1(13) Datum 2015-04-30 Dnr 2015/00364 Hur man fyller i ansökan och budget Innehåll Bakgrund ....................................................................................................................... 2 Fead:s förväntade resultat och effekter .................................................................... 2 Fead:s urvalskriterier ................................................................................................... 3 Obligatoriska underlag för ansökan .......................................................................... 4 Ansökningsmallen ........................................................................................................ 4 Projektuppgifter .................................................................................................................... 4 Problemanalysen .................................................................................................................. 5 Tillvägagångssätt ................................................................................................................. 6 Projektets förväntade resultat ............................................................................................ 7 Likabehandling och icke-diskriminering ........................................................................... 7 Resursplanering ................................................................................................................... 7 Samverkanspartner .............................................................................................................. 7 Moms i projektet ................................................................................................................... 8 Konkurrensutsättning, upphandling och kostnadseffektivitet ....................................... 8 Statsstöd................................................................................................................................ 8 Annan finansiering ............................................................................................................... 9 Budgetmallen .............................................................................................................. 10 Personal ............................................................................................................................... 10 Resor och logi ..................................................................................................................... 11 Utrustning, materiel, administration och lokaler ............................................................ 12 Extern sakkunskap och externa tjänster ......................................................................... 12 Indirekta kostnader ............................................................................................................ 13 Intäkter ................................................................................................................................. 13 Finansiering ........................................................................................................................ 13 Fead – fonden för europeiskt bistånd för dem som har det sämst ställt Svenska ESF-rådet, Huvudkontoret Besöksadress: Rosterigränd 12, 3 tr Postadress: Box 471 41, 100 74 Stockholm Telefon: 08-579 171 00 Fax:08-579 171 01 Webbplats: www.esf.se 2(13) Diarienummer 2015/00364 Bakgrund Europa 2020-strategin prioriterar insatser mot fattigdom och social utslagning med målet att minska antalet personer som lever i fattigdom med cirka 20 miljoner. Inom Europeiska unionen (EU) delas fattigdomsbegreppet i två typer, absolut och relativ fattigdom. Absolut fattigdom är när människor saknar de grundläggande behoven för överlevnad, bland annat att vara utan mat, rent vatten, ordentliga bostäder, kläder eller mediciner. Förenta nationerna arbetar särskilt med den absoluta fattigdomen, där ett mål finns om att halvera andelen människor som lever på mindre än en dollar (cirka åtta kronor) om dagen. 9 procent av EU:s befolkning lider av akut brist på materiellt stöd. De har inte några resurser att ha rinnande vatten eller värme eller telefon eller betala oförutsedda kostnader. Relativ fattigdom förhålls till den allmänna levnadsstandarden i varje land. 17 procent lever på mindre än 60 procent av det egna landets medelinkomst för ett hushåll. 10 procent bor i hushåll där alla är arbetslösa. I vissa delar av EU har minoriteter fler utmaningar än den större befolkning, alltifrån att få lika möjligheter till skola, utbildning till arbete och välfärd. För att genomföra Europa 2020-strategin finns bland annat Europeiska socialfonden inom vilken specifika insatser ska göras för att få fler att behålla sina jobb eller komma (tillbaka) till arbetsmarknaden. Som en kompletterande fond, etablerades Fead – Fonden för europeiskt bistånd för de som har det sämst ställt i mars 2014. Varje land har skrivit fram ett operativt program som ramar in Fead:s insatser för det specifika landet. I Sverige fokuserar fonden på individer som vanligtvis inte täcks av socialtjänstlagen med fokus på främst EU- och EES-medborgare som vistas i Sverige. Enligt lag avgränsar sig vistelsen till högst tre månader. Enligt praxis finns det möjlighet till endast akut nödbistånd. Därför inriktas Fead i Sverige främst på denna grupp av personer. Målgruppen för Fead är heterogen och kommer därför från olika delar av EU. Fead:s mål är egenmakt och social inkludering vilket innebär också att vara med och delta i projekten på lika villkor och samtidigt få en starkare plattform att stå på när projekten avslutas. Den psykiska och fysiska hälsan i målgruppen blir lidande då många befinner sig/lever ute. Här finns också indikationer på hur hälsofrågan tar sig uttryck bland barn, kvinnor och män. Fead:s förväntade resultat och effekter Det övergripande målet för det operativa programmet är att socialt utsatta personers förutsättningar för social delaktighet och egenmakt ska öka. En viktig förutsättning för att få egenmakt och social delaktighet i Sverige är att målgruppen för det operativa programmet får bättre tillgång till nödvändiga resurser. Det särskilda målet för Fead i Sverige är att omsätta Fead-medlen i insatser direkt riktade till målgruppen. I programmet ges exempel på insatser inom de två kategorierna samhällsorientering och hälsofrämjande. Bland exemplen nämns information om villkor, rättigheter och skyldigheter i det svenska samhället, grundläggande språkundervisning och en lärande miljö. Det förväntade resultatet för Fead-programmet är att individerna har bland annat: 1. fått kunskap om sina rättigheter och skyldigheter bland annat utifrån sitt EUmedborgarskap men också om hur det svenska samhället fungerar, 3(13) Diarienummer 2015/00364 2. fått hälsofrämjande insatser. Resultatet ska redovisas könsuppdelat och efter åldersgrupper som anges i programmet. Fead:s urvalskriterier Följande urvalskriterier gäller samtliga ansökningar och är beslutade av Fead:s Övervakningskommitté i april 2015. Projekten ska bidra till programmets mål och förväntade resultat samt eventuella krav och kriterier i utlysningar. Läs därför noga igenom det operativa programmet, de två tidigare avsnitten ovan samt utlysningen. Projekten ska grunda sig i en problem- och behovsanalys, som bygger på kunskap och goda erfarenheter. Projektaktörer ska vara insatta i målgruppens villkor. Ta därför del av den forskningsinventering som gjorts (publiceras i början av maj på samma webbsida som utlysningen), redovisa de erfarenheter och kunskaper som finns hos er. Olika aktörer har olika ingångar till att få kunskap och att möta målgruppen. Projekten ska redovisa vilka metoder, verktyg eller modeller som ska användas, varför och hur de bidrar till målen uppnås. Utifrån en individanpassning behöver ett projekt med alla ingående aktörer utgå från ett större utbud av metoder med mera för att stödja målgruppen. Insatserna kan därför se olika ut beroende på vilka som samverkar, i vilken ort och hur målgruppens situation ser ut. Den totala effekten av alla insatser ska bidra till att projektmålen uppnås. Projekten ska vara förankrade hos projektaktörerna. Med förankring avses att ansvariga på varje organisation känner till att organisationen ingår i Fead-projektet och att åtagandena gentemot projektet kommer att uppfyllas. Själva åtagandet kan variera beroende på hur organisationen väljer att engagera sig. Projekten ska uppfylla kraven för integrering av jämställdhets- och tillgänglighetsperspektivet i ansökan, genomförande och avslut. Se avsnitt med samma namn i utlysningen. Projekten ska säkra lika möjligheter och icke-diskriminering i sin verksamhet Se avsnitt med samma namn i utlysningen. Projekten ska beskriva hur projektet utgått från målgruppens och aktörernas behov i sin problemformulering och i sina insatser. Kriteriet tar fasta på hur projektet bygger på de behov som finns hos målgruppen och aktörerna. Tidigare kriterier har mer handlat om själva existensen av att kunskap och erfarenheter finns. Projekten ska beskriva hur målgruppen kommer att engageras i projektets olika delar. Det finns olika typer av modeller, alltifrån representation i projektets styrgrupp till målgruppsdialog. Det viktiga är att insatserna har tagits fram i dialog med målgruppen. Målgruppen kan representeras genom av dem utsedd/a representanter, som kan komma direkt från målgruppen eller från organisationer som arbetar nära målgruppen. 4(13) Diarienummer 2015/00364 Projekten ska bygga på en bred sammanslutning av relevanta aktörer på lokal, regional och/eller nationell nivå. Prioriterande är att det redan finns upparbetade kontaktytor Se utlysningen. Med relevanta aktörer avses alla organisationer oberoende av storlek som kan bidra till lösa utmaningarna i projektet. Hit hör även medborgarinitiativ som är oorganiserade och saknar organisationsnummer. Se utlysningen. Två viktiga grunder i bedömningen rör organiseringen av projekten: • Projekten ska säkra dokumentationen och uppföljningen av verksamheten (se avsnittet om ”Tillvägagångssätt” nedan) • Projekten ska ha en relevant kompetens och relevanta erfarenheter i sakfrågan och i administrationen av EU-projekt eller liknande större projekt (se utlysningen samt avsnitten nedan om projektresurser, upphandling, deltagarredovisning och budget) Obligatoriska underlag för ansökan Word- och Excelversionen av ansöknings- och budgetmall används i väntan på att Fead programmeras i Projektrummet senhösten 2015. Projektrummet är en del av Svenska ESFrådets webbplats, där allt från utlysningar till slutrapporter för Fead ska finnas. I Projektrummet finns teckenbegränsningar och för att förenkla efterregistreringen ber vi er hålla till högst 10 000 tecken i varje svarsruta till frågor. Med ansökan i Word-versionen behöver två obligatoriska bilagor bifogas: • Budget • Bekräftelse av ansökan, som ska vara underskriven av behörig företrädare för sökande organisation. Ansökningsformuläret innehåller olika frågor beroende på de tre faserna i projekten. I utlysningen står det om vad varje fas ytterligare ska innehålla. Här finns anvisningar och mallar för utlysningen Fead-insatser 2015-2018. För små organisationer och medborgarinitiativ finns det möjlighet att fylla i en intresseanmälan, mer info finns på webbplatsen. Ansökningsmallen Projektuppgifter Diarienummer för utlysningen Skriv aktuellt diarienummer för utlysningen. Det står angivet på första sidan i utlysningen. Ansökan avser endast ett projekt, vill sökande göra flera projekt ska ett ny ansökningsformulär fyllas i. Projektnamn, adress etc. Projektet behöver, utöver att uppge sedvanliga uppgifter som namn på projektet, start- och slutdatum för projektet, adress et cetera även fylla i kontaktpersoner som projektledare, ekonom (kan vara fler än en person). 5(13) Diarienummer 2015/00364 Behörig företrädare för projektet ska styrkas med en skrivelse som intygar att den som företräder projektet även har en formell delegation. Det ska vara ordnat redan vid ansökan. Kontaktperson projekt Det är den personen som Svenska ESF-rådet i första hand kommer att kontakta vid eventuella frågor om projektets verksamhet, utveckling och innehåll. Kontaktperson ekonomi Det är den personen som Svenska ESF-rådet i första hand kommer att kontakta vid eventuella frågor om projektets ekonomi, ansökan om utbetalning, bokföringsunderlag och så vidare. Uppgifter om stödsökande organisationen Organisationen behöver utöver sedvanliga uppgifter som adress och organisationsnummer, bankgiro/plusgiro, även ange antalet anställda. Arbetsställe som ansvarar för projektet Skriv det arbetsstället som kommer att ansvara för projektet. Skriv in namn på arbetsstället, besöksadress men också Cfar-nummer. (Cfar-nummer är Statistiska centralbyråns åttasiffriga identifikationsnummer för arbetsställen). Om du är osäker på CFAR-numret kan du hitta det i Statistiska Centralbyråns företagsregister. Projektet ska huvudsak bedrivas i Välj de regioner som projektet kommer att finnas i. Notera att kravet i utlysningen är att det ska vara interregionala eller nationella projekt. Deltagare Ange totalt antal deltagare fördelat på kvinnor och män samt åldersgrupper likaså. Kryssa i rutan ”individer som vanligtvis inte täcks av socialtjänstlagen”. Beskrivningen av deltagarna görs i fältet om ”Tillvägagångssätt” i ansökningsmallen, se mer om det nedan i ”Deltagarredovisning och –uppföljning”. Problemanalysen Det är tre frågor som tar fasta på problemanalysen. Här ska bakgrunden, innehållet och erfarenheterna beskrivas. Svenska ESF-rådet har låtit göra en översikt över rapporter som berör Fead:s tema. Den kommer att publiceras på utlysningssidan inom kort. Här finns också erfarenheter från fältarbetet som många organisationer bär på och utvecklar. Svenska ESFrådet har låtit göra en snabb inventering av främst nordisk forskning kring området. Inventeringen kommer att läggas ut på samma webbsida som utlysningen. Problemanalysen ska ha ett jämställdhets- och tillgänglighetsperspektiv. Specifika brister i båda perspektiven ska längre fram i blanketten åtgärdas med relevanta insatser. Svenska ESF-rådet har tagit fram en standard för jämställdhetsintegrering så att jämställdhetsperspektivet integreras i projektets faser, delar och nivåer under planering, beslutsfattande och utförande samt vid uppföljning. Ett jämställdhetsperspektiv handlar om att synliggöra kvinnor och män. Det handlar om att redovisa statistik, uppgifter och övrigt uppdelat på kön, samt att beskriva eller analysera kvinnors och mäns villkor utifrån statistik och övriga uppgifter. Utifrån dessa ska aktiviteter och insatser genomföras som minskar ojämställdheten. 6(13) Diarienummer 2015/00364 Ett tillgänglighetsperspektiv handlar om att synliggöra hinder och lösningar så att alla kvinnor och män med eller utan funktionsnedsättning kan delta i projekten på lika villkor. Det handlar om att ha tillgängliga lokaler, tillgänglig information, arbetsmiljö men också insatser som anpassas efter målgruppens behov oavsett funktionsstatus. Tillvägagångssätt Samverkan och inkludering är två av fyra principer i Fead. Samverkan i projekten ska göras i breda sammanslutningar och med olika kompetenser. Inkludering innebär att målgruppen för projektet ska finnas med i utformningen och uppföljningen av insatserna. Hit hör även att delta i projektets styrning. Frågorna tar sin utgångspunkt i verksamheten och aktiviteterna. I stort innehåller analys- och planeringsfasen kartläggningar, fördjupningar, etablering av rutiner och riktlinjer samt förberedelser. Resultatet från analys- och planeringsfasen banar vägen för genomförandefasen och den huvudsakliga verksamheten i projektet. Frågan är kopplad till själva målgruppen, vad verksamheten går ut på beskrivs i frågefälten om resultat och effekter. Målgruppen för Fead är individer som vanligtvis inte täcks av socialttjänstlagen. Fokus ligger främst på EU- eller EES-medborgare som befinner sig i en socialt utsatt position under sin tid i Sverige. Projektverksamheten ska vara öppen för alla som tillhör målgruppen. Svenska ESF-rådet ska dock få det ackumulerade totala antalet deltagare som svarar mot de två kriterier för deltagare som ställs i utlysningen. Indikatorerna framgår av Fead-programmet och kan sammanfattas i följande tabell, tabellen kommer att finnas i lägesrapporterna och slutrapporten från projekten. Antal kvinnor Antal män Antal kvinnor Antal män Vid inskrivning: Totalt antal unika deltagare varav 0-15 år varav 65 år< varav utrikes födda varav hemlösa Vid utskrivning: Totalt antal unika deltagare varav antal som uppger att de fått hjälp eller stöd t.ex. information, tolkning, vägbeskrivningar etc. varav antal som uppger att de fått förbättrade förutsättningar till att sköta hälsa och hygien 7(13) Diarienummer 2015/00364 Riskanalys Ta upp de risker i projektverksamheten som kan leda till oönskade resultat och beskriv vilka åtgärder som ska vidtas. Det är viktigt att redan nu göra en riskanalys för att kunna hantera risker. Exempel på områden där potentiella risker kan identifieras är arbetet med projektdeltagare, samverkan, aktiviteter, projektorganisation, budget och förändringar i omvärlden. Riskhantering kan leda till nya åtgärder/aktiviteter i tids- och aktivitetsplanen. Det är viktigt att ta med jämställdhets- och tillgänglighetsperspektivet i riskanalysen. Sammanfattning En kortare sammanfattning av projektets idé, syfte, genomförande och förväntat resultat görs här både på svenska och engelska Projektets förväntade resultat I det här avsnittet är fokus på verksamhetens innehåll och hur arbetet kommer att ge de resultat och effekter som ni vill uppnå. Effekter är mera långsiktiga och kan kanske inte uppfattas vid projektets slut. Däremot ger de en bild av framtiden på ett annat sätt än det konkreta resultatet, som kan vara alltifrån nöjda deltagare till en effektiv metod eller arbetsupplägg. För att kunna visa på projektresultatet, ska projektet följas upp. Här ingår både rutiner för uppföljning och rapportering men också lärandet i sig, både hos organisationerna och individerna. Syftet med uppföljning är att kunna bedöma resultat samt vilka aktiviteter som genomförts för att nå dessa. Beskriv därför hur ni planerar att göra det. Tänk på att uppföljning bör kopplas till de delmål och det projektmål ni har angett. För att se om verksamheten når dessa behövs mätpunkter eller indikatorer utifrån vilka ni kan följa projektets aktiviteter och resultat. Indikatorerna ska vara enkla att ta fram och visa något viktigt om det ni vill förändra. Här kan ni utgå från Fead-programmets indikatorer men också ta fram egna. Indikatorerna finns angivna i tabellen ovan. Likabehandling och icke-diskriminering Projekten ska enligt EU-förordningar för Fead arbeta inkluderat i sin verksamhet, både bland projektpersonal, deltagare och samverkanspartner. Här ska det kort beskrivas hur ickediskriminering och likabehandling främjas i projektverksamheten. Resursplanering Resursbegreppet används brett i frågorna. Det handlar om personal som är anställd eller arbetar ideellt, det kan vara tjänster som behöver köpas upp (vilka ni beskriver närmare under Upphandling, se nedan). Resurserna ska säkra god kunskap i ekonomi och administration av EU-projekt, uppföljning, jämställdhet och tillgänglighet, målgruppsdialoger och -medverkan samt kompetens i arbetsområdet och fältet. Som det står om upphandling nedan, ska köp av tjänst alltid konkurrensutsättas. Samverkanspartner Samverkan i Fead bygger på tanken om breda sammanslutningar och god kompetens. Det är en samverkan som utgår från att olika aktörer gemensamt driver en utveckling, att det som görs i projektet tas till vara i berörda verksamheter och i samhället i övrigt. Samverkan mellan 8(13) Diarienummer 2015/00364 olika aktörer från civilsamhället och den offentliga sektorn är viktig för att få flera perspektiv och för att kunna genomföra en förändring. Tanken är att varje aktör ska bidra med sin specifika kompetens och erfarenhet och därigenom öka förändringskraften i ett projekt. Aktörerna kan vara alltifrån enskilda personer, medborgarinitiativ till mindre ideella föreningar till större nationella organisationer eller organisationer med riksintresse. Moms i projektet Denna fråga berör projektverksamheten och inte stödsökandens (projektägarens) ordinarie verksamhet. Stöd för moms godkänns endast om momsen utgör en slutlig kostnad i projektet för stödsökande. Ansvaret för att rätt uppgifter lämnas till Svenska ESF-rådet ligger på stödsökande. Det är därför viktigt att stämma av med Skatteverket så tidigt som möjligt. Under perioden 2007-2013 hade Skatteverket följande information om moms och EU-bidrag. Konkurrensutsättning, upphandling och kostnadseffektivitet Fead-projekten ska konkurrensutsätta köp av varor och tjänster, hyra med mera. En preliminär upphandlingsplan och eventuella samverkansavtal ska bifogas ansökan om stöd. Projektägaren ska ansvara för alla köp och avtal så att deltagande organisationer kan använda dem. Projektägare som tillämpar lagen om offentlig upphandling ska även i Fead-projekten följa lagen och de riktlinjer som organisationen har för upphandlingar. Projektägare som inte tillämpar lagen berörs av lagens principer. De ska därför vid köp, hyra med mera: • behandla leverantörer på ett likvärdig och icke-diskriminerande sätt. Med likvärdigt menar lagen att samma krav och villkor gäller för alla som offererar. Med icke-diskriminerande menas att alla som anser sig kunna offerera, innanför eller utanför Sverige ska kunna göra det. Offertförfrågan ska formuleras på så sätt att någon region, kommun eller land inte utesluts. • genomföra offereringsprocessen på ett öppet sätt (transparens). Öppenhet innebär att beställningskravet är tydligt formulerat, kan nås lätt av alla som är intresserade och det tydligt framgår hur offerterna kommer att betygsättas och värderas. Information om offertförfrågan ska nå alla samtidigt, likaså frågor och svar kring den samt vem/vilka som får avtalet. • iaktta principerna för ömsesidigt erkännande och proportionalitet. Det ömsesidiga erkännandet syftar till intyg och certifikat som har utfärdats av en myndighet i EES och EU ska gälla i Sverige och andra EES- och EU-länder. Proportionalitet - precis som i dess grundbetydelse - handlar om att kraven i offertförfrågan kring insats, presentationer och resurser ska vara rimliga i förhållande till det som efterfrågas. • där det så är relevant, beakta miljömässiga och sociala hänsyn Statsstöd Statsstöd är offentliga bidrag som ges till organisationer – oavsett om det är föreningar eller aktiebolag – som säljer varor och tjänster, så kallade marknadsaktiva organisationer. Det är bestämt att en organisation inte ska få för mycket offentligt stöd, statsstöd, eftersom den organisationen kan få en starkare ställning på sin marknad Ekonomiskt stöd från Fead omfattas därför av EU:s regler om statsstöd. 9(13) Diarienummer 2015/00364 En redogörelse för sådant statligt stöd inklusive stöd av mindre betydelse ska bifogas ansökan. Med stöd av mindre betydelse avses finansiellt stöd från staten som organisationen har fått under de tre senaste beskattningsåren. Summan för de tre åren ska vara lägre än 200 000 euro (cirka två miljoner kronor). Frågan om statsstöd lyder: Har stödsökande och någon eller några av stödmottagarna i detta projekt, vilken/vilka bedriver en ekonomisk verksamhet, mottagit statsstöd i enlighet med artiklarna 107-109 i EUF- fördraget eller stöd av mindre betydelse under innevarande och de två närmaste beskattningsåren? Med stödsökande avses projektägaren, det vill säga den aktör som för egen räkning eller för egen och andras räkning eller endast för andras räkning ansöker om stöd samt leder, administrerar och samordnar projektet. Med stödmottagare avses samtliga aktörer som driver delprojekt eller insatser i projektet. Uttryckt på annat sätt en aktör som tillgodogör sig den beslutade stödinsatsen genom att delta i projektets aktiviteter. Om frågan besvaras med JA, så ska sökande lämna en skriftlig redogörelse eller redogörelse i elektronisk form för mottagna statsstöd. Annan finansiering Frågan om dubbelfinansiering lyder: ”Har annan finansiering i form av offentligt stöd/EU-stöd, utöver de som redovisas i denna ansökan, mottagits eller kommer att mottas för detta projekts ansökta kostnader?” Stödsökande (projektägaren) intygar genom att klicka JA att inga utgifter som tas upp i ansökan ska finansieras dubbelt i projektet, det vill säga med andra medel än socialfondsmedel. Informera i ansökan om ni har sökt projektmedel från en annan organisation för detta projekt, i sin helhet eller i några delar. Det ger Svenska ESF-rådet relevant information för handläggningen av ärendet. 10(13) Diarienummer 2015/00364 Budgetmallen Budgeten har två delbudgetar, analys- och planeringsfas samt genomförande- och avslutsfas. Ni budgeterar för respektive fas och för hela projekttiden. Budgetmallen är byggd i Excel och är uppdelad i olika flikar för registrering. Mallen fylls i enligt följande ordning: 1. Registrera budgeten på flikarna ”Planerings och analysfas” och/eller Genomförande- och avslutsfas. Tänk på att om moms är en slutlig kostnad för projektet, ska kostnaderna redovisas inklusive moms. 2. Granska sammanställningen av projektbudgeten under registrering i fliken budgetöversikt. Projekten ska ha en budget som tar hänsyn till kostnader projektledare, projektekonom och -administratör samt alla annan övrig projektpersonal som arbetar gentemot målgruppen. Utgifter för en årlig gemensam träff inom ramen för varje projekt ska också budgeteras för. Beslutsfattare och andra berörda kan delta på de årliga träffarna för att ta del av kunskap och resultat. Personal Bruttolönekostnader för personal avser: 1. heltidsanställning, 2. deltidsanställning med en fast andel av arbetstiden per månad, 3. deltidsanställning med ett varierande antal arbetstimmar per månad, och 4. timanställning. Till lönekostnaderna hör skatter och sociala avgifter inklusive pensioner. Senare när ansökan om stöd har fått bifall och heltidslön ska redovisas: Det ska finnas stöd för anställningen genom anställningsbevis eller i lag. Personalvårdande kostnader i mindre omfattning kan förekomma (de brukar normalt inte beskattas). Den här typen av lönerelaterade kostnader kan aldrig krävas tillbaka av arbetsgivaren. Personal som inte är anställd av projektägaren behöver få avtalet godkänt av Svenska ESF-rådet. Arvodet kan därmed slås fast i avtalet. Det kan även finnas fall där arvodet framgår av lag eller motsvarande. Lönen eller arvodet ska avse arbete inom projektet och inte ha något samband med ordinarie verksamhet på organisationen. Anställningsbevis i form av avtal eller beslut samt underlag på arbetsuppgifter ska finnas med. För att personalutgifterna ska ersättas, ska de styrkas genom att lönespecifikationer, blanketten grunduppgifter samt tidsredovisningar skickas in senast med ansökan om utbetalning. Blanketten för grunduppgifter finns också på webbplatsen för att ge en bild av vilken information som behöver finnas. 11(13) Diarienummer 2015/00364 Lönekostnaderna för deltidsarbetande projektpersonal kan antingen räknas fram som: 1. en fast procentsats av bruttopersonalkostnaden, vilken avser projektet - inget separat system för att redovisa tiden behövs, eller 2. en varierande andel av bruttopersonalkostnaden, i enlighet med att det antal arbetstimmar som ägnas åt projektet varierar från månad till månad, baserat på ett tidsregistreringssystem som täcker 100 procent av den anställdes arbetstid. Timkostnaden kan räknas fram genom: 1. att bruttopersonalkostnaden per månad divideras med det antal arbetstimmar per månad som anges i anställningsbeviset, eller 2. att den senaste dokumenterade bruttopersonalkostnaden per år divideras med 1 720 timmar. Timlönen ska multipliceras med det faktiska antalet timmar som ägnats åt projektet. Senare när ansökan om stöd har fått bifall och deltidslönen ska redovisas: För deltidsuppgifter ska arbetsgivaren utfärda ett intyg för varje anställd och i det ange hur stor andel av tiden som den anställde ska arbeta med projektet. För timanställda ska det faktiska antalet timmar som personerna enligt ett tidsregistreringssystem har arbetat med projektet ska multipliceras med den timlön som anges i anställningsbeviset. För att personalutgifterna ska ersättas, ska de styrkas genom att lönespecifikationer, blanketten grunduppgifter samt tidsredovisningar skickas in senast med ansökan om utbetalning. Blanketten för grunduppgifter finns också på webbplatsen för att ge en bild av vilken information som behöver finnas. Resor och logi Med resor och logi avses bland annat utgifter för biljetter, övernattning, hyra av bil och lokaler som hyrs per dag (t.ex. för konferenser). Det är viktigt att deltagare och syfte klart framgår av underlagen. Kostnader för milersättning, traktamente eller egen bil budgeteras under utgiftsslaget Lön personal. Välj kostnadsslag i rullisten i kolumn A. Budgetering av resor och logi sker genom att ni i fritextfälten beskriver kostnaderna som är kopplade till projektet. Använd fälten väl så att det tydligt framgår hur kostnaderna är kopplade till förväntade reslutat. Skriv sedan in budgeterad kostnad i rutan. Använd flera rader om det förtydligar. Kostnader för resor och logi budgeteras utifrån faktiska kostnader. Senare när ansökan om stöd har fått bifall och kostnader ska redovisas: Kostnaderna ska särredovisas i bokföringen och styrkas med dithörande underlag. 12(13) Diarienummer 2015/00364 Utrustning, materiel, administration och lokaler Välj kostnadsslag i rullisten i kolumn A. Beskriv kostnaderna i fritextfältet.. Använd fälten väl så att det tydligt framgår hur kostnaderna är kopplade till förväntade reslutat. Skriv sedan in budgeterad kostnad i rutan. Använd flera rader om det förtydligar. Inköp av utrustning till projektet är stödberättigande förutsatt att kostnaderna har beräknats enbart för den tid utrustningen kan hänföras till projektets verksamhet. För ITutrustning tillämpas en ekonomisk livslängd på 3 år och för övriga inventarier 5 år. Notera att köp av begagnad utrustning inte är stödberättigande i Fead-projekt. Både kostnader för lokaler som används för projektets administration och för deltagaraktiviteter är stödberättigande. Som lokalkostnader räknas hyreskostnader, kostnader för el, vatten, lokalvård, renhållning etc. När en lokal hyrs för projektets räkning ska det alltid finnas ett hyresavtal eller hyreskontrakt. Detta ska, om möjligt, bifogas redan vid ansökan om stöd. Om det inte är möjligt ska det bifogas senast när utgiften förekommer i ansökan om utbetalning. Om projektet inte utnyttjar hela lokalen för sin verksamhet ska en beräkningsmall visa hur projektets andel av kostnaderna beräknats. Följande modell bör användas: Lokalkostnad = Total lokalkostnad x Använd yta Total yta (m2) Beräkningsmallen ska även ta hänsyn till om lokalen exempelvis används för projektets verksamhet på dagtid och annan verksamhet på kvälls/helgtid. Senare när ansökan om stöd har fått bifall och kostnader ska redovisas: Kostnaderna ska särredovisas i bokföringen. Samtliga kostnader som redovisas, ska vara faktiska och styrkas med dithörande underlag. Extern sakkunskap och externa tjänster Välj kostnadsslag i rullisten i kolumn A. Budgetering av externa tjänster sker genom att ni i fritextfälten beskriver vilka tjänster ni tänker använda er av i projektet. Använd fälten väl så att det tydligt framgår hur tjänsterna är kopplade till förväntade reslutat. Skriv sedan in budgeterad kostnad i rutan. Använd flera rader om det förtydligar. Kompetensutveckling av personal är inte stödberättigande. Se vidare, avsnittet ovan om konkurrensutsättning, upphandling och kostnadseffektivet samt www.upphandlingsstod.se Senare när ansökan om stöd har fått bifall och kostnader ska redovisas: Kostnaderna ska särredovisas i bokföringen och styrkas med dithörande underlag. 13(13) Diarienummer 2015/00364 Indirekta kostnader Indirekta kostnader finns inte i Fead-projekt och kan därför inte budgeteras för eller ersättas. Med indirekta kostnader kallas ofta även för overheadkostnader och är gemensamma kostnader i stödsökandes organisation som fördelas ut på användarna. Intäkter Om projektet förväntas ge intäkter, ska de budgeteras längts ner i flikarna för Planeringsoch analysfas respektive Genomförande- och avslutsfas. Totala budgeterade kostnader minskas med intäkterna, vilket framgår av fliken Budgetöversikt. Senare när ansökan om stöd har fått bifall och intäkter ska redovisas: Intäkterna ska sedan löpande redovisas och dessa minskar stödet från Fead. Som intäkter räknas bland annat inkomster från försäljning, uthyrning, tjänster, anmälningsavgifter mm. Om anställningsstöd, typ lönebidrag är aktuellt ska det budgeteras som intäkt. Beskriv i fritextfältet vilka intäkter som är aktuella och skriv belopp i rutan. Intäkterna ska särredovisas i bokföringen och styrkas med dithörande underlag. Finansiering Projekt inom Fead finansieras till 100 % med medel från Svenska ESF-rådet. En och samma kostnad (exempelvis faktura) ska inte ersättas flera gånger från olika finansiärer. Kostnaden kan däremot fördelas mellan olika finansieringskällor. Exempelvis kan ett seminarium som görs inom en annan fond delvis bekostas av Fead förutsatt att det finns en tydlig och rättvis fördelningsmodell. Så länge redovisningen av kostnader går olika ”spår” har risken för dubbelfinansieringen minimerats.