. Konservaattorit tekevät vaativimmat työt, kuten ikkuna-aukkojen ja kasemattien kunnostukset. Muurinkorjaustöissä hyödynnetään vankityövoimaa. Olavinlinnassa puurretaan linnan pitämiseksi kunnossa, mutta pohditaan myös tulevaa. »Teemme koko ajan myös valmistelevaa työtä. Esimerkiksi nyt pohdimme, miten linna jatkossa lämmitetään. Tällä hetkellä käytetään öljylämmitystä, mutta selvitämme kaukolämmön mahdollisuutta», Kinnunen kertoo. Q lyhyesti Pasilan Hupi on nyt maksuton Mikä on Hupi? Hupi sijaitsee Pasilan virastokeskuksen kahvioaulan yhteydessä. Matti Immonen P asilan Hupin käyttäminen on muuttunut maksuttomaksi 1.3.2015 alkaen. Senaatti-kiinteistöt haluaa näin parantaa joustavan työympäristön tunnettuutta, edistää uutta työympäristöajattelua ja lisätä valtionhallinnon toimijoiden välistä yhteistyötä. Maksuttomuus on voimassa toistaiseksi. Uusia maksuttomia Hupi-työtiloja toteutetaan tulevaisuudessa myös muihin kaupunkeihin ja pääkaupunkiseudulle. Maksuttomuuteen siirryttäessä Hupi-palvelun sisältö muuttuu hieman ja sisältää jatkossa seuraavat palvelut: monimuotoisia työpisteitä ja neuvottelutila kohtaamisten ja työnteon eri tarpeisiin, WI-FI-verkkoyhteydet, päivän lehdet ja siivouksen. Palvelu on tarkoitettu valtion hallinnon työntekijöille. Palvelua voivat myös hyödyntää valtion virastojen projektityöntekijät sekä yhteistyökumppanit ja konsultit tapaamisissaan virastojen työntekijöiden kanssa. Hupi toimii tarvittaessa virastojen joustavana tilaresurssina ja palvelee hyvin myös virastojen muualta satunnaisesti saapuvia työntekijöitä. Pasilan Hupi sijaitsee osoitteessa Ratapihantie 7, Helsinki. Sisäänkäynti 2. kerroksen kahvioaulasta. Q Senaatti-kiinteistöjen kaikilla 11 toimipisteellä on käytössään WWF Green Office -ympäristöjärjestelmä. Green Office -toimistoihin tehdään toimistotarkastukset kolmen vuoden välein. Kaikki tarkastuksessa mukana olleet toimipisteet läpäisivät tarkastuksen, ja täten Green Office -merkin käyttöoikeus säilyy koko Senaatilla. maksuista. Senaatti-kiinteistöiltä saa tukea ja asiantuntija-apua palveluun liittymisessä sekä järjestelmän rakentamisessa. Järjestämme myös valtioyhteisön Green Office -asiakkaille omia verkostotapaamisia, joissa on mahdollisuus vaihtaa kokemuksia ja oppia uutta. Senaatti-kiinteistöt läpäisi Green Office -toimistotarkastuksen W WF Green Office on käytännönläheinen ympäristöjärjestelmä, jonka tavoitteena on pienentää toimistojen ekologista jalanjälkeä ja vähentää kasvihuonekaasupäästöjä. Kiinteistöjen osalta merkittävimmät ympäristökuormitukset aiheutuvat sähkön- ja lämmönkulutuksesta. Senaatti-kiinteistöt Green Office -ympäristöohjelman tavoitteet vuonna 2014 liittyivät auto- ja lentomatkustamiseen sekä paperinkulutuksen vähentämiseen. Tavoitteena oli vähentää niitä 5 prosentilla vuoden 2013 tasosta. Senaatti-kiinteistöt on siirtynyt uuden työympäristöratkaisun myötä paperittomaan toimistoon. Se näkyi hienosti paperinkulutuksessa, joka oli vähentynyt peräti 35 prosenttia. Myös lentokilometrit olivat vähentyneet 24 prosenttia ja ajetut kilometrit 8 prosenttia, mihin vaikuttavat muun muassa videoneuvottelujen ja Lync-palavereiden hyödyntäminen. Haluatko liittyä mukaan Green Officeen? Senaatti-kiinteistöt on solminut WWF:n kanssa yhteistyösopimuksen ja neuvotellut asiakkailleen yhtä maksuluokkaa pienemmän hinnan palvelun Miten pääsen mukaan? Jos olet kiinnostunut Green Office -verkostoon liittymisestä, voit ottaa yhteyttä yhteyshenkilöösi Senaatti-kiinteistöissä tai suoraan WWF:ään. WWF järjestää myös Green Office -infoja, joiden aikataulut löytyvät WWF:n kotisivuilta wwf.fi/greenoffice Q kontrahti 1/2015 31 lyhyesti toimitilaa valtionhallinnolle HELSINKI Asemapäällikönkatu 14, Pasila · · · · · Toimintavuosi on verkossa noin 2 000 m2 1/2016 vapautuvaa huonetoimistoa noin 840 m2/krs uusittu kokouskeskus katutasossa erinomainen sijainti Pasilan aseman vieressä yhteyshenkilö Lauri Joensuu, puh. 040 4851 395 S enaatti-kiinteistöt julkaisee kertomusvuodestaan kertovan laajan katsauksen tänäkin vuonna verkossa. Senaatti-kiinteistöjen raportti on yhdistetty vuosikertomus ja yhteiskuntavastuuraportti. Raportissa esitellään läpinäkyvästi kaikki vuoden 2014 keskeiset taloudelliset tunnusluvut ja tilinpäätös sekä yhteiskuntavastuun eri osa-alueet. Osa-alueiden tärkeyttä on kartoitettu muun muassa vuonna 2014 toteutetulla asiakas- ja sidosryhmäkyselyllä. Kertomusvuonna Senaatti-kiinteistöt investoi asiakkaiden tiloihin 234 miljoonalla eurolla. Investoinnit painottuivat valtion linjausten mukaisesti tilojen peruskorjauksiin ja olemassa olevien tilojen uudistamiseen. HELSINKI Sörnäisten Rantatie 13, Hakaniemi · · · 5. kerroksessa 2 000 m² jäähdytettyä modernia avotoimistoa yhteyshenkilö Lauri Joensuu, puh. 040 4851 395 HELSINKI Laippatie 4, Roihupelto · · · hyväkuntoista avotoimistoa, 3. krs,1 838 m² yhteyshenkilö Karin Hukkanen, puh. 040 5019 719 Rankille ja Kirkonmaalle uusi omistaja S enaatti-kiinteistöt on myynyt Kotkan edustalla sijaitsevat Rankin ja Kirkonmaan varuskunta-alueet Kotkan Saaret Oy:lle. Kauppa liittyy puolustusvoimauudistukseen, jonka seurauksena lakkautetuille varuskunnille kehitetään uutta käyttöä. Ostaja on suunnitellut alueille muun muassa matkailuun liittyvää toimintaa. Kauppahinta oli yhteensä 700 000 euroa. Kaupan myötä valtio vapautuu myös kohteiden mittavista ylläpitokustannuksista kuten sähkö- ja lämmityskustannuksista ja kiinteistöverosta. Nämä ovat noin 250 000 euroa vuodessa. Osia saarista jää myös rasittamaan valtion eri toimintoja varten laaditut käyttöoikeussopimukset, joilla turvataan muun muassa Ilmatieteen laitoksen ja puolustusvoimien tehtävien hoito alueella jatkossakin. Q 32 kontrahti 1/2015 Hennalasta on kaksi kilometriä Lahden ytimeen. »Hennala tarjoaa keskellä kasvavaa kaupunkirakennetta sijaitsevan puistomaisen kokonaisuuden, josta on vain kaksi kilometriä Lahden ydinkeskustaan. Noin puolet alueesta on rakentamatonta harjoitusaluetta, mikä mahdollistaa melkoisen määrän uudisrakentamista.» Vaikka Hennalan alueelle ei vielä ole selkeitä myyntisuunnitelmia, Laitakari näkee useita loogisia osakokonaisuuksia. Yhden muodostavat pohjoispuolen vanhat kerrostalot, toisen isot kasarmirakennukset. Sotilaskodin ja upseerikerhon kaltaisille yksittäisille rakennuksille löytynee helposti käyttöä vaikkapa ravintoloina. Asuntoja ja julkisia palveluita Parhaillaan Lahden kaupunki valmistelee asemakaavan muutosta, joka mahdollistaisi alueelle 3 000 asuntoa ja 10 000 asukasta. Alueelle on kaavailtu myös julkisia palveluita. Hankesuunnitelman mukaan Hämeen pääpoliisiasema muuttaisi vanhaan rättivarastoon. »Asemakaavamuutosta tarvitaan muun muassa tonttijakoja varten. Vaikka sen aikataulu on vielä epäselvä, myymme Hennalaa aktiivisesti. Siitä kuitenkin kertyy koko ajan kuluja eikä käyttämättömyys tee hyvää rakennuksille eikä alueen imagolle.» Laitakari toivoo, että aikoinaan käytössä ollut Hennalan seisake voitaisiin ottaa uudelleen käyttöön. »Alueen laidalla kulkeva sähköjunarata toisi esimerkiksi Helsingin Pasilan 45 minuutin päähän.» Q 12 kontrahti 4/2014 MYYNNISSÄ ISOSAAREN Isosaaren ainoa asukas viihtyy luonnossa idyllinen keidas Ajattele, jos pääsisit Kauppatorilta veneellä reilussa puolessa tunnissa saarelle, johon ei kaupungin melu kuulu ja jossa aava meri antaa avaruutta ajatella? Isosaarelle etsitään uutta omistajaa. Teksti Marjo Tiirikka · Kuvat Anu Vuorinen T oimitilastrategiansa mukaan Senaatti-kiinteistöt myy sellaista omaisuutta, jolle ei valtiolla ole enää käyttöä. Yksi näistä kohteista on sotilaskäytöstä vapautuva 76 hehtaarin Isosaari Helsingin edustalla. Kolmionmallisen saaren ranta on pääosin kivikkoinen, mutta auringonottoon löytyy myös hiekkarantaa. Vielä pari vuotta sitten 300 alokasta suoritti Isosaaressa varusmiespalveluksen, mutta nyt aluetta tyhjennetään parhaillaan. Armeijan jäljiltä saarella on yli 30 rakennusta, muun muassa seitsemän rivitaloa, suurempi 12 soluasunnon rivitalo sekä kaunis funkisruokala 1930-luvulta. »Isosaarelle voisi tulla ravintola- ja matkailualaan liittyvää yritys- ja elinkeinotoimintaa. Tätä palveleva lisärakentaminen on mahdollista. Olisi tärkeää, että saarella olisi lisäksi ympärivuotista vapaaajan asumista», toimialajohtaja Heikki Laitakari visioi. Osa olemassa olevista rakennuksista soveltuu sellaisenaan ympärivuotiseen asumiseen tai lomakäyttöön. Isot kasarmirakennukset voisi muuttaa vaikkapa hotelliksi. Saaren yksi erikoisuus on puiden ja bunkkereiden välissä puikkelehtiva golfkenttä, jonka rakentamisen aloitti saarella työskennellyt golfkärpäsen purema sähköasentaja 1980-luvulla. Laitakari kuvailee saaren tunnelmaa aivan erityiseksi. Sen lumoa lisäävät kivetetty bulevardi ja hienot betonirakenteet. Mihin niitä voisi käyttää? »Eihän pyramidejakaan käytetä mihinkään. Merkittävä osa rakennuksista pitää kuitenkin säilyttää. Isosaari ei ole vain historiallinen vaan myös tilallinen helmi.» Kiinteistöasiantuntija Jari Sipilä muistuttaa, ettei saarelle ole vielä ulkopuolisilla menemistä. »Kyse on ennen kaikkea turvallisuudesta, sillä joissain paikoissa on vaarallista liikkua. Neuvottelemme vielä siitä, että saari pysyisi sotilasalueena vielä ensi vuoden, jotta alue saadaan varmasti turvalliseksi», Sipilä sanoo. Q Kalle Reponen on elänyt Isosaaressa lähes koko ikänsä: ensin lapsuudenperheensä ja myöhemmin oman perheensä kanssa. Hän tunnustaa pitävänsä saarta vähän kuin omanaan, mutta toivottaa samaan hengenvetoon muutkin tervetulleiksi. »Jos saisimme tänne edes muutaman muun asukkaan, valtio järjestäisi julkisen venekuljetuksen». Aiemmin Reponen ajoi vesibusseja ja nyt eläkkeelläkin kuljettaa vielä pienellä tankkerilla öljyä luotsi- ja merivartioasemille. »En voi kuvitellakaan asuvani kerrostalossa mantereella. Käyn maissa vain pakon edessä.» Puulämmitteisessä mökissä asuva Reponen sanoo, ettei saarella aika käy koskaan pitkäksi. Yksi mieluisa puuha on kalastus. »Meri antaa kalaa niin paljon kuin jaksaa nostaa. Roskakalatkin kuten lahnat ja särjet saan ruokapöytään levitteeksi. Savustan kalat, otan suurimmat ruodot pois, jauhan lihamyllyssä ja lisään tilkan öljyä.» Luonnon seuraaminen on osa arkea. »Pihakoivuun lennähti juuri kanahaukka, hirviä ui vuosittain saarella ja supikoiriakin on nähty», Reponen luettelee. Merikotkatkin viihtyivät männyissä niin hyvin, että Reponen otaksui niiden pesiytyvän Isosaareen. Tällä kertaa ne kuitenkin jatkoivat matkaa. Q kontrahti 4/2014 13 Isosaari kiinnosti lukijoita K ontrahdin 4/2014 luetuin juttu käsitteli Senaatti-kiinteistöjen myytävää kohdetta, Isosaarta. Jutun kirjoitti Marjo Tiirikka ja kuvat otti Anu Vuorinen. Myös vankiloiden energiasäästöt, Jari Sarjon haastattelu sekä toimistoraivo kiinnostivat lukijoita paljon. Juttumittarin toteutti IroResearch. Lehti on luettavissa sähköisesti osoitteessa www.senaatti.fi > Uutishuone > Julkaisut > Kontrahti-lehti. Q Kiinteistöjen korjauksiin 61 miljoonaa euroa Senaatti-kiinteistöt on panostanut asiakkaille tarjottavien asiantuntijapalveluidensa kehittämiseen, joista uusimpana esimerkkinä on muutosjohtamisen palvelu. Myös toimitilojen käyttäjäpalvelut ja työympäristökehittämiseen liittyvät palvelut olivat kysyttyjä. Toteutetut tilaratkaisut tuottivat myös haluttua tulosta. Niiden ansiosta asiakkaidemme tilatehokkuus parani ja sitä myötä vuokrakustannukset alenivat. Yhteiskuntavastuuraportti 2014 ilmestyy kotisivuillemme viikolla 12. www.senaatti.fi Q lyhyesti nimitysuutiset Heljä Franssila tietotyön tuottavuuden asiantuntija, Helsinki Sanna Heinonen maksuliikennepäällikkö, Helsinki senaatti-kiinteistöjen hallitus Valtiovarainministeriö on nimittänyt Senaatti-kiinteistöjen hallituksen jäseniksi vuodelle 2015: - Agronomi, MML, ekonomi Jarmo Vaittinen (puheenjohtaja) - DI, ylijohtaja Kari Ruohonen (varapuheenjohtaja) - KTM, Independent Senior Advisor Riitta Laitasalo - FM, tietohallintoneuvos Riku Jylhänkangas - Investointiassistentti Päivi Kärki varajäsenenään reskontra-asiantuntija Ritva Peiponen (henkilöstön edustajat) + kuva hallituksesta Mikko Herajärvi business controller Helsinki Anneli Simola tilapäällikkö Tampere Anne Korpi sisäilma-asiantuntija Tampere Senaatti-kiinteistöjen hallitus: Riku Jylhänkangas (vas.), Päivi Kärki, puheenjohtaja Jarmo Vaittinen, varapuheenjohtaja Kari Ruohonen ja Riitta Laitasalo. Monien mahdollisuuksien Hennala L ahdessa sijaitseva Hennalan varuskunta-alue on tyhjentynyt sotilaista osana puolustusvoimauudistusta. Tulevaisuuden Hennala on puistomainen asuntoja työpaikka-alue, jonka vanhat kasarmit henkivät alueen historiaa. Alueen erikoisuutena on kolmisenkymmentä Venäjän vallan aikaista punatiilirakennusta. Senaatti-kiinteistöt on laittanut ensimmäisen erän Hennalan kasarmialueen rakennuksista myyntiin, muun muassa vuonna 1912 valmistuneen upseerikerhon ja sen ympärillä olevia rakennuksia. Kaikki kohteet myydään Senaatti-kiinteistöjen toimintatavan mukaisesti julkisella tarjouskilpailulla. Hennalaa kehittävät yhteistyössä Senaatti-kiinteistöt, Lahden kaupunki ja Lahden seudun kehitys Ladec. Hennalan kotisivut avautuvat maaliskuussa www.hennala.fi. Käy tutustumassa Hennalan tulevaisuuden visiohin. Q kontrahti 1/2015 33 resumé I december 2014 antog Statsrådet en strategi för statlig lokalförsörjning. Strategin löper över åtta år och har som mål att spara 100 miljoner euro per år i lokalkostnader. I strategin presenteras riktlinjer för hur man går till väga när hyreskontrakt löper ut, större renoveringar planeras och organisationen håller på att omstruktureras. Goda kommunikationer har högsta prioritet när det gäller etablering av kontor, den svarta ekonomin måste bekämpas inom all byggverksamhet och slutresultatet ska vara sunda och säkra miljöer. »Det arbete som staten utför ska tjäna samhället så bra som möjligt. Lokalerna är inget självändamål utan verktyg för att nå önskat resultat. Andra redskap är mobil kontorsutrustning, arbete på distans och rörligt arbete», konstaterar Senatfastigheters operativa direktör Juha Lemström. Eftersträvad effektivitet för en anskaffad eller renoverad kontorslokal är 18 kvadratmeter per person. I ett nybygge Jari Härkönen Med statens helhetsintresse för ögonen Juha Lemström ska den utgöra 15 kvadratmeter per årsverke. »För att nå målen måste vi gå in för multifunktionella kontor och övergå till papperslöst i allt större omfattning», menar Pauliina Pekonen, konsultativ tjänsteman vid Finansministeriet. Strategin för statlig lokalförsörjning ska framöver vara en grundsten i Senatfastighe- Pauliina Pekonen ters lokalutvecklingsprojekt. Alla statliga ämbetsverk och ministerier kommer under året att göra upp en egen åtgärdsplan utifrån strategin. »De olika förvaltningsområdena gör klokt i att utnyttja Senatfastigheters expertis när de funderar på hur deras verksamhet kommer att påverkas av strategin», råder Pauliina Pekonen. Q Flexkontor ger ekonomiska fördelar S Jari Härkönen enatfastigheters huvudkontor fick en flexibel utformning i början av 2014. Det innebar att lokaleffektiviteten ökade med 45 procent. Huvudkontoret har nu en lokaleffektivitet på 14,9 kvadratmeter per årsverke. Man nådde detta resultat genom att slopa ett våningsplan. Det drog ned lokalkostnaderna med 26 procent. Förbrukningen av energi 34 kontrahti 1/2015 har sjunkit med en femtedel och kolavtrycket är 14 procent lägre än tidigare. Senatfastigheters medarbetare är nöjda med sin nya arbetsmiljö. Det visar en enkät som gjordes tre månader efter omställningen. »Svarspersonerna uppger att de alltid kan hitta ett rum för arbete som kräver koncentration och tystnad också i ett kontor med flexibel utform- ning. Resultaten pekar också på att det finns tillräckligt med konferensrum för både formella och informella möten», säger Reetta Ripatti som är ledande expert vid Senatfastigheter. De anställda tycker inte att en öppen planlösning har medfört fler avbrott i arbetet. »Karakteristiskt för dagens datoranvändare är att de ofta blir avbrutna. IT-relaterade händelser står för de flesta avbrotten. De har alltså inte med den fysiska arbetsplatsen att göra», förklarar Heljä Franssila, expert på IT-produktivitet vid Senatfastigheter. Personalen tillämpar flitigt nya digitala arbetsmetoder, till exempel Lync för snabbmeddelanden och virtuella grupparbetsrum för möten. Alla blev tvungna att ta datakörkort och det gjorde det lättare att börja använda de nya kommunikationslösningarna. De anställda betygsatte sin produktivitet och gav sig själva vitsordet 8+. Några anser att de inte kan använda arbetstiden till rätt saker eller att arbetsgrupperna inte är tillräckligt effektiva. »Det är normalt att vi arbetar parallellt med olika projekt och uppdrag. Därför kan det ibland kännas som att vi inte själva kan påverka hur vi använder arbetstiden», resonerar Reetta Ripatti. Trots allt upplever medarbetarna att de åstadkommer bra resultat i förhållande till målen och att de kan utföra sitt arbete med hög effektivitet och kvalitet. Q Matti Immonen Bättre datasäkerhet ger högre tillit B lockeringsattacker mot tjänster, stölder av kundregister eller läckor av känslig information tär på förtroendet för den digitala ekonomin. Hur ska man skydda sekretessbelagd och verksamhetskänslig information i en tid när distansarbete blir allt vanligare och även ökar inom statliga verk och myndigheter? »Ofta är det arbetsgivarens ambition och attityd som avgör vilket ansvar personalen tar när det gäller IT-risker och andra tekniska risker. Om man har en bra säkerhetskultur så försöker man i god tid identifiera faktorer som medför risker för säkerheten och vidta åtgärder att förebygga dem», påpekar Senatfastigheters säkerhetschef Tuomas Lehmusmetsä. När vi inom statliga sektorn utvecklar informationssäkerheten utgår vi ifrån att alla organisationer tar ansvar för sin egen verksamhet och hur den ska säkras. Statsrådets förordning om IT-säkerhet innehåller allmänna krav på hur vi bör skydda handlingar och lokaler. Senatfastigheter har i samarbete med sina intressenter tagit fram mallar för säkerhetsoch skyddsavtal. Enligt avtalen är tjänsteleverantörerna skyldiga att skydda och säkra sina lokaler, handlingar och ITsystem. Avtalsmallarna baseras på förordningen om dataskydd Tuomas Lehmusmetsä och de riktlinjer som arbetsgruppen för informationssäkerhet i statsförvaltningen har dragit upp. »När kunden och vi undertecknar ett säkerhetsavtal betyder det att vi sörjer för ITsäkerheten i lokalerna till den del det gäller tjänster som vi levererar till fastigheten. Det är kunden själv som ansvarar för informationssäkerheten i sin verksamhet», understryker Lehmusmetsä. Vi på Senatfastigheter ser dessutom till att reglerna och PALAUTETTA Kontrahti-lehden tekijöille skyldigheterna i säkerhetsavtalen följs av våra underleverantörer när de säljer sina tjänster. Säkerhetsmallen för kontors- och verksamhetslokaler är en riskhanteringstjänst av samma typ som Haukka, den säkerhetstjänst som Senatfastigheter lanserade för ett år sedan. Med hjälp av tjänsten kan man utvärdera lokalernas aktuella säkerhetsnivå och utveckla den, identifiera risker och behov av åtgärder för nya lokaler, formulera rekommendationer och ställa krav på slutresultatet. Q kontrahti 1/2015 Haluaisin Kontrahdin kertovan jatkossa enemmän Nimi: ________________________________________________________________________ ____________________________________________ Organisaatio: __________________________________________________________________ ____________________________________________ Osoite: _______________________________________________________________________ ____________________________________________ Osoitteeni on muuttunut ____________________________________________ Nimi: ________________________________________________________________________ ____________________________________________ Organisaatio: __________________________________________________________________ ____________________________________________ Vanha osoite: _________________________________________________________________ ____________________________________________ Uusi osoite: ___________________________________________________________________ ____________________________________________ Poistakaa nimeni postituslistalta: ____________________________________________ Nimi: ________________________________________________________________________ En saa Kontrahtia, mutta haluaisin, että lehti postitetaan minulle jatkossa Organisaatio: __________________________________________________________________ Palauta tämä kuponki osoitteeseen Senaatti-kiinteistöt, Tiedotus, PL 237, 00531 Helsinki tai lähetä se telekopiona numeroon 0205 811 355. Osoite: _______________________________________________________________________ kontrahti 1/2015 35 Juha Sarkkinen Oululaista mukavuutta s. 18 Senaatti-kiinteistöt Lintulahdenkatu 5 A PL 237 00531 Helsinki Valtakunnallinen vaihde 0205 8111 Fax 0205 811 360 Kotisivut www.senaatti.fi Sähköpostiosoitteemme ovat muotoa etunimi.sukunimi@senaatti.fi Toimitusjohtaja Jari Sarjo Toimialat: Kiinteistökehitys ja -myynti, toimialajohtaja Heikki Laitakari Ministeriöt ja erityiskiinteistöt, toimialajohtaja Olavi Hiekka Puolustus ja turvallisuus, toimialajohtaja Jari Panhelainen Toimistot, toimialajohtaja Jorma Heinonen ETELÄ-SUOMEN ALUE Aluejohtaja Petri Turku Helsinki Lintulahdenkatu 5 A, PL 236 00531 HELSINKI LÄNSI-SUOMEN ALUE Aluejohtaja Esko Kangaskoski Turku Itsenäisyydenaukio 2 20800 TURKU Hämeenlinna Sibeliuksenkatu 21 13100 HÄMEENLINNA Jyväskylä Urhonkatu 2, PL 55 40720 JYVÄSKYLÄ Vaasa Wolffintie 35, PL 146 65101 VAASA Tampere Uimalankatu 1, PL 470 33101 TAMPERE ITÄ-SUOMEN ALUE Aluejohtaja Jyrki Reinikainen Kuopio Sepänkatu 1, PL 1054 70101 KUOPIO Kouvola Kauppamiehenkatu 4 45100 KOUVOLA Mikkeli Raatihuoneenkatu 5, PL 71 50101 MIKKELI POHJOIS-SUOMEN ALUE Aluejohtaja Risto Rautiola Oulu Isokatu 4, PL 74 90101 OULU Rovaniemi Koskenranta 3, PL 8001 96101 ROVANIEMI
© Copyright 2024