månedsrapport august 2015

Center for HR
Driftsmålstyringsrapport
august 2015
Udgivet 10. august 2015 af Ledelsessekretariatet, Center for HR
Center for HR Driftsmål – juni 2015
Indikator
Ambitionsmål
Resultat
april
maj
juni
Tilfredshed med leverede ydelser
(lederudvikling hhv. uddannelse)
Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra
1–5
Tilfredshed med ydelser leveret ved
telefonisk henvendelse
Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra
1–5
Fremdrift i Center for HR's strategiske
projekter / aktiviteter
90% af mål i kvartalssprint er opnået
Rettidig opgaveløsning i forb. med sager
til direktørfora, Regionrådsspørgsmål og
borgerhenvendelser
Alle sager afleveres inden for fastsat tidsfrist
Maksimal ventetid i telefonsluse
Ventetid er maksimalt 30 sek.
Rettidige ansættelsesbreve
95 % af alle nyansatte modtager deres
ansættelsesbrev før tiltrædelsesdato
IO
Kvalitet
Læring efter deltagelse i kurser og
uddannelse
Gennemsnit på minimum 3,8 på en skala fra
1–5
IO
Medarbejdere
og ledere
Sygefravær
Maksimalt 2,7 % i gennemsnit for de seneste
12 måneder
IO
Frafald på erhvervsuddannelser
Maksimalt 15 % efter første studieår
Afstemning af åbentstående
refusionsposter
Der er ikke poster, som er over 2 - 3 måneder
gamle uden, at der som minimum er sat en
sagsbehandling i gang
Mistede dagpenge refusioner
Mistede refusioner i alt – maksimalt 2 %
juli
IO
Tilfredshed
Levering
Produktivitet
Pilen angiver retningen i ændring siden sidste opgørelse
Farven angiver om resultatet er bedre eller dårligere end
målsætningen
NA
NA
NA
NA
IO
IO
IO: Ingen opdatering af data i denne måned (data er samme som i sidste måned)
NA: Data er pt. ikke til rådighed
aug.
sep.
Tilfredshed
Tilfredshed med leverede ydelser
(lederudvikling hhv. uddannelse)
Formål:
Center for HR måler på tilfredshed for at sikre, at vi altid leverer ydelser, som vore
brugere er tilfredse med
Definition:
Indikator: Deltageres generelle tilfredshed med ydelser inden for lederudvikling
hhv. uddannelse leveret af Center for HR
Ambitionsmål: Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra 1 - 5
Ansvar:
Målepunkt: De enkelte enheder i Center for
HR
Rapportering: De enkelte enheder samt
Ledelsessekretariatet
Rapportering:
Målemetode: Resultater fra spørgeskemaer og spørgsmål i
Kursusportalen. For uddannelse lyder spm. således: "Hvor tilfreds er
du med dit samlede udbytte af kurset?". Fra indkomne
spørgeskemaer både fra lederudviklingsprogrammet, fra
konsulenttjenesten og fra særlige arrangementer og ydelser
Frekvens: Månedligt
Tilfredshed med leverede ydelser
Hvor tilfreds var du med det samlede udbytte af aktiviteten?
5
4,5
4
4,04
3,95
4,044,10
3,93
3,85
3,92
3,77
4
3,5
Uddannelse
3
Lederudvikling
Målsætning
2,5
2
1,5
1
0,5
0
Antal besvarelser i ( )
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Tilfredshed
Tilfredshed med ydelser leveret ved telefonisk henvendelse
Formål:
Center for HR måler på tilfredshed for at sikre, at vi altid leverer ydelser, som vore
brugere er tilfredse med
Definition:
Indikator: Et udvalg af brugere, som henvender sig gennem telefonslusen
modtager efter afsluttet samtale med medarbejder i Center for HR et tilbagekald,
hvor de spørges om de er tilfredse med betjeningen samt med indholdet i det
leverede svar/ydelse
Ambitionsmål: Gennemsnit på minimum 4,0 på en skala fra 1 - 5
Ansvar:
Målepunkt: De enkelte enheder i Center for
HR
Rapportering: Ledelsessekretariatet
udtrækker og analyserer data
Rapportering:
Målemetode: Der foretages et randomiseret
stikprøveudvalg af brugere, som modtager et tilbagekald,
hvor respons på dette registreres. Systemopsætning skal
udvikles i samarbejde med CIMT
Frekvens: Månedligt
Levering
Fremdrift i Center for HR's strategiske projekter / aktiviteter
Formål:
Center for HR fremstår som en samarbejdspartner, der leverer til tiden
Definition:
Indikator: Fremdriften i Center for HR's strategiske projekter / aktiviteter
Ambitionsmål: 90% af mål i kvartalssprint er opnået
Ansvar:
Målepunkt: De projektansvarlige i Center for
HR
Rapportering: Ledelsessekretariatet bistået af
Pernille Kreiser
Rapportering:
Målemetode: Måles i forbindelse med opfølgning på
Center for HR's 90 dages sprint projekter
Frekvens: Kvartalsvis
Fremdrift i Center for HR’s
strategiske projekter / aktiviteter
Sikring af
medarbejderressource
r
Aktivitet/projekt
1. Fokuseret organisations- og ledelsesudvikling
Ikke kritisk afvigelse
Kritisk afvigelse - aktion
Ledelsesreference
Anne Schultz Pindstrup
3. Professionelt uddannelsessted
Jette Steenberg Holtzmann
4. Systematisk evaluering
Clea Bach
5. Fremsynet rekruttering
Birgitte Andersen
2. E-læring og blended læring
Jette Steenberg Holtzmann
Clea Bach
3. Nyt patienttøj i Region Hovedstaden
Sven Skovmand Eriksen
4. Servicepartnerfunktion for klinikken
Anette Munk Ebbesen
5. Uddannelse i Sundhedsplatformen – implementering og drift
6. Teknisk avanceret simulation
Torben V. Schroeder
Mette Keis Jepsen
8. Ledelsesinformation til ledere med personaleansvar
Mette Keis Jepsen
10. Dokumentations- og udviklingsprojekt ”Det samarbejdende hospital”
11. Evaluering af TrivselOP 2014 kombineret med ledelsesevaluering
Susanne Mourier
Sven Skovmand Eriksen
Tine Garne Køhler
12. Dataanalyse og statistisk
Martin Magelund Rasmussen
13. Brugertilfredshed
Martin Magelund Rasmussen
14. Hospitalsbyggerier
Opnået i alt – opgjort i % (mål er 90 % - grønne)
I bero
Clea Bach
7. Sammenhæng mellem fremmøde, vagtplanlægning og opfølgning
9. Harmonisering af ny lønstruktur for Yngre Læger (YL)
Status
Tine Garne Køhler
2. Solidt data- og vidensgrundlag
1. Tværsektorielt udviklingsprogram
Øvrige aktiviteter/projekter
Mål og tidsplan holdes
Tine Garne Køhler
33 %
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Center for HR årsplan 2015
Ja
Dokumentation for Øvrige aktiviteter/projekter på V: drev
13.07.2015
Aktivitet/projekt
Delvis
Nej
Projekt
beskrivelse
Sprint
beskrevet
I bero
I bero
69 %
46 %
1. Tværsektorielt udviklingsprogram
2. E-læring og blended læring
3. Nyt patienttøj i Region Hovedstaden
4. Servicepartnerfunktion for klinikken
5. Uddannelse i Sundhedsplatformen – implementering og drift
6. Teknisk avanceret simulation
7. Sammenhæng mellem fremmøde, vagtplanlægning og opfølgning
8. Ledelsesinformation til ledere med personaleansvar
9. Harmonisering af ny lønstruktur for Yngre Læger (YL)
10. Dokumentations- og udviklingsprojekt ”Det samarbejdende hospital”
11. Evaluering af TrivselOP 2014 kombineret med ledelsesevaluering
12. Dataanalyse og statistisk
13.Brugertilfredshed
14. Hospitalsbyggerier
Opnået i alt - opgjort i % (mål er 90 % - grønne)
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Levering
Rettidig opgaveløsning i forbindelse med sager til direktørfora,
Regionsrådsspørgsmål og borgerhenvendelser
Formål:
Vise, at Region Hovedstaden er en professionel arbejdsplads
Definition:
Indikator: Sager afleveres rettidigt
Ambitionsmål: Alle sager afleveres inden for fastsat tidsfrist ( f.eks. er
sagsbehandlingstid maksimalt 5 dg. på forespørgsler fra RR hhv. 10 dg. for
borgerhenvendelser)
Ansvar:
Målepunkt: Ledelsessekretariatet
Rapportering: Ledelsessekretariatet
Rapportering:
Målemetode: Data fremgår af sagslisten, som
opdateres løbende
Frekvens: Månedligt
v
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Levering
Maksimal ventetid i telefonsluse
Formål:
Sikre, at Center for HR ses som en professionel samarbejdspartner
Definition:
Indikator: Gennemsnitlig ventetid i telefonslusen inden opkald responderes af
medarbejder i Center for HR
Ambitionsmål: Ventetid er maksimalt 30 sek.
Ansvar:
Målepunkt: De enkelte enheder i Center for
HR tilsluttet telefonslusen
Rapportering: Ledelsessekretariatet
Rapportering:
Målemetode: Ventetiden måles via udtræk fra telefoni
system Cisco Unified Intelligence Center
Frekvens: Månedligt
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Levering
Rettidige ansættelsesbreve
Formål:
Vise, at Region Hovedstaden er en professionel arbejdsplads
Definition:
Indikator: a) Nyansatte modtager deres ansættelsesbrev før tiltrædelsesdato
b) Antal dage, som Center for HR anvender til at skrive et ansættelsesbrev, når alle relevante
oplysninger forefindes
Ambitionsmål: 95 % af alle nyansatte modtager deres ansættelsesbrev før tiltrædelsesdato
Delambitionsmål: Løn og Personale sender ansættelsesbrev senest 5 hverdage efter
modtagelse af fyldestgørende informationer fra hospitalet / virksomheden i PW
Ansvar:
Målepunkt: Center for HR, Løn og
Personale, enhedschef
Rapportering: Ledelsessekretariatet
ansvarer for udtræk og præsentation af data
Rapportering:
Målemetode: Data opgøres hospitalsvis og afdelingsvis. Der rapporteres
på, hvor mange der har fået deres ansættelsesbrev inden tiltræden og hvor
mange forsinkelser, der skyldes hospitalet henholdsvis Center for HR.
Data udtrækkes fra SD og der foretages en relativ manuel optælling
suppleret med opslag i p-sagerne. De færdige data sendes til hvert hospital
Frekvens: Månedligt
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Kvalitet
Læring efter deltagelse i kurser og uddannelse
Formål:
Sikre, at deltagere i udbudte kurser og uddannelse har lært noget, der kan omsættes
til praksis
Definition:
Indikator: I Kursusportalen evaluerer deltagere deres faglige udbytte af
kurser/uddannelse
Ambitionsmål: Gennemsnit på minimum 3,8 på en skala fra 1 - 5
Ansvar:
Målepunkt: Center for HR,
Uddannelsesenheden hhv. Organisation og
Ledelse
Rapportering: De enkelte enheder samt
Ledelsessekretariatet
Rapportering:
Målemetode: Tilfredsheden opgøres i Kursusportalen (spm lyder
således: "Kan du omsætte det, du har lært, til din daglige praksis?)
samt når vi umiddelbart i forlængelse af en leverance spørger vores
kunder i hvor høj grad de har lært noget, der kan omsættes til praksis
Frekvens: Månedligt
Læring efter deltagelse i kurser og uddannelse
Kan du omsætte det, du har lært til din daglige praksis?
5
4,5
4
3,85
3,83
4,07
3,93 3,98
3,86
3,78 3,82
3,74
3,5
3
Uddannelse
Lederudvikling
2,5
Målsætning
2
1,5
1
0,5
0
Antal besvarelser i ( )
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Medarbejdere og ledere
Sygefravær
Formål:
Sikre fokus på tilstedeværelse og trivsel
Definition:
Indikator: Sygefraværet for medarbejdere i Center for HR målt løbende 12
måneder bagud
Sygefraværsprocenten beregnes som summen af sygefraværstimer * 100 divideret med summen af normtimer.
Sygefraværsprocenten viser dermed, hvor stor en andel af de tidsmæssige ressourcer, der anvendes på sygefravær.
Almindelig sygdom, tilskadekomst i tjenesten, §56 fravær, samt delvis uarbejdsdygtig, indgår i sygefraværsdefinitionen.
Ambitionsmål: Maksimalt 2,7 % for de seneste 12 måneder
Ansvar:
Målepunkt: Center for HR enheder og
sektioner har ansvar for opfølgning på
sygefravær
Rapportering: Ledelsessekretariatet ansvarer
for udtræk og præsentation af data
Rapportering:
Målemetode: Opgørelse af sygefravær foretages for
center for HR, enheder og sektioner og sammenholdes
med Koncerncentre og regionen i alt
Frekvens: Månedligt
Sygefravær - seneste 12 måneder
SENESTE 12 MDR. (JUN 2014 til MAJ 2015)
MÅL = 2,7 % (regionsmål = 4,5 %)
6,0%
5,0%
5,0%
4,7%
4,2%
3,9%
4,0%
3,7%
3,2%
3,1%
3,0%
2,0%
1,0%
0,0%
Center for HR
Direktion og
Sekretariat
Løn og
Forhandling
Organisation og
Ledelse
Uddannelse
Koncerncentre i alt
Region H i alt
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Sygefravær - udvikling (Center og enheder)
Center for HR
Direktion og Sekretariat
Løn og Forhandling
Organisation og Ledelse
Uddannelse
9,0%
8,0%
7,0%
6,0%
5,0%
4,0%
3,0%
2,0%
1,0%
0,0%
JUN 2014 JUL 2014 AUG 2014 SEP 2014 OKT 2014 NOV 2014 DEC 2014 JAN 2015 FEB 2015 MAR 2015 APR 2015 MAJ 2015
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Kort- og langtidssygefravær - seneste 12 måneder
KORTTIDSSYGEFRAVÆR SENESTE 12 MDR.
(JUN 2014 til MAJ 2015)
LANGTIDSSYGEFRAVÆR SENESTE 12 MDR.
(JUN 2014 til MAJ 2015)
4,0%
3,5%
3,5%
3,0%
2,9%
2,7%
2,5%
2,4%
2,3%
2,0%
1,5%
1,5%
1,4%
1,3%
0,9%
1,0%
0,4%
0,5%
0,0%
Center for HR
Direktion og Sekretariat
Løn og Forhandling
Organisation og Ledelse
Uddannelse
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Produktivitet
Frafald på erhvervsuddannelser
Formål:
Regionen skal have mindst mulig frafald af personligt og fagligt kvalificerede elever
på erhvervsuddannelser
Definition:
Indikator: Elevers frafald på erhvervsuddannelser efter det første år
Ambitionsmål: Maksimalt 15 %
Ansvar:
Målepunkt: Center for HR, Uddannelse
Rapportering: Ledelsessekretariatet
Rapportering:
Målemetode: Data trækkes fra elevdatabase
Frekvens: Kvartalsvis
Opgjort juli 2015
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Produktivitet
Afstemning af åbentstående refusionsposter
Formål:
For at sikre at hospitalerne / virksomhederne har så korrekte regnskaber som muligt
i forhold til lønproduktionen
Definition:
Indikator: For åbentstående poster påbegyndes sagsbehandling når de opstår, og
senest 2 måneder efter at de er opstået. Dette for at sikre, at hospitalerne ikke
belastes unødigt med åbentstående poster. Vedr. a conto refusioner er fristen 3
måneder, grundet sagsbehandlingstiden i kommunerne/Udbetaling Danmark
Ambitionsmål: Der er ikke poster, som er over 2 - 3 måneder gamle uden, at der
som minimum er sat en sagsbehandling i gang
Ansvar:
Målepunkt: Center for HR, HR Controlling
(skyldig løn og a conto refusioner Center for
HR Løn og personale)
Rapportering: Center for HR, HR Controlling
Rapportering:
Målemetode: Alle konti gennemgås ved review og poster ældre end 2-3
måneder noteres og gennemgås ved reviewsamtale og på kvartalsvise
statusmøder med ledelsessekretariatet. Vedr. skyldig løn og a conto
refusioner sendes der løbende hver måned nye link til LOP af de
opdaterede afstemninger, så der kan følges op på nye og gamle sager
Frekvens: Reviews – kvartalsvis.
Skyldig løn og a conto refusioner - månedligt
Opgjort juli 2015
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Produktivitet
Mistede dagpengerefusioner
Formål:
Sikre at de enkelte afdelinger får størst mulig økonomisk dækning i form af refusion i
forbindelse med medarbejderes sygefravær
Definition:
Indikator: Mistede refusioner, pga.:
• For sen eller forkert indtastning i SD Tjenestetid
• Sagsbehandling i Løn og Personale
• Medarbejderes manglende medvirken
Ambitionsmål:
Mistede refusioner i alt - maksimalt 2 %
Ansvar:
Målepunkt: Center for HR, Løn og Personale
Rapportering: Refusionsmedarbejdere i Løn
og Personale (ind til videre assisteret af
Ledelsessekretariatet)
Rapportering:
Målemetode: Mistede refusioner opgøres som afslag
på refusioner (årsag, antal og i kr.) - opgjort i forhold til
modtagne refusioner (i kr.)
Frekvens: Månedligt
Mistede dagpengerefusioner
Mål:
Mistede refusioner i alt maksimalt 2 %
01.01.15-30.06.15 (i % af mulig refusion)
4,5%
4,0%
4,0%
3,4%
3,5%
2,8%
3,0%
2,5%
2,0%
2,1%
2,1%
1,8%
1,6%
1,3%
1,5%
1,0%
0,5%
1,8%
1,2%
0,7%
0,1%
0,0%
Samlet refusion i alt kr. 160.867.185
Mistet refusion i alt kr. 3.345.077 = 2,1%
CHR årsag til mistet refusion kr. 1.005.167 = 0,6%
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Mistede dagpengerefusioner - fordelt på afslagstyper
4,50%
01.01.15 - 30.06.15 (i % af mulig refusion)
Mål: Mistede refiusioner i alt maksimalt 2 %
4,00%
3,50%
1,2%
3,00%
0,1%
2,50%
2,00%
0,2%
1,50%
0,7%
1,00%
0,50%
0,8%
2,2%
0,1%
0,3%
0,1%
2,4%
0,7%
0,6%
0,3%
0,6%
0,1%
0,00%
CHR anmelder
for sent/forkert
0,3%
For sen/forkert
indtastning i
Tjenestetid
0,2%
0,7%
0,6%
0,7%
0,3%
0,3%
0,3%
0,5%
0,1%
0,2%
1,3%
1,2%
0,4%
0,7%
0,2%
0,1%
0,6%
0,7%
0,4%
Besk. kr.
- mgl. dok.
0,4%
Medarbejders
mgl. medvirken
1,2%
0,5%
0,6%
Mål - max.
CHR
Driftsmålstyring
august 2015
Opfølgning fra sidste tavlemøde
Målepunkt
Tilfredshed
Levering
Kvalitet
Medarbejdere
og ledere
Produktivitet
Årsag
Aktivitet
Ansvarlig
Deadline