1. No category

Asiakirjahallinnon ja
arkistotoimen toimintaohje
Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015.
Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön.
Voimaantulo 1.1.2015.
1
Yleistä
2
Arkistolain 8 §:n mukaan arkistonmuodostajan on
määrättävä miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (§ 4) velvoittaa viranomaisia ohjeistamaan
riittävästi asioiden ja asiakirjojen kirjaamisesta, asiakirjojen, tietojärjestelmien ja niissä olevien tietojen
asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta eri
käsittelyvaiheissa sekä valvottava ohjeiden ja toimenpiteiden toteutumista, toimivuutta ja ryhdyttävä toimenpiteisiin havaittujen puutteiden korjaamiseksi.
Arkistotoimen organisaatio ja vastuut
Pohjois-Karjalan maakuntaliitto on arkistonmuodostaja, jonka arkistotoimen järjestäminen kuuluu arkistolain (§ 9)mukaan maakuntahallitukselle. Maakuntahallitus on määrännyt, että maakuntaliiton arkistotointa
johtavana ja ohjaavana toimihenkilönä sekä käytännön arkistotoimesta ja arkistonmuodostuksesta vastaavana toimii arkistosihteeri (nyk. asianhallintasihteeri).
Arkistotointa johtavan tehtävät
- maakuntaliiton arkistotoimen ja arkistonmuodostuksen johtaminen ja valvonta
- maakuntaliiton tiedonhallintasuunnitelman sekä
asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen
laatiminen, soveltaminen ja muuttaminen
- päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelu
- pysyvästi ja pitkään (vähintään 10 vuotta) säilytettävistä päätearkistoon siirretyistä asiakirjoista huolehtiminen
- huolehtii määräajan säilytettävien paperiaineistojen
ja asianhallintajärjestelmässä olevien sähköisten
tiedostojen hävittämisestä tiedonhallintasuunnitelman ja toimintaohjeen mukaisesti
- opastaa henkilökuntaa arkistotoimeen liittyvissä
kysymyksissä
- tekee esityksiä asiakirjojen säilytysmenetelmiä,
-aikoja ja -tiloja koskevista asioista
- seuraa arkistoalan yleistä kehitystä ja lainsäädäntöä
sekä huolehtia arkistoalan tiedotustoiminnasta.
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen
tarkoituksena on ohjata maakuntaliiton asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Tämän
ohjeen lisäksi Pohjois-Karjalan maakuntaliiton
(kuntayhtymä) arkistotoimessa on noudatettava arkistolain, julkisuus- ja henkilötietolainsäädännön sekä
muiden erityislakien arkistonhoitoon liittyviä määräyksiä ja ohjeita.
Arkistotoimen tehtävänä on arkistolain (§ 7) mukaan
varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen,
huolehtia tietopalvelusta, määritellä säilytysarvot ja
tarpeettoman aineiston hävittäminen.
Arkistotointa on hoidettava siten, että
- se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä
- yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja
julkisista asiakirjoista
- oikeusturva ja tietosuoja huomioon ottaen ja
- oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus on
varmistettu
- asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä.
Jokainen viran-/toimenhaltija ja työntekijä
- noudattaa tiedonhallintasuunnitelmaa ja muita ohjeita siten kuin hyvä tiedonhallintatapa edellyttää
- osallistuu hoitamansa tehtävän tiedonhallintasuunnitelman laadintaan ja ylläpitoon sekä säilytysaikojen määrittelyyn
1 (5)
Asiakirjahallinnon ja
arkistotoimen toimintaohje
- huolehtii hallussaan olevista määräajan (alle 10
vuotta) säilytettävistä asiakirjoista sekä omien muistiinpanojen, kopioiden, luonnosten yms. toimittamisesta paperinkeräykseen tai silputtavaksi
- huolehtii päätearkistoon siirrettävien asiakirjojensa
järjestämisestä ja seulomisesta.
3
jaan liitetyt metatiedot (diaarinumero, asiakirjan päiväys, julkisuus, lähettäjä, laatija jne).
Pysyvästi säilytettävistä otetaan paperituloste arkistoon kunnes sähköinen pysyvä säilyttäminen tietojärjestelmässä on mahdollista ja sähköisen säilyttämisen
lupa on saatu Arkistolaitokselta.
Arkistonmuodostus
4
Arkistolaki (8 §) edellyttää, että arkistonmuodostajan
on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa sen
tehtävän hoidon tuloksena kertyvistä asiakirjoista ja
niiden säilytysajoista. Arkistoon kuuluvat kaikki ne
asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle
sen tehtävien johdosta tai syntyneet toiminnan yhteydessä.
Kirjaaminen ja rekisteröinti
Asiakirjojen kirjaaminen ja rekisteröinti ei ole pakollista, mutta laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrää, että sähköisesti saapuvat asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on
muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä niin, että
kirjaus- ja muista merkinnöistä käy ilmi asiakirjan
saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta.
Maakuntaliiton sähköistä arkistonmuodostusta ohjataan tiedonhallintasuunnitelmalla (TOS). Tiedonhallintasuunnitelmassa on kuvattu kaikkien maakuntaliiton
tehtävien vaiheet ja niiden tuloksena syntyvät asiakirjalliset tiedot. Tiedonhallintasuunnitelma on tallennettu
sähköiseen tiedonohjausjärjestelmään (TOJ).
Tehtävän hoidon tuloksena saapuvat ja lähtevät asiakirjat on toimitettava kirjaamoon jotta mahdollinen
kirjattava aineisto saadaan kirjatuksi. Kirjaaminen ja
rekisteröinti suoritetaan keskitetysti kirjaamossa. Mikäli asiakirja ei ole sähköisessä muodossa, se skannataan järjestelmään.
Tiedonhallintasuunnitelma pidetään ajan tasalla seuraamalla tehtävissä ja toimintaprosesseissa sekä
työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä. Suunnitelmaan merkitään tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä ja
arkistonmuodostuksessa tapahtuneet muutokset.
Asianhallintajärjestelmässä asia ja siihen liittyvät
asiakirjat liitetään maakuntaliiton tehtäväryhmittelyyn.
Asiakirjan saapumisesta, sen aiheuttamista välitoimenpiteistä ja lopputoimenpiteistä tehdään merkintä
diaariin. Tiedonhallintasuunnitelmaan on merkitty
tehtäväprosessikohtaisesti tiedot asianhallintajärjestelmään kirjaamatta jätettävistä tai erikoisrekistereissä
(Rondo, EURA, Intra) käsiteltävistä asioista. Vuosittain kertyneestä diaarista otetaan paperitulosteet
pysyvään säilytykseen.
Asiakirjojen säilytys ja arkistointi
Tiedonhallintasuunnitelmassa on määritelty asiakirjallisten tietojen säilytysajat, säilytysajan peruste sekä
säilytysajan päättymisen peruste. Sähköisessä asianhallintajärjestelmässä säilytysajan pituus tallentuu
asiakirjan metatiedoksi. Säilytysajan perusteen kanssa järjestelmästä saadaan asiakirjalle automaattisesti
viimeinen säilytyspäivä.
Sähköposti
Sähköinen asiakirja on arkistoitava siten, että sen
alkuperäisyys ja säilyminen sisällöltään muuttumattomana voidaan myöhemmin osoittaa (§ 21 ja 13). Sähköpostitse saapuneen asiakirjan vähimmäistunnistetietoja eheyden ja alkuperäisyyden varmistamiseksi
ovat:
Määräajan säilytettävät voidaan säilyttää tietojärjestelmissä sähköisessä muodossa kun käytettävä järjestelmä mahdollistaa niiden hävittämisen turvallisesti
(arkistolaki § 13). Sähköisen aineiston arkistoinnissa
asiakirjallisen tiedon asiayhteyden määräävät asiakir-
2 (5)
Asiakirjahallinnon ja
arkistotoimen toimintaohje
-
västi säilytettävien arkistoluettelona on tiedonhallintasuunnitelman tehtäväluokitus numerotunnuksineen.
asiakirjan laatimis-, lähettämis- ja vastaanottoaika
asiakirjan laatija, lähettäjä ja vastaanottaja
asian otsikko ja diaarinumero, mikäli asia on kirjattu.
Sähköinen aineisto
Sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta on viipymättä ilmoitettava lähettäjälle (§ 12).
5
Asianhallintajärjestelmään tallennettujen määräajan
säilytettävien aineistojen hävittämisestä vastaa arkistotoimesta vastaava.
Asiakirjojen luettelointi
Muihin tietojärjestelmiin tallennettujen määräaikaisesti
säilytettävien aineistojen hävittämisestä vastaa kunkin
tietojärjestelmän vastuuhenkilö.
Pysyvästi tai yli 10 vuotta paperisena säilytettävät
asiakirjat on luetteloitava arkistoyksikön tarkkuudella.
Arkistoluettelon sisällysluettelona toimii tiedonhallintasuunnitelman tehtäväluokitus numerotunnuksineen,
jonka perusteella asiakirjojen muodostamat arkisto- ja
säilytysyksiköt luokitellaan sarjoihin ja alasarjoihin.
7
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot on
laadittava ja tallennettava pitkäaikaista säilytystä
kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen noudattaen arkistolaitoksen ohjeita
arkistokelpoisista menetelmistä. Hankintoja suorittaessa on huolehdittava siitä, että tarvikkeet täyttävät
arkistolaitoksen määräykset arkistokelpoisuudesta.
Sähköisesti enintään 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista ei tehdä erillistä luetteloa. Tiedonhallintasuunnitelmasta on haettavissa ja nähtävissä sähköisesti
säilytettävät asiakirjat metatietoineen.
6
Arkistokelpoisuus ja säilytystekniikka
Asiakirjojen ja tietoaineistojen hävittäminen
Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa
tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta
käytöltä. Työhuoneissa ja käsiarkistoissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai
muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä.
Arkistolain 13 § mukaan asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäviksi tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu.
Paperiaineisto
Pysyvästi säilytettäviä pöytäkirjoja ei saa rei’ittää eikä
nitoa yhteen, joten ne on säilytettävä arkistokoteloissa. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sidonnassa ei
saa käyttää pelkästään liimasidontaa. Maakuntaliitto
toimittaa sidottavaksi vuosittain tilinpäätösasiakirjat.
Tarkentavia ohjeita pysyvästi ja pitkään paperimuodossa säilytettävien asiakirjojen käsittelystä antaa
arkistotointa johtava.
Kukin viran-/toimenhaltija hävittää tilapäiset, omaan
käyttöön tehdyt luonnokset, muistiinpanot ja kopiot
heti sen jälkeen, kun niitä ei enää työtehtävien hoitamisessa tarvita. Asiakirjat hävitetään sisällöstä riippuen joko toimittamalla ne paperinkeräykseen tai silputtavaksi. Erityisen huolellinen on oltava salassa pidettävien aineistojen hävittämisessä.
8
Arkistotointa johtava vastaa päätearkistoon siirrettyjen
määräajan säilytettävien aineistojen hävittämisestä.
Asiakirjojen hävittäminen tapahtuu tiedonhallintasuunnitelmassa esitettyjen säilytysaikojen umpeuduttua. Hävittämisluettelo laaditaan vähintään yli viisi
vuotta säilytettäville asiakirja- ja tietoaineistoille. Pysy-
Asiakirjojen ja tietojärjestelmien käyttö sekä
tietoturva
Käytössä olevista tietojärjestelmistä on laadittu tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet. Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet ovat nähtävillä
maakuntaliiton toimistossa. Vain salassa pidettäviä
3 (5)
Asiakirjahallinnon ja
arkistotoimen toimintaohje
tietoja käsittelevistä tietojärjestelmistä ei laadita tietojärjestelmäselostetta. Julkiset ja salaiset asiakirjat
pidetään erillään. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on
merkittävä salassapitoperuste (JulkL § 24). Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään tiedonhallintasuunnitelmaan ja arkistoluetteloon.
Salassa pidettävät asiakirjat merkitään, erotetaan
julkisista aineistoista ja säilytetään arkistolaitoksen
määräykset täyttävässä arkistokaapissa.
11 Asiakirjojen siirto
Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin
sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Päätearkistoon
siirrettäessä pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin. Asiakirjoista on
poistettava muovitaskut ja klemmarit. Päätearkistoon
siirretään vain vähintään 10 vuotta säilytettävät asiakirjat.
Tietojärjestelmien käytöstä ohjeistetaan erillisessä
käyttäjän tietoturvakäsikirjassa. Maakuntaliitossa on
voimassa olevat tietoturvapolitiikka ja tietoturvasuunnitelma (2011).
9
Asiakirjojen lainaaminen
Arkistonmuodostajan alkuperäisiä asiakirjoja voidaan
lainata vain toiselle viranomaiselle tai arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen jossa niiden käyttö on
valvottua ja säilyttäminen turvattua. Arkistotointa johtava vastaa päätearkistoon siirrettyjen asiakirjojen
lainaamisesta. Lainaamisesta on tehtävä lainauskuitti.
Maakuntaliiton hallussa olevia pysyvästi säilytettäviä
asiakirjoja voidaan siirtää säilytettäväksi maakuntaarkistoon erillisen maakunta-arkiston kanssa tehtävään sopimukseen perusteella.
12 Analogisten asiakirjojen suojelu poikkeuksellisissa oloissa
Julkisuuslain mukaan jokaisella yksityisellä henkilöllä
on oikeus saada luettavakseen viranomaisen julkisia
asiakirjoja ja saada niistä kopioita ja jäljennöksiä.
Asiakirjajäljennöksistä voidaan periä taksan mukainen
maksu. Alkuperäisiä asiakirjoja ei lainata yksityishenkilölle.
Arkistolaitoksen ohje analogisten (paperi- tai muussa
fyysisessä muodossa olevien) asiakirjojen suojaamisesta poikkeusoloissa edellyttää, että arkistotointa
hoidetaan normaalioloissa arkistolain edellyttämällä
tavalla ja toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa.
10 Asiakirjojen säilytys- ja arkistotilat
Asiakirjat ryhmitellään kolmeen suojeluluokkaan:
1 toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät
asiakirjat
2 tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista
syistä suojeltavat asiakirjat
3 muut asiakirjat.
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä arkistolaitoksen antaman määräyksen mukaisissa arkistotiloissa, päätearkistossa. Käsiarkistoissa (työhuoneet)
säilytettävät, tehtävän aktiivivaiheessa tarvittavat
asiakirjat on säilytettävä kaapeissa ja huolehdittava
tietosuojasta.
Suojeluluokkaan yksi kuuluvia analogisia asiakirjoja
säilytetään luonteensa vuoksi normaalioloissa yleensä
toimistotiloissa. Suojeluluokkaan kaksi kuuluvat tutkimuksellisesti arvokkaat asiakirjat on määrätty arkistolaitoksen päätöksillä pysyvästi säilytettäväksi. Nämä
asiakirjat ovat yleensä päätearkistotiloissa. Kolmanteen suojeluluokkaan kuuluvat analogiset asiakirjat,
joiden turvaaminen ei edellytä mitään erityistoimenpiteitä poikkeusoloissa.
Tietojärjestelmiin voidaan tallentaa määräajan säilytettäviä asiakirjoja. Sähköisessä muodossa tallennettujen asiakirjojen eheys, laatu ja käytettävyys on varmistettava ja huolehdittava varmuuskopioinnista. Tietojärjestelmiin sisältyvien arkistojen on oltava sellaisia, että
määräajan säilytettävät on niistä mahdollista hävittää.
4 (5)
Asiakirjahallinnon ja
arkistotoimen toimintaohje
Analogisten asiakirjojen suojelusuunnitelma liitetään
Pohjois-Karjalan maakuntaliiton pelastussuunnitelmaan seuraavan päivityksen yhteydessä.
13 Toimintaohjeen soveltaminen, ylläpito ja päivittäminen
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen
hyväksyy maakuntahallitus. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistus ja toimintaohjeen ylläpitäminen
kuuluvat arkistotoimesta vastaavan tehtäviin.
Arkistolain 9 §:n mukaisesti maakuntahallitus vastaa
arkistoimen järjestämisestä ja määrää arkistotointa
johtavan ja pysyvistä asiakirjoista huolehtivan viranhaltijan tai toimihenkilön. Muilta osin muutokset tähän
toimintaohjeeseen hyväksyy arkistotoimesta vastaavan esityksestä hallinto- ja talousjohtaja. Tehdyt muutokset annetaan tiedoksi maakuntahallitukselle.
5 (5)