1. No category

Om os
Indsatser
Organisation
Økonomi
Personale
Tryk på en knap!
Tryk F5
Administration og Ejendomme
VIRKSOMHEDSPLAN 2015
Om os
Vi løser tværgående opgaver indenfor:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
HR
Økonomi og inkasso
Indkøb
Digitalisering og GIS
Bygherrerådgivning
Bygningsvedligehold
Bygningsdrift og -service
Forpagtning
Udlejning
Vi er placeret på Grøndalsvej 2, Bautavej 1, Rådhuset,
Eskelund, samt i en række andre kommunale
administrationsbygninger.
Vores mission er at levere professionelle ydelser på disse
områder, og sikre videndeling og samarbejde.
Herudover ”tegner” vi Teknik og Miljø på disse områder i
forhold til resten af Aarhus Kommune.
Se mere om de faste opgaver (eksternt link):
Faste opgaver
Hjem igen
Indsatsområderne
Indsatsområderne er opstillet under disse kategorier:
Samarbejde
Projekter
Nye opgaver
Optimering
Kompetencer
Trivsel
Systemer
Desuden er relationen til Teknik og Miljøs fælles
virksomhedsplan beskrevet pr. kategori.
Der er anført ansvarlige ledere pr. indsats. Hvis der er flere
ansvarlig, er den førstnævnte leder hovedansvarlig.
AB: Annie Brøndum
BB: Birgitte Brun
FVP: Frands Vidstein Petersen
HK: Hanne Kristensen
HN: Henrik Nevado
HPL: Hans Peder Larsen
HT: Hanne Thalund
KN: Katharina Nyborg
MJ: Michael Johansson
PBV: Peter Bachmann Vestergaard
SDH: Søren Dall-Hansen
Hjem igen
Samarbejdet med omverdenen
Evaluering af bygningsområdet
Det indgik i byrådsbeslutningen om samling af opgaver på
bygningsområdet, at der gennemføres en evaluering i 2015.
Evalueringen gennemføres via bygningskoordineringsgruppen, og udføres af ekstern konsulent. Mål:
Evalueringen afleveres til politisk behandling i 1. halvår 2015.
Påviste uhensigtsmæssigheder søges rettet. Ansvar: HPL
6-by samarbejde
Der skal udvikles en platform for erfarings-/videndeling for
ejendomsområdet i bred forstand, ligesom samarbejdet med
de øvrige byer skal plejes. Mål: Der holdes jævnlige møder i
6-by kredsen. Ansvar: KN
Informationsmøder for interesserede potentielle
leverandører
Indkøb afholder informationsmøder for virksomheder, som
kunne tænke sig at blive leverandør til kommunen, men som
finder det svært at få styr på, hvordan man skal agere i den
forbindelse. Aktiviteten gennemføres sammen med
Borgmesterens Afdeling. Mål: Der afholdes 1-2 møder i
2015. Ansvar: FVP.
Øvrige indsatser med ”samarbejdsvinkel”
• Rådgiverposition for andre afdelinger ved salg og
administration af disses bygninger
• Optimering af lokaleressourcer efter byggerierne i
Gellerup og Viby Syd, inkl. de respektive medborgerhuse
• Samlet guide til nye ledere og medarbejdere (rammer og
værktøjer)
• Opfølgning på økonomistyringsstrategien
• Projekter på bygningsområdet
• Administrative opgaver for centrene
Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan
Et styrket samarbejde med omverdenen er et indsatsområde
i den fælles virksomhedsplan. De nævnte indsatser knytter
an hertil. Fokus er i høj grad rettet mod samarbejdet med de
øvrige dele af Aarhus Kommune.
Indsatser
Hjem igen
Nye opgaver
Administrative opgaver for øvrige centre
Der gennemføres en runde med de øvrige centre, med
henblik på at vurdere mulighederne for at overtage konkrete
administrative opgaver. Opgaver i forbindelse med det
biomassefyrende kraftvarmeværk vurderes i samme
omgang. Mål: Runden er gennemført i 2015, og opgaverne
overført inden 2016. Ansvar: MJ, HT, SDH
Rådgiverposition for andre afdelinger ved salg og
administration af disses bygninger
Der gennemføres en runde med de øvrige
magistratsafdelinger, med henblik på at træffe aftaler om
rådgivning. Mål: Runden er gennemført i 2015. Ansvar: KN +
HPL
Øvrige indsatser med ”opgavevinkel”
• IT-springet, projekter
• Lønkontroller
Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan
Det indgår i den fælles virksomhedsplan, at der
ultimo 2015 påbegyndes en drøftelse af de fremtidige
muligheder for udvikling af Teknik og Miljø (herunder
kulturen), set i lyset af den senere sammenflytning.
Drøftelsen af den administrative snitflade i forhold til
de øvrige centre kan ses som et bidrag i den
forbindelse.
Indsatser
Hjem igen
Kompetencer
Kompetenceudvikling for ledere
Der gennemføres et kompetenceudviklingsforløb for ledere,
med fokus på kommunikation, forandrings-ledelse, brug af
lederteam m.v. Forløbet fastlægges med afsæt i den
generelle lederevaluering og trivselsmåling, der gennemføres
i 1. halvår 2015. Mål: Forløbet er gennemført i 2. halvår
2015. Ansvar: HT, KN
Kompetenceudvikling for medarbejdere
Der gennemføres et kompetenceudviklingsforløb for
medarbejdere, med fokus på kommunikation,
brugerinvolvering, projektledelse, projektdeltagelse m.v.
Forløbet fastlægges med afsæt i den generelle lederevaluering og trivselsmåling, der gennemføres i 1. halvår
2015. Mål: Forløbet er gennemført i 2. halvår 2015.
Herudover tilbydes fortsat egentlige projekt-lederkurser.
Ansvar: HT, KN
Samlet guide til nye ledere og medarbejdere
Der udarbejdes en guide til nye kolleger, med introduktion til
de rammer, der gælder, og de systemmæssige værktøjer, der
stilles til rådighed. Mål: Guiden foreligger i en første version
pr. 1. april 2015, og vedligeholdes herefter. Ansvar: AB
Øvrige indsatser med ”kompetencevinkel”
• Mere digitalisering af administrative opgaver vedrørende
bygninger og jorde
• Forbedret intern kommunikation i Ejendomme via
netværk
• Evaluere facility management - system
• Økonomistyringsstrategi
Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan
Den generelle lederevaluering og trivselsmåling
indgår i den fælles virksomhedsplan. HR-teamet har
en væsentlig opgave med at sikre gennem-førslen af
disse aktiviteter.
Det indgår desuden i den fælles virksomheds-plan, at
der skal ske en opkvalificering i forhold til bl.a.
projektledelse, projektdeltagelse og kommunikation.
Det er oplagt at se disse ting i sammenhæng.
Indsatser
Hjem igen
Systemer
IT-springet - systemforvaltning
Det indgår i IT-springet, at der sker en samling af IT-ansvaret
for fagsystemer og selvbetjeningsløsninger i Teknik og Miljø.
Arbejdet er påbegyndt i 2014, og fortsætter i 2015,
startende med CBA og dernæst med CBM, CAE og CME.
Ansvar: SDH
Evaluere facility management – system
Aarhus Kommune har anvendt Caretaker i en årrække. Der er
behov for at evaluere (og optimere) brugen af systemet, bl.a.
for at sikre at systemets muligheder anvendes optimalt, og
at data er korrekte og tidstro. Mål: Evalueringen er
gennemført 1. halvår 2015. Ansvar: KN, PBV, BB, SDH
Øvrige indsatser med ”systemvinkel”
• IT-springet, projekter
Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan
IT-springet er et prioriteret indsatsområde i den
fælles virksomhedsplan.
Indsatser
Hjem igen
Projekter
De store projekter – Aa+ og Gellerup
Energirenoveringsprojektet Aa+ kører frem til 2018. Mål: Det
skal sikres, at der primo 2015 sker en tilpasning af projektets
rammer og vilkår, således at Aarhus-målet om CO2reduktioner fastholdes. Det sker via en byrådsindstilling.
Ansvar: MJ.
Med hensyn til byggeriet i Gellerup er det fortsat planen at
sikre en indflytning medio 2017. For at styrke området,
tilknyttes der en ekstra projektmedarbejder i tre år. Ansvar:
KN.
Andre projekter
IT-springet fortsætter i 2015, fortsat med fokus på
selvbetjening, mobilitet m.v. Digital bygningsforvaltning
indgår i IT-springet. Mål: Der skal større fokus på eftervisning
af effektiviseringsgevinster via de enkelte projekter. Ansvar:
SDH
Der skal gennemføres rottesikring af en række kommunale
bygninger, med en forventet omkostning på 10 mio. kr. eller
mere. Pengene går fra den almindelige bygningsvedligeholdelse. Dette har afsæt i budgetforliget for 2015-2018.
Mål: Opgaven er afsluttet i 2015. Der er herunder sikret en
løbende information i forhold til de berørte bygninger.
Ansvar: PBV, BB.
Bygningskoordineringsgruppen har udarbejdet en pcbhandlingsplan. Mål: Det skal sikres, at denne godkendes i
Økonomistyregruppen. Ansvar: HPL, MJ
Bygningsrapport 2014 skal færdiggøres og afleveres til
politisk behandling. Mål: Rapporten er afleveret senest 1.
marts. Ansvar: HPL, MJ
Kulturmiljørådet skal orienteres om nedrivning af fire
bevaringsværdige landejendomme, samt om de tiltag, der
gøres for at undgå at få flere tilsvarende sager. Desuden skal
de konkrete nedrivninger foretages. Mål: Orienteringen er
sket i januar 2015. Nedrivningerne er gennemført inden
udgangen af 2015. Ansvar: MJ, HPL
Ombygning af Skanderborgvej 90 til 12 skæve boliger
gennemføres i samarbejde med Sociale Forhold og
Beskæftigelse. Lejlighederne kan tilbydes hjemløse og andre
udsatte borgere. Ansvar: HPL
Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan
Aa+ knytter an til indsatsområdet bæredygtig vækst gennem
bl.a. CO2-reduktioner.
Ombygningen af Skanderborgvej 90 skal ses i sammenhæng
med indsatsområdet boligudbygning til en by, der hænger
sammen socialt.
Indsatser
Hjem igen
Optimering
Opfølgning på økonomistyringsstrategien
Strategien er revideret i 2014, som følge af
organisationsændringen i Teknik og Miljø. Mål: Det skal
sikres, at de foreslåede udviklingsplaner implementeres af
centrene. Det gælder også den foreslåede udviklingsplan for
Administration og Ejendomme.
Implementering af beslutninger fra ”Analyse af
Ejendommes udførende områder”
Analyserne er påbegyndt i 2014, og afsluttes primo 2015.
Mål: Der skal konkluderes i forhold til de analyserede
områder, og beslutningerne skal føres ud i livet, så vidt
muligt i 1. halvår 2015. Ansvar: KN, MJ, HN
Som et særligt fokusområde skal antallet af forfaldne faktura
nedbringes væsentligt. Det sker bl.a. ved at udrulle
fakturaplan (betaling af ”abonnementer”), der hvor det giver
god mening. Der sker en kvartalsvis orientering af Teknik og
Miljøs chefgruppe.
Optimering af lokaleressourcer
Som følge af byggerierne i Gellerup og Viby Syd, inkl. de
respektive medborgerhuse, opstår der behov for enten at
afhænde andre bygninger, eller flytte rundt på de
kommunale lejere i administrationsbygningerne. Mål: Der
skal udarbejdes en samlet plan herfor, med henblik på
behandling i Økonomistyregruppen, og formentlig også
Direktørgruppen. Planen skal foreligge medio 2015. Ansvar:
HPL, MJ
Ansvar (generel udrulning): AB, HK. Administration og
Ejendommes udviklingsplan: HN, AB, HK. Orientering: AB
Momstjek for hele Teknik og Miljø
I samarbejde med revisionen gennemføres et generelt tjek af
håndteringen af moms i Teknik og Miljø. Mål:
Gennemgangen er foretaget, og anbefalingerne fulgt i 1.
halvår 2015. Ansvar: HK
Klassifikation af vedligeholdelsesniveauer
Mål: at sikre og fastholde et ensartet vedligeholdelsesniveau
for bygninger i samme anvendelseskategori. Ansvar: PBV, BB
Lønkontroller
Der skal implementeres et nyt set up i Aarhus Kommune
med hensyn til kontrol af lønudbetalinger m.v. Mål:
Procedurer er fastlagt, beskrevet og formidlet til de relevante
parter i Teknik og Miljø 1. halvår 2015. Ansvar: HT.
Øvrige indsatser med ”optimeringsvinkel”
IT-springet, projekter
Indsatser
Evaluering af facility management – system
Hjem igen
Trivsel og udvikling
Evaluering af MTMs organisationsomlægning
I 2014-2015 gennemføres en evaluering af organisationsændringen. Evalueringen foretages af eksterne konsulenter.
Mål: Der identificeres en række områder, hvor man kan gøre
det bedre en anden gang (dvs. forud for samlingen i
Gellerup). Ansvar: HT
Lederevaluering og trivselsmåling for hele Teknik og Miljø
Tiltaget gennemføres ved egne medarbejdere i HR-teamet;
dels ved eksterne konsulenter. Evalueringen tager afsæt i
Teknik og Miljøs ledelsesgrundlag. Mål: Tiltaget gennemføres
i alt væsentligt i 1. halvår 2015. Ansvar: HT
Øvrige indsatser med ”kompetencevinkel”
• Mere digitalisering af administrative opgaver vedrørende
bygninger og jorde
• Evaluere facility management - system
• Økonomistyringsstrategi
Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan
I Teknik og Miljøs fælles virksomhedsplan 2015-2017
er det fastsat som mål, at der skal opnås en målbart
forbedret ledelseskvalitet, når evalueringen gentages i
2018.
Indsatser
Hjem igen
Organisation pr. 1. maj 2015
HR
HR-chef Hanne Thalund
Digitalisering og GIS
Digitaliseringschef Søren
Dall-Hansen
Økonomi
Budget- og regnskabschef
Hanne Kristensen
Økonomiområdet
Indkøb
Administration og
Ejendomme
Afdelingsleder Frands
Vidstein Pedersen
Økonomichef Michael
Johansson
Lager
Vagt og Service
Service
Afdelingschef
Henrik Nevado
Kantiner
Ejendomme
Ejendomschef Katharina
Nyborg
Bygninger
Funktion A: Peter
Bachmann Vestergaard
Værksted
Funktion B: Birgitte Brun
Stab, udlejning, salg og
jorde
Afdelingschef Hans Peder
Larsen
Viceværter
Hjem igen
Økonomi
DRIFT, 2015
Udgifter
Indtægter
88.204.915
-99.326.593
15.273.007
-24.262.284
8.893.116
-211.139
Økonomi
16.539.154
-538.655
Digitalisering og GIS
17.180.328
-21.900
Ejendomme
30.319.310
-74.292.615
Administration og Ejendomme
Center for Administration og Ejendomme
HR
Ejendomme
Stab
859.654
2.675.164
Bygninger Projekt, drift og vedligehold
13.191.820
Service
23.648.862
Udlejning Salg og Jorde
Ejendomme MTM
Ejendomme øvrige magistratsafdelinger
ANLÆG, 2015
Ejendomme
Staben, anlægsprojekter
Teknisk Afdeling, anlægsprojekter
MBU - Skoler fælles
MBU - Daginstitutioner fælles
MSB - Øvrige bygninger fælles
MKB - Sport og Fritidsbygninger fælles
-1.994.661
2.794.882
-29.578.819
-72.297.954
16.727.747
Udgifter
Indtægter
161.593.494
-26.214.764
89.783.001
-26.214.764
2.143.066
0
30.728.277
5.378.652
1.896.896
15.692.872
MKB - Biblioteker fælles
1.397.542
MKB - Kulturbygninger fælles
5.934.410
MSO - Lokalcentre fælles
8.638.778
Hjem igen
Personale
Kvinder Mænd
Ialt
Organisatorisk enhed
Center for Administration og Ejendomme
74
133
Chef for Administration og Ejendomme
0
1
1
43
107
150
Ejendomme
207
Chef for Ejendomme
0
1
1
Ejendomme Service
23
53
76
Ejendomme Bygninger
12
37
49
8
16
24
5
9
14
Ejendomme Stab, udlejning, salg og jorde
Teknik og Miljø Digitalisering og GIS
Teknik og Miljø HR
13
3
16
Teknik og Miljø Økonomi
13
15
28
Teknik og Miljø Økonomiafdelingen
6
5
11
Teknik og Miljø Indkøb
3
4
7
Teknik og Miljø System og Koordination
4
4
8
Kvinder Mænd
Ialt
Alder
Alder 10/5 års intv.
Alder 0-19
74
133
207
0
0
0
Alder 20-29
5
3
8
Alder 30-39
19
21
40
Alder 40-49
17
30
47
Alder 50-59
21
51
72
Alder 60-69
12
28
40
0
0
0
Alder 70-
Hjem igen