Nya arbetssätt i Time Care Planering, Time Care Pool
och Personec P
Partiell frånvaro
Nu är automatiken påsläppt som kör personalfil och partiell frånvarofil varje
dygn (nattetid) mellan Time Care Planering och Personec P.
Det innebär nu att all partiell frånvaro ska i så god tid som möjligt in till
Lönecentrum
I Timecare finns det under personal en flik som heter partiell frånvaro där
frånvaro-filen går in med automatik, det är därför viktigt att korrigera schemat
när det uppstår t.ex. sjukdom eller annan partiell ledighet.
Anställningar
Anställningsavtal ska vara Lönecentrum tillhanda senast 30 dagar innan
anställning startar.
Lönecentrum prioriterar sedan anställningsavtal där Time Care är markerat på
avtalet.
Under anställningsfliken ska medarbetaren ligga på sin grundtjänst eller
eventuellt den utökning som är tidsbestämd.
Behörigheten för chefer att ändra eller lägga upp anställningar är borttagen pga.
att alla anställningar ska komma från Personec P.
Nya rutiner är under upparbetning, till vidare kommer detta att gälla.
Huvudadministratörens ansvar







Lägga upp behörigheter för nya schemaansvariga och chefer
Ta in nya versioner och meddela förändringar.
Mappar nya anställningar
Hålla koll på loggar
Lägga upp nya schemagrupper
Lägga upp nya anställningar (vikarierader)
Stöd och support till chef och schemaansvarig.
Chefens ansvar
 Kontrollera att fliken anställningar och partiell frånvaro stämmer för dina
medarbetare.
 Anställningsavtal ska vara Lönecentrum tillhanda senast 30 dagar innan
anställning startar.
 Se till att Bemanningskravet är korrekt, att det även finns ett
bemanningskrav för respektive grupp/avdelning.
 Vid eventuell överbemanning ska resurspass tilldelas för dagtid 06,0023,00 nattarbetare 20,00-09,00.
 Kontroll av tidsregler.
 Beräkna färdigt schema.
 Vid behov, omfördela personalresurserna.
Schemaansvariges ansvar
 Byta lösenord åt medarbetaren
 Lägga in datum i planeringen så medarbetaren vet vilka datum som gäller
i olika schemastadier
 Lägga in meddelanden i Time Care Planering när det är t.ex. APM,
utbildning mm.
 Slutföra diffkorrigering tillsammans med chef.
Medarbetarens ansvar




Lägga in önskemål i Time Care Planering
Att aktivt diffkorrigera i god tid
Att timbank ligger inom rimliga gränser
Uppmärksamma förändringar i anställningar och partiell frånvaro
Hantering av Timecare-scheman och bokningar från Pool i Portalen
Välj Bokning Vikpool, ange datumperiod du vill titta på och välj om
det ska vara ej tillstyrkta eller ej beviljade bokningar. Klicka på sök.
Inställningar för visning av kolumner
Klicka på Inställningar och välj vilka kolumner du vill se och i vilken
ordning de ska vara.
Inställning för registrering
Här kan ni ställa in förvald orsak för att slippa välja detta på varje
post.
Registrering av timanställda och Resurspass tid
Viktigt att alltid välja Ord arbetstid avv K-sträng på alla bokningar
från pool. Om orsaken Ordinarie arbetstid används så kommer
kostnaden för passet att läggas på det konto anställningen finns. (om
man är ”utlånad” på resurspass tid till annan enhet)
Registrering av Resurspass pengar
Om resurspasset avser ersättning i pengar ska orsaken ”Arbete utöver
sysselsättningsgrad” användas. Timlön betalas då ut för de arbetade
timmarna.
OBS! Används orsaken ”Ord arbete avvikande konto” får
medarbetaren ingen ersättning alls.
För att veta vilket pass som ska ge tid eller pengar måste man titta i
Time Care Planering på den aktuella dagen
På tidsutvärderingen ser det ut så här
Viktigt att kontrollera att det inte ligger bokningar kvar som ej är
tillstyrkta/ej beviljade innan stängning av Portalen vid löneverkställan.
OBS!!! Kontrollera även att det inte ligger pass med anmärkningen
Korr eller Borttag i kolumnen Ändrad. Om detta inträffar kontakta
Bemanningsenheten!