Hei me tiedotetaan! Vinkkejä hankeviestintään Tuettujen hankkeiden koulutus 7.7.2015 Ilmari Nokkonen Sisältö • • • • Miksi viestintä on tärkeää? Viestintäsuunnitelma Mediatiedote Sosiaalisen median hyödyntäminen Tiedottaminen vs. viestintä • Tiedottaminen on tiedon tuottamista lähettäjän näkökulmasta ja viestin yksisuuntaista tuuttaamista • Viestintä on monensuuntaista vuoropuhelua, jossa myös kuunnellaan ja ajatellaan vastaanottajan tiedontarvetta (tarina, innostavuus, kuuntelu, jaettavuus) Miksi viestintä on tärkeää? Viestintä auttaa toiminnan tavoitteen saavuttamisessa Hyötyjä: • Kokemusten jakaminen -> lisää ihmisiä hankkeiden piiriin • Yhteyksien luominen ja ylläpitäminen • Hankkeessa mukana olevien sitoutuminen • Myönteinen julkisuus, hyvät uutiset • Rahoittaja edellyttää hankeviestintää, mutta hankkeen tulokset myös jäävät elämään • Tiedotusvälineiden kautta tulokset saadaan nopeasti ja tasapuolisesti laajan yleisön tietoisuuteen Viestintäsuunnitelma • Viestinnän tavoitteet • Mitä haluatte hankkeestanne kertoa? Mitä tuloksia tai vaikutuksia haluatte viestinnällä saavuttaa? • Viestinnän kohderyhmät • Kenen tulisi tietää hankkeestanne? Kenelle suuntaatte viestinne? • Viestintäkanavat • Miten viesti menee perille? Ketkä voisivat innokkaimmin jakaa viestiä puolestanne? • Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset • Ketkä tekevät, mitä ja milloin? Mitä maksaa? Onko varaa? • Viestinnän tulosten arviointi • Mitä jäi käteen hankkeen jälkeen? Mikä onnistui, mikä ei? Hyvä viestintäsuunnitelma • Toimenpiteet mietitään vasta tavoitteiden ja kohderyhmien päättämisen jälkeen • Valittujen toimien on oltava realistisesti toteutettavissa (kaikkea ei ole mahdollista tehdä) • Viestintäsuunnitelma voi olla esimerkiksi yksinkertainen taulukko, jossa on lueteltu tavoite, sitä varten tehty toimenpide, aikataulu ja vastuuhenkilö. • Suunnitelma toimii hankekoordinaattorin työkaluna Viestinnän tavoitteista • Viestinnän tavoitteet perustuvat hankkeen tavoitteisiin • Tavoitteet voivat olla määrällisiä tai laadullisia, ja niitä on hyvä pystyä mittaamaan • Esimerkiksi: saada hankkeen tavoitteelle näkyvyyttä lehdissä, levittää tietoa hanketta edistävästä tapahtumasta, muu tiedonvälitys, innostaa ihmisiä hankkeen teemasta, herättää keskustelua aiheesta, tulosten levittäminen, näyttää muutoksen olevan mahdollinen jne. Mediatiedote • Tavoitteena herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta, tämä vaatii ”uutisnenää” (ajankohtaisen tulokulman) • Lähetä tiedote mieluiten sähköpostitse, mutta jos haluat oikeasti saada jutun läpi niin kannattaa soitttaa perään • Joskus tiedote julkaistaan sellaisenaan, joskus sitä lyhennetään, joskus sen pohjalta kirjoitetaan kokonaan uusi juttu tai joskus se säästetään taustamateriaaliksi myöhempää käyttöä varten Hyvä tiedote • Sisältää uutisen (uusi asia, muutos, näkökulma); mainos ei koskaan ole tiedote • • • • • • • • • Uutiskynnyksen korkeus riippuu tiedotusvälineestä, tarjolla olevien uutisten määrästä, ajankohdasta ja monesta muusta seikasta Paikallismediassa uutiskynnys on usein matalampi kuin valtakunnallisessa mediassa Kertoo itse asiasta, ei ole hankekuvaus On kieleltään ja ulkoasultaan selkeä Sisältää kiinnostavan otsikon ja ensimmäisen virkkeen Suora lainaus tai kommentti lisätietojen antajalta tai muulta taholta elävöittää tiedotetta ja antaa valmista ainesta uutiseen Sisältää julkaisupäivämäärän ja yhteystiedot lisätietoja varten Huomioi kuvatarpeet etukäteen (esim. linkki mediapankkiin) On lyhyt, selkeä ja ytimekäs Tiedotteen rakenne • • • • • Päiväys ja julkaisuajankohta (alkuviikko ja aamu parhaita julkaisuajankohtia) Otsikko kertoo varsinaisen uutisen, kuvaa koko tekstin keskeisimmän sisällön Ingressi on uutisen tiivistelmä, joka vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi ja kuka? Leipäteksti taustoittaa asioita ja kertoo mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Väliotsikot parantavat luettavuutta. Lähettäjä ja lisätietojen antaja sekä hänen yhteystietonsa • • • lisätietojen antajan on oltava tavoitettavissa heti tiedotteen lähettämisen jälkeen Muut yhteystiedot • Esim. linkki www-sivuille • Esim. tilastoja tai valokuvia Liitteet Tiedotteen rakenne • Tärkein asia alussa, vähemmän tärkeät yksityiskohdat lopussa Mikä media? • • • • • • • • Median valinta on helpompaa, kun on ensin määritelty kenelle ja miten Suuret valtakunnalliset mediat • Sanomalehdet, sähköiset viestimet, uutistoimistot • Paikallislehdet, paikallisradiot ja –televisiot, valtakunnallisten medioiden paikalliset toimitukset Maakuntalehdet Paikalliset mediat Yleisaikakauslehdet Ammatti- ja erikoislehdet Jäsen- ja järjestölehdet Sosiaalinen media • Facebook tapahtumamarkkinoinnin tukena, Instagram tapahtumadokumentaation välineenä, Twitter toimittajayhteydenpidon välineenä, some-luotailu hankkeen mediaseurantana, blogi hankeprosessin avaajana, jne Mikä media? • Valtakunnallisilla medioilla on suuri levikki, mutta uutiskynnys on usein korkea ja ajankohtaiseen teemaan liittyvyyden vaatimus suuri • Paikallislehdissä uutiset menevät helpommin läpi, voit myös soittaa ja tarjota juttuideaa • Muita: näkyvyys pienessä mediassa voi poikia näkyvyyttä isommassa • Ammatti- ja erikoislehdillä on hyvin rajattu yleisö, kannattaa hyödyntää jos aihe koskettaa juuri tätä yleisöä Muista! • • • • • • Medialla on jatkuva juttujen tarve. Toimittajat eivät ehdi seurata kaikkea mitä tapahtuu – ota rohkeasti yhteyttä toimitukseen ja kerro kiinnostavasta hankkeestanne! Mieti etukäteen, mikä on asian ”pihvi” eli mikä tekee juuri teidän hankkeestanne ajankohtaisen ja kiinnostavan! ”Edistämisen kehittäminen” vs. inhimillisesti koskettava tarina. Seuraa paikallismediaa: ketkä toimittajat tekevät juttuja aiheista, joita hankkeessanne käsitellään? Henkilökohtaiset suhteet edesauttavat tiedotteiden läpimenoa. Viesti aina totuudenmukaisesti! Mediaosumia Kaarina-lehti 1.7.2015 Mediaosumia Kainuun sanomat 28.6.2015 http://www.kainuunsanomat.fi/kai nuun-sanomat/kainuu/kierratysyhdistaa-euroopan-nuoretkainuussa/ Mediaosumia Pohjolan Sanomat 25.6.2015 http://www.pohjolansanoma t.fi/lappi/pohjoisirlantilaisetnuoret-saapuvat-tornioonnuorisovaihtoon/ Sosiaalinen media • • • • Miettikää 2-3 toistettavaa avainsanaa, perusviesti, tuttuus, kuva Sitokaa viestit kontekstiin käyttämällä olemassa olevia #hashtageja ja harkitkaa ottavanne heti alusta asti käyttöön myös oma (erit. Twitter ja Instagram) Suunnitelkaa / porrastakaa / toistakaa samaa eri kanavissa / etsikää oikeaa kanavaa / markkinoikaa sisäisesti (jokainen eihankelaisen jako on enemmän kuin hankeorganisaation tai alkuperäisen viestijän virallinen postaus) Jaetaan tekemistä henkilön, asian, muutoksen tai tapahtuman kautta; ei hankemaisuuden, hallinnan tai tutkimuksen termeillä Liikuntatoimen kehittämisen regionaalisen rakenteen edistämishanke > ”Siuntiossa hikoillaan jatkossa enemmän” Liikkuvuuden ja kansainvälistymisen positiivisten seuraamusten liiketaloudellista hyötyä lisäävä hanke -> ”Yrittäjille uusia jippoja ulkomailta” Twitter: #ErasmusPlus Yleiseurooppalai nen viitekehys + @cimofin -> Viesti välittyy CIMOn viestinnälle, joka voi retweetata eteenpäin Twitter: Case #youthweek Asetelma: Euroopan komissio järjesti toukokuussa 2015 osana viikkoa Euroopan parlamentin edessä näyttelyn, jossa esiteltiin ansioituneita kansallisia Youth in Action –hankkeita. Suomea tilaisuudessa edusti Rautjärven kunnan eurooppalaisen vapaaehtoistyön (EVS) hanke. CIMOn tavoite: saada Suomen hankkeelle ja kansainväliselle nuorisotyölle näkyvyyttä Toimenpide: Mediatiedote ja suomalaisten meppien kontaktointi Twitter: Case #youthweek - Tiedotteen julkaisu: jakelu sähköpostitse medialle sekä sosiaaliseen mediaan (FB, Twitter) Twitter: Case #youthweek - Meppien lähestyminen sähköpostitse sekä Twitterin kautta Twitter: Case #youthweek Twitter: Case #youthweek Twitter: Case #youthweek Päätelmiä: - Twitter toimi erinomaisena kanavana lähestyä päättäjiä ja vaikuttajia. Nuorisohankkeet kiinnostavat heitä ja kansainvälinen nuorisotyö sai heidän kauttaan näkyvyyttä Kysymyksiä? Kiitos! Ilmari Nokkonen 0295 338 687 [email protected] Twitter: @ilmnok