5 principper for statslige it-projekter

Ministeriernes projektkontor
- rådgivning, modeller og myndighedernes samarbejde med
It-projektrådet
Morten Ellegaard, Kontorchef, Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet
24. februar 2015
1
PROFESSIONALISERING AF IT-PROJEKTER
I STATEN
februar 2015
KRAV TIL IT-PROJEKTER
PR. 1. JANUAR 2011
ALLE it-projekter, uanset budgetstørrelse, skal anvende den fællesstatslige itprojektmodel og statens business case-model.
Hvis it-projektet har et budget på mere end 10 mio. kr., så skal:
• Det indmeldes til risikovurdering i Statens It-projektråd
• Der indsendes oplysninger om projektets status hvert halve år
• Der indsendes en projektafslutningsrapport og en gevinstrealiseringsrapport
til It-projektrådet efter projektets afslutning
• Hvis budgettet er over 60 mio. kr. skal projektet desuden forelægges
regeringens finansudvalg
Kilde: Budgetvejledning 2014
februar 2015
5 PRINCIPPER FOR STATSLIGE IT-PROJEKTER
1. Ambitiøs men ”second mover”
2. Genbrug af nuværende løsninger
i videst muligt omfang
3. Business case af omkostninger,
gevinster og effekt
4. Projekter skal afgrænses ved at
minimere omfang og kompleksitet
med fokus på de
forretningsmæssige mål
5. Modenhed: Projekterne skal
gennemføres med fælles metoder
og kvalificerede ressourcer
februar 2015
Fokus på risikofyldte projekter
februar 2015
IT-PROJEKTRÅDET
11 medlemmer med iterfaring fra offentlige,
halvoffentlige og private
organisationer.
Formand
Næstformand
Mogens Pedersen, Birgit Nørgaard,
Finansministeriet Bestyrelsesmedlem
Jesper Jarnbæk,
Forhenværende
direktør, Kortog Matrikelstyrelsen
februar 2015
Michael
Mads Tofte,
Moesgaard,
Rektor ITKoncern it-direktør universitetet
Dong Energy
Lars Mathiesen,
Bestyrelsesformand
Jørgen
Bardenfleth,
Bestyrelsesformand
Erik Andreasen,
Forhenværende
underdirektør
Danske Bank
Lillian
Mogensen,
Direktør ATP
Anne Marie Jess
Hansen, Kunde
og
projektdirektør,
Forca
Ole Kjær,
Forhenværende
direktør Skat
It-projektrådets arbejde
• Vurdere risikoprofilen for statslige it-projekter/programmer
• Give myndigheder anbefalinger til risikominimering og evt. anbefale projekt-reviews
• Offentliggøre statusrapportering over igangværende projekter til regeringens
økonomiudvalg
• Efterspørge udvikling af metode
• Løbende dialog med leverandører og rådgivere
• Genbesøge direktioner med projekter i problemer
februar 2015
IT-PROJEKTERS KONTAKT MED IT-PROJEKTRÅDET
Primo
januar
Risikovurde
ring
Risikovurdering
afsluttes med et
anbefalingsbrev
Baseline
Statusrapportering
Baseline indmeldes
senest fire uger efter Primo
risikovurdering
august
To gange årlig
statusrapportering
februar 2015
Projektafslutning
Data om
projektafslutning
indsendes efter
projektet er afsluttet
af styregruppen
Gevinstrealisering
Data om gevinster
indsendes
et år efter
projektafslutning
RISIKOVURDERINGEN
1. dag
Materialet
indsendes
2. dag
3. dag
Læsedag
Workshop
47 risikovurderinger gennemført
siden rådet blev etableret i 2011
4. dag
5.-10. dag
Dialogmøde
med direktøren
Anbefalingsbrev
til myndigheden
VURDERINGSKORPSET
Vurderingskorpset består af knap 50 personer fra den offentlige og private sektor.
Alle har solid erfaring fra store it- og udviklingsprojekter.
Vurderingskorpset ser på tværs af staten og identificerer risici i it-projekterne.
10
februar 2015
Kompetenceløft og fælles metoder
februar 2015
DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL
•
Projektgrundlag
•
Projektinitieringsdokument
•
Business case
•
Projektafslutningsrapport
• En model for faseopdeling af projektforløbet
• Principper for overgang fra en fase til næste fase
• Fem ledelsesprodukter og skabeloner hertil
• Klare beskrivelser af roller og ansvar
februar 2015
•
Gevinstrealiseringsrapport
DEN FÆLLESSTATSLIGE PROGRAMMODEL
Programmer med udgifter på mere end 60 mio. kr., hvor it udgør et
væsentligt element, skal følge den fællesstatslige programmodel
Kilde: Budgetvejledning 2014
7 PRINCIPPER FOR PROGRAMLEDELSE
Identificering
af program
Præcisering
af program
Ev a l u
er o
le r
g
b
f
a
Et Ledelse af programbølger or
Levering af forandringsevne
red
be
FASEMODELLEN
9 PROGRAMTEMAER
Realisering af gevinster
OBLIGATORISKE OG VALGFRIE LEDELSESPRODUKTER
Lukning
af program
MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR TILBYDER
• Generel introduktion til de fællesstatslige modeller,
herunder den fællesstatslige it-projektmodel, den
fællesstatslige programmodel samt statens
business case-model
• Rådgivning om risikovurderingsprocessen og
modelanvendelse
• Sparring på udarbejdelse af business case
• Kvalitetstjek af materialepakke forud for
risikovurdering
• Myndigheder at deltage i fem faglige netværk
februar 2015
HER SER VI FORTSAT UDFORDRINGER
• Der er problemer med at opdele (scope) projekterne (særligt
systemmoderniseringsprojekterne)
• Forretningsmodeller er ikke gennemarbejdede og projekternes kan have
uklare formål
• Der er vanskeligheder med at arbejde professionelt og ambitiøst med
BC’en, gevinstpotentialer og gevinstrealisering
• Manglende modenhed til at arbejde med delte forretningsmodeller
tværoffentligt
• It-systemer har ikke et tydeligt ophæng i en overordnet it-arkitektur
• Lovprojekter (særligt EU-projekter) er presset på tid og har helt andre
rammebetingelser end øvrige udviklingsprojekter.
• For få effektiviseringsprojekter, for mange kvalitetsløftsprojekter
• Projektorganisering udfordret af linieledelse (og svage styregrupper)
februar 2015
HER SER VI POSITIV UDVIKLING
• Myndighederne anvender modellerne og skabelonerne, og der ses
markant bedre kvalitet i projektmaterialet, når samme myndighed
indsender 2. gang.
• Begyndende ‘high performance-ministerier’
• Projekterne har ledelsesmæssige opbakning og øget bevågenhed
• Der arbejdes intensivt på at tænke i gevinstrealisering og forudsætninger
for gevinster og udgifter, og ikke udelukkende med hjælp fra eksterne
konsulenter
• Øget fokus på en agil tilgang, dog oftest ”tilstræbt” agilitet
• Stort kendskab til rådet og risikovurderingerne og interesse for
risikostyring
• Myndighederne har en stigende interesse i at risici opgøres økonomisk
og ønsker risikojusterede budgetter
• Store fald i budgetoverskridelser
- indtil videre ingen ‘sorte svaner’..
februar 2015
Nye indsatsområder 2015-16
• Overvejelser om en ny styringsmodel for statslige it-projekter
• Styregruppeindsats og fokus på topledelsens rolle i it-projekter
• Bedste practice-bibliotek til staten
februar 2015