Vejledning til den fællesstatslige programmodel
Vejledning til den fællesstatslige programmodel Marts 2015 Indhold 1. LÆSEVEJLEDNING ......................................................................... 3 2. ANVENDELSE AF PROGRAMMODELLEN ............................................. 6 3. PROGRAMMODELLENS BEGREBER ................................................... 8 4. DEN FÆLLESSTATSLIGE PROGRAMMODEL......................................... 9 5. PROGRAMMODELLENS FASER ....................................................... 18 6. PROGRAMLEDELSESPRODUKTER ................................................... 31 7. SAMMENHÆNG TIL DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL .......... 38 8. YDERLIGERE VEJLEDNING OG STØTTE ............................................ 41 9. BILAG ......................................................................................... 42 1. Læsevejledning Vejledningen beskriver den fællesstatslige programmodel, herunder krav samt øvrige anbefalinger til håndtering af statslige programmer. Den henvender sig til alle, der er i gang med eller står over for at igangsætte statslige programmer. Hvem henvender vejledningen sig til? Vejledningen henvender sig til ministerier eller myndigheder, der ønsker at gennemføre programmer enten inden for eget område, i et samspil med andre ministerområder og/eller i et samspil med kommuner og regioner. Hvad er formålet med vejledningen? Formålet med vejledningen er at sætte rammerne for den fællesstatslige programmodel, herunder: − − − Beskrive obligatoriske faser og gates samt obligatoriske ledelsesprodukter Give anbefalinger til øvrige ledelsesprodukter Definere god praksis for programledelse og programstyring Vejledningen tager udgangspunkt i god praksis fra HM Government modellen ”Managing Successful Programmes 1” (herefter refereret til som MSP) samt Ministeriernes projektkontors erfaringer med vejledning af programmer og vejledning til den fællesstatslige it-projektmodel. Hvad er baggrunden og forudsætningerne for vejledningen? Der er en stigende tendens til at organisere projekter i programmer i statslige institutioner. Dette er en ny faglig udfordring for størstedelen af de statslige institutioner. Dette mærkes særligt i It-projektrådet, som nu præsenteres for projekter som en del af større programmer. Derfor er der udarbejdet en fællesstatslig programmodel, og denne vejledning introducerer modellen og dens elementer. Det er en forudsætning for læsning og forståelse af vejledningen til den fællesstatslige programmodel, at læseren har et godt kendskab til programbegrebet. Endvidere tager vejledningen udgangspunkt i, at læseren står over for at skulle igangsætte et program og ønsker eller skal anvende den fællesstatslige programmodel. For uddybende introduktion til programmer og programledelse og guide for valg af program, ift. projekt og portefølje, henvises til vejledningen ”Introduktion til programmer”. Hvad indeholder vejledningen? Vejledningen omfatter: 1 HM Government, The Cabinet Office: Managing Successful Programmes, 2011 edition Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 3 − − − − Beskrivelse af forandringsforløbet (transformational flow) og dets faser Overblik over obligatoriske og valgfrie programledelsesprodukter Introduktion til programgovernance og programprincipper Information om, hvor ministerierne kan finde yderligere vejledning og støtte Hvilken sammenhæng indgår dokumentet i? Vejledningen til programmodellen er central for at sikre en god overordnet forståelse for, hvad der kræves for at gennemføre et program. Vejledningen kan dog ikke stå alene, og derfor anbefales det også at orientere sig i følgende dokumenter: − − − − − − Introduktion til programmer – definition af centrale begreber samt guidelines for valg af program frem for projekt Vejledning om god programledelse i staten – principper og temaer Vejledning om programgovernance – som beskriver obligatoriske og valgfri fora samt disses roller og ansvar Vejledning til rollebeskrivelser i programmodellen – som beskriver alle centrale roller i programmer Startpakke til programledelsen – som giver programledelsen et overblik over opgaverne i identifikationsfasen (den første fase i programmodellen) og et forslag til en operationel gennemførelse af disse Skabeloner og vejledninger til brug af skabeloner for obligatoriske produkter Derudover er der udarbejdet ”Ledelsesintroduktion til programmodellen”, som giver en kort introduktion til programmodellens indhold. Forslag til læsning af vejledningen Vejledningen til programmodellen giver anledning til mange overvejelser, man bør gøre sig i forbindelse med etablering og eksekvering af et program. Afhængigt af læserens rolle i et program samt forudgående viden om programmer og programstyring, vil der være forskellige behov for fordybelse i vejledningens kapitler. Derfor er nedenfor angivet et forslag til, hvordan læsningen kan gribes an. God læselyst. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 4 Kap. 8 Yderligere vejledning og støtte Kap. 7 Sammenhæng t. itprojektmodellen Kap. 6 Programledelsesprodukter Kap. 5 Programmodellens faser Kap. 4 Den fællesstatslige programmodel Kap. 3 Programmodellens begreber Kap. 2 Anvendelse af programmodellen Hvis du….. Kommentarer Er en del af programbestyrelsen Læs produktet ”Ledelsesintroduktion til programmodellen” i stedet for. Kan dog anvende nærværende vejledning til opslag. Er Programejer eller del af programstyregruppe Få kendskab til rammen og faserne, som styregruppen løbende skal lede og styre efter Er programleder og kender til MSP Er programleder med begrænset programerfaring X X X X X Er programmedarbejder X X Er projektleder i et program X X Er nysgerrig på, hvad programmer og programmodellen er X X X X X X X Kun afsnittet om obligatoriske krav i kap 2 er nødvendigt at læse. Brug kapitel 5 og 6 til opslag, når relevant X Læs 2,3,4,7 og 8. Brug kapitel 7 og 8 til opslag, når relevant. Læs derudover de særskilte vejledninger til ledelsesprodukterne. X Lær begreberne og få et overblik over modellen X X Få et overblik over programmodellen og læs om særlige krav til projekter i et program Læs først ”Introduktion til programmer” (separat vejledning) og derefter kapitel 4 Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 5 2. Anvendelse af programmodellen I dette kapitel gøres rede for kravene til anvendelse af den fællestatslige programmodel samt overvejelser i forbindelse med beslutning om at gennemføre programmer. Det er op til myndighederne at beslutte, om en forandring skal eksekveres som et program eller som selvstændige projekter. Der er en række fordele ved at vælge program frem for projekter, men det stiller store krav til ledelsen og styringen. Valget af hhv. program og projekt afføder forskellige styringsmæssige krav. Disse krav er samlet i hhv. den fællesstatslige programmodel og den fællesstatslige itprojektmodel. Hvis myndigheden vælger at gennemføre forandringer som et program, er programmet omfattet af nedenstående krav om anvendelse af programmodellen og risikovurdering i It-projektrådet. 2.1 Krav til anvendelse af programmodellen I medfør af Finansministeriets Budgetvejledning 2014 skal programmer risikovurderes i It-projektrådet, og den fællesstatslige programmodel skal anvendes, såfremt et programs udgifter overstiger 60 mio. kr., og it udgør en væsentlig del af programmet. Opgørelse af programmets udgifter ift. grænsen på de 60 mio. kr. er den samme som for den fællesstatslige it-projektmodel (i øvrigt henvises til Budgetvejledning 2014). I overensstemmelse med den eksisterende praksis for projekter, foretager Itprojektrådet vurderingen af graden af it i programmet i det konkrete tilfælde sammen med den enkelte myndighed og beslutter på denne baggrund, om programmet er omfattet af reglerne for risikovurdering i rådet. Programmer skal overholde følgende obligatoriske krav: − − − − Programmet skal følge opdelingen af forandringsforløbet i de 4 hovedfaser og supplering af fasen ”Ledelse af programbølger” med to yderligere faser Programmet skal udarbejde obligatoriske programledelsesprodukter og anvende obligatoriske skabeloner – det konkrete indhold fastlægges i dialog med Ministeriernes projektkontor Programmet skal etablere obligatoriske governancefora (Se vejledning om programgovernance) Programmet skal gennemgå risikovurdering i It-projektrådet og indsende en række obligatoriske program- For programmer med… − udgifter over 60 mio. kr., hvor it udgør en væsentlig del af programmet …er det obligatorisk at: − − − − − − Følge faseopdelingen Udarbejde obligatoriske ledelses-produkter Etablere obligatoriske governancefora Gennemgå risikovurdering i Statens It-projektråd Indsende statusrapportering Gennemgå yderligere risikovurdering og/eller objektivt review, såfremt Statens Itprojektråd finder det nødvendigt Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 6 − − dokumenter samt udvalgte projektdokumenter, der fastlægges i dialog med Ministeriernes projektkontor Programmet skal halvårligt indsende statusrapporter til It-projektrådet På baggrund af statusrapporteringen kan It-projektrådet beslutte at gennemføre en fornyet risikovurdering og/eller anbefale, at programmet gennemfører et eksternt programreview. 2.2 Programmer og programledelse Det kan være en god ide at samle og eksekvere projekter i et program, hvis: − − − Organisationen (-erne) står foran en større strategisk forandring og denne forandring kræver eksekvering af en række projekter Projekterne har indbyrdes stærke afhængigheder Den samlede gevinstrealisering ved eksekvering af projekterne er større end eksekveringen af projekterne hver for sig, fordi der opnås synergi eller fordi det undgås, at man tæller de samme gevinster med i flere projekter (dobbeltcounting). Programledelse skal sikre såvel ledelse som styring af programmet. Erfaringen viser, at uden en stærk og velfungerende programledelse, er sandsynligheden for succes med et program meget ringe. Programledelse handler om at mestre en lang række discipliner. Programledelsen skal kunne: − − − − − − − Skabe en overbevisende vision for Programledelse den forandring, programmet skal realisere – og evne at kommunikere − Skabe og kommunikere videnne til alle relevante interessenter sion Uddelegere beslutninger og ledel− Uddelegere ledelseskraft seskraft gennem ledelse og motiva− Sikre koordination & fremtion af andre drift Sikre sammenhængende planlæg− Udvise engagement & auning, koordination, eksekvering og toritet fremdrift af de projekter, der indgår − Balancere prioritering i bølgerne - under hensyntagen til − Fokusere på gevinster den daglige drift − Imødegå risici Engagere og agere med autoritet i ledelsesstilen for at kunne sikre allokering af de rigtige ressourcer til programmet og influere og engagere interessenter Balancere programmets prioriteringer ift. den løbende drift i organisationen Fokusere på realiseringen af forretningsgevinster Identificere og imødegå væsentlige risici for realiseringen af gevinster Den fællesstatslige programmodel indeholder elementer, som understøtter programledelsen i alle ovenstående discipliner. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 7 3. Programmodellens begreber I dette kapitel defineres programbegrebet og en række centrale begreber i den fællesstatslige programmodel introduceres. Program: Et program er en midlertidig fleksibel organisationsstruktur, der er oprettet for at koordinere, styre og overvåge gennemførelsen af en gruppe gensidigt afhængige projekter og aktiviteter for at levere en samlet business case i form af resultater og gevinster, der understøtter samme vision. For at kunne forstå den fællesstatslige programmodel er det væsentligt at kende til en række centrale begreber. Centrale begreber i den fællesstatslige programmodel Begreb Forklaring Vision Visionen skal udtrykke den ønskede og realiserbare fremtid, som bliver resultatet af at gennemføre programmet. Fremtidsmodel En fremtidsmodel operationaliserer visionen og viser målet med programmet i form af nye processer, ny organisering, nye teknologier, ny information og ny kultur. Ikke alle af disse elementer vil nødvendigvis være ændret. Fremtidsmodellen indeholder både beskrivelse af før- og efterbilledet, så det er enkelt at se forskellen og dermed den forandring som myndigheden skal gennemføre. Forandringsevne Forandringsevnen er effekten af projekternes leverancer. Forandringsevnen kan beskrives som summen af projektleverancer herunder gennemførte organisatoriske forandringsinitiativer, der tilsammen kan skabe de forventede resultater. Bølger En bølge er defineret som en mængde af projekter, som tilsammen leverer forandring af en organisation. Dvs. at en organisation realiserer gevinster som en del af hver bølge (der kan dog være undtagelser fra dette, idet en indledende bølge kan anvendes til at afklare analytiske usikkerheder). Governance Samling af funktioner, roller, ansvar, processer og procedurer, der tilsammen definerer, hvordan et program er organiseret, ledet og styret. Gevinstrealisering (i.f.t. forandringsevne) En målbar forbedring af den måde, en organisation drives på, som resultat af programmet. Gevinstrealiseringen kan finde sted, når forandringsevnen er opnået. Planlægning og opfølgning på gevinstrealisering er en del af programmodellen og dermed en del af programmets ansvar. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 8 4. Den fællesstatslige programmodel Nedenfor præsenteres den fællesstatslige programmodel, herunder krav til faser, ledelsesprodukter, programtemaer og principper 4.1 Den samlede programmodel Den fællesstatslige programmodel (Figur 1) består af 4 niveauer: 1. En fasemodel, som har fire overordnede programfaser herunder ”ledelse af programbølger” som er den fase, hvor de enkelte projekter gennemføres i en eller flere programbølger. Hver programbølge har til formål at levere en forandring, dvs. at bringe organisationen op på et mere attraktivt niveau end før gennemførelsen af bølgen og derigennem realisere gevinster. Til eksempel kan et program være opdelt i tre programbølger: Bølge 1 består af tre projekter, som flytter to fusionerede styrelser sammen til en ny lokation og giver alle it-adgang; Bølge 2 består af to projekter, som opgraderer ESDH-systemet og sikrer organisatorisk implementering. Bølge 3 (afsluttende bølge) består af to projekter, som etablerer en selvbetjeningsløsning til borgerne samtidigt med, at styrelsens processer redesignes. 2. En række obligatoriske og valgfrie ledelsesprodukter, som understøtter fasemodellen. 3. Ni programtemaer, som er gennemgående for alle faser i programmet, og som derfor ligger som en overbygning til fasemodellen. 4. Syv grundlæggende principper for god programledelse, som sætter rammerne for programledelse. I de underliggende afsnit gennemgås fasemodellen, ledelsesprodukterne og programtemaerne. Figur 1 Den fællesstatslige programmodel Hertil kommer It-projektrådets risikovurdering, som baserer sig på risikotjeklisten samt flere af de obligatoriske ledelsesprodukter for såvel programmet som projektet. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 9 4.2 Fasemodellen for programmer De obligatoriske programfaser er følgende: − − − − − − Identificering af program: Programejer, –styregruppe og –leder udpeges. Herefter defineres programmet og forventede fordele, omkostninger, tidsramme og risiko identificeres. Dokumentationen samles i programgrundlaget. Programmets præciseringsfase forberedes i en detaljeret plan for fasen. Præcisering af program: Detaljeret definition af programmets vision og fremtidsmodel samt planlægning af programmets ledelse, styring og eksekvering, herunder realisering af programmet i et antal bølger. Business casen og gevinstrealiseringsplanen udarbejdes, og programmet risikovurderes eventuelt i It-projektrådet. Dokumentationen samles i programpræciseringsdokumentet (PDD), og den første bølge forberedes. Ledelse af programbølger: Programmet eksekveres, og det sikres, at leverancerne er i overensstemmelse med den strategiske retning og møder succeskriterierne. I denne fase (som løber frem til alle programbølger er gennemført) startes, eksekveres og lukkes programbølgerne med de underliggende projekter. I forbindelse med opstarten af hver programbølge skal der ske en detaljeret planlægning af den enkelte programbølge. Efter hver bølge evalueres processen og resultatet, og læringen opsamles og anvendes i forberedelsen af næste bølge. Levering af forandringsevne: Koordinering og styring af hvert projekts leverancer ift. bølgeplanen. Realisering af gevinster: Planlægning og gennemførelse af transition til drift. Styring af gevinsterne fra identificeringen til succesfuld realisering. Gentages ved hver bølge i programmet. Programmet kan principielt set ikke afsluttes, før alle gevinster er realiseret. Lukning af program: Vil sikre at programmets resultater formelt anerkendes, og at programmet afsluttes. Her lukkes og reviewes det samlede program efter endt gevinstrealisering. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 10 4.3 Formål og resultat af hver fase Nedenfor kan ses en oversigt over formål og resultat af hver fase i den fællesstatslige programmodel. Se kapitel 4 for en detaljeret gennemgang af hver af faserne i programmodellen. 4.4 Bemanding af roller ift. programmets faser Nedenfor vises en oversigt over, hvilke roller der hhv. skal og bør/kan bemandes i hver fase. Rollerne er nærmere beskrevet i vejledning til programgovernance og i rollebeskrivelsesdokumentet. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 11 4.5 Programledelsesprodukter Programmodellen omfatter en række obligatoriske og valgfrie ledelsesprodukter. Udvalgte obligatoriske ledelsesprodukter skal medsendes til It-projektrådet ved risikovurdering – og det er obligatorisk at anvende de etablerede skabeloner. De valgfrie ledelsesprodukter anbefales anvendt – men såvel anvendelse som skabeloner er frivillige. Alle obligatoriske ledelsesprodukter skal godkendes af programstyregruppen. Alle obligatoriske ledelsesprodukter beskrives nedenfor mht. formål og kort om indholdet. En mere detaljeret beskrivelse af produkterne (kan Obligatoriske ledelsesprodukter anvendes til opslag) findes i kapitel 6. Desuden − Programgrundlag findes der en skabelon og en vejledning til en − Programpræciseringsdokument lang række af ledelsesprodukterne. 1. Programgrundlag Formål: Beskriver programmets mål og formål og benyttes til at vurdere, om programmet er realistisk, og om målsætningen er realistisk. Programgrundlaget udbygges i præciseringsfasen til programpræciseringsdokument (PPD). Indhold: Programgrundlaget er det første ledelsesprodukt, som beskriver de samlede rammer for programmet inkl. første overslag på gevinster og omkostninger, en foreløbig visionsbeskrivelse − − − − − − − − − − − − − − Vision Fremtidsmodel Gevinstdiagram med profiler Business case Risikoregister Projektkatalog Programplan Bølgeplan Programstrategier Implementeringsstrategi Udbudsstrategi Gevinstrealiseringsplan Gevinstrealiseringsrapport Programevalueringsrapport Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 12 og en vurdering af, hvilke bølger og hvilke projekter, der skal til for at realisere visionen. 2. Programpræciseringsdokument (PPD) Formål: At give ledelsen et mere præcist billede af programmet i forhold til det programgrundlag, som ledelsen brugte i fasen identificering af program til at vurdere, om programmet er ønskeligt og opnåeligt. Programpræciseringsdokumentet fungerer som kontrakten mellem programstyregruppen og programlederen. Indhold: PPD’en er en udbygning af programgrundlaget men er mere præcist. PPD’en er paraplydokument for en lang række af de øvrige ledelsesprodukter, ligesom PID’en er det for et projekt. PPD’en omfatter således elementer fra visionen, fremtidsmodellen, programplan, gevinstdiagram, business case, projektkatalog og risikoregister. 3. Vision Formål: At kommunikere programmets overordnede formål. Indhold: Visionen udtrykker i en kort sætning programmets målbillede/målsætning. Visionen skal være så attraktiv og fleksibel, at den kan benyttes til at kommunikere med alle interessenter gennem hele programmets levetid. 4. Fremtidsmodel Formål: En fremtidsmodel operationaliserer visionen og viser målet med programmet i form af nye processer, ny organisering, nye teknologier, ny information og ny kultur. Ikke alle elementer vil nødvendigvis være ændret. Indhold: Fremtidsmodellen indeholder både beskrivelse af før- og efterbilledet, både hvad angår processer, organisering, teknologi, information og kultur, så det er enkelt at se, hvad det er for en forandring, der skal gennemføres. 5. Gevinstdiagram med gevinstprofiler Formål: At illustrere (på en overskuelig facon) sammenhængen fra programmets leverancer til de realiserede gevinster og disses effekt (gevinstdiagram) samt sikre detaljeret forståelse af hver af gevinsterne i business casen (gevinstprofiler). Indhold: Gevinstdiagrammet er en tegning af årsag-virkningssammenhænge og viser leverancerne, den forandringsevne de skaber, de gevinster der dermed kan opnås og de effekter, gevinstrealiseringen samlet set vil have på organisationen og dens omgivelser. Gevinstprofiler indeholder en detaljeret beskrivelse af gevinsten, dens ejer(e), bl.a. link til programmål, gevinstkategori, leverancer og forretningsmæssige ændringer, som er nødvendige for at realisere gevinsten, risici og afhængigheder. 6. Business Case Formål: Business casen benyttes til fortløbende validering af programmets berettigelse. Indhold: Business casen udarbejdes for det samlede program og indeholder alle udviklingsudgifter på projekt og programniveau samt alle driftsmæssige gevinster, som det samlede program realiserer. Udgifter summeres på baggrund af opgørelse af udgifter for hvert projekt og udgifter for programniveauet. Gevinster opgøres kun på programniveau som forskellen mellem driftsudgifter i Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 13 den nuværende situation og driftsudgifter efter gennemførelse af programmet. Endvidere kobles risici og risikoniveau til de enkelte udgifter. 7. Risikoregister program Formål: Risikoregisteret har til formål at identificere, dokumentere og aktivt styre de risici, der påvirker eller potentielt kan påvirke programmet. Indhold: Indeholder beskrivelse af hver risiko, sandsynlighed og konsekvens samt oplæg til afbødende handlinger. 8. Projektkatalog Formål: At skabe oversigt over de projekter, der er nødvendige for at kunne opfylde og levere fremtidsmodellen. Indhold: Projektkataloget indeholder overordnede beskrivelser af projekterne og afhængighederne mellem disse samt viser opdelingen i de forskellige programbølger. 9. Programplan Formål: Formålet med programplanen er (ligesom med projektplanen i et projekt) at skabe en sammenhængende plan, der kan anvendes til at skabe overblik over, hvornår hvilke aktiviteter skal igangsættes, hvilke afhængigheder der findes i programmet/projekterne samt ressourcetrækket. Programplanen er det styringsmæssige grundlag for, at programmet løbende kan styre og følge op på programmets fremdrift i forhold til de planlagte program- og projektleverancer. Samtidig skal programplanen sikre, at programmet kan følge op på risici, hændelser og kvalitet samt interne projektafhængigheder i programmet. Indhold: Programplanen viser et overblik over programmets samlede leverancer fordelt på de enkelte programbølger samt sammenhængen (afhængigheder) mellem projektleverancer og den kritiske vej (hvornår hvilke leverancer, resultater og gevinster skal være leveret, for at der ikke opstår kritiske forsinkelser). Programplanen samler alle væsentlige oplysninger om programmets samlede plangrundlag. Det gælder projektplaner for programmets projekter, programmets kvalitetsplan, risikoplan, kommunikationsplan, mobiliseringsplan og implementeringsplan. 10.Bølgeplan Formål: Ved indgangen til hver ny bølge skal der foreligge en detaljeret plan for bølgen. Planen kan ses som en ”slags PID” for bølgen, hvis væsentligste formål er at dokumentere en sammenhængende plan for gennemførelse af bølgen. Indhold: Det væsentligste indhold er en samlet tids-, aktivitets- og ressourceplan for bølgen. Derudover beskrives også, hvilke gevinster, der skal være realiseret, for at bølgen kan afsluttes succesfuldt. Planen vil i praksis typisk bestå af flere forskellige produkter som fx en aktivitets og tidsplan i Microsoft Project, en leveranceliste i Excel og en gevinstbeskrivelse. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 14 11. Programstrategier Formål: At sætte rammerne for styring og ledelse i programmet. Indhold: Beskrivelse af strategier for håndtering af udbud, implementering, interessenthåndtering, kvalitet, gevinster, risici og afhængigheder. Strategierne sætter rammerne ved bl.a. at beskrive processer samt roller og ansvar for hvert element i strategien. 12.Implementeringsstrategi Formål: Formålet med implementeringsstrategien er at sikre, at programmet har taget stilling til, hvordan forandringsledelse og transitionen fra program til drift håndteres i programmet og dets projekter samt i organisationen som helhed. Indhold: Implementeringsstrategien er et ledelses- og styringsdokument, der indeholder overvejelser og begrundelser for valg af den overordnede måde implementering gribes an på. Det handler om forandringsledelse og transition fra program til drift. 13.Udbudsstrategi Formål: Formålet med udbudsstrategien er at sikre, at programmet har taget stilling til, hvordan programmet mest optimalt tilrettelægger de udbud, der skal gennemføres i programmet med henblik på at optimere programmets business case og tidsplan. Indhold: Udbudsstrategien er et ledelses- og styringsdokument, der omfatter en lang række beslutninger om valg af tilgang til at gennemføre udbud, herunder begrundelser og eventuelle understøttende analyser. 14. Gevinstrealiseringsplan Formål: Formålet med gevinstrealiseringsplanen er at udarbejde en plan for, hvornår og hvordan gevinsterne i business casen realiseres. Indhold: Beskriver og konkretiserer hver af gevinsterne i business casen for programmet og angiver, hvornår og hvor gevinsterne realiseres, hvem der realiserer dem, og hvordan realiseringen skal måles. Planen udarbejdes i fasen præcisering af program og detaljeres ved igangsætning til hver bølge, således at det er tydeligt, hvilke gevinster der realiseres som følge af bølgen. 15. Gevinstrealiseringsrapport Formål: At følge op på og dokumentere de høstede gevinster for en bølge i programmet. Indhold: Rapporten indeholder basismåling, løbende målinger og afsluttende måling af gevinstrealiseringen. Rapporten kan også anvendes til samlet afrapportering af gevinstrealisering for det samlede program. 16. Programevalueringsrapport Formål: Programevalueringsrapporten anvendes til at opsamle erfaringer og læring fra det samlede program. Denne læring videregives til nye programmer og kan give input til vurdering af organisationens generelle governance setup. Indhold: Rapporten indeholder erfaring og læring fra det gennemførte program, både i form af opfølgning på business casen og realiserede gevinster samt opfølgning på anvendte processer, værktøjer og governancestrukturer i programmet. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 15 I forhold til informationssikkerhed, er der krav om, at alle it-projekter skal lave vurderinger af informationssikkerheden, af informationsaktivet og it-løsningen i analysefasen. Informationsaktivet er den information (data), som skal behandles af itløsningen, og som skal sikres. Vurderingerne laves via to produkter, en konsekvensvurdering af privatlivet (PIA) og en sikkerhedsmæssig risikovurdering, hvoraf den ene, PIA, kan udelades såfremt it-løsningen ikke skal behandle personoplysninger. Resultaterne dokumenteres i PID og risikoregister. Spænder eventuelle informationssikkerhedsmæssige udfordringer over flere projekter og dermed potentielt påvirker programniveauet, skal programmet lave en samlet vurdering, der dokumenteres i PPB og risikoregister. Skabeloner og vejledninger til en lang række af ovennævnte ledelsesprodukter kan findes på Ministeriernes projektkontors hjemmeside. 4.6 De ni programtemaer Studier af en række gennemførte programmer i England (såvel succesfulde som ikkesuccesfulde prorammer) har vist, at ni temaer er afgørende for at opnå succes med et program. Det er derfor essentielt, at programledelsen i hele programmets levetid har fokus på disse 9 temaer og arbejder med disse i den daglige ledelse og styring af programmet. Nedenfor gennemgås temaerne kort. Programorganisering Etablering af en klar organisation med effektiv governance er hjørnestenen i et succesfuldt program. Den skal derfor løbende monitoreres og tilpasses programmets aktuelle situation. Fx kan der være behov for skift i organisering og i kompetencer mellem udvikling og implementering i en programbølge. Vision Visionen er et billede på en bedre fremtid. En god og kommunikerbar vision er en forudsætning for interessentopbakningen til programmet. Programmet skal løbende sikre kommunikation af visionen til interessenterne, for at sikre opbakning til og forankring af programmet i organisationen. Lederskab og engagement af interessenter En forudsætning for et succesfuldt program er engagement og aktiv deltagelse fra interessenterne. Interessenterne skal opfatte gevinster som attraktive for at programmet opnår succes. Dette kommer ikke af sig selv, men kræver en løbende ledelsesmæssig indsats med information og dialog om programmets formål og resultater. Ledelse af gevinstrealisering Ledelse af gevinstrealisering er hjertet af programledelse. Det er vigtigt at identificere såvel gevinster som ulemper oplevet af interessenterne og aktivt forfølge gevinstrealiseringen. Design og leverance af fremtidsmodel Det er fremtidsmodellen, som operationaliserer visionen og gør det muligt at modellere gevinsterne og designe projektkataloget, som skal virkeliggøre visionen. Selv om fremtidsmodellen etableres tidligt i programmet i præciseringsfasen, er det nødvendigt løbende at vurdere, om den fortsat er holdbar og eventuelt justere den i takt med opnåede resultater som følge af gennemførelse af bølger. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 16 Planlægning og kontrol Planlægning og kontrol af det samlede program er en særlig ledelses- og styringsdisciplin, som kræver fokus og ressourcer i hele programmets levetid. Det indebærer bl.a. processer og procedurer ift. løbende planlægning og styring af fremdriften i programmet for at sikre proaktiv håndtering af mulige afvigelser. Business case Business casen er det fundament, hvorpå ledelsen ultimativt baserer sin beslutning om at fortsætte eller stoppe programmet. Eftersom programmet er en levende størrelse, er business casen ikke statisk, men kræver løbende genbesøg og justering ift. gevinster, udgifter og risici. Risiko- og emnehåndtering Succesfulde programmer er i stand til løbende at håndtere og tolerere usikkerhed kompleksitet og uklarhed. Dette gøres gennem risikohåndtering og emnehåndtering og indebærer bl.a. etablering af strategi og proces for det løbende arbejde med risikohåndtering i programmet for at sikre proaktiv identifikation og håndtering af væsentlige risici. Kvalitetsplanlægning og –sikring Kvalitetsplan og –sikring skal igennem hele programmet tilsikre, at programmet er på rette spor ift. opnåelse af målene i visionen. Kvalitet skal styres såvel i forhold til leverancer som processer og procedurer. Derfor skal der lægges planer for kvalitetsstyring og kvalitetssikring, og der skal følges op på kvaliteten af leverancerne fra hvert af projekterne og følges op på kvaliteten af de processer, der udføres i programmet. 4.7 Grundlæggende ledelsesprincipper Syv ledelsesprincipper er retningsgivende for programledelsens arbejde, hvilket betyder, at hver ledelsesrepræsentant (hvad enten der er tale om programejer, programleder, forandringsejer eller medlem af programstyregruppen) bør arbejde ud fra disse og løbende evaluere egen indsats og ledelse ift. at efterleve dem. − − − − − − − Sikre overensstemmelse med strategier Lede forandringer Kommunikere fremtidens fordele Lede proaktiv gevinstrealisering Tjekke programorganiseringens værdi Sikre organisatoriske forandringer Skabe læring i organisationen Programprincipperne kan anvendes individuelt af ledelsesrepræsentanterne til at vurdere egen indsats, men kan fx også tages op i styregruppen som en drøftelse af, om arbejdet har det rette fokus. I ”vejledning til god programledelse i staten – principper og temaer” findes en detaljeret gennemgang af, hvad der kendetegner principper for succesrige og fejlslagne programmer samt en beskrivelse af opgaver og ansvar for alle programtemaer opdelt på roller og faser. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 17 5. Programmodellens faser Nærværende kapitel er tænkt som et opslagsværk til brug for programmets ledelse og deltagere. Hver programfase beskrives på en til to sider med et overbliksbillede og en kort liste over væsentligste aktiviteter. Aktiviteterne er kun forslag og er således ikke obligatoriske. Herudover findes i ”Startpakke til programledelsen” en uddybning af aktiviteterne for identifikationsfasen 5.1 Fire sekventielle hovedfaser Programmodellens fire hovedfaser (identificering af program, præcisering af program, ledelse af programbølger og Lukning af program) er sekventielle og en fase afsluttes, før den næste kan begynde. Der kan være to eller flere programbølger, hvorfor ledelse af programbølger typisk er den længste fase i et program og kan spænde over flere år. Mellem hver programbølge gennemføres et review af resultater og proces for at opnå læring, som indarbejdes i planerne for den næste bølge. 5.2 Tre tæt forbundne ledelsesprocesser Anderledes forholder det sig med levering af forandringsevne og realisering af gevinster. Aktiviteterne her gennemføres iterativt og parallelt med ledelse af programbølger. Den tætte sammenhæng mellem de tre ledelsesprocesser er i illustrationen vist med pile, der går begge veje: I hver programbølge sikrer en række projekter levering af forandringsevnen og transitionen til drift, og den efterfølgende opfølgning planlægges og eksekveres for at sikre realisering af gevinster. Alle disse aktiviteter detailplanlægges, koordineres og styres i ledelse af programbølger. Dermed kan de tre ledelsesprocesser ikke udføres uafhængigt af hinanden, og beskrivelserne af disse bør derfor læses i sammenhæng. Den fællesstatslige programmodel Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 18 5.3 Identificering af program Identificering af program Formål med fasen • Definere rammerne for programmet og udarbejde udkast til vision for og indhold i programmet • Udpege programejer og programstyregruppe Typiske aktiviteter • • • • • • • • Kriterier ved faseovergang: Obligatoriske ledelsesprodukter: Valgfri men anbefalede ledelsesprodukter: • Godkendt programgrundlag • Programbestyrelse, ejer, -styregruppe og –leder udpeget • Plan for næste fase • Programgrundlag • Vision • • • Typiske roller • Programbestyrelse • Programejer (formand for programstyregruppe) • Programstyregruppe • Programleder • Forandringsejer Input til fasen • Programkommissorium • Forretningsstrategi(er) • Hvis evolutionsprogram: Status for projekterne Afklaring af programmets finansiering i programbestyrelse Godkendelse af programkommissorium Udpeg programstyregruppe – afhold første møde Forbered og udarbejd vision og programgrundlag Afklar anmeldelse til it-projektrådet Hvis evolutionsprogram: Afklare videre aktiviteter i hvert projekt Udarbejde plan for præciseringsfasen inkl. mobiliseringsplan Uafhængig gennemgang af grundlaget og beslutning om at fortsætte Programkommissorium Mobiliseringsplan Plan for præciseringsfasen Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Ansvar for Beskrivelse udførelse Afklaring af og evt. anskaffelse af programmets finansiering i programbestyrelsen For at Identifikationsfasen kan starte, skal programbestyrelsen være udpeget. Programbestyrelsen består af topledere, som har strategisk ansvar og som skal beslutte investeringen i programmet. Programbestyrelsen skal sikre, at den nødvendige finansiering af programmet er til stede. Som minimum skal bestyrelsen sikre finansiering af den næste fase (præcisering af program). Programbestyrelse Godkendelse af programkommissorium Programbestyrelsen skal godkende programkommissoriet og overlevere dette til programejeren. Kommissoriet skitserer retning, begrænsninger, prioriteringer og ønskede resultater for programmet. Programbestyrelse Udpege programstyregruppe – afhold første møde Programbestyrelsen skal formelt udpege programejeren, som er den person, der har den største aktie i programmets succes – ofte er vedkommende dog den første person, som identificeres. Programejeren er formand for programstyregruppen og udpeger styregruppens medlemmer. Første styregruppemøde forberedes og afholdes. Programbestyrelse/ Programejer Udarbejdelse af Vision Visionen for programmet skal udarbejdes. Visionen skal formuleres kort og skal samtidigt have appel til alle nøgleinteressenter. Visionen skal kommunikere den fremtidige tilstand, som organisationen opnår ved at gennemføre programmet. Se endvidere skabelon og vejledning til vision Et programgrundlag er kerneleverancen i denne fase og Programleder Forbered og udarbejd Forandrings- Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 19 Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Programgrundlag Afklar anmeldelse til Itprojektrådet Ansvar for Beskrivelse udarbejdes typisk af et lille forretningsteam i samarbejde med forandringsejeren. Grundlaget skal sandsynliggøre, om programmet er ønskeligt og realistisk og indeholder skitser til vision, fremtidsmodel, business case, risici etc. Det er ønskeligt, at programlederen allerede er udpeget på dette tidspunkt, så han/hun kan lede udarbejdelsen af programgrundlaget. Se endvidere skabelon og vejledning for Programgrundlag Tidsplanen for indmelding til Statens It-projektråd skal afklares og fastlægges. Dette afhænger bl.a. af tidsplanen for udarbejdelse af materiale i fasen ”præcisering af program”. Evt. – Afklar videre aktiviteter i hvert projekt (hvis evolutionsprogram) Hvis programmet er opstået af en række eksisterende projekter, som samles til et program (evolutionsprogram), skal der tages stilling til, om alle projekter skal fortsætte uændret, eller om et eller flere projekter bør stoppes eller omdefineres. Udarbejdelse af plan for præciseringsfasen Denne aktivitet omhandler planlægning af næste fase ”præcisering af program” og udstikker rammerne og aktiviteterne i den kommende fase inkl. ressourceestimater og tidsplan. Senest her skal programlederen være udpeget, således at han/hun kan varetage denne aktivitet. Uafhængig gennemgang og beslutning om at fortsætte Programgrundlaget og plan for præciseringsfasen kan underkastes en uafhængig gennemgang forud for indstilling til godkendelse i programbestyrelsen. udførelse ejer og/eller programleder Programleder Programleder (eller programejer, hvis leder ikke er udpeget) Programleder Programejer og programbestyrelse Aktiviteter i identifikationsfasen er mere detaljeret beskrevet i dokumentet ”Startpakke til programledelsen”, som kan findes på Ministeriernes projektkontors hjemmeside. Startpakken indeholder endvidere et forslag til tidsplan for alle aktiviteterne i fasen. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 20 5.4 Præcisering af program Uddybning af aktiviteter Hoved- Ansvar aktiviteter Beskrivelse udførelse Analyse af interessenter En grundig interessentanalyse er essentiel for et program – både for at sikre, at alle interessenter inddrages og kommer til at føle ejerskab og for at skabe overblik over, hvilke interessenter der er nøglepersoner i hvilke dele af programmet, således af kommunikationsindsatsen kan rettes mod dem og koordineres på tværs af projekter. Programleder og -team Udarbejdelse af fremtidsmodel Der skal udarbejdes en fremtidsmodel, som beskriver, hvordan visionen realiseres i form af nye processer, ny organisering, nye teknologier, ny information og ny kultur. Da der ofte er mange mulige veje til realisering af visionen, modelleres fremtidsmodellen parallelt med etablering af gevinstdiagram og business case. Programleder Mobilisering af programteam inkl. afklaring af infrastruktur Udarbejdelse af programplan Rammerne for programarbejdet skal etableres. Det gælder såvel kontorplads som it og øvrige supportværktøjer. Da et program betyder udarbejdelse af en meget stor mængde dokumentation, bør konfigurationsstyringsregler og –værktøj også etableres her. Endelig skal programteamet mobiliseres, der skal afholdes kick off og fasens opgaver skal fordeles iht. tidsplanen. Se endvidere skabelon og vejledning til fremtidsmodel Programplanen angiver programmets samlede leverance-, aktivitets-, ressource- og tidsplan. Planen aggregerer alle væsentlig oplysninger om programmets samlede plangrundlag (projektplaner for programmets projekter, for Programleder Programleder Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 21 Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Udarbejdelse af gevinstdiagram med gevinstprofiler Udarbejdelse af projektkatalog Udarbejdelse af Business case Udarbejdelse af gevinstrealiseringsplan Udarbejdelse af programpræciseringsdokument Beskrivelse af programstrategier Beskrivelse af implementeringsstrategi Ansvar Beskrivelse programmets kvalitetsplan, risikoplan, kommunikationsplan, mobiliseringsplan og implementeringsplan). Et gevinstdiagram skal etableres. Det viser årsag/virkningssammenhængene mellem leverancer, forandringsevne, gevinster og effekter. På baggrund af denne udarbejdes en gevinstprofil for hver gevinst, som mere detaljeret definerer gevinsten og målingen af denne. Det er forandringsejeren (eller –ejerne), som har ansvaret for udarbejdelsen af diagram og profiler. Se endvidere skabelon og vejledning til gevinstdiagram På baggrund af vision og fremtidsmodel kan projektkataloget udarbejdes. Projektkataloget består af de projekter, der skal til for at skabe fremtidsmodellen og beskriver kort indhold, leverancer, afhængigheder til andre projekter, forventede udgifter og hvilke gevinster, projektet medvirker til at realisere. Hvis der er mange projekter, vil kataloget med fordel kunne suppleres med en Exceloversigt frem for kun at have informationen i et Worddokument. Se endvidere skabelon og vejledning til projektkataloget Der skal udarbejdes en business case for programmet. Vær opmærksom på, at det er programniveauet som ejer alle gevinster og ikke de enkelte underliggende projekter. Udgifterne derimod opgøres per projekt og konsolideres til programniveauet + tillægges udgifter til programniveauet (programkontor, programledelse mv.). Se endvidere særskilt vejledning til udarbejdelse af Business case inkl. skabelon i Excel Efter udarbejdelse af business case, skal forandringsejeren udarbejde en overordnet gevinstrealiseringsplan, der beskriver, hvornår gevinster i business casen realiseres, hvem der har ansvar for realisering, og hvordan realisering måles. Planen detaljeres ved indgangen til hver bølge (hver bølge realiserer en delmængde af gevinsterne) og bruges til løbende opfølgning på gevinstrealisering igennem resten af programmet. Programpræciseringsdokumentet (PPD) udarbejdes på baggrund af programgrundlaget. PPDen er et paraplydokument for programmet og er derfor helt grundlæggende for programmet, ligesom PIDen er det for et projekt. Programmet opsummeres i PPDen, som henviser til de respektive ledelsesprodukter for flere detaljer. Se skabelon og vejledning til programpræciseringsdokument Et program skal sætte rammerne for alle de projekter, der skal udføres som en del af programmet. En del af disse rammer defineres i denne fase i form af programstrategier. Programstrategier skal beskrive programmets strategiske overvejelser om ledelse og styring af gevinstrealisering, interessenter, ressourcer, risici og emner, kvalitet, opfølgning- og kontrol, afhængigheder og dokumentkonfiguration. Strategierne beskriver processer og principper, som programmet arbejder efter samt roller og ansvar ift. disse – således slipper projekterne for hver især at skulle definere disse processer og principper og håndteringen af fx risici og gevinster ensartes dermed på tværs af projekter. Se skabelon og vejledning til programstrategier Strategien skal fx sætte rammer for ledelsens rolle og indsats ift. at skabe forandringer, ligesom strategien for udførelse Forandringsejer Programleder Programleder Forandringsejer Programleder Programleder Programleder i samarbejde Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 22 Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Ansvar Beskrivelse skal rammesætte omfanget af inddragelse af organisationen undervejs i programforløbet for at forberede organisationen på implementering af fx nye arbejdsprocesser, nye roller, nye kompetencer mv. for udførelse med forandringsejer Samtidig skal der tages stilling til krav til de fælles rammer i programmet (på tværs af projekterne) i forhold til forberedelse af transitionen fra program til drift herunder den egentlige udrulning og ibrugtagning af både organisatoriske og tekniske leverancer fra projekterne. Beskrivelse af udbudsstrategi Se skabelon til implementeringsstrategi Udbudsstrategien skal sætte de overordnede rammer for programmets udbud, så udbud gennemføres både tids-, omkostnings- og ressourceeffektivt og med størst muligt udbytte, fx bedre indkøbspriser, bedre leverandører og mere indhold. Strategien sikrer, at programmets udbud tilrettelægges med afsæt i Total Cost of Ownership (TCO) – dvs. at man også sikrer, at business casen for udbuddet er hensigtsmæssig, når man ser på de samlede omkostninger i det anskaffedes levetid. Programleder Endelig skal strategien forholde sig til snittet mellem udbudsrelaterede opgaver i hhv. program og projekter herunder, hvordan aktiviteter koordineres på tværs af projekter. Udbudsstrategien svarer på 5 overordnede spørgsmål: 1. Hvad skal programmet anskaffe igennem udbudsforretninger? 2. Hvordan kan/bør programmet samle anskaffelserne (for at opnå bedst mulig TCO business case) og hvad skal udbudsformen være? 3. Hvilke målsætninger og principper skal programmet leve op til i forbindelse med gennemførelse af udbud? 4. Hvordan skal programmet gennemføre udbudsforretningen (-erne) 5. Hvad estimeres de samlede anskaffelsesomkostninger til? Risikovurdering i Itprojektrådet Detailplanlægning af første programbølge Design programorganisationen og udarbejd mobiliseringsplan for første bølge Godkende obl. ledelsesprodukter og opnå accept til at fortsætte Se skabelon til udbudsstrategi De krævede ledelsesprodukter kan nu indsendes til Statens It-projektråd til risikovurdering. Se vejledning til risikovurdering af programmer i Itprojektrådet Første programbølge skal detailplanlægges. Denne plan er en tids-, aktivitets- og ressourceplan, fx i Microsoft Project eller lign. Værktøj. Se skabelon og vejledning til bølgeplan Den endelige programorganisation skal designes for programmet og for de enkelte bølger og en mobiliseringsplan udarbejdes for den første bølge. Dette kan være en omfattende opgave, hvis programmet er komplekst, idet allokering af de rette ressourcer skal koordineres med allokering af fysiske rammer og programteamets ressourcer, ift. at kunne tage imod ressourcerne og initiere projekter og opgaver. PPDen skal godkendes i programstyregruppen sammen med de underliggende ledelsesprodukter (vision, fremtidsmodel, business case etc.). Programejer Programleder Programleder og programkontor Programstyregruppe Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 23 5.5 Ledelse af programbølger Ledelse af programbølger Formål med fasen • Planlægning, eksekvering og programstyring af programbølger • Sikre leverancer og etablering af forandringsevne • Sikre transition til drift • Realisering af gevinster Input til fasen Typiske aktiviteter • • • • • • • • • Kriterier ved faseovergang: Obligatoriske ledelsesprodukter: Valgfri men anbefalede ledelsesprodukter: • Bølgereviewrapport godkendt • Detaljeret bølgeplan for næste bølge godkendt • Bølgeplan - detaljeret • Typiske roller • Programbestyrelse • Programejer (formand for programstyregruppe) og programstyregruppe • • • • • • Programpræciseringsdokument Vision og fremtidsmodel Risikoregister Overordnet bølgeplan Projektkatalog Programstrategier Detaljering af bølgeplan Mobilisering af projekter og projektteams Programstyring og programledelse Løbende sikre sammenhæng mellem fremtidsmodel og forretningsstrategi Indkøb og ressourcestyring Monitorering og kontrol samt rapportering og kommunikation Transition til stabil drift Foretag reviews Lukning af bølge samt forberedelse af næste bølge • • • • • Planer til udmøntning af programstrategier Bølgereviewrapport Programleder Programsekretariat Forandringsejer Løsningsforum 44 Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Detaljering af bølgeplan Mobilisering af projekter og projektteams Programstyring og programledelse Løbende sikre sammenhæng mellem Fremtidsmodel og Ansvar for Beskrivelse Bølgeplanen skal detaljeres mht. aktiviteter, tid og ressourcer. Fasen ledelse af programbølger er den paraply, der løbende sikrer koordination og sammenhæng på tværs af alle projekter. Planen er derfor nødt til at være detaljeret nok, til at den afspejler kritisk vej og afhængigheder mellem projekter – samtidigt med at overblikket bevares. Planen vil ofte være udarbejdet i et værktøj a la Microsoft Project. [Skabelon og vejledning forventes etableret i efteråret 2013] I starten af hver bølge, skal bølgens projekter og projektteams mobiliseres. Ressourcer med de rette kompetencer skal identificeres og allokeres til projekter (eller sources eksternt), og alle projekter skal gennemgå kick off, hvor betydning for den samlede programrealisering tydeliggøres og rammerne (og tolerancerne) for projekterne kommunikeres. Dette dækker over dag til dag ledelsen som programleder. Dette indebærer opgaver på flere niveauer: 1. Politisk programledelse ift. håndtering af minister, departement og omgivelser, 2. Strategisk programledelse ift. løbende at skabe overblik og analysere, om programmet samlet set er på rette spor, 3. Operationel programledelse ift. at guide om og sikre efterlevelse af programgovernance samt coaching og opfølgning på projekter og håndtering af undtagelser og eskalationer. Det er programlederens ansvar i samarbejde med programejer løbende at bevare overblikket over programmet og sikre, at der er sammenhæng mellem den fremtidsmodel, som programmet arbejder hen imod og den forretningsstrategi, som er gældende. Strategier udførelse Programleder Programleder Programleder Programleder Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 24 Uddybning af aktiviteter Hovedakti- Ansvar for viteter Beskrivelse udførelse Indkøb og ressourcestyring Indkøb af såvel kompetencer som software/hardware og løbende ressourcestyring bør foretages på programniveau. I store programmer kan programledelsen have en juridisk enhed tilknyttet, som håndterer programmets udbud, kontrakt- og leverandørstyring. Ressourcestyring omhandler bl.a. håndtering af tilgang og afgang af ressourcer samt løbende disponering og omdisponering af ressourcer ift. behov på program- og projektniveau. Programleder Opfølgning og kontrol samt rapportering og kommunikation Et velfungerende opfølgningsregime er afgørende for at kunne bevare overblikket over et program. Der er ofte mange projekter og aktiviteter, som skal monitoreres og koordineres og mange interessenter, som har behov for fremdrifts- og resultatrapportering. Indsamling og kommunikation af denne information er væsentlig – men skal hele tiden balanceres, så den ikke tager fokus fra at sikre fremdrift, leverancer og arbejdet med gevinstrealisering. Programleder Transition til stabil drift Transitionen af de enkelte projekter og bølger planlægges og gennemføres i ”realisering af gevinster”, men i ledelse af programbølger overvåger programledelsen, om transitionen lykkes og arbejder for og følger op på, at stabil drift opnås, og at gamle arbejdsmetoder afskaffes. Forandringsejer Foretag reviews Et program er så stort og ofte komplekst, at det er nødvendigt løbende at stoppe og sikre review af, at programmet fortsat er på rette spor. Review kan foretages både på projektniveau (er leverancerne tilfredsstillende), bølgeniveau (opnås den ønskede forandring og gevinstrealisering) og på programniveau (er fremtidsmodellen fortsat strategisk relevant og ser programmet som helhed ud til at kunne realisere den). Igangsætning, koordinering og styring af disse reviews er en løbende opgave for programledelsen. Det anbefales, at lade personer, som er eksterne ift. programmet (fx en intern auditfunktion), gennemføre reviews for at sikre et neutralt review. Programleder Lukning af bølge samt forberedelse af næste bølge Hver bølge afsluttes med et review og en evaluering. Denne foretages inden næste bølge igangsættes, så læring og erfaring kan indarbejdes i planen for den kommende bølge. Detailplanlægning af næste bølge udarbejdes og forelægges til godkendelse i programstyregruppen. Programleder forretningsstrategi kan ændre sig i den årrække, som et program typisk strækker sig over, og det er nødvendigt løbende at sikre overensstemmelse med strategi, så programmet forbliver relevant (eller lukkes, hvis det ikke er tilfældet). Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 25 5.6 Levering af forandringsevne Levering af forandringsevne Input til fasen Formål med fasen • At koordinere og lede projektleverancerne i henhold til bølgeplanen for at skabe forandringsevnen beskrevet i fremtidsmodellen Typiske aktiviteter • • • • • Kriterier ved faseovergang: Obligatoriske ledelsesprodukter: Valgfri men anbefalede ledelsesprodukter: • Projektleverancer godkendt • Forandringsevne opnået • Projektevaluering(er) godkendt • PID pr. projekt • Projektafslutningsrapport • Typiske roller • Programejer • Forandringsejer • • • • Fremtidsmodel Detaljeret bølgeplan Projektkatalog Programstrategier Opstart af projekter Eksekvering af projekter iht. mål Ledelse og kontrol af leverancer Løbende opfølgning på mulighed for gevinstrealisering Lukning af projekter Se den fællesstatslige itprojektmodel (begge produkter iht. den fællesstatslige itprojektmodel) • Programleder • Programsekretariat • Projektledere Uddybning af aktiviteter Hovedaktivite- Ansvar for Beskrivelse udførelse Opstart af projekter Programledelsen skal sikre en projektstart, som sikrer, at projektledelse (projektejer og projektleder) kender den samlede projektportefølje, forstår mål og fremtidsmodel og kan se, hvilken værdi eget projekt tilfører, får overblik over afhængighederne til andre projekter og forstår, hvordan projektets leverancer skal anvendes. Endelig skal opstarten også sikre, at projektledelsen kender rammerne for programgovernance, herunder tolerancer samt krav og rammer fra programstrategierne. Programledelse Eksekvering af projekter iht. mål Ledelse og kontrol af leverancer Projektledelsen eksekverer projekterne i henhold til de mål og rammer, programmet har udstukket. Projektledelse Løbende opfølgning på mulighed for gevinstrealisering Forandringsejeren er ansvarlig for løbende at følge op på, om leverancerne fra et specifikt projekt ser ud til at ville give den forventede forandringsevne og dermed sandsynliggøre gevinstrealiseringen. Selv om gevinster ikke kvantificeres på projektniveau, skal projektets PID alligevel beskrive, hvilke gevinster projektets leverancer skal være med til at realisere – og forandringsejeren skal følge op på, om det fortsat ser ud til at være realistisk. Dette sker på mange forskellige måder, bl.a. ved at give ter Se kapitel 7 for krav til ledelsesprodukter for projekter i et program Programledelsen har ansvar for løbende ledelse af programmets projekter ift.: Review af projektet fremdrift og leverancer, opfølgning på tid, udgifter, ressourcer og scope, håndtering af eskalationer og undtagelser, ledelse af afhængigheder og integrationer mellem projekter, sikre overensstemmelse med fremtidsmodel og kvalitetssikring. Programledelse Forandringsejer Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 26 Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Lukning af projekter Ansvar for Beskrivelse udførelse input til kravspecifikationer og procesdesign, ved allokering af forretningskompetence til projekterne og ved deltagelse i review og vurdering af skalerbarhed af projektleverancer (vurdering af skalerbarhed fra enkelt test til fuld driftsimplementering). Et projekt skal lukkes formelt ved at programledelsen godkender, at projektet møder acceptkriterierne fra projektets PID. Evt. kan et formelt review af projektet gennemføres. Programledelse 5.7 Realisering af gevinster Uddybning af aktiviteter Hovedaktivite- Ansvar for ter Beskrivelse udførelse Planlægge transitio- [Skabeloner og vejledninger forventes etableret i efteråret 2013] Transitionsplanen er afgørende for succesfuld overgang fra gam- Forandrings- Planlægge og gennemføre gevinstrapporteringsmålinger Den overordnede gevinstrealiseringsplan, som er udarbejdet i præciseringsfasen, skal detaljeres og afgrænses for den aktuelle bølge. Planen skal præcist definere, hvilke gevinster bølgen realiserer, hvem der har ansvaret for realiseringen og hvad planen er for løbende måling og rapportering af gevinstrealiseringen. Endvidere skal baseline målinger sikres (helst allerede i præciseringsfasen). Forandringsejeren skal derefter i løbet af bølgen (og efter afslutning) følge realiseringen gennem målinger og rapportering af gevinstrealiseringen. Dette dokumenteres i gevinstrealiseringsrapporten. Forandringsejer Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 27 Uddybning af aktiviteter Hovedaktiviteter Ansvar for nen/forandringen fra gammel til ny driftsmodel Beskrivelse mel forretningsmodel til ny. Den bør derfor være detaljeret og er ofte ganske omfattende. Planen skal forholde sig til alt fra overgang til nye processer og arbejdsgange, nedlukning af gamle systemer og ibrugtagning af nye, implementering af kulturelle og holdningsmæssige ændringer hos personale og driftsledelse til planlægning af support fra fx it og HR i transitionsfasen og etablering af back-up planer for, hvordan tilbagerulning sikres, ifald der opstår uoverstigelige problemer i løbet af transitionen. Planen bør derfor udarbejdes i tæt samarbejde mellem forandringsejer og programleder og med løbende inddragelse af de projektledere, som bidrager med leverancer. udførelse Godkende igangsættelse af transition Når alle leverancer er meldt klar fra projekterne i bølgen og transitionsplanen er udarbejdet, skal forandringsejeren vurdere, om organisationen er klar til transitionen. Dette indebærer godkendelse af, at leverancerne kan skabe den nødvendige forandring og en vurdering af, om organisationen er klar til transition. Forandringsejeren fortager vurderingen, men det er programejeren, der træffer den ultimative beslutning (typisk som del af et programstyregruppemøde). Forandringsejer og programejer Lede forandringen og overvåge gevinstrealiseringen Forandringsejer leder nu transitionen og følger løbende op på, at nye forretningsgange og måder tages i brug og de gamle forlades. Dette tager tid og kræver konstant overvågning og involvering fra ledelsens side. Udviklingen i gevinstrealiseringen overvåges og dokumenteres i gevinstrealiseringsrapporten. Ofte vil fuld gevinstrealisering kræve tid og kan ikke nødvendigvis opnås inden for bølgens tidsplan, men realiseringen skal sandsynliggøres, før bølgen kan lukkes. Forandringsejer Løbende kommunikation ift. interessenter Kommunikation er en aktivitet, der bør fylde meget i denne fase. Før transitionen igangsættes, skal alle relevante interessenter informeres om planerne. Mange programmer indebærer ændring af arbejdsgange og/eller organisatoriske strukturer, hvilket skaber usikkerhed hos de, der berøres af forandringen. Løbende kommunikation skaber klarhed over, hvad der skal ske, hvad der er opnået og mindsker dermed usikkerheden og er med til at holde motivationen for forandringen oppe – også hos de interessenter, som ikke har været direkte involveret i programmet. Det er forandringsejer, der har ansvaret for denne aktivitet – men ofte er vedkommende understøttet af en kommunikationsfunktion i programmet eller i driftsorganisationen. Det kan også være relevant at inddrage personer med ansvar for ekstern kommunikation for at kunne håndtere pressen. Forandringsejer Lede og monitorere post-forandringen til den nye driftsmodel Denne aktivitet indebærer håndtering af udfordringer og problemer oplevet i den nye driftssituation. Disse kan løses inden afslutningen af bølgen eller overføres som opgaver til driftsorganisationen eller til et eller flere kommende projekter. Som en del af post-forandringen skal gamle processer og arbejdsgange endeligt nedlægges og gamle systemer tages ud af drift. Forandringsejer ejer og programleder Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 28 5.8 Lukning af program Lukning af program Formål med fasen • Programmet lukkes og reviewes • Opløsning af programorganisation Input til fasen Typiske aktiviteter • • • • • Kriterier ved faseovergang: Obligatoriske ledelsesprodukter: Valgfri men anbefalede ledelsesprodukter: • Godkendt lukning af programmet • Programreview gennemført og programevalueringsrapport godkendt • Godkendelse af samlet gevinstrealisering • Programevalueringsrapport • Samlet gevinstrealiseringsrapport (opsummering af gevinstrealiseringsrapporter fra hver bølge) Typiske roller • Programbestyrelse • Programejer (formand for programstyregruppe) og programstyregruppe • Projektleverancer • Bølgereviewrapporter • Gevinstrealiseringsrapporter Forbered lukning af program Sikring af support til den nye driftsorganisation Evaluer program og opsamling på realisering af den samlede business case Opløsning af programorganisation Formel lukning af program • Forandringsejer • Programleder • Programsekretariat Uddybning af aktiviteter Hovedaktivite- Ansvar for ter Beskrivelse udførelse Sikring af support til den nye driftsorganisation Mens programmet kører, har programledelsen fokus på at sikre den nødvendige support til driftsorganisationen (jf. aktivitet under realisering af gevinster). Når programmet står foran lukning, skal eventuelt videre behov for support adresseres og sikres, fx i form af proceshjælp eller løbende uddannelse i nye it-systemer. Eventuel ændring i supportstruktur skal kommunikeres til rette interessenter. Programledelse Evaluer program og opsamling på realisering af den samlede business case Det samlede program skal gennemgå et formelt review iht. kravene for lukning af program (Se under ”Forbered lukning af program”). Den endelige review vil tage udgangspunkt i de allerede gennemførte reviews ved afslutning af hver programbølge og konsolidere resultaterne ift. opnåelse af fremtidsmodel og realisering af business case. Reviewet dokumenteres i en programevalueringsrapport. Forandringsejer Forbered lukning af program Opløs programorganisation Som en del af forberedelsen til lukningen af programmet skal programlederen sikre følgende: De ønskede effekter er opnået og ser ud til at være holdbare også efter lukning, business casen er tilfredsstillende opfyldt (men ikke nødvendigvis 100 pct. indfriet), sidste bølge er gennemført og der er ikke udestående risici eller emner, som ikke er accepteret af driftsorganisationen. Da et program ofte lukker, inden programmet har realiseret gevinsterne 100%, kan det nogle gange være hensigtsmæssigt at planlægge med gennemførelse af endnu et review et godt stykke tid efter programmets lukning. I forbindelse med opløsning af programorganisationen skal programressourcerne afallokeres og allokeres til et nyt projekt eller program eller flyttes tilbage til deres driftsorganisation. Dette Programledelse Programleder Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 29 Uddybning af aktiviteter Hovedaktivite- Ansvar for ter Beskrivelse udførelse Formel lukning af program Programmet lukkes formelt af programejeren – dette gøres på et afsluttende programstyregruppemøde. Programejer kræver aktiv planlægning, eftersom de ressourcer, der er tilknyttet programmet, kan have været en del af programmet i flere år og dermed have mistet tilknytningen til driftsorganisationen. Eventuelle vedvarende forpligtelser ift. leverandør- og kontraktopfølgning skal overdrages til driftsorganisationen. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 30 6. Programledelsesprodukter Nærværende kapitel er tænkt som et opslagsværk til brug for programmets ledelse og programsekretariat samt andre, som forventes at bidrage til udarbejdelse af ledelsesprodukter. Det giver et overblik over produkterne og deres sammenhæng og viser, om skabelon og vejledning findes. 6.1 Programledelsesprodukter ift. programmodellens faser Der skal udarbejdes en række produkter i løbet af et programs levetid for at sikre den optimale programstyring og -ledelse. Den overvejende del af disse produkter udarbejdes i præciseringsfasen som basis for at tage beslutning om igangsættelse af leverancedelen af programmet. Nedenfor vises, hvilke produkter der udarbejdes i hvilke faser. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 31 6.2 Sammenhæng mellem produkter Nedenfor vises en oversigt over de centrale programledelsesprodukter, som har stærke indbyrdes afhængigheder. Pilene angiver, at et ledelsesprodukt anvendes som udgangspunkt eller input til et eller flere andre ledelsesprodukter. Endvidere vises sammenhængen til de vigtigste ledelsesprodukter på projektniveau. Pilene kommer dermed også til at angive en anbefalet rækkefølge for udarbejdelsen af produkter. Først udarbejdes programgrundlag og vision. De giver begge input til fremtidsmodellen og gevinstdiagrammet, som udarbejdes parallelt, og som skitserer, hvad der skal til for at opnå visionen. Når fremtidsmodellen og gevinstdiagrammet er udarbejdet, kan business casen udarbejdes og herefter gevinstrealiseringsplanen - en plan, som senere udbygges for hver bølge, der gennemføres. I praksis vil fremtidsmodel, gevinstdiagram og overordnede skitser til business case udarbejdes i flere iterationer, til visionen er opfyldt på en måde, som giver en tilfredsstillende business case. Fremtidsmodellen giver input til projektkataloget, som herefter kan udarbejdes. På baggrund af projektkataloget kan programplanen, som er tidsplanen for væsentlige aktiviteter for det samlede program og alle projekter, udarbejdes. I praksis vil arbejdet med programplanen kunne betyde tilbageløb til projektkataloget, idet behov for nye eller ændrede projekter kan identificeres i takt med planens udarbejdelse. Programpræciseringsdokumentet (PPD) kan påbegyndes på baggrund af programgrundlag, vision og fremtidsmodel. Det er et paraplydokument, som opdateres med risici, gevinster, business case tal etc., efterhånden som disse produkter udarbejdes, dvs. der er mange tilbageløb til PPD’en fra de øvrige produkter. Så tidligt som muligt i præciseringsfasen påbegyndes programstrategier, udbudsstrategi og implementeringsstrategi, som tilsammen sætter de overordnede rammer for, hvordan programmet, herunder dets projekter skal styres og ledes. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 32 Programmets risici kan beskrives i risikoregisteret – og sammen med gevinstdiagrammet giver risici input til business casen, hvor risici kobles til de enkelte gevinster. Når de grundlæggende ledelsesprodukter for programniveauet er udarbejdet, kan ledelsesprodukter på bølgeniveau udarbejdes. Programplanen bruges som afsæt for udarbejdelsen af bølgeplan, og projektdefinitionen i projektkataloget giver input til PID’er for hvert projekt. Den overordnede gevinstrealiseringsplan for programmet giver input til den detaljerede gevinstrealiseringsplan, der udarbejdes for en bølge, og planen danner senere grundlag for udarbejdelse af gevinstrealiseringsrapporten. Gevinstrealiseringsrapport og projektafslutningsrapport giver input til den bølgereview-rapport, som udarbejdes ved udgangen af hver programbølge – og det samlede antal bølgereviewrapporter danner baggrund for udarbejdelse af programevalueringsrapporten, hvor status på realisering af den samlede business case opgøres. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 33 6.3 Obligatoriske ledelsesprodukter Ledelsesprodukt Formål og indhold Udarbejdes i Programgrundlag Formål: Beskriver programmets mål og formål og benyttes til at vurdere, om programmet er realistisk, og om målsætningen er realistisk. Er rammen for gennemførelse af præciseringsfasen. Identificering af program Vision Fremtidsmodel Gevinstdiagram og gevinstprofiler Indhold: Programgrundlaget er det første ledelsesprodukt, som beskriver de samlede rammer for programmet inkl. første overslag på gevinster og omkostninger, en foreløbig visionsbeskrivelse og en vurdering af, hvilke bølger og hvilke projekter, der skal til for at realisere visionen. Formål: At kommunikere programmets overordnede formål. Indhold: Visionen udtrykker i en kort sætning programmets målbillede/målsætning. Visionen bruges i kommunikation af programmets overordnede formål. Visionen skal være så attraktiv og fleksibel, at den kan benyttes til kommunikation med alle interessenter og gennem hele programmets levetid. Formål: En fremtidsmodel operationaliserer visionen og viser målet med programmet i form af nye processer, ny organisering, nye teknologier, ny information og ny kultur. Ikke alle elementer vil nødvendigvis være ændret. Udarbejdes af Forandringsejer og/eller programleder Sammenhæng til andre produkter Skabelon/ vejledning 7-10 Basis for alle produkter, som udarbejdes i fasen præcisering af program – særligt PPD og fremtidsmodel Skabelon og vejledning findes Identificering af program Programleder 2-5 Giver input til fremtidsmodel og PPD Skabelon og vejledning findes Udkast: Identificering af program Programleder 15-25 Skabelon og vejledning findes Forandringsejer 2-5 (diagram) 1-2 per gevinst Skaber den røde tråd tilbage til vision og videre frem til gevinstdiagram, business case, projektkatalog og bølgeplaner, som alle defineres op imod fremtidsmodellen. Fremtidsmodel, gevinstdiagram og business case udvikles i et iterativt forløb. Udarbejdes på baggrund af vision og fremtidsmodel – og danner grundlag for udarbejdelse af business case og gevinstrealiseringsplan. Frem- Indhold: Fremtidsmodellen indeholder både beskrivelse af før- og efterbilledet, både hvad angår processer, organisering, teknologi, information og kultur, så det er enkelt at se, hvad det er for en forandring, der skal gennemføres. Endelig: præcisering af program Formål: At illustrere (på en overskuelig facon) sammenhængen fra programmets leverancer til de realiserede gevinster og disses effekt (gevinstdiagram) samt sikre detaljeret forståelse af hver af gevinsterne i business casen (gevinstprofiler) Præcisering af program Indhold: Gevinstdiagrammet er en tegning af årsagvirkningssammenhænge og viser leverancerne, den forandringsevne Den fællesstatslige programmodel Vejledning til den fællesstatslige programmodel Forventet sideantal Side 34 Skabelon og vejledning findes Business case de skaber, de gevinster der dermed kan opnås og de effekter, gevinstrealiseringen samlet set vil have på organisationen og dens omgivelser. Gevinstprofiler indeholder en detaljeret beskrivelse af gevinsten, dens ejer(e), bl.a. link til programmål, gevinstkategori, leverancer og forretningsmæssige ændringer, som er nødvendige for at realisere gevinsten, risici og afhængigheder. Formål: Businesscasen benyttes til fortløbende validering af programmets berettigelse. Indhold: Business casen udarbejdes for det samlede program og indeholder alle udgifter på projekt og programniveau samt alle gevinster, som det samlede program realiserer. Udgifter summeres på baggrund af opgørelse af udgifter for hvert projekt og udgifter for programniveauet. Gevinster opgøres kun på programniveau. Endvidere kobles risici og risikoniveau til de enkelte udgifter og gevinster. Programpræciseringsdokument (PPD) Formål: Dette er programmets mest afgørende ledelsesprodukt og har til formål at konsolidere og opsummere rammerne for og indholdet af programmet. Præcisering af program Programleder 10-15 Udarbejdes iterativt parallelt med gevinstdiagram og Fremtidsmodel. Får input fra risikoregister til vurdering af usikkerheder for såvel gevinster som udgifter Skabelon og vejledning findes Præcisering af program Programleder 20-30 Skabelon og vejledning findes Præcisering af program Programleder 8-10 Grundlæggende ledelsesprodukt for programmet sammen med vision og fremtidsmodel. Skitseres tidligt på baggrund af vision og programgrundlag – men opdateres efterhånden, som underliggende ledelsesprodukter færdiggøres Udarbejdes parallelt med PPD og giver input til business casen og gevinstrealiseringsplaner Præcisering af program Programleder 2-3 sider per projekt Skabelon og vejledning findes Præcisering af program Programleder 10-15 sider Udarbejdes på baggrund af fremtidsmodel og anvendes som grundlag for etablering af bølgeplaner og detaljeret planlægning af de enkelte projekter Udarbejdes på baggrund af arbejdet med fremtidsmodellen og programpræciserings- Indhold: PPD er baseret på programgrundlaget (samme skabelon), men er uddybet og mere præcist. PPDen er paraplydokument for en lang række af de øvrige ledelsesprodukter, ligesom PID’en er det for et projekt. PPDen omfatter således elementer fra visionen, fremtidsmodellen, bølgeplan, gevinstdiagram, business case, projektkatalog og risikoregister. Risikoregister program Formål: Risikoregisteret har til formål at understøtte identifikation, dokumentation og aktiv styring af de risici, der påvirker eller potentielt kan påvirke programmet. Projektkatalog Indhold: Indeholder beskrivelse af hver risiko, sandsynlighed og konsekvens samt oplæg til afbødende handlinger. Formål: At skabe oversigt over de projekter, der er nødvendige for at kunne opfylde og levere fremtidsmodellen. Indhold: Projektkataloget indeholder overordnede beskrivelser af projekterne og afhængighederne mellem disse samt viser opdelingen i de forskellige programbølger. Programplan tidsmodel, gevinstdiagram og business case udvikles i et iterativt forløb. Formål: Formålet med programplanen er (ligesom med projektplanen i et projekt) at skabe en sammenhængende plan, der kan anvendes til at skabe overblik over, hvornår hvilke aktiviteter skal igangsættes og dermed afhængigheder på tværs af og ressourcetrækket i program- Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 35 Skabelon og vejledning findes Skabelon og vejledning findes met/projekterne. dokumentet. Programplanen er det styringsmæssige grundlag for at programmet løbende kan styre og følge op på programmets fremdrift i forhold til de planlagte program- og projektleverancer. Samtidig skal programplanen sikre, at programmet kan følge op på risici, hændelser og kvalitet samt interne projektafhængigheder i programmet. Programplanen detaljeres i en detaljeret bølgeplan, som udarbejdes som plangrundlag forud for hver programbølge i fasen ledelse af programbølger. Indhold: Programplanen viser et overblik over programmets samlede leverancer fordelt på de enkelte programbølger samt sammenhængen (afhængigheder) mellem projektleverancer og den kritiske vej for hvornår hvilke leverancer, resultater og gevinster skal være leveret/opnået for at der ikke opstår kritiske forsinkelser. Programplanen er samtidig udgangspunktet for en detaljeret planlægning af projektleverancer, resultater og gevinster samt styring af afhængigheder for hver enkelt programbølge. Bølgeplan Programstrategier Udbudsstrategi Formål: Ved indgangen til hver ny bølge skal der foreligge en detaljeret plan for denne. Den kan ses som en ”slags PPD” for bølgen, hvis væsentligste formål er at dokumentere en sammenhængende plan for gennemførelse af bølgen. Men også rammer for bølgen i form af fx organisering beskrives her, idet disse kan afvige fra de grundlæggende rammer, der er defineret på programniveau. Indhold: Det væsentligste indhold er en samlet tids-, aktivitets- og ressourceplan for bølgen. Derudover beskrives også, hvilke gevinster, der skal være realiseret, for at bølgen kan afsluttes succesfuldt og rammer for eksekvering af bølgen (fx organisering). Planen vil i praksis typisk bestå af flere forskellige produkter som fx en aktivitets og tidsplan i Microsoft Project, en leveranceliste i Excel og en gevinstbeskrivelse. Formål: At sætte rammerne for styring og ledelse i programmet. Indhold: Beskrivelse af strategier for håndtering af gevinster, interessenter, ressourcer, risici og emner, kvalitet, opfølgning og kontrol, afhængigheder og dokumentkonfiguration. Strategierne sætter rammerne ved bl.a. at beskrive processer samt roller og ansvar for hvert element i strategien. Formål: Formålet med udbudsstrategien er at sikre, at programmet har taget stilling til, hvordan programmet mest optimalt tilrettelægger Ledelse af programbølger og derefter i starten af hver ny bølge Programleder 8-10 per bølge Udarbejdes på baggrund af programplanen Anvendes som baseline for bølgereviewrapport Skabelon og vejledning findes Præcisering af program Programleder 36-54 Skabelon og vejledning findes Præcisering af Programleder 15-20 Dokumentet er rammesættende for flere andre ledelsesprodukter, fx programplan, gevinstrealiseringsplan, projektkatalog og risikoregister samt øvrige anbefalede plandokumenter. Dokumentet sætter rammerne for planlæg- Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 36 Skabelon og vejledning de udbud, der skal gennemføres i programmet med henblik på at optimere programmets business case. Implementeringsstrategi Indhold: Udbudsstrategien er et ledelses- og styringsdokument, der omfatter en lang række beslutninger om valg af tilgang til at gennemføre udbud, herunder begrundelser og eventuelle understøttende analyser. Formål: Formålet med implementeringsstrategien er at sikre, at programmet har taget stilling til, hvordan forandringsledelse og transitionen fra program til drift håndteres i programmet og dets projekter samt i organisationen som helhed. program Gevinstrealiseringsrapport Programevalueringsrapport Formål: Formålet med gevinstrealiseringsplanen er at udarbejde en plan for, hvornår og hvordan gevinsterne i business casen realiseres. Indhold: Beskriver og konkretiserer hver af gevinsterne i business casen for programmet og angiver, hvornår og hvor gevinsterne realiseres, hvem der realiserer dem, og hvordan realiseringen skal måles. Planen udarbejdes i fasen præcisering af program og detaljeres ved igangsætning til hver bølge, således at det er tydeligt, hvilke gevinster der realiseres som følge af bølgen. Formål: At følge op på og dokumentere de høstede gevinster for en bølge i programmet. Indhold: Rapporten er en udbygning af den eksisterende gevinstrealiseringsrapport fra it-projektmodellen og indeholder basismåling, løbende målinger og afsluttende måling af gevinstrealiseringen. Denne kan også anvendes til samlet afrapportering af gevinstrealisering for det samlede program. Formål: Programevalueringsrapporten anvendes til at opsamle erfaringer og læring fra det samlede program. Denne læring videregives til nye programmer og kan give input til vurdering af organisationens generelle governance setup. Programleder og forandringsejer 10-15 Dokumentet er rammesættende for flere andre ledelsesprodukter, fx programplan, gevinstrealiseringsplan, projektkatalog og risikoregister samt øvrige anbefalede plandokumenter. Skabelon og vejledning findes Præcisering af program og før opstart af hver bølge Forandringsejer 10-20 5-7 per bølge Etableres på baggrund af business case, gevinstprofiler og bølgeplan og danner baggrund for udarbejdelse af gevinstrealiseringsrapport Skabelon og vejledning findes Ved afslutning af hver bølge og ved afslutning af program Forandringsejer 5-10 per bølge 10-20 ved afslutning af program Udarbejdes med udgangspunkt i gevinstrealiseringsplan og giver input til bølgereviewrapport og Programevalueringsrapport Skabelon og vejledning findes Lukning af program Programleder 5-10 Udarbejdes på baggrund af alle øvrige produkter, særligt vision, fremtidsmodel og business case. Input fås fra gevinstrealiseringsrapporter og bølgereviewrapporter Skabelon og vejledning findes Indhold: Rapporten indeholder erfaring og læring fra det gennemførte program, både i form af opfølgning på business casen og realiserede gevinster samt opfølgning på anvendte processer, værktøjer og governancestrukturer i programmet. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel findes Præcisering af program Indhold: Implementeringsstrategien er et ledelses- og styringsdokument, der indeholder overvejelser og begrundelser for valg af den overordnede måde implementering gribes an på. Det handler om forandringsledelse og transition fra program til drift. Gevinstrealiseringsplan ning af programmets indkøb fordel over programmets projekter, som fremgår af programplan og projektkatalog. Side 37 7. Sammenhæng til den fællesstatslige it-projektmodel Dette kapitel beskriver kort, hvordan den fællesstatslige programmodel og den fællesstatslige it-projektmodel hænger sammen. 7.1 De to modeller og sammenhængen mellem dem De to modeller eksisterer parallelt, og den ene overflødiggør ikke den anden. Alle projekter i et program skal således som udgangspunkt følge den fællesstatslige itprojektmodel – dog er der visse ledelsesprodukter, som udarbejdes på programniveau, og som derfor ikke skal defineres for et projekt. Programmodellens bølger består hver af et eller flere projekter. Hvert projekt ledes i henhold til faserne i den fællesstatslige it-projektmodel. 7.2 Ledelsesprodukter for it-projekter i et program Projekter i et program skal udarbejde færre ledelsesprodukter end projekter, der står alene. For projekter, som indgår i et program, skal kun PID og projektafslutningsrapport udarbejdes. De øvrige produkter – projektgrundlag, business case og gevinstrealiseringsrapport - skal ikke udarbejdes og er derfor i overbliksfiguren angivet med stiplet kant. Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 38 Da programmet indgår i et program, er det heller ikke alle dele af PID’en, som det er relevant at udfylde. I tabellen nedenfor er angivet, hvilke dele af PID’en, der ikke skal udfyldes af et projekt, eller som kun delvist skal udfyldes: PID kapitel Kommentar til udfyldelse Kapitel 5 – Økonomiske hovedtal og finansiering Kun input til business casens udgiftsside skal angives. Kapitel 6 – Gevinster Ingen af tabellerne skal udfyldes, men projektet skal beskrive, hvilke af programmets gevinster der understøttes med leverancer fra projektet. Som følge heraf skal Produktbilag A og B ikke udarbejdes. Kapitel 10 – Tilrettelæggelse og tidsplan 10.1 om strategier skal sandsynligvis ikke udfyldes, da disse i de fleste tilfælde defineres på programniveau. Dette aftales konkret med programlederen. Kapitel 12 – Kvalitet Kvalitetsstrategi skal sandsynligvis ikke beskrives her, da denne i de fleste tilfælde defineres på programniveau. Dette aftales konkret med programlederen. Kapitel 13 – Risici Rammen for risikostyringsaktiviteter vil sandsynligvis være beskrevet på programniveau. Dette aftales konkret med programlederen. Kapitel 15 – Kommunikation Kommunikationsaktiviteter (15.2) koordineres oftest på programniveau for at hindre, at flere af programmets projekter kommunikerer ukoordineret til samme interessenter. Det er dog sandsynligt, at der vil være enkelte projektspecifikke kommunikationsaktiviteter. Dette aftales konkret med programlederen. Projektgrundlaget forventes at blive defineret af programledelsen ud fra projektkataloget. Business case udarbejdes for programmet som helhed, og alle gevinster defineres på programniveau. I den fællesstatslige business case angives udgifterne for hvert projekt dog separat som input til et aggregeret udgiftsoverblik. Gevinstrealiseringsrapporten udarbejdes derfor heller ikke for et projekt. Denne rapport udarbejdes ved afslutning af hver bølge i programmet. Projektafslutningsrap- Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 39 porten bør således fokusere på evaluering af, om leverancerne er leveret i henhold til plan og kvalitet. 7.3 Informationssikkerhed for it-projekter i et program Der er krav om, at alle it-projekter skal lave vurderinger informationssikkerheden af informationsaktivet og it-løsningen i analysefasen. Informationsaktivet er den information (data), som skal behandles af it-løsningen, og som skal sikres. Vurderingerne laves via to produkter, en konsekvensvurdering af privatlivet (PIA) og en sikkerhedsmæssig risikovurdering, hvoraf det ene, PIA, kan udelades såfremt it-løsningen ikke skal behandle personoplysninger. Spænder de informationssikkerhedsmæssige udfordringer på tværs af projekter, skal programmet lave en samlet vurdering. Der henvises til vejledning for PID for projekter for yderligere beskrivelse og hjælp til PIA og sikkerhedsmæssig risikovurdering. 7.4 Værktøjer for it-projekter i et program Nedenstående figurer illustrerer anbefalede værktøjer for it-projekter ift. itprojektmodellen. Værktøjer kan bruges i flere af projektets faser, og skal derfor i figuren ses som generiske værktøjer, der ikke er tilknyttet en specifik fase. Det er obligatorisk for et projekt at rapportere afvigelser til programledelsen, og her kan værktøjet afvigelsesanmodning anvendes, såfremt dette besluttes på programniveau. Udbudsstrategi og interessenthåndtering kan i det konkrete program være besluttet på programniveau. Hvis dette er tilfældet, skal et projekt ikke udarbejde disse men i stedet følge programstrategier og udbudsstrategi på programniveau. Dette aftales konkret med programlederen. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 40 8. Yderligere vejledning og støtte Dokument Type Kort beskrivelse Vejledning til god programledelse i staten – principper og temaer Vejledning Vejledning til P3M3modenhedsanalyse Ledelsesintroduktion til programmodellen Vejledning Omfatter 9 programtemaer og 7 programledelsesprincipper. Principperne kan bruges som tjekliste for programledelsen, og temaerne er ledelsesmæssige områder, som alle er nødvendige for at sikre programmets succes, og som ledelsen derfor kontinuerligt bør fokusere på. Analyse til at vurdere modenheden i en organisation, før man begynder aktiviteter omkring porteføljer, programmer og projekter. Quickguide Beskriver på overbliksniveau programmodellen for ledelsen. Denne kan læses uafhængigt af alle andre produkter. Startpakke til programlederen Vejledning Tidsplan Vejledning til programledelsen ift. planlægning af de første 3 måneder af et program. Vejledningen giver forslag til aktiviteter den først uge, måned og kvartal i fasen Identifikation af program. Vejledningen indeholder et konkret forslag til en tidsplan i Microsoft Project. Vejledning om programgovernance Vejledning Introduktion til programgovernance og vejledning om obligatoriske og anbefalede governancefora for programmer. Endvidere introduktion til alle centrale programroller. Rollebeskrivelser Vejledning Liste over alle programroller med angivelse af ansvarsområder og typiske opgaver. Introduktion til programmer Begrebsbeskrivelse Definition af programmer og programledelse ift. projekter og porteføljer. Beskriver også baggrunden for udarbejdelse af den fællesstatslige programmodel. Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 41 9. Bilag 9.1 Principper for udviklingen af programmodellen Programmodellen er udviklet på baggrund af eksisterende bedste praksis i staten samt principper fra programmodellen MSP. Udarbejdelsen har fulgt den fællesstatslige it-projektmodel, herunder faseopdelingen. Projektet har været ejet af Digitaliseringsstyrelsen med en styregruppe og en projektgruppe fra MPK. Nedenfor er angivet væsentlige aktiviteter og leverancer i hver fase. Følgende myndigheder har bidraget til leverancer og review gennem interview og deltagelse i referencegruppe: Banedanmark, Forsvaret, Moderniseringsstyrelsen, Digitaliseringsstyrelsen, Erhvervsstyrelsen, SKAT. Derudover er Danske Bank interviewet i Idefasen. 9.2 Ansvar for modellen Den fællesstatslige programmodel ejes af Ministeriernes Projektkontor i Digitaliseringsstyrelsen. Ministeriernes Projektkontor (MPK) er ansvarlige for udarbejdelse, vedligeholdelse og opsamling på erfaringer med anvendelse af modellen. Statens It-projektråd ejer risikovurderingsprocessen, hvori elementer fra programmodellen vil indgå som dokumentation. Statens It-projektråd vil på baggrund af risikovurderingsprocessen give programmerne anbefalinger til risikominimerende tiltag og give feedback på de indsendte ledelsesprodukter. MPK har nedsat en følgegruppe, som de er i løbende dialog med, mht. opsamling af ændringsforslag og erfaringer med anvendelse af modeller, metoder og værktøjer. 9.3 MSP og god praksis Der er taget udgangspunkt i bedste praksis og de grundlæggende principper fra ”Managing Successful Programmes” udviklet af HM Government i England. Denne findes pt. kun i engelsk udgave (se figur nedenfor). Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 42 Terminologien er som en del af programprojektet blevet oversat til dansk ud fra en række sproglige og formidlingsmæssige hensyn Al terminologi er reviewet af programprojektets referencegruppe Den gode praksis omfatter dog meget mere end praksis fra HM Government. Også erfaringer fra en lang række danske programmer er opsamlet og indarbejdet i modellen, som er forsøgt gjort endnu mere operationel end tilfældet er med MSP bogen. Dette bl.a. gennem: − − Konkret vejledning til design af governance i et program Startpakke med beskrivelse af konkrete aktiviteter i identifikationsfasen af programmet − 9.4 Afvigelser fra MSP På nogle få områder er det valgt at afvige fra MSPs anbefalinger. Afvigelserne og begrundelse herfor er listet nedenfor: MSP Fællesstatslig programmodel Begrundelse Forandringsteam refererer til forandringsejer, som refererer til programejer Forandringsteam kan referere til programledelse, hvis ikke forandringsejere og programejere er erfarne inden for programledelse Manglende erfaring med programmer gør forandringsledelsen sårbar, hvorfor det kan give god mening at lægge denne som et spor under programlederen frem for at holde ansvaret uden for selve programlederens område. Alle ledelsesprodukter er obligatoriske Kun udvalgte ledelses-produkter er obli- Dette er gjort ud fra et ønske om at starte med et overskue- Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 43 MSP Fællesstatslig programmodel Begrundelse gatoriske – og visse produkter kombinerer to MSP produkter ligt sæt af produkter, indtil programmodenheden er steget. Hvis MSP anvendes råt, kan modellen virke meget uoverskuelig. 8 strategier for programgovernance Implementeringsstrategi Udbudsstrategi Der er i staten behov for at sætte fokus på styring af afhængigheder i en strategi: − Hvordan styres og afrapporteres afhængigheder mellem projekterne i programmet? − Hvordan arbejder programmet med forandringsledelse og implementering, er der fx krav om pilottest før storskalaudrulning? − Hvordan tilrettelægges og afvikles udbud i programmet? Den fællesstatslige programmodel version 1.2 Vejledning til den fællesstatslige programmodel Side 44
© Copyright 2024