KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TIEDONHALLINNAN TOIMINTAOHJE (LUONNOS) LUONNOS 8.1.2015 Johtoryhmä 13.1.2015 Hallitus 15.1.2015 Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan toimintaohje Sisällysluettelo 1 Toimintaohjeen merkitys 2 2 Tiedonhallinnan organisointi, vastuut ja tehtävät 2 2.1 2.2 2.3 2.4 Tiedonhallinnan organisointi ja vastuu Tiedonhallinnasta vastaavan tehtävät Toimipaikkojen tiedonhallintavastaavien tehtävät Jokainen työntekijä 2 3 3 4 3 Asiakirja ja sen laatiminen 5 4 Kirjaaminen ja rekisteröinti 5 5 Tietosuoja ja tietoturva 5 6 Arkistotoimi 6 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 7 Arkistointi Tiedonhallintasuunnitelma Säilytysaikojen määrittäminen Seulonta ja hävittäminen Tietopalvelutehtävä Tiedonhallintaan liittyvät muut ohjeet 1 6 6 7 7 7 8 1. Toimintaohjeen merkitys Tämä toimintaohje ohjaa Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tiedonhallinnan järjestämistä, ja sitä on noudatettava kaikissa yhtymän toiminnoissa sekä tehtävissä. Toimintaohje on laadittu voimassa oleva lainsäädäntö (Arkistolaki 831/1994) sekä arkistolaitoksen määräykset, ohjeet ja (soveltuvin osin) suositukset huomioiden. Tiedonhallinta, johon kuuluu myös asiakirjahallinto ja arkistoimi, sisältää yhtymän tehtävien hoitamisessa tarvittavien paperisten ja sähköisten asiakirjojen käytettävyydestä, säilyttämisestä ja löydettävyydestä huolehtimisen, kuten myös asiakirjojen seulomisen ja hävittämisen. Tämä toimintaohje on tarkoitettu kaikille paperisia ja sähköisiä asiakirjoja laativille sekä niiden käsittelyyn osallistuville koulutusyhtymän työntekijöille. Yhtymä toteuttaa tiedonhallinnallisin toimenpitein päivittäiselle toiminnalle ja tietojen käsittelylle lainsäädännöllä asetettuja vaatimuksia, joita ovat julkisuus, avoimuus ja läpinäkyvyys, todennettavuus ja oikeusturva, vastuullisuus sekä tietosuoja ja tietoturva. Hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi on huolehdittava asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta ja eheydestä sekä muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 § 18). Tavoitteena on oikea tieto oikeaan aikaan, oikeassa paikassa, oikeassa muodossa, mahdollisimman pienin kustannuksin ja vähin toimenpitein. Siten on mahdollista varmistaa toiminnan sujuvuus tehokkaasti ja taloudellisesti. Koulutusyhtymän tiedonhallinnan, asiakirjahallinnon ja arkistotoimen käytännön menettelyohjeessa, joka valmistuu vuoden 2015 aikana, kerrotaan tarkemmin asiakirjojen säilytysajoista, arkistoinnista ja säilyttämisestä sekä seulonnasta ja hävittämisestä. Käytännön menettelyohje sisältää myös asiakirjojen julkisuus ja salassapito ohjeen, henkilötietojen käsittelyohjeen, asiakirjojen suojelusuunnitelman sekä tietopalveluohjeen. Tämä toimintaohje korvaa koulutusyhtymän hallituksen 12.12.2002 hyväksymän toimintaohjeen. 2. Tiedonhallinnan organisointi, vastuut ja tehtävät 2.1. Tiedonhallinnan organisointi ja vastuut Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä toimii arkistonmuodostajana, ja sillä on kolme tulosaluetta: Keski-Pohjanmaan ammattiopisto, Keski-Pohjanmaan aikuiskoulutus ja konsernipalvelut. Koulutusyhtymän osa-arkistonmuodostajat muodostuvat toimipaikoista kuten myös yhtymän päätearkistot. Arkistolain § 9:n mukaisesti arkistotoimen järjestäminen kuuluu yhtymähallitukselle, joka nimeää arkistotointa johtavan toimenhaltijan ja vahvistaa tiedonhallinnan toimintaohjeen. Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän johtoryhmä vastaa tulosalueiden tiedonhallinnan asianmukaisesta organisoinnista, resursoinnista ja hoitamisesta. Toimintasäännön mukaan tietohallintopäällikkö vastaa koulutusyhtymän arkisto- ja kirjaamotoimesta. 2 2.2. Tiedonhallinnasta vastaavan tehtävät Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän hallitus on nimennyt tietohallintosihteerin yhtymän arkistotoimesta vastaavaksi toimenhaltijaksi. Tietohallintosihteerin varahenkilönä toimii yhtymän hallintosihteeri. Tiedonhallinnasta vastaavan tehtävät ovat seuraavat: 1. Vastaa koulutusyhtymän tiedonhallinnasta, arkistotoimesta, arkistonmuodostuksesta ja tietopalvelusta sekä päätearkistoista. 2. Esittää toimintaohjeen liiteosaan tehtävät mahdolliset muutokset tietohallintopäällikön hyväksyttäväksi. 3. Tarkistaa tiedonhallintasuunnitelmat ja niihin tulleet muutokset, jotka toimintasäännön mukaan hyväksyy tietohallintopäällikkö. 4. Vastaa, että asiakirjat arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti ja hävitetään tietoturvallisesti säilytysajan umpeuduttua. 5. Vastaa, että pitkään ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat on luetteloitu, tiedot tallennettu pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja sekä säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen ja niitä säilytetään sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää. 6. Vastaa tiedonhallintaa koskevien ohjeiden laadinnasta sekä niiden ajantasaisuudesta. 7. Informoi toimipaikkoja muualta tulleista ohjeista ja määräyksistä sekä sisäisistä ohjeista. 8. Osallistuu osa-arkistonmuodostajien kanssa tiedonhallintasuunnitelmien laatimiseen ja ajan tasalla pitämiseen. 9. Vastaa osa-arkistonmuodostajien neuvonnasta, ohjauksesta ja koulutuksesta. 10. Osallistuu tietohallinnon ja tietojärjestelmien suunnitteluun, jotta järjestelmähankinnoissa huomioidaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen vaatimukset. 11. Valmistelee tiedonhallintaan liittyvät asiat yhtymähallitukselle. 12. Kehittää tiedonhallintaa kokonaisvaltaisesti yhteistyössä tiedonhallinnan vastuuhenkilöiden ja muiden toimijoiden kanssa. 2.4. Toimipaikkojen tiedonhallintavastaavien tehtävät Yhtymäjohtaja nimeää johtoryhmän esityksestä toimipaikkojen tiedonhallintavastaavat, joiden tehtävät ovat seuraavat: 1. Vastaa omassa toimipaikassaan tiedonhallintaan, arkistotoimeen, arkistonmuodostukseen ja tietopalveluun liittyvistä tehtävistä sekä väli- ja päätearkistosta. 2. Ohjaa ja neuvoo toimipaikkansa henkilöstöä tiedonhallinta-asioissa sekä perehdyttää ohjeistukseen. 3 3. Osallistuu tiedonhallintasuunnitelman laatimiseen ja päivittämiseen yhteistyössä muiden tehtäviä hoitavien henkilöiden kanssa. 4. Huolehtii, että asiakirjat arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti ja hävitetään tietoturvallisesti säilytysajan umpeuduttua. 5. Huolehtii, että toimipaikan pitkään sekä pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on luetteloitu ja tiedot tallennettu pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. 6. Kehittää toimipaikkansa tiedonhallintaa. Toimipaikkojen tiedonhallintavastaavia nimitettäessä on huomioitava se, että nimitettävällä henkilöllä on riittävät tiedot, taidot ja resurssit tiedonhallintavastaavana toimimiseen. 2.5. Jokainen työntekijä Jokainen asiakirjoja laativa ja käsittelevä työntekijä huolehtii oman tehtävänsä hoidossa syntyvien asiakirjojen huolellisesta käsittelystä, järjestämisestä ja arkistoon siirtämisestä sekä kantaa vastuun seuraavasti: 1. Noudattaa asiakirjastandardeja ja koulutusyhtymän yhteisöilmettä. 2. Noudattaa tiedonhallintasuunnitelmaa ja vastaa oman työtehtävänsä osalta tiedonhallintasuunnitelmasta ja siihen tulevista muutoksista. 3. Noudattaa työssään lainsäädännön määräyksiä ja tiedonhallinnan ohjeita. 4. Vastaa tietojen ja asiakirjojen oikeasta, asianmukaisesta säilyttämisestä. 5. Seuloo, arkistoi ja hävittää omat paperiset ja sähköiset asiakirjansa annettujen ohjeiden mukaisesti. 6. Vastaa tehtäviensä hoitamisessa vireille tulleiden asioiden ja niiden asiakirjojen rekisteröimisestä Dynastyn asianhallintajärjestelmään sekä tallentaa asiakirjat kunkin asiasisällön edellyttämään sähköiseen tietojärjestelmään. Kiinnittää eritystä huomioita siihen, että yllä olevat kohdat koskevat myös sähköisiä asiakirjoja, joita ovat muun muassa sähköpostiasiakirjat ja niiden liitteet, merkinnät rekistereihin sekä tietokoneille tallennetut asiakirjat. Toisiin tehtäviin koulutusyhtymän sisällä tai toiseen organisaatioon siirtyvä työntekijä seuloo omat asiakirjansa ennen muuttoa. Hän myös luovuttaa seuraajalleen ne alkuperäiset asiakirjat, jotka tämän tehtävän hoitamisessa tarvitaan. Muut asiakirjat seulotaan ja arkistoidaan annettujen ohjeiden mukaisesti. 4 3. Asiakirja ja sen laatiminen Asiakirja on kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (ArkL § 8). Asiakirjana voi olla myös sähköpostiviesti. Asiakirjalla tarkoitetaan siis sekä paperisia että sähköisiä asiakirjoja, ja oikeudellisessa mielessä ne ovat samanarvoisia. Asiakirja tarkoittaa määritelmällisesti myös sitä, että asiakirja on saapunut koulutusyhtymään sen tehtävien johdosta tai syntynyt koulutusyhtymän toiminnan yhteydessä. Hyvä asiakirja on luotettava, asiallinen ja kieliasultaan täsmällinen sekä virheetön, selkeä ja johdonmukainen, lyhyt ja ulkoasultaan moitteeton sisältäen myös tarvittavat tunnistetiedot. Säännönmukaisesti yhteen asiakirjaan sisältyy ainoastaan yksi asia tai asiakokonaisuus. 4. Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen ja rekisteröinti tarkoittavat Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän käsittelemien asioiden käsittelyvaiheiden sekä niihin liittyvien asiakirjojen merkitsemistä rekisteriin/diaariin/erityisrekisteriin. Yhtymässä on käytössä Dynastyn asianhallintajärjestelmä, johon vireille tulleet asiat ja käsittelyvaiheet kirjataan. Yhtymässä ei ole keskitettyä kirjaamoa, vaan kirjaaminen tapahtuu hajautetusti, ja se on asiaa hoitavan henkilön vastuulla. Kirjaaminen on jokapäiväistä toimintaa julkisuuslain mukaisen hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi. Kirjaaminen helpottaa asiakirjojen löytämistä, tilasto- ja suoritetietojen saamista sekä kunkin asian käsittelyn etenemisen ja päätöksenteon eri vaiheiden seuraamista. Sähköisessä ympäristössä tiedon käytettävyyden varmistamisessa keskeiset metatiedot kuvaavat, luokittelevat ja auttavat tunnistamaan asiakirjallisia tietoja. Metatietojen avulla voidaan helpottaa tietoaineiston hakemista, paikallistamista, tunnistamista ja säilyttämistä, edistää asiakirjojen laatimis-, käsittely- ja tallennusvaiheiden automatisointia sekä luoda yhteyksiä eri tietojärjestelmien välille. 5. Tietosuoja ja tietoturva Tietosuojalla tarkoitetaan esimerkiksi oikeutta luovuttaa henkilötietoja sekä tietojen ja tietojärjestelmien teknistä suojaamista. Tietoturva vuorostaan tarkoittaa keinoja, joilla varmistetaan tietojen, palvelujen järjestelmien ja tietoliikenteen suojaaminen. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä, henkilötietolaki ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta sekä sähköisen viestinnän tietosuojalaki asettavat tietosuojaa ja -turvallisuutta korostavia vaatimuksia tietojen käsittelylle. Tietosuojaan ja -turvaan on kiinnitettävä huomiota koko asiakirjallisen tiedon elinkaaren ajan. Arkistotoimen tehtävänä on osaltaan varmistaa sekä tietosuojan toteutuminen että yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien tietojen ja asiakirjojen säilyminen ja saatavuus (ArkL § 7). 5 6. Arkistotoimi 6.1. Arkistointi Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän arkistotoimen hoidossa noudatetaan arkistolakia, arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita sekä yhtymän omia ohjeita. Arkistotoimen piiriin asiakirja tulee heti, kun se on laadittu tai saapunut. Lainsäädäntö velvoittaa yhtymää huolehtimaan asiakirjojensa asianmukaisesta säilyttämisestä ja hävittämisestä. Jokainen työntekijä on velvollinen hoitamaan arkistointi- ja hävittämisvastuunsa omaan työhönsä liittyvien asiakirjojensa osalta. Arkistotoimen kuuluu varmistaa asiakirjojen käytettävyys, määrittää säilytysarvo sekä aineiston arkistointi ja säilyttäminen, seulonta ja hävittäminen, järjestäminen ja luettelointi. Asiakirjojen on oltava löydettävissä ja käytettävissä nopeasti. Tavoitteena on päivittäisen työn sujuvuus sekä selkeä, arkistonmuodostajan toimintaa hyvin kuvaava päätearkistokokonaisuus. Vastuu asiakirjojen säilyttämisestä vaadittavan ajan, kuten myös niiden asianmukaisesta hävittämisestä säilytysajan päättymisen jälkeen, on toimipaikoilla. Huolellinen arkistointi on tärkeää, koska arkistoon sisältyvällä tiedolla on todistusvoima vain alkuperäisessä tehtävä- ja asiayhteydessä. Sähköisten asiakirjojen todistusvoimaisuus tietojärjestelmässä taataan asiakirjojen hallinnan metatietomäärittelyllä ja sillä, että yhtymä noudattaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon ohjeita toiminnassaan. 6.2. Tiedonhallintasuunnitelma Lain mukaisesta arkistonmuodostussuunnitelmasta käytetään Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymässä nimitystä tiedonhallintasuunnitelma, johon on merkitty tehtävittäin arkistonmuodostajan eli yhtymän asiakirjat ja muut asiakirjalliset tietoaineistot, ja jonka mukaan asiakirjat ja tietoaineistot rekisteröidään, arkistoidaan sekä seulotaan ja hävitetään. Tiedonhallintasuunnitelma (THS) on koulutusyhtymän ohjeisto kaikelle paperiselle ja sähköiselle asiakirjalliselle tiedolle, rekisteröinnille sekä säilyttämiselle. Tiedonhallintasuunnitelma on tehtävälähtöinen prosessikuvaus sisältäen muun muassa tehtävissä syntyneet asiakirjat, säilytysajat, tietojärjestelmät, säilytystavat ja vastuuhenkilöt. Asiakirjahallinnon tärkeimpänä ohjeena tiedonhallintasuunnitelma auttaa henkilöstöä hallitsemaan tehtävien käsittelyvaiheessa syntyvät paperiset ja sähköiset asiakirja- ja tietoaineistot sekä sijoittamaan ne valmiiksi tulemisen jälkeen oikeaan säilytyspaikkaan. Yhtymän tiedonhallintasuunnitelma laaditaan tehtävittäin. Valmistuttuaan tiedonhallintasuunnitelma tallennetaan Dynasty-tietojärjestelmään liitettyyn tiedonohjausjärjestelmään (Dynasty TOJ). 6.3. Säilytysaikojen määrittäminen Arkistolain mukaan arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistonmuodostajana Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty sekä 6 tiedon säilytystarpeen oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Asiakirjojen säilytysajat merkitään tiedonhallintasuunnitelmaan (ArkL § 8). Pysyvä sähköinen säilyttäminen edellyttää arkistolaitoksen lupaa. Määräajan, korkeintaan kymmenen vuotta säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen asianmukaisesta hävittämisestä. 6.4. Seulonta ja hävittäminen Asiakirjojen seulonnan tavoitteena on ennen kaikkea edistää merkittävien tietojen hakumahdollisuutta ja käytettävyyttä sekä vähentää arkiston säilytys- ja käyttökustannuksia. Asiakirjat on hävitettävä säilytysajan umpeuduttua vuosittain siten, että tietosuoja on varmistettu. Julkiset asiakirjat voidaan laittaa paperinkeräykseen. Salassa pidettävät, henkilötietoja sisältävät sekä ei-julkiset asiakirjat on toimitettava lukittuun tietoturvalliseen tietosuoja-astiaan. 6.5. Tietopalvelutehtävä Arkistolain mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, joka sisältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa sekä jäljennösten ja todistusten antamisen niistä (ArkL § 7). Koulutusyhtymän tietopalvelua on hoidettava arkistolain, viranomaistoiminnan julkisuus-, henkilötieto- sekä muun erityislainsäädännön määräykset huomioiden. Viranomaisten eli myös Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa toisin määrätä. Viranomaisen asiakirjana pidetään asiakirjaa, joka on yhtymän laatima tai toimitettu yhtymälle asian käsittelyä varten. Vielä valmistelussa olevista ja salassa pidettävistä tiedoista ja asiakirjoista tietoa antavat yhtymäjohtaja, talous- ja hallintojohtaja, ammattiopiston rehtori sekä aikuiskoulutuksen aikuiskoulutusjohtaja. 7 7. Tiedonhallintaan liittyvät muut ohjeet - Yhtymähallituksen päätös tietohallintosihteerin nimittämisestä koulutusyhtymän arkistotoimesta vastaavaksi toimenhaltijaksi Tiedonhallinnan menettelyohje (valmistuu vuoden 2015 aikana) Tiedonhallintavastaavien nimiluettelo toimipaikoittain Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän tehtäväluokitus Asianhallinnan luokittelu ja ohjeisto Käytössä olevat tietojärjestelmät ja niiden pääkäyttäjät Tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet Tietoturvapolitiikka Yhteisöilmeen ohjeistukset Projektihallinnon yleisohje 8