Vägledning för ”Del 2. Information om projektet” i ansökan och återrapportering om statsbidrag för insatser mot hiv‐infektion från Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I ansökningsblanketten kan enskilda organisationer lokaliserade i Västra Götaland ansöka om finansiering för att genomföra projekt eller verksamheter i enlighet med förordningen 2013:666. I ansökan ska endast de rubriker som är markerade med ett A. fyllas i. Rubrikerna markerade med ett U. fylls i vid återrapportering under respektive år. Under rubriken Namn på projektet: skriver ni projektets namn. Om insatserna har pågått i minst tre år och har utvärderats av en extern utvärderare kan ni ansöka om verksamhetsmedel, i annat fall ansöker ni om projektmedel. Ange om ansökan avser projekt eller verksamhet. 1. Situationen Under rubriken situationen ska bakgrunden till insatsen beskrivas. Det ska tydligt framgå vilket problem som insatsen syftar till att åtgärda samt vilka insatser som tidigare har gjorts för att motverka problemet. Det är under denna rubrik som insatsens relevans beskrivs och tydliggörs. Beskriv vad problemet är, varför det är ett problem och för vilka. 2. Förordningen Under denna rubrik beskrivs hur insatsen svarar mot syftet med statsbidraget så som det är formulerat i § 2 i förordningen 2013:666. Förklara vilken av punkterna 1‐6 som insatsen i huvudsak faller under. Förordningen hittar ni här: http://www.riksdagen.se/sv/Dokument‐ Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Forordning‐2013666‐om‐stats_sfs‐2013‐ 666/?bet=2013:666 3. Önskat läge på lång sikt Utgå från situationen och beskriv hur ni önskar att situationen ser ut om fem till tio år. Detta är insatsens övergripande målsättning. Insatsen måste inte uppnå hela det önskade läget på lång sikt men ska på ett tydligt sätt bidra till att den uppnås. Formuleringen under denna rubrik kan vara visionär. 4. Önskat läge efter insatsen slut Utgå från situationen och beskriv hur ni önskar att den ser ut när insatsen är avslutad. Detta är insatsens målsättning. Målsättningen ska vara formulerad med s.m.a.r.t. målformulering, det vill säga att den ska vara: specifik, mätbar, accepterad, realistisk och tidssatt. Med specifik menas att målet är tydligt och avgränsat. Med mätbar menas att det ska gå att avgöra (mäta) när målsättningen är uppnådd. Undvik därför att använda ord som öka, minska och förbättra om det inte går att mäta ökningen, minskningen eller förbättringen. Med accepterad menas att de parters som deltar i insatsen är delaktiga i insatsen. Målet är realistiskt om det faktiskt går att uppnå. Att målet är tidssatt innebär att det finns en tydlig deadline när målet planeras vara uppnått. 5. Hur många år löper projektet över Här anger ni om insatsen kommer genomföras under ett, två eller tre år. 6, 8 och 10. Delmål Delmål är avgränsade delar av det önskade läget. Delmålen ska precis som Önskat läge efter insatsens slut (se ovan) vara formulerade med s.m.a.r.t. målformulering. Delmålen kan antingen utgöra olika tematiska delar av insatsen som återkommer flera av åren som insatsen genomförs (exempelvis planering, marknadsföring, genomförande och uppföljning) eller vara olika faser av genomförandet (exempelvis målet för år 1, år 2 och år 3). Det är bra om delmålen numreras så att aktiviteterna under punkt 13, 15 och 17 kan kopplas till delmålen. Exempelvis: Delmål 1: Kartläggning Delmål 2: Metodutveckling 7, 9 och 11. Är delmålet uppfyllt? Under dessa rubriker anger ni till vilken grad delmålet/delmålen under året har uppfyllts. Efter första projektåret fyller ni i rutan under rubrik 7, efter år två rubrik 9 och efter tredje året rubrik 11. Om delmålet inte eller endast delvis har uppfyllts anger ni vad som återstår att göra och hur det påverkar planeringen under det efterkommande året. 12. Metod Under 7 § av förordningen står det att ”Bidrag får endast lämnas för insatser som grundar sig på vetenskap och beprövad erfarenhet eller vars resultat kan följas upp och utvärderas genom vetenskapliga metoder och som vidtas för att uppnå de mål som anges i 2 §.” Under denna rubrik anger ni vilka metoder ni kommer att använda under insatsen. Om metoderna har utvärderats ska det framgå här och om de inte har utvärderats ska ni ange hur resultaten kan följas upp och utvärderas. 13, 15 och 17. Vad ska göras år 1, 2 och 3? Här anger ni vilka aktiviteter som ska genomföras under respektive projektår. Det bra om aktiviteterna är numrerade så att de kan kopplas till årets delmål. Exempelvis: Aktiviteter för Delmål 1: Kartläggning. 1.1 Genomgång av artiklar och metodmaterial, 1.2 Intervju med referensgrupper 1.3 rapportskrivning Kom ihåg att om samtliga planerade aktiviteter genomförs så ska delmålen vara uppfyllda. 14, 16 och 18. Vad har gjorts år 1, 2 och 3? Här återrapporterar ni vilka aktiviteter som är genomförda under respektive projektår. Om aktiviteterna under punkt 13, 15 och 17 är numrerade förenklar det rapporteringen. Exempelvis: Aktivitet 1.1 ‐ genomförd Aktivitet 1.2 ‐ delvis genomförd (två av intervjuerna flyttas till projektår 2) Aktivitet 1.3 ‐ delvis genomförd (rapporten avslutas efter att de två sista intervjuerna genomförts projektår 2) Om aktiviteter har ställts in eller inte kunnat genomföras anger ni har orsaken. Om aktiviteter flyttas fram eller stryks helt så anger ni även det. 19, 21 och 23. Hur mäter vi att vi lyckas år 1, 2 och 3? Under dessa rubriker anger ni hur ni planerar att följa upp och mäta de aktiviteter eller de delmål ni genomför eller förväntas uppnå under det aktuella projektåret. En bra regel är att endast mäta sådant som är relevant för insatsen. Indikatorer som mäter aktiviteter mäts oftast i antal. Exempelvis: Indikator för Aktivitet 1.1: Antal metodmaterial och artiklar som inkluderas i kartläggningen. Indikator för Aktivitet 1.2: Antal genomförda intervjuer och antal deltagare i intervjuerna. Indikator för Aktivitet 1.3: Färdig rapport. Ibland är det svårt att mäta enskilda aktiviteter. Det kan då vara bättre att följa upp om delmålen har uppfyllts. Förutsatt att delmålen har formulerats med s.m.a.r.t. målformulering så är målet mätbart. 20, 22 och 24. Resultat år 1, 2 och 3 Här följer ni upp och rapporterar enligt de indikatorer som ni har angett att ni ska mäta. Om ni har numrerat indikatorerna är det enkelt att rapportera. Exempelvis: Indikator 1.1: 38 artiklar och 4 metodmaterial Indikator 1.2: 2 genomförda referensgruppsintervjuer med 4 respektive 6 deltagare Indikator 1.3: Ej genomförd (rapporteringen flyttas till projektår 2). 25. Risker, går projektet att genomföra Under denna rubrik redogör ni för de eventuella risker som kan finnas i projektet. Risker kan handla om faktorer inom och utanför er organisation som kan påverka om insatsen kommer att gå att genomföra helt eller delvis. Risker kan även handla om svårigheter eller faktiska risker som ni eller målgruppen kan komma att utsättas för. Här beskriver ni också hur ni kommer att hantera eventuella risker. 26. Vilka kommer ni att samarbeta med Om delar eller hela insatsen genomförs tillsammans med andra aktörer beskriver ni här vilka de är och hur samarbetet kommer att se ut. I insatser som helt eller till stora delar genomförs tillsammans med andra kan det vara bra att upprätta en skriftlig överenskommelse med den eller de andra aktörerna och att denna bifogas ansökan. Nämn endast sådana aktörer som känner till att de står med i ansökan. 27, 29 och 31. Vad kostar projektet år 1, 2 och 3? Här fyller ni i de totala planerade kostandena för insatsen för respektive år. Ni skriver bara total summa. En detaljerad budget fylls i separat i excelfilen: Mall för budget och ekonomisk rapportering, hiv‐medel. Denna bifogas ansökan i elektronisk form. Specifika instruktioner för att fylla i denna finns i själva mallen. 28, 30 och 32. Kostnader år 1, 2 och 3 Här återrapporterar ni hur mycket projektet kostade under det gångna året. Ni skriver bara total summa. En detaljerad återrapportering görs i den separata budget‐ och återrapporteringsmallen: Mall för budget och ekonomisk rapportering, hiv‐medel. Specifika instruktioner för att fylla i denna finns i själva mallen. 33. Efter projekttiden Under denna rubrik beskriver ni hur resultaten från insatserna kommer att förvaltas efter det att projekttiden löpt ut. Beskriv hur, vem och på vilket sätt det som ni har genomfört kan tas om hand och vidmakthållas. Exempelvis: De metoder som utvecklas inom projektet kommer att beskrivas i en rapport under sista året. Den färdiga rapporten kommer att finnas tillgänglig på organisationens hemsida som en gratis nedladdningsbar pdf. Rapporten kommer också spridas i samband med konferensen Sex, unga och skolans roll år 2018). 34. Slutrapport Här skriver ni efter projektets slut en längre och mer analyserande rapport om hur det gått i projektet. Har ni nått projektets mål? Vad har ni lärt er under projekttiden? Finns det speciella framgångsfaktorer som gjort att projektet gått bra? Om projektmålet inte nåtts, analysera varför. Vad hade kunnats göras annorlunda? Vad vill ni dela med er till andra som ska göra något liknande? 35. Utvärdering Observera att alla insatser som finansieras av statsbidraget ska följas upp genom löpande återrapportering och avstämningar. Detta är inte det samma som utvärdering. En utvärdering kan vara aktuell om insatserna som bekostas av statsbidraget kan vara av nationellt intresse eller om det finns anledning att tänka att insatserna inte går att avsluta efter tre år. Om ni planerar detta ska ni här beskriva att ni planerar en utvärdering och att ni tänker söka medel för det. Motivera också varför och beskriv vad det är som ska utvärderas.