Yhtymähallitus 31.1.2014 Liite § 9 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Sisältö 1 Johdanto ......................................................................................................................................................... 1 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus ........................................................................................................................ 1 1.2 Lainsäädäntö............................................................................................................................................ 1 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet ...................................................................... 1 1.4 Arkistonmuodostaja ................................................................................................................................ 2 2 Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt................................................................................. 2 2.1 Arkistotoimen johtaminen ...................................................................................................................... 2 2.2 Kehittämispäällikkö ................................................................................................................................. 2 2.3 Arkistosihteeri ......................................................................................................................................... 2 2.4 Toimialojen pääarkistovastaavat ............................................................................................................. 3 2.5 Toimintayksiköiden arkistovastaavat ...................................................................................................... 3 2.6 Arkistotiimi .............................................................................................................................................. 3 2.7 Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet ............................................................................ 3 3 Arkistonmuodostus ja arkistointi ................................................................................................................... 4 3.1 Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus ........................................................................................... 4 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti ..................................................................................................................... 4 3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) .................................................................................................. 4 3.4 Säilytystekniikka ...................................................................................................................................... 5 3.5 Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito ..................................................................................................... 5 3.6 Säilytysajat ............................................................................................................................................... 5 3.7 Seulonta ................................................................................................................................................... 6 3.8 Hävittäminen ........................................................................................................................................... 6 3.9 Siirto päätearkistoon ............................................................................................................................... 6 3.10 Asiakirjojen suojelu................................................................................................................................ 7 4 Arkistotilat ...................................................................................................................................................... 7 4.1 Käsiarkisto................................................................................................................................................ 7 4.2 Lähiarkisto ............................................................................................................................................... 7 4.3 Päätearkisto ............................................................................................................................................. 7 4.4 Valtakunnalliset sähköiset arkistot .......................................................................................................... 7 5 Tietopalvelu .................................................................................................................................................... 8 5.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen ..................................................................................... 8 5.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja ......................................................................................................... 8 5.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet ......................................................................................... 8 6 Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi.................. 9 7 Kunnallinen yhteistyö ..................................................................................................................................... 9 8 Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito ........................................................................................................ 9 1 Johdanto 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tämä toimintaohje on Peruspalvelukuntayhtymä Kallion asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleisohjeistus. Toimintaohjeen tarkoitus on ohjata asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. 1.2 Lainsäädäntö Asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavat arkistolaki 831/1994 laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 henkilötietolaki 523/1999, laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 alakohtaiset erityislait arkistolaitoksen antamat määräykset ja ohjeet lisäksi on huomioitava kuntayhtymän säännöt ja ohjeet 1.3 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat yhteneväisiä toimintoja ja osa kuntayhtymän tietohallintoa. Asiakirjahallinnon tehtävät: tiedon tuottaminen tiedonsiirto ja kopioiminen ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulmat tietoturvallisuus hyvä tiedonhallintatapa Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yhteiset tehtävät: arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen rekisteröinti arvonmääritys, seulonta ja arkistointi määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen Arkistotoimen tehtävät: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto päätearkistoon järjestäminen luettelointi ja kuvailu päätearkiston tietopalvelu julkisuus- ja salassapitonäkökulma siirto arkistolaitokselle Tehtävät tulee hoitaa siten, että asiakirjat tukevat ja edistävät kuntayhtymän tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen noudattamista, yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista. Lisäksi asiakirjat palvelevat tieteellistä tutkimusta muututtuaan historialliseksi aineistoksi. Arkistoon kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä tuottamat ja sille saapuneet asiakirjat. Arkistotoimen vaatimukset tulee ottaa huomioon tietojärjestelmien suunnittelussa ja hankinnoissa. 1 1.4 Arkistonmuodostaja Peruspalvelukuntayhtymä Kallio on yksi arkistonmuodostaja, jonka arkistonmuodostus tapahtuu toimialoittain; hallinto- ja tukipalvelut, hyvinvointipalvelut ja terveyspalvelut. Arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Lisäksi arkistonmuodostaja määrää asiakirjojensa säilytysajat ja -tavat, ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa sekä vastaa asiakirjallisten tietoaineistojen arkistokelpoisuudesta ja turvallisesta säilyttämisestä. 2 Arkistotoimen organisointi, tehtävät ja vastuuhenkilöt 2.1 Arkistotoimen johtaminen Arkistolain (ArkL 9 §) mukaan kuntayhtymän arkistotoimen järjestämisestä vastaa yhtymähallitus. Yhtymähallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kuntayhtymän arkistointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Yhtymähallituksen alaisena koko tietohallintoa johtavana viranhaltijana toimii talousjohtaja. Talousjohtajan alaisena arkistotoimen johtavana toimihaltijana toimii kehittämispäällikkö. Johtava ylilääkäri toimii potilasrekisterin ja hyvinvointipalvelujohtaja oman toimialansa henkilö-/asiakasrekisterin vastuuhenkilönä sekä määräävät niihin liittyvien tehtävien käsittelyn vastuut ja tehtävät. 2.2 Kehittämispäällikkö johtaa kuntayhtymän arkistotoimea ja sen tietopalvelun kehittämistä huolehtii arkistoviranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta talousjohtajan alaisuudessa valvoo ja vastaa että kuntayhtymän arkistotoimen tehtävät hoidetaan asianmukaisesti vastaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelusta ja arkistonmuodostuksesta vastaa arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimisesta huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset huomioidaan tietohallintoa ja sähköisten tietojärjestelmien käyttöä käsittelevissä työryhmissä huolehtii kuntayhtymän arkistotoimeen liittyvästä koulutuksesta 2.3 Arkistosihteeri toimii arkistotiimin vetäjänä osallistuu tietohallinnon työryhmiin arkistotoimen asiantuntijan roolissa vastaa päätearkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä ohjaa ja neuvoo arkistonmuodostussuunnitelman laadinnassa yhdessä kehittämispäällikön kanssa ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa ohjaa organisaation hallinnon kirjaamistoimintaa pitää ajan tasalla olevaa luetteloa toimiala- ja tehtäväkohtaisista arkistovastaavista sekä kirjaajista huolehtii asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeiden ylläpitämisestä, soveltamisesta ja muuttamisesta yhteistyössä kehittämispäällikön ja pääarkistovastaavien kanssa toimii hallintopalvelujen hallinto ja tukipalvelujen pääarkistovastaavana 2 2.4 Toimialojen pääarkistovastaavat ohjaa ja neuvoo toimialansa arkistovastaavia sekä henkilöstöä ohjaa ja neuvoo yksityisiä palvelun tuottajia yhteisellä sopimuksella suoritettujen tehtävien hoidossa syntyneiden asiakirjojen käsittelyssä ja säilytyksessä kehittää oman toimialansa asiakirjahallintoa ja arkistotoimea laatii ja ylläpitää toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmaa yhteistyössä kehittämispäällikön, arkistosihteerin, esimiesten ja tehtäviä hoitavien henkilöiden kanssa vastaa hoidossaan olevien väliarkistojen asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään päätearkistoon tai hävitetään huolehtii toimialansa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen siirtämisestä päätearkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät tiedottaa arkistotoimeen liittyvistä kehittämistarpeista ja muutoksista arkistosihteerille / kehittämispäällikölle huolehtii siitä, että arkistotoimen vaatimukset ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen otetaan huomioon päivittäisessä toiminnassa 2.5 Toimintayksiköiden arkistovastaavat osallistuu arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) laatimiseen omassa toimintayksikössä vastaa hoidossaan olevien asiakirjojen säilytys- ja tietopalvelusta siihen saakka, kunnes asiakirjat siirretään arkistoon tai hävitetään ohjaa ja neuvoo toimintayksikön henkilöstöä asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa asiakirjojen siirto pääarkistovastaavalle tai keskusarkistoon ja siirtokuntoon liittyvät tehtävät vastaa oman toimintayksikön määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä ja hävitysluettelojen tekemisestä Toimialajohtajat valitsevat oman toimialansa pääarkistovastaavat. Tulosaluejohtajat valitsevat tulosalueiden arkistovastaavat. Tulosaluejohtajalla on yleisvastuu toimialan arkistoimen resursseista. 2.6 Arkistotiimi Arkistotoimen kehittämis- ja suunnittelutehtävissä toimii arkistotiimi. Arkistotiimiin kuuluu arkistosihteerin lisäksi kehittämispäällikkö sekä pääarkistovastaavat. Arkistotiimiä täydennetään tarpeen mukaan arkistovastaavilla, esimiehillä, järjestelmä- tai muilla asiantuntijoilla. 2.7 Esimiehet, viran- ja toimenhaltijat, luottamusmiehet Arkistonmuodostajan johtavat viranhaltijat ja esimiehet ovat vastuussa toimialueensa tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnosta ja arkistotoimesta samoin kuin muusta operatiivisesta toiminnasta. Jokainen viran- ja toimenhaltija sekä luottamushenkilö hoitaa huolellisesti käsiteltävänään olevia asiakirjoja ja tietoaineistoja pitää asiakirjat ja tietoaineistot arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) mukaisesti järjestettynä luovuttaa päättyneeseen asiaan liittyvät asiakirjat arkistoitavaksi siten, kun ohjeissa määrätään osallistuu omalta osaltaan arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan ja säilytysaikojen määrittelyyn 3 3 Arkistonmuodostus ja arkistointi 3.1 Asiakirjojen laatiminen ja arkistokelpoisuus Pysyvästi tai pitkäaikaisesti eli yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoisia kirjoituspohjia ja -välineitä käyttäen. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät sähköisissä tietojärjestelmissä olevat tiedot on tulostettava arkistokelpoiselle paperille. Arkistokelpoisen kynän jälki on pysyvä, lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Arkistolaitoksen verkkosivuilta (www.narc.fi) löytyy luettelo arkistokelpoisista materiaaleista. Hankinnoista vastaavien tulee huolehtia, että arkistokelpoisia materiaaleja on saatavilla. Myös kopiokoneita, tulostimia, värikasetteja tms. hankittaessa tulee selvittää arkistokelpoisuus. Asiakirjojen laatimisessa noudatetaan yleisiä asiakirjastandardeja. Asiakirjapohjia löytyy intran sivuilta. Asiakirjoista pitää löytyä viitetietoja esim. päivämäärä, syntymäaika tai nimi, millä asiakirjat liitetään tiettyyn ajankohtaan, henkilöön, asiaan tms. Arkistolain §6 mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet, joita arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodiksi tai sähköisiksi tallenteiksi. Laki sähköisessä viranomaistoiminnassa (L 13/2003) tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä telekopiota ja telepalvelua, kuten sähköistä lomaketta, sähköpostia tai käyttöoikeutta sähköiseen tietojärjestelmään, sekä muuta sähköiseen tekniikkaan perustuvaa menetelmää, jossa tieto välittyy langatonta siirtotietä tai kaapelia pitkin; ei kuitenkaan puhelua. 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti Kirjaaminen on osa asiakirjahallintoa ja perustuu hyvälle tiedonhallintavalle. Kirjaamisen avulla voidaan toteuttaa julkisuuslain (L 621/99) ja lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (L 13/2003) vaatimuksia asia ja asiakirjahallinnassa. Julkisuuslain mukaan viranomaisen tulee pitää luetteloa annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista. Tulee myös huolehtia siitä, että julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Käytännössä tämä tarkoittaa kirjaamista diaariin tai muuhun rekisteriin. Kirjaaminen on vireille tulleiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen päivittäistä rekisteröintiä eli merkinnän tekemistä diaariin. Kaikki samaa asiaa koskeva käsittelyvaiheet ja asiakirjat merkitään samalle diaarinumerolle. Sähköisesti saapuneiden asiakirjojen kirjaamisessa toimitaan samoin kuin vastaavien paperimuotoisten asiakirjojen rekisteröinnissä ja muussa rekisteröinnissä. Tarkemmat kirjaamisohjeet on laadittu erikseen. 3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Arkisolain (L 831/1994) mukaan arkitonmuodostajan on ylläpidettävä asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sisältävää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). Koska tietoja säilytetään sekä paperiasiakirjoissa että enenevässä määrin myös sähköisessä muodossa, voidaan suunnitelmasta käyttää nimitystä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (e-AMS) tai tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS). 4 Arkistonmuodostussuunnitelma laaditaan tehtävittäin kartoittamalla tehtävät ja kuvaamalla prosessit eli tehtävän kulun kuvaukset ja niistä syntyvät asiakirjalliset tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelmasta käy ilmi asiakirja, arkistointitapa, järjestys, säilytyspaikka ja -aika, vastuutaho, tietojärjestelmä, suojeluluokka, julkisuusluokka, henkilötietoluonne ja arkistointitunnus. Arkistonmuodostussuunnitelman vahvistaa ao. toimialajohtaja. Arkistonmuodostussuunnitelma viedään tiedoksi hallitukselle. Vahvistettuun arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävistä muutoksista on ilmoitettava arkistosihteerille, joka ylläpitää suunnitelmaa. Pieniä muutoksia esim. vastuuhenkilön vaihtumisen ja säilytyspaikan muuttumisen johdosta suunnitelmaa ei tarvitse uudelleen vahvistaa. 3.4 Säilytystekniikka Asiakirjat on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Työhuoneissa olevat asiakirjat voidaan säilyttää rengas- tai riippukansioissa tai muissa nopeakäyttöisissä säilytysvälineissä. Työhuoneessa pysyvästi tai arkaluonteisia asiakirjoja voidaan säilyttää lukittavissa ja paloturvallisissa arkistokaapeissa. Lähi- ja keskusarkistoon siirrettäessä asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkistokoteloihin. Asiakirja-akteja muodostettaessa on huolehdittava siitä, että jokainen asiakirja-akti on oma selvästi erottuva kokonaisuus. Vaippalehteen, samoin kuin jokaiseen siihen liittyvään asiakirjaan merkitään rekisteritunnus, henkilön nimi tai muu aktin yksilöinnissä tarvittava tunnus. Tietoaineistoa voidaan myös säilyttää perinteisen paperin lisäksi myös sähköisessä muodossa. Määräajan säilytettävät tiedot voidaan säilyttää pelkästään sähköisessä muodossa ilman arkistolaitoksen lupaa sellaisissa tietojärjestelmissä, joissa voidaan turvata tietojen käytettävyys, eheys ja säilyminen sekä pystytään huolehtimaan tarpeettomiksi käyneiden tietojen hävittäminen. Esimerkiksi potilasasiakirjat säilytetään sähköisesti koko aktiiviajan. Sähköisissä tietojärjestelmissä olevien tietojen osalta on varmistettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina ja käyttökelpoisina laitteistojen ja ohjelmistojen muutoksista huolimatta. Kaikki kopiointi- ja konvertointitoimenpiteet tulee dokumentoida. Tietojen tallennus- ja siirtovälineistä kiintolevyt, cd-levyt, disketit ja muistitikut eivät sovellu tiedon pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Arkistolaitokselta voidaan hakea lupa tietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Kuntayhtymällä lupaa ei ole. Lupaa haettaessa pitää ottaa huomioon arkistolaitoksen antamat sähköisen arkistoinnin määräykset. 3.5 Asiakirjojen käsittely ja kunnossapito Asiakirjoja on käsiteltävä siten, etteivät ne vaurioidu. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota pysyvästi säilytettävien, alkuperäisten asiakirjojen käsittelyyn. Ne ovat ainutkertaisia dokumentteja, joiden säilyminen on tärkeää. Asiakirjasta voidaan ottaa käyttökopio ja alkuperäinen säilytetään arkistossa. Käyttökopioon merkitään tieto siitä että asiakirja on kopio. 3.6 Säilytysajat Asiakirjojen säilytysaikoihin ja hävittämiseen liittyvistä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja niihin sisältyvä tieto säilytetään pysyvästi. Poikkeaminen näiden asiakirjojen pysyvästi säilyttämisestä vaaditaan arkistolaitoksen lupa. 5 Kaikille asiakirjoille, olivat ne missä muodossa tahansa, on arkistonmuodostussuunnitelmassa (AMS) määriteltävä säilytysajat. Säilytysaikojen määrittämisen perusteita ovat mm. oma käyttötarve, yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva, omistus- ja hallintaoikeuden takaaminen sekä hallinnon ja tilitarkastuksen tarve. Määräajan säilyttävien asiakirjojen säilytysajoista päättää arkistomuodostaja itse. Säilytysaikoja päätettäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Kuntaliitto on antanut suosituksensa määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista. Potilasasiakirjojen säilytysajoista ja tavoista määrätään STM:n asetuksessa 298 /2009. Myös muissa erityslainsäädännöissä voi olla määräyksiä asiakirjojen säilytysajoista. 3.7 Seulonta Käytännössä seulonta tarkoittaa pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista ja pitämistä erillään toisistaan sekä tarpeettoman aineiston hävittämistä. Toiminnassa on pyrittävä siihen, että jo tehtävää hoidettaessa asiakirjat seulotaan arkistonmuodostussuunnitelmaa apuna käyttäen. Jokainen asiakirjoja käsittelevä tietää omista asiakirjoistaan, mikä on säilytettävää ja mikä hävitettävää. Jos ennakkoseulontaa ei tehdä, joudutaan aineisto seulomaan jälkikäteen. Taannehtiva seulonta on aikaa vievää ja edellyttää usein lisätyövoimaa, jonka vuoksi se tulee paljon kalliimmaksi. 3.8 Hävittäminen Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvään säilytykseen, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen. Hävittäminen koskee myös sähköisissä tietojärjestelmissä olevia tietoja. Hävittäminen tapahtuu niin että tietosuoja on varmistettu. Pääarkistovastaavat ja arkistovastaavat vastaavat siitä, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan lähiarkistosta vuosittain. Kuntayhtymässä on käytössä hävittämiseen sopivia lukollisia tietosuojasäiliöitä. Hävitettäväksi toimitetut asiakirjat tuhotaan keskitetysti luovuttamalla ne sopimuksen tehneelle jätehuoltoliikkeelle, joka vastaa tietosuojan toteutumisesta. Yli 5 vuotta säilytettävien asiakirjojen hävittämisestä on laadittava hävittämisluettelo, josta selviää mitä asiakirjoja on hävitetty, milloin ja millä tavalla ja mihin hävittäminen perustuu. Hävittämisluettelon allekirjoittaa pääarkistovastaava / arkistovastaava ja se toimitetaan arkistosihteerille. Keskusarkistosta hävittämisestä vastaa arkistosihteeri, joka allekirjoittaa hävittämisluettelon. Irralliset tallennelevyt kuten cd:t ja muistitikut lähetetään Atk -tiimille. Atk -tiimi tuhoaa ne murskaamalla ja hävittävät ne keskitetysti. Kiintolevyjen hävittämisestä vastaa kuntayhtymän järjestelmäasiantuntijat. Asiakirjojen ja tietoaineiston hävittämisestä on laadittu erillisohje. 3.9 Siirto päätearkistoon Asiakirjat siirretään päätearkistoon, kun niiden välitön käyttötarve on päättynyt tai viimeistään 10 vuoden kuluttua. Terveydenhuollon potilasasiakirjoista päätearkistoon siirretään pysyvästi 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat sekä sosiaalitoimen asiakasasiakirjoista 8, 18 ja 28 päivinä syntyneiden asiakirjat. 6 Siirrettävän aineiston tulee olla seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Asiakirjoihin ei saa jättää paperiliittimiä (klemmareita), muovitaskuja tai kumilenkkejä. Aineistosta laaditaan luettelo, joka toimitetaan arkistosihteerille. Asiakirjat tulee olla asianmukaisissa ja oikean kokoisissa arkistokoteloissa. Arkistokoteloihin pitää laittaa seläke joka sisältää tunnistetiedot. Tunnistetietoja ovat arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet jolta asiakirjat ovat sekä säilytysaika. Asiakirjojen siirtämisestä on sovittava etukäteen arkistosihteerin kanssa. 3.10 Asiakirjojen suojelu Arkistoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Arkistoaineistosta on laadittu suojelusuunnitelma mikä liitetään osaksi kuntayhtymän suojelusuunnitelmaa. Asiakirjojen suojelusta poikkeusoloissa on laadittu erillinen ohje. 4 Arkistotilat Arkistotilojen tulee olla arkistolaitoksen määräysten ja ohjeiden mukaiset (AL/19699/07.01.01.00/2012). Arkistotilat on pidettävä siistinä eikä niitä saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Arkistotilat siivotaan perusteellisemmin kerran vuodessa. 4.1 Käsiarkisto Käsiarkistoon kuuluvat päivittäisessä käytössä olevat asiakirjat, joita säilytetään työtilojen yhteydessä. Jotta tietosuoja turvataan, säilytetään asiakirjat lukollisissa kaapeissa. 4.2 Lähiarkisto Lähiarkisto on niin sanottu väliarkisto. Lähiarkistossa säilytetään määräajan, alle 10 vuotta, säilytettäviä asiakirjoja ja joiden käyttötarve on päättynyt, sekä pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, jotka odottavat siirtoa päätearkistoon. Lähiarkistoon kuuluvat myös asiakirjat, jotka tarvitaan työtilojen läheisyydessä, mutta joiden säilytysturvallisuudelle asetetaan käsiarkistoa suuremman vaatimukset. Näitä ovat potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat. Peruspalvelukuntayhtymässä on useampia lähiarkistoja. 4.3 Päätearkisto Peruspalvelukuntayhtymä Kalliossa on yksi päätearkisto jonka hoidosta vastaa arkistosihteeri. Päätearkistoon siirretään asiakirjat joiden säilytysaika on pysyvä tai yli 10 vuotta. Päätearkisto sijaitsee Ylivieskan terveyskeskuksessa. 4.4 Valtakunnalliset sähköiset arkistot Valtakunnallisesti on suunniteltu yhteisiä arkistoja. Määräykset ja ohjeet ovat kansallisia ja niitä tulee noudattaa. Tarkemmat organisaation omat ohjeet laaditaan myöhemmin, kun kansalliset arkistot otetaan käyttöön. Arkistonmuodostussuunnitelmassa pitää näkyä, säilytetäänkö asiakirja omassa vai valtakunnallisessa arkistossa. 7 5 Tietopalvelu 5.1 Tietojen antaminen ja asiakirjojen lainaaminen Yleisperiaatteena on, että julkisesta asiakirjasta tiedon antaa henkilö, jonka hallussa asiakirja on. Tarvittaessa tiedon antamisesta päättää yksikön esimies. Päätearkistossa säilytettävistä julkisista asiakirjoista tiedon antaa arkistosihteeri. Sekä aktiivikäytössä että päätearkistossa säilytettävien asiakirjojen tietojen luovuttamisen vastuut jakautuvat seuraavasti: potilasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta vastaa johtava ylilääkäri, sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta hyvinvointipalvelujohtaja ja hallinnon asiakirjojen tietopalvelusta talousjohtaja. 31.12.2007 mennessä päättyneiden potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tietopalvelusta on laadittu erillinen sopimus. Sopimuksen mukaan potilas- ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen liittyvästä tietopalvelusta vastaa Peruspalvelukuntayhtymä Kallio yhteistyössä rekisterinpidon vastuun luovuttaneen kuntatoimijan kanssa. Asiakirjojen lainaaminen yksityisen henkilön käyttöön kuntayhtymän ulkopuolelle on ehdottomasti kielletty. Julkisista asiakirjoista viranomaiset ovat velvollisia pyynnöstä antamaan virallisia jäljennöksiä ja otteita tai antamaan asiakirjat viranomaisten luona luettavaksi ja jäljennettäväksi. Asiakirjojen antaminen tutkimuskäyttö on luvanvaraista. Kuntayhtymällä on velvollisuus osoittaa tilat, joissa asiakirjoja voidaan lukea valvotusti ja tarvittaessa saada riittävä ohjaus /neuvonta asiakirjojen sisällöstä. Kuntayhtymälle on laadittu erilliset sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturva- ja tietosuojaohjeistukset. Potilasasiakirjojen käsittelyn ohjeistus sisältyy tietosuojan koulutus- ja käsikirjoihin. 5.2 Asiakirjojen julkisuus ja tietosuoja Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lailla viranomaisen toiminnan julkisuudessa tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asianosaisella on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan tietosisällöstä ellei julkisuuslaissa toisin säädetä. Tietopalvelussa noudatetaan asiakirjojen julkisuudesta ja tietosuojasta annettua lainsäädäntöä. Asiakirjojen julkisuudesta ja salassapidosta annettujen lakien ja asetusten soveltamisesta päättää asianomainen toimialajohtaja ellei päätösvaltaa ole delegoitu viranhaltijalle. Viime kädessä päätöksen tekee yhtymähallitus. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Salaiseen asiakirjaan tehdään merkintä ”salainen” ja salaisuuden peruste ja aika. 5.3 Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolain (523/1999) mukainen rekisteri on laadittava, mikäli järjestelmässä käsitellään tai se sisältää henkilötietoja. Kaikista henkilörekistereistä on laadittava rekisteriseloste. Selosteessa on oltava seuraavat tiedot: 8 1. 2. 3. 4. 5. Rekisterinpitäjän nimi, osoite ja puhelinnumero Rekisteriasioiden hoitavan henkilön nimi ja puhelinnumero Rekisterin nimi, pitämisen peruste ja käyttötarkoitus Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää (tietosisällön kuvaus) Mihin tietoja luovutetaan Julkisuuslain (621/1999) mukaan viranomaisen tulee laatia ja ylläpitää tietojärjestelmäseloste, josta ilmenee tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja siihen tallennettavat tiedot. Tietojärjestelmä selosteiden ylläpidosta vastaa tietohallintopäällikkö. Rekisteriselosteet pitää olla nähtävillä rekisteripitäjän toimipaikassa. 6 Ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella ja palvelusetelillä kertyneiden asiakirjojen arkistointi Kun kuntayhtymä ostaa palveluja ostopalvelu-, toimeksiantosopimuksella tai palvelusetelillä, palvelujen järjestämisvastuu säilyy kuntayhtymällä. Asiakirjoja koskevat samat määräykset ja ohjeet kuin kuntayhtymän omia asiakirjoja. Kuntayhtymä on rekisterinpitäjä ja syntyvät asiakirjat ovat viranomaisen (kuntayhtymän) asiakirjoja. Asiakirjamenettelystä sovitaan ostopalvelu- ja toimeksiantosopimuksessa sekä palvelusetelituottajaksi hyväksyttäessä. Palvelun tuottamisesta vastaava yksikkö säilyttää asiakastiedot itsellään niin kauan kuin asiakas saa palvelua. Palvelun päättymisen jälkeen asiakasta koskevat tiedot tulee kokonaisuudessaan toimittaa rekisterinpitäjälle. Nykyisin tiedot toimitetaan pääsääntöisesti paperimuodossa tulostamalla ne palveluntuottajan tietojärjestelmästä. Ostopalvelu-, palveluseteli tai toimeksiantosopimuksella suoritetusta tehtävistä syntyneiden asiakirjojen sijainnista on tehtävä merkintä kuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmaan. 7 Kunnallinen yhteistyö Kunnallisessa yhteistoiminnassa yhteistyöstä päätettäessä on sovittava sopimuksella yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen käytöstä, säilyttämisestä ja hävittämisestä. 8 Toimintaohjeen voimaan tulo ja ylläpito Kehittämispäällikkö yhdessä arkistosihteerin kanssa huolehtii toimintaohjeen ylläpidosta ja erillisohjeiden uusimisesta tarpeen mukaan. Muutokset toimintaohjeeseen hyväksyy yhtymähallitus. Ohjeella kumotaan yhtymähallituksen 8.6.2009 § 59 hyväksymä arkistotoimen toimintaohje. 9