1. No category

Malmö stad
1 (2)
Grundskoleförvaltningen
Datum
Tjänsteskrivelse
2015-03-05
Vår referens
David Osser
Arkivarie
[email protected]
Grundskolenämndens arkivredovisning
GRF-2015-2126
Sammanfattning
Grundskolenämndens arkivredovisning ska i första hand underlätta för allmänheten att ta del av
allmänna handlingar. Vidare ska den internt inom förvaltningen fungera som ett hjälpmedel och
styrdokument gällande dokumenthantering och gallringsfrister. Grundskoleförvaltningens arkivredovisning är uppdelad i verksamhetsområden (processer) och är anpassad efter det nya verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv enligt Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter (RA-FS 2008:4).
Förslag till beslut
Grundskolenämnden föreslås besluta
att godkänna förvaltningens förslag till arkivredovisning
att justera paragrafen omedelbart
Beslutsunderlag



Tjänsteskrivelse Grundskolenämndens arkivredovisning
Arkivredovisning för grundskolenämnden
Godkännande av arkivredovisning (KN 2015-1166)
Beslutsplanering
Grundskolenämnden 2015-03-25
Ärendet
Grundskolenämndens arkivredovisning ska i första hand underlätta för allmänheten att ta del av
allmänna handlingar. Arkivredovisning är tänkt att fungera som ett stöd för den dagliga dokumenthanteringen inom grundskoleförvaltningen. Den innehåller regler kring gallring av handlingar.
Bevarandekrav och gallringsfrister har utarbetats i enlighet med Riksarkivets och Sveriges kommuner
och landstings allmänna gallringsråd för kommuners, landstings och regioners utbildningsväsende.
Då dessa råd är generellt utformade för att kunna tillämpas inom olika typer av organisationer, har
det varit nödvändigt med en bearbetning och anpassning för att kunna tillämpas i grundskoleförvaltningen. Arkivredovisningen uppfyller kravet på beskrivning av en myndighets allmänna handlingar
SIGNERAD
2015-02-23
Grundskoleförvaltningens arkivredovisning är uppdelad i verksamhetsområden (processer) och är
anpassad efter det nya verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv enligt Riksarkivets allmänna råd
och föreskrifter (RA-FS 2008:4). Med det nya sättet att redovisa handlingar tydliggörs handlingarnas samband med verksamheten. Därmed ges en bättre överblick av myndighetens handlingar
och det förenklar tillgängliggörandet av de allmänna handlingarna.
2 (2)
Ansvariga
Anette Enhav, avdelningschef
Anders Malmquist, grundskoledirektör
Arkivredovisning för grundskolenämnden
skolskjuts
lärande IKT bevarande information
arkiv schema elevhälsa trygghet betyg
skolplacering skolplikt IUP transparens gallra
stöd utveckling måluppfyllelse
likvärdighet kreativitet elevråd historik
Upprättad
Datum:
Version:
Ansvarig:
Förvaltning:
Enhet:
2015-01-30
GRF-2015-1166 /1,00
David Osser
Grundskoleförvaltningen
Myndighetsavdelningen
Innehållsförteckning
Inledning och förtydligande............................................................ 4
Arkivbeskrivning ............................................................................. 6
Tillkomst och historik ...................................................................... 6
Verksamhet .................................................................................... 6
Organisation................................................................................... 7
Ekonomiavdelningen .................................................................. 7
HR-avdelningen .......................................................................... 7
Pedagogisk Inspiration Malmö ................................................... 7
Myndighetsavdelningen .............................................................. 8
Kvalitetsavdelningen................................................................... 8
Kommunikationsavdelningen ...................................................... 8
Utbildningsområden.................................................................... 9
Sambandet mellan grundskoleförvaltningens verksamhet och dess
handlingar ...................................................................................... 9
Sökmedel till arkivet ....................................................................... 9
Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och
gallring ........................................................................................... 9
Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild ........... 9
Arkivansvar .................................................................................. 10
Klassificeringsstruktur för grundskolenämnen .......................... 10
Klassificeringsstruktur för styrande och stödjande verksamheter
................................................................................................. 10
Klassificeringsstruktur för grundskoleförvaltningens
kärnverksamheter ..................................................................... 11
Processbeskrivning för styrande och stödjande processer ...... 12
Styrande processer ...................................................................... 12
Stödjande processer .................................................................... 13
Processbeskrivningar för grundskoleförvaltningens
kärnverksamheter .......................................................................... 15
3. Utbildning ................................................................................... 15
3.1 Organisera och planera undervisning ................................. 16
3.2 Utveckla och kvalitetssäkra utbildning ................................ 17
3.3 Följa upp elevers kunskapsutveckling ................................ 17
3.3.1 Pröva kunskap ................................................................. 18
3.3.2 Kommunicera elevers kunskapsutveckling ...................... 18
3.3.3 Betygsätta och bedöma ................................................... 19
3.4 Hantera frånvaro................................................................. 20
3.5 Hantera ledighetsansökan .................................................. 21
3.6 Tillhandahålla läromedel och litteratur ................................ 21
3.7 Erbjuda studieresor, studiebesök och praktik ..................... 22
3.8 Erbjuda modersmålsundervisning och studiehandledning på
modersmål ................................................................................ 22
4. Skapa förutsättningar för en god studiemiljö ......................... 23
4.1 Skapa trygghet och studiero ............................................... 23
4.2 Anmäla, utreda och åtgärda kränkande behandling ........... 24
4.3 Utreda och åtgärda elevers behov av särskilt stöd ............. 25
4.4 Hantera begäran om stöd i grundsärskola .......................... 26
4.5 Ansvara för korttidstillsyn för skolungdom över 12 år ......... 27
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
2
4.6 Bedriva elevhälsa ............................................................... 28
4.6.1 Leda, utveckla och samordna elevhälsa .......................... 28
4.6.2 Bedriva medicinsk elevhälsa ........................................... 28
4.6.3 Bedriva psykologisk elevhälsa ......................................... 29
4.6.4 Bedriva psykosocial elevhälsa ......................................... 30
4.6.5 Bedriva specialpedagogisk elevhälsa .............................. 31
5. Administrera skolplacering, skolplikt och skolskjuts ............ 31
5.1 Hantera skolplacering och mottagande .............................. 31
5.1.1 Hantera placering i förskoleklass, fritidshem, öppen
fritidsverksamhet och grundskola ............................................. 32
5.1.2 Hantera interkommunal placering .................................... 33
5.1.3 Erbjuda särskild undervisning .......................................... 34
5.1.4 Hantera mottagande i grundsärskola............................... 34
5.1.5 Följa upp och ompröva skolformstillhörighet/inriktning i
grundsärskola ........................................................................... 36
5.1.5.1 Följa upp skolformstillhörighet i grundsärskola ............. 36
5.1.5.2 Ompröva skolformstillhörighet/inriktning i grundsärskola
................................................................................................. 36
5.1.6 Hantera inskrivning av nyanlända.................................... 37
5.1.7 Hantera utskrivning och uppsägning av plats .................. 39
5.2 Hantera skolplikt och rätt till utbildning ............................... 39
5.2.1 Bevaka skolplikt ............................................................... 39
5.2.2 Hantera ärenden om ändringar inom skolplikten ............. 40
5.2.3 Tillgodose elevers rätt till utbildning ................................. 41
5.3 Erbjuda skolskjuts............................................................... 41
6. Fastställa och fördela resurser ................................................ 42
6.1 Betala ut ersättning till fristående grundskola, grundsärskola,
förskoleklass, fritidshem och fritidsklubb .................................. 42
6.2 Administrera interkommunal ersättning .............................. 43
6.3 Administrera tilläggsbelopp för elever med särskilda behov43
6.4 Ansöka om statsbidrag ....................................................... 44
7. Tillsyn (riktad mot kärnverksamhet) ........................................ 45
7.1 Tillsynsärenden (Statens skolinspektion och barn- och
elevombudet) ............................................................................ 45
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
3
Inledning och förtydligande
Denna arkivredovisning är tänkt att fungera som ett stöd för den dagliga
dokumenthanteringen inom grundskoleförvaltningen. Den innehåller även
regler kring gallring av handlingar. Bevarandekrav och gallringsfrister har
utarbetats i enlighet med Riksarkivets och Sveriges kommuner och landstings
allmänna gallringsråd för kommuners, landstings och regioners
utbildningsväsende. Då dessa råd är generellt utformade för att kunna tillämpas
inom olika typer av organisationer, har det varit nödvändigt med en
bearbetning och anpassning för att kunna tillämpas i grundskoleförvaltningen.
Uppdelningen i processer är anpassad efter det nya verksamhetsbaserade sättet
att redovisa arkiv (Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter RA-FS 2008:4).
Med det nya sättet att redovisa handlingar tydliggörs handlingarnas samband
med verksamheten. Därmed ges en bättre överblick av myndighetens
handlingar och det förenklar tillgängliggörandet av de allmänna handlingarna.
Genom att låta ett processperspektiv genomsyra arkiv- och
informationshanteringen i verksamheten får man en kontext till den
information som skapas vilket leder till en förbättrad spårbarhet. Systemet är
tänkt att fungera bättre i dagens samhälle, där ett och samma ärende kan
innehålla både elektroniska handlingar, ljud/bildupptagningar och papper,
jämfört med det traditionella ”allmänna arkivschemat” som var anpassat för en
pappersbaserad informationshantering.
Grundskoleförvaltningens centrala förvaltning ordnar och förtecknar sina
handlingar efter det nya verksamhetsbaserade sättet från och med bildandet av
förvaltningen 1 juli 2013. Skolenheter är egna arkivbildare och ska ordna och
förteckna sina handlingar efter nya verksamhetsbaserade sättet från och med 1
januari 2015.
Eftersom en skolenhet inom grundskoleförvaltningen är en
förvaltningsmyndighet är den i alla delar underkastad det offentligt rättsliga
regelverket kring allmänna handlingar. Det ställs således krav på
dokumentationens utformning och diarieföring. Inom grundskolenämnden tas
många beslut på delegation, d.v.s. att nämnden överlåter beslutanderätt till ett
utskott, en ledamot, en ersättare eller en anställd som är underställda nämnden.
Av grundskolenämndens delegationsordning framgår vilka beslut som ska
återrapporteras/anmälas till nämnden. Delegationsbeslut inkluderande
diarienummer, datum, beslutstyp och delegat redovisas löpande till nämnden.
Arkivredovisningen har utarbetats av grundskoleförvaltningens arkivarie i
samråd med jurister och tillsynsarkivarier från stadarkivet samt representanter
från olika verksamheter inom förvaltningen. Tanken är att arkivredovisningen
är ett levande dokument som kontinuerligt kommer att uppdateras. Alla
synpunkter uppskattas då det underlättar arbetet med att hålla
arkivredovisningen korrekt och aktuell.
Ansvar för revidering av arkivredovisningen har arkivarien inom
grundskoleförvaltningen som har som uppgift att följa utvecklingen inom
ormrådet avseende regelverk och arbetsformer. Denna arkivredovisning
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
4
ersätter grundskoleförvaltingens delar av: Arkivhandbok för Malmö stad:
Utbildningsverksamheten.
Till processerna som beskrivs förekommer en tabell där handlingar som
genereras i processen redovisas (se nedan).
Nr 3.1
Handlingsslag rörande organisering och planering av undervisning
Handlingstyper
Förvaring
Gallring/
bevarande
Sekretessreglering
Kommentarer
Förklaring till tabellens rubriker:
Nr. = Klassificeringsnummer
Handlingsslag
Alla handlingar som upprättas eller inkommer i en process. Ett handlingsslag
kan bestå av en eller flera handlingstyper. Exempelvis genererar processen att
Administrera tilläggsbelopp för elever med särskilda behov ett antal handlingstyper,
exempelvis ansökan, beslut och underlag såsom läkarintyg.
Handlingstyper
Handlingstyper är medieoberoende allmänna handlingar, t.ex. slutbetyg,
individuella utvecklingsplaner (IUP) och beslut om åtgärdsprogram.
Förvaring
Förvaring innebär i vilken form handingarna ska förvaras. Förvaras det på
annat sätt än vad som står i detta fält, kontakta arkivansvarig. Då det står
Platina är det vanligtvis en handlingstyp som ingår i ett ärende och som ska
diarieföras. Platina är Malmö stads kommungemensamma IT-stöd för
dokument- och ärendehantering. Om en handling inkommer digitalt och
skickas in i Platina behöver inte papperskopia skrivas ut. Är det en
pappershandling där underskrift har betydande bevisvärde ska den bevaras i sin
pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Så trots att det endast
står Platina i fältet för förvaring kan det vara så att ett pappersexemplar också
ska bevaras. Då det står två alternativ som förvaring är det fritt fram att välja
lämpligt förvaringssätt, så länge man konsekvent håller till detta förvaringssätt.
Handlingstyper som får gallras har ofta inget inskrivet i förvaringskolumnen
och förvaltningen får själv besluta om förvaring så länge förvaringen inte
strider mot kommunens arkivreglemente1.
Gallring/bevarande.
Alla handlingar som inte ska eller får gallras ska bevaras. Med bevaras menas
att informationen ska sparas för all framtid. Med gallring menas att
informationen ska förstöras. Om gallring får ske är man inte tvungen att gallra
handlingar även om det i de allra flesta fall rekommenderas. När det anges att
en allmän handling får gallras efter 5 år betyder det att 5 kalenderår ska förflyta
efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna handlingar
Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö stad
Fastställda av kommunstyrelsen 9 november 2010 och av kommunfullmäktige 23 november
2010. Gäller från 1 januari 2011.
1
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
5
med 5 års gallringsfrist som upprättas 2004, kan alltså gallras tidigast i januari
2010. Uttrycket vid inaktualitet används för att beteckna en gallringsfrist som är
kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av
informationen vilket således kan variera beroende på lokala förhållanden.
Sekretessreglering
Det som står inom detta fält är det som är det vanligast förekommande för
respektive handlingstyp. Sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av
allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess
hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets- och sekretesslagen
(2009:400), OSL. Var uppmärksamma på att det kan förekomma sekretess
även om fältet i arkivredovisningen anger nej – meddela då detta till
arkivansvarig inom grundskoleförvaltningen. Personer med skyddade
personuppgifter är skyddade genom sekretess och därför kan det innebära en
annan informationshantering av dessa personuppgifter.
Kommentar
I kommentarsfältet står förtydligande information kring exempelvis gallringsoch arbetsrutiner.
Arkivbeskrivning
2013–
Tillkomst och historik
Den 25 oktober 2012 beslutade kommunfullmäktige att godkänna införandet
av en ny skolorganisation från och med den 1 juli 2013 (KS-KOM-201101067). Kommunfullmäktiges beslut innebär att ansvaret för grundskolan
överförs från de dåvarande tio stadsdelsfullmäktige till grundskolenämnden.
Kommunfullmäktiges beslut innebar även införande av
grundskoleförvaltningen. Grundskoleförvaltningen ansvarar för den
kommunala grundskoleverksamheten (inklusive förskoleklass och fritidshem)
och grundsärskolan. Ansvaret omfattar även elevhälsa,
modersmålsundervisning samt insatser för elever i behov av särskilt stöd.
Verksamhet
Inom grundskoleförvaltningen finns ca 70 kommunala grundskolor,
grundsärskola, förskoleklass och specialskolor. Totalt innefattas ca: 30 000
elever. Inom grundskolenämnden finns också drygt hundra fritidshem,
fritidshem för elever i särskolan samt öppen fritidsverksamhet, där sammanlagt
ca 10 500 barn är inskrivna. Verksamhetsinriktningen för grundskolenämnden
ska utgå från elevperspektivet. Alla elever ska ges förutsättningar att nå målen,
erbjudas likvärdig utbildning av hög kvalitet, inhämta och utveckla kunskaper,
värden och få respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande
demokratiska värderingarna. Grundskoleförvaltningen innehar
systemförvaltarskapet för samtliga pedagogiska system, inkluderande
elevadministrativa IT-system och system för journalföring i den medicinska
och psykologiska elevhälsan, i Malmö stad.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
6
Grundskolenämnden har valt att klustra samtliga de kommunfullmäktigemål
som relaterat till skolans nationella uppdrag. Nämnden har sedan valt att bryta
ner kommunfullmäktigemålen inom klustret till två nämndsmål. Dessa två är


Elevers måluppfyllelse
Likvärdighet
Utgångspunkter för den nya grundskoleförvaltningen är hur hela
organisationen kan bidra till ökad måluppfyllelse och likvärdighet genom att
skapa de bästa möjliga förutsättningarna för det pedagogiska uppdraget utifrån
effekter och värden för eleven
Organisation
Grundskoleförvaltningen består av sex avdelningar och sex
utbildningsområden och leds av en grundskoledirektör.
Ekonomiavdelningen
Ekonomiavdelningens huvuduppgift är att ge service till ledning och
verksamheter som en hjälp för att dessa ska kunna uppnå sina mål.
Ekonomiavdelningens uppdrag är också att tillse att förvaltningens
ekonomiska redovisning är fullt tillförlitlig och sker enligt god redovisningssed.
Inom ekonomiavdelningens verksamhetsområde ryms bland annat
ekonomistyrning, budget, uppföljning och redovisningsfrågor.
Redovisningsenheten är gemensam med förskoleförvaltningen. Enheten för
lokalplanering är organiserad inom ekonomiavdelningen. Enheten arbetar dels
med strategisk lokalplanering och dels med det operativa stödet till
förvaltningens sex utbildningsområden, både som hyresgästrepresentant i
byggprojekt och i löpande lokal- och fastighetsfrågor.
HR-avdelningen
HR-avdelningen ansvarar för att rektorer och andra chefer har tillgång till ett
verksamhetsnära stöd t.ex. när det gäller rekrytering, löneöversyn, omställning,
arbetsrättsliga ärenden samt rehabilitering. HR-avdelningen har också ett
ansvar att ta fram och utveckla förvaltningsövergripande strategier för
lönebildning, systematiskt arbetsmiljöarbete och personal- och
kompetensförsörjning.
Pedagogisk Inspiration Malmö
Pedagogisk Inspiration Malmö är en självständig och gemensam avdelning för
förskoleförvaltningen, grundskoleförvaltningen och arbetsmarknads-,
gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen med organisatorisk tillhörighet i
grundskoleförvaltningen. Syftet med den avdelningen är att skapa en
självständig avdelning med mål att stödja de tre skolförvaltningarnas
utvecklingsarbete och utifrån de behov som de definierar. IT-enheten inom
Pedagogisk Inspiration Malmö arbetar fram, utvecklar och implementerar
metoder inom IT-pedagogik och utvecklar och förvaltar IT-system för elever
och pedagoger. IT-enheten har även ansvar för systemförvaltning och
upphandling/beställarkompetens.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
7
Myndighetsavdelningen
Myndighetsavdelning har en stödjande funktion till verksamheterna vad gäller
kvalificerad ärendehantering och frågor av juridisk karaktär. Avdelningen ska
också handlägga vissa myndighetsfrågor och ta ett samlat grepp kring ärendeoch dokumenthanteringssystem. I myndighetavdelningen ingår också att förse
nämnden med information och beslutsunderlag
Myndighetsavdelningen är organiserad i fem olika funktioner.
Kanslifunktionen består av en registratorfunktion med huvudregistrator och
registratorer, arkivarie samt nämndssekreterare. Myndighetsfunktionen består
av utredningssekreterare som arbetar med frågor såsom
klagomålshandläggning, tilläggsbeloppshandläggning och svar till
tillsynsmyndighet (Statens skolinspektion, BEO, JO, osv) och ärendetyper av
olika slag. Funktionen för extern elevadministration arbetar bland annat med
framtagande av underlag för utbetalning av grundbelopp till de fristående
grundskolorna samt skolpliktsbevakning. Den administrativa stöd och
servicefunktionen består av skoladministratörer som ger administrativt stöd till
utbildningschefer och avdelningschefer. I funktionen för övergripande
förvaltningsstöd finns olika specialistbefattningar såsom skoljurister,
utredningssekreterare för trygghet och säkerhet samt upphandling och
systematiskt hållbarhetsarbete samt en utvecklingssamordnare för det lokala
administrativa stödet.
Kvalitetsavdelningen
Kvalitetsavdelningens uppdrag är att kontinuerligt följa upp och analysera
förvaltningens resultat utifrån nämndens uppsatta mål. Avdelningen har också i
uppdrag att skapa underlag för analyser, både för och i samarbete med andra
avdelningar inom förvaltningen, samt att ansvara för förvaltningsövergripande
utredningar och utvärderingar. Kvalitetsavdelningen samordnar förvaltningens
arbete med styrning och ledning, som genomförs genom bland annat
budgetarbetet, intern kontroll samt det systematiska kvalitetsarbetet.
Kommunikationsavdelningen
Kommunikationsavdelningen ger ledning och verksamheter stöd inom
områdena kommunikation, varumärke och massmedia. En viktig del av
uppdraget är att skapa enhetlighet i grundskoleförvaltningens interna och
externa kommunikation där såväl budskap som avsändare är tydliga, stärka
varumärket och underlätta kommunikationen med massmedia. Uppdraget är
både strategiskt och operativt och baseras på verksamhetens och ledningens
behov.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
8
Utbildningsområden
Skolenheterna är internt organiserade i sex utbildningsområden (Samordning
och stöd, Innerstaden, Öster, Väster, Söder och Norr) där utbildningscheferna
har det övergripande ansvaret för ekonomi, kvalitet och resultat och svarar
därmed för ledning, styrning och samordning samt utveckling av verksamheten
inom avdelningen. Samordning och stöd är en övergripande avdelning med
ansvar för samordning och stöd till alla utbildningsverksamheter inom
grundskoleförvaltningen. Inom avdelningen finns olika enheter och en samlad
kompetens av psykologer, kuratorer, specialpedagoger, logopeder, studie- och
yrkesvägledare, skolsköterskor och skolläkare. Inom avdelningen för
samordning och stöd finns bl.a. modersmålsenheten, mottagningsskolan
Mosaik och grundsärskolans resursteam.
Sambandet mellan grundskoleförvaltningens verksamhet och
dess handlingar
De viktigaste handlingarna som tillhör den centrala förvaltningen innefattar
nämndsprotokoll och diarieförda handlingar. Grundskoleförvaltningens
skolenheter är egna arkivbildare och deras handlingar finns på respektive
skolenhet (eller på stadsarkiv då leverans av arkivmaterial ägt rum).
Sökmedel till arkivet
Det huvudsakliga sökmedlet till arkivet är genom diariet (Platina) och
ärendesök. Andra sökingångar är bland annat protokoll från
grundskolenämnden och grundskolenämndens arbetsutskott, postlistor och
verksamhetsberättelser.
Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och
gallring
Sekretess kan förekomma och hänvisning till sekretessparagraf framgår i
dokumenthanteringsplanen för respektive handling eller ärende. De vanligaste
sekretessreglerade uppgifterna som förekommer i handlingarna som
förvaltningen hanterar regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400),
OSL:
•
23 kap. OSL. Sekretess till skydd för enskild i utbildningsverksamhet.
•
25 kap. 1§ OSL. Sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser
hälso- och sjukvård. Hälso- och sjukvård och annan medicinsk verksamhet.
Utöver de vanligaste paragraferna som delgetts ovan gäller alltid att en
individuell sekretessprövning ska genomföras vid varje begäran om
utlämnande av allmän handling.
Gallring sker i enlighet med gallringsfrister i dokumenthanteringsplanen.
Överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild
Pågående ärenden den 1 juli 2013 som överlämnades av stadsdelsförvaltningar
till grundskoleförvaltningen registrerades som nya ärenden inom
grundskoleförvaltningen och fick ett nytt diarienummer. Personalhandlingar
tillhörande grundskoleförvaltningens anställda överfördes från
stadsdelsförvaltningarnas arkiv till närmsta chef inom grundskoleförvaltningen.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
9
Samtliga avtal, exempelvis hyresavtal, slutna före den 1 juli 2013 överlämnades
av andra förvaltningar till grundskoleförvaltningen.
Arkivansvar
Ytterst är det grundskolenämnden som är arkivansvarig för förvaltningens
hantering av sina allmänna handlingar, men ansvaret för planering,
samordning, utveckling och uppföljning av arkivverksamheten har delegerats
till arkivarien vid myndighetsavdelningen. Det är arkivarien som kan lämna
närmare upplysningar om grundskoleförvaltningens allmänna handlingar, deras
användning och sökmöjligheter. Arkivredogörare på respektive
avdelning/enhet sköter den praktiska arkivhanteringen. Tillsyn över arkivet
sköts av stadsarkivet på uppdrag av kommunstyrelsen som är kommunens
arkivmyndighet.
Klassificeringsstruktur för grundskolenämnen
Grundskolenämndens klassificeringsstruktur utgörs av två olika delar som
tillsammans bildar nämndens klassificeringsstruktur. Verksamhetsområde 1-2
ingår i klassificeringsstrukturen för styrande och stödjande verksamheter som
är förvaltningsövergripande och grundskoleförvaltningens egna
kärnverksamheter (verksamhetsområde 3-7) ingår i den förvaltningsspecifika
klassificeringsstrukturen.
Klassificeringsstruktur för styrande och stödjande verksamheter
Nr
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.2.1
1.3.2.2
1.3.2.3
1.3.3
1.3.4
1.4
1.4.1
1.4.2
2
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
Namn på verksamheten
Styrande verksamheter
Politisk styrning
Den politiska beslutsprocessen
Beskriva uppdraget (budget och bokslut)
Ta beslut på delegation
Upprätta och följa upp styrdokument
Verksamhetsledning
Organisation av arbete
Dialog mellan arbetsgivare och medarbetare
Samverka och förhandla
Skapa en bra arbetsmiljö
Löneöversynsprocessen
Dialog mellan enskild medarbetare och chef
Omställningsprocessen
Granskning av kommunens verksamhet
Revision
Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet)
Stödjande verksamheter
Ekonomiprocesser
Löpande bokföring och fakturering
Sälja vidare investeringsvara
Bokföra EU-projekt
Hantera ekonomisk statistik
HR-processer
Rekrytering
Hantera lön och arbetstid
Hantera anställning
Administrera pensioner
Hantera förtroendevaldas uppdrag samt arvoden och ersättningar
Hantera andra arvoden och ersättningar
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
10
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.3.5
2.4
2.5
2.5.1.1
2.5.1.2
2.5.2
2.5.3
2.6
2.6.1
2.6.2
2.6.3
2.7
2.8
Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service
Hantera lokalförsörjning
Administrera inventarier och bibliotek
Administrera säkerhet av lokaler och information
Hantera anmälningar rörande skada och stöld på egendom
Administrera fordon
Upphandling
Hantera verksamhetens allmänna handlingar
Registrera allmänna handlingar
Hantera allmänna handlingar som inte bildar ärenden
Arkivering av handlingar
Hantera begäran av utlämnande av allmänna handlingar
Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och
medborgardialog
Kommunicera
Representation, evenemang och övergripande samarbeten
Föra medborgardialog
Besvara yttranden och remisser
Hantera överklaganden
Klassificeringsstruktur för grundskoleförvaltningens kärnverksamheter
Nr
3
3.1
3.2
3.3
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.6.4
4.6.5
5
5.1
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.5.1
5.1.5.2
5.1.6
5.2
Namn på verksamheten
Utbildning
Organisera och planera undervisning
Utveckla och kvalitetssäkra utbildning
Följa upp elevs kunskapsutveckling
Pröva kunskap
Kommunicera elevs kunskapsutveckling
Betygssätta och bedöma
Hantera frånvaro vid undervisningstillfälle
Hantera ledighetsansökan
Tillhandahålla läromedel och litteratur
Erbjuda studieresor, studiebesök och praktik
Erbjuda modersmålsundervisning och studiehandledning på modersmål
Skapa förutsättningar för en god studiemiljö
Skapa trygghet och studiero
Anmäla, utreda och åtgärda kränkande behandling
Utreda och åtgärda elevs behov av särskilt stöd
Hantera begäran om stöd i grundsärskola
Ansvara för korttidstillsyn för skolungdom över 12 år
Bedriva elevhälsa
Leda, utveckla och samordna elevhälsa
Bedriva medicinsk elevhälsa
Bedriva psykologisk elevhälsa
Bedriva psykosocial elevhälsa
Bedriva specialpedagogisk elevhälsa
Administrera skolplacering, skolplikt och skolskjuts
Hantera skolplacering och mottagande
Hantera placering i förskoleklass, fritidshem, öppen fritidsverksamhet
och grundskola
Hantera interkommunal placering
Erbjuda särskilda utbildningsformer och annan pedagogisk verksamhet
Hantera mottagande i grundsärskola
Följa upp och ompröva skolformstillhörighet/inriktning i grundsärskola
Följa upp skolformsbehörighet i grundsärskola
Ompröva skolformsbehörighet/inriktning i grundsärskola
Hantera utskrivning och uppsägning av plats
Hantera skolplikt och rätt till utbildning
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
11
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.3
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
7.
7.1
Bevaka skolplikt
Hantera förändringar i skolplikten
Tillgodose elevs rätt till utbildning
Erbjuda skolskjuts
Fastställa och fördela resurser
Betala ut ersättning till fristående grundskola, grundskola,
grundsärskola, förskoleklass, fritidshem och fritidsklubb
Administrera interkommunal ersättning
Administrera tilläggsbelopp för elever med särskilda behov
Ansöka om statsbidrag
Tillsyn (riktad mot kärnverksamhet)
Tillsynsärenden (statens skolinspektion och barn- och elevombudet)
Processbeskrivning för styrande och stödjande
processer
De styrande och stödjande processer beskrivs endast översiktligt genom
kommentarer eftersom Grundskolenämnden inom dessa processer utgår från
den förvaltningensövergripande Arkivhandbok för Malmö stad - styrande och
stödjande verksamheter som stadsarkivet beslutat om. I den finns mer detaljerade
processbeskrivningar och dokumentanteringsplan.
Nr
1
1.1
1.1.1
1.1.2
Styrande processer
Namn på verksamheten
Styrande verksamheter
Kommentar rörande hur det förhåller sig på
grundskoleförvaltningen
Politisk styrning
Den politiska
Majoriteten av beslut fattas av grundskolenämnden eller
beslutsprocessen
bereds via grundskolenämnden till kommunstyrelsen.
Arbetsutskottet har delegation enligt delegationsordning på
vissa beslut.
Beskriva uppdraget (budget och Grundskolenämnden fattar beslut om en budgetskrivelse
bokslut)
som skickas till kommunstyrelsen. Vid årets sista
sammanträde i december fattar grundskolenämnden beslut
om sin internbudget för det kommande året. Därefter antar
förvaltningsledningen sin åtagandeplan som anger vilka
åtaganden som förvaltningen avser göra det kommande året
1.1.3
Ta beslut på delegation
1.2
Upprätta och följa
styrdokument (policys,
riktlinjer, strategier m.m.)
1.3
Verksamhetsledning
Under september månad påbörjas budgetprocessen på
respektive skolenhet tillsammans med ekonomiavdelningen
med bland annat kartläggning av volymer. Därefter görs
personalbudgetar m.m. och respektive skolenhets budget
fastläggs i början av budgetåret utifrån de ersättningsnivåer
till skolorna nämnden beslutar om.
Beslut tas på delegation efter fastställd delegationsordning.
Grundskoleförvaltningen anmäler månadsvis
delegationsbeslut till grundskolenämnden
Grundskoleförvaltningen arbetar utifrån kommunens och
grundskolenämndens styrdokument och skapar rapporter i
den mån det efterfrågas. Dessa skickas oftast vidare till
grundskolenämnd eller till kommunstyrelse.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
12
1.3.1
Organisation av arbete
1.3.2
1.3.2.1
Dialog mellan arbetsgivare och
medarbetare
Samverka och förhandla
1.3.2.2
Skapa en bra arbetsmiljö
1.3.2.3
1.3.3
Löneöversynsprocessen
Dialog mellan enskild
medarbetare och chef
1.3.4
1.4
Omställningsprocessen
Granskning av kommunens
verksamhet (revision och
tillsyn)
Revision
1.4.1
1.4.2
Tillsyn (riktad mot kommunens
verksamhet)
Grundskoleförvaltningen har förvaltningsledningsmöten
som förs i loggbok. Referat från mötena publiceras
kontinuerligt på Komin.
Samverkan och andra förhandlingar samt APT-möten
protokollförs.
Incidentrapporter/anmälan om tillbud upprättas och
registreras. Skyddsronder protokollförs. HR-avdelning
arbetar med årlig systemuppföljning av systematiskt
arbetsmiljöarbete (SAM).
Utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad.
Medarbetarsamtal samt lön- och Chef-Medarbetar-Dialog
(CMD)-samtal hålls och anteckningar förs i en
utvecklingsplan.
Utförs på likartat sätt i alla förvaltningar i Malmö stad.
Revisionen pågår varje år och har fokus på ekonomisk
styrning, måluppföljning och intern kontroll
Tillsyn sker inom olika områden men den vanligast
förekommande tillsynen görs av Statens skolinspektion och
Barn- och elevombudet (BEO). Den hanteras separat i
process 7.1 Tillsynsärenden (Statens skolinspektion och barn- och
elevombudet).
Stödjande processer
Nr
2
Namn på verksamheten
Stödjande verksamheter
2.1
2.1.1
Ekonomiprocesser
Löpande bokföring och
fakturering
2.1.2
Sälja vidare investeringsvara
2.1.3
Bokföra EU-projekt
2.1.4
2.2
2.2.1
Ekonomisk statistik
HR-processer
Rekrytering
2.2.2
Hantera lön och arbetstid
Kommentar rörande hur det förhåller sig på
grundskoleförvaltningen
Raindance används för denna process. Specifika
ekonomiska kärnprocesser för grundskoleförvaltningen
förekommer i klassificeringsstrukturen som
verksamhetsområde 6. Fastställa och fördela resurser.
Sällsynt förekommande. Beslut tas genom fastställd
delegationsordning.
Sällsynt förekommande. Projektansvarig personal på
ekonomiavdelningen finns tillgänglig för att se till att kraven
på bokföringen tillgodoses.
Hanteras på ekonomiavdelningen. Qlikview används.
Det mesta av rekryteringen sker av chefer på
skolenheter/avdelningar. HR-avdelningen stödjer i delar av
processen
HR-avdelningen sköter vikariebanken där skolenheter kan
boka vikarier för dagen. I övrigt sköter HR-service på
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
13
2.2.3
2.2.4
Hantera anställning
Administrera pensioner
2.2.5
Hantera förtroendevaldas
uppdrag samt arvoden och
ersättningar
Hantera andra arvoden och
ersättningar
Verksamhetsområden inom
lokalförsörjning, säkerhet
och intern service
Hantera lokalförsörjning
2.2.6
2.3
2.3.1
2.3.2
2.3.3
2.3.4
Administrera inventarier och
bibliotek
Administrera säkerhet av
lokaler och information
serviceförvaltningen stora delar av denna process men
grundskoleförvaltningen är en del av processen och
exempelvis flextider korrigeras på grundskoleförvaltningen.
Personalakter hanteras av närmaste chef.
HR-avdelningen bevakar anställda som fyller 67 år och
skickar underlag till respektive chef.
Hanteras av myndighetsavdelningen.
Gäller främst arvoden till externa föreläsare. Respektive
enhet/avdelning som är beställare sköter processen.
Lokalstrateger och projektsamordnare som organisatoriskt
tillhör ekonomiavdelningen arbetar med denna process
inom grundskoleförvaltningen.
Förekommer efter uppdrag av ekonomiavdelning.
Varje skolenhet ansvarar för säkerhet av lokaler och
information med stöd från säkerhetssamordnare på
myndighetsavdelningen. Fastigheterna förvaltas av
stadsfastigheter.
Försäkringsärenden samordnas och hanteras av
säkerhetssamordnare på myndighetsavdelningen.
Cyklelutlån administreras i Outlook. I övrigt förekommer
inte processen på grundskoleförvaltningen.
2.3.5
Hantera anmälningar rörande
skada och stöld
Administrera fordon
2.4
Avtal och upphandling
2.4.1
Upphandling enligt lagen om
offentlig upphandling
Större upphandlingar sker med stöd av stadskontoret.
Saknas resurser för upphandling på stadskontoret hänvisas
grundskoleförvaltningen till advokatbyråer. Centrala och
förvaltningsspecifika avtal finns.
2.4.2
Direktupphandling
Vanligt förekommande på grundskoleförvaltningen.
2.4.3
Förvalta ingångna avtal
Avtal diarieförs och registreras i Platina. Pappersoriginalen
förvaltas på respektive skolenehet/avdelning.
2.5
Hantera verksamhetens
allmänna handlingar
Registrera handlingar
Registrera allmänna
handlingar
2.5.1
2.5.1.1
2.5.1.2
Hantera inkomna handlingar
som inte bildar ärenden
2.5.2
Arkivering av handlingar
Myndighetsavdelningen ansvarar för diarieföring på central
förvaltning. Varje skolenhet har personal som registrerar
allmänna handlingar. Registrering sker i Platina.
Allmänna handlingar som inte bildar ärenden hålls
ordnande. Exempel på handlingar som inte registreras
överhuvudtaget är enkla rutinbetonade frågor, reklam och
inbjudningar till kurser.
Avställda handlingar tillförs central förvaltnings arkiv eller
respektive skolenhetens arkiv.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
14
2.5.3
2.6
2.6.1
Hantera begäran om
utlämnande av allmän
handling
Verksamhetsområden inom
kommunikation,
representation och
medborgardialog
Kommunicera
Allmänna handlingar lämnas ut på begäran. Vid beslut att
inte lämna ut en allmän handling sker hanteringen alltid via
myndighetsavdelningen.
Grundskoleförvaltningen kommunicerar internt via
intranätet Komin, e-post, nyhetsbrev, film och MaApps
(Malmö Apps for Education).
Den externa kommunikationen sker via digitala kanaler som
malmo.se, sociala medier (bloggar, Facebook, Twitter,
Instagram, Youtube etc) och Pedagog Malmö. Flera skolor
har pedagogiska webbplatser. Förvaltningen producerar
även film, informationsmaterial, trycksaker, affischer,
annonser och pressmeddelanden. Informationen i samtliga
kanaler uppdateras fortlöpande.
2.6.2
Kommunikationsansvarig personal finns i
grundskoleförvaltningen.
Representation, evenemang
Grundskoleförvaltningen tar emot besök från Sverige och
och övergripande samarbeten utlandet.
2.6.3
Föra medborgardialog
2.7
Besvara yttranden och
remisser
2.8
Hantera överklaganden
Elevråd och föräldraråd hålls på skolor och protokollförs.
Klagomålshandläggningen hanterar myndighetsavdelningen,
se process 3.2 Utveckla och kvalitetssäkra utbildning.
Yttranden och remisser besvaras av grundskolenämnden
och ställs till kommunstyrelsen eller den myndighet som har
skickat ut remissen.
Information om vilka beslut som överklagas anges i
tillämplig lagstiftning, exempelvis skollagen (2010:800).
Processbeskrivningar för grundskoleförvaltningens
kärnverksamheter
3. Utbildning
Undervisningen styrs av och utgår från skollagen (2010:800), skolförordningen
(2011:185), läroplan (Lgr 11) och kursplaner. Skolverket har även allmänna råd
och riktlinjer för hur undervisningen ska planeras och dokumenteras. Inom
den pedagogiska verksamheten (definierad som ordinarie verksamhet i
skolväsendet gällande alla elever utom således särskilt elevstödjande
verksamhet) upprättas dokument som avser elevernas studier. Hit räknas
främst betyg, individuella utvecklingsplaner (IUP), uppföljning av
studieresultat, skrivningar och prov samt lärares anteckningar om elevernas
studieprestationer och eventuell korrespondens med vårdnadshavare och elev
kring studieprestationerna
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
15
3.1 Organisera och planera undervisning
Genom en god organisation och planering försäkrar skolan sig om att
undervisningen leder mot de nationella målen. Planeringen underlättar även
utvärderandet av elevers kunskap, den givna undervisningen och
kommunikationen mellan elever, vårdnadshavare och personal inom skolan.
Då tjänstefördelning och timplan fastställs görs klass- och lärarscheman.
Nr 3.1
Handlingstyper
Tjänstefördelning
Handlingsslag rörande organisering och planering av undervisning
Förvaring
Gallring/
Sekretess- Kommentarer
bevarande
reglering
Se kommentar Får gallras
Nej
Slutgiltigt för varje läsår.
efter 2 år
Skrivs ut på papper eller sparas som
Novaschem-fil.
Se kommentar Får gallras
Nej
Slutgiltigt för varje läsår.
efter 2 år
Skrivs ut på papper eller sparas som
Novaschem-fil.
Platina
Bevaras
Nej
Slutgiltigt för varje läsår.
Timplan
Platina
Bevaras
Nej
Slutgiltigt för varje läsår.
Elevregister/
elevhistorik
Klass- och
grupplistor
Protokoll från
föräldraråd, elevråd
Extens
Bevaras
Nej
Extens
Bevaras
Nej
Platina
Bevaras
Nej
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Får gallras
efter 10 år
Nej
Verksamhetssystemet bevaras i sin
helhet i väntan på gallringsutredning.
Verksamhetssystemet bevaras i sin
helhet i väntan på gallringsutredning.
Kan diarieföras som samlingsärende i
Platina. Exempelvis
”Elevrådsprotokoll 2015”.
Får gallras då elev slutat skolenheten
eller då nya uppgifter upprättats som
ersätter de gamla uppgifterna.
Nej
Båda vårdnadshavare måste skriva
under.
Får gallras då
elev slutat på
fritidshemmet
Bevaras
Nej
Får gallras då elev slutat fritidshem.
Nej
Arkivexemplar bevaras varje läsår.
Bevaras
Nej
T.ex. Ansökningar och anmälningar
till Statens skolinspektion och Statens
skolverk.
LPP/planeringsdokumentation
/lokala kursplaner
Veckobrev och
annan allmän
information riktad till
vårdnadshavare
Får gallras
vid
inaktualitet
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Finns inget krav i skollagen
(2010:800) att sådan dokumentation
ska upprättas.
Övrig korrespondens
som inte leder till ett
ärende
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Klasschema
Lärarschema
Uppgifter om
närmast anhörig
Avtal/samtycke enligt
PuL och om
bildpublicering
Barnkort fritidshem
Fotokataloger
Dokumentation
rörande ärenden om
organisering och
planering av
undervisning
Papper/
Elektroniskt
Platina
Nej
Korrespondens av ringa betydelse.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
16
3.2 Utveckla och kvalitetssäkra utbildning
Löpande utvecklingsuppdrag utgår utifrån förvaltningens identifierade behov i
det systematiska kvalitetsarbetet. Det systematiska kvalitetsarbetet innebär att
kontinuerligt följa upp och analysera förvaltningens resultat utifrån nämndens
uppsatta mål, att skapa underlag för analyser och genomföra
förvaltningsövergripande utredningar och utvärderingar.
Processen kring förbättrings- och stödinsatser inleds genom att rektor
formulerar en förfrågan vidare till utbildningschef. Varje förfrågan tilldelas en
ansvarig kontaktperson och i det fall det blir ett överenskommet uppdrag
upprättas en uppdragsformulering. En uppföljning av insatsen görs sedan efter
sex månader.
Enligt skollagen (2010:800) 4 kap. 8 § ska det finnas rutiner för klagomål.
Processen initieras oftast genom telefon eller e-post. Alla klagomål handläggs,
diarieförs och svar upprättas. Handläggare på myndighetsavdelningen utreder
klagomålen. Klagomålshanteringen ses som en del av det systematiska
kvalitetsarbetet.
För handlingar rörande statsbidrag, se process 6.4 Ansöka om statsbidrag.
Nr 3.2
Handlingsslag rörande utveckling och kvalitetssäkring av utbildning
Handlingstyper
Förvaring
Utvärderingar, enkätsammanställningar,
uppföljningsrapporter
utvärderingar,
analyser
Enkätsvar,
utvärderingar
Platina
Gallring/
bevarande
Får gallras
vid
inaktualitet
Bevaras
Klagomål
Platina
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Bevaras
Svar på klagomål
Platina
Bevaras
Handlingar rörande
undervisningsprojekt
av särskild och/eller
lokal betydelse
Platina
Bevaras
Uppdragsformulering
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Nej
Nej
Kvalitetsavdelningens
förvaltningsövergripande arbete med
systematiska kvalitetsarbetet täcks in
här. Förlagor i Stratsys får gallras när
de överförts till Platina.
Sammanställningen/rapporten
bevaras, medan de enskilda svaren
gallras när sammanställningen är
gjord.
Kan
förekomma
Kan
förekomma
Uppdragsformulering skickas av
rektor till utbildningschef.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Inkl. eventuell utredning.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Nej
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.3 Följa upp elevers kunskapsutveckling
Elevernas kunskapsutveckling följs, kommuniceras och bedöms kontinuerligt i
samband med undervisningen. Den samlade dokumentationen ligger som
grund för betygssättningen
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
17
3.3.1 Pröva kunskap
Skriftliga och muntliga tester och prov bidrar till kartläggningen av hur elever
tillgodogör sig kunskapen. Som stöd för likvärdig bedömning och
betygssättning används nationella ämnesprov i årskurs 3, 6 och 9.
Nr 3.3.1
Handlingsslag rörande prövning av kunskap
Handlingstyper
Förvaring
Elevlösningar
nationella
ämnesprov, svenska
och svenska som
andra språk (inkl.
kunskapsprofiler)
Papper
Elevlösningar
nationella
ämnesprov, övriga
ämnen (inkl.
kunskapsprofiler)
Sammanställningar
över resultat från
nationella prov
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Ja,
OSL 17.
kap. 4§
Kommentarer
Papper
Får gallras 5
år efter
provtillfälle
Ja,
OSL 17.
kap. 4§
Sekretessen gäller så länge
skolverket återanvänder proven.
Extens
Bevaras
Nej
En fil exporteras från Extens och
skickas till SCB.
Icke ifyllda nationella
ämnesprov och
provmaterial
Får gallras
vid
inaktualitet
Ja,
OSL 17.
kap. 4§
Elevlösningar övriga
prov och tester samt
elevarbeten
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Nej
Sekretessen gäller så länge
skolverket återanvänder proven.
Verksamhetsystemet ska bevaras i
sin helhet i väntan på
gallringsutredning.
Läraranvisningar för bedömning, CD skivor, USB-stickor och liknande
provmaterial.
Provsvar av stor vikt för
betygssättning gallras då betyg är
satt.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.3.2 Kommunicera elevers kunskapsutveckling
Utvecklingssamtal äger rum varje termin. Vid samtalet medverkar elev,
vårdnadshavare och lärare, som får tillfälle att ta upp elevens utveckling i
förhållande till läroplanen, kursplaner och kunskapskrav. Den individuella
utvecklingsplanen (IUP) innehåller skriftliga omdömen och en framåtsyftande
planering. Grundsärskolan kommunicerar elevens kunskapsutveckling på
motsvarande sätt genom skriftlig information till vårdnadshavare.
Om det kan misstänkas att en elev inte kommer att klara de kunskapskrav som
minst ska uppnås enligt läroplan och kursplaner, utreder rektor eller den
rektorn delegerat ansvaret till, elevens behov och fattar beslut om ett
åtgärdsprogram. Av programmet ska framgå hur behoven ser ut och vilka
stödinsatser som krävs, samt hur uppföljning och utvärdering ska gå till, se
process 4.3 Utreda och åtgärda elevs behov av särskilt stöd. Extra anpassningar är ett
stöd inom ramen för den ordinarie undervisningen och räknas inte som särskilt
stöd.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
18
Nr 3.3.2
Handlingsslag rörande kommunicering av elevers kunskapsutveckling
Handlingstyper
Förvaring
Individuell
utvecklingsplan
(IUP): skriftligt
omdöme och
framåtsyftande
planering.
Leaving reports
Papper/
Verksamhetssystem
Papper/
Elektroniskt
Anteckningar från
utvecklingssamtal
Gallring/
bevarande
Får gallras 5
år efter elev
slutat på
skolenheten
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Får gallras 5
år efter elev
slutat på
skolenheten
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Nej
Skriftlig rapport för elever som
avbryter Malmö International School
under läsåret.
Kan
förekomma
Gallras under förutsättning att
uppgifter för uppföljning
dokumenterats.
IUP ska inte innehålla
integritetskänsliga uppgifter.
End of term report på Malmö
International School täcks in här.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.3.3 Betygsätta och bedöma
Det finns kunskapskrav för alla ämnen i grundskolan. Den samlade bilden av
elevens kunskaper bedöms och betygssätts i årskurs 6-9. Utöver dessa betyg
sätts det även särskilda betyg på Malmö International School som kallas IB
Assessment.
Den officiella betygsdokumentationen består av betygskatalogen, som utgör en
sammanställning av de per termin satta betygen för samtliga elever. Beslut om
att inte sätta betyg i ett ämne eller ämnesblock antecknas även i betygskatalogen. Den för varje klass sammanställda betygskatalogen inom grundskola tas ut
på papper och arkiveras. Slutbetyg från grundskola utfärdas när skolplikten
upphör. Det innehåller uppgifter om elevens senaste betyg i ämnen och
ämnesblock. Den som genomgått skriftlig prövning på grundskolan har rätt att
få ett nytt slutbetyg. Om en elev i slutet av det nionde skolåret inte uppnått de
kunskapskrav som minst ska uppnås enligt kursplanen för ett ämne ska en
skriftlig bedömning bifogas slutbetyget.
Slutbetyg med bilagor arkivläggs och betygen sorteras klassvis per årskurs och i
personnummerordning. Arkivexemplar av betygskataloger och slutbetyg med
bilagor tas ut på papper (Svenskt Arkiv 80) för signering och underskrift enligt
gällande föreskrifter (se tabell 3.3.3 nedan).
Elev som vill ha betyg från grundskolan har rätt att genomgå prövning för att
få betyg. Den som tidigare har fått betyg i ett avslutat ämne eller slutbetyg har
rätt att genomgå prövning.
I grundsärskolan ges eleven betyg i årskurs 6–9 i alla ämnen endast om eleven
eller elevens vårdnadshavare begär det.
Nr 3.3.3
Handlingsslag rörande betygsättning och bedömning
Handlingstyper
Förvaring
Gallring/
bevarande
Sekretessreglering
Kommentarer
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
19
Betygskatalog
Papper
Bevaras
Nej
Slutbetyg (med
bilagor)
Papper
Bevaras
Nej
Skriftlig bedömning
Papper
Bevaras
Nej
Terminsbetyg
Papper
Får gallras
efter 5 år
Nej
Handlingar rörande
omprövning av betyg
Papper
Bevaras
Nej
Intyg efter avslutad
grundsärskola
Papper
Bevaras
Nej
IB Assessment
Papper
Bevaras
Nej
Avgångsintyg
Papper
Bevaras
Nej
Signeras av lärare i respektive
ämnen. Utdrag ut betygskatalogen
ska rektor signera och skriva under.
Skrivs under av rektorn i två exemplar
varav ett arkiveras och ett delas ut till
elev.
För elever som i visst ämne inte
uppnått målen för
undervisningen/blivit godkända.
Bevaras med slutbetyg.
Terminsbetyg skrivs under av rektor
eller delegat och ges till elev. En
kopia bevaras på skolan i väntan på
gallring.
Nytt slutbetyg ska utfärdas efter
prövning. Bevaras tillsammans
slutbetyg.
Inkl. allmänt studieomdöme och betyg
om elev eller vårdnadshavare begär
det. Skrivs under av rektorn i två
exemplar varav ett arkiveras och ett
delas ut till elev.
Betyg från Middle Years Programme
(MYP) som utfärdas på Malmö
International School. Skrivs under av
rektorn i två exemplar varav ett
arkiveras och ett delas ut till elev.
Om elev avslutar studierna innan
skolplikten upphör Skrivs under av
rektorn i två exemplar varav ett
arkiveras och ett delas ut till elev.
Bevaras bland slutbetyg.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.4 Hantera frånvaro
Den här processen berör endast hur frånvaro hanteras då elev uteblir från ett
undervisningstillfälle. För annan administrativ hantering av ledighetsansökan,
se process 3.5 Hantera ledighetsansökan.
Nr 3.4
Handlingsslag rörande frånvarohantering
Handlingstyper
Förvaring
Närvarojournal
fritidshem
Frånvaroanmälan
Frånvarouppgifter
Beställningsblankett
till Skola24
Verksamhetssystem
Gallring/
bevarande
Får gallras
vid
inaktualitet
Får gallras
vid
inaktualitet
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Nej
Bevaras
Nej
Kan vara t.ex. e-post, sms eller
tjänsteanteckning från telefonsamtal.
Underlag som närvarolistor gallras vid
inaktualitet eller vid inmatning.
Verksamhetsystemet ska bevaras i
sin helhet i väntan på
gallringsutredning.
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
20
3.5 Hantera ledighetsansökan
En elev får beviljas kortare ledighet för enskilda angelägenheter. Om det finns
synnerliga skäl får längre ledighet beviljas. Rektorn beslutar om ledighet.
Rektorn får inte uppdra åt någon annan att fatta beslut om ledighet som avser
längre tid än tio dagar.
Nr 3.5
Handlingsslag rörande ledighetsansökan
Handlingstyper
Förvaring
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter läsårets
slut
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Platina
Bevaras
Nej
Vid mer omfattande ledighet kan det
bli aktuellt med ärende om
fullgörande av skolplikt på annat sätt,
se process 5.2.2 Hantera ärenden om
ändringar i skolplikt.
Ansökan och beslut
om ledighet vid
kortare tid
Ansökan och beslut
om ledighet vid
längre tid än 10
dagar i följd
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.6 Tillhandahålla läromedel och litteratur
Skolan tillhandahåller läromedel i form av t.ex. böcker, film och datorer.
Skolbibliotek är en central resurs för lärande.
Nr 3.6
Handlingsslag rörande tillhandahållande av läromedel och litteratur
Handlingstyper
Förvaring
Beställning av
läromedel
Egenproducerade
läromedel
Papper/
Elektroniskt
Lokala
skolbiblioteksplaner
Förteckningar över
läromedel
Platina/
Papper
Platina/
Papper
Förbindelse av
lånekort
Låntagaruppgifter
Avtal för lån av
dator/surfplatta/
teknisk utrustning,
elevskåp,
SELMA
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 2 år
Bevaras eller
får gallras vid
inaktualitet,
se
kommentar
Bevaras
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Nej
Nej
Om det är egenproducerat läromedel
som skolan bedömer är av särskild
och/eller lokal betydelse bevaras
arkivexemplar. I annat fall får
handlingen gallras vid inaktualitet.
I förekommande fall.
Bevaras
Nej
I förekommande fall.
Får gallras
vid
inaktualitet
Ska gallras
en gång om
året då inte
elevuppgifter
längre finns
kvar i Extens,
se
kommentar
Nej
Får gallras då
avtalet gått
ut.
Nej
Nej
Elevuppgifter gallras en gång om året
av ansvarig systembibliotekarie då
inte uppgifterna längre finns kvar i
Extens. Undantaget är de elever med
kvarvarande lån/avgift på konto,
dessa måste gallras manuellt. Den
manuella gallringen samt gallring av
personaluppgifter är respektive
skolenhet ansvarig för.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
21
skolmåltider
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.7 Erbjuda studieresor, studiebesök och praktik
Skolan kan komplettera undervisningen med olika former av studieresor,
kulturella aktiviteter, och friluftsdagar. Praktisk arbetslivsorientering (PRAO)
innebär att elever i främst skolår 5 till 9 tillbringar mellan en dag till några
veckor på en arbetsplats.
Nr 3.7
Handlingsslag rörande att erbjuda studieresor, studiebesök och praktik
Handlingstyper
Förvaring
Riskanalys/
Riskbedömning
Platina, se
kommentar
Handlingar rörande
studieresor
Platina/
Papper
Gallring/
bevarande
Bevaras eller
får gallras vid
inaktualitet,
se
kommentar
Sekretessreglering
Nej
Bevaras
Nej
Handlingar rörande
elevers placeringar
under praktisk
arbetslivsorientering
(PRAO)
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Handlingar rörande
friluftsdagar, utflykter,
teaterbesök eller
andra kulturella
aktiviteter
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Kommentarer
Diarieförs och bevaras då en incident
inträffar och ett ärende bildats.
Riskbedömningen blir då ett underlag
i ärendet. I övriga fall får handlingen
gallras vid inaktualitet.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
3.8 Erbjuda modersmålsundervisning och studiehandledning på
modersmål
Modersmål baseras på föräldrars önskemål. Skolan måste erbjuda
modersmålsundervisning. Organisering och planering av modersmål och
studiehandledning på modersmål sköts centralt av Modersmålsenheten. En
elev ska få studiehandledning på sitt modersmål, om eleven behöver det.
Studiehandledning på modersmål är en av de insatser man kan sätta in för elev
som behöver stöd att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås, se process
4.3 Utreda och åtgärda elevers behov av särskilt stöd. Modersmålslärare kan även
skicka ut en varning om ej godkänt betyg i modersmål när en elev riskerar att
inte nå kunskapskraven för godkänt betyg i ämnet modersmål. Handlingstypen
redovisas i process 4.3 Utreda och åtgärda elevers behov av särskilt stöd.
Nr 3.8
Handlingsslag rörande att erbjuda modersmålsundervisning och
studiehandledning på modersmål
Handlingstyper
Förvaring
Gallring/
Sekretess-
Kommentarer
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
22
bevarande
Bevaras
reglering
Nej
Platina/
Papper
Bevaras
Nej
Platina/
Papper
Bevaras
Nej
Får gallras
efter 2 år
Nej
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Anmälan om modersmålsundervisning registrerats i Extens.
Underlaget får sedan gallras.
Önskemål om
modersmålsundervisning i
förskoleklass
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Önskemål om modersmålsundervisning registrerats i Extens.
Underlaget får sedan gallras.
Avanmälan till
modersmål
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Avanmälan registreras i Extens.
Underlaget får sedan gallras.
Schema för
modersmålsundervisning och
studiehandledning på
modersmålsundervisning
Grupplistor och
elevlistor tillhörande
schema
Statistik rörande
modersmål/studiehandledning
Beslut om
modersmålsundervisning
Anmälan till
modersmålsundervisning
Platina/
Papper
Slutgiltigt för varje lärare och läsår.
Grupplistor tillhörande schema för
varje lärare och läsår.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4. Skapa förutsättningar för en god studiemiljö
Utöver den reguljära skolgången med pedagogisk verksamhet finns en rad
insatser som vid behov stödjer eleven i form av särskilt stöd, elevhälsa och
trygghetsskapande arbete. Olika yrkeskategorier är involverade i arbetet såsom
skolpsykologer, skolkuratorer, skolsköterskor, logopeder, specialpedagoger,
studie- och yrkesvägledare samt elevens mentor.
4.1 Skapa trygghet och studiero
När så krävs kan någon av de disciplinära åtgärder som finns i skollagen
(2010:800) användas:
 omhändertagande av föremål (om inte föremålet lämnas tillbaka efter
lektionen)
 kvarsittning och utvisning
 skriftlig varning
 tillfällig omplacering av en elev
 tillfällig placering av en elev vid en annan skolenhet
 avstängning
Personal som vidtar någon av ovanstående åtgärd ska dokumentera det enligt 5
kap. 24 § skollagen (2010:800). Observera att dessa regler inte gäller
förskoleklass.
Nr 4.1
Handlingsslag rörande trygghet och studiero
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
23
Handlingstyper
Förvaring
Beslut om skriftlig
varning
Platina
Beslut om tillfällig
omplacering/Beslut
om tillfällig
omplacering vid
annan skolenhet
Beslut om
kvarsittning
Platina
Får gallras
efter 10 år
Platina
Får gallras
efter 10 år
Beslut om utvisning
ur undervisningslokalen
Platina
Får gallras
efter 10 år
Utredning om varför
elev stör
Platina
Får gallras
efter 10 år
Beslut om
avstängning
Beslut om
omhändertagande
av föremål
Platina
Får gallras
efter 10 år
Får gallras
efter 10 år
Polisanmälan
omhändertagande av
föremål
Platina
Platina
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 10 år
Får gallras
efter 10 år
Sekretessreglering
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Kommentarer
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Ska anmälas till grundskolenämnden.
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Om föremålet inte återlämnats efter
lektionens slut.
Om ett föremål som har
omhändertagits enligt 22 § skollagen
(2010:800) kan antas bli förverkat
enligt 36 kap. 3 § brottsbalken, 6 §
narkotikastrafflagen (1968:64), 5 §
lagen (1988:254) om förbud
beträffande knivar och andra farliga
föremål, 5 § lagen (1991:1969) om
förbud mot vissa dopningsmedel, 9
kap. 5 § vapenlagen (1996:67) eller 5
§ lagen (1999:42) om förbud mot
vissa hälsofarliga varor, ska rektorn
eller den som rektorn har bestämt
skyndsamt anmäla
omhändertagandet till
polismyndigheten.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.2 Anmäla, utreda och åtgärda kränkande behandling
Personal som får kännedom om att en elev anser sig ha blivit utsatt för
kränkande behandling, sexuella trakasserier eller diskriminering i samband med
verksamheten är skyldig att anmäla detta till rektorn. Anmälan bör göras senast
nästa arbetsdag. Rektor ska sedan anmäla till huvudman, detta bör ske senast
andra arbetsdagen efter mottagen anmälan. Rektor är skyldig att skyndsamt
utreda omständigheterna kring de uppgivna kränkningarna och i
förekommande fall vidta de åtgärder som rimligen kan krävas för att förhindra
kränkande behandling i framtiden. Se processflödet nedan:
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
24
Information kring hantering av material från kameraövervakning finns i
process 2.3.3 Administrera säkerhet av lokaler och information. Likabehandlingsplan
som är av stor vikt inom ärenden rörande kränkande behandling räknas som
ett övergripande styrdokument och handlingstypen återfinns i process 1.2
Styrdokument med bilagor och uppföljning. Anmälan om tillbud/incidentrapporter
räknas in som en del av arbetsmiljöområdet och redovisas i process 1.3.2.2
Skapa en bra arbetsmiljö.
Nr 4.2
Handlingsslag rörande kränkande behandling
Handlingstyper
Förvaring
Anmälan om
kränkande
behandling
Utredning/åtgärderdokumentation
rörande kränkande
behandling
Uppföljningsdokumentation
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Kommentarer
Personal anmäler till rektor. Rektor
anmäler till huvudmannen enligt 6
kap. 10 § skollagen (2010:800). Kopia
av anmälan skickas till
nämndssekreterare och
utbilningschef.
Beslut om att vidta åtgärder och
utredning med eventuella vidtagna
åtgärder.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.3 Utreda och åtgärda elevers behov av särskilt stöd
Personalen anmäler till rektor om det kan misstänkas att en elev inte kommer
att nå de uppsatta kunskapskrav som krävs eller uppvisar andra svårigheter i sin
skolsituation. Det är sedan rektorns ansvar att elevens behov utreds. Även
andra svårigheter i en elevs skolsituation kan behöva utredas. Om utredningen
visar att en elev är i behov av särskilt stöd ska ett åtgärdsprogram utarbetas.
Elevhälsan är delaktig i arbetet med utredningar. Mer om elevhälsans och dess
dokumentation återfinns i process 4.7 Bedriva elevhälsa. Åtgärdsprogram och
beslut om att inte utarbeta åtgärdsprogram får överklagas och därför är det
viktigt att ange överklagandehänvisning. Extra anpassningar är ett stöd inom
ramen för den ordinarie undervisningen och räknas inte som särskilt stöd.
Handlingar rörande tilläggsbelopp för elever med särskilda behov återfinns i
process 6.3 Administrera om tilläggsbelopp för elever med särskilda behov.
Nr 4.3
Handlingsslag rörande elevers behov av särskilt stöd
Handlingstyper
Förvaring
Anmälan till rektor
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Kan
förekomma
OSL 23
Kommentarer
Anmälningar i blankettform eller
annan tjänsteanteckning.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
25
kap. 2§
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Nej,
se
kommentar
Pedagogiska och
sociala bedömningar/
utredningar
Platina
Bevaras
T.ex. utredningar av specialpedagog
eller kurator.
Beslut om
åtgärdsprogram
Platina
Bevaras
Beslut om att inte
utarbeta
åtgärdprogram
Platina
Bevaras
Nej,
se
kommentar
Beslut om särskild
undervisningsgrupp
eller enskild
undervisning
Platina
Bevaras
Nej,
se
kommentar
Beslutet faller utanför det
sekretessreglerade området. Onödiga
upprepningar eller utdrag från
utredningar ska inte skrivas i
åtgärdsprogrammet. Hänvisa istället
till utredningen.
Beslut om anpassad
studiegång
Platina
Bevaras
Nej,
se
kommentar
Beslutet faller utanför det
sekretessreglerade området. Onödiga
upprepningar eller utdrag från
utredningar ska inte skrivas i
åtgärdsprogrammet. Hänvisa istället
till utredningen.
Beslut om
studiehandledning på
modersmål
Platina
Bevaras
Nej,
se
kommentar
Beslutet faller utanför det
sekretessreglerade området. Onödiga
upprepningar eller utdrag från
utredningar ska inte skrivas i
åtgärdsprogrammet. Hänvisa istället
till utredningen.
Uppföljning och
utvärdering av
åtgärdsprogram
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Varning om ej
godkänt betyg i
modersmål, inkl.
underlag
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§
Åtgärdsprogram utgör ett beslut och
faller utanför det sekretessreglerade
området. Onödiga upprepningar eller
utdrag från utredningar ska inte
skrivas i åtgärdsprogrammet. Hänvisa
istället till utredningen.
.
Beslutet faller utanför det
sekretessreglerade området. Onödiga
upprepningar eller utdrag från
utredningar ska inte skrivas i
åtgärdsprogrammet. Hänvisa istället
till utredningen.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.4 Hantera begäran om stöd i grundsärskola
När en elev riskerar att inte nå kunskapskraven eller uppvisar andra svårigheter
och/eller behov i sin skolsituation ska detta skyndsamt utredas. Det är rektors
ansvar att öppna upp en utredning i samråd med eleven och elevens
vårdnadshavare. Elevhälsan bör, vid behov, vara delaktig i processen. En av
åtgärderna kan vara att begära stöd från grundsärskolans resursteam. Rektor
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
26
skickar en begäran om stöd kring enskild elev till grundsärskolans resursteam
samt bifogar relevant bakgrundsinformation beroende på vad frågeställningen
gäller (t.ex. åtgärdsprogram och IUP).
Då stödet som efterfrågas berör en elevgrupp eller personalgrupp skickar
rektor en begäran om stöd kring elevgrupp eller personalgrupp till
grundsärskolans resursteam tillsammans med relevant bakgrundsinformation.
Nr 4.4
Handlingsslag rörande begäran om stöd i grundsärskola
Handlingstyper
Förvaring
Begäran om stöd
kring enskild elev
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Begäran om stöd
kring elevgrupp/
personalgrupp
Platina
Bevaras
Nej
Avslutad insats kring
enskild elev
Platina
Bevaras
Avslutad insats kring
elevgrupp/
personalgrupp
Pågående insats
kring enskild elev
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Nej
Platina
Bevaras
Pågående insats
kring elevgrupp/
personalgrupp
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Nej
Kommentarer
Inkommer från skolan undertecknad
av vårdnadshavare. En handläggare
utses som får en kopia av
stödbegäran. En bekräftelse på
begäran om stöd och namn på
handläggare skickas till ansvarig
rektor.
Inkommer från skolan undertecknad
av vårdnadshavare. En handläggare
utses som får en kopia av
stödbegäran. En bekräftelse på
begäran om stöd och namn på
handläggare skickas till ansvarig
rektor.
Skickas till rektor då insatsen
avslutas. Kopia skickas till
vårdnadshavare.
Skickas till rektor då insatsen
avslutas.
Om insatsen sträcker sig över ett år
skickas detta dokument till rektor.
Om insatsen sträcker sig över ett år
skickas detta dokument till rektor.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.5 Ansvara för korttidstillsyn för skolungdom över 12 år
Barn över 12 år med funktionsnedsättning, som har förvärvsarbetande
vårdnadshavare, har rätt till korttidstillsyn utanför det egna hemmet. Insatsen
erbjuds före och efter skolans slut, under lovdagar, studiedagar och längre lov.
Grundskolenämnden ansvarar avseende sina elever för verkställighet av
stadsområdesnämndernas gynnande beslut i ärenden om korttidstillsyn enligt
LSS.
Nr 4.5
Handlingsslag rörande att ansvara för korttidstillsyn för skolungdom över 12 år
Handlingstyper
Förvaring
Anmälan om
missförhållanden lex
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Kommentarer
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
27
Sarah inkl.
utredningar och
beslut
Stadsområdens
gynnande beslut
Avtal hemvist
OSL 26
kap. 1 §
Platina
Bevaras
Nej
Platina
Bevaras
Nej
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.6 Bedriva elevhälsa
Elevhälsan omfattar medicinska, psykologiska, psykosociala, och
specialpedagogiska insatser. Verksamheten ska bidra med åtgärder som
anpassas för varje enskild elev i behov av särskilt stöd. Då sekretess råder
mellan medicinsk, psykologisk elevhälsa och övrig skolverksamhet ska
skolhälsojournaler förvaras så att bara behörig personal har tillgång till dem.
4.6.1 Leda, utveckla och samordna elevhälsa
I en samlad elevhälsa ställs krav på tillgång till skolläkare, skolsköterska,
psykolog och kurator samt personal med specialpedagogisk kompetens.
Elevhälsan ska bidra till att skapa miljöer som främjar elevernas lärande,
utveckling och hälsa. Elevhälsan ska stödja elevernas utveckling mot
utbildningens mål och har ett särskilt ansvar för att bevaka att skolan bidrar till
att skapa goda och trygga uppväxtvillkor
Nr 4.6.1
Handlingsslag rörande ledning, utveckling och samordning av elevhälsa
Handlingstyper
Förvaring
Avvikelserapporter
Papper
Anmälningar enligt
lex Maria (inkl.
utredningar och
beslut)
Beslut från
inspektionen för vård
och omsorg (IVO)
rörande enskild
vårdgivare
Avtal
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 10 år
Sekretessreglering
Ja
OSL 25
kap. 1§
Platina
Bevaras
Ja
OSL 25
kap. 1§
Platina
Bevaras
Nej
Platina
Bevaras
Nej
Kommentarer
Upprättas på skolan där avvikelsen
skett. Inkommer till Elevhälsans
centrala enhet (ECE).
Exempelvis avtal med Region Skåne.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.6.2 Bedriva medicinsk elevhälsa
Den här verksamheten omfattar i vid bemärkelse de medicinska insatserna
inom elevhälsan och lyder bl.a. under hälso- och sjukvårdslagen (1982:763),
patientdatalagen (2008:355) och skollagen (2010:800). Inom medicinsk
elevhälsa utförs hälsokontroller och enkla sjukvårdsinsatser. Verksamheten
dokumenteras genom journalanteckningar enligt patientdatalagen (2008:355).
Skolhälsojournal upprättas i förskoleklass. Underlaget hämtas, under
förutsättning att fullmakt mottagits från vårdnadshavare, från barnets BVCjournal. Inhämtning av BVC-journalen bör i första hand ske genom kopior.
Om originaljournal rekvireras får den inte infogas i elevjournalen utan den ska
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
28
snarast efter kopiering återlämnas till den barnavårdscentral som den lånats
ifrån. Inga anteckningar får göras på journalblad eller dylikt i den inlånade
BVC-journalen. Profdock Medical Office (PMO) är det digitala
patientjournalsystem som skolläkare, skolsköterskor och psykologer inom
elevhälsan använder.
Medicinsk bedömning görs i samband med ansökan till särskola. Se process
5.1.4 Hantera mottagande i grundsärskola.
Nr 4.6.2
Handlingsslag rörande medicinsk elevhälsa
Handlingstyper
Förvaring
Skolhälsovårdsjournal (innehåller
b.la medicinsk
bedömning,
remisser, kostintyg,
läkarintyg,
vaccinationstillstånd)
PMO
Avvikelserapporter
Korrespondens med
elever och
vårdnadshavare
Övrig korrespondens
som inte bildar
ärenden
Loggkontroll i
patientjournalsystem
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Kommentarer
Papper
Får gallras
efter 10 år
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Skrivs tillsammans med skolläkare.
Skickas till skolöverläkare på
Elevhälsans centrala enhet (ECE).
PMO
Bevaras
Kan
förekomma
Får gallras
vid
inaktualitet
Får gallras
efter 10 år
Nej
Korrespondens med vårdnadshavare
(skriftliga förfrågningar mellan
vårdnadshavare och vårdgivare,
medgivanden och svar).
Korrespondens av ringa betydelse
Papper
Kan
förekomma
Journalen följer vanligtvis eleven till
gymnasieskola.
Kontaktskolsköterska inom respektive
utbildningsområde genomför
loggkontroll.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Skolhälsovårdsjournaler kan
undantas från dessa regler enligt ärende GRF-2014-12620.
4.6.3 Bedriva psykologisk elevhälsa
Psykologernas uppdrag inom elevhälsan är att serva skolenheter med
psykologisk kompetens, genom att ha ett pedagogiskt och ett psykoedukativt
fokus i alla insatser. Psykologernas insatser ska främst vara hälsofrämjande och
förebyggande och ha en så stor spridningseffekt som möjligt. Skolorna ansöker
om insats via en blankett som registreras av en teamsamordnare. Målet är att
öka elevernas måluppfyllelse. Psykologarbetet sker utifrån olika kvalitetssäkrade
processer för att nå hög kvalité. Psykologer för journal i enlighet med hälsooch sjukvårdslagen (1982:763) och patientdatalagen (2008:335).
Psykologisk bedömning görs i samband med ansökan till särskola. Se process
5.1.4 Hantera mottagande i grundsärskola.
Nr 4.6.3
Handlingsslag rörande psykologisk elevhälsa
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
29
Handlingstyper
Förvaring
Psykologjournaler
med underlag som
t.ex. testmaterial,
utredningar,
anteckningar
PMO
Avvikelserapporter
Papper
Ansökan om insats
från psykologteamen
Korrespondens med
elever och
vårdnadshavare
Övrig korrespondens
som inte bildar
ärenden
Loggkontroll i
patientjournalsystem
PMO
Papper
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Kommentarer
Får gallras
efter 10 år
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Skickas av psykolog till enhetschef.
Får gallras
vid
inaktualitet
Bevaras
Nej
Får gallras
vid
inaktualitet
Får gallras
efter 10 år
Nej
Psykologteamet skickar bekräftelse till
rektor/biträdande rektor samt
kontaktperson att ansökan mottagits.
Korrespondens med vårdnadshavare
(skriftliga förfrågningar mellan
vårdnadshavare och vårdgivare,
medgivanden och svar).
Korrespondens av ringa betydelse.
Kan
förekomma
PMO-systemhandläggare genomför
loggkontroll.
Kan
förekomma
Utredning/bedömning kan ingå som
underlag i ärende om särskilt stöd. Då
diarieförs och bevaras de i respektive
ärende, se process 4.3 Utreda och
åtgärda elevers behov särskilt stöd.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Skolhälsovårdsjournaler kan
undantas från dessa regler enligt ärende GRF-2014-12620.
4.6.4 Bedriva psykosocial elevhälsa
Kuratorn för en dokumentation dels i ärenden (t.ex. samtal inom ramen för
beslutat åtgärd i ärende om diskriminering/kränkning), dels i allmän kurativ
verksamhet. Den dokumentation som förs i ärenden tillförs respektive
ärendeakt. Dokumentation som förs i övrigt blir allmän handling i och med att
anteckning färdigställs. Inom den psykosociala verksamheten ryms vid behov
även insatser av studie- och yrkesvägledare.
Social bedömning görs i samband med ansökan till särskola. Se process 5.1.4
Hantera mottagande i grundsärskola.
Nr 4.6.4
Handlingsslag rörande psykosocial elevhälsa
Handlingstyper
Förvaring
Kurators
anteckningar från
samtal
Studie- och
yrkesvägledares
anteckningar från
samtal
Gallring/
bevarande
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Sekretessreglering
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Kan
förekomma
Kommentarer
Får gallras under förutsättning att de
inte tillför en sakuppgift till ett ärende.
Om anteckningar görs i samband
med utredning/bedömning om särskilt
stöd så diarieförs och bevaras de i
respektive ärende, se process 4.3
Utreda och åtgärda elevers behov av
särskilt stöd.
Får gallras under förutsättning att de
inte tillför en sakuppgift till ett ärende.
Om anteckningar görs i samband
med en utredning/bedömning om
särskilt stöd så diarieförs och bevaras
de i respektive ärende, se process 4.3
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
30
Utreda och åtgärda elevers behov av
särskilt stöd.
Anmälan till
socialtjänst/individ
och familj (IoF)
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Polisanmälningar
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Polisanmälningar rörande
missförhållanden.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
4.6.5 Bedriva specialpedagogisk elevhälsa
Inom den specialpedagogiska verksamheten ryms insatser av specialpedagog
och vid behov även logoped och talpedagog.
Pedagogisk och språklig bedömning görs i samband med ansökan till särskola.
Se process 5.1.4 Hantera mottagande i grundsärskola.
Nr 4.6.5
Handlingsslag rörande specialpedagogisk elevhälsa
Handlingstyper
Förvaring
Specialpedagogiska
tester och skanningar
med elevsvar
Talpedagogs tester
och skanningar med
elevsvar
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 5 år
Sekretessreglering
Nej
Får gallras
efter 5 år
Nej
Logopedjournaler
PMO
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§ /
OSL 25
kap. 1§
Remiss och
remissvar
PMO
Bevaras
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Kommentarer
Om utredning/bedömning görs i
samband med en utredning om
särskilt stöd så diarieförs och bevaras
de i respektive ärende, se process 4.3
Utreda och åtgärda elevers behov av
särskilt stöd.
Om utredning/bedömning görs i
samband med en utredning om
särskilt stöd så diarieförs och bevaras
de i respektive ärende, se process 4.3
Utreda och åtgärda elevers behov av
särskilt stöd.
Om utredningar görs i ärende om
särskilt stöd så diarieförs och bevaras
de i respektive ärende, se process 4.3
Utreda och åtgärda elevers behov av
särskilt stöd.
Remiss till och remissvar från
logopedmottagningen.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina. Skolhälsovårdsjournaler kan
undantas från dessa regler enligt ärende GRF-2014-12620.
5. Administrera skolplacering, skolplikt och skolskjuts
5.1 Hantera skolplacering och mottagande
För att få en rättssäker och likvärdig prövning har grundskolenämnden fattat
beslut om de principer som gäller för skolplacering. Principerna gäller alla
kommunala grundskolor i Malmö stad, med undantag för vissa
profilskolor/klasser. Dessa är: Malmö Idrottsgrundskola, fotbollsklasserna på
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
31
Linnéskolan, musikklasserna på Augustenborgsskolan, Djupadalsskolan,
Bergaskolan, Oxievång och Malmö International School.
Dessutom finns det också skolor som enbart är inriktade mot elever i behov av
särskilt stöd. När det gäller mottagande till dessa skolor är det ett beslut som
fattas inom ett ärende om särskilt stöd, se process 4.3 Utreda och åtgärda elevers
behov av särskilt stöd.
När det gäller placering och mottagande till sjukhusskolan (Barn 1-skolan,
BUP-skolan och Velanderskolan) se process 5.1.3 Erbjuda särskilda
utbildningsformer och annan pedagogisk verksamhet.
När det gäller mottagande till grundsärskolan så hanteras denna process
centralt på grundsärskolans resursteam. Processen redovisas i 5.1.4 Hantera
mottagande i grundsärskola.
När det gäller inskrivning och mottagande av nyanlända så sker det på
Mosaiksskolans mottagningsenhet som tillhör Språkcentralen. Processen
redovisas i 5.1.5 Hantera inskrivning av nyanlända
5.1.1 Hantera placering i förskoleklass, fritidshem, öppen
fritidsverksamhet och grundskola
Grundskoleförvaltningen har gemensamma rutiner för placering av elever i
dels förskoleklass och dels årskurs 1 som alla skolor ska följa. När det gäller
placering i förskoleklass så skickar respektive skolenhet ut ett
informationspaket till vårdnadshavare till samtliga barn i upptagningsområdet.
Vårdnadshavare fyller sedan i ansökan till förskoleklass och ansökan till
fritidshem.
När det gäller placering i årskurs 1 skickar hemskolan ut en
inskrivningsblankett och ett följebrev till vårdnadshavare till de elever som ska
börja årskurs 1 och som inte redan går i förskoleklass på hemskolan.
Vid inskrivningen både i förskoleklass och årskurs 1 görs alltid en prövning
utifrån elevens rättigheter. Det finns många olika skäl till att en elev kan
placeras på en skolenhet. Processen avslutas med ett placeringsbesked som
skickas till vårdnadshavare.
Om vårdnadshavare väljer en annan kommunal grundskola än hemskolan
skickar vårdnadshavare en intresseanmälan och eleven ställs då i kö till vald
skolenhet.
Ansökningsförfarandet till profilskolor/klasser följer inte ovanstående rutin
utan har lokala antagningsbestämmelser. I dokumenthanteringsplanen görs
dock inte någon skillnad när det gäller handlingstyp. En ansökan till t.ex.
Malmö International School benämns Ansökan till grundskola. Likaså gäller
för placeringsbesluten.
Ansökan till skolor för elever med behov av särskilt stöd (Exempelvis
resursskolor och skolor för elever med olika funktionsnedsättning) ingår i
ärenden kopplade till åtgärdsprogram. Se process 4.3 Utreda och åtgärda elevs
behov.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
32
Nr 5.1.1
Handlingsslag rörande placering i förskoleklass, fritidshem och grundskola
Handlingstyper
Förvaring
Lista på elever
Informationsbrev inkl.
välkomstbrev,
faktablad,
anmälningsblanketter
Intresseanmälan för
placering vid annan
kommunal skola än
hemskolan
Gallring/
bevarande
Får gallras
vid
inaktualitet
Får gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Ska gallras
vid
inaktualitet,
se
kommentar
Får gallras då
elev slutat på
skolenheten
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Nej
Skickas till vårdnadshavare.
Kan
förekomma
Lista från Extens.
Arkivexemplar bevaras på central
förvaltning.
Nej
Ska gallras 30:e september varje år,
efter det gäller inte intresseanmälan
utan en ny måste skickas in.
Nej
Handlingstypen innefattar även
ansökningshandlingar till
profilskolor/klasser och blanketten
inskrivning av elev.
Ansökan till
förskoleklass/
grundskola
Platina
Ansökan till
fritidshem/öppen
fritidsverksamhet
Placeringsbeslut
Platina
Platina
Får gallras då
elev slutat på
fritidshemmet
Får gallras då
elev slutat på
skolenheten/
fritidshemmet
Placeringslista
(fritidshem)
Extens
Bevaras
Nej
Överenskommelse
om att en elev från
grundskolan ska få
sin utbildning i
grundsärskolan eller
att en elev i
grundsärskolan ska
få sin utbildning i
grundskolan.
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Kan
förekomma
Verksamhetssystemet ska bevaras i
sin helhet i väntan på
gallringsutredning.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.1.2 Hantera interkommunal placering
Inom denna process upprättas och inkommer handlingar som berör
skolplacering för elever från annan kommun som av något skäl är aktuell för
placering i någon av Malmös kommunala skolenheter. Likaså förekommer
handlingar som berör skolplacering för elev som tillhör Malmö stads
upptagningsområde men som av något skäl är aktuell för placering i skolenhet
utanför kommunen.
Nr 5.1.2
Handlingsslag rörande interkommunal placering
Handlingstyper
Förvaring
Begäran från/till
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
33
annan kommun om
yttrande
Yttrande från/till
annan kommun
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Myndighetsavdelningen kan bistå
med beslutsunderlag.
Beslut om
mottagande
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Viktigt att det anges i beslutet på
vilken grund elev mottages, på grund
av särskilda skäl eller på grund av
vårdnadshavarnas önskemål.
Får gallras
vid
inaktualitet
Nej
Blankett om byte av
skola
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.1.3 Erbjuda särskild undervisning
Malmö stad ska erbjuda särskild undervisning. Dessa är sjukhusskolan som
består av Barn 1-skolan, BUP-skolan och Velanderskolan.
För Sjukhusskolan gäller det att förälder eller anhörig ska anmäla sitt barns
sjukfrånvaro till den ordinarie skolans mentor när elev vårdas på sjukhuset. När
den ordinarie skolans mentor får besked att en elev vårdas på sjukhuset bör
han eller hon kontakta Sjukhusskolan. Tillsammans planeras hur man bäst
tillgodoser elevens pedagogiska behov under vårdtiden på sjukhuset. Rektor på
den ordinarie skolan ska godkänna att eleven får sin undervisning på
sjukhusskola. Detta görs på en särskild blankett. Om en elev efter
sjukhusvistelsen inte kan återuppta skolgången direkt kan den
ordinarie skolan erbjuda hemundervisning. Anpassad studiegång kan också
vara ett alternativ. Elevens läkare skriver ett intyg hur länge eleven beräknas
vara sjukskriven som lämnas till den ordinarie skolans rektor.
Nr 5.1.3
Handlingsslag rörande särskilda utbildningsformer och annan pedagogisk
verksamhet
Handlingstyper
Förvaring
Inskrivningsblankett
för rektors
godkännande BUPskolan/ Barn 1skolan
Platina
Medicinskt
utlåtande/Läkarintyg
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras, se
kommentar
Sekretessreglering
Ja,
OSL 21
kap.
Kommentarer
Bevaras, se
kommentar
Ja,
OSL 21
kap.
Skickas till avdelningen samordning
och stöd som bevarar handlingen.
Skickas till avdelningen samordning
och stöd som bevarar blanketten.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.1.4 Hantera mottagande i grundsärskola
För att få bli mottagaen i grundsärskola krävs en ansökan som sedan utreds.
Vårdnadshavare ansöker om plats i grundsärskola med stöd av
särskolesamordnare. Under utredningens gång ska skola, särskolesamordnare
och grundsärskolans resursteam ha en dialog med vårdnadshavare.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
34
Vårdnadshavare och deras barn är de viktigaste kunskapskällorna i
utredningen. De ska få en klar bild av vad en eventuell särskoleplacering
innebär för barnet, inte minst på lång sikt. Utredningar med testresultat och
bedömningar inkommer till grundsärskolans resursteam tillsammans med ett
medgivande av vårdnadshavare. Enhetschef på grundsärskolans resursteam
fattar beslut om mottagande.
Nr 5.1.4
Handlingsslag rörande att mottagning i grundsärskola
Handlingstyper
Förvaring
Ansökan om
prövning till
grundsärskola
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Nej
Psykologisk
bedömning
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Pedagogisk
bedömning
Platina
Bevaras
Medicinsk
bedömning
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Ja
OSL 25
kap. 1§
Social bedömning
Platina
Bevaras
Språklig bedömning
Platina
Bevaras
Medgivande från
vårdnadshavare för
inhämtande av
handlingar
Sammanvägd
bedömning och
förslag till beslut
Papper
Bevaras
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Samrådskallelse
Platina
Bevaras
Nej
Samrådsanteckning
Platina
Bevaras
Vårdnadshavarnas
medgivande till
mottagande i
grundsärskola
Beslut om
mottagande
Papper
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Nej
Platina
Bevaras
Nej
Kommentarer
Grundsärskolans resursteam
kontrollerar att psykologisk,
pedagogisk, medicinsk och social
bedömning finns.
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Nej
Granskning av inkomna bedömningar
sammanställs till en sammanvägd
bedömning. Kopia
skickas/överlämnas till
vårdnadshavare tillsammans med
följebrev och beslutsunderlag. I
följebrevet anges datum då
medgivandet för mottagande ska ha
inkommit.
Vårdnadshavare kallas till samråd
inför beslut. Även rektor och
särskolesamordnare bjuds in.
Medgivande till mottagande i
grundsärskolan. Medgivande krävs
från samtliga vårdnadshavare. Vid
avslag behövs inget medgivande.
På beslutet anges om ansökan avslås
eller bifalles, och i det senare fallet
även om beslutet gäller inriktning
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
35
Beslutsmotivering
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
ämnen eller ämnesområden. Kopior
på beslutet skickas till
vårdnadshavare, rektor,
särskolesamordnare och
nämndsekreterare
Motivering till beslutet. Kopia skickas
till vårdnadshavare. Vid avslag
skickas en hänvisning till den
sammanvägda bedömningen.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.1.5 Följa upp och ompröva skolformstillhörighet/inriktning i
grundsärskola
5.1.5.1 Följa upp skolformstillhörighet i grundsärskola
Grundsärskolans resursteams enhetschef ansvarar för att en pedagogisk
uppföljningsblankett skickas till särskolesamordnare. Undervisande lärare fyller
i blanketten, delger vårdnadshavarna sin bedömning och får deras
underskrifter. Handlingarna lämnas därefter till verksamhetsansvarig skolledare
för underskrift och vidarebefordran till särskolesamordnare. Vid oklarheter
inhämtas Åtgärdsprogram samt eventuellt Individuell utvecklingsplan,
pedagogisk bedömning inför omprövning av skolformstillhörighet. Antingen
finner en enhetschef vid grundsärskolans resursteam att eleven är rätt placerad
eller beslutar om ändrad skolform.
Nr 5.1.5.1
Handlingsslag rörande uppföljning av skolformstillhörighet i grundsärskola
Handlingstyper
Förvaring
Uppföljning av
skolformstillhörighet
Svarsbrev efter
uppföljning
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Nej
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Kommentarer
Inkommer på papper från skolorna via
särskolesamordnare
Skickas till vårdnadshavare.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.1.5.2 Ompröva skolformstillhörighet/inriktning i grundsärskola
Ansvarig rektor i grundsärskolan ansvarar för att öppna upp utredning gällande
omprövning av skolformstillhörighet/inriktning i samråd med eleven och
vårdnadshavarna. Elevhälsan bör vara delaktig i processen och grundsärskolans
resursteam hjälper till vid behov. Rektor skickar en begäran om omprövning
till grundsärskolans resursteam, komplett ifylld och underskriven av rektor
samt båda vårdnadshavarna. Till blanketten bifogas en pedagogisk bedömning
inför omprövning och skriftliga omdömen. Administrativ personal vid
grundsärskolans resursteam tar emot de inkomna handlingarna. Ärendet
öppnas upp och handlingarna diarieförs. En bekräftelse på begäran om
omprövning, med kontaktuppgifter till ansvarig handläggare, skickas till
ansvarig rektor i grundsärskolan. Ärendet lämnas därefter till berörd
handläggare vid grundsärskolans resursteam. Handläggaren bör i första hand
vara specialpedagog, då det inkomna underlaget främst består av pedagogisk
dokumentation. Handläggaren vid grundsärskolans resursteam kallar till
samrådsmöte för kommunicering och samråd inför beslut
Nr 5.1.5.2
Handlingsslag rörande omprövning av skolformstillhörighet/inriktning i
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
36
grundsärskola
Handlingstyper
Förvaring
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Begäran om
omprövning
Pedagogisk
bedömning inför
omprövning
Sammanvägd
bedömning och
förslag till beslut
Platina
Bevaras
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Ja,
OSL 23
kap. 2§
Samrådskallelse och
samrådsanteckning
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Vårdnadshavarnas
medgivande till
mottagande i
grundsärskola
Beslut om
omprövning
Papper
Bevaras
Nej
Platina
Bevaras
Nej
Kommentarer
Inkommer på papper från skolan,
undertecknad av vårdnadshavare. En
bekräftelse skickas till ansvarig rektor
i grundsärskolan.
Inkommer tillsammans med begäran
om omprövning. Åtgärdsprogram och
dylikt finns bifogade.
Granskning av inkomna bedömningar
sammanställs till en sammanvägd
bedömning. Kopia
skickas/överlämnas till
vårdnadshavare tillsammans med
följebrev och beslutsunderlag.
Följebrev skickas/överlämnas till
vårdnadshavare tillsammans med
sammanvägd bedömning och
beslutsunderlag. I följebrevet anges
datum då medgivandet för
mottagande ska ha inkommit.
Vårdnadshavare kallas till samråd
inför beslut. Även rektor och
särskolesamordnare inbjuds.
Vårdnadshavarna och elevens
synpunkter tas tillvara och noteras i
en mötesanteckning.
Medgivande till mottagande i
grundsärskolan. Medgivande krävs
från samtliga vårdnadshavare. Vid
avslag behövs inget medgivande.
Beslutet anger antingen
skolformsbyte, byte av inriktning eller
oförändrad skolgång. Kopior på
beslutet skickas till vårdnadshavare,
rektor, särskolesamordnare och
nämndsekreterare.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.1.6 Hantera inskrivning av nyanlända
En familj eller vårdnadshavare som har barn i skolåldern (F-9) får information
från Migrationsverket om inskrivningsenheten på Mosaikskolan. De nyanlända
elever som utifrån ålder tillhör årskurs 7-9 börjar antingen på Mosaik eller
söker plats på en självvald skola men då krävs kunskaper i svenska eller
engelska (Malmö International School).
Inskrivningsenheten gör en gång i veckan en avstämning mot
Migrationsverkets sammanställning av nyanlända familjer med skolbarn. Då
jämförs denna lista med de skolbarn som skrivits in på inskrivningsenheten
och syftet är att säkerställa att inget barn är utan skolgång. En skriftlig inbjudan
till inskrivningsenheten skickas till de elever som finns med på
Migrationsverkets sammanställning men ännu inte skrivits in i skolan.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
37
Inskrivningsprocessen fortsätter sedan med ett inskrivningssamtal. I samtalet
kontrolleras elevens identitet, en övergripande bakgrundsinformation om
elevens nationalitet, språk etcetera tas fram, samt en inventering beträffande
den nyanlända elevens skolbakgrund. Den andra delen består av ett
skolhälsosamtal kring elevens hälsostatus och innefattar en allmän
hälsobedömning eller hälsoscreening. Bland annat gås elevens
vaccinationsstatus igenom och vid behov remitteras elever till bland annat
BUP, tandhälsan eller flyktinghälsan.
För elever i åk F-6 skickas inskrivningsdokumentation och journalhandling
från hälsosamtalet till den skola där eleven ska gå. Mottagande skolor kallar
eleven till inskrivning på skolan. Först skickas inskrivningsdokumentation till
rektor på barnets tillhörande skola utifrån boendeadress. Inskrivningsenheten
väntar på att rektor/skoladministrationen ska bekräfta att de kan ta emot
eleven inom rimlig tid. Så fort en bekräftelse har kommit till
inskrivningsenheten, är det mottagande skolas ansvar att kontakta elevens
familj/vårdnadshavare för att informera om skolstart och inskrivning på
skolan. Därefter skrivs eleven över i Extens. Och det är inte förrän eleven är
inskriven på mottagande skola som journalhandlingarna kan skickas.
De elever som efter inskrivningssamtalet ska gå vidare till Mosaikskola tilldelas
en mentor och börjar sedan i Mosaikskolans så kallade introduktionsklass (IKklass). IK-klassen är en sex veckor lång kartläggnings- och introduktionsperiod
där elevens kunskapsnivå kartläggs för att sedan flyttas till en passande klass på
Mottagningsskolan Mosaik för att bygga på kunskaper i det svenska språket
och övriga ämnen.
Nr 5.1.6
Handlingsslag rörande inskrivning av nyanlända
Handlingstyper
Förvaring
Gallring/
bevarande
Får gallras
vid
inaktualitet
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Inskrivningsblankett
Papper
Bevaras
Nej
Kopia skickas till rektor på
mottagande skola. Original bevaras
på inskrivningsenheten.
Kontaktkort
Papper
Nej
Medicinsk
bedömning
Papper
Får gallras
vid
inaktualitet
Bevaras
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Förs i pappersjournal då elev inte fått
fullständigt personnummer.
Dokumentation från
mottagningssamtal
Platina/
Papper,
se kommentar
Platina/
Papper,
se kommentar
Bevaras
Kan
förekomma
Vid sekretess ska dokumentationen
diarieföras i Platina.
Bevaras
Kan
förekomma
Vid sekretess ska dokumentationen
diarieföras i Platina.
Lista med nyanlända
familjer med skolbarn
från Migrationsverket
Dokumentation från
kartläggning
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
38
5.1.7 Hantera utskrivning och uppsägning av plats
Om vårdnadshavare vill säga upp en fritidshemsplats används en särskild
Blankett om uppsägning av fritidshemsplats. Då elev slutar på en skola
upprättas vanligtvis en utskrivningsblankett.
Nr 5.1.7
Handlingsslag utskrivning och uppsägning av plats
Handlingstyper
Förvaring
Uppsägning av plats i
fritidshem/
öppen
fritidsverksamhet
Utskrivningsblankett
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 2 år
Sekretessreglering
Nej
Får gallras
efter 2 år
Nej
Kommentarer
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.2 Hantera skolplikt och rätt till utbildning
Nästan alla barn som är bosatta i Sverige har skolplikt. Skolplikten
motsvaras av en rätt till utbildning och kan fullgöras i en skola med
offentlig huvudman eller i en skola med enskild huvudman.
Den grundläggande utbildning som alla skolpliktiga elever har rätt till ska vara
kostnadsfri.
Skolplikten börjar höstterminen det år barnet fyller sju, men ett barn kan få
uppskjuten skolplikt ett år eller börja i skolan ett år tidigare. Skolplikten upphör
för de allra flesta efter det nionde skolåret. Skolplikten innebär att eleven ska
delta i den verksamhet som anordnas i skolan, om eleven inte har giltigt skäl att
utebli. En elev har alltid rätt att slutföra det sista året på sin utbildning även om
skolplikten har upphört dessförinnan
5.2.1 Bevaka skolplikt
Det är rektors ansvar att det finns administrativa rutiner för närvarokontroll på
skolan som innehåller följande. Regler för när rektor ska återkoppla elevens
frånvaro till myndighetsavdelningen för fullföljande av skolpliktsbevakningen
med eventuellt vitesföreläggande. Grundskoleförvaltningens
myndighetsavdelning kan överta skolpliktsbevakningen först när rektor har
uttömt alla sina möjligheter att få elev till skolan.
Processen kan delas in i fyra steg:
1. Rektor informerar utbildningschefen om elevens skolsituation och vilka
åtgärder som hittills vidtagits för att få eleven att komma till skolan. Om det
kan misstänkas att eleven far illa ska en orosanmälan göras till socialtjänsten
enligt 14 kap. 1 § socialtjänstlagen (2001:453) för utredning och åtgärder.
2. Rektor kontrollerar hos Skatteverkets folkbokföringsenhet med en förfrågan
om en anmälan gällande utflytt/utvandring inkommit. Om flyttanmälan är
gjord noteras detta i det skoladministrativa systemet med datumangivelser,
flyttningsort och signatur. Om flyttningsanmälan inte finns, fortsätter
hanteringen av skolpliktsärendet.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
39
3. Rektor skickar en skriftlig uppmaning till vårdnadshavaren om att eleven på
en viss angiven dag och tid ska inställa sig i skolan. Vårdnadshavaren
informeras om att en anmälan till grundskolenämnden kommer att göras om
eleven fortsätter att utebli från skolan efter utsatt datum. Informationen
innehåller också en upplysning om att grundskolenämnden kan gå vidare med
ett föreläggande om vite, enligt 7 kap. 23 § skollagen (2010:800).
4. Rektor anmäler till myndighetsavdelningen (inkl. all dokumentation kring
ärendet).
Nr 5.2.1
Handlingsslag rörande bevakning av skolplikt
Handlingstyper
Förvaring
Frånvarouppgifter
Verksamhetssystem
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Nej
Bevaras
Ja, OSL 23
kap. 2§
Platina
Bevaras
Nej
Kallelse avseende
fullgörande av
skolplikt
Platina
Bevaras
Nej
Anmälan till
myndighetsavdelning
en (inkl. all
dokumentation i
ärendet)
Platina
Bevaras
Kan
förekomma
Förteckningar/
register över de
elever som hör
hemma i kommunen
men går i skola i en
annan kommun
Extens
Bevaras
Nej
Förteckningar/
register över elever
som undervisas i
kommunens skolor
men hör hemma i en
annan kommun
Extens
Bevaras
Nej
Anmälan till
socialtjänst/individ
och familj (IoF)
Förfrågan om en
anmälan gällande
utflytt/utvandring
Kommentarer
Verksamhetssystemet bevaras i sin
helhet i väntan på gallringsutredning.
Förfrågan till Skatteverket.
Dokumentationen ska bl.a. innefatta
elevens frånvarohistorik, en eventuell
anmälan till socialtjänsten med
angiven kontaktperson, datumangivna
redogörelser för samtal med
vårdnadshavare, eventuella
stödinsatser och åtgärdsprogram,
insatser från elevhälsoteam, samt all
annan dokumentation som är relevant
för skolpliktsärendet.
Verksamhetssystemet bevaras i sin
helhet i väntan på gallringsutredning
Verksamhetssystemet bevaras i sin
helhet i väntan på gallringsutredning
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.2.2 Hantera ärenden om ändringar inom skolplikten
Vårdnadshavare kan ansöka om ändringar inom skolplikten. Efter
handläggning av ärendet tas beslut på delegation av antingen rektor eller
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
40
myndighetsavdelningen. Följande beslut om ändringar inom skolplikten finns i
delegationsordningen:
 Beslut om ett senare eller tidigare upphörande av skolplikten.
 Beslut om fullgörande av skolplikten på annat sätt än som anges i
skollagen (2010:800).
 Beslut om tidigare skolstart.
 Beslut om tidigare start i förskoleklass.
 Beslut om uppskjuten skolplikt till det kalenderåt barnet fyller 8 år.
Vem som tar delegationsbeslutet, framkommer av delegationsordningen.
Nr 5.2.2
Handlingsslag rörande ärenden om ändringar i skolplikt
Handlingstyper
Förvaring
Handlingar rörande
ärenden om
ändringar inom
skolplikten
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Kommentarer
Ansökningar kan innehålla
utredningar, bedömningar och intyg.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.2.3 Tillgodose elevers rätt till utbildning
En elev har alltid rätt att slutföra det sista året på sin utbildning även om
skolplikten har upphört dessförinnan. Det finns inte någon begränsning i hur
många läsår som ska kvarstå för att eleven ska ha rätt att slutföra sin utbildning.
Efter handläggning av ärendet tas beslut på delegation av antingen rektor eller
myndighetsavdelningen.
Vem som tar delegationsbeslutet, framkommer av delegationsordningen.
Nr 5.2.3
Handlingsslag rörande att tillgodose elevers rätt till utbildning
Handlingstyper
Förvaring
Handlingar rörande
ärenden om att
tillgodose elevers rätt
till utbildning
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Kommentarer
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
5.3 Erbjuda skolskjuts
Malmö stad är enligt skollagen (2010:800) skyldig att sörja för att det för
eleverna i den kommunala grundskolan och grundsärskolan anordnas
kostnadsfri skolskjuts, om sådan behövs med hänsyn till färdvägens längd,
trafikförhållandena, funktionshinder hos en elev eller någon annan särskild
omständighet. Varje ansökan om skolskjuts ska föranleda en individuell
bedömning av elevens behov av skolskjuts. Rektorn på respektive skolenhet
beslutar om skolskjuts med stöd i delegationsordningen. Ett avslagsbeslut ska
motiveras väl. Korrekt överklagandehänvisning och anvisningar om hur man
överklagar ska bifogas.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
41
Enligt 10 kap. 40 § skollagen (2010:800) ska hemkommunen anordna
skolskjuts för elever som går i en fristående grundskola inom kommunen
under samma förutsättningar som till kommunala skolor, om det kan ske utan
organisatoriska eller ekonomiska svårigheter. Beslut om skolskjuts till
fristående skola är delegerat till utbildningschef och handläggs på
myndighetsavdelningen.
Nr 5.3
Handlingsslag rörande skolskjuts
Handlingstyper
Förvaring
Ansökan om
skolskjuts
Platina
Medicinska
utlåtanden,
läkarintyg,
psykologintyg,
underlag
Platina
Beslut om skolskjuts
Platina
Schema över
skolskjuts
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 2 år,
se
kommentar
Sekretessreglering
Kan
förekomma
OSL 25
kap. 1§
Kommentarer
Får gallras
efter 2 år,
se
kommentar
Ja,
OSL 25
kap. 1§
Förekommer ofta som bilaga till
ansökan.
Får gallras
efter 2 år,
se
kommentar
Får gallras
efter 2 år
Kan
förekomma
Vid växelvisboende eller
överklaganden ska hela ärendet
bevaras.
Vid växelvisboende eller
överklaganden ska hela ärendet
bevaras.
Vid växelvisboende eller
överklaganden ska hela ärendet
bevaras.
Nej
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
6. Fastställa och fördela resurser
Utöver de förvaltningsövergripande ekonomiska processerna förekommer det
specifika ekonomiska processer som är kärnprocesser inom grundskoleförvaltningen.
6.1 Betala ut ersättning till fristående grundskola, grundsärskola,
förskoleklass, fritidshem och fritidsklubb
Bidrag från hemkommunen till fristående förskoleklass samt grund- och
grundsärskola regleras i 9 kap. 19-21 §§, 10 kap. 37-39 §§ samt 11 kap. 36-38 §§
skollagen (2010:800). Grundbeloppet ska ge ersättning för undervisning,
lärverktyg, elevhälsa, måltider, administration, mervärdesskatt och
lokalkostnader. Grundbeloppet ska bestämmas på samma sätt som när
kommunen fördelar resurser till den egna förskoleklassen, grundskolan
respektive särskolan. Ett bidrag till enskilda huvudmän för förskoleklass,
grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola eller gymnasiesärskola
ska beslutas per kalenderår. Bidraget ska grunda sig på kommunens budget för
det kommande budgetåret och en rad olika socioekonomiska variabler.
Grundskoleförvaltningen använder en resursfördelningsmodell för att fördela
resurserna till grundskoleverksamheterna inklusive förskoleklass och
fritidshem. Ersättningen till skolorna består av en grundersättning, en
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
42
strukturersättning samt ersättning för nyanlända elever. Utöver dessa
ersättningar kan också tilläggsbelopp för elever med särskilda behov beviljas
efter särskild ansökan. Grundersättningen fördelas till skolor beroende på antal
elever och elevers årskurs, samma belopp per elev till alla skolor. Fördelningen
av strukturersättningen till skolorna sker genom vägning av varje elevs
socioekonomiska bakgrund med hänsyn till sju socioekonomiska variabler.
Ersättning för nyanlända elever utbetalas till i Sverige nyanlända elever under
de första 18 månaderna efter inskrivning i Malmö skolor hos
mottagningsskolan Mosaik. Bidraget för nyanlända elever tillämpas i
förskoleklass och grundskola. Bidraget storlek styrs av årskurs och hemlandets
index enligt FNs Human Development Index (HDI). HDI speglar ländernas
utvecklingsnivå utifrån bland annat läskunnighet, utbildning och livslängd.
Resursfördelningsmodellen är ett viktigt verktyg för att nämndens mål om
likvärdighet mellan elever och skolor ska kunna uppnås.
Nr 6.1
Handlingsslag rörande utbetalning av ersättning till fristående enheter
Handlingstyper
Förvaring
Utbetalningar
Raindance
Betalningsunderlag
Raindance
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 10 år
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Får gallras
efter 10 år
Kan
förekomma
Kommentarer
Betalas ut månadsvis (vid fel eller
sekretess betalas det ut en s.k.
korrigerad utbetalning). En korrigerad
utbetalning är när det behövs gå
tillbaka mer än en månad i tiden för
att korrigera. Avdelningschef på
myndighetsavdelningen attesterar
den korrigerade utbetalningen.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
6.2 Administrera interkommunal ersättning
Malmö stads elevregistreringssystem Extens matchas varje månad gentemot
Skatteverkets folkbokföring. Då en elev är folkbokförd i annan kommun
faktureras den kommunen. Malmö stad blir i sin tur fakturerade av dels andra
kommuner och dels fristående skolenheter.
Nr 6.2
Handlingsslag rörande interkommunal ersättning
Handlingstyper
Förvaring
Fakturor gällande
interkommunal
ersättning
Raindance
Betalningsunderlag
Raindance
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 10 år
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Får gallras
efter 10 år
Kan
förekomma
Kommentarer
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
6.3 Administrera tilläggsbelopp för elever med särskilda behov
Tilläggsbeloppet är avsett att ge möjlighet till särskild ersättning för enskilda
elever som har omfattande behov av särskilt stöd. Det kan avse extraordinära
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
43
stödåtgärder, som inte har koppling till den vanliga undervisningen, t.ex.
tekniska hjälpmedel, assistenthjälp och anpassning av en skollokal. Ansökan
om tilläggsbelopp diarieförs och registreras i Platina på respektive skolenhet.
Myndighetsavdelningen handlägger ansökan och fattar beslut. Behandlat och
fattat beslut expedieras i Platina.
Myndighetsavdelningen handlägger även fristående skolors ansökan om
tilläggsbelopp. Dessa inkommer på papper och beslutet expedieras i
pappersform.
Nr 6.3
Handlingsslag rörande tilläggsbelopp för elever med särskilda behov
Handlingstyper
Förvaring
Ansökan om
tilläggsbelopp
Medicinska
utlåtanden,
läkarintyg,
psykologintyg,
underlag
Beslut om
tilläggsbelopp
Sekretessreglering
Nej
Kommentarer
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Platina
Bevaras
Förekommer ofta som bilaga till
ansökan.
Platina
Bevaras
Ja,
OSL 23
kap. 2§ /
OSL 25
kap. 1§
Kan
förekomma
OSL 23
kap. 2§ /
OSL 25
kap. 1§
Kan förekomma i besluten som rör
fristående skolors ansökan.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
6.4 Ansöka om statsbidrag
Malmö stad kan ansöka om bidrag, exempelvis statsbidrag från Skolverket för
att utveckla verksamheter och fortbilda personal. Syftet med bidragen är att ge
barn och elever bättre förutsättningar för att lära sig och nå målen. Respektive
skola skickar sin ansökan till samordnande handläggare på Pedagogisk
Inspiration Malmö (PIM) som sedan sammanställer en kommungemensam
ansökan. Då handläggaren har fått beslut från skolverket fördelas bidraget till
de skolor som ansökt.
Nr 6.4
Handlingsslag rörande statsbidrag
Handlingstyper
Förvaring
Underlag från skola
till central förvaltning
gällande statsbidrag
Ansökan om
statsbidrag
Beslut om
statsbidrag
Platina
Platina
Gallring/
bevarande
Får gallras
efter 10 år,
se
kommentar
Får gallras
efter 10 år
Får gallras
efter 10 år
Sekretessreglering
Kommentarer
Underlag från samtliga skolor
sammanställs på Pedagogisk
Inspiration Malmö till en
kommungemensam ansökan.
Nej
Underlaget får gallras vid inaktualitet
på skolenhet men bevaras på central
förvaltning enligt gallringsfristen.
Ansökan och rekvisition.
Nej
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
44
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
7. Tillsyn (riktad mot kärnverksamhet)
Statens skolinspektion granskar regelbundet all skolverksamhet i hela landet,
för att se att den följer de lagar, regler och läroplaner som finns för
verksamheten. Målet är att bidra till alla barns och elevers lika rätt till god
utbildning i en trygg miljö, där alla når minst godkänt i alla ämnen.
Barn- och elevombudet (BEO) är en del av Statens skolinspektion, men har
samtidigt ett självständigt tillsynsuppdrag. Tillsammans med Statens
skolinspektion övervakar BEO den del av skollagen (2010:800) kap. 6 som
gäller kränkande behandling. BEO utreder bara kränkande behandling som
riktats mot barn/elever.
7.1 Tillsynsärenden (Statens skolinspektion och barn- och elevombudet)
När ett tillsynsärende initieras av Statens skolinspektion eller BEO inkommer
en begäran om yttrande. Handläggare på myndighetsavdelningen upprättar ett
förslag på yttrande från kommunen utifrån de uppgifter som finns i
verksamheten.
Nr 7.1
Handlingsslag rörande tillsynsärenden (Statens skolinspektion och barn- och
elevombudet)
Handlingstyper
Förvaring
Begäran om yttrande
Platina
Gallring/
bevarande
Bevaras
Yttrande från
kommunen
Beslut från
tillsynsmyndighet
Redovisning efter
tillsynsbeslut
Underlag till tillsyn
Platina
Bevaras
Platina
Bevaras
Platina
Bevaras
Avtal om förlikning i
mål avseende
skadestånd eller
diskrimineringsersättning.
Platina
Ska gallras
vid
inaktualitet,
senast efter 2
år
Bevaras
Sekretessreglering
Kan
förekomma
Kan
förekomma
Kan
förekomma
Kan
förekomma
Kan
förekomma
Kommentarer
Kan
förekomma
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
Sekretessparagraf beror på ärendet.
I den mån handlingar inkommer på papper ska pappersoriginal bevaras. Pappershandlingar där underskrift har betydande
bevisvärde ska bevaras i sin pappersform och ett bruksexemplar skannas in i Platina.
│ Arkivredovisning grundskolenämnden version 1.00 │
45