kvartalsrapport kvalitetsfondsbyggerierne det nye rigshospital nyt
Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -1 af 29 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Center for Økonomi Enhed for Budget og Byggestyring KVARTALSRAPPORT KVALITETSFONDSBYGGERIERNE 1. april 2015 – 30. juni 2015 DET NYE RIGSHOSPITAL NYT HOSPITAL HERLEV Enhed for Budget og Byggestyring Center for Økonomi Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -2 af 29 2 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -3 af 29 1. Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der for de enkelte kvalitetsfondsprojekter udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegørelser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds- og Ældreministeriets opfølgning. Kvartalsrapporteringen skal således give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Det daværende Ministerium for Sundhed og Forebyggelse godkendte den 31. marts 2014 udbetalingsanmodningen for Det Nye Rigshospital og 18. februar 2015 anmodningen for Nyt Hospital Herlev. Efter udbetaling fra kvalitetsfonden afrapporteres kvartalsvis til regionsrådet og til Sundheds- og Ældreministeriet efter fast koncept. 3 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -4 af 29 2. Ledelseserklæring Ledelsen i Region Hovedstaden fremsender hermed kvartalsrapportering pr. 30.juni 2015 for Nyt Hospital Herlev og Det Nye Rigshospital, der på nuværende tidspunkt er de eneste af regionens igangværende kvalitetsfondsprojekter der har modtaget godkendelse af udbetalingsanmodning fra Sundheds og Ældreministeriet. Kvartalsrapporteringen er baseret på kvartalsrapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne som regionsrådet har behandlet på regionsrådsmødet den 22.september 2015. Ledelsen kan efter bedste overbevisning erklære, at: • kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af økonomi, fremdrift og risiko vedrørende de igangværende anlægsprojekter på Herlev Hospital og Rigshospitalet finansieret ved kvalitetsfondsmidler • kvartalsrapporteringen giver et retvisende billede af regionens deponeringsgrundlag vedrørende anlægsprojekterne med kvalitetsfondsfinansiering - og de dertil knyttede deponeringer pr. udgangen af kvartalet • såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret i overensstemmelse med gældende administrative regler • såvel regionens egne midler som modtagne kvalitetsfondsmidler er administreret under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn Kommentarer til eventuelle forbehold og supplerende oplysninger fra revisionen vedr. Det Nye Rigshospital og Nyt Hospital Herlev fremgår af afsnit 3. Hillerød, september 2015 Sophie Hæstorp Andersen Regionsrådsformand Jens Gordon Clausen Koncerndirektør 4 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -5 af 29 3. Revisionserklæring Den uafhængige revisors erklæring omfatter det økonomiske forbrug for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Det Nye Rigshospital og for Nyt Hospital Herlev i 2. kvartal 2015. Endvidere omfatter revisors erklæring deponeringsgrundlaget pr. 30. juni 2015 for samtlige regionens kvalitetsfondsfinansierede projekter. Region Hovedstadens eksterne revision BDO har gennemgået kvartalsrapporten og har 27. august 2015 fremsendt udkast til revisorerklæring for både Det Nye Rigshospital og Nyt Hospital Herlev, der såfremt kvartalsrapporten godkendes af regionsrådet i sin nuværende form, vil blive fremsendt til Sundheds- og Ældreministeriet. Uddrag fra revisorerklæring vedrørende Det Nye Rigshospital: ”Konklusion med forbehold Projektets økonomiske forbrug Bortset fra den mulige indvirkning af de forhold der er beskrevet i grundlag for konklusion med forbehold, er det vor opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden 1. april 2015 til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015) giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr. 30. juni 2015 opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hensyn. Projektets fremdrift og risici Det er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssigbehandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige.” 5 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -6 af 29 Uddrag fra revisorerklæring vedrørende Nyt Hospital Herlev: ”Konklusion med forbehold Projektets økonomiske forbrug Det er vores opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden 1. april 2015 til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015), bortset fra de mulige indvirkninger af de forbehold, der er beskrevet i grundlag for konklusion med forbehold, giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr. 30. juni 2015 opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hensyn. Projektets fremdrift og risici Det er endvidere vores opfattelse, at vi bortset fra de mulige indvirkninger af de forbehold, der er beskrevet i grundlag for konklusion med forbehold, ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Supplerende oplysning om forståelse af regnskabet Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggerierne Det Nye Rigshospital og Nyt Hospital Herlev, afsnit 4.2. Status for Nyt Hospital Herlev pr. 2. kvartal 2015 på side 8, hvoraf det fremgår, at ”det samlede licitationsresultat overstiger det styrende budget, og der pågår derfor en sondering af, om, og hvor der kan hentes besparelser.” Supplerende oplysning om forståelse af regnskabet Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggerierne Det Nye Rigshospital og Nyt Hospital Herlev, afsnit 5. Rapportering på side 12-13 vedrørende projektets risici pr. 30.06.2015, hvor der beskrives en række økonomiske risici.” Revisionserklæringerne fremgår i deres helhed af bilag A. 6 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -7 af 29 4. Overblik Den overordnede vurdering er, at projektet kører planmæssigt og der er den fornødne fremdrift. Jf. kvartalsrapportens afsnit om risici, vurderer administrationen, at der er et tilfredsstillende risikobillede for projekterne i 2. kvartal 2015. 4.1 Status for Det Nye Rigshospital pr. 2. kvartal 2015 Kvalitetsfondsbyggeriet på Rigshospitalet omfatter opførelse af et byggeri på hjørnet af matriklen mod Blegdamsvej og Frederik V’s Vej på ca. 54.700 m² - den såkaldte Nordfløj. I bygningen placeres HovedOrtoCentret og NeuroCentret med senge, operationsstuer og støttefunktioner samt ambulatoriefunktioner for HovedOrtoCentret. Derudover opføres et byggeri ved siden af Rockefellerkomplekset på ca. 8.000 m² ud mod Amorparken. Denne bygning skal indeholde patienthotel med 74 senge samt Rigshospitalets administration. Endelig opføres et parkeringshus med ca. 650 P-pladser beliggende på hjørnet af matriklen ved Frederik V’s Vej og Edel Sauntes Allé. For at få plads til disse delprojekter er der nedrevet flere bygninger på matriklen og det har i den forbindelse været nødvendigt at foretage en omfattende miljøsanering inden selve nedrivningen, særligt med henblik på PCB og bly i malingen. Projektkonkurrencen omfattede alle 3 delprojekter. Totalrådgiver er Aarhus arkitekterne A/S med underrådgivere 3XN, Nickl & Partner, Grontmij og Arkitekt Kristine Jensens Tegnestue. Bygherrerådgiver er Niras A/S. Nordfløjen Hovedprojekteringen af Nordfløjen blev afsluttet primo 2014, hvorefter Nordfløjen blev udbudt i syv storentrepriser. Der er gennemført udbud og licitation for seks af de syv entrepriser idet landskab og terræn planlægges udbudt umiddelbart før udførelse. Forventningen er fortsat at det samlede kvalitetsfondsprojekt kan realiseres indenfor tilsagnsrammen. Byggearbejdet på Nordfløjen er påbegyndt primo 2015 og byggeriet forventes ibrugtaget medio/ultimo 2018. Patienthotel og administrationsbygning Miljøsanering og nedrivning af to ældre villaer på byggefeltet til patienthotellet og administrationsbygningen blev afsluttet i 2013. Patienthotel/administrationsbygning blev i efteråret 2013 udbudt i tre storentrepriser. De indkomne tilbud lå inden for budgettets rammer, og byggeriet blev igangsat ultimo januar 2014. Der blev afholdt rejsegilde på byggeriet i september 2014. Patienthotel og administrationsbygning blev officielt indviet 21. august 2015. Parkeringshus Miljøsanering og nedrivning af de tidligere funktionærboliger på byggefeltet til parkeringshuset er afsluttet og opførelsen af det nye parkeringshus blev påbegyndt i efteråret 2014. Byggeriet er nu tilendebragt og parkeringshuset med plads til 650 biler blev ibrugtaget 15. juli 2015. 7 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -8 af 29 4.2 Status for Nyt Hospital Herlev pr. 2. kvartal 2015 Kvalitetsfondsbyggeriet på Herlev Hospital omfatter opførelsen af en Kvinde-barn-bygning 1 og en Fælles Akut Modtagelse (delprojekt A). Byggeriet udgør ca.57.000 m² og placeres syd for de eksisterende hospitalsbygninger. Kvinde-barn-centret skal tilbyde rolige, moderne og familieorienterede rammer. Dertil etableres omkring 900 nye P-pladser, heraf ca. 500 P-pladser i et parkeringshus i den sydlige del af hospitalsområdet, og de resterende ca. 400 P-pladser i terræn. Byggeriet forventes afleveret fra entreprenørerne ultimo 2018 og klar til at modtage patienter andet halvår 2019. Desuden udvides servicebygningen med ca. 8.000 m², kapellet med 230 m² samt en opgradering af centrale teknik- og forsyningsanlæg (delprojekt B). Projektet omfatter ligeledes medicoteknik, it og inventar, herunder AGVteknologi (automated guided vehicles) hvilket styres i det særskilte delprojekt C. Endeligt styres tværgående emner såsom bygherrens administration, ledelse og bygherrerådgivning i delprojekt E, mens opfølgning på byggeledelse varetages i delprojekt D. Projektet har afsluttet delprojekterne ”Arkaden” og ”renovering af arkaden” der omfattede køb og istandsættelse af den tidligere sygeplejeskole, til brug for administration, forskning mv., samt ”delprojekt 103”, der omfattede ombygning af det eksisterende sengetårns etage 103 til brug for midlertidig akutmodtagelse i projektperioden. Projektet har et samlet budget på 2.250 mio. kr. Dertil kommer en udvidelse i investeringsbudgettet på 40 mio. kr., svarende til projektets andel af Statens energilånepulje. Byggeledelse på samtlige byggeprojekter på Herlev Hospital forestås af Grontmij samt Hou og Partnere, mens projektets bygherrerådgivning varetages af Niras A/S Delprojekt A – Akutmodtagelse, Kvinde-barn bygning samt center for fordybelse og ro. Projektet udbød 1. april 2015 17 entrepriser vedr. delprojekt A (akutmodtagelse og kvinde-barn bygning) og det fondsfinansierede Center for Fordybelse og Tro. Der var 81 prækvalificerede entreprenører, hvoraf 79 fremsendte tilbud. Kontrakter med de vindende entreprenører forventes indgået i september 2015. I licitationsresultatet fra 19. juni 2015 er der modtaget tilbud både under og over budget. Det samlede licitationsresultat overstiger det styrende budget, og der pågår derfor en sondering af, om og hvor der kan hentes besparelser. Det er primært entrepriserne råhus, lukning af facade samt phus, som er over budget, hvorfor konsortiet er blevet bedt om at komme med et udspil til håndtering af dette. Projektet modtog en samlet indstilling om licitationsresultatet fra konsortiet mandag den 10. august 2015. Det 1 Projektet arbejder på at finde et andet navn til bygningen. 8 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -9 af 29 videre forløb på delprojekt A forventes at være afklaret ultimo august, og resultatet rapporteres ved næste kvartalsrapportering for 3. kvartal 2015. Den planlagte aflevering ultimo 2018, er en forsinkelse på ca. 6 måneder fra oprindeligt planlagt, og skyldes primært en ekstra granskning af hovedprojektet i forbindelse med klargøring af materiale til udbuddet.. Planlægning af hele flytteprocessen, flytning og kalibrering af udstyr, organisering og træning af personale i nye procedurer mv. pågår pt. Totalrådgivning for delprojekt A, varetages af et konsortium med Henning Larsen Architects A/S, Friis og Moltke A/S, Orbicon A/S, NNE Pharmaplan A/S og Norconsult A/S med underrådgivere Brunsgaard & Lauersen Arkitekter ApS og SLA A/S. Delprojekt B Delprojekt B omfatter en igangværende udvidelse og efterfølgende ombygning af servicebygningen samt en nu afsluttet udvidelse af kapellet på Herlev Hospitals matrikel. Arbejderne med servicebygningen er igangsat primo 2014, og hele bygningen forventes klar til brug i løbet af 4. kvartal 2017. Råhus- og lukningsentreprisen afsluttes med tæthedstest af servicebygningen påkrævet i henhold til bygningsreglement 2020. Tilbygningsarbejder pågår fortsat og følger oprindelig tidsplan. Der har været afleveringsforretning for udvidelse af kapellet og der pågår mangeludbedring. Totalrådgiver i delprojekt B er Alectia A/S med underrådgiver C.F. Møller A/S. Spildevandsprojekt Nyt OPI spildevandsrensningsanlæg, der delvist har været finansieret af midler fra Kvalitetsfonden er fuldt idriftsat og behandler nu alt spildevand fra hospitalet. Analyser viser, at det rensede spildevand overholder den ønskede rensningsgrad. Finindregulering og dokumentationsproces pågår. Der er søgt ny udledningstilladelse på basis af det nye spildevandsrensningsanlæg og forslag til ny udledningstilladelse er modtaget fra Herlev Kommune. Forslaget er kommenteret og der er fremsendt rapport over de hidtil udførte vandanalyser. Herlev Kommune vil udarbejde endelig tilladelse. Der har været indledende drøftelse med Herlev Kommune og Hovedstadområdets Forsyningsselskab med henblik på at opnå tilladelse til at udlede det rensede spildevand til Kagsåen i stedet for det nuværende det fælleskommunale rensningsanlæg. 9 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -10 af 29 5. Rapportering I Rigshospitalets og Herlev Kvalitetsfondsprojekter arbejdes der med risikostyring i henhold til Region Hovedstadens styringsparadigme og tilhørende risikomanual. De projektspecifikke udmøntninger af de regionale retningslinjer er beskrevet i de projektspecifikke projekthåndbøger. Der arbejdes målrettet og fokuseret med risikostyring for kvalitetsfondsprojektet. Der er en god risikokultur, samt velfungerende processer for både risikoidentifikation, risikobearbejdelse og forebyggende handlinger på både niveau 1 og 2. Samtlige kvalitetsfondsfinansierede projekter i Region Hovedstaden fører Risikolog i systemet Exonaut Risk. Der er foretaget en af byggeorganisation ekstern vurdering af risikorapporterne for de to projekter, se bilag 1. 5.1.1 Risikorapport – kvartalsrapportering for 2. kvartal 2015 for Det Nye Rigshospital Nedenstående risikorapportering for Det Nye Rigshospital for 1. kvartal 2015 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med totalrådgiver og NIRAS (bygherrerådgiver). I 2. kvartal 2015 blev der afholdt risikoworkshop den 7. maj 2015. Næste planlagte risikoworkshop er den 17. august 2015. Projektet styringsmanual er senest opdateret 20. februar 2013. 10 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -11 af 29 De nuværende identificerede risici fremgår af nedenstående oversigt. Id Event 35 Nødvendige Date Cost (RP) 01-05-15- 3 Quality (RP) Time (RP) Expected cost t.dk 6 6 330 3 6 1560 projektændringer/udfordringer/ikke 01-03-18 koordinerede grænseflader opdages for sent 24 Stor enterpriserne forsinker hinanden på Nordfløjen 33 at reserverne på Nordfløjen er 01-01-15- 6 01-03-18 01-04-15- 8 6 2400 utilstrækkelige, og det opdages for 31-10-18 sent. 30 at en af entreprenørerne går konkurs 01-11-14- 2 3 275 4 4 360 3 3 225 2 2 218 2 2 150 2 165 1 40 01-03-18 26 Uventet mange aftalesedler giver 01-09-14- 2 problemer i udførelsesfaserne for de 01-03-18 enkelte byggerier 9 De udbudte arealer til byggeplads 01-09-14- 3 viser sig for snævre undervejs i 01-03-18 byggeriet 34 Fagtilsynet på svagstrøm fanger ikke 01-04-15- 2 fejl i tide 20 TR organisationen kan blive udfordret i udførselsfasen hvis 01-03-18 01-01-14- 2 01-03-18 nøglepersoner ikke fortsætter ved projektopfølgning 31 Tyveri fra bygning under udførsel 01-04-15- 2 31-10-18 14 At bygherre træffer beslutninger udenom byggeledelsen 29 Konflikter mellem entreprenører, byggeledelse og byggeherre under 01-11-13- 1 01-03-18 01-11-14- 4 750 01-03-18 udførelse på RKB12. 36 skader på bygning op mod åbning 01-06-15- 2 17-08-15 10 Interessenter overses i planlægning 01-08-15af overdragelsesfasen 8 1 1 1 38 01-03-18 Indkøb af medico teknisk udstyr og 01-01-16øvrige bygherreleverencer sker ikke 31-10-18 til tiden og koordination i byggeriet sker ikke rettidigt Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Ingen 11 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -12 af 29 5.1.2 Risikorapport – kvartalsrapportering for 2. kvartal 2015 for Nyt Hospital Herlev Nedenstående risikorapportering for Nyt Hospital Herlev for 2. kvartal 2015 er udarbejdet af projektorganisationen på baggrund af dialog med totalrådgiver og NIRAS (bygherrerådgiver). I 2. kvartal 2015 blev der afholdt risikoworkshop den 19. maj 2015. Næste planlagte risikoworkshop er den 3. september 2015. Projektet styringsmanual er senest opdateret 26. juni 2013. De nuværende 10 største risici fremgår af nedenstående oversigt. Id Event 20 At licitations resultater generelt ligger langt over budget. Vedrører kun DPA. 23 Date Cost (RP) 01-10-14 20 25 25 70.500 20 20 15 22.500 15 15 15 3.375 20 10 15 16 12 16 27.500 16 12 12 37.500 0 8 16 5.000 30-09-15 At der på regionalt niveau er uklare 01-11-13 beslutningsprocesser vedr. indførelse af nye standarder på fx hygiejne Quality Time Expected (RP) (RP) cost t.dk 01-12-18 området. Nye standarder kan komme både ude fra fx fra SSI eller regionsinterne. Eksempel er standarder for sengevask. 22 At det er Herlev Kommune der stiller kravene og betingelserne til de trafikale vejtilslutninger og det er 01-11-13 13-07-18 regionen der betaler. 13 6 Der er risiko for nye krav og standarder fra CIMT, som ikke var meldt ud eller kendt ved hovedprojektfasen. 01-12-13 - Forsinkelse og reduceret kvalitet 01-04-15 grundet flere større offentlige byggeog anlægsarbejder løses 01-12-17 31-12-15 samtidig. 34 At opdage væsentlige mangler i 01-08-15 hovedprojektet under udførelse. 30-11-18 15 Der er en risiko for at der ikke forefindes tilstrækkelige P-pladser i 01-04-14 - 12 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -13 af 29 Id Event byggeperioden samt trafikale Date Cost (RP) Quality Time Expected (RP) (RP) cost t.dk 01-01-19 problemer. 35 At byggeomkostningsindekset ligger 01-01-15 over den regionale sats. 20 5 31-12-18 Risiko 20 Risikoen er velkendt af projektet. For at begrænse risikoen for overraskelser i modtagne tilbud, er der foretaget en omfattende gennemgang af udbudsmaterialet på DPA inden det blev udsendt d. 1. april 2015. Risiko 23 Der er i det daglige samarbejde med drift og koncerncentre fokus på at sikre, at disse interessenter bliver beviste om, hvornår der ikke kan foretages ændringer i projektet uden betydelige meromkostninger til følge. I forhold til CIMT afholdes der løbende møder, hvor gældende standarder anvendt i projekteringen af DPA sammenholdes med de standarder der forventes implementeret i regionen. Projektet har overfor Regionen tilkendegivet behovet for en regional government model for behandling og prioritering af nye standarder i forhold til den samlede økonomi. Regionen vil iværksætte tiltag omkring dette. Risiko 22 Der er løbende dialog med Herlev Kommune om betingelserne for trafikale vejtilslutninger med henblik på at sikre den bedste og for Regionen billigste løsning. Der er løbende dialog med forvaltningen, men stort set alle krav er kendt, og der forventes ikke store krav frem til færdiggørelse af projektet. Nye krav der måtte komme forventes at være overkommelige. Risiko 13 Der afholdes løbende møder med CIMT - hvor konsekvenser kan oplyses. Endvidere indgår CIMT nu ligeledes obligatorisk i deltagerkredsen i Hospitals-byggestyregruppen hvor problemstillingen ligeledes drøftes. Endeligt anvendes risikoworkshops og rapportering til at synliggøre problemet for de personer/funktioner der har det overordnede ansvar for at roller og ansvar er korrekt og rettidigt håndteret. Der arbejdes løbende med konkretisering af problemstillingen overfor CIMT og andre af koncernens beslutningsorganer. Risiko 6 For at reducere risikoen for, at der pga. forsinkelse i udbuddet, ikke er tilstrækkelig prækvalificerede, med de nødvendige kompetencer og ressourcer der byder ved licitationen, er der løbende sket orientering om projektet til de prækvalificerede. Orienteringerne sker på bagrund af den planlagte udbudsstrategi fastlagt i samarbejde mellem bygherre, byggeledelsen og total rådgiver. 13 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -14 af 29 Risiko 34 Der reserveres tilstrækkelig midler fra UFF puljen til projektændringer, ekstraarbejder samt rådgivning under byggefasen. Risiko 15 Der arbejdes løbende med at sikre, at der er tilstrækkelig p-pladser i tilknytning til hospitalet i projektets løbetid således at projektet ikke forsinkes pga. trafikale problemer. Risiko 35 Der er afsat en regional reserve blandt andet til imødegåelse af denne risiko. Reserven disponeres af Hospitalsbyggestyregruppen. Udgåede kritiske risici siden seneste kvartalsrapportering Ingen 14 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -15 af 29 5.2 Projekternes økonomi Projekternes økonomi styres efter Region Hovedstaden Kasse- og Regnskabsregulativ (gældende version blev godkendt af regionsrådet på mødet 18. juni 2013). De nedenstående økonomiske oversigter er baseret på de godkendte satser for pris- og lønfremskrivning, der forelå på rapporteringstidspunktet. 5.2.1 Det Nye Rigshospital Skema 1 15 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -16 af 29 Skema 2 16 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -17 af 29 5.2.2 Nyt Hospital Herlev Skema 1 17 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -18 af 29 Skema 2 5.3 Byggeriernes økonomiske fremdrift Fremdriften i begge projekter forløber generelt planmæssigt, hvilket også er illustreret i nedenstående figurer. Der forekommer mindre afvigelser. Den oprindelige investeringsprofil svarer til tidspunktet for udbetalingsanmodning. 18 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -19 af 29 Det Nye Rigshospital Nyt Hospital Herlev 5.4 Kvalitet og indhold Kvaliteten i byggerierne forstås som antal af byggede kvadratmeter, pris pr. kvadratmeter, antal senge til patienter i de nye bygninger samt de samlede hospitaler, den forventede behandlingskapacitet samt udnyttelsesgrader, med andre ord indholdet i faseskifteskemaerne. Det Nye Rigshospital Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Det Nye Rigshospital siden udbetalingsanmodningen i marts 2014. Nyt Hospital Herlev Ingen af de nævnte kvalitetsparametre har ændret sig i Nyt Hospital Herlev siden udbetalingsanmodningen i juni 2014. 19 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -20 af 29 6. Generelle principper I dette afsnit redegøres der alene for de tekniske forudsætninger og principper. 6.1 Risikomanual Gældende risikostyringsmanual for Regions Hovedstadens kvalitetsfondsbyggerier er godkendt i marts 2013 og indgik som bilag i kvartalsrapporten pr. 2. kvartal 2014. 6.1.1Regnskabs- og byggestyringsmæssige principper Der er ikke sket ændringer i de styringsmæssige principper, herunder styring af økonomi, risiko af det kvalitetsfondsfinansierede projekt i Region Hovedstaden siden seneste kvartalsrapport. 6.2 Fordelingsprincipper – økonomiske grænseflader – Det Nye Rigshospital Fordelingsprincipper for udgifter mellem det kvalitetsfondsfinansierede projekt og regionalt finansierede anlægsprojekter på Rigshospitalet er ligeledes uændret siden 2. kvartal 2014. Det Nye Rigshospital består af byggerier på tre forskellige byggefelter på Rigshospitalets matrikel. Ved hvert af byggefelterne er der aktiviteter med udførelsesmæssige og finansieringsmæssige grænseflader. Samtlige grænseflader i projektet er godkendt af regionsrådet i Region Hovedstaden og indgik således i materialet til udbetalingsanmodning i marts 2014. I nærværende afsnit beskrives de enkelte byggeaktiviteter og principper for de økonomiske grænseflader. Byggefelt II Byggefelt I Byggefelt III Byggefelt I På Byggefelt I bygges behandlingsbygningen Nordfløjen til NeuroCentret og HovedOrtoCentret. Nordfløjen er en del af Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet. Som en del af byggeriet etableres teknik- og trafiktunnel til det eksisterende Centralkompleks. Tunellen etableres både som følge af nybyggeriet, men også som et led i opgradering og udvidelse af de samlede 20 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -21 af 29 forsyninger på Rigshospitalet. Der er derfor aftalt, at udgiften til tunellen deles ligeligt mellem Kvalitetsfondsprojektet og af regionale anlægsmidler. Tunellen forventes på nuværende tidspunkt udbudt og udført som en del af en entreprise for Nordfløjen omfattende tunnel, byggegrube og råhus-kælder. Nedrivning i byggefelt I foregår i perioden september 2014 – april 2015 Byggeriet af Nordfløjen er påbegyndt i januar 2015 (hovedtidsplan af 25.02.2015 Rev. U). Byggefelt II På byggefelt II bygges Patienthotel og Administrationsbygning. Byggeriet er en del af Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet. I forbindelse med byggeriet udføres trafiktunnel, der forbinder bygningen med det eksisterende tunnelsystem. Tunellen er ikke afgørende for bygningens funktion, men etableres primært for at gøre det nemmere for de mange onkologiske patienter, der benytter patienthotellet, at komme til Sydfløjen, hvor Finsencentret som varetager den onkologiske behandling er placeret. Tunnelen der har et budget på ca. 12 mio. kr. finansieres alene af regionale anlægsmidler. Tunellen er udbudt og udføres som en del af en råhusentreprisen for Patienthotel og Administrationsbygning. Byggeriet af Patienthotel og Administrationsbygning blev påbegyndt i januar 2014 og bygningen forventes officielt indviet 21. august 2015. Byggefelt III På byggefelt III bygges Parkeringshus og Regional Sterilcentral Rigshospitalet. Parkeringshuset er en del af Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet, mens sterilcentralen er et rent regionalt finansieret projekt. De to projekter har følgende to grænseflader i forhold til økonomi: Nedrivningsomkostninger I forbindelse med opførelsen af Parkeringshuset og Regional Sterilcentral Rigshospitalet nedrives alle bygninger på byggefeltet. Udgifterne til nedrivning deles mellem Kvalitetsfondsprojektet og Regional Sterilcentral Rigshospitalet. Sterilcentralens andel udgør ca. 40 procent af nedrivningsomkostningerne i byggefeltet. Fordelingen er blevet til på baggrund af de to projekters anvendelse af byggefeltet. Udgiftsfordelingen er godkendt af hospitalsbyggestyregruppen og regionsrådet i forbindelse med godkendelsen af projektforslaget for Nordfløjen. Nedrivningen er udbudt under kvalitetsfondsprojektet som en samlet hovedentreprise omfattende miljøsanering og nedrivning ved byggefelterne II og III. Der indgik i kontrakten om nedrivning i byggefelterne II og III en option på den tilsvarende opgave for byggefelt I. Optionen er sidenhen blevet udnyttet og der pågår nu nedrivning i byggefeltet. Nedrivningen i byggefelt I finansieres alene af midler fra kvalitetsfonden. Gennemgangen af de eksisterende bygninger i byggefelterne afslørede nødvendigheden af at foretage en miljøsanering af bygningerne inden nedrivning. Miljøsaneringen finansieres alene af Kvalitetsfondsprojektet. 21 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -22 af 29 Kælderareal i parkeringshus til sterilcentral og fælles fundament og udvalgte tekniske installationer I forbindelse med projekteringen af P-huset viste der sig pga. fald i terræn mulighed for, til en fordelagtig pris, at udvide kælderarealet. I sterilcentralen ville et øget kælderareal med fordel kunne anvendes blandt andet til opbevaring af transportvogne i lavaktivitetsperioder. Det blev besluttet at projektere P-huset med 1.500 m2 udvidet kælderareal til sterilcentralen. Efterfølgende viste det sig i dispositionsforslagsfasen af sterilcentralen, af hensyn til arealudnyttelse, hensigtsmæssigt at sammenbygge de to bygninger således, at der er fælles fundament i sammenbygningen samt udvalgte fælles tekniske installationer, hvoraf nogle placeres i P-huset og andre i sterilcentralen. Grænsefladerne er aftalt mellem totalrådgiverne for henholdsvis Kvalitetsfondsprojektet og Regional Sterilcentral Rigshospitalet samt bygherre og bygherrerådgiver. Merudgiften til omprojekteringen finansieres af sterilcentralprojektet. Kælder til sterilcentralen i P-huset samt det fælles fundament og de fælles tekniske installationer, der er placeret i P-huset, vil være indeholdt i den udbudte hovedentreprise for bygningen. Tilsvarende vil de fælles installationer, der er placeret i sterilcentralen, blive udbudt og udført i forbindelse med centralens bygningsarbejder. Byggeriet af P-huset er påbegyndt i oktober 2014 (hovedtidsplan af 25.02.2015 Rev. U) og blev indviet 15. juli 2015. Byggeriet af sterilcentralen påbegyndes i oktober 2015 (hovedtidsplan af 28.01.2015). 6.3 Fordelingsprincipper – økonomiske grænseflader – Nyt Hospital Herlev Kvalitetsfondens andel af sterilcentral I forbindelse med etablering af henholdsvis Kvalitetsfondsprojekter for Nyt Herlev Hospital, Delprojekt B (udvidelse af eksisterende Servicebygning) og den regionalt finansierede Sterilcentral, placeret på Herlev Hospital (RSH), er der en række aktiviteter, placeret i RSH der vedrører funktionerne i Delprojekt B, hvorfor der er aftalt medfinansiering på 25 mio. kr. finansieret af Delprojekt B’s økonomiske ramme. De i RSH planlagt aktiviteter, som direkte er relateret til opgaver der budgetog opgavemæssigt er tilknyttet Delprojekt B omfatter; fælles Elforsyningsarbejder på højspændingsring og transformatorer, forberedende arbejder for tilslutning til eksisterende vest-tunnel af hensyn til overordnet varelevering og AGV-kørsel, etablering af automatiske vognbaner (bufferareal) i niveau 02, som er en del af det automatiske transportanlæg i Delprojekt B samt tværgående shuttlekran til betjening af disse vognbaner. Endvidere er foretaget større udgravningsdybde i RSH som konsekvens af fælles kølecentral, forstærkning af tagflade i RSH hvor tørkølere der alene vedrører delprojekt B er placeret, samt støjskærme relaterende til disse tørkølere. 22 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -23 af 29 6.4 Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad – Det Nye Rigshospital Planlagt færdiggørelsesgrad tager udgangspunkt i grundlaget for udbetalingsanmodningen. For hver af byggesagerne er til oprindeligt budget (udbetalingsanmodning) tillagt en procentvis fordeling af udgifterne til Totalrådgivning. Den procentvise fordeling svarer til de afregningsregler (afskrivning af anlæg under udførelse), som er defineret i økonomisystemet. Årsbudgetterne i udbetalingsanmodningens udgiftsprofil er fordelt på måneder i henhold til gældende hovedtidsplan ved udbetalingsanmodning. Den planlagte færdiggørelsesgrad for andet kvartal 2015 er således beregnet som de planlagte udgifter til og med 30. juni 2015 i forhold til det planlagte samlede budget på tidspunktet for udbetalingsanmodningen. Den realiserede færdiggørelsesgrad beregnes som forholdet mellem de gældende styrende budgetter og de realiserede entrepriseudgifter tillagt en procentvis fordeling af de realiserede udgifter til totalrådgivning. Den procentvise fordeling svarer til de afregningsregler (afskrivning af anlæg under udførelse), som er defineret i økonomisystemet. Udgifterne til totalrådgiver betales efter en rateplan der følger hovedtidsplanen og hvor fordelingen mellem faserne følger kontraktens bestemmelser. For entrepriseudgifterne afregnes hver måned a conto med entreprenørerne i forhold til faktisk fremdrift. Rent praktisk foregår det ved at byggeledelsen hver måned gennemgår alle tilbudslistens poster og fastlægger det aktuelle stade for hver af posterne. Herefter kan udgiften for det faktiske udførte arbejde. Da der således betales efter faktisk fremdrift udgør de realiserede udgifter således den realiserede færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad for 2. kvartal 2015 er således beregnet som de realiserede udgifter pr. 30.juni 2015 i forhold til det samlede gældende budget pr. 30. juni 2015. 6.5 Grundlag for opgørelse af planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad – Nyt Hospital Herlev Den realiserede færdiggørelsesgrad er opgjort ved de afholdte udgifter til og med 2. kvartal 2015 sat i forhold til delprojektets samlede ramme. Den planlagte færdiggørelsesgrad er lig med den realiserede færdiggørelsesgrad, idet konsortiet, rådgivere, byggeledelse og entreprenører (DPB) får betalinger ud fra de aftaler der er lavet (rateplaner, ATR og aftalesedler). 23 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -24 af 29 Bilag Bilag A: Ekstern revisionserklæring Bilag B: Oversigt over projektspecifik deponerede midler Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Bilag 1: Ekstern risikopåtegning 24 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -25 af 29 Bilag B: Oversigt over projektspecifik deponerede midler pr. 30. juni 2015 25 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Udførelse Miljøsanering og nedrivning Udbud Hovedprojekt Projektforslag Dispositionsforslag Parkeringshus Projektkonkurrence Udførelse Miljøsanering og Nedrivning Udbud Hovedprojekt Projektforslag Dispositionsforslag Patienthotel og administrationsbygning Projektkonkurrence Idriftsættelse Udførelse Miljøsanering og Nedrivning Udbud Hovedprojekt Projektforslag Dispositionsforslag Nordfløjen Projektkonkurrence 27. april 2015 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D status Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -26 af 29 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Bilag C: Tidsmæssig fremdrift Det Nye Rigshospital 26 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Idriftsættelse Udførelse Udbud Hovedprojekt Projektforslag Dispositionsforslag Delprojekt B (kapel) Projektkonkurrence Idriftsættelse Udførelse Udbud Hovedprojekt Projektforslag Dispositionsforslag Delprojekt B (servicebygning) Projektkonkurrence Idriftsættelse Udførelse Udbud - udførelse Fremskudte anlægsarbejder - udbud Hovedprojekt Projektforslag Dispositionsforslag Delprojekt A (FAM og Kvinde/barn-center) Projektkonkurrence Hovedsplan 18/12/14 DPA & 13/01/15 DPB 2010 2012 2015 2011 2013 2014 2016 2017 2018 2019 J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D status Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -27 af 29 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Nyt Hospital Herlev 27 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -28 af 29 Bilag D: Økonomisk færdiggørelse Det Nye Rigshospital 28 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Kvartalsrapport 2. kvartal 2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 1 - Side -29 af 29 Nyt Hospital Herlev 29 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 2 - Side -1 af 3 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet Vi har efterprøvet, om kvartalsrapporten for perioden 1. april 2015 til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015) for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Det Nye Rigshospital udvisende et forbrug, opskrevet til årets pl for indeværende og tidligere år, på 524.375.165 kr., er udarbejdet i overensstemmelse med regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks herom. Ledelsens ansvar for kvartalsrapporteringen Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses Regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter, Regionens eget styringsgrundlag for Projektet, herunder Styringsmanual, Budget- og Regnskabssystem for regioner samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af projektets fremdrift, forventede resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse fastsatte regler. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at projektet administreres under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlaget. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, samt risici knyttet hertil. Udført arbejde Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med den internationale standard om andre erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt God Offentlig Revisionsskik, samt revisionsinstruks om revision af kvalitetsfondsfinansierede projekter. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører vores arbejde for at opnå en høj grad af sikkerhed for, om opgørelsen af projektets økonomiske forbrug er uden væsentlig fejlinformation samt en begrænset sikkerhed for om beskrivelsen af byggeriets fremdrift er uden væsentlig fejlinformation. Vi har udført vores arbejde med henblik på, at opnå en høj grad af sikkerhed for: - at kvartalsrapporten giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug opgjort pr. 30. juni 2015 - at kvartalsrapportens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses fastsatte regler herom. Projektets økonomiske forbrug Vi har udført handlinger for at opnå bevis for beløb og oplysninger i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant 1 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 2 - Side -2 af 3 for udarbejdelsen af en opgørelse af projektets økonomiske forbrug uden væsentlig fejlinformation. Formålet hermed er at udforme handlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. Vi har endvidere vurderet, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af opgørelse af projektets økonomiske forbrug. Vi har som led i vores arbejde efterprøvet, at de ifølge opgørelsen af projektets økonomiske forbrug afholdte omkostninger er tilskudsberettiget, herunder at de er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Herudover har vi gennemgået regionens dokumentation for opgørelsen af deponeringsgrundlaget, påset deponering samt præsentation i kvartalsrapporten. Projektets fremdrift og risici Vi har udført vort arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med underliggende dokumentation og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Vi har påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Vi har påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og at regionens risikovurdering i tilknytning projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Det er endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Det er vores opfattelse, at de udførte undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusion med forbehold. Forbehold Grundlag for konklusion med forbehold Deponeringsgrundlag I opgørelsen af deponeringsgrundlaget for Det Nye Rigshospital, Bilag B, pr. 30. juni 2015 indgår udgifter afholdt til de kvalitetsfondsstøttede byggerier: Nyt Hospital Hvidovre, Nyt Hospital Bispebjerg, Nyt Hospital Nordsjælland og Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Vi har ikke revideret disse udgifter og kan derfor ikke udtale os om hvorvidt frigivelse af deponerede midler til disse projekter er korrekt. Konklusion med forbehold Projektets økonomiske forbrug Bortset fra den mulige indvirkning af de forhold der er beskrevet i grundlag for konklusion med forbehold, er det vor opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden 1. april 2015 til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015) giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr. 30. juni 2015 opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hensyn. Projektets fremdrift og risici Det er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig 2 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 2 - Side -3 af 3 behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Supplerende oplysning vedrørende begrænsning i anvendelse Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Roskilde, den 25. august 2015 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor 3 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 3 - Side -1 af 3 Den uafhængige revisors erklæring Til Regionsrådet Vi har efterprøvet, om kvartalsrapporten for perioden 1. april 2015 til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015) for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt Nyt Hospital Herlev udvisende et forbrug, opskrevet til årets pl for indeværende og tidligere år, på 487 mio. kr., er udarbejdet i overensstemmelse med regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks herom. Ledelsens ansvar for kvartalsrapporteringen Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses Regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter, Regionens eget styringsgrundlag for Projektet, herunder Styringsmanual, Budget- og Regnskabssystem for regioner samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af projektets fremdrift, forventede resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse fastsatte regler. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at projektet administreres under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn. Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om Projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlaget. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, samt risici knyttet hertil. Udført arbejde Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med den internationale standard om andre erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt God Offentlig Revisionsskik, samt revisionsinstruks om revision af kvalitetsfondsfinansierede projekter. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører vores arbejde for at opnå en høj grad af sikkerhed for, om opgørelsen af projektets økonomiske forbrug er uden væsentlig fejlinformation samt en begrænset sikkerhed for om beskrivelsen af byggeriets fremdrift er uden væsentlig fejlinformation. Vi har udført vores arbejde med henblik på, at opnå en høj grad af sikkerhed for: - at kvartalsrapporten giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug opgjort pr. 30. juni 2015 - at kvartalsrapportens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses fastsatte regler herom. Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 3 - Side -2 af 3 Projektets økonomiske forbrug Vi har udført handlinger for at opnå bevis for beløb og oplysninger i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for udarbejdelsen af en opgørelse af projektets økonomiske forbrug uden væsentlig fejlinformation. Formålet hermed er at udforme handlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. Vi har endvidere vurderet, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige samt den samlede præsentation af opgørelse af projektets økonomiske forbrug. Vi har som led i vores arbejde efterprøvet, at de ifølge opgørelsen af projektets økonomiske forbrug afholdte omkostninger er tilskudsberettiget, herunder at de er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Herudover har vi gennemgået regionens dokumentation for opgørelsen af deponeringsgrundlaget, påset deponering samt præsentation i kvartalsrapporten. Projektets fremdrift og risici Vi har udført vort arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med underliggende dokumentation og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Vi har påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af Projektet. Vi har påset, at regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og at regionens risikovurdering i tilknytning projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Det er endvidere påset, at regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Det er vores opfattelse, at de udførte undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusioner med forbehold. Forbehold Grundlag for konklusion med forbehold Vedr. Deponeringsgrundlag I opgørelsen af deponeringsgrundlaget for Nyt Hospital Herlev, Bilag B, pr. 30. juni 2015 indgår udgifter afholdt til de kvalitetsfondsstøttede byggerier: Nyt hospital Hvidovre, Nyt Hospital Bispebjerg, Nyt Hospital Nordsjælland og Ny Retspsykiatri Sct. Hans. Vi har ikke revideret disse udgifter og kan derfor ikke udtale os om hvorvidt frigivelse af deponerede midler til disse projekter er korrekt. Konklusion med forbehold Projektets økonomiske forbrug Det er vores opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden 1. april 2015 til 30. juni 2015 (2. kvartal 2015), bortset fra de mulige indvirkninger af de forbehold, der er beskrevet i grundlag for konklusion med forbehold, giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr. 30. juni 2015 opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for regioner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt regionens Kasse- og Regnskabsregulativ og sædvanlige regnskabspraksis. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 3 - Side -3 af 3 overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hensyn. Projektets fremdrift og risici Det er endvidere vores opfattelse, at vi bortset fra de mulige indvirkninger af de forbehold, der er beskrevet i grundlag for konklusion med forbehold, ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet til Projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af Projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Supplerende oplysning om forståelse af regnskabet Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggerierne Det Nye Rigshospital og Nyt Hospital Herlev, afsnit 4.2. Status for Nyt Hospital Herlev pr. 2. kvartal 2015 på side 8, hvoraf det fremgår, at ”det samlede licitationsresultat overstiger det styrende budget, og der pågår derfor en sondering af, om, og hvor der kan hentes besparelser.” Supplerende oplysning om forståelse af regnskabet Uden at tage forbehold skal vi henlede opmærksomheden på Kvartalsrapport for Kvalitetsfondsbyggerierne Det Nye Rigshospital og Nyt Hospital Herlev, afsnit 5. Rapportering på side 12-13 vedrørende projektets risici pr. 30.06.2015, hvor der beskrives en række økonomiske risici. Supplerende oplysning vedrørende begrænsning i anvendelse Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. Roskilde, den 25. august 2015 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -1 af 13 Region Hovedstaden Det Nye Rigshospital Uafhængig risikovurdering - 2. kvartal 2015 24. august 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -2 af 13 1. Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der mellem det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Danske Regioner fastlægges en kvartalsrapport, som danner grundlag for ministeriets opfølgning på kvalitetsfondsprojekterne. Kvartalsrapporteringen skal give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal betrygge Sundheds- og Ældreministeriet i, at projektet forløber planmæssigt og kan realisere de resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme kan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus. Rapporteringen bidrager til at skabe gennemsigtighed om projektets indhold og forløb og er dermed grundlag for dialog mellem region og ministerium om projektet. I administrationsgrundlaget for kvalitetsfondsprojekterne, udarbejdet af det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er det en forudsætning, at de risikovurderinger som indgår i kvartalsrapporteringen kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. Den uafhængige vurdering indgår som bilag til Regionens kvartalsrapportering og fremsendes til Sundheds- og Ældreministeriet. Det er aftalt med Region Hovedstaden, Center for Økonomi, Enheden for Budget og Byggestyring, at BDO Consulting udarbejder den uafhængige risikovurdering af projektet for 2. kvartal 2015, således at denne kan indgå i den samlede rapportering vedrørende kvalitetsfondsprojektet Det Nye Rigshospital. Denne rapport omhandler den uafhængige risikovurdering for 2. kvartal 2015 pr. 30. juni 2015, og forholder sig således udelukkende til projektets status pr. dato for kvartalsrapporteringen. Opgavens nærmere indhold er beskrevet i afsnit 1.2. 1.1 Projektet Kvalitetsfondsprojektet på Rigshospitalet omfatter opførelse af et byggeri på hjørnet af matriklen mod Blegdamsvej og Frederik V´s vej på ca. 54.700 m2. – den såkaldte Nordfløj. I bygningen placeres HovedOrtoCentret og NeuroCentret med tilhørende senge, operationsstuer, og støttefunktioner samt ambulatoriefunktioner for HovedOrtoCentret. Derudover opføres et byggeri ved siden af Rockefellerkomplekset på ca. 8.000 m2 ud mod Amorparken, indeholdende patienthotel og Rigshospitalets administration. Endeligt opføres et parkeringshus med ca. 665 P-pladser beliggende på hjørnet af matriklen ved Frederik V´s Vej og Edel Sauntes Allé. Forud for opførelse af de nye bygninger foretages miljøsanering og nedrivning af eksisterende bygninger. Projektets samlede anlægssum udgør 1,85 mia. kr.(2009-p/l) og forventes endeligt ibrugtaget ultimo 2018. Udbetalingsanmodning og projektets finansieringsprofil er godkendt af det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse den 31. marts 2014. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 1 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -3 af 13 1.2 Den uafhængige risikovurdering Gennemgangen af de kritiske elementer i kvalitetsfondsprojektet ”Det Nye Rigshospital” omfatter nedenstående analyser og vurderinger, som udføres under hensyntagen til projektets aktuelle status på rapporteringstidspunktet, herunder i forhold til en opdeling i delprojekter, som kan have forskellige tidsmæssige rammer og derfor kræver forskellig indsats og fokus. Analyse, vurdering og efterprøvning af om risikovurderinger er retvisende i forhold til projektets økonomi, tid og kvalitet. Vurdere og efterprøve om projektafdelingen håndterer de konstaterede risici hensigtsmæssigt og betryggende, herunder at: Projektets styringsgrundlag og værktøjer sikrer, at krav og risici som konstateres i forbindelse med kvalitetsfondsprojektet registreres og behandles løbende via risikoregistret. Mulige aktioner til imødegåelse af de identificerede risici beskrives og begrundes. Konstaterede risici og krav rapporteres til projektledelsen og Regionsrådet rettidigt. Afgivelse af kvartalsrapportering til Regionsrådet med konklusioner og anbefalinger, herunder at bidrage med forbedringsforslag til projektet ud fra de forhold, som den uafhængige risikovurdering identificerer. De i nærværende rapport anførte observationer og bemærkninger er alene baseret på de af Regionen fremsendte dokumenter. Der henvises til materialeoversigten i afsnit 4 for en nærmere gennemgang af de dokumenter, der er lagt til grund for risikovurderingen. 1.3 Rapporteringens anvendelighed Denne rapport er udarbejdet i overensstemmelse med aftale indgået mellem BDO Consulting og Region Hovedstaden og med de formål der fremgår heraf. Den uafhængige risikovurdering forholder sig udelukkende til projektets status pr. dato for kvartalsrapporteringen og forholder sig således alene til det materiale herunder fremdriftsrapporter, mødereferater, risikologs, workshops mv. der er blevet udarbejdet, afholdt, opdateret eller revideret i det kvartal rapporteringen omfatter. Der tages forbehold for udviklingen i projektet for perioden fra kvartalsrapporteringstidspunktet til det tidspunkt hvor 3. øje ser materialet. De observationer og bemærkninger der fremlægges i nærværende rapportering kan endvidere være afklaret i perioden mellem rapporteringsdeadline og offentliggørelse. Rapportens indhold kan ikke udstrækkes til at gælde andre sammenhænge end det, der følger af formålet med rapporten, ligesom de i rapporten anførte konklusioner og anbefalinger skal læses i en helhed. Randers, den 24. august 2015 BDO Consulting Bygge & Anlæg, Bygherrerådgivning Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 2 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -4 af 13 2 Resumé Afsnittet indeholder en sammenfatning af BDO´s vurderinger og anbefalinger i forbindelse med rapporteringen for 2. kvartal 2015. Overordnet vurderes det fortsat at projektorganisationen arbejder målrettet og effektivt med risikostyringen i overensstemmelse med Regionens risikostyringsmanual og det projektspecifikke styringsgrundlag samt at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giver et dækkende billede af projektets risikobillede på rapporteringstidspunktet. I forhold til 1. kvartal 2015 vurderes projektets samlede risikobillede at være øget væsentligt, som følge af den identificerede risiko for reservepres på RKB12 Nordfløjen sammenholdt med projektets reserver, herunder change request. Det er dog samtidig DTØ´s vurdering, at projektafdelingen har iværksat en række relevante tiltag til afdækning af denne risiko og projektets handlemuligheder hvis reservepresset realiseres i forskellige scenarier. I forbindelse med risikovurderingen for 2. kvartal 2015 har det eksterne 3. øje dog gjort følgende observationer, som efter vores vurdering bør medtages i risikostyringsarbejdet. At DTØ vil følge projektafdelingens fortsatte arbejde med at identificere yderligere change request emner, som giver mulighed for at foretage besparelser på et senere tidspunkt i udførelsesperioden, da change request for RKB12 Nordfløjen med det nuværende katalog vil være udtømte medio 2016. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 3 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -5 af 13 2. Den overordnede risikostyring 2.1 Projektstyring På det overordnede niveau fremstår projektorganisationen velstruktureret og velfungerende, og det vurderes, at de formelle mødefora fungerer og er med til at sikre et gennemarbejdet beslutningsgrundlag og at projektstyringen generelt er betryggende. I projektorganisationen er en stor mængde projektspecifik viden og beslutningskompetencer, så vidt vi kan vurdere, koncentreret på få nøglemedarbejdere. Dette kan give en flaskehalseffekt, når arbejdspresset stiger i udførelsesfasen, og eventuelle ændringer i bemandingen i projektorganisationens ledelse vil kunne have væsentlig betydning for tid og økonomi. En eventuel fratrædelse i bygherres projektledelse, bygherrerådgiver og totalrådgiver herunder byggeledelsen vil, i en periode med stor byggeaktivitet, kunne svække projektorganisationen væsentligt og medføre tab i fremdrift og kvalitet. Vi har noteres os at emnet drøftes løbende på risikoworkshops og indgår i en række konkrete risici registeret i projektets risikolog. Der er derfor vurderes vurdering af at både bygherre, bygherrerådgiver og totalrådgivere har den nødvendige og fortløbende fokus på at søge denne risiko minimeret. Projektorganisationen har også løbende fokus på ressourceflaskehalse og tab af nøglemedarbejdere hos bygherre, som kan have væsentlig indflydelse på projektets risikoprofil. Dette forhold indgår i det løbende risikostyring og DTØ kan ved gennemgang af de handlinger til håndtering til denne risiko konstatere at projektafdelingen har løbende drøftelser med totalrådgiver om emnet. 2.2 Processtyring I takt med at aktiviteterne på byggepladsen øges væsentligt, når alle delprojekter overgår til udførelsesfasen, vil der erfaringsmæssigt komme et stigende pres på beslutningsprocedurerne. I løbet af 3. kvt. 2015 foretages aflevering af både RKB 20 Patienthotel og administrationsbygning og RKB 30 P-hus, hvorefter alene RKB 12 Nordfløjen vil være i udførelsesfasen. Et væsentligt element i at sikre de nødvendige fremdrift er håndtering af konflikter mellem entreprenører, byggeledelse og bygherre. Vi har noteret os, at det i forbindelse med risikoworkshop afholdt i 1. kvt. 2015 er aftalt, at der indarbejdes en beskrivelse af processen for konflikthåndtering i kommunikationsplanen, som skal medvirke til at sikre en hurtig afklaring af konflikter, således at konflikterne ikke påvirker projektets fremdrift. DTØ har endvidere noteret sig af totalrådgiver og projektafdelingen i forbindelse med risikoworkshop i 2. kvartal 2015 har iværksat yderligere en række tiltag i forhold til konflikthåndtering i forbindelse af med overgangen til udførelsesfasen for RKB12 Nordfløjen. 2.3 Risikostyring Den operationelle udførelse af risikostyringen udføres af projektafdelingen via møder i risikoledelsesgruppen og risikoworkshops hvor alle relevante interessenter i projektorganisationen deltager, herunder repræsentanter for totalrådgiver, byggeledelse og bygherrerådgiver, hvilket sikrer en faglig velfundret og aktuel vurdering af projektets risici. Alle identificerede risici på delniveau 1 indrapporteres til en samlet risikolog, som føres i Exonaut Risk. Som beskrevet i den uafhængige risikovurdering for 3. og 4. kvartal 2014 er det endvidere besluttet, at alle identificerede risici på delniveau 2 indarbejdes i Exonaut Risk. Den projektspecifikke risikostyringsmanual er ajourført i overensstemmelse hermed. DTØ foretager løDet Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 4 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -6 af 13 bende efterprøvning på udvalgte emner, i forhold til projektorganisationens vurderinger af risici, som løftes fra delniveau 2 til delniveau 1. Risikorapporten ultimo 2. kvartal 2015 Der er i projektets risikolog for kvalitetsfondsprojektet delniveau 1 udskrevet pr. 30. juni 2015, og som er lagt til grund for nærværende gennemgang, identificeret og registreret en række væsentlige risici, ligesom handlingsplaner til imødegåelse af de identificerede risici, og heraf afledte økonomiske konsekvenser er beskrevet. Der er ved udgangen af 2. kvartal 2015 ingen risici hvor den samlede risiko på økonomi, kvalitet og tid vurderes som høj. Projektets risikolog indeholder en kvalificeret vurdering af de økonomiske forhold for de imødegående tiltag. Ligeledes er de økonomiske konsekvenser belyst for de i kvartalsrapporten anførte 10 risici, som efter bygherres vurdering omfatter de mest aktuelle og væsentligste risikopunkter, hvilket er i overensstemmelse med de rapporteringskrav, der er foreskrevet af det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i ”Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri” af version juni 2014, samt Regionen Hovedstadens styringsmæssige retningslinjer. De samlede forventede omkostninger for de 10 væsentligste risici udgør ca. 5,723 mio. kr. svarende til ca. 82 % af de resterende reserver til uforudsete udgifter på 6,974 mio kr. (opgjort i årets priser) jf. kvartalsrapporten afsnit 5.2.1 - skema 1. Ved vurdering af de forventede omkostninger af de identificerede risici i forhold til resterende reserver til uforudsete udgifter, er der ikke taget hensyn om omkostninger ved de enkelte risici dækkes af de projektspecifikke reserver eller regionsreserven, der kun kommer til udmøntning efter aftale med Region Hovedstadens koncernledelse. Det er endvidere væsentligt at bemærke at delprojekterne RKB 20 Patienthotel og administrationsbygning og RKB 30 P-hus i 3. kvartal 2015 er afsluttet, hvorfor de forventede omkostninger nu primært kan henføres til RKB 12 Nordfløjen, som nu er overgået til udførelsesfasen. I forbindelse med den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015 bemærkede DTØ at risikostyring og afrapporteringen i Exonaut Risk skete med udgangspunkt i projektets oprindelige reserver. Risikostyringen tog dermed ikke højde for, at der på et givent afrapporteringstidspunkt kunne være foretaget en disponering reserverne til konkrete formål, hvorfor den angivne reserve ikke nødvendigvis kunne tages som et udtryk for de reserver, der på afrapporteringstidspunktet ville være til rådighed. DTØ kan ved gennemgang af risikorapporteringen ved udgangen af 2. kvartal 2015 konstatere at projektafdelingen har opdateret budgetdata og reserver i Exonaut. Projektafdelingen har endvidere oplyst at opdateringen af data fremadrettet foretages i forbindelse med kvartalsrapporteringerne. Ved udgangen af 1. kvartal 2015 udgør de samlede forventende omkostninger (vægtet i forhold til sandsynlighed for forekomst) for alle identificerede risici på delniveau 1 sig til 6,9 mio. kr. Ved udgangen af 1. kvartal 2015 udgjorde de forventede omkostninger på delniveau 1 4,9 mio. kr. og der således sket en stigning i de forventede omkostninger i løbet af 2. kvartal 2015 på 2 mio. kr. Der er i løbet af 2. kvartal 2015 identificeret 4 nye risici. Disse risici knytter sig dels til forhold vedrørende totalrådgiver og fagtilsynets rettidige identificering af projektændringer, udfordringer og grænseflader samt udførelse af fagtilsyn på svagstrøm i projektet. Derudover er der identificeret en tidsafgrænset risiko vedrørende skader på patienthotel og administration, som kan forhindre rettidig ibrugtagning af bygningen. Der er iværksat en række konkrete tiltag til håndtering af denne risiko. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 5 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -7 af 13 Den væsentligste identificerede risiko i 2. kvartal 2015 er dog risikoen for at reserverne på Nordfløjen er utilstrækkelige og at det opdages for sent. På baggrund af erfaringerne fra RKB20 Patienthotel og administrationen, hvor der er konstateret et stort reservetræk på et meget sent stadie i projektet har projektafdelingen udtrykt bekymring for at reserveafløbet vil ske hurtigere end planlagt, så der ikke er tilstrækkelige reserver. Hertil kommer at der allerede tidligt i udførelsesfasen på RKB12 Nordfløjen er fremsat væsentlige krav om ekstraarbejder fra entreprenørerne, hvorfor projektafdelingen i samarbejde med totalrådgiver har iværksat en række tiltag overfor entreprenørerne med henblik på at fremme de løbende afklaringer af projekt og grænseflader. Projektafdelingen har på denne baggrund udarbejdet et notat til hospitalsbyggestyregruppen (HBSG), som beskriver status for reserver, muligheder for indløsning af change request på forskellige stadier i udførelsesfasen jf. gældende change request katalog, mulige scenarier for afløb af reserverne til UFO og det heraf afledte reservepres samt endeligt en beskrivelse af de relevante handleplaner med tilhørende milepæle/elementer, som skal indgå i en vurdering af status på reserverne. Det er DTØ´s vurdering af risiko for reservepres på RKB12 Nordfløjen med udgangen af 2. kvartal 2015 er den største enkeltstående risiko for kvalitetsfondsprojektets samlede økonomi. DTØ vil derfor i 3. kvartal 2015 følge tæt op på fremdriftsrapporten for Nordfløjen og projektafdelingens oplæg til konkrete handlingsplaner til imødegåelse af et muligt reservepres. Risikorapportering niveau 2 I forbindelse med gennemgang af projektets fremdriftsrapport pr. 29. maj 2015 har DTØ noteret sig, at byggeledelsen vurderer, at de projektspecifikke reserverer til ekstraarbejder (ufo) og vinterforanstaltninger isoleret for delprojektet RKB20 - Patienthotel og administration sammenholdt, med de på statustidspunktet godkendte og varslede krav fra entreprenører og delprojektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet, vil være fuldt disponeret og med en p.t. forventet overskridelse på 5.111.000 (2.573.000) kr. og dermed en væsentligt forøgelse siden udgangen af 1. kvartal 2015, hvor overskridelsen blev vurderet til 2.573.000 (388.000) kr. DTØ har noteret at projektafdelingen, som konsekvens af denne udvikling, har sat konkret fokus på risiko for reservepres for RKB12 Nordfløjen med henblik på at undgå lignende udvikling i afløb af reserverne på dette delprojekt. For delprojektet RKB30 P-hus har byggeledelsens vurderet at der vil være et restbudget for projektspecifikke reserver på 1.006.000 kr. vurderet ud fra de på statustidspunktet godkendte og varslede krav fra entreprenører og delprojektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. For delprojekt RKB50 Miljøsanering og nedbrydning har byggeledelsens vurderet at der vil være et restbudget for projektspecifikke reserver på 690.000 kr. vurderet ud fra de på statustidspunktet godkendte og varslede krav fra entreprenører og delprojektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Den samlede risiko vurdering for RKB00 viser med udgangen af 1. kvartal 2015 en samlet overskridelse af de projektspecifikke reserver på 3.370.000 kr. for delprojekterne RKB20, RKB30 og RKB50 samlet, hvilket primært skyldes en markant stigning i varslede ekstra krav på RKB20 Patienthotel og administration, set i forhold til projektets stade. Hertil kommer at der tale om et konservativt skøn og at der er indregnet en række krav på uafsluttede konflikter med entreprenørerne, som ikke nødvendigvis falder ud til entreprenørernes fordel. Heri indgår dog ikke vurdering af projektspecifikke reserver for RKB12 Nordfløjen. DTØ følger op på dette i de kommende kvartaler jf. også ovenstående afsnit om risikorapporten ultimo 2. kvartal 2015 og den heri beskrevne risiko for reservepres på RKB12 Nordfløjen. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 6 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -8 af 13 DTØ vil fortsat følge udviklingen i byggeledelsens risikorapportering på delprojekterne i forhold til disponering af reserver og projektorganisationens vurdering heraf på niveau 1. Stikprøvevis efterprøvning af risikoelementer DTØ har i forbindelse med risikovurderingen for 1. kvartal 2015 udtaget 3 konkrete risici til nærmere vurdering med henblik på en vurdering projektorganisationens løbende opfølgning på status og gennemførelse af handleplaner på de enkelte risici. Den stikprøvevise gennemgang har omfattet følgende risici: ID 30 At en af entreprenørerne går konkurs ID 33 At reserverne på Nordfløjen er utilstrækkelige, og det opdages for sent ID 35 Nødvendige projektændringer/udfordringer/ikke koordinerede grænseflader opdages for sent Gennemgangen af de udvalgte risikoelementer har ikke givet anledning til bemærkninger. Udvikling i prisindeks Som anført i den uafhængige risikovurdering for 3. kvartal 2014 er der ved projektstart indarbejdet en regionsreserve, som bl.a. kan anvendes til finansiering af merudgifter, som følge af forskelle i udviklingen i PL-indeks og byggeomkostningsindeks. Anvendelse af midler fra regionsreserven skal godkendes af hospitalsstyregruppen. Som aftalt i forbindelse med den uafhængige risikovurdering for 4. kvartal 2014 har Enheden for Budget og Byggestyring fremsendt materiale vedr. beregninger af den forventede udvikling i prisindeks og dermed afløb af regionreserven for den resterede projektperiode. Det samlede forventede træk på regionsreserven, som følge af udviklingen i prisindeks er indarbejdet i kvartalsrapporten afsnit 5.2.1 skema 2, som viser regionsreserven reguleret for det forventede øgede træk, som følge af indeksering. Projektafdelingen har endvidere redegjort for status på de forventede disponeringer til indekseringsforskel i forbindelse med udarbejdelse af notat om reservepres på Nordfløjen. Det derfor fortsat DTØ´s opfattelse at projektafdelingen følger udviklingen løbende og generelt har problemstillingen indarbejdet, som et gennemgående fokusområde i den løbende økonomistyring og styring af afløbet af regionsreserven. Opdatering af change request katalog Gældende change request katalog pr. delprojekt er dateret henholdsvis: RKB 12 – Nordfløjen - rev. 2014.04.24 RKB 20 – Patienthotel og administration, rev. 2014.03.18 RKB 30 – P-hus, Change request, 2013.09.11 For så vidt angår RKB 20 – Patienthotel og administration og RKB 30 – P-hus er emnerne i change request kataloget på grund af delprojekternes stade er udtømte og udgår derfor af den fremadrettede opfølgning fra DTØ´s side. Change request for RKB 12 – Nordfløjen er, som følge af overgangen til udførelsesfasen, angivet som dokument under udførelse hvorfor DTØ må tage forbehold for evt. ændringer til kataloget foretaget efter afslutningen af den uafhængige risikovurdering. Kataloget omfatter for nuværende en samlet besparelsesmulighed på henholdsvis 33,6 eller 34,9 mio. kr. afhængig af valg af model for en evt. ændring af reception og arbejdsstationer. Dette svarer til ca. 3 % af udførelsesbudgettet for RKB12. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 7 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -9 af 13 Med hensyn til udløb af de mulige change request er disse vurderet til at udgøre 6,2 mio. kr. medio 2015, 9,050 mio. kr. primo 2016 og 19,650 mio. kr. medio 2016. DTØ anbefalede i forbindelse med den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015, at der om muligt blev identificeres change request emner, som giver mulighed for at foretage besparelser på et senere tidspunkt i udførelsesperioden, da change request med det nuværende katalog vil være udtømt medio 2016. Projektafdelingen anførte endvidere i notat om reservepres på Nordfløjen at der ikke vurderes sandsynligt at der medio 2015 ville være en viden der tilsagde indløsning af de change request emner der udløb medio 2015. Mulige change request efter medio 2015 udgør som anført ovenfor 28,7 mio. kr. og en udløsning af disse change request som bl.a. omfatter manglende færdigindretning og aptering vil medføre væsentligt negativ indflydelse på projektet. Projektafdelingen har jf. notat af 5. august 2015 til DTØ supplerende oplyst at projektafdelingen har forelagt strategi med forslag til løsningsmuligheder for hospitalsbyggestyregruppen den 20. maj 2015. DTØ vil, set i lyset af den identificerede risiko for reservepres på RKB12 Nordfløjen, og det heraf afledte aktuelle behov for identificering af yderligere change request emner, følge tæt op dette forhold i 3. kvartal 2015. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 8 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -10 af 13 3. Opfølgning på tidligere anbefalinger Anbefaling/bemærkning Henvisning Kommentarer fra PA Status At der er fokus på risici i forbindelse med tab af nøglemedarbejdere og ressourceflaskehalse hos bygherre og at dette indarbejdes i risikorapporteringen fremadrettet. Risikovurdering 2. kvartal 2014 Jf. PA er tab af centrale nøglemedarbejdere et vilkår for projektet. Der indarbejdes rutiner for dokumentation og styring samt kontinuerlig vidensdeling. Indarbejdes ikke i risikolog. Lukket At kommunikationsplan og beskrivelse af beslutningskompetencer sker i samarbejde med både bygherrerådgiver, totalrådgiver og entreprenører for at sikre fælles ejerskab Risikovurdering 2. kvartal 2014 Totalrådgiver udarbejdet kommissorium om beslutningskompetence under udførsel. Kommissorium er uploadet den 7. februar 2014 på Byggeweb. Den forebyggende handling, jf. ovenfor, er gennemført hvilket fremgår af risikologgen. Lukket At de samlede estimerede og sandsynlige omkostninger for alle projektets identificerede risici, og ikke kun de 10 største risici på rapporteringstidspunktet, anføres i kvartalsrapportering, således at disse kan sammenholdes med projektets reservepuljer. Risikovurdering 2. kvartal 2014 Projektafdelingen for Det Nye Rigshospital følger Region Hovedstadens risikostyringsmanual for Kvalitetsfondsprojekterne. Anbefalingen vurderes derfor rettet mod regionens risikostyringsmanual, og ikke projektafdelingens konkrete risikostyring. Lukket At apparatur plan for Nordfløjen (tidsplan) udarbejdes under nødvendig hensyntagen til den identificerede risiko ID 24 omhandlende risiko for at storentrepriserne forsinker hinanden på grund af stram udførelsestidsplan, da denne kan blive yderligere presset, hvis den samlede udførelsestidsplanen ikke tager hensyn til de indbyrdes afhængigheder og grænseflader Risikovurdering 2. kvartal 2014 Der er udarbejdet en apparaturplan for Nordfløjen, samt Patienthotel /administrationsbygning, heraf fremgår det indenfor de forskellige emner, hvornår udbud, indkøb, montering/ adgang inden byggeriets aflevering er planlagt til. Planlægning af flytningen er iværksat, jf. risiko nr. 10, heraf fremgår det, at det er planlagt, at ”3/ 4 år før planlægges den tekniske og organisatoriske planlægning af indflytning for Patienthotel og 2½ år før for Nordfløjen.” Lukket At apparatur plan for Nordfløjen indarbejdes i projektets samlede hovedtidsplan så det sikres at der er et samlet overblik over delprojekternes aktiviteter, indbyrdes afhængigheder og byg- Risikovurdering 2. kvartal 2014 Se kommentar ovenfor Lukket Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 9 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -11 af 13 ningsmæssige forsinkelser som kan påvirke implementeringen af bygherreleverancer jf. risiko Id 8. At bygherre vurderer om et stort omfang af aftalesedler i udførelsen kan medføre risiko for krav om tidsfristforlængelser fra entreprenører i forhold til gældende udførelsestidsplaner, aftalegrundlag samt øgede krav til udførelseskontrol. Risikovurdering 2. kvartal 2014 I Kvalitetsfondsprojektets risiko nr. 26, er der i risikoanalysen en parameter tid, foruden økonomi og kvalitet. Det er i analysen anført, at påvirkningen på tid kan blive op til 2 måneder. Anbefalingen vurderes derfor ikke som relevant, idet tidsparameteret allerede indgår i analysen. Lukket At bygherre vurderer om der er iværksat tilstrækkelige forebyggende handlinger til sikring af, at der ikke opstår snitfladeproblemstillinger mellem P-hus og Sterilcentral forinden byggearbejderne udbydes, således at der i udbudsmaterialet tages hensyn til de indgåede aftaler. Risikovurdering 2. kvartal 2014 Lukket Change request katalog ajourføres efter afholdelse af licitationer på Nordfløjen, således at anførte besparelses- og tilkøbsmuligheder fortsat er aktuelle i forhold til projektets stade. Risikovurdering 3. kvartal 2014 Bygherre har udarbejdet et grænsefladeskema, der beskriver grænseflader for entreprise, tekniske forsyninger, og de fysiske sammenhænge. Dette vil blive afspejlet i ud-budsmaterialet for godsterminal/sterilcentralprojektet. Vedrørende P-husprojektet (RKB30) var grænserne for de midlertidige forhold indeholdt i udbudsmaterialet. Projektafdelingen vurderer derfor løbende risikoforhold via grænsefladeskemaet. Opdateret change request katalog for delprojekt RKB 12 - Nordfløjen afventer ultimo 4. kvartal 2014 oplæg fra totalrådgiver. At det anbefales at bygherre har fokus på udarbejdelse af en beredskabsplan der sikrer en effektiv og struktureret håndtering af en evt. entreprenør konkurs, idet en konkurs kan have væsentlige konsekvenser for projektets fremdrift, økonomi og kvalitet. Risikovurdering 2. kvartal 2014 Projektafdeling tager anbefalingen til efterretning, med bemærkning om, at indvirkningen af en konkurs på Kvalitetsfondsprojektet i højgrad afhænger hvilken entreprenør, der går konkurs. Det er derfor vurderet, at den tilhørende beredskabsplan er, at tilfælde af konkurs nedsættes straks en arbejdsgruppe bestående af bygherre, byggeherrerådgiver, Kammeradvokaten samt totalrådgiver. Arbejdsgruppens opgave vil være at håndtere konkursen. Lukket At punkt om aflevering af nedrivningsentreprisen medtages i risikologgen. Risikovurdering 2. kvartal 2014 I seneste fremdriftsrapport pr. 26.09 2014, har totalrådgiver anført, ”at aflevering af bygning 35 vil på ingen måde få konsekvenser for opstart af Nordfløj.” Lukket Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Lukket Side 10 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -12 af 13 På ovenstående baggrund vurderer Projektafdelingen, at BDO`s anbefaling ikke er relevant at indarbejde i risikologgen. At risikologgen inddeles i delprojekter. Risikovurdering 2. kvartal 2014 Det er aftalt med Enheden for Budget og Byggestyring, at der i forbindelse med gennemgang af kvartalsrapporten for 1. kvartal 2015 fremsendes materiale vedr. beregninger af den forventede udvikling i prisindeks og dermed afløb af regionreserven for den resterede projektperioden Risikovurdering 4. kvartal 2014 At der om muligt bør identificeres change request emner, som giver mulighed for at foretage besparelser på et senere tidspunkt i udførelsesperioden for RKB12 Nordfløjen, da change request med det nuværende katalog vil være udtømt medio 2016. Risikovurdering 1. kvartal 2015 At det fremadrettet fremgår af risikorapporteringen, hvordan den enkelte risiko påvirker projektets reserver og at risikorapporteringen afspejler reserverne på rapporteringstidspunktet. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Fremadrettet vil det blive afkrydset hvilken byggeaktivitet en identificeret risiko vedrører, herunder RKB12 Nordfløj, RKB20 Patienthotel og administration, RKB30 Parkeringshus, RKB40 landskab og terræn, RKB50 nedrivning og miljøsanering i forbindelse med identificeringen af risici. Det vil herefter fremgå af punktet ”aktivitet” i Exonaut. Lukket Lukket Projektafdelingen har hertil oplyst at der er iværksat et strategiarbejde for håndtering af, at change request for RKB12 Nordfløjen med det nuværende katalog vil være udtømt medio 2016. Opfølgning 3. kvt. 2015 Forslag til løsningsmuligheder er forelagt hospitalsbyggestyregruppen den 2. maj 2015. Projektafdelingen har iværksat dette arbejde, med forventet afslutning 2. kvartal 2015. Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Lukket Side 11 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 4 - Side -13 af 13 4. Rapportgrundlag Nærværende afsnit indeholder en oversigt over de materialer BDO Consulting har haft stillet til rådighed for udarbejdelse af den uafhængige risikovurdering for 2. kvartal 2015. Materialet supplerer det materiale, som fremgår af tidligere risikovurderinger for perioden 2. kvartal 2014 til 1. kvartal 2015. Styrende budget version 7, 2015.20.01 Udskifter fra risikolog Exonaut Risk pr. 30. juni 2015 Risikorapport og risikoliste porteføljeniveau Risikorapporter – kvartalsrapportering for 2. kvartal 2014 til 1. kvartal 2015 Hovedtidsplan for projektering 25.02.2015 rev. U Kvartalsrapport for 2. kvartal 2015 Fremdriftsrapport pr. 29.05.2015 Referat af risikoworkshops i 2. kvartal 2015 Notat til hospitalsbyggestyregruppen (HBSG) vedr. Nordfløjen - Reservepres, dateret 12. maj 2015 Projektafdelingens bemærkninger til den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015, dateret 5. august 2015 Det Nye Rigshospital, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 12 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -1 af 11 Region Hovedstaden Nyt Hospital Herlev Uafhængig risikovurdering - 2. kvartal 2015 Model: Konsortiet NHH, ved Henning Larsen Architects 26. august 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -2 af 11 1. Indledning Jf. økonomiaftalen for 2012 skal der mellem det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Danske Regioner fastlægges en kvartalsrapport, som danner grundlag for ministeriets opfølgning på kvalitetsfondsprojekterne. Kvartalsrapporteringen skal give et samlet overblik over udvikling i økonomi, fremdrift, risici og resultater for det kvalitetsfondsstøttede byggeri. Den skal betrygge Sundheds- og Ældreministeriet i, at projektet forløber planmæssigt og kan realisere de resultater, som ligger til grund for tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, særligt med vægt på, at der indenfor den økonomiske ramme kan etableres et tidssvarende og fuldt funktionsdygtigt sygehus. Rapporteringen bidrager til at skabe gennemsigtighed om projektets indhold og forløb og er dermed grundlag for dialog mellem region og ministerium om projektet. I administrationsgrundlaget for kvalitetsfondsprojekterne, udarbejdet af det daværende Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse er det en forudsætning, at de risikovurderinger som indgår i kvartalsrapporteringen kvalificeres uafhængigt af byggeorganisationen. Den uafhængige vurdering indgår som bilag til Regionens kvartalsrapportering og fremsendes til Sundheds- og Ældreministeriet. Det er aftalt med Region Hovedstaden, Center for Økonomi, Enheden for Budget og Byggestyring, at BDO Consulting udarbejder den uafhængige risikovurdering af projektet for 2. kvartal 2015, således at denne kan indgå i den samlede rapportering vedrørende kvalitetsfondsprojektet Nyt Hospital Herlev. Denne rapport omhandler den uafhængige risikovurdering for 2. kvartal 2015 pr. 30. juni 2015, og forholder sig således udelukkende til projektets status pr. dato for kvartalsrapporteringen. Opgavens nærmere indhold er beskrevet i afsnit 1.2. 1.1 Projektet Kvalitetsfondsprojektet på Nyt Hospital Herlev omfatter overordnet følgende elementer Delprojekt A: En selvstændig Kvinde‐Barn bygning (KBB) og Fælles Akutmodtagelse (FAM), som placeres syd for det eksisterende hospital. Denne udbygning udgør ca. 57.000 m2. Herudover omfatter delprojektet etablering af i alt 900 nye p-pladser i et p-hus samt i terræn. Del projekt B: En udvidelse af Servicebygningen med ca. 8.000 m2. Servicebygningen rummer logistikfunktioner og tekniske forsyninger for hele hospitalet. Projektet omfatter en nødvendig ombygning samt opdatering af de logistiske funktioner, samt en mindre udvidelse af laboratorieområdet. Endvidere omfatter delprojekt B en udvidelse af kapellet med 230 m2. Delprojekt C: Omfatter tværgående projekt med indkøb af IT, inventar og Medicoteknisk udstyr inkl. AGV-teknologi. Delprojekt D: Bygherreudgifter til administration, ledelse og bygherrerådgivning. Delprojekt E: Byggeledelse. Køb og renovering af Arkaden. Ombygning af etage 103 i Sengetårnet bl.a. med indretning af en-sengs stuer. Projektets samlede anlægssum udgør 2,250 mia. kr.(2009-p/l) og forventes afleveret af entreprenørerne ultimo 2018 med ibrugtagning i 2. halvår 2019. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 1 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -3 af 11 Endvidere har projektet fået godkendt en udvidelse af investeringsbudgettet på 40 mio. kr. (2009-p/l) til etablering af lavenergibyggeri efter bygningsreglementets energiklasse 2020. Udbetalingsanmodning og projektets finansieringsprofil er godkendt af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse den 18. februar 2015. Ved påbegyndelse af den uafhængige risikovurdering fra og med 1. kvartal 2015 er delprojekterne omfattende køb og renovering af arkaden samt ombygning af etage 103 i Sengetårnet afsluttet. 1.2 Den uafhængige risikovurdering Gennemgangen af de kritiske elementer i kvalitetsfondsprojektet ”Nyt Hospital Herlev” omfatter nedenstående analyser og vurderinger, som udføres under hensyntagen til projektets aktuelle status på rapporteringstidspunktet, herunder i forhold til en opdeling i delprojekter, som kan have forskellige tidsmæssige rammer og derfor kræver forskellig indsats og fokus. Analyse, vurdering og efterprøvning af om risikovurderinger er retvisende i forhold til projektets økonomi, tid og kvalitet. Vurdere og efterprøve om projektafdelingen håndterer de konstaterede risici hensigtsmæssigt og betryggende, herunder at: Projektets styringsgrundlag og værktøjer sikrer, at krav og risici som konstateres i forbindelse med kvalitetsfondsprojektet registreres og behandles løbende via risikoregistret. Mulige aktioner til imødegåelse af de identificerede risici beskrives og begrundes. Konstaterede risici og krav rapporteres til projektledelsen og Regionsrådet rettidigt. Afgivelse af kvartalsrapportering til Regionsrådet med konklusioner og anbefalinger, herunder at bidrage med forbedringsforslag til projektet ud fra de forhold, som den uafhængige risikovurdering identificerer. De i nærværende rapport anførte observationer og bemærkninger er alene baseret på de af Regionen fremsendte dokumenter. Der henvises til materialeoversigten i afsnit 3 for en nærmere gennemgang af de dokumenter, der er lagt til grund for risikovurderingen. 1.3 Rapporteringens anvendelighed Denne rapport er udarbejdet i overensstemmelse med aftale indgået mellem BDO Consulting og Region Hovedstaden og med de formål der fremgår heraf. Den uafhængige risikovurdering forholder sig udelukkende til projektets status pr. dato for kvartalsrapporteringen og forholder sig således alene til det materiale herunder fremdriftsrapporter, mødereferater, risikologs, workshops mv. der er blevet udarbejdet, afholdt, opdateret eller revideret i det kvartal rapporteringen omfatter. Der tages forbehold for udviklingen i projektet for perioden fra kvartalsrapporteringstidspunktet til det tidspunkt hvor 3. øje ser materialet. De observationer og bemærkninger der fremlægges i nærværende rapportering, kan endvidere være afklaret i perioden mellem rapporteringsdeadline og offentliggørelse. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 2 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -4 af 11 Rapportens indhold kan ikke udstrækkes til at gælde andre sammenhænge end det, der følger af formålet med rapporten, ligesom de i rapporten anførte konklusioner og anbefalinger skal læses i en helhed. Randers, den 26. august 2015 BDO Consulting Bygge & Anlæg, Bygherrerådgivning Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 3 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -5 af 11 2 Resumé Afsnittet indeholder en sammenfatning af BDO´s vurderinger og anbefalinger i forbindelse med rapporteringen for 2. kvartal 2015. Overordnet vurderes det fortsat at projektorganisationen arbejder målrettet og effektivt med risikostyringen i overensstemmelse med Regionens risikostyringsmanual og det projektspecifikke styringsgrundlag samt at projektorganisationens risikorapportering i al væsentlighed giver et dækkende billede af projektets risikoprofil på rapporteringstidspunktet. Da der med udgangen af 2. kvartal 2015 ikke foreligger endelig beslutning om håndtering af licitationsresultatet for delprojekt A kan det ikke på nuværende tidspunkt vurderes om change request kataloget sammen med øvrige gennerelle og projektspecifikke reserver, har en tilstrækkelig robusthed til at håndtere projektets økonomiske risici. I forbindelse med risikovurderingen for 2. kvartal 2015 har det eksterne 3. øje dog gjort følgende observationer, som efter vores vurdering bør medtages i risikostyringsarbejdet. At der ved udgangen af 2. kvartal 2015 er registeret 10 kritiske risici, som hvis de udløses, vil medføre et betydeligt reservetræk. De forventede omkostninger for de 10 kritiske risici udgør alene 243,1 mio. kr. DTØ er opmærksom på at ikke alle kritiske risici er relevante i hele projektets forløb, men forventer at projektorganisationen fortsat har øget fokus på løbende opfølgning og igangsætning af handleplaner, som kan medvirke til at minimere de kritiske risici i projektet, herunder tager initiativ til evt. at løfte risikohåndteringen til regionalt niveau. At der om muligt søges identificeret change request emner, som giver mulighed for at foretage besparelser på et senere tidspunkt i udførelsesperioden for delprojekt A og B, da change request for delprojekterne med det nuværende katalog vil være udtømte ultimo 2016. At DTØ kan konstatere at risikorapporteringen i Exonaut Risk nu afspejler reserverne på rapporteringstidspunktet. At DTØ kan konstatere at projektafdelingen har arbejdet konkret med at gøre risikobeskrivelserne mere konkrete og forståelige. At DTØ kan konstaterer at der er sket en ajourføring på alle risici hvor treatment status ved udgangen af 1. kvartal 2015 var angivet som ”Not started” så det fremadrettet sikres, at de beskrevne handlingsplaner til imødegåelse af de identificerede risici iværksættes rettidigt. At projektafdelingen ikke vurderer at risiko for tab af nøglemedarbejder skal indgå i risikologgen, da problemstillingen drøftes løbende med konsortiet. DTØ fastholder sin tidligere anbefaling herom. at risiko vedrørende klager over udbud bør indgå i projektets risikolog, idet risiko for klager erfaringsmæssigt kan have væsentlig betydning for projektets fremdrift samt indebære væsentlige omkostninger. Projektafdelingen har oplyst at der er tilrettelagt en procedure som begrænser frist og mulighed for klager til en periode på 14 fra afgivelse af nærværende risikovurdering, hvorfor projektafdelingen ikke finder det relevant at indarbejde risikoen i risikologgen. DTØ tager dette til efterretning. At projektafdelingen sikrer at konsortiet ved projektoptimering har særligt fokus på at afklares afledte konsekvenser af projektoptimering i forhold til snitfladerne mellem de enkelte entrepriser. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 4 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -6 af 11 2. Den overordnede risikostyring 2.1 Projektstyring På det overordnede niveau fremstår projektorganisationen velstruktureret og velfungerende, og det vurderes, at de formelle mødefora fungerer og er med til at sikre et gennemarbejdet beslutningsgrundlag og at projektstyringen generelt er betryggende. I projektorganisationen er en stor mængde projektspecifik viden og beslutningskompetencer, så vidt vi kan vurdere, koncentreret på få nøglemedarbejdere. Dette kan give en flaskehalseffekt, når arbejdspresset stiger i udførelsesfasen, og eventuelle ændringer i bemandingen i projektorganisationens ledelse vil kunne have væsentlig betydning for tid og økonomi. En eventuel fratrædelse i bygherres projektledelse, bygherrerådgiver og totalrådgiver herunder byggeledelsen vil, i en periode med stor byggeaktivitet, kunne svække projektorganisationen væsentligt og medføre tab i fremdrift og kvalitet. DTØ har noteret sig at projektorganisationen har medtaget dette forhold i risikoarbejdet, at emnet drøftes løbende på risikoworkshops og at både bygherre, bygherrerådgiver og totalrådgivere således fortløbende har fokus på at søge risikoen minimeret. 2.2 Processtyring I takt med at aktiviteterne på byggepladsen øges væsentligt, når alle delprojekter overgår til udførelsesfasen, vil der erfaringsmæssigt komme et stigende pres på beslutningsprocedurerne. Det er derfor væsentligt, at der er fokus på rettidige beslutninger og afklaringer af byggeprojektet, herunder koordinering af entreprisearbejder og bygherreleverancer og disses indbyrdes grænseflader. DTØ vil i den forbindelse anbefale at der udarbejdes en kommunikationsog organisationsplan, der beskriver kommunikationsveje og beslutningskompetencerne i byggeriet. Et andet væsentligt element i at sikre den nødvendige fremdrift er håndtering af konflikter mellem entreprenører, byggeledelse og bygherre. Kommunikationsplanen bør derfor også omfatte en beskrivelse af processen for konflikthåndtering, som skal medvirke til at sikre en hurtig afklaring af konflikter, således at konflikterne ikke påvirker projektets fremdrift. En smidig kommunikationsplan fordrer dog også at der hos såvel bygherre, bygherrerådgiver som totalrådgiver er de nødvendige ressourcer til rådighed hos de medarbejder hos både bygherre og rådgivere, som i kommunikationsplanen tildeles nøglepositioner i forhold til konfliktløsning. DTØ har noteret at der er udarbejdet en drejebog som beskriver roller, ansvar, kommunikation, dokumenthåndtering, økonomi- og tidsstyring m.v. i udførelsesfasen. Drejebogen vurderes middelbart at kunne medvirke til at sikre smidige kommunikationsveje og beslutningskompetencer i udførelsesfasen. Der vil blive fulgt yderligere op på dette forhold når delprojekt A overgår til udførelsesfasen. 2.3 Risikostyring Den operationelle udførelse af risikostyringen udføres af projektafdelingen via møder i risikoledelsesgruppen og risikoworkshops hvor alle relevante interessenter i projektorganisationen deltager, herunder repræsentanter for totalrådgiver, byggeledelse og bygherrerådgiver, hvilket sikrer en faglig velfundret og aktuel vurdering af projektets risici. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 5 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -7 af 11 Alle identificerede risici på delniveau 1 indrapporteres til en samlet risikolog, som føres i Exonaut Risk, som er det tværgående værktøj til risikostyring på kvalitetsfondsprojekterne i Region Hovedstaden. Derved sikres at risikostyringen foregår ensartet på tværs af kvalitetsfondsprojekterne. Risikorapporten ultimo 2. kvartal 2015 Der er i projektets risikolog for kvalitetsfondsprojektet på delniveau 1 udskrevet pr. 30. juni 2015, og som er lagt til grund for nærværende gennemgang, identificeret og registreret en række kritiske risici, ligesom handlingsplaner til imødegåelse af de identificerede risici, og heraf afledte økonomiske konsekvenser er beskrevet. Projektets risikolog som i lighed med de øvrige kvalitetsfondsprojekter i Region Hovedstaden føres i Exonaut indeholder en kvalificeret vurdering af de økonomiske forhold for de imødegående tiltag. Ligeledes er de økonomiske konsekvenser belyst for de i kvartalsrapporten anførte 10 risici, som efter bygherres vurdering omfatter de mest aktuelle og væsentligste risikopunkter, hvilket er i overensstemmelse med de rapporteringskrav, der er foreskrevet af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i ”Regnskabsinstruks til behandling af tilskud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri” version juni 2014, samt Regionen Hovedstadens styringsmæssige retningslinjer. De samlede forventede omkostninger for de 10 væsentligste risici udgør 243,1 mio. kr. svarende til ca. 79 % af de samlede reserver på 308,9 mio kr. (årets priser) jf. kvartalsrapporten afsnit 5.2.2 - skema 1. DTØ har i endvidere noteret sig, at der ved udgangen af 2. kvartal 2015 er registeret 10 kritiske risici, som hvis de udløses, vil medføre et betydeligt reservetræk. Da de kritiske risici alle indgår i kvartalsrapporteringen er de forventede omkostninger således identisk med de omkostninger (243,1 mio. kr.), som der er redegjort for ovenfor. DTØ er opmærksom på at ikke alle kritiske risici er relevante i hele projektets forløb, men forventer at projektorganisationen fortsat har fokus på løbende opfølgning og igangsætning af handleplaner, som kan medvirke til at minimere de kritiske risici i projektet, herunder tager initiativ til evt. at løfte risikohåndteringen til regionalt niveau. Ved vurdering af de forventede omkostninger af de identificerede risici i forhold til resterende reserver til uforudsete udgifter, er der ikke taget hensyn til hvorvidt omkostninger ved de enkelte risici dækkes af de projektspecifikke reserver eller regionsreserven. I forbindelse med den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015 bemærkede DTØ at risikostyring og afrapporteringen i Exonaut Risk skete med udgangspunkt i projektets oprindelige reserver. Risikostyringen tog dermed ikke højde for, at der på et givent afrapporteringstidspunkt kunne være foretaget en disponering reserverne til konkrete formål, hvorfor den angivne reserve ikke nødvendigvis kunne tages som et udtryk for de reserver, der på afrapporteringstidspunktet ville være til rådighed. DTØ kan ved gennemgang af risikorapporteringen ved udgangen af 2. kvartal 2015 konstatere at projektafdelingen har opdateret budgetdata og reserver i Exonaut. Ved udgangen af 2. kvartal 2015 beløber de samlede forventende omkostninger (vægtet i forhold til sandsynlighed for forekomst) for alle identificerede risici på delniveau 1 sig til 285,9 mio. kr. Udvikling i prisindeks Der er ved projektstart indarbejdet en regionsreserve, som bl.a. kan anvendes til finansiering af merudgifter, som følge af forskelle i udviklingen i PL-indeks og byggeomkostningsindeks. Anvendelse af midler fra regionsreserven skal godkendes af hospitalsstyregruppen. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 6 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -8 af 11 Som beskrevet i den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015 følger projektafdelingen udviklingen tæt og vurderes generelt at have indarbejdet problemstillingen som konkret fokusområde i den løbende økonomistyring og styring af afløbet af regionsreserven på projektet. Projektafdelingen har i forbindelse med risikovurderingen pr. 2. kvartal 2015 oplyst, at den samlede indekseringsmanko for Nyt Hospital Herlev med udgangspunkt i gældende tidsplaner, udførelsesbudgetter og den forventede / aktuelle udvikling i de relevante prisindeks skønnes at udgøre ca. 30 mio kr. Udgiften skal bæres af de samlede reserver, som med udgangen af 2. kvartal 2015 udgør 308,9 mio. kr. jf. kvartalsrapporten afsnit 5.2.2 skema 1 (årets priser). Opfølgning på treatment status I forbindelse den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015 konstaterede DTØ ved en stikprøvevis gennemgang af projektets risikolog i Exonaut Risk at treatment status for en række risici ID 6, 7, 16 og 23 var anført ”Not started”, selvom der for de enkelte risici var beskrevet konkrete handlingsplaner. DTØ anbefalede på denne baggrund en ajourføring på alle risici hvor treatment status er angivet til ”Not started” i forhold til at sikre, at de beskrevne handlingsplaner til imødegåelse af de identificerede risici iværksættes rettidigt. DTØ kan ved fornyet gennemgang af risikologgen ved udgangen af 2. kvartal 2015 konstatere, at der nu er foretaget den nødvendige ajourføring på alle risici hvor treatment status ved udgangen af 1. kvartal 2015 var angivet som ”Not started”. Derved er der etableret et væsentligt bedre grundlag for at sikre, at handlingsplaner til imødegåelse af de identificerede risici iværksættes rettidigt. Risikobeskrivelser I forbindelse den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015 konstaterede DTØ, at risikobeskrivelserne ikke i alle tilfælde gav en klar forståelse af den risiko som beskrivelsen henviste til. Der var således risiko for risikobeskrivelserne ikke var forståelige for personer, der ikke deltager i risikoarbejdet og dermed vanskeliggjorde en vurdering af projektets reelle risikobillede. DTØ kan ved udgangen af 2. kvartal 2015 konstatere, at projektafdelingen har arbejdet konkret med at gøre risikobeskrivelserne mere konkrete og forståelige. Stikprøvevis efterprøvning af risikoelementer DTØ har i forbindelse med risikovurderingen for 2. kvartal 2015 udtaget 3 konkrete risici til nærmere vurdering med henblik på en vurdering projektorganisationens løbende opfølgning på status og gennemførelse af handleplaner på de enkelte risici. Gennemgangen har omfattet følgende risici: ID 10 Der er risiko for at delprojekt C budgetramme er for lille og at dermed ikke kan anskaffes tilstrækkeligt IT, apparatur, medico og inventar til projektet og deraf manglende effektiviseringer ID 13 Der er risiko for nye krav og standarder fra CIMT, som ikke var meldt ud eller kendt ved hovedprojektfasen. ID 20 At licitations resultater generelt ligger langt over budget. Vedrører kun DPA. ID 23 At der på regionalt niveau er uklare beslutningsprocesser vedr. indførelse af nye standarder på fx hygiejne området. Nye standarder kan komme både ude fra fx fra SSI eller regionsinterne. Eksempel er standarder for sengevask. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 7 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -9 af 11 ID 33 At konsortiets projektopfølgning og projektafklaring er for langsom. Kommunikation med konsortiet er mangelfuld. Change request katalog Gældende change request katalog er dateret 19.05.2015. Kataloget omfatter for nuværende en samlet besparelsesmulighed på 196 mio. kr. (løbende priser) Med hensyn til udløb af de mulige change request er disse vurderet til at udgøre 89 mio. kr. i 2015, 57 mio. kr. i 2016, 10 mio. kr. i 2017 og 40 mio. kr. i 2018. Change request i 2017 og 2018 vedrører delprojekt C indkøb af IT, inventar og Medico-teknisk udstyr inkl. AGVteknologi DTØ finder fortsat at der om muligt bør identificeres change request emner, som giver mulighed for at foretage besparelser for delprojekt A og B på et senere tidspunkt i udførelsesperioden, da change request for disse delprojekter, med det nuværende katalog vil være udtømt ultimo 2016. Dette gælder også selvom licitationsresultatet for delprojekt A kan håndteres uden aktivering af change request kataloget. Projektafdelingen har oplyst at change request vil blive opdateret i forbindelse med godkendelse af handleplanen for licitationsresultatet på delprojekt A. Risiko for entreprenørkonkurs I forbindelse med den uafhængige risikovurdering for 1. kvartal 2015 anbefalede DTØ at projektorganisationen drøftede behovet for udarbejdelse af beredskabsplaner til håndtering af situationen, såfremt en entreprenør går konkurs. Risikoen for konkurs blandt mellemstore og store entreprenører håndteres i henhold til risikostyringsmanual for risikostyring på porteføljeniveau. Klage over udbud I forbindelse med den igangværende efterbehandling af licitationsresultatet på delprojekt A Kvinde-Barn Bygning og Fælles Akut Modtagelse anbefaler DTØ, at der medtages en risiko vedrørende klager over udbud, idet dette erfaringsmæssigt kan have væsentligt betydning for projektets fremdrift samt indebære væsentlige omkostninger. Projektafdelingen har hertil oplyst at projektet sammen med konsortiet og kammeradvokaten har foretaget en grundig evaluering af de indkomne tilbud. Der udsendes tilsagn til de vindende ultimo august, hvorefter der er 10 dages vedståelsesfrist. Fristen og muligheden for klager begrænses derfor til en perioden på 14 dage fra udarbejdelse af den uafhængige risikovurdering, hvorfor projektet ikke finder det relevant at indarbejdet risikoen i risikologgen ved næste risikoworkshop. Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 8 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -10 af 11 3. Opfølgning på tidligere anbefalinger Anbefaling/bemærkning Henvisning Kommentarer fra PA Status At der om muligt søges identificeret change request emner, som giver mulighed for at foretage besparelser på et senere tidspunkt i udførelsesperioden for delprojekt A og B, da change request for delprojekterne med det nuværende katalog vil være udtømte ultimo 2016. At risikorapporteringen i Exonaut Risk afspejler reserverne på rapporteringstidspunktet. At der fortsat arbejdes med at gøre risikobeskrivelserne mere konkrete og forståelige. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Projektafdelingen har oplyst at change request vil blive opdateret i forbindelse med godkendelse af handleplanen for licitationsresultatet på delprojekt A. Opfølgning 3. kvt. 2015 Risikovurdering 1. kvartal 2015 Projektafdelingen har iværksat dette arbejde. Lukket Risikovurdering 1. kvartal 2015 Projektafdelingen iværksatte dette arbejde i forbindelse med afholdelse af risikoworkshop i 2. kvartal 2015. Lukket At der sker en snarlig ajourføring på alle risici hvor treatment status er angivet til ”Not started” i forhold til at sikre, at de beskrevne handlingsplaner til imødegåelse af de identificerede risici iværksættes rettidigt. At risiko for entreprenørkonkurs indgår i projektets risikolog og at der udarbejdes handleplaner for håndtering af konkurs blandt projektets entreprenører. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Forholdet bliver medtaget i en kommende opdatering af risikologgen. Lukket Risikovurdering 1. kvartal 2015 Forholdet vil blive medtaget i en kommende opdatering af risikologgen, og at projektafdelingen ønsker dette forhold drøftet på regionalt niveau. Det er i 2. kvartal 2015 konstateret at risikoen er medtaget på porteføljeniveau. Lukket At risiko vedrørende klager over udbud indgår i projektets risikolog, idet dette erfaringsmæssigt kan have væsentligt betydning for projektets fremdrift samt indebære væsentlige omkostninger. Risikovurdering 1. kvartal 2015 Opfølgning 3. kvt. 2015 At projektafdelingen sikrer at konsortiet ved projektoptimering har særligt fokus på at Risikovurdering 2. kvartal 2015 For at begrænse risiko for klager har projektet sammen med totalrådgiver og kammeradvokaten foretaget en grundig evaluering af de indkomne tilbud. Der udsendes tilsagn til de vindende ultimo august, hvorefter der er 10 dages vedståelsesfrist. Fristen og muligheden for klager begrænses derfor til en perioden på 14 dage fra DTØ risikorapports udarbejdelse. Projektet finder det derfor ikke relevant at indarbejdet risikoen i risikologgen ved næste risikoworkshop. Afklaring af afledte konsekvenser ved evt. projektoptimeringer håndteres af rådgiver i procedu- Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Opfølgning 3. kvt. 2015 Side 9 Punkt nr. 6 - Kvartalsrapport - Kvalitetsfondsbyggerierne Bilag 5 - Side -11 af 11 afklares afledte konsekvenser af projektoptimering i forhold til snitfladerne mellem de enkelte entrepriser. re, der fastlægger i hvilket omfang, foreslåede optimeringer påvirker andre entrepriser i projektet. Samme procedure vil finde anvendelse i tilfælde af at change request kataloget bliver taget i anvendelse. 4. Rapportgrundlag Nærværende afsnit indeholder en oversigt over de materialer BDO Consulting har haft stillet til rådighed for udarbejdelse af den uafhængige risikovurdering for 2. kvartal 2015. Materialet supplerer det materiale, som fremgår af tidligere risikovurdering for 1. kvartal 2015. Risikorapporter og risikolog fra Exonaut Risk pr. 30. juni 2015 Risikoliste NHH Fælles 06082015 v3 Risikorapport og risikoliste porteføljeniveau Risikorapporter – kvartalsrapportering for 1. kvartal 2015 Kvartalsrapport for 2. kvartal 2015 Referat af risikoworkshops i 2. kvartal 2015 Notat til hospitalsbyggestyregruppen vedr. licitationsresultat for Delprojekt A Beregninger vedr. PL-risiko Nyt Hospital Herlev, uafhængig risikovurdering 2. kvartal 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Side 10 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -1 af 22 Udkast Resultatkontrakt 2015-2017 Design Society 2015 1 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -2 af 22 Indholdsfortegnelse _Toc423435219 1. Indledning ...................................................................................................................................... 3 Om resultatkontrakten .............................................................................................................................. 4 Design Societys økonomi 2015-2017 ......................................................................................................... 4 2. Design Societys strategiske målbillede 2015-2017............................................................................ 6 Præsentation af Design Society ................................................................................................................. 6 Formål ........................................................................................................................................................ 6 Overordnede mål for perioden 2015-2017 ............................................................................................... 6 Indsatsområder.......................................................................................................................................... 7 Strategiske målsætninger .......................................................................................................................... 7 3. Årlige resultatmål ......................................................................................................................... 10 4. Måling opgørelsesoversigt ............................................................................................................ 14 5. Måling og evaluering af indsatsen i 2015-2017 ............................................................................... 20 6. Formalia og påtegning................................................................................................................... 22 2 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -3 af 22 1. Indledning Danmark har med sine stærke og internationalt anerkendte kompetencer inden for design og mode et godt udgangspunkt for at få del i den stigende globale efterspørgsel inden for design, mode og livsstil. Design og mode er en del af Danmarks kreative erhverv, der står for 6-7 procent af den samlede private beskæftigelse og omsætning i Danmark.1 Samtidig kan design bidrage til innovation og vækst i det øvrige erhvervsliv ved for eksempel at bidrage til udviklingen af upmarket-produkter og services samt smartere, grønne og ressourcebesparende løsninger. Design Society er en erhvervsdrivende fond, der har til formål at fremme design, mode og relaterede kreative erhverv med henblik på at styrke væksten, markedsføre Danmark og bidrage til løsningen af samfundsmæssige udfordringer. Fonden skal bidrage til at samle og koordinere vækstindsatsen for design og mode, herunder facilitere og understøtte tværgående samarbejder mellem fondens datterselskaber – Dansk Design Center (DDC), INDEX: Design to Improve Life (INDEX) og Danish Fashion Institute (DAFI), hvoraf sidstnævnte har datterselskabet Copenhagen Fashion Week ApS. Datterselskaberne bidrager med hver deres aktiviteter og særlige kompetencer til at realisere fondens formål. Design Society skal i de kommende år udvikle sig til en samlende og slagkraftig aktør, som har den fornødne viden og kritiske masse til at være en kvalificeret innovator, programoperatør og rådgiver i forhold til udvikling og udmøntning af vækstindsatsen for design og mode i hele Danmark. Fonden har et nationalt sigte og skal gennemføre aktiviteter i tæt samarbejde med relevante aktører i hele landet. Fonden skal bidrage til at skabe større kritisk masse og sammenhæng mellem nationale, regionale og lokale indsatser for design og mode. Fonden Design Societys overordnede ledelse varetages af en bestyrelse. Bestyrelsen har til opgave at sikre, at fonden indfrier sit formål inden for rammerne af nærværende aftale. Den daglige ledelse varetages af fondens direktør. Administrationssekretariatet varetager fælles administrative opgaver som blandt andet udarbejdelse af regnskaber, udbetaling af løn, bistand i forbindelse med fundraising fra for eksempel EUprojekter og sekretariatsbetjening af bestyrelsen i Design Society. Nedenstående figur 1 illustrerer den organisatoriske opbygning af Design Society. Figur 1: Design Society 1 De kreative erhverv i Danmark udgør et bredt erhvervsområde og består af i alt 11 brancher: Arkitektur, bøger & presse, design, film & video, indholdsproduktion & computere, kunst & kunsthåndværk, musik, mode & beklædning, møbler & interiør, radio & tv samt reklame. Brancherne er forskelligartede og indeholder både produktionsvirksomheder, videnservicevirksomheder og virksomheder, der fremstiller kunstnerisk indhold. 3 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -4 af 22 Om resultatkontrakten Med denne aftale indgår Erhvervs- og Vækstministeriet og Region Hovedstaden en fælles flerårig resultatkontrakt med fonden Design Society for perioden medio 2015 til og med 2017. Aftalen fastsætter en fælles strategisk ramme for fondens arbejde i perioden. Derudover indeholder aftalen årlige resultatmål, der bidrager til at indfri de flerårige mål for Design Society. Resultatmålene skal genforhandles årligt i dialog mellem aftalens parter. Den danske designtradition giver som nævnt et godt udgangspunkt for at skabe vækst inden for upmarketdesign, modeprodukter og bæredygtige løsninger. Derfor blev der i 2013 lavet en vækstplan for kreative erhverv og design som element i erhvervs- og vækstpolitikken. Visionen bag planen er, at Danmark skal være et kraftcenter for kreative erhverv med fokus på bæredygtige løsninger og nye digitale muligheder. Et af vækstplanens indsatsområder er, at Danmark skal være et internationalt vækstcenter for arkitektur, mode og design. Design Society skal blandt andet bidrage til at gennemføre vækstplanen. Region Hovedstaden har ligeledes i regionens nye regionale Vækst og Udviklingsstrategi (ReVUS) sat fokus på kreativ vækst som en af de vækstdrivere, der skal styrke hovedstadsregionens – Greater Copenhagen – position som Danmarks vækstmotor og som en grøn og innovativ metropol med høj vækst og livskvalitet. Målet med strategien er at fokusere og forenkle erhvervsindsatsen, så hovedstadsregionen i endnu højere grad kan drage fordel af sine erhvervsmæssige styrkepositioner. Fondens arbejde skal i perioden 2015-2017 bidrage til udmøntning af og støtte op om regeringens nationale indsats for design og mode samt målsætningerne i Region Hovedstadens ReVUS. Design Societys økonomi 2015-2017 I aftale om Regionalt Vækstpartnerskab for 2015 afsatte Region Hovedstaden 5 mio. kr. årligt i 2015-2017 til Design Society. Derudover har Erhvervs- og Vækstministeriet afsat 31,3 mio. kr. til Design Society i 2015. Samlet set har Region Hovedstaden og Erhvervs- og Vækstministeriet således afsat 36,3 mio. kr. til Design Society i 2015. Disse midler danner grundlag for Design Societys planlægning samt målene i denne resultatkontrakt. Midlerne til Design Society i 2015 er fordelt med 1,9 mio. kr. til administration og fællesudgifter i moderfonden, 13,9 mio. kr. til DDC, 8,5 mio. kr. til INDEX, 5 mio. kr. til DAFI og 7 mio. kr. i ufordelte midler. De ufordelte midler fordeles af bestyrelsen i Design Society til løbende vækstindsatser inden for design og mode. I 2015 er de statslige midler til Design Society ekstraordinært store, idet Erhvervs- og Vækstministeriet har tilvejebragt engangsfinansiering til at etablere Design Society og til at gennemføre prisuddelingen INDEX: Award i 2015. De statslige bevillinger til Design Society i 2016 og 2017 vil være afhængige af den bevillingsmæssige tilslutning i de pågældende år. Foruden midlerne fra Region Hovedstaden og Erhvervs- og Vækstministeriet forventes Københavns Kommune at bidrage til aktiviteter, der gennemføres af Design Societys datterselskaber. Københavns Kommune har i 2015 afsat 1,5 mio. kr. til DAFI samt 2,1 mio. kr. til udvikling af modeugen og til udvikling af bæredygtighed i modebranchen. Det er udgangspunktet, at Design Societys datterselskaber ikke skal være fuldt finansieret af de offentlige bevillinger fra Design Society. Konstruktionen giver derfor de enkelte institutioner mulighed for at sikre opbakning til deres aktiviteter gennem ekstern finansiering. DDC, INDEX og DAFI har mulighed for at 4 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -5 af 22 fundraise og skaffe private bidrag til aktiviteter og events. Design Society kan ikke disponere over datterselskabernes egen fundraising. 5 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -6 af 22 2. Design Societys strategiske målbillede 2015-2017 Præsentation af Design Society Design Society blev etableret som en erhvervsdrivende fond i august 2015. Fonden samler de tre organisationer Dansk Design Center (DDC), INDEX: Design to Improve Life (INDEX) og Danish Fashion Institute (DAFI), herunder Copenhagen Fashion Week som er et datterselskab under DAFI. Design Society skal koordinere den nationale vækstindsats for design og mode, herunder fremme anvendelsen af design i det brede erhvervsliv og sikre en indsats, der imødekommer lokale behov. Det er endvidere et fokuspunkt for Design Society at brande dansk design og mode internationalt med henblik på at tiltrække turister og studerende, kvalificeret arbejdskraft og investeringer til Danmark. Formål Design Society har til formål at fremme design, mode og relaterede kreative erhverv med henblik på at styrke væksten, markedsføre Danmark og bidrage til løsningen af samfundsmæssige udfordringer. Design Society opererer primært via sine tre datterselskaber – DDC, INDEX og DAFI, hvoraf sidstnævnte har datterselskabet Copenhagen Fashion Week ApS. Fonden har en samlende opgave med at bidrage til at sætte en fælles strategisk og visionær retning for udviklingen af design- og modeerhvervet. Design Societys indsats skal komme hele landet til gavn. Overordnet mål for perioden 2015-2017 Design Society og dets datterselskaber skal ved udgangen af 2017 have positioneret sig som kompetente og anerkendte erhvervsfremmeaktører. Fondens overordnede mål er, at Design Societys aktiviteter i perioden 2015-2017 bidrager til, at værditilvæksten i den private sektor øges med minimum 500 mio. kr. Værditilvæksten realiseres ad 3 spor som værdien af, at virksomheder, der har været direkte involveret i aktiviteter i regi af Design Society eller dets datterselskaber, enten øger omsætningen med mindst 15 procentpoint eller øger beskæftigelsen med mindst 10 procentpoint i forhold til sammenlignelige virksomheder over en 2-årig periode, som værdien af aktiviteter vedrørende markedsføring af Danmark og som værdien af løsningen af samfundsmæssige udfordringer. Målet opgøres ved udgangen af 2017 ud fra både realiserede og forventede effekter af alle fondens aktiviteter. Afsnit 5 i nærværende resultatkontrakt beskriver, hvordan Design Societys flerårige målsætning skal måles og evalueres, mens afsnit 4 indeholder en målopgørelsesoversigt, der skitserer kriterierne for, hvordan de årlige resultatmål i afsnit 3 opfyldes. 6 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -7 af 22 Indsatsområder Design Society arbejder inden for 4 overordnede indsatsområder: 1. Udvikling og innovation inden for design og mode Design Society har til opgave at samle og koordinere den nationale vækstindsats for design og mode. Dette gør fonden blandt andet ved, at datterselskaberne producerer, hjemtager og formidler national og international viden om teknologi, trends, metoder, forretningsmodeller mv., der kan inspirere og omsættes til vækst i virksomheder i hele Danmark, samt ved at igangsætte og understøtte tværgående initiativer, der kan sætte nye muligheder og udfordringer for design- og modevirksomheder på dagsordenen. Sidstnævnte gør datterselskaberne ved at igangsætte programmer, forløb og arrangementer, som inspirerer og omsættes til vækst i virksomheder, samt ved at producere og holde sig ajour med ny viden gennem deltagelse i forsknings- og udviklingsprojekter, konferencer, partnerskaber, netværksarrangementer osv. 2. Brobygning og synergieffekter til det brede erhvervsliv i hele Danmark Design Society arbejder for at bygge bro mellem designbaserede virksomheder og det brede erhvervsliv. Dette gør fonden blandt andet ved at understøtte, at datterselskaberne hjemtager, omsætter og formidler national og international viden om potentialerne ved at inddrage designkompetencer og bæredygtighedstankegangen i udviklingen af nye produkter og services. Som led heri afholder datterselskaberne blandt andet konferencer og events samt faciliterer samspil mellem designbaserede virksomheder og det brede erhvervsliv i hele Danmark. 3. International branding af dansk design og mode Design Society arbejder for at fastholde og udvikle Danmarks stærke internationale brand som en innovativ nation med fokus på design, mode, bæredygtighed og godt håndværk. Mange danske virksomheder nyder godt af dette brand, når de eksporterer produkter og serviceydelser eller starter butikker i udlandet. Derudover er det også med til at tiltrække turister og studerende, kvalificeret arbejdskraft og investeringer til Danmark. Som led heri understøtter Design Society blandt andet, at datterselskaberne bidrager til større internationale fremstødsaktiviteter, hvor danske virksomheder bliver promoveret i udvalgte højvækstlande, afholder internationale events, modtager udenlandske delegationer samt indgår i internationale partnerskaber. 4. Organisatorisk effektivitet, transparens og videndeling Design Society skal være en åben og transparent organisation med en professionel administration, der opnår synlige og målbare effekter. Dette gør Design Society blandt andet ved at sikre klare og ensartede administrative procedurer og forestå koordinering og indsamling af dokumentation for datterselskabernes indsatser og effekterne heraf. Strategiske målsætninger Nedenstående 8 strategiske målsætninger udstikker kursen for Design Society i perioden 2015-2017. Design Society danner ramme om tre datterselskaber, der på hver sin vis bidrager til fondens formål om at fremme design, mode og relaterede kreative erhverv med henblik på at styrke væksten, markedsføre Danmark og bidrage til løsningen af samfundsmæssige udfordringer. Derfor indeholder nedenstående strategiske målsætninger også en strategisk målsætning for de enkelte datterselskaber. 7 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -8 af 22 1. Anerkendt kompetencemiljø med forankring i erhvervslivet i hele Danmark Design Society og datterselskaberne skal være anerkendte kompetencemiljøer – med forankring i erhvervslivet – som har den fornødne viden og kritiske masse til at være kvalificerede innovatører, programoperatører og rådgivere i forhold til vækstindsatsen inden for design, mode og relaterede kreative erhverv. 2. Samlende aktør med forankring i hele Danmark Design Society og datterselskaberne skal arbejde for at skabe national sammenhæng i den virksomhedsrettede indsats for at fremme design og mode, herunder videndele og samarbejde med relevante aktører i hele landet. 3. Realisering af Bryghusprojektet Design Society skal bidrage til realiseringen af Bryghusprojektet som et internationalt anerkendt fyrtårn for byudvikling, arkitektur og design, herunder udvikling af en ny innovations- og væksthub. 4. Vækst i hele Danmark via styrkelse af designbranchen DDC skal bidrage til at udvikle og fremme anvendelsen af design i det brede erhvervsliv med fokus på innovation og vækst samt arbejde for professionalisering og øget produktivitet i de designbaserede erhverv. 5. Vækst via bæredygtige løsninger på samfundsmæssige udfordringer INDEX skal bidrage til en øget vækst i dansk erhvervsliv ved at udbrede viden om og bidrage til indfrielse af de forretningsmæssige potentialer ved udvikling og investering i bæredygtige løsninger på samfundsmæssige udfordringer. 6. Fremme vækst, eksport og bæredygtig omstilling i den samlede modebranche DAFI skal bidrage til at fremme væksten, udviklingen og eksporten af dansk mode og en bæredygtig omstilling af den danske modebranche, herunder en styrkelse af bæredygtighed og samfundsansvar som et vigtigt konkurrenceparameter. 7. Effektivitet og resultatskabelse Design Society skal arbejde for at sikre den til enhver tid mest effektive og bedst mulige resultatskabelse af fondens midler inden for rammerne af de årlige resultatkontrakter. 8. Åbenhed og transparens Design Society skal sikre åbenhed og transparens i moderfonden Design Society og i de underliggende datterselskaber. I nedenstående figur 2 fremgår sammenhængen mellem Design Societys indsatsområder og fondens flerårige strategiske målsætninger. 8 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -9 af 22 Figur 2: Sammenhæng mellem Design Societys indsatsområder og fondens strategiske målsætninger 1. Udvikling og innovation inden for design og mode 2. Brobygning og synergieffekter til det brede erhvervsliv i hele Danmark 3. International branding af dansk design og mode 1. Anerkendt kompetencemiljø med forankring i erhvervslivet i hele Danmark 2. Samlende aktør med forankring i hele Danmark 3. Realisering af Bryghusprojektet 4. Organisatorisk effektivitet, transparens og videndeling 3. Realisering af Bryghusprojektet 4. Vækst i hele Danmark via styrkelse af Designbranchen 5. Vækst via bæredygtige løsninger på samfundsmæssige udfordringer 5. Vækst via bæredygtige løsninger på samfundsmæssige udfordringer 6. Fremme vækst, eksport og bæredygtig omstilling i den samlede modebranche 6. Fremme vækst, eksport og bæredygtig omstilling i den samlede modebranche 7. Effektivitet og resultatskabelse 8. Åbenhed og transparens 9 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -10 af 22 3. Årlige resultatmål Design Society har 8 flerårige strategiske målsætninger, der hver især skal bidrage til at indfri fondens overordnede mål. De årlige resultatmål er delmål, der skal bidrage til at indfri de strategiske målsætninger. De årlige resultatmål skal genforhandles årligt i dialog mellem aftalens parter. Nedenstående resultatmål er udvalgte strategiske aktiviteter/projekter og omfatter derfor ikke alle aktiviteter/projekter i Design Society og datterselskaberne. I opgørelsen af Design Societys overordnede målsætninger skal alle deltagende virksomheder i alle aktiviteter/projekter i Design Society og datterselskaberne indgå – uanset om de er udvalgt som årlige resultatmål eller ej. Da datterselskaberne kun har ét overordnet strategisk mål, er der opstillet flere delmål under datterselskaberne. Mål 1: Anerkendt kompetencemiljø med forankring i erhvervslivet i hele Danmark 1. Ekstern medfinansiering Vægt: 15 procent 1.1 Datterselskaberne under Design Society skal samlet set i 2015 sikre ekstern medfinansiering svarende til minimum 30 procent af tilskuddet fra Design Society. Alle datterselskaber skal bidrage til det fælles mål. Mål 2: Samlende aktør med forankring i hele Danmark 2. Strategi for national forankring Vægt: 5 procent 2.1 Design Society skal senest den 1. december 2015 fremlægge en bestyrelsesgodkendt strategi for, hvordan Design Society og datterselskaber skaber sammenhæng i den virksomhedsrettede indsats i hele landet. Mål 3: Realisering af Bryghusprojektet 3. Afholdelse af faglige arrangementer i Bryghuset Vægt: 5 procent 3.1 I samarbejde med Dansk Arkitektur Center skal DDC afholde mindst 6 virksomhedsrettede arrangementer, hvor der sættes fokus på synergieffekterne i krydsfeltet mellem design, byudvikling og arkitektur. Samlet set skal der minimum deltage 75 virksomhedsrepræsentanter i arrangementerne. Mål 4: Vækst i hele Danmark via styrkelse af designbranchen 4. Brobygning mellem designbranchen og det øvrige erhvervsliv Vægt: 30 procent 4.1 I forbindelse med gennemførsel af fase 1 (pilotprojekt) i Designpartnerskab for styrket vækst, hvor et konsortium med deltagelse fra DDC skaber projektdesign og involverer designvirksomheder og store virksomheder i at udvikle nye løsninger og samarbejdsmåder, skal DDC sikre, at der gennemføres minimum 3 pilotforløb og afholdes minimum 3 arrangementer, hvor deltagervirksomhederne udveksler erfaringer. Deltagervirksomhederne har minimum en tilfredshedsgrad på 85 procent ud af 100 procent, og i løbet af 2015 har DDC minimum 2 10 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -11 af 22 omtaler af projektet eller en af casene i projektet i et landsdækkende dagblad. 4.2 DDC forbereder gennemførelsen af 50-årsjubilæet for Danish Design Award i 2016, der går til en designbaseret virksomhed eller en virksomhed, der har formået at integrere design i sin produktion. Som en del af forberedelsen skal DDC blandt andet undersøge mulighederne for Jylland som venue for prisen i 2016, vælge kategorier og etablere partnerskaber, etablere juryen, markedsføre prisen, udvælge nominerede og udvikle koncept for prisoverrækkelse. 4.3 DDC gennemfører i hele landet en interviewrunde med små (mindre) designdrevne virksomheder, som udvikler designs til b-t-c markedet og har vækstambitioner med det formål at kortlægge vækstrejser og -mål. I forbindelse med interviewene afdækkes interessen for at indgå i et skaleringsforløb. Parallelt gennemføres interviews med succesfulde vækstvirksomheder med fokus på læring og aktører i økosystemet som kan bidrage til vækst i mindre designdrevne virksomheder. Derudover markedsføres initiativet mhp. rekruttering af deltagere. Der iværksættes et egentligt pilotskaleringsforløb i Q4 2015 for 6-8 virksomheder. Mål 5: Vækst via bæredygtige løsninger på samfundsmæssige udfordringer 5. Udvikling af forretningspotentialet i bæredygtige løsninger Vægt: 20 procent 5.1 INDEX afholder i samarbejde med Accelerace og Boston Consulting Group en sommerskole for unge designentreprenører. De udvalgte designentreprenører gennemgår et træningsforløb, hvor de udvikler forretningsplaner og trænes i præsentationer af disse for relevante målgrupper og investorer. Der skal deltage minimum 10 designentreprenører i sommerskolen, og disse skal forberedes til at pitche foran danske og udenlandske investorer på Design to Improve Life Investment Day, hvor der tilsammen skal deltage minimum 50 danske og internationale investorer. 5.2 INDEX skal gennemføre INDEX: Award 2015 med minimum deltagelse af 1.200 gæster fra minimum 30 lande. I forbindelse med INDEX: Award skal der tilsammen genereres minimum 200 artikler i danske og udenlandske medier. I samarbejde med Invest In Denmark skal 5-10 bloggere rejse til Danmark for at dække begivenheden. Af disse skal minimum 50 procent være fra førende internationale medier som eksempelvis New York Times og Treehugger. 11 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -12 af 22 5.3 INDEX skal etablere Danish Impact Investment Circle for at dele viden med danske investorer om potentialet for og metoder til investering i samfundsudfordringer. Der skal gennemføres 2 arrangementer med i alt minimum 50 deltagere fra danske fonde, business angles, VC institutionelle investorer og virksomheder. Deltagerne har minimum en tilfredshedsgrad på 85 procent ud af 100 procent. Ét arrangement skal afholdes i Jylland eller på Fyn, og i 2015 skal ét arrangement afholdes i samarbejde med Region Hovedstaden, Væksthus Hovedstadsregionen og eventuelt andre relevante aktører, der beskæftiger sig med kreative erhverv. INDEX skal dele international viden om det samfundsmæssige og økonomiske potentiale i løsning af samfundsudfordringer. Videndelingen skal foregå via uddannelsesprogrammer, hvori minimum 5.000 personer deltager, og via kommunikation til minimum 400 designere og 500.000 danskere. Mål 6: Fremme vækst, eksport og bæredygtig omstilling i den samlede modebranche 6. Grøn omstilling af modebranchen Vægt: 15 procent 6.1 I 2015 afholder DAFI minimum 6 virksomhedsrettede arrangementer om emner, der kan bidrage til vækst, professionalisering, eksport og effektivisering i modebranchen. Herunder også grøn omstilling som en del af emnefeltet. Arrangementerne er rettet mod modevirksomheder i hele Danmark, hvoraf minimum ét af disse arrangementer skal afholdes i Jylland. Der deltager minimum 100 virksomheder samlet set i 2015. 6.2 DAFI videreudvikler og afholder 2 gange årligt Copenhagen Fashion Week som middel til øget vækst og eksport i mode- og tekstilbranchen samt videreudvikler, forbereder, fundraiser og markedsfører mega-eventen Copenhagen Fashion Summit (CFS) til afholdelse næste gang i maj 2016. Arbejdet med CFS skal fastholde og styrke topmødet som verdens største og vigtigste event inden for bæredygtighed i modebranchen samt bidrage til, at antallet af deltagere stiger med 10 procent, herunder at antallet af internationale deltagere og pressefolk tilsammen stiger med 20 procent. Selve eventen og markedsføringen af den skal medvirke til at positionere dansk mode og København som destination for bæredygtig mode med afsmittende effekt på modeugerne og afsætningsmulighederne. 6.3 DAFI bidrager – i samarbejde med Dansk Mode & Tekstil og Wear/Dansk Erhverv – til udarbejdelse af en national handlingsplan for, hvordan flere virksomheder i mode- og tekstilbranchen tager ansvar for arbejdsforhold og forureningsniveauet i branchen. Antallet af større virksomheder inden for mode- og tekstilbranchen, 12 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -13 af 22 der angiver, at de har en aktiv CSR-politik i deres årsregnskab, skal stige med 10 procent for årsregnskabsperioden fra 2015 til 2017. Mål 7: Effektivitet og resultatskabelse 7. Økonomistyring Vægt: 5 procent 7.1 Design Society og datterselskaberne herunder har ved udgangen af 2015 en målopfyldelse af resultatkontrakten på minimum 85 procent og et positivt driftsresultat. Mål 8: Åbenhed og transparens 8. Ansvarlighed og sparsommelighed Vægt: 5 procent 8.1 Regnskaberne for Design Society og datterselskaberne skal godkendes af en revisor uden anmærkninger, og administrationen skal kunne redegøre for, hvordan de offentlige midler er anvendt, og at der ikke er anvendt offentlige midler til kommercielle aktiviteter. 13 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -14 af 22 4. Måling opgørelsesoversigt Vægt i procent Mål 1: Anerkendt kompetencemiljø med forankring i erhvervslivet i hele Danmark Årlige resultatmål 1.1 Ekstern medfinansiering Datterselskaberne under Design Society skal samlet set i 2015 sikre ekstern medfinansiering svarende til minimum 30 procent af tilskuddet fra Design Society. Alle datterselskaber skal bidrage til det fælles mål. Delvist opfyldt (50 point) Opfyldt (100 point) 15 I 2015 skal datterselskaberne samlet set som minimum have ekstern medfinansiering svarende til 25 procent af det samlede tilskud til datterselskaberne. I 2015 skal datterselskaberne samlet set som minimum have ekstern medfinansiering svarende til 30 procent af det samlede tilskud til datterselskaberne. 5 Inden udgangen af 2015 skal Design Society have sendt den bestyrelsesgodkendte strategi til Erhvervsstyrelsen og Region Hovedstaden. Design Society skal senest den 1. december 2015 have sendt den bestyrelsesgodkendte strategi til Erhvervsstyrelsen og Region Hovedstaden. 5 DAC og DDC har afholdt 5 virksomhedsrettede arrangementer, hvor der sættes fokus synergieffekterne i krydsfeltet mellem design, byudvikling og arkitektur. Samlet set skal der minimum deltage 50 virksomhedsrepræsentanter i arrangementerne. DAC og DDC har afholdt 6 eller flere virksomhedsrettede arrangementer, hvor der sættes fokus synergieffekterne i krydsfeltet mellem design, byudvikling og arkitektur. Samlet set skal der minimum deltage 75 virksomhedsrepræsentanter i arrangementerne. Mål 2: Samlende aktør med forankring i hele Danmark 2.1 Strategi for national forankring Design Society skal senest den 1. december 2015 fremlægge en bestyrelsesgodkendt strategi for, hvordan Design Society og datterselskaberne skaber sammenhæng i den virksomhedsrettede indsats i hele landet. Mål 3: Realisering af Bryghusprojektet 3.1 Afholdelse af faglige arrangementer i Bryghuset I samarbejde med Dansk Arkitektur Center (DAC) skal DDC afholde mindst 6 virksomhedsrettede arrangementer, hvor der sættes fokus synergieffekterne i krydsfeltet mellem design, byudvikling og arkitektur. Samlet set skal der minimum deltage 75 virksomhedsrepræsentanter i arrangementerne. 14 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -15 af 22 Mål 4: Vækst i hele Danmark via styrkelse af designbranchen 4.1 Brobygning mellem designbranchen og det øvrige erhvervsliv I forbindelse med gennemførsel af fase 1 (pilotprojekt) i Designpartnerskab for styrket vækst, hvor et konsortium med deltagelse fra DDC skaber projektdesign og involverer designvirksomheder og store virksomheder i at udvikle nye løsninger og samarbejdsmåder, skal DDC sikre, at der gennemføres minimum 3 pilotforløb og afholdes minimum 3 arrangementer, hvor deltagervirksomhederne udveksler erfaringer. Deltagervirksomhederne har minimum en tilfredshedsgrad på 85 procent ud af 100 procent, og i løbet af 2015 har DDC minimum 2 omtaler af projektet eller en af casene i projektet i et landsdækkende dagblad. 30 I løbet af 2015 har DDC gennemført 2 af de 3 pilotforløb og 2 af de 3 arrangementer. Deltagervirksomhederne har minimum en tilfredshedsgrad på 85 procent ud af 100 procent, og i løbet af 2015 har DDC minimum én omtale af projektet eller en af casene i projektet i et landsdækkende dagblad. 4.2 Forberede 50-årsjubilæum for Danish Design Award DDC forbereder gennemførelsen af 50-årsjubilæet for Danish Design Award i 2016, der går til en designbaseret virksomhed eller en virksomhed, som har formået at integrere design i sin produktion. Som en del af forberedelsen skal DDC blandt andet undersøge mulighederne for Jylland som venue for prisen i 2016, vælge kategorier og etablere partnerskaber, etablere juryen, markedsføre prisen, udvælge nominerede og udvikle koncept for prisoverrækkelse. 4.3 Gennemføre interview og skaleringsforløb DDC gennemfører i hele landet en interviewrunde med små (mindre) designdrevne virksomheder, som udvikler designs til b-t-c markedet og har vækstambitioner med det formål at kortlægge vækstrejser og -mål. I forbindelse med interviewene afdækkes interessen for at indgå i et skaleringsforløb. Parallelt gennemføres interviews med I løbet af 2015 har DDC gennemført minimum 3 pilotforløb og minimum 3 arrangementer. Deltagervirksomhederne har minimum en tilfredshedsgrad på 85 procent ud af 100 procent, og i løbet af 2015 har DDC minimum 2 omtaler af projektet eller en af casene i projektet i et landsdækkende dagblad. DDC har forberedt gennemførelsen af 50-årsjubilæet for Danish Design Award som beskrevet i 4.2. DDC har afholdt minimum én workshop for små (mindre) designdrevne virksomheder, som udviklinger designs til b-t-c markedet, og som har ambitioner om vækst. Workshoppen har til formål at afdække behovet for DDC har afholdt minimum 2 workshops for små (mindre) designdrevne virksomheder, som udviklinger designs til b-t-c markedet, og som har ambitioner om vækst. Workshoppen har til formål at afdække behovet for vækst og 15 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -16 af 22 succesfulde vækstvirksomheder med fokus på læring og aktører i økosystemet som kan bidrage til vækst i mindre designdrevne virksomheder. Derudover markedsføres initiativet mhp. rekruttering af deltagere. Der iværksættes et egentligt pilotskaleringsforløb i Q4 2015 for 6-8 virksomheder. vækst og interessen for at indgå i et skaleringsforløb. Minimum 20 procent af deltagerne har deltaget i et skaleringsforløb. interessen for at indgå i et skaleringsforløb. Minimum ét af arrangementerne er afholdt uden for hovedstadsområdet, og minimum 30 procent af deltagerne har deltaget i et skaleringsforløb. Mål 5: Vækst via bæredygtige løsninger på samfundsmæssige udfordringer 5.1 Afholde sommerskole INDEX afholder i samarbejde med Accelerace og Boston Consulting Group en sommerskole for unge designentreprenører. De udvalgte designentreprenører gennemgår et træningsforløb, hvor de udvikler forretningsplaner og trænes i præsentationer af disse for relevante målgrupper og investorer. Der skal deltage minimum 10 designentreprenører i sommerskolen, og disse skal forberedes til at pitche foran danske og udenlandske investorer på Design to Improve Life Investment Day, hvor der tilsammen skal deltage minimum 50 danske og internationale investorer. 5.2 Gennemføre INDEX: Award 2015 INDEX skal gennemføre INDEX: Award 2015 med minimum deltagelse af 1.200 gæster fra minimum 30 lande. I forbindelse med INDEX: Award skal der tilsammen genereres minimum 200 artikler i danske og udenlandske medier. I samarbejde med Invest In Denmark skal 5-10 bloggere rejse til Danmark for at dække begivenheden. Af disse skal minimum 50 procent være førende fra internationale medier som eksempelvis New York Times og Treehugger. 20 INDEX afholder sommerskolen som beskrevet i 5.1, og minimum 6 designentreprenører deltager og forberedes til at pitche foran investorer til Design to Improve Life Investment Day, hvor der tilsammen deltager minimum 30 danske og udenlandske investorer. De udvalgte designentreprenører gennemgår et træningsforløb som beskrevet i 5.1. INDEX afholder sommerskolen som beskrevet i 5.1, og minimum 10 designentreprenører deltager og forberedes til at pitche foran investorer til Design to Improve Life Investment Day, hvor der tilsammen deltager minimum 50 danske og udenlandske investorer. De udvalgte designentreprenører gennemgår et træningsforløb som beskrevet i 5.1. INDEX afholder INDEX: Award, og der deltager minimum 1.000 gæster fra minimum 20 lande. I forlængelse heraf genereres tilsammen minimum 100 artikler i danske og udenlandske medier. Minimum 5 bloggere rejser til Danmark for at dække begivenheden, og minimum 2 af dem er fra internationale medier. INDEX afholder INDEX: Award, og der deltager minimum 1.200 gæster fra minimum 30 lande. I forlængelse heraf genereres tilsammen minimum 200 artikler i danske og udenlandske medier. Minimum 10 bloggere rejser til Danmark for at dække begivenheden, og minimum 5 af dem er fra førende internationale medier. 16 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -17 af 22 5.3 Etablere Danish Impact Investment Circle og afholde investorarrangementer INDEX skal etablere Danish Impact Investment Circle for at dele viden med danske investorer om potentialet for og metoder til investering i samfundsudfordringer. Der skal gennemføres 2 arrangementer med i alt minimum 50 deltagere fra danske fonde, business angels, VC institutionelle investorer og virksomheder. Deltagerne har minimum en tilfredshedsgrad på 85 procent ud af 100 procent. Ét arrangement skal afholdes i Jylland eller på Fyn, og i 2015 skal ét arrangement afholdes i samarbejde med Region Hovedstaden, Væksthus Hovedstadsregionen og eventuelt andre relevante aktører, der beskæftiger sig med kreative erhverv. INDEX skal dele international viden om det samfundsmæssige og økonomiske potentiale i løsning af samfundsudfordringer. Videndelingen skal foregå via uddannelsesprogrammer, hvori minimum 5.000 personer deltager, og via kommunikation til minimum 400 designere og 500.000 danskere. INDEX etablerer Danish Impact Investment Circle og gennemfører ét arrangement med minimum 25 deltagere fra danske fonde, business angels, VC institutionelle investorer og virksomheder. Deltagerne har en tilfredshedsgrad på minimum 85 procent ud af 100 procent. Arrangementet afholdes i 2015 i samarbejde med Region Hovedstaden og Væksthus Hovedstadsregionen. Minimum 3.000 personer deltager i INDEX’ uddannelsesprogrammer, og kommunikationen om det økonomiske potentiale i løsning af samfundsudfordringer når ud til minimum 300 designere og 350.000 danskere. INDEX etablerer Danish Impact Investment Circle og gennemfører 2 arrangementer med i alt minimum 50 deltagere fra danske fonde, business angels, VC institutionelle investorer og virksomheder. Deltagerne har en tilfredshedsgrad på minimum 85 procent ud af 100 procent. Ét arrangement afholdes i Jylland eller på Fyn, og i 2015 afholdes ét arrangement i samarbejde med Region Hovedstaden og Væksthus Hovedstadsregionen. Minimum 5.000 personer deltager i INDEX’ uddannelsesprogrammer, og kommunikationen om det økonomiske potentiale i løsning af samfundsudfordringer når ud til minimum 400 designere og 500.000 danskere. Mål 6: Fremme vækst, eksport og bæredygtig omstilling i den samlede modebranche 6.1 Grøn omstilling af modebranchen I 2015 afholder DAFI minimum 6 virksomhedsrettede arrangementer om emner, der kan bidrage til vækst, professionalisering, eksport og effektivisering i modebranchen. Herunder også grøn omstilling som en del af emnefeltet. Arrangementerne er rettet mod modevirksomheder i hele Danmark, hvoraf minimum ét af disse arrangementer skal afholdes i Jylland. Der deltager minimum 100 virksomheder samlet set i 2015. 15 DAFI har afholdt minimum 4 virksomhedsrettede arrangementer om emner, der kan bidrage til vækst, professionalisering, eksport, effektivisering og grøn omstilling af modevirksomheder i hele Danmark, hvoraf minimum ét af arrangementerne skal være afholdt uden for hovedstadsområdet. DAFI har afholdt minimum 6 virksomhedsrettede arrangementer om emner, der kan bidrage til vækst, professionalisering, eksport, effektivisering og grøn omstilling af modevirksomheder i hele Danmark, hvoraf minimum ét af arrangementerne skal være afholdt i Jylland. Samlet set har der minimum deltaget 100 virksomheder. 17 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -18 af 22 Samlet set har der minimum deltaget 50 virksomheder. 6.2 Markedsføring af Danmark DAFI videreudvikler og afholder 2 gange årligt Copenhagen Fashion Week som middel til øget vækst og eksport i modeog tekstilbranchen samt videreudvikler, forbereder, fundraiser og markedsfører mega-eventen Copenhagen Fashion Summit (CFS) til afholdelse næste gang i maj 2016. Arbejdet med CFS skal fastholde og styrke topmødet som verdens største og vigtigste event inden for bæredygtighed i modebranchen samt bidrage til, at antallet af deltagere stiger med 10 procent, herunder at antallet af internationale deltagere og pressefolk tilsammen stiger med 20 procent. Selve eventen og markedsføringen af den skal medvirke til at positionere dansk mode og København som destination for bæredygtig mode med afsmittende effekt på modeugerne og afsætningsmulighederne. Flerårigt mål. Flerårigt mål. 6.3 Løsning af samfundsudfordringer DAFI bidrager – i samarbejde med Dansk Mode & Tekstil og Wear/Dansk Erhverv – til udarbejdelse af en national handlingsplan for, hvordan flere virksomheder i mode- og tekstilbranchen tager ansvar for arbejdsforhold og forureningsniveauet i branchen. Antallet af større virksomheder inden for mode- og tekstilbranchen, der angiver, at de har en aktiv CSR-politik i deres årsregnskab, er steget med 10 procent fra årsregnskabsperioden fra 2015 til 2017. Flerårigt mål. DAFI har bidraget til udarbejdelse af en national handlingsplan for, hvordan flere virksomheder i mode- og tekstilbranchen tager ansvar for arbejdsforhold og forureningsniveauet i branchen. Flerårigt mål. DAFI har bidraget til udarbejdelse af en national handlingsplan for, hvordan flere virksomheder i mode- og tekstilbranchen tager ansvar for arbejdsforhold og forureningsniveauet i branchen. Antallet af større virksomheder inden for mode- og tekstilbranchen, der angiver, at de har en aktiv CSRpolitik i deres årsregnskab, er steget med 10 procent fra årsregnskabsperioden fra 2015 til 2017. 18 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -19 af 22 Mål 7: Effektivitet og resultatskabelse 7.1 Økonomistyring Design Society og datterselskaberne herunder har ved udgangen af 2015 en målopfyldelse af resultatkontrakten på minimum 85 procent og et positivt driftsresultat. 5 Administrationen i Design Society skal kvartalsvist modtage faglig og økonomisk afrapportering fra datterselskaberne. Rapporterne indeholder afrapportering på faglig målopfyldelse (resultatmål) samt budgetopfølgning. Design Society og datterselskaberne herunder har ved udgangen af 2015 en målopfyldelse af resultatkontrakten på minimum 85 procent og et positivt driftsresultat. 5 Regnskaberne for Design Society og datterselskaberne skal godkendes af en revisor uden anmærkninger, og administrationen skal kunne redegøre for, hvordan de offentlige midler er anvendt, og at der ikke er anvendt offentlige midler til kommercielle aktiviteter. Regnskaberne for Design Society og datterselskaberne skal godkendes af en revisor uden anmærkninger, og administrationen skal kunne redegøre for, hvordan de offentlige midler er anvendt, og at der ikke er anvendt offentlige midler til kommercielle aktiviteter. Mål 8: Åbenhed og transparens 8.1 Ansvarlighed og sparsommelighed Regnskaberne for Design Society og datterselskaberne skal godkendes af en revisor uden anmærkninger, og administrationen skal kunne redegøre for, hvordan de offentlige midler er anvendt, og at der ikke er anvendt offentlige midler til kommercielle aktiviteter. Dækningsgrad 100 19 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -20 af 22 5. Måling og evaluering af indsatsen i 2015-2017 Design Society og dets datterselskaber skal ved udgangen af 2017 have positioneret sig som kompetente og anerkendte erhvervsfremmeaktører, der bidrager til den private værdiskabelse i det danske samfund. Der sigtes mod, at Design Society gennem sine aktiviteter i perioden 2015-2017 bidrager til at øge den private værditilvækst med minimum 500 mio. kr. Værditilvæksten realiseres ad 3 spor som værdien af, at virksomheder, der har været direkte involveret i aktiviteter i regi af Design Society eller dets datterselskaber, enten øger omsætningen med mindst 15 procentpoint eller øger beskæftigelsen med mindst 10 procentpoint i forhold til sammenlignelige virksomheder over en 2-årig periode, som værdien af aktiviteter vedrørende markedsføring af Danmark og som værdien af løsningen af samfundsmæssige udfordringer. Vækstmålet for Design Society tænkes målt således: Kompetente og anerkendte erhvervsfremmeaktører Målet vurderes som at være opfyldt, når Design Society og dets datterselskaber har indfriet nedenstående erhvervsøkonomiske mål om privat samfundsmæssig værdiskabelse. Privat værditilvækst med minimum 500 mio. kr. Det overordnede vækstmål skal forstås således, at aktiviteterne i Design Society og dets datterselskaber skal føre til, at den private værdiskabelse i samfundet øges med minimum 500 mio. kr. Målet tager udgangspunkt i fonden og datterselskabernes aktiviteter i perioden 2015-2017 og opgøres ved udgangen af 2017 ud fra både realiserede og forventede effekter af alle fondens aktiviteter. Effekterne opgøres på baggrund af værditilvæksten i de konkrete virksomheder, der i perioden 2015-2017 har været direkte involveret i offentligt finansierede aktiviteter i regi af Design Society eller dets datterselskaber, samt den indirekte effekt, der måtte forekomme heraf til de relaterede erhverv, og øvrige effekter af aktiviteter vedrørende markedsføring af Danmark og løsning af samfundsudfordringer. Værditilvæksten i de konkrete virksomheder opgøres ved driftsindtægter fratrukket omkostninger til forbrug af varer og tjenester. Oplysningerne hentes fra virksomhedernes indberetninger til offentlige myndigheder, herunder Danmarks Statistik. De endelige metoder til at måle effekterne af Design Societys virke udvikles i efteråret 2015 i samarbejde mellem Erhvervs- og Vækstministeriet, Region Hovedstaden og Design Society. Udviklingen af metoderne vil blandt andet bygge på det arbejde, der er igangsat med henblik på at måle de erhvervsøkonomiske konsekvenser af regulering, og på samarbejdet med regionerne om totalmåling af strukturfondsindsatsen. Målemetoderne skal godkendes af både Erhvervs- og Vækstministeriet, Region Hovedstaden og bestyrelsen i Design Society inden udgangen af 2015. Det er som element i det overordnede vækstmål ambitionen, at alle virksomheder, der har været direkte involveret i offentligt finansierede aktiviteter i Design Society eller dets datterselskaber, som minimum enten skal have øget omsætningen med mindst 15 procentpoint eller øget beskæftigelsen med mindst 10 procentpoint i forhold til sammenlignelige virksomheder over en 2-årig periode (målt fra virksomhedernes første kontakt med Design Society). 20 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -21 af 22 Der etableres en kontrolgruppe af sammenlignelige virksomheder vægtes efter region, størrelse, branche og alder. Der indgår udelukkende virksomheder, der ifølge Danmarks Statistik enten har minimum ½ årsværk eller omsætning svarende til minimum ½ årsværk og har under 250 årsværk. Kun virksomheder, der er i drift i hele perioden, indgår i opgørelsen. Metoderne til at måle den direkte effekt er blandt andet kendt fra evalueringen af Væksthusene og en lang række strukturfondsprogrammer. Region Hovedstaden har en overordnet strategisk målsætning for den kreative vækst i regionen om, at eksporten i de kreative erhverv i hovedstadsregionen skal være steget med 25 pct. inden 2025. Dette vil Region Hovedstaden løbende følge op på. Vækstforum Hovedstaden har udviklet et Vækstbarometer, der består af kvalitative målinger blandt 800 af regionens virksomheder om deres forventninger til deres fremtidige vækst. 116 af disse virksomheder udgøres af firmaer med branchekoder inden for de kreative erhverv. ’Design’ har ikke sin egen branchekode, men indgår i flere af brancherne under kreative erhverv. Design Society skal aktivt benytte barometermålingerne i deres strategiske arbejde og kan komme med input til Vækstbarometerets spørgeguide med henblik på at skærpe måleresultaterne fra designrelaterede virksomheder. Design Society er ansvarlig for indsamlingen af data (primært CVR-oplysninger) til brug for målingen. 21 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 1 - Side -22 af 22 6. Formalia og påtegning 1. Resultatkontrakten indgås mellem Region Hovedstaden og Erhvervs- og Vækstministeriet og Design Society. Aftalen træder i kraft den 1. september 2015 og gælder til og med 2017. 2. Resultatkontrakten kan genforhandles i løbet af perioden, hvis eksterne faktorer, som Design Society ikke kunne eller ikke burde have forudset, gør, at et eller flere resultatmål ikke kan nås. Fejlbudgettering, leverandørsvigt, leverancer fra tredjeparter kan i udgangspunktet ikke i sig selv føre til genforhandling. 3. Resultatkontrakten er ikke retsligt bindende og fjerner ikke beføjelser og ansvar. Design Society har stadig det sædvanlige ansvar efter gældende lovgivning og hjemmelskrav, hvor budget- og bevillingsregler, overenskomster mv. følges, medmindre der på sædvanlig måde er skaffet hjemmel til fravigelse. 4. Design Society har ansvaret for overholdelse af og afrapportering på rammeaftalen samt eventuel genforhandling. 5. Status på resultatkontrakten rapporteres en gang årligt til Erhvervsstyrelsen på vegne af tilskudsgiverne og skal anvise, hvilke eventuelle korrigerende handlinger Design Society vil iværksætte i forhold til at opfylde rammeaftalen. 6. Endvidere henvises til de tilsagnsvilkår der aftales mellem Design Society og Erhvervsstyrelsen på vegne af Region Hovedstaden og Erhvervs- og Vækstministeriet, der angiver de nærmere betingelser for udbetaling af tilskuddet og dettes anvendelse, samt angiver de krav, der stilles til regnskabsaflæggelse og revision. 7. De årlige resultatmål for Design Society genforhandles hvert år. De årlige resultatmål for henholdsvis 2016 og 2017 skal være afklaret senest ved udgangen af 2015 og 2016. De årlige resultatmål afklares i samarbejde med Design Society, Erhvervs- og Vækstministeriet/Erhvervsstyrelsen og Region Hovedstaden. 8. Design Societys bestyrelse vurderer løbende mulighederne for og potentialet i at udvide ejerkredsen bag Design Society samt fondens selskabs- og opgaveportefølje. København den 2015 _______________________________ Departementschef Michael Dithmer Hillerød den København den 2015 _______________________________ Bestyrelsesformand XXXXXX 2015 _______________________________ XXXXXX Claus Bjørn Billehøj 22 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 2 - Side -1 af 6 UDKAST VEDTÆGT for Design Society (fond) §1 Fondens navn og hjemsted Stk. 1. Fondens navn er Design Society (fond). Stk. 2. Fonden er stiftet af Erhvervs- og Vækstministeriet, Dansk Design Center (fond), INDEX AWARD A/S og den erhvervsdrivende fond Danish Fashion Institute. Stk. 3. Fondens hjemsted er Københavns Kommune. §2 Formål Stk. 1. Fonden er en almennyttig organisation til fremme af design, mode og relaterede kreative erhverv med henblik på at styrke væksten, markedsføre Danmark og bidrage til løsningen af samfundsmæssige udfordringer. Stk. 2. Fonden kan drive virksomhed gennem dattervirksomheder, hvis aktiviteter ligger inden for fondens formål. §3 Fondens kapitalforhold Stk. 1. Grundkapital udgør 300.000 kr. og er indbetalt kontant. Stk. 2. Bestyrelsen skal tilstræbe, at fonden har en egenkapital svarende til 20 pct. af den årlige omsætning. Stk. 2. Hovedbidragsyderne ved fondens etablering er Erhvervs- og Vækstministeriet og Region Hovedstaden. Stk. 3. Bestyrelsen skal sikre, at grundkapitalen og øvrig kapital anbringes med rimelig hensyntagen til værdiernes sikkerhed og forvaltes forsvarligt. Stk. 4. Fonden overtager ikke andre værdier i forbindelse med stiftelsen. §4 Forhold til stifterne Stk. 1. Der er ikke tillagt stifterne særlige rettigheder eller fordele i forbindelse med stiftelsen. Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 2 - Side -2 af 6 Stk. 2. Fondens midler kan ikke på noget tidspunkt gå tilbage til stifterne. §5 Bestyrelsen Stk. 1. Bestyrelsen er den øverste myndighed i fonden. Stk. 2. Bestyrelsen består af en formand og et antal medlemmer, der er udpeget i henhold til vedtægten. Stk. 3. Erhvervs- og vækstministeren og Region Hovedstaden udpeger hver et medlem for en periode på tre år. Genudpegning kan finde sted. Valgperioden udløber umiddelbart efter årsmødet. Stk. 4. Formændene for fondens datterselskaber er fødte medlemmer af fondens bestyrelse. Stk. 5. Fondens første bestyrelse består af en repræsentant for hver af de to hovedbidragsydere samt bestyrelsesformanden for henholdsvis Dansk Design Center (fond), INDEX: AWARD A/S og Den erhvervsdrivende fond Danish Fashion Institute. Stk. 6. Erhvervs- og vækstministeren udpeger formanden for bestyrelsen, udover det menige medlem. Stk. 7. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen. Hvis et bestyrelsesmedlem udtræder i funktionsperioden, udpeger den, der har udpeget den pågældende, et nyt bestyrelsesmedlem for den resterende del af funktionsperioden. Stk. 8. Betaling for varetagelse af hvervet som medlem af bestyrelsen i form af vederlag fastsættes af Erhvervs- og Vækstministeriet efter Finansministeriets regler om vederlag. §6 Forretningsorden Stk. 1. Bestyrelsen fastsætter ud over vedtægtsbestemte forhold selv sin forretningsorden. Stk. 2. Bestyrelsen kan endvidere udarbejde en instruks for direktøren, der bl.a. fastlægger direktørens opgaver og den indbyrdes opgavefordeling i forhold til andre medarbejdere samt retningslinjer for rapportering og forelæggelse af beslutninger for bestyrelsen. §7 Bestyrelsesmøder Stk. 1. Formanden indkalder til bestyrelsesmøder. Bestyrelsen afholder møde efter behov, dog mindst tre møder om året. Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 2 - Side -3 af 6 Stk. 2. Der indkaldes med mindst syv dages varsel, medmindre særlige forhold efter formandens skøn gør det nødvendigt at afholde møde med kortere varsel. Stk. 3. Ethvert bestyrelsesmedlem, direktøren for fonden eller revisor kan kræve, at bestyrelsen indkaldes. Stk. 4. Mødeindkaldelse skal indeholde dagsorden, der indeholder en angivelse af, hvilke emner der skal behandles på bestyrelsesmødet. Stk. 5. Afgørelse vedrørende emner, der ikke er sat på dagsordenen, kan ikke træffes, medmindre samtlige bestyrelsesmedlemmer accepterer, at emmet behandles. Beslutning om et forslag kan i givet fald kun træffes, såfremt der kan opnås mindst fire stemmer for forslaget. Stk. 6. Bestyrelsesmøde indkaldes efter formandens bestemmelse eller senest 14 dage efter, at et bestyrelsesmedlem, direktøren eller institutionens revisor har fremsat ønske herom. Stk. 7. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen træffer beslutninger med simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Stk. 8. Bestyrelsen fører en protokol over sine handlinger. Protokollen underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Et medlem, som ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sine synspunkter indført i protokollen. Stk. 9. Direktøren i Design Society og direktørerne for Design Societys datterselskaber har ret til at deltage i bestyrelsesmøderne, medmindre bestyrelsen i den enkelte sag træffer anden beslutning. Direktørerne har dog ikke stemmeret på bestyrelsens møder. §8 Direktør Stk. 1. Fondens daglige ledelse skal bestå af en direktør og et administrationssekretariat. Stk. 2. Fondens bestyrelse ansætter og afskediger direktøren for fonden, der samtidig er direktør for et af datterselskaberne. Beslutninger om ansættelse træffes enstemmigt. Stk. 3. Direktøren varetager den daglige ledelse og har det operationelle ansvar for driften og for gennemførelsen af fondens aktiviteter samt for udarbejdelse af budget og årsregnskab til bestyrelsens godkendelse. Fondens strategi og budgettet udarbejdes i samarbejde med direktørerne for datterselskaberne forud for bestyrelsens godkendelse. Stk. 4. Direktøren for fonden ansætter og afskediger fondens øvrige medarbejdere. Ansættelse og afskedigelse af ledende medarbejdere kræver bestyrelsens godkendelse. Stk. 5. Fonden skal følge statens regler i løn- og ansættelsesvilkår, og kan efter Finansministeriets nærmere bestemmelse indgå kollektive overenskomster og i øvrigt fastsætte løn og andre ansættelsesvilkår for ansatte i fonden. Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 2 - Side -4 af 6 Stk. 6. Direktøren skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen fastsætter. §9 Årsmøde Stk. 1. Fonden afholder et særligt bestyrelsesmøde (årsmøde) hvert år inden 1. juni, hvor bestyrelsen godkender fondens årsrapport. Stk. 2. Mødet finder sted i fondens hjemstedskommune eller andet sted i Danmark efter bestyrelsens bestemmelse. Stk. 3. Inden udgangen af hvert års november måned udarbejder direktøren i samarbejde med direktørerne for datterselskaberne et budget for det kommende år, som forelægges bestyrelsen til godkendelse. Budgettet skal, når det er godkendt af bestyrelsen på årsmødet, indsendes til Erhvervsstyrelsen. § 10 Anbringelse af fondens aktiviteter Stk. 1. Det er bestyrelsens ansvar, at fondens aktiver til enhver tid er anbragt på forsvarlig og betryggende vis under hensyntagen til såvel sikkerhed som til muligheden for at kunne opnå et tilfredsstillende afkast. § 11 Anvendelse af overskud Stk. 1. Fondens eventuelle årlige overskud opgjort i henhold til årsregnskabsloven med tillæg af frie reserver og efter fradrag af henlæggelser i henhold til årsregnskabsloven og efter rimelig konsolidering af fonden skal anvendes til fremme af fondens formål. Stk. 2. Den del af overskuddet, der ikke benyttes til fremme af fondens formål, kan efter bestyrelsens beslutning henlægges til grundkapitalen eller overføres til det efterfølgende regnskabsår. § 12 Hæftelse Stk. 1 . Fonden hæfter ikke for eventuelt underskud i datterselskaber. § 13 Fondens regnskabsår Stk. 1. Fondens regnskabsår er kalenderåret. Stk. 2. Fondens første regnskabsår løber fra stiftelse til udgangen af regnskabsåret. Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 2 - Side -5 af 6 § 14 Årsrapport Stk. 1. Fondens årsrapport skal aflægges i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelser herom. Stk. 2. Årsrapporten skal give et retvisende billede af fonden, herunder fondens aktiver og passiver, den finansielle stilling samt resultatet. Stk. 3. Årsrapporten udarbejdes og underskrives af fondens ledelse. § 15 Revision Stk. 1. Revisionen foretages af en af bestyrelsen udpeget statsautoriseret eller registreret revisor. Revisoren fungerer, indtil bestyrelsen vælger en ny i stedet. Stk. 2. Fonden er, for så vidt angår den statslige finansiering, underlagt Rigsrevisionens kontrol, jf. rigsrevisorlovens § 4. § 16 Tegningsregler Stk. 1. Fonden tegnes af formanden og et menigt medlem af bestyrelsen, af tre medlemmer af bestyrelsen i forening eller af den samlede bestyrelse. § 17 Vedtægtsændringer Stk. 1. Ændring af fondens vedtægt (bortset fra kapitalforhøjelse) kræver, at mindst 3/4 af samtlige bestyrelsesmedlemmer stemmer for, samt tilladelse fra Erhvervsstyrelsen og eventuelt samtykke fra Civilstyrelsen. § 18 Opløsning og sammenlægning Stk. 1. Beslutning om opløsning af fonden kræver, at mindst 3/4 af samtlige medlemmer af bestyrelsen stemmer for. En opløsning af fonden forudsætter tillige erhvervs- og vækstministerens godkendelse og samtykke fra fondsmyndigheden og Civilstyrelsen. Stk. 2. I tilfælde af fondens opløsning anvendes formuen – efter at alle forpligtelser er opfyldt – i overensstemmelse med fondens formål efter bestyrelsens nærmere bestemmelse. Stk. 3. Såfremt fonden ophører ved fusion med en anden erhvervsdrivende fond med beslægtede formål, overgår dets formue til denne institution. Stk. 4. I tilfælde af at beslutning om opløsning er truffet i overensstemmelse med vedtægten udpeger bestyrelsen en eller flere likvidatorer. Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015 Punkt nr. 11 - Indgåelse af resultatkontrakt for Danish Design Society Bilag 2 - Side -6 af 6 Stk. 5. Anvendelsen af likvidationsprovenuet skal godkendes af fondsmyndigheden. Som vedtaget den 19. august 2015 Møde i Forretningsudvalget d. 10-09-2015
© Copyright 2024