Användning av kvalitetsregister i äldreomsorgen bland Famnas medlemmar Kartläggning av nuläget och identifiering av behov Viktoria Loo Stockholm, juni 2014 Famna, Box 16355 103 26 Stockholm, www.famna.org Från siffra i statistiken till värde för den äldre Famna som intermediär i arbetet med kvalitetsregister och ständiga förbättringar. Innehåll Bakgrund...................................................................................................................... 2 Famnas arbete med kvalitetregister ................................................................................................. 2 Aktuella kvalitetsregister ................................................................................................................. 2 Kartläggningsarbete ..................................................................................................... 3 Resultat........................................................................................................................ 3 Rekommendationer för fortsatt stöd ............................................................................ 4 Stöd i arbetet med mätningar och ständiga förbättringar: ............................................................... 4 Grundläggande stöd i användningen av register: ............................................................................. 4 Senior alert .................................................................................................................................. 4 Palliativregistret .......................................................................................................................... 4 BPSD-registret: ............................................................................................................................ 5 Referenser ................................................................................................................... 5 Bilagor ......................................................................................................................... 6 Bilaga 1 - Famnas Äldreomsorgsmål ................................................................................................. 6 Bilaga 2 – Famnas medlemmar som bedriver äldreomsorg. Sammanställning av nuläge och fortsatt stöd kring kvalitetsregisterarbetet. .................................................................................................. 8 Bilaga 3 – Preliminär plan för grundutbildning kring kvalitetsregistret Senior alert ......................... 9 1 Bakgrund Famnas arbete med kvalitetregister Famna har under de senaste åren jobbat aktivt med utvecklingen av kvalitet och ledarskap bl.a. inom ramen för regeringens satsning Sammanhållen vård och omsorg för de mest sjuka äldre. Inom överenskommelsen mellan regeringen och SKL har Famna ett uppdrag att samordna de idéburna utförarna och verka för samverkan mellan olika huvudmän. I uppdraget som utvecklingsledare på Famna ingår att stödja våra medlemmar med utbildning, implementering och uppföljning kring de nationella kvalitetsregister som ingår i satsningen. Äldreomsorgsnätverket har under de senaste åren aktivt jobbat med att förbättra rapporteringen till nationella databaser och verkar för ökad transparens av vårdens och omsorgens resultat för att stimulera utveckling och lärande. Nätverket har beslutat om mål för äldreomsorgens kvalitet med utgångpunkt i indikatorer från nationella enkäter och kvalitetsregister (Bilaga 1 - Famnas Äldreomsorgsmål). Under 2013 har en kartläggning av nuläget genomförts. Med utgångspunkt i detta nuläge ska under 2014 kontakten med medlemsorganisationerna intensifieras. Denna rapport bygger på en kartläggning av medlemmarnas behov av stöd för användning av kvalitetsregister för verksamhetens utveckling. Kartläggningen genomfördes under perioden februari – maj 2014 och resulterar i rekommendationer för framtida insatser. Kvalitetsregistrens syfte är enligt patientdatalagen att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra vårdens kvalitet (SFS 2008:355 7 kap 4§). Det handlar om att veta vad vi åstadkommer och arbeta med ständiga förbättringar. Genom att man använder evidensbaserade instrument för utredning och skattning kan personalen gå från att tro till att veta vem som har behov av en viss insats. Valda behandlingsmetoder kan på ett systematiskt sätt följas upp med hjälp av rapporter (data och mätningar) och på det sättet kan man identifiera vad som behöver förbättras. Kvalitetsregistren kan bidra med viktig information och verka som en drivkraft för förbättringsarbete, men det gäller att det finns någon som vet hur man förvaltar informationen och initierar förbättringsarbetet (Nordström, WildeLarsson 2012). Forskning och erfarenhet visar hur viktigt det är med mätningar för att skapa lärande och uthållighet i det fortlöpande förbättringsarbetet (Neubeck et al, 2014). Genom att sätta fokus på teamarbetet tillvaratas all den erfarenhet som finns på aktuellt område. Det är viktigt att göra det man kan för att engagera den äldre själv, kvalitetsregistren kan underlätta och stärka den äldres delaktighet (Nordström, Wilde-Larsson 2012). En annan viktig framgångsfaktor är chefernas förståelse, delaktighet och engagemang. Ett sätt att skapa engagemang är att prata om och synliggöra resultat i våra verksamheter och vad vill åstadkomma. Kvalitetsregister kan hjälpa oss att skapa strukturer för mätningar. Aktuella kvalitetsregister På det stora hela upplever man att Svenska palliativregistret (www.palliativ.se) är relativt enkelt att hantera eftersom det handlar om att man beskriver den sista veckan i livet genom att personalen som vårdat en just avliden människa besvarar ett 30-tal frågor vid ett tillfälle. Palliativregistret har funnits längst av dessa tre och många av medlemmarna har registrerat aktivt under flera år. Det är dock inte givet att man har jobbat aktivt med återkoppling t.ex. med hjälp av resultatrapporterna. 2 Senior alert (www.senioralert.se) är ett processregister som man arbetar med över tid och skall ses som ett stöd i det fortlöpande vårdpreventiva arbetet gällande områdena fall, trycksår, undernäring och ohälsa i munnen. Man jobbar med evidensbaserade riskbedömningsinstrument, behovsanpassade åtgärder och uppföljning. Detta är det kvalitetsregister som upplevs som mest komplext och tidskrävande eftersom det omfattar hela den vårdpreventiva arbetsprocessen och ger feedback på hur de olika insatserna faller ut. Arbetet består av flera moment och rapporterna man får fram är många och ibland svåra att tolka. BPSD-registret (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens) (www.bpsd.se) är liksom Senior alert ett processregister. Man jobbar med att observera och skatta förekomsten av BPSD, analyserar, sätter in åtgärder för att sedan kunna utvärdera insatta omvårdnadsåtgärder och förekomsten av BPSD över tid. I Socialstyrelsens Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom 2010 framhålls vikten av att arbeta strukturerat med utredning, behandling och uppföljning av BPSD. De av våra medlemmar som idag jobbar med BPSD-registret ser det som ett mycket bra och enkelt stöd i arbetet med personer med demenssjukdomar. Alla medlemmar är inte i dagsläget anslutna till detta register. Kartläggningsarbete Famna har under det senaste året jobbat med att sammanställa data kring medlemmarnas resultat i Svenska Palliativregistret, Senior alert och Öppna jämförelser - Äldreguiden för åren 2010-2013. Under våren 2013 påbörjades även ett arbete med att stämma av resultaten med medlemmarna för att få en kompletterande bild av situationen kring arbetet med kvalitetsregistren. Under våren 2014 har en uppföljning gjorts för att kartlägga vidare behov av stöd. Kontakt har tagits via telefon, mail och genom fysiska möten. Aktuella medlemmar i detta fall är de som bedriver äldreomsorg och som har ett HSL-ansvar inom den egna verksamheten, de uppgår i dagsläget till 12 stycken. Resultat Granskningen visar att alla dessa medlemmar är anslutna till Senior alert och Svenska Palliativregistret, dock arbetar inte alla medlemmar aktivt med registren. Orsakerna till detta är bland annat svårigheter att se direkt nytta av registret på grund av att man är i ett tidigt skede av införandet, att man anser arbetsbördan vara för stor på grund av dubbeldokumentation eller så har arbetet avstannat bland annat på grund av avsaknad av ansvarig person som driver arbetet framåt. Gemensamt är att uppföljningen av arbetet med registret är låg. Uppföljning kan t.ex. ske med hjälp av rapporter och analysdata från registren för att identifiera förbättringsbehov. Detta beror dels på ovana att jobba med kvalitetsregisterdata och okunskap kring hur rapporterna tas fram. Det finns inte heller en strukturerad plan för hur detta arbete skall se ut t.ex. en ansvarig person eller forum där detta skall behandlas. Att man inte ser nyttan av registret eller lyckas skapa uthållighet verkar till stor del beror på avsaknaden av uppföljning och återkoppling med hjälp av rapporteringsverktyg. På detta sätt saknar personalen feedback på utfört arbete eller resultat och det bidrar till att man tröttnar och återgår till det arbetssätt man hade tidigare. Se Bilaga 2 för en översikt över Famnas medlemmars resultat i olika kvalitetsregister. 3 Rekommendationer för fortsatt stöd Stöd i arbetet med mätningar och ständiga förbättringar:    Erfarenhet visar att Famnas Värdeforum är en värdefull plattform och ett utmärkt forum för att arbeta med kvalitetsregisterfrågor (Neubeck, Elg 2013). Många team som har deltagit i Förbättra & Coacha samt Mäta har arbeta med frågor kopplade till något av de tre kvalitetsregistren har fått fina resultat. Kartläggningen visar dock att det finns ett fortsatt behov av stöd. Det finns framförallt ett stort behov av att få stöd kring mätningar och träna sig i att ta fram data, hantera och lära av de egna resultaten. Värdeforum kan erbjuda stöd till systematiskt förbättringsarbete samt stöd till analys av data och resultat. De medlemmar som väljer att inom ramen för Värdeforum arbeta med ett förbättringsarbete kopplat till något av kvalitetsregistren kan ges extra stöd dels genom aktiv handledning gällande kvalitetsregisterfrågor under själva värdecaféerna. Man skulle även kunna erbjuda handledning på plats ute i den egna verksamheten, vilket skulle kunna uppmuntra personalen och när så behövs ge konkret hjälp i hur man tar fram olika rapporter i registren. Forskingen och vår erfarenhet visar att chefens förståelse, engagemang och delaktighet är en nyckel till framgång för förbättringsteamen. Man behöver därför i högre utsträckning jobba för att involvera dem. Det pågår ett utvecklingsarbete i Värdeforum där chefer kommer att bjudas in och förväntas delta på den första och sista coachträffen. Vidare behöver man skapa kontakt med chefer vid verksamhetsbesök. Utöver det kommer man att ha löpande kontakt med ansvarig chef via mail och telefon. Viktigt är också stöd till cheferna när det kommer till att utse förbättringsteamet, det är viktigt att personer med nyckelfunktioner i kvalitetsregisterarbetet deltar i teamet för att skapa bästa möjliga utgångsläge. Här kan man tänka sig att coachen får en tydligare roll på plats i verksamheten även efter avslutat Värdeforumsprogram med ansvar för uppföljning och spridning. I förlängningen bör det vara en självklar målsättning att all personal involveras i arbetet. Grundläggande stöd i användningen av register: Senior alert   Några av våra medlemsverksamheter har enheter som inte har kommit igång med Senior alert eller där arbetet har avstannat. Dessa enheter kan stödjas antingen genom att erbjuda en grundutbildning eller inspirationsdag kring registret. En grundutbildning är framtagen (Bilaga 3) och är redan inbokad hos två av medlemmarna. Generellt stöd kring registerarbete kan erbjudas genom fortsatt hjälp, uppmuntran och uppföljning via mail och telefon med nyckelpersoner ute i verksamheterna. Man bör även erbjuda handledning och stöd på plats eller i workshops/seminarier i den mån det är möjligt och önskemål finns samt informera och uppmuntra medlemmar att ta del av de webbutbildningar som tillhandahålls av registren själva. Palliativregistret • Behov av stöd av detta slag finns enligt kartläggningen inte gällande Palliativa registret. 4 BPSD-registret:   Innan man kan starta sitt arbete i BPSD-registret måste verksamheten utbilda ett team från enheten (bestående av undersköterska/vårdbiträde, legitimerad personal och chef). Denna utbildning får endast tillhandahållas av speciellt BPSDcertifierade utbildare som registret själva utbildar. Undertecknad har under våren ansökt och blivit beviljad att få gå denna 4-dagars utbildning under sommaren/hösten 2014 för att kunna hjälpa våra medlemmar att komma igång med arbetet med BPSD-registret. En första administratörsutbildning är preliminärt planerad till oktober 2014 för de verksamheter som har uttryckt intresse och möjlighet att gå med i ett första utbildningsskede. Vid dagens datum räknas detta till ca 7 enheter (Bilaga 2). En andra administratörsutbildning är preliminärt planerad till våren 2015. Tre verksamheter är idag redan anslutna till BPSD-registret (Danvikshem i Nacka, Stockholms sjukhem i Stockholm samt Bräcke diakoni med enheterna i Stockholm, Göteborg, Lerum, Alingsås och Linköping). Dessa verksamheter önskar löpande stöd och vidare utbildning av fler administratörer. De kan också fungera som goda exempel för övriga verksamheter som skall påbörja sitt arbete. Referenser Landstinget i Jönköpings län. Senior alert, 2014. Hämtad 2014-06-02 från http://plus.lj.se/senioralert Neubeck Truls, Elg Mattias. Stockholm, 2013. Tre år med systematiskt kvalitetsarbete i idéburen vård och social omsorg. En utvärdering av Värdeforum och Famnas kvalitetsarbete. Rapporten kan laddas ned på www.famna.org Neubeck Truls, Elg Mattias, Schneider Thomas, Andersson-Gäre Boel, 2014. Prospects and Problems of Transferring Quality-Improvement Methods from Health Care to Social Services: Two Case Studies. Perm J 18(2):38-42 Nordström, G. & Wilde-Larsson, B. (Red), 2012. Kvalitetsarbete för bättre och säkrare vård. Studentlitteratur. Lund. Patientdatalagen (2008:355). http://www.riksdagen.se/sv/DokumentLagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Patientdatalag-2008355_sfs-2008355/?bet=2008:355 Socialstyrelsen, 2010. Nationella riktlinjer för vård och omsorg vid demenssjukdom 2010. Riktlinjerna kan laddas ner på www.socialstyrelsen.se Svenskt register för beteendemässiga och psykiska symtom vid demens, BPSD, 2014. Hämtad 2014-06-02 från; http://www.bpsd.se/ Svenska Palliativregistret, 2014. Hämtad 2014-06-03 från; http://palliativ.se/ 5 Bilagor Bilaga 1 - Famnas Äldreomsorgsmål (Underlag till Famnas äldreomsorgsnätverk 130417) Bakgrund Kvaliteten i vården och omsorgen för de mest sjuka äldre är en av de mest diskuterade frågorna i samhällsdebatten. Famna har under de senaste åren jobbat aktivt med utvecklingen av kvalitet och ledarskap bl.a. inom ramen för med Regeringens satsning Sammanhållen vård och omsorg för de mest sjuka äldre. Famna har sedan starten av satsningen 2010 ett uppdrag att samordna de idéburna utförarna och verkar för en bättre samverkan mellan huvudmännen. De flesta av medlemmarna som bedriver äldreomsorg har deltagit i olika program i Värdeforum, många av de med flera team, eller har fått stöd från Famna i införandet av kvalitetsregister. I äldreomsorgsnätverket har det blivit tydligt att kvalitetsarbetet är en central beståndsdel i det dagliga arbetet. Som en del av arbetet i den nationella satsningen har äldreomsorgsnätverket diskuterat satsningens nationella mål som ansågs för låga. Nätverket har därför beslutat att ta fram egna mål för Famnas medlemmar. Målnivåerna har förankrats under ett flertal nätverksmöten och har delgivits alla medlemmar för synpunkter via nätverkets webbforum. Genomförande Famna föreslås ta fram en nulägessituation för respektive medlem. Medlemmarna erbjuds att ansluta sig till de gemensamma målen. Anslutningen kräver ett beslut på ledningsnivå samt en handlingsplan för hur målen ska uppnås under 2013. Famna erbjuder stöd i utvecklingsarbetet och sammanställer måluppfyllelse i sin årliga kvalitetsrapport. Famnas äldreomsorgsmål Målen utgår från de nationella målen i satsningen Sammanhållen vård och omsorg för de mest sjuka äldre men har högre nivåer. Vård- och omsorgsboenden Äldreguiden  Genomförandeplan  Delaktighet  Utbildning  Riskbedömning – Fall  Riskbedömning – Trycksår  Riskbedömning – Undernäring  Läkemedelsgenomgång  Bra måltidsordning 100% 100% 90% 100% 100% 100% 100% Ja 6 Senior alert  Alla enheter är aktiva (minst 10 registreringar under senaste året)  100 % av alla boende har aktuella riskbedömningar inom områden fall, undernäring, trycksår och munhälsa (max 1 år gamla)  100 % av alla boende som har risk har fått minst en planerad och uppföljd åtgärd inom respektive riskområde Svenska palliativregister  Alla relevanta verksamheter är anslutna (särskilda boenden, palliativa enheter, korttidsenheter)  100 % av alla som avlider följs upp med hjälp av registret  Verksamheterna har förbättrats minst 5 procentenheter för följande indikatorer: brytpunktsamtal, smärtskattning, munhälsa och ordination av injektionsmedel mot ångest Hemtjänst Äldreguiden  Genomförandeplan 100%  Delaktighet 100%  Utbildning 90%  Rutiner för förbyggande av undernäring100% 7 Bilaga 2 – Famnas medlemmar som bedriver äldreomsorg. Sammanställning av nuläge och fortsatt stöd kring kvalitetsregisterarbetet. Organisation Kommun Säbo Hemtjänst Pall reg Sen.alert BPSD Önskemål kring BPSD Bräcke Diakoni An Göteborg Uddevalla 2 Lerum Alingsås Linköping Stockholm 1 1 3 6 Danvikshem Nacka Ersta An *An An 1 An An Stockholm 2 An An Edsätra Stockholm 1 An An Tunaberg Södertälje 1 Göteborg 1 Mölndal 1 3 1 Hyllie Park Täby Österåker Stockholm Haninge Malmö Löjtnantsgården Issak Hirschs minne Stockholm Stockholm 1 Josephina hemmet Stockholm 1 Stockholms sjukhem Stockholm Stora sköndal Stockholm Plan för fortsatt arbete skall sättas upp tillsammans med ledningen under sommaren 2014 *An Uppföljning och löpande stöd *An Somatisk vård främst, ev. anslutning våren 2015 *An Uppföljning och löpande stöd *An Uppföljning och löpande stöd *An Uppföljning och löpande stöd *An Rullar på bra. Egna BPSDadministratörer *An Uppföljning och löpande stöd 1 An Övrigt - uttryckt behov av stöd Eventuelllt besök på plats hösten 2014 för uppföljande stöd kring Senior alert bland ssk *An Öppnar nytt boende våren 2014, Ny kontakt tas med Magdalena preliminär uppstart våren 2015 Strandler Ivansson senhösten 2014. *An Somatisk vård främst, ev. Kontakt tas själv vid behov av anslutning våren 2015 stöd/hjälp Inga kval.reg idag, uppföljande samtal till hösten 2014 för upprättande av stödplan Gtb Stadsmission HSB Omsorg Ej HSL-ansvar. Eventuellt arbete Ny upphandling pågår under med kvalitetsregister sker i våren/sommaren 2014. samverkan med hemsjukvård Uppföljande samtal beroende på utgång av upphandling Drift övergår 30/9-14 An An An An An Av *G *G *G *G *G *An An An *G 1 1 1 1 1 1 An An 1 An An Bedriver hemjänst, ej HSLansvar. Eventuellt arbete med kvalitetsregister sker i samverkan med hemsjukvård *Av Ev. uppstart våren 2015. Väntar på återkoppling från ledning. *An Uppföljning och löpande stöd 7 An An *Av Planerar uppstart våren 2015 1 Jobbar med Senior alert i pappersform. Ev. uppstart av SA till hösten 2014. Samtal med MAS Miriam 20/5. Grundutbildning kring Senior alert planerad till september 2014 för äldreboendet Kontakt tas själv vid behov av stöd/hjälp * G = Verksamhetschef (VC) har uttryckt önskemål om att gå med i BPSD-registret vid ett första utbildningtillfälle. * Av = VC har uttryckt en önskan om att få avvakta inträde till BPSD till preliminärt våren 2015 pga. olika skäl. * An = Några i personalstyrkan har gått administratörsutbildningen till BPSD, VC önskar löpande stöd för uppföljning och utbildning vid behov 8 Bilaga 3 – Preliminär plan för grundutbildning kring kvalitetsregistret Senior alert För att få ut mesta möjliga av utbildningen rekommenderas att personal som deltar är de som kommer att ha en nyckelfunktion i ett första skede av implementeringen. Det får mycket gärna vara personal med olika professioner (undersköterska, sjuksköterska, rehab personal m.fl.). Ett krav är att ansvarig chef deltar. Önskvärt är att redan innan diskutera kring hur ni jobbar vårdpreventivt idag samt vilken målsättning som finns kring det vårdpreventiva arbetet i fortsättningen med hjälp av Innehåll Undervisning blandas med praktiskt arbete med hur enheten skall få till Senior alert på enheten.     Vad är kvalitetsregistret Senior alert? Värdegrund och drivkrafter Hur arbeta med vårdprevention med hjälp av registret? Förbättringsarbete och mätningar – rapporternas betydelse Rekommendationen är att deltagarna innan utbildningen går webb-handledningen Registrera i Senior alert för att lära sig hur registret ser ut och hur man hittar/klickar i registret. Denna utbildning tillhandahålls av Senior alert. Anmälan görs via deras hemsida www.senioralert.se. 9