Guide
Vores butiksbestyrelse – Vores opgaver
Hvilke opgaver har butiksbestyrelser
– og hvordan synes jeg, vi bør arbejde med opgaverne?
Butiksbestyrelsen
Medlemsdemokrati
Denne guide giver et kort overblik over opgaver, som
butiksbestyrelser typisk arbejder med. Læs og udfyld
guiden inden jeres butiksbestyrelse sammen arbejder
med bestyrelsesværktøjet Sammen om vores opgaver.
Butiksbestyrelsen arbejder for demokratiet i Coop. I holder bl.a. årsmøde, afgiver
stemmer ved valg til Coops landsråd, I
opstiller måske kandidater til landsrådet
og overvejer kandidater til jeres egen butiksbestyrelse
og måske Coops foreningsbestyrelse.
Ud over de nævnte opgaver har butiksbestyrelsen også
ansvaret for andre opgaver, som er relevante for lige netop jeres butik.
Giv guiden til
nye medlemmer af jeres
bestyrelse
Butiksbestyrelsen er - i samspil med
butikkens ansatte - medlemmernes
repræsentanter i butikken og butikkens ambassadører i lokalsamfundet. Butiksbestyrelsen arbejder
aktivt for at styrke butikken, det lokale fællesskab
og Coops demokrati, mærkesager og værdier.
Mere info:
• Læs den fulde beskrivelse af butiksbestyrelsers
opgaver i Coops opgavebeskrivelser på:
coopforum.dk/opgavebeskrivelser
• Vil du vide mere om butiksbestyrelsers formål og
arbejde så se her: coopforum.dk/butiksbestyrelse
• Lad dig inspirere af hvordan andre butiksbestyrelser helt konkret har arbejdet med de forskellige
opgaver på: coopforum.dk/inspiration
Hvordan synes jeg, at vores butiksbestyrelse skal
arbejde med medlemsdemokrati?
Butiksstrategi
Butikkens strategi er vigtig for butikkens
resultat og i nogle tilfælde overlevelse.
Bestyrelsen drøfter som minimum butikkens situation, strategioplæg, investeringsmuligheder og handlingsplaner med uddeleren/varehuschefen som optakt til uddelerens/varehuschefens
strategimøde med salgschefen. I indgår også i dialog
med uddeleren/varehuschefen om butikkens kundetilfredshedsmålinger samt driftsmæssige og økonomiske
situation. Skal der ansættes ny uddeler eller varehuschef, drøfter formanden ønsket profil med salgschefen.
Hvad er mine input til strategien for vores butik i
det kommende år?
Medlems- og
kundeaktiviteter
Bestyrelsen planlægger og deltager i butiksaktiviteter i samarbejde med uddeleren/varehuschefen. Aktiviteterne tager
udgangspunkt i kædens og Coops mål og indsatsområder samt butikkens traditioner. Medlems- og kundeaktiviteter er en god måde at få kunder og medlemmer i
snak og samtidig synliggøre butikkens og Coops budskaber. Bestyrelsen deltager også i medlemshvervning
og andre fælles Coopaktiviteter.
Bestyrelsen fastlægger hvert år senest d. 1/12 - i
samarbejde med uddeleren/varehuschefen - en plan for
medlems- og kundeaktiviteter for det kommende år.
Bestyrelsen udarbejder også budget for brug af aktivitetsmidlerne.
Hvilke medlems- og kundeaktiviteter synes
jeg, vores butiksbestyrelse bør arbejde
med i det kommende år?
Sortiment
Partnerskaber
Hvad har jeres butik på hylderne, og
hvad har I ikke på hylderne? Kunder har
ofte ønsker til sortimentet og vil fx ofte
gerne købe lokale varer. Kan ønskerne
opfyldes, kan det være til gavn for butikken. I drøfter
medlemmernes og kundernes ønsker til sortiment med
uddeleren eller varehuschefen. I kan fx høre kundernes
ønsker til sortiment, når I er til stede i butikken eller er
i kontakt med jeres netværk. I kan også - i samarbejde
med uddeleren/varehuschefen - invitere til forbrugeraftener, hvor medlemmerne kan ytre deres holdninger.
I er i dialog med uddeleren/varehuschefen om mulige lokale interne og eksterne
partnerskaber til gavn for bestyrelse og
butik.
Beslutningskompetencen ligger hos uddeleren/varehuschefen (inden for kædens regler).
Hvilke partnerskaber, synes jeg, vores bestyrelse
og butik bør arbejde for at indgå?
Hvordan kan vi, i vores bestyrelse, bedst komme
i kontakt med medlemmerne for at høre deres ønsker til butikkens sortiment?
Partnerskaber kan fx være med lokale foreninger om
fælles arrangementer til gavn for begge parter fx om
Coops Madmanifest. Det kan også være drøftelse af
aftaler med lokale leverandører, som til gengæld stiller sig til rådighed for kundernes spørgsmål i butikken
eller på forbrugeraftener.
Medlemsinvolvering
Profilering
Butikken er ejet af medlemmerne, og det
er derfor oplagt at høre, hvad medlemmerne har på hjerte løbende og ikke kun
i forbindelse med årsmødet. Butiksbestyrelsen arbejder for og med involvering af medlemmer
både digitalt og ikke-digitalt. I synliggør også bestyrelsen og foreningsaktiviteter i butikken via digitale
medier.
Butiksbestyrelsen profilerer butikken og
Coop i lokalsamfundet. Butiksbestyrelsen kan fx være aktiv og opslå nyheder
om medlems- og kundeaktiviteter til fx
forbrugeraftener eller mærkedage på butikkens Facebookside.
I kan fx. i samarbejde med uddeler og varehuschef invitere alle medlemmer til en forbrugeraften, eller I kan
opfordre medlemmerne til at give deres meninger til
kende på butikkens Facebookside.
Hvordan synes jeg, vores butik og bestyrelse bør
arbejde med medlemsinvolvering?
Bestyrelsen kan i samarbejde med uddeler/varehuschef
sende pressemeddelelser, faste indlæg om gode historier fra butikken til lokale medier eller deltage aktivt i fx
foreningsnetværket i byen eller bydelen.
Hvordan synes jeg, vores butik og bestyrelse bør
arbejde med profilering af butikken og Coop?
Fornyelse
Ledelse
Verden omkring os fornyer sig hele tiden,
og det gør Coop, butikkerne og vores
konkurrenter også. Bestyrelsen drøfter
fornyelse af butikken og indgår i dialog
med uddeler/varehuschef om fornyelsestiltag.
Det er formandens ansvar, at butiksbestyrelsen ledes, men alle bestyrelsesmedlemmer bidrager til, at det er attraktivt
at være medlem af bestyrelsen, at bestyrelsen styrker butikken, og at bestyrelsens øvrige
opgaver varetages.
Til hjælp for jeres dialog kan I bl.a. bruge Coops innovationsredskab: coopforum.dk/innovation. I kan også
invitere kunderne til at give deres forslag, eller I kan
hente inspiration hos andre bestyrelser og butikker.
Hvilket fornyelsestiltag, synes jeg, vores butik bør
gennemføre?
Butiksbestyrelsen:
• Vælger en formand og en næstformand
• Udarbejder plan og budget for bestyrelsens arbejde
og følger op på økonomien
• Hverver aktive medlemmer og kandidater til bestyrelsen
• Beslutter organisering fx nedsættelse af aktivitetsudvalg
• Vedtager egen forretningsorden.
Hvordan kan jeg bedst bidrage til, at det
er attraktivt at være medlem af vores butiksbestyrelse?
Butiksordbogen
Ved dialog med uddeleren eller salgschefen støder I måske på ord, som I
ikke anvender i jeres eget professionelle eller private liv. Her er en kort
oversigt med forklaringer på butiksnære ord, som I sikkert møder.
AD = Automatisk VareDisponering.
Når en vare købes - og dermed
scannes - registreres salget, og varen
genbestilles automatisk.
Clickview = IT-program, hvor uddeler
kan se månedsregnskabet inkl. underlinier. Der kan laves sammenligninger
med andre butikkers regnskaber.
Coopnet = Coops Intranet, hvor
uddeler og medarbejder får daglige
informationer fra Coop.
DB 1= Dækningsbidrag 1. Findes på
linie 13 i driftsrapporten. DB1 er
realiseret avance fratrukket personaleudgifter.
DB2 = Dækningsbidrag 2. Findes på
linie 20 i driftsrapporten. DB2 er DB1
fratrukket de samlede udgifter, som er
lagt sammen på linie 19.
Hilton Foods = En moderne kødforædlingsfabrik i Hasselager. Hilton leverer
detailpakket kød til alle Coops butikker.
Lagerdage = Det antal dage varerne
gennemsnitligt står i butikken.
Lønprocent = Udgifter til butikspersonalets løn som procent af butiksomsætningen.
NPS = Net Promotor Score. NPS er en
kundeloyalitetsmåling, der gennemføres i hver kæde to gange årligt.
PD = Policy Deployment. PD er en
handlingsplan, der viser butikkens
mål, og hvem der har ansvaret for at
udføre handlingerne.
RAP = Rationel ArbejdsPlanlægning.
RAP er uddelerens IT-værktøj til at
planlægge og få overblik over vagtskemaer.
Regionschef = Chef for varehuschefen
i Kvickly. Regionschefen har det overordnede ansvar for butikken. I SuperBrugsen og Dagli’LokalBrugsen hedder
regionschefen en salgschef, men det
dækker over samme funktion.
Salgschef = Chef for uddeleren i
Superbrugsen eller Dagli’LokalBrugsen. Salgschefen har det overordnede
ansvar for butikken. I Kvickly hedder
salgschefen en regionschef, men det
dækker over samme funktion.
SAP = Coops IT-administrationssystem, der håndterer løn, HR, økonomi
og regnskab. SAP bliver indført løbende i 2014-2016.
Space/planogram = En forudaftalt
plan for hvordan varerne placeres på
hylderne.
Tavlemøde = Personalemøde ved
målstyringstavlen. Uddeler informerer
personalet, og samtidig aftales mål for
konkrete områder i butikken.
Se flere ordforklaringer:
coopforum.dk/ordbog
Er der noget, der undrer jer, eller
ønsker I flere forklaringer, så kontakt uddeler eller varehuschef.