1. No category

+++++++++
GAPS – Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje Øje
Årsrapportering for 1. januar 2014 – 31. december 2014
Dokument nr.
Udgivelsesdato
Årsrapport nr. 2
23.06.2015
Udarbejdet
Godkendt
MKB, BSC, TOL, ALE, LNME
WBN, MEG
BHR bemærkninger – juli 2015
Arkitema K/S
Frederiksgade 32
DK-8000 Århus C
T +45 7011 7011
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
1/27
1 Indledning ............................................................................................. 2
2 Projekt og processtyring........................................................................ 5
Økonomi ................................................................................................ 10
Tid ........................................................................................................ 12
Risici ..................................................................................................... 14
Kvalitet ................................................................................................. 17
Digital projektgennemførelse (IKT) ........................................................... 18
Prioriterede anbefalinger.......................................................................... 20
3 Overvågningsgrundlag ......................................................................... 21
3.1
Projektmateriale ................................................................... 21
3.2
Øvrigt grundlag .................................................................... 25
Appendiks 1 - Prioriterede anbefalinger ..................................................... 1
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
1
Side:
2/27
Indledning
Orientering:
Nærværende Årsrapport for 2014 er udarbejdet af ”Det tredje øje” (DTØ).
Arkitema Architects er med underrådgiverne Deloitte og Grontmij, udpeget af Region Sjælland til at varetage funktionen som ”Det tredje øje” (DTØ) i forhold til Gennemførelse Af nyt Psykiatrisksygehus i Slagelse (GAPS).
Arkitema Architects er efter aftale med Region Sjælland indtrådt som DTØ medio
april 2013.
Periode:
Rapporten sammenfatter den overvågning, som DTØ har foretaget for perioden fra
den 1.januar 2014 til den 31. december 2014.
Projektet har i perioden befundet sig centralt i udførelsesfasen, med alle væsentlige
entrepriser i udførelse og med deraf følgende højt aktivitetsniveau.
I perioden har indgåelse af aftaler vedr. den i 1. kvt. udførte gennemgang og revurdering i forhold til økonomi og tid, som i 2. kvt. førte til styregruppens beslutning om
at foretage besparelser og genforhandling af tidsplanen med de udførende entreprenører. Forhandlinger der ultimo perioden førte frem til, at Region Sjælland (RS) med
entreprenører, totalrådgivere (TR) og byggeledelse (BL) kunne indgå aftaler om at
følge tidsplan version EII dateret 30.09.2014, svarende til en forlængelse af udførelsesperioden med ca. 6 mdr.
I perioden er Region Sjælland, med fremsendelse af kvartalsrapport for 1. kvt. 2014
påbegyndt den kvartalsvise rapportering til Ministeriet.
Kvartalsrapporter har været tilgængelige for DTØ, henholdsvis som endelige og foreløbige dokumenter.
Projektets kompleksitet har i perioden været øget, som en afledt konsekvens af den
langsommelig proces med at omorganisere og indgå aftaler med entreprenører, totalrådgivere og byggeledelse om tid og økonom.
Mod periodens afslutning ses kompleksiteten løst en smule op som resultat af de
indgåede aftaler.
Der er i perioden fra en af de primære entreprenører rejst 2 voldgiftsager mod Region Sjælland (RS), ligeledes har regionen i perioden modtaget usædvanligt mange
krav fra entreprenører samt varslet modkrav til disse. Ligeledes er der i perioden opstået uenighed mellem RS og henholdsvis TR og BL om omfanget af deres ekstraydelser og honorering for disse, hvilket har påvirket samarbejdet, men ikke fremdriften
og kvaliteten.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
3/27
Ovennævnte krav og modkrav har bevirket, at RS har været nødt til at anvende uforholdsmæssige mange ressourcer på håndtering af disse, hvilket har medført behov
for tilknytning af yderligere rådgivning herunder også juridisk rådgivning.
Metode
Efter ønske fra Region Sjælland (RS) udarbejder DTØ en årlig skriftlig afrapportering,
samt foretager en kontinuerlig overvågning, der efter hvert kvartal afsluttes med en
skriftlig underretning i form af et overvågningsnotat indeholdende resume og anbefalinger på de seks centrale hovedemner i DTØ´s overvågning.
Overvågningen er bygget op omkring 6 centrale hovedemner, som DTØ forholder sig
til; projekt- og processtyring, økonomi, tid, risici, kvalitet og den digitale projektgennemførelse (IKT). Hvert af de 6 hovedemner er behandlet i de efterfølgende afsnit 3
-8, samt i Appendiks 1, hvor aktuelle anbefalinger er angivet. Endvidere er de væsentligste punkter fra de 6 hovedemner kort beskrevet i Resumé afsnit 2.
Arbejdsmetodikken har været, at DTØ har orienteret sig i det fra Region Sjælland
modtagene rapportgrundlag samt har afholdt interviews med udvalgte repræsentanter for projektorganisationen.
Desuden har DTØ haft adgang til den anvendte projektweb, for at kunne orientere
sig om det foreliggende projektmateriale og dets struktur. Dokumenter og projektmateriale arkiveret på projektweb indgår generelt ikke som en del af rapportgrundlaget, men har været anvendt til stikprøvevis kontrol og som basisorientering.
For yderligere information om grundlaget for udarbejdelse af nærværende overvågningsnotat henvises der til kapitel 3, overvågningsgrundlag.
Den aktuelle årsrapportering og de kvartalsvise overvågninger fra DTØ omhandler
normalt perioder der ligger flere måneder bagudrettet, hvorfor de i rapporten anførte anbefalinger og spørgsmål, kan vise sig at være afklaret efterfølgende.
DTØ’s overvågning anlægger en afvigelsestilgang, da den primært beskriver de projektforhold, der afviger fra det planlagte og forventede, herunder den af Region
Sjælland udarbejdede ”Styringsmanual”, dog kan også andre relevante forhold som
DTØ har observeret være behandlet i overvågningsnotatet. Overvågningen behandler derfor som udgangspunkt ikke forhold, der forløber som planlagt eller som ikke
giver anledning til bemærkninger fra DTØ.
Nærværende årsrapport for 2014 er blevet forsinket grundet uenighed mellem RS og
DTØ om honorar for DTØ’s ydelser i en mere kompleks og forlænget udførelsesfase.
Der er medio april 2015 opnået enighed mellem RS og DTØ, hvorefter rapporten er
færdiggjort.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
4/27
Samarbejdet og dialogen mellem Projektledelsen hos Region Sjælland og DTØ har
været godt og præget af gensidig forståelse. Fra PL’s side har der været en hurtig reaktion på henvendelser fra DTØ, ligesom der har været stor hjælpsomhed i forbindelse med at fremsende efterspurgt materiale eller planlægning af møder.
Aarhus, den 5. juni 2015
Arkitema Architects
Lene Neerup Melchiorsen
Forretningsområdechef - Bygherrerådgivning
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
2
Side:
5/27
Projekt og processtyring
Kompetencer og ressourcer
Samlet set vurderer DTØ, at projektorganisationen har haft et godt og professionelt
greb om projektet og dets styring i en periode, som har været usædvanlig krævende,
og udfordret af forskellige forhold vedr. tid, økonomi, risiko samt inddragelse i 2
voldgiftsager. Projektorganisationen ses igennem hele perioden at være udfordret af
et øget arbejdspres. Dette er blandt andet afledt af de, ved periodens begyndelse,
besluttede projektændringer i form af besparelser og forlængelse af tidsplanen, og
ved periodens slutning, af at finde de nødvendige besparelser til at kunne imødegå
de økonomiske udfordringer.
Projektledelsen har, udover at skulle varetage almindelig fremdrift i projektet, også
skullet foretage en granskning og verificering af de afsatte økonomiske puljer ift.
mængde af ekstrakrav, som kontinuerligt er blevet rejst fra entreprenørerne. En opgave som ved periodens begyndelse, primært blev varetaget af byggeledelsen (BL)
og totalrådgiveren (TR), men som allerede i 1.kvt. krævede ekstraordinære ressourcer hos både BL, TR, bygherrerådgiver (BHR) og bygherren samt dennes eksterne juridiske rådgiver.
Tilsvarende har projektledelsen helt frem til november skullet forestå forhandling og
dialog med entreprenører, byggeledelse og totalrådgiver vedr. deres økonomiske
krav, for at indgå i den forlængede byggeperiode i henhold til tidsplan EII.
I hele perioden har projektet, samtidig med ovennævnte aktiviteter, været i stor
fremdrift, hvorfor den interne procedure for håndtering af krav fra entreprenørerne
(claimshåndtering) har skullet følge med fremdriften i forhold til at vurdere ekstra
krav, herunder evt. at afvise disse.
DTØ har i perioden ikke haft mulighed for, at registrere hvorvidt denne håndtering
er sket rettidigt. DTØ har ved de afholdte interviews, fra såvel bygherre som dennes
rådgivere, fået oplyst, at dette var en meget krævende opgave, som den samlede
projektledelse havde kontinuerligt fokus på at allokere tilstrækkelige ressourcer og
kompetencer til.
Bygherren har oplyst, at der er blevet nedsat en særskilt gruppe for claimshåndtering. Dette har betydet, at særligt BL og TR, men også BHR, har måttet allokere ekstra ressourcer. DTØ har ikke haft indsigt i claimshåndteringen, men er ved interviews
blevet orienteret om lidt divergerende opfattelser fra de forskellige parter om arbejdet. En divergens der også ses som udtryk for, de forskellige parters interesser.
Der er i perioden sket ændringer i både bygherrerådgiverens og byggeledelses organisation. Ændringer som har afstedkommet, at der til projektet både er tilkommet
og fragået nøgleressourcer. Disse bemandingsmæssige justeringer har medført ændringer i forhold til varetagelsen af de forskellige arbejdsopgaver, hvilket fremgår af
månedsrapporter og referater, samt er blevet oplyst af projektledelsen. Bemandin-
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
6/27
gen i bygherrerådgiverens organisation, som for både bygherren og projektet er meget central og væsentlig, er ændret ved udskiftning og ved tilknytning af nye nøglemedarbejdere.
Det er lykkedes at fastholde de 4 – 5 mest central nøglepersoner i projektet hos bygherren, BHR, TR og BL. Fastholdelse af de mest centrale nøglepersoner hos bygherren og dennes forskellige rådgivere, ses som en væsentlig medvirkende årsag til, at
projektet trods store udforinger forsat styres og kontrolleres i regelmæssig fremdrift.
Bygherrerådgiveren har gennem det meste af perioden skulle varetage et stigende
antal opgaver i organisationen, herunder også i forhold til byggepladsen, hvilket for
de øvrige rådgivere har givet en mindre tydelig organisation og kommunikation.
DTØ har tidligt anført; ”Projektets kompleksitet, omstruktureringer og anvendelse af
styringsdokumenter vurderes at modvirke, at nye deltagere i projektorganisationen
kan få skabt tilstrækkeligt overblik og indsigt i projektet, til overbevisende at kunne
varetage en nøglefunktion”.
Det i perioden opståede behov, for tilknytning af nye og flere kompetencer hos bygherrerådgiveren, har bekræftet ovenstående og medført at en af disse nøglemedarbejdere ikke har haft mulighed for at forlade sin funktion i organisationen, trods jobskifte, ligesom inddragelse af nye nøglemedarbejdere har været forsøgt, både med
og uden succes i forhold til at kunne fastholde disse på projektet.
Generelt vurderer DTØ, at projektledelsen har forholdt sig til de ressource- og kompetencemæssige udfordringer, og at projektledelsen har haft succes med at erstatte
og supplere disse ad hoc i perioden.
Der er dog ingen tvivl om, at det uforholdsmæssige store arbejdspres som de centrale nøglepersoner hos såvel bygherren, BHR, TR og BL har håndteret i en længere
periode, i mindre grad kan have påvirket fremdriften i projektet.
DTØ anbefaler at alle tilknyttede kompetencer forsøges fastholdt ift. at sikre kontinuiteten og fastholdelse af viden frem til afleveringen, samt at de allokerede ressourcer forberedes på, at udførelsesfasens afsluttende periode kan være krævende
og medføre behov for tilførsel af yderligere ressourcer.
Samarbejde
Igennem perioden er der i månedsrapporter fra henholdsvis BL, TR og BHR set en stigende tendens til, at disse positionerer sig i forhold til hinanden i et forsøg på at
modgå en evt. senere ansvarsplacering.
Projektet og dets aktører ses ved periodens sidste kvartal at være udfordret i en
grad, hvor samarbejde og team-ånd er vanskelig, men stadig meget vigtig. De af Region Sjælland i 3. kvartal fremsendte reklamationsskrivelser, til TR og BL, ses at have
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
7/27
medvirket væsentligt til rådgivernes behov for positionering, samt at have påvirket
samarbejdsklimaet i negativ retning. Herudover er både TR og BL i slutningen af perioden procestilvarslet i forhold de to voldgiftsager, som er rejst af to entreprenører Barslund og CGJ.
Presset på TR og BL er stort og påvirker arbejdsklimaet, hvilket er bekræftet ved de
af DTØ afholdte interviews. Ved disse interviews er det fra alle parter oplyst, at samarbejdet fungere professionelt, men at der særligt mellem BL og TR er store udfordringer i samarbejdet, hvilket bl.a. foranlediger i gensidige beskyldninger om, at
modparten ikke varetager sin funktion tilfredsstillende. Projektledelsen har således,
som det også er anført i deres feedback på DTØs’ overvågningsnotat for 2. kvartal,
iværksat modgående foranstaltninger og afholdt uformelle møder med parterne, for
at styrke og forbedre samarbejdet.
DTØ har igennem perioden opfordret projektledelsen til, at have særligt fokus på at
modgå tendensen med positionering, i forhold til at sikre og fastholde et godt samarbejde blandt regions rådgivere. Regionen har som anført iværksat handlinger, hvilket dog ikke virker til at være tilstrækkelige i forhold til situationen ved periodens
slutning.
DTØ anbefaler fortsat Region Sjælland, at have skærpet fokus på at sikre et godt og
smidigt samarbejde mellem regionens rådgivere, der alle har en væsentlig rolle i forhold til at sikre projektets målopnåelse for tid, økonomi og kvalitet.
Styringsdokumenter
I hele perioden, men i særdeleshed i 1. og 2. kvt., er der set en ikke helt konsekvent
og rettidig anvendelse af de aftalte og relevante styringsdokumenter; eksempelvis
har mødereferater og månedsrapporter været meget forsinkede. Til gengæld er der
også registreret en tilpasning af mødestruktur og frekvens i forhold til projektets aktuelle situation.
Der har således i periodens begyndelse været en mindre hyppig mødefrekvens, hvilket DTØ har set som udtryk for, at der i forbindelse med den komprimerede indsats,
for at få projektet reorganiseret, har været en højere prioritering af, at sikre fremdrift end af rettidig dokumentation. I den øvrige del af perioden har mødefrekvensen i både styregruppen og koordineringsgruppen været højere, hvillet afspejler behov for mange og komplekse beslutninger i forhold til at sikre projektets overholdelse af rammerne for tid og økonomi.
Der har i perioden været afholdt 10 styregruppemøder, henholdsvis fra nr. 24 den
30. januar 2014 og til nr. 33 den 11. december 2014. Der har således generelt været
en højere mødefrekvens end tidligere, hvilket ses som udtryk for styregruppens behov for at følge projektet tæt. Dette gælder såvel i forhold til udfordringerne med tid
og økonomi, samt de juridiske forhold afledt af såvel krav mod regionen, som af de
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
8/27
forventede krav og modkrav fra regionen. Mere specifikt fremgår det, at de økonomiske krav fra entreprenører og rådgivere, fremsendt i forbindelse med forskydelsen
af tidsplanen, har været væsentlige punkter på styregruppemøderne.
Grundet Region Sjællands uenigheder med TR og BL, har regionen varslet disse om,
at der efterfølgende vil blive rejst krav imod dem. En afledt konsekvens af den uenighed er, at RS i slutningen af 3. kvt. valgte ikke at arkivere væsentlige styringsdokumenter på den digitale projektplatform. Ved periodens slutning har RS oprettet et
lukket område på den digitale projektplatform; et område hvortil kun bygherren og
bygherrerådgiveren har adgang.
DTØ har fået adgang til at se styringsdokumenter og kommunikation i det lukkede
område.
I 1. kvt. har Region Sjælland valgt at omlægge det styrende anlægsbudget, hvilket
har medført, at det ikke umiddelbart er muligt at sammenligne det ved periodens
begyndelse styrende anlægsbudget prognose 16, med det ved udgangen af 1. kvt.
gældende styrende anlægsbudget prognose 19.
RS har over for DTØ oplyst, at omlægningen af anlægsbudgettet var nødvendig og
forårsaget dels af en registrering af formelfejl i regnearket, og dels af styregruppens
ønske om et mere overskueligt og transparent styrende anlægsbudget.
Det styrende anlægsbudget, prognose 19 blev af styregruppen accepteret som skabelon, og det blev herefter anvendt fremadrettet.
Grundet ovennævnte omlægning har det ikke været muligt for DTØ at sammenligne
og verificere de enkelt poster henover perioden.
I 3.kvt fremgår det af referater fra styregruppemøde nr. 30, at styregruppen har behov for yderligere informationer og bedre overblik over de økonomiske forhold, hvilket medfører, at det styrende budget suppleres med et ”Oversigtsbudget”, kun med
angivelse af hovedtal fra det styrende budget. Styregruppen har valgt fremadrettet
at anvende det nye oversigtsbudget som supplement til øvrige bilag.
DTØ har tidligere anført, ”at det må være vanskeligt for styregruppen at få overblik
og tilstrækkeligt beslutningsgrundlag, ud fra det ved møderne fremlagte bilagsmateriale”, hvilket ovestående tiltag ses som et bud på at modvirke.
DTØ har noteret sig, at det i orienteringen af styregruppen i forhold risici og kapitalisering af disse, herunder specifikt vedr. risiko for ekstra krav fra entreprenørerne,
anføres, at anbefalinger sker på baggrund af faglige vurderinger foretaget af byggeledelsen og totalrådgiveren. Ved de, gennem perioden, afholdte interviews med repræsentanter for projektledelsen og regionens rådgivere, har DTØ kunnet konstatere, at der ikke er enighed om omfanget og dermed resultatet af den faglige vurdering og kapitalisering.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side:
9/27
I 3. kvt. har såvel BL som TR oplyst, at de ikke har foretaget en vurdering af det endelige slutresultat i forhold til risiko for ekstrakrav fra entreprenørerne, men alene har
skønnet krav på baggrund af det kendte som et øjebliksbillede.
På baggrund af dette har DTØ anbefalet, at der skulle ske afstemning af omfanget af
- og validiteten i de faglige vurderinger, inden de over for styregruppen blev anført
som eksakte faglige vurderinger. Ligeledes har DTØ påpeget behovet for, ”at projektet burde have et opdateret change request katalog, som også på et sent tidspunkt i
projektet er operativt i forhold til rettidigt at kunne justere projektet ift. den samlede
økonomiske ramme.”
DTØ har ikke kunnet registrere, at projektet er blevet tilført et aktuelt og opdateret
change request katalog, med mulige besparelser og projekttilpasninger, der kunne
sikrer overholdelse af den fastlagte investeringsramme.
I stedet er det i perioden konstateret, at projektledelsen overvågent har igangsat
identificering af besparelsesmuligheder på de tidspunkter, hvor disse var nødvendige i forhold til at skabe balance i den økonomiske prognose. Det ses dog ikke som
en normal og effektiv metodik for projekt- og økonomijusteringer i et projekt som
GAPS.
DTØ anbefaler RS, at vurdere hvilke operative besparelsesmuligheder der på nuværende tidpunkt foreligger (f.eks. i inventar, landskabsbearbejdning o.a.), og at der på
den baggrund udarbejdes et aktuelt change request katalog.
Grænseflader
Der har gennem hele perioden været behov for et skærpet fokus på uafklarede projektforhold og bygherreleverancer, for at imødegå grænseflade problematikker. Et
forhold som, udover byggeriets almindelige kompleksitet, har været udfordret af de
relativt sene indgåelser af aftaler om diverse bygherreleverancer, herunder inventar.
Det er ved de gennemførte interviews anført, at bygherren kontinuerligt har haft behov for projektændringer, hvilket særligt TR i sine månedsrapporter i 4. kvt. opfordrer bygherren til at ophøre med. Mod periodens afslutning ses en reduktion i omfanget af projektændringer.
Ved de gennemførte interviews kunne det konstateres, at der er en løbende dialog
mellem BL og TR i forhold til at sikre afklaring og besvarelser af entreprenørernes forespørgsler og krav.
BL og TR anvender tilsyneladende også denne dialog som en del af deres indbyrdes
positionering, som er blevet mere og mere tydelig i samarbejdet mellem bygherrens
rådgivere i perioden. Der er løbende gennem perioden blevet opfordret til at de divergerende opfattelser mellem bygherrens rådgivere hurtigst muligt afstemmes, således fremdriften af byggeriet og den fælles koordinering sikres.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 10/27
DTØ har gennem perioden anbefalet, at der til stadighed afsættes de nødvendige
ressourcer til, at totalrådgiver kan være til stede på byggepladsen og træffe de nødvendige beslutninger i samarbejde med BL og BH. Anbefalingen er givet for at sikre
rettidig besvarelse af projektforespørgsler, og medvirke til, at udestående eller ej fyldestgørende svar, ikke medfører krav om ekstra økonomi eller tid fra entreprenørerne. Bygherren har kontinuerligt haft fokus på, at der fra såvel TR, BL og BHR var
tilstrækkelige ressourcer til at indgå i arbejdet med at begrænse omfanget af grænsefladeproblematikker.
DTØ anbefaler, at fokus fastholdes på at imødegå potentielle grænsefladeproblematikker, bl.a. ved at der til stadighed er ressourcer fra TR tilstede på byggepladsen, således at beslutninger i samarbejde med BL og BH kan blive truffet rettidigt.
Økonomi
Ekstrakrav fra entreprenører og især råhusentreprenørerne har haft projektets fokus
igennem hele perioden.
Regionen har modtaget to voldgiftssager med et samlet krav på 118,2 mio. kr. ekskl.
moms. Den ene voldgiftssag består i et krav mellem to råhusentreprenører, Barslund
mod CG-Jensen, hvor regionen er ad citeret. Kravet lyder på 46 mio. kr. ekskl. moms.
vedrørende jordafregninger. Den anden voldgiftssag, fra CG Jensen mod Region
Sjælland, indeholder et krav om betaling af 72,2 mio. kr. ekskl. moms. Kravet vedrører ca. 600 enkeltkrav hovedsagligt vedrørende råhusentreprisen.
Regionen har ved årsskiftet påstået frifindelse vedrørende voldgiftssag 1 og planlagt
at nedsætte påstand i frifindelse vedrørende voldgiftssag 2. Begge sager håndteres
for regionen af den eksterne advokat, Kroman Reumert.
DTØ er gjort opmærksom på, at regionen på baggrund af vurdering fra TR og BL har
opgjort kravene til ud fra en ”most likely” metode at andrage 31,3 mio. kr. fordelt på
10 mio. kr. til voldgiftssag 1 og 21, 3 mio. kr. til voldgiftssag 2. Det har ikke været
muligt for DTØ, at se de forudsætninger som regionen bygger denne ”most likely”
metode på, og på den baggrund har DTØ ikke foretaget en vurdering af, hvorvidt
dette skøn er retvisende.
Af bygherrerådgivers månedsrapport fra december fremgår det, at regionen overvejer at stille krav mod TR og BL. De samlede krav mod regionens rådgivere opgøres til
at være 39,6 mio. kr.
I en note til opgørelsen i BHR’s månedsrapport fra december 2014 står der dog, at
det næppe er hensigtsmæssigt, at indlede sag mod byggeledelsen. DTØ er ikke bekendt med hvorvidt RS vil rejse kravet over for byggeledelsen. Kravet mod byggeledelsen er af projektledelsen vurderet til 6,7 mio. kr.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 11/27
DTØ er ikke bekendt med metoden og forudsætningerne for vurdering af regionens
krav mod sine rådgivere. Der er ikke vurderet på hvorvidt et samlet krav mod regionens rådgivere på 39,6 mio. kr. er retvisende.
DTØ anbefaler, at regionen udarbejder en strategi for, hvorledes de vil håndtere krav
og modkrav fra entreprenører og rådgivere.
Regionen har i perioden udarbejdet 4 kvartalsrapporter til ministeriet. I forbindelse
med kvartalsrapporteringen, har regionens eksterne revisor underskrevet en erklæring i forhold til projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlag, samt byggeriets fremdrift. I den forbindelse skal det fremhæves, at revisorerklæringen for alle
kvartaler indeholder en række forbehold og supplerende oplysninger. Særligt bør
fremhæves forbeholdet omkring beløbet, der er afsat til risiko F1 ”Ekstrakrav fra entreprenører” og senere voldgiftssager, hvor revisionen påpeger, at de ikke er i stand
til at vurdere, hvorvidt der er afsat tilstrækkelige reserver til disse eventuelt kommende krav.
DTØ anbefaler, at der afsættes tilstrækkelige midler til at håndtere krav og voldgiftssager. DTØ har ikke vurderet størrelsen af det samlede krav, ligesom der heller ikke
er foretaget en vurdering af voldgiftssagerne.
I starten af perioden valgte RS, at omlægge det styrende anlægsbudget, dels som
følge af et ønske fra styregruppen om et mere transparent og overskueligt anlægsbudget og dels som følge af, at det viste sig nødvendigt grundet registrering af formelfejl i det tidligere anlægsbudget. Grundet omlægningen har det ikke været muligt for DTØ at sammenligne og verificere de enkelte poster henover perioden.
Antallet af aftalesedler er fortsat stort, og både TR og BL vurderer, at antallet af aftalesedler er større end på andre tilsvarende byggerier. Økonomistyringen i projektet
er kompleks grundet det store antal af aftalesedler. På trods af den høje kompleksitet varetages styringen af anlægsbudgettet fortsat af BL i et regneark, dette konsolideres efterfølgende af BHR i endnu et regneark.
Det er fortsat DTØ’s anbefaling, at der foretages en grundig controlling af projektets
økonomi sammenholdt med posteringerne i økonomisystemet.
I forbindelse med kvartalsrapporteringerne er det dog oplyst, at Regionens ”økonomi”- og ”byg” afdelinger har foretaget uvildig controlling af projektets økonomi og
fremdrift. DTØ er fortsat ikke bekendt med metodikken, dybden eller resultatet af
denne controlling.
Af referatet fra styregruppemøde 33 fremgår det, at der blev truffet beslutning om,
at overføre 77, 9 mio. kr. fra risikopuljen til projektet. Bruttoreserverne i projektet er
under stort pres, hvorfor det blev besluttet at gennemføre besparelser i budgettet
for 10,2 mio. kr. Derudover er der blevet udarbejdet en besparelsesliste på yderligere 5 mio. kr. for senere beslutning, såfremt behovet skulle opstå.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 12/27
I prognose 29 angives den samlede robusthed for projektet til at være 4,04 mio. kr.
Den samlede risikolog har en værdi på 9 mio. kr. Hvis denne realiseres vil det blive
nødvendigt for projektet at foretage yderligere besparelser. For nuværende er der jf.
ovenstående udarbejdet en besparelsesliste på 5 mio. kr.
Det er DTØ’s opfattelse, baseret på interviews med repræsentanter for byggeledelsen, bygherren, bygherrerådgiveren og totalrådgiveren, at projektet her i sin sidste
og afsluttende fase, kun har meget begrænsede muligheder for yderligere besparelser.
Grundet de begrænsede besparelsesmuligheder bør der iværksættes en dybdegående undersøgelse af robustheden i det samlede projekt. Byggeledelsens samlede
byggeregnskab bør udsættes for en uvildig controlling af de forventede slutsummer
for hver enkelt entreprise, og der bør foretages en vurdering af de allerede rejste
claims som forudsættes afvist eller reduceret.
Sideløbende med ovennævnte undersøgelse, er det ligeledes fortsat DTØ’s anbefaling, at der udarbejdes et retvisende besparelseskatalog, hvori det er altafgørende,
at økonomiske konsekvenser af de enkelte besparelsesforslag er drøftet og afstemt
med den/de entreprenører, som besparelsen/ændringen vedrører.
Tid
Tidsplanen har i 2014 gennemgået flere revisioner, hvilket skyldes at projektet ved
afslutningen af 2013 var udfordret i væsentlig grad i forhold til at kunne overholde
den gældende udførelses- og kontrakttidsplan, rev. B, dateret 27.06.2013.
Projektledelsen foretog derfor i 1. kvartal af 2014 en revurdering af tidsplanen (rev.
C) og påbegyndte forhandling af tidsplanen i forhold til de indgåede entrepriseaftaler. Ved 2. kvartals begyndelse besluttede projektledelsen fremadrettet at anvende
udførelsestidsplan rev. D, dateret 10.04.2014, samt hovedtidsplan, rev. 19, dateret
28.04.2014, hvilket medførte en parallelforskydning af afleveringstidspunktet fra
den 30. december 2014 til den 30. juni 2015, svarende til ca. 6 måneder.
I 2. og 3.kvartal af 2014 – forhandlede byggeledelsen med entreprenørerne om tiltrædelse af tidsplan rev. D – dette medførte en yderligere revision af tidsplanen, rev.
E af 01.07.14 – og den gældende tidsplan rev. EII, er dateret 30.09.2014.
Den 20. november 2014 tiltrådte Jakon, som de sidste, en aftale om tidsplan rev. EII.
Afleveringstidspunktet i henhold til rev. EII, er fortsat den 30. juni 2015 – med ibrugtagning 1. august 2015.
DTØ har siden begyndelsen af sin overvågning udtrykt bekymring for den, i hovedtidsplanen afsatte, meget korte periode til udførelsen.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 13/27
Det er løbende blevet anbefalet, at tage udførelsestidsplanen op til revurdering og
udsætte den for en realitetstest, herunder at revurderingen også skulle have fokus
på afhængigheder og den kritiske vej i tidsplanen, således at parallelforskydning
kunne undgås.
Projektledelsen har tidligere, og med henvisning til, at udførelsestidsplanen indgår
som kontraktgrundlag, ikke været enig i DTØ’s vurdering af tidsplanen, og har i forbindelse med den netop overståede revision af projektet fastholdt en parallelforskydning.
DTØ fastholder, at projektledelsen forholder sig overvågent til den seneste version
af udførelsestidsplanen, EII, i forhold til hver enkelt entreprise.
DTØ ser fortsat en væsentlig risiko for, at tidplanen udfordres af entreprenørerne i
den kommende færdiggørelsesperiode frem til ultimo juni 2015. Det har for DTØ
ikke været muligt at skaffe klarhed over, hvorvidt de indgåede aftaler med entreprenørerne indeholder alle økonomiske krav vedrørende de tidsmæssige konsekvenser,
såvel fremad som bagudrettet i forhold til en irrationel byggeproces og lign.
Af BHR’s kvartalsrapport fra 4. kvartal 2014, fremgår det, at regionen den 19. december 2014 modtog et standsningsvarsel fra CG Jensen, gældende fra og med 9. januar 2015. Efter kvartalets afslutning indgik parterne et aftalekompromis uden
egentlig standsning.
Tidsplan Ell, indeholder dels terminer for den resterende byggeperiode, og dels afleverings - og ibrugtagningsterminer iht. nedenstående skema, samt forklarende tekst
anført med kursiv:
Bygning
5
4
3
2
1
Teknisk
gennemgang afsluttet
1/6 2015
1/6 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
Aflevering
Rengøring
afsluttet
Mangler
afsluttet
Dagbod
Ibrugtagning
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/8 2015
1/8 2015
1/8 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/8 2015
1/8 2015
1/8 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/6 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
1/7 2015
For delbygning 1, afsnit F, er der risiko for at mangeludbedringerne ikke bliver færdige før ultimo juli. Dermed kan dette afsnit blive en uge senere færdig end bygning 1
generelt. Det forventes, at bygning 4, i forlængelse af teknisk gennemgang 1. juni
2015, reelt vil kunne ibrugtages herefter. Driften vil således kunne igangsætte sine
arbejder sideløbende hermed. Idriftsættelsesperioden for bygning 5 igangsættes 1.
juni 2015, og det tilstræbes således også, at idriftsættelsesperioden for bygning 4
igangsættes 1. juni 2015, med ibrugtagning af bygning 4 og bygning 5, 1. aug. 2015,
som ønsket af psykiatrien. I bygning 4 vil der i juni 2015 kunne forekomme arbejde
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 14/27
omhandlende indjustering af lys og justering af mindre komponenter. Driften vil således kunne igangsætte sine arbejder i bygning 4 sideløbende hermed.
Byggeriet afleveres samlet set som forudsat med bygningsarbejder omkring 1. juli
2015 og til ibrugtagning for psykiatrien den 1. august 2015.
Det er DTØ´s vurdering at ovenstående tidsplan for mangelafhjælpning, commissioning og teknisk idriftsætning er meget optimistisk. Alene det forhold at TR/tilsynet
skal gennemføre mangelregistrering af ca. 1.000 m2 bygningsmasse pr. arbejdsdag,
med efterfølgende afhjælpning og kontrol af de afhjulpne mangler, vurderes som
værende kritisk og medfører tvivl om tidsplanens robusthed.
Ligeledes vurderer DTØ, at der skal anvendes ca. 2 mdr. til commissioning og teknisk
idriftsætning efter byggeriet har opnået en færdiggørelsesgrad (herunder grov-rengøring), der gør det muligt at gennemføre de nødvendige indreguleringer. Hvorvidt
der er taget hensyn til dette i den foreliggende plan, er ikke tydeligt for DTØ.
Det anbefales, at der hurtigst muligt igangsættes en detaljeret planlægning af afleveringsforløbet, herunder også en vurdering af om ressourcer er til stede i fornødent
omfang.
DTØ anbefaler, at forhold omkring ferieafholdelse i juli måned ligeledes drøftes og
afklares, idet de allerede anførte perioder vil give anledning til en ikke ubetydelig aktivitet på byggepladsen i sommerferieperioden.
Risici
På styregruppemøde den 11. december blev det besluttet at opdele risici i to hovedgrupper - likviditetsmæssige risici, og procesmæssige risici. Regionen definerer likviditetsmæssige og procesmæssige risici således:
”Likviditetsmæssige risici er krav/indkøb, der formodes at forfalde til betaling indenfor projektets økonomisk overskuelige løbetid”.
”Procesmæssige risici/muligheder er krav/modkrav, hvorom der er uenighed, og som
formodes at finde sin afgørelse ved voldgift eller forlig. De er vanskelige at prissætte
og formodes at få likviditetsmæssig virkning på et tidspunkt, der ligger uden for projektets økonomisk overskuelige løbetid. På grund af de meget store usikkerheder, der
vil knytte sig til en prissætning af risici/chancer, sker dette ved en arbitrær nettoopgørelse, og kun såfremt denne nettoopgørelsen er negativ, dvs. udviser større risici
end chancer, håndteres dette beløb ved belastning af budgettets risikoreserve”.
DTØ bemærker, at reservernes robusthed holdes op imod likviditetsrisikopuljen, og
at det er DTØ’s opfattelse, at de procesmæssige risici derved udgår af den samlede
risikolog.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 15/27
De emner, der overgår til procesmæssige risici, omhandler de to kendte voldgiftssager mod regionen på henholdsvis 46 mio. kr. og 72 mio. kr. Af det samlede beløb på
118 mio. kr. vurderer TR og BL, at regionen kommer til at betale 31,5 mio. kr. Regionen har ikke afsat midler til at dække de to voldgiftssager. Derimod forventer regionen at stille modkrav mod sine rådgivere for nogenlunde samme beløb.
Voldgiftssagerne var tidligere indeholdt i risiko F1 ”Ekstrakrav fra entreprenører”,
som efter opdeling til procesrisiko er nedskrevet til 5 mio. kr.
Den samlede risikopulje andrager ved udgangen af 2014 i alt 213,7 mio. kr. Heraf
overføres 118 mio. kr. til procesrisiko og 77,9 mio. overføres til byggeregnskabet
F20
F21
F22
F23
F24
B2
Udførelsestidsplan (herunder Jakon forlængelse)
Yderligere jordhåndteringsudgifter
Ekstra omkostninger, herunder forlængelse af TR og BL til
aflevering
Forlænget byggepladsdrift
Forøget byggepladsforbrug (el mv.)
Justering af P/L-Regulering
I alt
15,0 mio. kr.
2,0 mio. kr.
42,0 mio. kr.
12,2 mio. kr.
2,0 mio. kr.
4,7 mio. kr.
77,9 mio. kr.
Der er endvidere disponeret yderligere 5,8 mio. kr. til byggeregnskabet.
På nuværende tidpunkt er der 2 risici i risikologgen, der ikke er disponeret i anlægsøkonomien, disse er følgende:
F1
F22
I alt
Ekstrakrav fra entreprenører
Ekstrakrav fra rådgivere
5 mio. kr.
4 mio. kr.
9 mio. kr.
Den samlede robusthed for projektet er ultimo 2014 opgjort til 4 mio. kr.
DTØ anbefaler, at det eftervises, hvorvidt kvantificeringen er retvisende, herunder
om der er overflyttet tilstrækkelige midler til at dække de anførte risici, samt om de
resterende midler er dækkende for resten af projektets løbetid.
Metodikken for kapitalisering af risici har gennem 1. og 2. kvartal anvendt en samtidighedsfaktor i form af en procentsats. Denne anvendes i forbindelse med kapitaliseringen af risici, således at den samlede økonomiske konsekvens reduceres i forhold til den valgte samtidighedsfaktor. I 3. kvartal begyndte man at benytte samtidighedsfaktor anderledes, ved herefter at kapitaliserer risici ud fra en nøje beregnet
”most likely” metode.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 16/27
DTØ er ikke bekendt med anvendelsen af samtidighedsfaktor eller vurdering af risici
ud fra begrebet most likely. Det er i risikostyringsmaterialet ikke beskrevet hvilke
forudsætninger, der anvendes til at vurdere risici ud fra.
Det er derfor fortsat DTØ’s anbefaling, at normal risikostyringspraksis anvendes,
hvor risici udelukkende vurderes i forhold til sandsynlighed og konsekvens. Risikoen
bør herudfra kapitaliseres i forhold til, hvad den økonomiske konsekvens ved en given risiko er, såfremt den indtræffer.
DTØ er blevet oplyst, at Sundhedsministeriet har rettet henvendelse til regionen i
det ministeriet ikke finder den af projektet anvendte metodik og risikohåndtering i
overensstemmelse med de udstukne retningslinjer. Regionen har i den forbindelse
fået revisionsfirmaet EY til at foretage en ekstern vurdering af metoden til risikovurdering af ekstrakrav, herunder hvorvidt metoden til brug af samtidighedsfaktorer på
alle risici er meningsfuld, samt en vurdering af hvorvidt reserveniveauet i sammenhold med ovenstående er tilstrækkeligt.
DTØ har ikke set rapporten fra EY, dog har DTØ fået oplyst, at sundhedsministeriet,
på baggrund af 3. kvartalsrapporten, har anmodet om skærpet opfølgning hver 6
uge med en række ønsker til yderligere rapportering. DTØ er ikke bekendt med indholdet af den ekstra rapportering. DTØ blev ved interview gjort opmærksom på at
ministeriet er tilfredse med den ekstra information.
Der har i marts måned været afholdt en risikoworkshop, som BHR faciliterede.
Det har, ved søgning på byggeweb og læsning af referater og månedsrapporter, ikke
været muligt for DTØ at se resultatet af den afholdte risikoworkshop, herunder at
registrere om evt. identificerede risici er indarbejdet i den aktuelle risikoprofil.
DTØ har endvidere bemærket at enkelte risici, påpeget af TR i dennes månedsrapporter, ikke er afspejlet i det samlede risikoregister.
DTØ anbefaler på den baggrund, at input fra alle projektets parter indarbejdes i risikoregisteret og at risikobeskrivelser opdateres, således at de afspejler de faktiske
forhold i projektet.
Ud over de risici, som projektet selv har optaget i deres risikolog, finder DTØ det relevant at nævne yderligere to risici:
•
•
Der er risiko for at mangelfuld kvalitet i tagarbejdet vil have indvirkning på
projektets kvalitet, tid og fremdrift
Der er risiko for at en optimistisk tidsplan i forbindelse med mangelafhjælpning vil medfører forsinkelse af projektets aflevering
DTØ har redegjort for de to risici i nedenstående.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 17/27
Mangelfuld kvalitet i tagarbejderne har i gennem 2014 været et tiltagende problem.
Dette har BL og fagtilsynet løbende påpeget over for entreprenøren GVL. Den dårlige kvalitet i tagarbejderne har resulteret i, at der i forbindelse med vandtests og
nedbør er konstateret, at tagdækningen i store områder er utæt. Utæthederne har
afstedkommet vandskader i tagkonstruktionerne og i de tekniske installationer i de
underliggende etager. Risikoen for skimmeldannelser er dermed betragtelig.
Det er i forbindelse med interviews oplyst, at Teknologisk Institut er tilkaldt for at
udtage prøver og kortlægge omfanget af risikoen for skimmelsvamp, således en afhjælpning kan ske løbende. Håndteringen af denne risiko vurderer DTØ som værende yderst befordrende for projektets fremfærd. Også fremadrettet bør der være
fokus på en forhøjet risiko for, at der kan udvikles skimmesvamp i områder, der ikke
er fundet i forbindelse med Teknologisk Instituts kortlægning.
DTØ anbefaler, at der bør iværksættes en procedure for afhjælpning af senere konstaterede skimmeldannelser.
Som det fremgår af forudgående afsnit om Tid, ser DTØ, at der er overvejende sandsynlighed for, at den meget optimistiske tidsplan for mangelafhjælpning, commissioning og teknisk idriftsætning indebærer en væsentlig risiko for, at en rettidig projektaflevering ikke kan overholdes.
DTØ anbefaler, at der allokeres de nødvendige ressourcer, samt at der foretages en
gennemtænkt og hensigtsmæssig planlægning af de aktiviteter, der skal afvikles i
forbindelse med afleveringen, herunder tilstrækkelige ressourcer.
DTØ anbefaler, at Projektledelsen, Byggeledelsen, Bygherrerådgiver og Totalrådgiver
i videst muligt omfang bestræber sig på at fastholde fokus på gennemførelsen af
projektet, fremfor på voldgiftssagerne, således disse ikke trækker for mange ressourcer hos de respektive parter.
Kvalitet
Ved de, i forbindelse med nærværende Årsrapport, gennemførte interviews, gav alle
repræsentanter udtryk for tilfredshed med den bygningsmæssige kvalitet af det udførte arbejde for samtlige entrepriser, dog undtaget tagarbejder udført under ”Lukningsentreprisen” E 02.
Kvaliteten af det udførte tagarbejde har medført et stort omfang af vandskader i
flere af bygningsafsnittene, hvilket har medført behov for div. afhjælpningsarbejder
herunder også kontrol for - og afhjælpning af skimmelsvamp-angreb. Ovennævnte
forhold har desuden medført skader og behov for afhjælpning af disse i andre entrepriser fx ved beskadigelse af el- hovedtavler og indvendige apteringsarbejder.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 18/27
Projektledelsen er opmærksom på den øgede risiko for, at de aktuelt identificerede
skader og den tilhørende afhjælpning ikke er tilstrækkelig, hvorfor der kan være risiko for, at indbygge fugt. Risikobilledet er utydeligt, da vandskaderne er komplekse
og forårsaget af generelt dårligt udført tagarbejde, og hermed ikke kan relateres til
en bestemt metodik eller materialesamling mm.
DTØ har gennem hele perioden, fra alle de interviewede parter, fået oplyst, at der
generelt opleves stor interesse for at levere en god kvalitet fra alle de, som er involveret i projektet. Projektledelsen har fokus på at understøtte fastholdelse af kvalitetsniveauet, hvilket bl.a. sker ved rettidig besvarelse af forespørgsler fra de udførende til BL og TR.
Det anbefales, at den afsluttende udførelse, mangelgennemgang, mangelafhjælpning og aflevering, grundigt detailplanlægges og igangsættes tidligst muligt i 2015,
således det høje kvalitetsniveau kan fastholdes også i den afsluttende fase.
DTØ har udover nedenstående ikke registreret aktiviteter vedr. DGNB Certificering,
men er af projektledelsen blevet oplyst om, at dette forløber som planlagt, og at den
eksterne DGNB konsulent løbende varetager ydelsen.
Region Sjælland har medio perioden modtaget tilbud om, at det samlede GAPS projekt, som et pilotprojekt kan blive total-certificeret. Tilbuddet er i styregruppemødereferat nr. 31 kapitaliseret til kr. 80-100.000,- ekskl. honorar til TR.
I referat af styregruppemøde nr. 33, december 2014 fremgår det at styregruppen
har besluttet ikke at udvide omfanget af DGNB Certificering. DGNB certificering fastholdes som planlagt til kun at omfatte bygning 3.
Digital projektgennemførelse (IKT)
Anvendelsen af byggeweb har i 2014 været det centrale omdrejningspunkt hvad angår IKT. Blandet andet i forhold til at få alle parter, særligt tilsyn og de udførende entreprenører, til at have en mere konsekvent brug af byggeweb til udveksling af dokumenter som anført i IKT-aftalen og i Byggeledelsens procedurebeskrivelse. Det er
dog erfaret, at dokumenter ofte uploades relativt sent i forhold til dokumentets datering eller dato for afholdelse af specifikke møder.
Der blev i 1. kvartal nedsat en styregruppe bestående af repræsentanter fra BH, BHR
og TR til udarbejdelse af en håndteringsstrategi for IKT, herunder et struktureret
brug af Byggeweb, håndtering af digital KS-materiale samt digital aflevering af D&V
dokumentation. DTØ ser ovennævnte handlinger som et befordrende initiativ, der
signalerer proaktivitet og fremdrift. Navnlig sidste punkt, digital aflevering af D&V
dokumentation, har været et væsentligt emne i 2014, hvor Byggeweb er blevet valgt
til at facilitere den digitale aflevering. Beslutningen blev endeligt vedtaget i 2. kvartal, og systemet var således klart til brug i 3. kvartal, hvor entreprenører har modta-
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 19/27
get undervisning i brug af Byggeweb til digital aflevering af D&V. Eftersom beslutningen angående brugen af Byggeweb til digital aflevering af D&V har været taget på et
sent tidspunkt, har der været risiko for at møde ekstrakrav fra entreprenører og TR,
men disse er dog ikke blevet rejst. Den største risiko har været at D&V materiale ikke
har fået tilstrækkeligt indhold til at udføre en effektiv planlagt drift.
Af referater fra 3. kvartal fremgår det, at der var uenighed om anvendelsesmulighederne af TR’s BIM-model, da den datamæssigt ikke var struktureret, således at data
kan anvendes i driftssammenhæng. Grundet den sene aflevering ønskede TR ikke at
ændre deres modeller. Herudover manglede Totalrådgiver at uploade dokumenter
for deres tværfaglige kollisionskontrol.
Det fremgår af TR’s månedsrapport fra januar 2014, at BH ønsker at benytte den nye
IKT-bekendtgørelse. I BHR’s månedsrapport for juni var det anført, at der har været
afholdt møde mellem Byggeweb, BH og BHR for at definerer forskellige scenarier/niveauer for opfyldelse af krav fra IKT-bekendtgørelsen af 1. april 2013. Af BHR’s månedsrapport fra december 2014 fremgik det at: ”der er diskrepans mellem bekendtgørelsen, som trådte i kraft 1. april 2013, og det der er i projektet. Det er aftalt, at
den nye bekendtgørelse følges så vidt muligt […]”.
DTØ anbefaler, på baggrund af ovenstående, at BH og BHR tager konkret stilling til,
hvilke elementer af IKT-bekendtgørelsen af 1.april 2013 projektet er underlagt. Hermed bestræbes det, at undgå unødig forvirring blandt projektets parter, samt at
opnå ensartethed i den digitale aflevering, således at en mere smidig overgang til
driftsorganisationen sikres.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 20/27
Prioriterede anbefalinger
I appendiks 1 er samtlige anbefalinger anført skematisk og med prioritering.
Rapportens anbefalinger er prioriteret i forhold deres betydning for styring af projektet og i henhold til nedenstående prioriteter:
1. Er af væsentlig betydning for styring af projektet
2. Kan være af væsentlig betydning
3. Er af mindre væsentlig betydning
Appendiks 1 er disponeret således, at RS har mulighed for at give DTØ feedback på
de anførte anbefalinger, herunder at oplyse om hvilke handlinger der evt. er iværksat, såfremt RS har valgt at følge de anførte anbefalinger.
Afrapporteringen er for DTØ i den aktuelle periode ændret fra kvartalsrapportering
til kvartalsvise overvågningsnotater. DTØ har fra Region Sjælland i 2014 modtaget
bemærkninger til DTØ’s overvågningsnotat for 2. kvartal, samt årsrapport for 2013.
Det er bestemt DTØ’s opfattelse, at projektledelsen har fulgt de anførte anbefalinger, uden at dette nødvendigvis er oplyst DTØ ved feedback. I forbindelse med
DTØ’s kontinuerlige overvågning har det kunnet registreres, at mange anbefalinger
har indgået i projektledelsens håndtering af projektet, ligeledes er det registreret at
projektledelsen har iværksat proaktive tiltag.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
3
Side: 21/27
Overvågningsgrundlag
Oversigt over materialer og informationer der har været tilgængeligt i forbindelse
med udarbejdelse af overvågning.
3.1
Projektmateriale
1.
Byggeregulativ, Region Sjælland rev. 04.01.2011
2.
Styringsmanual for gennemførelse af nyt Psykiatri byggeri i Slagelse (GAPS), Version 3, 21.02.2011
3.
Månedsrapport Totalrådgiver:
Januar 2014, rev. 0, 07.02.2014 inkl. Bilag 3-5
- Bilag 3, Designændringer rev. X af 19.01.2014
- Bilag 4, Tidsplan_rev. 18 af 19.01.2014
- Bilag 5, GAPS _05-03_NOT_A_0_1058_Histotiskændringslog_rev. 2, 19.01.2014
Februar 2014, rev. 0, 24.02.2014 inkl. Bilag 3-5
- Bilag 3, Designændringer rev. Y af 01.03.2014
- Bilag 4, Tidsplan_rev. 18 af 19.01.2014
- Bilag 5, GAPS _05-03_NOT_A_0_1058_Histotiskændringslog_rev. 2, 19.01.2014
Marts 2014, rev. 0, 28.04.2014 ekskl. bilag 3-5
- Bilag 3, Designændringer rev. Y af 01.03.2014
- Bilag 4, Tidsplan_rev. 18 af 19.01.2014
- Bilag 5, GAPS _05-03_NOT_A_0_1058_Histotiskændringslog_rev. 2, 19.01.2014
April 2014, rev. 0, 16.52.2014 inkl. Bilag 3-5
- Bilag 3, Designændringer rev. Y af 2014.03.01
- Bilag 4, Tidsplan_rev. 19 af 2014.04.28
- Bilag 5, GAPS _05-03_NOT_A_0_1058_ Historiskændringslog _rev. 2,
2014.19.01.
Maj 2014, rev. 0, 16.06.2014 inkl. Bilag 3-5
- Bilag 3, Designændringer rev. Z af 2014.06.18
- Bilag 4, Tidsplan_rev. 20 af 2014.06.18
- Bilag 5, GAPS _05-03_NOT_A_0_1058_Historiskændringslog _rev. 3,
2014.06.18
Juni 2014, rev. 0, 06.07.2014 inkl. bilag 3-5
- Bilag 3, Designændringer rev. Z af 2014.06.19
- Bilag 4, Tidsplan_rev. 20 af 2014.06.18
- Bilag 5, GAPS _05-03_NOT_A_0_1058_Historiskændringslog _rev. 3,
2014.06.18
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 22/27
juli 2014, rev. 0, 13.08.2014 inkl. Bilag 3-6
-Bilag 1 (Der henvises til Byggeledelsens budget)
-Bilag 2 Risikolog (Der henvises til Bygherrerådgiverens månedsrapport)
-Bilag 3 Designændringer_rev.Z af 2014.06.19
-Bilag 4 Tidsplan_rev.21 af 2014.08.13
-Bilag 5 GAPS_05-03_NOT_A_0_1058_Historisk ændringslog_rev.3 af
2014.06.18
-Bilag 6 Social Klausuler rapportering 2. kvt.201
August 2014, rev. 0, 21.09.2014 inkl. Bilag 3-5
-Bilag 1 (Der henvises til Byggeledelsens budget)
-Bilag 2 Risikolog (Der henvises til Bygherrerådgiverens månedsrapport)
-Bilag 3 Designændringer_rev.Z af 2014.06.19
-Bilag 4 Tidsplan_rev.21 af 2014.08.13
-Bilag 5 GAPS_05-03_NOT_A_0_1058_Historisk ændringslog_rev.3 af 2014.06.18
September 2014, rev. 0, 19.10.2014 inkl. bilag 3-6
-Bilag 1 (Der henvises til Byggeledelsens budget)
-Bilag 2 Risikolog (Der henvises til Bygherrerådgiverens månedsrapport)
-Bilag 3 Designændringer_rev.Æ af 2014.10.19
-Bilag 4 Tidsplan_rev.21 af 2014.08.13
-Bilag 5 GAPS_05-03_NOT_A_0_1058_Historisk ændringslog_rev 4 af 2014.10.19
-Bilag 6 Afrapportering Social Klausul 3.kvartal 2014
Oktober 2014, rev. 0, 09.11.2014 inkl. bilag 3-5.
-Bilag 1 (Der henvises til Byggeledelsens budget)
-Bilag 2 Risikolog (Der henvises til Bygherrerådgiverens månedsrapport)
-Bilag 3 Designændringer_rev.Æ af 2014.10.19
-Bilag 4 Tidsplan_rev.22 af 2014.09.11
-Bilag 5 GAPS_05-03_NOT_A_0_1058_Historisk ændringslog_rev 4 af 2014.10.19
November 2014, rev. 0, 09.12.2014 inkl. bilag 3-5
-Bilag 1 (Der henvises til Byggeledelsens budget)
-Bilag 2 Risikolog (Der henvises til Bygherrerådgiverens månedsrapport)
-Bilag 3 Designændringer rev. Æ af 2014.10.19
-Bilag 4 Tidsplan_rev.22 af 2014.11.09
-Bilag 5 GAPS_05-03_NOT_A_0_1058_Historisk ændringslog_rev 4 af 2014.10.19
December 2014, rev. 0, 19.01.2014 inkl. bilag 3-6
-Bilag 1 (Der henvises til Byggeledelsens budget)
-Bilag 2 Risikolog (Der henvises til Bygherrerådgiverens månedsrapport)
-Bilag 3 Designændringer_rev.Æ af 2014.10.19
-Bilag 4 Tidsplan_rev.22 af 2014.11.09
-Bilag 5 GAPS_05-03_NOT_A_0_1058_Historisk ændringslog,rev 4 af 2014.10.19
-Bilag 6 Afrapportering Social Klausul – TR 4.kvartal 2014
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
4.
Månedsrapport Bygherrerådgiver:
Januar 2014, rev. 0, 24. februar 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/VLA rev 18, 2014.01.19.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AD af 2014.02.14
- Bilag 3, Byggeregnskab budget, rev. 16 – 2014-02-13
- Bilag 4 Anlægsbudget - Styrende budget rev 16 – 2014.02.07
Februar 2014, rev. 0, 24. marts 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/VLA rev 18, 2014.01.19.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AD af 2014.02.14
- Bilag 3, Byggeregnskab budget, rev. 17 – 2014-03-06
- Bilag 4 Anlægsbudget - Styrende budget rev. 17 – 2014.03.06
Marts 2014, rev. 0, 28. april 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/VLA rev. 19, 2014.04.28
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AE, 2014.04.23
- Bilag 3, Styrende budget rev 19 – 2014-04-23
April 2014, rev. 0, 20. maj 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/VLA rev 19, 2014.04.28.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AE af 2014.04.23
- Bilag 3 Styrende budget rev 19 – 2014.04.23
Maj 2014, rev. 0, 20. juni 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/VLA rev 20, 2014.06.18.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AE af 2014.04.23
- Bilag 3 Styrende budget rev. 20 – 2014.05.27
Juni 2014, rev. 0, 14. juli 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/VLA rev. 20, 2014.06.18
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AF, 2014.07.04
- Bilag 3, Styrende budget rev 22 – 2014-07-11
Juli 2014, rev. 0, 21. august 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/ rev 21, 2014.08.13.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AG af 2014.08.18
- Bilag 3 Styrende budget rev. 22 – 2014.07.11
August 2014, rev. 0, 13.oktober 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan KA/ rev 21, 2014.08.13.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AH af 2014.09.17
- Bilag 3 Styrende budget rev. 24 – 2014.08.31
Side: 23/27
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 24/27
September 2014, rev. 1, 28. november 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan rev 21, 2014.08.13.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AI af 2015.10.14, Rev. 2: 28. november 2014
- Bilag 3 Styrende budget rev. 26 – 2014.09.30, rev.01 24.10.2014, rev.02:
28.11.2014
Oktober 2014, rev. 0, 9. december 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan rev 21, 2014.08.13.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AI af 2015.11.28
- Bilag 3 Styrende budget rev. 27– 2014.10.31
November 2014, rev. 0, 9. december 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan rev 21, 2014.08.13.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AI, rev.02 af 2015.11.28
- Bilag 3 Styrende budget rev. 27– 2014.10.31
December 2014, rev. 0, 4. februar 2014
- Bilag 1, Hovedtidsplan rev.21, 2014.08.13.
- Bilag 2, Risikolog, BHR, rev. AK af 2015.01.06
- Bilag 3 Styrende budget rev. 29/prognose 29– 2014.12.31
5.
Månedsrapport Byggeledelsen:
Januar 2014, 14.02.2014 ekskl. bilag
Februar 2014, 11.03.2014 ekskl. bilag
Marts 2014, 10.04.2014 ekskl. bilag
April 2014, 14.05.2014 ekskl. bilag
Maj 2014, 17.06.2014 ekskl. bilag
juni 2014, 07.10.2014 ekskl. bilag
Juli og august 2014, 30.07.2014 ekskl. bilag
September 2014, 30.09.2014 ekskl. bilag
Oktober 2014, 18.11.2014 ekskl. bilag
November 2014, 15.12.2014 ekskl. bilag
December 2014, 18.01.2015 ekskl. bilag
6. Tidsplaner:
Udførelsestidsplan rev. B 27.06.2013
Udførelsestidsplan rev. C 12.12.2013
Udførelsestidsplan, rev. D 10.04.2014
Udførelsestidsplan, rev. E 07.04.2014
Udførelsestidsplan rev. EI 01.07.2014
Udførelsestidsplan, rev. E II 30.09.2014
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 25/27
Hovedtidsplan rev. 18 _2014.01.19
Hovedtidsplan, rev. 19_ 2014. 28.04
Hovedtidsplan, rev. 20_ 2014. 18.06
Hovedtidsplan, rev. 21_ 2014. 08.13
7. Kvalitetsstyringsplan, 05. februar 2010
8. KA/VLA Kvalitetsplan
Dokument: GAPS_10-07_KSDOK_A_0_263
Rev. 0, 10.05.2011
9. KA/VLA Kvalitetshåndbog
Dokument: GAPS_10-07_KSDOK_A_0_264
Rev. 0, 10.05.2011
10. Miljørigtig projektering, inkl. miljøstatus og miljøplan,
oktober 2011
11. Mødereferater fra Styregruppemøde, Bygherremøde og Koordineringsgruppemøder er i det omfang at disse har været tilgængelig på projektweb anvendt af
DTØ til at orientere sig om projektet.
12. GAPS Projektweb er af DTØ anvendt til stikprøvekontroller af udvalgte dokumenter og til generelt orientering i forhold til projektet.
3.2
Øvrigt grundlag
I forbindelse med udarbejdelse af overvågningsnotater og nærværende årsrapport er der afholdt separate interviews med udvalgte personer fra projektorganisationen omkring GAPS Slagelse.
Der er d. 26.05.2013 afholdt et telefonmøde med Henrik Bendix Olsen, Projektchef
v. Region Sjælland, hvor DTØ blev mundtligt orienteret om projektet, herunder om
de ændringer der er sket i forhold til tid og økonomi i overvågningsperioden.
Der er d. 27.05.2014 foretaget en telefonisk henvendelse til byggeledelsen ved Flemming Kock, som på overordnet niveau orienterede DTØ om udførelsen på byggepladsen herunder fremdrift, samarbejde og claims.
Der er d. 03.09.2013 afholdt et telefonmøde med Henrik Bendix Olsen, Projektchef
v. Region Sjælland, hvor DTØ blev mundtligt orienteret om projektet, herunder om
de ændringer der er sket i forhold til, bemanding, tid og økonomi i overvågningsperioden. Efterfølgende har der været en kortfatte telefon og mail korrespondance ift.
DTØ forståelse at projektets økonomiske robusthed.
Der er d. 04.11.2014 kl. 8.00 – 9.30 afholdt interviews med følgende personer:
Flemming Kock
(BYG L., Rambøll)
Milan Ruud Kronborg
(BYG L., Rambøll)
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
Side: 26/27
Der er d. 04.11.2014 kl. 9.30 -11.00 afholdt interviews med følgende personer:
Henrik Bendix Olsen
(Projektchef, Region Sjælland)
Der er d. 04.11.2014 kl. 11.00 – 12.30 afholdt interviews med følgende personer:
Kurt Smedegaard Larsen
(BHR, Kuben Management)
Michael Dumont Rasmussen
(BHR, Kuben Management)
Der er d. 04.11.2014 kl. 13.30 – 15.00 afholdt interviews med følgende personer:
Hedvig Karlsson
(Totalrådgiver, Karlsson Arkitekter)
Der er den 30.01.2014 afholdt et fælles møde med Henrik Bendix Olsen, Projektchef
v. Region Sjælland og Michael Dumont Rasmussen, Projektchef hvor der blev givet
en kort og overordnet status på projektet.
Den 13.05.2015 er der i forbindelse med udfærdigelsen af nærværende rapport afholdt en interviewrunde.
Henrik Bendix Olsen
Michael Dumont Rasmussen
Flemming Kock
Hedvig Karlsson
(Projektchef, Region Sjælland)
(BHR, Kuben Management)
(BYG L., Rambøll)
(Totalrådgiver, Karlsson Arkitekter)
Nedenstående emner og forhold blev overordnet drøftet ved de afholdte separate
interviews.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Styringen og omfanget af ressourcer (antal medarbejdere, timebudgetter mv.), samt kompetencer der er til rådighed til løsning af projektet
Samarbejde mellem bygherre/bygherrerådgiver/totalrådgiver/ byggeleder og entreprenører – herunder samarbejdsklima, samarbejds-befordrende aktiviteter, styring af mødeaktivitet, responstider mv.
Budgetforhold og opfølgning herunder også byggeregnskab uforudseelige
udgifter i forhold til projektets reserver.
Risikostyring og risikorapportering.
Overvågning/kontrol af udført kvalitetssikring.
Overvågning/kontrol af implementering af projektændringer, projektopfølgning og fagtilsyn hos rådgiverne.
Udfordringerne i aktuel udførelsestidsplan.
Totalrådgiverens gennemførte og planlagte kvalitetssikringsaktiviteter, herunder metode og dokumentation.
Totalrådgiverens involvering i risikostyring og risikorapportering.
Totalrådgiverens håndtering af og metode for kalkulation og budgettering af
håndværkerudgifter mv., herunder afsatte midler til udførelsesrisiko, entreringsrisiko og uforudseelige udgifter.
Opfølgning på brugerønsker og projektændringer herunder koordinering
mellem de forskelige entrepriser.
Omfang, metode og dokumentation for projektopfølgning og projektændringer ift. hovedprojekt og udbud.
Organisering af Byggeledelsen, herunder mødeplan, samarbejdsaktiviteter
med entreprenørerne, ressourceallokering og kompetenceniveau.
Realiserbarhed i udførelsestidsplanen.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Det Tredje øje, Årsrapport, januar 2014 - 31. december 2014
•
•
•
Side: 27/27
Planlagte og gennemførte kvalitetssikringsaktiviteter i forhold til udførelsen.
Metode for håndtering af tillægsarbejder, herunder sporbarhed og dokumentationsniveau.
Metode for byggeregnskab, herunder bl.a. kontostruktur og godkendelsesprocedurer.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:1/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Appendiks 1 - Prioriterede anbefalinger
Anbefalinger fra rapporten opsamles i nedenstående oversigt og med angivelse af et af nedenstående
tre prioritetsniveauer:
1. Er af væsentlig betydning for styring af projektet
Forholdet er af væsentlig betydning for styringen af projektet. Det anbefales, at Region Sjælland
hurtigst muligt har særligt fokus på og forholder sig til den anførte anbefaling, herunder træffer beslutning om evt. iværksættelse af nødvendige foranstaltninger til opfølgning på anbefalingen. Forholdet bør foreligges Styregruppen.
2. Kan være af væsentlig betydning
Forholdet kan være af væsentlig betydning for styringen af projektet. Det anbefales, at Region Sjælland i indeværende kvartal har fokus på og forholder sig til den anførte anbefaling. Der skal ske en
overvejelse af, om forholdet har en karakter, der medfører en Styregruppe orientering.
3. Mindre væsentlig betydning
Forholdet er af mindre væsentlig betydning. Det anbefales, at Region Sjælland i indeværende kvartal drøfter og vurderer, om den anførte anbefaling skal efterkommes.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:2/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
2
Projekt og processtyring
DTØ anbefaler at alle tilknyttede kompetencer forsøges fastholdt ift. at sikre kontinuiteten og fastholdelse af viden frem til afleveringen, samt at de
allokerede ressourcer forberedes på, at udførelsesfasens afsluttende periode kan være krævende og
medføre behov for tilførsel af yderligere ressourcer.
1
DTØ anbefaler fortsat Region Sjælland, at have
skærpet fokus på at sikre et godt og smidigt samarbejde mellem regionens rådgivere, der alle har en
væsentlig rolle i forhold til at sikre projektets
målopnåelse for tid, økonomi og kvalitet.
1
DTØ anbefaler, at der sker afstemning af omfanget
af - og validiteten i de faglige vurderinger, inden de
over for styregruppen anføres som eksakte faglige
vurderinger.
Enig i betragtninger
– der er tillige som
afdækning indgået
overdragelsesaftaler med nøglepersoner som har forladt
projektet. BHR er
stadigvæk ud fuldt
til rådighed.
Der er pågået planlægning af den samlede afleveringsproces og allokeres ressourcer iht. dette
behov hvor både comissioning, undervisning af brugerne
og driften herunder
ved BL, TR, BHR og
teknisk afd. er inddraget.
Enig i at det fælles
samarbejde har første prioritet iht. projektets tarv. Dette
er også regionens
strategi. Der har
været afholdt møde
med ekstern af facilitator med henblik
på at forbedre samarbejdet og kommunikationen mellem
TR, BL, BH og BHR.
Da der er tale om
over 2100 enkelt
krav er disse vurderet fagligt. Herefter
er der ved møder
vendt principielle
forhold indenfor
krav grupperinger
og gennemgang af
væsentligste økonomiske krav.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:3/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
Endeligt har Kromann Reumert
igennem processen
fremkommet med
mulige foreløbige
vurderinger som er
færdiggjort i 2015.
1
DTØ anbefaler fortsat, at projektet bør have et opdateret change request katalog, som også på et
sent tidspunkt i projektet er operativt i forhold til
rettidigt at kunne justere projektet ift. den samlede
økonomiske ramme.
DTØ anbefaler RS, at vurdere hvilke operative besparelsesmuligheder der på nuværende tidpunkt
foreligger (f.eks. i inventar, landskabsbearbejdning
o.a.), og at der på den baggrund udarbejdes et aktuelt change request katalog.
2
DTØ anbefaler, at fokus fastholdes på at imødegå
potentielle grænsefladeproblematikker, bl.a. ved at
der til stadighed er ressourcer fra TR tilstede på
byggepladsen, således at beslutninger i samarbejde
med BL og BH kan blive truffet rettidigt.
Der er i 3. kvartal på
styregruppemøderne arbejdet med
besparelseslister således at både liste
1, 2 og 3 for i alt ca.
15 til 20 mio. kr.
kunne gennemføres
for enkeltelementer
og som helhed.
Yderligere er der i
2015 forsat dette
arbejde samt gennemført besluttede
besparelser.
Der pågår kontinuerlig vurdering af
muligheder set i relation til projektets
stade.
Enig – dette håndteres b.la. ved samarbejdsmøder samt
møder i flere fora.
Der foreligger styringsværktøjer for
dette.
2
Økonomi
DTØ anbefaler, at regionen udarbejder en strategi
for, hvorledes de vil håndtere krav og modkrav fra
entreprenører og rådgivere.
Enig – dette er sket
ved Kromann Reumert og i styregruppen.
Kromann Reumert
har foretaget en
vurdering af VBA
sagerne. Denne vurdering er foreløbig
og opjusteres i henhold til sagernes udvikling.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:4/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
Der er jf. styregruppemøderne valgt en
strategi i henhold til
håndtering af risiko
og økonomi både
likviditetsmæssig og
procesmæssig.
1
DTØ anbefaler, at der afsættes tilstrækkelige midler til at håndtere krav og voldgiftssager. DTØ har
ikke vurderet størrelsen af det samlede krav, ligesom der heller ikke er foretaget en vurdering af
voldgiftssagerne.
Kromann Reumert
har foretaget en
vurdering af VBA
sagerne. Denne vurdering er foreløbig
og opjusteres i henhold til sagernes udvikling.
Der er jf. styregruppemøderne valgt en
strategi i henhold til
håndtering af risiko
og økonomi både
likviditetsmæssig og
procesmæssig.
Der har gennem verificeringsprocessen
været en gennemgang af alle fremsendte krav samt
forventede krav.
Det er BL/TRs opfattelse, at afvisning af
kravene er baseret
på en faktuel og rimelig vurdering af
betalingsforpligtigelse baseret på det
gældende udbudsprojekt – både teknisk og byggejuridisk.
Herudover er det
BL/TRs opfattelse,
at kravene generelt
er mangelfuld dokumenteret, specielt
fra E01. Sammenholdes sagen med
tilsvarende byggesager, virker krave-
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:5/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
nes omfang og karakter helt udsædvanlige.
1
Det er fortsat DTØ’s anbefaling, at der foretages en
grundig controlling af projektets økonomi sammenholdt med posteringerne i økonomisystemet.
1
Grundet de begrænsede besparelsesmuligheder
bør der iværksættes en dybdegående undersøgelse
af robustheden i det samlede projekt. Byggeledelsens samlede byggeregnskab bør udsættes for en
uvildig controlling af de forventede slutsummer for
hver enkelt entreprise, og der bør foretages en vurdering af de allerede rejste claims som forudsættes
afvist eller reduceret.
Sideløbende med ovennævnte undersøgelse, er
det ligeledes fortsat DTØ’s anbefaling, at der udarbejdes et retvisende besparelseskatalog, hvori det
er altafgørende, at økonomiske konsekvenser af de
enkelte besparelsesforslag er drøftet og afstemt
med den/de entreprenører, som besparelsen/ændringen vedrører.
En del af kravene
har byggeledelse/fagtilsyn kunnet anerkende som
berettigede og dokumenterede og
dermed kunnet anvise indenfor budgettets rammer,
men langt den største del af kravene vurderer byggeledelsen/fagtilsynet
ikke som berettigede.
Kromann Reumert
har foretaget en
vurdering af begge
VBA sager i 2015.
Der udføres jævnligt
controlling mellem
projektets økonomi
– anvisningsregnskab samt ERP system
Se ovenfor.
Der er gennem hele
2014 arbejdet med
besparelsespotentiale.
Der er i 3. kvartal på
styregruppemøderne arbejdet med
besparelseslister således at både liste
1, 2 og 3 for i alt ca.
15 til 20 mio. kr.
kunne gennemføres
for enkeltelementer
og som helhed.
Yderligere er der i
2015 forsat dette
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:6/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
arbejde samt gennemført besluttede
besparelser.
Der pågår kontinuerlig vurdering af
muligheder set i relation til projektets
stade.
2
1
1
1
Tid
Det anbefales, at der hurtigst muligt igangsættes
en detaljeret planlægning af afleveringsforløbet,
herunder også en vurdering af om ressourcer er til
stede i fornødent omfang.
DTØ anbefaler, at forhold omkring ferieafholdelse i
juli måned ligeledes drøftes og afklares, idet de allerede anførte perioder vil give anledning til en
ikke ubetydelig aktivitet på byggepladsen i sommerferieperioden.
DTØ anbefaler fortsat, at projektledelsen forholder
sig overvågent til den seneste version EII af udførelsestidsplanen i forhold til hver enkelt entreprise.
Risici
DTØ anbefaler, at det eftervises, hvorvidt kvantificeringen er retvisende, herunder om der er overflyttet tilstrækkelige midler til at dække de anførte
risici, samt om de resterende midler er dækkende
for resten af projektets løbetid.
Det er fortsat DTØ’s anbefaling, at normal risikostyringspraksis anvendes, hvor risici udelukkende vurderes i forhold til sandsynlighed og konsekvens. Risikoen bør herudfra kapitaliseres i forhold til, hvad
den økonomiske konsekvens ved en given risiko er,
såfremt den indtræffer.
Det er vi naturligvis
enige i og det er
planlagt og håndteret på nuværende
tidspunkt.
Der er således udformet commissioning plan og samlet
afleveringsplan
samlet 3 måneder
og der er sket allokering af ressourcer
og kompetencer i
projektorganisationen.
enig
Kromann Reumert
har juf. Tidligere bemærkninger udformet foreløbige vurderinger.
Styregruppen har
truffet beslutning
om risiko håndteringsstrategien iht
likviditetsmæssig og
procesmæssig risikoopdeling.
Der henvises til E&Y
rapport samt den risikohåndtering der
sker er iht. KPMG
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:7/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
1
DTØ anbefaler, at input fra alle projektets parter
indarbejdes i risikoregisteret og at risikobeskrivelser opdateres, således at de afspejler de faktiske
forhold i projektet.
3
DTØ anbefaler, at der bør iværksættes en procedure for afhjælpning af senere konstaterede skimmeldannelser.
2
DTØ anbefaler, at der allokeres de nødvendige ressourcer, samt at der foretages en gennemtænkt og
hensigtsmæssig planlægning af de aktiviteter, der
skal afvikles i forbindelse med afleveringen, herunder tilstrækkelige ressourcer.
DTØ anbefaler, at Projektledelsen, Byggeledelsen,
Bygherrerådgiver og Totalrådgiver i videst muligt
omfang bestræber sig på at fastholde fokus på gennemførelsen af projektet, fremfor på voldgiftssagerne, således disse ikke trækker for mange ressourcer hos de respektive parter.
2
Kvalitet
Det anbefales, at den afsluttende udførelse, mangelgennemgang, mangelafhjælpning og aflevering,
grundigt detailplanlægges og igangsættes tidligst
muligt i 2015, således det høje kvalitetsniveau kan
fastholdes også i den afsluttende fase.
anvisninger for kvalitetsfondsprojekterne.
Enig dette håndteres på fælles risikomøder samt i dialog
i projektorganisationen samt iht. beslutninger der træffes af styregruppen.
Enig – der er iværksat udbedringer iht.
TI rapport og der foreligger allerede nu
supplerende undersøgelser til dokumentation af at alt
er håndteret tilfredsstillende.
Enig – der henvises
til tidligere bemærkninger.
Mht. VBA sagerne
så håndteres disse i
projektorganisationen ved nøglemedarbejdere der har
været gennemgående og i samarbejde med regionens advokat.
Der allokeres nødvendige supplerende ressourcer,
hvilket løbende vurderes.
Enig – se tidligere
bemærkninger der
er sket en detaljeret
planlægning og allokeret nødvendige
ressourcer og kompetencer.
GAPS - Nyt Psykiatrisygehus i Slagelse
Side:8/8
Det Tredje Øje, Overvågningsnotat 3. kvartal, 1. juli 2014 - 30. september 2014 – Appendiks 01
Afsnit /
Anbefaling
Priorite-
Feedback fra
Kommentarer fra Det
Region Sjælland
Tredje Øje
ring
3
Digital håndtering
DTØ anbefaler, at BH og BHR tager konkret stilling
til, hvilke elementer af IKT-bekendtgørelsen af
1.april 2013 projektet er underlagt. Hermed bestræbes det, at undgå unødig forvirring blandt projektets parter, samt at opnå ensartethed i den digitale aflevering, således at en mere smidig overgang
til driftsorganisationen sikres.
Dette er sket. I forhold til den digitale
aflevering og digital
mangel registrering
er der ikke forskel
på den gamle og
den ny lovgivning.
Dokument navngivning ændres muligvis efter afleveringen, men det er aftalt at der først tages stilling til dette
senere.