oheismateriaali 1: hankintaohje
Talous- ja konsernijaosto 4.2.2015, OHEISMATERIAALI 1 HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 29.3.2012 HANKINTAOHJE 5/2012 1 (50) HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 2 (50) 29.3.2012 Sisällys 1 2 HANKINTAOHJEIDEN SOVELTAMINEN JA PÄÄPERIAATTEET .................................................4 1.1 Soveltamisala ......................................................................................................................4 1.2 Hankintalainsäädäntö ja pääperiaatteet ...............................................................................4 1.3 Ympäristönäkohtien huomioon ottaminen hankinnoissa ......................................................5 HANKINTAPROSESSI ...................................................................................................................6 2.1 Hankintojen suunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulosohjausta .............6 2.2 Hankintojen toteuttaminen ...................................................................................................6 2.2.1 Keskitetysti kilpailutettavat hankinnat ........................................................................9 2.2.2 Kuntahankinnat.......................................................................................................11 2.2.3 Muut kuin keskitetyt hankinnat ................................................................................11 2.2.4 Yhteishankinnat ......................................................................................................12 2.2.5 Laite- ja tarvikekokeilut ...........................................................................................12 3 TOIMIVALTA HANKINTA-ASIOISSA ...........................................................................................12 4 KILPAILUTTAMISEN TOTEUTTAMINEN JA HANKINTAMENETTELYT .....................................13 4.1 Kynnysarvot ja niiden merkitys ..........................................................................................13 4.2 Hankintamenettelyn valinta ...............................................................................................15 4.3 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat ...................................................................................16 4.4 4.5 4.3.1 Avoin menettely ......................................................................................................17 4.3.2 Rajoitettu menettely ................................................................................................18 4.3.3 Neuvottelumenettely ...............................................................................................19 4.3.4 Suorahankinta ........................................................................................................20 4.3.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely ...........................................................................22 4.3.6 Puitejärjestely .........................................................................................................24 4.3.7 Sähköinen huutokauppa .........................................................................................25 4.3.8 Dynaaminen hankintajärjestelmä ............................................................................26 EU-kynnysarvon alittavat ja kansallisen kynnysarvon ylittävät sekä liitteen B mukaiset toissijaisten palvelujen hankinnat ......................................................................................26 4.4.1 Avoin menettely ......................................................................................................26 4.4.2 Rajoitettu menettely ................................................................................................26 4.4.3 Neuvottelumenettely ...............................................................................................27 4.4.4 Suorahankinta ........................................................................................................28 Kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat ...............................................................28 4.5.1 Suora osto ..............................................................................................................29 HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 3 (50) 29.3.2012 5 4.5.2 Kevyt rajoitettu menettely........................................................................................29 4.5.3 Avoin menettely ......................................................................................................30 4.5.4 Kevyt neuvottelumenettely ......................................................................................30 4.5.5 Tarjousten käsittely, hankintapäätös ja sen tiedoksianto .........................................31 TARJOUSPYYNTÖ ......................................................................................................................31 5.1 Tarjouspyynnön sisältö ......................................................................................................31 5.1.1 Hankinnan nimike, hankintailmoitus ja hankintamenettely .......................................32 5.1.2 Hankinnan kohteen määrittely.................................................................................32 5.1.3 Tarjoajia koskevat tiedot .........................................................................................33 5.1.4 Selvitysten toimittaminen ........................................................................................34 5.1.5 Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet...................................................................34 5.1.6 Kaupalliset ehdot ....................................................................................................35 5.1.7 Tarjousten käsittelyä koskevat tiedot ......................................................................36 5.2 6 7 Tarjouspyynnön täydentäminen ja tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin vastaaminen ......36 TARJOUSTEN KÄSITTELY JA VERTAILU ..................................................................................37 6.1 Tarjousten avaustilaisuus ja selventävät keskustelut .........................................................37 6.2 Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tarjouskilpailusta poissulkeminen .....................38 6.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjousten hylkäysperusteet ...............................38 6.4 Tarjousten vertailu .............................................................................................................39 6.5 Hankinnan keskeyttäminen ...............................................................................................39 HANKINTAPÄÄTÖS ....................................................................................................................40 7.1 Hankintapäätöksen sisältö.................................................................................................40 7.2 Hankintapäätöksen tiedoksianto ........................................................................................41 8 MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN..........................................................................42 9 HANKINTAPÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO JA HANKINTASOPIMUS ..................................43 10 HANKINNAN VASTAANOTTO JA HYVÄKSYMINEN SEKÄ SEURANTA ....................................45 10.1 Vastaanottotarkastus.........................................................................................................45 10.2 Hankinnan/sopimuksen seuranta takuuaikana ja ylläpitovaiheessa sekä reklamaatiot ......46 11 HANKINTA-ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY ....................................................................................46 11.1 Hankinta-asiakirjojen laadinta ............................................................................................46 11.2 Hankintoihin liittyvän asiakirjaprosessin rekisteröinti ..........................................................46 11.3 Hankinta-asiakirjojen julkisuus, eheys ja luottamuksellisuus ..............................................47 11.4 Hankinta-asiakirjojen arkistointi .........................................................................................48 12 VOIMAANTULO ...........................................................................................................................48 13 LISÄTIETOJA ..............................................................................................................................48 HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 4 (50) 29.3.2012 1 HANKINTAOHJEIDEN SOVELTAMINEN JA PÄÄPERIAATTEET 1.1 Soveltamisala Tätä hankintaohjetta sovelletaan tavaroiden ja palvelujen ostamiseen, vuokraamiseen tai siihen rinnastettavaan toimintaan sekä urakalla teettämiseen. Hankintaohjetta sovelletaan rahoitusmuodosta riippumatta myös tavaroiden hankintaan leasingrahoituksella, evo-rahoituksella, lahjoitusvaroilla tai testamenttivaroilla. Samoin esimerkiksi HUS-kuntayhtymän ulkopuolelta hankittavat erikoissairaanhoidon palvelut kuuluvat hankintalain piiriin samoin kuin erilaiset konsulttipalvelut. HUS-kuntayhtymä ja sen tytäryhtiöt (esimerkiksi HUS-Kiinteistöt Oy ja Uudenmaan Sairaalapesula Oy) ovat hankintalain 6.1 §:ssä tarkoitettuja hankintayksiköitä. HUS:n muut yksiköt, kuten liikelaitokset tai sairaanhoitoalueet, eivät ole itsenäisiä hankintayksiköitä, vaan niiden tekemissä hankinnoissa hankintayksikkö on HUS-kuntayhtymä. HUS-kuntayhtymän ja sen tytäryhtiöiden hankinnoissa noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja tätä hankintaohjetta. Hankintalakia ei sovelleta palveluhankintoihin, jotka koskevat maan, rakennusten tai muun kiinteän omaisuuden hankintaa tai vuokrausta, millä tahansa rahoitusmuodolla. Hankintalakia koskevasta rajoituksesta huolimatta, kilpailuolosuhteet on hyödynnettävä myös vuokratiloja hankittaessa. Hankintalakia ja ohjetta ei myöskään sovelleta työsopimuksiin. HUS voi hankkia suorahankintana tavaroita ja palveluita sen liikelaitoksilta ja tytäryhtiöiltä. HUS ei hanki palveluja suoraan omalta henkilöstöltään ennakkoperintärekisteriin merkittynä ammatinharjoittajana tai henkilöiden tätä varten perustaman yhtiön välityksellä. Niistä tavaroista ja palveluista, joista HUS on tehnyt kilpailutetun puitesopimuksen, noudatetaan puitesopimuksissa sovittuja hankintamenettelyjä. Tämä koskee myös liikelaitoksia ja soveltuvin osin tytäryhtiöitä. 1.2 Hankintalainsäädäntö ja pääperiaatteet Julkisista hankinnoista annetussa laissa (348/2007), jäljempänä hankintalaki, säädetään julkisten hankintojen kilpailuttamismenettelyistä ja niihin liittyvistä oikeusturvakeinoista. Julkisista hankinnoista annetussa valtioneuvoston asetuksessa (614/2007) säädetään hankintojen ilmoitusmenettelyistä. Hankintalain tarkoituksena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia osallistua tarjouskilpailuihin. Julkisten hankintojen pääperiaatteita ovat - kilpailun aikaansaaminen sekä - tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 5 (50) 29.3.2012 Hankinnoista tulee pääsääntöisesti järjestää tarjouskilpailu. Vain erityisistä hankintalaissa mainituista syistä hankinta voidaan tehdä ilman tarjouskilpailua suorana hankintana. Kaikkia tarjouskilpailuun osallistuvia tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankinnan valintaperusteita ei saa asettaa esimerkiksi sellaisiksi, että ne suosisivat aikaisemmin käytössä ollutta toimittajaa uusien tarjoajien kustannuksella. Avoimuuden periaate edellyttää hankinnasta ilmoittamista ja tiedottamista riittävän laajasti, valinta- ja vertailuperusteiden esittämistä tarjouspyynnössä ja hankintapäätöksen perustelemista näiden valintaperusteiden mukaan sekä hankinta-asiakirjojen julkisiksi tuloa sopimuksen jälkeen salassa pidettäväksi säädettyjä tietoja lukuun ottamatta. Hankinnat on tehtävä mahdollisimman edullisesti, mikä voi tarkoittaa edullisen hinnan lisäksi myös laadullista edullisuutta. Tarjouksista tulee hyväksyä tarjouspyynnön mukaisesti joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin tarjous. Tarjousten vertailussa on noudatettava tarjouspyynnön ehtoja ja vain niitä. Hankintatoimessa, kuten muussakin hallinnossa, on noudatettava esteellisyyssäännöksiä. Esteellinen ei saa osallistua hankinnan valmisteluun, esittelemiseen, päätöksentekoon, hankinnan valvontaan tai vastaanottoon eikä muutoinkaan hankintaan liittyvien asioiden käsittelyyn. (Ks. pysyväisohje 10/2009, Sivutoimi ja kilpaileva toiminta sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden esteellisyyskysymykset.) Muiden kuin kuntayhtymän varoilla rahoitettavan matkan vastaanottaminen ei ole suotavaa, mutta on mahdollista, jos matka ei vaaranna puolueettomuutta, riippumattomuutta tai tasapuolisuutta virka- tai työtehtävien hoidossa. Matkan vastaanottamista harkittaessa on erityisesti otettava huomioon, ettei yleinen luottamus HUS:n henkilöstön tasapuolisuuteen vaarannu matkan vastaanottamisen vuoksi. (Ks. pysyväisohje 11/2009, Virka- ja työtehtävien hoitamiseen liittyvä matkustaminen.) Kilpailuttaessaan hankintoja hankintayksikön tulee edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista. Epäterveen kilpailun estämiseksi hankintayksikön on varmistettava, että vuokratyö- ja alihankintasopimuksia tekevät yritykset noudattavat sopimusosapuolina lakisääteisiä työnantajavelvoitteitaan. Tätä varten hankintayksikön on huolehdittava siitä, että tarjoaja toimittaa pyydetyt selvitykset ja asiakirjat. (Ks. kohta 5.1.3, tilaajavastuulaki (1233/2006). 1.3 Ympäristönäkohtien huomioon ottaminen hankinnoissa Kaikissa hankinnoissa tulee ottaa huomioon hankinnan ympäristövaikutukset. Ympäristönäkökulmasta hankinnan tärkeimpiä vaiheita ovat tarveharkinta, hankinnan kohteen määritteleminen, tarjouspyynnön laatiminen, vertailu ja sopimuksen laadinta. Neuvoja ja tukea hankintoihin liittyvissä ympäristöasioissa on saatavissa HUS ympäristökeskuksesta ja HUS-Logistiikasta. Ks. HUS:n ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-Kuntayhtymän hankinnoissa (liite 5). HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 6 (50) 29.3.2012 2 HANKINTAPROSESSI Hankintaprosessissa on kolme vaihetta: 1) hankintojen suunnittelu 2) hankintojen toteuttaminen 3) hankintojen seuranta. Ohjeen liitteenä ovat avoimen ja rajoitetun hankintamenettelyn prosessi sekä puitesopimus- ja pienhankintaprosessi (liitteet 1–3). 2.1 Hankintojen suunnittelu osana toiminnan ja talouden suunnittelua ja tulosohjausta Hankinnat kuuluvat osana talouden ja toiminnan suunnitteluun. Suunnittelun tarkoituksena on pyrkiä ennakoimaan, millaisia hankintoja suunniteltu toiminta edellyttää. Hankintatarpeet tulee priorisoida siten, että ne parhaalla mahdollisella tavalla tukevat strategiaa ja tulosalueelle, tulosyksiköille ja liikelaitoksille annettujen tehtävien ja tulostavoitteiden toteuttamista. Hankinnan tulee perustua vahvistettuun talousarvioon sekä investointien osalta myös investointiohjelmaan. Ennen hankinnan käynnistämistä on vielä varmistettava hankinnan rahoitus. HUS:n talousarvion investointiosa muodostaa investointisuunnitelman eli vuotuiset investointikustannukset sisältävän suunnitelman hankkeista ja hankinnoista. Investointeihin sisältyvien hankkeiden ja hankintojen osalta noudatetaan voimassa olevaa HUS:n Investointiohjetta (ks. pysyväisohje 4/2009). Investoinnit jaetaan suuriin investointeihin (yli 500 000 euroa) ja pieniin investointeihin (10 000–499 999 euroa). Hankinnan valmistelussa erityisesti laajoissa hankinnoissa on hyvä arvioida hankinnan tekemiseen ja tuotantoon liittyvät riskit. Hankinnan tekemiseen liittyviä riskejä ovat muun muassa 2.2 - markkinoiden riittämätön tuntemus - tehtävän määrittelyn puutteellisuus - varteenotettavien tarjoajien vähyys - kilpailun toimimattomuus - tilaajan hinta-arvion pitämättömyys - kilpailutus- tai toimitusaikataulun viivästyminen - ennakoimattomien tehtävien ilmaantuminen toteutusvaiheessa - henkilövaihdokset. Hankintojen toteuttaminen Hankintojen toteutusvaiheeseen kuuluvat keskeisesti seuraavat työvaiheet: HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 7 (50) 29.3.2012 Markkinoiden kartoitus, ennakkotiedustelu tai informaatiokysely Vaativissa ja uusissa hankinnoissa, joiden markkinoita ei entuudestaan riittävästi tunneta, markkinat tulisi kartoittaa ennakkotiedustelulla tai informaatiokyselyllä ennen tarjouskilpailun aloittamista. Näin voidaan selvittää tarjoajien määrää ja toimituskykyä, markkinoilla olevia tuotteita ja niiden ominaisuuksia, ratkaisuvaihtoehtoja tai palvelun toteutustapoja. Teknisen tiedustelun tai informaatiokyselyn tulee olla luonteeltaan yleistä. Tiedustelun tekeminen ei sido HUS:a eikä tarjoajaa. Tavarahankinnoissa voidaan pyytää näytteitä ja laite- ja palveluhankinnoissa tehdä tutustumiskäyntejä, jos tällä ei vaaranneta tarjoajien tasapuolista kohtelua. Ennakkotiedustelussa on tasapuolisuuden turvaamiseksi suositeltavaa käyttää yleisiä ja kaikille avoimia tiedotustapoja kuten esimerkiksi Hilma-palvelua. Tarjoajan soveltuvuuden ja hankinnan kohteen selkeä ja tarkka määrittely Tarjouspyynnössä on asetettava tarjoajaa koskevat soveltuvuusedellytykset, joita ovat tarjoajan rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä sekä laatua koskevat vaatimukset sekä pyytää tarjoajia esittämään näihin seikkoihin liittyvät selvitykset. Hankittava tavara tai palvelu on määriteltävä mahdollisimman selkeästi ja yksiselitteisesti. Tarjouspyynnössä on kuvattava tarjottavalta tavaralta ja palvelulta edellytettävät ehdottomat vaatimukset (spesifikaatiot), jotka hankinnan kohteen tulee täyttää, että se otetaan mukaan vertailuun. Vastuu tavaran ja palvelun ominaisuuksien kuvaamisesta on sillä yksiköllä, jonka käyttöön tavara tai palvelu on tulossa. Ao. vastuuyksikkö on velvollinen huolehtimaan siitä, että se saa lääkintälaitteiden osalta tekniset vaatimukset ja huollon edellyttämät tiedot Lääkintätekniikalta. Vastuuyksikön on varmistettava myös HUS Tilakeskukselta mahdolliset rakentamisen edellyttämät tiedot. Pyynnössä on oltava kustannusarvion ja lausunnon kannalta tarvittavat määrittelytiedot (esimerkiksi olosuhde-, mitta-, säteilyarvo- ja kenttätiedot) laiteasennuksen vaatimista rakennustöistä. Lakiasiainpalvelut EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja valmistellessaan yksiköiden on käytettävä HUS-Logistiikan hankintalakimiehen tai hallintolakimiesten asiantuntemusta. Lakimiehiin tulee ottaa yhteyttä lisäksi tarvittaessa tärkeiden, esimerkiksi ydintoimintaan liittyvien hankintojen valmistelussa. HUS on kilpailuttanut ulkopuolisia lakiasiainpalveluja, joista on tehty puitesopimukset. Ulkopuolisten lakiasiainpalvelujen käytöstä päättää HUS:n hallintojohtaja. Hankintamenettelyn valinta ja hankinnoista ilmoittaminen HUS:n hankinnoissa käytetään pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Muiden hankintalain mukaisten hankintamuotojen käytöstä tulee neuvotella HUS-Logistiikan ja lakimiesten kanssa. Hankinnasta on tehtävä hankintailmoitus kansalliset ja EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. EU-kynnysarvot ylittävissä suorahankinnoissa on tehtävä HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 8 (50) 29.3.2012 hankintailmoitus hankintapäätöksen jälkeen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Tarjouspyynnön laadinta Ravioli laatii elintarvikkeiden hankintaa, HUS-Apteekki lääkevalmisteiden hankintaa ja HUS:n henkilöstöjohtaja henkilöstönvuokrausta koskevat tarjouspyynnöt. HUS-Logistiikka vastaa muiden laitteiden ja palveluiden tarjouspyyntöjen laadinnasta ao. vastuuyksikön kanssa. Kilpailuttaminen Ravioli huolehtii elintarvikkeiden, HUS-Apteekki lääkevalmisteiden ja HUSLogistiikka rakennushankkeita lukuun ottamatta muiden hankintojen kilpailuttamisesta, mikä sisältää hankinnasta ilmoittamisen (ennakkoilmoitus, hankintailmoitus, jälki-ilmoitus), tarjouspyyntöjen lähettämisen, tarjousten avaamisen ja lähettämisen hankinnan valmistelijoille sekä hankinta-asiakirjojen säilyttämisen. Sopimuskausi/Optiot Sopimuksen jatkaminen optioehdolla on mahdollista vain, mikäli tieto optioehdosta on ollut hankintailmoituksessa. Sopimus- ja optiokauden pituus on harkittava tilannekohtaisesti hankinnan luonne sekä kilpailuttamisvelvollisuus huomioon ottaen. Jotta hankinta ehditään kilpailuttaa, on päätös optioehdon käytöstä tehtävä riittävän ajoissa ennen sopimuskauden päättymistä. Päätös on tehtävä sitä varten laaditulla päätöspohjalla sopimuskauden aikana kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä ja sen voi tehdä sama taho, joka on ollut toimivaltainen tekemään alkuperäisen hankintapäätöksen. Uuteen kilpailutukseen on syytä varata aikaa noin kuusi kuukautta. Tarjousten vertailu Yksikkö, jonka käyttöön tavara- tai palvelu on tulossa, vastaa saatujen tarjousten vertaamisesta. Keskitettyjen puitesopimustuotteiden ja -palveluiden osalta vertailun tekemisestä huolehtii asianomainen puitesopimustuotteet tai palvelut kilpailuttava yksikkö. Hankintapäätös Päätösesityksen laatimisesta (esitysteksti) vastaa yleensä sama yksikkö kuin vertailun tekemisestä. Päätösesityksen laatimisessa avustavat HUS-Logistiikka ja lakimiehet. Hankintapäätöksen esittelystä, päätöksenteosta ja tiedoksiannosta vastaa ao. viranhaltija tai toimielin toimivaltansa mukaisesti. Hankintasopimuksen laatiminen HUS:n sopimukset laaditaan pääosin keskitetysti HUS-Logistiikan tai muun yhteishankintoja kilpailuttavan yksikön sekä lakimiesten toimesta. Tarjouspyynnön liitteenä tulee yleensä olla sopimusluonnos (esimerkiksi yksinkertaisissa tavarahankinnoissa pelkkä viittaus JYSE-ehtojen soveltamiseen voi kuitenkin HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 9 (50) 29.3.2012 olla riittävä). Sopimusluonnosta ei pyydetä tarjouskilpailun jälkeen voittaneelta toimittajalta, vaan se tulee laatia aina HUS:n toimesta. HUS:n yleisinä sopimusehtoina käytetään tavara- ja palveluhankinnoissa julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 Tavarat (21.10.2010) tai JYSE 2009 Palvelut (21.10.2010) sellaisina kuin ne ovat HUS:n tekemin poikkeuksin ja lisäyksin. JYSE-ehdot voi tulostaa sopimuksen liitteeksi tai niiden osalta voi sopimuksessa viitata osoitteeseen http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/ 20100217Julkis/name.jsp. HUS:n tekemät poikkeukset ja lisäykset pitää tulostaa sopimuksen liitteeksi, ellei niitä ole huolellisesti kopioitu sopimusluonnokseen sopimuksen ehdoiksi. Tietotekniikkahankinnoissa sovelletaan Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2007. JIT 2007 -ehdot on tarkoitettu käytettäväksi siten, että yleisten sopimusehtojen (JIT 2007 – Yleiset ehdot) lisäksi käytetään soveltuvia erityisehtoja. Erityisehdoista on valittava ne, jotka soveltuvat hankintaan. Eri erityisehdoissa on yleisistä sopimusehdoista poikkeavia määräyksiä esimerkiksi alihankkijoista, takuusta sekä testaus- ja hyväksymismenettelyistä. Mikäli hankintaan sovelletaan useita erityisehtoja, tulee niiden soveltamisjärjestystä harkita huolellisesti ja ilmoittaa se sopimuksessa. EU-kynnysarvot ylittävien sekä lisäksi tärkeiden esimerkiksi ydintoimintaan liittyvien sopimusluonnosten ja sopimusten laadinnassa yksiköiden on käytettävä HUS-Logistiikan hankintalakimiehen tai hallintolakimiesten asiantuntemusta. Toimituksen valvonta ja vastaanotto Yksikkö, jonka käyttöön tuote tai palvelu tulee, vastaa hankinnan toiminnallisesta hyväksymisestä. Lääkinnällisten laitteiden teknisen vastaanottotarkastuksen suorittaa Lääkintätekniikka. Ennen hankinnan vastaanoton hyväksymistä, on tarkistettava, että sopimuksen ja tilauksen vaatimukset ovat täyttyneet. Hyväksytyn hankinnan laskun maksaminen Hankinta voidaan maksaa sen jälkeen, kun hankinnan vastaanottaminen on hyväksytysti tehty. Takuuaika, valvonta ja reklamaatiot Laitetta/tuotetta käyttävän yksikön tulisi kiinnittää erityistä huomiota takuuaikana tuotteen/laitteen virheettömyyteen. Mikäli toimituksessa, asennuksessa tai laitteen/tarvikkeen toiminnassa on puutteita tai poikkeamia tulee käyttävän yksikön reklamoida asiasta kirjallisesti. Kirjallisessa reklamaatiossa tulee ilmetä yksilöidysti tuotteessa/palvelussa ilmenneet virheet sekä toimitus- ja muihin sopimuksen mukaisiin aikoihin liittyvät ylitykset päivämäärineen. 2.2.1 Keskitetysti kilpailutettavat hankinnat HUS kilpailuttaa keskitetysti hoito- ja yleistarvikehankinnat, laite-, kalusto-, lääke- ja elintarvikehankinnat sekä osan henkilöstö- ja asiantuntijapalveluista. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 10 (50) 29.3.2012 Puitesopimusten piiriin otetaan vuosittain toistuvien palvelujen ja tavaroiden hankintoja. Hankintojen valinnat tehdään yhdessä hankintoja valmistelevien yksiköiden, tulosalueiden ja liikelaitosten kanssa. Keskitettyjen hankintojen valmisteluun on nimetty hankinta-asiantuntijaryhmät. Yhteisvalintojen tarkoituksena on yhdenmukaistaa tuotenimikkeistöä, logistiikkaa ja käyttää hyväksi volyymietua. Hankintaa, joka sisältyy kilpailutettuun puitesopimukseen, jossa kaikki ehdot on sovittu, ei tarvitse enää erikseen kilpailuttaa eikä siitä tehdä erillistä hankintalain mukaista päätöstä tai sopimusta. Hankinta pitää kuitenkin pystyä tarvittaessa todentamaan jälkikäteen. Sen vuoksi tilaukset eivät voi jäädä esimerkiksi pelkästään yksittäisen viranhaltijan omaan arkistoon. Jos yksiköllä on käytössään vakiintunut käytäntö tilausten tallentamista ja jälkikäteistä dokumentointia varten, niin sitä tulee käyttää. Niille viranhaltijoille ja yksiköille, joilla ei ole käytössään muuta menettelytapaa tilausten tallentamiseen ja dokumentointiin, on tehty Dynastyyn ”sopimukseen perustuva tilaus” -päätöspohja. Päätökseen tai tilaukseen tulee merkitä tilauksessa tarvittavien tietojen lisäksi puitesopimus, johon tilaus perustuu. Tilausvaltuudet määräytyvät sairaanhoitoalueiden ja liikelaitosten toimintaohjeiden ja viranhaltijapäätösten mukaan. Hus-Logistiikka kilpailuttaa keskitetysti - Erilaiset tavara- ja palveluhankintojen puitesopimukset, kuten lääkintälaitteet, mikrotietokoneet, kalusteet ja erilaiset palvelut, kuten esimerkiksi laitteiden huoltopalvelut tai hoidolliset palvelut. - Kuntayhtymän hoito- ja yleistarvikkeet. HUS-Logistiikka tekee tarviketoimittajien kanssa puitesopimukset. Yksiköt käyttävät valittuja sopimustuotteita ja niistä voidaan poiketa vain lääketieteellisin perustein. Tuotteiden tilaaminen on keskitetty materiaali- ja varastoyksiköihin. - Keskitettynä hankintana tai erillishankintana suoritettavat lääkintälaitehankinnat ja arvoltaan muut merkittävät hankinnat sekä kaikki hankintaohjelmaan merkityt hankinnat. Avoimen ja rajoitetun hankintamenettelyn prosessi on kuvattu liitteessä 1 ja puitesopimusprosessi liitteessä 2. HUS-Apteekki hoitaa keskitetysti koko kuntayhtymän lääkkeiden ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden kilpailuttamisen. HUS-Apteekki tekee lääkevalmistajien kanssa puitesopimukset. Tulosalueet ja tulosyksiköt käyttävät pääsääntöisesti sopimuslääkkeitä. Potilaan hoidon niin vaatiessa voidaan lääketieteellisin perustein poiketa sopimuksesta. HUS-Apteekki vastaa lääkkeiden hankintaprosessista ja sen kaikista työvaiheista: ilmoitusvelvollisuus – tarjouspyyntö – tarjousten vertaaminen – päätöksenteko – sopimusten laadinta. Ravioli hoitaa yhteistyössä kaikkien sairaanhoitoalueiden kanssa keskitetysti koko kuntayhtymän elintarvikkeiden kilpailuttamisen ja tekee niitä koskevat puitesopimukset. Ravioli vastaa elintarvikkeiden hankintaprosessista ja sen kaikista työvaiheista: ilmoitusvelvollisuus -tarjouspyyntö- tarjousten vertaaminenpäätöksenteko-sopimuksien laadinta. Tietohallinto hoitaa kuntayhtymän yhteisten tietohallintohankkeiden kilpailuttamisen sekä Tietohallinnon vastuulla olevat laitteiden ja ohjelmistojen vuokra- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 11 (50) 29.3.2012 sopimukset, palveluiden hankinnat sekä laitteiden ja järjestelmien ylläpitoon liittyvät tilaukset ja sopimukset. Tietohallinnon hankkeiden kaupallisesta sekä kilpailuttamisprosessista vastaa HUS-Logistiikka seuraavasti: tarjouspyynnön kaupallisten ehtojen laadinta – ilmoitusvelvollisuus – tarjousten avaaminen – tarjousten toimittaminen valmistelijoille – muut erikseen sovittavat palvelut. Lääkintätekniikka laatii lääkintälaitteiden kilpailuttamiseen liittyvät tekniset tuotevertailut ja suorittaa laitteiden vastaanottotarkastuksen. Lääkintätekniikka huolehtii, että laite täyttää lääkintälaitteita koskevan lainsäädännön vaatimukset ja on teknisiltä vaatimuksiltaan määräysten mukainen. Laitteen teknillinen ja sähkötekninen vastaanottotarkastus on lääkintätekniikan vastuulla. Lääkintätekniikka vastaa myös laitteen huolto- ja ylläpitojärjestelystä. HUS-Tilakeskus tulosalue hoitaa sähkön hankinnan keskitetysti kaikkien tulosalueiden osalta ja toimii ympäristöpalveluiden ja jätehuollon asiantuntijana kaikkien tulosalueiden osalta ja osallistuu edellä mainittujen palveluiden kilpailuttamiseen. Prosessista vastaava tulosalue, tulosyksikkö tai liikelaitos huolehtii yhteistyössä HUS-Logistiikan kanssa erilaisten henkilöstöpalvelujen (muun muassa työvoimanvuokrauspalvelut) kilpailuttamisesta. 2.2.2 Kuntahankinnat KL-Kuntahankinnat Oy on Kuntaliiton omistama voittoa tavoittelematon yhteishankintayhtiö, joka kilpailuttaa puitejärjestelyitä kunta-asiakkaiden puolesta. Kuntahankintojen sivuilla www.kuntahankinnat.fi on luettelo heidän puitesopimuksistaan. Hankinnan suunnitteluvaiheessa erityisesti keskitettyjä hankintoja tekevien on hyvä tarkastaa, onko mahdollista ja HUS:n kannalta edullista oman kilpailutuksen sijaan käyttää Kuntahankintojen puitesopimusta. Kuntahankintojen sivuilla on tarkempia käytännön ohjeita. Kuntahankintojen puitesopimukseen perustuvasta hankinnasta tehdään päätös ”sopimukseen perustuva tilaus” -päätöspohjalla. 2.2.3 Muut kuin keskitetyt hankinnat Tulosalueet ja liikelaitokset voivat kilpailuttaa alle 30 000 euron suuruiset laiteja palveluhankinnat itse tai HUS-Logistiikan kautta. Hankinnan pilkkomiskiellon vuoksi hankintaa ei kynnysarvon ja hankintavaltuuksien kiertämiseksi saa jakaa eriin tai osiin. Ennen hankinnan käynnistämistä on HUS-Logistiikan intranet-sivuilta tarkistettava, onko HUS:lla kyseisestä tavarasta tai palvelusta puitesopimus tai onko mahdollisesti jokin muu yksikkö HUS-Logistiikan kautta kilpailuttamassa vastaavia tavaroita ja palveluita, jolloin hankinta voidaan toteuttaa yhteishankintana. HUS-Logistiikka avustaa hankkivan yksikön kanssa sovitun työnjaon mukaisesti tarjouspyyntöjen laadinnassa tulosalueiden, tulosyksiköiden ja liikelaitosten laatimien toiminnallisten ja teknisten erittelyjen mukaan. Tarvittaessa tarjouspyynnön laadinnassa avustavat lakimiehet. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 12 (50) 29.3.2012 Mikäli yksikkö toteuttaa hankinnan itse, sen on ennen hankintaa ilmoitettava asiasta HUS-Logistiikkaan. Yksiköt vastaavat hankintaesityksen ja hankintapäätöksen valmistelusta, esittelystä ja päätöksenteosta toimivaltansa puitteissa. 2.2.4 Yhteishankinnat HUS voi yhteistyössä esimerkiksi jäsenkuntien tai muiden sairaanhoitopiirien kanssa tehdä yhteishankintoja. Paikallisten tai alueellisten yhteishankintojen tavoitteena on kustannussäästöjen aikaansaaminen sekä hankintojen kilpailuttamisesta aiheutuvan työn vähentäminen. Yhteishankinnat voidaan toteuttaa esimerkiksi toimeksiantohankintoina, jolloin hankintayksiköt sopivat hankinnan kilpailuttamisesta ja toteuttamisesta puolestaan. Toimeksiantaja on kuitenkin viime kädessä vastuussa hankinnan kilpailuttamisesta. 2.2.5 Laite- ja tarvikekokeilut Laite- ja tarvikekokeiluista on annettu erilliset ohjeet. Lainalaitteiden pitkäaikainen käyttäminen ei kuulu HUS:n hankintapolitiikkaan ja lainalaitteiden käyttäminen tuleekin rajata kokeiluaikaan (esimerkiksi 1–2 viikkoa tai tarvittaessa pidempään). Laite- ja tarvikekokeiluista on sovittava ennalta Lääkintätekniikan ja HUS-Logistiikan kanssa. Laitekokeiluja suoritettaessa laitteen käyttäjän on varmistettava laitetoimittajalta ja Lääkintätekniikalta, että laitteella on hyväksytty käyttölupa potilaskäyttöä varten ja että laite täyttää terveydenhuollon laitteista ja tarvikkeista annetun lain vaatimukset. Laitteet on vastaanottotarkastettava Lääkintätekniikassa. Tarvike- ja lääkekokeiluja ei järjestetä siten, että ne ovat ristiriidassa solmittujen puitesopimuksien kanssa. Tuotekehityksen periaatteista koskien yritysten kanssa tehtäviä laite/ohjelmakehitystyöstä on annettu ohjeet (ks. yleiskirje 7/2003, Yritysten kanssa tehtävän laite/ohjelma tuotekehityksen ja -testauksen periaatteet Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä). 3 TOIMIVALTA HANKINTA-ASIOISSA Päätösvallasta HUS:n hankinta-asioissa määrätään hallintosäännössä, liikelaitosten johtosäännöissä ja tulosalueiden toimintaohjeissa sekä hallintosäännön ja liikelaitosten johtosääntöjen nojalla tehdyissä delegointipäätöksissä. Hankintavaltuus määräytyy määräaikaisen sopimuksen arvon osalta sopimuksen kokonaisarvon perusteella. Hankinnan arvoa laskettaessa on otettava huomioon hankintaan sisältyvät optio- ja pidennysehdot. Toistaiseksi voimassa olevan tai voimassaololtaan epävarman sopimuksen arvon laskentaperusteena on käytettävä sopimuksen kuukausiarvoa kerrottuna luvulla 48. Hankintavaltuus määräytyy aina hankinnan arvonlisäverottoman kokonaisarvon mukaan. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 13 (50) 29.3.2012 Hallintosäännön 6 §:n mukaan hallitus päättää kulutustavara- ja lääkehankinnoista sekä puitesopimushankinnoista ja tilavuokrauksesta päättämällään tavalla sekä muiden kuin liikelaitosten johtokuntien ja sairaanhoitoalueen lautakuntien alaisista hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kustannusarvio on 500 000–4 000 000 miljoonaa euroa ja kaikista HUS:n hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kustannusarvio on yli 4 000 000 euroa. Hallintosäännön 7 §:n mukaan sairaanhoitoalueen lautakunta päättää alaisensa toiminnan osalta hankinnoista, joiden arvonlisäveroton kustannusarvio on 500 000–4 000 000 euroa. HUS:n liikelaitosten johtokuntien hankintavaltuudet ovat samansisältöiset kuin sairaanhoitoalueiden lautakuntien. HUS:n puitesopimushankinnoista päätetään seuraavasti: (hallitus 17.12.2007 § 155) 1. HUS-Logistiikan toimitusjohtaja kulutustavarahankinnoista, laitteiden ja kalusteiden sekä kilpailuttamiensa toimialaansa kuuluvien palveluiden puitesopimuksista (Liiketoiminta ja tukipalvelut / HUS-Logistiikka / Puitesopimukset). 2. HUS-Apteekin toimitusjohtaja lääkkeistä ja niihin rinnastettavien apteekkitavaroiden hankinnoista. 3. Raviolin toimitusjohtaja elintarvikkeista. 4. HUS:n toimitusjohtaja konsultti-, koulutus- ja IT-palveluihin liittyvistä puitesopimushankinnoista. 5. HUS:n johtajaylilääkäri erikoissairaanhoidon palveluista muun muassa leikkauspalvelut, kuulokojesovitukset ja terapiapalvelut (hallitus 23.2.2009 § 27). Päätösvaltaa hankinta-asioissa on siirretty myös muille viranhaltijoille. 4 KILPAILUTTAMISEN TOTEUTTAMINEN JA HANKINTAMENETTELYT Kaikissa hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Tarjoajille täytyy varata tarjouksen tekemiselle sellainen kohtuullinen aika, että ne voivat antaa sen kuluessa tarjouksensa. Tasapuolisuus tulee ottaa huomioon myös tarjousajan asettamisessa. 4.1 Kynnysarvot ja niiden merkitys Hankintalaissa on säädetty erikseen EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen menettelytavoista ja EU-kynnysarvot alittavien kansallisen kynnysarvon ylittävien hankintojen sekä liitteen B mukaisten toissijaisten palvelujen menettelytavoista. Hankintalainsäädäntöä ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin. EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa ja toissijaisissa palveluhankin- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 14 (50) 29.3.2012 noissa ei ole yhtä yksityiskohtaisia menettelytapoja kuin EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Liitteen B mukaisia toissijaisia palveluita ovat muun muassa sosiaali- ja terveyspalvelut, koulutuspalvelut, työnvälitys- ja henkilöstönhankintapalvelut ja oikeudelliset palvelut. Kaikki hankintalain soveltamisen piirissä olevat kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on ilmoitettava valtakunnallisesti Hilma-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintojen kolmiportainen malli EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 200 000 € tavarat ja palvelut 5 000 000 € rakennusurakat Direktiivien mukaiset kilpailuttamismenettelyt EU-laajuinen ilmoitusvelvoite Valitus markkinaoikeuteen + hankintaoikaisu Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat ja liitteen B mukaiset toissijaiset palvelut 30 000 € tavarat ja palvelut 100 000 € sosiaali- ja terveyspalvelut ja eräät koulutuspalvelut Kilpailuttamisvelvoite, mutta menettelyt joustavampia kuin EU-hankinnoissa Kansallinen ilmoitusvelvoite Valitus markkinaoikeuteen + hankintaoikaisu 150 000 € rakennusurakat Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Hankintalakia ei sovelleta Ks. HUS:n hankintaohjeet pienhankinnoista Hankintaoikaisu Oikaisuvaatimus hallitus/ltk/johtokunta Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Edellä todetut EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevat hankintarajat ovat voimassa 1.1.2012–31.12.2013. Kansallisen kynnysarvon ylittäviä ja liitteen B mukaisia toissijaisia palveluja koskevat hankintarajat ovat voimassa 1.6.2010 lukien. Kynnysarvon perustana on hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa. Ennakoidun arvon laskemisvelvollisuus on hankintayksiköllä. Ennakoitu arvo voidaan laskea arvioimalla esimerkiksi aiempien vastaavien hankintojen perusteella, minkä hintaisia tarjouksia todennäköisesti saataisiin. Isojen hankintojen osalta pelkkä talousarvioon otettu arvio ilman mitään selvityksiä ei välttämättä ole riittävä. Ennakoituun arvoon vaikuttaa muun muassa se, minkälaista hankintasopimusta ollaan tekemässä. Hankinnan kokonaisarvoon on laskettava mukaan kaikki optiot lisäostoista ja pidennysehdot. Hankinnan arvoa laskettaessa otetaan huomioon: HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 15 (50) 29.3.2012 - yksittäinen tavara- tai palveluhankinta: suurin maksettava kokonaiskorvaus ilman arvonlisäveroa mukaan lukien vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot - rakennusurakka: urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön - tavarahankinta, jonka kohteena on leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen: määräaikaisen enintään 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus ja yli 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo jäännösarvo lukien, toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen osalta ennakoitu kuukausiarvo kerrottuna 48:lla - säännöllisesti toistuvat tai määräajoin uudistettavat tavara- ja palveluhankinnat: viimeksi kuluneiden 12 kk aikana peräkkäin tehtyjen vastaavien hankintojen yhteisarvo huomioiden tulevan 12 kk:n sopimusten määrä tai arvon muutokset - palveluhankinta ilman kokonaishintaa: määräaikaisen enintään 48 kk voimassa olevan sopimuksen koko sopimuskauden kokonaisarvo jäännösarvo mukaan lukien ja toistaiseksi voimassa olevan tai yli 48 kuukauden solmittavan määräaikaisen sopimuksen osalta 48 kuukauden arvo - puitejärjestely: kaikkia puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitu kokonaisarvo. Hankintaa ei kynnysarvon eikä hankintavaltuuksien kiertämiseksi saa jakaa eriin tai osiin. Tavara- tai palveluhankintaa ei saa liittää rakennusurakkaan tai hankintoja muutoin yhdistellä keinotekoisesti lainsäännösten soveltamisen välttämiseksi. 4.2 Hankintamenettelyn valinta Hankintaa käynnistettäessä on valittava hankintaan soveltuva hankintamenettely. Avoin ja rajoitettu menettely ovat ensisijaisia hankintamenettelyjä kaikissa hankinnoissa. Hankinnan toteuttamisesta muuta kuin avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen on neuvoteltava lakimiesten tai HUS-Logistiikan asiantuntijoiden kanssa. Hankinta voidaan toteuttaa myös neuvottelumenettelyllä, kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, puitejärjestelyin tai suorahankintana laista tarkemmin ilmenevien kriteerien täyttyessä. Hankintamenettelyt HUS:ssa Menettely Huomautettavaa Avoin menettely Yksivaiheinen, selkeä, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin Rajoitettu menettely Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien määrä ja rajaamiseen löytyy selkeitä HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 16 (50) 29.3.2012 perusteita Neuvottelumenettely Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, neuvottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä Suorahankinta Osin yksivaiheinen, hankintailmoitus tehtävä EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintapäätöksen tekemisen jälkeen mutta ennen kuin hankintasopimus tehdään, neuvottelumahdollisuus yhden tai useamman toimittajan kanssa, edellyttää aina laissa määriteltyjen suorahankinnan edellytysten täyttymistä Kilpailullinen neuvottelumenettely Monivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, tarkoitettu erityisen monimutkaisiin hankintoihin, joiden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja tai teknisiä keinoja ja lisäksi hankintayksikkö haluaa neuvotella hankinnan toteuttamisvaihtoehdoista Puitejärjestely Yhden tai vähintään kolmen toimittajan kanssa tehtävä järjestely, jossa sovitaan joko kaikista hankintaan sovellettavista ehdoista tai osa ehdoista jätetään auki; toimittajavalinta usean toimittajan tilanteessa puitejärjestelyn vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista tai jos kaikkia ehtoja ei vahvistettu kilpailuttamalla järjestelyyn otetut toimittaja keskenään Kussakin hankintamenettelyssä ehdokkaita on oltava hankinnan kokoon ja määrään nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Rajoitetussa menettelyssä on oltava vähintään viisi ehdokasta, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä vähintään kolme edellyttäen, että soveltuvia ehdokkaita on riittävä määrä. 4.3 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen suunnitteluvaiheessa tulee aina ottaa yhteys HUS-Logistiikkaan ja lakimiehiin. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on aina julkaistava hankintailmoitus. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on kilpailun varmistamiseksi tavanomaista merkittävämmistä hankinnoista julkaistava ennakkoilmoitus kuukauden kuluessa kalenterivuoden (varainhoitovuoden) alkamisesta, jos jossakin tuote- ja palveluryhmässä on kalenterivuoden (varainhoitovuoden) aikana suunniteltu tehtäväksi yli 750 000 euron hankinta. Ennakkoilmoitus voidaan tehdä myös pienemmistä hankinnoista. Ennakkoilmoitus lyhentää hankintalain mukaisia määräaikoja. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 17 (50) 29.3.2012 Jälki-ilmoituksen julkaisemisvelvollisuus koskee EU-kynnysarvot ylittäviä tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja. Jälki-ilmoitus tulee toimittaa myös hankinnan keskeyttämisestä. Tämä jälki-ilmoitusvelvoite koskee myös liitteen B mukaisia palveluhankintoja, joiden arvo ylittää EU-kynnysarvon. Hankintailmoituksen julkaisemiselle sekä osallistumishakemuksen jättämiselle ja tarjousajalle on hankintalaissa ja -asetuksessa säädetty EU-hankintojen osalta ehdottomasti noudatettavat määräajat. Ilmoitusmenettelystä on tarkemmat säännökset hankinta-asetuksessa. Hankintalain mukaisen ilmoitusmenettelyn hoitaa lääkehankinnoissa HUSApteekki, rakennusurakoissa HUS-Kiinteistöt Oy tai toimeksiantajan edustaja, elintarvikehankinnoissa Ravioli ja kaikissa muissa hankinnoissa HUSLogistiikka. 4.3.1 Avoin menettely Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö käynnistää hankinnan julkaisemalla hankinnasta hankintailmoituksen, ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntö voidaan lähettää hankintailmoituksen julkaisemisen ohella sellaisille tavaran- ja palveluntoimittajille tai urakoitsijoille, joilta halutaan tarjous. Tasapuolinen kohtelu edellyttää sitä, että kaikki tarjoajat saavat saman informaation. Toimittaja on valittava tarjouksen jättäneiden joukosta. Tarjousajan on avoimessa menettelyssä oltava vähintään 45 päivää, kun ilmoitus tehdään sähköisesti Hilmassa. Tarjousaikaa voidaan lyhentää vain, jos hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Lyhennetyn tarjousajan on oltava riittävän pitkä, kuitenkin vähintään 22 päivää, tarjouspyyntöä vastaavien tarjousten tekemiselle. Jos hankintayksikkö asettaa tarjousasiakirjat kokonaisuudessaan sähköisesti saataville sekä mainitsee hankintailmoituksessa internet-osoitteen, jossa asiakirjat ovat saatavilla, tarjousaikaa voidaan lyhentää vielä viidellä päivällä avoimessa menettelyssä. Avoimen menettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Tarjouspyynnön pyytäminen ja lähetys Tarjoukset Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Hankintapäätös Tiedoksianto HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 18 (50) 29.3.2012 4.3.2 Rajoitettu menettely Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen, ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta valitaan ne, jotka saavat tarjouspyynnön. Tarjoajia on kutsuttava rajoitetussa menettelyssä vähintään viisi, jos soveliaita on riittävästi. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Rajoitetussa menettelyssä on varattava vähintään 30 päivää osallistumishakemuksen tekemiselle, kun ilmoitus tehdään sähköisesti Hilmassa. Tarjouksen tekemistä varten on varattava vähintään 40 päivää kirjallisen tarjouspyynnön lähettämisestä alkaen. Jos hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus vähintään 52 päivää ja enintään 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen julkaistavaksi toimittamista, voidaan tarjouksen tekemisen varattua aikaa lyhentää. Sen on oltava kuitenkin vähintään 22 päivää. Jos hankintayksikkö asettaa tarjousasiakirjat kokonaisuudessaan sähköisesti saataville sekä mainitsee hankintailmoituksessa internet-osoitteen, jossa asiakirjat ovat saatavilla, tarjousaikaa voidaan lyhentää vielä viidellä päivällä rajoitetussa menettelyssä. Rajoitetussa menettelyssä voidaan käyttää nopeutettua aikataulua, jos määräaikojen noudattaminen on hankintayksiköstä riippumattomista syistä aiheutuneen odottamattoman kiireen vuoksi mahdotonta. Nopeutetussa menettelyssä osallistumishakemuksen jättämiselle on varattava 15 päivää (kun ilmoitus tehdään sähköisesti Hilmassa) ja tarjouksen tekemiselle 10 päivää. Rajoitetun menettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Päätös tarjouspyynnön saajista ja tiedoksianto Tarjouspyynnön lähettäminen Tarjoukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Mahdolliset tarkennukset ja tarjousten vertailu Hankintapäätös Tiedoksianto HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 19 (50) 29.3.2012 4.3.3 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Neuvottelumenettelyyn on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, jos soveliaita on riittävästi. Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. EU-neuvottelumenettelylle on omat perusteensa. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos avoimessa, rajoitetussa menettelyssä tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä on saatu tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia, tai jos tarjouksia ei voida hankintalain 47, 48, 50 tai 52–60 §:n perusteella hyväksyä. Edellytyksenä on lisäksi, ettei alkuperäisiä tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja olennaisesti muuteta. Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn myös julkisista hankinnoista annetun lain 25 §:n mukaisesti 1. hankinnassa, jonka luonne ei poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua tai johon liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua 2. palveluhankinnassa, kuten rahoituspalvelujen, rakennusten suunnittelupalvelujen sekä muiden asiantuntija- ja osaamispalveluiden hankinnassa, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen 3. rakennusurakassa, jos rakennustyö tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi taikka tutkimus- ja kehittämiskulujen korvaamiseksi 4. käyttöoikeusurakan saajan valinnassa. Hankintayksiköllä on perusteluvelvollisuus neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymisestä. Neuvottelumenettelyyn siirtymisestä on pääsääntöisesti julkaistava ilmoitus. Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse julkaista, jos mukaan otetaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät lain 52–60 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisehdot ja, jotka ovat tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Hankintayksikkö voi harkintansa mukaan kuitenkin julkaista hankintailmoituksen ja valita vain osan tarjoajista osallistumaan neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa tarjousten mukauttamiseksi tarjouspyynnössä esitettyihin vaatimuksiin. Neuvottelumenettely voidaan käydä vaiheittain silloin, kun vaiheittaisuudesta ja sen perusteita on ilmoitettu ennen hankintamenettelyn aloittamista. Neuvoteltavien ratkaisujen ja tarjousten määrän vähentämisessä voidaan käyttää ennalta ilmoitettuja ja neuvottelumenettelyssä vielä tarkentuvia tarjouksen valintakriteereitä. Siten tarjoajien soveltuvuuteen liittyviä perusteita ei tule enää käyttää neuvoteltavien tarjousten määrän vähentämisessä. Neuvottelumenettelyn lopputuloksena on parhaan tarjouksen valinta. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 20 (50) 29.3.2012 Neuvottelumenettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Päätös neuvotteluun kutsuttavista ja tiedoksianto Neuvottelukutsu Neuvottelut, tarkennukset Tarjoukset ja niiden tarkastus Tarjousten vertailu Hankintapäätös Tiedoksianto 4.3.4 Suorahankinta Suorahankinnan käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa perustetta sen käytölle. Hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan tarjouksia taikka sopivia tarjouksia tai on saatu täysin tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia eikä alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta. Tilanteissa, joissa hankintailmoituksen perusteella ei ole tullut yhtään tarjousta, suorahankintamenettely voidaan aloittaa hankintayksikön valitseman toimittajan kanssa, joka täyttää tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa asetetut vaatimukset. Kyseinen hankintamenettely ei ole käytössä tilanteissa, joissa tarjouspyynnön sisältöä tai tarjoajien kelpoisuuteen liittyviä vaatimuksia muutetaan olennaisesti. Suorahankintaa voidaan käyttää ilman edeltävää kilpailuttamismenettelyä, jos - teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeuteen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan - sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä eikä hankintaasetuksen 25–28 §:ssä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa han- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 21 (50) 29.3.2012 kintayksiköstä riippumattomista, ennalta arvaamattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi - hankittava tavara valmistetaan tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseksi - hankitaan raaka-ainemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita - tavarat hankitaan erityisen edullisesti liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena - kyseessä on palveluhankinta, joka tehdään suunnittelukilpailun perusteella ja joka on suunnittelukilpailun sääntöjen mukaan tehtävä kilpailun voittajan kanssa, tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa; tällöin kaikki voittajat on kutsuttava osallistumaan neuvotteluihin. Suorahankinnan prosessikaavio Tarjoajien valinta Neuvottelukutsu Tarjoukset Neuvottelut, tarkennukset Tarjousten vertailu Hankintapäätös EUkynnysarvon ylittävissä hankinnoissa suorahankintailmoitus Tiedoksianto Suorahankinta lisätilauksissa Pääsääntöisesti lisätilaukset on otettava huomioon tarjouspyyntöön kirjattavina optioehtoina. Poikkeuksellisesti hankintayksikkö voi kuitenkin tehdä hankintalain 28 §:n mukaan lisätilauksen suorahankintana, kun - Tavarahankintatilauksen tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen tai laajentaminen. Edellytyksenä on, että toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia käytössä ja kunnossapidossa. Sopimuksen voimassaoloaika voi olla enintään 3 vuotta. - Kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu tai -urakka, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi alkuperäisen urakan tai palveluhankinnan suorittamiselle, tai että sitä ei voida teknisistä tai taloudellisista syistä erottaa pääsopimuksesta ilman huomattavaa haittaa. Suorahankinta on mahdollinen myös tilanteissa, jois- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 22 (50) 29.3.2012 sa hankinta voidaan erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, mutta se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuun saattamiseksi. Lisäurakoiden tai -palvelujen arvo voi olla enintään 50 % alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta. Samoin edellytyksin suorahankinta on mahdollinen myös käyttöoikeusurakkaan liittyvän lisäurakkasopimuksen tekemiseksi alkuperäisen käyttöoikeusurakan tekijän kanssa. - Kyseessä on alkuperäisen urakoitsijan kanssa tehtävä lisäurakkasopimus tai palveluhankinta, joka vastaa aikaisemmin avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen tehtyä rakennusurakkaa tai palveluhankintaa. Edellytyksenä on, että alkuperäistä hankintaa koskevassa hankintailmoituksessa on mainittu mahdollisesta myöhemmin tehtävästä suorahankinnasta (käytännössä puhutaan optioehdosta) ja että lisäpalvelun tai uuden rakennusurakan ennakoitu arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Kyseinen suorahankinta (päätös optioehdon käyttämisestä) voidaan tehdä enintään kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. Mikäli hankinta suoritetaan kilpailuttamatta, perustelut on kaikissa tapauksissa kirjattava hankintapäätökseen. Suorahankintaan liittyviä kriteereitä tulkitaan ankarasti. Kysymykseen tulevat lähinnä tilanteet, joissa tarjoukset ovat täysin tarjouspyyntöä vastaamattomia edellyttäen, ettei alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tulee tehdä suorahankintaa koskeva hankintailmoitus hankintapäätöksen tekemisen jälkeen mutta ennen hankintasopimuksen tekemistä. Suorahankintaa koskevaan ilmoitukseen on kirjattava suorahankinnan perusteet. Suorahankinnan perusteet on kirjattava yksityiskohtaisesti ilmoitukseen ja hankintaa tekevän tulee ilmoittaa suorahankinnan perustelut suorahankintailmoituksen julkaisemiseksi (enintään 500 sanaa) HUS-Logistiikalle. HUSLogistiikka toimittaa ilmoituksen julkaistavaksi EU:n virallisessa lehdessä. Ennen hankintasopimuksen tekemistä on odotettava, että odotusaika menee umpeen. Odotusaika on 14 päivää siitä, kuin ilmoitus on julkaistu Euroopan virallisessa lehdessä. Ennen hankintasopimuksen tekemistä tulee varmistaa HUS-Logistiikasta milloin ilmoitus on julkaistu ja että odotusaika on kulunut umpeen. Suositeltavaa on myös tarkastaa markkinaoikeudesta, ettei ilmoitetusta suorahankintapäätöksestä ole laitettu vireille valitusta. Mikäli valitus on laitettu vireille markkinaoikeudessa, hankintasopimusta ei saa tehdä. Mikäli suorahankinta toteutetaan edellä mainitun menettelyn vastaisesti, seuraamuksena voi pahimmassa tapauksessa olla sekä sopimuksen tehottomuus, hyvitysmaksu että seuraamusmaksu valtiolle. 4.3.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan menettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua; hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai useamman ratkaisun, HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 23 (50) 29.3.2012 joka vastaa sen tarpeita ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voidaan julkisista hankinnoista annetun lain 29 §:n mukaan käyttää erityisen monimutkaisissa hankinnoissa, joissa 1. hankintayksikkö ei pysty objektiivisesti ennakolta määrittelemään hankinnan oikeudellisia tai taloudellisia ehtoja taikka teknisiä keinoja tarpeidensa tai tavoitteiden toteuttamiseksi sekä 2. tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttö ei muuta sitä tosiseikkaa, että hankintayksikön on julkaistava hankintailmoitus, jossa määritellään hankintayksikön hankintaa koskevat tarpeet ja vaatimukset yleisellä tasolla. Lisäksi hankintayksikkö voi laatia tarkemman hankekuvauksen, jossa selvitetään tarkemmin hankinnan sisältöä ja tavoitteita. Ehdokkaiden valinnassa noudatetaan samoja soveltuvuuskriteereitä kuin muissakin hankintamenettelyissä. Hankintayksikkö aloittaa valitsemiensa ehdokkaiden kanssa neuvottelut hankinnan toteuttamiseen soveltuvien keinojen määrittelemiseksi. Ehdokkaiden kanssa käytävät neuvottelut voivat koskea kaikkia sopimukseen liittyviä näkökohtia. Hankintayksikkö ei saa paljastaa tarjouskilpailun aikana muille tarjoajille toisen tarjoajan ratkaisuja tai neuvotteluissa esiin tulleita luottamuksellisia tietoja ilman ko. ehdokkaan tai tarjoajan suostumusta. Neuvottelut valittujen ehdokkaiden kanssa voidaan käydä vaiheittain. Vaiheittaisuudella voidaan keventää hankintamenettelyä valitsemalla jatkoneuvotteluihin sellaiset ehdokkaat, joiden esittämät ratkaisut parhaiten vastaavat hankintayksikön tarpeita. Neuvotteluja voidaan jatkaa, kunnes hankintayksikön on mahdollista tehdä päätös hankinnan toteuttamista koskevasta yhdestä tai useammasta ratkaisumallista. Vaiheittaisuudesta ja tarjousten valintaa liittyvistä perusteista on kuitenkin ilmoitettava etukäteen. Tarjoukset pyydetään kaikilta menettelyn tässä vaiheessa mukana olevilta ehdokkailta. Tarjousten käsittelyssä on käytettävä hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja valinta- ja vertailuperusteita. Hankintayksikön pyynnöstä tarjouksia on mahdollista täsmentää tai selkeyttää. Tämä ei ole kuitenkaan sallittua siten, että tarjouksen tai tarjouspyynnön osia muutetaan kilpailua vääristävällä tavalla. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 24 (50) 29.3.2012 Kilpailullisen neuvottelumenettelyn prosessikaavio Hankintailmoitus ja tarvittaessa hankekuvaus Osallistumishakemukset Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja valinta Neuvottelukutsu Neuvottelut vaihtoehdoista Päätös ratkaisuvaihtoehdoista Mahdolliset tarkennukset Tarjousten vertailu Hankintapäätös Päätös neuvotteluun kutsuttavista ja tiedoksianto Tarjouspyyntö Tarjoukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tiedoksianto Päätös neuvotteluun kutsuttavista ja tiedoksianto 4.3.6 Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tarkoitetaan hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Hankintayksikön on valittava toimittajat puitejärjestelyyn avoimella tai rajoitetulla menettelyllä. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Poikkeustapauksissa, jos hankinnan kohde sitä edellyttää, puitejärjestely voi olla kestoltaan sanottua aikaa pidempi. Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat voidaan tehdä kilpailuttamatta, jos puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu järjestelyssä. Puitejärjestelyn ehtojen tulee olla HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 25 (50) 29.3.2012 tällöin osapuolia sitova. Hinnan osalta vähintään hinnan muodostamista koskevan säännön on oltava osapuolia sitova. Jos hankintayksikkö on tehnyt puitejärjestelyn yhden toimittajan kanssa, siihen perustuvat hankinnat on tehtävä puitejärjestelyn ehdoissa todetulla tavalla. Jos hankintayksikkö on taas tehnyt puitejärjestelyn usean toimittajan kanssa, hankinnat on tehtävä joko puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista, tai jos kaikkia ehtoja ei ole puitejärjestelyssä vahvistettu, ns. kevennetyn kilpailutuksen perusteella puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken. Kevennetty kilpailutus käydään puitejärjestelyn ja tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Kevennetyssä kilpailutuksessa pyydetään kirjallinen tarjous puitejärjestelytoimittajilta sekä määrätään riittävä tarjousaika ja muut tarvittavat tiedot. Hankintayksikön on valittava paras tarjous noudattaen tarjouspyynnön mukaisia tarjouksen valintaperusteita ja vertailuperusteita. EU-kynnysarvon ylittävästä kevennetystä kilpailutuksesta on valitusoikeus, jos markkinaoikeus antaa valitusluvan. Puitejärjestelyyn perustuvat hankintasopimukset on mahdollista tehdä vain puitejärjestelyyn osallistuneiden alkuperäisten osapuolten kesken. Järjestelyyn ei ole siten mahdollista ottaa hankintamenettelyn aloittamisen jälkeen uusia osapuolia. Puitejärjestely voidaan tehdä neljällä tavalla Yksi toimittaja Ehdot sovittu Yksi toimittaja Osa ehdoista auki Kolme toimittajaa Ehdot sovittu Kolme toimittajaa Osa ehdoista auki Suora tilaus puitejärjestelyn (puitesopimuksen) ehtojen mukaisesti. Tarjouksen täydentäminen kirjallisesti (hintatiedot) Toimittajan valinta puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Kevennetty kilpailu - kirjalliset tarjoukset - riittävä tarjousaika Tilaus puitesopimuksen ja täydennyksen mukaisesti. Tilaus puitejärjestelyn (puitesopimuksen) ehtojen mukaisesti. Toimittajan ja tarjouksen valinta puitejärjestelyn kriteereillä. 4.3.7 Tilaus puitesopimuksen ja täydennyksen mukaisesti. Sähköinen huutokauppa Sähköinen huutokauppa on hankintamenettely, jossa tarjousten arvioinnin jälkeen käynnistetään erityistä tietojärjestelmää hyväksikäyttäen huutokauppa, jonka tavoitteena on uusia hintoja tai muita matemaattisesti mitattavia arvoja käyttäen löytää hankintayksikölle edullisin lopputulos. Sähköinen huutokauppa soveltuu ennen kaikkea yksinkertaisiin tavarahankintoihin. Sähköinen huutokauppa ei ole toistaiseksi HUS:ssa käytössä. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 26 (50) 29.3.2012 4.3.8 Dynaaminen hankintajärjestelmä Dynaaminen hankintajärjestelmä on sähköinen, monivaiheinen hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille. Hankintamenettely on rajoitetun kestonsa ajan avoin kaikille kelpoisuusehdot täyttäville tarjoajille, jotka ovat esittäneet tarjouspyynnön mukaisen alustavan tarjouksen. Dynaaminen hankintajärjestelmä ei ole HUS:ssa käytössä. 4.4 EU-kynnysarvon alittavat ja kansallisen kynnysarvon ylittävät sekä liitteen B mukaiset toissijaisten palvelujen hankinnat Kansallisista hankinnoista ja liitteen B toissijaisia palveluja koskevista hankinnoista on julkaistava kansallinen hankintailmoitus Hilma-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Myös kansallisissa hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Hankinta voidaan lisäksi toteuttaa neuvottelumenettelyllä, kilpailullisella neuvottelumenettelyllä, puitejärjestelyin tai suorahankintana laista tarkemmin ilmenevien kriteerien täyttyessä. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja puitejärjestelyn toteuttamisessa noudatetaan samoja ohjeita kuin EUkynnysarvot ylittävistä hankinnoista on kohdissa 4.3.5 ja 4.3.6 todettu. Tarjoajille täytyy varata tarjouksen tekemiselle sellainen kohtuullinen aika, että he voivat antaa sen kuluessa tarjouksensa. Tasapuolisuus tulee ottaa huomioon myös tarjousajan asettamisessa. 4.4.1 Avoin menettely Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen Hilma-palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. Hankinta voidaan kilpailuttaa julkaisemalla hankintailmoitus lisäksi myös sopivissa tiedotusvälineissä. Tarjouspyyntö voidaan ilmoituksen julkaisun ohella toimittaa samanaikaisesti myös niille tarjoajille, joilta halutaan saada tarjous. Tarjouspyyntö on avoimessa menettelyssä toimitettava viipymättä sitä pyytäneille toimittajille tai saatettava toimittajien saataville sähköisiä menettelytapoja käyttäen. Ks. avoimesta menettelystä prosessikaavio kohdasta 4.3.1. 4.4.2 Rajoitettu menettely Rajoitettu menettely soveltuu perushankintoihin, joissa on tarve rajoittaa osallistujien määrää ja rajaamiseen löytyy selkeitä perusteita. Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntö toimitetaan vain valituille ehdokkaille ja vain nämä hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Ks. rajoitetusta menettelystä prosessikaavio kohdasta 4.3.2. Tarjouspyyntöjen lukumäärään voi vaikuttaa rajoitetussa menettelyssä muun muassa hankinnan arvo ja sen kiireellisyys. Tarjouksia on pyydettävä hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä. Kiireellisessä tai vähäarvoisessa hankinnassa voidaan tarjouspyynnöt lähettää esimerkiksi vain viidelle yrityksel- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 27 (50) 29.3.2012 le. Alle viiden ehdokkaan tarjouskilpailuja ei pidä järjestää, ellei siihen ole hankinnan kohteesta johtuvaa syytä. Tarjouspyyntöjen lukumäärään voi vaikuttaa myös se, että markkinoilla on vain harvoja kyseisen tuotteen tai palvelun tarjoamiseen erikoistuneita tarjoajia. 4.4.3 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa. Ks. neuvottelumenettelyn toteuttamisesta prosessikaavio kohdasta 4.3.3. Hankintayksikkö voi käyttää ns. kansallisissa hankinnoissa neuvottelumenettelyä tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo on alle 50 000 euroa sekä rakennusurakoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo on alle 500 000 euroa. Hankintalain 66 §:n mukaan hankintayksikkö voi ns. kansallisissa hankinnoissa käyttää neuvottelumenettelyä myös 1) hankinnassa, jonka luonteen vuoksi tarjouspyyntöä ei voida tai sitä ei ole tarkoituksenmukaista laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen 2) hankinnassa, jonka luonne ei poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua tai johon liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua 3) tutkimus-, selvitys-, suunnittelu-, arviointi- ja koulutushankinnassa, joka edellyttää palvelun tarjoamisesta vastaavien henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia (esimerkiksi johtamiskoulutuksen hankinta) 4) julkisen ja yksityisen sektorin yksittäistä hanketta koskevaan yhteistyöjärjestelyyn liittyvässä hankinnassa tai pysyvää kumppanuussopimusta koskevassa hankinnassa sekä pitkäkestoisessa hankinnassa (esimerkiksi pidempiaikaiset tai pysyvät rakenteelliset kumppanuussopimukset palvelujen tuottamiseksi) 5) valtakunnallisesti tai alueellisesti keskitettävässä sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnassa (esimerkiksi erityistason sairaanhoidon hankinnat) 6) moniammatillista erityisosaamista edellyttävässä hankinnassa erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollon alalla (esimerkiksi erityisresursseja edellyttävät erityisen vaativien potilaiden palveluhankinnat) 7) poikkeuksellisen kiireellisessä hankinnassa, johon hankinta ei ole voinut kohtuudella varautua (esimerkiksi äkillinen, arvaamaton laitteen rikkoutumisesta aiheutuva korjaustarve tai terveyspalvelujen järjestäminen kriisitilanteessa) 8) palvelua koskevassa käyttöoikeussopimuksessa ja käyttöoikeusurakan saajan valinnassa HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 28 (50) 29.3.2012 9) kun hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua ja kehittämistä varten eikä taloudellisen kannattavuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehittämiskulujen korvaamiseksi. Hankintayksikön on neuvoteltava vähintään kolmen ehdokkaan kanssa, jos sopivia ehdokkaita on riittävästi. Ennen hankintamenettelyä on laadittava kuvaus hankinnan tavoitteista ja pääasiallisesta sisällöstä. Neuvottelumenettely voidaan toteuttaa vaiheittain vähentämällä ehdokkaiden tai tarjoajien määrää. Menettelyn vaiheittaisuudesta sekä ehdokkaiden tai tarjoajien vähentämisen perusteista on ilmoitettava hankintailmoituksessa, hankinnan kuvauksessa tai tarjouspyynnössä. 4.4.4 Suorahankinta Suorahankinnalla tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö hankintailmoitusta julkaisematta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai usean toimittajan, jonka kanssa se neuvottelee sopimuksen ehdoista. Suorahankintamenettely on kuvattu prosessikaaviossa kohdassa 4.3.4. Suorahankinta voidaan toteuttaa hankintalain 27 ja 28 §:ssä mainituilla perusteilla. Ks. perusteista ja suorahankinnan ilmoitusmenettelystä tarkemmin EUkynnysarvot ylittävät hankinnat kohta 4.3.4. Suorahankintaa voidaan lisäksi käyttää yksittäistapauksissa terveyspalvelujen hankinnoissa myös, jos tarjouskilpailun järjestäminen, neuvottelumenettelyn käyttö tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Jos hankinta päätetään tehdä ilman tarjouskilpailua, on hankintapäätöksessä perusteltava, miksi hankintaa ei ole kilpailutettu. 4.5 Kansallisen kynnysarvon alittavat pienhankinnat Alle kansallisen kynnysarvon olevissa hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita ja hyödynnettävä olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei kuitenkaan sovelleta hankintalakia. Näitäkin hankintoja tehdessä on noudatettava hallintolain (434/2003, ks. erityisesti 6 § ja 7 luku) ja kuntalain (365/1995) säännöksiä. Pienhankintoja ei tarkastella yksittäisen hankinnan arvon mukaan, vaan hankintalain mukaisesti arvoa laskettaessa otetaan huomioon HUS:ssa vuosittain tehdyt vastaavien (samanlaisten) tavaroiden ja palveluiden hankinnat. Kaikkia hankintoja valmisteltaessa on aina ensin tarkistettava HUS-Logistiikan intranet-sivuilta, voidaanko kyseinen hankinta tehdä HUS:n puitesopimustoimittajalta. HUS:ssa on keskitetysti kilpailutettu muun muassa erilaiset kulutustavara, hoitotarvike-, lääke-, laite- ja elintarvikehankinnat ja eräitä palveluhankintoja. Niissä tavaroissa, laitteissa ja palveluissa, joissa on solmittu kilpailutettu puitesopimus, hankitaan tavarat, laitteet ja palvelut puitesopimustoimittajilta. Tavoitteena on vähentää toimittajien määrää ja keskittää hankinnat kilpailutetuille puitesopimustoimittajille. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 29 (50) 29.3.2012 Pienhankinnat voidaan tehdä joko tarjouskilpailuna tai suoraostona kilpailuttamatta. Hankintojen pilkkominen kynnysarvojen kiertämiseksi on kiellettyä. Pienhankintojen prosessikuvaus on liitteenä 3. Tarjouskilpailu on perusteltua järjestää aina silloin, kun vallitsevasta hintatasosta ei ole varmuutta lähiaikoina toteutetun tarjouskilpailun perusteella ja halutaan varmistaa mahdollisimman edulliset hankintaehdot. Kirjallisessa tarjouspyynnössä on esitettävä kaikki ne tiedot, joilla on merkitystä hankinnassa. Tarjouksen jättöajan tulee olla kohtuullinen. Kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa ei tarvitse julkaista ilmoitusta Hilma-palvelussa. Pienhankinnoissa voidaan käyttää kevennettyä rajoitettua menettelyä, avointa menettelyä, kevennettyä neuvottelumenettelyä tai suoraa ostoa. 4.5.1 Suora osto Pienhankinta voidaan tehdä suorana ostona (suorahankintana) kilpailuttamatta 4.5.2 - jos hankinta on arvoltaan vähemmän kuin n. 6 000 euroa ilman arvonlisäveroa (huomaa kielto pilkkoa hankinta osiin, ks. ennakoidun arvon laskemisesta kohta 4.1) - tarjouskilpailun kustannukset ylittävät kilpailuttamisesta saatavan hyödyn - hankinnalla on hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton kiire - vastaavaa tuotetta on hankittu lähiaikoina ja hintataso on selvillä - muita potentiaalista toimittajaa ei ole todistettavasti tiedossa (esimerkiksi spesifinen tutkimuslaite, jossa ei todistettavasti ole muita tarjoajia). Kevyt rajoitettu menettely Yksi mahdollinen tapa toteuttaa pienhankintojen kilpailutus on pyytää tarjouksia etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta toimittajilta. Tarjouspyyntö voidaan toimittaa suoraan potentiaalisiksi katsotuille tarjoajille (yleensä vähintään 3, jos sopivia tarjoajia on). Kevyessä rajoitetussa menettelyssä tarjousten sisältöä täsmentävä vuoropuhelu on myös mahdollista. Täsmennyksiä pyydettäessä on tarjoajia kohdeltava tasapuolisesti. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttyjen tarjousten perusteella. Hankintaprosessi rajoitetussa menettelyssä on pääpiirteittäin seuraava: 1. Hankinnan kohteen määrittely 2. Sopivien tarjoajien valinta - HUS:n ajantasaisen markkinatiedon perusteella - tarvittaessa kevyt markkinakartoitus - em. perusteella ratkaistaan, kuinka monelle soveltuvalle toimittajalle tarjouspyyntö lähetetään HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 30 (50) 29.3.2012 3. Tarjouspyynnön lähettäminen - tarjouspyynnön sisältö määräytyy hankinnan kohteen mukaan - hinta voi olla ainoa vertailuperuste (tarjouspyynnössä on tarkka hankinnan kohteen kuvaus, joka sisältää myös halutun laadun tason määrittelyn) - tarjouspyynnöt yleensä kirjallisena - toimitetaan valituille toimittajille sähköpostitse, postitse tai faksilla 4. Tarjouksen tekeminen - tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika suhteutettuna hankinnan luonteeseen - tarjoukset toimitettava sähköpostitse, postitse tai faksilla 5. Tarjousten vertailu - vertailu pelkän hinnan perusteella - kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu (laadulliset vertailuperusteet yksiselitteisiä ja vertailu niiden perusteella yksinkertaista) 6. Hankintapäätös 4.5.3 - päätös tehdään asianhallintajärjestelmässä pienhankintoja varten laadittua päätöspohjaa käyttäen - tavaraa/palvelua tarjonneille lähetetään hankintapäätös oikaisuvaatimusohjeiden kera tiedoksi. Avoin menettely Avoimessa menettelyssä kaikki hankinnasta kiinnostuneet tarjoajat voivat tehdä tarjouksen ja kaikki otetaan mukaan tarjouskilpailuun. Avointa menettelyä käytetään tilanteissa, joissa HUS:lla on vain rajallisesti tietoa tarjoajista ja tarjonnasta. Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan. Ilmoittamisen laajuus ja määrä on suhteutettava ilmoittamisesta saatavaan hyötyyn. Ilmoittamisen suuntaaminen kannattaa tehdä olemassa olevan markkinatiedon pohjalta ja ilmoittamisvälineet valita kohderyhmän mukaan, joka halutaan tavoittaa. Tarjouspyynnöt ja tarjoukset tehdään avoimessa menettelyssä kirjallisina, muilta osin voidaan soveltaen toteuttaa samoja periaatteita ja noudattaa samoja menettelytapoja kuin kevennetyn rajoitetun menettelyn esimerkissä. 4.5.4 Kevyt neuvottelumenettely Kevyen neuvottelumenettelyn käyttäminen on tarkoituksenmukaista etenkin silloin, jos tarpeen ratkaisemiseksi on vaihtoehtoisia toteuttamistapoja (esimerkiksi konsulttipalveluissa) tai hankinta on toteutettava nopealla aikataululla. Jos HUS:lla ei ole tietoa tarjoajista, kevyt markkinakartoitus voidaan tehdä puhelimitse tai etsimällä mahdollisia tarjoajia internetistä. Neuvotteluihin valitaan vähintään kaksi tarjoajaa. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 31 (50) 29.3.2012 Neuvottelujen pohjaksi on hyvä määritellä hankintaan liittyvät tarpeet ja tavoitteet. Neuvottelut voidaan toteuttaa esimerkiksi sähköpostitse. Neuvotteluista tehdään muistiinpanot ja perustelut, joiden pohjalta hankinta tehdään. 4.5.5 Tarjousten käsittely, hankintapäätös ja sen tiedoksianto Arvoltaan vähäisiä alle 6 000 euron hankintoja koskeva päätös syntyy, kun hankinnasta tehty kirjallinen tilaus on tehty. Tilaus arkistoidaan sähköisesti asiankäsittelyjärjestelmän dokumenttienhallintaosioon. Kirjalliset tarjoukset avataan tarjousten jättöajan jälkeen. Kirjalliset tarjoukset taltioidaan. Kaikista yli 6 000 euron pienhankinnoista (myös suora ostot) tehdään hankintapäätös asianhallintajärjestelmässä pienhankintoja varten laadittua päätöspohjaa käyttäen. Tavaraa/palvelua tarjonneille lähetetään hankintapäätös oikaisuvaatimusohjeineen tiedoksi. Hankinnan luonteesta riippuen pienhankintaa koskevat ehdot on kirjattava joko kirjalliseen hankintasopimukseen tai vaihtoehtoisesti kirjalliseen tilaukseen tai saatavaan tilausvahvistukseen. Kirjanpitosäännökset edellyttävät, että tilaukset dokumentoidaan. Käytännössä tilaus arkistoidaan sähköisesti asiankäsittelyjärjestelmän dokumenttienhallintaosioon. 5 TARJOUSPYYNTÖ Tarjouspyyntö on ostajan kannalta hankintaprosessin kriittisin ja tärkein vaihe. Tarjouspyyntö on laadittava huolellisesti, koska tarjouspyynnön ehtoja ei yleensä ole mahdollista muuttaa hankinnan edetessä. Jos muutoksia pitää kuitenkin myöhemmin välttämättä tehdä, ota yhteyttä HUS:n lakimiehiin. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnön tulee sisältää kaikki tiedot, jotka ovat tarjousten laatimista varten tarpeen. Tarjouspyyntö voi koostua useista asiakirjoista, jotka koskevat hankintaa, tarjousmenettelyä sekä tulevaa hankintasopimusta. Asiakirjoja voivat olla varsinainen tarjouspyyntö, liitteenä oleva hankekuvaus ja sitä tarkentavat erilaiset tekniset asiakirjat tai sähköinen materiaali, muut tekniset asiakirjat, sopimusehdot ja sopimusluonnos. Tarjouksen laatimista helpottaa, jos asiakirjat on koottu yhteen erilliseksi tarjouksen sisällysluetteloksi. Rajoitetun menettelyn kaksivaiheisuuden vuoksi tarjoajan kelpoisuusehdot ja niitä koskevat asiakirjat ilmoitetaan jo pyydettäessä ehdokkaita jättämään osallistumishakemuksensa. Rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntö lähetetään vain valituille ehdokkaille, joten tarjouspyynnössä ei ole enää tarpeen ilmoittaa tarjoajan kelpoisuuteen ja valintaan liittyviä vaatimuksia. 5.1 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnön vähimmäissisältö on säädetty hankintalaissa (EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 41 § ja kansalliset hankinnat 69 §). Tarjouspyynnössä on HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 32 (50) 29.3.2012 tarkasti kuvattava, mitä ollaan hankkimassa ja minkälainen tuotannontekijä halutaan. Tarjouspyynnössä on hankinnan laadusta ja arvosta riippuen ilmoitettava ainakin: 5.1.1 5.1.2 Hankinnan nimike, hankintailmoitus ja hankintamenettely - EU- ja kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen. - Noudatettava menettelytapa (avoin tai rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely, puitejärjestely, suorahankinta). - EU- ja kansallisen kynnysarvon alittavissakin hankinnoissa selvitys hankinnan toteuttamistavasta ja viittaus mahdollisesti julkaistuun hankintailmoitukseen. Hankinnan kohteen määrittely Tavaroiden ja laitteiden hankinnat - hankittavien tavaroiden ja palvelujen erityisominaisuudet - tekniset eritelmät kuten suorituskyky - toiminnalliset vaatimukset - laatuvaatimukset - mahdollinen vaatimus huolto- ja käyttöohjeista - koulutuksen järjestäminen - mahdollinen asennus - määrät - toimintaympäristöltä vaadittavat ominaisuudet tietojärjestelmä ja lääkintälaitehankinnoissa sekä yhteensopivuus jo hankittujen järjestelmien kanssa - laite- ja tarvikekokeilun järjestäminen ja sen menettelytavat Palveluhankinnat (esimerkiksi koulutus ja konsultointi, erilaiset erikoissairaanhoidon palvelut, työvoiman vuokraus) - palvelun sisältö ja kuvaus - hankittavan palvelun määrä - palvelun erityisominaisuudet - kenelle palveluja hankitaan - mille toiminta-alueelle - missä palvelut tuotetaan: HUS:n tiloissa, palvelun tuottajan tiloissa vai esimerkiksi potilaan kotona - välineet/tarvikkeet (tilaajan vai palvelun tuottajan) HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 33 (50) 29.3.2012 - 5.1.3 laatu- ja muut palvelun tason vaatimukset: laadunvarmistusmenetelmät, halutut tulokset Tarjoajia koskevat tiedot Tarjouspyynnössä on kuvattava tarjoajan taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja laatua kuvaavat vaatimukset ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava. Tarjoajalta voi pyytää liitteen 4 mukaisen allekirjoitetun vakuutuksen yrityksen tiedoista. Tilaajavastuulain mukaan tilaajan tulee ennen vuokratyövoiman käyttöä koskevan sopimuksen tai palveluja tai urakkaa koskevan alihankintasopimuksen tekemistä pyytää sopimuspuoleltaan selvitys lakisääteisten velvoitteiden noudattamisesta ja sovellettavista työehdoista. Tilaajan ei tarvitse pyytää em. selvityksiä, jos sopimuspuolena on muun muassa valtio, kunta, kuntayhtymä, valtion tai kunnan liikelaitos tai yhtiö tai HUS:n vakiintunut luotettava pitkäaikainen sopimuskumppani. Selvitysvelvollisuuden laiminlyömisestä tai sopimuksen solmimisesta työnantajavastuun laiminlyöneen yrityksen kanssa voidaan määrätä laiminlyöntimaksu. Tilaajavastuulain mukaiset tiedot on lisäksi tarkistettava sopimuskaudella vuosittain. Hankinnan luonteesta ja suuruudesta riippuen pyydetään esimerkiksi seuraavat tarjoajaa koskevat tiedot: - tilinpäätöstiedot ja tilintarkastuskertomus - selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin - kaupparekisteriote - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta - ammatinharjoittajan vastuuvakuutus - terveyspalveluissa potilasvakuutus - todistus kokonaisliikevaihdosta hankintasopimuksen kohteena olevalla toimialalta enintään kolmelta viimeksi kuluneelta tilikaudelta, jos liikevaihtoa koskevat tiedot ovat saatavilla - palveluhankinnoissa selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta ja keskeisistä työehdoista - tarjoajia koskevat tiedot on tarkistettava myös yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi) - teknistä kelpoisuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan on tätä varten toimitettava (esimerkiksi vastuuhenkilöiden koulutus, ammatillinen pätevyys ja kokemus, ympäristöhallintajärjestelmä tai selvitys ympäristönhoitotoimenpiteistä). HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 34 (50) 29.3.2012 5.1.4 Selvitysten toimittaminen Taloudellista ja rahoituksellista tilannetta kuvaavat asiakirjat Tiedot pyydetään toimittamaan tarjouksen mukana joko siihen liitetyillä otteilla/todistuksilla tai vaihtoehtoisesti tarjoajan antamalla vakuutuksella, josta on mallilomake liitteenä 4 (Tarjoajan antama vakuutus yrityksen tiedoista). Otteet/todistukset pyydetään toimittamaan joko tarjouksen liitteenä tai viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. Jos tiedot on pyydetty vakuutuksella, niin tarvittavat selvitykset pyydetään yleensä vain siltä, joka vertailun perusteella tulisi voittamaan tarjouskilpailun. Tarjouspyynnössä tulee kuitenkin mainita, että todistukset voidaan pyytää missä tahansa hankintamenettelyn vaiheessa sillä uhalla, että tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Todistukset kannattaa pyytää jo tarjouspyynnössä esimerkiksi silloin, kun tarjouskilpailussa on odotettavissa tarjouksia pieniltä, ennestään tuntemattomilta toimittajilta, ja tarjoajien soveltuvuudesta halutaan varmistua jo varhaisessa vaiheessa. Jos odotettavissa on tarjouksia lähinnä vain suurilta ja ennestään tunnetuilta toimittajilta, voi vakuutuksen käyttö olla riittävää. Jos tarjoajan tiedot ovat saatavilla Tilaajavastuu.fi -palvelusta, ei tilaajavastuulain mukaisia todistuksia tarvitse välttämättä pyytää erikseen, vaan ne voi tarkistaa kyseisestä palvelusta. Jos haluaa hyödyntää palvelua, niin tarjouspyynnössä voi pyytää tarjoajia ilmoittamaan löytyvätkö niiden tiedot sieltä. Palvelun käyttäminen helpottaa myös sopimuskaudella vuosittain tapahtuvaa tilaajavastuulain mukaista toimittajan tietojen tarkistamista. Asiakirjojen perusteella pyritään selvittämään ehdokkaan/tarjoajan edellytykset toteuttaa hankinta viimeistään ennen hankintapäätöksen tekemistä. Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Selvitykset tarjoajan tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvistä vaatimuksista on toimitettava tarjouksen liitteinä. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä siinä pyydettyjä selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. 5.1.5 Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet - Hankintapäätöstä tehtäessä sovellettavat tarjousten valintaperusteet: kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. - Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Ne eivät saa suosia tiettyä tarjoajaa tai tuotetta - Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiksi kannattaa valita yleensä enintään 3–4 kyseiseen hankintaan soveltuvaa vertailuperustetta. Näitä voidaan tarvittaessa purkaa auki alaperusteisiin ja tuoda esille mitä seikkoja ko. vertailuperusteessa arvostetaan. - Vertailuperusteiden valinta on aina tehtävä tapauskohtaisesti - Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteina voidaan käyttää: laatua (avattava, mitä perusteita käytetään laatua vertailtaessa), hintaa, käyttökustannuksia, elinkaarikustannuksia, teknisiä ansioita, esteettisiä HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 35 (50) 29.3.2012 ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä palveluhankinnoissa muun muassa terveyspalvelujen hankinnoissa valintaperusteena voidaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien soveltuvuuden ylittävää laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa. Lisäpisteitä voidaan antaa siis esimerkiksi lisätutkinnoista. 5.1.6 - Hankinnan luonteesta riippuen käytetään vertailuperusteena myös tuotteiden ja palvelujen ympäristövaikutuksia. Tarjouksen antajia voidaan pyytää ilmoittamaan muun muassa ympäristöjärjestelmänsä. Tarjouspyynnössä voidaan edellyttää selvitystä tuotteen tai palvelun valmistuksen, käytön ja käytöstä poiston energiankulutuksesta, päästöistä, kierrätettävyydestä ja esimerkiksi jätemääristä. Ks. HUS:n ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-Kuntayhtymän hankinnoissa (liite 5). - Mikäli valinta tapahtuu kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella: valintaperusteiden tärkeysjärjestys aina ja EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa painoarvot (vähintään kohtuullinen vaihteluväli) ilmoitetaan. Jos vertailuperusteiden suhteellisen painotuksen ilmaiseminen ei ole todisteellisesti mahdollista, vertailuperusteet on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä. - Tavarahankinnoissa hinnan painoarvon yleensä on perusteltua olla vähintään 35–40 % riippuen hankinnan arvosta ja luonteesta. Selkeän massatavaran osalta hinnan painoarvo voi olla yli 50 %. Yksittäiselle pääkriteerille ei yleensä kannata antaa alle 20 %:n painoarvoa. Palveluhankinnassakin hinnan painoarvon on perusteltua olla vähintään 25 % ja rutiinipalveluissa selkeästi enemmän eli vähintään 40–50 %. - Erilaisten painoarvojen vaikutuksia voi testata HUS-Logistiikan intranetsivulta löytyvällä Excel -laskentataulukolla. Siinä valkoisiin osiin täytetään tarjottujen tuotteiden hinta, eri laatukriteereiden pisteet ja niiden painoarvot. Kuvaajasta voi seurata eri arviointien vaikutusta lopputulokseen. - hintatietojen ilmoittamistapa (esimerkiksi tarjouspyynnön liitteeksi hintataulukko, joka käyttäen tarjoajien on täytettävä hintatiedot) - hinnan muodostumisen kustannusrakenne, hinnanmuodostusperuste; edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta - hyväksytäänkö kokonaistarjouksen lisäksi osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia - tarjousten voimassaoloaika - sopimuskausi ja mahdolliset optiot lisäostoihin ja niissä noudatettaviin alennuksiin - maksuehdot, toimituskulut, vakuudet ja takuuehdot Kaupalliset ehdot HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 36 (50) 29.3.2012 5.1.7 5.2 - hankinnan toimitusaika ja paikka - vakuuttamisvelvollisuus - toimituksen valvontaan ja vastaanottoon liittyvät seikat - varaosien saantimahdollisuudet sekä tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet - hankinnassa noudatettavat keskeiset sopimusehdot ja liitteeksi ko. hankintaan soveltuva sopimusluonnos Tarjousten käsittelyä koskevat tiedot - tarjouksen jättämispäivä, -aika - osoite, johon tarjoukset on jätettävä - mahdolliset tiedon vaihtoa koskevat vaatimukset - lisätietojen antaja yhteystietoineen - millä tunnuksella tarjouksen sisältämä kirjekuori on merkittävä - kieli tai vaihtoehtoiset kielet, joilla tarjous on laadittava - tarjousasiakirjoista mahdollisesti perittävä maksu - maininta HUS-kuntayhtymän oikeudesta hylätä kaikki annetut tarjoukset perustellusta syystä - hankinta-asiakirjojen julkisuus määritellään viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan, mahdolliset liike- tai ammattisalaisuudet tarjoajien on esitettävä erillisissä salassa pidettäväksi merkityissä liitteissä (tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on aina julkinen; viime kädessä HUS päättää tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä). Tarjouspyynnön täydentäminen ja tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin vastaaminen Tarjouspyyntöä voidaan joutua selventämään ja täydentämään tarjousaikana. Tarjouspyyntöä voidaan joutua tarkistamaan, jos havaitaan, että alkuperäiset vaatimukset on asetettu liian korkealle tai muutoin epätarkoituksenmukaisesti. Jos muutosten seurauksena hankinnan kohde ja sisältö muuttuisivat olennaisesti toiseksi, tulee hankinta keskeyttää ja käynnistää uudella hankintailmoituksella. Epäselvää tai puutteellista tarjouspyyntöä voidaan täsmentää lähettämällä samanaikaisesti kaikille ehdokkaille uusi tarkennettu tarjouspyyntö. Mikäli puutteet ovat olennaisia niin, että mahdollisesti myös uudet tarjoajat voisivat olla kiinnostuneita muuttuneista hankintaehdoista, on hankintaprosessi aloitettava alusta. Tarjousaikana välttämättömiksi ilmenneet lisäykset ja muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentäminen ilmoitetaan kirjallisesti kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Myös mahdolliset lisäselvityspyynnöt tehdään kirjallisesti ja toimitetaan kaikille tarjoajille. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 37 (50) 29.3.2012 Tarjouksen tekijöille on tarjouspyynnössä ilmoitettava yhteystiedot/osoite, johon tarjoajien hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa. Esitetyistä kysymyksistä on hyvä laatia yhteenveto, joka lähetetään tarjouspyynnön saaneille tai julkaistaan sähköisesti tarjouspyynnössä ilmoitetulla internetsivulla. 6 TARJOUSTEN KÄSITTELY JA VERTAILU Avattujen tarjousten käsittely on kolmivaiheinen: 1. Ensin on tutkittava tarjoajien soveltuvuus osallistua tarjouskilpailuun. Esimerkiksi konkurssi, selvitystila, verojen yms. maksujen laiminlyönti, lainrikkomiset jne. ovat syitä, joiden perusteella tarjoaja suljetaan pois kilpailusta. 2. Seuraavaksi tutkitaan vastaavatko saadut tarjoukset tarjouspyyntöä. Tarjouspyyntöä vastaamattomat ja myöhästyneet tarjoukset on hylättävä. 3. Tehdään tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu niiden tarjoajien kesken, joita ei ole suljettu pois tarjouskilpailusta. Vertailu tehdään käyttämällä tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita ja vain niitä. 6.1 Tarjousten avaustilaisuus ja selventävät keskustelut Kirjalliset tarjoukset on säilytettävä avaustilaisuuteen saakka avaamattomina lukitussa paikassa. Päällykseen on merkittävä saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin menetelmin lähetetyt tarjoukset on suljettava heti kirjekuoreen, johon niin ikään merkitään tarjouksen saapumisaika, lähettäjän nimi, tarjouksen kohde ja vastaanottajan nimi. Saadut tarjoukset avataan tarjouspyynnössä mainitun jättöajan jälkeen. Avaamistilaisuudessa tulee olla läsnä vähintään kaksi henkilöä ja siitä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjasta tulee ilmetä aika ja paikka, läsnäolijat sekä luettelo saapuneista tarjouksista. Saapuneet tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnä olevien henkilöiden allekirjoituksilla. Tarjousten avauspöytäkirjan malli löytyy HUS-Logistiikan intranet-sivuilta. Tarvittaessa hankintayksiköllä on mahdollisuus käydä tarjouksen tekijöiden kanssa selventäviä keskusteluja tai pyytää tasapuolisesti lisäselvityksiä, joiden tarkoituksena on poistaa tarjouksissa ilmeneviä epäselvyyksiä. Selventävät keskustelut/pyynnöt on toteutettava siten, että tasapuolisen kohtelun ja syrjimättömyyden vaatimukset täyttyvät. Selventävät keskustelut eivät saa johtaa sitovien tarjoushintojen tinkimiseen tai muutoinkaan tarjousehtojen muuttamiseen. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 38 (50) 29.3.2012 6.2 Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen ja tarjouskilpailusta poissulkeminen Ennen tarjousvertailun tekemistä on arvioitava tarjoajien soveltuvuus toteuttaa hankinta ja valittava tarjoajat. Tarjouskilpailusta on suljettava pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vähimmäisvaatimuksia. Tarjoajan pakolliset poissulkuperusteet Jos hankintayksikön tiedossa on, että ehdokas tai tarjoaja taikka sen johtohenkilö tai edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu hankintalain 53 §:ssä tarkoitetusta törkeästä rikoksesta (muun muassa osallistuminen rikollisen järjestön toimintaan, törkeä lahjuksen antaminen, törkeä veropetos, rahanpesu) on tarjoaja tai ehdokas päätöksellä suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle. Harkinnanvaraiset poissulkuperusteet Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Tällaiselle ehdokkaalle on pyynnöstä annettava tieto hylkäysperusteesta. Esimerkkejä syistä: - Ehdokas tai tarjoaja on konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimintansa tai jonka velkoja on vahvistetulla akordilla, saneerausohjelmalla järjestetty tai em. menettely on vireillä. - Ehdokas tai tarjoaja on saanut ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta lainvoimaisen tuomion (myös johtohenkilö tai sen edustus-, päätös- ja valvontavaltaa käyttävä henkilö). - Ehdokas tai tarjoaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomainen voi näyttää (myös johtohenkilö tai sen edustus-, päätös-, ja valvontavaltaa käyttävä henkilö). - Ehdokas tai tarjoaja on laiminlyönyt maksaa Suomen tai sijoittumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja (esimerkiksi eläkevakuutusmaksuja). - Ehdokas tai tarjoaja on osoittautunut epäluotettavaksi antamalla vääriä tietoja hankintayksikölle tarjoajan luotettavuuden arvioimiseksi tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen. Mikäli toimittajan taustassa tai taloudellisessa tilanteessa on hankintalain tarkoittamia hylkäämisperusteita, ne tulee selkeästi mainita ja olla todennettavissa. Toimittajien kykyä suoriutua hankinnasta aiemman kokemuksen perusteella tai esimerkiksi riittämättömän palvelutason tai asiantuntemuksen vuoksi voidaan arvioida suhteessa tarjouspyynnön vaatimuksiin. 6.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus ja tarjousten hylkäysperusteet Määräajan jälkeen saapunut tarjous on hylättävä. Tarjous on hylättävä, mikäli tarjous ei ole tarjouspyynnön vaatimusten mukainen. Päätöksessä on perusteltava se, miksi tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen. Oikeuskäytännössä on lähdetty siitä, että tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hylkääminen on melko ehdoton velvollisuus. Oikeuskäytännössä on kuitenkin sallittu pienet muotovirheet tai muut vähäiset puutteet, jos näillä ei ole ollut tosiasiallista vaikutusta tarjousten vertailtavuuteen tai tarjoajien syrjimättömään kohteluun. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 39 (50) 29.3.2012 6.4 Tarjousten vertailu Hankintapäätöstä ei voida tehdä eikä perustella millään muilla vertailuperusteilla kuin etukäteen tarjouspyynnössä ilmoitetuilla. Tarjouksista on valittava tarjouspyynnössä ilmoitetun valintaperusteen mukaan joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Mikäli valintaperusteeksi otetaan kokonaistaloudellinen edullisuus, kokonaistaloudellisuuteen vaikuttavat vertailuperusteet on ilmoitettava mahdollisesti julkaistavassa hankintailmoituksessa ja aina tarjouspyynnössä. Vertailusta tulee käydä ilmi, miten kutakin tarjousta on kunkin tarjouspyynnön mukaisen vertailuperusteen osalta arvioitu suhteessa toisiinsa ja miksi voittanut tarjous on katsottu kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi. Vertailu on tehtävä tarjouspyynnön mukaista vertailuperusteiden tärkeysjärjestystä ja painoarvoja (vähintään kohtuullinen vaihteluväli) käyttäen. Mikäli tarjouspyynnössä on ilmoitettu jokin tekijä tärkeämmäksi kuin jokin toinen, vertailussa niitä ei saa arvottaa samanarvoisiksi. Painoarvojen vaikutus lopputulokseen riippuu muun muassa hintojen vaihtelusta eri toimittajien kesken, pisteytyksen vaihteluvälistä ja vertailuperusteiden määrästä ja niiden painotuksesta. HUS-Logistiikan intranet-sivulta löytyy Excel-vertailutaulukkopohja, jota voidaan käyttää tehtäessä tarjouspyynnön mukaista vertailua painoarvoja käyttäen. Ilman painoarvoja tapahtuvaan vertailuun voi käyttää HUS-Logistiikan intranet-sivulta löytyvää Word-vertailutaulukkopohjaa. Hankkiva yksikkö vastaa saatujen tarjousten vertaamisesta. HUS-Logistiikka huolehtii puitesopimuksin hankittavien ja keskitettyjen kulutustavarahankintojen tarjousvertailun suorittamisesta. 6.5 Hankinnan keskeyttäminen Hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Oikeuskäytännössä hyväksyttävänä syynä hankinnan keskeyttämiselle on pidetty - määrärahojen riittämättömyyttä / kaikki tarjoukset ovat liian kalliita - suunnitelmat muuttuneet tarjouskilpailun aikana / hankinta osoittautuu tarpeettomaksi - todellista kilpailutilannetta ei ole / on saatu vai yksi tarjous (EUtuomioistuimen oikeuskäytännön mukaan hankintaviranomaisella ei ole velvollisuutta tehdä sopimusta ainoan tarjouskilpailuun soveltuvaksi osallistujaksi katsotun toimittajan kanssa) - tarjouspyynnön virheellisyyttä - hankintalain vastaisuutta. Jos hankintayksikkö havaitsee tarjouskilpailun aikana virheen hankintamenettelyssä, sen on välittömästi korjattava virhe, mikäli se on korjattavissa tasapuolisesti ja syrjimättä. Ellei virhettä voida korjata tasapuolisesti, hankinta keskeytetään ja käynnistään uudelleen. Päätös hankinnan keskeyttämistä on tehtävä kirjallisesti ja se tulee perustella. Oikeuskäytännössä on korostettu, että hankinnan keskeyttämisen tulee perustua todellisiin syihin ja että hankintayksikön on keskeyttäessään hankintame- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 40 (50) 29.3.2012 nettelyn toimittava niin, ettei tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu vaarannu. 7 HANKINTAPÄÄTÖS Hankintapäätökset, joiden arvonlisäveroton kokonaiskustannusarvio on vähintään 30 000 euroa, on tehtävä esittelystä. Tällöin sekä päätöksentekijän että esittelijän tulee olla virkasuhteessa. Tätä pienemmät hankinnat voidaan tehdä ilman esittelyä. Hankintalain mukaista kirjallista päätöstä ei tehdä 28 §:ssä tarkoitetusta suorahankintaan kuuluvasta lisätilauksesta (ns. option käyttö) eikä puitejärjestelyyn (puitesopimukseen) perustuvasta hankinnasta, jos hankinta tehdään puitejärjestelyssä (puitesopimuksessa) vahvistettujen ehtojen mukaisesti ilman kilpailuttamista tai jos kilpailutetun hankinnan arvo ei ylitä EU-kynnysarvoa. Niistä tulee kuitenkin tehdä päätös HUS:n omaa seurantaa varten. Niitä varten on omat päätöspohjat. Yksiköt vastaavat hankintaesityksen ja hankintapäätöksen valmistelusta, esittelystä ja päätöksenteosta toimivaltansa puitteissa. Dynasty-asianhallintajärjestelmästä löytyvät hankintapäätöspohjat kynnysarvot ylittäviä ja pienhankintoja varten. Asianhallintajärjestelmästä löytyvät myös ruotsinkieliset hankintapäätöspohjat. 7.1 Hankintapäätöksen sisältö Hallintolaissa on määräykset hallintopäätösten sisällöstä, perustelemisesta ja tiedoksi annosta. Hankintalaki edellyttää, että hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista (esimerkiksi taloudelliset tai tekniset mahdollisuudet) sekä tarjousmenettelyn ratkaisuista kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Viranhaltijan tekemän päätöspöytäkirjan päätökset on siis aina perusteltava, allekirjoitettava ja varustettava muutoksenhakuosoituksella. Hankintapäätöksestä on käytävä ilmi ainakin seuraavat seikat: - organisaatioyksikkö, jossa päätös tehdään - päätöksentekijän yksilöinti - päätöksentekopäivä - päätöksen esittelijä - päätöksen otsikkotieto - tarjouskilpailun kulku pääpiirteittäin, - käytetty hankintamenettely (myös hankintailmoitus kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa) - perustelut hankintamenettelylle, jos hankinta on toteutettu neuvottelumenettelyllä tai ilman tarjouskilpailua - lähetettyjen tarjouspyyntöjen lukumäärä HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 41 (50) 29.3.2012 7.2 - saatujen tarjousten lukumäärä - perustelut mahdolliselle tarjoajan tarjouskilpailusta pois sulkemiselle - perustelut mahdolliselle tarjouksen hylkäämiselle - tarjousvertailu itse hankintapäätöksessä tai sen liitteenä (myös asianhallintajärjestelmässä) - perustelut valinnalle - tarjouskilpailun voittaja - hankinnan kokonaisarvo - keskeiset sopimusehdot (esimerkiksi sopimusaika) - sovelletut oikeusohjeet - päätösvallan peruste - lisätietojen antaja - päätöksen tiedoksiantopäivä. Hankintapäätöksen tiedoksianto Päätös annetaan kirjallisesti tiedoksi - kun tiedetään, ettei hallitus, sairaanhoitoalueen lautakunta tai liikelaitoksen johtokunta käytä asiassa kuntalain 51 §:n mukaista otto-oikeutta (otto-oikeutta on käytettävä viimeistään 14 päivän pituisen oikaisuvaatimusajan kuluessa) tai - hyväksytyn tarjouksen tekijälle ilmoitetaan päätöksessä kirjallisesti, ettei päätös sido kuntayhtymää ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain mukaista otto-oikeutta. Päätöksen tiedoksiannon yhteydessä on ilmoitettava, ettei sopimus synny päätöksen tiedoksiannon yhteydessä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella. EU-kynnysarvot ylittävissä ja kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tarjouksen tekijöille lähetetään päätöstä koskeva pöytäkirjanote ja siihen liitetään mukaan kirjallinen valitusosoitus markkinaoikeuteen sekä hankintaoikaisuohje. Kansallisen kynnysarvon alittaviin pienhankintoihin liitetään mukaan hankintaoikaisuohje sekä kuntalain (95 §) mukainen oikaisuvaatimusohje. Päätöspohjat ja niihin liitettävät muutoksenhakuohjeet löytyvät Dynastyasianhallintajärjestelmästä sekä suomen- että ruotsinkielisinä. Kaikille urakka- ja tarjouskilpailuun osallistuneille on päätös perusteluineen annettava tiedoksi edellä mainituin tavoin erityistiedoksiantona. Hankintamenettelyn nopeuttamiseksi päätös ja muutoksenhakuohjaus voidaan lähettää tiedoksi sähköpostilla tai telefaksilla. Ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saneen tiedon päätöksestä lähettämispäivänä, jollei toisin näytetä. Päätös voidaan lähettää myös tavallisena kirjeenä, jolloin hankintaoikaisun, oikaisuvaatimuksen ja valituksen tekemiselle säädetty määräaika alkaa kulua seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä. Päätöksen postituspäivä, kenelle päätös on lähetetty, miten päätös on annettu tiedoksi ja tiedoksiantajan nimi on aina kirjattava asian- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 42 (50) 29.3.2012 hallintajärjestelmään ja tarjousasiakirjoihin. Sähköiseen tiedoksiantoon on merkittävä erikseen tieto viestin lähettämispäivästä. Päätösten tiedoksi antamisesta huolehtii päätöksen tekijä tai toimielimen sihteeri. Tiedoksiantamisvelvoite koskee myös HUS:n tytäryhtiöiltä. Tytäryhtiöiden on kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa liitettävä hankintapäätökseen muutoksenhakuohje markkinaoikeudelle. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on laadittava jälki-ilmoitus, jonka tekemisestä huolehtii HUS-Logistiikka tai hankinnan valmistellut muu hankintaviranomainen. 8 MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN Hankintapäätöksestä on tarjoajalla mahdollisuus tehdä hankintaoikaisu tai oikaisuvaatimus tai valittaa markkinaoikeuteen. Hankintaoikaisu Hankintaoikaisu on käytettävissä kaikissa hankinnoissa. Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen joko omasta aloitteestaan (itse poistaa virheellisen päätöksen ja ratkaista asian uudelleen) taika asianosaisen vaatimuksesta. Omasta aloitteestaan vireille tulleesta hankintaoikaisusta hankintayksikön on ilmoitettava asianosaisille. Asianosaisen on tehtävä hankintaoikaisu 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Hankintayksikkö voi omasta aloitteestaan ottaa päätöksen tai muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun korjattavakseen 60 vuorokauden kuluessa siitä, kun oikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty riippumatta siitä, onko päätöksestä valitettu markkinaoikeuteen. Jos päätöksestä on valitettu markkinaoikeuteen, on päätöksen ottamisesta hankintaoikaisuun ilmoitettava ja uusi päätös toimitettava markkinaoikeudelle. Päätöstä tai toimenpidettä ei kuitenkaan voida korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on tehty. Hankintaoikaisun perusteella tehtyyn uuteen päätökseen voidaan hakea muutosta samoin kuin alkuperäisestä päätöksestä. Oikaisuvaatimus Oikaisuvaatimus on käytettävissä kansallisen kynnysarvon alittavissa pienhankinnoissa (kuntalaki 95 §). Päätöksestä ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen. Valitus markkinaoikeuteen Kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta tehdystä hankintapäätöksestä ja muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta on valitusoikeus markkinaoikeuteen. Muutoksenhakijan on ilmoitettava hankintayksikölle kirjallisesti asian saattamisesta markkinaoikeuden tutkittavaksi viimeistään silloin kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Markkinaoikeus ylläpitää luetteloa vireille tulleista hankinta-asioista. Tarvittaessa on syytä tarkistaa markkinaoikeudes- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 43 (50) 29.3.2012 ta ennen hankintasopimuksen tekemistä, että valitusta ei ole laitettu siellä vireille. 9 HANKINTAPÄÄTÖKSEN TÄYTÄNTÖÖNPANO JA HANKINTASOPIMUS Hankintalain mukaan hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikön on tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus valitun toimittajan kanssa. Kaikista kilpailutetuista hankinnoista laaditaan siis kirjallinen sopimus valitun toimittajan kanssa. Hankintalain mukaan EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintasopimus voidaan tehdä vasta ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas ja tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Jos päätös on lähetetty tavallisena kirjeenä, tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. 21 päivän määräajasta voidaan poiketa vain jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä yleistä etua koskevasta pakottavasta tai muusta hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä. Päätöksessä on perusteltava poikkeamisen syyt. Syynä voivat olla esimerkiksi ihmisten terveyteen ja turvallisuuteen liittyvät seikat tai äärimmäinen kiire. Kiireen tulee johtua hankintayksikön ulkopuolisesta syystä, jota hankintayksikkö ei ole voinut kohtuudella ennakoida. Säännöksessä tarkoitetuksi kiireeksi ei voida katsoa hankintayksikön viivyttelyä hankinnan toteuttamisessa. Säännökseen vetoavan hankintayksikön on kyettävä näyttämään toteen poikkeamisperusteen soveltumisen edellytysten täyttyminen. Sopimus tehdään muutoin vasta sitten, kun hankintapäätös on lainvoimainen. Odotusaikaa ei tarvitse noudattaa, jos hankintasopimus tehdään ainoan hyväksyttävän tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa eikä tarjouskilpailussa ole jäljellä muita tarjoajia tai ehdokkaita, jonka asemaan sopimuksen tekeminen voisi vaikuttaa. EU-kynnysarvon ylittävässä suorahankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun hankintayksikön toimittama ilmoitus suorahankinnasta on julkaistu EU:n virallisessa lehdessä. Hankinnoissa, joissa odotusaikaa on noudatettava, hankintayksikkö ei saa tehdä hankintasopimusta, jos asiasta on valitettu markkinaoikeuteen. Hankinnan väliaikainen järjestäminen Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi pakottavasta syystä (hankintaa ei sen luonteen vuoksi voida lykätä) väliaikaisesti tilata tuotteet hankintamenettelyyn osallistuneelta tai aiemmalta toimittajalta. HUS:n liikelaitosten sopimusten ym. asiakirjojen allekirjoittamisesta määrätään hallintosäännössä, liikelaitosten johtosäännöissä ja toimintaohjeissa. ja erillisissä delegointipäätöksissä. HUS:n sopimukset laaditaan pääosin keskitetysti HUS-Logistiikan tai muun yhteishankintoja kilpailuttavan yksikön sekä lakimiesten toimesta. Tarjouspyyn- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 44 (50) 29.3.2012 nön liitteenä tulee yleensä olla sopimusluonnos. Merkittävien hankintasopimusten laatimiseen on aina otettava lakimies mukaan laatimaan hankintasopimusta tai tarjouspyynnön liitteeksi otettavaa sopimusluonnosta. Sopimus on laadittava huolellisesti ja siinä on otettava huomioon kaikki tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja tarjouksessa ilmoitetut asiat. Sopimuksessa on määriteltävä yksiselitteisesti osapuolten vastuut ja tehtävät. Hankintaan soveltuva sopimusluonnos kyseiseen hankintaan soveltuvin tarkennuksin tulee laittaa tarjouspyynnön liitteeksi ja tarjouspyynnössä edellyttää, että hankinnasta laaditaan sopimus kyseisen sopimusluonnoksen ehtojen mukaisesti. HUS:n yleisinä sopimusehtoina sovelletaan tavara- ja palveluhankinnoissa julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 Tavarat ja JYSE 2009 Palvelut sellaisina kuin ne ovat HUSin tekemin poikkeuksin ja lisäyksin. Tietotekniikkahankinnoissa sovelletaan yleisinä ehtoina Julkisen hallinnon IThankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2007 tarpeellisine erityisehtoineen. Kyseisiä ehtoja noudatetaan pääsääntöisesti ja muilta osin ne tarkennetaan tarjouspyynnön liitteeksi tulevassa sopimusluonnoksessa ja allekirjoitettavassa sopimuksessa/tilauksessa kuhunkin hankintaan sopiviksi. HUS on hyväksynyt em. julkisten hankintojen ehtoihin eräät poikkeukset (muun muassa maksuehto) ja lisäykset (muun muassa sairaanhoidon palveluja koskevat ehdot). Rakennuttamis- ja muissa rakentamiseen liittyvissä palveluhankinnoissa viitataan vastaaviin alan ehtoihin. Hankintasopimuksen liitteineen tulee hankinnasta riippuen sisältää muun muassa seuraavat tiedot: - sopimusosapuolet yksilöitynä - hankinnan kohde mahdollisimman tarkkaan yksilöitynä - hankinnan hinta - osapuolten vastuut - palvelutaso ja sen mittarit - sopimuksen voimassaoloaika - sopimuksen irtisanominen - tarkistamis- ja seurantamenettely (muun muassa hintojen ja laadun tarkistusmekanismi) - toimitusaika ja -tapa sekä muut toimitusehdot - maksuehdot - vakuudet ja takuut - vakuutukset - tilaus-, toimitus-, ja laskutusmenettely - sopimuksen muuttamismenettely - sopijapuolten yhteyshenkilöt sekä heidän oikeutensa, valtuutensa ja velvollisuutensa - vastuuhenkilöt, jotka vastaavat sopimuksen toteutumisen seurannasta - ehdot pakkauksesta, asennustöistä, huollosta ja koulutuksesta HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 45 (50) 29.3.2012 - ehdot toimituksen viivästymisestä, virheellisyydestä ja muista sopimusrikkomuksista - ehdot sopimusrikkomusten seuraamuksista kuten viivästyskoroista ja sakoista, vahingonkorvauksesta, sopimussakoista ja sopimuksen purkuoikeudesta - ylivoimaista estettä ja siitä ilmoittamista koskevat ehdot - erimielisyyksien ratkaiseminen ja sovellettava laki - ehdot sopimuksen siirtämisoikeuksista - hankinnan ympäristönäkökohdat (kuten muun muassa pakkaustapa ja materiaali sekä niiden kierrätettävyys, poistettavien laitteiden asianmukainen hävittäminen, huolto- ja ylläpitojärjestelyt sekä laitteiden oikeaa ja energiaa säästävää käyttöä edistävä koulutus). Rakennussopimuksissa tulee lisäksi ottaa huomioon Suomen Kuntaliiton suositus ns. harmaiden markkinoiden torjunnasta ja suositus Rakentamisen Laatu RALA ry:n toteaman pätevyyden tai vastaavan edellyttämisestä. Hankintasopimuksen tekijä varmentaa allekirjoituksellaan sopimuksen oikeellisuuden. 10 HANKINNAN VASTAANOTTO JA HYVÄKSYMINEN SEKÄ SEURANTA Allekirjoittamisen jälkeen sopimuksen seurannasta (muun muassa erä- ja päättymispäivät, hyväksyminen, takuuajan alkaminen ja päättyminen) huolehtii sopimuksen kohteena oleva tuotetta/palvelua käyttävä ja tuotteen vastaanottava yksikkö (nimetty vastuuhenkilö) ja keskitetyissä sopimuksissa asianomainen hankintaviranomainen. Ennen laskun maksamista on aina varmistettava, että laskun maksamisen edellytyksenä olevat sopimuksen tai tilauksen vaatimukset ovat täyttyneet. 10.1 Vastaanottotarkastus Hankinnan kohdetta vastaanotettaessa on sen määrä ja laatu tarkistettava viipymättä. Hankinnan kohteen saa hyväksyä vasta, kun sen on todettu olevan tilauksen mukainen ja täyttävän hankintasopimuksen ehdot. Teknisesti vaativista ja laajoista hankinnoista pidettävästä vastaanottotarkastuksesta on laadittava arkistoitava vastaanottopöytäkirja. Lääkintälaitehankinnan vastaanottopöytäkirja arkistoidaan Lääkintätekniikan toiminnanohjausjärjestelmään ja toimitetaan tarvittaessa hankinnan vastaanottavalle yksikölle. Lääkintälaitehankinnan vastaanottotarkastuksessa selvitetään, että laite on voimassa olevien säännösten mukainen sekä läpäisee hyväksytysti teknisen ja sähköturvallisuustarkastuksen. Lääkintälaitteiden teknisen vastaanottotarkastuksen suorittaa Lääkintätekniikka. Lääkintälaitteen kliinisestä soveltuvuudesta käyttöön vastaa laitetta käyttävä yksikkö. HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 46 (50) 29.3.2012 Hyväksytty vastaanottotarkastus on edellytys hankitun lääkintälaitteen maksamiselle ja käyttöönotolle. Monimutkaisissa järjestelmätoimituksissa hyväksymismenettelystä ja käyttöönotosta takuuaikoineen, testauksineen ja portaittaisine maksuposteineen on sovittava tarkkaan jo hankintasopimusta laadittaessa. 10.2 Hankinnan/sopimuksen seuranta takuuaikana ja ylläpitovaiheessa sekä reklamaatiot Sopimuksen täyttymistä tulee seurata koko sopimuksen voimassaoloajan. Takuuaika ja sen valvonta Laitetta/tuotetta käyttävän yksikön tulee seurata laitteen/tuotteen toimivuutta ja takuuajan velvoitteiden täyttymistä. Mahdollisista ongelmista tulee informoida kirjallisesti toimittajaa ja tarvittaessa Tietohallintoa, Lääkintätekniikkaa ja HUSLogistiikkaa. Tuotteen tai palvelun ylläpitovaihe Hankinnan kohdetta käyttävän yksikön ja lääkinnällisissä laitteissa Lääkintätekniikan tulee seurata hankinnan toimivuutta koko sopimuksen tai laitteen koko elinkaaren ajan. Useissa hankinnoissa ylläpitovaihetta varten tehdään erillinen ylläpitosopimus. Reklamaatiot Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta, on asiasta viipymättä tehtävä toimittajalle kirjallinen ilmoitus (reklamaatio) ja huolehdittava sopimuksen mukaisten viivästyssakkojen, sopimussakkojen ja mahdollisen vahingonkorvauksen perimisestä. Laite- ja tarvikehankintoja koskevat reklamaatiot tulee osoittaa HUS-Logistiikkaan ja tietohallintohankkeita koskevat Tietohallintoon toimittajalle tehtävää virallista kirjallista reklamaatiota varten. 11 HANKINTA-ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY 11.1 Hankinta-asiakirjojen laadinta HUS:n hankinnoissa käytetään standardoituja ja yhtenäisiä asiakirjapohjia, malleja ja lomakkeita. Tällaisia malliasiakirjoja ovat asianhallintajärjestelmään laaditut viranhaltijapäätöspohjat ja muutoksenhakuohjeet. 11.2 Hankintoihin liittyvän asiakirjaprosessin rekisteröinti Hankintamenettelyyn sisältyy vaiheita, joihin liittyy asianosaisen kannalta tärkeitä oikeusvaikutuksia määräaikoineen. Näitä ovat - hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaiseminen HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 47 (50) 29.3.2012 - tarjouksen saapuminen määräajassa viranomaiselle - hankintapäätöksen tiedoksianto - muutoksenhakuajan alkaminen ja päättyminen - päätöksen lainvoimaisuuden saaminen ja täytäntöönpano. Näihin oikeusvaikutuksiin vetoaminen edellyttää, että eri käsittelyvaiheet rekisteröidään (kirjataan diaariin) siten, että niiden todentaminen voidaan myöhemmin viivytyksettä ja vaivatta osoittaa. Viranomaisen on myös kyettävä vastaamaan asian käsittelyn etenemistä koskeviin tiedusteluihin (hallintolaki 23 §). Hankinta-asia avataan asianhallintajärjestelmän asianhallinta-osioon lukuun ottamatta sellaisia hankinta-asioita, jotka käsitellään materiaalihallinnon ja lääkehuollon tietojärjestelmissä. Materiaalihallinnon ja lääkehuollon tietojärjestelmissä käsitellään pääsääntöisesti hoito- ja yleistarvikkeiden sekä lääkkeiden yhteishankinnat. Hankinta-asian käsittelyvaiheita ovat - esitys investointisuunnitelmaan - investointisuunnitelma - hankintaesitys - tarjouspyyntö - saadut tarjoukset - tarjousten käsittely - asiantuntijalausunnot - päätöksen esittely - päätöksen teko - mahdollinen muutoksenhaku - sopimuksen tekeminen tai tavaran tilaaminen. Asia avataan diaariin viimeistään siinä vaiheessa, kun investointiesitys on tehty. Hankintaa koskevassa asian avauksessa valitaan tehtäväluokka hankinnan tyypin tai kohteen mukaisesti (esimerkiksi sairaanhoidolliset palvelut, työvoiman vuokraus, rakennuttaminen, laitehankinta jne) tehtäväluokan 02/08/00 alaluokista. 11.3 Hankinta-asiakirjojen julkisuus, eheys ja luottamuksellisuus Hankintoihin ja niitä koskeviin asiakirjoihin sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain sekä kuntalain säännöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen ja osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat sopimuksen tekemisen jälkeen, elleivät ne sisällä salassa pidettäviä tietoja. Tarjoajalla on kuitenkin laissa säädetyin rajoituksin oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen jo ennen sopimuksen tekemistä. Hankintamenettelyyn liittyvässä tiedottamisessa, tietojen vaihdossa ja tietojen tallettamisessa on varmistettava, että tietojen eheys sekä osallistumishake- HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 48 (50) 29.3.2012 musten, tarjousten sekä suunnittelukilpailun suunnitelmien luottamuksellisuus säilyy. Em. asiakirjoja käsittelevien yksiköiden on varmistettava, ettei ko. asiakirjojen sisältö paljastu ennen tarjousajan, osallistumishakemusten tai suunnitelmien esittämisen määräajan päättymistä. 11.4 Hankinta-asiakirjojen arkistointi Alkuperäisten hankinta-asiakirjojen kuten; tarjouspyynnöt, avauspöytäkirjat, tarjoukset, tilaukset ja sopimukset, arkistoinnista vastaa pääsääntöisesti se yksikkö, jossa hankintapäätös tehdään (päätöksentekijän virka-arkisto). HUSLogistiikka, Tietohallinto, Lääkintätekniikka ja Ravioli arkistoivat kuitenkin kilpailuttamiensa hankintojen tarjouspyynnöt, tarjoukset ja niiden avauspöytäkirjat sekä sopimukset, vaikka päätöksen niistä tekisikin jokin muu taho. Mikäli hankintapäätös edellyttää valtuuston, hallituksen, lautakunnan tai johtokunnan päätöstä, kirjataan päätös päätösvallan omaavan toimielimen pöytäkirjaan. Hankintaa koskevat asiakirjat arkistoi se yksikkö, joka valmistelee asian toimielimen päätettäväksi. Kaikki hankintaan liittyvät asiakirjat voidaan arkistoida sähköisesti asiankäsittelyjärjestelmään, jossa ne liitetään diaarissa avattuun asiaan. Alkuperäinen sopimusosapuolten allekirjoittama hankintasopimus arkistoidaan sopimustyypin mukaisesti ja tallennetaan asiankäsittelyjärjestelmän sopimushallintasovellukseen siten, että sopimus liitetään diaarissa avattuun asiaan. Asiakirjojen rekisteröinti- ja arkistointiohjeet sekä siirto-ohjeet keskusarkistoon ja päätearkistoihin löytyvät intranetin Asiakirjahallinto-sivustolta. Mikäli sopimus tai sen liitteet sisältävät liike- ja ammattisalaisuuksia, merkitään asiakirjat sopimushallinnassa salaisiksi asiakirjoiksi. Tällöin tulee erikseen määrittää tapauskohtaisesti ne HUS:n viranhaltijat ja toimihenkilöt, joilla on oikeus käsitellä salaisiksi merkittyjä sopimusasiakirjoja. Sopimukset on pyrittävä laatimaan siten, että ne ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Jos sopimukseen sisältyy liike- ja ammattisalaisuuksia, tulee ne koota erilliseen salaiseksi merkittävään liitteeseen. 12 VOIMAANTULO Tämä hankintaohje tulee voimaan 2.4.2012. Tällä hankintaohjeella kumotaan pysyväisohje 10/2010. 13 LISÄTIETOJA Lisätietoja HUS:n hankintamenettelystä antavat viranhaltijat Laite-, tarvike- ja palveluhankinnat sekä kaupalliset asiat: - HUS-Logistiikka liikelaitoksen toimitusjohtaja Markku Laakso, puh. (09) 471 72055 HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 49 (50) 29.3.2012 - hankintapäällikkö Martti Hirvensalo, puh. (09) 471 75397 Hankinta- ja sopimusjuridiikka: - hankintalakimies Tuula Gottleben-Davari, puh. (09) 471 71654, - hallintolakimies Vesa Mutalahti, puh. 050 427 2379 - hallintolakimies Pirjo Sorsa, puh. (09) 471 75411 ja - hallintopäällikkö Jaana Vento, puh. (09) 471 71205 Asiakirjojen rekisteröinti ja asiakirjojen arkistointi: - arkistotoimenpäällikkö Petri Hämäläinen, puh. (09) 471 73936 Atk-ohjelmistohankinnat: - Tietohallinnon taseyksikön johtaja Pertti Mäkelä, puh. 050 428 0428 - tietohallintojohtaja Jari Renko, puh. (09) 471 71280 Elintarvikehankinnat: - Raviolin toimitusjohtaja Pirjo Hakala-Lahtinen , puh. (09) 471 72101 Henkilöstönvuokraus: - henkilöstöjohtaja Outi Sonkeri, puh. (09) 471 71202 Lääkehankinnat: - HUS-Apteekki liikelaitoksen toimitusjohtaja Cerstin Carlsson, puh. (09) 471 72447 Rakennuttaminen: - kiinteistöpäällikkö Hannu Lähteenmäki, puh. (09) 471 72045 Sairaanhoidolliset palveluhankinnat: - hallintoylilääkäri Lasse Lehtonen, puh. (09) 471 471 71240 Lisätietoja hankinta-asioista HUS:n intranetissa ja internetissä - HUS-etusivu / Kuntayhtymän yhteiset / Säännöt ja ohjeet - Hankinta-asioiden tarkempi työnjako, puitesopimukset, ohjeet laite- ja tuotekokeiluista, malleja, linkit yhtymän ohjeistukseen ja lainsäädäntöön sekä muuta hankintatietoutta: HUS-etusivu / Liiketoiminta ja tukipalvelut / HUS-Logistiikka - Kirsi Kettunen: Taloushallintoa kliinisen toiminnan lähi- ja keskijohdon esimiehille (Laitehankinta suunnittelusta toteutukseen s. 57): HUSetusivu / Talous - Lisätietoa laite- ja tarvikekokeiluista: HUS-etusivu / HUS-Logistiikka liikelaitos / Hankintaohjeistus / Tuote/laitekokeilut - Laitteiden vastaanottotarkastusta koskevia tietoja: HUS-etusivu / Liiketoiminta ja tukipalvelut / HUS-Lääkintätekniikka / Ohjeita / Laitteen vastaanottotarkastus sekä HUS-etusivu / HUS-Logistiikka liikelaitos / Hankintaohjeistus / Laitteen vastaanottotarkastus - Hankintailmoitukset: www.hankintailmoitukset.fi - Hankintaa koskevat säädökset: www.finlex.fi HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI Yhtymähallinto PYSYVÄISOHJE HANKINTAOHJE 5/2012 50 (50) 29.3.2012 - Yritysten tiedot on hyvä tarkistaa seuraavasta osoitteesta: www.ytj.fi - Lisätietoa julkisista hankinnoista: www.hankinnat.fi - Lisätietoa tuotteiden energiatehokkuudesta: - LIITTEET o www.hymonet.com o www.motiva.fi o ec.europa.eu/environment/gpp/toolkit_en.htm o www.msr.se/en/green_procurement/criteria o www.ymparistomerkki.fi/kuluttajille/linkit Tässä ohjeessa viitatut ohje- ja yleiskirjeet: o Pysyväisohje 4/2009, HUS:n Investointiohje o Pysyväisohje 10/2009, Sivutoimi ja kilpaileva toiminta sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden esteellisyyskysymykset o Yleiskirje 7/2003, Yritysten kanssa tehtävän laite/ohjelma tuotekehityksen ja -testauksen periaatteet Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirissä o Matkustusohje 1.1.2010 1. Avoimen ja rajoitetun hankintamenettelyn prosessi (liite 1) 2. Puitesopimusprosessi (liite 2) 3. Pienhankintaprosessi (liite 3) 4. Tarjoajan antama vakuutus yrityksen tiedoista (liite 4) 5. Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUSkuntayhtymän hankinnoissa (liite 5) Syöte/Jatko Arkisto Tietojärjestelmä Toimittaja Substanssiomistaja Käyttäjät (loppukäyttäjä, osasto) Asiantuntijaryhmä HUS-Logistiikka (hankintalakimies) HUS-Logistiikka (ostaja) Esittelijä Päättäjä HILMA Investointiohjelma, hyväksytty hankintasuunnitelma, muu hankinnan käynnistys Spesifikaatioiden tai palvelun sisällön laadinta Konsultoi tarvittaessa Tarjouspyynnön kaupallinen osa ja spesifikaatiot yhdistetään tarjouspyyntöön tai rajoitetussa menettelyssä osallistumishakemisilmoitukseen Jättävät osallistumishakemuksen Rajoitetun menettelyn osallistumishakemusilmoitus ja osallistujien valintapäätös Rajoitettu menettely: osallistumishakemukset Tarjouspyyntö Antaa tarjouksen Laatii lopullisen tarjouspyynnön ja julkaisee sen Sivu1 Konsultoi tarvittaessa Vertailumuistiot Koekäyttöjä Kyllä Koekäyttö(jä)? Laatii avauspöytäkirjan, kokoaa alustavan vertailutaulukon Ei Dynastia Konsultoi tarvittaessa Allekirjoittaa sopimuksen Laatii sopimuksen toimittajan kanssa tarjouspyynnössä olleen sopimusluonnoksen mukaan Odotusaika, Otto-oikeuskäsittely Hankintapäätös Laatii hankintaesityksen Ei Kyllä Hankintapäätös ja sopimukset Onko esitys riittävä? Kyllä Hyväksyy esityksen? Päätetään hankittavaksi esitettävät tuotteet/palvelut Ei Laitetoimitus, palvelutoimitus. I-Procurement tilausjärjestelmän II vaiheessa n. 2010 Syöte/Jatko Arkisto Tietojärjestelmä Toimittaja Substanssiomistaja Käyttäjät (loppukäyttäjä, osasto) Asiantuntijaryhmä HUS-Logistiikka ) (hankintalakimies HUS-Logistiikka (ostaja) Esittelijä (hankintapäällikkö) Päättäjä (toimitusjohtaja) Sopimuskausi päättyy tai ilmenee uuden tuotealueen sopimustarve Koekäyttö ajoitetaan sopmuksen loppupuolelle Laatii lopullisen tarjouspyynnön ja julkaisee sen HILMA Tarjouspyyntö Konsultoi tarvittaessa Vanha sopimus päättyy tai muodostetaan uusi puitesopimusryhmä Hyväksyy tarjouspyynnön Avoin menettely: antaa tarjouksen Koekäyttöjä Kyllä Hankintakokous, järjestetäänkö koekäyttö(jä)? Onko esitys riittävä? Kyllä Hyväksyy esityksen? Ei Ei Kyllä Päätetään sopimukseen tulevat tuotteet Laatii hankintaesityksen Konsultoi tarvittaessa Laatii avauspöytäkirjan ja tekee vertailun Ei Dynastia Allekirjoittaa sopimuksen Konsultoi tarvittaessa Laatii sopimuksen toimittajan kanssa Odotusaika, Otto-oikeuskäsittely Allekirjoittaa sopimuksen Manu / I-Procurement tilausjärjestelmä Syöte/Jatko Arkisto Tietojärjestelmä Toimittaja Käyttäjä (loppukäyttäjä, osasto) HUS-lääkintätekniikka HUS-Logistiikka (hankintalakimies) HUS-Logistiikka (ostaja) Auttaa laatimaan speksit Tarve ilmenee, ei puitesopimusta, arvo alle §15 TAI TAI TAI Tarjouspyyntö Toimittaa tuotteen/ palvelun Suorahankinta, tilaus HILMA Sivu1 Tarjoukset Rajoitettu tarjouspyyntö (2-3 toimittajaa sähköpostilla) Antaa tarjouksen Avoin tarjouspyyntö Vastaanottaa tarjoukset Vertailee ja valitsee Dynastia Lomakepäätös Päätöksen tiedoksianto, ei odotusaikaa Toimituksen hyväksyntä, laskutus ja seuranta Manu / I-Procurement tilausjärjestelmä Toimittaa tuotteen/ palvelun Tilaus OHJEISTUS YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN HUOMIOON OTTAMISESTA HUS-KUNTAYHTYMÄN HANKINNOISSA ESPUHE Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 2 (96) Julkisen sektorin merkitys hankkijana on suuri. Julkisten hankintojen osuus bruttokansantuotteesta Euroopan unionissa ja Suomessa on keskimäärin 15 prosenttia. 2000-luvulla julkisiin hankintoihin on käytetty Suomessa keskimäärin 24 - 27 miljardia euroa vuodessa. HUS:in hankintojen vuotuinen arvo on laskutavasta riippuen noin 500 miljoonaa euroa. EU:n lainsäädäntö ja Maailman kauppajärjestö WTO edellyttävät, että kaikissa julkisissa hankinnoissa noudatetaan tiettyjä periaatteita. Näitä ovat taloudellisuus, avoimuus, kilpailu, syrjimättömyys ja tavaroiden vapaa liikkuminen. Yritykset, hallinto ja muut yhteisöt voivat vähentää omaan toimintaansa liittyviä haitallisia ympäristövaikutuksia hankkimalla ympäristöä säästäviä tuotteita ja palveluja. Samalla edistetään ympäristöä säästävien tuotteiden kehittämistä ja markkinoita. Tämä on paljon puhuttua kokonaistaloudellisuutta. Julkinen sektori kestävien hankintojen edelläkävijäksi EU-tasolla on luotu lainsäädäntöä ja toimenpiteitä paremman ympäristön puolesta ja myös niin, että julkinen sektori toimii esimerkkinä ympäristöasioissa. Suomessa valtioneuvosto teki 8. huhtikuuta 2009 periaatepäätöksen, jolla kaikkia julkisia toimijoita - valtion keskus- ja aluehallintoa sekä kuntakenttää - kannustetaan kestäviin hankintoihin. Periaatepäätöksen mukaan julkinen sektori panostaa tulevaisuudessa entistä enemmän uusiutuvaan energiaan, passiivitaloihin, energia- ja ympäristömerkittyihin tuotteisiin ja palveluihin sekä vähäpäästöiseen liikkumiseen ja ympäristöystävällisyyteen kaikissa hankinnoissa. Ministeriöille päätös on sitova, mutta kunnille ja valtionyhtiöille periaatepäätöksen tavoitteet ovat suosituksia. HUS on sitoutunut periaatepäätökseen solmiessaan energiatehokkuussopimuksen vuosille 2008–2016 Työ- ja elinkeinoministeriön (silloinen Kauppa- ja teollisuusministeriö) kanssa. "Vihreä" kulutus vähentää päästöjä Euroopan unionin jäsenmaissa tehdyn tutkimuksen mukaan Suomi kuuluu hankintojen ympäristömyönteisyydessä niin sanottuun parhaaseen seitsikkoon. Suomessa keskimäärin 43 prosentissa julkisen sektorin tarjouspyyntöjä otetaan huomioon myös ympäristönäkökulma. EU asetti tavoitteeksi, että vuonna 2010 vihreiden hankintojen osuus olisi 50 prosenttia kaikista hankinnoista. Tuotamme HUS:ssa toimintamme luonteesta johtuen ympäristöön paljon erilaista jätettä ja kuormitusta ainakin välillisesti. Ei ole yhdentekevää, millaisia tuotteita sairaalaamme hankimme. On myös tärkeää, että tuotteidemme ja palveluidemme toimittajat toimivat yhteiskuntavastuullisesti. HUS:lla on merkittävä rooli markkinoiden muokkaamisessa. Tarjonta muovautuu kysynnän mukaan. Kilpailuttaessamme lääkintämateriaalia ja -laitteita sekä kulutustarvikkeita voimme antaa markkinoille voimakkaan viestin tahdostamme ja arvoistamme. Emme ole ainoastaan valtakunnallisesti suurin sairaala, vaan myös muihin maamme julkisiin hankintayksikköihin verrattuna olemme yksi suurimmista. Suuruus velvoittaa meitä kantamaan vastuumme myös tässä asiassa. Nyt laadittu ohjeistus ympäristöasioiden huomioon ottamisesta hankinnoissa on laadittu projektityönä, johon on osallistunut suuri joukko HUS:n asiantuntijoita ja hankkijoita. On hienoa, että asiaan on tartuttu. Nyt on aika siirtyä sanoista tekoihin. Aki Linden HUS toimitusjohtaja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 3 (96) SISÄLTÖ 1 JOHDANTO........................................................................................................................................4 1.1 1.2 1.3 2 Ohjeistuksen tausta...................................................................................................................4 Ohjeistuksen tarkoitus ...............................................................................................................4 Ohjeistuksen rakenne ja lukuohje ..............................................................................................5 YMPÄRISTÖNÄKÖKOHTIEN HUOMIOON OTTAMINEN HANKINNOISSA.......................................6 2.1 2.2 2.3 2.4 Ympäristönäkökohtien kirjaaminen tarjouspyyntöön...................................................................6 Hankintojen ympäristönäkökohtia koskevat säädökset ja yleiset ohjausasiakirjat .......................8 Ympäristömerkit ........................................................................................................................9 Ympäristöasioiden hallintajärjestelmät .....................................................................................11 3 KOKONAISTALOUDELLISUUS VALINTAPERUSTEENA ...............................................................13 4 LAITTEET JA KALUSTEET .............................................................................................................14 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 5 AJONEUVOT JA TYÖKONEET .......................................................................................................46 5.1 5.2 6 Kopio- ja painopaperit .............................................................................................................53 Pehmo- ja talouspaperit...........................................................................................................55 Astiat ja taloustarvikkeet..........................................................................................................57 Puhdistustuotteet ....................................................................................................................59 Matkapuhelimet, laskimet, sanelimet .......................................................................................61 Tulostimien värikasetit.............................................................................................................64 HOITOTARVIKKEET........................................................................................................................66 7.1 7.2 7.3 8 Henkilöautot ja kevyet hyötyajoneuvot .....................................................................................47 Työkoneet ...............................................................................................................................50 TOIMISTO- JA TALOUSTARVIKKEET ............................................................................................52 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 7 Tietotekniikkalaitteet................................................................................................................15 Suurkeittiölaitteet.....................................................................................................................19 Tekstiilihuoltolaitteet ................................................................................................................21 Välinehuoltolaitteet..................................................................................................................23 Kuvantamisen laitteet ..............................................................................................................26 Lääkintälaitteet........................................................................................................................29 Laboratoriokylmälaitteet ..........................................................................................................32 Laboratorion analytiikkalaitteistot.............................................................................................34 Valonlähteet ja valaisimet........................................................................................................36 Sähköiset lisälämmittimet ........................................................................................................38 Huonekalut..............................................................................................................................40 Sairaalakalusteet.....................................................................................................................43 Suojaus- ja sidontatarvikkeet...................................................................................................67 Metalliset hoitotarvikkeet ja elektrodit ......................................................................................69 Muoviset hoitotarvikkeet ..........................................................................................................71 PALVELUT.......................................................................................................................................73 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 Painatuspalvelut......................................................................................................................74 Puhdistuspalvelut....................................................................................................................76 Jätehuoltopalvelut ...................................................................................................................78 Henkilökuljetuspalvelut............................................................................................................81 Tavarakuljetuspalvelut.............................................................................................................83 Huoltoasemapalvelut ja polttoaineet ........................................................................................86 9 ELINTARVIKKEET ...........................................................................................................................88 10 TEKSTIILITUOTTEET ......................................................................................................................90 11 LÄÄKKEET ......................................................................................................................................93 12 LÄHTEET .........................................................................................................................................95 Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 1 Johdanto 1.1 Ohjeistuksen tausta 4 (96) Julkisissa hankinnoissa pyritään ottamaan ympäristönäkökohdat huomioon entistä vahvemmin yleisten tehokkuus- ja taloudellisuustavoitteiden ohella. Hankintoja ohjaamaan on annettu lainsäädöksiä ja ohjeita. EU:n energiapalveludirektiivi (2006/32/EY) velvoittaa julkista sektoria ottamaan energiatehokkuuden huomioon julkisissa hankinnoissa. EU:n Ecodesign-direktiivin (2009/125/EY) ja energiamerkintädirektiivin (2010/30/EU) nojalla säädettävillä tuoteryhmäkohtaisilla vaatimuksilla ohjataan valitsemaan energiatehokkaampia tuotteita. Julkisia hankintoja koskevan perussäädöksen (laki julkisista hankinnoista 348/2007) mukaan (2 §) hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat mukaan lukien. Valtioneuvoston periaatepäätöksen (8.4.2009) mukaan julkisen sektorin on tunnettava hankintojensa ympäristövaikutukset ja toimittava esimerkkinä kestäville hankinnoille. Julkisen sektorin tulee pienentää hankintojensa ilmastovaikutusta, jätemäärää ja ympäristön kemikalisoitumista sekä edistää luonnonvarojen kestävää käyttöä ja ympäristömyötäisiä innovaatioita (VN 2009). Valtioneuvoston periaatepäätöksen (4.2.2010) mukaan energiatehokkuus otetaan yhdeksi keskeiseksi kriteeriksi julkisissa hankinnoissa. Tämä ohjeistus perustuu edellä mainittuihin asiakirjoihin ja täydentää HUS kuntayhtymän hankintaohjetta (pysyväisohje 5/2012) hankintojen ympäristönäkökohtien huomioimisesta. Ohjeistuksen lähtökohtia ovat lisäksi HUS:n ympäristöstrategia (2011–2015) ja energiatehokkuussopimus (2008–2016) hankintoja koskevien kohtien osalta. Ohjeistus koskee HUS:n tuote- ja palveluhankintoja. Rakentaminen ja rakennusurakkahankinnat on rajattu tämän ohjeistuksen ulkopuolelle. HUS-Logistiikka tilasi ohjeistuksen Sito Oy:ltä, jossa työhön ovat osallistuneet projektipäällikkö Riina Känkänen, asiantuntija Reijo Kukkonen ja laadunvarmistajana Raisa Valli. Työtä ovat ohjanneet HUS-Logistiikan toimitusjohtaja Markku Laakso ja ostopäällikkö Hillevi Flytström. Työn aikana haastateltiin HUS:n omia asiantuntijoita. Oman arvokkaan osaamisensa hankkeeseen toivat hankintapäällikkö Maarit Pohjola-Laitinen HUSLAB:sta, toimitusjohtaja Tuula Karhumäki HUS-Desikosta, ympäristöinsinööri Sanna Vasama HUSKiinteistöt Oy:stä, hankintalakimies Tuula Gottleben-Davari, kuljetuspäällikkö Jukka Etelä, kuljetuspäällikkö Vesa Rautiainen, toimistopäällikkö Marja Hannus ja ostopäällikkö Pekka Turunen HUS-Logistiikasta, kehittämispäällikkö Maarit Berghäll ja taloussihteeri Elisabet Rasinen-Nordlund Raviolista, hankintapäällikkö Pentti Korhonen HUS-Röntgenistä, sairaalainsinööri Janne Kinnunen HUS Lääkintätekniikasta, toimitusjohtaja Kaarina Venho Uudenmaan sairaalapesulasta, palvelupäällikkö Esko Krankkala HUS Tietohallinnosta ja proviisori Helinä Minkkinen HUS-Apteekista. 1.2 Ohjeistuksen tarkoitus Tämä ohjeistus käsittelee niitä HUS-kuntayhtymän tuote- ja palveluhankintoja, joiden kohdalla hankinnoista vastaavien olisi erityisesti pyrittävä ottamaan ympäristönäkökohdat huomioon. Ohjeistettavien tuotteiden ja palvelujen valinnassa on otettu huomioon yhtäältä hankinnan kohteen ympäristövaikutukset ja toisaalta muut tekijät, ku- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 5 (96) ten hankinta- tai jätemäärät, kustannukset sekä kunkin tuote- tai palveluhankinnan ympäristönäkökohdista saatavilla oleva ohjeistus. Ohjeistuksen tarkoituksena on auttaa käytännön hankintatyötä ja esittää tavat, joilla ympäristönäkökohdat voidaan sisällyttää hankinta-asiakirjoihin. Ohjeistus on laadittu ensisijaisesti HUS-kuntayhtymässä hankintojen suunnittelusta ja kilpailutuksesta vastaaville, mutta sen toivotaan antavan HUS:n koko henkilökunnalle tietoa hankintojen ympäristönäkökohdista. Ohjeistuksen toivotaan osaltaan edistävän hankintalainsäädännön yleisten tavoitteiden sekä sen energiatehokkuutta ja ympäristömyönteisyyttä koskevien tavoitteiden toteutumista HUS-kuntayhtymän hankinnoissa. Ohjeistuksessa esitetyt ympäristönäkökohdat ovat esimerkinomaisia, joten niitä tulee soveltaa hankintaa kilpailutettaessa aina tapauskohtaisesti. Ohjeistuksessa hankinnalle esitetyt vähimmäisvaatimukset ja arviointikriteerit on kussakin kilpailutustilanteessa suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. 1.3 Ohjeistuksen rakenne ja lukuohje Ohjeistuksen on tarkoitus toimia hakuteoksena, joka palvelee lukijaa erillisissä osissa. Luvussa 2 esitetään ohjeita, jotka ovat yhteisiä kaikille hankinnoille ja liittyvät ympäristönäkökohtien huomioimiseen hankinnan kilpailutusta ja tarjouspyyntöä valmisteltaessa. Lisäksi luvussa esitetään tunnetuimmat ympäristömerkit ja -järjestelmät sekä keskeisimmät ympäristömyötäisten julkisten hankintojen ohjausasiakirjat. Luvussa 3 tarkastellaan laadun pisteyttämistä, kun tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Ympäristönäkökohtien huomioon ottaminen ohjeistetaan tuote- ja palveluryhmäkohtaisesti luvuissa 4–11. Näissä luvuissa esitettyjä vaihtoehtoja voidaan harkiten käyttää apuna hankinnan suunnittelussa ja kilpailutuksessa. Ohjeistusta voidaan tarvittaessa päivittää itsenäisinä dokumentteina tuote- ja palveluryhmäkohtaisesti. Seuraavassa kuvassa on havainnollistettu kunkin tuoteryhmän ohjeistuksen rakenne. Hankinnan kohde Keskeiset ympäristövaikutukset Hankinnalle asetetut yleiset ympäristötavoitteet Keskeiset ohjausasiakirjat A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset B) Hankinnan kohteeseen liittyvät vähimmäisvaatimukset C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit D) Erityiset sopimusehdot Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 2 Ympäristönäkökohtien huomioon ottaminen hankinnoissa 2.1 Ympäristönäkökohtien kirjaaminen tarjouspyyntöön 6 (96) Julkisia hankintoja koskevan lain (348/2007) mukaan hankintayksiköllä on oikeus päättää hankittavan tuotteen tai palvelun sisällöstä, laajuudesta ja laadusta. Hankinnan ympäristönäkökohtia määritettäessä on varmistettava ainoastaan, ettei tämä määrittely rajoita muiden EU:n alueen toimijoiden mahdollisuutta päästä kansallisille markkinoille. Toinen suojatoimi on se, että hankinnan kohteen määrittelyssä käytetyt tekniset eritelmät eivät julkisiin hankintoihin sovellettavien sääntöjen mukaan saa olla syrjiviä (EU:n komissio 2005). Ympäristönäkökohdat voivat koskea tarjoajan soveltuvuutta (A), hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksia (B) tai ympäristömyönteisyydestä voidaan antaa pisteitä tarjousten vertailussa (C). Ympäristönäkökohta voidaan ottaa huomioon myös hankintasopimuksen erityisehtona (D). Tarjoajan soveltuvuutta koskeviin vaatimuksiin voidaan liittää ympäristönäkökohta yrityksen henkilöstön koulutuksen ja ammatillisen osaamisen yhteydessä. Esimerkiksi kuljetuspalveluyritykseltä voidaan edellyttää, että kyseinen palvelu kyetään tarjoamaan kuljettajilla, jotka saavat säännöllisesti ennakoivan ja taloudellisen ajotavan koulutusta. Palvelutarjoajia voidaan myös pyytää osoittamaan valmiutensa hallita palvelun toteuttamiseen liittyvät ympäristövaikutukset. Yrityksen ympäristöjärjestelmä voi toimia eräänä mahdollisena keinona osoittaa tämä valmius. Hankinnan kohteen määrittelyssä on mahdollista esittää ympäristönäkökohtiin liittyviä vähimmäisvaatimuksia. Vähimmäisvaatimusten on oltava mitattavissa olevia asioita, joita vasten tarjoajia voidaan arvioida ja vertailla. Vaatimukset voivat kohdistua hankinnan kohteena olevaan tuotteeseen tai palveluun taikka sen tiettyyn osaan. Vaatimukset voivat koskea esimerkiksi hankinnan kohteen suoritustekniikkaa, suorituskykyä, valmistusmateriaaleja, ainesosia, valmistustapaa tai pakkauksia edellyttäen, että näillä vaatimuksilla on välitön liittymä hankinnan kohteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 7 (96) Hankinnan kohteelle asetettavien vähimmäisvaatimusten on kohdistuttava aina samankaltaisina ja -tasoisina kaikkiin ehdokkaisiin (yhdenvertaisen kohtelun periaate). Vaatimuksia laadittaessa on varmistettava, että tarjouskilpailussa on mukana riittävästi toimittajia, jotka täyttävät tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vaatimukset. Valmistajien kanssa käytävällä avoimella vuoropuhelulla tai esimerkiksi työja elinkeinoministeriön maksuttomaan, sähköiseen ilmoituskanavaan jätettävällä tietopyynnöillä voidaan saada arvokasta tietoa markkinoilla tarjolla olevista vaihtoehdoista. On mahdollista, että markkinakatsauksenkaan jälkeen ei olla varmoja siitä, onko hankittaville tuotteille tai palveluille olemassa ympäristömyönteisempiä vaihtoehtoja tai mikä on niiden laatu tai hinta. Tällöin on suositeltavaa käyttää vertailumenettelyä, jossa ympäristömyönteisyydestä voidaan antaa pisteitä tarjousten vertailussa. Tarjousten vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen. Sellaisissa palveluhankinnoissa, joissa henkilöstön ympäristöasioihin liittyvällä asiantuntemuksella tai ammattitaidolla on hankinnan toteuttamisessa merkitystä, voidaan näihin seikkoihin liittyviä vertailuperusteita käyttää myös tarjousten vertailussa. Markkinoiden kehittyessä osa vertailuperusteista voidaan siirtää hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksiksi tai tarjoajaa koskeviksi soveltuvuusvaatimuksiksi. Julkisissa hankinnoissa ei voida vaatia, että tuotteelle on myönnetty jokin tietty ympäristömerkki. Ympäristömerkkien perusteita voidaan kuitenkin käyttää hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksina tai vertailukriteereinä. Näiden täyttyminen voidaan osoittaa ympäristömerkillä, mutta myös tarjoajan muut soveltuvat todistuskeinot on aina hyväksyttävä (hankintadirektiivi 2004/17/EY 23 artikla). Yleisperiaatteena on, että tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset eivät voi enää sellaisenaan olla tarjousten vertailukriteerejä. Hankinnan ympäristömyönteisyydelle voidaan kuitenkin asettaa tietty vähimmäistaso ja tarjousten vertailussa tarjouksille voidaan antaa pisteitä sen mukaan, missä suhteessa hankinnan kohde ylittää sille asetetun vähimmäistason. Tarjouspyynnössä esitetyille ympäristönäkökohdille on osoitettava tarjouksen kokonaispisteissä riittävä painoarvo, jotta niillä olisi todellista vaikutusta tarjouksen valintaan. EU:n komission (2005) mukaan ympäristönäkökohtien tulisi olla joko hankinnan kohteelle asetettavia vähimmäisvaatimuksia tai silloin, kun ne ovat tarjousten vertailuperusteita, ympäristömyönteisyyden perusteella annettavien pisteiden yhteenlasketun painoarvon tulisi olla vähintään kymmenen prosenttia tarjouksen kokonaispisteistä. Tuotteen tai palvelun käyttäjän tulisi seurata valitun tuotteen tai palvelun laatuominaisuuksien toteutumista. Esimerkiksi ajoneuvo- ja laitehankinnoissa olisi tärkeä mitata ja seurata näiden toteutuvaa suorituskykyä ja käytönaikaista kulutusta. Mittaamisella ja seurannalla voidaan arvioida hankinnan onnistumista ja nähdä hankinnan ympäristömyönteisyyden kehittyminen ajan myötä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 2.2 8 (96) Hankintojen ympäristönäkökohtia koskevat säädökset ja yleiset ohjausasiakirjat Julkisia hankintoja säätelevät laki, asetus ja valtioneuvoston periaatepäätös. Hankintojen ympäristönäkökohtien huomioon ottamiseksi on annettu Euroopan ja valtion tasolla säädöksiä ja vaatimuksia. Ympäristömyötäisten hankintojen tueksi on lisäksi olemassa runsaasti ohjeistuksia ja verkkopohjaisia tietokantoja. Seuraavassa esitetään keskeisimmät ympäristömyötäisten julkisten hankintojen ohjausasiakirjat EUtasolla ja kansallisesti. Jatkossa tarjouspyyntöjä laadittaessa on huomioitava mahdolliset lainsäädännölliset muutokset ja ajankohtainen ohjeistus. Euroopan unionin säädökset ja ohjeet Direktiivi 2006/32/EY energian loppukäytön tehokkuudesta ja energiapalveluista (ns. energiapalveludirektiivi, ESD, Suomessa energiatehokkuussopimukset) EY asetus N:o 106/2008 toimistolaitteiden energiatehokkuutta osoittavia merkintöjä koskevasta yhteisön ohjelmasta (Energy Star -asetus) Ecodesignpuitedirektiivi 2009/125/EY sekä energiamerkinnän puitedirektiivi 2010/30/EU Direktiivi puhtaiden ja energiatehokkaiden tieliikenteen moottoriajoneuvojen edistämisestä 2009/33/EY EY asetus N:o 1221/2009 organisaatioiden vapaaehtoisesta osallistumisesta yhteisön ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMASjärjestelmä) Euroopan unionin komissio 2005: Käsikirja ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa Euroopan unionin komissio 2011: Vihreä kirja EU:n julkisten hankintojen politiikan uudistamisesta: Kohti tehokkaampia eurooppalaisia hankintamarkkinoita Kansallinen lainsäädäntö ja ohjeistus Valtioneuvoston asetus pakkauksista ja pakkausjätteestä annetun valtioneuvoston päätöksen muuttamisesta (987/2004) Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Laki julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007) Valtioneuvoston periaatepäätös kestävien valintojen edistämisestä julkisissa hankinnoissa (8.4.2009) Valtioneuvoston periaatepäätös energiatehokkuustoimenpiteistä (4.2.2010) Ministeriöiden ohjeet Liikenne- ja viestintäministeriö 2007: Energiatehokkuuden ja ympäristönäkökohtien huomioon ottaminen kuljetuspalvelujen hankinnoissa. Ohje 17.1.2007 Ympäristöministeriö 2008: Ehdotus kestävien hankintojen toimintaohjelmaksi – julkisten hankintojen työryhmän ehdotus 13.2.2008 Työ- ja elinkeinoministeriö 2011: Energiatehokkuus julkisissa hankinnoissa, työ- ja elinkeinoministeriön ohjeet Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 2.3 9 (96) Ympäristömerkit Julkisia hankintoja koskevassa lain (321/2010) 45§:ssä mainitaan mahdollisuus käyttää tarjoajien suorituskykyä ja toiminnallisia ominaisuuksia koskevien vaatimusten esittämiseen eurooppalaisessa, monikansallisessa tai muussa ympäristömerkissä olevia yksityiskohtaisia perusteita tai tarvittaessa niiden osia. Edellytyksenä ympäristömerkin perusteiden tai niiden osien käyttämiselle on, että: eritelmät soveltuvat hankintasopimuksen kohteena olevien tuotteiden tai palvelujen ominaisuuksien määrittämiseen; merkkiä koskevat vaatimukset kehitetään tieteellisen tiedon pohjalta; kaikki asianomaiset tahot, kuten viranomaiset, kuluttajat, valmistajat, vähittäiskaupan edustajat sekä ympäristöjärjestöt, ovat voineet osallistua merkinlaatimiseen; merkki on kaikkien osapuolten saatavilla. Hankintayksikkö voi ilmoittaa, että tietyllä ympäristömerkillä varustetun tuotteen tai palvelun katsotaan täyttävän ympäristönäkökohtiin liittyvät vaatimukset. Hankintayksikön on kuitenkin hyväksyttävä myös tarjoajan esittämä muu osoitus, kuten valmistajan tekninen asiakirja tai tunnustetun toimielimen laatima tekninen raportti. Ympäristömerkit voivat olla joko viranomaisten tai epävirallisten tahojen kuten järjestöjen tai yritysten hallinnoimia ja valvomia. Virallisia ympäristömerkkejä ovat Pohjoismainen ympäristömerkki (Joutsenmerkki), EU:n ympäristömerkki (Kukkamerkki) ja EU:n Energiamerkki. Viralliset merkit ovat puolueettomia ja luotettavia välineitä tietojen todentamiseen, koska tuotteen elinkaaren eri vaiheiden ympäristövaikutukset on arvioitu asiantuntijaryhmän laatimien kriteereiden pohjalta ja merkin myöntämisen yhteydessä on edellytetty ulkopuolista arviointia. Tyypin I ympäristömerkit ovat julkisia ja perustuvat useaan eri kriteeriin sekä tiettyihin hyväksyntä-/hylkäysperusteisiin, joiden pohjalta on muodostettu kyseistä merkkiä koskeva standardi. Kutakin järjestelmään kuuluvaa tuote- ja palveluryhmää varten on vahvistettu omat perusteet. Perusteissa määritellään hankinnan kohteen ekologista kestävyyttä koskevat vaatimukset ja joissain tapauksissa määritellään myös vaatimuksia, joilla varmistetaan tuotteen soveltuminen käyttötarkoitukseen. Tunnetuimmat usean eri kriteerin ympäristömerkit ovat Pohjoismainen ympäristömerkki (Joutsenmerkki) ja EU:n ympäristömerkki (Kukkamerkki): Ympäristömerkit (tyyppi I, ISO 14024) Pohjoismainen ympäristömerkki (Joutsenmerkki) http://www.ymparistomerkki.fi/ EU:n ympäristömerkki (Kukkamerkki) http://ec.europa.eu/environment/ecolabel/ Yhden asian merkeillä tarkoitetaan merkkejä, jotka liittyvät yhteen tiettyyn ympäristönäkökohtaan, kuten energiankulutukseen tai päästötasoihin. Yhden asian merkkejä Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 10 (96) on kahdenlaisia. Ensimmäinen tyyppi perustuu yhteen tai useampaan hyväksyntätai hylkäyskriteeriin, jotka liittyvät tiettyyn kysymykseen, kuten energiatehokkuuteen. Jos tuote täyttää nämä kriteerit, siihen voidaan liittää kyseinen merkki. Tämäntyyppisiä merkkejä ovat esimerkiksi EU:n luomumerkki ja toimistolaitteiden Energy Star ja Blue Angel -merkit. Toinen merkkityyppi perustuu siihen, että tuote tai palvelu luokitellaan tiettyyn asiaan liittyvän ekologisen kestävyyden perusteella. Tätä tyyppiä edustaa esimerkiksi EU:n energiamerkki, jossa esimerkiksi kotitalouslaitteet luokitellaan energiatehokkuuden perusteella siten, että A++ on tehokkain ja G vähiten tehokas tuote. Julkiset yhden asian merkit Energy Star -merkki (toimistolaitteet) http://www.eu-energystar.org/fi/fi_003p.shtml Blue Angel -merkki (toimistolaitteet) http://www.blauer-engel.de/en/blauer_engel/index.php EU:n luomumerkki http://ec.europa.eu/agriculture/organic/eupolicy/logo_fi EU:n energiamerkki http://www.energylabels.org.uk/eulabel.html Julkisten ympäristömerkkien lisäksi on olemassa myös yksityisiä merkkejä, joita ovat luoneet kansalaisjärjestöt, elinkeinoryhmittymät tai sidosryhmien liitot. Niitä ovat esimerkiksi metsäsertifiointijärjestelmien, kuten FSC:n (Forest Stewardship Council) tai PEFC:n (Pan European Forest Certification) merkinnät. FSC-merkki osoittaa, että tuote on peräisin paikallisille ihmisille tärkeistä metsistä, joissa eliölajien suojelu on vastuuntuntoista. PEFC on yleiseurooppalainen metsäsertifiointijärjestelmä, jonka perustana ovat Euroopan metsäministerikokouksissa hyväksytyt eurooppalaiset kestävän metsätalouden kriteerit. Luomu-valvottua tuotantoa -merkki eli ns. aurinkomerkki noudattaa EU:n asetuksen luomuehtoja ja osoittaa että tuote on suomalaisen viranomaisen valvonnassa. Tuote on valmistettu, pakattu tai etiketöity Suomessa. Merkin myöntää Elintarviketurvallisuusvirasto Evira. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 11 (96) Yksityiset merkit FSC:n (Forest Stewardship Council) metsäsertifiointijärjestelmä http://finland.fsc.org/index.html PEFC:n (Pan European Forest Certification) metsäsertifiointijärjestelmä http://www.pefc.org/Internet/html/. Luomu - valvottua tuotantoa -merkki http://www.evira.fi/portal/fi/evira/ asiakokonaisuudet/luomu/ 2.4 Ympäristöasioiden hallintajärjestelmät Palveluhankinnoissa tarjoajilta voidaan hankinnan kohteen sitä edellyttäessä pyytää hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyviä selvityksiä ympäristöhallintajärjestelmistä. Voidaan esimerkiksi edellyttää selvitystä siitä, kuinka materiaalin, energian ja veden kulutusta sekä jätteiden syntyä vähennetään palvelusopimusta toteutettaessa, taikka minkälaista koulutusta palvelun henkilöstölle annetaan työhön liittyvissä ympäristöasioissa. Palveluhankinnoissa nämä selvitykset ovat osa tarjoajan soveltuvuuden arviointia. Ympäristöasioiden hallintajärjestelmät ovat organisaation ympäristöjohtamisen käytännön välineitä, joiden avulla on mahdollista parantaa organisaation ekotehokkuutta, vähentää energian ja raaka-aineiden käyttöä, edistää kestäviä hankintoja, saada aikaan taloudellisia säästöjä, lisätä henkilöstön osallistumista ja synnyttää kysyntää uusille ekologisille tuotteille ja toimintatavoille (Reinikainen 2010). Palvelutarjoajat voivat osoittaa pystyvänsä vähentämään palvelun ympäristövaikutuksia joko rekisteröinnillä eurooppalaiseen tai kansainväliseen standardoituun ympäristöjärjestelmäjärjestelmään, sertifikaatilla tai vaihtoehtoisesti omalla kuvauksellaan siitä, että yrityksen toimenpiteet takaavat tarjouspyynnössä vaaditun ympäristöasioiden hallintatason. EMAS on yksityiselle sektorille ja julkishallinnon organisaatioille tarkoitettu vapaaehtoinen ympäristöjärjestelmä, joka perustuu EU:n asetukseen (EY N:o 1221/2009). Asetus edellyttää, että ulkopuolinen ympäristötodentaja (auditoija) vahvistaa järjestelmän toimivuuden ja raporteissa esitetyt tiedot. ISO 14001 ympäristöjärjestelmästandardi on osa EMAS-asetusta. ISO 14001 -standardin ja EMAS-asetuksen välillä on joitain eroja, jotka koskevat ympäristöraportointia ja ympäristölainsäädännön noudattamista, henkilöstön osallistumista ja ympäristösuojelutason jatkuvaan parantamista (www.ymparisto.fi/emas). Tarjoajan vastuulla on näyttää, että sen vapaamuotoinen kuvaus organisaation ympäristöjärjestelmästä täyttää ympäristöasioiden hallintaa koskevien standardien vaatimukset. Tarjoajilta ei voida vaatia tiettyyn ympäristöjärjestelmään tai standardiin rekisteröitymistä, mutta tarjoajien vapaamuotoisten ympäristöjärjestelmäkuvausten ar- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 12 (96) vioinnissa voidaan käyttää esimerkiksi EN ISO 14 001:2004 ympäristöjärjestelmän kohtia ja varmistaa, että organisaation ympäristöjärjestelmässä on kuvattu: Organisaation ympäristöjärjestelmän laajuus, ylläpito ja dokumentointi Organisaation ympäristöpolitiikka, -päämäärät ja -tavoitteet Toimintojen, tuotteiden ja palveluiden merkittävimmät ympäristönäkökohdat Lakisääteiset ja muut organisaation ympäristönäkökohtiin liittyvät vaatimukset Vastuut päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisesta kaikille asiaankuuluville toiminnoille ja organisaatiotasoille määriteltyinä sekä keinot ja aikataulu, joilla nämä saavutetaan Ympäristöjärjestelmään liittyvä koulutus sekä organisaation sisäinen ja ulkoinen viestintä Ympäristöjärjestelmän asiakirjojen hallinta ja dokumentointi Onnettomuus- ja hätätilanteiden valmiusmenettelyt, toimintasuunnitelmat ja niiden testaus Toimintojen tarkkailu- ja mittausmenettelyt sekä niiden dokumentointi ja arviointi Poikkeamien ja korjaavien toimenpiteiden käsittely Sisäinen auditointi Johdon katselmus Mikäli ajoneuvo-, laite- ja tarvikehankinnoissa halutaan kiinnittää huomiota tuotteen valmistuksen tai toimituksen ympäristökuormitukseen taikka tiettyihin tuotantomenetelmiin, näitä koskevat selvitykset tulee esittää hankinnan kohteen määrittelyssä. Kun tuotantomenetelmällä on selvä yhteys hankinnan kohteeseen, voidaan esimerkiksi edellyttää tai antaa pisteitä siitä, että jokin tietty raaka-aine, tekstiilikuitu tai elintarvike on tuotettu luonnonmukaisesti (laki julkisista hankinnoista 348/2007). Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 3 13 (96) Kokonaistaloudellisuus valintaperusteena Hankintalain mukaan tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Kun EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa käytetään valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa. Jos kyseessä on kansallinen, EU-kynnysarvon alittava hankinta tai vertailuperusteiden suhteellisen painotuksen ilmaiseminen ei ole muutoin perustellusti mahdollista, vertailuperusteet on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä. Jos vertailuperusteet ilmoitetaan hankintailmoituksessa, niitä ei saa tarjouspyynnössä enää muuttaa. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, elinkaarikustannuksia, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristömyönteisyyttä, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja tai toimituspäivää taikka toimitustai toteutusaikaa. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden asettaminen on aina hankintayksikön harkittavissa, kunhan ne liittyvät hankinnan kohteeseen, ovat objektiivisia ja syrjimättömiä eivätkä anna hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta. Pääsääntöisesti kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee tuottaa hankintayksikölle taloudellista etua. Hankintayksikölle koituvan taloudellisen hyödyn edellytyksestä voidaan poiketa muun muassa ottamalla huomioon sellaisia mitattavissa olevia ympäristönäkökohtia, jotka ovat yleisen edun mukaisia, mutta eivät tuota välitöntä taloudellista etua hankintayksikölle. On kuitenkin muistettava, että ympäristövaatimusten täyttymiseen liittyvien vertailuperusteiden on oltava mitattavissa. Kun kokonaistaloudellista edullisuutta käytetään valintaperusteena, on pystyttävä mittaamaan laatua ja hintaa sekä yhdistämään niiden arvot. Käytännössä tämä tapahtuu niin, että kaikille kriteereille pitää antaa absoluuttiset numeraaliset arvot (hinta sinänsä on sellainen, muille annetaan pisteet), jotka sitten painotetaan ennalta ilmoitettujen painoarvoprosenttien mukaisesti pisteiksi. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4 Copyright 14 (96) Laitteet ja kalusteet 4.1 Tietotekniikkalaitteet 15 4.2 Suurkeittiölaitteet 19 4.3 Tekstiilihuoltolaitteet 21 4.4 Välinehuoltolaitteet 23 4.5 Kuvauslaitteet 26 4.6 Lääkintälaitteet 28 4.7 Laboratoriokylmälaitteet 31 4.8 Laboratorion analytiikkalaitteet 33 4.9 Valonlähteet ja valaisimet 35 4.10 Sähköiset lisälämmittimet 37 4.11 Huonekalut 39 4.12 Sairaalakalusteet 42 HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.1 15 (96) Tietotekniikkalaitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 16 (96) 1. Työasemien ja näyttöjen on täytettävä Energy Star 5.0 -merkin energiatehokkuusvaatimukset. Todentaminen: Energy Star tai Blue Angel -merkillä varustetut tuotteet täyttävät vaatimukset. Muut asianmukaiset todisteet, kuten laitteen teknisiä tietoja koskevat valmistajan asiakirjat tai tunnustetun elimen koestusraportti, jotka osoittavat vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Näyttöjen, palvelimien ja tulostinten tulee tukea eri virranhallintaominaisuuksia, kuten lepo- ja valmiustilaa. Todentaminen: Selvitys laitteen virranhallintaominaisuuksista. 3. Laitteen onsite-takuu on vähintään 3 vuotta. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. Kohtien 4–9 todentaminen: Tuotteet, joilla on tyypin I ympäristömerkki tai Blue Angel -ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 4. Yli 25 g painavat muoviosat eivät saa sisältää palonsuoja-aineita tai -valmisteita, joihin on liitetty jokin seuraavista neuvoston direktiivissä 67/548/ETY määritellyistä vaarallisuutta osoittavista lausekkeista: R45 (aiheuttaa syöpäsairauden vaaraa) R46 (saattaa aiheuttaa periytyviä geneettisiä vaurioita) R60 (voi heikentää hedelmällisyyttä) R61 (vaarallista sikiölle). 5. Purettavuus: Yli 25 g painavat muoviosat on varustettava ISO 11469:2000 -standardin mukaisella pysyvällä materiaalimerkinnällä. Tätä kriteeriä ei sovelleta suulakepuristettuihin muovimateriaaleihin eikä litteiden näyttöjen valojohtimiin. Muoviosat on valmistettava yhdestä polymeeristä tai yhteensopivista polymeereistä, lukuun ottamatta koteloa, joka saa koostua enintään kahdesta erotettavissa olevasta polymeerityypistä. Koskee tietokoneita ja näyttöruutuja: Liitokset on helppo löytää, niitä voidaan käsitellä tavanomaisilla työkaluilla, ja ne ovat mahdollisimman pitkälle standardoituja. 6. Pöytätietokoneiden ja kannettavien huollettavuus: Koneen muisti on helposti saatavilla ja voidaan vaihtaa Koneen kiintolevy ja mahdollinen CD- ja/tai DVD-asema voidaan vaihtaa. 7. Nestekidenäyttöjen taustavalaistus saa sisältää enintään keskimäärin 3,5 mg elohopeaa lamppua kohden. 8. Laitteet, joissa on tulostustoiminto ja jotka voivat käsitellä yli 45 A4-kokoista paperiarkkia minuutissa, on varustettava automaattisella kaksipuolisella tulostuksella (kaksipuolisen tulostuksen lisälaitteella). Kaikissa alle 45 A4-kokoista paperiarkkia minuutissa tulostavissa tulostimissa ja monitoimilaiteissa on oltava vähintään manuaalinen tai ohjelmistopohjainen mahdollisuus valita kaksipuolinen tulostus A4-kokoiselle paperille. 9. Palvelimissa on käytettävä korkean hyötysuhteen virtalähteitä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 17 (96) 10. Laitteen mukana tulee olla selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 11. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on ilmoitettava laitteen sähkönkulutus (W). Näyttöjen ja työasemien kohdalla sähkönkulutus on ilmoitettava normaalitilassa, valmiustilassa ja lepotilassa. Palvelimien kohdalla sähkönkulutus on ilmoitettava normaalissa toimintatilassa (keskimäärin 50 % prosessorikuorma) ja täydellä kuormalla (> 90 % prosessorikuorma kaikissa prosessoreissa keskimäärin). Tilaaja testaa työasemien ja oheislaitteiden virranhallintaominaisuuksien toimivuuden tarjoajan toimittamilla testikokoonpanoilla omassa ympäristössään. Näiden testien tulokset huomioidaan tarjouksia vertailtaessa. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Akun kesto: (koskee kannettavia tietokoneita). Todentaminen: Selvitys kannettavan tietokoneen akun kestosta normaalikäytössä (tunnit ja minuutit) laitteeseen asennetuilla virranhallinta-asetuksilla. Tilaaja testaa työasemien ja oheislaitteiden virranhallintaominaisuuksien toimivuuden tarjoajan toimittamilla testikokoonpanoilla omassa ympäristösään. Näiden testien tulokset huomioidaan tarjouksia vertailtaessa. 3. Äänitehotaso: Tarjous saa lisäpisteen, jos pöytätietokoneen tai kannettavan tietokoneen ISO 9296 standardin 3.2.5 kohdanmukainen ilmoitettu A-painotettu äänitehotaso (re 1 pW), mitattuna ISO 7779 -standardin mukaisesti, ei ylitä seuraavia arvoja: Pöytätietokoneet: 4,0 B(A) tyhjäkäyntitilassa (vastaa 40 dB(A):ta) 4,5 B(A) kiintolevyä luettaessa (vastaa 45 dB(A):ta). Kannettavat tietokoneet: 3,5 B(A) tyhjäkäyntitilassa (vastaa 35 dB(A):ta) 4,0 B(A) kiintolevyä luettaessa (vastaa 40 dB(A):ta). Tarjous saa lisäpisteen, jos tulostustoiminnolla varustettujen laitteiden ISO 9296 standardin mukainen ilmoitettu A-painotettu äänitehotaso (LWAd), mitattuna ISO 7779 -standardin mukaisesti, ei ylitä seuraavalla kaavalla laskettavia arvoja: LWAd: 0,035 x CPM + 5,9 (B) kun CPM = kopiota minuutissa. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 18 (96) Lisäksi laite ei saa ylittää arvoa 7,5 (B) LWAd, lukuun ottamatta laitteita, joiden CPM > 71. Todentaminen: Tuotteet, joilla on tyypin I ympäristömerkki tai Blue Angel ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa kriteerin täyttymisen, hyväksytään myös. 4. Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottu palvelin täyttää sitä koskevat Energy Star 1.0 merkin kriteerit (Energy Star 1.0 for Enterprise Servers Power and Performance Data Sheets). Todentaminen: Energy Star -merkillä varustetut tuotteet täyttävät vaatimukset. Muut asianmukaiset todisteet, kuten laitteen teknisiä tietoja koskevat valmistajan asiakirjat tai tunnustetun elimen koestusraportti, jotka osoittavat kriteerien täyttymisen, hyväksytään myös. 5. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjotun laitteen onsite-takuu ylittää vähimmäisvaatimuksen eli laitteen onsite-takuu on 5 vuotta tai yli. 6. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 7. Muovit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteessa, pakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi tuotteessa, pakkauksissa ja etiketeissä käytetyt muovit. 8. Muovien kierrätysmerkit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovin kierrätysmerkki 01-07. Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja sekoitteet) yhteydessä on lisäksi esitetty, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 9. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Tarjoajan tulee taata tarjottaviin laitteisiin varaosien toimittaminen vähintään viisi vuotta viimeisen toimituksen tapahtumisen jälkeen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.2 19 (96) Suurkeittiölaitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteen takuuaika on vähintään 12 kk. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 20 (96) 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh) tuotettua laitteen käyttötarkoituksen mukaan määrittyvää suoritetta kohden sekä valmiustilassa. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Kulutuksen laskennassa on tarpeen ottaa huomioon koko kulutus: laitteen käyttötilan ja lepo/valmiustilan kulutus sekä kulutus siirryttäessä lepo-/valmiustilasta käyttötilaan. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Vedenkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen vedenkulutuksesta (l) /ohjelma. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. 3. Höyrynkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen höyryn kulutuksesta (kg) laitteen käyttötarkoituksen mukaan määrittyvää suoritetta (pesukerta/ohjelma/sykli/kuorma) kohden. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. 4. Melutaso: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen käytönaikaisesta maksimimelutasosta (dB). Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 5. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan laitteen takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli takuuaika on 2 vuotta tai yli. 6. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 7. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 8. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 9. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.3 21 (96) Tekstiilihuoltolaitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Laitteessa on valmiustila. Todentaminen: Tekninen asiakirja tai muu selvitys, johon tämä tieto on merkitty. 3. Laitteen pesuvyöhyke on kokonaisuudessaan eristetty. Todentaminen: Tekninen asiakirja tai muu selvitys, johon tämä tieto on merkitty. 4 Laitteen takuuaika on vähintään 12 kk 2-vuorotyössä. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 22 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh) laitteen käyttötarkoituksen mukaan määrittyvää suoritetta kohden (esim. pyykkikilo). Kulutuksen laskennassa on tarpeen ottaa huomioon koko kulutus: laitteen käyttötilan ja lepo-/valmiustilan kulutus sekä kulutus siirryttäessä lepo-/valmiustilasta käyttötilaan. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä. 2. Vedenkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen veden kulutuksesta (l) sisältäen esipesun ja ilman esipesua / suorite (pesukerta/ohjelma/sykli/kuorma). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. 3. Höyrynkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen höyryn kulutuksesta (kg) pesukertaa/ohjelmaa/sykliä/kuormaa kohden. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. 4. Melutaso: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen käytönaikaisesta maksimimelutasosta (dB). Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 5. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 6. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 7. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 8. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.4 23 (96) Välinehuoltolaitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteen takuuaika on vähintään 2 vuotta. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 24 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh) laitteen käyttötarkoituksen mukaan määrittyvää suoritetta kohden. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Kulutuksen laskennassa on tarpeen ottaa huomioon koko kulutus: laitteen käyttötilan ja lepo-/valmiustilan kulutus sekä kulutus siirryttäessä lepo-/valmiustilasta käyttötilaan. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Vedenkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen veden kulutuksesta (l) sisältäen esipesun ja ilman esipesua / suorite (pesukerta/ohjelma/sykli/kuorma). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. 3. Höyrynkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen höyryn kulutuksesta (l) laitteen käyttötarkoituksen mukaan määrittyvää suoritetta (pesukerta/ohjelma/sykli/kuorma) kohden. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. 4. Melutaso: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen käytönaikaisesta maksimimelutasosta (dB). Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 5. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan laitteen takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli takuuaika on 3 vuotta tai yli. 6. Energiansäästöjärjestelmä: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavassa laitteessa on energiansäästöjärjestelmä. 7. Vedensäästöjärjestelmä: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavassa laitteessa on vedensäästöjärjestelmä. 8. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 9. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 10. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 11. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 25 (96) seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Tarjoajan on taattava varaosien sekä huolto- ja korjauspalvelujen saatavuus vähintään 10 vuoden ajan laitteen ostosta. Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.5 26 (96) Kuvantamisen laitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteen takuuaika on vähintään 12 kk. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 27 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Valmiustila: tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavassa laitteessa on valmiustila. 2. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh) laitteen käyttötarkoituksen mukaan määrittyvää suoritetta kohden. Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Kulutuksen laskennassa olisi tarpeen mukaan otettava huomioon koko kulutus: laitteen kuvaustilan ja lepo-/valmiustilan kulutus sekä kulutus siirryttäessä lepo-/valmiustilasta kuvaustilaan. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 3. Melutaso: (Ei koske magneettikuvauslaitteita). Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen käytönaikaisesta maksimimelutasosta (dB). Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 4. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan laitteen takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli takuuaika on 2 vuotta tai yli. 5. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 6. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 7. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 8. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Tarjoajan on taattava varaosien sekä huolto- ja korjauspalvelujen saatavuus vähintään 10 vuoden ajan laitteen ostosta. Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudel- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 leen Copyright HUS 2012 käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan 28 (96) jätteenkeräyspisteeseen. Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.6 29 (96) Lääkintälaitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteen ja akun takuuaika on vähintään 12 kk. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 30 (96) 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 3. Laite täyttää EuP -direktiiviin perustuvassa IEC 60601-1 -standardissa lääkintälaitteiden ympäristömyönteistä suunnittelua koskevat vaatimukset (IEC 60601-1-9 standardi). Todentaminen: IEC 60601-1 -standardoidut laitteet täyttävät vaatimukset. Tarjoajan muu asianmukainen selvitys, joka osoittaa standardin vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Kulutuksen laskennassa on tarpeen ottaa huomioon koko kulutus: laitteen käyttötilan ja lepo-/valmiustilan kulutus sekä kulutus siirryttäessä lepo-/valmiustilasta käyttötilaan. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä. 2. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan laitteen takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli laitteen ja akun takuuaika on 2 vuotta tai yli. 3. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 4. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 5. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 31 (96) käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 6. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Tarjoajan on taattava varaosien sekä huolto- ja korjauspalvelujen saatavuus vähintään 10 vuoden ajan laitteen ostosta. Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.7 32 (96) Laboratoriokylmälaitteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa esimerkiksi seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteen takuuaika on vähintään 12 kk. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 33 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan laitteen takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli takuuaika on 2 vuotta tai yli. 3. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 4. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 5. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 6. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Tarjoajan on taattava varaosien sekä huolto- ja korjauspalvelujen saatavuus vähintään 10 vuoden ajan laitteen ostosta. Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.8 34 (96) Laboratorion analytiikkalaitteistot Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteessa on valmiustila. Todentaminen: Laitteen tekniset tiedot tai muu selvitys, johon tämä tieto on merkitty. 2. Laitteen takuuaika on vähintään 3 vuotta. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 3. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 35 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Kulutuksen laskennassa on tarpeen ottaa huomioon koko kulutus: laitteen käyttötilan ja lepo-/valmiustilan kulutus sekä kulutus siirryttäessä lepo-/valmiustilasta käyttötilaan. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 3. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 4. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 5. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.9 36 (96) Valonlähteet ja valaisimet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Lampun vähimmäiskäyttöikä (polttoikä) on vähintään 10 000 tuntia. Todentaminen: Selvitys, jossa esitetään lampun energiatehokkuusluokka, lampun valovirta (lm), lampun teho (W) ja lampun keskimääräinen nimellispolttoikä tunteina. Energiamerkki A tai tarjoajan muu vastaava selvitys, johon tämä tieto on merkitty. 2. Valonlähteen valotehokkuusarvo on EuP-direktiivin minimivaatimusten mukainen. Todentaminen: Tuotteen tekniset tiedot tai muu selvitys, josta käy ilmi valonlähteen valotehokkuus (LE / lm/W) lampputyypeittäin ja -tehoittain (W). Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 37 (96) 3. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Käyttöikä: Tarjous saa lisäpisteen jokaisesta tuhannesta tunnista, joka ylittää vähimmäisvaatimuksen eli 10 000 tuntia. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi lampun käyttöikä (polttoikä) tunteina. 2. LENI-luku: Tarjoajan on ilmoitettava valaistuksen LENI-luku (kWh/m2/vuosi). Esimerkkiarviointi: LENI-luvun perusteella laskien pienimmän LENI-luvun tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 3. Valaistusvoimakkuus (Em), häikäisy (UGRL) ja värintoisto (Ra): Tarjous saa lisäpisteen, jos lamppu täyttää SFS-EN 12646 standardissa toimistotiloille ja terveydenhuoltotiloille annetut suositukset, jotka koskevat lampun valaistusvoimakkuuden huoltoarvoa Em, pienintä sallittua häikäisyindeksiä UGRL ja pienintä sallittua värintoistoindeksiä Ra. Todentaminen: Selvitys, johon nämä tiedot on merkitty. 4. Kierrätettävyys: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottava lamppu on kierrätettävissä. 5. Loistelamppuvalaisimien liitäntälaitteet: Tarjous saa lisäpisteen, jos loistelamppuvalaisimissa on EuP-direktiivin vaatimukset täyttävät liitäntälaitteet. Todentaminen: Selvitys, johon tämä tieto on merkitty. 6. Läsnäoloautomatiikka: Tarjous saa lisäpisteen, jos valaisin on varustettu läsnäoloautomatiikalla. Todentaminen: Selvitys, johon tämä tieto on merkitty. 7. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 8. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.10 38 (96) Sähköiset lisälämmittimet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Laitteen takuuaika on vähintään 12 kk. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Sähkönkulutus: Tarjoajan on toimitettava selvitys laitteen sähkönkulutuksesta (kWh). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella laskien pienimmän sähkönkulutuksen tarjous saa maksi- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 39 (96) mivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys laitteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 3. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos laitteen mukana toimitetaan selkeä suomenkielinen käyttöohje, jossa energiatehokkuusnäkökulma on otettu huomioon. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeistuksen tulisi sisältää tietoa laitteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttötavoista ja laitteen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta 4. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa laitteen käyttöönottokoulutuksessa laitteen energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee laitteen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavat energiatehokkuusnäkökulmat 5. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.11 40 (96) Huonekalut Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Kaiken puumateriaalin ja puuhun perustuvan materiaalin on oltava peräisin laillisesti hakatusta puutavarasta. Todentaminen: Alkuperäketjunhallinnan sertifikaatitpuutavaralle, jolle on myönnetty FSC (Forest Stewardship Council) tai PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) -sertifikaatti tai jokin muu vastaa- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 41 (96) va todiste, hyväksytään näyttönä määräysten noudattamisesta. Puutavaran laillinen alkuperä voidaan osoittaa myös käytössä olevalla jäljitysjärjestelmällä. Näillä vapaaehtoisilla järjestelmillä voi olla kolmannen osapuolen myöntämä sertifiointi, usein osana ISO 9000- ja/tai ISO 14000- tai EMAS-järjestelmää. Sertifioimattoman puutavaran osalta tarjoajien on ilmoitettava puutavaran tyypit (puulajit), määrät ja alkuperä sekä todisteet laillisuudesta. Sinänsä puutavaran on oltava jäljitettävissä kautta koko toimitusketjun metsästä aina valmiiksi tuotteeksi saakka. 3. Kaikki vähintään 100 grammaa painavat muoviosat on merkittävä kierrätykseen kelpaavasti ISO 11469- tai vastaavan standardin mukaisesti, eivätkä ne saa sisältää lisäaineita tai muita materiaaleja, jotka saattavat haitata niiden kierrättämistä. Todentaminen: Selvitys tuotteissa olevista muovimateriaaleista sekä niiden määristä, merkintätavasta ja kiinnitystavasta toisiinsa tai muihin materiaaleihin. 4. Puu-, muovi- ja/tai metalliosien pinnoittamiseen käytettävien tuotteiden on täytettävä seuraavat vaatimukset: Tuote ei saa sisältää vaarallisia aineita, jotka on direktiivin 1999/45/EY mukaan luokiteltu syöpää aiheuttaviksi (R40, R45, R49), lisääntymiselimistölle haitallisiksi (R60, R61, R62, R63), perimää muuttaviksi (R46, R68), myrkyllisiksi (R23, R24, R25, R26, R27, R28, R51), hengitettäessä allergisia reaktioita aiheuttaviksi (R42) tai ympäristölle haitallisiksi (R50, R50/53, R51/53, R52, R52/53, R53), jotka aiheuttavat periytyviä geneettisiä vaurioita (R46), joiden pitkäaikainen altistus aiheuttaa vakavien terveyshaittojen vaaran (R48) tai jotka mahdollisesti aiheuttavat pysyviä vaikutuksia (R68). Tuote ei saa sisältää yli 5 painoprosenttia haihtuvia orgaanisia yhdisteitä. Ftalaatit: Sellaisia ftalaatteja ei saa käyttää, jotka täyttävät jonkin seuraavan vaaraa osoittavan lausekkeen (tai niiden yhdistelmälausekkeiden) luokituskriteerit: R60, R61, R62 direktiivin 67/548/ETY ja sen muutosten mukaisesti. Tuote ei saa sisältää atsiridiinia (etyleeni-imiiniä). Tuote ei saa sisältää kromi(IV)yhdisteitä. Todentaminen: Selvitys kaikista kalusteissa mukana oleville materiaaleille käytetyistä pintakäsittelyaineista sekä niiden käyttöturvallisuustiedotteet tai vastaavat asiakirjat, jotka osoittavat edellä mainittujen kriteerien täyttymisen. Kalusteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät nämä vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 5. Kalusteiden kokoonpanossa käytettävät liimat eivät saa sisältää yli 10:tä painoprosenttia haihtuvia orgaanisia yhdisteitä. Todentaminen: Selvitys kaikista kalusteiden kokoonpanossa käytetyistä liimoista sekä niiden käyttöturvallisuustiedotteet tai vastaavat asiakirjat, jotka osoittavat liiman sisältämien haihtuvien orgaanisten yhdisteiden määrän ja edellä mainittujen kriteerien täyttymisen. Kalusteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki täyttävät nämä vaatimukset mukaisiksi. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 6. Tuotteen kuljetuspakkausten tulee olla kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista valmistettuja tai niiden on oltava useaan kertaan käytettäviä. Kaikkien pakkausmateriaalien on oltava helposti käsin lajiteltavissa yhtä materiaalia (kuten pahvia, paperia, muovia tai kangasta) sisältäviin kierrätettäviin osiin. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista sekä pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 42 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Kierrätetyt materiaalit: Tarjoajan on ilmoitettava kierrätettyjen puuhun perustuvien materiaalien, muovien ja/tai metallin osuus painoprosentteina valmiista kalusteesta. Esimerkkiarviointi: Kierrätysmateriaalien osuuden perusteella laskien suurimman painoprosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 2. Pehmustemateriaalit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan tuotteen pehmustemateriaalit täyttävät tyypin I ympäristömerkin kriteerit. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät kriteerit. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa kriteerien täyttymisen, hyväksytään myös. 3. Luonnonmukaisesti tuotettu puuvilla ja muut luonnonkuidut: Tarjoajan on ilmoitettava painoprosentteina, kuinka suuri osa tekstiileissä käytetystä puuvillasta tai muista luonnonkuiduista on tuotettu luonnonmukaisesti. Jotta kuitua voitaisiin pitää tällaisena, se on pitänyt tuottaa asetuksen (EY) N:o 834/2007 mukaisesti. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteessa käytettyjen kuitujen alkuperä ja niiden tuotannon luonnonmukaisuus. Todentamisessa voidaan käyttää EU:n luomutunnusta tai hyväksyttyä kansallista luomutunnusta. Esimerkkiarviointi: Luonnonmukaisesti tuotettujen kuitujen osuuden perusteella laskien suurimman painoprosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 4. Kierrätetyt kuidut: Tarjoajan on ilmoitettava painoprosentteina, kuinka suuri osa tekstiileistä on valmistettu kierrätetyistä kuiduista, kuten kuiduista, jotka ovat peräisin yksinomaan tekstiili- tai vaatevalmistajien tilkuista tai kulutusjätteestä (tekstiili- tai muusta jätteestä). Todentaminen: Todistus tai muu selvitys, josta käy ilmi tuotteessa käytettyjen kuitujen alkuperä. 5. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Toimittaja vastaa käytöstä poistetun tuotteen asianmukaisesta kierrättämisestä ja hävittämisestä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 4.12 43 (96) Sairaalakalusteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäris- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 44 (96) töasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Kaiken puumateriaalin ja puuhun perustuvan materiaalin on oltava peräisin laillisesti hakatusta puutavarasta. Todentaminen: Alkuperäketjunhallinnan sertifikaatitpuutavaralle, jolle on myönnetty FSC (Forest Stewardship Council) tai PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification) -sertifikaatti tai jokin muu vastaava todiste, hyväksytään näyttönä määräysten noudattamisesta. Puutavaran laillinen alkuperä voidaan osoittaa myös käytössä olevalla jäljitysjärjestelmällä. Näillä vapaaehtoisilla järjestelmillä voi olla kolmannen osapuolen myöntämä sertifiointi, usein osana ISO 9000- ja/tai ISO 14000- tai EMAS-järjestelmää. Sertifioimattoman puutavaran osalta tarjoajien on ilmoitettava puutavaran tyypit (puulajit), määrät ja alkuperä sekä todisteet laillisuudesta. Sinänsä puutavaran on oltava jäljitettävissä kautta koko toimitusketjun metsästä aina valmiiksi tuotteeksi saakka. 3. Kaikki vähintään 100 grammaa painavat muoviosat on merkittävä kierrätykseen kelpaavasti ISO 11469- tai vastaavan standardin mukaisesti, eivätkä ne saa sisältää lisäaineita tai muita materiaaleja, jotka saattavat haitata niiden kierrättämistä. Todentaminen: Selvitys tuotteissa olevista muovimateriaaleista sekä niiden määristä, merkintätavasta ja kiinnitystavasta toisiinsa tai muihin materiaaleihin. 4. Puu-, muovi- ja/tai metalliosien pinnoittamiseen käytettävien tuotteiden on täytettävä seuraavat vaatimukset: Tuote ei saa sisältää vaarallisia aineita, jotka on direktiivin 1999/45/EY mukaan luokiteltu syöpää aiheuttaviksi (R40, R45, R49), lisääntymiselimistölle haitallisiksi (R60, R61, R62, R63), perimää muuttaviksi (R46, R68), myrkyllisiksi (R23, R24, R25, R26, R27, R28, R51), hengitettäessä allergisia reaktioita aiheuttaviksi (R42) tai ympäristölle haitallisiksi (R50, R50/53, R51/53, R52, R52/53, R53), jotka aiheuttavat periytyviä geneettisiä vaurioita (R46), joiden pitkäaikainen altistus aiheuttaa vakavien terveyshaittojen vaaran (R48) tai jotka mahdollisesti aiheuttavat pysyviä vaikutuksia (R68). Tuote ei saa sisältää yli 5 painoprosenttia haihtuvia orgaanisia yhdisteitä. Ftalaatit: Sellaisia ftalaatteja ei saa käyttää, jotka täyttävät jonkin seuraavan vaaraa osoittavan lausekkeen (tai niiden yhdistelmälausekkeiden) luokituskriteerit: R60, R61, R62 direktiivin 67/548/ETY ja sen muutosten mukaisesti. Tuote ei saa sisältää atsiridiinia (etyleeni-imiiniä). Tuote ei saa sisältää kromi(IV)yhdisteitä. Todentaminen: Selvitys kaikista kalusteissa mukana oleville materiaaleille käytetyistä pintakäsittelyaineista sekä niiden käyttöturvallisuustiedotteet tai vastaavat asiakirjat, jotka osoittavat edellä mainittujen kriteerien täyttymisen. Kalusteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. Tietyistä perustellusti esitetyistä syistä, jotka liittyvät hygieenisyys- tai lujuusvaatimuksiin taikka sairaalakalusteen käyttötarkoitukseen, voidaan antaa lievennystä puu-, muovi- ja/tai metalliosien pinnoitteille esitettyjen vaatimusten täyttymiselle. 5. Kalusteiden kokoonpanossa käytettävät liimat eivät saa sisältää yli 10 painoprosenttia haihtuvia orgaanisia yhdisteitä. Todentaminen: Selvitys kaikista kalusteiden kokoonpanossa käytetyistä liimoista sekä niiden käyttöturvallisuustiedotteet tai vastaavat asiakirjat, jotka osoittavat liiman sisältämien haihtuvien orgaanisten yhdistei- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 45 (96) den määrän ja edellä mainittujen kriteerien täyttymisen. Kalusteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. Tietyistä perustellusti esitetyistä syistä, jotka liittyvät hygieenisyys- tai lujuusvaatimuksiin taikka sairaalakalusteen käyttötarkoitukseen, voidaan antaa lievennystä liimoille esitettyjen vaatimusten täyttymiselle. 6. Tuotteen kuljetuspakkausten tulee olla kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista valmistettuja tai niiden on oltava useaan kertaan käytettäviä. Kaikkien pakkausmateriaalien on oltava helposti käsin lajiteltavissa yhtä materiaalia (kuten pahvia, paperia, muovia tai kangasta) sisältäviin kierrätettäviin osiin. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista sekä pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Kierrätetyt materiaalit: Tarjoajan on ilmoitettava kierrätettyjen puuhun perustuvien materiaalien, muovien ja/tai metallin osuus painoprosentteina valmiista kalusteesta. Esimerkkiarviointi: Kierrätysmateriaalien osuuden perusteella laskien suurimman painoprosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 2. Pehmustemateriaalit: Ei koske hygieniatuotteita. Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottavan tuotteen pehmustemateriaalit täyttävät tyypin I ympäristömerkin kriteerit. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät kriteerit. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa kriteerien täyttymisen, hyväksytään myös. 3. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Toimittaja vastaa käytöstä poistetun tuotteen asianmukaisesta kierrättämisestä ja hävittämisestä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 5 Copyright 46 (96) Ajoneuvot ja työkoneet 5.1 Henkilöautot ja kevyet hyötyajoneuvot 46 5.2 Työkoneet 49 HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 5.1 47 (96) Henkilöautot ja kevyet hyötyajoneuvot Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Uusien ajoneuvojen on oltava EURO 5 tai uudempien standardien mukaisia. Todentaminen: Tarjouksen tekijän on esitettävä ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 48 (96) 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 3. Tuotteen takuuaika on vähintään 2 vuotta. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä ja energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Uusiutuvien energianlähteiden käyttömahdollisuus: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjotussa ajoneuvossa on mahdollisuus käyttää uusiutuvia energianlähteitä (esim. biokaasu, biopolttoaineet, uusiutuvia energianlähteitä käyttäen tuotettu sähkö ja vety). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joissa näkyvät asianmukaiset tiedot ajoneuvon polttoaineista. 2. Melu: Tarjoajan on ilmoitettava ajoneuvon keskimääräinen melutaso (dB). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty tai asianmukaiset koetulokset. Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 3. Hiilidioksidipäästöt: Tarjoajan on ilmoitettava ajoneuvon polttoaineenkulutuksen hiilidioksidipäästöt (CO2/km). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joista käy ilmi ajoneuvon polttoaineenkulutus ja hiilidioksidipäästöt (CO2/km). Esimerkkiarviointi: Ajoneuvojen hiilidioksidipäästöt alle 101 g CO2/km (Energiamerkin luokka A tai vastaava paras voimassaoleva luokka) = 10 pistettä, hiilidioksidipäästöt 120–101 g CO2/km (Energiamerkin luokka B) = 5 pistettä, hiilidioksidipäästöt yli 120 g CO2/km = 0 pistettä 4. Vaihteen vaihdon ilmaisimet: (Koskee manuaalivaihteisia ajoneuvoja). Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjotussa manuaalivaihteisessa ajoneuvossa on vaihteen vaihdon ilmaisin ja/tai taloudellisen ajotavan seuranta- ja ohjausjärjestelmä. Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty. 5. Takuuaika: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjotun ajoneuvon takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli takuuaika on 3 vuotta tai yli. 6. Huollon saavutettavuus: Esimerkkiarviointi: Tarjous saa lisäpisteen, mikäli huolto sijaitsee maanteitse kuljettuna alle 20 km säteellä tilaajan toimipaikasta. 7. Huollon saatavuus: Esimerkkiarviointi: Tarjous saa lisäpisteen, mikäli ajoneuvon huolto on saatavilla seuraavasti: Huoltopalvelun aukioloaika klo 7–22, tekninen tuki (päivystys) 24 h ja huoltoon tai korjaukseen on pääsy kuluvan vuorokauden aikana tilauksesta. 8. Koulutus: Tarjous saa lisäpisteen, mikäli henkilöstölle annettavassa ajoneuvon käyttöönottokoulutuksessa ohjeistetaan taloudellisesta ja ennakoivasta ajotavasta. Todentaminen: Selvitys ajoneuvon käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavista energiatehokkuusnäkökulmista 9. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 49 (96) seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Toimittajan on valikoiden kerättävä käytetyt voiteluöljyt ja renkaat. Toimittajalla on myös oltava sopimus yhden tai usean valtuutetun jätteidenkäsittelijän kanssa näiden jätetyyppien asianmukaisesta käsittelystä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 5.2 50 (96) Työkoneet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Koneen takuuaika on hankittavasta koneen käyttöasteesta ja -kohteesta riippuen vähintään 24 kk (koskee trukkeja) / vähintään 3 vuotta (koskee pyöräkuormaajia ja jätepuristimia). Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 51 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Ominaiskulutus (kWh tai litraa): Tarjoajan on toimitettava selvitys koneen sähkön- (kWh) tai polttoaineen (I) kulutuksesta käyttötuntia kohden (Akulla varustetut trukit: 15:ta käyttötuntia kohden). Tarvittaessa pyydetään näyttö arvon toteutumisesta. Esimerkkiarviointi: Ominaiskulutuksen perusteella laskien pienimmän ominaiskulutuksen tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = parhaimman tarjouksen ominaiskulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen ominaiskulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Takuuaika: (Koskee trukkeja). Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjotun koneen takuuaika ylittää vähimmäisvaatimuksen eli takuuaika on 2 vuotta tai yli. 3. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 4. Käyttöohje: Tarjous saa lisäpisteen, jos koneen mukana toimitetaan selkeä, suomenkielinen, energiatehokkuusnäkökohdat sisältävä käyttöohje. Käyttöohjeen tai siihen erikseen liitettävän ohjeen tulisi sisältää tiedot mm. koneen sähköä säästävistä käyttötavoista ja koneen vaatimista huoltotoimista. Todentaminen: Selvitys koneen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta. 5. Ohjeistus: Tarjous saa lisäpisteen, jos toimittaja ohjeistaa henkilöstölle annettavassa koneen käyttöönottokoulutuksessa energiatehokkuutta edistävistä käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys koneen käyttöönottokoulutuksessa huomioon otettavista energiatehokkuusnäkökulmista D) Erityiset sopimusehdot Toimittaja vie kuljetuspakkaustarvikkeet uudelleen käytettäviksi, kierrätettäväksi tai soveltuvaan jätteenkeräyspisteeseen. Koskee trukkeja: Tarjoajan on taattava varaosien sekä huolto- ja korjauspalvelujen saatavuus vähintään 15 vuoden ajan koneen ostosta Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6 Copyright 52 (96) Toimisto- ja taloustarvikkeet 6.1 Kopio- ja painopaperit 52 6.2 Pehmo- ja talouspaperit 54 6.3 Astiat ja taloustarvikkeet 56 6.4 Puhdistustuotteet 58 6.5 Matkapuhelimet, laskimet, sanelimet 60 6.6 Tulostimien värikasetit 63 HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6.1 53 (96) Kopio- ja painopaperit Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 54 (96) 2. Tuote täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. EU:n ympäristömerkin kriteerit: ec.europa.eu/environment/ecolabel/product/pg_copyingpaper_en.htm Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit: http://www.ymparistomerkki.fi/joutsenkriteerit/kriteerit/paino-_ja_kopiopaperit Tietystä perustellusti esitetystä syystä, joka liittyy tuotteen käyttötarkoitukseen tai laitteistoon, voidaan antaa lievennystä tyypin I ympäristömerkin kriteerien täyttymiselle. 3. Tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Tarjoajan toimittama selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Tyypin I ympäristömerkityt tuotteet: Tarjous saa lisäpisteen tuotteesta, joka täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Muovien pakkausmerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 3. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu.. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6.2 55 (96) Pehmo- ja talouspaperit Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Tuote täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 56 (96) EU:n ympäristömerkin kriteerit: ec.europa.eu/environment/ecolabel/product/pg_copyingpaper_en.htm Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit: http://www.ymparistomerkki.fi/joutsenkriteerit/kriteerit/pehmopaperit Tietystä perustellusti esitetystä syystä, joka liittyy tuotteen käyttötarkoitukseen tai laitteistoon, voidaan antaa lievennystä tyypin I ympäristömerkin kriteerien täyttymiselle. 3. Tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Tarjoajan toimittama selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä 1. Tyypin I ympäristömerkityt tuotteet: Tarjous saa lisäpisteen tuotteesta, joka täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Muovien pakkausmerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 3. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6.3 57 (96) Astiat ja taloustarvikkeet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen materiaalikoostumus. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 58 (96) 2. Tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia arviointikriteerejä: 1. Tyypin I ympäristömerkityt tuotteet: Tarjous saa lisäpisteen tuotteesta, joka täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Kertakäyttötuotteet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottu kertakäyttötuote on valmistettu uusiutuvista materiaaleista ja se on biohajoava/ kompostoitava (esim. paperi, kartonki tai puu). Todentaminen: Selvitys tuotteen valmistusmateriaaleista 3. Muovien pakkausmerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 4. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6.4 59 (96) Puhdistustuotteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuotteiden mukana on toimitettava selkeät käyttö- ja annosteluohjeet. Todentaminen: Selvitys tuotteen mukana toimitettavista käyttö- ja annosteluohjeista 2. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen materiaalikoostumus. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 60 (96) 3. Tuote täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. EU:n ympäristömerkin kriteerit: ec.europa.eu/environment/ecolabel/product/pg_copyingpaper_en.htm Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit: http://www.ymparistomerkki.fi/files/1405/026fi4_6.pdf Tietystä perustellusti esitetystä syystä, joka liittyy tuotteen käyttötarkoitukseen, hygieenisyyteen tai tiettyyn laitteistoon, voidaan antaa lievennystä tyypin I ympäristömerkin kriteerien täyttymiselle. 4. Tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä 1. Tyypin I ympäristömerkityt tuotteet: Tarjous saa lisäpisteen tuotteesta, joka täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Hajusteet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottu tuote ei sisällä hajusteita, jotka luokitellaan herkistäviksi tai allergeenisiksi. 3. Väriaineet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottu tuote ei sisällä väriaineita, jotka luokitellaan herkistäviksi tai allergeenisiksi. 4. Kloori: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottu tuote ei sisällä klooria (Cl). Kohtien 2–4 todentaminen: Selvitys tuotteen materiaalikoostumuksesta. 5. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Tarjoajan toimittama selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 6. Muovien pakkausmerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 7. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6.5 61 (96) Matkapuhelimet, laskimet, sanelimet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Tuote on suunniteltu siten, että se on helposti purettavissa ja siitä voidaan erotella ne osat, jotka voidaan kierrättää tai käyttää uudelleen. Todentaminen: Tyypin I ympäristömerkillä tai Blue Angel -ympäristömerkillä varustettujen tuotteiden katsotaan täyttävän seuraavat vaatimukset. Myös muu asianmukainen näyttö, josta vaatimusten täyttyminen käy ilmi, hyväksytään. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 62 (96) 3. Kaikki yli 50 g painavat muoviosat on varustettava ISO 11469:2000 -standardin mukaisella pysyvällä materiaalimerkinnällä. Todentaminen: Selvitys tuotteen ja sen lisälaitteiden (ml. akku ja virtalähde) valmistusmateriaaleista ja kierrätettävyydestä. Tyypin I ympäristömerkillä tai Blue Angel -ympäristömerkillä varustetut tuotteet täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 4. Yli 50 g painavat muoviosat eivät saa sisältää palonsuoja-aineita tai -valmisteita, joihin on liitetty jokin seuraavista neuvoston direktiivissä 67/548/ETY määritellyistä vaarallisuutta osoittavista lausekkeista: R45 (aiheuttaa syöpäsairauden vaaraa) R46 (saattaa aiheuttaa periytyviä geneettisiä vaurioita) R60 (voi heikentää hedelmällisyyttä) R61 (vaarallista sikiölle). Todentaminen: Tyypin I ympäristömerkillä tai Blue Angel -ympäristömerkillä varustetut tuotteet täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 5. Laitteen ja akun takuuaika on vähintään 12 kk. Todentaminen: Toimittaja antaa kirjallisen takuun ja kuvauksen takuun sisällöstä tilaajalle. 6. Tuotteen mukana on toimitettava selkeä, suomenkielinen käyttöohje, joka sisältää tietoa mm. tuotteen sähkönkulutusta pienentävistä käyttöasetuksista ja käyttötavoista. Todentaminen: Selvitys laitteen käyttöohjeen sisällöstä energiatehokkuusnäkökulmasta C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Matkapuhelimen latauslaitteen sähkönkulutus: Matkapuhelimen latauslaitteen sähkönkulutus (W) valmiustilassa, kun latauslaite on kiinnitettynä pistorasiaan ilman puhelinta. Epärealistiset esitykset hylätään. Esimerkkiarviointi: Sähkönkulutuksen perusteella edullisin tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen sähkönkulutus (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen sähkönkulutuksella (Y) ja kerrottuna maksimivertailupisteillä Z. Laskukaava: X/Y x Z pistettä 2. Kierrätetyt materiaalit: Tarjoajan on ilmoitettava Kierrätystoiminnasta peräisin olevien materiaalien (muovien ja/tai metallin) osuus painoprosentteina lopullisesta tuotteesta. Esimerkkiarviointi: Kierrätysmateriaalien osuuden perusteella laskien suurimman painoprosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 3. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 4. Muovien pakkausmerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 63 (96) 5. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 6. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Matkapuhelimen toimittajan on taattava yhteensopivien akkujen, virtalähteiden sekä kuulokkeiden ja muiden lisälaitteiden saatavuus vähintään 2 vuoden ajan tuotteen ostosta. Tarjoajan on taattava laitteen osien, kuten akkujen, saatavuus yksittäisissä erissä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 6.6 64 (96) Tulostimien värikasetit Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Tuote täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. EU:n ympäristömerkin kriteerit: ec.europa.eu/environment/ecolabel/product/pg_copyingpaper_en.htm Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 65 (96) Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit: http://joutsenmerkki.fi/kriteeri_08 C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia arviointikriteerejä: 1. Tyypin I ympäristömerkityt tuotteet: Tarjous saa lisäpisteen tuotteesta, joka täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 3. Muovien pakkausmerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 4. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 5. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Tarjoaja toimittaa tilaajalle tarpeellisen määrän kierrätysastioita tyhjien väriainesäiliöiden ja varaosien kierrätykseen. Tarjoaja huolehtii siitä, että väriainesäiliöt ja varaosat hävitetään asianmukaisesti. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 7 Copyright 66 (96) Hoitotarvikkeet 7.1 Suojaus- ja sidontatarvikkeet 66 7.2 Metalliset hoitotarvikkeet ja elektrodit 68 7.3 Muoviset hoitotarvikkeet 70 HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 7.1 67 (96) Suojaus- ja sidontatarvikkeet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 68 (96) 1. Tuotteen lisäaineet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuote sisältää ainoastaan < 1 % lisäaineita/kemikaaleja, jotka ovat luokiteltu allergeenisiksi tai herkistäviksi (riskilausekkeet R42 ja/tai R43) direktiivin 67/548/ETY (ja se muutosten) mukaisten kriteerien perusteella. 2. Formaldehydi tekstiilituotteessa: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuote sisältää enintään 30 ppm vapaata tai osittain hydrolysoituvaa formaldehydiä. 3. Antibiootit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuote ei sisällä lisäaineena antibiootteja. Lisäaine sana tässä tarkoittaa tuotteeseen tarkoituksellisesti lisättyä lisäainetta 4. Muut antimikrobiset lisäaineet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteeseen ei ole lisätty triklosaania, CAS No. 3380-34-5. 5. Hopea: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteeseen ei ole lisätty hopeaa metallina tai yhdisteenä. (Ei koske erittäin vakaviin palovammoihin tarkoitettuja haavasiteitä.) 6. Lanoliini: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteeseen ei ole lisätty lanoliinia, CAS No. 8006-54-0. 7. Hartsi: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kiinnitys-/liima-aineisiin ei ole lisätty hartsia, CAS No. 8050-09-7, 8052-10-6 tai 73138-82-6. 8. Pakkausten kiinnitysmateriaalit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kiinnitysmateriaalit (esim. teipit, liimat) sisältävät ainoastaan < 1 % luonnonkumilateksia. Kohtien 1–8 Todentaminen: Selvitys tuotteen valmistusmateriaaleista. Tuotteet, joilla on tyypin I ympäristömerkki, katsotaan täyttävän kohdissa 1–8 esitetyt vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 9. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 10. Muovimerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos muovituotteessa ja -pakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 11. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteessa, pakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi tuotteessa, pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 12. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 69 (96) D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja 7.2 Metalliset hoitotarvikkeet ja elektrodit Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 70 (96) Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä 1. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 2. Muovimerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö tuote tai pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteen pakkauksissa 3. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 4. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 7.3 71 (96) Muoviset hoitotarvikkeet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 72 (96) C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia arviointikriteerejä 1. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 2. Muovimerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos muovituotteessa ja -pakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö tuote tai pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteessa ja pakkauksissa 3. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteessa, pakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi tuotteessa, pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 4. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8 Copyright 73 (96) Palvelut 8.1 Painatuspalvelut 73 8.2 Puhdistuspalvelut 75 8.3 Jätehuoltopalvelut 77 8.4 Henkilökuljetuspalvelut 80 8.5 Tavarakuljetuspalvelut 82 8.6 Huoltoasemapalvelut ja polttoaineet 85 HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8.1 74 (96) Painatuspalvelut Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Näiden vaatimusten asettamisen yhteydessä on harkittava niiden käyttökelpoisuutta joko hankinnan kohteen ehdottomien vaatimusten tai vertailuperusteiden kohdalla. Tarjoajan soveltuvuudelle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa kilpailutuksen kohteena oleva palvelu siten että sen ympäristövaikutukset ovat positiivisia eikä negatiivisia ja nämä vaikutukset pysyvät samansuuntaisina sopimuskaudella (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Todistus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Osoituksena vaatimuksen täyttymisestä hyväksytään myös tarjoajan vapaamuotoinen selvitys menettelyistä, joilla se pystyy vähentämään hankittavan palvelun energiankulutusta ja muita ympäristövaikutuksia ja siitä, että yrityksen palve- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 75 (96) luksessa toimiva henkilökunta saa säännöllisesti koulutusta työhönsä liittyvissä ympäristönäkökohdissa. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Palvelulle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Paino- ja kopiotöissä käytettävä paino- ja kopiopaperi täyttää sitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. EU:n ympäristömerkin kriteerit ovat saatavilla osoitteessa: http://ec.europa.eu/environment/ecolabel/index_en.htm Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit ovat saatavilla osoitteessa: http://www.ymparistomerkki.fi/joutsenkriteerit/kriteerit/paino-_ja_kopiopaperit Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät kriteerit. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa kriteerien täyttymisen, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Palvelun ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia arviointikriteerejä: 1. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos paino- ja kopiotöiden kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 2. Muovimerkinnät: Muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteen pakkauksissa 3. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos paino- ja kopiotöiden kuljetuspakkauksissa ja etiketeissä ei käytetä PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi tuotteen kuljetuspakkauksissa ja etiketeissä käytetyt muovit. D) Erityiset sopimusehdot Painatuspalveluyrityksessä pyritään mahdollisimman suureen energiatehokkuuteen ja energiansäästöön ja se kyetään todentamaan. Painatuspalveluja tarjoava yritys on sitoutunut energiansäästöön ja sitoutuu vuosittain raportoimaan tilaajan hankintayksikölle toteuttamistaan energiatehokkuustoimenpiteistä. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8.2 76 (96) Puhdistuspalvelut Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Näiden vaatimusten asettamisen yhteydessä on harkittava niiden käyttökelpoisuutta joko hankinnan kohteen ehdottomien vaatimusten tai vertailuperusteiden kohdalla. Tarjoajan soveltuvuudelle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa kilpailutuksen kohteena oleva palvelu siten että sen ympäristövaikutukset ovat positiivisia eikä negatiivisia ja nämä vaikutukset pysyvät samansuuntaisina sopimuskaudella (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Todistus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Osoituksena vaatimuksen täyttymisestä hyväksytään myös tarjoajan vapaamuotoinen selvitys menettelyistä, joilla se pystyy vähentämään hankittavan palvelun energiankulutusta ja muita ympäristövaikutuksia ja siitä, että yrityksen palveluksessa toimiva henkilökunta saa säännöllisesti koulutusta työhönsä liittyvissä ympäristönäkökohdissa. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Palvelulle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Palvelun tuottamiseen käytettävät puhdistustuotteet täyttävät niitä koskevat tyypin I ympäristömerkin vaatimukset. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 77 (96) EU:n ympäristömerkin kriteerit ovat saatavilla osoitteessa: http://ec.europa.eu/environment/ecolabel/index_en.htm Pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit ovat saatavilla osoitteessa: http://www.ymparistomerkki.fi/files/1405/026fi4_6.pdf Todentaminen: Tarjoajan on toimitettava luettelo puhdistuksessa käytettävistä tuotteista ja osoitettava, että ne ovat edellä mainittujen vaatimusten mukaiset. Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. Tietystä perustellusti esitetystä syystä, joka liittyy tuotteen käyttötarkoitukseen, hygieenisyyteen tai tiettyyn laitteistoon, voidaan antaa lievennystä tyypin I ympäristömerkin kriteerien täyttymiselle. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Palvelun ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Puhdistustekniikat: Tarjous saa lisäpisteen, jos puhdistuspalvelussa käytetään sellaista puhdistustekniikkaa, joka on tarjouspyynnössä asetettu eduksi katsottavaksi ominaisuudeksi. Nämä eduksi katsottavat ominaisuudet ovat tapauskohtaisia ja riippuvat mm. puhdistuskohteen lattiamateriaalista. Eduksi katsottavat ominaisuudet määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. Todentaminen: Kuvaus palvelun tuottamiseen käytettävistä puhdistustekniikoista. D) Erityiset sopimusehdot Sopimuspuolen on laadittava kuuden kuukauden kuluttua sopimuksen tekemisestä ja sen jälkeen kunkin sopimusvuoden lopussa selvitys, jossa ilmoitetaan kunkin puhdistuksessa käytetyn tuotteen nimi ja määrä. Tuotteista, joita ei mainita alkuperäisessä tarjouksessa, on toimitettava vaadittavat todisteet siitä, että ne ovat sopimuksen mukaisia. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8.3 78 (96) Jätehuoltopalvelut Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Näiden vaatimusten asettamisen yhteydessä on harkittava niiden käyttökelpoisuutta joko hankinnan kohteen ehdottomien vaatimusten tai vertailuperusteiden kohdalla. Tarjoajan soveltuvuudelle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa kilpailutuksen kohteena oleva palvelu siten että sen ympäristövaikutukset ovat positiivisia eikä negatiivisia ja nämä vaikutukset pysyvät samansuuntaisina sopimuskaudella (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Todistus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Osoituksena vaatimuksen täyttymisestä hyväksytään myös tarjoajan vapaamuotoinen selvitys menettelyistä, joilla se pystyy vähentämään hankittavan palvelun energiankulutusta ja muita ympäristövaikutuksia ja siitä, että yrityksen palveluksessa toimiva henkilökunta saa säännöllisesti taloudellisen ja ennakoivan ajotavan koulutusta. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 79 (96) B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Palvelulle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Kaikkien palvelun tuottamisessa käytettävien uusien ajoneuvojen moottorien on täytettävä EURO IV -standardien vaatimukset direktiivin 2005/55/EY mukaisesti. Jos ajoneuvoa ei ole sertifioitu EURO IV -standardin mukaisesti, mutta sen tekninen viimeistely täyttää kyseisen standardin vaatimukset, tästä on ilmoitettava tarjoushakemuksessa. Todentaminen: Ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa päästöstandardit on määritetty. Jos ajoneuvoon on tehty teknisiä lisäyksiä, joiden seurauksena ajoneuvo täyttää EURO IV -standardin vaatimukset, tehdyt toimenpiteet on dokumentoitava ja kirjattava tarjoukseen. Toimille vaaditaan luotettavan kolmannen osapuolen hyväksyntä. 2. Jätehuoltopalvelua tarjoavalla yrityksellä on oltava ajonohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa jätekuljetusten toteuttamisen suunnitellusti ja tehokkaasti yhteistyössä tilaajan kanssa. Todentaminen: Selvitys, josta tämä tieto käy ilmi. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Palvelun ympäristömyönteisyyttä ja energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Pakokaasupäästöt: Tarjous saa lisäpisteen, jos osa palvelun tuottamiseen käytettävistä ajoneuvoista on tiukempien EURO-standardien (EURO V tai VI, jos sovellettavissa) mukaisia. Todentaminen: Luettelo kaikista palvelun tuottamiseen käytettävistä ajoneuvoista sekä ajoneuvojen EURO-standarditiedoista. Tarjouksen tekijän on myös toimitettava ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa päästöstandardit on ilmoitettu. 2. Uusiutuvien energianlähteiden / maakaasun käyttömahdollisuus: Tarjous saa lisäpisteen, jos palvelun tuottamiseen käytettävissä ajoneuvoissa on mahdollisuus käyttää uusiutuvia energianlähteitä (esim. biokaasu, nestemäiset biopolttoaineet) ja/tai maakaasua. Todentaminen: Ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa näkyvät asianmukaiset tekniset tiedot ja polttoainetiedot. 3. Melutaso: Tarjoajan on ilmoitettava palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen keskimääräinen melutaso (dB). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty, tai asianmukaiset koestustulokset. Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 4. Epäpuhtauspäästöt: Tarjoajan on ilmoitettava niiden palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen prosenttiosuus, jotka täyttävät direktiivissä 97/68/ETY, taso III a erillisten moottorien päästöille asetetut päästörajoitukset (muuttumaton käyntinopeus): Moottorin teho P (kW) H: 130 kW P 560 kW I: 75 kW P < 130 kW J: 37 kW P < 75 kW Copyright HUS 2012 Hiilidioksidi (g/kWh) Hiilivedyt ja typen oksidit (g/kWh) Hiukkaset (g/kWh) 3,5 4 0,2 5 4 0,3 5 4,7 0,4 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 Moottorin teho P (kW) Hiilidioksidi (g/kWh) Hiilivedyt ja typen oksidit (g/kWh) 80 (96) Hiukkaset (g/kWh) K: 19 kW P < 37 5,5 7,5 0,6 kW Direktiivin 97/68/ETY tarkoituksena on liikkuviin työkoneisiin asennettavien moottorien päästöstandardeja ja tyyppihyväksyntämenettelyjä koskevan jäsenvaltioiden lainsäädännön lähentäminen. Liikkuvalla työkoneella tarkoitetaan kaikkia korilla varustettuja tai korittomia liikkuvia koneita, siirrettäviä teollisuuslaitteita tai -ajoneuvoja, joita ei ole tarkoitettu matkustajien tai tavaroiden kuljetukseen maantiellä ja joihin on asennettu liitteessä I olevassa 1 jaksossa eritelty polttomoottori. Todentaminen: Ajoneuvojen tekniset tiedot, virallisen pakokaasutestauslaitoksen koestustodistus, valmistajan todistus tai muun testauslaitoksen koestustodistus, joista mainitut seikat käyvät ilmi. Esimerkkiarviointi: Kriteerit täyttävien ajoneuvojen osuuden perusteella laskien suurimman prosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Kaikkien sopimuksen tekemisen jälkeen ostettujen ja palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen on täytettävä hankintasopimukselle asetetut vaatimukset. Palvelun tuottajan on esitettävä tilaajalle asianmukaiset tiedot lausekkeen täyttymisen osoittamiseksi. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8.4 81 (96) Henkilökuljetuspalvelut Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Näiden vaatimusten asettamisen yhteydessä on harkittava niiden käyttökelpoisuutta joko hankinnan kohteen ehdottomien vaatimusten tai vertailuperusteiden kohdalla. Tarjoajan soveltuvuudelle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa kilpailutuksen kohteena oleva palvelu siten että sen ympäristövaikutukset ovat positiivisia eikä negatiivisia ja nämä vaikutukset pysyvät samansuuntaisina sopimuskaudella (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Todistus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Osoituksena vaatimuksen täyttymisestä hyväksytään myös tarjoajan vapaamuotoinen selvitys menettelyistä, joilla se pystyy vähentämään hankittavan palvelun energiankulutusta ja muita ympäristövaikutuksia ja siitä, että yrityksen palveluksessa toimiva henkilökunta saa säännöllisesti taloudellisen ja ennakoivan ajotavan koulutusta. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 82 (96) B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Palvelulle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Kaluston uusien ajoneuvojen on oltava EURO 5 -standardien mukaisia. Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Palvelun ympäristömyönteisyyttä ja energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Uusiutuvien energianlähteiden käyttömahdollisuus: Tarjous saa lisäpisteen, jos palvelun tuottamiseen käytettävissä ajoneuvossa on mahdollisuus käyttää uusiutuvia energianlähteitä (esim. biokaasu, biopolttoaineet, uusiutuvia energianlähteitä käyttäen tuotettu sähkö ja vety). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joissa näkyvät asianmukaiset tiedot ajoneuvon polttoaineista. 2. Melutaso: Tarjoajan on ilmoitettava palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen keskimääräinen melutaso (dB). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty, tai asianmukaiset koestustulokset. Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 3. Hiilidioksidipäästöt: Tarjoajan on ilmoitettava palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen polttoaineenkulutuksen hiilidioksidipäästöt (CO2/km). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joista käy ilmi ajoneuvon polttoaineenkulutus ja hiilidioksidipäästöt (CO2/km). Esimerkkiarviointi: Ajoneuvojen hiilidioksidipäästöt alle 101 g CO2/km (Energiamerkin luokka A tai vastaava paras voimassaoleva luokka) = 10 pistettä, hiilidioksidipäästöt 120–101 g CO2/km (Energiamerkin luokka B) = 5 pistettä, hiilidioksidipäästöt yli 120 g CO2/km = 0 pistettä 4. Vaihteen vaihdon ilmaisimet: (Koskee manuaalivaihteisia ajoneuvoja). Tarjous saa lisäpisteen, jos palvelun tuottamiseen käytätettävissä manuaalivaihteisissa ajoneuvoissa on vaihteen vaihdon ilmaisin ja/tai taloudellisen ajotavan seuranta- ja ohjausjärjestelmä. Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty. D) Erityiset sopimusehdot Kaikkien sopimuksen tekemisen jälkeen ostettujen ja palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen on täytettävä hankintasopimukselle asetetut vaatimukset. Palvelun tuottajan on esitettävä tilaajalle asianmukaiset tiedot lausekkeen täyttymisen osoittamiseksi. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8.5 83 (96) Tavarakuljetuspalvelut Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Näiden vaatimusten asettamisen yhteydessä on harkittava niiden käyttökelpoisuutta joko hankinnan kohteen ehdottomien vaatimusten tai vertailuperusteiden kohdalla. Tarjoajan soveltuvuudelle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa kilpailutuksen kohteena oleva palvelu siten että sen ympäristövaikutukset ovat positiivisia eikä negatiivisia ja nämä vaikutukset pysyvät samansuuntaisina sopimuskaudella (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Todistus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Osoituksena vaatimuksen täyttymisestä hyväksytään myös tarjoajan vapaamuotoinen selvitys menettelyistä, joilla se pystyy vähentämään hankittavan palvelun energiankulutusta ja muita ympäristövaikutuksia ja siitä, että yrityksen palveluksessa toimiva henkilökunta saa säännöllisesti taloudellisen ja ennakoivan ajotavan koulutusta. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 84 (96) B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Palvelulle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Kaluston uusien ajoneuvojen moottorien on täytettävä EURO IV -standardien vaatimukset direktiivin 2005/55/EY mukaisesti. Jos ajoneuvoa ei ole sertifioitu EURO IV standardin mukaisesti, mutta sen tekninen viimeistely täyttää kyseisen standardin vaatimukset, tästä on ilmoitettava tarjoushakemuksessa. Todentaminen: Ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa päästöstandardit on määritetty. Jos ajoneuvoon on tehty teknisiä lisäyksiä, joiden seurauksena ajoneuvo täyttää EURO IV -standardin vaatimukset, tehdyt toimenpiteet on dokumentoitava ja kirjattava tarjoukseen. Toimille vaaditaan luotettavan kolmannen osapuolen hyväksyntä. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Palvelun ympäristömyönteisyyttä ja energiatehokkuutta vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Pakokaasupäästöt: Tarjous saa lisäpisteen, jos osa palvelun tuottamiseen käytettävistä ajoneuvoista on tiukempien EURO-standardien (EURO V tai VI, jos sovellettavissa) mukaisia. Todentaminen: Luettelo kaikista palvelun tuottamiseen käytettävistä ajoneuvoista sekä ajoneuvojen EURO-standarditiedoista. Tarjouksen tekijän on myös toimitettava ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa päästöstandardit on ilmoitettu. 2. Uusiutuvien energianlähteiden käyttömahdollisuus: Tarjous saa lisäpisteen, jos palvelun tuottamiseen käytettävissä ajoneuvoissa on mahdollisuus käyttää uusiutuvia energianlähteitä (esim. biokaasu, biopolttoaineet, uusiutuvia energianlähteitä käyttäen tuotettu sähkö ja vety). Todentaminen: Ajoneuvojen tekniset tiedot, joissa näkyvät asianmukaiset tekniset tiedot ja polttoainetiedot. 3. Melutaso: Tarjoajan on ilmoitettava palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen keskimääräinen melutaso (dB). Todentaminen: Ajoneuvon tekniset tiedot, joihin tämä tieto on merkitty, tai asianmukaiset koestustulokset. Esimerkkiarviointi: Melutason perusteella laskien alimman melutason tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 4. Epäpuhtauspäästöt: Tarjoajan on ilmoitettava niiden palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen prosenttiosuus, jotka täyttävät direktiivissä 97/68/ETY, taso III a erillisten moottorien päästöille asetetut päästörajoitukset (muuttumaton käyntinopeus): Moottorin teho P (kW) H: 130 kW P 560 kW I: 75 kW P < 130 kW J: 37 kW P < 75 kW K: 19 kW P < 37 kW Hiilidioksidi (g/kWh) Hiilivedyt ja typen oksidit (g/kWh) Hiukkaset (g/kWh) 3,5 4 0,2 5 4 0,3 5 4,7 0,4 5,5 7,5 0,6 Direktiivin 97/68/ETY tarkoituksena on liikkuviin työkoneisiin asennettavien moottorien päästöstandardeja ja tyyppihyväksyntämenettelyjä koskevan jäsenvaltioiden lain- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 85 (96) säädännön lähentäminen. Liikkuvalla työkoneella tarkoitetaan kaikkia korilla varustettuja tai korittomia liikkuvia koneita, siirrettäviä teollisuuslaitteita tai -ajoneuvoja, joita ei ole tarkoitettu matkustajien tai tavaroiden kuljetukseen maantiellä ja joihin on asennettu liitteessä I olevassa 1 jaksossa eritelty polttomoottori. Todentaminen: Ajoneuvojen tekniset tiedot, virallisen pakokaasutestauslaitoksen koestustodistus, valmistajan todistus tai muun testauslaitoksen koestustodistus, joista mainitut seikat käyvät ilmi. Esimerkkiarviointi: Kriteerit täyttävien ajoneuvojen osuuden perusteella laskien suurimman prosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Kaikkien sopimuksen tekemisen jälkeen ostettujen ja palvelun tuottamiseen käytettävien ajoneuvojen on täytettävä hankintasopimukselle asetetut vaatimukset. Palvelun tuottajan on esitettävä tilaajalle asianmukaiset tiedot lausekkeen täyttymisen osoittamiseksi. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 8.6 86 (96) Huoltoasemapalvelut ja polttoaineet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Näiden vaatimusten asettamisen yhteydessä on harkittava niiden käyttökelpoisuutta joko hankinnan kohteen ehdottomien vaatimusten tai vertailuperusteiden kohdalla. Tarjoajan soveltuvuudelle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa kilpailutuksen kohteena oleva palvelu siten että sen ympäristövaikutukset ovat positiivisia eikä negatiivisia ja nämä vaikutukset pysyvät samansuuntaisina sopimuskaudella (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Todistus organisaation ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Osoituksena vaatimuksen täyttymisestä hyväksytään myös tarjoajan vapaamuotoinen selvitys menettelyistä, joilla se pystyy vähentämään hankittavan palvelun energiankulutusta ja muita ympäristövaikutuksia ja siitä, että yrityksen palveluksessa toimiva henkilökunta saa säännöllisesti koulutusta työhönsä liittyvissä ympäristönäkökohdissa. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuotteet ovat jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi palvelun tuottamiseen käytettävien polttoaineiden alkuperä ja koostumus (komponentit). Selvityksestä tulee käydä ilmi polttoaineen sisältämien varsinaisten moottoribensiinin tai dieselöljyn ja erilaisten biokomponenttien osuudet. Todentamisessa voidaan käyttää to- Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 87 (96) distusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös 2. Tarjoajan tulee osoittaa, että tarjottava biopolttoaine ei aiheuta kasvihuonekaasupäästöjä sen elinkaaren tarkastelussa yli 50 g CO2-ekvivalentteja/MJ. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tarjottavan biopolttoaineen: Energiankulutus polttoaineen tuotannossa ja kuljetuksessa Kasviperäisten raaka-aineiden alkuperä Palmuöljyn, sokeriruo’on, puuraaka-aineen ja soijaöljyn kestävä tuotanto Suunnitelma raaka-aineiden ja polttoaineen valmistajan työympäristöä koskevien kansainvälisten sopimusten noudattamisesta Syöpää aiheuttavien aineiden pakokaasupäästöt verrattuna tavanomaisiin fossiilisiin polttoaineisiin Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Muu tarjoajan asianmukainen selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Jakeluasemien saavutettavuus: Jakeluasemien etäisyys (kilometreinä) tarjoajan toimipisteistä Uudellamaalla ja jakeluasemien lukumäärä Suomessa. Todentaminen: Selvitys, josta nämä tiedot käyvät ilmi. Esimerkkiarviointi: Jakeluasemien saavutettavuuden perusteella laskien paras tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 2. Ympäristöystävälliset polttoaineet: Tarjous saa lisäpisteen, jos huolto- ja jakeluasemalla on dieselöljyn ja moottoribensiinin ohella tarjolla myös ympäristöystävällisiä polttoaineita. Ympäristöystävällisiä polttoaineita ovat maakaasu, biokaasu, CO2tehokas tai terveydelle haitallisia päästöjä vähentävä nestemäinen biopolttoaine tai uusiutuvia energianlähteitä (biomassa, aurinko-, vesi-, ja tuulivoima, jäte) käyttäen tuotettu sähkö ja vety tai muu vaihtoehtoinen polttoaine. Todentaminen: Selvitys, josta nämä tiedot käyvät ilmi. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 9 88 (96) Elintarvikkeet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi raakaaineen/elintarvikkeen alkuperämaa ja tuotantotapa. Luomuelintarvikkeen sertifikaattia voidaan käyttää dokumentoitaessa hankinnan kohteen alkuperä ja tuotantotapa. Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. [X] prosenttia joko jostakin tietystä tuoteryhmästä, kuten viljat ja viljavalmisteet, tai tietyistä tuotteista, esim. perunoista tai munista on asetuksessa (EY) N:o 834/2007 Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 89 (96) määritellyllä tavalla luonnonmukaisesti tuotettuja. Todentaminen: Tuotteet, joilla on yhteisön tai kansallinen luomumerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuoteryhmän ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Luomuelintarvikkeet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuote täyttää sitä koskevat yhteisön tai kansallisen luomumerkin kriteerit. Todentaminen: Tuotteet, joilla on yhteisön tai kansallinen luomumerkki, täyttävät kriteerin. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa kriteerien täyttymisen, hyväksytään myös. 2. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta. 3. Muovimerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteen pakkauksissa. 4. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 5. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 6. Pakastekalatuotteet: Tarjous saa lisäpisteen, jos tarjottava pakastekalatuote täyttää sitä koskevat MSC-sertifikaatin vaatimukset. Todentaminen: Tuotteet, joille on myönnetty MSC-sertifikaatti, katsotaan täyttävän vaatimukset. Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, joka täyttää mainitut vaatimukset, hyväksytään myös. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 10 90 (96) Tekstiilituotteet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset Tuoteryhmälle voidaan asettaa seuraavia vaatimuksia: 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja valmistusmateriaalit. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. 2. Lopputuotteessa ei saa käyttää seuraavia väriaineita, jotka luokitellaan herkistäviksi tai allergeenisiksi, karsinogeenisiksi, mutageenisiksi tai lisääntymisen kannalta toksisiksi: • C.I. Basic Red 9 C.I. 42 500 • C.I. Acid Red 26 C.I. 16 150 Copyright HUS 2012 • C.I. Disperse Brown 1 • C.I. Disperse Orange 1 C.I. 11 080 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 • C.I. Basic Violet 14 C.I. 42 510 • C.I. Direct Black 38 C.I. 30 235 • C.I. Direct Blue 6 C.I. 22 610 • C.I. Direct Red 28 C.I. 22 120 • C.I. Disperse Blue 1 C.I: 64 500 • C.I. Disperse Blue 3 C.I. 61 505 • C.I. Disperse Blue 7 C.I. 62 500 • C.I. Disperse Blue 26 C.I. 63 305 • C.I. Disperse Blue 35 • C.I. Disperse Blue 102 • C.I. Disperse Blue 106 • C.I. Disperse Blue 124 91 (96) • C.I. Disperse Orange 3 C.I. 11 005 • C.I. Disperse Orange 11 C.I. 60 700 • C.I. Disperse Orange 37 • C.I. Disperse Orange 76 (entinen Orange 37) • C.I. Disperse Red 1 C.I. 11 110 • C.I. Disperse Red 11 C.I. 62 015 • C.I. Disperse Red 17 C.I. 11 210 • C.I. Disperse Yellow 1 C.I. 10 345 • C.I. Disperse Yellow 3 C.I. 11 855 • C.I. Disperse Yellow 9 C.I. 10 375 • C.I. Disperse Yellow 39 • C.I. Disperse Yellow 49 3. Lopputuotteessa ei saa käyttää seuraavia palonsuoja-aineita: • PBB-yhdisteet (polybromibifenyylit) CAS-nro 59536-65-1 • pentaBDE (pentabromidifenyylieetteri) CAS-nro 32534-81-9 • octaBDE (oktabromidifenyylieetteri) CAS-nro 32536-52-9 4. Tekstiilituotteissa, jotka ovat suoraan kosketuksissa ihoon, lopputuote saa sisältää enintään 0,1 painoprosenttia seuraavia ftalaattipehmitteitä: • DEHP (di(2-etyyliheksyyli)ftalaatti ) CAS-nro 117-81-7 • BBP (butyylibentsyyliftalaatti) CAS-nro 85-68-7 • DBP (dibutyyliftalaatti) CAS-nro 84-74-2 5. Vapaan tai osittain hydrolysoituvan formaldehydin määrä lopputuotteessa ei saa ylittää arvoa 70 ppm ihon kanssa kosketuksiin joutuvissa tuotteissa ja arvoa 300 ppm kaikissa muissa tuotteissa. 6. Kadmiumin (Cd), kromin (Cr), nikkelin (Ni), lyijyn (Pb) ja kuparin (Cu) määrä lopputuotteessa saa olla enintään: • kadmium (Cd): 0,1 ppm • kromi (Cr): 2,0 ppm • nikkeli (Ni): 4,0 ppm • lyijy (Pb): 1,0 ppm • kupari (Cu): 50,0 ppm Kohtien 2–6 Todentaminen: Tekstiilituotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki tai kansallinen tai yksityinen merkki (Oeko Tex Standard -merkki), ja jotka täyttävät edellä mainitut kriteerit, katsotaan vaatimusten mukaisiksi. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. 7. Tuotteiden pakkausmateriaalina ei saa käyttää muovia. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Luonnonmukaisesti tuotettu puuvilla ja muut luonnonkuidut: Tarjoajan on ilmoitettava painoprosentteina, kuinka suuri osa tekstiileissä käytetystä puuvillasta tai muista luonnonkuiduista on tuotettu luonnonmukaisesti. Jotta kuitua voitaisiin pitää Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 92 (96) tällaisena, se on pitänyt tuottaa asetuksen (EY) N:o 834/2007 mukaisesti. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteessa käytettyjen kuitujen alkuperä ja niiden tuotannon luonnonmukaisuus. Todentamisessa voidaan käyttää EU:n luomutunnusta tai hyväksyttyä kansallista luomutunnusta. Esimerkkiarviointi: Luonnonmukaisesti tuotettujen kuitujen osuuden perusteella laskien suurimman painoprosenttiosuuden tarjous saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. 2. Kierrätetyt kuidut: Tarjoajan on ilmoitettava painoprosentteina, kuinka suuri osa tekstiileistä on valmistettu kierrätetyistä kuiduista, kuten kuiduista, jotka ovat peräisin yksinomaan tekstiili- tai vaatevalmistajien tilkuista tai kulutusjätteestä (tekstiili- tai muusta jätteestä). Todentaminen: Todistus tai muu selvitys, josta käy ilmi tuotteessa käytettyjen kuitujen alkuperä. 3. Tekstiilikuituja koskevat vaatimukset: Puuvillalle ja muille luonnonsiemenkuiduille, polyamidille, polyesterille, polypropyleenille ja viskoosille on tyypin I ympäristömerkissä määritelty kuitukohtaiset vaatimukset. Todentaminen: Luettelo kaikista kuiduista, joiden osuus tuotteen tekstiilikuitujen kokonaispainosta on yli 5 prosenttia, sekä asianmukaiset asiakirjat, jotka osoittavat, että tarvittavat kriteerit täyttyvät. Tuotteet, joille on myönnetty tyypin I ympäristömerkki, täyttävät vaatimukset. Tarjoajan laatima muu selvitys, joka osoittaa vaatimusten täyttymisen, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuote täyttää tyypin I ympäristömerkin myöntämisperusteissa esitetyt tekstiilikuituja koskevat kriteerit. Kuitukohtaiset kriteerit esitetään yksityiskohtaisesti asiakirjassa: Komission päätös (2002/371/EY) ekologisista arviointiperusteista yhteisön ympäristömerkin myöntämiseksi tekstiilituotteille: http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/site/fi/oj/2002/l_133/l_13320020518fi00290 041.pdf 4. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta 5. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen pakkausten etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi käytettyjen muovien laatu 6. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 11 93 (96) Lääkkeet Tarjoajan on annettava sitoumus siitä, että pystyy toimittamaan tarjouspyynnössä edellytetyt selvitykset tilaajalle. Todentamisessa voidaan käyttää tilaajan laatimaa lomaketta tai taulukkoa, jossa tarjoukseen liitettävät selvitykset on yksilöity. A) Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset Tarjoajan soveltuvuudelle ympäristönäkökulmasta asetettavia vaatimuksia on harkittava aina tapauskohtaisesti ja huolellisesti, jotta ei sekoiteta keskenään tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ja hankinnan kohteelle asetettavia vaatimuksia. B) Hankinnan kohteeseen liittyvät ehdottomat vaatimukset 1. Tuote on jäljitettävissä. Todentaminen: Selvitys, josta käy ilmi tuotteen valmistusmaa ja tuotteen ainesosat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta ympäristöasioiden hallintajärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut tiedot käyvät ilmi, hyväksytään myös. C) Tarjousten vertailussa käytettävät ympäristökriteerit Tuotteen ympäristömyönteisyyttä vertailtaessa voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia kriteerejä: 1. Pakkaukset: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen kuljetuspakkaukset on valmistettu kierrätettävistä ja/tai uusiutuvista materiaaleista tai ne ovat useaan kertaan käytettäviä. Todentaminen: Selvitys tuotteen kuljetuspakkausmateriaaleista ja pakkausten kierrätettävyydestä ja hävittämistavasta Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 94 (96) 2. Muovimerkinnät: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa on muovinkierrätysmerkintä (01–07). Kierrätysmerkin 07 (muut muovit ja muoviyhdistelmät) yhteydessä on lisäksi mainittu, sisältääkö pakkaus PVC-muovia tai muita halogenoituja muoveja. Todentaminen: Selvitys muovimerkinnän käytöstä tuotteen pakkauksissa 3. PVC-muovit ja ftalaatit: Tarjous saa lisäpisteen, jos tuotteen muovipakkauksissa ja etiketeissä ei ole käytetty PVC-muoveja tai muita halogenoituja muoveja eikä PVC:n pehmittimiä (ftalaatit). Todentaminen: Tuoteseloste tai muu asiakirja, josta käy ilmi pakkauksissa ja etiketeissä käytettyjen muovien laatu 4. Ympäristöasioiden hallinta: Toimittaja pyrkii vähentämään hankinnan kohteeseen, kuljetuksiin ja pakkauksiin liittyviä ympäristövaikutuksia sopimuskauden aikana (jatkuva parantaminen). Todentaminen: Selvitys, josta ilmenee vähintään mainitut seikat. Todentamisessa voidaan käyttää todistusta yrityksen ympäristöjärjestelmästä (esimerkiksi EMAS tai ISO 14001). Tarjoajan muu vapaamuotoinen selvitys, josta mainitut seikat käyvät ilmi, hyväksytään myös. Esimerkkiarviointi: Tarjoajien selvitykset arvioidaan ja pisteytetään suhteessa toisiinsa. Paras sisällönkuvaus ympäristöasioiden hallinnasta saa maksimivertailupisteet. Tarjousten vertailupisteiden muodostuminen määritellään tarjouspyyntökohtaisesti. D) Erityiset sopimusehdot Ei erityisiä sopimusehtoja Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 12 95 (96) Lähteet Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2004/18/EY julkisista rakennusurakoista sekä julkisista tavara- ja palveluhankinnoista (ns. hankintadirektiivi) http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/site/fi/oj/2004/l_134/l_13420040430fi01140240.pdf Poimittu 2.1.2012 Euroopan unionin komissio 2005. Ympäristöä säästäviä hankintoja – Käsikirja ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa. Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimisto, Luxemburg. 39 s. Euroopan unionin komission sivusto kestävistä hankinnoista: Training Toolkit (GPP): http://ec.europa.eu/environment/gpp/toolkit_en.htm. Poimittu 4.1.2012 Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa 1509/2011 http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2011/20111509. Poimittu 2.1.2012 Laki julkisista hankinnoista (348/2007) http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2007/20070348 Poimittu 6.2.2012 LVM (= liikenne- ja viestintäministeriö) 2007. Energiatehokkuuden ja ympäristönäkökohtien huomioon ottaminen kuljetuspalvelujen hankinnoissa. Tavaraliikenteen ja joukkoliikenteen kuljetukset. Ohje 17.1.2007. Motiva 2010. Energiatehokas ammattikeittiö. Motivan julkaisuja. 20 s. Reinikainen, T. 2010. Ympäristöjärjestelmillä kestävää tuottavuutta. YKETU hankkeen loppuraportti. Ympäristöministeriön raportteja 2/2010. 73 s. Suomen Valoteknillinen Seura 2008. Valaistushankintojen energiatehokkuus. Työ- ja elinkeinominiteriön suositukset julkisten hankintojen energiatehokkuudesta; valaistusosuuksien päivitys. Taustaraportti, versio 4.0. TEM (= työ- ja elinkeinoministeriö) 2011. Energiatehokkuus julkisissa hankinnoissa, Työ- ja elinkeinoministeriön ohjeet. http://www.tem.fi/files/30410/Energiatehokkuus.pdf.Poimittu 2.1.2012 Valtioneuvoston asetus (614/2007) julkisista hankinnoista. http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070614 Poimittu 2.1.2012 Valtioneuvoston asetus (987/2004) pakkauksista ja pakkausjätteestä annetun valtioneuvoston päätöksen muuttamisesta. http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2004/20040987 Poimittu 2.2.2012 VN (= valtioneuvosto) 2010. Valtioneuvoston periaatepäätös energiatehokkuustoimenpiteistä (4.2.2010) http://www.tem.fi/files/26023/ETT-periaatepaatos_-_040210.pdf Poimittu 2.1.2012 VN (= valtioneuvosto) 2009. Valtioneuvoston periaatepäätös kestävien valintojen edistämisestä julkisissa hankinnoissa (8.4.2009) http://www.valtioneuvosto.fi/toiminta/periaatepaatokset/periaatepaatos/fi.jsp?oid=258 914. Poimittu 2.1.2012 www.ymparisto.fi/emas. Ympäristöjärjestelmät ja -johtaminen, Valtion ympäristöhallinnon verkkopalvelu, Poimittu 6.2.2012 Ympäristöministeriö 2008. Ehdotus kestävien hankintojen toimintaohjelmaksi – Julkisten hankintojen työryhmän ehdotus 13.2.2008. Copyright HUS 2012 Ohjeistus ympäristönäkökohtien huomioon ottamisesta HUS-kuntayhtymän hankinnoissa 7.3.2012 Copyright HUS 2012 96 (96)
© Copyright 2024