Stadskansliet
1/3
Mottagare:
Dnr Stds
Nr
3.9.2015
Anbudsförfrågan multifunktionsskrivare
Stadskansliet i Mariehamns stad begär med detta in anbud på leasing av en
digital multifunktionsskrivare med kapacitet för färg och svartvita utskrifter. För
närvarande görs cirka 400 000 utskrifter per år med varierade antal över
månaderna.
Multifunktionsskrivaren ska fungera som en nätverksskrivare så att beställning
av utskrifter kan ske direkt från användarens klient. Multifunktionsskrivaren ska
även vara utrustad med en skanner som har kapacitet att läsa in bilder och
dokument i färg.
1. Regler för anbud
 Anbudshandlingar ska vara staden tillhanda under adress enligt nedan i
punkt 2, i skriftlig form eller som bilaga till e-post, senast innan
anbudstidens utgång 18 september 2015 kl. 15.00.
 Anbudskuvert eller ärendefält ska vara märkt ”Multifunktionsskrivare
2015”.
 Anbud ska vara bindande åtminstone till och med den 30 oktober 2015.
 Anbud ska vara avfattat på svenska.
 Anbud ska innehålla
 Uppgifter om anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer
och kontaktpersoner.
 Anbudspris. Prisuppgifter anges exklusive moms som
Anbudsgivare kan inom anbudstiden fritt lämna anbud. Anbud kommer att antas
utan föregående förhandling. Ofullständiga anbud eller anbud som ej motsvarar
anbudsbegäran kommer att förkastas. Anbud som kommer in efter sista
anbudsdagen prövas inte.
2. Upphandlingsform, -enhet och avropare
Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande.
Upphandlande enhet är Mariehamns stad (FO-nummer 0205071-4)
Den upphandlande enhetens kontaktuppgifter är:
Postadress:
Besöksadress:
E-post:
Telefon:
PB 5, 22101 Mariehamn
Torggatan 17
[email protected]
018-5310
Avropande enhet är stadskansliet i Mariehamns stad.
Mariehamns stad
Pb 5 | AX-22101 Mariehamn | Åland | Tel: +358(0)18 5310 | Fax: +358(0)18 531 213
E-post:[email protected] | www.mariehamn.ax
2/3
3. Anbudsöppning
Anbudsöppning sker den 21 september 2015 i stadskansliet i Mariehamns
stadshus.
4. Tilldelningsbeslut
När beslut fattas om antagande av leverantör kommer skriftligt tilldelningsbeslut
skickas till samtliga anbudsgivare.
5. Upplysningar
Närmare upplysningar om upphandlingen lämnas av vik. kanslichef Henrik
Häggblom. Kontaktuppgift: [email protected].
Begäran om förtydligande eller komplettering av anbudsunderlaget ska ställas
skriftligt per e-post. Begäran ska vara staden tillhanda 14 september 2015 kl.
15.00. Staden lämnar vid behov skriftligt förtydligande eller komplettering
senast 16 september 2015 till alla som meddelat stadskansliet att de önskar ta
del av sådant. Eventuella förtydliganden eller kompletteringar publiceras
samtidigt på stadens hemsida.
6. Anbudsprövning
Staden kommer att ingå avtal med den anbudsgivare som lämnat det
totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
Beslut om antagande av anbud fattas preliminärt inom 2 veckor från öppnande
av anbud varefter anbudsgivare meddelas om resultatet.
Staden förbehåller sig rätten att utesluta anbud som
 inte uppfyller regler för anbud enligt punkt 1 i denna begäran,
 under förutsättning att anbudsgivaren inte kan lämna en godtagbar
förklaring till angivna priser, erbjuder en prisnivån som med hänsyn till
upphandlingens art och omfattning är onormalt lågt, eller
 lämnas av anbudsgivare som inte på begäran kan uppvisa
dokumentation som visar
 att anbudsgivaren inte är föremål för någon av de
uteslutningsgrunder som avses i 53 § lagen om offentlig upphandling
(FFS 348/2007) eller
 att varken anbudsgivaren eller en person i dess ledning eller en
person som är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera
dessa är föremål för någon sådan uteslutningsgrund som avses i 54
§ lagen om offentlig upphandling.
7. Kravspecifikation
Se bilaga 1.
8. Anbud ges enligt följande
 Leasingavtal för multifunktionsskrivare med önskad utrustning
(installation av multifunktionsskrivare i stadshuset ska ingå)
 Specificerat serviceavtal (resor, arbete, reservdelar samt toner ska
ingå)
Mariehamns stad
Pb 5 | AX-22101 Mariehamn | Åland | Tel: +358(0)18 5310 | Fax: +358(0)18 531 213
E-post:[email protected] | www.mariehamn.ax
3/3
9. Utvärdering av anbud
Vid anbudsutvärderingen kommer kriterier enligt nedan att värderas i nämnd
ordning, innebärande att det anbud som är totalekonomiskt mest fördelaktigt
kommer att antas.



anbudets totala pris för offererad multifunktionsskrivare (70 %)
Serviceavtalets driftskostnad per utskriven sida i svartvit A4 (20 %).
Serviceavtalets driftskostnad per utskriven sida i färg A4 (10 %).
Kriterierna kommer att vägas samman genom en poängsummametod varvid
varje kriterium värderas och ges en poäng i skalan 1-10, där 10 representerar
utmärkt och 1 svagt.
Kriterierna värderas så att det anbud som erbjuder det lägsta priset erhåller 10
poäng. Övriga anbud erhåller poäng i relation till den procentuella differensen till
lägsta pris. Beräkningen sker genom att lägsta anbudspris divideras med pris
och multipliceras med faktorn 10. Den erhållna summan avrundas enligt gängse
regler till tal med en decimal vilket utgör anbudets poäng.
Efter att varje bedömt kriterium erhållit poäng 1-10, beräknas den viktade
poängen enligt ovan givna procenttal så att ett viktat poängvärde erhålls. De
viktade poängvärdena för varje utvärderingskriterium räknas därefter samman
för varje anbudsgivare.
10. Pris
Prisuppgift ska lämnas specificerad enligt följande:



Prisuppgiften ska baseras på ett fem (5) årigt leasingavtal och anges som
kostnad per månad under leasingavtalets giltighet.
Priset ska anges i euro exklusive moms.
Priset ska inkludera samtliga påslag enligt lag och avtal samt alla övriga
kostnader för resor, traktamenten, arbetsledning, administration etc.
11. Övrigt
Leverans och ibruktagande av upphandlad multifunktionsskrivare ska ske före
den 31 december 2015.
Anbudsgivaren ska uppge FO-nummer, vara registrerad för inbetalning av
mervärdesskatt, fri från skulder för skatter och sociala avgifter.
Enligt uppdrag:
Henrik Häggblom
Vik. kanslichef
Bilaga:
Bilaga 1. (specifikation av prestanda och funktioner)
Mariehamns stad
Pb 5 | AX-22101 Mariehamn | Åland | Tel: +358(0)18 5310 | Fax: +358(0)18 531 213
E-post:[email protected] | www.mariehamn.ax
Bilaga 1
Kravspecifikation multifunktionsskrivare
Användningsändamål
Kan användas för kopiering
Kan användas som nätverksskrivare
Kan användas som nätverksscanner
Utskrifter
Färg utskrift
Svartvit utskrift
Utskriftshastighet, färg
Utskriftshastighet, svartvit
Dubbelsidig utskrift
Papperskapacitet
Papperskapacitet, totalt
Pappersformat
Dokumentmatare
Scanning
Scanning gråskala
Scanning färg
Dubbelsidig scanning
Efterbehandling
Häftning (hörn positon)
Häftningspositioner
Nedanstående krav ska vara uppfyllda
Ja
Ja
Ja
minst
minst
A4 sidor per minut
A4 sidor per minut
minst
minst
minst
4000
A3, A4
100
ark A4 (80 g/m²)
minst
minst
600
300
Ja
dpi
dpi
minst
minst
100
ark (80 g/m²)
hörn, dubbel
Nätverksinstallation
Stöd för installation på Windows server 2008 R2
Nätverksscanning ska kunna ske till en FTP-server
Skrivaren är certifierad för terminal server miljö
Övriga krav
Miljömärkning
Leverantören har ett retursystem för tonerkassetter och
annnat förbrukningsmaterial
Svenskspråkig support
Svenskspråkiga manualer
Ja
Ja
70
80
Ja
ark A4 (80 g/m²)
Ja
Ja
Ja
minst
EU-Energy star eller likvärdig
Ja
Ja
Ja