Stadskansliet 1/3 Mottagare: Dnr Stds Nr 3.9.2015 Anbudsförfrågan multifunktionsskrivare Stadskansliet i Mariehamns stad begär med detta in anbud på leasing av en digital multifunktionsskrivare med kapacitet för färg och svartvita utskrifter. För närvarande görs cirka 400 000 utskrifter per år med varierade antal över månaderna. Multifunktionsskrivaren ska fungera som en nätverksskrivare så att beställning av utskrifter kan ske direkt från användarens klient. Multifunktionsskrivaren ska även vara utrustad med en skanner som har kapacitet att läsa in bilder och dokument i färg. 1. Regler för anbud Anbudshandlingar ska vara staden tillhanda under adress enligt nedan i punkt 2, i skriftlig form eller som bilaga till e-post, senast innan anbudstidens utgång 18 september 2015 kl. 15.00. Anbudskuvert eller ärendefält ska vara märkt ”Multifunktionsskrivare 2015”. Anbud ska vara bindande åtminstone till och med den 30 oktober 2015. Anbud ska vara avfattat på svenska. Anbud ska innehålla Uppgifter om anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer och kontaktpersoner. Anbudspris. Prisuppgifter anges exklusive moms som Anbudsgivare kan inom anbudstiden fritt lämna anbud. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. Ofullständiga anbud eller anbud som ej motsvarar anbudsbegäran kommer att förkastas. Anbud som kommer in efter sista anbudsdagen prövas inte. 2. Upphandlingsform, -enhet och avropare Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande. Upphandlande enhet är Mariehamns stad (FO-nummer 0205071-4) Den upphandlande enhetens kontaktuppgifter är: Postadress: Besöksadress: E-post: Telefon: PB 5, 22101 Mariehamn Torggatan 17 [email protected] 018-5310 Avropande enhet är stadskansliet i Mariehamns stad. Mariehamns stad Pb 5 | AX-22101 Mariehamn | Åland | Tel: +358(0)18 5310 | Fax: +358(0)18 531 213 E-post:[email protected] | www.mariehamn.ax 2/3 3. Anbudsöppning Anbudsöppning sker den 21 september 2015 i stadskansliet i Mariehamns stadshus. 4. Tilldelningsbeslut När beslut fattas om antagande av leverantör kommer skriftligt tilldelningsbeslut skickas till samtliga anbudsgivare. 5. Upplysningar Närmare upplysningar om upphandlingen lämnas av vik. kanslichef Henrik Häggblom. Kontaktuppgift: [email protected]. Begäran om förtydligande eller komplettering av anbudsunderlaget ska ställas skriftligt per e-post. Begäran ska vara staden tillhanda 14 september 2015 kl. 15.00. Staden lämnar vid behov skriftligt förtydligande eller komplettering senast 16 september 2015 till alla som meddelat stadskansliet att de önskar ta del av sådant. Eventuella förtydliganden eller kompletteringar publiceras samtidigt på stadens hemsida. 6. Anbudsprövning Staden kommer att ingå avtal med den anbudsgivare som lämnat det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Beslut om antagande av anbud fattas preliminärt inom 2 veckor från öppnande av anbud varefter anbudsgivare meddelas om resultatet. Staden förbehåller sig rätten att utesluta anbud som inte uppfyller regler för anbud enligt punkt 1 i denna begäran, under förutsättning att anbudsgivaren inte kan lämna en godtagbar förklaring till angivna priser, erbjuder en prisnivån som med hänsyn till upphandlingens art och omfattning är onormalt lågt, eller lämnas av anbudsgivare som inte på begäran kan uppvisa dokumentation som visar att anbudsgivaren inte är föremål för någon av de uteslutningsgrunder som avses i 53 § lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007) eller att varken anbudsgivaren eller en person i dess ledning eller en person som är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera dessa är föremål för någon sådan uteslutningsgrund som avses i 54 § lagen om offentlig upphandling. 7. Kravspecifikation Se bilaga 1. 8. Anbud ges enligt följande Leasingavtal för multifunktionsskrivare med önskad utrustning (installation av multifunktionsskrivare i stadshuset ska ingå) Specificerat serviceavtal (resor, arbete, reservdelar samt toner ska ingå) Mariehamns stad Pb 5 | AX-22101 Mariehamn | Åland | Tel: +358(0)18 5310 | Fax: +358(0)18 531 213 E-post:[email protected] | www.mariehamn.ax 3/3 9. Utvärdering av anbud Vid anbudsutvärderingen kommer kriterier enligt nedan att värderas i nämnd ordning, innebärande att det anbud som är totalekonomiskt mest fördelaktigt kommer att antas. anbudets totala pris för offererad multifunktionsskrivare (70 %) Serviceavtalets driftskostnad per utskriven sida i svartvit A4 (20 %). Serviceavtalets driftskostnad per utskriven sida i färg A4 (10 %). Kriterierna kommer att vägas samman genom en poängsummametod varvid varje kriterium värderas och ges en poäng i skalan 1-10, där 10 representerar utmärkt och 1 svagt. Kriterierna värderas så att det anbud som erbjuder det lägsta priset erhåller 10 poäng. Övriga anbud erhåller poäng i relation till den procentuella differensen till lägsta pris. Beräkningen sker genom att lägsta anbudspris divideras med pris och multipliceras med faktorn 10. Den erhållna summan avrundas enligt gängse regler till tal med en decimal vilket utgör anbudets poäng. Efter att varje bedömt kriterium erhållit poäng 1-10, beräknas den viktade poängen enligt ovan givna procenttal så att ett viktat poängvärde erhålls. De viktade poängvärdena för varje utvärderingskriterium räknas därefter samman för varje anbudsgivare. 10. Pris Prisuppgift ska lämnas specificerad enligt följande: Prisuppgiften ska baseras på ett fem (5) årigt leasingavtal och anges som kostnad per månad under leasingavtalets giltighet. Priset ska anges i euro exklusive moms. Priset ska inkludera samtliga påslag enligt lag och avtal samt alla övriga kostnader för resor, traktamenten, arbetsledning, administration etc. 11. Övrigt Leverans och ibruktagande av upphandlad multifunktionsskrivare ska ske före den 31 december 2015. Anbudsgivaren ska uppge FO-nummer, vara registrerad för inbetalning av mervärdesskatt, fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Enligt uppdrag: Henrik Häggblom Vik. kanslichef Bilaga: Bilaga 1. (specifikation av prestanda och funktioner) Mariehamns stad Pb 5 | AX-22101 Mariehamn | Åland | Tel: +358(0)18 5310 | Fax: +358(0)18 531 213 E-post:[email protected] | www.mariehamn.ax Bilaga 1 Kravspecifikation multifunktionsskrivare Användningsändamål Kan användas för kopiering Kan användas som nätverksskrivare Kan användas som nätverksscanner Utskrifter Färg utskrift Svartvit utskrift Utskriftshastighet, färg Utskriftshastighet, svartvit Dubbelsidig utskrift Papperskapacitet Papperskapacitet, totalt Pappersformat Dokumentmatare Scanning Scanning gråskala Scanning färg Dubbelsidig scanning Efterbehandling Häftning (hörn positon) Häftningspositioner Nedanstående krav ska vara uppfyllda Ja Ja Ja minst minst A4 sidor per minut A4 sidor per minut minst minst minst 4000 A3, A4 100 ark A4 (80 g/m²) minst minst 600 300 Ja dpi dpi minst minst 100 ark (80 g/m²) hörn, dubbel Nätverksinstallation Stöd för installation på Windows server 2008 R2 Nätverksscanning ska kunna ske till en FTP-server Skrivaren är certifierad för terminal server miljö Övriga krav Miljömärkning Leverantören har ett retursystem för tonerkassetter och annnat förbrukningsmaterial Svenskspråkig support Svenskspråkiga manualer Ja Ja 70 80 Ja ark A4 (80 g/m²) Ja Ja Ja minst EU-Energy star eller likvärdig Ja Ja Ja
© Copyright 2024